第一篇：文書檔案收集整理歸檔規(guī)范（最終版）

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范 范圍

本規(guī)范對(duì)公司文書檔案的定義、歸檔范圍、歸檔要求和整理歸檔程序等作了明確的規(guī)定和要求。本規(guī)范適用于集團(tuán)公司所有文書檔案的管理。2 文書檔案的歸檔范圍

2.1 文件材料的歸檔范圍

反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司具有利用價(jià)值及憑證價(jià)值的文件材料；其他對(duì)公司發(fā)展具有查考價(jià)值的文件資料。2.2 文件材料的不歸檔范圍

其他單位所發(fā)的不需本公司辦理的文件材料（如其他單位所發(fā)的供本公司參閱的簡(jiǎn)報(bào)、抄閱件等）；公司形成的無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性的文件資料；一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；其他與本公司無(wú)關(guān)的文件材料。2.3 各部門檔案的歸檔范圍 2.3.1綜合辦

a)公司章程文件：公司章程，公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算文件等； b)股東會(huì)文件：股東會(huì)議記錄、股東會(huì)議通知、股東出缺席會(huì)議記錄、股東名冊(cè)、股東印章等； c)董事會(huì)文件：董事就任書、董事會(huì)議記錄、總裁（副）、總經(jīng)理發(fā)文、批復(fù)、業(yè)務(wù)執(zhí)行文件等； d)財(cái)年總計(jì)劃、重要契約、訴訟文件、公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料、公司歷史沿革及重大事件記錄等； e)重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等； f)總經(jīng)辦日常工作文件：簽呈、督辦記錄、來(lái)訪接待記錄等； g)其他具有保存價(jià)值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力資源戰(zhàn)略、年度人力資源工作績(jī)效目標(biāo)、人力資源政策和管理制度、薪酬福利制度、獎(jiǎng)懲制度、績(jī)效管理制度等；

2.3.1.2 人事業(yè)務(wù)具體文件：公司職員花名冊(cè)、職員工資、人事檔案、考核資料、招聘文件、招聘考試題目匯集、聘用通知書、勞動(dòng)合同、晉升資料、任免文件等；

2.3.1.3 人力資源部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

營(yíng)銷部

a)銷售管理策略和規(guī)劃、年度行銷計(jì)劃與銷售目標(biāo)、市場(chǎng)及行業(yè)銷售分析、銷售預(yù)測(cè)、銷售渠道的規(guī)劃和建設(shè)、產(chǎn)品生命周期管理作業(yè)、定價(jià)政策文件等；

b)經(jīng)銷合同、客戶名單、客戶訂單和客戶投訴受理文件、產(chǎn)品物流服務(wù)體系文件等； c)銷售部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

成本部

a)公司年度采購(gòu)策略及績(jī)效目標(biāo)、采購(gòu)計(jì)劃、年度采購(gòu)成本控制目標(biāo)、新產(chǎn)品物料采購(gòu)計(jì)劃、各類采購(gòu)合同（設(shè)備、包裝材料、食品原材料）、進(jìn)貨渠道文件等；

b)供應(yīng)商資料、詢比價(jià)資料、供應(yīng)商品質(zhì)管理年度策略和行動(dòng)計(jì)劃、新供應(yīng)商的開發(fā)和認(rèn)證計(jì)劃、供應(yīng)商評(píng)審和業(yè)績(jī)考核、供應(yīng)商采購(gòu)價(jià)格的維護(hù)和應(yīng)付賬款的審核等； c)采購(gòu)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

工程技術(shù)部

2.3.1.4 審計(jì)報(bào)告、審計(jì)作業(yè)流程、審計(jì)規(guī)劃等；

2.3.1.5 財(cái)務(wù)審計(jì)、績(jī)效審計(jì)、紀(jì)檢督察工作、專項(xiàng)審計(jì)相關(guān)文件等； 2.3.1.6 投訴、舉報(bào)方面的相關(guān)資料；

2.3.1.7 審計(jì)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 財(cái)務(wù)部

a)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。b)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬?。?/p>

c)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告； d)其他類：財(cái)務(wù)預(yù)算、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料； e)財(cái)務(wù)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

