第一篇：2009年文書檔案歸檔說(shuō)明

二〇一三年文書檔案歸檔說(shuō)明

—XXX 殘疾人聯(lián)合會(huì)

2013年，我會(huì)文書檔案根據(jù)國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和新文書檔案歸檔范圍和保管期限的要求，分永久、30年、10年三個(gè)保管期限，采用新方法以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔?，F(xiàn)就歸檔情況說(shuō)明如下：

一、基本情況

XXX 殘疾人聯(lián)合會(huì)是在1993年10月成立，為副處級(jí)事業(yè)單位，配備事業(yè)編制4名，由市民政局代管（X市編字[1993]150號(hào)），辦公地址：XX城XX街238號(hào)。1994年3月2日，XXX 殘疾人聯(lián)合會(huì)增設(shè)“基金外事宣傳科”、“康復(fù)群工科”（X機(jī)編字[1994]40號(hào)）。1995年2月，XXX 殘疾人康復(fù)中心大樓落成，地址位于XXX區(qū)XX路，XXX 殘疾人聯(lián)合會(huì)由X城XX街遷往康復(fù)中心大樓三樓辦公。

1995年7月，XXX 殘聯(lián)原由市民政局代管劃歸市政府直接領(lǐng)導(dǎo)和管理，業(yè)務(wù)上接受有關(guān)部門的指導(dǎo)，原定的副處級(jí)和編制不變（X機(jī)編[1995]062號(hào)），內(nèi)設(shè)辦公室、康復(fù)科、教育就業(yè)科三個(gè)科室。1996年12月，市殘聯(lián)從副處級(jí)升格為正處級(jí)，增加事業(yè)編制2名，連同原編10名，共有編制12名（X機(jī)編[1996]194號(hào)）。1997年4月，市編委批準(zhǔn)市殘聯(lián)“三定”方案，市殘聯(lián)內(nèi)設(shè)三科一室：辦公室、康復(fù)群工科、基金文體科、教育就業(yè)科；領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)一正一副：事理長(zhǎng)1名，副理事長(zhǎng)1名，正副科長(zhǎng)（主任）4名，科室領(lǐng)導(dǎo)4名，編制12名（X機(jī)編[1997]012號(hào)）。

1996年1月，成立中共XXX 殘疾人聯(lián)合會(huì)黨組，XXX任黨組

書記，XXX、XXX任黨組成員（X組干[1996]50號(hào)）。3月，市殘聯(lián)黨支部由民政局黨總支單列出來(lái)，直接歸口市政府口黨組領(lǐng)導(dǎo)（X民總[1998]02號(hào)。

2005年5月，成立“廣東（XX）獅子分會(huì)”，市殘聯(lián)理事長(zhǎng)XXX當(dāng)選為創(chuàng)會(huì)會(huì)長(zhǎng)。2007年7月，“XXX 人民政府殘疾人工作協(xié)調(diào)委員會(huì)”更名為“XXX 殘疾人工作委員會(huì)”（X府辦函[2006]132號(hào)）。

到2013年12月，XXX 殘聯(lián)機(jī)關(guān)行政編制38名，其中干部30人，合同工13人，退休10人，辦公地址在XXX 新城XX路3號(hào)；內(nèi)設(shè)二科一室：辦公室、康復(fù)科、教育就業(yè)科；下屬事業(yè)單位五個(gè)：

1、XXX 殘疾人康復(fù)中心，正科級(jí)，領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)2名；

2、XXX 聾兒語(yǔ)言訓(xùn)練中心，正科級(jí)，領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)2名；

3、XXX 殘疾人就業(yè)服務(wù)部，正科級(jí)，領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)2名；

4、XXX 殘疾人輔助器具服務(wù)中心，副科級(jí)，領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)1名；

5、XXX 殘疾人托養(yǎng)中心，正科級(jí)，領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)3名。

二、主要職能：具有代表、服務(wù)、管理三種職能：代表殘疾人的共同利益，維護(hù)殘疾人的合法權(quán)益；團(tuán)結(jié)教育殘疾人，為殘疾人服務(wù)；履行政府委托的部分行政職能，管理和發(fā)展殘疾人事業(yè)。

