第一篇：分組式會務(wù)工作安排

會務(wù)工作安排

一、會務(wù)負責團隊：

接到會議通知后，辦公室應(yīng)根據(jù)會議的出席人數(shù)、與會人員情況及會議規(guī)格成立會務(wù)負責團隊，確定總負責人、會議策劃組、會議后勤組、會場布局組、會場服務(wù)組、電子設(shè)備組、影像攝錄組、會議簽到組、會場引導(dǎo)組、會場應(yīng)急組等各組工作人員。

會務(wù)負責團隊成立后，立即發(fā)揮會務(wù)領(lǐng)導(dǎo)作用，根據(jù)會議服務(wù)要求，具體安排部署會務(wù)各組的工作。

二、總負責人：

對會議所有工作進行安排和部署，協(xié)調(diào)各組工作，督促工作進度，承擔現(xiàn)場指揮，對會議全程負有全部責任。

三、會議策劃組：

由會議策劃組準備會議前工作，了解與會人員的相關(guān)資料，確定會議的出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時選取、調(diào)整會議場地。會議策劃組要提前以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。

由會議策劃組草擬會議議程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應(yīng)涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項。根據(jù)議程，要合理安排與會領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人的講話順序，確定會議所需物品、電子設(shè)備等。并根據(jù)會議議程，安排好會

議各組的工作時間，按照實際情況留好各組工作的提前量。

會議結(jié)束后，會議策劃組要對會議全程的講話內(nèi)容、照片、影像等資料進行匯總和整理，以備單位紀念或宣傳使用。同時，針對每次會議出現(xiàn)的問題及情況撰寫書面材料，總結(jié)優(yōu)點及不足，不斷進行修正和改進。

四、會議后勤組：

會議后勤組應(yīng)根據(jù)會議的出席人數(shù)、與會人員情況、會議規(guī)格，按照會議策劃組的安排部署，提前確定會議會標、橫幅、投影儀、幻燈片的使用情況，對會場進行查缺補漏。

按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格，會議后勤組要提前采購、準備會議所需筆記本、筆、水杯、水壺、花草、水果、飲品等用品。如會議期間有住宿、午休或餐飲要求，應(yīng)提前確定休息和餐飲的時間、場所，按照接待預(yù)算的金額確定標準，并根據(jù)會議策劃組提前了解的與會人員情況，注意飲食禁忌等特殊需求。

會議后勤組負責與會人員的桌牌制作，桌牌以紅底紙張打印，使用兩面三角名牌架擺放，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識，制作完成后將名牌交付會場布局組，并及時向其他負責組通報情況。

五、會場布局組：

會場布局組應(yīng)根據(jù)會議的出席人數(shù)、與會人員情況、會議規(guī)格、會議室的位置和規(guī)模，確定會場整體布局，包括橫幅、會標等宣傳用品的布局，主席臺的布局、電子設(shè)備控制臺的布局、整體會議室的桌椅分布，確定后制作與會人員座次表，按照座次表擺放好會場布局，座椅的數(shù)量應(yīng)按出席

人數(shù)擺放，并多預(yù)留兩到四位。隨后向會場服務(wù)組、會場引導(dǎo)組交付會場座次表，并及時向其他負責組通報情況。

六、會場服務(wù)組：

會場服務(wù)組具體負責會場服務(wù)工作，人員著裝要統(tǒng)一整潔、站姿規(guī)范端莊、不濃妝艷抹、不佩戴首飾；語言上語調(diào)溫和、音量適中、普通話規(guī)范、文明禮貌；態(tài)度上彬彬有禮、微笑服務(wù)。

會場服務(wù)組要提前檢查會議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、水杯、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據(jù)座次表擺放好桌牌、花草、水果、筆、筆記本、會議議程及其他會議所需要的文件。

會場服務(wù)組提前至少一小時開好空調(diào)，準備好充足熱水，會議進行中注意始終常備熱水壺，并及時加水。會議開始后要根據(jù)與會人員杯中水的水量，靈活掌握，隨時倒水。

