第一篇：大型會務(wù)安排方案(通用)

XX地區(qū)第XX屆XXX研討會

會議實施方案

一、主辦單位、承辦單位：

1、主辦單位：

2、承辦單位：

3、協(xié)辦單位：

二、機構(gòu)及人員：

1、會議領(lǐng)導(dǎo)小組： 組 長： 副組長： 成 員：

2、會務(wù)服務(wù)組：統(tǒng)籌安排整個會議，明確落實各項責(zé)任，及會議期間的聯(lián)絡(luò)等

組 長： 成 員：

3、論文編集及文字組：負責(zé)論文收集匯編、宣傳資料設(shè)計、領(lǐng)導(dǎo)講話稿起草等。

組 長： 成 員：

4、后勤保障組：負責(zé)安排代表接待、住宿、伙食、參觀及會議用品紀念品發(fā)放等。

組 長： 成 員：

5、企業(yè)服務(wù)組：負責(zé)接待和聯(lián)絡(luò)企業(yè)人員。組 長： 成 員：

三、研討會日程（共三天）。第一天：11月16日。

1、全天參會代表報到（后勤保障組）（1）負責(zé)報到登記。責(zé)任人：

（2）負責(zé)發(fā)放會議文件袋、紀念品、房卡。責(zé)任人：

（3）再次確認參會代表是否需要預(yù)定返程機（車）票，由會務(wù)公司負責(zé)代訂返程機（車）票。責(zé)任人：

（4）收取會務(wù)費，設(shè)置刷卡機（部分企業(yè)免若干參會會務(wù)費）責(zé)任人：要求：

1、提前拿出房卡，同一地區(qū)代表盡可能安排在同一樓層。

2、中午12：00視情安排桌餐（會務(wù)組）。

3、下午17：00召開組委會會員單位負責(zé)人預(yù)備會，地點：酒店會議室。（會務(wù)組）

要求：按照20人安排會場，準備文件袋、筆記本、筆等會議用品，協(xié)調(diào)酒店安排好會議服務(wù)。責(zé)任人：

預(yù)備會內(nèi)容：（1）征求會議日程安排意見、兩天正式會議主持人安排。（2）收集會后旅游線路確認登記。（3）商議論文評比事項。（4）確定下屆主辦單位。（5）其它事項。4、18：00在酒店舉行歡迎晚宴。（會務(wù)組）晚宴主持人：

另：每天安排參會代表所住房間水果（責(zé)任人：）。第二天11月17日。

1、早餐 7:30-8:30

2、會場布置：音響照明、影像設(shè)備、攝影攝像、席簽、主席臺代表胸花、茶水服務(wù)、會議及企業(yè)資料、服務(wù)人員到位。早上8：30要求準備到位。（會務(wù)組）

時 間：上午8：45代表進場，9：00會議開始。

3、會議議程：主持人：。（1）開幕式

（2）介紹與會領(lǐng)導(dǎo)、來賓和單位；（3）領(lǐng)導(dǎo)致歡迎辭；（4）領(lǐng)導(dǎo)講話；

4、上午10:30-11:30專家講座和論文交流（會務(wù)組負責(zé)）主持單位：（1）專家講座（2）協(xié)辦單位發(fā)言

（3）論文交流（先排好次序，每個單位控制在10分鐘內(nèi)）

5、中午11：30自助餐、午休

6、下午14：00-17：00論文交流和參會企業(yè)技術(shù)產(chǎn)品推介 主持單位：（共4場會第2場）（1）論文交流：

（2）參會企業(yè)技術(shù)產(chǎn)品推介（3）參會企業(yè)技術(shù)產(chǎn)品推介（4）論文交流： 休息20分鐘

主持單位：待召開會員單位預(yù)備會后確定（共4場會第3場）（5）論文交流：

（6）參會企業(yè)技術(shù)產(chǎn)品推介；（7）論文交流：

6、晚餐 17：40 第三天：11月18日。

1、早餐 7：20-7：50。2、8:00-11：30參會代表參觀機械設(shè)備展，與參會企業(yè)互動。（企業(yè)組負責(zé)，設(shè)備展可開在停保場內(nèi)）