三、行政領(lǐng)導(dǎo)（略）

四、本年度工作情況（詳見永久 第 件）

五、本年度大事記（詳見永久 第 件）

六、本年度業(yè)務(wù)報(bào)表（詳見永久 第件）

七、歸檔情況說(shuō)明

我單位2009年文書檔案按國(guó)家檔案局第8號(hào)令的規(guī)定，分永久、30年、10年三個(gè)保管期限分類歸檔。根據(jù)文書檔案改革新方法的要求，以“件”為單位進(jìn)行歸檔整理。一般情況下以每份文件（自然件）

為一件，加蓋檔號(hào)章，填寫其中內(nèi)容：全宗號(hào)、年度、類別號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號(hào)六項(xiàng)。編件號(hào)時(shí)，不同保管期限一定要從“1”開始編號(hào)，比如2013年的永久保管文書檔案有 122件，那么就從“1”編至“122”；2013年 30年、10年保管的文書檔案重新由1開始編件號(hào)；在每份文件正面右下角和有字的背面左下角編頁(yè)碼，每“件”的頁(yè)碼由1起編。文書檔案檔案號(hào)章如圖示：

全宗號(hào)XXX類別號(hào)年度2009A期限永久1（文書檔案 檔號(hào)章）機(jī)構(gòu)辦公室件號(hào)

我會(huì)2009年文書檔案共整理歸檔488件，其中永久150件，30年200件，10年 138件。

整理人： XXX

檢查人： XXX 二○○四年三月二十三日

第二篇：文書檔案歸檔制度DOC

文書檔案歸檔制度

文化委機(jī)關(guān)工作中形成的各類檔案，是文化委工作的歷史記錄及工作成果的見證。為確保文化委檔案材料齊全完整和檔案信息資源的不斷開發(fā)與利用，特制定如下歸檔制度：

一、歸檔內(nèi)容：

組宣人事科應(yīng)歸檔的內(nèi)容

1． 文化委有關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、成立、定編、撤消的請(qǐng)示與上級(jí)的批件（永久）

2． 黨委會(huì)會(huì)議記錄（永久）3． 黨委工作計(jì)劃、總結(jié)（永久）4． 文化委黨代會(huì)材料（永久）5． 國(guó)家公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表（永久）6． 勞資及保險(xiǎn)福利費(fèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）

7． 企、事業(yè)單位管理人員和專技人員統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）8． 機(jī)關(guān)和事業(yè)工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）9． 退休干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）10． 人事調(diào)動(dòng)工資介紹信（長(zhǎng)期）11． 干部職工花名冊(cè)（長(zhǎng)期）

12． 被授予市級(jí)以上社會(huì)治安榮譽(yù)稱號(hào)“雙先”登記表及事跡材料（長(zhǎng)期）

13． 干部任免通知（長(zhǎng)期）14． 黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)（長(zhǎng)期）

15． 黨委領(lǐng)導(dǎo)班子重要的整黨整風(fēng)教育材料（長(zhǎng)期）16． 市級(jí)以上優(yōu)秀黨員、先進(jìn)個(gè)人、立功授獎(jiǎng)人員、勞動(dòng)模范登記表及先進(jìn)事跡材料（長(zhǎng)期）

17． 黨委成員重要的理論學(xué)習(xí)論文及出席上級(jí)重要會(huì)議的發(fā)言材料（長(zhǎng)期）

18． 對(duì)違紀(jì)人員的處分和調(diào)查材料及上級(jí)組織的批件（長(zhǎng) 期）

19． 領(lǐng)導(dǎo)干部出國(guó)考察審批材料（長(zhǎng)期）20． 黨建工作材料（短期）

21． 本機(jī)關(guān)黨風(fēng)廉政建設(shè)規(guī)定（短期）22． 本科室工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）23． 區(qū)、局級(jí)“雙先”登記表（短期）24． 組織宣傳工作材料（短期）25． 婦女工作材料（短期）26． 統(tǒng)戰(zhàn)工作材料（短期）

27． 工會(huì)、共青團(tuán)工作材料（短期）28． 黨委民主生活會(huì)會(huì)議記錄（短期）29． 老干部及外事工作材料（短期）30.科室大事記

辦公室歸檔內(nèi)容

1． 機(jī)關(guān)工作計(jì)劃、總結(jié)（永久）2． 委務(wù)會(huì)、辦公會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要（永久）3． 文化事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）4． 主任述職報(bào)告（長(zhǎng)期）

