第一篇:公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度
公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度
一、總則
1、了提高公司工作效率,保障信息傳遞暢通,根據(jù)公司的實(shí)際,制定本制度。
2、公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))是以O(shè)FFICE ANYWHERE網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺(tái),采用服務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu),建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分,是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。
3、為了加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理,提高公司工作效率,有效降低和節(jié)約成本,加快辦公自動(dòng)化建設(shè),保障文件和各種信息傳遞快捷通暢,根據(jù)《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》、《國家機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》、《中華人民共和國保密工作規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本制度。
二、組織職責(zé)
OA系統(tǒng)的運(yùn)行中,公司各部門各負(fù)其責(zé),協(xié)同配合。職責(zé)如下:
1、公司辦公室是公司辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為:(1)、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度;
(2)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)本部門工作流程設(shè)計(jì)、修改;(3)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)的審核;(4)、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限;(5)、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查工作流程的工作流轉(zhuǎn);
(6)、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔,并為其他部門提供查詢;(7)、協(xié)助其他部門組織操作培訓(xùn);
(8)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督;(9)、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的保密設(shè)置進(jìn)行定期檢查;
(10)、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督;(11)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份;
(12)、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作;
(13)、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù),確保服務(wù)器安全運(yùn)行;(14)、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理;(15)、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊。
3、人力資源部負(fù)責(zé)為OA辦公系統(tǒng)提供現(xiàn)行的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,提供OA辦公系統(tǒng)中用戶的流動(dòng)信息。主要職責(zé)為:
(1)、負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、新增用戶、變更用戶或注銷用戶的審核并報(bào)總經(jīng)理工作部;(2)、負(fù)責(zé)用戶離職的OA系統(tǒng)操作。
4、其他部門主要職責(zé)為:
(1)、負(fù)責(zé)制定本部門OA系統(tǒng)相應(yīng)管理制度;
(3)、負(fù)責(zé)本部門參與人員權(quán)限變更時(shí),及時(shí)提供給公司人力資源部申請(qǐng)調(diào)整;(4)、負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作需要,提出優(yōu)化需求。
三、登陸規(guī)范
1、系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi),中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次。收到工作流、郵件和信息應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)處理完畢,以保證工作流正常流轉(zhuǎn)、郵件和信息的及時(shí)傳送,最好能長期登陸進(jìn)OA辦公,如有違反按照《員工日常工作考評(píng)辦法》處理。
2、系統(tǒng)用戶必須建立個(gè)人密鑰,填寫個(gè)人信息,保護(hù)好個(gè)人登陸密碼,并定期更換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī),如暫停OA辦公需及時(shí)注銷OA系統(tǒng),以免他人介入工作環(huán)境。
3、登陸OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密,以防他人有意或無意打開OA系統(tǒng)獲取信息,濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。
4、所有用戶操作均默認(rèn)為本人操作,所有后果有用戶賬戶所有人承擔(dān)。
四、安全保密
1、所有用戶應(yīng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和公安部《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》 有關(guān)規(guī)定。
2、為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通,嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive、PPS、愛奇藝、騰訊視頻、百度視頻、搜狐視頻、快播等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件,嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻;嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件或防護(hù)軟件,拒裝者取消其上網(wǎng)資格(包括個(gè)人筆記本電腦)。
3、OA系統(tǒng)的所有用戶,不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動(dòng),不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息,不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。
