第一篇：常用公文寫作格式與技巧（大全）

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請(qǐng)示

請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問(wèn)題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理；請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開(kāi)頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡(jiǎn)明；（2）主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語(yǔ)，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見(jiàn)，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

關(guān)于啟動(dòng)寧漢滬寧杭光纜線路工程的請(qǐng)示

張繼平副總經(jīng)理：

寧漢、滬寧杭光纜線路工程的可行性研究報(bào)告已于2001年3月批復(fù)，中訊郵電咨詢?cè)O(shè)計(jì)院和浙江省郵電規(guī)劃設(shè)計(jì)院已分別完成初步設(shè)計(jì)。由于當(dāng)時(shí)處在南北拆分階段，故而未進(jìn)行初步設(shè)計(jì)的會(huì)審及相關(guān)后續(xù)工作。

目前南北拆分工作已基本完成，根據(jù)沿途業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特別是長(zhǎng)江航運(yùn)局急需租用光纖，因此我部建議啟動(dòng)該工程，抓緊時(shí)間進(jìn)行初步設(shè)計(jì)會(huì)審及相關(guān)后許工作。

以上妥否，請(qǐng)批示。

網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部

二OO二年七月三日

2、報(bào)告

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)或要求時(shí)使用的一

種文種。

報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對(duì)上級(jí)要求不同。“報(bào)告”不要求上級(jí)批復(fù)；“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。（2）行文時(shí)間不同。“報(bào)告”是事中或事后行文；“請(qǐng)示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報(bào)告”是陳述性的上行公文；“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語(yǔ)不同?！皥?bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語(yǔ)，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請(qǐng)示”則一般用“可否（或妥否），請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分

肯定。

報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)）；

（2）情況（做法）——問(wèn)題——今后意見(jiàn)；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見(jiàn)；

（5）情況——問(wèn)題——建議等。

關(guān)于報(bào)備與中國(guó)聯(lián)通互聯(lián)協(xié)議的報(bào)告

信息產(chǎn)業(yè)部:

為促進(jìn)電信市場(chǎng)的有效競(jìng)爭(zhēng)，規(guī)范電信網(wǎng)間的互聯(lián)互通關(guān)系，確保聯(lián)通CDMA網(wǎng)按計(jì)劃開(kāi)通運(yùn)營(yíng)，中國(guó)電信集團(tuán)公司與中國(guó)聯(lián)合通信有限公司經(jīng)過(guò)友好協(xié)商與合作，于2001年9月30日簽定了《中國(guó)聯(lián)合通信有限公司與中國(guó)電信集團(tuán)公司電信網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算框架協(xié)議》、《中國(guó)聯(lián)合通信有限公司陸地蜂窩移動(dòng)通信網(wǎng)與中國(guó)電信集團(tuán)公司固定本地電話網(wǎng)、國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途電話網(wǎng)、國(guó)際電話網(wǎng)、IP電話網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算協(xié)議》。根據(jù)《中華人民共和國(guó)電信條例》，現(xiàn)將以上兩個(gè)協(xié)議報(bào)送信息產(chǎn)業(yè)部備案。

在信息產(chǎn)業(yè)部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及主管部門的關(guān)心和具體指導(dǎo)下，中國(guó)電信與中國(guó)聯(lián)通在網(wǎng)間長(zhǎng)途呼叫路由組織等問(wèn)題上達(dá)成了一致意見(jiàn)，為協(xié)議的最終簽定創(chuàng)造了有利條件。雙方總部間互聯(lián)協(xié)議簽定后，下屬企業(yè)的省級(jí)協(xié)議也在積極協(xié)商之中，中國(guó)電信PSTN與中國(guó)聯(lián)通CDMA網(wǎng)的網(wǎng)間互聯(lián)測(cè)試等工作也將隨即啟動(dòng)。中國(guó)電信與中國(guó)聯(lián)通將繼續(xù)加強(qiáng)合作，為國(guó)家的通信事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

中國(guó)電信集團(tuán)公司

二００一年十月十七日

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開(kāi)XXX會(huì)議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開(kāi)頭用一自然段簡(jiǎn)明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡(jiǎn)要敘述通知的事項(xiàng)。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知?！薄氨就ㄖ园l(fā)布之日起實(shí)行”等習(xí)慣用語(yǔ)表示。制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際問(wèn)題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡(jiǎn)明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

關(guān)于印發(fā)中國(guó)電信集團(tuán)公司 公文處理辦法的通知

各省、自治區(qū)、直轄市電信公司，集團(tuán)公司各部門、各直屬單位:

現(xiàn)將《中國(guó)電信集團(tuán)公司公文處理辦法》印發(fā)你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。2000年7月10日集團(tuán)公司印發(fā)的《中國(guó)電信集團(tuán)公司公文處理辦法（暫行）》（中國(guó)電信辦[2000]355號(hào)）及2000年11月1日集團(tuán)公司綜合部印發(fā)的《中國(guó)電信集團(tuán)公司公文實(shí)施細(xì)則（試行）》（綜合[2000]3號(hào)）同時(shí)廢止。

二００二年五月二十日

2、通報(bào)

通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況”時(shí)使用的文種。通報(bào)的類型有四種：（1）用于表?yè)P(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”；（2）用于批評(píng)錯(cuò)誤的，稱“批評(píng)性通報(bào)”；（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報(bào)”；

（4）用于傳達(dá)上級(jí)指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。通報(bào)是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報(bào)的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報(bào)，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報(bào)中的議說(shuō)，必須是通報(bào)中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見(jiàn)都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會(huì)。

關(guān)于2002年1至5月服務(wù)質(zhì)量情況通報(bào)

中國(guó)電信集團(tuán)各省、自治區(qū)、直轄市電信公司：

現(xiàn)將2002年1—5月用戶投訴處理情況通報(bào)如下：

一、電信用戶申訴總體情況

據(jù)部申訴中心通報(bào)，今年第一季度向部申訴中心投訴共1271件，正式立案的案件有46件，回函率為100%。其中申訴中國(guó)電信14件、申訴中國(guó)聯(lián)通15件、申訴中國(guó)移動(dòng)17件。

與2001年同期相比，中國(guó)電信的申訴從65件下降到14件，下降幅度為78.4%；中國(guó)移動(dòng)的申訴從33件下降到17件，下降幅度為48.5%；中國(guó)聯(lián)通的申訴從13件上升到今年的14件，上升幅度為7.6%。

從各運(yùn)營(yíng)企業(yè)用戶申訴占總申訴比重看，中國(guó)電信由58.6%下降到30.4%；中國(guó)移動(dòng)由29.7%上升到今年的37.0%；中國(guó)聯(lián)通由11.7%上升到今年的32.6%。中國(guó)電信的申訴下降幅度最大。

1—5月用戶以各種渠道越級(jí)投訴共計(jì)39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。

二、電信用戶申訴的分類情況

（一）服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題……

三、申訴中國(guó)電信服務(wù)的具體內(nèi)容

（一）反映服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題一季度共有7件, ……

（二）話費(fèi)爭(zhēng)議問(wèn)題…… ……

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會(huì)議紀(jì)要；第二類是指示性會(huì)議紀(jì)要，即對(duì)某一重要方面的工作綜合整理的會(huì)議紀(jì)要；第三類是討論型會(huì)議紀(jì)要，主要是對(duì)某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì)議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會(huì)議，涉及問(wèn)題很多，在寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中討論的幾個(gè)主要問(wèn)題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會(huì)議在具體討論中必然會(huì)產(chǎn)生幾種不同意見(jiàn)，不能把這些意見(jiàn)都納入會(huì)議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合各種意見(jiàn)，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人一致意見(jiàn)，同時(shí)，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見(jiàn)。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見(jiàn)，可采用“會(huì)議聽(tīng)取了”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等提法，加以集中概括，簡(jiǎn)明扼要地反映出來(lái)。

通信機(jī)房防火安全工作交流會(huì)會(huì)議紀(jì)要

為了貫徹國(guó)務(wù)院召開(kāi)的全國(guó)安全生產(chǎn)電視電話會(huì)議精神，落實(shí)開(kāi)展安全生產(chǎn)專項(xiàng)整治工作要求，2001年8月1－3日，中國(guó)電信集團(tuán)公司在福建省召開(kāi)了通信機(jī)房防火安全工作交流會(huì)，目的是進(jìn)一步促進(jìn)通信機(jī)房規(guī)范化建設(shè)，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。參加會(huì)議的有各省（區(qū)、市）電信公司安全保衛(wèi)和運(yùn)行維護(hù)部門的領(lǐng)導(dǎo)。現(xiàn)將會(huì)議紀(jì)要如下：

一、會(huì)議基本情況……

二、福建機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)化改造的經(jīng)驗(yàn)

（一）領(lǐng)導(dǎo)掛帥，部門協(xié)作，齊心合力抓機(jī)房改造。……

（二）因地制宜，積極穩(wěn)妥，推進(jìn)老機(jī)房改造。……

（三）執(zhí)行規(guī)范，控制源頭，抓好新機(jī)房建設(shè)?！?/p>

三、加強(qiáng)通信防火工作要求

（一）提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)通信防火工作?！?/p>

（二）相互協(xié)作，通過(guò)綜合治理實(shí)現(xiàn)機(jī)房無(wú)火災(zāi)隱患要求?！?/p>

（三）源頭堵漏，新機(jī)房建設(shè)必須嚴(yán)格執(zhí)行防火規(guī)范?！?/p>

（四）根除隱患，老機(jī)房改造要加快步伐?！?/p>

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時(shí)使用的文種。兩者的不同點(diǎn)主要有三條：