會議中間休息時，會場服務(wù)組要盡快整理會場，補充和更換各種用品。會后，會場服務(wù)組要及時做好會場清潔工作。并檢查會場內(nèi)有無與會人員遺留的物品，若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應(yīng)迅速做好記錄并及時歸還。

七、電子設(shè)備組：

電子設(shè)備組應(yīng)提前做好必要的設(shè)備調(diào)試工作，保證會議期間的電子設(shè)備能正常使用。并根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，調(diào)試話筒高低位置、效果及接口等，確保話筒及音量正常；如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則根據(jù)會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行調(diào)試。準備并調(diào)試好備用話筒。

會議期間，電子設(shè)備組要隨時監(jiān)管各類電子設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時查找

問題所在，迅速解決。并根據(jù)會議議程，及時關(guān)注下一位發(fā)言人的話筒開關(guān)及位置，如遇到話筒突然失常，應(yīng)迅速更換備用話筒。

會議結(jié)束后，電子設(shè)備組負責關(guān)閉話筒、空調(diào)等所有電器設(shè)備，進行安全檢查后離開會場。

八、影像攝錄組：

影像攝錄組應(yīng)提前做好攝像機、照相機等影像設(shè)備的準備工作，并提前到達會場預(yù)設(shè)機位，確定最佳影像攝錄點，并將情況向會場布局組進行通報。

在會議休息或結(jié)束時，根據(jù)需要組織與會人員在指定地點進行合影留念。

九、會議簽到組：

會議簽到組應(yīng)提前設(shè)計好會議簽到表，簽到表中應(yīng)包括與會人員姓名、單位、職務(wù)、聯(lián)系方式等信息。會議當天，在會場外入口通道較明顯的地方，設(shè)與會人員簽到處，會議簽到組應(yīng)提前一小時趕赴會場，進行簽到，簽到時注意維持秩序。

十、會場引導(dǎo)組：

會場引導(dǎo)組提前一個小時到達會場。會場門外設(shè)置迎賓人員，站在會議室門口兩側(cè)，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進入，同時使用“早上好、下午好”等文明用語。會場內(nèi)設(shè)置引導(dǎo)人員，根據(jù)本場座次表將與會人員有序引領(lǐng)至座位。

會議結(jié)束時，會場引導(dǎo)組應(yīng)及時打開通道門，站立兩側(cè)，禮貌相送，微笑點頭，并說“慢走、再見”。

十一、會場應(yīng)急組：

會議前，會場應(yīng)急組要提前確定應(yīng)急預(yù)案，有計劃的開展應(yīng)急演練，并根據(jù)預(yù)案備好電話、藥品、備用電源等物品，對會場各種緊急情況進行應(yīng)急處置。

會議期間，會場應(yīng)急組應(yīng)全程在位，隨時關(guān)注會場情況，實時支持會場各組。并注意觀察主席臺，察覺領(lǐng)導(dǎo)如有需要幫助時，及時上前詢問。遇到參會人員有特殊的要求，應(yīng)盡量給予解決，如不能及時解決，應(yīng)立即向上一級報告，并盡快給予答復(fù)。

第二篇：會務(wù)組成員及工作安排

會務(wù)組成員及工作安排

成立會務(wù)組，成員應(yīng)由以下科室人員組成：

鑒定中心：負責本次考評員培訓考試的全面會務(wù)工作。辦公室：車輛調(diào)度及安排，布置開班典禮前領(lǐng)導(dǎo)休息室（東校區(qū)中會議室），布置會場主席臺（座簽的制作與擺放、桌布、水壺水杯、會場飲水機2個等）。