前期開發(fā)部

a)公司質(zhì)量方針與產(chǎn)品安全目標(biāo)、質(zhì)量體系與食品安全體系、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和品質(zhì)規(guī)劃、質(zhì)量工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；

b)各項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)產(chǎn)生的報(bào)告與記錄，如品質(zhì)稽查報(bào)告、原始質(zhì)量記錄、質(zhì)量改進(jìn)方案、質(zhì)量改進(jìn)效果評(píng)估等；

c)產(chǎn)品質(zhì)量事故相關(guān)文件，如質(zhì)量事故調(diào)查報(bào)告等；

d)質(zhì)量管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

設(shè)計(jì)部

a)公司產(chǎn)品配方資料及其相關(guān)資料等；

b)公司產(chǎn)品研發(fā)規(guī)劃、研發(fā)流程、研發(fā)建議、研發(fā)目標(biāo)、研發(fā)技術(shù)報(bào)告相關(guān)文件等；

c)產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品技術(shù)改進(jìn)、產(chǎn)品成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量危機(jī)預(yù)案等； d)各類生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品標(biāo)簽、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)備案、政府項(xiàng)目申報(bào)文件等；

e)新產(chǎn)品立項(xiàng)資料、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研究開發(fā)記錄、技術(shù)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、重要實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)及結(jié)果、工藝設(shè)計(jì)圖等；

f)研發(fā)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

市場(chǎng)部

a)品牌建設(shè)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、競(jìng)品信息、消費(fèi)者需求文件等；

b)新品開發(fā)規(guī)劃、舊品改良規(guī)劃、產(chǎn)品生命周期管理、日常產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)、各品項(xiàng)毛利率評(píng)估文件等 c)各品牌媒介費(fèi)用年度預(yù)算、媒體談判、媒體投放評(píng)估、媒體發(fā)布文件等； d)廣告創(chuàng)意評(píng)估、廣告制作、各類促銷活動(dòng)相關(guān)文件等；

e)各品類廣宣品、贈(zèng)品、陳列工具的開發(fā)設(shè)計(jì)、制作改良及管理相關(guān)文件等； f)市場(chǎng)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理體系與發(fā)展規(guī)劃、流程管理目標(biāo)、流程優(yōu)化專項(xiàng)工作相關(guān)文件等； b)公司IT 發(fā)展規(guī)劃、IT工作目標(biāo)、IT項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作規(guī)劃與目標(biāo)、公司安全生產(chǎn)體系、改進(jìn)與完善制造流程工作文件等； b)技術(shù)革新和改造工作（含設(shè)備和IE）及相關(guān)專案項(xiàng)目管理工作相關(guān)文件等 c)制造部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

各基地品質(zhì)管理部

a)產(chǎn)品質(zhì)量事故調(diào)查報(bào)告、公司質(zhì)量工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)、本公司制定并頒發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(非受控文件)、公司頒發(fā)的質(zhì)量工作規(guī)定、辦法(非受控文件)等； b)基地關(guān)于技術(shù)、環(huán)保、計(jì)量管理的各項(xiàng)規(guī)定等；

c)本部門年度工作計(jì)劃、總結(jié)，重要的請(qǐng)示、批復(fù)，一般技術(shù)工作通知等； d)基地檢測(cè)設(shè)備類、其它計(jì)量（能源計(jì)量除外）類檔案的收集、整理； e)基地品質(zhì)管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

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文書檔案收集整理歸檔規(guī)范 各基地生產(chǎn)計(jì)劃部

本部門年度工作規(guī)劃、總結(jié)，基地生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況匯總表，生產(chǎn)計(jì)劃指標(biāo)等；

重要的請(qǐng)示與批復(fù)、有關(guān)生產(chǎn)管理的通知、生產(chǎn)的組織與調(diào)度文件、專案審計(jì)材料（調(diào)查、旁證、公證、結(jié)論）、物資報(bào)廢審批表等；

關(guān)于物資管理的規(guī)定、制度、辦法(非受控文件)，上級(jí)頒發(fā)的需本部門執(zhí)行的文件等； 貨物進(jìn)口證明書（進(jìn)口設(shè)備）、進(jìn)口檢驗(yàn)單（進(jìn)口設(shè)備）等；

各基地生產(chǎn)計(jì)劃部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料； 各基地工程部

2.3.1.8 基建檔案和設(shè)備儀器檔案具體參見《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》、《設(shè)備檔案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，如公司機(jī)械設(shè)備年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、本部門年度工作規(guī)劃、總結(jié)、重大工程施工方案的審批、請(qǐng)示、批復(fù)等； 2.3.1.10 日常基建檔案。

2.3.1.11 生產(chǎn)設(shè)備類、能源計(jì)量類檔案。

i.購(gòu)置、引進(jìn)設(shè)備儀器的申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議、來(lái)往信函、圖紙和招標(biāo)、報(bào)關(guān)等； ii.設(shè)備儀器的隨機(jī)資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗(yàn)收單、安裝圖、原理圖、附件圖、電子文件、使用維護(hù)說(shuō)明書等；

iii.設(shè)備儀器安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測(cè)報(bào)告等； iv.設(shè)備儀器操作規(guī)程和履歷表等；

v.設(shè)備儀器大、中修記錄，故障分析處理文件等； vi.設(shè)備儀器報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定材料、批復(fù)、處理結(jié)果等；