5． 精神文明建設(shè)計(jì)劃、總結(jié)（長(zhǎng)期）6． 重要的上級(jí)稽查件落實(shí)辦理情況材料（長(zhǎng)期）7． 區(qū)文化文物工作會(huì)議材料（長(zhǎng)期）8． 人大政協(xié)議案辦理情況的報(bào)告（長(zhǎng)期）

9． 重要的上級(jí)督辦件處理情況的上報(bào)材料（長(zhǎng)期）10． 被授予市級(jí)以上社會(huì)治安榮譽(yù)稱號(hào)“雙先”登記表及事跡材料（長(zhǎng)期）

11． 文化委與外單位簽訂的協(xié)議、合同（短期）12． 文化委工作研討會(huì)材料（短期）13． 行政工作各種制度（短期）14． 安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）15． 安全責(zé)任書（短期）16． 本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）17． 下屬基層單位工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）18． 基層單位經(jīng)濟(jì)承包協(xié)議書（短期）

19． 文化委有關(guān)經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)和經(jīng)費(fèi)追加（短期）

20． 文化委內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)工作形成的材料（短期）21． 信息化工作及辦公自動(dòng)化形成的材料（短期）22． 社會(huì)治安綜合治理有關(guān)材料（短期）23． 大型活動(dòng)安保工作方案（短期）24.區(qū)、局級(jí)“雙先”登記表（短期）

25.科室大事記

文化科歸檔內(nèi)容

1． 北京市文化局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）

2． 文化委制定的全區(qū)群眾文化發(fā)展規(guī)劃（長(zhǎng)期）3． 區(qū)文化工作會(huì)議材料（長(zhǎng)期）

4． 廣場(chǎng)文化及文化產(chǎn)生研討論文（長(zhǎng)期）

5． 文化委組織的各種全區(qū)性大型群眾文化活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

6． 節(jié)慶文化活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

7． 主辦或承辦全區(qū)“五月的鮮花”群眾歌詠和夏日文

化廣場(chǎng)活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

8． 全區(qū)大型群眾文化活動(dòng)工作總結(jié)（長(zhǎng)期）9． 文化站調(diào)研材料（長(zhǎng)期）10.辦廟會(huì)活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

11.重要的業(yè)務(wù)請(qǐng)示與市文化局批復(fù)（長(zhǎng)期）12.一般的業(yè)務(wù)請(qǐng)示與業(yè)務(wù)上級(jí)的批復(fù)（短期）13.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）14.文化藝術(shù)協(xié)會(huì)有關(guān)材料（短期）15.科室大事記

文物管理科歸檔內(nèi)容

1.文物庫(kù)房藏品登記（永久）

2.上級(jí)對(duì)本區(qū)地上文物定級(jí)及地下文物埋藏區(qū)保護(hù)范圍的文件（永久）

3.重點(diǎn)文物出土有關(guān)勘察記錄分析材料（長(zhǎng)期）

4.北京市文物局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）5.地上文物普查報(bào)告材料（長(zhǎng)期）6.區(qū)文物工作會(huì)議材料（長(zhǎng)期）

7.轄區(qū)地上文物基本情況統(tǒng)計(jì)（長(zhǎng)期）

8.文物遷建、修復(fù)及修繕的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)（長(zhǎng)期）9.文物暫保單位拆除、撤消的請(qǐng)示與上級(jí)的批示（短期）

10.文物舊貨市場(chǎng)管理材料（短期）11.文物保護(hù)通知、函告等（短期）12.文化保護(hù)協(xié)議（短期）

13.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）14.《文物保護(hù)法》宣傳材料（短期）15.區(qū)文物保護(hù)協(xié)會(huì)有關(guān)材料（短期）16.科室大事記

出版發(fā)行管理科歸檔內(nèi)容

1． 市新聞出版局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）

2． 朝陽(yáng)區(qū)“掃黃打非”領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單（長(zhǎng)期）3． 區(qū)“掃黃辦”會(huì)議紀(jì)要（長(zhǎng)期）4.“掃黃打非”周報(bào)（短期）5.“掃黃打非”執(zhí)法小分隊(duì)名單（長(zhǎng)期）6.“掃黃辦”工作計(jì)劃、總結(jié)（長(zhǎng)期）7.要的業(yè)務(wù)請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)（長(zhǎng)期）

