第一篇：加強醫(yī)院會計檔案管理的依據(jù)與實踐

加強醫(yī)院會計檔案管理的依據(jù)與實踐

【中圖分類號】R961 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1002-3763（2014）04-0254-01

會計是一種特殊的商業(yè)語言，其基本架構(gòu)和規(guī)則在很多國家和組織中都基本相同，但是會計語言又非常復(fù)雜，因為會計中所使用的很多詞匯的含義與日常生活中所使用的含義并不完全相同。在使用會計詞匯時，必須了解它們的會計含義。會計學(xué)主要闡述會計的基本理論、基本方法和基本技能[1]。當(dāng)今不了解會計，不懂得和不善于應(yīng)用醫(yī)院會計知識者不可能管理好醫(yī)院經(jīng)營管理。作為一個財務(wù)檔案管理工作者，我認(rèn)為，醫(yī)院會計檔案管理基本知識，基礎(chǔ)理論和應(yīng)用方法，應(yīng)當(dāng)成為醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展的自覺選擇、一致共識和迫切期盼[2]。

1.醫(yī)院會計檔案管理的內(nèi)涵

醫(yī)院會計檔案管理是檔案學(xué)不可或缺的學(xué)科，隨著檔案學(xué)科體系的完善與發(fā)展，其包涵的內(nèi)容不斷得到豐富和完善，會計檔案管理的性質(zhì)、作用；會計檔案的整理分類、鑒定；會計檔案的利用、公開等等檔案管理的理論與技術(shù)正在醫(yī)院會計檔案管理實踐中出現(xiàn)，在學(xué)術(shù)討論中產(chǎn)生，在管理應(yīng)用中形成[3]。與此同時醫(yī)院會計檔案管理工作的基本原理、原則和方法的學(xué)科正在逐步建立健全[1]。醫(yī)院先進的經(jīng)營管理手段和快速的經(jīng)濟發(fā)展，與會計簿記的制度安排、技術(shù)手段和國際通用商業(yè)語言深厚內(nèi)涵的詮釋不可分離，與醫(yī)院會計的理論性和實踐性完美結(jié)合不可分離，醫(yī)院會計是現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展和醫(yī)療價值創(chuàng)造的重要動力，當(dāng)今醫(yī)院會計已經(jīng)成為重要的醫(yī)療信息資源，成為醫(yī)療市場經(jīng)濟體系的基礎(chǔ)資源[4]。醫(yī)院會計工作是醫(yī)院經(jīng)營管理工作的重要組成部分，是具有悠久的歷史、充滿智慧與挑戰(zhàn)、生動而活潑集大成的管理工作，是社會經(jīng)濟發(fā)展和財富創(chuàng)造的重要基石。

2.醫(yī)院會計檔案管理的依據(jù)和內(nèi)容

進行醫(yī)院會計檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理醫(yī)院會計檔案，維護醫(yī)院會計檔案的完整與安全，便于利用的原則。從數(shù)量上要保證醫(yī)院會計檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持醫(yī)院會計檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。力求醫(yī)院會計檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護醫(yī)院會計檔案免遭有意破壞，醫(yī)院會計檔案機密不被盜竊[5]。便于利用是醫(yī)院會計檔案管理活動的最終目的，也是檢驗醫(yī)院會計檔案管理工作的一個標(biāo)準(zhǔn)[6]。醫(yī)院會計檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護醫(yī)院會計檔案的真實性，保持醫(yī)院會計檔案的原貌，也是醫(yī)院會計檔案管理工作必須遵循的原則之一[7]。醫(yī)院會計檔案管理系統(tǒng)是整個醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成部分之一，在醫(yī)學(xué)科學(xué)中占有重要地位，成為衛(wèi)生信息系統(tǒng)的基石。醫(yī)院會計檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義[8]。

為了加強醫(yī)院會計檔案管理，保證醫(yī)院會計檔案的安全、完整、及時，結(jié)合醫(yī)院經(jīng)營管理的實際情況，根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》等的相關(guān)規(guī)定[9]，醫(yī)院會計檔案歸檔的對象為：（1）會計憑證。包括外來的和醫(yī)院自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔；（2）醫(yī)院會計賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等；（3）醫(yī)院財務(wù)報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務(wù)指標(biāo)快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務(wù)情況說明書。上級主管部門對報告的批復(fù)及社會審計的審計報告；（4）其它醫(yī)院會計核算資料。凡與醫(yī)院會計核算緊密相關(guān)的，由醫(yī)院會計部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料；（5）財務(wù)帳套、電子財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及其他電子文檔等。