各基地塑杯制造部、果凍海苔部、沖調(diào)飲料部

2.3.1.12 技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)審批、圖紙、施工、竣工、驗(yàn)收文件等； 2.3.1.13 向上級(jí)的請(qǐng)示及上級(jí)的批復(fù)；

2.3.1.14 本部門年度、月度工作計(jì)劃、總結(jié)； 2.3.1.15 簽呈（含全過(guò)程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存價(jià)值的文件材料。

基地項(xiàng)目（新廠）指揮部

2.3.1.17 基建檔案具體參見《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》。

2.3.1.18 前期準(zhǔn)備階段，如基建計(jì)劃、工程項(xiàng)目建議書、請(qǐng)示、批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書、可行性研究報(bào)告、選址報(bào)告、投資計(jì)劃、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、工程合同、協(xié)議等

2.3.1.19 設(shè)計(jì)階段文件，如設(shè)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料；初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、技術(shù)秘密材料、專利文件等設(shè)計(jì)文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、圖紙會(huì)審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等

2.3.1.21 監(jiān)理文件，如監(jiān)理工作專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料、監(jiān)理通知、協(xié)議書及監(jiān)理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工驗(yàn)收階段文件，如竣工報(bào)告、各種竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說(shuō)明書、工程結(jié)算、總結(jié)等； 2.3.1.23 使用維護(hù)階段文件，包括在使用、維修、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件。3 文書檔案的歸檔要求

3.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變（如傳真件）的文件應(yīng)予復(fù)制，并與原件一并歸檔。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。未翻譯的文件，應(yīng)譯出中文標(biāo)題，并附簡(jiǎn)短的內(nèi)容題要。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的檔案材料正確。經(jīng)辦人員要確保檔案材料按照行程規(guī)律保持有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件能真實(shí)地反映職能活動(dòng)的歷史原貌。要求做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，及要求紙質(zhì)檔案與電子檔案的實(shí)際情況相符、數(shù)量一樣、內(nèi)容一致。

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 紙面過(guò)小的書寫材料要加貼襯紙，超大紙張需按A4紙張大小進(jìn)行折疊，文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。4 文書檔案的整理歸檔程序

4.1 整理歸檔程序

各部門應(yīng)以件為單位，按照分類、排列、裝訂、編號(hào)、編目、入盒等步驟整理歸檔文件。

分類

文件分類采用“年度-部門-保管期限”的辦法進(jìn)行。

4.1.1.1 分年度：將文件按其形成或所涉工作的年度分開。一般文件歸入形成年度?？缒甓鹊恼?qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，一般可歸入文件內(nèi)容涉及的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)歸入文件內(nèi)容涉及的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，一般可以歸入會(huì)議開幕的年度。4.1.1.2 分部門：將文件按其形成部門或承辦部門分類。

4.1.1.3 分保管期限：檔案從立卷時(shí)算起，其保管期限分為以下三種：永久、長(zhǎng)期、短期。

排列

歸檔文件以件為單位按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，即將同一問題的文件材料進(jìn)行相鄰排列。一般每份文件為1件。文件正本與定稿為1件；正文與附件為1件；原文與復(fù)制件為1件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件；會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、刊物等成套性材料以次（期）為1件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為1件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、去函與復(fù)函）為1件；原件與譯文、多種文字形成的同一文件為1件。

裝訂

歸檔文件按件裝訂。裝訂時(shí)，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文處理表在前，文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。永久、長(zhǎng)期保管的歸檔文件應(yīng)去掉會(huì)生銹的金屬物，要用檔案管理部門統(tǒng)一指定使用的裝訂材料裝訂（包括棉線、不銹鋼釘?shù)龋Ｑb訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

編號(hào)

歸檔文件應(yīng)按類別和排列順序逐件編號(hào)。各部門在每件文件首頁(yè)的右上角用鉛筆標(biāo)上件號(hào)。

編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類和部門所編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目，并保證目錄上的編號(hào)與文件的編號(hào)一一對(duì)應(yīng)。來(lái)文與復(fù)文作為1件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。具體內(nèi)容如下：

1）件號(hào)：各部門按類別和排列順序自行編制 2）責(zé)任者：即文件形成部門。3）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

4）文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，要自擬標(biāo)題，并加“[]”號(hào)。5）日期：文件的成文日期。

