第一篇：社會(huì)保險(xiǎn)文書(shū)檔案整理規(guī)范（模版）

社會(huì)保險(xiǎn)文書(shū)檔案整理規(guī)范

1、范圍

本規(guī)范僅適用于社保板塊各單位文書(shū)檔案材料的整理、歸檔。

2、定義

2.1文書(shū)檔案 主要是指各單位從事社會(huì)保險(xiǎn)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。

2.2 歸檔文件材料 各單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2.3 檔案整理 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。2.4 件 歸檔文件的整理單位。以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

3、整理原則 每份文件為一件。

4、質(zhì)量要求

4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

5、整理方法 5.1 裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

5.1.1歸檔文件以件為單位裝訂。

5.1.2歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡(jiǎn)便，做到不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，裝訂后平整，有利于保護(hù)和管理。裝訂應(yīng)盡量減少對(duì)歸檔文件本身的影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。

5.1.3根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

5.1.4用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。

5.1.5永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，采取直角裝訂，文件較厚的，采取“三孔一線(xiàn)”裝訂，裝訂材料應(yīng)滿(mǎn)足歸檔文件長(zhǎng)期保存的需要。5.1.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式同上。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以使用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂。

5.2 分類(lèi)

5.2.1分類(lèi)方案的設(shè)置

按“保管期限—年度—機(jī)構(gòu)或問(wèn)題”三級(jí)分類(lèi)。保管期限最低一級(jí)類(lèi)目分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。

5.2.2《社會(huì)保險(xiǎn)文書(shū)檔案歸檔范圍與保管期限表》

5.3 排列

歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

5.4 編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、件號(hào)、頁(yè)數(shù)六項(xiàng)。

5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2018。

5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱(chēng)或代碼。

5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。

歸檔文件整理和檔案移交時(shí)編制。件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。

5.4.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：作為分類(lèi)方案類(lèi)目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

5.5 編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

5.5.1.1 件號(hào)：填寫(xiě)部門(mén)編件號(hào)。

5.5.1.2 檔號(hào)：在整理和管理檔案的過(guò)程中賦予檔案實(shí)體的一組位置號(hào)或存址號(hào)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、件號(hào)。

5.5.1.3文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

5.5.1.4責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

5.5.1.5題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔 〕”號(hào)。

5.5.1.6 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20180101。

5.5.1.7 頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

5.5.1.8 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。

5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。

5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限。其中全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

5.6 裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。

不同年度、不同保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。分機(jī)構(gòu)的情況下不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不得放入一個(gè)盒內(nèi)。

5.6.1 檔案盒

5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30mm、40mm、50mm 等。

5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)辦公室后按要求編制。

5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。

5.6.2 備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。

5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

5.7修整

歸檔文件裝訂前，應(yīng)對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。5.7.1歸檔文件已破損的，應(yīng)予以托裱、修復(fù)；字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。

5.7.2歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

5.7.3幅面大于A4的歸檔文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。5.8編頁(yè) 紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。5.8.1頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右下角或背面左下角的空白位置。

5.8.2文件材料已印制成冊(cè)并編有頁(yè)碼的；擬編制頁(yè)碼與文件原有頁(yè)碼相同的，可以不重編頁(yè)碼。

6、歸檔文件整理說(shuō)明

歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫(xiě)“年度歸檔文件整理說(shuō)明”。主要說(shuō)明分類(lèi)方案、年度歸檔文件的總數(shù)量、不同保管期限歸檔文件的數(shù)量，該年度歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，并填寫(xiě)歸檔文件的整理人、檢查人和日期。“年度歸檔文件整理說(shuō)明”一式兩份，填寫(xiě)完畢后分別放入歸檔文件目錄后和全宗卷中。

整理人 負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人 負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日 期 歸檔文件整理、檢查的日期。

7、移交

7.1各單位兼職檔案員每年2月底前向社保局辦公室移交上年本部門(mén)產(chǎn)生的文書(shū)檔案。

7.2各單位交接前要編制本單位當(dāng)次的《文書(shū)檔案移交清冊(cè)》一式三份（社保局辦公室二份，兼職檔案員留一份），在移交檔案同時(shí)將《文書(shū)檔案移交清冊(cè)》連同部門(mén)《文書(shū)檔案歸檔目錄》（一份）一并移交社保局辦公室。

8、接收

8.1社保局辦公室設(shè)專(zhuān)人接收檔案，按要求對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收審核。

8.1.1核對(duì)文件材料的件數(shù)及頁(yè)數(shù)； 8.1.2檢查文件材料是否齊全、完整；

8.1.3、檢查文件材料的分類(lèi)、排序、編碼、文件歸檔目錄、整理說(shuō)明等是否符合規(guī)定要求。

8.1.4經(jīng)審核合格后，履行簽字交接手續(xù)。如經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)檔案質(zhì)量不合格或賬物不符，接收責(zé)任人有權(quán)拒絕接收，填寫(xiě)《社會(huì)保險(xiǎn)文書(shū)檔案整改通知書(shū)》，提出整改意見(jiàn)，退回有關(guān)部門(mén)重新整改，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)填寫(xiě)《社會(huì)保險(xiǎn)文書(shū)檔案移交清冊(cè)》重新交接。

