第一篇：培養(yǎng)秘書口頭報告能力

培養(yǎng)秘書口頭報告能力

秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協(xié)調能力、應變能力、表達能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準確的口頭報告，有利于領導及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細節(jié)著于：

一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領導的正常工作，甚至給領導造成被動。

二、弄清原委，力求準確。視信息的真實性、完善性為生命，按時間、地點、人物、事件、經(jīng)過、結果六要素調查了解，構建完善的信息。

三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實；語言要精煉，不能重復；客觀陳述，不攙雜個人觀點，以免影響領導獨立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時機，靈活對待。在人員較多的場合，一般應注意保密，宣向領導個別報告。領導情緒不好時，要盡量做到語言平實、平鋪直述，以免引起領導情緒波動，影響對事情的正確答復或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領導正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。

第二篇：口頭報告能力

培養(yǎng)口頭報告能力

秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協(xié)調能力、應變能力、表達能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準確的口頭報告，有利于領導及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細節(jié)著于：

一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領導的正常工作，甚至給領導造成被動。

二、弄清原委，力求準確。視信息的真實性、完善性為生命，按時間、地點、人物、事件、經(jīng)過、結果六要素調查了解，構建完善的信息。

三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實；語言要精煉，不能重復；客觀陳述，不攙雜個人觀點，以免影響領導獨立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時機，靈活對待。在人員較多的場合，一般應注意保密，宣向領導個別報告。領導情緒不好時，要盡量做到語言平實、平鋪直述，以免引起領導情緒波動，影響對事情的正確答復或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領導正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。

第三篇：口頭報告（模版）

安踏體育營銷實務調研

口頭報告講稿

馬總經(jīng)理及全體與會代表：

大家好！

我公司受貴公司委托，承擔了安踏體育營銷實務調研項目，經(jīng)過五周緊張的調研工作，我們圓滿地完成了調研任務，下面就具體情況作以匯報：

一、調研目的（與調研方案中的調研目的相同）。

二、調研過程

（說明調研的時間、地點、參加人員和具體的活動等，即說明清楚本公司是怎么進行調研的）。

三、調研結果

（說明收集到哪些數(shù)據(jù)資料，即是用文字、表格和圖形陳示經(jīng)過數(shù)據(jù)整理的數(shù)據(jù)資料）。

四、調研結論

（在此說明經(jīng)過數(shù)據(jù)分析所得出的調研結論）。

五、調研建議

（在此說明經(jīng)過數(shù)據(jù)分析后提出來的建議）

六、局限性和忠告

（在此客觀的說明本次調研的不足，以便引起調研報告使用者的注意。調研的局限性可以從調研時間方面、調研廣度和廣度方面、調研員的專業(yè)水平方面等來尋找和挖掘。說這些的目的是增強委托方的信任度）

七、致謝

本次調研得到了×××的關懷、支持和幫助，對此表示衷心的感謝。本次調研由于時間倉促，難免會出現(xiàn)疏忽和遺漏之處，敬請批評指正。

刨根問底調研公司

2011年××月××日

第四篇：淺論現(xiàn)代秘書人員能力的培養(yǎng)

參考書目

馮金祥主編：《秘書學》，中國商業(yè)出版社1993年第11期

呂謹主編：《探索高等秘書教育的新模式》，1998年第11期

淺論現(xiàn)代秘書能力的培養(yǎng)

回顧過去，提起“秘書”一詞絕大多數(shù)人就會想到“花瓶兒”、“青春飯”、“能吃能喝”等詞語，似乎當秘書的只要年輕漂亮就可以了。然而，進入21世紀以來，面對我國加入世界貿(mào)易組織，面對知識經(jīng)濟時代的到來，一方面企業(yè)急需綜合能力較強的秘書人才協(xié)助上司工作，另一反面企業(yè)對秘書人員的能力提出了更高的要求。除此之外，現(xiàn)代秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力，遠遠不止是人們所謂的“花瓶兒”、“青春飯”、“能吃能喝”的無能秘書。但從目前企業(yè)秘書隊伍的現(xiàn)狀看，秘書綜合能力偏低的問題令人堪憂。所以，秘書能力的好壞不但是造就高一支業(yè)務精、知識強、作風好、紀律嚴的秘書隊伍的基礎，更是推動秘書事業(yè)健康發(fā)展，保證各項工作正常運轉的關鍵。因此，研究現(xiàn)代秘書能力的培養(yǎng)問題具有重要的現(xiàn)實意義。