6）頁(yè)數(shù)：每一份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

7）備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。如：復(fù)制件、傳真件、不完整件等等。

入盒

不同類別的歸檔文件應(yīng)分別裝盒/夾。裝盒時(shí)按部門所編件號(hào)順序，然后填寫檔案盒/夾封面、盒/夾脊背全宗名稱。案卷封面內(nèi)容包括文件形成部門、年度、保管期限及起止件號(hào)。案卷封面字跡要工整、清晰。5 記錄

F-GMO-051《文書檔案目錄》

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文書檔案收集整理歸檔規(guī)范

文書檔案收集整理歸檔規(guī)范5/5

第二篇：文書檔案歸檔制度DOC

文書檔案歸檔制度

文化委機(jī)關(guān)工作中形成的各類檔案，是文化委工作的歷史記錄及工作成果的見證。為確保文化委檔案材料齊全完整和檔案信息資源的不斷開發(fā)與利用，特制定如下歸檔制度：

一、歸檔內(nèi)容：

組宣人事科應(yīng)歸檔的內(nèi)容

1． 文化委有關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、成立、定編、撤消的請(qǐng)示與上級(jí)的批件（永久）

2． 黨委會(huì)會(huì)議記錄（永久）3． 黨委工作計(jì)劃、總結(jié)（永久）4． 文化委黨代會(huì)材料（永久）5． 國(guó)家公務(wù)員統(tǒng)計(jì)報(bào)表（永久）6． 勞資及保險(xiǎn)福利費(fèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）

7． 企、事業(yè)單位管理人員和專技人員統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）8． 機(jī)關(guān)和事業(yè)工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）9． 退休干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）10． 人事調(diào)動(dòng)工資介紹信（長(zhǎng)期）11． 干部職工花名冊(cè)（長(zhǎng)期）

12． 被授予市級(jí)以上社會(huì)治安榮譽(yù)稱號(hào)“雙先”登記表及事跡材料（長(zhǎng)期）

13． 干部任免通知（長(zhǎng)期）14． 黨內(nèi)統(tǒng)計(jì)年報(bào)（長(zhǎng)期）

15． 黨委領(lǐng)導(dǎo)班子重要的整黨整風(fēng)教育材料（長(zhǎng)期）16． 市級(jí)以上優(yōu)秀黨員、先進(jìn)個(gè)人、立功授獎(jiǎng)人員、勞動(dòng)模范登記表及先進(jìn)事跡材料（長(zhǎng)期）

17． 黨委成員重要的理論學(xué)習(xí)論文及出席上級(jí)重要會(huì)議的發(fā)言材料（長(zhǎng)期）

18． 對(duì)違紀(jì)人員的處分和調(diào)查材料及上級(jí)組織的批件（長(zhǎng) 期）

19． 領(lǐng)導(dǎo)干部出國(guó)考察審批材料（長(zhǎng)期）20． 黨建工作材料（短期）

21． 本機(jī)關(guān)黨風(fēng)廉政建設(shè)規(guī)定（短期）22． 本科室工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）23． 區(qū)、局級(jí)“雙先”登記表（短期）24． 組織宣傳工作材料（短期）25． 婦女工作材料（短期）26． 統(tǒng)戰(zhàn)工作材料（短期）

27． 工會(huì)、共青團(tuán)工作材料（短期）28． 黨委民主生活會(huì)會(huì)議記錄（短期）29． 老干部及外事工作材料（短期）30.科室大事記

辦公室歸檔內(nèi)容

1． 機(jī)關(guān)工作計(jì)劃、總結(jié)（永久）2． 委務(wù)會(huì)、辦公會(huì)會(huì)議記錄、紀(jì)要（永久）3． 文化事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)（永久）4． 主任述職報(bào)告（長(zhǎng)期）

5． 精神文明建設(shè)計(jì)劃、總結(jié)（長(zhǎng)期）6． 重要的上級(jí)稽查件落實(shí)辦理情況材料（長(zhǎng)期）7． 區(qū)文化文物工作會(huì)議材料（長(zhǎng)期）8． 人大政協(xié)議案辦理情況的報(bào)告（長(zhǎng)期）

9． 重要的上級(jí)督辦件處理情況的上報(bào)材料（長(zhǎng)期）10． 被授予市級(jí)以上社會(huì)治安榮譽(yù)稱號(hào)“雙先”登記表及事跡材料（長(zhǎng)期）

11． 文化委與外單位簽訂的協(xié)議、合同（短期）12． 文化委工作研討會(huì)材料（短期）13． 行政工作各種制度（短期）14． 安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）15． 安全責(zé)任書（短期）16． 本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）17． 下屬基層單位工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）18． 基層單位經(jīng)濟(jì)承包協(xié)議書（短期）

19． 文化委有關(guān)經(jīng)費(fèi)問題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)和經(jīng)費(fèi)追加（短期）