3.醫(yī)院會計檔案管理的實踐

3.1醫(yī)院會計檔案的整理

會計期間終了，應(yīng)將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應(yīng)按會計檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號[5]。（1）會計憑證：按月立卷，每月20日前將裝訂成冊的上月憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄。憑證裝訂要求做到整齊、牢固、美觀。裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號；（2）會計賬簿：按年立卷，每年3月31日前將裝訂成冊的上年度賬簿，統(tǒng)一登記案卷目錄。賬簿裝訂順序為：會計賬簿裝訂封面、賬戶目錄、帳頁、會計賬簿裝訂封底。在賬簿裝訂封面上注明賬簿名稱、所屬年度、編制單位和編號（會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬）。裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、掉頁現(xiàn)象。（3）財務(wù)報告：會計報表、報表附注、補充說明等編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。（4）其他類：銀行對賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表、內(nèi)部往來對賬單、納稅申報表由總賬會計按月裝訂；存貨盤點表、外部（供應(yīng)商）往來對賬單由藥品會計負(fù)責(zé)裝訂。在資料封面上需注明報表類別、報表所屬期間、編制單位、裝訂人等。（5）財務(wù)帳套、醫(yī)院電子財務(wù)系統(tǒng)及其他電子文檔由醫(yī)院信息科統(tǒng)一于每年4月30日前拷貝，制作成光盤、U盤等介質(zhì)存儲，一式兩套，分別由醫(yī)院財務(wù)部和醫(yī)院檔案科保管。

3.2醫(yī)院會計檔案的歸檔管理

醫(yī)院會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，做好防火、防潮、防塵、防盜和防磁工作。嚴(yán)防毀損、散失和泄密[10]。采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，醫(yī)院信息科要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，造成的醫(yī)院會計檔案丟失[11]。醫(yī)院財務(wù)檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。財務(wù)科應(yīng)當(dāng)建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。凡需借閱醫(yī)院會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)科負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱醫(yī)院會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換；不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)科負(fù)責(zé)人或單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)由各單位財務(wù)科編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由財會科、審計科共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對。銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)[8]。

醫(yī)院會計檔案檔案管理的對象是醫(yī)院的會計檔案，服務(wù)對象是醫(yī)院會計檔案的利用者，所要解決的基本矛盾即是醫(yī)院會計檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用醫(yī)院會計檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對醫(yī)院會計檔案需求的滿足程度取決于醫(yī)院會計檔案管理水平的不斷提高，醫(yī)院會計檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動醫(yī)院會計檔案管理工作向前發(fā)展。從醫(yī)院會計檔案管理的歷史來看，醫(yī)院會計檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

參考文獻：

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第二篇：會計檔案管理

濟寧市泰中貿(mào)易有限責(zé)任公司

會計檔案管理制度

號碼、裝訂人簽章等。

2.會計賬簿。

各種會計賬簿辦理完結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

（2）會計賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊

全，是否按順序排列。

（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙

張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

（4）會計賬簿的裝訂順序：

會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計

賬簿裝訂封底。

（5）裝訂后的會計賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。

（6）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

（7）裝訂后，會計賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬及賬簿名稱和編號。

（8）會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存（借）

款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

3.會計報表。

會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應(yīng)按月裝訂成冊，終了統(tǒng)一歸檔

保管。

第五章會計檔案的歸檔保管

1.當(dāng)年的會計檔案在會計終了后，可暫由財務(wù)部門保管一年，期滿后存入檔

案并由專人保管。

2.會計檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系

列工作。

3.機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔

案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

第六章會計檔案的借閱使用

1.財務(wù)部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。

2.凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

3.借閱會計檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。

4.借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)

需

需要復(fù)制會計檔案的，須經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第七章各種會計檔案保管期限

1.會計憑證保管15年。

2.會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

3.會計報表保存10年，其中決算表永久保存。

4.發(fā)貨票保管5年。

第八章會計檔案的銷毀

1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務(wù)部門共同

鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。對

其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清

債權(quán)、債務(wù)時為止。

2.按規(guī)定銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認(rèn)真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將