8.化委下發(fā)的書刊市場(chǎng)管理規(guī)定、辦法、通知等材料（長(zhǎng)期）

9.陽(yáng)區(qū)書刊定點(diǎn)印刷企業(yè)自查報(bào)告（短期）10.度工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）

11.電子出版物經(jīng)營(yíng)許可證的審批、驗(yàn)收、年檢等所形成的材料目錄（短期）

12.業(yè)務(wù)請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)（短期）13.培訓(xùn)材料（短期）14.科室大事記

電視音像管理科歸檔內(nèi)容

1.北京市廣電局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）

2.文化委制發(fā)的電視音像市場(chǎng)管理有關(guān)規(guī)定、通知等（長(zhǎng)期）

3.重要的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（長(zhǎng)期）4.一般的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（短期）5.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）

6.有關(guān)錄像放映、錄像帶出租放映有線電視等年檢、審批、驗(yàn)收等形成的材料目錄（短期）

7.科室大事記

執(zhí)法大隊(duì)歸檔內(nèi)容

1.市文化局、出版局、廣電局、文物局下發(fā)有關(guān)朝

陽(yáng)區(qū)文化執(zhí)法大隊(duì)的重要文件。（長(zhǎng)期）2.文化執(zhí)法大隊(duì)計(jì)劃、總結(jié)。（短期）

3.文化執(zhí)法大隊(duì)對(duì)轄區(qū)內(nèi)娛樂(lè)場(chǎng)所、網(wǎng)吧、電視音 像、文物等違規(guī)處罰案卷（重要案件長(zhǎng)期、一般案件短期）

4.專項(xiàng)整治、集中行動(dòng)方案及成效材料。（短期）5.執(zhí)法隊(duì)形成的上報(bào)信息。（短期）

6.重要的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（長(zhǎng)期）7.一般的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（短期）8.執(zhí)法隊(duì)大事記

紀(jì)律檢查、監(jiān)察科歸檔內(nèi)容

1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）2.黨員違紀(jì)案件，紀(jì)檢工作中形成的調(diào)查材料(長(zhǎng)期）

3.有關(guān)黨風(fēng)黨紀(jì)工作情況的報(bào)告、報(bào)表（短期）4.機(jī)關(guān)黨風(fēng)廉政責(zé)任制、政務(wù)公開制度（短期）5.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）6.處理重要信訪形成的材料（長(zhǎng)期）7.行政效能立（結(jié)）項(xiàng)、監(jiān)察工作中形成的材料（長(zhǎng)期）

8.糾正行業(yè)不正之風(fēng)有關(guān)文化委的上級(jí)文件（長(zhǎng)期）

9.有關(guān)糾正行業(yè)不正之風(fēng)的計(jì)劃、總結(jié)（短期）10.有關(guān)糾正行業(yè)不正之風(fēng)評(píng)比等材料（長(zhǎng)期）11.重要的報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（長(zhǎng)期）12.一般的報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（短期）13.科室大事記

二、歸檔時(shí)間：

文書檔案一年歸檔一次，各科室檔案人員，按《朝陽(yáng)區(qū)歸檔文件整理辦法》的要求，于次年4月31日以前，將歸檔的紙制檔案與電子檔案，移交給檔案室。檔案室根據(jù)各科 室移交的電子檔案進(jìn)行匯總，于5月31日前移交給區(qū)檔案館。

三、歸檔要求：

1.遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的保管和利用。

2.應(yīng)歸檔的門類、文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)都要齊全完整。

3.歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，要分類清楚，排列有序，保管期限劃分準(zhǔn)確。

4.各科室內(nèi)勤要將整理好的文件（紙制與電子文件）和編制好的文件目錄，經(jīng)科長(zhǎng)審核簽字后，一同向檔案室移交，交接檔案時(shí)，雙方要根據(jù)目錄進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

5.人員流動(dòng)或科室變動(dòng)后要注意做好檔案交接工作，防止檔案材料遺失。

第三篇：文書檔案歸檔整理操作方法

文書檔案歸檔整理操作方法--收集 裝訂 歸檔判斷 分類 排列 編目 裝盒

作者：國(guó)昌檔案 來(lái)源：004km.cn 發(fā)布時(shí)間：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文書檔案歸檔整理操作方法

