辦公室主任必備：兩個角色、三種意識、四種能力

辦公室主任處在承上啟下，溝通內(nèi)外，聯(lián)系左右，兵頭將尾的特殊位置，具有十分重要的作用。

辦公室主任的忠誠和敬業(yè)是做好辦公室工作必備的職業(yè)素養(yǎng)。要想做好辦公室主任這一工作，必須扮演兩個角色、強化三種意識、提高四種能力。

扮演兩個角色

即“管家”和“師爺”的角色，“管家”和“師爺”是舊時兩個特殊的職業(yè)群體，但這兩個職業(yè)群體身上有我們辦公室可以學(xué)習(xí)和借鑒的地方。

1.當(dāng)好管家

辦公室主任要管好單位每個人員的吃喝拉撒睡，通俗一點講就是要當(dāng)好單位的大管家，遇到事情領(lǐng)導(dǎo)第一個想到你，讓你來協(xié)調(diào)解決。

還要管好對外的迎來送往，你就是個連接部，發(fā)揮橋梁和紐帶的作用。

2.當(dāng)好師爺

在古代，師爺不僅會為雇傭自己的官員出謀劃策，幫助和輔佐官員處理很多政務(wù)甚至官員很多私事也由他們操辦。

說辦公室主任要當(dāng)好“師爺”，一要在文字上要優(yōu)秀，這是立身之本。此外，要懂“禮”，就是“禮尚往來”。要協(xié)調(diào)關(guān)系，確保上下溝通。要獨當(dāng)一面，不怕?lián)?zé)任。還要督促檢查，一抓到底，重點抓好各項決策的落實。

強化三種意識

1.強化政治意識

辦公室的地位和性質(zhì)決定了政治意識是首要的，也是旗幟性和方向性的問題。

辦公室主任的政治意識表現(xiàn)在一馬當(dāng)先，時刻維護單位的決策權(quán)威。辦公室主任要找準(zhǔn)自己的位置，明確自已的方向。再就是要有全局眼光，站在全局的高度去審視和處理問題，一切服務(wù)于發(fā)展大局，要把辦公室主任這一職務(wù)作為一副擔(dān)子，而不是一個位置，也就是為大局挑擔(dān)子，不為個人搶位置。三是要服務(wù)于業(yè)務(wù)科室和廣大職工，與大家心連心，為他們排憂解難。不論在工作中還是生活中，要有難必幫，有問必答。

辦公室主任的態(tài)度很大意義上就是班子的態(tài)度。因此不能高高在上，而應(yīng)謙遜溫和。

2.強化憂患意識

在工作中，辦公室主任對可能遇到的困難和問題要提前考慮，預(yù)先謀劃，努力搶占先機，贏得主動。

工作中最大的風(fēng)險在于看不見風(fēng)險，提高應(yīng)對重大風(fēng)險的能力，首先要頭腦清晰，時刻繃緊風(fēng)險這根弦，常觀大勢，常思大局，科學(xué)預(yù)判形式發(fā)展走向，增強工作的預(yù)見性，下好先手棋、打好主動仗，做到未雨綢繆。

3.強化超前意識

辦公室主任要努力貼緊領(lǐng)導(dǎo)的思路，做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想、謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮。

要做到這一點，辦公室主任就要有較強的超前意識和責(zé)任意識，盡可能增強業(yè)務(wù)工作能力，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，拾遺補缺，與領(lǐng)導(dǎo)同頻共振；要搞好調(diào)查研究，掌握下情，善于捕捉信息，了解外情，做好領(lǐng)導(dǎo)的數(shù)據(jù)庫、資料庫、信息庫。

要認真研究領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思路，圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的重大問題進行廣泛的研究探討。

提高四種能力

辦文、辦事、辦會、辦接待是辦公室主任最基本的一項具體工作。作為辦公室主任，要努力提高這4種能力。

1.辦文是辦公室最基礎(chǔ)的工作

作為辦公室主任，辦文是最基本的工作。要辦好公文，確保公文質(zhì)量，提高公文辦理人員的業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵。

首先要把學(xué)習(xí)作為辦好公文的內(nèi)在要求，辦公室主任是領(lǐng)導(dǎo)的筆桿子，最起碼要有一定的文字功底，熟練掌握各類文件，在學(xué)習(xí)中涉獵各方面的知識，這樣，寫起公文才能得心應(yīng)手。

2.辦事是辦公室工作能力的體現(xiàn)

辦事效率的高低不僅能反映出一個人的事業(yè)心，責(zé)任心的強度，而且能檢驗出一個人能力素質(zhì)的高低。

許多辦公室主任干事嚴(yán)謹(jǐn)細致，機敏果斷，是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，但也有一些辦公室主任辦事拖拉，不注意細節(jié)，這樣直接影響了領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)決策意圖的實現(xiàn)。

因此，當(dāng)好辦公室主任，不僅要善于處理一般事務(wù)，更要學(xué)會處理復(fù)雜問題。

會辦事，會來事是辦公室主任的一項基本功。辦公室主任會辦事，整個團隊就沒有多少事了，那么這個團隊就是有戰(zhàn)斗力的團隊。

3.辦會是辦公室主任最平常的工作

辦會要精細化，會務(wù)工作是辦公室的一項經(jīng)常性工作。

會務(wù)工作的好壞，直接影響到會議的質(zhì)量和效果，而會務(wù)工作能否做好，往往取決于對細節(jié)的把握。

在會務(wù)工作中，要認真細致地做好會前，會中，會后的各項服務(wù)工作，在會前準(zhǔn)備時，要充分考慮各個細節(jié)，會前的準(zhǔn)備包括會議材料的準(zhǔn)備，會議通知的發(fā)放，落實參會人員，會標(biāo)制作，座次安排，資料發(fā)放，這些細節(jié)都要逐一檢查。落實不到位的，要及時督促落實，只有這樣，才能使會務(wù)準(zhǔn)備工作有條不紊，忙而不亂，從而保證會議的質(zhì)量和效果。

4.辦接待

接待工作是機關(guān)社會交往活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，能夠集中反映出一個單位的整體形象，對于推動工作開展具有十分重要的作用。

接待工作也是各級機關(guān)的一項常規(guī)性工作，是機關(guān)干部日常工作的細致功，一般來講，接待工作要做到高度重視，統(tǒng)籌安排，體現(xiàn)尊重，客人滿意。

總之，做好辦公室主任，最重要的是要自己用心去想，用大腦去思考，把工作當(dāng)成事業(yè)，把單位當(dāng)成自己的家，不計名利、勇挑重擔(dān)，那么你就是一名合格的辦公室主任。