第一篇：律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度

ABC律師事務(wù)所 業(yè)務(wù)檔案管理制度

為加強本所業(yè)務(wù)檔案管理，統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理流程，根據(jù)《律師法》、《檔案法》及司法部、國家檔案局頒布的《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實際情況，制定本制度。

第一章 原則

第一條 業(yè)務(wù)檔案是律師及律師事務(wù)所從事業(yè)務(wù)活動的真實記錄，反映律師維護國家法律正確實施，維護委托人合法權(quán)益的情況，業(yè)務(wù)檔案管理是律師事務(wù)所的重要任務(wù)。

第二條 本所實行紙制檔案卷宗歸檔管理，有條件時建立電子檔案并納入檔案管理范圍，電子檔案的管理辦法由本所結(jié)合紙制檔案管理制度另行制定。

第三條 卷宗材料應(yīng)按訴訟程序或非訴訟業(yè)務(wù)的客觀進程或時間順序裝訂歸檔。

第四條

律師業(yè)務(wù)檔案按年度和一案一卷、一卷一號原則立卷。第五條

兩名以上律師共同承辦同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立卷，但不同律師事務(wù)所律師合辦的法律事務(wù)分別立卷。

第六條 律師承辦跨年度的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)年立卷。律師擔(dān)任常年法律顧問，應(yīng)做到一單位一卷。

第七條 業(yè)務(wù)檔案立卷實行承辦律師負責(zé)制。

第八條 律師業(yè)務(wù)檔案由本所統(tǒng)一保管，律師因工作變動或因故調(diào)離本所的，應(yīng)將其經(jīng)辦的業(yè)務(wù)檔案及有關(guān)文件材料辦理交接后方可辦理手續(xù)。

第二章 歸檔材料的收集和整理

第九條 律師接受委托人委托之前，應(yīng)首先向委托人提交訴訟風(fēng)險告知書并由委托人簽字蓋章，作為入卷歸檔材料。

第十條 律師接辦業(yè)務(wù),經(jīng)本所利益沖突審查后,填寫收案登記表,經(jīng)審批后由本所與委托人簽訂書面委托合同，同時由委托人簽發(fā)授權(quán)委托書。

第十一條 律師在承辦業(yè)務(wù)中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等必須用藍黑色或黑色鋼筆書寫、簽發(fā)，字體應(yīng)當使用簡化漢字并力求整齊、清晰。

第十二條 業(yè)務(wù)辦結(jié)后，由委托人如實填寫《業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡》，并將服務(wù)質(zhì)量反饋的意見和處理結(jié)果一并裝訂歸檔。第十三條 律師應(yīng)在法律事務(wù)辦理完畢后，即全面整理、檢查辦理該項法律事務(wù)的全部文書材料，要補齊遺漏的材料，去掉不必立卷歸檔的材料。

第十四條 卷宗應(yīng)在結(jié)案或非訴訟業(yè)務(wù)辦結(jié)后一個月內(nèi)完成并歸檔。凡不符合立卷規(guī)定要求的，綜合行政部一律退還立卷人重新整理，涉及國家機密和個人隱私案卷應(yīng)當確定密級。歸檔時，應(yīng)在檔案封面左上角加蓋密級章。

第十五條 提交人民法院、仲裁機構(gòu)或有關(guān)部門的材料，律師應(yīng)將其副本或復(fù)印件入卷歸檔。

第十六條 業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。

案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序或非訴訟業(yè)務(wù)的客觀進程或時間順序裝訂歸檔。一般順序為：

訴訟業(yè)務(wù)檔案

（一）刑事卷

1、律師事務(wù)所批辦單；

2、風(fēng)險告知書；

3、收費憑證；

4、委托代理協(xié)議；

5、委托書或指定書；

6、起訴書；

7、閱卷筆錄；

8、會見被告人、委托人、證人筆錄；

9、調(diào)查材料；

10、承辦人提出的辯護意見；

11、集體討論紀錄；

12、出庭通知書；

13、代理詞；

14、裁定書、判決書；

15、上訴書、抗訴書；

16、辦案小結(jié)；

17、業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（二）民事代理卷

1、律師事務(wù)所批辦單；

2、風(fēng)險告知書；

3、收費憑證（本所出具票據(jù)的復(fù)印件）；

4、委托代理協(xié)議；

5、授權(quán)委托書；

6、起訴書（或上訴書）；

7、一審起訴書（或代理二審時的上訴書）；

8、訴訟保全申請書、證據(jù)保全申請書、先行給付申請書和法院就此出具的裁定書；

9、出庭通知書；

10、答辯書；

11、閱卷筆錄；

12、會見當事人談話筆錄；

13、證據(jù)材料；

14、調(diào)查材料（證人證言、書證）；

15、質(zhì)證意見；

16、庭審筆錄；

17、代理詞；

18、判決書、裁定書、調(diào)解書、上訴書；

19、辦案小結(jié)； 20、業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。非訴訟業(yè)務(wù)檔案

（三）法律顧問卷

1、聘請法律顧問協(xié)議；

2、聘方基本情況介紹材料；

3、收費憑證；

4、辦理各類律師事務(wù)（如起草規(guī)章、審查合同、參與談判、代理解決糾紛、提供法律建議或法律意見、咨詢或代書等）的記錄和有關(guān)材料；

5、協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況；

6、工作小結(jié)；

7、業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（四）其他非訴訟法律事務(wù)