4、OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào),不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。
5、任何人不得讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容,更不許下載受控的內(nèi)容;
6、發(fā)生泄密的情況,將按《員工手冊(cè)》及保密規(guī)定的內(nèi)容追究相關(guān)人員責(zé)任。
五、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)
為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行,全體員工都有對(duì)OA系統(tǒng)維護(hù)的義務(wù);
1、公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目,版面變更唯一的指定人;
2、禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等;
3、未經(jīng)許可,不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容;
4、不得對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)行人為設(shè)限。
六、應(yīng)急措施
應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。
1、對(duì)公司制度、報(bào)告、考核、檔案等有價(jià)值的內(nèi)容、信息,在發(fā)布的同時(shí),發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份,以避免信息丟失;
2、需要進(jìn)行歸檔管理的資料由總經(jīng)理工作部進(jìn)行備份;
3、總經(jīng)理工作部對(duì)OA系統(tǒng)要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)管理,防止發(fā)生系統(tǒng)失效,每周進(jìn)行一次系統(tǒng)清理,每周進(jìn)行一次數(shù)據(jù)備份,每月進(jìn)行一次系統(tǒng)級(jí)停機(jī)備份。
七、其它要求
1、鼓勵(lì)全體員工 對(duì)OA系統(tǒng)的維護(hù)管理提出建議;
2、在工作時(shí)間內(nèi)不得上網(wǎng)聊天,玩游戲,觀看與OA無關(guān)的網(wǎng)站,避免影響正常的工作;凡是違反此規(guī)定的,按照《員工日常工作考評(píng)辦法》處理;
3、發(fā)生急辦或重大信息,除在OA上發(fā)布外,還應(yīng)及時(shí)采用其它通訊方式進(jìn)行溝通,傳遞。
八、附則
1、為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全,保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行,全體用戶應(yīng)遵守本管理制度,違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司考核制度的處罰。
2、本制度未盡事宜按法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
3、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充,經(jīng)總經(jīng)理審批通過后頒布執(zhí)行。
第二篇:《公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度》
公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度
第一章總則
第一條公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng)),是公司信息化建設(shè)的重要組成部分,是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
第二條為了加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理,提高工作效率,有效降低和節(jié)約成本,加快辦公自動(dòng)化建設(shè),保障文件和各種信息傳遞快捷通暢,根據(jù)公司的實(shí)際,制定本制度。
第二章
計(jì)算機(jī)管理
第三條
計(jì)算機(jī)是指公司給員工配置辦公用計(jì)算機(jī),包括臺(tái)式機(jī)、筆記本及移動(dòng)平板電腦。不得將計(jì)算機(jī)或打印機(jī)外設(shè)私自交換或帶離指定使用部位。嚴(yán)禁私自將個(gè)人電腦或外部人員電腦接入公司網(wǎng)絡(luò)。
第四條
計(jì)算機(jī)須愛護(hù)使用,分類存放文件,定期殺毒,不得安裝與工作無關(guān)的軟件,嚴(yán)禁安裝PPTV、PPS等在線視頻軟件,下班后及時(shí)切斷電源。出現(xiàn)故障及時(shí)填寫IT協(xié)作申請(qǐng)表申請(qǐng)維護(hù)。
第五條
計(jì)算機(jī)須設(shè)置密碼,長時(shí)間離開電腦要保存正在處理的文件并鎖定電腦,重要文件須定期整理備份。
第六條
傳遞電子文件須使用OA系統(tǒng)電子郵件發(fā)送,嚴(yán)禁使用QQ等軟件發(fā)送文件(必須與政府有關(guān)部門聯(lián)系除外)。在OA系統(tǒng)上發(fā)送帶有公司秘密的文件,須壓設(shè)置密碼后發(fā)送,口頭傳遞密碼。
第三章OA的使用
第七條
上班后及時(shí)登錄OA系統(tǒng)電腦端,并檢查需辦理的流程,查看郵件、公告通知及日程安排,并保持OA系統(tǒng)處于在線狀態(tài),確保信息通暢。
第八條主要工作流程和流程表單須在OA上流轉(zhuǎn),嚴(yán)禁線下流轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)流程須線上流程審批和線下紙質(zhì)版審核同步進(jìn)行。
第九條
接到工作流程須在24小時(shí)內(nèi)辦結(jié)完畢,對(duì)于暫時(shí)不辦理的流程須掛起,否則將會(huì)計(jì)入超時(shí)流程。
第十條
流程表單認(rèn)真填寫必填字段,認(rèn)真檢查上傳的附件方可轉(zhuǎn)交下一步,下一步未接受可收回再修改。審批、審核過程中發(fā)現(xiàn)問題可退回到問題步驟。如需終止或者刪除錯(cuò)誤流程,須退回到申請(qǐng)人步驟后通知本公司管理員處理,嚴(yán)禁刪除在審批過程中的流程。
第十一條
下班前養(yǎng)成辦結(jié)當(dāng)日待辦流程的習(xí)慣,并在及時(shí)書寫當(dāng)日工作日志。
第十二條
外出或者出差培訓(xùn)時(shí),使用手機(jī)登錄OA系統(tǒng)處理重要流程。外出時(shí)間較長的流程須委托給部門其他人員辦理,不得出現(xiàn)人員外出造成主辦流程無法流轉(zhuǎn)的情況出現(xiàn)。
第十三條
OA登錄密碼須每三個(gè)月更換一次,嚴(yán)禁使用空密碼。在非自己專用電腦上不得點(diǎn)選記住密碼。
第十四條本部會(huì)議室申請(qǐng)須在OA行政辦公下會(huì)議室申請(qǐng)里申請(qǐng):大型(超過三十人)會(huì)議和學(xué)習(xí)須提前三個(gè)工作日,中型(超過十人不到三十人的)會(huì)議和學(xué)習(xí)須提前一天申請(qǐng),小型會(huì)議和學(xué)習(xí)須提前一小時(shí)申請(qǐng),非工作日使用會(huì)議室須向綜合辦公室單獨(dú)申請(qǐng)。申請(qǐng)成功后須在會(huì)議開始前一小時(shí)到綜合辦領(lǐng)取鑰匙,自行組織會(huì)議,如須使用會(huì)議室器材告知會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)器材準(zhǔn)備調(diào)試工作。會(huì)議結(jié)束后設(shè)備桌椅及時(shí)歸位,歸還鑰匙。