一、現(xiàn)代秘書的能力結構

由于秘書工作只能趨向專業(yè)化、職業(yè)化和現(xiàn)代化，對秘書的能力結構提出了新的要求。為了適應發(fā)展，秘書人員必須具備以下幾方面的能力：

（一）表達能力

表達能力是認識外界的最基本的能力，有文字表達能力，和口頭表達能力。

1、文字表達能力

文字表達能力主要指寫作能力，即公文和事務應用公文的寫作能力。秘書常常需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定措施、編制計劃，撰寫各種報告，供企業(yè)決策時參考，因此書面表達能力是現(xiàn)代秘書必備條件和基本功。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文體知識，應掌握用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。應該認識到，寫作能力不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、語言組織能力和觀察能力。因此秘書人員要有深厚的文字修養(yǎng)，因為他的工作不僅對材料要進行綜合分析，更主要的是對領導者的工作思路要進行演繹或歸納，將領導確定的原則具體化，將零散的思維條理化，將未成型的意圖清晰化。所有這些都要靠規(guī)范、準確、精練的文字予以表達。

2、口頭表達能力

秘書不僅要會寫文章，還要能說會道?？陬^表達能力，就是運用口頭語言交流思想、傳達信息的能力。它較書面表達使用頻率更高，使用范圍更廣。秘書的口才，直接影響著他參謀和助手效能的發(fā)揮。所以，秘書因該會說一口標準而且流利的普通話，要扣此清晰，不急不慢?！罢f”的過程，一方面是表達自己的理解和見解，另一方面也能跟領導、同事溝通。

（二）應用能力

應用能力是秘書人員必備的一種能力。它包括組織協(xié)調能力、社交和公關能力和創(chuàng)新能力。

1、組織協(xié)調能力

現(xiàn)代秘書還需要較強的組織協(xié)調能力?，F(xiàn)代秘書已不是單純的文書工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘書要善于發(fā)現(xiàn)機關與機關之間、部門與部門之間、機關與基層之間工作上的矛盾和不平衡；善于發(fā)現(xiàn)文件與文件之間政策/提法上的地處或不一致；要善于發(fā)現(xiàn)領導與領導、干部與干部之間的誤解或不和，并及時加以溝通和協(xié)調。因此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效率，平

時多接觸一些具體事務，出處留意他人和自己的上司是如何處理問題的，不斷加強自己的閱歷和經(jīng)驗。另一方面要用系統(tǒng)的觀察，統(tǒng)籌兼顧安排組織好工作，協(xié)調好領導日程并為領導準備好相關的活動資料。

2、社交和公關能力

現(xiàn)代社會中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常參加各種社會活動，外出聯(lián)系工作，調查情況，參加各種會議、會談或宴會。社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。社交也是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯(lián)系事物，自然是“公事公辦”，但社交可以助其選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。秘書工作還會涉及客戶服務，則行業(yè)比較愛那個秘書推向公關經(jīng)理人或者公開發(fā)言人的角色。因此，秘書人員必須具有一定的社會和公關能力，才能處理好復雜的人際關系，才能更好的輔助領導，扮好秘書的參謀。只有具有相當強的社交和公關能力，在上下級之間或同事與領導之間工作起來感到游刃有余，提高辦事效率。

3、應變能力

現(xiàn)代秘書還要有敏銳的應變能力。雖說秘書的大部分時間都是有章可循，應嚴格按照政策和規(guī)章制度辦事。但秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界對上司的干擾，這就要秘書的隨機應變，要有遇急不慌、臨危不懼、處事冷靜的應變能力，處理問題是既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。具體來說，在一些正式或非正式的場合中，秘書是還是上司的代表和發(fā)言人，這要求秘書密切配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造有價值的人脈關系。

4、創(chuàng)新能力

當代新思想、新總是、新事物層出不窮，秘書人員一個重要的心理素質就是必須具備勇于進取和大膽創(chuàng)新的精神。對秘書來說，創(chuàng)造意識就是要求他們打破舊觀念，克服“咋說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，不因循守舊，不墨守陳規(guī)，沖破舊框框，提出新見解，訂立新章法，采取新行動，更好地發(fā)揮他們的主觀能動性，實現(xiàn)自我價值。

