第一篇：寫郵件注意事項

職場郵件的十大忌諱，你犯了嗎？

每天收到許多郵件，雖然懂得郵件禮儀的人逐漸多了起來，但是跟基數(shù)相比，寫得很符合職業(yè)規(guī)范的卻寥寥無幾，甚至有的人完不成工作、達不成合作、以致造成誤解卻不知道什么原因。

基于多年在職場的經(jīng)驗，總結(jié)了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

一忌不稱呼

不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰”；有的至多用個“你好”，這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方習慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。

二忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會冒犯比經(jīng)理職位高的人。

通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。例如對方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

三忌回復所有人

通常只需要答復發(fā)件人，很少有需要全部回復的情況，盡管對方可能同時發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用“回復”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對一處理；這與表揚當眾，批評不當眾是一個道理。當然，那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。

發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對方隨意點擊“回復所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部

經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時收到郵件的還有哪些人，同時避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

四忌把老板列為收件人之一

常見人們寫信，幾個收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會被老板認為不太尊重他。

如果是寫給老板的信，則需要單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給老板的同時，抄送其他人。我曾在不少培訓的場合問過學員，如果他們是老板收到類似的信會有什么反應(yīng)，他們認為有不被信任的感覺，甚至有威脅的味道。

如果需要老板了解某個相關(guān)的事項，則致他人的同時，抄送給老板比較妥當。例如需要就一個提案征求大家的建議，則可以寫給大家抄送老板；若需要同時征求老板的意見，則需單獨寫給老板，或在抄送的同時，在正文中單獨寫一段“請老板指教”的話。

五忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。

最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

有內(nèi)外之別時，以客為先。

六忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然后空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。

當然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導，可以適當調(diào)大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

七忌重點不突出

現(xiàn)在的職場壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調(diào)，包括加粗、增大字號或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色，只有相當于海報作用時才可以適當用彩色。

郵件的標題至關(guān)重要，要行動性很強，只用核心詞，去掉虛詞。與行動、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】內(nèi)，然后再寫具體內(nèi)容，例如標題可寫為“【請9日前確認】xx會議日程”。

八忌不感謝

有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請對方幫忙呢。

九忌多重結(jié)束語

常見不少人在信的結(jié)尾同時寫上幾種問候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫best regards,all the best,have a nice day）。其實，一句最恰當?shù)慕Y(jié)語即可。

有時候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細檢查，否則會給人留下粗心的印象。

避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問候語，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因為大多時候的問候是因人而異的。

十忌不署名

不署名，言外之意，對方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那么客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。

發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發(fā)來的郵件（更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。

署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。

以上的一些規(guī)則同樣適用于寫短信，例如要稱呼對方、要署名，要一次性地站在對方角度寫清楚具體內(nèi)容（最常用的恐怕是見面具體地點、周圍明顯建筑物、聯(lián)絡(luò)人及電話等）。

第二篇：寫郵件注意事項

waimao_oa@163.com

撰寫郵件的注意事項

一、忌不稱呼

不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應(yīng)該知道我是誰”； 有的至多用個“你好”，這些都是不禮貌的做法。應(yīng)該是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/女士，當然十分熟悉的情況下，可以用雙方習慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長者。

二、忌不分段或字體太小

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。推薦的方式是，盡量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思。如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。當然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號大小、字體樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領(lǐng)導，可以適當調(diào)大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回復效率。

三、忌重點不突出

現(xiàn)在的職場壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調(diào)，包括加粗、增大字號或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色，只有相當于海報作用時才可以適當用彩色。郵件的標題至關(guān)重要，要行動性很強，只用核心詞，去掉虛詞。與行動、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】內(nèi)，然后再寫具體內(nèi)容，例如標題可寫為“【請9日前確認】xx會議日程”。

四、忌不感謝

有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回復率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領(lǐng)導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請對方幫忙呢。

五、忌多重結(jié)束語

常見不少人在信的結(jié)尾同時寫上幾種問候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫bestregards,allthebest,haveaniceday）。其實，一句最恰當?shù)慕Y(jié)語即可。

有時候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細檢查，否則會給人留下粗心的印象。避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問候語，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因為大多時候的問候是因人而異的。

六、忌不署名

不署名，言外之意，對方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那么客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查找。發(fā)件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發(fā)來的郵件（更不用說現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。而且,從銷售的角度來看這對自己也是一個宣傳!