檔案分為文書檔案盒、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文書檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）和《歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》。

二、基本概念：

（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號(hào)）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)。

（三）全宗：指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。

三、整理方法：

（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施： 1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。2.檢查本單位在工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會(huì)議材料：本單位工作會(huì)議材料（總結(jié)、計(jì)劃）、表彰材料，專業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。②綜合材料：會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議）等；各類花名冊(cè)、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報(bào)表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過(guò)程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的或打印出來(lái)的定稿上無(wú)領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來(lái)文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3.裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：?文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。?裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi)）。或較厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（四）分類：

歸檔文件采用——保管期限分類法進(jìn)行分類。同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。1.區(qū)分

①以落款日期為準(zhǔn)。如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2009年。

②跨的文件放入辦結(jié)的。如2008年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2008;某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說(shuō)來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。

④會(huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。

⑤文件沒(méi)有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按合理歸類。2.區(qū)分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個(gè)期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€(gè)方面：

①反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。

②反映機(jī)關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料。

③反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等。

④反映機(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料。如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國(guó)家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。

準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點(diǎn)?！兑?guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件（上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)）文件進(jìn)行兩分制：

上級(jí)機(jī)關(guān)文件：針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。

本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開排列。不同、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。3.最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問(wèn)題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。

（六）編號(hào)

歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過(guò)編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。1.全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒(méi)有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。2.：文件形成，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4.件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)。以為界，每年必須從1編起，不能跨連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）。

件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)；按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如2007年永久件號(hào)：1、2、3??82

30年件號(hào)：1、2、3??73 10年件號(hào)：1、2、3??243 館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

（七）編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。通過(guò)檢查復(fù)文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。

歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。1.件號(hào)：填寫室編件號(hào)。

2.責(zé)任者：指發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。①填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，如“海南省紀(jì)委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡(jiǎn)稱。②聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者過(guò)多時(shí)，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。③未署責(zé)任者的歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。

3.文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、、順序號(hào)組成。如瓊府辦[2008]198號(hào)、瓊郵管[2008]68號(hào)，沒(méi)有發(fā)文字號(hào)的不填寫。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊(cè)。4.題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)附于原標(biāo)題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[2008]18號(hào)文件的通知，應(yīng)重?cái)M提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知。

5.日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，如2008

0708。

6.頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)、文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

7.備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。

（八）裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

1.裝盒要求：歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門購(gòu)買或向河北省國(guó)昌檔案用品廠直接訂購(gòu)。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。

3.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“/”號(hào)連接。

4.備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

①盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，如某件文件須說(shuō)明的情況復(fù)雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)說(shuō)明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示。②整理人：填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。

③檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。

④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

（九）編制檢索工具

1.歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況（領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況）本主要工作概況、本文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。

2.打印歸檔文件目錄（采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）裝訂成冊(cè)：歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、、保管期限等項(xiàng)目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

：填寫本目錄所登錄文件的形成。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

第四篇：幼兒園文書檔案歸檔新

幼兒園文書檔案歸檔范圍

一、黨群類

1、本園關(guān)于黨員花名冊(cè)、黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)、上報(bào)上級(jí)資料、專題小結(jié)、支委會(huì)、支部活動(dòng)記錄等。（永久）黨書記、組織委員

2、本園關(guān)于工會(huì)婦女花名冊(cè)、工會(huì)、婦女等組織形成的文件材料、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、教代會(huì)有關(guān)文件。（永久）工會(huì)主席

3、本園關(guān)于團(tuán)員花名冊(cè)、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄。（長(zhǎng)期）團(tuán)支部書記

二、行政綜合類———整理材料：

1、泉州市教育局、人事局關(guān)于本園機(jī)構(gòu)設(shè)置，啟用印章、登記注冊(cè)、年檢、達(dá)標(biāo)全面質(zhì)量管理及學(xué)園重大活動(dòng)，集體獲獎(jiǎng)。（永久）園長(zhǎng)、副園長(zhǎng)

2、本園申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)及基建用款的請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)。（永久）總務(wù)、會(huì)計(jì)

3、本園各項(xiàng)規(guī)章制度、公約、守則編撰園志、大事記。（永久）各部門，教研制度、安全制度、衛(wèi)生防疫制度等

4、本園關(guān)于學(xué)園工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)及園務(wù)會(huì)議記錄。（永久）園長(zhǎng)

