第一篇：建設項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范

建設項目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范

一、項目文件形成的質(zhì)量控制

建設項目檔案是項目建設活動形成的文件中具有保存價值的部分。它是由項目參建各方共同形成的，是項目建設的真實記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護、改擴建的重要形式，項目建設單位、籌建部門、勘察設計單位、監(jiān)理單位、施工單位等均應按照國家對項目檔案工作的有關要求，把項目建檔工作作

為項目建設的重要組成部分，列入建設計劃，明確各自的職責。使之與項目建設同步進行。為此，參與項目建設的主要單位應在項目建設過程中對項目文件形成與積累的質(zhì)量進行監(jiān)控。

（一）建設單位文件的質(zhì)量控制

1、建設單位的職責

建設單位應承擔起項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導的職責。

2、建設單位的任務(1)明確項目檔案工作計劃。

(2)建立檔案工作網(wǎng)絡，明確各崗位任務。(3)規(guī)范做法，打好基礎。(4)申報登記，接受監(jiān)督(二)設計單位文件的質(zhì)量控制

設計文件材料的規(guī)范，對竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量有著密切聯(lián)系。

如果設計單位提供的施工圖線條、字跡不清晰，就很難保證竣工圖的字跡線條清晰；如果設計修改通知單沒有統(tǒng)一的編號或者不體現(xiàn)修改的圖號和修改內(nèi)容(題名)，將對日后文件的整理和提供利用帶來不便。因此，設計單位應在明確設計任務或者在各專業(yè)分工時，應明確形成文件的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量要求，把不合格的產(chǎn)品控制在文件發(fā)出之前。保證設計文件的質(zhì)量，尤其要注意每張施工圖應有圖號、圖名、設計人、校對人、審核人簽名；規(guī)范設計變更文件的編制和傳送。設計修改通知單不能一文修改多專業(yè)，同時要在有關欄目揭示修改內(nèi)容、被修改圖號。設計修改通知單要按專業(yè)統(tǒng)一編號，變更人、審核人簽名要完備。對急于施工先發(fā)傳真的，事后要補發(fā)原件；

口頭變更的要及時形成文件發(fā)往有關單位，必須明確行之有效的特別辦法。

設計文件要按專業(yè)、文號順序進行積累。在項目的設計(含變更設計)全部完成后，設計單位需向建設單位移交經(jīng)規(guī)范整理的全套檔案(紙質(zhì)、電子)，并移交一份由項目設計技術負責人簽署的設計及修改變更文件材料目錄，詳列該項目全部的技術文件、設計變更文件、圖紙勘誤表目錄。

(三)監(jiān)理單位文件的質(zhì)量監(jiān)控

1、監(jiān)理單位職責

(1)《中華人民共和國建筑法》(以下簡稱(建筑法》賦予了建設

監(jiān)理督促檢查項目參建各方做好項目文件的歸檔工作，檢查、審核項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)的責任。監(jiān)理應注意把好文件形成的質(zhì)量關，在對施工記錄進行確認時，要檢查所填各薦是否符合要求，對試驗單位、設計單位移交的檔案也應把好質(zhì)量關。

(2)《工程建設監(jiān)理規(guī)定》，第十四條第五款規(guī)定：“建設監(jiān)理業(yè)務完成后，向項目法人提交工程建設監(jiān)理檔案材料?！边@就意味著建設監(jiān)理在審核參建各方檔案的基礎也要整理好監(jiān)理過程中的文件移交項目法人。

2、監(jiān)理單位任務

(1)參與招標工作時，在協(xié)助項目法人做好項目招標文件的有關款項中，應明確文件的歸檔條款，如：竣工檔案的數(shù)量、案卷的內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量、電子文件的歸檔等。

(2)從事設計階段監(jiān)理時，在協(xié)助項目法人單位選擇設計單位

后，除對設計方案的評選、審查和施工圖繪制過程中的監(jiān)控外，還要指定文件積累、歸檔工作的責任人。并對設計文件、圖紙進行檢查、歸檔和驗收。由于設計中出現(xiàn)的質(zhì)量問題對工程影響極大，有關資料已表明，工程出現(xiàn)的質(zhì)量問題40％在于設計原因，投資問題則80％決定于設計。所以，提高設計質(zhì)量、增加投資效益一定要把好設計質(zhì)量關。同時要做好設計監(jiān)理過程中自身項目文件的形成積累。

(3)從事施工階段監(jiān)理時，一是在監(jiān)理機構內(nèi)部要指定項目文件的積累、歸檔工作的責任人；二是對各施工單位項目文件的形成、積累、進行內(nèi)在質(zhì)量監(jiān)控；三是各級監(jiān)理人員要對所監(jiān)理項目的檔案完整、準確、系統(tǒng)進行審核。建設監(jiān)理工作中形成的內(nèi)部文件進行監(jiān)控的主要內(nèi)容有： ①來自項目法人的文件。監(jiān)理工程師受聘于項目法人，按照簽

定的合同條款對項目進行監(jiān)理。合同條款是監(jiān)理工程師進行監(jiān)理的依據(jù)，簽定合同后項目法人還會就工程建設的投資、進度、質(zhì)量等方面，提出要求或提供有關動態(tài)管理的文件。如：在材料供應、設備采購、項目部分功能的修改、工期的調(diào)整、施工期的水文地質(zhì)、水文氣象等到，對這些文件，信息管理監(jiān)理工程師應妥善保管；

②來自設計單位的文件。這類文件對監(jiān)理工程師正確理解設計意圖，保證施工質(zhì)量至關重要，除了設計單位正式頒發(fā)的設計圖紙、設計修改通知單以及設計變更等材料外，其設計參數(shù)及計算方法也是收集范圍；

③來自施工單位的文件。施工進度計劃、施工方法說明、施工

作業(yè)報表、施工質(zhì)量檢驗報告、月支付申請以及向監(jiān)理工程師遞交的各種有關進度、質(zhì)量、費用、材料、設備、勞備、關稅、索賠等方面的文件。這部分文件是監(jiān)理工程師進行進度、投資、質(zhì)量控制的重要依據(jù)。如果施工單位提出索賠的話，還要建立索賠檔案；

④來自項目建設的主管部門、質(zhì)量監(jiān)督站、項目所在地政府的

環(huán)保、公安、交通、稅務、保險等方面的文件。這些文件也是監(jiān)理工程師需要知曉、處理的工作范疇。

(四)施工單位文件的質(zhì)量監(jiān)控

施工單位形成的施工文件和負責編制的竣工圖是反映項目真實面貌和質(zhì)量的主要依據(jù)，其數(shù)量在整個項目檔案中占了最大的比重，是項目檔案的主要組成部分。這一階段也是項目文件積累的關鍵，其質(zhì)量控制可從以下幾方面進行：

一是以公文形成的文件，要注意統(tǒng)一文號。施工單位圍繞項目建設，將形成公文形式的文件，如請示監(jiān)理及項目法人等的文件要規(guī)范，如有統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的文號，同時，每一份文件要有準確的題名；

二是施工記錄，必須真實、準確、耐久、有序、規(guī)范和完備的簽署手續(xù)； 三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。

施工單位在簽訂承、發(fā)包合同后，應建立與工程承、發(fā)包方式相適應的項目檔案工作網(wǎng)絡，按照國家規(guī)定對需向建設單位移交的施工文件做好積累、整理工作。建設項目除了土建部分外，大多數(shù)的建設項目也都會有設備。在大型的生產(chǎn)設施方面，施工是由兩個不同類型的施工單位進行的，所以做法上有相通之處，但也有其各自的特點。

1、土建施工積累的方法應符合施工文件形成的規(guī)律和質(zhì)量監(jiān)督部門檢查的要求，施工管理性文件可按問題積累。施工記錄一般從部分到整體的，按分項、分部、單位工程積累。

2、設備文件主要有三個方面。一是設備報價、詢價等來往文件(這一部分文件一般由建設單位監(jiān)控)；二是設備隨機文件；三是安裝、調(diào)式文件。設備部分的文件質(zhì)量監(jiān)控，主要從設備的開箱起把好關。設備隨機文件的監(jiān)控是從設備開箱時進行，是根據(jù)設計文件、裝箱清單等進行。