9、排架

9.1歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架。

9.2歸檔文件按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理。

10、社保文書(shū)檔案的保管、利用由社保局辦公室負(fù)責(zé)。

第二篇：文書(shū)檔案

淺析高校文書(shū)檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過(guò)程中，我深切地體會(huì)到學(xué)校文書(shū)檔案管理的重要性，同時(shí)也看到了學(xué)校文書(shū)檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來(lái)談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書(shū)轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。文書(shū)工作是對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行處理的一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書(shū)工作的延續(xù)和發(fā)展。文書(shū)檔案既是一個(gè)單位過(guò)去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書(shū)檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機(jī)構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長(zhǎng)，學(xué)校文書(shū)檔案的數(shù)量也會(huì)越來(lái)越多，內(nèi)容也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜。做好學(xué)校文書(shū)檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書(shū)工作的延伸和發(fā)展。文書(shū)檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項(xiàng)工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書(shū)處理工作與檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書(shū)是檔案的前身和源泉，檔案是文書(shū)的歸宿，兩者密不可分.文書(shū)工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書(shū)檔案的質(zhì)量，做好文書(shū)工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ).高校文書(shū)檔案管理，是整個(gè)檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書(shū)檔案工作存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫(xiě)校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來(lái)的編史修志等工作。高校文書(shū)檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書(shū)檔案歸檔時(shí)常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價(jià)值，但歸檔時(shí)，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱(chēng)不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時(shí)，將字寫(xiě)在左邊，不留裝訂線(xiàn)；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時(shí)字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴(kuò)散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因是：大多數(shù)從事文書(shū)工作人員檔案意識(shí)也比較淡薄且缺乏文書(shū)檔案管理方面知識(shí)，不夠重視對(duì)文書(shū)檔案管理方面的知識(shí)的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來(lái)，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書(shū)檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書(shū)檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書(shū)檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤(pán)、硬盤(pán)和光盤(pán)之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤(pán)、硬盤(pán)等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書(shū)檔案管理方面的知識(shí)，致使文書(shū)在立卷過(guò)程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過(guò)去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒(méi)有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無(wú)關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專(zhuān)業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門(mén)在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購(gòu)買(mǎi)了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門(mén)普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無(wú)聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評(píng)優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機(jī)會(huì)調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長(zhǎng)期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

(一)提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專(zhuān)業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性

檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門(mén)從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強(qiáng)高校文書(shū)工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒(méi)有高質(zhì)量的文件就沒(méi)有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書(shū)部門(mén)規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書(shū)人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書(shū)資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)、檔案工作一體化。這就要求文書(shū)人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門(mén)；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書(shū)部門(mén)立卷”工作也是文書(shū)檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書(shū)部門(mén)立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書(shū)工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書(shū)工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書(shū)檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書(shū)、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書(shū)工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書(shū)檔案管理的新路子、新模式，使得文書(shū)檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開(kāi)拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。

總之，文書(shū)檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)高校歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，作為擔(dān)負(fù)著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門(mén)，尤其要處理好文書(shū)和檔案的關(guān)系。

第三篇：文書(shū)檔案

一、文書(shū)檔案 1）上級(jí)來(lái)文。凡上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動(dòng)的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機(jī)關(guān)文件。凡本機(jī)關(guān)形成的，反映本機(jī)關(guān)工作職能活動(dòng)和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級(jí)來(lái)文。凡下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送來(lái)的有關(guān)方針政策性的、請(qǐng)示性的或反映重要活動(dòng)、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問(wèn)題的請(qǐng)示、備案材料，重要的或以上的工作報(bào)告、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（4）平級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文。平級(jí)機(jī)關(guān)或沒(méi)有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)來(lái)文，凡有重要參考價(jià)值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過(guò)程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對(duì)于人代會(huì)、黨代會(huì)歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)件、臨時(shí)性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對(duì)稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài)、詢(xún)問(wèn)一般性問(wèn)題、提出一般建議或意見(jiàn)的人民來(lái)信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無(wú)查考價(jià)值的文件材料:（9）下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文字材料；(10)上級(jí)機(jī)關(guān)任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級(jí)和非隸屬機(jī)關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機(jī)關(guān)送來(lái)的征求意見(jiàn)的文件未定稿。

第四篇：文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范

文書(shū)檔案卷內(nèi)目錄著錄規(guī)范（培訓(xùn)材料）

一、正確理解“件”的含義。通常意義上單份文件為一件，著錄為一個(gè)條目；但有時(shí)為了保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，幾份文件在歸檔時(shí)裝訂在一起為一件，編目時(shí)體現(xiàn)為一條條目。主要有以下幾種：