監(jiān)銷情況以書面形式報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第九章 附則

1.本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

2.附表：《會計檔案保管期限表》﹙見下表﹚。

會計檔案保管期限表

序號 檔案名稱 保管期限 備注

一、會計憑證類原始憑證 15年記賬憑證 15年匯總憑證 15年

二、會計賬簿類總賬 15 包括日記賬明細(xì)賬 1

日記賬 15年 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年輔助賬簿 15年

三、財務(wù)報告類 包括各級主管部門匯總財務(wù)報告月、季度財務(wù)報告 3年 包括文字分析財務(wù)報告(決算)永久 包括文字分析

四、其他類會計移交清冊 15年會計檔案保管清冊 永久會計檔案銷毀清冊 永久銀行余額調(diào)節(jié)表 5年銀行對賬單 5年

第三篇：會計檔案管理

會計檔案管理

會計檔案概念

?會計檔案是國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、個體工商戶和其他組織在會計核算活動中形成的具有保存價值的原始記錄，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計核算材料的歸檔

?會計核算材料的歸檔，是指單位會計部門或會計人員將辦理完畢的會計核算材料經(jīng)過整理向檔案部門或檔案人員移交的過程

會計核算材料的歸檔要求

?１、歸檔范圍。憑證、賬簿、財務(wù)報告、其他會計核算資料。

不歸檔范圍:本單位經(jīng)費預(yù)算、財務(wù)收支計劃、調(diào)資定級、財務(wù)制度財務(wù)政策管理文件材料，納入文書檔案立卷，不納入會計檔案歸檔范圍。

?２、時間。第三年。

?

3、要求和手續(xù)。完整齊全、真實準(zhǔn)確、裝訂成冊。清點核對無誤。

二、會計檔案的整理

?１、分類。原則上按——類型進行分類，分類4類。

?會計憑證類

?會計賬簿類

?會計報告類

?其他會計核算材料類（主要包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專材料）

會計檔案的整理

?2.會計檔案的組卷

會計檔案的組卷，就是按照其形成規(guī)律和有機聯(lián)系，區(qū)分不同的類型和保管期限，將會計核算材料組成保管單位——案卷的過程。

(1)會計憑證的組卷要求

?一般按年、月順序組卷整理。厚度一般在2cm以內(nèi)。

?

1、分類組卷，按順序排列，檢查日期是否齊全。

?

2、按憑證匯總?cè)掌跉w集，確定裝訂成冊的本數(shù)。

?

3、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的紙張要折疊成同記帳憑證大小，且要避免裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。

?

4、記帳憑證有關(guān)人員的印章是否齊全。

?

5、憑證一本為1卷，必須r按照國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會計檔案憑證軟封面，封面要按項目填寫。

?以下材料可另行組卷：

土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)；

工資名冊；

債權(quán)債務(wù)；

交通肇事、工傷事故的處理；

涉外（含港、澳、臺地區(qū)）的會計材料；

各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)、契約

有必要延長延長保管期限的其他會計材料。

（2）會計帳簿的組卷要求

?按和帳簿的不同種類進行組卷。對總帳、明細(xì)帳、現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會計帳簿等分別組卷裝訂。

?帳簿在形成時一般都有固定的格式和明確的分類可在年終結(jié)帳后整理立卷。

?

1、按形成的帳簿，一冊一卷，“死頁帳”不必拆去空頁，“活頁帳”去掉空白頁，將已記帳帳頁依次編號，填寫卷內(nèi)帳戶目錄和備考表。

?

2、去掉塑料夾封面，每本帳簿加封面或在原封面上貼會計檔案面簽，并按封面或標(biāo)簽上內(nèi)容填寫。

（3）財務(wù)報告的組卷要求

?按、保管期限立卷

?

1、首先將本級與下級財務(wù)報告分開。

?

2、其次將年報、季報、月報分開。

?

3、在整理報表時，對報表進行分析和說明的文字，是會計報表 的重要組成部分，如財務(wù)情況說明、財務(wù)報告等，審批報告、批復(fù)等要與報表一同組卷歸檔，并放在被說明報表前。注意：因保管期限不同，財務(wù)報告與季、月度財務(wù)報告分開立卷。

4、組好的案卷要除去卷內(nèi)文件的金屬物，編頁號、填寫封面、卷內(nèi)目錄、備考表。

（4）其他會計核算資料的組卷要求

?按——問題結(jié)合保管期限分別立卷裝訂。如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。

會計檔案的整理

3.會計檔案的編目

?會計檔案的編目應(yīng)和符合《會計檔案案卷格式》（DA/T39-2008）（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。（3）填寫案卷（盒）封面。（4）案卷的排列編號。（5）編制案卷目錄。