1、律師事務(wù)所批辦單；

2、風(fēng)險告知書；

3、收費憑證；

4、委托代理協(xié)議；

5、授權(quán)委托書；

6、會見當事人談話筆錄；

7、調(diào)查材料（證人證言、書證）；（可有可無）

8、承辦律師代理意見；

9、集體討論紀錄；

10、辦案小結(jié)；

11、業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

第十七條 行政訴訟代理、經(jīng)濟訴訟代理和仲裁代理卷順序參照民事代理卷排列。

涉外類卷分別參照國內(nèi)卷順序排列。

第十八條 終止委托的業(yè)務(wù)，承辦律師仍應(yīng)按上述各類業(yè)務(wù)排列順序歸檔，承辦律師應(yīng)將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

第三章 立卷編目和裝訂

第十九條 業(yè)務(wù)檔案填卷宗目錄，并使用阿拉伯數(shù)字逐頁編號、注明頁次。兩面有字的要兩面編號，頁號位置位于材料正面右上角、背面左上角，無字頁不編號。

第二十條 承辦業(yè)務(wù)日期以委托書簽訂日期或人民法院指定日期為準；結(jié)案日期以收到判決書（裁定書、調(diào)解書）之日為準；法律顧問業(yè)務(wù)的收結(jié)日期，以聘請法律顧問合同的簽訂與終止日期為準；其他非訴訟法律事務(wù)，以委托事項辦結(jié)之日為結(jié)案日。

第二十一條 業(yè)務(wù)卷宗裝訂前要進一步整理：（1）破損材料要修補或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面；（2）字跡難以辨認的材料應(yīng)當附上抄件；（3）主要外文材料要翻譯成中文附后；

（4）業(yè)務(wù)資料卷面為A4紙，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉；

（5）卷內(nèi)的所有金屬物要全部剔除干凈；（6）不要在卷內(nèi)資料上人為涂畫、標注。

第二十二條 卷宗裝訂可以使用棉線繩裝訂，也可以使用其他合理美觀方式裝訂。

第四章 歸 檔

第二十三條 本所配備專職或兼職檔案管理人員負責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理，并建立業(yè)務(wù)檔案室、檔案柜。

第二十四條 本所檔案管理人員的職責(zé)是：

4(一)收集、整理、保管和統(tǒng)計本所的檔案和有關(guān)資料，編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片，確保檔案的完整和安全；

(二)檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，積極開展檔案的利用工作，為律師開展業(yè)務(wù)提供服務(wù)；

(三)指導(dǎo)、督促、檢查律師對業(yè)務(wù)檔案的立卷和歸檔，接受司法行政機關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

(四)檔案管理人員嚴格遵守保密制度，并注意保護當事人隱私權(quán)及其他非公開信息。不得違反制度提供檔案或擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。

第二十五條 業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)辦結(jié)后一個月內(nèi)裝訂完畢，由承辦人根據(jù)司法部、國家檔案局制定的《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定提出保管期限，移交檔案管理人員，辦理移交手續(xù)。

第二十六條 檔案管理人員接收案卷時，應(yīng)按照要求檢查案卷質(zhì)量，并按規(guī)定辦理歸檔手續(xù)，在案卷封面左上角應(yīng)蓋“歸檔”章。如案卷裝訂不符合要求，檔案管理人員不予接收并要求重新整理。

第二十七條 涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私，以及約定本所承擔(dān)保密義務(wù)的律師業(yè)務(wù)案卷歸檔時應(yīng)列為保密卷，確定密級保管。

第二十八條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。

第二十九條 對歸檔案卷，按律師事務(wù)所年度順序、業(yè)務(wù)類別、保管期限等排列編號，絕密案卷單獨編號。

第三十條 同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，可以合并保管。合并保管原則是按時間順序后卷隨前卷保管。

第三十一條 對于歸檔工作表現(xiàn)突出的，要通報表楊，并進行物質(zhì)獎勵（獎勵方法另行制訂）。對于結(jié)案后，未在三個月內(nèi)歸檔的或歸檔的案卷經(jīng)檢查不合格的給予批評教育，連續(xù)三次不改正的，通報市司法局，暫緩其年檢注冊。

第五章 檔案的查詢與借閱

第三十二條 查詢檔案填寫《查詢登記薄》，包括查詢?nèi)掌?、查詢檔案編號、查詢?nèi)撕炞?、是否?fù)印。

借閱檔案須填寫《借閱登記薄》，包括借閱日期、借閱檔案編號、冊數(shù)、借閱人簽字、審批人簽字、歸還情況、歸還日期等。

第三十三條 借閱、查閱，不得從卷內(nèi)抽取、涂寫、標記、污損材料。第三十四條 同級或上級司法行政機關(guān)的律師管理部門因工作需要借閱律師業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)出示正式調(diào)卷函件，并應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。

第三十五條 人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)因工作需要，要求查閱、借閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出示正式查卷函件，經(jīng)本所主任同意后辦理查閱手續(xù)。

第三十六條 凡涉及國家機密或個人隱私的業(yè)務(wù)檔案，以及當事人要求保密的檔案，一般不得對外借閱和查閱。

第三十七條 對查閱或借出的檔案，要及時催還。如發(fā)現(xiàn)卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況應(yīng)立即向本所負責(zé)人匯報并及時處理。

第六章 檔案的保管期限

第三十八條 律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。凡屬于需要長遠查考、利用的律師業(yè)務(wù)檔案，列為永久保管。

凡屬于在長時期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務(wù)檔案，列為長期保管，保管期限為二十年至六十年。

凡屬于在一般時間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務(wù)檔案，列為短期保管，保管期限為五年至十五年。

列為長期或短期保管的律師業(yè)務(wù)檔案，具體保管期限，由立卷人提出并報本所主任決定。

第三十九條 律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從該項法律事務(wù)辦結(jié)和終止后的下一年起算。