1、文件的正本與定稿（底稿）一般為一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著錄正本的文件標(biāo)題。但重要文件（如法律法規(guī)等）需保留歷次修改的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見(jiàn)稿等），可將正本與歷次稿各為一件，著錄多個(gè)條目。

2、正本與附件一般為一件，正文在前，附件在后；只有在附件數(shù)量較多或太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件。

3、原件與復(fù)制件（復(fù)印件）為一件，原件在前，復(fù)制件在后。

4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后。

5、來(lái)文與復(fù)文（即請(qǐng)示與批復(fù)）為一件，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后排列，著錄批復(fù)的文件標(biāo)題，如果經(jīng)過(guò)層層轉(zhuǎn)報(bào)產(chǎn)生多份的來(lái)文和復(fù)文，則可將所有的來(lái)文、復(fù)文分別作為一件。

6、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按照其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件，未裝訂的同一式樣的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。

7、對(duì)會(huì)議記錄而言，采用活頁(yè)形式的可以每次會(huì)議記錄為一件著錄，使用記錄本形式的可以一本作為一件著錄，重要部門(mén)的會(huì)議如常委會(huì)書(shū)記辦公會(huì)、區(qū)長(zhǎng)辦公會(huì)仍要求一會(huì)一條。對(duì)工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、呈閱件等未裝訂成冊(cè)而題名又可概括的多份文件，可作為多件，即需逐份著錄，但使用計(jì)算機(jī)時(shí)也可只著錄一條。

8、成套的會(huì)議材料如召開(kāi)的全區(qū)性的工作大會(huì)，其產(chǎn)生的一整套的會(huì)議通知、會(huì)議名單、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、日程安排等文件，可按其期限排列各為一件，逐份著錄。

9、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下形成的文件，若定稿無(wú)重要修改手跡或無(wú)領(lǐng)導(dǎo)批示的，可將正文與發(fā)文稿頭紙（即簽發(fā)單）為一件著錄，按正文在前，稿頭紙?jiān)诤笈帕校坏ǜ逵兄匾薷牡目勺鞯赘迨褂?，按正常的正文——發(fā)文稿頭紙——底稿排列作一件著錄；有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件一定要及時(shí)整理歸檔，才體現(xiàn)檔案的真實(shí)面貌。

10、最后一點(diǎn)，文件上有附有的文件處理單、擬辦單等，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況決定歸檔與否。一般來(lái)說(shuō)，帶有領(lǐng)導(dǎo)重要批示的，可與正文一起歸檔作為一件著錄，按文件處理單在前，正文在后排列；若只有某某閱或在領(lǐng)導(dǎo)閱后簡(jiǎn)單打勾等記錄的處理單可無(wú)須歸檔。

二、卷內(nèi)文件目錄的規(guī)范著錄（抄寫(xiě)）

福建省檔案局出臺(tái)的省標(biāo)《文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則》，對(duì)卷內(nèi)文件目錄著錄的規(guī)范性作了詳細(xì)的說(shuō)明。以下所講的規(guī)范性不僅要求在計(jì)算機(jī)錄入時(shí)使用，對(duì)手工抄寫(xiě)同樣適用，計(jì)算機(jī)管理是發(fā)展目標(biāo)，卷內(nèi)目錄抄寫(xiě)規(guī)范，將大大提高以后手工操作改電腦管理的工作效率。

（一）、文件編號(hào)。

1、錄入文件編號(hào)時(shí)要按原文件編號(hào)據(jù)實(shí)著錄。其中年份要用4位數(shù)表示，字符“[ ]”置于年份的兩端。使用計(jì)算機(jī)管理的其文件編號(hào)中的年份、符號(hào)、文件號(hào)統(tǒng)一用“半角”。例：閩委[2004]綜023號(hào)，存在問(wèn)題：閩委綜[2004]023號(hào)；閩委（2004）綜023號(hào)；閩委[2004]23號(hào)；閩委[04]綜023號(hào)或者閩委綜23號(hào)。

2、聯(lián)合發(fā)文或有多個(gè)文件編號(hào)時(shí)，只要著錄主辦機(jī)關(guān)的文件編號(hào)。通常是第一責(zé)任者產(chǎn)生的文件編號(hào)。

（二）、責(zé)任者。

1、機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱(chēng)或統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱(chēng)。

