第一篇：文書檔案形成與歸檔字體格式要求

文書檔案形成與歸檔要求

為使我園文書檔案做到格式規(guī)范、文體規(guī)范、文字規(guī)范，特制定《文書檔案形成與歸檔要求》，請遵照執(zhí)行。

一、檔案形成要求(一)計算機檔案形成要求

1．統(tǒng)一紙張。一般情況下使用A4紙，如有特殊情況可使用A3紙。

2．統(tǒng)一格式。根據(jù)教辦要求，按頁面設置：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米；格式：固定值，30磅。主標題：華康簡標題宋體字，二號或小二號，（根據(jù)字數(shù)多少而定）；正文小標題：黑體，三號；正文：仿宋GB——2312，三號字。（字體一律不需加粗）如果沒有“華康簡標題宋體字”，可將字體文件復制到電腦“C/windows/fonts”文件夾即可。

3．統(tǒng)一操作。建立新文檔后，打開格式中的“段落”，去掉兩“√”，設置行間距為最小值，其他歸“0”；打開格式中的“字體”，按正文的要求設置好字體和字號，字符間距和位置設置為標準，正文對方設置為兩端對齊；打開文件中的頁面設置，設置上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。輸入法設置在全角狀態(tài)下，以確保每個標點符號的規(guī)范。標題與正文之間用回車鍵鍵入后空一行。操作正文時，先用空格鍵空兩個漢字位置，以后每一段用回車鍵后就會自動空兩個漢字的位置。如果出現(xiàn)段前空兩格不規(guī)范的情況，請將此段文字首行退回到頂格處，然后用空格鍵空出兩個字的位置。如果在使用層次序數(shù)時出現(xiàn)自動編號現(xiàn)象，請用“撤消鍵入”后再進行操作。

4．統(tǒng)一序數(shù)。結構層次序數(shù)，第一層為“

一、”，句末不用標點；第二層為“

（一）”，句末可用標點，但一般不用；第三層為“

1、”，第四層為“（1）”，第五層為“①”，句末均要用標點。

5．統(tǒng)一時間。年份一律采用公元紀年，且用四位數(shù)表達，如“2010年”不能省略為“08年”。不能使用“今年”、“當年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不確切的時間，以免產(chǎn)生歧義。一般應用具體日期，即要表明年月日。

6．統(tǒng)一封面。如果是材料的匯集，一般需加封面和封底。封面一般呈現(xiàn)標題（含年份）、學校名稱、科室、編寫時間等內(nèi)容，能確切反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容。(二)手寫體檔案形成要求

手寫體檔案的字跡要具有耐久性，可選用碳素墨水鋼筆、黑色簽字筆和毛筆書寫，杜絕圓珠筆、鉛筆、彩色筆、純藍墨水筆書寫。

二、檔案歸檔要求 實行“1+1”存檔制，即將紙質(zhì)檔案上交給級組長的同時，還要將一份相應的電子檔案放在相關電腦的文件夾內(nèi)，并經(jīng)檔案人員“確認”。

請各班老師把各項計劃或總結等檔案先交給所在檔案資料組的負責人，等收齊、檢查后一起歸檔。

上沙幼兒園 2010年

第二篇：文書檔案歸檔制度DOC

文書檔案歸檔制度

文化委機關工作中形成的各類檔案，是文化委工作的歷史記錄及工作成果的見證。為確保文化委檔案材料齊全完整和檔案信息資源的不斷開發(fā)與利用，特制定如下歸檔制度：

一、歸檔內(nèi)容：

組宣人事科應歸檔的內(nèi)容

1． 文化委有關機構設置、成立、定編、撤消的請示與上級的批件（永久）

2． 黨委會會議記錄（永久）3． 黨委工作計劃、總結（永久）4． 文化委黨代會材料（永久）5． 國家公務員統(tǒng)計報表（永久）6． 勞資及保險福利費統(tǒng)計年報（永久）

7． 企、事業(yè)單位管理人員和專技人員統(tǒng)計年報（永久）8． 機關和事業(yè)工資統(tǒng)計年報（永久）9． 退休干部統(tǒng)計年報（永久）10． 人事調(diào)動工資介紹信（長期）11． 干部職工花名冊（長期）