第四十條 具體業(yè)務(wù)檔案的保管期限，根據(jù)相關(guān)規(guī)定另行確定。

第四十一條 本所檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。

第七章 檔案的統(tǒng)計、保護及清理

第四十二條 檔案的統(tǒng)計、移交、保護按照司法部、國家檔案局制定的《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》執(zhí)行。

第四十三條 事務(wù)所設(shè)置變更時，應(yīng)對業(yè)務(wù)檔案進行清理，清理辦法如下：

(一)事務(wù)所撤銷的，應(yīng)交由同級或上級司法行政機關(guān)代管，或向同級檔案館移交；

(二)事務(wù)所分立的，檔案交由分立前的一個事務(wù)所管理；(三)事務(wù)所合并的，事務(wù)所的檔案交由合并后的事務(wù)所管理。

(四)事務(wù)所撤銷、分立或合并時，沒有辦理完畢的律師業(yè)務(wù)視情況移交給新的事務(wù)所繼續(xù)辦理，承辦該項業(yè)務(wù)所形成的檔案應(yīng)由新的事務(wù)所保管。

第四十四條 檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離崗前作好檔案移交工作，辦理檔案移交手續(xù)。

第八章 附 則

第四十五條 本制度經(jīng)合伙人會議（或律師會議）通過后實施。第四十六條 本制度由合伙人會議（或律師會議）負責(zé)解釋和修訂。

2014年7月20日

第二篇：河北平太律師事務(wù)所業(yè)務(wù)檔案管理制度

河北平太律師事務(wù)所 業(yè)務(wù)檔案管理制度

為加強本所業(yè)務(wù)檔案管理，統(tǒng)一本所業(yè)務(wù)檔案管理流程，根據(jù)《律師法》、《檔案法》及司法部、國家檔案局頒布的《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所工作實際，制定本制度。

第一章 總則

第一條 業(yè)務(wù)檔案是律師及律師事務(wù)所從事業(yè)務(wù)活動的真實記錄，反映律師維護國家法律正確實施，維護委托人合法權(quán)益的情況，業(yè)務(wù)檔案管理是律師事務(wù)所的重要任務(wù)。

第二條 本所實行紙制檔案卷宗歸檔管理，有條件時建立電子檔案并納入檔案管理范圍，電子檔案的管理辦法由本所結(jié)合紙制檔案管理制度另行制定。

第三條 律師承辦業(yè)務(wù)形成的文件材料，根據(jù)本所的具體業(yè)務(wù)分類立卷歸檔。

第四條 律師業(yè)務(wù)檔案按和一案一卷、一卷一號原則立卷。第五條 兩名以上律師共同承辦同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立卷，但不同律師事務(wù)所律師合辦的法律事務(wù)分別立卷。

第六條 律師承辦跨的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)年立卷。律師擔(dān)任常年法律顧問，應(yīng)做到一單位一卷。

第七條 業(yè)務(wù)檔案立卷實行承辦律師負責(zé)制。

業(yè)務(wù)檔案的建立應(yīng)與本所統(tǒng)一收結(jié)案制度、業(yè)務(wù)收費標準等制度相結(jié)合。

第八條 律師業(yè)務(wù)檔案由本所統(tǒng)一保管，律師因工作變動或因故調(diào)離本所的，應(yīng)將其經(jīng)辦的業(yè)務(wù)檔案及有關(guān)文件材料辦理交接后方可辦理手續(xù)。

第二章 歸檔材料的收集和整理 第九條 律師接受委托人委托之前，應(yīng)首先向委托人提交訴訟風(fēng)險告知書并由委托人簽字蓋章，作為入卷歸檔材料。

第十條 律師接辦業(yè)務(wù),經(jīng)本所利益沖突審查后,填寫收案登記表,經(jīng)審批后由本所與委托人簽訂書面委托合同，同時由委托人簽發(fā)授權(quán)委托書。

第十一條 律師承辦業(yè)務(wù)中應(yīng)注意收集保存有關(guān)材料。案件中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等材料，都必須用鋼筆、中性筆書寫或打印，要求字體整齊、清晰。

第十二條 業(yè)務(wù)辦結(jié)后，由委托人如實填寫《業(yè)務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡》，并將服務(wù)質(zhì)量反饋的意見和處理結(jié)果一并裝訂歸檔。

第十三條 律師在業(yè)務(wù)辦理完畢后，整理、檢查該項業(yè)務(wù)的文書材料，立卷歸檔。

第十四條 提交人民法院、仲裁機構(gòu)或有關(guān)部門的材料，律師應(yīng)將其副本或復(fù)印件入卷歸檔。

第十五條 業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。

案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照業(yè)務(wù)程序的客觀進程或時間順序排列。一般順序為：

（一）偵查階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、為犯罪嫌疑人提供法律咨詢筆錄；

7、取保候?qū)徤暾垥?/p>

8、申訴、控告書；

9、辦案小結(jié)；

10、河北省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（二）審查起訴階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、移送起訴意見書；

7、閱卷筆錄或復(fù)制的卷宗材料、律師調(diào)查收集的證據(jù)；

8、律師會見犯罪嫌疑人筆錄；

9、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調(diào)查取證申請書、提請收集、調(diào)取證據(jù)申請書、取保候?qū)徤暾垥?、回避申請書、回避?fù)議申請書、重新勘驗申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

10、承辦律師提出的辯護意見；

11、集體討論記錄；

12、辯護意見書；

13、起訴書或不起訴決定書；

14、辦案小結(jié)；

15、河北省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（三）審判階段刑事卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托協(xié)議；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、起訴書、刑事自訴狀、刑事附帶民事訴狀、刑事上訴狀或刑事申訴狀；