第十五條辦公用品申領(lǐng)(僅限國投本部)須在OA系統(tǒng)行政辦公下辦公用品申領(lǐng):每月15日和25日申請(qǐng),申請(qǐng)通過后到辦公用品管理員處領(lǐng)取,如果申請(qǐng)數(shù)量超過庫存,須填寫OA上使用《辦公用品采購申請(qǐng)單》申請(qǐng)購買。
第十六條通知公告須使用行政辦公下公告通知管理發(fā)布公告通知,每個(gè)部門和子公司應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)發(fā)布本部門、子公司的公告通知,嚴(yán)禁超范圍發(fā)布公告通知,通知公告內(nèi)容須寫明公告通知正文,公告通知的文件及附件作為附件形式上傳。
第十七條小范圍的重要事項(xiàng)通知、商洽和督辦以及文件發(fā)送等不需要發(fā)布公告通知的,須使用電子郵件功能,嚴(yán)禁使用微訊或者群組消息商談督辦工作和傳輸文件。收到郵件須及時(shí)回復(fù)接收狀態(tài),并及時(shí)辦理。
第十八條嚴(yán)禁利用OA系統(tǒng)的郵件等功能做與工作無關(guān)的事情包括下載游戲和視頻、在線視頻、在線淘寶等等。嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)保密文件。
第四章OA系統(tǒng)用戶的開通和注銷
第十九條由各公司人力資源部負(fù)責(zé)新增員工資料的審核,并把須要開通的人員名單、基本信息和使用權(quán)限,交由本公司管理員辦理開通,開通后由人力資源部及時(shí)完善人員其他信息。
第二十條由人力資源部提供須注銷OA系統(tǒng)的人員名單,由本公司管理員及時(shí)辦理注銷,注銷需檢查是否有未完成的流程表單,將其主辦的流程及時(shí)分配其他人員。
第五章系統(tǒng)流程功能管理
第二十一條
各部門按照職能管理相應(yīng)的流程表單、知識(shí)管理下公共文件柜相應(yīng)資料文件夾以及相應(yīng)的功能模塊管理。
第二十二條
如需修改、增加流程表單,須下載公共文件柜中OA資料文件下工作流程確認(rèn)單,按模板制作修改后或新增的表單,部門領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交由管理員制作流程表單。
第二十三條
需要?jiǎng)h除流程須流程管理部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽字同意后方可刪除。
第六章
管理員職責(zé)
第二十四條
管理員須做好新入職員工的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)及OA系統(tǒng)使用培訓(xùn)工作。
第二十五條
管理員須維護(hù)好本公司流程表單,及時(shí)處理OA使用過程中的問題,優(yōu)化處理表單流程。
第二十六條每周五由本公司管理員統(tǒng)計(jì)超時(shí)及工作日志書寫情況,督促工作日志書寫和限時(shí)辦理流程,并將結(jié)果反饋給各部門負(fù)責(zé)人,作為績效考核重要依據(jù)。
第六章處罰規(guī)定
第二十八條
確保OA系統(tǒng)流暢,嚴(yán)禁上班時(shí)間使用辦公網(wǎng)絡(luò)做與工作無關(guān)的事項(xiàng),例如在線視頻、音頻、游戲和購物等行為。每周將對(duì)在公司本部各部門及子公司進(jìn)行流量行為監(jiān)控,有以下行為將予以通報(bào)批評(píng),并將結(jié)果交由人力資源部扣除5分,連續(xù)發(fā)現(xiàn)翻倍:
(一)WEB流媒體和P2P流媒體一周之和超過500MB或超過本周個(gè)人總流量的10%的;
(二)游戲行為的;
(三)非工作需要訪問購物網(wǎng)站的;
(四)P2P周個(gè)人下載量超過5GB的;
(四)其他國家法律法規(guī)禁止的上網(wǎng)行為,情節(jié)嚴(yán)重的一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將上報(bào)公安機(jī)關(guān)處理;
第七章附則
第二十九條
由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十條
本辦法自發(fā)布之日起施行
—
END
—
第三篇:公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度
公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度
第一章總則
第一條公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng)),是公司信息化建設(shè)的重要組成部分,是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
第二條為了加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理,提高工作效率,有效降低和節(jié)約成本,加快辦公自動(dòng)化建設(shè),保障文件和各種信息傳遞快捷通暢,根據(jù)公司的實(shí)際,制定本制度。
第二章 計(jì)算機(jī)管理
第三條 計(jì)算機(jī)是指公司給員工配置辦公用計(jì)算機(jī),包括臺(tái)式機(jī)、筆記本及移動(dòng)平板電腦。不得將計(jì)算機(jī)或打印機(jī)外設(shè)私自交換或帶離指定使用部位。嚴(yán)禁私自將個(gè)人電腦或外部人員電腦接入公司網(wǎng)絡(luò)。
第四條 計(jì)算機(jī)須愛護(hù)使用,分類存放文件,定期殺毒,不得安裝與工作無關(guān)的軟件,嚴(yán)禁安裝PPTV、PPS等在線視頻軟件,下班后及時(shí)切斷電源。出現(xiàn)故障及時(shí)填寫IT協(xié)作申請(qǐng)表申請(qǐng)維護(hù)。
第五條 計(jì)算機(jī)須設(shè)置密碼,長時(shí)間離開電腦要保存正在處理的文件并鎖定電腦,重要文件須定期整理備份。第六條 傳遞電子文件須使用OA系統(tǒng)電子郵件發(fā)送,嚴(yán)禁使用QQ等軟件發(fā)送文件(必須與政府有關(guān)部門聯(lián)系除外)。在OA系統(tǒng)上發(fā)送帶有公司秘密的文件,須壓設(shè)置密碼后發(fā)送,口頭傳遞密碼。
第三章OA的使用
第七條 上班后及時(shí)登錄OA系統(tǒng)電腦端,并檢查需辦理的流程,查看郵件、公告通知及日程安排,并保持OA系統(tǒng)處于在線狀態(tài),確保信息通暢。
第八條主要工作流程和流程表單須在OA上流轉(zhuǎn),嚴(yán)禁線下流轉(zhuǎn)。財(cái)務(wù)流程須線上流程審批和線下紙質(zhì)版審核同步進(jìn)行。
第九條 接到工作流程須在24小時(shí)內(nèi)辦結(jié)完畢,對(duì)于暫時(shí)不辦理的流程須掛起,否則將會(huì)計(jì)入超時(shí)流程。
第十條 流程表單認(rèn)真填寫必填字段,認(rèn)真檢查上傳的附件方可轉(zhuǎn)交下一步,下一步未接受可收回再修改。審批、審核過程中發(fā)現(xiàn)問題可退回到問題步驟。如需終止或者刪除錯(cuò)誤流程,須退回到申請(qǐng)人步驟后通知本公司管理員處理,嚴(yán)禁刪除在審批過程中的流程。
第十一條 下班前養(yǎng)成辦結(jié)當(dāng)日待辦流程的習(xí)慣,并在及時(shí)書寫當(dāng)日工作日志。
第十二條 外出或者出差培訓(xùn)時(shí),使用手機(jī)登錄OA系統(tǒng)處理重要流程。外出時(shí)間較長的流程須委托給部門其他人員 辦理,不得出現(xiàn)人員外出造成主辦流程無法流轉(zhuǎn)的情況出現(xiàn)。
第十三條 OA登錄密碼須每三個(gè)月更換一次,嚴(yán)禁使用空密碼。在非自己專用電腦上不得點(diǎn)選記住密碼。