（1）擬寫案卷題名

?一般由單位名稱、會計核算針對時間、會計文件名稱等要素組成。

如“× ×單位×年×月付款會計憑證”

“× ×公司×年×月現(xiàn)金日記帳”等

（2）填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表

?除會計憑證外，其他會計檔案案卷都應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

卷內(nèi)文件目錄

卷 內(nèi) 備 考 表

（3）填寫案卷（盒）封面

?會計憑證

?會計檔案盒

?帳簿啟用及交接表

1.會計憑證的格式

?憑證外面要加封面，封面尺寸規(guī)格采用245mm×130mm（長×寬）或245×150mm（長×寬）；?適用于會計憑證的裝訂

會計憑證封面(樣式)

單位名稱：憑證名稱：

會計憑證封面的填寫

?單位名稱：填寫形成會計檔案的單位名稱（全稱或通用簡稱）。不能用“本部”、“本局”、“本市財政廳”等。

?會計憑證名稱：填寫能夠反映會計憑證用途或內(nèi)容的名稱。如收款會計憑證、付款會計憑證、轉(zhuǎn)賬會計憑證或基建會計憑證、工會會計憑證、預(yù)算外會計憑證等。

?起止時間：填寫本冊會計憑證的起止年月日。

?冊數(shù)：起止時間內(nèi)會計憑證的冊數(shù)。

?冊次：填寫本冊會計憑證的序號。

?記賬憑證起止號：填寫本冊記賬憑證起號和止號。

?記賬憑證數(shù)：填寫記賬憑證的張數(shù)。

?附件數(shù)：填寫本冊記賬憑證附件的張數(shù)。

?會計憑證總數(shù)：填寫本冊所有憑證的合計張數(shù)。

?會計主管：填寫單位內(nèi)部具體負(fù)責(zé)會計工作的中層領(lǐng)導(dǎo)人員。

?裝訂人：填寫負(fù)責(zé)該本會計憑證裝訂的人員。

?裝訂時間：填寫負(fù)責(zé)該本會計憑證裝訂結(jié)束的時間。

?備注：填寫該項憑證需要說明的事項。

2.會計憑證盒的格式

?會計憑證盒的外形尺寸采用275mm×155mm（長×寬），盒脊的厚度可根據(jù)需要設(shè)置30、40、60mm。

?適用于會計憑證的裝盒

會計憑證盒正面格式

?很多內(nèi)容與憑證封面一致。

?全宗號：填寫檔案館給立檔單位編制的代號。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字。?目錄號：填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。?案卷號：目錄內(nèi)案卷的順序編號，在同一個案卷目錄（或分類體系的最低一級類目）內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

會計憑證盒脊格式

3、會計檔案盒的格式

適用于財務(wù)報告和其他類會計檔案的整理。

會計檔案盒脊

4.賬簿啟用及接交表格式

?賬簿啟用及接交表用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。非國際標(biāo)準(zhǔn)的賬簿可根據(jù)實際需要確定。?賬簿啟用及交接表宜采用70克以上的白紙制作。

?適用于會計賬簿的整理。

賬簿啟用及接交表（正面）

檔號：

賬簿啟用及接交表（背面）賬戶目錄

?檔號章

（4）案卷的排列編號

?一般按照以下次序：會計憑證按形成時間順序排列，會計帳簿、財務(wù)報告和其他類按保管期限長短排列。具體排列方法有兩種。

第一種，流水編號法：按財務(wù)報告、會計帳簿、會計憑證和其他類的順序排列，一年的全部會計檔案編一個大流水號（案卷號）。

第二種，分類流水編號法：會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告和其他類按類別分開排列，各編一個流水號（案卷號）。

（5）編制案卷目錄

?案卷目錄即是會計檔案的保管清冊，也是會計檔案的檢索工具。案卷目錄應(yīng)根據(jù)會計檔案的分類方案和案卷的排列編號順序進行編制。

會計檔案目錄格式

會計檔案移交清單格式 會計檔案移交清單

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

1、會計檔案的鑒定（確定保管期限）

根據(jù)國家規(guī)定，會計檔案保管期限分為永久、定期兩種，其中定期又分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計終了后的第一天算起。

日記帳 25年

總帳15年

明細(xì)帳15年

?報表永久

?月季報表5年

?會計移交清冊15年

?會計保管清冊永久

?會計檔案銷毀清冊永久

?銀行余額調(diào)節(jié)表5年

?銀行對帳單5年

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

?2.會計檔案的銷毀

?保管期滿的會計檔案，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的，可以按照以下程序銷毀：

（1）由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

（三）會計檔案的鑒定與銷毀

（2）單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

?（3）銷毀會計檔案時,應(yīng)當(dāng)由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

?（4）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對。銷毀后,應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

會計檔案移交應(yīng)注意的事項

?（1）應(yīng)編制移交清冊

?（2）應(yīng)履行移交手續(xù)

?會計檔案常見問題

?