7、閱卷筆錄或復(fù)制的卷宗材料；

8、律師會見被告人、委托人筆錄；

9、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內(nèi)容、證明對象等。）

10、辯護律師收集或向法庭出示的相關(guān)證據(jù)材料（包括但不限于下列材料：物證、書證、證人證言、被害人陳述、犯罪嫌疑人或被告人供述和辯解、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結(jié)論等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：調(diào)查取證申請書、提請收集、調(diào)取證據(jù)申請書、通知證人出庭申請書、取保候?qū)徤暾垥?、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、回避?fù)議申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦人提出的辯護或代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、辯護詞或代理詞；

17、裁定書、判決書；

18、辦案小結(jié)；

19、河北省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（四）民事代理卷

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托代理合同（或協(xié)議）；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、民事訴狀、民事上訴狀或答辯狀、反訴狀等其他應(yīng)附卷的文書；

7、閱卷筆錄；

8、律師會見當事人談話筆錄；

9、證據(jù)目錄（包括但不限于證據(jù)名稱、證據(jù)來源、證據(jù)內(nèi)容、證明對象等。）

10、律師收集或向法庭出示的相關(guān)證據(jù)材料（包括但不限于所列材料：物證、書證、證人證言、勘驗筆錄、視聽資料、鑒定結(jié)論等。注：按案件訴訟程序及時間順序，或證據(jù)目錄所示順序排列）

11、訴訟法律文書（包括但不限于所列文書：管轄權(quán)異議申請書、回避申請書、回避復(fù)議申請書、財產(chǎn)保全申請書、證據(jù)保全申請書、先予執(zhí)行申請書、先予執(zhí)行擔(dān)保書、出庭通知書、延期審理申請書、回避申請書、重新勘驗申請書、撤訴申請書等。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

12、承辦律師代理意見；

13、集體討論記錄；

14、出庭通知書；

15、庭審筆錄；

16、代理詞；

17、判決書、裁定書、調(diào)解書；

18、辦案小結(jié)；

19、河北省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

（五）法律顧問卷

1、聘請法律顧問合同（協(xié)議）；

2、聘方基本情況介紹材料；

3、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

4、辦理各類法律事務(wù)的記錄和相關(guān)材料（包括但不限于下列法律事務(wù)：①接受咨詢；②提供法律建議或法律意見；③參與重大 商務(wù)談判；④起草、審查、修改合同和規(guī)章制度；⑤代辦登記注冊；⑥法制宣傳、教育、培訓(xùn)；⑦提供有關(guān)法律信息等）所出具的法律意見書、律師函、記錄和有關(guān)材料。注：按案件訴訟程序及時間順序排列）

5、協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況；

6、工作小結(jié)；

7、河北省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。(六)其他非訴訟法律事務(wù)

1、律師業(yè)務(wù)受理審批表；

2、風(fēng)險告知書；

3、委托代理合同（或協(xié)議）；

4、授權(quán)委托書；

5、收費憑證（本所出具發(fā)票的復(fù)印件）；

6、與委托人談話筆錄；

7、委托人提供的證據(jù)材料；

8、調(diào)查材料；

9、律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務(wù)活動的記錄等；

10、工作小結(jié)；

11、河北省法律服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督卡。

第十六條 行政訴訟代理、仲裁代理和執(zhí)行代理卷順序參照民事代理卷排列。

第十七條 終止委托的業(yè)務(wù)，承辦律師仍應(yīng)按上述各類業(yè)務(wù)排列順序歸檔，承辦律師應(yīng)將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

第三章 立卷編目和裝訂

第十八條 業(yè)務(wù)檔案填卷宗目錄，并使用阿拉伯數(shù)字逐頁編號、注明頁次。兩面有字的要兩面編號，頁號位置位于材料正面右上腳、背面左上腳，無字頁不編號。

第十九條 承辦業(yè)務(wù)日期以委托書簽訂日期或人民法院指定日期為準；結(jié)案日期以收到判決書（裁定書、調(diào)解書）之日為準；法律顧問業(yè)務(wù)的收結(jié)日期，以聘請法律顧問合同的簽訂與終止日期為準；其他非訴訟法律事務(wù)，以委托事項辦結(jié)之日為結(jié)案日。

第二十條 業(yè)務(wù)卷宗裝訂前要進一步整理：

（1）破損材料要修補或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。（2）字跡難以辨認的材料應(yīng)當附上抄件。（3）主要外文材料要翻譯成中文附后。

（4）業(yè)務(wù)資料卷面為A4紙，窄于或小于卷面的材料，要用紙張加襯底；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。

（5）卷內(nèi)的所有金屬物包括釘書釘要全部剔除干凈。（6）不要在卷內(nèi)資料上人為涂畫、標注。

第二十一條 卷宗裝訂可以使用棉線繩裝訂，也可以使用其他合理美觀方式裝訂。

第四章 歸檔

第二十二條 本所配備專職或兼職檔案管理人員負責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理，并建立業(yè)務(wù)檔案室、檔案柜。

第二十三條 本所檔案管理人員的職責(zé)是：

(一)收集、整理、保管和統(tǒng)計本所的檔案和有關(guān)資料，編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片，確保檔案的完整和安全；

(二)檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，積極開展檔案的利用工作，為律師開展業(yè)務(wù)提供服務(wù)；

(三)指導(dǎo)、督促、檢查律師對業(yè)務(wù)檔案的立卷和歸檔，接受司法行政機關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。(四)檔案管理人員嚴格遵守保密制度，并注意保護當事人隱私權(quán)及其他非公開信息。不得違反制度提供檔案或擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。

第二十四條 業(yè)務(wù)檔案在業(yè)務(wù)辦結(jié)后一個月內(nèi)裝訂完畢，由承辦人根據(jù)司法部、國家檔案局制定的《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定提出保管期限，移交檔案管理人員，辦理移交手續(xù)。