(五)項目質(zhì)量監(jiān)督部門的監(jiān)控(六)檔案行政管理部門的監(jiān)控

二、建設項目文件的整理

建設項目文件的整理，要求在完整收集的基礎上進行，遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持項目文件材料的成套性，按照一定的原則與方法進行分類、組卷、排列、編目，形成符合國家檔案工作規(guī)范的系統(tǒng)。

(一)歸檔文件的質(zhì)量要求

1、歸檔文件應是原件

建設單位產(chǎn)生的文件歸檔時應收集原始手稿和打印件，蓋章簽字方可歸檔； 建設單位作為直接的收文單位，其文件歸檔時應保存正本；

有些文件如發(fā)至上級主管單位，建設單位作為間接接收單位，且沒有抄送字樣的，歸檔時可保存復制件：

施工單位移交給建設單位的文件除原材料質(zhì)量證明單和個別材料試驗報告可用復印件外，其余施工文件均應移交原始文件，供建設單位歸檔保存。

2、歸檔文件的內(nèi)在質(zhì)量要求

(1)歸檔文件內(nèi)容要真實，必須在項目建設過程中直接形成的

(2)歸檔文件要準確、有效。圖物相符、簽署完畢，已按照一定的審批、檢查、驗收程序，負有責任的各方在文件指定位置上簽署意見、簽名、蓋章、著明日期。(3)歸檔文件必須耐久、易讀。所使用的筆墨紙張、膠片、相紙、磁帶等必須質(zhì)量優(yōu)良。不得使用普通圓珠筆、各色鉛筆、紅色和純藍墨水等易褪色的材料，文件中的字體端正、圖像音質(zhì)清晰易辨。

(二)歸檔文件整理的基本要求

1、整理步驟

項目檔案材料的整理主要分以下幾點：

(1)劃分階段。凡是歸入建設項目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。

(2)鑒別。按建設項目檔案歸檔范圍對收集整理的文件材料進行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保項目檔案的完整性，對計劃任務書的批復、項目任務書的上報、征地權屬證書等材料，應將原件歸入項目檔案。

(3)劃分單位、分部(項)工程。同一單項工程的文件先按單位工程劃分，同一單位工程再進一步劃分分部(項)工程。同一分部(項)工程的文件再按不同專業(yè)分別排列。

(4)排列。根據(jù)文件的形成階段規(guī)律和查找利用規(guī)律分別排列，如管理性文件按問題一時間排列；原材料、構件的出廠證明、試驗報告可按結構或批量分類排列，質(zhì)量檢查、評定記錄按單位、分部、分項工程分類排列。

(5)卷內(nèi)文件排列。如果一個項目形成的同類型文件數(shù)量不多，可以組織為一個案卷，其卷內(nèi)文件的排列要按形成的先后順序排列：如果圖紙、文字性文件分別組卷時，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進行，文字性文件遵循反映同一問題、同一結構的文件排列在一起的原則，同一案卷中有若干個問題時，按問題的時間順序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工圖文件時，反映同一個問題、同一工作進程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工圖文件在后。

2、組卷原則和要求

組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)項目文件的有機聯(lián)系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則。組卷時應注意：

(1)案卷內(nèi)文件要準確反映項目建設活動的真實內(nèi)容。(2)案卷內(nèi)文件要齊全、完整。破損的文件修復后才能組卷，幅面不一致的文件必須折成或裱成一致的幅面。鑒于目前文件使用的紙張有16開和A4兩種規(guī)格，現(xiàn)階段允許在一個案卷內(nèi)兩種規(guī)格紙張存在(最好能統(tǒng)一為A4規(guī)格)，對于其他規(guī)格的文件，小于16開的文件用A4標準的白紙托裱，文件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時，不可將文字圖表和數(shù)據(jù)掩蓋，簽署意見在裝訂線以內(nèi)的要粘貼補寬訂裝部分。

(3)卷內(nèi)文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。不能用熱敏紙(傳真紙)文件，不能有鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫的文件。

(4)案卷內(nèi)文件的保管期限應基本一致。

(三)項目文件的組卷方法

案卷：是一組具有有機聯(lián)系的、價值大體相同的科技文件材料的集合體定的分類集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本單元。它按一

案卷組成包括兩部分材料：經(jīng)過整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷封面封底以及卷盒。

l、綜合管理性文件材料的組卷

管理性文件材料主要是在項目準備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，如：立項申報與審批材料、可行性研究報告、征地拆遷材料、報建材料、合同、協(xié)議、設計和在設計施工階段形成的招標、投標文件、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件。(重點是依據(jù)性材料)這類型的文件材料的組卷，應先按問題，后按時間的原則組卷。如：立項、征地拆遷、報建、招投標形成的文件材料自然分成幾個問題，可把不同問題的文件材料分開，同一問題形成的文件材料按時間順序排列。文件材料數(shù)量多的，可以組成幾個案卷，不多的可組成一卷。卷內(nèi)反映同一問題的文件應排列在一起，可按時間順序或重要程度排列。如：征地拆遷包括征地拆遷合同協(xié)議、征地批文、征地數(shù)量一覽表、占地圖及土地證等，這些材料不能與招、投標文件放在一起。建設單位在對管理性文件組卷時，應注意簽發(fā)稿的歸檔；合同支付未委托監(jiān)理業(yè)務的，組卷時應將支付申請月報和監(jiān)理審核意見及批準支付材料同時歸檔；在竣工驗收階段應將驗收委員會對項目的憑借材料及評分表一同歸檔。

2、圖紙的組卷方法 施工圖和竣工圖在建設項目文件中占有很大比重，圖紙是按階段、結構、專業(yè)形成的，圖紙一般有圖紙目錄控制其排列順序，因而在組卷時可按設計圖紙目錄的順序進行排列。若反映一個單位工程圖紙數(shù)量少，可以組成一卷，卷內(nèi)圖紙排列按目錄進行；若圖紙數(shù)量多，可按不同專業(yè)組成若干案卷。如果一張施工圖由若干單位施工，建設單位應指定匯總?cè)耍魇┕挝煌瓿勺约贺撠煹牟糠趾蠼挥嘘P單位匯總?？⒐D與施工圖數(shù)量不一致時(有增有減)應重新填寫目錄，同時保留原圖紙目錄。

3、施工文件的組卷方案

施工文件的組卷要符合各自的形成規(guī)律。一般來說，原材料、構件的出廠證明按批量形成；試驗報告按結構形成：質(zhì)量檢查、評定記錄是先形成分項、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。因此，施工文件的組卷按分項工程施工工序排列組卷。原則上可按以下方法組卷：按結構組卷。如果同一單位工程形成的施工文件少，可組成一卷；如果數(shù)量多的，可區(qū)分分部、分項工程分別組卷。

(1)整個單位工程和分部工程的工程質(zhì)量評定表及統(tǒng)計表集中統(tǒng)一組卷；(2)分項工程質(zhì)量評定表及分部工程的各種工程質(zhì)量檢驗報告單，試驗檢測報告按分項工程組卷，分項工程質(zhì)量評定表置于相應的分項工程施工記錄及質(zhì)量檢測報告之上；

(3)原材料試驗報告、合格證等按批量形成，能區(qū)分工程部位的歸入分部工程部位不能區(qū)分按單位工程統(tǒng)一組卷；

(4)圍繞具體單位(項)工程的會議紀要、監(jiān)理文件等可按單位(項)工程組卷；(5)施工中遇到的非正常情況記錄及對工程質(zhì)量影響分析，施工中如發(fā)生質(zhì)量事經(jīng)處理補救后達到設計要求的認可證明材料應注意歸檔；

(6)重大的質(zhì)量事故處理要單獨組卷(包括事故發(fā)生的原因、事故處理方案、事故處理結果)；

(7)設備部分文件材料單獨組卷，已獨立成冊并編有頁碼的可保持原狀，不需再編頁碼;(8)設備安裝、調(diào)試文件、設備隨機文件按臺套集中組卷，外文設備文件擬寫案卷題名時，應翻譯中文題名。修改通知單施工修改是經(jīng)常發(fā)生的，因此會形成若干“修改通知單”，修改通知單一般不能直接附在被變更的竣工圖的后面，一般是將一個單項工程、單位工程形成的所有變更通知單集中起來，前面附上跟工程變更通知單目錄，組成一卷。數(shù)量多的，可按專業(yè)分別組卷。