七、忌亂稱呼

比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會冒犯比經(jīng)理職位高的人。通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級，更不可給別人降級。例如對方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經(jīng)理或總經(jīng)理。

八、忌回復所有人

通常只需要答復發(fā)件人，很少有需要全部回復的情況，盡管對方可能同時發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用“回復”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實際需要有選擇性地寫上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對一處理；這與表揚當眾，批評不當眾是一個道理。當然，那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對方隨意點擊“回復所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時收到郵件的還有哪些人，同時避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。

九、把上級的上級列為收件人之一

收件人：郵件的送達人，事情的具體經(jīng)辦人。

抄送人：1）主管領(lǐng)導、部門經(jīng)理及部門同事（業(yè)務(wù)相關(guān)抄送）。

2）郵件收件人的直接領(lǐng)導和部門領(lǐng)導。3）其他相關(guān)部門負責人

常見人們寫信，幾個收信人中，自己的上級的上級是其中一位，這通常會被上級的上級認為不太尊重他。如果是寫給上級的上級的信，則需要單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給上級的上級的同時，抄送其他人。

如果需要上級的上級了解某個相關(guān)的事項，則致他人的同時，抄送給上級的上級比較妥當。例如需要就一個提案征求大家的建議，則可以寫給大家，抄送上級的上級；若需要同時征求上級的上級的意見，則需單獨寫給上級的上級，或在抄送的同時，在正文中單獨寫一段“請指教”的話。

十、忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。有內(nèi)外之別時，以客為先。

第三篇：寫郵件應(yīng)注意事項

寫郵件應(yīng)注意事項

下面列出了在發(fā)送郵件時應(yīng)注意的事項和一般郵件的基本格式。請大家都注意一下（尤其是新同事）！

郵箱名稱 請大家都把自己的郵箱名改為自己的名字，不要用一些奇怪的字眼，這樣可以第一時間知道是誰發(fā)過來的郵件。

主題 要和正文內(nèi)容悉悉相關(guān)。不要用那些和內(nèi)容無關(guān)的字眼，如果有附件，可以以附件的名稱為主題。

附件 發(fā)送郵件時，一定要檢查是否發(fā)送了附件，附件的內(nèi)容要和主題、正文是否相對應(yīng)，不要出現(xiàn)附件是日報，主題或正文寫的是周報：或者正文寫了有附件，但附件沒發(fā)這樣的明顯錯誤。請大家細心點，寫完后仔細檢查一下！

語氣注意郵件發(fā)送的對象。語氣要適宜、措詞要得當。

（1）禮貌的稱呼必不可少 寫一封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號，表示下面有話要說。這是相互之間基本的禮貌和尊重！

（2）問候語 問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段。

（3）正文 正文一般分為連接語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應(yīng)另起一行，空兩格落筆。寫完后，一定要檢查一下是否有錯別字、筆誤、語句不通順的問題。

（4）祝頌語 祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“?！钡?。它可以緊接著正文寫，也可以獨占一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“祝”相配套的“敬禮”、“健康”一類表示祝愿的話語時，一般要另起一行頂格寫。

（5）署名 寫完信之后，在信的右下角寫上發(fā)信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般還要加上合適的稱謂。（視情況而定）

（6）日期 發(fā)信的日期可也可以另起一行，寫在署名的下邊。（視情況而定）

（7）最后，發(fā)送郵件前，可以預覽一下，看整理文檔是否整齊美觀！

第四篇：郵件注意事項

發(fā)郵件要注意什么

發(fā)郵件要注意什么

一.正確使用發(fā)送，抄送，密送

要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）

1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復響應(yīng)。

2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email.3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常規(guī)場合。

4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源

6、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息

在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。

如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。

不發(fā)送垃圾郵件或者附加特殊鏈接。

二.主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1.一定不要空白標題，這是最失禮的。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用?才能顯示完你的標題。

3?? 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然又便于留存，時間可以不用注明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4.標題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！” 5.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理

6.可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

7.回復對方郵件時，應(yīng)當根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE RE一大串。

8、最最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

三.關(guān)于稱呼與問候

1.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL.如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

關(guān)于格式，稱呼是第一行頂格寫。2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。

結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待

四.正文 1.Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應(yīng)當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應(yīng)當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關(guān)，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯(lián)系方式之類與正文無關(guān)的信息應(yīng)在簽名檔中表明。

Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情；如果具體內(nèi)容確實很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。2.注意Email的論述語氣

根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系；郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀?！班]件門”就是深刻的教訓！

3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開； 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8.不要動不動使用 ：）之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻

Business Email 不是你的情書，所以：）之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合，比如現(xiàn)在－：）

五.附件

1.如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理

3.正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件

5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 6.如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送，六.語言的選擇和漢字編碼

1.只在必要的時候才使用英文郵件

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應(yīng)該使用英文郵件交流；如果收件人是其他國家和地區(qū)的華人，也應(yīng)采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區(qū)可能顯示成為亂碼天書。

2.尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件

如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他；如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。4.選擇便于閱度的字號和字體

七.中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

不要為突出內(nèi)容而將字號設(shè)置過大，拉滾動條是很麻煩的事情；也不要過小，費神又傷眼睛。

八.結(jié)尾簽名

每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設(shè)計這樣的工作。1.簽名信息不宜過多

電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。2.不要只用一個簽名檔

對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

十.回復技巧 1.及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應(yīng)該及時的回復說“收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應(yīng)，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

2.進行針對性回復

當回件答復問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。3.回復不得少于10個字

對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。4.不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓

如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應(yīng)采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。

對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

5.要區(qū)分Reply和Reply All（區(qū)分單獨回復和回復全體）

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了

如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情.如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。

點擊“回復全部”前，要三思而行！6.主動控制郵件的來往

為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

給領(lǐng)導發(fā)郵件，要記住三點：領(lǐng)導希望何時何地你都要尊重他，領(lǐng)導永遠比你忙，領(lǐng)導永遠比你聰明。

身為一個領(lǐng)導，用的最多的就是轉(zhuǎn)發(fā)。每天很多事情，分輕重緩急，很多簡單的事情直接可以轉(zhuǎn)發(fā)給你的下屬去處理。轉(zhuǎn)發(fā)后加個批示XXX, pls.follow.簡單明了。

有些事情你無法或者說超出你的權(quán)限，你不能做決定的，也需要轉(zhuǎn)發(fā)給領(lǐng)導，請求領(lǐng)導批示。還有一些不是需要批示，只是給領(lǐng)導一個信息。最忌諱的不是什么都不寫的原文轉(zhuǎn)發(fā)，而是僅僅寫個FYI(for your information)，領(lǐng)導不是你的下屬，F(xiàn)YI的語勢卻是平等的或者是從上到下的。和領(lǐng)導寫郵件的要點不外乎幾種：

一、匯報工作。

郵件正文需要提綱挈領(lǐng)，如果你一定要把自己做的事情事無巨細，請在附件里寫。要知道領(lǐng)導的時間遠比你的寶貴。

二、請求批示。

寫清楚什么事，如果領(lǐng)導完全不知道的事，還需要補充背景資料，切忌自以為領(lǐng)導什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析，要知道領(lǐng)導不會比你笨，至少不要表現(xiàn)出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個需要一點技巧，匯報了一個問題，然后委婉的說自己的看法，最后的決定卻是領(lǐng)導的。一個懂得解決問題的才是manager，只會反映問題的不過是staff而已。

三、轉(zhuǎn)發(fā)資料

可能你做了什么報告，領(lǐng)導忽然需要調(diào)用，你發(fā)過去，最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點，還可以打印好拿過去方便領(lǐng)導看。但電子版發(fā)過去更好。再次強調(diào)主題的重要性，有的文件都存檔的，以后查找就是按主題搜索。領(lǐng)導的信息存儲量更大，沒有一個正確的主題是很不職業(yè)的。

第五篇：郵件投遞注意事項

電子郵件投遞注意事項

1.郵件標題

越是要求不高的崗位，應(yīng)聘者越多，很多時候HR是挑著看簡歷的，哪個標題寫得好，他就決定先看哪個，所以標題怎么寫至關(guān)重要！

要學會使用關(guān)鍵詞，讓別人第一眼就看到你的優(yōu)勢。最好的簡歷標題，如應(yīng)聘銷售崗位的“X年崗位經(jīng)驗誠心求職XXX部門XXX崗位姓名 139XXXXXX”；應(yīng)屆畢業(yè)生可以寫成“XX大學XX專業(yè)應(yīng)聘XX崗位姓名 139XXXXXX”；次一點的簡歷標題“應(yīng)聘XXX崗位”；最次的簡歷標題“求職”。你知道嗎，HR往往把應(yīng)聘同樣職位的簡歷放在一個單獨收件箱，然后告訴助理通知這個收件箱里的人面試，如果只寫“求職”，沒有職位，很可能在通知面試的時候被漏掉。