第二十五條 檔案管理人員接收案卷時，應(yīng)按照要求檢查案卷質(zhì)量，并按規(guī)定辦理歸檔手續(xù)，在案卷封面左上角應(yīng)蓋“歸檔”章。

如案卷裝訂不符合要求，檔案管理人員不予接收并要求重新整理。

第二十六條 涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私，以及約定本所承擔(dān)保密義務(wù)的律師業(yè)務(wù)案卷歸檔時應(yīng)列為保密卷，確定密級保管。

第二十七條 隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。

第二十八條 對歸檔案卷，按律師事務(wù)所順序、業(yè)務(wù)類別、保管期限等排列編號，絕密案卷單獨編號。

第二十九條 同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，可以合并保管。合并保管原則是按時間順序后卷隨前卷保管。

第五章 檔案的查詢與借閱

第三十條 查詢檔案填寫《查詢登記薄》，包括查詢?nèi)掌?、查詢檔案編號、查詢?nèi)撕炞?、是否?fù)印。

借閱檔案須填寫《借閱登記薄》，包括借閱日期、借閱檔案編號、冊數(shù)、借閱人簽字、審批人簽字、歸還情況、歸還日期等。

第三十一條 借閱、查閱，不得從卷內(nèi)抽取、涂寫、標記、污損材料。第三十二條 同級或上級司法行政機關(guān)的律師管理部門因工作需要借閱律師業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)出示正式調(diào)卷函件，并應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。

第三十三條 人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機關(guān)因工作需要，要求查閱、借閱有關(guān)檔案的，應(yīng)出示正式查卷函件，經(jīng)本所主任同意后辦理查閱手續(xù)。

第三十四條 凡涉及國家機密或個人隱私的業(yè)務(wù)檔案，以及當事人要求保密的檔案，一般不得對外借閱和查閱。

第三十五條 對查閱或借出的檔案，要及時催還。如發(fā)現(xiàn)卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況應(yīng)立即向本所負責(zé)人匯報并及時處理。

第六章 檔案的保管期限

第三十六條 律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。

凡屬于需要長遠查考、利用的律師業(yè)務(wù)檔案，列為永久保管。

凡屬于在長時期內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務(wù)檔案，列為長期保管，保管期限為二十年至六十年。

凡屬于在一般時間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的律師業(yè)務(wù)檔案，列為短期保管，保管期限為五年至十五年。

列為長期或短期保管的律師業(yè)務(wù)檔案，具體保管期限，由立卷人提出并報本所主任決定。

第三十七條 律師業(yè)務(wù)檔案的保管期限，從該項法律事務(wù)辦結(jié)和終止后的下一年起算。

第三十八條 具體業(yè)務(wù)檔案的保管期限，根據(jù)相關(guān)規(guī)定另行確定。

第三十九條 本所檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記簿、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。第七章 檔案的統(tǒng)計、保護及清理

第四十條 檔案的統(tǒng)計、移交、保護按照司法部、國家檔案局制定的《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》和《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》執(zhí)行。

第四十一條 事務(wù)所設(shè)置變更時，應(yīng)對業(yè)務(wù)檔案進行清理，清理辦法如下：

(一)事務(wù)所撤銷的，應(yīng)交由同級或上級司法行政機關(guān)代管，或向同級檔案館移交。

(二)事務(wù)所分立的，檔案交由分立前的一個事務(wù)所管理。(三)事務(wù)所合并的，事務(wù)所的檔案交由合并后的事務(wù)所管理。(四)事務(wù)所撤銷、分立或合并時，沒有辦理完畢的律師業(yè)務(wù)視情況移交給新的事務(wù)所繼續(xù)辦理，承辦該項業(yè)務(wù)所形成的檔案應(yīng)由新的事務(wù)所保管。

第四十二條 檔案管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離崗前作好檔案移交工作，辦理檔案移交手續(xù)。

第八章 附則

第四十三條 本制度經(jīng)本所律師會議通過后施行。

第四十四條 本制度由本所主任會議負責(zé)解釋。

第三篇：律師事務(wù)所 文書和檔案管理制度

律師事務(wù)所

文書和檔案管理制度

一、律師承辦業(yè)務(wù)形成的文件材料，必須嚴格按照本制度規(guī)定的要求立卷歸檔。立卷歸檔工作由承辦律師負責(zé)。

二、律師業(yè)務(wù)檔案分訴訟、非訴公二類。訴訟類包括刑事辯護（含附帶民事代理和刑事自訴）、民事訴訟代理、行政訴訟代理三種。非訴訟包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書、其他非訴業(yè)務(wù)四種。

三、律師業(yè)務(wù)檔案按和一案一卷，一卷一號原則立卷歸檔。兩個以上律師共同承辦同一案件或同一法律事務(wù)一般應(yīng)合并立案。律師承辦跨的業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)立卷。

四、律師承辦業(yè)務(wù)中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調(diào)查記錄等，都必須用鋼筆或簽字筆書寫、簽發(fā)，要求字體整齊、清晰。

五、對已提交給人民法院、仲裁機構(gòu)或有關(guān)部門的證據(jù)材料，承辦律師應(yīng)將其副本或復(fù)印件入卷歸檔。

六、對不能附卷歸檔的實物證據(jù)，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保留處所、質(zhì)量檢查、證明等記載或留存附卷后，分別保管。

七、律師業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)按照案卷封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、卷底的順序排列。案卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按照訴訟程序的客觀進程或時間順序排列。