5、監(jiān)理文件的組卷方法

建設項目監(jiān)理文件組成：項目監(jiān)理工作依據(jù)性文件；監(jiān)理工作性文件。(1)項目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理。項目監(jiān)理的依據(jù)性文件產(chǎn)生于項目監(jiān)理組織內(nèi)部，形成時間一般在項目實施前和實施的全過程中。隨著建設項目工作的展開，形成了各專業(yè)的監(jiān)理實施細則，建筑、結構、機電、地質(zhì)、測量、環(huán)保、檔案信息管理等專業(yè)的實施細則。在收集這一部分文件時，要依據(jù)該項目形成情況進行收集。項目監(jiān)理依據(jù)性文件應該在項目批準實施后整理歸檔。排列方法一般按專業(yè)的先后順序。

(2)項目監(jiān)理工作性文件的形成、積累、整理。項目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個項目建設的各有關方面，它反映項目建設參建各方的有關建設項目情況的記錄，是建設項目的實質(zhì)性文件。監(jiān)理內(nèi)部也要有統(tǒng)一的發(fā)文規(guī)范。每個項目要設立幾個文種要有統(tǒng)一規(guī)定，每一個文種的文件要有統(tǒng)一的編號。如，開工令、復工令等可設文種，圍繞工程質(zhì)量、支付、會議紀要、備忘錄也應分別設文種、文號。不同的專業(yè)和業(yè)務范圍分別設立文種，這樣一來文件管理才能有序。監(jiān)理文件排列時按發(fā)文程序，一份文件如在擬稿、簽發(fā)、審批記錄，應將請示、批復放一起，以便于文件的管理。同時，也便于隨時了解發(fā)文數(shù)量等。

對于監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應按文種(或?qū)I(yè))一一時間整理組卷。如變更支付、進度款支付、索賠支付要分別單獨組卷，同時應把過程文件材料作為附件一并歸檔。監(jiān)理月報、按年度組卷。以項目有關的來往文件應整理歸檔，以工程有關的但沒有批文，沒有結果的報告，應單獨立卷，待竣工驗收后處理。具體組卷的排列方法參考如下：

①監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時間在其形成后組卷。如；監(jiān)理大綱、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；

②監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第開工、停工、復工令、監(jiān)理文件、會議紀要、監(jiān)理日志等； —季度或積累到一定厚度及時組卷。如：備忘錄、工程款項支付、監(jiān)理簡報、監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時組卷。

6、特殊載體檔案材料的整理

隨著信息技術的普及，它是建項目建設中積累了大量的非紙質(zhì)載體的文件內(nèi)容，它是建設項目檔案的補充，更是日后工作查考的重要的信息。它們涉及的內(nèi)容相當廣泛，可以說上述幾種文件中都有。由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應單獨處理。

(1)照片的整理

照片檔案應以本項目建設活動為主，選用具有查考價值大體可以包括以下幾個方面：

①本項目大籌建、施工、竣工過程中產(chǎn)生的具有憑證和參考價值的照片； ②本項目領導活動的照片，上級有關領導在本項目視察活動的照片； ③本項目向有關單位提出內(nèi)容和要求、組織拍攝或征集的照片 ④本項目在工作中選用的外單位的照片。

照片檔案的構成應當由底片(向外單位收集的可以沒有底片)、照片和文字說明等部分構成。

一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。如一組初步設計審查會的照片，可能在查看線路現(xiàn)場的照片，有在會議室具體講座的照片，可以把這一閃會議形成的若干張照片作為一組照片。又如一個單項工程的建設，可以把施工前的地形、地貌拍攝下來，連同開工儀式領導到場奠基的若干張照片作為一組。組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說明的事項。同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯(lián)符號。組聯(lián)符號按組依次采用“①”、“②”、“③”?同組中的照片其組聯(lián)符號相同。組聯(lián)符號不應越冊。組合照片說明放在本組第一張照片的上方。

對于某次活動只收集了單張照片的，則要以單張照片為單位擬寫說明。照片說明“六要素”的內(nèi)容：

． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；

②時間：事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時間和照片拍攝的時間； ③地點：被拍攝物所在的具體地點；

④人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份； ⑤背景：對揭示照片主題具有一定作用的背景； ⑥攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

伴隨著施工進程，各階段都應留一些反映施工具體過程的照片。它們是工程竣工文件主要組成部分，項目竣工時將照片檔案應移交一份給建設單位，施工單位移交前，根據(jù)分組說明寫出照片檔案的總說明?？傉f明應該介紹整個項目或單位工程設計、竣工、管理情況，如果照片中有施工工藝的改進，質(zhì)量問題的處理，還應重點介紹相關整個工程項目的照片整理完成后，還要編制照片檔案目錄。

凡是歸檔的聲像文件，必須圖像清晰、聲音清楚，并附以必要的文字說明，必須是原版、原件。

錄音、錄像檔案以自然盒(盤)為一卷，每盒(盤)的外套上要帖有標簽，注明其內(nèi)容、主要人物、形成日期、帶長(分鐘)、編號、型號和保管期限等，并填寫目錄。

(四)案卷的裝訂

裝訂的案卷卷內(nèi)文字材料、圖紙統(tǒng)一折疊為A4標準(297X210)，整冊A3幅面的圖紙可不折疊?？⒐D采用裝訂和不裝訂兩種形式，整冊A3規(guī)格的竣工圖裝訂成冊后對折成A4規(guī)格入盒：大于A3圖幅折疊成A4規(guī)格入盒，并在折疊好的圖紙右上角加蓋“檔號章”，歸檔圖紙折疊時按手風琴式，圖幅內(nèi)折，以便長久保護檔案壽命。

文字材料一律用線裝訂，采用三孔一線方法(孔距8cm，裝訂線距紙邊1．25cm)，裝訂孔在案卷左側(cè)，具體要求為：

1、裝訂前必須除去原用于裝訂的金屬物，以免銹蝕紙張；

2、檢查案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等是否符合國標要求；

3、每卷厚度，以薄卷為主，不宜太厚，圖紙案卷一般不超過3 cm，如同類材料數(shù)量較多，可分成幾卷，但每卷都必須有各自的封面、目錄、備考表和封底。

4、每卷內(nèi)容排列順序為：封面一一卷內(nèi)目錄一一文件材料一一備考表。

第二篇：國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范

DA／T28—2002 1范圍

本標準規(guī)定了國家重大建設項目(工程)(以下簡稱項目)文件歸檔與檔案整理的要求和方法。

本標準適用國家重大建設項目的新建、擴建、改建和技術改造等項目的竣工文件編制、檔案整理及竣工檔案驗收．其他建設項目可參照本標準。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款．凡是注日期的引用文件，其隨著所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標準．然而．鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件．其最新版本適用予本標準。

GB／T10609．3技術用圖復制圖的折疊方法

檔發(fā)字[1997]20號國家檔案局《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》 3術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。

3．1建設項目construction project 指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)的活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經(jīng)濟上統(tǒng)一核算、行政上有獨立組織形式、實行統(tǒng)一管理的單位． 3．2單項工程unit of project 指建設項目中具有獨立設計文件、可獨立組織施工，建成后可以獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程．

3．3單位工程subunit of project 指具有獨立設計文件、可獨立組織施工．但建成后不能獨立發(fā)揮生產(chǎn)能力或工程效益的工程．

3．4項目文件records of project 指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件．包括項目前期文件、項目竣工文件和項目竣工驗收文件等．

3．5項目前期文件prophase records of project 指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件． 3．6項目竣工文件records on completion of project 指項目竣工時形成的反映施工(指建筑、安裝)過程和項目真實面貌的文件，主要由項目施工文件、項目竣工圖和監(jiān)理文件組成．

3．7項目施工文件Implementing records of project 指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件． 3．8項目竣工圖drawing on completion of project 指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙． 3．9項目監(jiān)理文件records of supervision 指監(jiān)理單位對項目工程質(zhì)量、進度和建設資金使用等進行控制的文件． 3.10項目竣工驗收文件reoords of test on completion 指項目竣工后試運行中以及項目竣工驗收時形成的文件． 3．11項目檔案archives of project 指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件．