根據(jù)原文的責(zé)任者據(jù)實(shí)著錄，用統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱(chēng)，如著錄：“福州市馬尾區(qū)計(jì)生委或福州市馬尾區(qū)計(jì)生委員會(huì)”，其稱(chēng)呼不統(tǒng)一。特別是本區(qū)屬兩區(qū)合一，文件責(zé)任者通常即有“福州開(kāi)發(fā)區(qū)”又有“福州市馬尾區(qū)”，著錄時(shí)最好能同時(shí)著明，不要隨便省略，對(duì)于自擬的責(zé)任者，有時(shí)受手工抄寫(xiě)時(shí)的紙張等限制，可統(tǒng)一著錄其中常采用的一種，不可時(shí)而著錄“福州開(kāi)發(fā)區(qū)**局”，時(shí)而著錄“福州市馬尾區(qū)**局”。

同一責(zé)任者對(duì)于特定歷史時(shí)期名稱(chēng)不一樣時(shí)，要及時(shí)變更，如：區(qū)安辦的文件2004年前責(zé)任者可著“福州開(kāi)發(fā)區(qū)安辦”，2004年后（包括2004年）因單位名稱(chēng)變動(dòng)，其文件責(zé)任者可著“福州開(kāi)發(fā)區(qū)安監(jiān)局”。

區(qū)委系列如區(qū)委組織部、區(qū)委宣傳部、區(qū)委辦等責(zé)任者要求著錄成規(guī)范性的，如：中共福州市馬尾區(qū)委辦、中共福州市馬尾區(qū)委組織部、中共福州市馬尾區(qū)委宣傳部等，要加上“中共”，并且“福州市馬尾區(qū)”或“福州開(kāi)發(fā)區(qū)”不可省，跨省時(shí)要著明“福建省”，不能籠統(tǒng)著錄“區(qū)委辦、區(qū)委組織部”等，著明區(qū)域，以免今后計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)使用時(shí)造成混亂。

2、個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄對(duì)檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱(chēng)或其他身份，用“（）”表示。如：一份盧展工同志的講話(huà)，在責(zé)任項(xiàng)可著錄：盧展工（中共福建省委書(shū)記）

3、聯(lián)合行文的責(zé)任者，盡量多著錄，使用計(jì)算機(jī)著錄，責(zé)任項(xiàng)可允許著錄25個(gè)漢字，手工抄寫(xiě)時(shí)受紙張限制可選擇，但列于首位的責(zé)任者應(yīng)著錄，立檔單位（即組卷的本單位）本身是責(zé)任者的也必須著錄，其他省略的責(zé)任者用“[等]”表示，兩個(gè)責(zé)任者之間用“；”表示。如：中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委辦；福州開(kāi)發(fā)區(qū)管政辦[等]

4、文件上無(wú)署名，但可考證其責(zé)任者的，在考證內(nèi)容兩端加上“[ ]”。如考證其文件出自區(qū)委辦綜合科，可在責(zé)任項(xiàng)上著：[中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委辦綜合科]。有時(shí)對(duì)考證出的責(zé)任者仍有疑慮，依據(jù)不足時(shí)，在其責(zé)任者后加“？”，如[中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委辦綜合科？]。無(wú)法考證其責(zé)任者的按原文著錄，原文無(wú)責(zé)任者的可無(wú)須著錄。

5、有些文件不規(guī)范，蓋章與署名不統(tǒng)一，如某局文件署名某局綜合科發(fā)文，蓋的卻是某局的章，其文件責(zé)任者應(yīng)以文件的印章為準(zhǔn)，責(zé)任者應(yīng)著明“***局”。

（三）、題名。

1、使用計(jì)算機(jī)著錄，題名項(xiàng)可允許著錄80個(gè)漢字，著錄題名中要注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和數(shù)字用全角形式。所有數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，但對(duì)專(zhuān)用名稱(chēng)則要按原文進(jìn)行著錄，如：“第二幼兒園”不得錄成“第2幼兒園”，“三中全會(huì)”不得錄成“3中全會(huì)”。

２、原文件的題名要據(jù)實(shí)著錄，不要任意省略。如有些文件題名“中共福州開(kāi)發(fā)區(qū)委福州開(kāi)發(fā)區(qū)管委會(huì)關(guān)于開(kāi)展……的通知”,“關(guān)于”之前的冒頭不能省。

3、必要時(shí)可加著錄副題名，并在副題名之前加“：”，不用原副題名的破折號(hào)。如：共同創(chuàng)造和平繁榮的美好未來(lái)：2005年新年賀詞

4、文件題名過(guò)于冗長(zhǎng)，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節(jié)略?xún)?nèi)容用“…”表示。一般情況下，很少有題名超過(guò)字段所要求的80個(gè)漢字，這點(diǎn)較少采用。

5、文件題名中出現(xiàn)“你省”、“你區(qū)”、“你部”等字樣時(shí)，應(yīng)據(jù)實(shí)著錄并要加上具體的區(qū)域或名稱(chēng)，加上的部份用“[ ]”表示。如：關(guān)于你局[福州市馬尾區(qū)民政局]…的通知