八、終止委托的業(yè)務(wù)，承辦律師仍應(yīng)按上述各類業(yè)務(wù)排列順序歸檔，承辦律師應(yīng)將委托人要求終止委托的書面文字材料或承辦律師對終止委托原因的記錄收入卷中，排在全部文書材料之后。

九、律師業(yè)務(wù)檔案一律使用阿拉伯數(shù)字逐頁編號，兩面有字的要兩面編頁號，頁號位置正面在右上角，背面在左上角（無字頁不編號）。

十、案卷裝訂一律使用棉線繩，三孔釘牢。

十一、歸檔材料應(yīng)在結(jié)案或事務(wù)辦結(jié)后三個月內(nèi)整理立卷。裝訂成冊后由承辦人根據(jù)《律師業(yè)務(wù)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定提出保管期限，經(jīng)主任或主任指定的人員審閱簽章后，移交檔案管理人員，并辦理移交手續(xù)。

十二、檔案管理人員接收檔案時應(yīng)進行嚴格審查，凡不符合立卷規(guī)定要求的，一律退回立卷人重新整理，待全部合格后，方能辦理移交手續(xù)。

十三、涉及國家機密和個人隱私的律師業(yè)務(wù)案卷均應(yīng)列為密卷，在歸檔時應(yīng)在檔案封面右上角加蓋密卷章。

十四、隨卷歸檔的錄音帶、錄相帶、光盤等音像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上光盤上注明當事人姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。

十五、本制度自本所批準成立之日起生效實施。

第四篇：業(yè)務(wù)檔案管理制度

石家莊市城鄉(xiāng)規(guī)劃局 業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強我局城鄉(xiāng)規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案的管理，有效地保護和利用檔案，促進業(yè)務(wù)檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我局實際，制定本制度。

第二條 業(yè)務(wù)檔案，是指我局在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理活動中直接形成的文字、圖表、聲像等不同形式或載體的業(yè)務(wù)材料，是規(guī)劃部門依法進行城鄉(xiāng)規(guī)劃管理活動的憑證。

第二章 組織架構(gòu)

第三條 按照集中統(tǒng)一管理的原則，局機關(guān)建立檔案室，設(shè)置檔案柜，業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，做到科學(xué)合理、及時分卷、定期歸檔。

第四條 辦公室主管局領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)檔案工作的組織架構(gòu)及制度建設(shè)。

第五條 檔案室設(shè)立專職檔案管理員，負責(zé)檔案的移交、立卷、歸檔、保存和查閱等工作，為機關(guān)各項工作搞好服務(wù)。

第六條 各業(yè)務(wù)處室設(shè)立兼職檔案員，須為單位正式職工。負責(zé)該處室業(yè)務(wù)檔案的收集、整理及移交工作。業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量、安全實行處長負責(zé)制。

第三章 業(yè)務(wù)檔案分類

第七條 業(yè)務(wù)檔案按照工作特點分為規(guī)劃編制成果類檔案、審批類檔案、行政處罰類檔案和其他類檔案。

1.規(guī)劃編制成果類檔案包括總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃等法定規(guī)劃和概念規(guī)劃、城市設(shè)計等非法定規(guī)劃。

2.審批類檔案分為用地檔案（用地許可、規(guī)劃條件、選址意見書）、建管檔案（建管許可、規(guī)劃方案）、市政檔案（市政許可、市政批圖、規(guī)劃核實）、規(guī)劃條件核實（含批后管理）檔案及鄉(xiāng)村許可檔案等。

3.行政處罰類檔案包括違法建設(shè)查處檔案等。4.其他類檔案包括聽證復(fù)議、訴訟、信訪類等檔案。

第四章 業(yè)務(wù)檔案整理

第八條 在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理活動中形成的文件材料，凡是具有保存價值的均應(yīng)立卷歸檔。

第九條 綜合處在報建項目審批完結(jié)7日內(nèi)，將移交目錄及相關(guān)材料全部交付業(yè)務(wù)處室。

第十條 各業(yè)務(wù)處室歸口負責(zé)其業(yè)務(wù)檔案的收集、整理及移交工作。

第十一條 業(yè)務(wù)處室按照省、市許可案卷、處罰案卷標準整理檔案材料，并進行仔細核驗，確保所有檔案資料完整、準確、簽章完全。材料不齊全的不得移交。

第五章 業(yè)務(wù)檔案的移交

第十二條 業(yè)務(wù)檔案事項辦結(jié)后應(yīng)及時移交檔案處，不得于本處室內(nèi)留存已辦結(jié)的業(yè)務(wù)檔案。規(guī)劃審批類業(yè)務(wù)檔案辦結(jié)后須在30個工作日內(nèi)移送檔案室存檔。規(guī)劃編制成果類檔案、行政處罰類檔案及其他類業(yè)務(wù)檔案原則上辦理完成后隨時移交，最遲于下一季度底前將上完成的業(yè)務(wù)檔案全部移交檔案室。

第十三條 檔案室只負責(zé)接收已辦結(jié)的各類業(yè)務(wù)檔案，所有紙質(zhì)審批類檔案由各業(yè)務(wù)處室負責(zé)移交，規(guī)劃編制成果類檔案由城鄉(xiāng)處負責(zé)移交，電子審批類檔案由局信息中心負責(zé)移交,批后管理檔案、違法建設(shè)查處檔案由監(jiān)查處負責(zé)移交。聽證復(fù)議、訴訟、信訪類業(yè)務(wù)檔案由主管處室負責(zé)移交。