1、會計檔案屬專業(yè)檔案，是由本單位會計人員整理，檔案人員只是接收保管和提供利用 ?

2、出納人員不得保管會計檔案（會計法規(guī)定）?

3、會計報表第一頁要有卷內(nèi)文件目錄，最后一頁有備考表 ?

4、憑證封面接洽處要加蓋財務(wù)專用章 謝謝大家！

2012年5月9日

第四篇：淺談會計檔案管理

淺談會計檔案管理

【摘 要】

本文分析了會計檔案的收集、整理、銷毀、調(diào)閱與利用中存在的問題，就如何使會計檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化提出幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規(guī)范管理；

2、落實責(zé)任，明確分工；

3、與國際接軌，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理；

4、引進人才，加強培訓(xùn)；

5、即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

一、論題的理論與實踐意義

1.理論意義

會計檔案管理體制與模式是會計檔案管理的組織、制度和機構(gòu)、機制或組織結(jié)構(gòu)的形成，是會計檔案管理的樣式，會計檔案管理體制與模式是隨時代發(fā)展而不斷優(yōu)化的。將先進的管理思想，管理手段不斷吸收，用來改善會計檔案管理環(huán)境，提高檔案管理效率是時代的要求。會計檔案管理的環(huán)境是不斷變化的，隨著我國社會的轉(zhuǎn)型和電子技術(shù)不斷發(fā)展，對會計檔案管理體制與模式的研究，可以給會計檔案管理實際工作提供科學(xué)的理論指導(dǎo)。會計檔案管理體制與模式的研究有利于形成先進的會計檔案管理體系，能將先進理論同工作實踐結(jié)合起來，為會計檔案管理效率的提高奠定理論基礎(chǔ)。會計檔案管理體制與模式的研究也是會計檔案管理實踐不斷適應(yīng)社會需要的表現(xiàn)。優(yōu)化的會計檔案管理體制也可以讓檔案更好的走向社會，使全社會檔案信息意識不斷提高優(yōu)化的會計檔案管理的研究成果有利于不同科學(xué)的結(jié)合，既有利于檔案學(xué)的發(fā)展，也符合當(dāng)代科學(xué)的發(fā)展趨勢。

2.實踐意義

會計檔案管理模式的觀察與研究有利于全面認(rèn)識與了解會計檔案管理的內(nèi)容。新時期會計檔案管理體制、模式的構(gòu)建、程序，有重要的實踐意義。特別是對變化中的會計檔案管理研究有助于了解新變化對會計檔案管理的沖級，了解這些新變化沖擊下的會計檔案管理體制與模式所發(fā)生的改變將更有助于提高會計檔案管理的效率。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究也對企業(yè)管理效益的全面提高起了促進作用。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于建立一套新的會計檔案管理體系，在新的會計檔案管理體系中，各個要素可以相互彌補不足，發(fā)揮更大的作用與功效，這 1

將有助于促進會計檔案管理自身的不斷發(fā)展和提高，也有助于發(fā)現(xiàn)在管理模式變化、指導(dǎo)理論變化與數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化沖擊下的會計檔案管理變化和采取相應(yīng)行之有效的管理方法。會計檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于會計檔案管理部門了解會計檔案管理概況、發(fā)現(xiàn)本會計檔案管理中存在的問題，尋找解決的途徑，促進企業(yè)管理的全面提高。其次，會計檔案管理的不斷優(yōu)化是實現(xiàn)企業(yè)信息一體化的奠基石，是實現(xiàn)企業(yè)知識管理的基礎(chǔ)。只有優(yōu)化了的會計檔案管理才能將企業(yè)管理帶上一個新的臺階。會計檔案管理、企業(yè)信息化、企業(yè)管理的全面優(yōu)化這三個部分是緊密相關(guān)的。