培訓處：住宿安排，伙食安排及就餐證發(fā)放，提供洗刷用品，在東西校區(qū)干訓公寓、培訓樓提供開水等。（伊局長要求午餐、晚餐公布菜譜）

宣教處：話筒、音響的準備調(diào)試，照相攝像，配備多媒體技術(shù)人員調(diào)試多媒體，準備伊局長、王校長發(fā)言稿等。

后勤處：懸掛會標及橫幅，打掃教室及考場衛(wèi)生（主要是擦桌凳），布置主席臺桌椅，保證住宿、教室（學術(shù)報告廳）供暖良好，保證供電正常（如停電應(yīng)及時發(fā)電），提供教室飲水機電源線等。

財務(wù)處：分兩攤收費，東、西校區(qū)各一，提前準備發(fā)票和較大數(shù)額現(xiàn)金（約8萬元）。

安保處：負責培訓期間安全保衛(wèi)工作，安排保安上課期間巡邏，確保學員財物安全。

團委：安排東、西校區(qū)引導(dǎo)員四人（學生）。

第三篇：會務(wù)組工作安排

會務(wù)組工作安排

第一組:組長：曹文瑾

副組長:丹超

成員：翟清林莫留章梁世剛王瑞娥

陳淑娟梁蕾王晶

主要職責：

1、負責主席臺大型噴繪設(shè)計安裝，前置彩虹門，兩側(cè)四根懸掛條幅氣柱，地面鋪設(shè)紅地毯，擺放鮮花及紅色通道，檢查音箱使用效果（丹超、莫留章）

2、負責主席臺兩側(cè)架設(shè)8門禮花炮和冷煙火，按議程要求鳴放。

3、參會領(lǐng)導(dǎo)胸花佩戴，上臺引導(dǎo)，站位順序（王瑞娥 陳淑娟 梁蕾 王晶）

第二組：組長：王天增

副組長：王安超

成員：楊振民石玉昆呂建華楊濤周盧彥

馮社芳王彥江張聰書郭聰琴

劉云萍李悅?cè)A

主要職責：

1、負責參會有關(guān)局委干部職工會場排列及秩序。要求學生統(tǒng)一著裝，排列整齊有序。

2、安排60名旗手在東西兩側(cè)及南側(cè)護立。

3、安排宣傳版面的擺放和看護。

4、安排布置咨詢臺，要求統(tǒng)一著裝，準備好宣傳資料和橫幅，接待來訪人員咨詢（楊濤、周盧彥、李悅?cè)A）第三組：組長：李海生

副組長：沈小紅

成員：李彥林白宏偉楊國紅王潔

主要職責：

1、負責聯(lián)絡(luò)秧歌、鑼鼓隊，準時到位助興并按議程要求表演。

2、大屏幕宣傳專題片按議程要求播放。

3、負責會場電力安全使用及環(huán)境衛(wèi)生。

總體要求：今天下午會場布置及活動安排大頭落地，明天早上7點會務(wù)組全體人員到會場集中開展工作，8點所有準備工作就緒，確保萬無一失。

二〇一一年九月十九日

第四篇：常規(guī)會務(wù)工作安排流程

常規(guī)會務(wù)工作安排流程

1.會務(wù)工作總體思路

（1）任務(wù)分解。將會務(wù)工作分解為各專項任務(wù)，明確分工并保證質(zhì)量。（2）責任到人。每項任務(wù)均有專人負責。

（3）周密計劃。每項任務(wù)均需制定周密的工作計劃。（4）逐項落實。計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均需嚴格落實。2.會前準備

（1）成立會務(wù)組 ① 會務(wù)組組長：總體負責 ② 萎靡材料小組：負責組織、手機、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄音錄像）、會議紀要與總結(jié)起草。③ 后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。④ 任務(wù)分解后，形成《會務(wù)工作分派表》，相關(guān)責任人簽字。（2）明確會議概況

全體會務(wù)人員應(yīng)明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容： ① 會議主題 ② 級別與規(guī)模 ③ 參會人員（與會人員的單位、職務(wù)）④ 會期余日程安排（會議日期、時間、議程、活動安排等）⑤ 根據(jù)會議概況，按集團本部有關(guān)標準預(yù)算會議經(jīng)費，簽報集團本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準