6、原文件沒(méi)有題名或原題名不能反映文件內(nèi)容的應(yīng)重新擬寫(xiě)，并在擬寫(xiě)的題名兩端加上“[ ]”。原文件有題名的，新擬寫(xiě)的題名附于原題名之后，如超過(guò)字段長(zhǎng)度80個(gè)字的，可省略原題名。如：函[福州市馬尾區(qū)農(nóng)村發(fā)展局關(guān)于同意撥款的函]

7、可以在字段長(zhǎng)度之內(nèi)，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的兩端加“[ ]”表示。如：題名“關(guān)于表彰全省***[***、***、***]計(jì)劃生育先進(jìn)的通知”，“關(guān)于***[***、***、***]等同志職務(wù)任免的通知”，盡量把本區(qū)或本單位有關(guān)同志的名字著錄出來(lái)，便于日后查找利用。

8、一本的會(huì)議記錄本錄一條，題名可注明什么部門(mén)、什么性質(zhì)的會(huì)議記錄，并注明記錄本第一次會(huì)議和最后一次會(huì)議的時(shí)間。如：“福州開(kāi)發(fā)區(qū)、馬尾區(qū)委**局局務(wù)會(huì)議記錄（2003、5、21——2005、8、14）”，此會(huì)議記錄本可放在截止的2005歸檔。

9、著錄對(duì)象是多件文件時(shí)，使用計(jì)算機(jī)管理時(shí)可著錄一條，文件題名在擬寫(xiě)時(shí)應(yīng)保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內(nèi)容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共*件）”的說(shuō)明字樣。如簡(jiǎn)報(bào)信息可著錄：馬尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄寫(xiě)時(shí)最好逐件著錄。

（四）、文件時(shí)間。

1、文件時(shí)間由8位數(shù)字組成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成時(shí)間據(jù)實(shí)著錄，如：20050412

2、特殊的多份文件只著錄一條目錄時(shí)，如簡(jiǎn)報(bào)，期刊，會(huì)議記錄等，著錄最早文件形成的時(shí)間。也可著錄最早和最遲形成的文件時(shí)間，中間用減號(hào)字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、無(wú)文件時(shí)間的可無(wú)需著錄，原文件時(shí)間缺省或字跡不清部分以“0”補(bǔ)。如：文件時(shí)間只有2月，沒(méi)有年和日，可著錄為：00000200；文件時(shí)間為1989年，沒(méi)有月和日，可著錄成：19890000

4、明知文件時(shí)間有誤或有疑義時(shí)仍照原文件著錄，使用計(jì)算機(jī)管理的，可在時(shí)間附注項(xiàng)中注明考證出的文件時(shí)間。若考證出的時(shí)間根據(jù)不足時(shí)，在其后加“?”字符，如：19570509？若考證后仍考證不出的部分用圖形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2這里不能用19500102表示。

（五）、頁(yè)號(hào)。著錄這份文件首頁(yè)所在的當(dāng)前頁(yè)號(hào)，使用計(jì)算機(jī)著錄時(shí)要求字段長(zhǎng)度4位，手工抄寫(xiě)不要求。

第五篇：文書(shū)檔案收集整理歸檔規(guī)范（最終版）

文書(shū)檔案收集整理歸檔規(guī)范 范圍

本規(guī)范對(duì)公司文書(shū)檔案的定義、歸檔范圍、歸檔要求和整理歸檔程序等作了明確的規(guī)定和要求。本規(guī)范適用于集團(tuán)公司所有文書(shū)檔案的管理。2 文書(shū)檔案的歸檔范圍

2.1 文件材料的歸檔范圍

反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司具有利用價(jià)值及憑證價(jià)值的文件材料；其他對(duì)公司發(fā)展具有查考價(jià)值的文件資料。2.2 文件材料的不歸檔范圍

其他單位所發(fā)的不需本公司辦理的文件材料（如其他單位所發(fā)的供本公司參閱的簡(jiǎn)報(bào)、抄閱件等）；公司形成的無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性的文件資料；一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；其他與本公司無(wú)關(guān)的文件材料。2.3 各部門(mén)檔案的歸檔范圍 2.3.1綜合辦

a)公司章程文件：公司章程，公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算文件等； b)股東會(huì)文件：股東會(huì)議記錄、股東會(huì)議通知、股東出缺席會(huì)議記錄、股東名冊(cè)、股東印章等； c)董事會(huì)文件：董事就任書(shū)、董事會(huì)議記錄、總裁（副）、總經(jīng)理發(fā)文、批復(fù)、業(yè)務(wù)執(zhí)行文件等； d)財(cái)年總計(jì)劃、重要契約、訴訟文件、公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)資料、公司歷史沿革及重大事件記錄等； e)重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等； f)總經(jīng)辦日常工作文件：簽呈、督辦記錄、來(lái)訪(fǎng)接待記錄等； g)其他具有保存價(jià)值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力資源戰(zhàn)略、人力資源工作績(jī)效目標(biāo)、人力資源政策和管理制度、薪酬福利制度、獎(jiǎng)懲制度、績(jī)效管理制度等；