2.附件或正文

由于HR的信箱里塞滿了各種來信，通常會設(shè)置垃圾郵件的自動分類，其中，以附件形式發(fā)送的簡歷往往會被誤當成病毒或垃圾郵件。所以除非對方有明確要求，否則你一律以正文的形式發(fā)送簡歷，想同時寄照片、已有作品等東西時也是一樣，把它粘貼到郵件正文里就行了。不要因為簡歷模板很漂亮，就有些“舍不得”。粘貼過來后，如果圖片尺寸、表格大小出現(xiàn)比例失調(diào)的情況，你就調(diào)整一下。調(diào)整后如果不確定是否美觀，你可以先發(fā)到自己其他郵箱里，查收一下，看一下效果。把效果調(diào)到最佳后再發(fā)給招聘單位。

如果是對方要求以附件形式發(fā)送，郵件正文里也不要什么都不寫。一封簡短、誠懇的求職信能夠增加簡歷被閱讀的幾率。沒有求職信也至少有幾句簡短的問候語，例如：“尊敬的人事部經(jīng)理：我很欣賞貴公司的XXXXXXX(企業(yè)文化)，我一直從事JAVA方面的項目，專注JAVA項目的開發(fā)，擁有1年中型項目經(jīng)驗，很強的代碼規(guī)范能力……下面是我的簡歷，請查收！”這樣會讓你和別人不同。

簡歷的結(jié)束語很重要，說實話，不要說應(yīng)屆生，很多工作1、2年的人，連發(fā)工作郵件的簽名怎么寫都不知道。建議可以寫“靜候佳音、祝您心情愉快。落款XXX，聯(lián)系方式，日期(要寫日期哦，HR看人看細節(jié)的)”。

3.信件投遞

對于特別中意的公司，可以采用信件投遞紙質(zhì)版的簡歷。紙質(zhì)版的簡歷最好用電腦打印稿，不要使用效果不佳的復印稿。打印要確保整潔，一般的噴墨打印機打印出來的文件遇上水后字跡就會變花而導致看不清，就是沒有水時間長了字跡顏色也容易揮發(fā)變淡，激光的打印機就不會。應(yīng)聘一般職位，紙張選用A4的70-80g的普通打印紙為佳。應(yīng)聘廣告、設(shè)計類職位的個性化簡歷，可以使用彩色打印，選用160g的專用噴墨紙或者剛古紙，如果更好些，還可以使用印刷用的250g銅版紙，效果比一般的紙質(zhì)輸出好并且與眾不同。

如果你的字寫非常漂亮，可以附上一封簡短的手寫求職信。但注意信紙不要過于花哨，也不要使用其他公司、酒店的紙張，選擇質(zhì)地較好的沒有抬頭的信紙，應(yīng)屆畢業(yè)生用帶有自己學校名稱的信紙都是可以的。

4.讓你的郵件永遠在最前面

你要知道每天人事經(jīng)理看求職者郵箱，他們其實是很懶的，100多頁簡歷郵件他們最多只看前5頁！你現(xiàn)在應(yīng)該知道為什么你的求職簡歷永遠沒有回應(yīng)！

所以發(fā)郵件到企業(yè)指定的郵箱時，怎樣才能讓你的郵件永遠排在最前面，讓人事經(jīng)理每次打開郵箱都首先看到你的郵件？只要在發(fā)郵件前，把電腦系統(tǒng)的日期改為一個將來的日期，如2012年，因為大多郵箱都是默認把郵件按日期排序，所以你的郵件起碼要到2012年以后才會被排在后面！

5.投遞后幾個要點要注意

一般來講，求職者投遞簡歷后，企業(yè)會再給適合面試的求職者打電話約面試。所以求職者在遞交簡歷后一定要保持電話暢通，而且要知道自己究竟給哪家企業(yè)投遞了簡歷。

畢竟投簡歷只是一個開始，并不代表投過去這個位置就是你的了。如果投過去一段時間沒有得到回復，那也應(yīng)該記住自己給哪家公司投過簡歷。

如果你十分中意某個企業(yè)或者崗位，但是在投遞簡歷后一段時間內(nèi)都沒有接到面試電話，怎么辦？業(yè)內(nèi)人士不建議求職者給企業(yè)打電話，原因很簡單：如果你的條件合適，企業(yè)就會給面試機會，否則你就不會接到面試通知。但是如果你

真的十分想得到一個清楚的答復，那么建議在招聘的有效時間即將結(jié)束時打電話詢問。