一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。公告是面向國(guó)內(nèi)外的，通告是面向國(guó)內(nèi)或國(guó)內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級(jí)別高，是黨和國(guó)家的高級(jí)機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國(guó)有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)以及報(bào)紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開(kāi)發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時(shí)必須文字簡(jiǎn)要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說(shuō)可不說(shuō)的不說(shuō)，可少說(shuō)的不多說(shuō)。文字簡(jiǎn)要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請(qǐng)ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。

（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。（3）正文：

開(kāi)頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語(yǔ)過(guò)渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡(jiǎn)潔得體，問(wèn)題、意見(jiàn)要寫得明確。

結(jié)語(yǔ)。根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語(yǔ)結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語(yǔ)。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。關(guān)于申請(qǐng)辦理北京市鴻翔大廈房地產(chǎn)過(guò)戶手續(xù)的函

北京市房地產(chǎn)管理局:

1992年8月原郵電部委托其所屬單位—中國(guó)郵電器材總公司購(gòu)置了北京市海淀區(qū)欣華農(nóng)工商公司所屬“龍鄉(xiāng)飯店”（北京市海淀區(qū)龍翔路15號(hào)）的全部房地產(chǎn)及所屬物，并更名為北京鴻翔大廈，同時(shí)在海淀區(qū)房地產(chǎn)管理局辦理了產(chǎn)權(quán)過(guò)戶手續(xù)，也經(jīng)北京市城市規(guī)劃管理局同意鴻翔大廈所占用的土地作為國(guó)家劃撥地由郵電器材公司使用。

1998年，原郵電部將鴻翔大廈成建制劃歸給了原中國(guó)郵電電信總局，劃歸后原中國(guó)郵電電信總局沒(méi)有辦理鴻翔大廈的房產(chǎn)和土地的過(guò)戶手續(xù)。2000年經(jīng)過(guò)國(guó)務(wù)院的批準(zhǔn)原中國(guó)郵電電信總局組建成為全民所有的中國(guó)電信集團(tuán)公司。

鑒于以上所述，特此申請(qǐng)辦理鴻翔大廈的房地產(chǎn)過(guò)戶手續(xù)，同時(shí)由于中國(guó)電信集團(tuán)公司和鴻翔大廈的全民所有的性質(zhì)以及該土地的使用性質(zhì)沒(méi)有改變，希望繼續(xù)保留該土地為國(guó)家劃撥地的性質(zhì)。

請(qǐng)貴局給予大力支持，辦理相關(guān)手續(xù)為盼。

? ? ?

關(guān)于互聯(lián)互通問(wèn)題的復(fù)函

? 中國(guó)聯(lián)合通信有限公司: 貴公司《關(guān)于通報(bào)目前互聯(lián)互通存在問(wèn)題的函》（中國(guó)聯(lián)通函[2004]5號(hào)）收悉，經(jīng)調(diào)查，現(xiàn)將有關(guān)情況函復(fù)如下：

一、由于2003年以來(lái)網(wǎng)間話務(wù)增長(zhǎng)迅猛，造成福建電信各地關(guān)口局資源緊張，因能力問(wèn)題在一段時(shí)間內(nèi)曾出現(xiàn)無(wú)法增加與各運(yùn)營(yíng)商間網(wǎng)間中繼的情況。福建電信已采取措施對(duì)部分關(guān)口局進(jìn)行了緊急擴(kuò)容，并調(diào)整了部分網(wǎng)內(nèi)資源用于增加網(wǎng)間中繼，中繼緊張問(wèn)題已于春節(jié)前陸續(xù)解決。（以下略去）

特此函復(fù)。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語(yǔ)。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡(jiǎn)填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請(qǐng)書

申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問(wèn)題寫清楚，但也要注意精煉。申請(qǐng)書一般是一事一書。

（1）在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書”、“開(kāi)業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。（3）寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容：

申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語(yǔ)，也可以不寫。（5）最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫申請(qǐng)書的日期。

3、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計(jì)劃的格式：

（1）計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。

（2）計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計(jì)劃的日期。

工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來(lái)制定這個(gè)計(jì)劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過(guò)的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等?；厩闆r。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績(jī)和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過(guò)一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問(wèn)題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過(guò)不同的形式，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來(lái)，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。

（2）一定要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精?？偨Y(jié)中的問(wèn)題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊?，該略的要略?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

關(guān)于對(duì)xxx同志的處理決定

xxx，男，1966年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國(guó)郵電電信總局辦公室助理調(diào)研員。1999年8月公費(fèi)赴美國(guó)學(xué)習(xí)；2000年12月回國(guó)后，因?qū)χ袊?guó)電信集團(tuán)公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯(lián)系。

根據(jù)國(guó)務(wù)院《企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例》的有關(guān)規(guī)定，決定從即日起將xxx同志除名。

中國(guó)電信集團(tuán)公司勞動(dòng)工資部

二OO二年三月十四日

第二篇：常用公文寫作格式與技巧(精品免費(fèi)下載)

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請(qǐng)示

請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問(wèn)題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理；請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成： “三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)）；

（2）情況（做法）——問(wèn)題——今后意見(jiàn)；

（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；

（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見(jiàn)；

通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況”時(shí)使用的文種。通報(bào)的類型有四種：（1）用于表?yè)P(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”；

（2）用于批評(píng)錯(cuò)誤的，稱“批評(píng)性通報(bào)”；

（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報(bào)”；

（4）用于傳達(dá)上級(jí)指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。

要注意吸收少數(shù)人正確的意見(jiàn)。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見(jiàn)，可采用“會(huì)議聽(tīng)取了”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等提法，加以集中概括，簡(jiǎn)明扼要地反映出來(lái)。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的文種。

（1）開(kāi)頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡(jiǎn)明；（2）主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要；（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語(yǔ)，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見(jiàn)，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報(bào)告

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)或要求時(shí)使用的一種文種。

報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對(duì)上級(jí)要求不同?！皥?bào)告”不要求上級(jí)批復(fù)；“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。

（2）行文時(shí)間不同?！皥?bào)告”是事中或事后行文；“請(qǐng)示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同?！皥?bào)告”是陳述性的上行公文；“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語(yǔ)不同?！皥?bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語(yǔ)，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請(qǐng)示”則一般用“可否（或妥否），請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分肯定。

報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的（5）情況——問(wèn)題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。

通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開(kāi)XXX會(huì)議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開(kāi)頭用一自然段簡(jiǎn)明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡(jiǎn)要敘述通知的事項(xiàng)。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知?！薄氨就ㄖ园l(fā)布之日起實(shí)行”等習(xí)慣用語(yǔ)表示。制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際問(wèn)題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡(jiǎn)明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報(bào)

通報(bào)是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報(bào)的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報(bào)，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報(bào)中的議說(shuō)，必須是通報(bào)中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見(jiàn)都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會(huì)。

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會(huì)議紀(jì)要；第二類是指示性會(huì)議紀(jì)要，即對(duì)某一重要方面的工作綜合整理的會(huì)議紀(jì)要；第三類是討論型會(huì)議紀(jì)要，主要是對(duì)某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì)議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會(huì)議，涉及問(wèn)題很多，在寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中討論的幾個(gè)主要問(wèn)題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。一次工作會(huì)議在具體討論中必然會(huì)產(chǎn)生幾種不同意見(jiàn)，不能把這些意見(jiàn)都納入會(huì)議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合各種意見(jiàn)，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人一致意見(jiàn)，同時(shí)，也

通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時(shí)使用的文種。兩者的不同點(diǎn)主要有三條： 一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。公告是面向國(guó)內(nèi)外的，通告是面向國(guó)內(nèi)或國(guó)內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級(jí)別高，是黨和國(guó)家的高級(jí)機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國(guó)有企事業(yè)單位均可使用；

四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)以及報(bào)紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開(kāi)發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時(shí)必須文字簡(jiǎn)要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說(shuō)可不說(shuō)的不說(shuō)，可少說(shuō)的不多說(shuō)。文字簡(jiǎn)要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請(qǐng)ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。

（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。（3）正文：

開(kāi)頭概括交代發(fā)函的原因和目（1）存根部分簡(jiǎn)填，以便日后查考。

（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。

（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋（1）計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。

（2）計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后寫訂立計(jì)劃的日期。工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過(guò)一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語(yǔ)過(guò)渡轉(zhuǎn)入主體。主體部分要簡(jiǎn)潔得體，問(wèn)題、意見(jiàn)要寫得明確。

結(jié)語(yǔ)。根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語(yǔ)結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語(yǔ)。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語(yǔ)。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。公章。

2、申請(qǐng)書

申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問(wèn)題寫清楚，但也要注意精煉。申請(qǐng)書一般是一事一書。

（1）在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書”、“開(kāi)業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。

（3）寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容： 申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語(yǔ)，也可以不寫。

（5）最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫申請(qǐng)書的日期。

3、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計(jì)劃的格式：

括：

（1）情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來(lái)制定這個(gè)計(jì)劃的。

（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過(guò)的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等?；厩闆r。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績(jī)和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問(wèn)題（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過(guò)不同的形式，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來(lái)，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。