20． 文化委內(nèi)部財(cái)務(wù)審計(jì)工作形成的材料（短期）21． 信息化工作及辦公自動(dòng)化形成的材料（短期）22． 社會(huì)治安綜合治理有關(guān)材料（短期）23． 大型活動(dòng)安保工作方案（短期）24.區(qū)、局級(jí)“雙先”登記表（短期）

25.科室大事記

文化科歸檔內(nèi)容

1． 北京市文化局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）

2． 文化委制定的全區(qū)群眾文化發(fā)展規(guī)劃（長(zhǎng)期）3． 區(qū)文化工作會(huì)議材料（長(zhǎng)期）

4． 廣場(chǎng)文化及文化產(chǎn)生研討論文（長(zhǎng)期）

5． 文化委組織的各種全區(qū)性大型群眾文化活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

6． 節(jié)慶文化活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

7． 主辦或承辦全區(qū)“五月的鮮花”群眾歌詠和夏日文

化廣場(chǎng)活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

8． 全區(qū)大型群眾文化活動(dòng)工作總結(jié)（長(zhǎng)期）9． 文化站調(diào)研材料（長(zhǎng)期）10.辦廟會(huì)活動(dòng)材料（長(zhǎng)期）

11.重要的業(yè)務(wù)請(qǐng)示與市文化局批復(fù)（長(zhǎng)期）12.一般的業(yè)務(wù)請(qǐng)示與業(yè)務(wù)上級(jí)的批復(fù)（短期）13.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）14.文化藝術(shù)協(xié)會(huì)有關(guān)材料（短期）15.科室大事記

文物管理科歸檔內(nèi)容

1.文物庫(kù)房藏品登記（永久）

2.上級(jí)對(duì)本區(qū)地上文物定級(jí)及地下文物埋藏區(qū)保護(hù)范圍的文件（永久）

3.重點(diǎn)文物出土有關(guān)勘察記錄分析材料（長(zhǎng)期）

4.北京市文物局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）5.地上文物普查報(bào)告材料（長(zhǎng)期）6.區(qū)文物工作會(huì)議材料（長(zhǎng)期）

7.轄區(qū)地上文物基本情況統(tǒng)計(jì)（長(zhǎng)期）

8.文物遷建、修復(fù)及修繕的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)（長(zhǎng)期）9.文物暫保單位拆除、撤消的請(qǐng)示與上級(jí)的批示（短期）

10.文物舊貨市場(chǎng)管理材料（短期）11.文物保護(hù)通知、函告等（短期）12.文化保護(hù)協(xié)議（短期）

13.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）14.《文物保護(hù)法》宣傳材料（短期）15.區(qū)文物保護(hù)協(xié)會(huì)有關(guān)材料（短期）16.科室大事記

出版發(fā)行管理科歸檔內(nèi)容

1． 市新聞出版局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）

2． 朝陽(yáng)區(qū)“掃黃打非”領(lǐng)導(dǎo)小組成員名單（長(zhǎng)期）3． 區(qū)“掃黃辦”會(huì)議紀(jì)要（長(zhǎng)期）4.“掃黃打非”周報(bào)（短期）5.“掃黃打非”執(zhí)法小分隊(duì)名單（長(zhǎng)期）6.“掃黃辦”工作計(jì)劃、總結(jié)（長(zhǎng)期）7.要的業(yè)務(wù)請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)（長(zhǎng)期）

8.化委下發(fā)的書刊市場(chǎng)管理規(guī)定、辦法、通知等材料（長(zhǎng)期）

9.陽(yáng)區(qū)書刊定點(diǎn)印刷企業(yè)自查報(bào)告（短期）10.度工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）

11.電子出版物經(jīng)營(yíng)許可證的審批、驗(yàn)收、年檢等所形成的材料目錄（短期）

12.業(yè)務(wù)請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)（短期）13.培訓(xùn)材料（短期）14.科室大事記

電視音像管理科歸檔內(nèi)容

1.北京市廣電局下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）

2.文化委制發(fā)的電視音像市場(chǎng)管理有關(guān)規(guī)定、通知等（長(zhǎng)期）

3.重要的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（長(zhǎng)期）4.一般的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（短期）5.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）

6.有關(guān)錄像放映、錄像帶出租放映有線電視等年檢、審批、驗(yàn)收等形成的材料目錄（短期）

7.科室大事記

執(zhí)法大隊(duì)歸檔內(nèi)容

1.市文化局、出版局、廣電局、文物局下發(fā)有關(guān)朝

陽(yáng)區(qū)文化執(zhí)法大隊(duì)的重要文件。（長(zhǎng)期）2.文化執(zhí)法大隊(duì)計(jì)劃、總結(jié)。（短期）

