第一篇：會議管理模塊介紹

會議管理介紹

模塊共分為“會議申請”、“會議查詢”、“會議管理”、“會議室設置”、“管理員設置”、“會議紀要”及“會議室設備管理”七個部分。

1.會議室設置

會議室設置用來新建會議室的基本信息，此模塊用戶同時擁有管理會議室 的權限，可以進行新建、修改和刪除等操作。

新建會議室如下圖：

2.會議室設備管理

對某會議室的會議設備進行新建登記和管理。

3.管理員設置

指定會議的管理員，以及公司的會議室管理制度。在設定好管理員后，用戶申請會議時可以選擇向其中一位管理員提交，并等待該管理員的審批結果。

4.會議申請

會議申請模塊可以申請會議，并將自己已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請。被批準的申請具有短信提醒功能。

用戶可以在此界面查看到會議室的預約情況，選擇好時間后提交，開始申請。

在會議申請界面把參加會議人員，查看部門的領導、會議內容、會議的議題文件上傳，發(fā)起申請。

待批會議由列表可以看到，等待會議管理員的審批。審批通過后會有短信提醒。至于已經批準的會議、正在進行的會議和未獲批準的會議，以列表形式羅列出來，供用戶查詢。

在用戶申請會議后，會議管理員未進行審批操作時，該會議處于“待批會議”中。如果會議審批人已經批準會議申請，該會議進入“已準會議”，不批準則是“未批準會議”。“進行中的會議”模塊中所羅列的是已經通過審批并且到達會議開始時間的會議。

在會議進行中，相關領導可以對上傳的會議文件進行查看閱讀，可以進行在線編輯，正在進行編輯的文件，其它人只能查看不能編輯，編輯結束保存后另外一個人才能編輯，編輯過的文件有痕跡保留，每個人編輯過的文件都自動保存有歷史版本。

5.會議管理

會議管理模塊是會議管理員用來管理所有用戶已提交的申請，按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出。

管理人員可以修改申請的會議信息，并且可以批準或者不批準申請的會議，對于已經申請的或者進行中的各個會議都有修改和批準的權限。

6.會議紀要

會議紀要主要實現了對已經進行或者已經結束的“會議內容”的查看。管理員和會議申請者，可以進行修改會議紀要的操作。只有進行中會議，才可以進行會議紀要的撰寫和修改。

會議進行中，會議紀要可以指定為相關人員可讀，申請人和會議管理員可以對會議紀要進行修改。

7.會議查詢

可以根據會議的狀態(tài)、申請人，開始時間等內容查詢到相應的會議記錄，查看會議的詳細信息，查看和添加會議紀要等。有會議查詢菜單權限的人員可查詢到全部的會議信息。

第二篇：情況介紹會議

一、情況介紹會議的基本特點

１。會議的規(guī)模多是中小型會議。

２。會議形式多采取座談會的形式。

３。一般由一個或幾個（屬于一個部門或系統）主要發(fā)言者進行情況介紹，他們是信息的發(fā)出者，會前要對發(fā)言的內容做充分的準備。其他與會者則主要是信息的接收者，一般是針對主要發(fā)言者的介紹來提問或發(fā)言，會前不必準備好固定的發(fā)言稿。

４。情況介紹會議一般不形成決議或結論。

二、情況介紹會議的類型

１。為了擴大受眾范圍，做宣傳.它在活動或項目還沒有全部進行完時召開，目的是在會后使其活動或項目可以引起社會更多的支持或關注。

２。向上級進行匯報，為上級領導安排部署下一步工作提供依據。

不管是上述哪種情況介紹會議，都會有記者的參加，有媒體的參與。因此，在進行會議準備時應注意以下幾點：

１。發(fā)言稿的準備

由于會議的目的是為了擴大受眾范圍，使之對情況有所了解，所以發(fā)言要從歷史背景、意義、原有情況、現有情況、發(fā)展水平、特點、性能、功用等多方面詳細介紹。