（2）一定要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精?？偨Y(jié)中的問(wèn)題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第三篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請(qǐng)示

請(qǐng)示是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)時(shí)使用的一種上行文種。請(qǐng)示要堅(jiān)持一文一事。即一份請(qǐng)示只能向上級(jí)請(qǐng)示批準(zhǔn)一個(gè)問(wèn)題，以便上級(jí)及時(shí)、專一地進(jìn)行處理；請(qǐng)示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個(gè)，不能多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開(kāi)頭部分寫請(qǐng)示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡(jiǎn)明；（2）主體部分寫請(qǐng)求的事項(xiàng)，要求寫得實(shí)際、合理、明確、簡(jiǎn)要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語(yǔ)，如：“妥否，請(qǐng)批示”或“當(dāng)否，請(qǐng)批示”或“以上請(qǐng)示，望予審批”或“以上意見(jiàn)，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報(bào)告

報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)或要求時(shí)使用的一種文種。

報(bào)告與請(qǐng)示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對(duì)上級(jí)要求不同?！皥?bào)告”不要求上級(jí)批復(fù)；“請(qǐng)示”則要求上級(jí)批復(fù)。（2）行文時(shí)間不同?！皥?bào)告”是事中或事后行文；“請(qǐng)示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同?！皥?bào)告”是陳述性的上行公文；“請(qǐng)示”是請(qǐng)求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語(yǔ)不同?！皥?bào)告”的結(jié)尾一般用“專此報(bào)告”、“特此報(bào)告”等詞語(yǔ)，有的干脆不用，報(bào)告事項(xiàng)完了，全文就結(jié)束；“請(qǐng)示”則一般用“可否（或妥否），請(qǐng)批示”，對(duì)上級(jí)要求十分肯定。

報(bào)告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：（1）情況——做法——問(wèn)題（意見(jiàn)）；

（2）情況（做法）——問(wèn)題——今后意見(jiàn)；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見(jiàn)；（5）情況——問(wèn)題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個(gè)文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開(kāi)XXX會(huì)議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開(kāi)頭用一自然段簡(jiǎn)明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡(jiǎn)要敘述通知的事項(xiàng)。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知?！薄氨就ㄖ园l(fā)布之日起實(shí)行”等習(xí)慣用語(yǔ)表示。制發(fā)各類通知是為了解決實(shí)際問(wèn)題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡(jiǎn)明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報(bào) 通報(bào)是“表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況”時(shí)使用的文種。通報(bào)的類型有四種：（1）用于表?yè)P(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報(bào)”；（2）用于批評(píng)錯(cuò)誤的，稱“批評(píng)性通報(bào)”；（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報(bào)”；

（4）用于傳達(dá)上級(jí)指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報(bào)”。通報(bào)是用典型事實(shí)教育干部群眾的，因此通報(bào)的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報(bào)，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報(bào)中的議說(shuō)，必須是通報(bào)中典型事實(shí)的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見(jiàn)都是典型事實(shí)的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會(huì)。

3、會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會(huì)議紀(jì)要；第二類是指示性會(huì)議紀(jì)要，即對(duì)某一重要方面的工作綜合整理的會(huì)議紀(jì)要；第三類是討論型會(huì)議紀(jì)要，主要是對(duì)某一重大理論、實(shí)踐課題進(jìn)行研討的會(huì)議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會(huì)議，涉及問(wèn)題很多，在寫會(huì)議紀(jì)要時(shí)，必須抓住會(huì)議所集中討論的幾個(gè)主要問(wèn)題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會(huì)議在具體討論中必然會(huì)產(chǎn)生幾種不同意見(jiàn)，不能把這些意見(jiàn)都納入會(huì)議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的宗旨，分析綜合各種意見(jiàn)，集中反映符合會(huì)議中心要求的多數(shù)人一致意見(jiàn)，同時(shí)，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見(jiàn)。對(duì)反映會(huì)議中心議題的正確意見(jiàn)，可采用“會(huì)議聽(tīng)取了”、“會(huì)議討論了”、“會(huì)議研究了”“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議決定”等提法，加以集中概括，簡(jiǎn)明扼要地反映出來(lái)。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國(guó)家機(jī)關(guān)向國(guó)內(nèi)外先部重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)時(shí)使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)時(shí)使用的文種。兩者的不同點(diǎn)主要有三條：

一是從所宣布告知的事項(xiàng)看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項(xiàng)的范圍看，公告大于通告。公告是面向國(guó)內(nèi)外的，通告是面向國(guó)內(nèi)或國(guó)內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級(jí)別高，是黨和國(guó)家的高級(jí)機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國(guó)有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)以及報(bào)紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開(kāi)發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時(shí)必須文字簡(jiǎn)要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說(shuō)可不說(shuō)的不說(shuō)，可少說(shuō)的不多說(shuō)。文字簡(jiǎn)要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題或向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請(qǐng)ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號(hào)寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱。（3）正文：

開(kāi)頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問(wèn)題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語(yǔ)過(guò)渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡(jiǎn)潔得體，問(wèn)題、意見(jiàn)要寫得明確。

結(jié)語(yǔ)。根據(jù)不同類型的函件事項(xiàng)，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語(yǔ)結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語(yǔ)。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語(yǔ)。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡(jiǎn)填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請(qǐng)書

申請(qǐng)書是個(gè)人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書信。申請(qǐng)書應(yīng)把該寫的問(wèn)題寫清楚，但也要注意精煉。申請(qǐng)書一般是一事一書。

（1）在申請(qǐng)書的第一行正中寫申請(qǐng)書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書”、“開(kāi)業(yè)申請(qǐng)書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請(qǐng)書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。（3）寫申請(qǐng)書的具體內(nèi)容：

申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語(yǔ)，也可以不寫。（5）最后寫申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫申請(qǐng)書的日期。

3、工作計(jì)劃

工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫工作計(jì)劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計(jì)劃的格式：（1）計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“××團(tuán)委2006年工作計(jì)劃”。

（2）計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計(jì)劃的日期。

工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來(lái)制定這個(gè)計(jì)劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過(guò)的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)等?；厩闆r。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績(jī)和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過(guò)一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問(wèn)題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過(guò)不同的形式，聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來(lái)，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，到群眾中找事實(shí)的寫法。

（2）一定要實(shí)事求是，成績(jī)不夸大，缺點(diǎn)不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時(shí)要去蕪存精。總結(jié)中的問(wèn)題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊?，該略的要略?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第四篇：公文寫作與改錯(cuò)技巧

公文寫作與改錯(cuò)技巧

一、標(biāo)題部分

標(biāo)題是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。

1.有的標(biāo)題不全

2.有的文種不對(duì)，特別常見(jiàn)亂用‘公告’，還有“批復(fù)”成了“指示”,通知成了通告

3.有的批轉(zhuǎn)性公文不是法規(guī)條文仍用《》 4.公文種類共用，如“請(qǐng)示報(bào)告” 5.緊急的在標(biāo)題中要體現(xiàn)出來(lái)

二、發(fā)文字號(hào)

1.序號(hào)不能有虛位，即數(shù)字前不得有0，不得有“第”字樣 2.年號(hào)份號(hào)顛倒

3.年號(hào)使用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤。

4.秘級(jí)錯(cuò)誤。只有秘密、機(jī)密、絕密字樣

5.絕密、機(jī)密要有右上要有序號(hào)，（現(xiàn)公文要求在左邊）6.一些上行文要有簽發(fā)人,簽發(fā)人和文號(hào)左右平行

三、主送機(jī)關(guān)

1.上行文多頭主送

2.有的是請(qǐng)示平級(jí)，越級(jí)請(qǐng)示

3.有的是直接送單位而不送人(除非是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦事項(xiàng))，但請(qǐng)示不可以直接給領(lǐng)導(dǎo) 4.有的主送機(jī)關(guān)未寫全，特別是簡(jiǎn)要寫法要寫全，省市不分等，以及什么省，什么市。

5.主送機(jī)關(guān)名稱，即抬頭要頂格寫 6.必須要有的缺了收文機(jī)關(guān) 7.黨政不分，黨對(duì)政府部門下命令

四、正文

1.有的是一文多事，見(jiàn)于請(qǐng)示；

2.有的正文引用發(fā)文不規(guī)范，如批復(fù)等，引用要先文件名，后文號(hào)； 3.有的正文數(shù)字該用阿拉伯?dāng)?shù)字，卻用漢字；

4.有的是用詞不當(dāng)?！胺从场背闪恕傲餮浴?，“發(fā)布”成了“散布” 5.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。特別是序列，標(biāo)準(zhǔn)是

一、（一）1.（1）

6.量詞。要有法定計(jì)量單位，如寸不適用 7.用英文無(wú)翻譯 8.表彰性通報(bào)無(wú)名單 9.請(qǐng)示報(bào)告送下級(jí)

10.平行文，上行文不禮貌，要用“貴局”，不能用“你局” 11.錯(cuò)別字

12.用語(yǔ)或敘事違反公文要?jiǎng)t如簡(jiǎn)練明確等要素 13.一些公文要有聯(lián)系人，電話等

五、結(jié)尾

1.有的結(jié)尾不合作者本意 2.有的是不合公文格式要求 3.有的是表現(xiàn)在上行文語(yǔ)氣不尊。特別是上行文結(jié)尾催辦，請(qǐng)即批復(fù)等 六、一些人稱的用法