（3）選定會議場所 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：聯(lián)系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項目包括：價格（客房、會場及其他服務(wù)項目的價位）；設(shè)施（客房、會議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）；交通（便利與否）；當期有無接待能力。③ 綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價原則選取一家，簽報集團本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準。集團本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，立即完成以下工作：與賓館確認個主要服務(wù)項目的收費標準與折扣；根據(jù)會議預(yù)算領(lǐng)取支票。（4）下發(fā)會議通知、登陸代表名單 ① 責任人：文秘材料小組 ② 責任。在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準后下發(fā)各參會單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯(lián)系電話、會務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報到日期、有關(guān)事項（如要求自帶有關(guān)資料、物品等）、會議回執(zhí)、會址交通導(dǎo)引等。③ 會議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達給各參會人員。

會議通知下發(fā)后，會務(wù)組聯(lián)系人負責按會議回執(zhí)登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內(nèi)容應(yīng)包括：單位、姓名、職務(wù)、性別、民族、到達航班與到達時間、是否要求接站等。

登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上編制《接站安排表》。（5）準備會議材料、用品 ① 責任人：兩組分工協(xié)作 ② 材料內(nèi)容。會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式會議材料外，還應(yīng)包括：會議代表名單（附房間號）、日程安排、各項活動地點及注意事項等。③ 會議用品。會議用品由后勤保障小組負責，應(yīng)準備的會議用品包括：與會領(lǐng)導(dǎo)桌簽（可由賓館代為制作）；參會代表證（可由賓館代為制作）；會場條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機、照相機、攝影機；打印機及紙張、投影儀（根據(jù)需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發(fā)）；藥箱（備常用藥品）等。（6）餐飲安排 ① 責任人：根據(jù)情況具體落實 ② 責任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實以下工作：就餐地點、就餐時間、席位安排。（7）會場安排 ① 責任人：根據(jù)情況具體安排 ② 責任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實會議室、領(lǐng)導(dǎo)臨時休息室。③ 會場布局包括：作詞安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人。

（8）文體活動安排 ① 根據(jù)實際情況和需要細化內(nèi)容（9）房間安排 ① 責任人：后勤保障小組 ② 責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。3.會中服務(wù)（1）接站（2）簽到

①在正式報到前日，應(yīng)完成以下工作：將分裝好的會議材料的文件袋運送至賓館；統(tǒng)一領(lǐng)取代表餐劵并分裝至文件袋；統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間；在房門上粘貼印有代表姓名的紙張；花卉、水果等分發(fā)到各房間；準備好簽到簿、訂票登記單等待用。③ 到工作包括以下環(huán)節(jié)：在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設(shè)置歡迎引領(lǐng)標牌）；在賓館門廳設(shè)置簽到處、專人負責簽到。4.會后收尾

（1）退房、送站（2）結(jié)賬

第五篇：會務(wù)安排流程

會務(wù)安排流程

會務(wù)一般分為三個階段，會前準備、會間服務(wù)、會后處理(一)會前準備階段。（例會和小型會議不安排食宿，適當簡化）

1、制定會議方案。

對會議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會期、議題、日程安排、經(jīng)費預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會議的依據(jù)。如作變動，需及時請示報告，不可自作主張，隨意改變方案。

2、拿出會務(wù)工作實施計劃。

主要籌辦人員對本次會議所需的各項準備工作，按內(nèi)容或承辦部門歸類，按時間順序排隊，列出共有多少項工作，每項工作擬由哪個部門或個人負責，以及各項工作的基本要求、完成的時限等。這樣做可以使分管會務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。

3、組織召開協(xié)調(diào)會議。

較大型會議會務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門多，要根據(jù)需要，組成會務(wù)工作組，召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會。召開會議籌辦工作協(xié)調(diào)會的主要內(nèi)容是：傳達或印發(fā)會議方案，明確各組或各人的任務(wù)，研究和補充《會務(wù)工作實施計劃》，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對性地提出要求，明確分工，責任到組到人。