另外，考慮到受眾之間的文化水平和專業(yè)知識水平會有差異，發(fā)言稿盡量少用專業(yè)術語或使用專業(yè)術語后用較易于理解的語言進行解釋。

２。對記者的提問事先有所準備

一般記者的提問多與所介紹的情況有關，所以要對所介紹的內容了如指掌。另外，還要有心理上的準備，不要面對記者時不知所措。

３。會議材料的準備

會前最好把準備好的情況介紹做成書面材料并打印出來，在開會時發(fā)給與會者。

三、會場布置

鑒于情況介紹會議一般多由一方做主要發(fā)言，同時多有媒體記者參加等特點，在會場布置上應不同于上述的幾種會議。

一般應把主要介紹者置于突出位置，使每一位參會者或大部分參會者都能直接看到主要介紹者。

會場最好布置成臺上臺下的形式，使主要介紹者與其他與會者對面而坐，這樣便于溝通。

第三篇：關于會議全面介紹

一、會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道。

會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創(chuàng)意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。

2．會議顯示一個組織或一個部門的存在。

會議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

3．會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

二、會議的目的1.開展有效的溝通

會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。

2.傳達資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

3.監(jiān)督員工、協調矛盾

許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

4.達成協議與解決問題

達成協議與解決問題一般要經歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現協議的產生和問題的解決。

◆ 資源共享

利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。

◆ 開發(fā)創(chuàng)意

開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。

◆ 激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使整體團結一心，朝著一個方向共同努力。

◆ 鞏固領導地位

領導為了體現自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議，以此來強化自己的地位。

三、會議的種類

會議可以按照人數、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發(fā)展密切相關。

按人數分類按開會方式分類按開會目的分類

● 團體會議● 一對一會議 ● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當眾表揚或批評別人的會議● 臨時處理突發(fā)事件的會議● 固定的團隊會議● 集思廣益的會議

四、會議的頻率

每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

1.固定的部門會議：至少每月一次。不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的習慣；將會議的時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。

2.全體會議：至少每兩月一次。利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會造成沉重負擔。

3.處理突發(fā)事件的會議：隨時。切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地。

4.一對一會議：按需要?？梢园葱枰焯彀l(fā)生，但是最好不要超過一小時。

五、會議成本

會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非常可觀的一筆數目，它關系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。

1.會議的時間成本：參加會議的人數乘(與會者的準備時間加與會者的旅行時間加會議秘書工作時間加會議服務人員工作時間)

2.直接的會議成本：會議設施租用費；會議場地費；旅費食宿費；文件準備費。

3.效率損失成本（開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。）

六、召開會議必須要考慮的一些要素

（1）會議的必要性。

會議不是萬能的，有的問題不一定只有開會才能解決，可以的話考慮用文件傳達或電子郵件的形式來代替一些會議，有的問題靠開一次會議也解決不了，所以我們就必須去考慮其它的方法。

（2）會議要會而有議，議而有決。

這是會議的基本原則，沒有主題或沒有目的的會議就不必召開，開會僅是開會而已，沒有任何有建設性的意義和決定或構思，這個會議等于沒開，是在浪費時間、浪費金錢。

（3）會議的內容形式

既然決定召開會議了，就應該明確幾個事項：

ＷＨＹ，為什么要開這個會，會議的目的。

ＷＨＡＴ，會議的內容，討論決定什么內容。

ＨＯＷ，會議的形式，用什么方法來檢查。

ＷＨＯ，參加的人選。

會議人選一般都是五到十個人比較適合，人太多就要考慮到會議的效果。

ＷＨＥＮ，會議的時間。

會議的時間一般盡可能在兩小時之內，因為長時間的會議會讓人感覺到疲憊。

ＷＨＥＲＥ，會議的地點，要明確會議的地點，并提前預訂確認。

明確了這些事項，并將會議議程散發(fā)給列席的人員，這是一個會議能否成功的前提，當然還必須有會議召開的注意事項。

七、會議效率不高的原因及預防性管理

1．會議的通病——效率不高

會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低。

2．會議效率不高的原因

主要原因：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

次原因：

（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

（2）地點會議地點設在領導辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。

（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。

（5）參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。

（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。

（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。

八、高效會議的特征

會議規(guī)范包括：會議時間安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。

1．會議時間安排的規(guī)范

◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業(yè)務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。