1.推薦名單表上要先寫人名，再寫單位，職稱等 2.主文中提到了某某人等，隨附名單要先列出某某人

七、抄送

請(qǐng)示未獲批準(zhǔn)抄送下級(jí)。抄送兩字不能頂格,相對(duì)的主題詞頂格

八、附件

1.該標(biāo)明附件卻未標(biāo)出

2.標(biāo)明附件要在印章前(尚未找到明確根據(jù))3.附件的順序和名稱 4.附件名稱后不用標(biāo)點(diǎn)

九、發(fā)文機(jī)關(guān)（印章）與發(fā)文日期

1）標(biāo)題上的發(fā)文機(jī)關(guān)與簽署（蓋章）的發(fā)文機(jī)關(guān)不對(duì)應(yīng)。2）混用漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字，或直接用阿拉伯?dāng)?shù)字.3）年月日不全

4）亂加字，如 年 月 日“發(fā)” 5）發(fā)文機(jī)關(guān)日期上下顛倒 6）印章沒(méi)有蓋或蓋錯(cuò)地方或蓋反 7）沒(méi)有發(fā)文日期。

8）發(fā)文機(jī)關(guān)（印章）與發(fā)文日期位置左錯(cuò) 9）發(fā)文時(shí)間不能超過(guò)發(fā)文機(jī)關(guān)

十、主題詞 1）沒(méi)有主題詞

2）太少或太多，3-5，不超7(尚未找到明確根據(jù))

十一、版式問(wèn)題

重要公文制發(fā)單位只能是辦公室

附：案例

關(guān)于邀請(qǐng)×校長(zhǎng)、×?xí)泤⒓印?0356211”工程奠基儀式并致辭的請(qǐng)示報(bào)告

校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室并呈×校長(zhǎng)、×?xí)洠?/p>

根據(jù)“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”，我院成立了專門的“10356211”工程指揮小組，在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)和指揮小組的努力下，前期準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒?，F(xiàn)定于十月二十一日舉行工程奠基儀式，屆時(shí)想請(qǐng)×校長(zhǎng)、×?xí)泤⒓觾x式并致辭，請(qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切盼望×校長(zhǎng)、×?xí)浀牡絹?lái)！

此致 敬禮！

附件一：講話稿；

附件二：議程。

資環(huán)學(xué)院

2008年10月11日

［解析］

一、標(biāo)題。標(biāo)題應(yīng)由“發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+文種”構(gòu)成，對(duì)內(nèi)發(fā)文可省略發(fā)文機(jī)關(guān)。就上文標(biāo)題而言，似乎也符合這一要求，但這只是最起碼的格式要求，細(xì)究起來(lái)，這個(gè)標(biāo)題仍存在著不少錯(cuò)誤。

1.多用標(biāo)點(diǎn)。標(biāo)題中除書名號(hào)外一般不用標(biāo)點(diǎn)，如：“關(guān)于印發(fā)《華東師范大學(xué)公章管理辦法》的通知”。上文題目中的頓號(hào)、引號(hào)都是多余的，應(yīng)該去掉。（新東方劉源注解：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定“標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！保?/p>

2.人物模糊不清，順序排列不當(dāng)。公文里所提到的人物應(yīng)使用全名，不能只用姓氏加上職務(wù)，一個(gè)學(xué)校可能會(huì)有兩個(gè)王校長(zhǎng)，不用全名會(huì)引起不必要的麻煩。對(duì)外行文尤其要注意?！包h先政后”的排列順序在我國(guó)是約定俗成的，校長(zhǎng)和書記同時(shí)出現(xiàn)時(shí)應(yīng)把書記排在前面。

3.項(xiàng)目不宜使用代號(hào)。公文應(yīng)該是明晰的，應(yīng)讓閱讀人一看便知。有些項(xiàng)目和工程有代號(hào)，而這些代號(hào)可能只有該領(lǐng)域的人知曉，一旦用代號(hào)代替項(xiàng)目具體內(nèi)容出現(xiàn)在公文里，會(huì)給人一種不知所云的感覺(jué)。

4.混用文種。根據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，行政公文的種類主要有命令、議案、決定、意見(jiàn)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要十三種。請(qǐng)示和報(bào)告為不同文種，不能混而為一，上文應(yīng)屬請(qǐng)示。文種不能錯(cuò)用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申請(qǐng)等都是非公文文種。

二、主送機(jī)關(guān)。即受文對(duì)象。應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容選擇相應(yīng)的主送機(jī)關(guān)。上文中的主送機(jī)關(guān)也存在著錯(cuò)誤。

1.多頭請(qǐng)示。請(qǐng)示和報(bào)告一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的應(yīng)采用抄送形式。上文應(yīng)主送黨委辦公室，抄送校長(zhǎng)辦公室。

2.不能送個(gè)人。公文是機(jī)關(guān)單位之間聯(lián)系匯報(bào)工作、處理解決問(wèn)題的載體，它只針對(duì)單位，不針對(duì)個(gè)人，所以它一般不直接送給個(gè)人審閱。

三、正文。文種不同，內(nèi)容要求也有變化。請(qǐng)示的正文一般包括請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)，并應(yīng)提出自己對(duì)解決問(wèn)題的態(tài)度和意見(jiàn)。上文作為請(qǐng)示，雖然符合基本要求，但很多錯(cuò)誤也是顯而易見(jiàn)的。

1.引文不全。引用的公文要寫明“發(fā)文時(shí)間+發(fā)文機(jī)關(guān)+標(biāo)題+公文編號(hào)”，如：“根據(jù)華師〔2003〕17號(hào)《關(guān)于進(jìn)一步做好非典型肺炎預(yù)防工作的通知》精神”。上文所提到的“校長(zhǎng)辦公會(huì)議決”缺少時(shí)間和議決題目。

2.數(shù)字不規(guī)范。正文中除一些約定俗成的叫法外（如華東師范大學(xué)“十五”規(guī)劃），數(shù)字應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，“十月二十一日”應(yīng)為“10月21日”。

3.用詞不當(dāng)。公文講究公事公辦，不需要過(guò)度客氣，行文應(yīng)力求客觀?！罢?qǐng)校長(zhǎng)辦公室提供方便。熱切盼望×校長(zhǎng)、×?xí)浀牡絹?lái)！”這些含有感情色彩的話盡量不用。

4.信息不準(zhǔn)確。公文所涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物應(yīng)盡量做到準(zhǔn)確具體，上文中舉行奠基儀式的時(shí)間不夠具體，地點(diǎn)也沒(méi)說(shuō)明，在公文寫作中要注意避免。

5.結(jié)尾不當(dāng)。公文有自己的結(jié)尾用詞，請(qǐng)示一般用“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予批復(fù)”結(jié)尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬禮”。

6.缺少聯(lián)系人。請(qǐng)示一般應(yīng)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，上文中少了這項(xiàng)內(nèi)容。

四、附件。為了補(bǔ)充說(shuō)明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在錯(cuò)誤之處。

1.格式不對(duì)。附件的正確格式是：

附件：1.××××××××××××××××

2.××××××××××××××××

附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。

2.附件名稱過(guò)于簡(jiǎn)單。附件的名稱在簡(jiǎn)潔的同時(shí)還要能概括出其具體內(nèi)容，不能過(guò)分簡(jiǎn)單。上文的“附件1”應(yīng)寫明是什么人在什么會(huì)議上的講話稿，后面最好注明“（代擬稿）”字樣?！案郊?”應(yīng)寫明是什么會(huì)議的議程。

五、落款與日期。正文后右下角要寫上發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文日期，這看起來(lái)簡(jiǎn)單，但一不小心，可能也會(huì)像上文一樣出錯(cuò)。

1.發(fā)文單位不能用簡(jiǎn)稱。其實(shí)在整個(gè)公文里，人名、地名、單位名稱、文件名稱、事物名稱等都忌用簡(jiǎn)稱。上文中的“資環(huán)學(xué)院”應(yīng)寫全稱“資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院”。

2.發(fā)文日期不能用阿拉伯?dāng)?shù)字。和正文要求正好相反，發(fā)文日期要用漢字，但0不能寫成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜單中的符號(hào)“○”。所以上文中的“2008年10月11日”應(yīng)改為“二○○八年十月十一日”。

第五篇：公文的寫作與管理技巧

公文的寫作與管理技巧

一、公文的含義

1.公務(wù)的定義

公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中所形成的具有法定效力和規(guī)范體系的文書，是為管理和開(kāi)展各項(xiàng)行政工作而制定，具有規(guī)章制度性，為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)和范式。

2.公文的特點(diǎn)

公文是一種文書，公文的特點(diǎn)主要有兩點(diǎn)： 第一，公文具有強(qiáng)制執(zhí)行力的法定效力；

第二，公文具有自身的規(guī)范體系，包括文種選擇、格式和要求的規(guī)范，甚至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，以及語(yǔ)氣和措詞的使用規(guī)范。

二、公文的類別

按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可將公文分為不同的類別。

1.按行文的方向

按行文方向，一般可將公文分為上行文、平行文和下行文。

上行文

所謂上行文，是指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文。

下行文

所謂下行文，是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文。

平行文

所謂平行文，是指相互沒(méi)有隸屬關(guān)系的同級(jí)機(jī)關(guān)或者不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)之間的行文。