第十四條 檔案室工作人員須按照移交目錄內(nèi)容一一進行校核，保證內(nèi)容與目錄吻合，保證移交的檔案資料符合標準要求。

第十五條 業(yè)務(wù)檔案經(jīng)處長簽字后，再經(jīng)處室兼職檔案員與檔案室檔案員移交雙方簽字確認移交。

第六章 業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔

第十六條 業(yè)務(wù)檔案立卷就是將零散的文件材料，根據(jù)它們之間的聯(lián)系，系統(tǒng)地組成案卷。案卷內(nèi)文件材料必須完整。

第十七條 檔案室按審批事項立卷、按項目關(guān)聯(lián)的原則建立索引，對移交的業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一進行整理、歸納，按照標準進行裝訂，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理，方便存檔和查閱。

第十八條 業(yè)務(wù)檔案卷內(nèi)文件裝訂時應(yīng)按照相互之間的聯(lián)系排列，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；原件在前，復(fù)制件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律，按有關(guān)規(guī)定排列。第十九條 業(yè)務(wù)檔案存檔標準為：檔案版式一律以A4打印紙規(guī)格為標準，不符合A4打印紙規(guī)格的頁面要進行折疊或補貼；檔案資料按行政審批資料、報建資料及時間順序排放；裝訂方向要求縱向表表頭向上，橫向表表頭向左；檔案按封面、目錄、檔案資料、封底順序總裝。裝訂方法：左邊線打三孔裝訂，距離左邊界1.8cm，上下邊界7cm；檔案盒統(tǒng)一用A4牛皮紙盒。

第七章 業(yè)務(wù)檔案管理利用

第二十條 查閱業(yè)務(wù)檔案一般在檔案室內(nèi)，單位內(nèi)部如確需打印或拷貝，要經(jīng)檔案所屬處室處長簽字批準，并進行有關(guān)登記手續(xù)。

第二十一條 外單位查閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)批準方能查閱。

第二十二條 借閱業(yè)務(wù)檔案時間一般不超過7天，必要時可辦理續(xù)借手續(xù)，但總借閱時間不能超過15天，到期必須歸還。

第二十三條 歸還業(yè)務(wù)檔案時檔案管理人員必須詳細檢查，點交清楚，并在借閱登記簿上進行注銷。

第二十四條 借閱人借閱的業(yè)務(wù)檔案必須妥善保管，不能轉(zhuǎn)借和私自摘錄、復(fù)制、翻印等。

第二十五條 業(yè)務(wù)檔案借出時，應(yīng)在借出案卷的位置上放一卡片，注明借閱卷號、時間、借閱單位，以便查閱和催還。

第八章 電子業(yè)務(wù)檔案管理 第二十六條 檔案室設(shè)立專門的電子業(yè)務(wù)檔案存儲設(shè)備，負責(zé)存儲已辦結(jié)的電子業(yè)務(wù)檔案。

第二十七條 電子業(yè)務(wù)檔案需在兩種以上媒體介質(zhì)上存檔保存，如光盤、移動硬盤或?qū)Ｓ秒娔X主機等，確保電子業(yè)務(wù)檔案的長期安全保管。

第二十八條 意進行檢索查看、拷貝等。

所有電子檔案移交后要嚴格管理，不得隨

第五篇：公司業(yè)務(wù)檔案管理制度

九、業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章

總

則

第一條 為了維護XXXXXXX有限公司及委托單位的利益和合法權(quán)益，規(guī)范本公司的業(yè)務(wù)檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，結(jié)合本公司的具體情況，特制訂本制度。

第二條 本制度中所稱檔案是指各部門在對項目進行市場調(diào)查、數(shù)據(jù)分析等績效評價活動中形成的有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 本公司各類業(yè)務(wù)檔案的所有權(quán)歸本公司所有。各類業(yè)務(wù)檔案由辦公室統(tǒng)一管理，對各類業(yè)務(wù)檔案進行日常管理、分類、整理、編目、借閱、銷毀等工作。

第四條 本公司業(yè)務(wù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，接受同級檔案行政管理部門、山東省財政廳等有關(guān)部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

第二章 業(yè)務(wù)檔案的收集與管理

第五條 檔案收集：業(yè)務(wù)檔案是本公司業(yè)務(wù)活動中形成的憑證底稿和文件資料，它是反映本公司業(yè)務(wù)活動的真實記錄。業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)過程中，所需文件，權(quán)屬證明、會計資料和其他相關(guān)資料應(yīng)收集充分，以備核查和調(diào)閱。

第六條 歸檔收集范圍：各項績效評價報告印稿，績效評價工作底稿及業(yè)務(wù)資料、報表等，包括綜合類、業(yè)務(wù)類及備查類工作底稿。

第七條 業(yè)務(wù)檔案管理的基本內(nèi)容包括：按照業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、制度化要求，對業(yè)務(wù)報告、工作底稿等業(yè)務(wù)文件材料進行收集、分類、整理、編目、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀。

第八條 各業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后，必須將業(yè)務(wù)工作過程中形成的文件材料和工作底稿按歸檔要求進行收集、分類、整理后及時向檔案管理人員移交，任何人不得拒絕歸檔或?qū)⑿畔⑺搅簟?/p>

第九條 各業(yè)務(wù)項目小組，在每個業(yè)務(wù)項目完成后，由項目負責(zé)人指定專人，按照業(yè)務(wù)類工作底稿和備查類工作底稿分別進行整理。業(yè)務(wù)類工作底稿按照業(yè)務(wù)工作底稿目錄的順序排列裝訂，永久性工作底稿（備查類）按永久性工作底稿目錄的順序整理裝訂。裝訂后的工作底稿要規(guī)范整潔。