3、午餐 11：30（自助餐）。地 點：

4、下午14:00-16:30第三屆垃圾與文化論（會務(wù)組負責(zé)）

主持單位：

5、閉幕式 下午15：30-17：00 主持單位：

（1）宣布論文評選結(jié)果并表彰（由？單位宣讀，預(yù)備會定）；（2）通過大會會議紀要（由？單位宣讀，預(yù)備會定）；

（3）舉辦城市與下一屆承辦城市交接儀式（下一屆承辦城市代表講話）。

（4）主要領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言（5）大會閉幕

6、發(fā)放會議紀要、合影照片和通訊錄（后勤組負責(zé)）；

下午17：30乘車晚餐（由贊助企業(yè)接待，會務(wù)組、企業(yè)組負責(zé)）。

7、晚上回酒店休息。

四、總 結(jié)

1、會議文件整理歸檔。

2、會議用品、紀念品整理。

XX公司 二○XX年X月X日

第二篇：大型會議會務(wù)安排工作規(guī)范

大型會議會務(wù)安排工作規(guī)范

一、會前的策劃工作

決定召開會議后，應(yīng)做好會前的各項策劃工作，包括：

1、商定與會人員范圍（含嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、正式代表和列席代表）。

2、商定會議日程。

3、商定會場（含討論地點）和會議住地的安排及討論分組原則。

4、商定會議文件材料的起草和印發(fā)工作。

5、商定會議報名和簽到事項。

6、商定參觀點的安排。

7、商定獎品、證書的發(fā)放安排或紀念品、獎品、證書的購買和制作工作。

8、商定新聞報道的有關(guān)事宜。

二、會議有關(guān)問題的請示

根據(jù)協(xié)調(diào)情況，提出關(guān)于會議有關(guān)具體問題的請示，即會務(wù)安排工作方案，報黨、校辦主任審核。請示包括以下內(nèi)容：

1、會議的名稱、時間、地點和主題。

2、出席會議的人員范圍。

3、會議的議程、日程安排方案，會議主持人、講話人、發(fā)言人建議名單。

4、會場的布置和座位（含主席臺）安排原則。

5、分組討論的編組原則和召集人建議名單。

6、會議文件材料（含主持詞、大會發(fā)言稿、參閱材料）的起草、審批、印發(fā)的原則。

7、獎品、證書的安排發(fā)放（含紀念品、獎品、證書的購買或制作要求）。

8、會議合影、參觀的組織安排。

9、與會人員請假的原則。

10、新聞報道的原則。

11、與會人員或來賓的接待及食住行安排原則。

三、會議的通知

1、全校性會議，通知以黨委辦公室、校長辦公室名義發(fā)出。通知中應(yīng)明確會議的時間、地點、主題、參加會議人員范圍、請假要求、簽到的時間和地點等。如召開視屏?xí)h，通知中應(yīng)明確在主會場、分會場參加會議的有關(guān)事項。

2、校外會議，邀請函以廣東外語外貿(mào)大學(xué)或廣東外語外貿(mào)大學(xué)校友總會名義發(fā)出。邀請函中應(yīng)明確會議的時間、地點、主題、報名要求、簽到的時間和地點等。邀請函需附回執(zhí)。

3、會前適當(dāng)時間，應(yīng)向校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出《校領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排》，明確會議時間、地點、與會人員范圍、日程安排，每一節(jié)大會的程序（由誰主持、誰講話、誰發(fā)言，是否安排與會議代表合影，是否安排頒獎等），領(lǐng)導(dǎo)到達會場的時間，著裝要求等等。

《校領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排》式樣：

校領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排 黨委辦公室、校長辦公室綜合科2010年 1 月 3 日

廣東外語外貿(mào)大學(xué)2010發(fā)展戰(zhàn)略研討會

暨校務(wù)委員會擴大會議

根據(jù)學(xué)校的工作安排，“2010學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略研討會暨校務(wù)委員會擴大會議”定于2010年1月9日至11日召開。