12． 被授予市級以上社會治安榮譽稱號“雙先”登記表及事跡材料（長期）

13． 干部任免通知（長期）14． 黨內(nèi)統(tǒng)計年報（長期）

15． 黨委領導班子重要的整黨整風教育材料（長期）16． 市級以上優(yōu)秀黨員、先進個人、立功授獎人員、勞動模范登記表及先進事跡材料（長期）

17． 黨委成員重要的理論學習論文及出席上級重要會議的發(fā)言材料（長期）

18． 對違紀人員的處分和調(diào)查材料及上級組織的批件（長 期）

19． 領導干部出國考察審批材料（長期）20． 黨建工作材料（短期）

21． 本機關黨風廉政建設規(guī)定（短期）22． 本科室工作計劃、總結（短期）23． 區(qū)、局級“雙先”登記表（短期）24． 組織宣傳工作材料（短期）25． 婦女工作材料（短期）26． 統(tǒng)戰(zhàn)工作材料（短期）

27． 工會、共青團工作材料（短期）28． 黨委民主生活會會議記錄（短期）29． 老干部及外事工作材料（短期）30.科室大事記

辦公室歸檔內(nèi)容

1． 機關工作計劃、總結（永久）2． 委務會、辦公會會議記錄、紀要（永久）3． 文化事業(yè)統(tǒng)計年報（永久）4． 主任述職報告（長期）

5． 精神文明建設計劃、總結（長期）6． 重要的上級稽查件落實辦理情況材料（長期）7． 區(qū)文化文物工作會議材料（長期）8． 人大政協(xié)議案辦理情況的報告（長期）

9． 重要的上級督辦件處理情況的上報材料（長期）10． 被授予市級以上社會治安榮譽稱號“雙先”登記表及事跡材料（長期）

11． 文化委與外單位簽訂的協(xié)議、合同（短期）12． 文化委工作研討會材料（短期）13． 行政工作各種制度（短期）14． 安全保衛(wèi)工作計劃、總結（短期）15． 安全責任書（短期）16． 本科工作計劃、總結（短期）17． 下屬基層單位工作計劃、總結（短期）18． 基層單位經(jīng)濟承包協(xié)議書（短期）

19． 文化委有關經(jīng)費問題的請示與上級的批復和經(jīng)費追加（短期）

20． 文化委內(nèi)部財務審計工作形成的材料（短期）21． 信息化工作及辦公自動化形成的材料（短期）22． 社會治安綜合治理有關材料（短期）23． 大型活動安保工作方案（短期）24.區(qū)、局級“雙先”登記表（短期）

25.科室大事記

文化科歸檔內(nèi)容

1． 北京市文化局下發(fā)的有關文化委的重要文件（長期）

2． 文化委制定的全區(qū)群眾文化發(fā)展規(guī)劃（長期）3． 區(qū)文化工作會議材料（長期）

4． 廣場文化及文化產(chǎn)生研討論文（長期）

5． 文化委組織的各種全區(qū)性大型群眾文化活動材料（長期）

6． 節(jié)慶文化活動材料（長期）

7． 主辦或承辦全區(qū)“五月的鮮花”群眾歌詠和夏日文

化廣場活動材料（長期）

8． 全區(qū)大型群眾文化活動工作總結（長期）9． 文化站調(diào)研材料（長期）10.辦廟會活動材料（長期）

11.重要的業(yè)務請示與市文化局批復（長期）12.一般的業(yè)務請示與業(yè)務上級的批復（短期）13.本科工作計劃、總結（短期）14.文化藝術協(xié)會有關材料（短期）15.科室大事記

文物管理科歸檔內(nèi)容

1.文物庫房藏品登記（永久）

2.上級對本區(qū)地上文物定級及地下文物埋藏區(qū)保護范圍的文件（永久）

3.重點文物出土有關勘察記錄分析材料（長期）

4.北京市文物局下發(fā)的有關文化委的重要文件（長期）5.地上文物普查報告材料（長期）6.區(qū)文物工作會議材料（長期）

7.轄區(qū)地上文物基本情況統(tǒng)計（長期）

8.文物遷建、修復及修繕的請示與上級的批復（長期）9.文物暫保單位拆除、撤消的請示與上級的批示（短期）

10.文物舊貨市場管理材料（短期）11.文物保護通知、函告等（短期）12.文化保護協(xié)議（短期）

13.本科工作計劃、總結（短期）14.《文物保護法》宣傳材料（短期）15.區(qū)文物保護協(xié)會有關材料（短期）16.科室大事記

出版發(fā)行管理科歸檔內(nèi)容

1． 市新聞出版局下發(fā)的有關文化委的重要文件（長期）

2． 朝陽區(qū)“掃黃打非”領導小組成員名單（長期）3． 區(qū)“掃黃辦”會議紀要（長期）4.“掃黃打非”周報（短期）5.“掃黃打非”執(zhí)法小分隊名單（長期）6.“掃黃辦”工作計劃、總結（長期）7.要的業(yè)務請示與上級批復（長期）