◆上午9-10點之間，員工已經開始進入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。

◆上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。

◆下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。

2．會議過程規(guī)范

◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。

◆超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。

◆所有與會者都要準備在會上發(fā)言。

◆準時開始，準時結束。

◆各業(yè)務單位負責人對決議能否達成負直接責任。

◆所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。

九、具體的會議管理流程和各環(huán)節(jié)管理細節(jié)規(guī)定

（四）固定的會議流程規(guī)范

■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規(guī)章制度；指定會議記錄人。

■ 進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程

一、議程

二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。

■ 結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。

（一）宣布人事安排，講解政策的會議

1.會前準備：時間、地點、主持人、參加人員、目的、議題、材料、要求、回復等。.做好會前的具體準備：

（1）要制定完善的會議計劃，包括明確會議目標，確定參加會議的人員，確定會議的方式，確定會議的時間和地點，會場座位安排等。

（2）會議的時間：會議最好的時間安排是早上上班后1小時開始，午餐前結束，這個時間段大家基本已經處理好個人信箱等事情，處于全身心投入工作的心理狀態(tài)，效率較高。在座位安排上有一點很重要，就是主持人能看得見所有與會者。還有一個小技巧就是，將持有不同意見的兩個好辯者分開坐，或不面對面坐，并刻意將好辯者安排在沉默者的旁邊。

（3）會議場所的地點：如果是信息傳達會場，選用教室型的會場；如果是專題研討會場，選用U型會場；如果是討論會場，選用圓桌型會場。最后一定要提前下發(fā)會議日程，告訴與會者此次會議的主題、會議時間和地點、會議的四個角色、會議目標及背景材料、會議內容，這樣可以盡快的進入會議主題，避免不必要的時間浪費。

（4）通知：時間、地點、議題、主持人、與會人。

2.會中管理：設立主持人和控制人、議程、紀要?？刂坪脮h過程

（1）一個好的會議開端。所謂好的開端就是準時開會、集中注意力在目標上、良好的會議氣氛、制定會議規(guī)則、明確的分工職責。一般運用表揚、激勵的方法營造好的氣氛容易取得好的效果。

（2）會議主持起到一個主線的作用，其職責是負責會議的準備、宣布會議開始、提出會議議題、總結會議、跟蹤會議結果。

（3）空中調度，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。一般由資深人士擔任，負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結會議優(yōu)劣

（4）記錄人，詳細記錄會議的要點和細節(jié)，準備會議紀要，以便于會后做出客觀的會議評估。記錄人起到一個支持的作用，負責準確記錄會議的要點并發(fā)放會議紀要，最后確認執(zhí)行人及完成時間。

（5）時間控制，起到準確把握會議開始和結束的時間，以及有效控制每個人的發(fā)言時間，通盤調整整個會議進度，使整個會議能夠充分有效地利用時間。

（6）會議擴展需要激發(fā)每個參會人員發(fā)言的積極性，腦力激蕩產生多種觀點。會議過程中不要隨意打斷別人的發(fā)言，但要注意防止發(fā)言跑題，并適時回收。遇到意見分歧時，不要回避對立，但要避免情緒對立，可安排休息來調節(jié)氣氛。最后，會議要進行總結，達成一致結論。

3.會后總結：會議決定、問題、下次開會時間。

做好會后追蹤和執(zhí)行

在結束會議以后，一定要做好會議評估和會議紀要，并且在一定的時間進行會議追蹤獲得反饋，保證會議成果不會付諸東流。這樣會議才能有一個完整的流程，并且使會議的結束，真正有效地成為我們新工作的起點。