2.3.1.2 人事業(yè)務(wù)具體文件：公司職員花名冊(cè)、職員工資、人事檔案、考核資料、招聘文件、招聘考試題目匯集、聘用通知書(shū)、勞動(dòng)合同、晉升資料、任免文件等；

2.3.1.3 人力資源部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

營(yíng)銷(xiāo)部

a)銷(xiāo)售管理策略和規(guī)劃、行銷(xiāo)計(jì)劃與銷(xiāo)售目標(biāo)、市場(chǎng)及行業(yè)銷(xiāo)售分析、銷(xiāo)售預(yù)測(cè)、銷(xiāo)售渠道的規(guī)劃和建設(shè)、產(chǎn)品生命周期管理作業(yè)、定價(jià)政策文件等；

b)經(jīng)銷(xiāo)合同、客戶(hù)名單、客戶(hù)訂單和客戶(hù)投訴受理文件、產(chǎn)品物流服務(wù)體系文件等； c)銷(xiāo)售部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

成本部

a)公司采購(gòu)策略及績(jī)效目標(biāo)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)成本控制目標(biāo)、新產(chǎn)品物料采購(gòu)計(jì)劃、各類(lèi)采購(gòu)合同（設(shè)備、包裝材料、食品原材料）、進(jìn)貨渠道文件等；

b)供應(yīng)商資料、詢(xún)比價(jià)資料、供應(yīng)商品質(zhì)管理策略和行動(dòng)計(jì)劃、新供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)和認(rèn)證計(jì)劃、供應(yīng)商評(píng)審和業(yè)績(jī)考核、供應(yīng)商采購(gòu)價(jià)格的維護(hù)和應(yīng)付賬款的審核等； c)采購(gòu)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

工程技術(shù)部

2.3.1.4 審計(jì)報(bào)告、審計(jì)作業(yè)流程、審計(jì)規(guī)劃等；

2.3.1.5 財(cái)務(wù)審計(jì)、績(jī)效審計(jì)、紀(jì)檢督察工作、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)相關(guān)文件等； 2.3.1.6 投訴、舉報(bào)方面的相關(guān)資料；

2.3.1.7 審計(jì)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

文書(shū)檔案收集整理歸檔規(guī)范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 財(cái)務(wù)部

a)會(huì)計(jì)憑證類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。b)會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬?。?/p>

c)財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告； d)其他類(lèi)：財(cái)務(wù)預(yù)算、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料； e)財(cái)務(wù)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

前期開(kāi)發(fā)部

a)公司質(zhì)量方針與產(chǎn)品安全目標(biāo)、質(zhì)量體系與食品安全體系、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)和品質(zhì)規(guī)劃、質(zhì)量工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；

b)各項(xiàng)質(zhì)量管理活動(dòng)產(chǎn)生的報(bào)告與記錄，如品質(zhì)稽查報(bào)告、原始質(zhì)量記錄、質(zhì)量改進(jìn)方案、質(zhì)量改進(jìn)效果評(píng)估等；

c)產(chǎn)品質(zhì)量事故相關(guān)文件，如質(zhì)量事故調(diào)查報(bào)告等；

d)質(zhì)量管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

設(shè)計(jì)部

a)公司產(chǎn)品配方資料及其相關(guān)資料等；

b)公司產(chǎn)品研發(fā)規(guī)劃、研發(fā)流程、研發(fā)建議、研發(fā)目標(biāo)、研發(fā)技術(shù)報(bào)告相關(guān)文件等；

c)產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品技術(shù)改進(jìn)、產(chǎn)品成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量危機(jī)預(yù)案等； d)各類(lèi)生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品標(biāo)簽、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)備案、政府項(xiàng)目申報(bào)文件等；

e)新產(chǎn)品立項(xiàng)資料、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、研究開(kāi)發(fā)記錄、技術(shù)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、重要實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)及結(jié)果、工藝設(shè)計(jì)圖等；

f)研發(fā)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

市場(chǎng)部

a)品牌建設(shè)、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、競(jìng)品信息、消費(fèi)者需求文件等；

b)新品開(kāi)發(fā)規(guī)劃、舊品改良規(guī)劃、產(chǎn)品生命周期管理、日常產(chǎn)供銷(xiāo)協(xié)調(diào)、各品項(xiàng)毛利率評(píng)估文件等 c)各品牌媒介費(fèi)用預(yù)算、媒體談判、媒體投放評(píng)估、媒體發(fā)布文件等； d)廣告創(chuàng)意評(píng)估、廣告制作、各類(lèi)促銷(xiāo)活動(dòng)相關(guān)文件等；

e)各品類(lèi)廣宣品、贈(zèng)品、陳列工具的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、制作改良及管理相關(guān)文件等； f)市場(chǎng)部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理體系與發(fā)展規(guī)劃、流程管理目標(biāo)、流程優(yōu)化專(zhuān)項(xiàng)工作相關(guān)文件等； b)公司IT 發(fā)展規(guī)劃、IT工作目標(biāo)、IT項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作規(guī)劃與目標(biāo)、公司安全生產(chǎn)體系、改進(jìn)與完善制造流程工作文件等； b)技術(shù)革新和改造工作（含設(shè)備和IE）及相關(guān)專(zhuān)案項(xiàng)目管理工作相關(guān)文件等 c)制造部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

