當前單位文書檔案管理工作存在的問題及

對策建議思考

單位在發(fā)展過程中必然會涉及到諸多文書檔案，尤其是在現(xiàn)今市場環(huán)境日益嚴峻的形勢下，文書檔案的涵蓋面愈來愈廣，其管理工作對于單位的發(fā)展起到了決定性的作用，能夠為單位今后的發(fā)展提供方向指引。所以，單位相關(guān)工作人員需要基于現(xiàn)今的信息技術(shù)手段之下，進一步完善單位的文書檔案管理工作，用以提升單位的日常管理效率，文章以不同的角度作為切入點，分析了現(xiàn)今我國單位文書檔案管理工作中的不足，同時提出針對性的解決措施，以供各位同仁參考。

文書檔案是體現(xiàn)一個單位發(fā)展歷程的重要方式之一，通過文書檔案，不僅能夠使外人對單位的成長過程有所了解，同時還能夠在以往經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，明確單位下一步的發(fā)展方向，在單位的日常運行期間起到了極為重要的作用。為了確保文書檔案能夠發(fā)揮自身應(yīng)有的作用，需要單位針對文書檔案管理工作中的不足，采取針對性的整改措施，用以提升文書檔案管理效率。

一、當下單位文書檔案管理中的不足之處

（一）檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)有限

由于文書檔案管理工作與單位內(nèi)其他工作存在較大的不同，其綜合性較強，需要管理人員具備較高的工作能力。并且某些單位管理者不重視文書檔案管理，他們認為這項工作與單位的經(jīng)濟效益并不存在直接聯(lián)系，這主要是由于文書檔案管理工作并不會直接為單位帶來收益，因此部分領(lǐng)導(dǎo)者為了確保單位的經(jīng)濟效益，經(jīng)常會縮減文書檔案管理資源。與此同時，部分單位領(lǐng)導(dǎo)者認為，文書檔案管理工作僅僅是整合單位在發(fā)展過程中涉及的資料文獻等等，對于這項工作的認知不完全，使得下屬基層員工的文書檔案管理意識也難以得到有效提升，從而影響了文書檔案管理質(zhì)量。基于此，不難看出，工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與文書檔案管理之間有著緊密的聯(lián)系，一般情況下，文書檔案管理工作起步較晚，缺少相應(yīng)的比較成熟實用的管理經(jīng)驗，使得文書檔案管理質(zhì)量受到了一定的影響。與此同時，由于上級管理者對于這項工作的重視程度較低，因此導(dǎo)致這一崗位多由其他非專業(yè)的人員擔任，使得文書檔案管理工作成為了可有可無的存在。

（二）工作銜接不到位

將文書檔案管理工作進行細化，能夠分為兩個方面，通用文書管理與檔案管理，現(xiàn)今大部分單位對這兩者的銜接工作做得不到位，使得文書檔案管理工作受到了影響。主要是因為受到現(xiàn)今崗位分離觀念的影響，阻礙了二者之間的工作銜接，導(dǎo)致了文書與檔案無法進行有效結(jié)合，盡管在這一觀念下能夠顯現(xiàn)出二者的特征，但是同樣也影響了文書與檔案之間的協(xié)同發(fā)展。

（三）文書檔案管理信息化程度較低

由于現(xiàn)今單位發(fā)展的速度較快，因此涉及到的文書檔案信息也越來越多，普通的管理模式難以應(yīng)對日益提升的市場需求，因此基于信息技術(shù)的電子化管理方式逐漸走進了人們的視野。但是在實際管理期間，仍舊有一部分單位沒有及時更新自身的管理觀念，仍舊沿襲著以往的管理方式，從而影響了單位文書檔案管理質(zhì)量。并且在查閱檔案的過程中，僅僅依靠傳統(tǒng)方式會耗費大量的人力物力，與當下的市場發(fā)展需求無法達到統(tǒng)一。另一方面，盡管有些單位在文書檔案管理期間雖然采用了先進的技術(shù)手段，但是由于維護工作以及工作人員的專業(yè)水平較低等原因，使得信息化的管理難以發(fā)揮其最大作用。

（四）文書檔案管理專業(yè)化程度較低

文書檔案管理是單位管理工作中的重要組成部分，在單位發(fā)展期間起到了一定程度的推動作用。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)者的文書檔案管理觀念淡薄，導(dǎo)致單位相關(guān)管理人員對于文書檔案管理工作的重視程度較低，大部分單位仍舊沿襲了以往的管理方式，不僅占用了較大的人力、物力，同時也無法確保文書檔案管理工作質(zhì)量。