3.文化執(zhí)法大隊(duì)對(duì)轄區(qū)內(nèi)娛樂場(chǎng)所、網(wǎng)吧、電視音 像、文物等違規(guī)處罰案卷（重要案件長(zhǎng)期、一般案件短期）

4.專項(xiàng)整治、集中行動(dòng)方案及成效材料。（短期）5.執(zhí)法隊(duì)形成的上報(bào)信息。（短期）

6.重要的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（長(zhǎng)期）7.一般的業(yè)務(wù)報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（短期）8.執(zhí)法隊(duì)大事記

紀(jì)律檢查、監(jiān)察科歸檔內(nèi)容

1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的有關(guān)文化委的重要文件（長(zhǎng)期）2.黨員違紀(jì)案件，紀(jì)檢工作中形成的調(diào)查材料(長(zhǎng)期）

3.有關(guān)黨風(fēng)黨紀(jì)工作情況的報(bào)告、報(bào)表（短期）4.機(jī)關(guān)黨風(fēng)廉政責(zé)任制、政務(wù)公開制度（短期）5.本科工作計(jì)劃、總結(jié)（短期）6.處理重要信訪形成的材料（長(zhǎng)期）7.行政效能立（結(jié)）項(xiàng)、監(jiān)察工作中形成的材料（長(zhǎng)期）

8.糾正行業(yè)不正之風(fēng)有關(guān)文化委的上級(jí)文件（長(zhǎng)期）

9.有關(guān)糾正行業(yè)不正之風(fēng)的計(jì)劃、總結(jié)（短期）10.有關(guān)糾正行業(yè)不正之風(fēng)評(píng)比等材料（長(zhǎng)期）11.重要的報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（長(zhǎng)期）12.一般的報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)（短期）13.科室大事記

二、歸檔時(shí)間：

文書檔案一年歸檔一次，各科室檔案人員，按《朝陽(yáng)區(qū)歸檔文件整理辦法》的要求，于次年4月31日以前，將歸檔的紙制檔案與電子檔案，移交給檔案室。檔案室根據(jù)各科 室移交的電子檔案進(jìn)行匯總，于5月31日前移交給區(qū)檔案館。

三、歸檔要求：

1.遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于文件的保管和利用。

2.應(yīng)歸檔的門類、文件材料的種類、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)都要齊全完整。

3.歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，要分類清楚，排列有序，保管期限劃分準(zhǔn)確。

4.各科室內(nèi)勤要將整理好的文件（紙制與電子文件）和編制好的文件目錄，經(jīng)科長(zhǎng)審核簽字后，一同向檔案室移交，交接檔案時(shí)，雙方要根據(jù)目錄進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。

5.人員流動(dòng)或科室變動(dòng)后要注意做好檔案交接工作，防止檔案材料遺失。

第三篇：文書檔案歸檔整理操作方法

文書檔案歸檔整理操作方法--收集 裝訂 歸檔判斷 分類 排列 編目 裝盒

作者：國(guó)昌檔案 來(lái)源：004km.cn 發(fā)布時(shí)間：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文書檔案歸檔整理操作方法

檔案分為文書檔案盒、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文書檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）和《歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》。

二、基本概念：

（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

（二）歸檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號(hào)）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)。

（三）全宗：指一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗。

（四）全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。

三、整理方法：

（一）收集：收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施： 1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。2.檢查本單位在工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會(huì)議材料：本單位工作會(huì)議材料（總結(jié)、計(jì)劃）、表彰材料，專業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。②綜合材料：會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議）等；各類花名冊(cè)、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報(bào)表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。

以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過(guò)程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

（二）歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的或打印出來(lái)的定稿上無(wú)領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來(lái)文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

3.裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：?文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。?裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi)）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

（四）分類：

歸檔文件采用——保管期限分類法進(jìn)行分類。同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。1.區(qū)分

①以落款日期為準(zhǔn)。如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2009年。

②跨的文件放入辦結(jié)的。如2008年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2008;某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案歸檔，即歸入2008年。

③幾分文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說(shuō)來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。

④會(huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。

⑤文件沒有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按合理歸類。2.區(qū)分保管期限

將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個(gè)期限表的一半。可以概括為以下四個(gè)方面：

①反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。

②反映機(jī)關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料。

③反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等。

④反映機(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料。如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國(guó)家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。

準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點(diǎn)?！兑?guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件（上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)）文件進(jìn)行兩分制：

上級(jí)機(jī)關(guān)文件：針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。

本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開排列。不同、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。3.最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。

（六）編號(hào)

歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過(guò)編號(hào)，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。1.全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。2.：文件形成，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

4.件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)。以為界，每年必須從1編起，不能跨連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）。