各基地品質(zhì)管理部

a)產(chǎn)品質(zhì)量事故調(diào)查報(bào)告、公司質(zhì)量工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)、本公司制定并頒發(fā)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(非受控文件)、公司頒發(fā)的質(zhì)量工作規(guī)定、辦法(非受控文件)等； b)基地關(guān)于技術(shù)、環(huán)保、計(jì)量管理的各項(xiàng)規(guī)定等；

c)本部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)，重要的請(qǐng)示、批復(fù)，一般技術(shù)工作通知等； d)基地檢測(cè)設(shè)備類(lèi)、其它計(jì)量（能源計(jì)量除外）類(lèi)檔案的收集、整理； e)基地品質(zhì)管理部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料；

2/5

文書(shū)檔案收集整理歸檔規(guī)范 各基地生產(chǎn)計(jì)劃部

本部門(mén)工作規(guī)劃、總結(jié)，基地生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)年報(bào)，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況匯總表，生產(chǎn)計(jì)劃指標(biāo)等；

重要的請(qǐng)示與批復(fù)、有關(guān)生產(chǎn)管理的通知、生產(chǎn)的組織與調(diào)度文件、專(zhuān)案審計(jì)材料（調(diào)查、旁證、公證、結(jié)論）、物資報(bào)廢審批表等；

關(guān)于物資管理的規(guī)定、制度、辦法(非受控文件)，上級(jí)頒發(fā)的需本部門(mén)執(zhí)行的文件等； 貨物進(jìn)口證明書(shū)（進(jìn)口設(shè)備）、進(jìn)口檢驗(yàn)單（進(jìn)口設(shè)備）等；

各基地生產(chǎn)計(jì)劃部日常工作中產(chǎn)生的其他具有保存價(jià)值的文件材料； 各基地工程部

2.3.1.8 基建檔案和設(shè)備儀器檔案具體參見(jiàn)《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》、《設(shè)備檔案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件材料，如公司機(jī)械設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表、本部門(mén)工作規(guī)劃、總結(jié)、重大工程施工方案的審批、請(qǐng)示、批復(fù)等； 2.3.1.10 日?；n案。

2.3.1.11 生產(chǎn)設(shè)備類(lèi)、能源計(jì)量類(lèi)檔案。

i.購(gòu)置、引進(jìn)設(shè)備儀器的申請(qǐng)報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議、來(lái)往信函、圖紙和招標(biāo)、報(bào)關(guān)等； ii.設(shè)備儀器的隨機(jī)資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗(yàn)收單、安裝圖、原理圖、附件圖、電子文件、使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)等；

iii.設(shè)備儀器安裝調(diào)試運(yùn)行記錄和檢測(cè)報(bào)告等； iv.設(shè)備儀器操作規(guī)程和履歷表等；

v.設(shè)備儀器大、中修記錄，故障分析處理文件等； vi.設(shè)備儀器報(bào)廢申請(qǐng)、鑒定材料、批復(fù)、處理結(jié)果等；

各基地塑杯制造部、果凍海苔部、沖調(diào)飲料部

2.3.1.12 技術(shù)改造項(xiàng)目的可行性研究、立項(xiàng)審批、圖紙、施工、竣工、驗(yàn)收文件等； 2.3.1.13 向上級(jí)的請(qǐng)示及上級(jí)的批復(fù)；

2.3.1.14 本部門(mén)、月度工作計(jì)劃、總結(jié)； 2.3.1.15 簽呈（含全過(guò)程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存價(jià)值的文件材料。

基地項(xiàng)目（新廠）指揮部

2.3.1.17 基建檔案具體參見(jiàn)《基建、設(shè)備儀器檔案收集整理歸檔規(guī)范》。

2.3.1.18 前期準(zhǔn)備階段，如基建計(jì)劃、工程項(xiàng)目建議書(shū)、請(qǐng)示、批復(fù)、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、可行性研究報(bào)告、選址報(bào)告、投資計(jì)劃、項(xiàng)目評(píng)估、環(huán)境預(yù)測(cè)、工程合同、協(xié)議等

2.3.1.19 設(shè)計(jì)階段文件，如設(shè)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、等設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料；初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、技術(shù)秘密材料、專(zhuān)利文件等設(shè)計(jì)文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工圖、圖紙會(huì)審記錄、工藝規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、原材料及預(yù)制件的合格證、檢驗(yàn)記錄、各種施工記錄、施工技術(shù)總結(jié)等