3．12項目文件歸檔filing of project records 建設項目的設計、施工、監(jiān)理單位在項目完成時向建設單位或受委托的承包單位移交經(jīng)整理的全部相應文件：項目建設單位各機構將項目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報送檔案管理機構．

3．13項目檔案移交transfer of project archives 項目竣工驗收后。建設單位根據(jù)合同、協(xié)議和規(guī)定向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、項目主管部門及有關檔案管理部門移交有關項目檔案．

4總則

4．1項目建設單位(業(yè)主、項目法人)負責組織、協(xié)調(diào)和指導勘察設計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件．

4．2在簽訂項目設計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應設立專門條欺．明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任．

4．3項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)．

4.4建設單位、勘察單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構件及設備供應單位應根據(jù)本規(guī)范的要求．完成各自職責范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件整理、歸檔工作。5項目文件的收集

5．1項目文件的形成和積累

項目文件產(chǎn)生于項目建設金過程．其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制．并有相應的檢查、控制及考核措施 5．2項目建設各階段文件的收集及其責任 5．2．1項目準備階段

建設單位各機構負責收集、積累和整理項目翦期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件．并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件． 5．2．2項目施工階段

項目實行總承包的．由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承包單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件．

建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確．系統(tǒng)情況．審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件．

5．2．3項目試運行階段 試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備和試運行中形成的文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承建項目的器材供應和財務管理中形成的文件． 5．3收集范圍

反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設項目檔案．

項目文件歸檔范圍和保管期限見附錄A． 5．4收集時間

各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔．再行譯校、復制和分發(fā)使用。5．5項目文件質(zhì)量要求

5．5．1字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔．簽字手續(xù)完備．

5．5．2需永久．長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制．

5．5．3復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質(zhì)量的要求。

5．5．4錄音、錄像文件應保證載體的有效性．

5．5．5長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。6項目竣工文件的編制

6．1竣工文件編制要求

6．1．1項目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應根據(jù)工程實際情況和行業(yè)蝴定、標準以及合同規(guī)定的要求編制項目竣工文件．

6．1．2竣工文件由施工單位負責編制，監(jiān)理單位負責審核．主要內(nèi)容有：施工綜臺管理文件、測量文件．原始記錄及質(zhì)量評定文件，材料(構，配件)質(zhì)量保證書及復試文件、測試(調(diào)試)及隨工檢查記錄、建筑及安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報告等．

6．1．3根據(jù)附錄A及建設項目實際情況，進一步收集所缺少的重要文件：文件數(shù)量未滿足合同或協(xié)議規(guī)定份數(shù)的．應按要求復制補齊．

6．1．4對施工文件、旌工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實．并按要求修改成補充標注到相應的文件上．

6．1．5與施工圖有關的設計變更、現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圈圖編在一起，也可以單獨組卷，但應由項目主管部門或建設殳單位作出統(tǒng)一規(guī)定．

6．1．6凡為易褪色材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件，應附一份復印件．

6．2竣工圖編制要求

6．2．1各項新建、擴建、改建、技術改造、技術引進項目．在項目竣工時要編制竣工圖．項目竣工圖應由施工單位負責編制．如行業(yè)主管部門規(guī)定設計單位編制或施工單位委托設計單位編制竣工圖的．應明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認責任．

6．2．2竣工圖應完整、準確、清晰、規(guī)范．修改到位．真實反映項目竣工驗收時的實際情況． 6．2．3按施工圖施工沒有變動的．由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章． 6．2．4一般性圖紙變更及符合杠改或劃改耍求的變更?？稍谠瓐D上更改．加蓋并簽署竣工圖章．

6．2．5涉及結構形式、工藝、平面布置、項目等重大改變及圈面變更面積超過35％的。應重新繪制竣工圖．重繪圖按原圈編號，末尾加注“竣”宇．或在新圖圖標內(nèi)注明“竣工階段”并簽署竣工圖章。

6．2．6同一建筑物、構筑物重復的標準圖．通用圖可不編入竣工圖中，但應在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明：不同建筑物、構筑物應分別編制。6．2.7建設單位應負責或委托有資質(zhì)的單位編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖． 6．2．8竣工圖圖幅應按GB／T10609．3要求統(tǒng)一折疊．

6．2.9編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況．

6．3竣工圖的更改方法

6．3．1文字、數(shù)字更改一般是杠改;線條更改一般是劃改;局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制．

6．3．2利用施工圖更改，應在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號。6．3．3無法在圖紙上表達清楚的．應在標題欄上方或左邊用文字說明． 6．3．4圖上各種引出說明應與圖框平行．引出線不交叉．不遮蓋其他線條．

6．3．5有關施工技術要求或材料明細表等有文字更改的．應在修改變更處進行杠改。當更改內(nèi)容較多時，可采用注記說明．

6．3．6新增加的文字說明，應在其涉及的竣工圖上作相應的添加和變更． 6．4竣工圖章的使用

6．4．1竣工圖章內(nèi)容、尺寸如圖1所示．

6.4．2所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章．竣工圖章中的內(nèi)容填寫應齊全、清楚，不得代簽。

6.4.3行業(yè)主管部門規(guī)定由設計單位編制竣工圖的，可在新圖中采用竣工圖標，并按要求簽署竣工圖標．竣工圖標的內(nèi)容格式由行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定。

6．4．4竣工圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處，6．5竣工圖的審核

6．5．1竣工圖編制完成后．監(jiān)理單位應督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況，發(fā)現(xiàn)不準確或短缺時要及時修改和補齊。

6．5．2竣工圖內(nèi)容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更，施工及質(zhì)檢記錄相符合。

6．5.3竣工圖按單位工程、裝置或?qū)I(yè)編制．并配有詳細編制說明和目錄。6．5．4竣工圖應使用新的或干凈的施工圖．并按要求加蓋并簽署竣工圖章。

6．5．5一張更改通知單涉及多圖的．如果圖紙不在同一卷冊的．應將復印件附在有關卷冊中，或在備考表中說明。

6．5．6國外引進項目、引進技術或由外方承包的建設項目。外方提供的竣工圖應由外方簽字確認。6．6竣工圖套數(shù)

項目竣工圖一般為兩套。由建設單位向業(yè)主和生產(chǎn)(使用)單位移交；建設項目主管單位或上級主管機關需要接收的．按主管機關的要求辦理．按照FIDIC《設計一建造與交鑰匙工程合同條件》建設的項目．竣工圖套數(shù)按合同條件的規(guī)定提交．在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重點建設項目．應根據(jù)《城市建設檔案歸屬與流向暫行辦法》第五條的規(guī)定，另編制一份與城市建設、規(guī)劃及其管理有關的主要建筑物及綜合管線竣工圖。6．7編制竣工圖的費用

6．7．1編制竣工圖所需的費用應在項目建設投資中解決．由建設單位或有關部門在與承包單位簽訂合同時確定。

6．7．2施工單位應向建設單位提交兩套屬于職責范圍內(nèi)形成的竣工文件，其費用由施工單位負貴。

6．7.3建設單位主管部門要求增加套數(shù)或行業(yè)主管部門要求由設計單位負責編制竣工圖的，費用由建設單位負責。

6．7．4因修改需重新繪圖的．除含同規(guī)定外．應由設計單位負責繪制新圖的費用。6．8合同要求

6．8．1建設項目中各方應以合同形式約定竣工圖編制和提交的責任；可在施工合同或設計合同中明確。也可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6．8．2由施工單位編制竣工圖的．應在設計合同中明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)(包括必須套數(shù)和主管機關要求套數(shù))。以及因修改增加新圖的責任：凡由設計單位編制竣工圖的．可單獨簽訂竣工圖編制合同。

6.8．3施工合同中應明確施工單位提交建設單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費用、質(zhì)量要求及違約責任。

6.8．4監(jiān)理合同中應明確監(jiān)理單位對竣工文件審核和向建設單位提交監(jiān)理檔案的責任． 7項目文件的整理與歸檔 7．1項目文件的整理

7．1．1建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定．并按檔案管理的要求．由文件形成單位進行整理。

7．1．2建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件．應根據(jù)文件的性質(zhì)．內(nèi)容分別按、項目的單項或單位工程整理． 7．1．3勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件．應按項目或?qū)I(yè)整理。

7．1.4施工技術文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理：檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

7．1．5設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。7．2項目文件的組卷

7．2．1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點．保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系：分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求．