第十四條本部會(huì)議室申請(qǐng)須在OA行政辦公下會(huì)議室申請(qǐng)里申請(qǐng):大型(超過三十人)會(huì)議和學(xué)習(xí)須提前三個(gè)工作日,中型(超過十人不到三十人的)會(huì)議和學(xué)習(xí)須提前一天申請(qǐng),小型會(huì)議和學(xué)習(xí)須提前一小時(shí)申請(qǐng),非工作日使用會(huì)議室須向綜合辦公室單獨(dú)申請(qǐng)。申請(qǐng)成功后須在會(huì)議開始前一小時(shí)到綜合辦領(lǐng)取鑰匙,自行組織會(huì)議,如須使用會(huì)議室器材告知會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)器材準(zhǔn)備調(diào)試工作。會(huì)議結(jié)束后設(shè)備桌椅及時(shí)歸位,歸還鑰匙。
第十五條辦公用品申領(lǐng)(僅限國投本部)須在OA系統(tǒng)行政辦公下辦公用品申領(lǐng):每月15日和25日申請(qǐng),申請(qǐng)通過后到辦公用品管理員處領(lǐng)取,如果申請(qǐng)數(shù)量超過庫存,須填寫OA上使用《辦公用品采購申請(qǐng)單》申請(qǐng)購買。
第十六條通知公告須使用行政辦公下公告通知管理發(fā)布公告通知,每個(gè)部門和子公司應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)發(fā)布本部門、子公司的公告通知,嚴(yán)禁超范圍發(fā)布公告通知,通知公告內(nèi)容須寫明公告通知正文,公告通知的文件及附件作為附件形式上傳。
第十七條小范圍的重要事項(xiàng)通知、商洽和督辦以及文件發(fā)送等不需要發(fā)布公告通知的,須使用電子郵件功能,嚴(yán)禁使用微訊或者群組消息商談督辦工作和傳輸文件。收到郵件 須及時(shí)回復(fù)接收狀態(tài),并及時(shí)辦理。
第十八條嚴(yán)禁利用OA系統(tǒng)的郵件等功能做與工作無關(guān)的事情包括下載游戲和視頻、在線視頻、在線淘寶等等。嚴(yán)禁在OA系統(tǒng)上流轉(zhuǎn)保密文件。
第四章OA系統(tǒng)用戶的開通和注銷
第十九條由各公司人力資源部負(fù)責(zé)新增員工資料的審核,并把須要開通的人員名單、基本信息和使用權(quán)限,交由本公司管理員辦理開通,開通后由人力資源部及時(shí)完善人員其他信息。
第二十條由人力資源部提供須注銷OA系統(tǒng)的人員名單,由本公司管理員及時(shí)辦理注銷,注銷需檢查是否有未完成的流程表單,將其主辦的流程及時(shí)分配其他人員。
第五章系統(tǒng)流程功能管理
第二十一條 各部門按照職能管理相應(yīng)的流程表單、知識(shí)管理下公共文件柜相應(yīng)資料文件夾以及相應(yīng)的功能模塊管理。
第二十二條 如需修改、增加流程表單,須下載公共文件柜中OA資料文件下工作流程確認(rèn)單,按模板制作修改后或新增的表單,部門領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交由管理員制作流程表單。
第二十三條 需要?jiǎng)h除流程須流程管理部門領(lǐng)導(dǎo)、分管 領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽字同意后方可刪除。
第六章 管理員職責(zé)
第二十四條 管理員須做好新入職員工的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)及OA系統(tǒng)使用培訓(xùn)工作。
第二十五條 管理員須維護(hù)好本公司流程表單,及時(shí)處理OA使用過程中的問題,優(yōu)化處理表單流程。
第二十六條每周五由本公司管理員統(tǒng)計(jì)超時(shí)及工作日志書寫情況,督促工作日志書寫和限時(shí)辦理流程,并將結(jié)果反饋給各部門負(fù)責(zé)人,作為績效考核重要依據(jù)。
第六章處罰規(guī)定
第二十八條 確保OA系統(tǒng)流暢,嚴(yán)禁上班時(shí)間使用辦公網(wǎng)絡(luò)做與工作無關(guān)的事項(xiàng),例如在線視頻、音頻、游戲和購物等行為。每周將對(duì)在公司本部各部門及子公司進(jìn)行流量行為監(jiān)控,有以下行為將予以通報(bào)批評(píng),并將結(jié)果交由人力資源部扣除5分,連續(xù)發(fā)現(xiàn)翻倍:
(一)WEB流媒體和P2P流媒體一周之和超過500MB或超過本周個(gè)人總流量的10%的;
(二)游戲行為的;
(三)非工作需要訪問購物網(wǎng)站的;
(四)P2P周個(gè)人下載量超過5GB的;
(四)其他國家法律法規(guī)禁止的上網(wǎng)行為,情節(jié)嚴(yán)重的 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將上報(bào)公安機(jī)關(guān)處理;
第七章附則
第二十九條 由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十條 本辦法自發(fā)布之日起施行
第四篇:公司通達(dá)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度
房地產(chǎn)聯(lián)合開發(fā)總公司OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理制度
第一章 總 則
第一條杭州市房地產(chǎn)聯(lián)合開發(fā)總公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡稱OA系統(tǒng))是以通達(dá)OFFICE ANYWHERE網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)為管理平臺(tái),采用服務(wù)器/客戶端/瀏覽器結(jié)構(gòu),建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是聯(lián)合房產(chǎn)公司信息化建設(shè)的重要組成部分,是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。
第二條 為了加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理,提高公司工作效率,有效降低和節(jié)約成本,加快辦公自動(dòng)化建設(shè),保障文件和各種信息傳遞快捷通暢,根據(jù)《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》、《國家機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》、《中華人民共和國保密工作規(guī)定》、《計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理規(guī)定》 等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。
第二章組織職責(zé)
第三條 OA系統(tǒng)的運(yùn)行中,公司各單位各負(fù)其責(zé),協(xié)同配合。職責(zé)如下:
(一)公司綜合辦是辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)的歸口管理部門。主要職責(zé)為:
1、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度;
2、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改;
3、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)的審核;
4、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權(quán)限;
5、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn);