二、提升單位文書檔案管理水平的有效策略

（一）培養(yǎng)員工的文書檔案管理觀念及技能

想要有效提升單位的文書檔案管理水平，僅僅依靠制度的約束是遠遠不夠的，需要從根本入手，在思想層面上提升員工以及管理者的文書檔案管理意識。使得管理者能夠?qū)ξ臅鴻n案管理這項工作有一個明確的認知，這樣才能夠為后續(xù)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。與此同時，提升員工的文書檔案管理技能也是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，在進行職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)期間，首先需要讓基層員工認識到文書檔案管理工作對于單位發(fā)展的重要意義，將其與員工的切身利益掛鉤，使其明白文書檔案管理工作與單位的經(jīng)濟效益息息相關(guān)。其次，為了能夠進一步提升員工的文書檔案管理觀念，單位還可以組織相關(guān)員工定期觀摩其他兄弟單位的管理流程，這樣能夠使員工直觀地認識到自己工作期間存在的問題。最后，還需要制定相應(yīng)的考評體系，同時實施獎懲制度，用以提升員工的工作積極性。

（二）采取科學(xué)化銜接流程

由于近年來單位發(fā)展所涉及的文書檔案越來越多，因此怎樣在確保文件檔案質(zhì)量的前提下開展相應(yīng)的管理工作，這已經(jīng)成為了相關(guān)管理人員需要面對的問題之一?；跀?shù)量龐大的文書檔案下，單位需要進一步提升各部門之間的協(xié)調(diào)合作，使得通用文件與檔案之間的銜接工作能夠更加科學(xué)化、合理化。換一種說法，就是要求管理人員對單位內(nèi)部的文書資料進行集中化的整理，然后對這些資料進行系統(tǒng)的劃分，通過信息技術(shù)錄入到服務(wù)器終端，方便日后進行查找，并且單位內(nèi)的其他部門也需要在文書檔案管理期間發(fā)揮自身的積極作用，盡可能的配合文書檔案管理人員，確保文書檔案管理工作能夠順利開展。

（三）加強信息化管理水平

由于我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，在單位文書檔案管理工作中融入信息技術(shù)已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢，但是怎樣才能夠確保信息技術(shù)能夠在管理工作中發(fā)揮其積極作用，這是廣大管理人員需要探索的一個重要問題。為了確保文書檔案管理工作的信息化建設(shè)工作能夠順利進行，需要單位加大投資力度，進一步完善其信息管理系統(tǒng)，以先進的計算機設(shè)備作為基礎(chǔ)，以此來保障單位文書檔案管理工作能夠順利進行。通過信息化的管理手段能夠避免人為管理所帶來的誤差，符合現(xiàn)今現(xiàn)代化的發(fā)展理念，與此同時，單位還可以建立相應(yīng)的文書檔案管理系統(tǒng)，對單位的文書檔案進行集中化的管控。但是在這一過程中，需要管理人員能夠做好系統(tǒng)的防竊取工作，確保單位內(nèi)部文件的安全性，這樣才能夠達到文書檔案信息化管理的最終目的。

（四）完善文書檔案管理隊伍與制度

高效的團隊是確保單位文書檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)，通過完善單位文書檔案管理隊伍，能夠確保單位文書檔案管理的科學(xué)性與合理性，隊伍成員需要分工合作，對文書檔案進行集中化處理，根據(jù)單位的發(fā)展需求進行合理的分類，同時還需要做好后期的管理，能夠在單位有需求的情況下，第一時間調(diào)取相應(yīng)的文書檔案。在進行文書檔案管理期間，需要工作人員將更多的精力放在文書檔案的保存上，確保每一份資料的安全性。同時還需要定期對團隊內(nèi)的成員進行考評，確保其具有足夠的能力應(yīng)對文書檔案管理工作中的突發(fā)情況。與此同時，單位還可以建立相應(yīng)的文書檔案管理機制，通過制度與思想的雙重約束來提升文書檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建科學(xué)化、合理化的檔案管理制度，要求相關(guān)工作人員以制度為工作準則，對于文書檔案的查閱需要制定嚴格的審批流程，確保單位內(nèi)部資料的安全性。如果存在未按時歸還的情況，需要派專人進行審查，確保文書檔案能夠及時歸檔。同時還需要按時進行文書檔案的檢查，實行統(tǒng)一化、集中化的管理.三、結(jié)語

綜上所述，為了提升單位日常管理效率，確保單位能夠在長遠發(fā)展的道路上越走越遠，需要管理者提升對于文書檔案管理工作的重視度，從某一角度來看，文書檔案管理工作的優(yōu)劣會直接反映出一個單位的經(jīng)營情況，因此，在新時代的背景下，需要管理者帶領(lǐng)單位的基層員工，共同培養(yǎng)自身的文書檔案管理意識，以先進的科學(xué)技術(shù)手段作為基礎(chǔ)，構(gòu)建文書檔案管理制度，推動單位實現(xiàn)長遠發(fā)展。