2.按文書的來(lái)源

按文書的來(lái)源，公文分為收寄公文、外發(fā)公文和內(nèi)部公文。其中，被廣泛應(yīng)用的是內(nèi)部公文，更多被管理、保存、編碼、甚至銷毀的，同樣來(lái)自于內(nèi)部公文。

3.按發(fā)文的性質(zhì)

從發(fā)文的性質(zhì)角度，將公文分為詢問(wèn)文和答復(fù)文。

詢問(wèn)文

所謂詢問(wèn)文，是指征詢意見(jiàn)或解答問(wèn)題的文書。

答復(fù)文

所謂答復(fù)文，是指針對(duì)詢問(wèn)文的解答和回復(fù)性文書。4.按公文內(nèi)容處理的要求

按公文內(nèi)容處理的要求，將公文分為參閱性公文，又稱參閱件；承辦性公文，即承辦件。

5.按處理文書的時(shí)間要求

按處理的時(shí)間要求，可將公文分為特急公文、急辦公文和常規(guī)公文（平件）。其中，平件在企業(yè)應(yīng)用中比較頻繁。

6.按文書的機(jī)密程度

從文書的機(jī)密程度分析，將文書分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文。企業(yè)中最常使用的則是普通公文。

三、公文的文種

國(guó)家行政公文管理規(guī)定，企業(yè)內(nèi)部公文一般分為12種，即命令（令）、決定/公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、公函或函、會(huì)議紀(jì)要和議案。通常情況下，命令、通告、公函和議案在企業(yè)公文中應(yīng)用較少。

四、公文的寫作特點(diǎn)

公文的寫作特點(diǎn)主要包括：

1.實(shí)用性

公文書寫切記除了具有合乎規(guī)范的文種、選擇和格式外，實(shí)用是公文最大的特點(diǎn)，即公文要能夠應(yīng)用。

2.真實(shí)性

如果公文書寫內(nèi)容是虛假或虛構(gòu)，甚至是捏造或編造的，則失去了公文實(shí)用的價(jià)值。所以，真實(shí)是公文的生命。

3.時(shí)效性

公文的時(shí)效性是指其內(nèi)容與事務(wù)的發(fā)生具有同步性。

4.規(guī)范性

公文的含義明確了公文的文種選擇、格式、甚至標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，都應(yīng)該規(guī)范、實(shí)用。

【案例】

按照公文語(yǔ)言的規(guī)范性修改句子

請(qǐng)按照公文語(yǔ)言的規(guī)范性修改下列句子： 1.你局某月某日的來(lái)信，我們已收到。這個(gè)例句的典型問(wèn)題是語(yǔ)言不規(guī)范，然而公文講究語(yǔ)言要言簡(jiǎn)意賅，所以如果改為?貴局某月某日的來(lái)信已收悉?，再附上文件的編碼，則顯得語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，同時(shí)便于對(duì)方日后的查找。

2.石景山農(nóng)委向古城四中贈(zèng)送了價(jià)值5000元的物理、化學(xué)實(shí)驗(yàn)儀器和體育教材，改善了辦學(xué)條件。

改成?為改善古城四中的辦學(xué)條件，石景山農(nóng)委贈(zèng)送了物理、化學(xué)實(shí)驗(yàn)儀器和體育教材，價(jià)值5000元?將更合理。

3.5所公房、6起重大事故、學(xué)生78名

這個(gè)句子主要是順序有問(wèn)題，應(yīng)該為?6起重大事故、學(xué)生78名、5所公房?。4.協(xié)商會(huì)是在我們這里開(kāi)還是在你們那里開(kāi)？請(qǐng)速定。

這個(gè)句子的問(wèn)題是不夠簡(jiǎn)潔，可改為?協(xié)商會(huì)在何處召開(kāi)請(qǐng)速定?。

五、公文的寫作步驟

公文的寫作步驟主要包括：

1.計(jì)劃

公文所要表達(dá)的內(nèi)容、閱文的對(duì)象、采取何種文種書寫、最后公文要達(dá)到怎樣的目的，均應(yīng)事先做好計(jì)劃安排。

2.成文

成文即擬稿，就是將合理計(jì)劃的公文內(nèi)容、閱文對(duì)象、文種方式和所要達(dá)到的目的與作用，擬成公文稿件。

3.修改

修改就是對(duì)擬好的公文稿件進(jìn)行反復(fù)審閱修改，使其語(yǔ)言簡(jiǎn)單明了，行文更加規(guī)范，符合公文的定義。

4.編輯

編輯就是修改確認(rèn)好的公文稿件，編輯成正式的公文文件。

六、公文的寫作要求

1.完整

公文書寫完整通常指意思、結(jié)構(gòu)要完整，尤其在公文整體結(jié)構(gòu)的布局方面，首先是組成導(dǎo)語(yǔ)的標(biāo)題和前言，然后是正文，最后是結(jié)尾和落款。

2.具體

公文中所請(qǐng)示的事項(xiàng)、呈遞的意見(jiàn)要具體，使得閱文單位能夠清楚了解公文表達(dá)的意思。

要點(diǎn)提示

公文寫作的要求包括： ① 完整； ② 具體； ③ 準(zhǔn)確； ④ 清晰； ⑤ 簡(jiǎn)潔。

3.準(zhǔn)確

準(zhǔn)確是指在公文的書寫中選擇準(zhǔn)確、適合的文種，選用準(zhǔn)確的格式進(jìn)行特寫信息的傳遞。

4.清晰

清晰是指公文的層次和過(guò)渡要清晰、連貫自然，表達(dá)出公文的具體意義。

5.簡(jiǎn)潔

公文的語(yǔ)言要規(guī)范、簡(jiǎn)潔，通常選用專業(yè)化的書面語(yǔ)言。公文中雖然需要運(yùn)用言簡(jiǎn)意賅的語(yǔ)言，但不表示可以改變公文要表達(dá)的意思。

【案例】

少了一個(gè)字

清朝乾隆皇帝非常欣賞王之煥的一首詩(shī)《涼州詞》：?黃河遠(yuǎn)上白云間，一片孤城萬(wàn)仞山。羌笛何須怨楊柳，春風(fēng)不渡玉門關(guān)。?

乾隆皇帝有一把進(jìn)貢的特別精美的折扇，想讓紀(jì)曉嵐把王之煥的這首詩(shī)撰寫在折扇上，紀(jì)曉嵐非常激動(dòng)，大筆一揮就開(kāi)始寫，寫完之后，準(zhǔn)備呈遞皇上的一瞬間，發(fā)現(xiàn)少了一個(gè)?間?字，但是也無(wú)法修改，只好冒著被殺頭的危險(xiǎn)將折扇逞給皇上?；噬蠞M心歡喜地讀著，發(fā)現(xiàn)少了一個(gè)字，就質(zhì)問(wèn)紀(jì)曉嵐，此時(shí)紀(jì)曉嵐靈機(jī)一動(dòng)說(shuō)：?稟報(bào)皇上，奴才寫的不是詩(shī)，是一首詞，讀起來(lái)意思沒(méi)有改變：‘黃河遠(yuǎn)上，白云一片，孤城萬(wàn)仞山。羌笛何須怨，楊柳春風(fēng)，不渡玉門關(guān)?！?

就這樣，紀(jì)曉嵐免去了被殺頭的罪過(guò)。

上述案例中，紀(jì)曉嵐合理、靈活地彌補(bǔ)了錯(cuò)誤，使用的是中文里長(zhǎng)短句的技巧——四字一斷、五字一斷，所以公文既要簡(jiǎn)潔又不能改變其總體意思?！景咐?加標(biāo)點(diǎn)

某公司有這樣一則公文：?在建筑物相鄰的停車場(chǎng)停車是受到這片停車場(chǎng)設(shè)計(jì)給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的所以員工們應(yīng)該在正常的時(shí)間內(nèi)另做停車打算或考慮共同使用的交通工具?，整段話中無(wú)一個(gè)標(biāo)點(diǎn)，需要為其添加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

第一句話?在建筑物相連的停車場(chǎng)停車是受到這片停車場(chǎng)設(shè)計(jì)給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的?，這是一句完整的話，闡述停車是受到什么因素制約的，所以點(diǎn)一個(gè)?句號(hào)?；而員工們應(yīng)該怎么辦？有兩個(gè)做法：第一，?沒(méi)有空地兒，另做停車打算?；第二，?使用其他的交通工具，或者步行上班?，所以直接在后面點(diǎn)上句號(hào)。

經(jīng)過(guò)分析，這則公文應(yīng)改為：?在建筑物相鄰的停車場(chǎng)停車是受到這片停車場(chǎng)設(shè)計(jì)給工人的交通工具及最外面的四塊空間要留給大樓的管理者等原因的制約的。所以員工們應(yīng)該在正常的時(shí)間內(nèi)另做停車打算或考慮共同使用的交通工具。?