8.化委下發(fā)的書刊市場管理規(guī)定、辦法、通知等材料（長期）

9.陽區(qū)書刊定點印刷企業(yè)自查報告（短期）10.度工作計劃、總結（短期）

11.電子出版物經(jīng)營許可證的審批、驗收、年檢等所形成的材料目錄（短期）

12.業(yè)務請示與上級批復（短期）13.培訓材料（短期）14.科室大事記

電視音像管理科歸檔內(nèi)容

1.北京市廣電局下發(fā)的有關文化委的重要文件（長期）

2.文化委制發(fā)的電視音像市場管理有關規(guī)定、通知等（長期）

3.重要的業(yè)務報告、請示與批復（長期）4.一般的業(yè)務報告、請示與批復（短期）5.本科工作計劃、總結（短期）

6.有關錄像放映、錄像帶出租放映有線電視等年檢、審批、驗收等形成的材料目錄（短期）

7.科室大事記

執(zhí)法大隊歸檔內(nèi)容

1.市文化局、出版局、廣電局、文物局下發(fā)有關朝

陽區(qū)文化執(zhí)法大隊的重要文件。（長期）2.文化執(zhí)法大隊計劃、總結。（短期）

3.文化執(zhí)法大隊對轄區(qū)內(nèi)娛樂場所、網(wǎng)吧、電視音 像、文物等違規(guī)處罰案卷（重要案件長期、一般案件短期）

4.專項整治、集中行動方案及成效材料。（短期）5.執(zhí)法隊形成的上報信息。（短期）

6.重要的業(yè)務報告、請示與批復（長期）7.一般的業(yè)務報告、請示與批復（短期）8.執(zhí)法隊大事記

紀律檢查、監(jiān)察科歸檔內(nèi)容

1.上級機關下發(fā)的有關文化委的重要文件（長期）2.黨員違紀案件，紀檢工作中形成的調(diào)查材料(長期）

3.有關黨風黨紀工作情況的報告、報表（短期）4.機關黨風廉政責任制、政務公開制度（短期）5.本科工作計劃、總結（短期）6.處理重要信訪形成的材料（長期）7.行政效能立（結）項、監(jiān)察工作中形成的材料（長期）

8.糾正行業(yè)不正之風有關文化委的上級文件（長期）

9.有關糾正行業(yè)不正之風的計劃、總結（短期）10.有關糾正行業(yè)不正之風評比等材料（長期）11.重要的報告、請示與批復（長期）12.一般的報告、請示與批復（短期）13.科室大事記

二、歸檔時間：

文書檔案一年歸檔一次，各科室檔案人員，按《朝陽區(qū)歸檔文件整理辦法》的要求，于次年4月31日以前，將歸檔的紙制檔案與電子檔案，移交給檔案室。檔案室根據(jù)各科 室移交的電子檔案進行匯總，于5月31日前移交給區(qū)檔案館。

三、歸檔要求：

1.遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于文件的保管和利用。

2.應歸檔的門類、文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)都要齊全完整。

3.歸檔文件以件為單位進行整理，要分類清楚，排列有序，保管期限劃分準確。

4.各科室內(nèi)勤要將整理好的文件（紙制與電子文件）和編制好的文件目錄，經(jīng)科長審核簽字后，一同向檔案室移交，交接檔案時，雙方要根據(jù)目錄進行清點核對，并履行簽字手續(xù)。

5.人員流動或科室變動后要注意做好檔案交接工作，防止檔案材料遺失。

第三篇：文書檔案歸檔整理操作方法

文書檔案歸檔整理操作方法--收集 裝訂 歸檔判斷 分類 排列 編目 裝盒

作者：國昌檔案 來源：004km.cn 發(fā)布時間：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文書檔案歸檔整理操作方法