會議議題：1.開拓視野，更新觀念，進一步提高我校教育教學(xué)管理水平；2.學(xué)科建設(shè)和研究生教育。

與會人員范圍：校領(lǐng)導(dǎo)、校務(wù)委員、各學(xué)院(部)院長(主任)、黨總支書記，各科研、教輔、機關(guān)單位主要負責(zé)人，共約99人。著裝要求：參加大會時，請領(lǐng)導(dǎo)同志著西裝。附：日程安排

發(fā)：＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊

（經(jīng)辦人：電話：36207007）（共印12份）

四、會前的有關(guān)準備工作

1、召開籌備會，召集相關(guān)人員布置具體工作。

2、制作會議證件。

3、制作橫幅、背景板、歡迎牌和引導(dǎo)牌。

4、排出會場（含主席臺）座位圖。

5、制作照相站位圖，并通知攝影師。

6、收集和整理與會人員出席情況，重點是落實校領(lǐng)導(dǎo)出席會議的情況。

7、提出分組討論的具體名單（含召集人），安排小組討論地點。

8、打印姓名牌，布置會場。

9、檢查會議文件材料的印發(fā)情況和主持詞、發(fā)言稿的準備情況。

10、檢查會議紀念品或獎品、證書的制作情況，包括獎品、證書的遞送組織情況。

11、制作外地來賓的車輛接送安排表及會務(wù)用車安排表。

12、落實會議期間的用餐安排。

13、合成《會議須知》，報黨、校辦主任審定。

五、會議報到

1、按照會議報到時間，提前30分鐘到達現(xiàn)場，檢查工作人員到達情況，組織協(xié)調(diào)報到工作。

2、與會人員報到時，應(yīng)在簽到后再發(fā)給會議證件，憑會議證件辦理其他報到手續(xù)。

六、會議期間的服務(wù)工作

1、每節(jié)大會前，提前40分鐘到達會場，檢查會場的各項準備情況(會議中需播放國歌、國際歌、頒獎音樂的應(yīng)監(jiān)聽)。

2、做好會場內(nèi)外、領(lǐng)導(dǎo)休息室的引導(dǎo)工作。

3、負責(zé)與會人員在會場的報到工作，根據(jù)報到情況及時清點到會人數(shù)。

4、掌握主要領(lǐng)導(dǎo)到達會場時間并注意迎候，領(lǐng)導(dǎo)到達后，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)進入休息室。

5、會前3分鐘開始整理會場，提醒與會同志盡快入座，并關(guān)閉手機。

6、會場整理好后，向黨、校辦主任報告，于會前1分鐘協(xié)助黨、校辦主任引導(dǎo)主要領(lǐng)導(dǎo)到會場指定位置就座。

6、開會期間，做好會場內(nèi)外的值班工作，及時辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項并做好會議記錄，做好頒獎時的有關(guān)引導(dǎo)工作。

7、分組討論，應(yīng)安排工作人員提前20分鐘到各討論點檢查會場的準備情況，做好引導(dǎo)工作。

8、如安排合影，請注意提前安排場地，了解攝影師的到位情況。

七、會后的整理工作

1、每節(jié)會議結(jié)束后，及時檢查會場，注意收集與會人員遺漏的文件或其他物品并盡快轉(zhuǎn)交有關(guān)同志。

2、及時收集會議有關(guān)資料，整理后歸檔，保存為電子文檔和打印材料各一

份。

第三篇：會務(wù)安排流程

會務(wù)安排流程

會務(wù)一般分為三個階段，會前準備、會間服務(wù)、會后處理(一)會前準備階段。（例會和小型會議不安排食宿，適當(dāng)簡化）

1、制定會議方案。

對會議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會期、議題、日程安排、經(jīng)費預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據(jù)。如作變動，需及時請示報告，不可自作主張，隨意改變方案。

2、拿出會務(wù)工作實施計劃。

主要籌辦人員對本次會議所需的各項準備工作，按內(nèi)容或承辦部門歸類，按時間順序排隊，列出共有多少項工作，每項工作擬由哪個部門或個人負責(zé)，以及各項工作的基本要求、完成的時限等。這樣做可以使分管會務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。

