第一篇：河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目立卷歸檔整理規(guī)范

現(xiàn)將《河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》，印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

二〇一〇年六月三日

主題詞：印發(fā)

檔案

規(guī)范

通知

編 制 說(shuō) 明

一、起因

高速公路在建項(xiàng)目建設(shè)檔案是省廳檔案管理的一個(gè)重要組成部分。隨著我省高速公路建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工數(shù)量的增加和國(guó)家對(duì)工程建設(shè)檔案提出的新要求，制定《河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范》已很有必要。

二、依據(jù)

根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)定》（DA/T28—2002）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2001]390號(hào)）和《交通檔案管理辦法》（交辦發(fā)[2005]431號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí)際制定本規(guī)范。

三、主要內(nèi)容 一是對(duì)工程檔案的歸檔范圍和收集要求進(jìn)行了詳細(xì)闡述。二是對(duì)各種文件材料和載體編制成檔案的過(guò)程的方法。三是加強(qiáng)了檔案質(zhì)量要求。四是詳細(xì)說(shuō)明了項(xiàng)目法人對(duì)檔案的排列順序，使檔案便于查找和利用。

四、起草和征求意見(jiàn)

一是自2009年下半年，在反復(fù)調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行起草。二是召開(kāi)全省在建項(xiàng)目檔案人員培訓(xùn)班，并征求意見(jiàn)。三是征求省高管局、廳基建處、質(zhì)檢站和省監(jiān)理部門(mén)的意見(jiàn)。四是征求部檔案館、省檔案局的意見(jiàn)。經(jīng)半年的溝通、修改形成初稿。

最后，經(jīng)與省檔案局溝通，同意聯(lián)合行文。高速公路在建工程項(xiàng)目檔案是交通運(yùn)輸廳檔案工作的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)全省高速公路建設(shè)檔案規(guī)范，更加符合國(guó)家、省檔案局管理的要求，使我廳的檔案管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

河北省高速公路建設(shè)項(xiàng)目 文件材料立卷歸檔整理規(guī)范

第一章

總

則

第一條

為規(guī)范我省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的立卷歸檔工作，確保工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)定》（DA/T28—2002）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2001]390號(hào)）和《交通檔案管理辦法》（交辦發(fā)[2005]431號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實(shí) 際制定本規(guī)范。

第二條

本規(guī)范適用于全省新建、改建和擴(kuò)建高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理工作。其它公路建設(shè)項(xiàng)目，大、中修工程可參照?qǐng)?zhí)行。

第三條 高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料，是指自項(xiàng)目立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）至竣工驗(yàn)收全過(guò)程產(chǎn)生的文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的文件材料的總稱，對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改建、擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種不同載體形式的歷史記錄。

第四條

本規(guī)范所稱高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案，是指經(jīng)系統(tǒng)化整理并歸檔的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料。

本辦法所稱項(xiàng)目法人，指負(fù)責(zé)管理高速公路建設(shè)項(xiàng)目的省高速公路管理局（集團(tuán)）和各設(shè)區(qū)市交通運(yùn)輸局有關(guān)單位。項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)，是指代表項(xiàng)目法人實(shí)施高速公路項(xiàng)目建設(shè)的管理部門(mén)。

第二章 文件材料的收集

第五條

高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料具體收集范圍按照交通運(yùn)輸部《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》（施交公路發(fā)[2010]65號(hào)）公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料排列按照本規(guī)范附件1執(zhí)行。

第六條

各有關(guān)單位要按照收集歸檔責(zé)任分工，建立健全建 設(shè)項(xiàng)目文件材料平時(shí)收集歸檔制度和預(yù)立卷制度。

第七條

各參建單位按照高速公路建設(shè)項(xiàng)目不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過(guò)程，分別做好預(yù)立卷工作。其中，合同段應(yīng)按施工準(zhǔn)備、單位（分部、分項(xiàng)）工程施工工序及交工驗(yàn)收文件材料的自然形成過(guò)程，分門(mén)別類，做好同步收集歸檔和預(yù)立卷工作。

第八條 高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料收集要求

（一）原始性。收集歸檔的高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料是一套完整的反映工程建設(shè)過(guò)程的原始記錄文件，應(yīng)為原件。其中，項(xiàng)目立項(xiàng)審批等文件材料，原件保存在項(xiàng)目主管單位的，項(xiàng)目法人可將復(fù)印件歸檔保存；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證文件材料為復(fù)印件的，復(fù)印件上須加蓋銷售單位印章并注明原件存放處，則可歸檔保存；熱敏紙傳真件，需復(fù)印保存，復(fù)印件應(yīng)清晰。

（二）完整性。收集歸檔的高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料要能全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過(guò)程。收集齊全，記錄全面，記錄內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)能反映抽查頻率和質(zhì)量指標(biāo)。

（三）真實(shí)性?，F(xiàn)場(chǎng)記錄，同步進(jìn)行?？辈旒皽y(cè)量基礎(chǔ)資料、施工記錄須是現(xiàn)場(chǎng)原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存。

（四）準(zhǔn)確性。施工原始記錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，竣工圖編制規(guī)范，圖物相符。表單填寫(xiě)內(nèi)容規(guī)范，使用部位標(biāo)注清楚。