秘書人員素質直接關系到秘書能否完成好本職工作，做好的參謀助手，將各項工作落實到實處，促進社會各項事業(yè)不斷向前發(fā)展。造就一支政治強、作風實、業(yè)務精、素質高的秘書隊伍，是建設社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的客觀要求，也是新時代對我們秘書從業(yè)人員提出的一項新課題，是一項長期的任務，秘書工作者要在實踐中積極探索，積累經(jīng)驗，逐步提高

社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，帶來產(chǎn)業(yè)結構和職業(yè)結構的調整和變化，各類職業(yè)和崗位對人的素質要求也愈來愈高，秘書作為一種輔助性的特殊崗位，其整體素質物不斷提高已成必然。一名優(yōu)秀的復合型秘書已對企業(yè)起著舉足輕重的作用。

（三）專業(yè)能力

1、閱讀概括能力

秘書要善于閱讀，既要精讀，如重要文件或經(jīng)典文本逐字逐句研究，從字里行間領會其微言大義；又要善于快讀和泛讀，善于從連篇累牘之中摘出其重要的警句或關鍵詞，或是提煉濃縮，寫成提綱或摘要。

2、操作先進辦公器械的能力

面對競爭日益激烈的社會大環(huán)境，秘書工作中傳統(tǒng)的、手工的辦公模式已經(jīng)遠遠不能適應現(xiàn)代社會的發(fā)展的需要。各種各樣的先進辦公器械引進了秘書工作之中，使得從事秘書工作的人員從繁瑣的日常工作之中脫離出來，節(jié)省了許多時間來考慮工作中的問題，從而不斷提高了工作效率。

先進的辦公器械主要指電話機、錄音機、擴音機、照相機、錄像機、復印機、打字機、電子計算機、傳真機、網(wǎng)絡通訊設備等等。凡是辦公室擁有的器械、設備，秘書人員都應該學會使用。其中 計算機操作能力尤為重要。凱斯說：“當多數(shù)人上網(wǎng)時，這會以前所未有的方式讓人掌握主動權。他們隨時都能獲得有關他們關心問題的信息，這會在一個比較完善的市場為他們提供比較完善的信息?！鄙虅彰貢枰喿x、收集大量信息，或進行日常事務處理，或進行復雜的計算，都離不開計算機。利用網(wǎng)絡可以實現(xiàn)資源共享，快捷地了解世界經(jīng)濟發(fā)展的現(xiàn)狀，節(jié)約人力和時間。隨著電子商務的興起和發(fā)展，不斷提高計算機操作能力對商務秘書而言是大勢所趨。

3、掌握外語的能力

隨著市場國際化的發(fā)展和企業(yè)規(guī)模的擴大，越來越多的管理者要到國外進行投資、經(jīng)濟管理或進行國際貿(mào)易交際、商務談判，簽訂合同等，這就要求秘書人員尤其是商務秘書具備一定的外語能力?，F(xiàn)在即使是沒有涉外經(jīng)濟業(yè)務的企業(yè)，也要求秘書人員掌握1一2門外語，能夠利用外語閱讀或查閱資料，并熟練掌握外語會話、寫作的能力。

秘書應當掌握一門外語。隨著改革開放的深入發(fā)展，秘書參與外事活動的機會越來越多；同時，秘書如果能從外文書刊報紙中直接獲取最新的信息資料，就容易使我們的管理工作近于世界先進水平，這些都對秘書人員的外語知識提出了較高的要求。發(fā)達國家對秘書人員的外語水平要求都很高，我們也應戰(zhàn)略的看待這個問題搞好秘書人員的外語知識的學習。

（四）認知道事物的能力

這種能力是指人們在時間經(jīng)驗基礎上，對客觀事物的本質和規(guī)律能夠正確地了解和把握。秘書人員工作綜合性強，接觸面寬，經(jīng)常會遇到各種事物和問題，如何去認識和解決需要較強的認識和識別能力。具體講，需要培養(yǎng)以下幾種能力：