3、組織召開協(xié)調(diào)會議。

較大型會議會務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門多，要根據(jù)需要，組成會務(wù)工作組，召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會。召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會的主要內(nèi)容是：傳達或印發(fā)會議方案，明確各組或各人的任務(wù)，研究和補充《會務(wù)工作實施計劃》，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對性地提出要求，明確分工，責(zé)任到組到人。

3、印發(fā)會議通知。

召開會議的基本問題確定以后，要盡快發(fā)出會議通知，給參加會議的人員留出準備時間。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內(nèi)容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報告與會人員名單，要不要報告報到時需接站的人數(shù)及所乘坐車次，以及有問題如何聯(lián)系等。

4、印制會議票證。（大中型會議）

對正式出席會議的人員要發(fā)給出席證，列席會議的人員要發(fā)給列席證，會議工作人員要發(fā)給工作證，進行選舉等其他重要會議，還可印制使用印有座號的座次證，密級較高、進出住所需嚴格控制的會議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認。會議各種票證應(yīng)于會議報到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報到時核發(fā)，座次證一般在舉行全體會議之前臨時分發(fā)。如會場有條件擺座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。

5、準備會議用品。

本著勤儉節(jié)約的原則，按照會議方案中的預(yù)算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據(jù)給出的預(yù)算按照個人分配。表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務(wù)，要提前準備選票、票箱、監(jiān)票和計票人胸簽及計票所需物品。

6、會議用品申請流程

根據(jù)方案中的預(yù)算提出需求，要求要寫明總費用標準以及與會人員的每人標準，遞交聯(lián)絡(luò)函，先交由部門負責(zé)人簽字，部門負責(zé)人同意之后交由行政負責(zé)人統(tǒng)一采購。

7、印制與會人員和工作人員名冊。

8、印制《會議須知》。

《會議須知》一般包括6個方面的內(nèi)容：即日程安排、會議編組、作息時間、會務(wù)組等會議工作人員的電話號碼、注意事項。會議編組主要根據(jù)會議的任務(wù)確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、醫(yī)療、交通和通信4個方面。會議方案確定后，要把會議人員、伙食標準及其他服務(wù)保障要求及時通知接會的酒店。

10、設(shè)置會場。

設(shè)置會場主要包括懸掛會標、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準的要及時請示。另外，對會場的供電、供暖(冷)、音響等設(shè)備要全面了解，如無把握，應(yīng)有應(yīng)急方案。

11、做好接站準備。

依據(jù)與會人員報到時所乘車次，列清什么時間、接哪個車次的哪些人、什么車去接、由誰負責(zé)等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實。

(二)會間服務(wù)階段。會議從報到之日起。會議召開期間要根據(jù)實際需要，做好以下8項工作。

1、組織好會議報到。

提前安排接站人員和車輛，及時去機場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。確定專人，在開會通知指定的報到地點和報到時間內(nèi)堅守崗位，保證自行到會的人員及時得到安排。對一些臨時情況，如與會人員所帶司機或親屬朋友等需安排食宿的，報到處要及時掌握，并向上級匯報，得到指示之后妥善安排。

2、會場組織工作。

每次舉行全體或分組會議時，會務(wù)工作人員都要提前進入會場，首先檢查會場設(shè)置和設(shè)備，然后協(xié)助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點并報告到會人數(shù)，掌握和隨時通知有關(guān)人員調(diào)控會場音響、溫度、照明等；督促服務(wù)人員及時送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應(yīng)急處理，保證大會有條不紊地順利進行。如會議臨時動議需要調(diào)整議程，增減議題，擴大或縮小與會人員范圍等，也需要隨時進行調(diào)度，作出適當(dāng)安排。

3、會議主持詞的撰寫。

主持詞有時由材料組負責(zé)，有時由會務(wù)組負責(zé)。即使由材料組負責(zé)，會務(wù)工作人員也要及時了解掌握。會議安排的變動、學(xué)習(xí)討論的重點、傳達貫徹的意見等，一般是通過首長的會議主持詞來公布和明確的。尤其是會議進行選舉或表決等事項，會議主持詞實際等于會議的“腳本”，會務(wù)工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會議預(yù)定議程。