二、目前研究評述

1.國外對會計檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀新石器會計檔案管理體制模式的建構(gòu)

會計檔案管理作為檔案事業(yè)的一個分支，從起源上來說，首先是在世界工業(yè)發(fā)達(dá)國家和地區(qū)開展起來的。世紀(jì)初瑞士、荷蘭等一些歐洲國家和美國開始大規(guī)模地收集和保存會計檔案。世紀(jì)中葉以后，大部分的其他歐洲國家，以及加拿大、澳大利亞也紛紛開展了這項工作。世紀(jì)年代以來，世界各國會計檔案管理得到了很大發(fā)展。但由于私有制決定了國外的大部分會計檔案屬于屬于私有財產(chǎn)，企業(yè)有權(quán)自行處理自己的檔案，國家沒有制定同意的會計檔案管理體系、管理要求和標(biāo)準(zhǔn)。國外的會計檔案管理自主性強，隨意性大，個體特色突出，沒有統(tǒng)一的管理體系和標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)一般根據(jù)實際需要自行設(shè)立檔案部門，配備管理人員，制定企業(yè)文件的歸檔范圍、文件分類表及保管期限表等。所以國外會計/檔案管理體制與模式也呈現(xiàn)出多樣化特點。

2.國內(nèi)對會計檔案管理體制、模式的研究現(xiàn)狀

我國會計檔案工作作為國家檔案事業(yè)的一個組成部分，在國家檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，自上而下的組建了規(guī)模龐大的會計檔案室管網(wǎng)。長期以來，各企業(yè)采用了基本相同的方式開展檔案工作。檔案管理整體水平甚至高于其他國家，但這種帶有前蘇聯(lián)痕跡的會計檔案管理體制產(chǎn)生發(fā)展于計劃經(jīng)濟時代，與市場經(jīng)濟條件下的企業(yè)并不相適應(yīng)。我國現(xiàn)行會計檔案管理體制、模式是在所有制形式單一即國家所有制形式的環(huán)境下，從國有工業(yè)會計檔案管理模式演化來的?！凹薪y(tǒng)一，分級管理，條塊結(jié)合，企業(yè)自主”是我國檔案管理制度的概括。

我國的會計檔案管理的具體模式進行策劃的管理體制以及對會計檔案管理模式的規(guī)定。這對于我國會計檔案工作的建立、發(fā)展功不可沒，這一階段檔案界主要是學(xué)習(xí)、模仿的階段，對這一問題的研究主要還是學(xué)習(xí)和

總結(jié)。隨著經(jīng)濟體制和企業(yè)改個的深入及企業(yè)所處環(huán)境的諸多變化如信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息資源管理和知識管理觀念的影響、加入世界貿(mào)易組織等這種舊有的管理體制開始發(fā)生細(xì)微變化。大多數(shù)學(xué)者主張檔案行政管理部門應(yīng)該賦予企業(yè)自助舍利的權(quán)利，避免那種不顧新時期會計檔案管理體制、模式的建構(gòu)企業(yè)行業(yè)特點、企業(yè)自身情況而實行的“一刀切”式管理模式。

隨著我國政治、經(jīng)濟體制改革的深化，非公有制經(jīng)濟異軍突起，非公經(jīng)濟會計檔案管理模式也呈現(xiàn)出多樣性。但其管理模式主要還是有：

1、會計檔案集中統(tǒng)一管理。指由檔案部門對本單位檔案實行集中統(tǒng)一管理。但在具體實施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約。其優(yōu)點是便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

2、檔案分級管理。指在企業(yè)內(nèi)對檔案實行分級管理。該管理模式的優(yōu)點是管理靈活、職責(zé)明確、利用方便。

3、檔案分散管理。指在企業(yè)內(nèi)由不同部門對各自形成的檔案進行管理。該管理模式的有點是分工明確不足之處是對會計檔案管理缺乏整體規(guī)劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現(xiàn)管理上的空白或交叉。

4、會計檔案信息集成化管理、一體化管理和知識管理。這些都是隨著科技的發(fā)展，特別是電子計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用而產(chǎn)生的新觀點。