1、觀察感知能力

觀察的客觀性和觀察的敏銳性，準確地掌握住觀察的目的、對象與重點、并及時將觀察加以升華，形成合乎實際的理性認識，對秘書人員十分重要。秘書只有具備較強的觀察感知能力，時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)容易忽略的“死角”，撲捉政治生活中一切有價值的信息，才能變被動服務為主動服務。

2、辨別是非能力

秘書人員工作于身邊，又介于和群眾之間，在提供信息、綜合協(xié)調、接待來訪、洽談工作、解決問題等方面，必須明辨是非，處理得當。所謂辨別是非能力就是用辨證唯物主義認識論來觀察分析事物，把握事物的本質，從而作出正確的判斷。這種能力由秘書本身的政策水平、思維能力以及綜合知識、社會閱歷等因素決定。

二、現(xiàn)代秘書能力培養(yǎng)的途徑和方法

面對知識經(jīng)濟給我國人才市場帶來的機遇和挑戰(zhàn)，以及我國秘書隊伍整體能力偏低的現(xiàn)狀，在此就如何加強秘書人才的能力培養(yǎng)作些初步探討。

（一）秘書個人

對于想要從事秘書行業(yè)的個人而言，除了接受培訓機構的教育外，必須加強自主學習，增強自己的能力。主要從以下五點著手：第一，培養(yǎng)良好的思想修養(yǎng)和工作作風。具體做到全心全意為人民服務、謙虛謹慎、實事求是、簡潔干練和富裕創(chuàng)造。第二，嚴守職業(yè)道德。須忠于職守、嚴守機密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公。第三，了解并善于調節(jié)自己的心理，努力培養(yǎng)自己完美的性格。做到開朗、敏捷、建議、幽默、自制。第四，博覽群書，開闊胸襟，培養(yǎng)廣泛的興趣。第五，加強計算機操作訓練，掌握并使用先進現(xiàn)代辦公設備。

（二）教育機構

南宋時期的理學大師朱熹說過：“事必有法，然后可成；師舍是則無以教，弟子舍是則無以學?！庇纱丝梢姡虒W方法與教學質量、效益關系密不可分。因此，對于秘書人才的培養(yǎng)離不開教育機構的教學方法和教學質量。由于秘書學科有很強的應用性，秘書專業(yè)學生能力的培養(yǎng)就離不開社會生活實踐。所以，國家教育機構要強化實踐教學環(huán)節(jié)，有計劃地把實踐活動納入秘書教學的重要環(huán)節(jié)之中去。我們可以從三個層面來強化實踐教學環(huán)節(jié)，讓學者“在游泳中學會游泳”。

首先，要將秘書教學與社會實踐相結合。

其次，要將秘書教學與校園實踐相結合。

最后，要將秘書教學與家庭實踐相結合。

除此之外，教育機構應該相應的改革考試方法。目前的考試基本上只考書本上的理論知識，而忽視對學生實踐能力的考核。所以在考試命題是，多出能培養(yǎng)、啟發(fā)學生創(chuàng)造性的試題，盡量少考死記硬背的條條，多考查學生運用和分析知識、解決問題的能力，鼓勵學生有創(chuàng)造性的見解。

（三）企事業(yè)單位

為提高工作人員的整體素質，提高工作效率，企事業(yè)單位應該為新聘請的秘書人員提供崗前培訓或在職培訓的機會。

崗前培訓可以由單位或者專門的組織進行，目的在于促使學員將知識轉化為技能，熟悉并應用秘書工作和秘書活動的方法、程序、技術和規(guī)律。崗前培訓可以與秘書專業(yè)學員的實習結合起來，由原來教師和用人單位有經(jīng)驗的秘書聯(lián)合指導。

同時，已經(jīng)擔任秘書職位的人員為了更新知識，提高素質和能力，也可以參加相關的短期培訓。與崗前培訓不同的是，在職培訓必須由單位上級組織進行，或請專家作專題學術報告，或請富有經(jīng)驗的高級秘書介紹工作經(jīng)驗，組織學員交流、互相學習啟發(fā)等。