4、做好會議記錄。

要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報會記錄。全體會議記錄的要求是：沒有印發(fā)材料的要分別依據(jù)重要程度做詳細記錄或摘記大意與要點；已印發(fā)材料的，要著重記錄講話人作出發(fā)揮、增補或解釋的地方，作為已印發(fā)材料的補充留存。重要報告、講話要錄音、錄像。領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實、準確、完整，不遺漏主要觀點，不改變講話原意，有爭議之處也要照實記錄，客觀地反映會議的內(nèi)容和進程，為日后查考提供依據(jù)。

5、現(xiàn)場參觀組織工作。

事先要派員察看現(xiàn)場，與被參觀單位商定現(xiàn)場會開法和參觀路線，提前做好各項準備?，F(xiàn)場距離較遠、需乘坐車輛時，要按組定車、編排車號、做好乘車組織工作和行車安全保衛(wèi)工作。參觀時，會務(wù)工作人員要分工把口，加強聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。

6、會議簡報編印工作。

有的會議為使領(lǐng)導(dǎo)成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報，交流情況，給領(lǐng)導(dǎo)主持和指導(dǎo)會議提供依據(jù)和參考，要編印會議簡報，由材料組或會務(wù)組編印分發(fā)。編印簡報的一般要求是：標題要醒目，內(nèi)容要精煉，篇幅要簡短，印發(fā)要及時。

7、會議材料回收工作。

會議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會議結(jié)束前應(yīng)予以回收，以防發(fā)生失泄密事故。對因特殊情況而缺交、漏交的，會后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對新聞單位或其他臨時赴會借閱文件的人員，發(fā)文時一定要登記和交代清楚，他們離會時及時回收。

8、做好與會人員的返程服務(wù)工作。

會務(wù)組應(yīng)在會議結(jié)束前知悉返程需要住宿安排的人數(shù)，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預(yù)購車票，并分別按乘車時間編組，做好送站安排等。在這項工作中，最關(guān)鍵的是抓好安全，應(yīng)在會議結(jié)束時，通過主持會議的領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)返程安全問題，嚴格不開夜車、不開快車等規(guī)定。

(三)會議善后階段。會議結(jié)束，會務(wù)工作不能同時結(jié)束，還要繼續(xù)做好會議的善后工作。會議善后工作主要有以下4項：

1、做好財務(wù)結(jié)算。

會議結(jié)束后，會務(wù)組要及時與酒店有關(guān)人員一起，核算住房、伙食等費用，并盡快結(jié)算外圍賬目。對凡屬已列入會議預(yù)算或預(yù)算外開支應(yīng)納入會議報銷的經(jīng)費，都要作出處置，不要有遺留的問題。

2、做好會務(wù)工作總結(jié)。

會務(wù)工作基本完成后，大會秘書處應(yīng)及時召集全體會務(wù)工作人員進行總結(jié)，肯定成績，指出問題，找出經(jīng)驗教訓(xùn)，并對表現(xiàn)好的人員進行表揚。

3、會議文件材料的合訂留存。

會議形成的一切文件材料，包括主持詞和發(fā)言記錄等，在會間都要注意收集，會后要系統(tǒng)排列，裝訂成冊，留作資料，一般應(yīng)裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。

4、會務(wù)用品的歸還和整理。

每次會議結(jié)束后，對一些常用的會議用品，借來的應(yīng)立即歸還，自置的應(yīng)加以整理，以便下次再借或再用。

第四篇：會務(wù)座次安排

會務(wù)座次安排

會議或接待時排座次、擺名簽，一是體現(xiàn)主次之分；二是便于領(lǐng)導(dǎo)對號入座，避免上臺之后互相謙讓。會議座次排列主要分以下幾種情形：

（1）一般大型會議主席臺的座次排序

根據(jù)中國人的傳統(tǒng)習(xí)慣，遵循“左為上，中為上，前為上，遠門為上”原則。

單排排列方法是：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為奇數(shù)時，1號領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)排在1號的左邊，3號領(lǐng)導(dǎo)排在右邊，其他按一左一右依次排列。