5、本園關(guān)于各部門工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)及園長(zhǎng)聽課記錄。（長(zhǎng)期）園長(zhǎng)

6、本園關(guān)于學(xué)園行政、業(yè)務(wù)政治學(xué)習(xí)等會(huì)議記錄、每周工作安排表。（長(zhǎng)期）園長(zhǎng)

三、人事類----整理材料

1、本園各崗人員設(shè)置一覽表領(lǐng)導(dǎo)人任免的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知。（永久）總務(wù)、辦理人事調(diào)動(dòng)、工資

2、本園關(guān)于學(xué)園黨、團(tuán)員獎(jiǎng)勵(lì)、處分等的決定、結(jié)論、本園教師獲獎(jiǎng)、入選文章、教師幼兒獲獎(jiǎng)作品。（長(zhǎng)期）業(yè)務(wù)園長(zhǎng)

3、本園關(guān)于教職工錄用、調(diào)動(dòng)（介紹信）、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、聘任、評(píng)定及本園教職工花名冊(cè)，教師學(xué)歷、資歷情況。（長(zhǎng)期）辦理人事調(diào)動(dòng)

四、保教類----整理資料

1、本園關(guān)于新生入園登記表、幼兒花名冊(cè)（后勤園長(zhǎng)）

2、本園關(guān)于學(xué)保教工作計(jì)劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)園長(zhǎng)聽課記錄（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

3、本園關(guān)于學(xué)園有關(guān)保教方面業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、教研記錄。（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

4、本園關(guān)于學(xué)園開展對(duì)外公開教學(xué)觀摩活動(dòng)教案等文件材料（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

5、本園關(guān)于學(xué)園教師保教工作專題、教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)文章（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

6、本園關(guān)于學(xué)園各班級(jí)工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)，幼兒常規(guī)（短期）業(yè)務(wù)園長(zhǎng)

7、本園關(guān)于各班班級(jí)記錄（全日觀察記錄、點(diǎn)名表、周工作記錄等）、教師聽課記錄、反思等。（備查）業(yè)務(wù)園長(zhǎng)

五、保健類---整理材料

1、本園關(guān)于學(xué)園有關(guān)衛(wèi)生保健工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)、階段檢查及各項(xiàng)規(guī)章制度、上級(jí)檢查資料（食品營(yíng)養(yǎng)衛(wèi)生抽樣、消毒檢測(cè)報(bào)告）衛(wèi)生宣傳資料、召開保育員、膳委會(huì)會(huì)議記錄。保健醫(yī)生

2、本園關(guān)于學(xué)園有關(guān)幼兒食譜、營(yíng)養(yǎng)分析及消毒記錄。（短期）保健醫(yī)生

3、本園關(guān)于學(xué)園對(duì)于幼兒血色素、視力、預(yù)防接種、傳染病控制、登記及統(tǒng)計(jì)表。（短期）保健醫(yī)生

六、家長(zhǎng)工作類—整理材料

1、本園關(guān)于學(xué)園家委會(huì)、關(guān)工委成員一覽表、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄。后勤園長(zhǎng)

2、本園關(guān)于家長(zhǎng)學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作計(jì)劃、總結(jié)、講座、講稿、會(huì)議記錄、各班家長(zhǎng)學(xué)校簽名、編寫家教專刊等。

3、本園關(guān)于學(xué)會(huì)各班開展家長(zhǎng)開放日、家園同樂(lè)、家長(zhǎng)會(huì)等會(huì)議記錄材料。（短期）

七、安全工作類---整理材料

1、本園關(guān)于學(xué)園安全保衛(wèi)機(jī)構(gòu)名單、職責(zé)分工、安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、普法、創(chuàng)安、綜治等上報(bào)資料、工作會(huì)議記錄。

2、本園關(guān)于學(xué)園安檢記錄、事故登記表、本園編寫有關(guān)普法及安全教育宣傳材料及學(xué)園節(jié)假日值班表。

3、本園關(guān)于與各部門、教師責(zé)任狀、協(xié)議書、合同。（備查、期限依據(jù)內(nèi)容情況）

八、財(cái)務(wù)類

九、平時(shí)上級(jí)檢查的資料及時(shí)形成專案檔案，如“德育先進(jìn)?！薄熬G色學(xué)?！薄捌桨残@”“文字示范?！薄笆〖?jí)示范園”“文明單位”等的評(píng)估申報(bào)表，自評(píng)表，領(lǐng)導(dǎo)小組名單、工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、實(shí)施方案等