三、結論

我國加入WTO之后，給企業(yè)的生存和發(fā)展帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，新的形勢和任務給新時代的企業(yè)秘書工作者提出了更高的要求。然而，目前我國眾多秘書人員中真正較強綜合技能的復合型秘書人才是少之又少。因此，復合型秘書人才的發(fā)展趨勢是秘書人員的培養(yǎng)方向。這就要求秘書工作者必須具有超前意識，迎難而上，勤奮進取，具備較強的表達能力、應用能力和專業(yè)能力，提高自身綜合素質和能力。其次，育機構應不斷強化與秘書工作有關的實踐教學，同時改革秘書考試或考核方法，從而提高學者的實踐能力、綜合分析能力和創(chuàng)造能力。再次，事業(yè)單位則可以通過崗前培訓或在職培訓的方法，提高秘書人員的工作質量，增強企業(yè)實力。如此，才能促進整個秘書行業(yè)的健康有序發(fā)展，滿足企事業(yè)單位對秘書人才的真正需求，從而推動整個社會的進步。

第五篇：秘書能力

秘書所具備的能力

對于一個秘書來說，如果她僅僅具備全面的業(yè)務知識，那她還不能算是個優(yōu)秀的秘書；一個優(yōu)秀的秘書，要能根據(jù)工作中出現(xiàn)的具體情況，靈活地運用自己所掌握的知識和技能，做出及時有效的判斷，并與各方面進行溝通，圓滿完成上司交代的工作，一個成功的秘書除了具備較強的輔佐能力、辦事能力、觀察能力、創(chuàng)新能力、協(xié)調能力、心理承受能力、表達能力和寫作能力，她還必須具備高度的理解能力、敏銳的洞察能力、廣泛的信息收集能力、優(yōu)秀的寫作能力和出色的交流溝通能力。

一、判斷能力與執(zhí)行能力

秘書于雪已與稅務局王局長約好，今天下午2點陪自已的上司錢總登門拜訪他，商談明年本公司環(huán)保節(jié)能產(chǎn)品免稅的事。正準備動身，前臺來電話，說東北地區(qū)的總代理鄭總來訪，現(xiàn)在正在會客室。現(xiàn)在已經(jīng)1點半了。如果按原計劃去拜訪王局長，那就不能接待鄭總；如果在家接待鄭總，那就得推遲或取消對王局長的拜訪；不僅不好選擇是見王局長或是鄭總，而且也不好向任何一方解釋?，F(xiàn)在辦公室主任一時也聯(lián)系不上，沒法向他請示。于雪應該怎么辦？

1、能分析問題

盡管事情很急，但于雪仍然需要冷靜。首先應該分析可以采取哪些補救措施：給王局長或鄭總去電話，推遲或者取消拜訪；盡快與辦公室主任聯(lián)系上，聽取他的指示；如果不能按原計劃拜訪王局長，那么，在告訴王局長不能踐約時，一定要誠實，說明真正原因，盡量注意說話時的語氣；在處理好這些問題之后，就要充分估計取消或推遲拜訪造成的各種后果；如果有消極后果，就要采取新的措施以把這

種后果減輕到最小程度；另外，由于上司活動日程的變更，要及時與有關方面（比如司機）聯(lián)系，以保持各部門工作的協(xié)調。

當然，秘書應當采取的補救措施不止這些，但是，這些措施要求秘書一氣呵成，在兩三分鐘內(nèi)完成，因為總共剩下的時間不到半小時了。比如說這次不能踐約去拜訪王局長，并不意味今后也不去了；把原因說明，王局長不一定就會計較；而對鄭總來說，由于與錢總有很深的私交，這次沒有接待好，在知道了事情原委之后，也許會一笑了之。于雪在分析這些問題時，實際上就已經(jīng)把公司的利益擺在了首位。

當問題出現(xiàn)在你面前之后，你要能分析出問題的本質，它到底是一個什么性質的問題。要能做到這一點，就要求秘書經(jīng)常保持一種“問題意識”；只有這樣，你就不管遇到什么問題都會不慌不忙，從容面對。

2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗

把問題分析清楚了，還要有具備解決問題的常識和經(jīng)驗。在這種情況下，于雪還應想好孰先孰后，是先給王局長打電話還是先去見鄭總？是先聽取辦公室主任的指示還是先接原計劃辦，再向辦公室主任匯報……哪些措施應該優(yōu)先，判斷的唯一標準是怎么對上司有利就怎么做。反過來說，就是那些沒有什么實際意義的東西暫時就不要想那么多。