案例表明，看似比較復(fù)雜的內(nèi)容，如果正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)將其斷清楚，則整個(gè)公文的意思就能夠表達(dá)清晰、規(guī)范。

【案例】

有趣的對(duì)聯(lián)

許多年前，有一個(gè)地主霸占了農(nóng)民的百畝糧田，釀了醋，造了酒。地主想請(qǐng)村里最有才的一個(gè)秀才，給他家寫一幅對(duì)聯(lián)，貼在大門口。地主表達(dá)了中心意思，想來(lái)年預(yù)示著家里人丁興旺、和諧美滿。

于是秀才寫下了?上聯(lián)：養(yǎng)豬大如山老鼠頭頭死；下聯(lián)：釀酒缸缸好造醋壇壇酸；橫批：人多病少財(cái)富?。秀才寫完之后，地主搖頭晃腦，讀著非常滿意，將對(duì)聯(lián)貼于門楣上。地主是這么讀的?養(yǎng)豬大如山，老鼠頭頭死；釀酒缸缸好，造醋壇壇酸；橫批：人多，病少，財(cái)富?，并且陶醉在自我欣賞中。

正在地主陶醉的時(shí)候，身邊圍攏了很多憤恨的村民，也進(jìn)行了斷句，沒(méi)有加減一字，但意思完全不一樣，村民們是這樣讀的：?養(yǎng)豬大如山老鼠，頭頭死；釀酒缸缸好造醋，壇壇酸；橫批：人多病，少財(cái)富。?

正如案例所示，看似很簡(jiǎn)單的標(biāo)點(diǎn)，往往由于使用地方的不恰當(dāng)，效果也就不一樣。所以，公文的規(guī)范還需要規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用。

【案例】

修改公文

有這樣幾段公文標(biāo)題：

1.×××關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐的報(bào)告。2.×××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告。3.關(guān)于×××分公司籌備工作進(jìn)展?fàn)顩r的請(qǐng)示。

這三個(gè)標(biāo)題都存在文種選擇的不規(guī)范。第一個(gè)公文是更換鍋爐的報(bào)告；第二個(gè)是申請(qǐng)聯(lián)歡會(huì)經(jīng)費(fèi)的報(bào)告，很明顯為請(qǐng)示報(bào)告，而第三個(gè)工作進(jìn)展?fàn)顩r應(yīng)該是報(bào)告，而不是請(qǐng)示。所以，應(yīng)該改為：

1.×××關(guān)于申請(qǐng)解決更換一臺(tái)鍋爐的請(qǐng)示。2.×××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會(huì)所需經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示。3.關(guān)于×××分公司籌備工作進(jìn)展?fàn)顩r的報(bào)告。七、九種常用公文的寫作方法

企業(yè)常用的公文有三類：行政公文，包括請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知和公函；事務(wù)公文，包括計(jì)劃、總結(jié)和規(guī)章制度；會(huì)務(wù)公文，包括應(yīng)用最多的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄。除常用的企業(yè)公文外，還有商業(yè)信函，通常分為內(nèi)部信函，包括備忘錄、電子郵件和便箋；外部信函，包括求售函、催款函、投訴處理函。

1.請(qǐng)示

概念

請(qǐng)示是用于下級(jí)機(jī)構(gòu)或單位向上級(jí)機(jī)關(guān)或主管請(qǐng)求指示/批準(zhǔn)的一種上行公文，請(qǐng)示的事情都是將要發(fā)生的，即產(chǎn)生于事前。

特點(diǎn) 請(qǐng)示的特點(diǎn)包括：

行文內(nèi)容的請(qǐng)求性。請(qǐng)示具有強(qiáng)制上司或上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)、回復(fù)的特點(diǎn)，公文所寫的內(nèi)容是請(qǐng)求上司或上級(jí)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)和批復(fù)，批復(fù)具體執(zhí)行意見(jiàn)。

行文目的的求復(fù)性。請(qǐng)示公文必須要得到上級(jí)主管單位的批復(fù)或回復(fù)。行文時(shí)機(jī)的超前性。請(qǐng)示公文產(chǎn)生于事前。

請(qǐng)求事項(xiàng)的單一性。一個(gè)請(qǐng)示公文內(nèi)容只能請(qǐng)示一件事情，即必須一事一請(qǐng)，一文一請(qǐng)。

種類

請(qǐng)示的種類有三種，即請(qǐng)求指示的請(qǐng)示、請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示和請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的請(qǐng)示。請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。例如之前從未碰到的特殊的新發(fā)生的疑難問(wèn)題沒(méi)有處理辦法，請(qǐng)求得到領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)或處理辦法，屬于請(qǐng)求指示的請(qǐng)示。請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。如某項(xiàng)事情有兩種方案，但是已經(jīng)決定了其中的一種，只需要領(lǐng)導(dǎo)做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的意見(jiàn)，是請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示。

請(qǐng)求批轉(zhuǎn)請(qǐng)示。某件事情執(zhí)行起來(lái)不能由一個(gè)部門獨(dú)立完成，需要其他各部門之間的配合，尤其需要向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并請(qǐng)求批轉(zhuǎn)給其他部門周知，做好執(zhí)行和配合工作，此為請(qǐng)求批轉(zhuǎn)請(qǐng)示。

寫作要求

請(qǐng)示公文的寫作要求包括：

第一，一事一請(qǐng)或一文一請(qǐng)，做到每次請(qǐng)示只能夠請(qǐng)示一件事情；

第二，單頭請(qǐng)示，請(qǐng)示必須抄報(bào)直接隸屬上司和直接隸屬主管單位，而且只能夠抄報(bào)一個(gè)直屬領(lǐng)導(dǎo)或一個(gè)直屬主管部門；

第三，嚴(yán)禁越級(jí)，請(qǐng)示不可以越級(jí)請(qǐng)示和越級(jí)匯報(bào)直屬上司； 第四，不抄送下級(jí)，請(qǐng)示僅是對(duì)上級(jí)主管單位的請(qǐng)求，不抄送下級(jí)。

容易出錯(cuò)的情況 請(qǐng)示容易出錯(cuò)的情況包括： 第一，多事一請(qǐng)； 第二，多頭請(qǐng)示。

格式

通常情況下，公文格式多是一種通用的模板，由標(biāo)題、正文、結(jié)尾和落款構(gòu)成，根據(jù)不同文種的差異稍做調(diào)整。

標(biāo)題。請(qǐng)示公文的標(biāo)題主要書寫制發(fā)單位所請(qǐng)示的事由和文種。

正文。請(qǐng)示的正文包括導(dǎo)言或者前言、主體和結(jié)尾。導(dǎo)言部分主要闡述請(qǐng)示的目的、背景、緣由和動(dòng)機(jī)；主體書寫請(qǐng)示的事由事件；請(qǐng)示的結(jié)尾部分一般以“特此請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等固定語(yǔ)言結(jié)束；請(qǐng)示公文的落款需要寫明制發(fā)單位的名稱和書寫時(shí)間，最后加蓋公章。

2.報(bào)告

概念

報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)時(shí)所使用的陳述性公文，屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事務(wù)發(fā)展中。

分類

通常情況下，將報(bào)告劃分為三類：

綜合性報(bào)告。綜合報(bào)告是將某個(gè)事件的所有情況和所有方面，向上級(jí)主管單位做的匯報(bào)。專題性報(bào)告。專題性報(bào)告是就某一個(gè)問(wèn)題或問(wèn)題的某一個(gè)方面單獨(dú)向上級(jí)機(jī)關(guān)做的匯報(bào)。回復(fù)性報(bào)告?；貜?fù)性報(bào)告則是針對(duì)上司或上級(jí)主管單位的某一個(gè)訊問(wèn)或問(wèn)題及上級(jí)的困惑，做直接回復(fù)的匯報(bào)。

要求 【案例】

總裁給人力資源部的便函

致：人力資源部 自：總裁 主題：飲水機(jī) 時(shí)間：25／5／××

現(xiàn)在公司內(nèi)有諸多抱怨，抱怨上班時(shí)間內(nèi)喝水困難。我不希望員工認(rèn)為公司不關(guān)心他們的生活，實(shí)際上公司一直在致力于員工福利的提高，應(yīng)該配備既節(jié)省時(shí)間又清潔衛(wèi)生的飲水機(jī)。

但我不清楚員工對(duì)安裝飲水機(jī)的反應(yīng)如何，有些其他什么不同意見(jiàn)，請(qǐng)向我呈交一份報(bào)告。

下面是人力資源部主管遞交的一份報(bào)告：

關(guān)于飲水機(jī)的報(bào)告

十分有意思，辦公室內(nèi)的飲水問(wèn)題引起了這么大的關(guān)注。給大家配備飲水機(jī)，似乎是一個(gè)很好的方案，既能節(jié)省員工時(shí)間，又能提供清潔衛(wèi)生的飲用水。但實(shí)際上配備飲水機(jī)的效果卻是很不清楚的。

在好幾個(gè)辦公室，經(jīng)常談?wù)撜l(shuí)打水，公司開(kāi)水供應(yīng)不足，供應(yīng)時(shí)間不夠長(zhǎng)，水質(zhì)差等問(wèn)題，但實(shí)際上大家也就這樣過(guò)來(lái)了，辦公室內(nèi)都已形成了一些固定的規(guī)范。如果安裝飲水機(jī)，則會(huì)碰到費(fèi)用、送水時(shí)間、飲水機(jī)放置位置等問(wèn)題，很容易造成矛盾。