件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)；按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如2007年永久件號(hào)：1、2、3??82

30年件號(hào)：1、2、3??73 10年件號(hào)：1、2、3??243 館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

（七）編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。通過(guò)檢查復(fù)文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。

歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。1.件號(hào)：填寫室編件號(hào)。

2.責(zé)任者：指發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。①填寫責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱，如“海南省紀(jì)委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡(jiǎn)稱。②聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者過(guò)多時(shí)，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。③未署責(zé)任者的歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。

3.文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、、順序號(hào)組成。如瓊府辦[2008]198號(hào)、瓊郵管[2008]68號(hào)，沒有發(fā)文字號(hào)的不填寫。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊(cè)。4.題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)附于原標(biāo)題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[2008]18號(hào)文件的通知，應(yīng)重?cái)M提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見]的通知。

5.日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，如2008

0708。

6.頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)、文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

7.備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。

（八）裝盒

裝盒是將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

1.裝盒要求：歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

2.檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門購(gòu)買或向河北省國(guó)昌檔案用品廠直接訂購(gòu)。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。

3.檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“/”號(hào)連接。

4.備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

①盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。進(jìn)行歸檔文件整理時(shí)，如某件文件須說(shuō)明的情況復(fù)雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細(xì)說(shuō)明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示。②整理人：填寫負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。

③檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。

④日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。

（九）編制檢索工具

1.歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況（領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況）本主要工作概況、本文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。

2.打印歸檔文件目錄（采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）裝訂成冊(cè)：歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、、保管期限等項(xiàng)目。

全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

：填寫本目錄所登錄文件的形成。如：2003年、2003-2008年

保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

第四篇：檔案歸檔規(guī)范

檔案歸檔規(guī)范

為使本單位檔案分類清晰，便于查閱，特制定本規(guī)范制度。

（一）檔案分類和保存時(shí)效

一、黨務(wù)工作

二、行政綜合三、經(jīng)濟(jì)工作

四、內(nèi)務(wù)管理

五、非紙質(zhì)文件

（二）不歸檔文件種類

一、上級(jí)來(lái)文

1.1上級(jí)單位任免、獎(jiǎng)懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料；

1.2上級(jí)單位發(fā)來(lái)供工作參考的抄件； 1.3上級(jí)單位征求意見未定稿的文件；

二、本級(jí)文件材料 2.1重份文件；

2.2無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；

2.3未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要文件除外）、鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和簽字的最后定稿除外）；

2.4從正式文件上摘錄的供參考的非證明性材料；

2.5無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的信函；

2.6單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；

2.7本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成與本單位無(wú)關(guān)的文件材料； 2.8為參考目的從各方面收集的文件材料； 3同級(jí)單位和非隸屬單位來(lái)文

3.1參加非主管單位召開的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料； 3.2非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料 4 其他來(lái)文

與本單位事務(wù)無(wú)關(guān)只是發(fā)文供參考，參閱，知會(huì)的文件。

（三）檔案整理流程

按文件分發(fā)單位排序：

1.管委會(huì) → 中央 → 省 → 市 → 區(qū)。2.黨政 → 黨委 → 政府 → 其他政府部門。

第五篇：幼兒園文書檔案歸檔新

幼兒園文書檔案歸檔范圍

一、黨群類

1、本園關(guān)于黨員花名冊(cè)、黨支部工作計(jì)劃、總結(jié)、上報(bào)上級(jí)資料、專題小結(jié)、支委會(huì)、支部活動(dòng)記錄等。（永久）黨書記、組織委員

2、本園關(guān)于工會(huì)婦女花名冊(cè)、工會(huì)、婦女等組織形成的文件材料、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、教代會(huì)有關(guān)文件。（永久）工會(huì)主席

3、本園關(guān)于團(tuán)員花名冊(cè)、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄。（長(zhǎng)期）團(tuán)支部書記

二、行政綜合類———整理材料：

1、泉州市教育局、人事局關(guān)于本園機(jī)構(gòu)設(shè)置，啟用印章、登記注冊(cè)、年檢、達(dá)標(biāo)全面質(zhì)量管理及學(xué)園重大活動(dòng)，集體獲獎(jiǎng)。（永久）園長(zhǎng)、副園長(zhǎng)

2、本園申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)及基建用款的請(qǐng)示報(bào)告、批復(fù)。（永久）總務(wù)、會(huì)計(jì)

3、本園各項(xiàng)規(guī)章制度、公約、守則編撰園志、大事記。（永久）各部門，教研制度、安全制度、衛(wèi)生防疫制度等

4、本園關(guān)于學(xué)園工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)及園務(wù)會(huì)議記錄。（永久）園長(zhǎng)