遇到問題了，就要想出解決問題的辦法，因此，秘書必須具備豐富的常識和經(jīng)驗。只有這樣，不管遇到什么問題，你都能找到靈活的解決辦法。

3、能迅速采取行動

想好了辦法就立即付諸實施。在這種時候，秘書一定要鎮(zhèn)靜，如果你心里一著急，話就不一定說得明白；對方在電話里半天還沒聽清你說的是怎么回事，那么，他可能也會跟著你著急。這樣，不僅浪費時間，而且會把關系弄僵，亂上加錯。

無論你把問題看得怎樣透徹，也無論你想出了什么高明的解決辦法，如果你不迅速采取行動把問題解決，那問題仍然還是問題。對于上司來說他看重的是結果，所以，秘書的實際行動是最重要的。

二、理解能力與洞察能力

小鋼是一家生產(chǎn)速凍蔬菜的民營企業(yè)的總裁秘書?？斓侥甑琢?，老板一反常態(tài)，既不是與財務經(jīng)理討論今年的決算，也沒與銷售部經(jīng)理多討論明年的市場銷毀問題，與他們通電話也就三五分鐘的事；相反，他經(jīng)常帶著研發(fā)部的經(jīng)理與當?shù)芈糜尉值娜撕染屏奶?，似乎一天到晚不務正業(yè)。這到底是為什么？小鋼通過琢磨，終于理解老總已經(jīng)看到了生產(chǎn)速凍蔬菜難以形成新的利潤增長點，因為出口歐盟和日本的速凍蔬菜的技術壁壘越來越高，所以，決定利用本公司的傳統(tǒng)優(yōu)勢，開發(fā)以觀光和休閑為特色的生態(tài)農(nóng)業(yè)……在了解了老板的意圖之后，于是他抓緊時間，搜集進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)的各種信息，特別是目前一些企業(yè)的經(jīng)驗及存在的問題，趕在年初董事會召開之前，把材料交給了老總。老總一看，大加贊賞，當即指示負責這個項目的籌備工作。

作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應的準備工作。當然，作為秘書不能擅作主張甚至超越自己的權限。但是，作為秘書，應該對自己下一步的工作有個基本的把握，對自己應該做的和能夠做的工作有個準確的判斷。為了節(jié)省上司的時間，作為秘書應預先知道上司會把什么工作交辦給自己，從而提前做好準備。

三、信息收集能力和寫作能力

在上面這個例子中，作為秘書應該有高度的理解能力與敏銳的洞察能力，但是，光有這個還不行，你還要有廣泛的信息收集能力和優(yōu)秀的寫作能力。

對于上司來說，秘書的一項主要工作就是為自己調查和收集有用而又全面的決策信息，并且及時地向自己報告。因此，對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。由于情況在不斷變化，你收集到的信息也處在變化之中，所以，為了能給上司提供準確無誤的信息，秘書應對自己所收集的信息有相當?shù)牧私狻?/p>

你知道了上司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，他需要大量這方面的信息，你在為他收集信息時，當然能從網(wǎng)上和報紙雜志上找到許多，但有些信息如開發(fā)成本，投資回報率這些信息在網(wǎng)上找不著，只有通過朋友或熟人幫忙才能找到，所以，作為秘書必須有廣泛信息收集的能力

秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。比如上面那個例子，公司準備進入生態(tài)觀光農(nóng)業(yè)，投資要幾千萬甚至上億，對于這么一個重大的項目，秘書小鋼不可能只向上司作口頭匯報。他必須用規(guī)范的商業(yè)文書格式把它寫出來呈交給上司，因為它不僅只讓上司看，還有可能讓公司所有

董事看，甚至還要讓當?shù)卣嘘P部門的領導看，所以，這份報告必須規(guī)范。

四、交流溝通能力

當今社會己進入信息時代，網(wǎng)絡己滲入到秘書工作的各個層面；不僅企業(yè)生產(chǎn)的自動化程度越來越高，而且企業(yè)管理的自動化程度也越來越高。企業(yè)管理的自動化不僅沒有削弱人際關系在企業(yè)管理中的作用，相反，它要求人們更加重視人際關系，因此，處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進行交流溝通的作用更加重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關系，并在這個基礎上協(xié)助上司與方方面面進行交流溝通。

09文秘張清雅 30951550126