第十條 各類業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容包括以下四類：

1、相應(yīng)項目當期檔案紙質(zhì)版。

2、永久性檔案紙質(zhì)版（即備查工作底稿檔案）。

3、留存正式的績效評價報告。報告已正式簽字蓋章生效。

4、底稿電子版。

第十一條 業(yè)務(wù)檔案的立卷程序包括以下工作：

1、組卷：按照委托單位項目號劃分，原則上組成一個案卷。

2、公司承接績效評價項目按照及項目號排序，卷內(nèi)的材料按照工作底稿目錄的內(nèi)容排序。

3、業(yè)務(wù)檔案復(fù)核：檔案歸類、整理完成后，項目負責(zé)人對工作底稿全面審核確認無誤后，在相應(yīng)位置簽字；立卷人將項目復(fù)核后的檔案交至檔案復(fù)核人，在相應(yīng)位置簽字。

4、業(yè)務(wù)檔案裝訂：業(yè)務(wù)檔案復(fù)核完畢后，去除所有文件材料附帶物。要求統(tǒng)一填寫案卷封面，注明客戶名稱、業(yè)務(wù)類別、期間、冊書、歸檔日期、歸檔人等相關(guān)信息。永久性檔案需單獨裝訂成冊，并注明檔案類別。

5、業(yè)務(wù)檔案移交：業(yè)務(wù)檔案立卷完畢后，應(yīng)及時將業(yè)務(wù)檔案交公司檔案管理員保管，并辦理檔案移交手續(xù)，檔案管理員需驗收確認無誤后歸檔。

第十二條 各業(yè)務(wù)類檔案，由立卷人編制檔案清單向檔案室移交，檔案室驗收后，按照業(yè)務(wù)項目和業(yè)務(wù)報告文號順序編制案卷目錄。凡不符合立卷歸檔要求的則令其退回，重新按要求立卷歸檔。對驗收合格的業(yè)務(wù)檔案，移交人和接交人要在移交清單上簽字確認。第十三條 移交后的各業(yè)務(wù)類檔案，檔案室人員根據(jù)移交清單，按照檔案的類別編制《皓誠投資咨詢有限公司檔案目錄》，編制好的檔案目錄，驗收合格后正式歸檔保存。

第十四條 公司業(yè)務(wù)檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，安排有關(guān)人員監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完畢后，移交人、接受人、監(jiān)交人均在移交表上簽章。移交人必須辦理完移交手續(xù)后方可一離開。若有一方未按照規(guī)定移交檔案，將追究其責(zé)任。

第十五條 業(yè)務(wù)人員調(diào)（離）職之前，須有檔案管理員在問詢業(yè)務(wù)人員所在部門經(jīng)理意見后在《人員調(diào)離簽單》中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查是否符合規(guī)定的意見。凡有未交業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)補交相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案；凡造成業(yè)務(wù)檔案丟失且無法彌補的，按照有關(guān)規(guī)定辦理；業(yè)務(wù)檔案移交檢查沒有問題，或檢查出的問題全部處理完畢后，檔案管理員方可在《人員調(diào)離簽單》中簽署業(yè)務(wù)檔案移交檢查符合規(guī)定的意見；否則，簽署不符合規(guī)定的意見，人力資源部不辦理調(diào)動和解聘手續(xù)。

第三章 業(yè)務(wù)檔案的保存

第十六條 為保證業(yè)務(wù)完整性、保密性和方便實用性，本公司業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一存放于檔案室。

第十七條 正式歸檔后的各類業(yè)務(wù)檔案，由檔案室管理員進行分類整理，統(tǒng)一編寫案卷目錄。做到存放合理，排列有序，查找方便。

第十八條 檔案室要保持存放檔案的清潔衛(wèi)生，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等，確保各類業(yè)務(wù)檔案完好無損。

第四章 業(yè)務(wù)檔案的利用

第十九條 業(yè)務(wù)檔案的利用是指對業(yè)務(wù)檔案的借閱、復(fù)印和摘錄等。

第二十條 事公司內(nèi)部人員借閱業(yè)務(wù)檔案要嚴格執(zhí)行借閱手續(xù)。檔案的借閱需填制《業(yè)務(wù)檔案借閱審批表》，經(jīng)經(jīng)理和項目負責(zé)人審批后方可借閱。借閱責(zé)任人及部門經(jīng)理應(yīng)對所借閱檔案負完全責(zé)任（包括安全性、完整性、保密性等）。

第二十一條 對借閱的業(yè)務(wù)檔案及本公司內(nèi)有關(guān)文件，需做到嚴格保密，對失密、泄密并造成有損客戶利益和本公司信譽的，應(yīng)追究當事人的責(zé)任，并視其情節(jié)的輕重給予通報批評和經(jīng)濟處罰。

第二十二條 對于繼續(xù)為上年客戶提供服務(wù)的項目，永久性檔案可在借閱使用后在檔案負責(zé)人監(jiān)督下將內(nèi)容進行更新，隨本期項目重新立卷歸檔；同時注銷以前永久性檔案存檔記錄編號。

第二十三條 本公司以外人員，如法院、檢察院等因業(yè)務(wù)工作需要查閱公司檔案時，須經(jīng)該項目負責(zé)人所在部門的部門負責(zé)人審批，其他咨詢類公司人員等因業(yè)務(wù)工作需要查閱事務(wù)所檔案時，須經(jīng)該項目負責(zé)人所在部門的部門負責(zé)人審批后，由有關(guān)部門代為辦理借閱手續(xù)方可借閱，但不得帶出公司以外，不得復(fù)制相關(guān)檔案。借閱的檔案由代辦人負責(zé)催收。

第五章 附則

第二十四條 本公司績效評價等咨詢類業(yè)務(wù)檔案參照本制度執(zhí)行。

第二十五條 本制度由公司經(jīng)理辦公會負責(zé)解釋和修訂。第二十六條 本制度自發(fā)布之日起生效。