7.2．2項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結構，水電、暖通、電梯、消防，環(huán)保等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷．

7．2，3案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長． 7．3案卷與卷內(nèi)文件的排列

7．3．1管理性文件按問題、時問或重要程度排列．

7．3．2施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。7．3．3設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。7．3．4竣工圖按專業(yè)、幽號排列．

7．3．5卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后． 7．4案卷編目

7．4．1卷內(nèi)文件頁號的編寫

卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙 面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；

成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號：各卷之間不連續(xù)編頁號．7．4．2卷內(nèi)目錄的編制、卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下，——序號，應用阿拉伯數(shù)字從l起依次標注卷內(nèi)文件的順序．一個文件一個號； ——文件編號，應填寫文件文號或圖樣的圖號，或設備、項目代號； ——責任者，應填寫文件形成部門或主要責任者； ——文件題名。應填寫文件標題全稱； ——日期，應填寫文件形成日期；

——頁號，應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號； ——備注(需要時填寫)． 7．4．3案卷封面和脊背的編制

案卷封面可采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式．主要內(nèi)容如下：

——案卷題名，應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容．主要包括項目名稱、代字、代號及 結構、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱應與批準的原立項，設計(包括代號)相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應譯成中文；

——立卷單位，應填寫文件組卷部門或項日負責部門； ——起止日期，應填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；

——保管期限．應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限； ——密級，應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級；

——檔號，應依據(jù)建設單位提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的項目代號、分類號和案卷流水號。

案卷脊背，應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞。

案卷封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。7．4．4卷內(nèi)備考表 一一卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)。不同載體文件的數(shù)量(見示例)，說明 組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等。

示例：文字材科20件，100頁，照片IO張，附圖1張． ——卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后。

——互見號應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明 其載體形式。7．5案卷裝訂要求

7.5.1文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式;圖紙可不裝訂．但同一項目應統(tǒng)一。

7.5．2案卷內(nèi)不應有金屬物。

7.5.3單份文件裝訂時，應在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章．檔號章內(nèi)容有：檔號、序號。

7.5．4外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序，文號及裝訂形式。7．6卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料

7.6.1卷皮一般采用卷盒、卷夾兩種．其外表規(guī)格為310mmX220mm．厚度分別為lom m、20mm、30mm、40mm，50mm．用牛皮紙板雙裱壓制．

7．6．2案卷內(nèi)封面，卷內(nèi)目錄、備考表的尺寸為297mmX210mm． 7．6．3卷盒和卷內(nèi)表格印制應清晰端正．

7．7聲像材料整理

聲像材料整理時應附文字說明．對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄．7．8項目文件的歸檔

7．8．1建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后。將經(jīng)整理、編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求．向建設單位檔案管理機構歸檔． 7．8．2根據(jù)基本建設程序和項目特點．歸檔可按階段分期進行．也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。

7．8．3歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)．應記述和反映建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況,圖物相符，技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應符合5．5的規(guī)定．

7.8．4勘察、設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件．應按國家有關檔案管理的規(guī)定和附錄A的要求單獨立卷歸檔．

7．8．5外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔．

7．9項目文件的歸檔審查

施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后．應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審,經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構． 7．10項目文件的歸檔時間

除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔． 8項目檔案的整理與移交

8．1項目檔案的整理

全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織．其內(nèi)容包括：

a)根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號覿則以及項目實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系．小型項目直接按項目、結構或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類．下設屬類．

b)依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的,建設單位(并責成設計、施工及監(jiān)理單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號．

c)對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。d)負責貫徹執(zhí)行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格． 8．2項目檔案的移交

8．2．1項目檔案驗收合格后,建設單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其他有關單位辦理檔案移交．凡分期或分機組的項目，應在每期或每機組正式通過竣工驗收后辦理檔案移交。

8．2．2建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理．

8．2．3竣工驗收以后，在大中城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目。建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建沒及其管理有關的項目檔案．

附錄A(規(guī)范性附錄)

國家重大檔案建設項目文件歸檔范圍和保管期限表 序號 歸 檔 文 件 保管期限

建設單位 施工單位 設計單位 1 可行性研究、任務書

1.1 項目建議書及報批文件 永久 長期

1.2 項目選址意見書及其報批文件 永久 長期

1.3 可行性研究報告及其評估、報批文件 永久 長期 1.4 項目評估(包括借貸承諾評估)、論證文件 永久 長期 1.5 環(huán)境預測、調(diào)查報告、環(huán)境影響報告書和批復 永久 長期 1.6 設計任務書、計劃任務書、報批文件 永久 永久 設計基礎文件

2.1 工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明 永久 永久 2.2 地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄 永久 長期

2.3 水文、氣象、地震等其它設計基礎資料 永久 長期設計文件

3.1 總體規(guī)劃設計 永久 永久 3.2 方案設計 永久 永久

3.3 初步設計及其報批文件 永久 永久 3.4 技術設計 永久 永久 3.5 施工圖設計 長期 永久

3.6 技術秘密材料、專利文件 永久 3.7 工程設計計算書 長期 長期 3.8 關鍵技術試驗 永久 永久

3.9 設計評價、鑒定及審批 永久 永久 項目管理文件

4.1 征地、移民文件

4.1.1 征用土地申請、批準文件、紅線圖、坐標圖、行政區(qū)域圖 永久 4.1.2 征地移民拆遷、安置、補償批準文件、協(xié)議書 永久 4.1.3 建設前原始地形、地貌、狀況圖、照片 永久 4.1.4 施工執(zhí)照 永久

4.2 計劃、投資、統(tǒng)計、管理文件

4.2.1 有關投資、進度、物資、工程量的建議計劃、實施計劃和調(diào)整計劃 長期 4.2.2 概算、預算管理、差價管理文件 長期 4.2.3 合同變更、索賠等涉及法律事務的文件 長期 4.2.4 規(guī)程、規(guī)范、標準、規(guī)劃、方案、規(guī)定 長期 4.2.5 招標文件審查、技術設計審查、技術協(xié)議 長期 4.2.6 投資、進度、質(zhì)量、安全、合同控制文件 長期 4.3 招標投標、承發(fā)包合同協(xié)議

4.3.1 招標書、招標修改文件、招標補遺及答疑文件 長期 長期 長期

4.3.2 投標書、資質(zhì)材料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件 永久 永久 長期

4.3.3 開標議程、開標大會簽字表、報價表、評標紀律、評標人員簽字表、評標記錄、報告 長期

4.3.4 中標通知書 長期 長期 長期

4.3.5 合同談判紀要、合同審查文件、合同書、合同變更文件 永久 長期 長期 4.4 專項申請、批復文件

4.4.1 環(huán)境保護、勞動安全、衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃等文件，永久 4.4.2 水、暖、電、煤氣、通信、排水等配套協(xié)議文件 長期 4.4.3 原料、材料、燃料供應等來源協(xié)議文件 長期 5 施工文件

5.1 建筑施工文件

5.1.1 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 長期 長期

5.1.2 施工組織設計、方案及報批文件、施工計劃、施工技術及安全措施、施工工藝文件 長期 長期

5.1.3 原材料及構件出廠證職、質(zhì)量鑒定、復驗單 長期 長期 5.1.4 建筑材料試驗報告 長期 長期

5.1.5 設計變更、工程更改洽商單、材料代用核定審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等 永久 長期

5.1.6 施工定位（水準點、導線點、基準線、控制點等）測量、復核記錄、地質(zhì)勘探 永久 長期

5.1.7 土、巖試驗報告、基礎處理、基礎工程圖、樁基工程記錄、地基驗銷記錄 永久 長期

5.1.8 施工日記、大事記 長期 5.1.9 隱蔽工程驗收記錄 永久 長期

5.1.10 各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告 永久 長期 5.1.11 工程質(zhì)量檢查、評定 永久 長期 5.1.12 技術總結、施工預、決算 長期 5.1.13 交工驗收記錄證明 永久 長期

5.1.14 竣工報告、竣工驗收報告 永久 永久 5.1.15 竣工圖 永久 長期 5.1.16 聲像材料 長期 長期 5.2 設備及管線安裝施工文件

5.2.1 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 長期 長期

5.2.2 施工組織設計、方案及其報批文件、施工計劃、技術措施文件 長期 長期 5.2.3 原材料及構件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗單 長期 長期