5、會計檔案委托代管，這指企業(yè)委托專業(yè)檔案管理機構(gòu)，代管其檔案。但企業(yè)并不放棄其檔案的所有權(quán)。

三、會計檔案的內(nèi)涵

會計檔案是企事業(yè)單位和機關(guān)團體在經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存下來的會計憑證、會計帳簿和會計報表，以及其他會計資料等專業(yè)資料。它以豐富的原始數(shù)據(jù)和恒定不變的價值量為使用者提供可靠的信息，為單位制定規(guī)劃、計劃，調(diào)查取證以及進行決策提供一局和咨詢材料。它是記錄和反應(yīng)各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)、財務(wù)收支狀況及其結(jié)果的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，在社會經(jīng)濟活動中具有重要的作用。

四、會計檔案管理存在的問題

會計檔案是歷史的真憑實證，它在社會經(jīng)濟活動中的作用，決定了加強會計檔案管理的必要性。但事實上，由于各單位會計檔案管理意識還比較薄弱。會計檔案作為新興檔案學(xué)科還缺乏深入研究，在日常會計工作中，很多單位重核算、輕管理，會計檔案管理工作混亂，存在著一定的問題：

1.收集資料方面

由于對會計檔案概念的不明確，一些財務(wù)人員沒有將會計部門形成的全部文件歸入會計檔案，只是將會計憑證、賬簿、報表核算類資料進行整理歸檔，而將法規(guī)、制度類文件，如上級財政部門的來文、本單位會計制度、會計工作計劃、會計工作總結(jié)；預(yù)測、決策類文件，如財務(wù)分析報告、市場預(yù)測、會計決策設(shè)計等等，放在其他部門，造成會計資料收集不全。有些會計檔案是屬于不耐久的復(fù)寫紙、傳真紙或圓珠筆的字跡材料。這些材料在高溫高濕度條件下自己很快氧化而看不清楚，失去保存的意義。

2.整理、銷毀方面

《會計法》明確規(guī)定：“會計憑證、會計帳簿、會計報表和其它會計資料應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門規(guī)定?！钡恍﹩挝坏呢攧?wù)人員在月末、終了沒有按規(guī)定將已形成的會計檔案及時整理立卷，裝訂成冊，隨隨便便放在箱內(nèi)，造成資料遺失等問題。有的雖然進行了整理立卷，但是案卷質(zhì)量不符合規(guī)范。會計檔案保管到達(dá)一定年限之后。經(jīng)過鑒定、審查，報經(jīng)批準(zhǔn)，可以銷毀。但是，很多單位那些已失去保存價值的會計檔案任然長年累月占據(jù)著庫房和設(shè)備。究其原因，是一些人怕麻煩、怕負(fù)責(zé)人，擔(dān)心會計檔案銷毀之后，今后一旦有什么經(jīng)濟問題，無憑無據(jù)，到時說不清楚。這不僅增加了國家的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)，也影響了會計檔案信息資源的開發(fā)利用。

3.移交、存放方面

《會計檔案管理辦法》第6條規(guī)定：“各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)有會計機構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案在會計終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管?！钡趯嶋H工作中，財務(wù)部門與檔案部門配合得并不協(xié)調(diào)。財務(wù)部門擔(dān)心移交后利用不便，不愿移交；而檔案部門以不懂會計業(yè)務(wù)為由，不愿接收。由此造成會計檔案長期在財務(wù)部門，沒有被廣泛利用。由于財務(wù)部門缺乏一定的檔案知識，對于會計檔案的存放不夠重視，例如。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點，甚至與其他雜物一起堆放；有的檔案室沒有嚴(yán)格控制溫度、濕度，認(rèn)真做好“七防”，嚴(yán)重影響了會計檔案的壽命。

4.人員素質(zhì)方面

目前，大多數(shù)單位的財務(wù)人員雖然熟悉財務(wù)處理，但是缺乏會計檔案管理知識。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)還不認(rèn)可財務(wù)檔案管理的重要性，不重視財務(wù)檔

案管理的培訓(xùn)。在實際操作中，每個財務(wù)人員都按自己的一套方法去管理，造成一個單位的會計檔案管理工作因財務(wù)人員變動而變化，沒有一套固定而完整的管理制度，從而影響了整個單位的管理。

5.電子財務(wù)檔案

墊子財務(wù)檔案是指存貯于磁盤、光盤等嗲你介質(zhì)中的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料。較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案，墊子財務(wù)檔案有許多特點：電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞。但也有不足的一面。如，具有系統(tǒng)依賴性，即需要一定的軟硬件環(huán)境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性，還具有易遭損毀、難查痕跡的特點，此項檔案的管理還不規(guī)范。