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志人數(shù)為偶數(shù)時，1號、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，1號領(lǐng)導(dǎo)排在居中座位的左邊，2號領(lǐng)導(dǎo)排右邊，其他仍按一左一右依次排列。

如果主席臺設(shè)兩排以上，一般遵循“前為上、后為下”的原則。（2）接待來賓時的座次排序

接待領(lǐng)導(dǎo)和來賓時，一般在小型會議室，會議桌是長條形或橢圓形，主方和客方相向而坐。如會談桌一側(cè)朝向正門，則主方坐背門一側(cè)，客方坐面向門一側(cè)。即遠離門口一方為上。

注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)或來賓席，B為主方席；當(dāng)A為外賓時，A3與B3分別為客方與主方譯員。

如會談桌一端朝向正門，即縱向擺放，則以面向門方向為準，左側(cè)為客方，右側(cè)為主方。

（3）座談會的座次排序

召開座談會一方是參加會議的領(lǐng)導(dǎo)，一方為參加會議的人員。會議場所與接待來賓相似，排列也與其相仿。如會議桌一側(cè)朝向正門，則參加會議人員坐背門一側(cè)，領(lǐng)導(dǎo)坐面向門一側(cè)。

如會議桌一端朝向正門，即縱向擺放，則以面向門方向為準，左側(cè)為參會領(lǐng)導(dǎo)，右側(cè)為參會人員。

（4）沙發(fā)室座次的排序

沙發(fā)室坐席的排列，主方與客方分坐左右兩側(cè)，客方坐在左側(cè)，主方坐在右側(cè)。

注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)或來賓席，B為主方席。

如果是接待外賓，則客方坐在右側(cè)，主方坐在左側(cè)。如需譯員、記錄，則分別安排在主賓和主人的身后。A為主方席，B為客方席。5）集體合影時的座次排序

□綜合管理部

（薦）注：（集體合影的人員排序與主席臺的排序相同。

會議接待的座次排列

張鯤

第五篇：會務(wù)流程安排

山西晉淘天下會務(wù)接待方案

背景

隨著電子商務(wù)行業(yè)的迅猛發(fā)展，晉淘天下晉商學(xué)院針對全社會電商人才極度匱乏的狀況，而重點推出普及型電商人才培訓(xùn)服務(wù)。將淘寶大學(xué)強大的師資隊伍和公司多年實踐相結(jié)合，使客戶迅速入門電商，熟悉電商規(guī)則，迅速提高能力，避免走彎路，減少無謂投入。電子商務(wù)相關(guān)政府單位工作人員、企業(yè)和個人通過代培委培、集中授課等多種形式參加培訓(xùn)，為其提供專業(yè)的電商理論、管理能力及實操技能培訓(xùn)，為更多的企業(yè)和個人從事電子商務(wù)提供強有力的人才保障。

一、會議前期準備

（一）會議人數(shù)和會務(wù)資料準備

1、確定會議人數(shù)，準備學(xué)員資料。

根據(jù)人數(shù)提前準備或印刷會議的資料。【例如：工作證、學(xué)員證、手提袋、筆、本、學(xué)員手冊、淘寶和本公司宣傳冊（里面加上這幾天課程時間等安排）等】（所有資料需定制，加上公司的logo以及設(shè)計。能更好的體現(xiàn)標準化，同時起到宣傳作用）

2、制作人員簽到表。

3、票務(wù)的準備。（現(xiàn)場簽到收費或提前收費）

5、確定好會議場地和價錢。并根據(jù)酒店的情況確定好學(xué)員的住房費用（自費）和方式。提前安排好講師的吃住問題。

4、A、會議橫幅的制定和懸掛。（標語、主題都可）

B、噴繪、展架、廣告牌等廣告的制作和擺放。

5、提前兩天安排好拍攝人員和拍攝器材。（攝影和攝像）

6、與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。

（二）會議主題、時間、場地

1、主題：根據(jù)不同級別（初、中、高）和課程待定

2、時間：待定

3、場地：當(dāng)?shù)亟煌ū憷?、物美價廉的酒店（待定）

（三）會場布置（1）簽到臺（一個）

設(shè)立在大廳（2）指示牌（兩個）

一個放于酒店門口，一個放于會議室門口。（3）會議設(shè)備、設(shè)施的準備。

A、確保投影儀、話筒音響燈光照明的正常使用。

B、若有【主席臺】考慮花擺裝飾，在主席臺、主持人發(fā)言桌前放置鮮花，以營造優(yōu)美的環(huán)境氛圍。另外，酒店大廳門口或會議室兩側(cè)可放花籃。