5.2.4 建筑材料試驗報告 長期 長期

5.2.5 設計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等 永久 長期

5.2.6 焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄 永久 長期 5.2.7 隱蔽工程檢查驗收記錄 永久 長期 5.2.8 強度、密閉性試驗報告 長期 長期

5.2.9 設備、網(wǎng)絡調(diào)試記錄 長期 長期

5.2.10 施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告 長期 長期 5.2.11 系統(tǒng)調(diào)試、調(diào)試記錄 長期 長期

5.2.12 管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄 短期 長期 5.2.13 管線標高、位置、坡度測量記錄 長期 長期

5.2.14 中間教交工驗收記錄證明、工程質(zhì)量評定 永久 長期 5.2.15 竣工報告、竣工驗收報告、施工預、決算 永久 長期 5.2.16 竣工圖 永久 長期

5.3 電氣、儀表安裝施工文件

5.3.1 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 長期 長期

5.3.2 施工組織設計、施工及其報批文件、施工計劃、技術措施文件 短期 長期 5.3.3 原材料及構件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復驗單 長期 長期 5.3.4 建筑材料試驗報告 長期 長期

5.3.5 設計變更通知、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批手續(xù)、技術核定單、業(yè)務聯(lián)系單、備忘錄等 永久 長期

5.3.6 系統(tǒng)測試、整定記錄． 長期 長期

5.3.7 絕緣、接地電阻等性能測試、校核 長期 長期 5.3.8 材料設備明細表及檢驗記錄、施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告 永久 長期

5.3.9 操作、聯(lián)動試驗 短期 長期 5.3.10 電氣裝置交接記錄 短期 長期

5.3.11 中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定 永久 長期 5.3.12 竣工報告、竣工驗收報告 永久 長期 5.3.13 竣工圖 永久 長期 5.3.14 聲像材料 長期 長期 監(jiān)理文件 監(jiān)理單位

6.1 施工監(jiān)理文件、資料

6.1.1 監(jiān)理合同協(xié)議、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、細則及批復 長期 長期 6.1.2 施工及設備器材供應單位資質(zhì)審核、設備、材料報審 長期 長期

6.1.3 施工組織設計、施工方案、施工計劃、技術措施審核、施工進度、延長工期、索賠、及付款報審 長期 長期

6.1.4 開（停、復、返）工令、許可證、中間驗收證明書 長期 長期

6.1.5 設計變更、材料、零部件、設備代用審批 長期 長期

6.1.6 監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會審紀要、監(jiān)理工程師指令、指示、來往函件 長期 長期 6.1.7 工程材料監(jiān)理檢查、復檢、實驗記錄、報告 長期 長期

6.1.8 監(jiān)理日志、監(jiān)理周（月、季、年）報、備忘錄 長期 長期

6.1.9 各項測控量成果及復核文件、外觀、質(zhì)量、文件等檢查、抽查記錄 長期 長期 6.1.10 施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告 長期 長期 6.1.11 工程進度計劃、實施、分析統(tǒng)計文件 長期 長期

6.1.12 變更價格審查、支付審批、索賠處理文件 長期 長期

6.1.13 單元工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部、分項質(zhì)量認證、評估 長期 長期

6.1.14 主要材料及工程投資計劃、完成報表 長期 長期 6.2 設備采購、監(jiān)造工作監(jiān)理資料

6.2.1 設備采購委托監(jiān)理合同、采購方案、監(jiān)造計劃 長期 長期 6.2.2 市場調(diào)查、考察報告 長期 長期

6.2.3 設備制造的檢驗計劃和檢驗要求、檢驗記錄及試驗報告、分包單位資格報審表 長期 長期

6.2.4 原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗報告 長期 長期 6.2.5 開動、復工報審表、暫停令 長期 長期 6.2.6 會議紀要、來往文件 長期 長期

6.2.7 監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單 長期 長期 6.2.8 監(jiān)理日志、監(jiān)理月報 長期 長期

6.2.9 質(zhì)量事故處理文件、設備制造索賠文件 長期 長期

6.2.10 設備驗收、交接文件、支付證書和設備制造結算審核文件 長期 長期 6.2.11 設備采購、監(jiān)造工作總結 長期 長期 6.3 監(jiān)理工作聲像材料 長期 長期 工藝設備文件 設計單位

7.1 工藝說明、規(guī)程、路線、試驗、技術總結 長期

7.2 產(chǎn)品檢驗、包裝、工裝圖、檢測記錄 長期

7.3 設備、材料采購、招投標文件、合同、出廠質(zhì)量合格證明 長期 長期 7.4 設備、材料裝箱單、開箱記錄、工具單、備品備件單 長期 7.5 設備圖紙、使用說明書、零部件目錄 長期 7.6 設備測繪、驗收記錄及索賠文件 長期 7.7 設備安裝調(diào)試、測定數(shù)據(jù)、性能鑒定 長期科研項目

8.1 開題報告、任務書、批準書 永久 8.2 協(xié)議書、委托書、合同 永久

8.3 研究方案、計劃、調(diào)查研究報告 永久 8.4 試驗記錄、圖表、照片 永久

8.5 實驗分析、計算、整理數(shù)據(jù) 永久

8.6 實驗裝置及特殊設備圖紙、工藝技術規(guī)范說明書 永久 8.7 實驗裝置操作規(guī)程、安全措施、事故分析 長期 8.8 階段報告、科研報告、技術鑒定 永久

8.9 成果申報、鑒定、審批及成果推廣應用材料。永久 8.10 考察報告、重要課題研究報告 永久涉外文件

9.1 詢價、報價、投標文件 短期 9.2 合同、合同附件 永久 9.3 談判協(xié)議、議定書 永久 9.4 談判記錄 長期 9.5 談判過程中外商提交的材料 長期

9.6 出國考察及收集來的有關材料 短期

9.7 國外各設計階段文件及設計聯(lián)絡文件 永久 9.8 各設計階段審查議定書 永久

9.9 技術問題來往函電 永久

9.10 國外設備、材料檢驗、安裝手冊、操作使用說明書等隨機文件 永久 9.11 國外設備合格證明、裝箱單、提單、商業(yè)發(fā)票、保險單證明 短期 9.12 設備開箱檢驗記錄、商檢、海關及索賠文件 永久 9.13 國外設備、材料的防腐、保護措施 短期 9.14 外國技術人員現(xiàn)場提供的文件材料 長期 生產(chǎn)技術準備、試生產(chǎn)文件 10.1 技術準備計劃 短期

10.2 試生產(chǎn)管理、技術責任制 短期 lO．3 開停車方案 短期

10.4 設備試車、驗收、運轉(zhuǎn)、維護記錄 長期 10.5 試生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告 短期 10.6 安全操作規(guī)程、事故分析報告 長期 10.7 運行記錄 短期

10.8 技術培訓材料 短期

10.9 產(chǎn)品技術參數(shù)、性能、圖紙 永久

10.10 工業(yè)衛(wèi)生、勞動保護材料、環(huán)保、消防運行檢測記錄 短期

ll 財務、器材管理文件

11.1 財務計劃及執(zhí)行、計劃及執(zhí)行、投資統(tǒng)計 短期 11.2 工程概算、預算、標底、合同價、決算、審計及說明。永久 11.3 主要材料消耗、器材管理 短期

11.4 交付使用的固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)清冊 永久 竣工驗收文件

12.1 項目竣工驗收報告 永久 長期 長期 12.2 工程設計總結 永久 長期 12.3 工程施工總結 永久 長期 12.4 工程監(jiān)理總結 永久 長期 12.5 項目質(zhì)量評審文件 永久 長期 12.6 工程現(xiàn)場聲像文件 永久 長期

12.7 工程審計文件、材料、決算報告 永久

12.8 環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批文件 永久 12.9 竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會名冊、簽字、驗收備案文件 永久 長期 長期