6、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔,并為其他部門提供查詢;
7、負(fù)責(zé)組織各公司人員操作培訓(xùn);
8、協(xié)助各部門搜集、整理優(yōu)化系統(tǒng)的需求;
9、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督。
10、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份;
11、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)、OA管理員和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作;
12、負(fù)責(zé)OA服務(wù)器、操作系統(tǒng)和硬件的維護(hù),確保服務(wù)器安全運(yùn)行;
13、負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理;
14、負(fù)責(zé)文件柜功能模塊各單位書寫權(quán)限的設(shè)置。
(二)其他子公司主要職責(zé)為:
1、負(fù)責(zé)制定本單位OA系統(tǒng)相應(yīng)管理辦法;
2、負(fù)責(zé)指定部門(分公司)OA管理員,參與本單位工作流程的定制、文件夾的建立以及本單位OA系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等技術(shù)支持工作;
3、部門OA管理員負(fù)責(zé)本單位參與OA系統(tǒng)人員權(quán)限變更時(shí),及時(shí)提供給公司辦公室申請(qǐng)調(diào)整;負(fù)責(zé)處理OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)工作及文件夾屬性和內(nèi)容的變更工作;
4、負(fù)責(zé)根據(jù)本單位工作需要,提出優(yōu)化需求。
第三章文件管理
第四條公司各單位發(fā)出、報(bào)送的各類文件(包括發(fā)通知、公告、報(bào)告、簡報(bào)、報(bào)表、新聞等)原則上統(tǒng)一采用公司辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)發(fā)送。本系統(tǒng)不啟用電子印鑒。
第五條OA系統(tǒng)中的公文也稱電子公文,是通過公司統(tǒng)一配置的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。電子公文傳輸,是指電子公文的生成、發(fā)送和接收過程。
第六條公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)電子公文傳輸工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。各單位辦公室負(fù)責(zé)本單位的電子公文傳輸工作。
第七條電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致,包括公文版頭、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送單位、版記等。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。
第八條電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力,不加電子印鑒。如需要對(duì)外提供紙質(zhì)文件,各單位可向公司辦公室申請(qǐng)正式文件。
第九條各類電子公文處理程序按照《公文處理暫行辦法》的規(guī)定在公司辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)中辦理。在 OA系統(tǒng)中,公司收文辦理程序?yàn)楣?/p>
辦公室起發(fā)領(lǐng)導(dǎo)批閱流程,公司領(lǐng)導(dǎo)批閱后轉(zhuǎn)公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批,再轉(zhuǎn)承辦單位批辦并擇具體辦理人辦理。
第十條各單位在OA系統(tǒng)中辦理公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件由單位主管征求批閱文件的公司領(lǐng)導(dǎo)后歸檔。
第十一條在OA系統(tǒng)中,公司發(fā)文辦理程序?yàn)楦鲉挝粩M稿人發(fā)起發(fā)文流程,本單位領(lǐng)導(dǎo)審核,如需要會(huì)簽單位協(xié)助辦理由擬稿單位主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)會(huì)簽,會(huì)簽后主辦單位交公司分管領(lǐng)導(dǎo)閱批,分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后轉(zhuǎn)公司辦公室秘書科審閱公文,由辦公室主任交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第十二條公文簽發(fā)后,由公司辦公室編號(hào)、制作電子公文,使用OA系統(tǒng)文件分發(fā)流程發(fā)至公司二級(jí)單位黨政領(lǐng)導(dǎo)、部門主要負(fù)責(zé)人和OA管理員各一份。并根據(jù)實(shí)際需要打印紙質(zhì)文件若干份報(bào)出并歸檔。
第十三條辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流,根據(jù)文檔管理一體化的原則,做好電子文檔的歸檔,并妥善保管歸檔記錄,備查。直接發(fā)送電子郵件可用于小范圍內(nèi)的信息溝通。
第四章系統(tǒng)模塊
第十四條各單位按照系統(tǒng)功能模塊的作用及相應(yīng)管理程序發(fā)布相關(guān)信息。
第十五條本系統(tǒng)設(shè)定公告通知、信息發(fā)布專欄、OA相關(guān)通知、公司新聞、文件柜等五大主要功能模塊。
公告通知模塊:發(fā)布內(nèi)容是經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文、制度、通知,發(fā)布范圍是OA系統(tǒng)所有用戶。發(fā)布的審批由公司辦公室審核并負(fù)責(zé)發(fā)布;
信息發(fā)布專欄模塊:發(fā)布各單位相關(guān)信息到OA系統(tǒng)的所有用戶。信息內(nèi)容必須經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核后,由各單位OA 管理員負(fù)責(zé)發(fā)布;審批過程可使用工作流程。
OA相關(guān)通知模塊:發(fā)布與OA系統(tǒng)有關(guān)的信息到所有用戶。信息內(nèi)容經(jīng)各單位主要負(fù)責(zé)人審核后,由各單位OA管理員負(fù)責(zé)發(fā)布; 審批過程可使用工作流程。
新聞模塊:發(fā)布公司新聞到所有用戶,信息內(nèi)容由宣傳部負(fù)責(zé)審核并發(fā)布。
文件柜模塊:此模塊的權(quán)限由企劃部信息中心自上而下設(shè)置,各單位OA管理員負(fù)責(zé)本單位信息共享設(shè)置,OA系統(tǒng)用戶按查閱權(quán)限查閱。
第十六條各單位在OA系統(tǒng)中向本單位發(fā)布的信息,交本單位領(lǐng)導(dǎo)審核。
各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本單位在OA系統(tǒng)中對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布信息的可靠性和嚴(yán)肅性負(fù)責(zé)。
第五章用戶權(quán)限
第十七條系統(tǒng)用戶如不能正常辦公,可設(shè)置工作委托,委托他人辦理。
第十八條用戶主要權(quán)限如下:
(一)普通員工