因此，我們認(rèn)為應(yīng)該加強(qiáng)原有開(kāi)水供應(yīng)，個(gè)別辦公室如有此要求，可讓它們自行解決。

由此可見(jiàn)，書寫報(bào)告一定要有要求。具體來(lái)說(shuō)，書寫報(bào)告的要求主要有：

第一，情況要屬實(shí)，報(bào)告是下級(jí)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)或主管單位提供的問(wèn)訊、匯報(bào)工作的一個(gè)陳述性公文，所陳述的情況必須實(shí)事求是；

第二，語(yǔ)氣要謙和、嚴(yán)肅；

第三，概括敘述，語(yǔ)言言簡(jiǎn)意賅，使得上級(jí)主管閱文時(shí)既能夠了解事情的經(jīng)過(guò)，又能夠知道事情的原委。

格式

報(bào)告的格式與請(qǐng)示的格式相似，仍然由標(biāo)題、正文、結(jié)尾和落款組成。標(biāo)題。報(bào)告的標(biāo)題同樣是寫明制發(fā)單位、事由及文種。

正文。報(bào)告的正文包括導(dǎo)言和主體兩部分：導(dǎo)言中寫明報(bào)告的目的、背景、作用和意義。主體是報(bào)告中關(guān)鍵精華的部分，使用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言陳述事情的起因、發(fā)展、經(jīng)過(guò)、產(chǎn)生的影響及針對(duì)影響提出改進(jìn)的意見(jiàn)和建議，主體中陳述事件的邏輯結(jié)構(gòu)要清晰、思路要非?？b密、問(wèn)題要交代清楚。

結(jié)尾。報(bào)告的結(jié)尾通常慣以“特此報(bào)告”之類的格式語(yǔ)言。

落款。最后在報(bào)告的落款處簽上制發(fā)單位的名稱、書寫時(shí)間和加蓋公章。

3.批復(fù)

概念

批復(fù)是用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)的公文，為下行文。批復(fù)發(fā)生于事后，與請(qǐng)示公文相對(duì)應(yīng)。

要求

【模板】

關(guān)于江蘇省撤銷南通縣設(shè)立通州市的批復(fù)

江蘇省人民政府：

你省一九九二年十月八日《關(guān)于撤銷南通縣設(shè)立通州市的請(qǐng)示》和一九九二年十一月二十日的補(bǔ)充請(qǐng)示收悉。經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，同意撤銷南通縣，設(shè)立通州市（縣級(jí)），由省直轄，以原南通縣的行政區(qū)域?yàn)橥ㄖ菔械男姓^(qū)域，不增加機(jī)構(gòu)和人員編制。

此復(fù)

民政部（蓋章）

一九九三年一月八日

上述是批復(fù)的一個(gè)簡(jiǎn)潔模板。批復(fù)公文的寫作要求主要包括：

收到請(qǐng)示必須予以答復(fù)。源于請(qǐng)示的強(qiáng)制回復(fù)性特點(diǎn)，決定批復(fù)必須予以答復(fù)。批復(fù)內(nèi)容要有針對(duì)性。下級(jí)機(jī)關(guān)需要按照上級(jí)批復(fù)的意見(jiàn)和措施，進(jìn)行事情的落實(shí)和執(zhí)行，所以上級(jí)所批復(fù)的公文內(nèi)容必須具體，且針對(duì)性強(qiáng)。

批復(fù)的意見(jiàn)要切實(shí)可行。批復(fù)的態(tài)度要慎重。

格式 批復(fù)公文的格式主要包括：

標(biāo)題。批復(fù)公文的標(biāo)題部分是收文單位，即請(qǐng)示和報(bào)告中的稱呼對(duì)象。

正文。批復(fù)的正文部分包括導(dǎo)言和主體。導(dǎo)言中書寫清楚批復(fù)的背景；主體是批復(fù)給下級(jí)機(jī)關(guān)具體的實(shí)施辦法及意見(jiàn)或建議。

結(jié)尾。批復(fù)通常以“此復(fù)或特此批復(fù)”結(jié)尾。

落款。批復(fù)的落款部分為制發(fā)單位名稱、寫作時(shí)間、加蓋公章。

作為上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)下屬單位批復(fù)時(shí)，需要注意公文編號(hào)的應(yīng)用。所謂公文編號(hào)，是針對(duì)請(qǐng)示公文編號(hào)而言，在批復(fù)公文中可以省略請(qǐng)示文件的名稱，使用請(qǐng)示相對(duì)應(yīng)的編號(hào)代替，則可以直接便于下屬機(jī)關(guān)的查閱。

4.通知

概念

通知是批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)及任免人員的公文，為下行文或平行文，具有廣泛性、曉諭性和時(shí)限性的特點(diǎn)。

種類

通知在企業(yè)中的應(yīng)用較多，通常分為四大種類：

指示性通知。即指示下屬單位或不相隸屬機(jī)關(guān)具體實(shí)施辦法或配合工作。

知照性通知。通知的目的是使得人們知道某件事情，按照通知的內(nèi)容做好相應(yīng)準(zhǔn)備。例如停電停水通知、放假通知等。

事務(wù)性通知。即針對(duì)某件事務(wù)進(jìn)行的通知，例如會(huì)議通知、培訓(xùn)通知等。

任免聘用通知。即對(duì)某個(gè)職位的任免、聘用，通知相關(guān)人員而書寫的公文，一般由單位的人力資源部書寫。

格式

通知的格式同樣包括標(biāo)題、正文、結(jié)尾和落款。

標(biāo)題。標(biāo)題由制發(fā)單位、事由和文種組成，制發(fā)單位通?？梢允÷裕ㄖ械姆Q呼部分指受文單位，通常也可以省略。

正文。正文部分包括導(dǎo)言和主體。導(dǎo)言中闡述事件的背景、動(dòng)機(jī)和緣由，或者是通知的目的和作用；主體部分書寫清楚人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事情經(jīng)過(guò)、目的和意義，以及具體做法和要求。一般重要通知一定附有回執(zhí)部分，例如會(huì)議通知常附有回執(zhí)，或者其他一些通知會(huì)根據(jù)需要附線路圖、停車位、分布圖等。

結(jié)尾。通知往往以“特此通知”為結(jié)尾標(biāo)志。落款。落款部分以制文單位、時(shí)間和加蓋公章落款。

5.通報(bào)

概念 通報(bào)是適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)后退、傳達(dá)重要精神或情況的公文，屬下行文。

種類

通報(bào)分為三種類型，即表彰性通報(bào)、批評(píng)或懲罰性通報(bào)和傳達(dá)性通報(bào)。

格式

通報(bào)的標(biāo)題部分包含通報(bào)的制發(fā)單位，一般可以省略，然后是事由、通報(bào)、文種、稱呼，通報(bào)的稱呼即受文單位，通?？梢允÷圆粚?。

表彰性通報(bào)正文主體部分必須清晰突出表彰的內(nèi)容、事由、積極的作用和影響及具體表彰措施，以此樹(shù)立內(nèi)部標(biāo)桿和榜樣。

批評(píng)性通報(bào)主體部分應(yīng)該清楚書寫批評(píng)的具體事情、產(chǎn)生的根源及導(dǎo)致的負(fù)面影響、然后具體的處罰措施，最后就處罰決定規(guī)定一個(gè)生效時(shí)間或日期。

無(wú)論表彰通報(bào)、批評(píng)通報(bào)或者傳達(dá)通報(bào)，結(jié)尾落款部分一定有“特此通報(bào)”、制發(fā)單位、通報(bào)時(shí)間和加蓋公章。

寫作要求 企業(yè)通報(bào)要求包括： 第一，書寫及時(shí)快速；

第二，材料新穎、典型，具有代表性； 第三，內(nèi)容屬實(shí)。

如果通報(bào)所用材料不典型或不具有針對(duì)性，無(wú)論是表彰通報(bào)或是批評(píng)通報(bào)則都無(wú)任何意義。所以無(wú)論通報(bào)材料的正面性還是負(fù)面性，都必須典型才具有一定的標(biāo)桿作用。

6.計(jì)劃

概念

計(jì)劃是為完成一定時(shí)期的任務(wù)而事前對(duì)目標(biāo)、措施和步驟做出簡(jiǎn)要部署的事務(wù)性公文，產(chǎn)生于事前。

制定原則 計(jì)劃制定的原則包括： 第一，對(duì)上級(jí)負(fù)責(zé)； 第二，切實(shí)執(zhí)行； 第三，集思廣益； 第四，突出重點(diǎn)； 第五，防患于未然。

計(jì)劃需要落實(shí)和執(zhí)行，更需要踏踏實(shí)實(shí)完成。計(jì)劃的產(chǎn)生需要征求每一個(gè)人或部門的意見(jiàn)，而且計(jì)劃必須突出重點(diǎn)，不能夠面面俱到。最后計(jì)劃必須起到預(yù)警作用，防患于未然。

計(jì)劃的別稱 計(jì)劃有許多別稱： 規(guī)劃。規(guī)劃是具有全局性的、較長(zhǎng)時(shí)期的長(zhǎng)遠(yuǎn)設(shè)想。方案。方案是從目的、要求、工作方式方法到工作。安排。安排是對(duì)短期內(nèi)工作進(jìn)行具體布置的計(jì)劃。設(shè)想。設(shè)想是初步的草案性計(jì)劃。打算。打算是短期內(nèi)工作的要點(diǎn)式計(jì)劃。要點(diǎn)。要點(diǎn)是列出工作主要目標(biāo)的計(jì)劃。