12.10 項目評優(yōu)報獎申報材料、批準文件及證書 長期 長期

第三篇：檔案歸檔規(guī)范

檔案歸檔規(guī)范

為使本單位檔案分類清晰，便于查閱，特制定本規(guī)范制度。

（一）檔案分類和保存時效

一、黨務工作

二、行政綜合三、經(jīng)濟工作

四、內(nèi)務管理

五、非紙質(zhì)文件

（二）不歸檔文件種類

一、上級來文

1.1上級單位任免、獎懲非本單位工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料；

1.2上級單位發(fā)來供工作參考的抄件； 1.3上級單位征求意見未定稿的文件；

二、本級文件材料 2.1重份文件；

2.2無查考利用價值的事務性、臨時性文件；

2.3未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿、一般性文件的歷次修改稿（重要文件除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導人親筆修改稿和簽字的最后定稿除外）；

2.4從正式文件上摘錄的供參考的非證明性材料；

2.5無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般性建議或意見的信函；

2.6單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；

2.7本單位負責人兼任外單位職務形成與本單位無關的文件材料； 2.8為參考目的從各方面收集的文件材料； 3同級單位和非隸屬單位來文

3.1參加非主管單位召開的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料； 3.2非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料 4 其他來文

與本單位事務無關只是發(fā)文供參考，參閱，知會的文件。

（三）檔案整理流程

按文件分發(fā)單位排序：

1.管委會 → 中央 → 省 → 市 → 區(qū)。2.黨政 → 黨委 → 政府 → 其他政府部門。

第四篇：工程檔案歸檔要求

工程檔案歸檔要求

一、組織案卷

1、組卷原則

組卷要遵循工程文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)工程文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

2、組卷要求

案卷內(nèi)工程文件材料內(nèi)容必須準確反映工程建設及其管理活動的真實情況。案卷內(nèi)工程文件材料要齊全、完整。存檔工程文件材料要求為原件，特殊情況下可用復印件代替。案卷內(nèi)工程文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，如用傳真熱敏紙等非耐久性材料記錄的工程文件資料和用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的文件材料需復印后用復印件存檔。

3、組卷方法

直接針對具體項目的管理性工程文件材料放入所針對的項目里組卷。要求按照招投標文件、監(jiān)理文件、來往函件、進度控制、安全質(zhì)量控制、造價控制、分包資質(zhì)、信息管理、施工管理、工程評優(yōu)、啟動驗收、竣工驗收、聲像資料共13 個類目組卷；每個類目下可有多個案卷，每個卷由若干文件組成，具體詳細組卷參照公司下發(fā)的工程檔案歸檔范圍執(zhí)行。

4、案卷的編目（編號原則按照南充公司文件要求）（1）卷內(nèi)工程文件材料頁號的編寫案卷內(nèi)工程文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。單面書寫的工程文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。印刷成冊的工程文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。（2）案卷封面的編制

案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。（案卷封面式樣見圖A1）案卷題名應簡明、準確地揭示卷內(nèi)工程文件材料的內(nèi)容，案卷題名由立卷人擬寫。立卷單位應填寫負責本工程文件材料組卷的項目監(jiān)理部。起止日期應填寫案卷內(nèi)工程文件材料形成的起止日期。保管期限應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限，一般情況為長期。密級應依據(jù)保密規(guī)定填寫，一般為普通。檔號應填寫項目代號、分類號、案卷號。項目代號由業(yè)主檔案室設定，組卷時責任立卷人向業(yè)主檔案室詢問本工程項目序號；

（3）案卷背脊的編制案卷背脊項目有保管期限、檔號、案卷題名。（背脊式樣見圖A2）保管期限填寫方法應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限，一般情況下為長期；案卷題名可根據(jù)各單位具體情況自行填寫，要求填寫完整、準確。（4）卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄式樣（見圖A3）。序號用阿拉伯數(shù)字從1 起依次標注卷內(nèi)工程文件材料數(shù)的順序。文件編號應填寫工程文件材料的文號等。責任者應填寫工程文件材料的形成部門或主要責任者。文件材料題名應填寫工程文件材料的全稱。日期應填寫工程文件材料的形成日期。頁號應填寫每件工程文件材料首尾頁上標注的頁號。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)工程文件材料首頁之前。

（5）卷內(nèi)備考表的編制卷內(nèi)備考表（式樣見圖A4）。說明包括：案卷內(nèi)工程文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。立卷人應由責任立卷人（信息管理人員）簽名。立卷日期應填寫完成立卷的日期。檢查人應由案卷質(zhì)量審核者（項目總結）簽名。檢查日期應填寫審核的日期。卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。

5、案卷的裝訂案卷裝訂幅面采用國際標準A4 型（297mm×210mm）；裝訂時，正文在前，附件在后。案卷內(nèi)不允許有金屬物。如普通訂書釘?shù)龋栌貌讳P鋼訂書釘。不裝訂的案卷，應在每份工程文件材料的右下角加蓋檔號章（式樣見圖A5）

6、卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料（1）工程檔案案卷卷皮采用卷盒形式。（2）卷皮規(guī)格和制成材料

卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六種。卷皮宜采用牛皮紙檔案盒，外裱牛皮紙。

（3）卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：國際標準A4 型（297mm×210mm）。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考宜采用70ɡ以上白紙打印。

（4）案卷背脊標簽的規(guī)格和質(zhì)量案卷背脊標簽與卷盒的長度和厚度相同，即305mm×10（20，30，40，50，60）mm。案卷背脊標簽宜采用70ɡ牛皮紙制作。卷皮上和卷內(nèi)表格中內(nèi)容采用打印方式填寫。

二、電子檔案

移交工程檔案時需提交全套分類清晰、過程完整的監(jiān)理文件檔案電子版?，F(xiàn)場發(fā)出的監(jiān)理文件資料必須有完整的電子文檔，如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、會議紀要、監(jiān)理月報、監(jiān)理工程通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程開工令、工程暫停令、協(xié)調(diào)會紀要、旁站監(jiān)理記錄、工程整改通知單、費用索賠審批表、工程臨時延期審批表、工程最終延期審批表、工程項目驗收匯總表，監(jiān)理業(yè)務手冊、監(jiān)理總結等。監(jiān)理文件電子版要求分類清晰完整，保存格式為word 格式。電子檔案中的工程照片按各階段形象進度、重要會議、現(xiàn)場監(jiān)理工作照、檢查驗收、領導視察以及竣工后的工程全貌共6 類分夾存放，并且每張照片需在文件名進行標識說明。存儲電子檔案的光盤應使用不可擦除型光盤，文檔資料用word 格式，圖片用JPG 格式，視頻資料用MPEG 格式保存。

三、歸檔審查

歸檔文件審查分二級進行，即項目責任立卷人自查，監(jiān)理復查。復查通過后，到業(yè)主檔案室填寫移交目錄，簽字移交。(式樣見圖A6)

四、歸檔時間

要求工程竣工投運后二個月內(nèi)，及時移交工程檔案。

五、檔案歸檔范圍（暫定）1招投標文件、中標通知書、合同等

2監(jiān)理文件：監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、達標投產(chǎn)及創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、監(jiān)理工程師通知單、工程整改通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理業(yè)務手冊 3來往函件：工程建設管理單位與參建單位有關工程項目的重要來往文件及電傳、函件

4進度控制：、工程進度計劃、工程開工/復工報審表、工程暫停/返工令、工程延期報告及審批

5安全質(zhì)量控制：原材料、設備等進場報審表、安全、文明施工大檢查紀要、旁站監(jiān)理記錄、質(zhì)量檢驗記錄：⑴檢驗批質(zhì)量驗收記錄⑵分部分項工程質(zhì)量驗收記錄⑶單位工程質(zhì)量驗收記錄⑷隱蔽工程驗收資料（以上均為匯總表）、關鍵工序監(jiān)督、檢測、抽樣檢驗、檢查評定報告、工程項目驗收匯總表、質(zhì)量事故報告、處理意見及會議紀要

6造價控制：變更價格審查、索賠處理文件、工程計量單和工程款支付簽證

7分包資質(zhì)：、分包單位資格報審表、試驗單位資格報審表、供貨單位資格報審表

8監(jiān)理總結：專題總結、監(jiān)理工作總結、工程總體質(zhì)量評價報告

9施工管理：施工組織設計、施工方案及技術措施報審表、設計交底與圖紙會審會議紀要、設計變更、設備、材料、零部件代用審批、調(diào)試方案審查、施工過程資料 10啟動驗收：調(diào)試記錄、啟動驗收、啟動驗收交接書 11竣工資料：、驗收通知、方案、驗收報告（附整改記錄）、調(diào)試方案審查、竣工藍圖、設備圖紙、竣工資料移交清冊 12聲像資料：照片、錄像、錄音等