在系統(tǒng)中根據(jù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示,及時(shí)辦理業(yè)務(wù)回復(fù)自己的直接領(lǐng)導(dǎo);可以使用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)流程向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示工作;具有擬稿的權(quán)限;能夠監(jiān)控、查詢自己參與公文的辦理情況;負(fù)責(zé)電子公文的校對(duì);接收需要本人待閱的文件,查詢自己已閱公文的情況;對(duì)自己所需的公文申請(qǐng)借閱。
(二)科級(jí)員工
在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限;在公司發(fā)文、本部門發(fā)文中接收下屬員工擬稿的公文審核,審核完畢返擬稿人或者送部門領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。收文處理過程中,接收部門領(lǐng)導(dǎo)批示的公文,自己辦理或批示給下屬員工辦理。綜合科長(分廠辦公室主任)具有查詢通過部門收發(fā)文管理員辦理后的收發(fā)文所有信息的權(quán)限。
(三)部門(分廠)領(lǐng)導(dǎo)
在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限;在公司發(fā)文中,接收下屬員工擬稿的公文審核,審核完畢后,返擬稿人或者送相關(guān)部門會(huì)簽(需要),會(huì)簽后送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、審批。部門發(fā)文中,對(duì)部門發(fā)文予以簽發(fā)。收文處理過程中,接收公司領(lǐng)導(dǎo)批示需本部門辦理的公文,批示給下屬員工辦理
(四)公司辦公室秘書
在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限,并負(fù)責(zé)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的督辦。接收發(fā)給本公司的公文,擬辦后傳送給辦公室領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)部門或人員辦理;負(fù)責(zé)將辦畢公文即時(shí)歸檔。能夠查詢、監(jiān)控公司收文的辦理情況;負(fù)責(zé)公司收文的跟蹤管理工作;在公司發(fā)文中,接收公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果編號(hào)送文印室制作或退相關(guān)部門或人員;能夠查詢、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控公司發(fā)文的辦理情況。
(五)公司分管領(lǐng)導(dǎo)
在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限;在公司發(fā)文中,接收分管部門擬稿的公文審核,審核完畢后,返擬稿單位或者送公司辦公室審閱。收文處理過程中,接收公司領(lǐng)導(dǎo)批示需主管部門辦理的公文,批示給下屬部門辦理。
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)
在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限;公司發(fā)文中,負(fù)責(zé)對(duì)公司發(fā)文的審批簽發(fā);收文處理過程中,對(duì)公司收文予以批示,批示給下屬辦理。
(七)OA管理員
1、部門(含分廠)OA管理
在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限;部門(分廠)發(fā)文、工作請(qǐng)示報(bào)告中,接收需報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批或部門領(lǐng)導(dǎo)已審批的公文;按照《公司公文管理辦法》規(guī)定,負(fù)責(zé)分發(fā)、歸檔部門(分廠)電子公文的整套文件(包括報(bào)批文件和正式文件)制成紙質(zhì)文件;收文處理過程中,負(fù)責(zé)將外來紙質(zhì)文件通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)換成符合規(guī)定格式的電子公文;接收發(fā)給本部門(分廠)的公文,傳送給辦公室(分廠辦)領(lǐng)導(dǎo)審批,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)科室或人員辦理;負(fù)責(zé)將辦畢的公文及時(shí)歸檔;能夠查詢、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控本部門(分廠)所有公文的辦理情況。負(fù)責(zé)部門(分廠)收文的催辦工作。
2、公司OA管理員
負(fù)責(zé)流程的定制及維護(hù)工作。系統(tǒng)投入運(yùn)行后,涉及修改流程及內(nèi)容,必須經(jīng)過公司辦公室確認(rèn)方可實(shí)施。嚴(yán)禁擅自更改刪除,避免電子數(shù)據(jù)的無法保真或丟失。
(八)公司辦公室文印員
在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限;在公司發(fā)文中,負(fù)責(zé)將公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)已經(jīng)產(chǎn)生編號(hào)的電子公文按照《公司公文管理辦法》的要求以規(guī)范化制作,經(jīng)擬稿人校對(duì)無誤后,進(jìn)行排版,發(fā)送至公司各單位;負(fù)責(zé)將已分發(fā)的公司發(fā)文制作成紙質(zhì)文件,以備歸檔及外派。
第六章登陸規(guī)范
第十九條系統(tǒng)正式運(yùn)行后,系統(tǒng)所有用戶必須在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi),中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次,以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送。
第二十條系統(tǒng)用戶必須建立個(gè)人密鑰,填寫個(gè)人信息(公司二級(jí)單位班子人員必須填寫手機(jī)號(hào)碼,可設(shè)成不對(duì)外公開),保護(hù)好個(gè)人登陸密碼、電子簽名密鑰,并定期更換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī),如暫停OA辦公需及時(shí)注銷或退出OA系統(tǒng),以免他人介入工作環(huán)境。
第二十一條登陸OA系統(tǒng)用戶口令應(yīng)經(jīng)常更改并保守秘密,以防他人有意或無意打開系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫獲取信息,濫發(fā)電子郵件、惡意增刪資料或干擾公文運(yùn)轉(zhuǎn)。
第七章安全保密
第二十二條所有用戶應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和公安部《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》,嚴(yán)格遵守公司《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理手冊(cè)》和公司《關(guān)于加強(qiáng)公司計(jì)算機(jī)管理的通知》的有關(guān)規(guī)
定。