特點(diǎn)

計(jì)劃體現(xiàn)在內(nèi)容方面具有預(yù)見(jiàn)性和可行性的特點(diǎn)；體現(xiàn)在作用方面則具有指導(dǎo)性和約束性的特點(diǎn)。

類型

計(jì)劃公文的類型分為表格式計(jì)劃、條文式計(jì)劃和文件式計(jì)劃三種，通常各種生產(chǎn)型和制造型企業(yè)使用Excel或Word做表格計(jì)劃。

格式與要求

標(biāo)題。計(jì)劃公文書寫格式中的標(biāo)題部分包括制發(fā)單位、事由、計(jì)劃產(chǎn)生時(shí)間和文種。正文。企業(yè)書寫計(jì)劃時(shí)導(dǎo)言部分應(yīng)該記錄計(jì)劃的目的、背景、作用、意義和影響；任何計(jì)劃在主體書寫中應(yīng)該清晰和清楚地涵蓋三項(xiàng)內(nèi)容，正所謂三段論式計(jì)劃，即計(jì)劃的目的和依據(jù)；計(jì)劃的目標(biāo)和措施；計(jì)劃的任務(wù)和步驟。除三段論外，有時(shí)根據(jù)計(jì)劃的內(nèi)容，計(jì)劃公文主體部分還會(huì)涉及計(jì)劃可能出現(xiàn)的一些問(wèn)題，為解決這些問(wèn)題而尋求上司或上級(jí)主管單位的幫助，或者一些事務(wù)活動(dòng)的預(yù)算，以及針對(duì)這些問(wèn)題可供參考的預(yù)警方案。

落款。計(jì)劃公文的結(jié)尾一般可以省略“特此計(jì)劃”，如果標(biāo)題中有制發(fā)單位，落款中則不寫制發(fā)單位，直接書寫時(shí)間、加蓋公章。

寫作須知

計(jì)劃公文的書寫要求圍繞三個(gè)重點(diǎn)： 第一，從實(shí)際出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧； 第二，突出重點(diǎn)，主次分明； 第三，目標(biāo)明確，步驟具體。

7.總結(jié)

概念

總結(jié)是對(duì)自我進(jìn)行回顧性的分析研究探索有關(guān)規(guī)律，用于指導(dǎo)今后工作的文書，產(chǎn)生于事后。

類型

總結(jié)的分類有許多種：

按性質(zhì)分。從性質(zhì)角度，將總結(jié)分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)。

按內(nèi)容分。按照內(nèi)容，將總結(jié)分為工作總結(jié)、思想總結(jié)、學(xué)習(xí)總結(jié)和生產(chǎn)總結(jié)。按范圍分。根據(jù)總結(jié)的范圍，分為地區(qū)總結(jié)、部門總結(jié)、班組總結(jié)和個(gè)人總結(jié)。按功能分。按照總結(jié)公文功能的不同，分為匯報(bào)性總結(jié)和經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)。

特點(diǎn)與要求

總結(jié)的特點(diǎn)包括客觀性、規(guī)律性、典型性和概括性?？偨Y(jié)能夠揭示事物發(fā)生之間的一些客觀存在的基本規(guī)律，總結(jié)出特點(diǎn)可以為今后應(yīng)用和借鑒，所以決定總結(jié)具有客觀性和規(guī)律性的特點(diǎn)；總結(jié)的內(nèi)容往往可以提升到一定的高度，而且使用的語(yǔ)言精煉和概括性強(qiáng)，所以總結(jié)又具有典型性和概括性的特點(diǎn)?？偨Y(jié)是對(duì)計(jì)劃的總結(jié)，企業(yè)書寫總結(jié)時(shí)要求內(nèi)容或材料一定對(duì)照計(jì)劃進(jìn)行。

格式與原則

總結(jié)的書寫格式與計(jì)劃格式完全相符，標(biāo)題仍然包括制發(fā)單位、事由、時(shí)間和文種?？偨Y(jié)正文中的導(dǎo)言主要描述清楚總結(jié)的目的、背景、意義和作用；依照三段論式計(jì)劃，總結(jié)的主體同樣涵蓋三部分，首先對(duì)照計(jì)劃所做的工作，過(guò)程如何，其次突出獲得的成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題和教訓(xùn)，最后突出對(duì)未來(lái)工作的打算和改進(jìn)及努力的方向。

總結(jié)的結(jié)尾部分主要是號(hào)召和預(yù)警，落款部分與計(jì)劃公文格式相同，如果標(biāo)題部分寫清楚了制發(fā)單位，則落款部分可以省略這個(gè)制發(fā)單位，直接寫入時(shí)間和加蓋公章。

原則

企業(yè)總結(jié)的書寫需要遵循六原則： 第一，總結(jié)材料要充足； 第二，總結(jié)內(nèi)容和對(duì)象要全面； 第三，亮點(diǎn)成績(jī)要突出；

第四，問(wèn)題的認(rèn)識(shí)要客觀深刻到位； 第五，改進(jìn)意見(jiàn)要落實(shí)；

第六，觀點(diǎn)論述要有理有據(jù)，依據(jù)各種數(shù)據(jù)或圖表提升觀點(diǎn)。

8.會(huì)議紀(jì)要和記錄

會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄僅一字之差，其實(shí)卻是兩種不同的文種。從文字含義角度解釋，“錄”是一字不差全盤皆錄；“要”是記要點(diǎn)，將要點(diǎn)言簡(jiǎn)意賅地表示出來(lái)。

會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議紀(jì)要是用于記載傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的會(huì)務(wù)公文。會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題一般省略制發(fā)單位，直接書寫會(huì)議主題、文種和議題；紀(jì)要的主體部分經(jīng)常使用一些固定的詞語(yǔ)，比如“會(huì)議一致通過(guò)”、“會(huì)議就某些問(wèn)題做了如下決策”等；會(huì)議紀(jì)要一般均由行政部門書寫，所以在落款處標(biāo)明行政部門名稱和時(shí)間，最后加蓋公章。

會(huì)議記錄

會(huì)議記錄是在會(huì)議過(guò)程中，由專門記錄人員把會(huì)議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄下來(lái)而形成的書面材料。首先會(huì)議紀(jì)錄的標(biāo)題為會(huì)議的名稱和文種；正文則記錄會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席列席人員、主持人、缺席人、記錄人、記錄時(shí)間、發(fā)言人名字及發(fā)言內(nèi)容，甚至記錄散會(huì)、休息情況，會(huì)議記錄必須真實(shí)全面。

9.公函（函）

公函在企業(yè)中的應(yīng)用比較少，是指適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題的文書，屬平行文。

公函的格式基本與其他公文格式相同，標(biāo)題內(nèi)容為制發(fā)單位、事由和文種，公函的稱呼即受發(fā)單位與其他公文有所不同必須保留；公函的導(dǎo)言部分寫明函的背景、目的、意義和作用，主體部分主要闡述公函具體的事由、措施和方法；一般在公函結(jié)尾部分使用一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，例如“轉(zhuǎn)此函達(dá)請(qǐng)答復(fù)”或者“特此函請(qǐng)回復(fù)”，落款是制文單位直接加蓋公章。

要點(diǎn)提示

企業(yè)常用的公文包括： ① 請(qǐng)示和報(bào)告； ② 批復(fù)； ③ 通知和通報(bào)； ④ 計(jì)劃和總結(jié)； ⑤ 會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄； ⑥ 公函（函）。

八、公文的管理

1.公文編碼

公文編碼是用來(lái)管理公司各種各樣由不同公司不同部門不同時(shí)間收發(fā)的公文。例如，公司的紅頭文件和藍(lán)頭文件的區(qū)分；行政部、生產(chǎn)部、銷售部等各部門文件的區(qū)分。

公文的編碼依照系統(tǒng)性和反映公文的一定性質(zhì)兩個(gè)原則進(jìn)行管理。通過(guò)公文編碼可以了解公司信息、收文、發(fā)文及公文時(shí)間。例如，撫順罕王集團(tuán)的一個(gè)公文編碼為“撫罕發(fā)【2011】011”，表示撫順罕王集團(tuán)2011年第11號(hào)發(fā)文；“撫罕發(fā)/2011年/0”可以表示集團(tuán)2011年發(fā)的公司藍(lán)頭文件；“撫罕/生/2011年/005”可以看出是生產(chǎn)部的文件。

2.公文收發(fā)

公文包括收文的管理程序和發(fā)文的管理程序，發(fā)文一般依照擬寫、發(fā)送、標(biāo)注、保存四個(gè)程序進(jìn)行管理；收文程序則按照收文、催辦或督辦、注明、保存進(jìn)行管理。企業(yè)對(duì)發(fā)文管理程序應(yīng)用較廣泛。3.公文保存

企業(yè)需要對(duì)公司收發(fā)的公文做公文保存，保存時(shí)注意區(qū)分內(nèi)部文和外部文編碼和分類問(wèn)題，一般以漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母做編碼，內(nèi)部文件編碼以“N”編寫，外部文件編碼以“W”編寫。內(nèi)外部文件兩大類編碼后，企業(yè)各部門可以根據(jù)自身情況分小類立卷保存。例如“×-部門代號(hào)-N案卷編號(hào)”；“×-部門代號(hào)-W案卷編號(hào)”。