五、對會計檔案管理的幾點建議

社會經(jīng)濟越來越發(fā)展，對會計工作的要求也越來越高。先帶經(jīng)濟活動中，很多時候因為會計檔案管理工作做的不到位，早晨領(lǐng)導(dǎo)決策失誤，影響到整個單位的運作，給集體造成不可估量的損失，所以會計檔案管理工作作為會計工作的基礎(chǔ)，為適應(yīng)經(jīng)濟管理需要，必須不斷改進管理方法，建立新的管理體系，提供高治療的會計信息。因此，就如何是會計檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，有以下幾點建議：

1、提高檔案意識，加強規(guī)范管理

時間證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統(tǒng)管理年，對會計檔案有一個正確的認(rèn)識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對會計檔案進行規(guī)范管理，定期檢查，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真是、可靠的依據(jù)。充分發(fā)揮會計檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

2、落實責(zé)任，明確分工

確定專人負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的管理。制定嚴(yán)格的審核、壯丁、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業(yè)務(wù)性都比較強，所以單靠一個管理員的歷練是不行的。財務(wù)處各單位都應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求制作憑單、報表及財務(wù)資料等。還要充分發(fā)揮各部門的積極性，建立良好的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，按照分工合作、密切配合的原則，落實責(zé)任，相互協(xié)調(diào)，保證會計檔案管理工作的順利進行。

3、與國際接軌，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

現(xiàn)在大多數(shù)單位已實現(xiàn)了會計電算化，但由于對會計檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)該共同合作，與國外先進的會計檔案管理模式接軌，開發(fā)研制會計檔案計算

機管理。只有會計檔案實行計算機管理，才能真正發(fā)揮會計檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

4、引進人才，加強培訓(xùn)

會計工作的迅猛發(fā)展，要求財務(wù)人員不僅要具有財務(wù)知識，也要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業(yè)務(wù)水平，增強整理立卷實際操作技能，成為新一代的復(fù)合型人才，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，把以前的盲目利用變?yōu)榭茖W(xué)利用。

5、即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中國也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔

電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財務(wù)檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。結(jié)果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，打到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的墓地，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的折損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量

六、總結(jié)

通過以上論述我們可以看出會計檔案管理體制、模式的良好變革已經(jīng)呈現(xiàn)在我們面前。會計檔案管理體制、模式是一個動態(tài)的事物，需要我們不斷結(jié)合具體實際和先進念去充實它，只有這樣才能不斷推進會計檔案管理體制、模式研究不斷深入。

參考文獻：

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4、胡呂平、喬歡，《信息服務(wù)與用戶》，武漢大學(xué)出版社，2001年6月

5、馮慧玲、張輯哲，《檔案學(xué)概論》，北京中國人民大學(xué)出版社，2011年6月

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7、陶亞坤，《關(guān)于民營會計檔案管理體制創(chuàng)新的思考》，遼寧蘭臺世界，2006年4月

8、周三多、陳傳明，《管理學(xué)--原理與方法》，上海復(fù)旦大學(xué)出版社，2003年11月

9、竇曉光，《努力建設(shè)具有中國特色的檔案管理體制--轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改個研究之二》，檔案學(xué)通訊，2006年1月

第五篇：淺談實行會計制度后的醫(yī)院會計檔案管理

淺談實行會計制度后的醫(yī)院會計檔案管理

隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，原有的會計體制已不能完全適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。于是，會計管理體制改革與試點在全國許多省市縣展開，那就是實行會計委派制。會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。

1“會計委派直接管理”形式

即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨立，并實行在單位之間定期輪崗制度。

2“財務(wù)集中制”形式

即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自主權(quán)、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位的銀行賬戶，統(tǒng)一進行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。

3目前，會計委派制下會計檔案管理存在的一些問題，主要表現(xiàn)為：

3.1有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案

這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定?！稌嫏n案管理辦法》

第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計終結(jié)后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

3.2紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔

會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運用電子計算機形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)?！薄稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進行管理。

”保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。然而實際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。

3.3會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)

會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案管理質(zhì)量不

高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

3.4會計檔案管理制度亟待完善

制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定。只突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。4針對會計檔案管理的上述問題，我認(rèn)為，醫(yī)院財務(wù)方面應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

4.1加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制

實行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機構(gòu)移交。

4.2加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量

會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

4.3完善會計檔案管理工作的各項規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會計檔案移交手續(xù)

實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計、報賬員、檔案員應(yīng)同時辦理交接手續(xù)，加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。

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