2.3.1.21 監(jiān)理文件，如監(jiān)理工作專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料、監(jiān)理通知、協(xié)議書(shū)及監(jiān)理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工驗(yàn)收階段文件，如竣工報(bào)告、各種竣工圖、竣工驗(yàn)收記錄、說(shuō)明書(shū)、工程結(jié)算、總結(jié)等； 2.3.1.23 使用維護(hù)階段文件，包括在使用、維修、維護(hù)、改造、擴(kuò)建中形成的文件。3 文書(shū)檔案的歸檔要求

3.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變（如傳真件）的文件應(yīng)予復(fù)制，并與原件一并歸檔。整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。未翻譯的文件，應(yīng)譯出中文標(biāo)題，并附簡(jiǎn)短的內(nèi)容題要。歸檔的文件材料應(yīng)為原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的檔案材料正確。經(jīng)辦人員要確保檔案材料按照行程規(guī)律保持有機(jī)聯(lián)系，使歸檔文件能真實(shí)地反映職能活動(dòng)的歷史原貌。要求做到紙質(zhì)檔案與電子檔案一一對(duì)應(yīng)，及要求紙質(zhì)檔案與電子檔案的實(shí)際情況相符、數(shù)量一樣、內(nèi)容一致。

文書(shū)檔案收集整理歸檔規(guī)范

3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 紙面過(guò)小的書(shū)寫(xiě)材料要加貼襯紙，超大紙張需按A4紙張大小進(jìn)行折疊，文件頁(yè)數(shù)較多時(shí)宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。4 文書(shū)檔案的整理歸檔程序

4.1 整理歸檔程序

各部門(mén)應(yīng)以件為單位，按照分類(lèi)、排列、裝訂、編號(hào)、編目、入盒等步驟整理歸檔文件。

分類(lèi)

文件分類(lèi)采用“-部門(mén)-保管期限”的辦法進(jìn)行。

4.1.1.1 分：將文件按其形成或所涉工作的分開(kāi)。一般文件歸入形成。跨的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)；跨的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，一般可歸入文件內(nèi)容涉及的第一個(gè)；跨的總結(jié)歸入文件內(nèi)容涉及的最后一個(gè)；跨的會(huì)議文件，一般可以歸入會(huì)議開(kāi)幕的。4.1.1.2 分部門(mén)：將文件按其形成部門(mén)或承辦部門(mén)分類(lèi)。

4.1.1.3 分保管期限：檔案從立卷時(shí)算起，其保管期限分為以下三種：永久、長(zhǎng)期、短期。

排列

歸檔文件以件為單位按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列，即將同一問(wèn)題的文件材料進(jìn)行相鄰排列。一般每份文件為1件。文件正本與定稿為1件；正文與附件為1件；原文與復(fù)制件為1件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為1件；會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、刊物等成套性材料以次（期）為1件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為1件；來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、去函與復(fù)函）為1件；原件與譯文、多種文字形成的同一文件為1件。

裝訂

歸檔文件按件裝訂。裝訂時(shí)，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文處理表在前，文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。永久、長(zhǎng)期保管的歸檔文件應(yīng)去掉會(huì)生銹的金屬物，要用檔案管理部門(mén)統(tǒng)一指定使用的裝訂材料裝訂（包括棉線(xiàn)、不銹鋼釘?shù)龋?。裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

編號(hào)

歸檔文件應(yīng)按類(lèi)別和排列順序逐件編號(hào)。各部門(mén)在每件文件首頁(yè)的右上角用鉛筆標(biāo)上件號(hào)。

編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)和部門(mén)所編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目，并保證目錄上的編號(hào)與文件的編號(hào)一一對(duì)應(yīng)。來(lái)文與復(fù)文作為1件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。具體內(nèi)容如下：

1）件號(hào)：各部門(mén)按類(lèi)別和排列順序自行編制 2）責(zé)任者：即文件形成部門(mén)。3）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

4）文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，要自擬標(biāo)題，并加“[]”號(hào)。5）日期：文件的成文日期。

6）頁(yè)數(shù)：每一份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

7）備注：注釋文件需要說(shuō)明的情況。如：復(fù)制件、傳真件、不完整件等等。

入盒

不同類(lèi)別的歸檔文件應(yīng)分別裝盒/夾。裝盒時(shí)按部門(mén)所編件號(hào)順序，然后填寫(xiě)檔案盒/夾封面、盒/夾脊背全宗名稱(chēng)。案卷封面內(nèi)容包括文件形成部門(mén)、、保管期限及起止件號(hào)。案卷封面字跡要工整、清晰。5 記錄

F-GMO-051《文書(shū)檔案目錄》

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文書(shū)檔案收集整理歸檔規(guī)范

文書(shū)檔案收集整理歸檔規(guī)范5/5