第二十三條按照公司《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理手冊(cè)》和公司《關(guān)于加強(qiáng)公司計(jì)算機(jī)管理的通知》的規(guī)定,為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通,嚴(yán)禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件,嚴(yán)禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻;嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝企劃部信息中心指定的殺毒軟件,拒裝者取消其上網(wǎng)資格(包括個(gè)人筆記本電腦)。
第二十四條OA系統(tǒng)的所有用戶,不得利用OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動(dòng),不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息,不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。
第二十五條OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào),不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。
第二十六條涉及國家和公司秘密以及其它密級(jí)文件不在OA辦公系統(tǒng)上進(jìn)行工作流轉(zhuǎn)。
第八章附則
第二十七條 為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全,保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行,全體用戶應(yīng)遵守本管理辦法,違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司M5考核制度的處罰。
第二十八條本辦法未盡事宜按法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十條本辦法自發(fā)布之日起施行。
本制度由湖北點(diǎn)易通科技有限公司整理發(fā)布,供通達(dá)OA正式用戶參考借簽。http://
第五篇:OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行管理制度
剛泰集團(tuán)總部OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
運(yùn)行管理制度
第1章 總則
第一條 為了規(guī)范OA系統(tǒng)的使用,根據(jù)集團(tuán)的實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二條 系統(tǒng)應(yīng)用分為兩個(gè)階段:
? 第一階段為試運(yùn)行期,自2014年03月05日正式開始,集團(tuán)總部辦公流程實(shí)行辦
公業(yè)務(wù)雙軌運(yùn)行,即紙質(zhì)流程和電子流程同時(shí)進(jìn)行,試運(yùn)行期為六個(gè)月。集團(tuán)總部本次試運(yùn)行模塊為信息交流、流程管理(共十九個(gè)流程)以及個(gè)人事務(wù)管理。
? 第二階段為正式運(yùn)行,自2014年09月01日起系統(tǒng)投入正式運(yùn)行,所有非涉密的一般文件除印發(fā)少量紙質(zhì)文件存檔或?qū)ν馐褂猛猓噪娮游募问搅鬓D(zhuǎn)。涉密和不便通過系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的公文,仍按紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)。
第2章 部門職責(zé)
第三條 集團(tuán)總部辦公室負(fù)責(zé)文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報(bào)。發(fā)出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。
第四條 集團(tuán)總部人力資源管理中心人事管理部負(fù)責(zé)配合IT工程師進(jìn)行OA用戶的注冊(cè)和注
銷,以及人員基本資料的維護(hù)和更新。
第五條 集團(tuán)總部辦公室品牌信息部為OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的歸口管理部分,職責(zé)如下:
? 負(fù)責(zé)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施和完善集團(tuán)管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng),制定信息管理相關(guān)制度。? 負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部管理員和相關(guān)人員的OA系統(tǒng)的培訓(xùn)、考核和評(píng)估。
? 負(fù)責(zé)用戶使用過程問題收集、處理、反饋,保證一線員工的正常使用。
? 系統(tǒng)核心工作流程設(shè)計(jì)、修改以及系統(tǒng)各職能部門工作流程設(shè)計(jì)的審核。
? 系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督。
? 負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息按照公司保密要求進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督。
? 負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和服務(wù)支撐工作,負(fù)責(zé)服務(wù)器的管理維護(hù)和日常運(yùn)行。? 負(fù)責(zé)系統(tǒng)用戶注冊(cè)、注銷等管理,以及用戶權(quán)限分配。
姓名:劉艷苗;手機(jī)***;電話:58038000*169;QQ:616219899/
4第3章 員工使用規(guī)范
第六條 所有OA系統(tǒng)用戶應(yīng)在登陸OA系統(tǒng)的第一時(shí)間修改默認(rèn)密碼,并保管好用戶密碼口
令,不得隨意泄漏給無關(guān)人員。
第七條 公司員工應(yīng)保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確,完全按照
相關(guān)的流程規(guī)定填寫,并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。
第八條 員工每天上班后請(qǐng)及時(shí)登錄OA系統(tǒng),即時(shí)審批“工作臺(tái)”待辦工作中有需要自已
審批的流程,應(yīng)避免因未審批而造成工作延誤,流程審批必須提供相關(guān)的審批意見,原則上所有工作需要辦理的審批流程不能超過2小時(shí)。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特殊原因離開時(shí)間較長,應(yīng)通過代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理,或者通過手機(jī)等移動(dòng)客戶端辦公,不得延誤流程的審批。
第九條 流程發(fā)起后,工作人員應(yīng)根據(jù)流程的緩急程度對(duì)所發(fā)起流程的審批和處理情況進(jìn)行
檢查,催辦、督辦,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。
第十條 通過OA 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同,OA使用人員視同知曉,應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲
取辦公信息,處理相關(guān)業(yè)務(wù)。
第十一條 OA系統(tǒng)管理實(shí)行實(shí)名制,不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無關(guān)的公告或調(diào)查;
不允許在討論區(qū)發(fā)布私人事務(wù),尊重他人權(quán)益及隱私,言論應(yīng)遵守國家相關(guān)法律法規(guī)。第十二條 網(wǎng)絡(luò)尋呼是日常工作交流工具,不許發(fā)送與工作無關(guān)的信息,為了避免因網(wǎng)速的原因未彈出而沒有看到尋呼內(nèi)容,要求所有的員工定期到“已收尋呼”中查看,其中下班前必須要到“已收尋呼”查看,及時(shí)回復(fù)詢問尋呼。除網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)不能正常使用外,要求所有的員工工作方面的事項(xiàng)全部通過尋呼系統(tǒng)交流,有據(jù)可查,明確責(zé)任。
第十三條 員工每天應(yīng)填寫當(dāng)天的工作日記,日記除達(dá)到每天及時(shí)記錄的要求,還需要能
夠準(zhǔn)確、客觀的反映當(dāng)天重要工作情況,以便為以后的工作回憶提供幫助。
第十四條
第十五條 每周一中午12:00點(diǎn)前填寫上周總結(jié)和下周工作計(jì)劃,并提交部門領(lǐng)導(dǎo)審批。部門經(jīng)理以上人員,每天下班后或第二天上班后,查看管轄內(nèi)員工的日記、任
務(wù)匯報(bào)情況、尋呼交流,及時(shí)掌握員工工作狀況。對(duì)于工作中存在偏差的情況,其經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人及時(shí)給予指正。
1)如果檢查中發(fā)現(xiàn)員工的工作有偏差,部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人必需及時(shí)給予指正。避免因
此造成工作延誤。
2)如果遇到某些員工抵觸日常檢查,其部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人必需做好該員工思想工作,使其認(rèn)識(shí)到日常檢查的意義是為了更好的協(xié)助工作。
3)如果在檢查中發(fā)現(xiàn)員工的工作需要其它部門協(xié)助,部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人必需幫助員工
與其它部門協(xié)調(diào)工作。
第十六條 部門領(lǐng)導(dǎo)通過“我的任務(wù)”將要求員工完成的工作在系統(tǒng)中布置任務(wù)給相關(guān)人
員,并按時(shí)對(duì)其檢查和跟蹤。
第十七條 集團(tuán)各部門、各子集團(tuán)分公司,要建立OA系統(tǒng)管理體制,指定專人負(fù)責(zé)本部
門、本公司的系統(tǒng)應(yīng)用指導(dǎo)、人員權(quán)限設(shè)置、信息發(fā)布、人力資源管理、各類資料整理和存檔。
第十八條 不得利用電子系統(tǒng)從事危害國家安全、泄露國家秘密的違法犯罪活動(dòng);不得復(fù)
制和傳播妨礙社會(huì)治安或淫穢色情信息,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將提交公安機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。
第4章 安全與維護(hù)
第十九條 集團(tuán)總部的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在工作時(shí)間內(nèi)必須始終保持在線,OA系統(tǒng)始終保持正
常的運(yùn)行狀態(tài)。建立服務(wù)器的運(yùn)行日志,并保存30天以上。
第二十條 集團(tuán)辦品牌信息部IT工程師負(fù)責(zé)文件上傳及系統(tǒng)維護(hù)。所有配置信息要由專
人保管,注意保密。IT工程師應(yīng)定期對(duì)OA服務(wù)器進(jìn)行殺毒,建立防火墻,防止黑客侵入,確保系統(tǒng)安全。
第二十一條 OA工程師每天應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)運(yùn)行程序進(jìn)行備份,并定期刻錄成光盤保存,做好災(zāi)難恢復(fù)工作。
第二十二條 OA工程師應(yīng)定期檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)排除,無法排除的,應(yīng)立即與金和軟件聯(lián)系,確保系統(tǒng)正常運(yùn)行;不得亂設(shè)、私設(shè)系統(tǒng)的使用人員。
第二十三條 對(duì)于系統(tǒng)使用過程中用戶提出的使用問題,系統(tǒng)管理員應(yīng)于2小時(shí)完成相應(yīng)問
題的處理協(xié)調(diào),并做好問題的處理記錄以和反饋。
第5章 應(yīng)急措施
第二十四條 系統(tǒng)出現(xiàn)故障,導(dǎo)致OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)無法正常工作時(shí),應(yīng)及時(shí)通知集團(tuán)辦
品牌信息部IT工程師。由其盡快組織有關(guān)單位查明原因,排除故障,并在2小時(shí)內(nèi)做出響應(yīng)。若8小時(shí)內(nèi)仍未排除故障,造成系統(tǒng)不能正常運(yùn)行的,由品牌信息部提出解決
辦法,同時(shí)報(bào)告集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),并以紙質(zhì)文件的方式通知使用單位,保障流程與信息交換工作的正常運(yùn)行。
第6章 處罰
第二十五條 使用人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)操作規(guī)程。對(duì)不遵守規(guī)程、影響信息傳輸工作正常運(yùn)
行的網(wǎng)絡(luò)成員單位,予以通報(bào)批評(píng);造成事故的,應(yīng)追究有關(guān)人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任:? 對(duì)長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù);網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,對(duì)工
作造成不良影響的。
? 偵測(cè)、盜用他人賬號(hào)和密碼,刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫信息,造成OA
系統(tǒng)運(yùn)行中斷的。
? 遺失或泄漏賬號(hào)、密碼等安全認(rèn)證信息,造成公司損失的。
? 違反OA運(yùn)行制度上的其他規(guī)章條理的處罰將另行規(guī)定。
第7章 附則
第二十六條 本規(guī)定自2014年03月05日起試行,終止時(shí)間另行通知。
第二十七條 在試運(yùn)行期間,只開通了信息交流、流程管理以及個(gè)人事務(wù)管理3個(gè)模塊,此
后還將逐步推行其他的模塊,以期實(shí)現(xiàn)真正意義上的無紙辦公,加快公司的管理科學(xué)化和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。
第二十八條 為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全,保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行,全體用
戶應(yīng)遵守本管理制度,違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司處罰。