3、印發(fā)會議通知。

召開會議的基本問題確定以后，要盡快發(fā)出會議通知，給參加會議的人員留出準備時間。會議通知一般包括“八要素”：即會名、主要內(nèi)容、參加人員、報到時間、會期、會址、著裝、注意事項。注意事項主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報告與會人員名單，要不要報告報到時需接站的人數(shù)及所乘坐車次，以及有問題如何聯(lián)系等。

4、印制會議票證。（大中型會議）

對正式出席會議的人員要發(fā)給出席證，列席會議的人員要發(fā)給列席證，會議工作人員要發(fā)給工作證，進行選舉等其他重要會議，還可印制使用印有座號的座次證，密級較高、進出住所需嚴格控制的會議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認。會議各種票證應(yīng)于會議報到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報到時核發(fā)，座次證一般在舉行全體會議之前臨時分發(fā)。如會場有條件擺座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。

5、準備會議用品。

本著勤儉節(jié)約的原則，按照會議方案中的預(yù)算，為與會人員購置文具、茶歇等會議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據(jù)給出的預(yù)算按照個人分配。表彰會議還要購買獎品等。如果會議有選舉任務(wù)，要提前準備選票、票箱、監(jiān)票和計票人胸簽及計票所需物品。

6、會議用品申請流程

根據(jù)方案中的預(yù)算提出需求，要求要寫明總費用標準以及與會人員的每人標準，遞交聯(lián)絡(luò)函，先交由部門負責人簽字，部門負責人同意之后交由行政負責人統(tǒng)一采購。

7、印制與會人員和工作人員名冊。

8、印制《會議須知》。

《會議須知》一般包括6個方面的內(nèi)容：即日程安排、會議編組、作息時間、會務(wù)組等會議工作人員的電話號碼、注意事項。會議編組主要根據(jù)會議的任務(wù)確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、醫(yī)療、交通和通信4個方面。會議方案確定后，要把會議人員、伙食標準及其他服務(wù)保障要求及時通知接會的酒店。

10、設(shè)置會場。

設(shè)置會場主要包括懸掛會標、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準的要及時請示。另外，對會場的供電、供暖(冷)、音響等設(shè)備要全面了解，如無把握，應(yīng)有應(yīng)急方案。

11、做好接站準備。

依據(jù)與會人員報到時所乘車次，列清什么時間、接哪個車次的哪些人、什么車去接、由誰負責等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實。

(二)會間服務(wù)階段。會議從報到之日起。會議召開期間要根據(jù)實際需要，做好以下8項工作。

1、組織好會議報到。

提前安排接站人員和車輛，及時去機場、車站迎候，把參加會議的人員接往會議住處。確定專人，在開會通知指定的報到地點和報到時間內(nèi)堅守崗位，保證自行到會的人員及時得到安排。對一些臨時情況，如與會人員所帶司機或親屬朋友等需安排食宿的，報到處要及時掌握，并向上級匯報，得到指示之后妥善安排。

2、會場組織工作。

每次舉行全體或分組會議時，會務(wù)工作人員都要提前進入會場，首先檢查會場設(shè)置和設(shè)備，然后協(xié)助會議主持人做好下列工作：組織與會人員入場、就座；清點并報告到會人數(shù)，掌握和隨時通知有關(guān)人員調(diào)控會場音響、溫度、照明等；督促服務(wù)人員及時送水、倒水；組織會間休息和散會退場；做好其他特殊情況的應(yīng)急處理，保證大會有條不紊地順利進行。如會議臨時動議需要調(diào)整議程，增減議題，擴大或縮小與會人員范圍等，也需要隨時進行調(diào)度，作出適當安排。