4.會議召開的注意事項

（1）議題明確，把握氣氛。

主持人一開始就應該向參與會者聲明會議的議題，介紹背景及概況，與會議無關的話題應當避免。

掌握氣氛，主持人要用大家關注或感興趣的話題引起共鳴，活躍會議的氣氛。

（2）主持人學會及時總結，三到五人發(fā)言后要做一次總結，以提高討論的深度和廣度，且要正中主題的要義，參與會議的人，一定要耐心地聆聽，不管誰的發(fā)言都要耐心地聆聽，中

途打斷或面帶不理解的表情，都是對他人的一種不尊重。

（3）會議要做好記錄。

對于發(fā)言人提出的情報也好，意見也好，想法也好，應該做一個簡要的記錄，并且要有所肯定和回應。

（4）發(fā)言要簡短明確。

一次發(fā)言最好控制在三分鐘之內，不可以同時講幾個主題，更不可以滔滔不絕，或偏離主題，發(fā)言后要進行討論，討論一定要針對主題，而不要與主題無關，這樣才能夠讓大家有興趣。

（5）會議結束時主持人應進行會議總結，重申會議討論的結果，并把決定的事項落實到人，并明確完成的期限。

（6）將做好的會議記錄向相關人員發(fā)放，必要時轉換成公告形式，向全體職工公布，主持人對于會議內容必須定期地跟進檢查，對于那些沒有討論或研究的項目也要采取對策。

第四篇：會議介紹報告

會議介紹報告

一,晨會經營策劃會:

目的:為了使晨會充實精彩,使業(yè)務人員能夠積極參加

時

間:每周六上午9點

主 持 人:組訓經理

參 與 者:晨會主持人及全體組訓

主要流程:1,組訓組長針對晨會工作發(fā)言.2,各主持人或組訓分別發(fā)言.3,提出晨會中的一些弊病和問題.4,研討,解決問題

5,組訓經理總結一周以來的晨會工作.6,組訓經理布置,安排下一周的具體工作.晨會經營策劃會,通過對全體組訓和主持人的意見收集,可以更全面的審視一周以來的晨會工作,更容易發(fā)現問題和解決問題,從而避免出現工作在下一周的晨會工作中重復以前的錯誤.各個組訓和主持人在一起通過交流,互相學習,在晨會工作中主持能力得到進一步的提高.對下一周的晨會工作作進一步的安排和落實.可以使各個組訓和主持人在晨會工作中有條不紊,預定晨會主題,為晨會內容作充實的準備.避免晨會出現程序混亂,內容空洞,枯燥等病象.二,主管例會:

目的:又各個團隊主管反映情況,進而對每個團隊有目標,有方向的制定工作.時間:每星期的二,四,六下午5點

主持人:部門經理

參與者:副經理

組訓經理

各團隊主管

主要流程:1,副經理發(fā)言.2,組訓經理發(fā)言.3,各團隊主管分別發(fā)言，4,交流,研討,解決問題

5,總經理總結近兩天來工作狀況，6,總經理安排,布置各團隊后兩天的工作方向及注意事項.主管例會,通過副經理,組訓經理和各團隊主管的意見收集,可以更全面的審視近兩天來的業(yè)務工作,使部門經理可以更清晰的了解各團隊甚至個人狀況,從而有針對性的解決問題,有方向的安排后兩天以來的工作.經理,組訓,各團隊主管在一起通過交流,互相學習,業(yè)務能力及管理能力都可以得到進一步提高,經理在了解情況后對后兩天的工作進行安排,有助于主管對團隊更理智的進行管理,有助于各團隊業(yè)務的順利進行.三,業(yè)務經營策劃會:

目的:階段工作總結,使各基層管理者及時掌握工作進度,調整工作方向,跟蹤目標.時間:每月月底召開.主持人:經理

協助人:副經理

組訓經理

參與者:全體主管及管理人

主要流程:1,副經理:出勤檢查

2,組訓經理:階段績效分析

3,各主管:工作匯報.4,經理總結工作并調整工作部署.業(yè)務經營策劃會,通過出勤檢查和階段績效分析,憑數字說話,分析結果可觀,公正,有助于各管理人對本月工作狀況的了解.掌握各團隊或個別業(yè)務人員的工作狀況,把握各業(yè)務員的思想動態(tài),從而有針對性的解決問題.同時,審時度勢,找出業(yè)務發(fā)展過程中的亮點及存在的不足,對業(yè)務發(fā)展問題預先做好調研,對下月業(yè)務工作做好分析,對業(yè)務主題反復進行研討,結合團隊月目標,及隊伍發(fā)展情況進展,對次月工作作出一個恰當,合理的部署.對于“問題業(yè)務員”不要放棄,應對其深入研究,幫助其解決思想或工作中的問題,并對其進行追蹤,增進個人情感,提高團隊整體素質,塑造團隊企業(yè)文化.

第五篇：會議管理

會議管理制度

目的：為規(guī)范會議管理，提高會議效率，對會議管理進行規(guī)定。

一、會議召集人職責：

1、會議召集人要提前與能起會議決策性作用人員溝通，在會議決策人員沒有會議沖突的情況下再申請發(fā)放會議通知，會議通知要求提前1天發(fā)放，當天發(fā)放的會議通知，會議召集人要電話或口頭通知和提醒與會人員；

2、召集會議時，要區(qū)分參加人員和邀請人員；具體事務的直接負責人為必須參加人員，之外的為邀請人員，邀請人員可選擇性參加；

3、會議開始后，會議召集人要說明會議的議題、議程、需解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,以免跑題；

4、會議過程中如果出現跑題的現象，會議召集人要及時控制、提醒會議剩余時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保回歸議程；

5、屬討論、決策性議題的會議，召集人應引導會議作出結論。對需集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統一意見；

6、如無特別指定，會議召集人負責記錄會議紀要，會后負責整理并發(fā)布正式的會議紀要，避免議而不決。

二、秘書職責：

1、收到會議通知發(fā)放需求，預訂會議室及準確無誤的發(fā)放會議通知，會議通知郵件標題要顯示會議主題、會議時間、會議地點。以便與會人能快速查看；

2、遇緊急會議，但預訂不到會議室時，要積極主動與其它部門協調解決；

3、隔天發(fā)放的會議通知，在會議開始前1小時，必須發(fā)放會議提醒；

4、當天緊急臨時會議，要電話通知與會人員，以保證與會人員準時參會；

5、會議開始前，要提前20分鐘調試好會議用設備（投影儀、筆記本及其它設備），并保證設備暢通；同時準備好會議簽到表，并在會議簽到表中填上必須參加人員名單，以便會議召集人核對；

6、緊急重要的會議，在會議設備資源緊張的情況下，要積極與其它部門協調解決。

三、與會人職責：

1、必須參加人員必須準時出席會議，因各種原因，不能參會者，必須提前向會議召集人員請假，不得無故缺席或遲到,以免會議召集人在不知情的情況下等待而影響會議效率；

2、到會場后，要及時在會議簽到表上簽到；

3、會議期間，手機要調成振動模式；

4、會議中，發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題,與會議無關的話題，嚴禁討論；

5、遵循會議召集人對議程控制的要求，如需要提前離開會場，要知會會議召集人。

四、違規(guī)處理

1、會議必須參加人員，遲到2分鐘以內罰款20元/次，遲到2分鐘以上（含缺席）罰款50元/次，未經召集人同意擅自提前退場的罰款20元/次；

2、會議違規(guī)處罰由秘書根據會議簽到表的簽到情況來執(zhí)行；

3、罰金在秘書處登記后，將作為研發(fā)管理部活動經費；

4、凡因通知原因造成必須參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由會議召集人和秘書承擔。

五、附件：

附件1：《會議簽到表》

附件2：《會議紀要模板》

附件3：《研發(fā)人員違規(guī)收款登記表》

本制度自頒發(fā)之日起開始實施！