5、本園關(guān)于各部門工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)及園長(zhǎng)聽課記錄。（長(zhǎng)期）園長(zhǎng)

6、本園關(guān)于學(xué)園行政、業(yè)務(wù)政治學(xué)習(xí)等會(huì)議記錄、每周工作安排表。（長(zhǎng)期）園長(zhǎng)

三、人事類----整理材料

1、本園各崗人員設(shè)置一覽表領(lǐng)導(dǎo)人任免的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知。（永久）總務(wù)、辦理人事調(diào)動(dòng)、工資

2、本園關(guān)于學(xué)園黨、團(tuán)員獎(jiǎng)勵(lì)、處分等的決定、結(jié)論、本園教師獲獎(jiǎng)、入選文章、教師幼兒獲獎(jiǎng)作品。（長(zhǎng)期）業(yè)務(wù)園長(zhǎng)

3、本園關(guān)于教職工錄用、調(diào)動(dòng)（介紹信）、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、聘任、評(píng)定及本園教職工花名冊(cè)，教師學(xué)歷、資歷情況。（長(zhǎng)期）辦理人事調(diào)動(dòng)

四、保教類----整理資料

1、本園關(guān)于新生入園登記表、幼兒花名冊(cè)（后勤園長(zhǎng)）

2、本園關(guān)于學(xué)保教工作計(jì)劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)園長(zhǎng)聽課記錄（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

3、本園關(guān)于學(xué)園有關(guān)保教方面業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、教研記錄。（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

4、本園關(guān)于學(xué)園開展對(duì)外公開教學(xué)觀摩活動(dòng)教案等文件材料（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

5、本園關(guān)于學(xué)園教師保教工作專題、教師教學(xué)經(jīng)驗(yàn)文章（業(yè)務(wù)園長(zhǎng)）

6、本園關(guān)于學(xué)園各班級(jí)工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)，幼兒常規(guī)（短期）業(yè)務(wù)園長(zhǎng)

7、本園關(guān)于各班班級(jí)記錄（全日觀察記錄、點(diǎn)名表、周工作記錄等）、教師聽課記錄、反思等。（備查）業(yè)務(wù)園長(zhǎng)

五、保健類---整理材料

1、本園關(guān)于學(xué)園有關(guān)衛(wèi)生保健工作計(jì)劃、小結(jié)、補(bǔ)充計(jì)劃、總結(jié)、階段檢查及各項(xiàng)規(guī)章制度、上級(jí)檢查資料（食品營(yíng)養(yǎng)衛(wèi)生抽樣、消毒檢測(cè)報(bào)告）衛(wèi)生宣傳資料、召開保育員、膳委會(huì)會(huì)議記錄。保健醫(yī)生

2、本園關(guān)于學(xué)園有關(guān)幼兒食譜、營(yíng)養(yǎng)分析及消毒記錄。（短期）保健醫(yī)生

3、本園關(guān)于學(xué)園對(duì)于幼兒血色素、視力、預(yù)防接種、傳染病控制、登記及統(tǒng)計(jì)表。（短期）保健醫(yī)生

六、家長(zhǎng)工作類—整理材料

1、本園關(guān)于學(xué)園家委會(huì)、關(guān)工委成員一覽表、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄。后勤園長(zhǎng)

2、本園關(guān)于家長(zhǎng)學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作計(jì)劃、總結(jié)、講座、講稿、會(huì)議記錄、各班家長(zhǎng)學(xué)校簽名、編寫家教專刊等。

3、本園關(guān)于學(xué)會(huì)各班開展家長(zhǎng)開放日、家園同樂、家長(zhǎng)會(huì)等會(huì)議記錄材料。（短期）

七、安全工作類---整理材料

1、本園關(guān)于學(xué)園安全保衛(wèi)機(jī)構(gòu)名單、職責(zé)分工、安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、普法、創(chuàng)安、綜治等上報(bào)資料、工作會(huì)議記錄。

2、本園關(guān)于學(xué)園安檢記錄、事故登記表、本園編寫有關(guān)普法及安全教育宣傳材料及學(xué)園節(jié)假日值班表。

3、本園關(guān)于與各部門、教師責(zé)任狀、協(xié)議書、合同。（備查、期限依據(jù)內(nèi)容情況）

八、財(cái)務(wù)類

九、平時(shí)上級(jí)檢查的資料及時(shí)形成專案檔案，如“德育先進(jìn)?！薄熬G色學(xué)校”“平安校園”“文字示范?！薄笆〖?jí)示范園”“文明單位”等的評(píng)估申報(bào)表，自評(píng)表，領(lǐng)導(dǎo)小組名單、工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、實(shí)施方案等