3、會議主持詞的撰寫。

主持詞有時由材料組負責，有時由會務(wù)組負責。即使由材料組負責，會務(wù)工作人員也要及時了解掌握。會議安排的變動、學習討論的重點、傳達貫徹的意見等，一般是通過首長的會議主持詞來公布和明確的。尤其是會議進行選舉或表決等事項，會議主持詞實際等于會議的“腳本”，會務(wù)工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會議預(yù)定議程。

4、做好會議記錄。

要確定專人做好會議記錄，包括全體會議記錄和分組討論情況匯報會記錄。全體會議記錄的要求是：沒有印發(fā)材料的要分別依據(jù)重要程度做詳細記錄或摘記大意與要點；已印發(fā)材料的，要著重記錄講話人作出發(fā)揮、增補或解釋的地方，作為已印發(fā)材料的補充留存。重要報告、講話要錄音、錄像。領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。會議記錄要使用專用的會議記錄本，力求真實、準確、完整，不遺漏主要觀點，不改變講話原意，有爭議之處也要照實記錄，客觀地反映會議的內(nèi)容和進程，為日后查考提供依據(jù)。

5、現(xiàn)場參觀組織工作。

事先要派員察看現(xiàn)場，與被參觀單位商定現(xiàn)場會開法和參觀路線，提前做好各項準備?，F(xiàn)場距離較遠、需乘坐車輛時，要按組定車、編排車號、做好乘車組織工作和行車安全保衛(wèi)工作。參觀時，會務(wù)工作人員要分工把口，加強聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。

6、會議簡報編印工作。

有的會議為使領(lǐng)導(dǎo)成員與參加會議的人員之間和各組之間能互通情報，交流情況，給領(lǐng)導(dǎo)主持和指導(dǎo)會議提供依據(jù)和參考，要編印會議簡報，由材料組或會務(wù)組編印分發(fā)。編印簡報的一般要求是：標題要醒目，內(nèi)容要精煉，篇幅要簡短，印發(fā)要及時。

7、會議材料回收工作。

會議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會議結(jié)束前應(yīng)予以回收，以防發(fā)生失泄密事故。對因特殊情況而缺交、漏交的，會后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對新聞單位或其他臨時赴會借閱文件的人員，發(fā)文時一定要登記和交代清楚，他們離會時及時回收。

8、做好與會人員的返程服務(wù)工作。

會務(wù)組應(yīng)在會議結(jié)束前知悉返程需要住宿安排的人數(shù)，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預(yù)購車票，并分別按乘車時間編組，做好送站安排等。在這項工作中，最關(guān)鍵的是抓好安全，應(yīng)在會議結(jié)束時，通過主持會議的領(lǐng)導(dǎo)強調(diào)返程安全問題，嚴格不開夜車、不開快車等規(guī)定。

(三)會議善后階段。會議結(jié)束，會務(wù)工作不能同時結(jié)束，還要繼續(xù)做好會議的善后工作。會議善后工作主要有以下4項：

1、做好財務(wù)結(jié)算。

會議結(jié)束后，會務(wù)組要及時與酒店有關(guān)人員一起，核算住房、伙食等費用，并盡快結(jié)算外圍賬目。對凡屬已列入會議預(yù)算或預(yù)算外開支應(yīng)納入會議報銷的經(jīng)費，都要作出處置，不要有遺留的問題。

2、做好會務(wù)工作總結(jié)。

會務(wù)工作基本完成后，大會秘書處應(yīng)及時召集全體會務(wù)工作人員進行總結(jié)，肯定成績，指出問題，找出經(jīng)驗教訓，并對表現(xiàn)好的人員進行表揚。

3、會議文件材料的合訂留存。

會議形成的一切文件材料，包括主持詞和發(fā)言記錄等，在會間都要注意收集，會后要系統(tǒng)排列，裝訂成冊，留作資料，一般應(yīng)裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。

4、會務(wù)用品的歸還和整理。

每次會議結(jié)束后，對一些常用的會議用品，借來的應(yīng)立即歸還，自置的應(yīng)加以整理，以便下次再借或再用。