檔案分為文書檔案盒、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產(chǎn)品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文書檔案就必須學習領會中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）和《歸檔文件整理規(guī)則實施細則》。

二、基本概念：

（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。

歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。

（三）全宗：指一個獨立的機關、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號：是檔案館給立檔單位的代號。

三、整理方法：

（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應措施： 1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。2.檢查本單位在工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位工作會議材料（總結、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術人員等花名冊及主要業(yè)務工作登記簿）；年報表（業(yè)務、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關系、干部調(diào)動、行政事務等）、協(xié)議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級機關起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：?文件裝訂時應以左、下側對齊，以便裝訂和利用。?裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（四）分類：

歸檔文件采用——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。1.區(qū)分

①以落款日期為準。如2009年形成的《2008年工作總結》應歸入2009年。

②跨的文件放入辦結的。如2008年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應歸入2008;某單位2007年立案、2008年結案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結案歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。

⑤文件沒有標注日期時，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按合理歸類。2.區(qū)分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€方面：

①反映機關主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構設置、人員編制等文件材料。

②反映機關行政管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國有資產(chǎn)管理等文件材料。

③反映機關主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關、上級領導視察本機關工作文件材料；本機關制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務文件、調(diào)研報告、請示、批復、外事活動文件等。

④反映機關人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調(diào)動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關和職工權益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關形成文件的重點和核心。

準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規(guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關文件為主（即以我為主），在操作時，實現(xiàn)對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

上級機關文件：針對本機關的文件或?qū)儆诒緳C關主管業(yè)務的永久保存。如同級黨委、政府關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件；上級機關對本機關或人員的表彰文件；上級機關對主管業(yè)務工作的規(guī)劃、意見、批復等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。

本機關文件：反映本機關主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級機關文件：非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

下級機關文件：報送的重要的總結、報告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機構（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應保持相對固定。3.最后在同一保管期限、同一機構、問題或文號內(nèi)按成文時間的生后順序排列。

（六）編號

歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。

歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、、保管期限、件號等必備項目。1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。2.：文件形成，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2008。3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4.件號：歸檔文件的排列順序號。以為界，每年必須從1編起，不能跨連續(xù)編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。

件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3??82

30年件號：1、2、3??73 10年件號：1、2、3??243 館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

（七）編目

歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現(xiàn)對相應來文的查找。

歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。1.件號：填寫室編件號。

2.責任者：指發(fā)文的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯(lián)合發(fā)文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。

3.文號：文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機關按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關代字、、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發(fā)文字號的不填寫。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。4.題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補充標題，外加“〔〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關于轉發(fā)檔發(fā)[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關于轉發(fā)[國家檔案局關于汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。

5.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，如2008

0708。

6.頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)、文件中有圖文的頁面為一頁。

7.備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。

（八）裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

1.裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2.檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買或向河北省國昌檔案用品廠直接訂購。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。

3.檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

4.備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

①盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關條目的備注項中加“*”號標示。②整理人：填寫負責整理歸檔文件的人員姓名，以明確責任。

③檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。

④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

（九）編制檢索工具

1.歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本內(nèi)設機構設置情況（領導班子、內(nèi)設機構及領導任職情況）本主要工作概況、本文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。

2.打印歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、、保管期限等項目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。

：填寫本目錄所登錄文件的形成。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

第四篇：檔案格式和字體要求

檔案格式和字體要求

標題

╳╳╳個人總結（黑體三號，加粗）

正文

╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳

(仿宋_GB2312 四號)一、一級標題

（黑體小三號）

╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四號)

二、╳╳╳╳╳

（黑體小三號）

（一）二級標題

(黑體四號)

╳╳╳╳╳╳╳╳

(仿宋_GB2312 四號)

（二）╳╳╳╳╳╳╳╳(黑體四號)

1、╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四號)

2、╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳╳(仿宋_GB2312 四號)