六、歸檔數(shù)量

1圖紙類（含變更）：4套（南充公司1套、市檔案館1套、總包1套）

2記錄、通知、審批類文件：2套 3驗收性文件：4套

第五篇：儀器設備文件歸檔整理規(guī)范

儀器設備類檔案工作規(guī)范

：

一、設備檔案工作的基本原則

（一）凡是作為學校固定資產(chǎn)的儀器、設備，在其購置、驗收、調(diào)試、運行、管理、維修、改造、報廢等活動過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像等文件材料和實物(包括相應必要的電子文件)，以及隨機材料均屬設備檔案。學校設備和固定資產(chǎn)管理部門均為設備檔案歸檔文件整理單位。

（二）設備檔案的管理，必須堅持集中統(tǒng)一管理的原則，確保完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)和利用。

（三）設備檔案是國家的重要技術儲備，是學校儀器、設備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。設備檔案工作必須納入學校設備管理工作之中，與設備計劃管理，設備采購供應和設備使用等工作緊密結合。保證設備文件材料的完整、準確、系統(tǒng)，應作為學校設備管理部門的職責之一。

（四）學校設備和固定資產(chǎn)管理部門要有一位負責人分管本單位的檔案工作，并確定適當?shù)臋n案人員，協(xié)同學校檔案館認真做好儀器設備檔案的積累、組卷和移交工作。

二、設備檔案歸檔原則、主要內(nèi)容、重點和不歸檔范圍

各歸檔文件整理單位平時按以下歸檔原則、主要內(nèi)容、重點和范圍，收集文件材料。

（一）歸檔原則：歸檔的設備管理工作和儀器設備申購、驗收、使用、維修、改造各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須對學校、社會有史料和研究價值，有參考或憑證作用；能夠反映設備管理和儀器設備項目從申購到改造的全過程；保證完整、準確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系，必須與實物一致并有成套性。

（二）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、儀器設備項目依據(jù)性材料、開箱驗收、安裝調(diào)試、運行維修、隨機圖樣等六個方面，具體范圍見《儀器設備類檔案歸檔范圍和保管期限表》。

（三）歸檔的重點是儀器設備項目(特別是價值5萬元以上的)各個環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機圖樣。

（四）本校自制、作為學校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類檔案外，其余均按儀器設備類檔案要求處理。

（五）作為學校固定資產(chǎn)的各種國產(chǎn)、進口的高、精、尖、新、稀的儀器設備，均須歸檔。

（六）不歸檔的文件材料

1．上級普發(fā)(非專指高校)、不辦的文件；

2．未定稿的管理性文件材料；

3．未生效的合同、協(xié)議書；

4．重份文件、校內(nèi)單位發(fā)來的文件；

5．無查考價值的一般性函件；

6．儀器設備廣告、宣傳材料、定貨會、展銷會宣傳品。

其他有關條目見《文件材料歸檔流程》第三條。

以上不歸檔材料如認為必要，也可自行作資料暫存。

三、儀器設備文件材料的部門立卷及歸檔流程

（一）立卷分工

見《文件材料歸檔流程》第一條。

（二）形成積累

1．儀器設備檔案由儀器設備文件材料形成部門立卷。

2．學校設備管理部門是學校設備文件材料的形成積累、匯總部門，必須有專(兼)職檔案員集中管理本校的設備文件材料。學校的設備計劃、采購供應和保管使用等環(huán)節(jié)，都應指定專人負責設備文件的積累與管理工作。

3．各歸檔文件整理單位檔案員根據(jù)本單位歷年文件材料的形成規(guī)律，預計新的一年可能產(chǎn)生新內(nèi)容，參照《儀器設備類檔案歸檔范圍和保管期限表》，編制案卷類目。

4．各歸檔文件整理單位的專職文書或檔案員，平時應嚴格按文書處理制度做好文件材料的收集工作，根據(jù)案卷類目分別歸檔。

5．從申購設備到驗收完畢(進口設備到索賠期滿)過程中的管理性文件和技術性文件，均歸入設備管理部門負責，有關檔案管理人員應及時將形成的設備文件材料積累、歸檔。

6．設備保管使用部門要負責設備隨機文件材料以及設備開箱、調(diào)試驗收、使用記錄等文件材料的積累并及時整理登記，移交設備管理部門。

7．重大設備的開箱驗收必須有學校檔案部門參加，以監(jiān)督、檢

查、指導設備文字材料和技術文件的清點、驗收工作，并在驗收記錄上簽字、蓋章。對文字材料和技術文件不全的設備，有權拒絕簽字并通知財務部門暫緩結算，待設備定購部門讓廠家補齊后，方可辦理相應手續(xù)。

8．學校各級設備使用單位的負責人，要認真抓好設備文件材料的形成、積累、管理工作，科技人員和實驗人員要愛護設備的技術文件，對設備的使用、維修和改造做到有活動就有完整的記錄，確保設備文件的完整、系統(tǒng)、準確。

9．儀器設備文件材料歸檔數(shù)量：文書檔案正件二份，底稿一份；項目檔案隨機；重要和經(jīng)常使用的應酌加副本。

10．歸檔的設備儀器文件材料應保持字跡工整、格式統(tǒng)一、簽字手續(xù)完備。書寫和載體使用見《歸檔文件材料書寫規(guī)定》。

（三）整理組卷

儀器設備檔案由儀器設備各歸檔文件整理單位檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理組卷。

1．儀器設備文書類檔案以件為單位進行整理；項目檔案以卷為單位進行整理。

2．歸檔立卷方法、檢查案卷質(zhì)量、整理組卷見《文件材料歸檔流程》第四、第五、第六條。

3．將最能反映設備購置概況的文件材料，如申購報告、批復文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設備技術文件材料按設備的工作程序

及重要程度，依次系統(tǒng)排列。

4．引進設備中專用文件夾，可以保持原狀，不予拆除。

5．設備文件材料采用卷裝、盒裝2種保管形式，引進設備文件用卷、盒保管有困難的，可按其自然狀態(tài)保管。

6．確定設備檔案卷內(nèi)文件的保管期限應注意：對最能反映設備購置概況和設備技術性能的文件材料，如申購報告、批復文件、論證文件、投資文件、訂購合同、驗收報告、索賠文件等，定為定期保管；設備隨機的技術文件和使用維修、改造等文件，由于其價值是作為設備的組成部分而存在的，原則上隨設備而存在，保管期限定位與設備共存。

7．設備檔案的密級：除自制設備的科研部分隨科研成果檔案定密級外，設備檔案文件材料原則上無密級。

8．填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面、裝訂、整盤等詳見《文件材料歸檔流程》第七條。

（四）歸檔移交

1．檔案移交見《文件材料歸檔流程》第八條。

2．歸檔時間：設備驗收完畢投入使用后2個月，引進設備為索賠期滿后2個月，其他次年3月底以前。

3．需要補充的文件材料整理后應及時向檔案館移交，若需要對檔案館歸檔的文件材料進行修改，必須經(jīng)所在部門主管領導的批準。

儀器設備類檔案歸檔范圍和保管期限表

SBll 資產(chǎn)處

SBll綜合序號

類目名稱 上級有關儀器、設備、物質(zhì)管理工作的文件 設備工作計劃、報告、總結、調(diào)查材料。儀器、設備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案 儀器、設備移交清冊及設備儀器報廢，調(diào)撥報告和批復 儀器、設備業(yè)務工作的綜合性統(tǒng)計材料 其他有保存價值的文件材料、聲像材料和實物 保管期限 長期 長期 長期 長期 永久 永久或長期

SBl2儀器設備項目

序號

類目名稱 申購報告、計劃、論證報告(論證會文件、記錄等)上級或主管領導批復和準購批示 定購合同、協(xié)議及會談紀要、記錄等 進口設備過程中有關的技術商務文件 開箱記錄及裝箱單 安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 驗收報告及文件材料 索賠來往函件及結果文件、重大事故的調(diào)查分析及處理意見 設備說明書及全套隨機文件材料 使用、檢修、故障事故記錄(設備履歷書)技術改造和開發(fā)過程中形成的技術文件材料 其他有價值的文件材料 保管期限 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 與設備共存 長期