第五篇：文書檔案整理歸檔規(guī)定

廣州市蘿崗區(qū)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局文書檔案整理歸檔規(guī)定

為規(guī)范文書檔案的整理歸檔工作，提高檔案管理水平，根據(jù)《廣州市檔案綜合管理辦法》和廣東省實(shí)施《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》細(xì)則的要求，結(jié)合局機(jī)關(guān)工作實(shí)際，作如下規(guī)定：

一、文件歸檔時(shí)間

（一）收發(fā)文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，檔案室將需歸檔的文件于翌年3月底前收集、整理完畢；

（二）各項(xiàng)會(huì)議材料，由主辦會(huì)議的處室在會(huì)議結(jié)束后按要求整理好隨時(shí)向檔案室移送。

二、歸檔文件整理

是指將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

（一）歸檔文件一般以每份文件為一件進(jìn)行整理。文件正本（包括附件）與定稿為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；請(qǐng)示與批復(fù)為一件。

（二）歸檔文件的裝訂

歸檔文件按件采用不銹鋼釘或粘合（乳膠）裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。

（三）整理原則和質(zhì)量要求

遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同保存價(jià)值，便于保管和提供利用。歸檔文件材料必須齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或者易退變文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

三、歸檔文件的分類

歸檔文件按─保管期限進(jìn)行分類。即：按歸檔文件形成，按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置類目，再根據(jù)保管期限進(jìn)行分類。

四、歸檔文件編號(hào)

在歸檔文件的首頁(yè)上方的空白處加蓋檔號(hào)章，并填寫有關(guān)的欄目?jī)?nèi)容：

（一）全宗號(hào)：檔案館給本單位編制的代號(hào)；

（二）：填寫文件內(nèi)容針對(duì)的，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；

（三）保管期限：根據(jù)文件內(nèi)容價(jià)值選填“永久”、“30年”、“10年”；

（四）室編件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，以為界線，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)。

五、歸檔文件編目

以“件”為單位按排列順序填寫“歸檔文件目錄”

（一）件號(hào)：按歸檔文件的排列順序號(hào)；

（二）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，亦即文件的署名者 或制發(fā)文機(jī)關(guān)；

（三）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)；

（四）題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題，外加“[ ] ”號(hào)；原文有標(biāo)題但不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題，重?cái)M標(biāo)題外加“[ ] ”號(hào)附于原標(biāo)題之后；

（五）日期：指文件形成的日期；

（六）頁(yè)數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)面數(shù)；

（七）備注：用以標(biāo)注歸檔文件的變化情況或參見檔號(hào)；

（八）歸檔文件目錄：按保管期限歸檔文件目錄打印一式三份，一份目錄匯編，一份作為今后進(jìn)館的移交目錄，一份作為備份；

（九）歸檔說(shuō)明：內(nèi)容包括本單位主要工作概況，內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，機(jī)關(guān)黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況以及本各門類檔案歸檔情況組成。

六、裝盒 歸檔文件裝盒時(shí)，不同、不同類別、不同保管期限的歸檔文件不能裝入同一檔案盒。將歸檔文件按編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊背及備考表項(xiàng)目。

（一）檔案盒脊背的填寫：

1、全宗號(hào)：檔案館給本單位編制的代號(hào)；

2、類別號(hào)：各門類檔案代號(hào)；

3、：填寫文件內(nèi)容針對(duì)的，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；

4、保管期限：按盒內(nèi)文件所劃定的保管期限填寫“永久”、“30 年、“10 年;

5、件號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“─”號(hào)連接。

（二）盒內(nèi)備考表

盒內(nèi)備考表置于盒內(nèi)文件之后或印于檔案盒底部，須用鋼筆、藍(lán)黑或黑色墨水按格式要求逐項(xiàng)填寫，字跡要工整。

1、盒內(nèi)情況說(shuō)明：主要填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可暫不填寫；

2、整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人的姓名；

3、檢查人：由歸檔文件質(zhì)量審核人簽名（辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)）;

4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的時(shí)間。