注：

1、A4紙打印

2、對齊方式：兩端對齊；每段開頭起2個字體

3、行間距為1.5倍行距；段前0行，段后0行

4、頁面設置 上下左右各2.5，頁碼外側

第五篇：幼兒園文書檔案歸檔新

幼兒園文書檔案歸檔范圍

一、黨群類

1、本園關于黨員花名冊、黨支部工作計劃、總結、上報上級資料、專題小結、支委會、支部活動記錄等。（永久）黨書記、組織委員

2、本園關于工會婦女花名冊、工會、婦女等組織形成的文件材料、會議記錄、工作計劃、總結、教代會有關文件。（永久）工會主席

3、本園關于團員花名冊、工作計劃、總結、會議記錄。（長期）團支部書記

二、行政綜合類———整理材料：

1、泉州市教育局、人事局關于本園機構設置，啟用印章、登記注冊、年檢、達標全面質(zhì)量管理及學園重大活動，集體獲獎。（永久）園長、副園長

2、本園申請經(jīng)費及基建用款的請示報告、批復。（永久）總務、會計

3、本園各項規(guī)章制度、公約、守則編撰園志、大事記。（永久）各部門，教研制度、安全制度、衛(wèi)生防疫制度等

4、本園關于學園工作計劃、小結、補充計劃、總結及園務會議記錄。（永久）園長

5、本園關于各部門工作計劃、小結、補充計劃、總結及園長聽課記錄。（長期）園長

6、本園關于學園行政、業(yè)務政治學習等會議記錄、每周工作安排表。（長期）園長

三、人事類----整理材料

1、本園各崗人員設置一覽表領導人任免的請示、報告、批復、決定、通知。（永久）總務、辦理人事調(diào)動、工資

2、本園關于學園黨、團員獎勵、處分等的決定、結論、本園教師獲獎、入選文章、教師幼兒獲獎作品。（長期）業(yè)務園長

3、本園關于教職工錄用、調(diào)動（介紹信）、轉正、定級、聘任、評定及本園教職工花名冊，教師學歷、資歷情況。（長期）辦理人事調(diào)動

四、保教類----整理資料

1、本園關于新生入園登記表、幼兒花名冊（后勤園長）

2、本園關于學保教工作計劃、總結、業(yè)務園長聽課記錄（業(yè)務園長）

3、本園關于學園有關保教方面業(yè)務學習、教研記錄。（業(yè)務園長）

4、本園關于學園開展對外公開教學觀摩活動教案等文件材料（業(yè)務園長）

5、本園關于學園教師保教工作專題、教師教學經(jīng)驗文章（業(yè)務園長）

6、本園關于學園各班級工作計劃、小結、補充計劃、總結，幼兒常規(guī)（短期）業(yè)務園長

7、本園關于各班班級記錄（全日觀察記錄、點名表、周工作記錄等）、教師聽課記錄、反思等。（備查）業(yè)務園長

五、保健類---整理材料

1、本園關于學園有關衛(wèi)生保健工作計劃、小結、補充計劃、總結、階段檢查及各項規(guī)章制度、上級檢查資料（食品營養(yǎng)衛(wèi)生抽樣、消毒檢測報告）衛(wèi)生宣傳資料、召開保育員、膳委會會議記錄。保健醫(yī)生

2、本園關于學園有關幼兒食譜、營養(yǎng)分析及消毒記錄。（短期）保健醫(yī)生

3、本園關于學園對于幼兒血色素、視力、預防接種、傳染病控制、登記及統(tǒng)計表。（短期）保健醫(yī)生

六、家長工作類—整理材料

1、本園關于學園家委會、關工委成員一覽表、工作計劃、總結、會議記錄。后勤園長

2、本園關于家長學校機構設置、工作計劃、總結、講座、講稿、會議記錄、各班家長學校簽名、編寫家教?？取?/p>

3、本園關于學會各班開展家長開放日、家園同樂、家長會等會議記錄材料。（短期）

七、安全工作類---整理材料

1、本園關于學園安全保衛(wèi)機構名單、職責分工、安全保衛(wèi)工作計劃、總結、普法、創(chuàng)安、綜治等上報資料、工作會議記錄。

2、本園關于學園安檢記錄、事故登記表、本園編寫有關普法及安全教育宣傳材料及學園節(jié)假日值班表。

3、本園關于與各部門、教師責任狀、協(xié)議書、合同。（備查、期限依據(jù)內(nèi)容情況）

八、財務類

九、平時上級檢查的資料及時形成專案檔案，如“德育先進?！薄熬G色學?！薄捌桨残@”“文字示范?！薄笆〖壥痉秷@”“文明單位”等的評估申報表，自評表，領導小組名單、工作規(guī)劃、計劃、總結、實施方案等