C、會場可備用熱水提供或礦泉水的準備。（從成本考慮最好是熱水）D、白板、白板、板擦的備用。（可以提前詢問講師是否需要）E、根據(jù)人數(shù)確定好桌椅的擺放。（4）會議的水牌準備好。

二、會議流程

1、提前一天的下午14:00時開始設(shè)立簽到服務(wù)臺，準備好會務(wù)接待。負責(zé)學(xué)員簽到，發(fā)放資料，學(xué)員證、房間安排。

2、安排專門人員負責(zé)講師的接待和吃住。

3、會議門口安排接待人員（2個）負責(zé)入場秩序、會場服務(wù)、給予會議人員幫助以及應(yīng)對現(xiàn)場問題。（參會人員應(yīng)該提前20分鐘入場）

4、會議時間：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中場各休息半小時）（具體時間方案可按實際情況改動）

5、按照會議的大小若需要，安排主持人在會議開場對講師進行介紹、對會場秩序進行宣布、適當(dāng)活躍現(xiàn)場氣氛。會議結(jié)束后，負責(zé)說明會議的其他安排，及時通知給每一個會議人員。

6、如需會議用餐，與酒店聯(lián)系好用餐問題，則提前發(fā)放餐券給會員。（每天晚上發(fā)放一次，謹防丟失等不必要的問題）

備注：講師與課程確定之后，再出具體流程方案。（時間、地點、課程、人員安排）

三、人員安排

（一）領(lǐng)導(dǎo)小組：

組

長：xx

負責(zé)本次會議的全面領(lǐng)導(dǎo)和總指揮。

副組長：xx|

負責(zé)會議策劃、會場布置及會務(wù)工作。

（二）分組及工作職責(zé)：

1、策劃布置組：

成員：xx、xx

工作任務(wù)：a 負責(zé)完成會議策劃方案的擬寫；

b負責(zé)協(xié)助和完成會議現(xiàn)場的布

置及會議結(jié)束后的現(xiàn)場撤除工作；

c負責(zé)活動全程攝像、攝影和合影；

2、會務(wù)組：

成員：xx、xx

工作任務(wù)：a 負責(zé)各種物資的采購和準備；

b 負責(zé)酒店聯(lián)系及參會人員，住宿、飲食安排；

c負責(zé)會議室安排；

d負責(zé)講師人員的接待和陪同；

e負責(zé)參會人員接送；

f負責(zé)各種資料的準備、裝袋和發(fā)放；

g負責(zé)對各工作組工作的協(xié)調(diào)、檢查和考核；

四、費用預(yù)算

? 會議廳費

x x元 ? 講師食住行費、講課費

x x元 ? 工作人員費用（食、?。?/p>

x x元 ? 制作廣告費

x x元 ? 資料制作費

x x元 ? 水費

x x元 ? 不可預(yù)計費用

x x元

共計：XXX元

五、注意事項

1、各組工作人員必須嚴格按籌備工作計劃的 進度要求推進工作；

2、市場督查負責(zé)督促各工作組的工作按時完成；

3、會議期間公司人員必須統(tǒng)一著裝，佩帶工作牌；

4、會議期間公司人員必須提前到達現(xiàn)場，不得遲到、早退和無故缺席。

六、會議后續(xù)工作

1、安排講師、與會者有序離開會場。

2、會場和文件資料整理，出一份會議總結(jié)報告。

3、費用報銷。

4、如需要可以安排與會人員參加旅游。（特色旅游增進大家之間的聯(lián)系、需額外付費）

會務(wù)組

2015年3月15日