（五）規(guī)范性。實(shí)驗(yàn)檢測(cè)表格填寫(xiě)內(nèi)容規(guī)范，自檢意見(jiàn)、監(jiān) 理意見(jiàn)應(yīng)明確，簽署手續(xù)完備，書(shū)寫(xiě)工整，字跡、線條清晰，修改規(guī)范，紙張優(yōu)良，規(guī)格基本統(tǒng)一，禁止使用不耐久字跡材料（如圓珠筆和鉛筆等）書(shū)寫(xiě)、簽批。

第九條

數(shù)碼照片在記錄光盤(pán)保存的同時(shí)，還應(yīng)沖印出紙質(zhì)照片，填寫(xiě)詳細(xì)說(shuō)明一并歸檔。電子文件和數(shù)字化檔案應(yīng)使用不可擦寫(xiě)光盤(pán)保存。

第十條 項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)需配備必要的計(jì)算機(jī)等設(shè)備，建立和完善適合高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)。已使用電子文件系統(tǒng)操作的單位，電子文件和紙質(zhì)文件要同步歸檔；如無(wú)條件形成電子文件的，可采取圖像掃描方式，形成數(shù)字化檔案。

第十一條

預(yù)立卷方法。

（一）項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)形成的文件材料預(yù)立卷方法。立項(xiàng)和準(zhǔn)備階段按照審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系和相關(guān)手續(xù)辦理過(guò)程分別收集；項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)施工階段管理性文件可按質(zhì)量控制、安全管理、進(jìn)度控制、費(fèi)用控制、會(huì)議文件等分別收集，按照問(wèn)題結(jié)合時(shí)間進(jìn)行預(yù)立卷。

（二）設(shè)計(jì)階段文件材料預(yù)立卷方法。

設(shè)計(jì)階段按照設(shè)計(jì)的不同階段，結(jié)合設(shè)計(jì)文件的具體內(nèi)容，按照時(shí)間順序分別收集，進(jìn)行預(yù)立卷；

（三）各合同段施工文件材料收集及預(yù)立卷方法。綜合性文件：合同段的總體開(kāi)工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工 方案、圖紙會(huì)審及技術(shù)交底、設(shè)計(jì)變更、施工日志、工程定位（水準(zhǔn)點(diǎn)、基準(zhǔn)點(diǎn)、控制點(diǎn)）的測(cè)量及復(fù)核，交工驗(yàn)收及工程總結(jié)可以合同段為單位集中收集，并按工作程序，結(jié)合問(wèn)題進(jìn)行預(yù)立卷；

原材料及產(chǎn)品合格證明文件：如是同一單位工程共用的，可按單位工程集中收集，按照產(chǎn)品種類分別進(jìn)行預(yù)立卷；如果是某一分部工程專用的，應(yīng)歸入相應(yīng)部位，按產(chǎn)品種類分別進(jìn)行預(yù)立卷；

以該合同段為單位、分部及分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表可按照程序結(jié)合問(wèn)題，分別集中預(yù)立卷；

標(biāo)準(zhǔn)試驗(yàn)及工藝試驗(yàn)可按單位工程集中組卷；抽樣試驗(yàn)應(yīng)按分部或分項(xiàng)分別收集預(yù)立卷；

變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號(hào)依次匯總預(yù)立卷，并編制設(shè)計(jì)變更與修改后的竣工圖檔案檔號(hào)對(duì)照一覽表（見(jiàn)附件2）；

單位工程交工驗(yàn)收文件及工程總結(jié)按合同段集中收集，按單位工程分別預(yù)立卷。

（四）施工原始記錄文件的收集方法。

依據(jù)分項(xiàng)（工序）分部、單位工程劃分情況確定預(yù)立卷類目，并依此分別設(shè)立預(yù)立卷文件夾，將同一類目下施工過(guò)程產(chǎn)生的文件材料歸入相應(yīng)文件夾內(nèi)，進(jìn)行施工原始文件材料收集和預(yù)立卷。

（五）施工單位與項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)、監(jiān)理往來(lái)文件收集及預(yù)立 卷方法。

應(yīng)按問(wèn)題所針對(duì)的相關(guān)單位、分部和分項(xiàng)工程分別歸檔；如屬監(jiān)理就某一工序施工質(zhì)量問(wèn)題下達(dá)的整改指令，以及施工單位就整改要求落實(shí)情況的回復(fù)，應(yīng)歸入相關(guān)工序，連同該工序其它施工過(guò)程原始記錄文件一并收集預(yù)立卷。

第三章 竣工圖的編制

第十二條

竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。編制完成的竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字認(rèn)可。竣工圖規(guī)格為A3紙(420mm×297mm)裝訂, 圖紙?jiān)试S加長(zhǎng)，但不準(zhǔn)加寬；模湖不清的圖紙應(yīng)重新繪制，全部合格后再裝訂（竣工圖封面樣式和竣工圖樣式見(jiàn)附件3）。如項(xiàng)目法人指定由設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制的，要明確施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽字認(rèn)可責(zé)任。

第十三條

竣工圖應(yīng)全面、準(zhǔn)確、清晰地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，圖物相符。其內(nèi)容應(yīng)與施工圖、設(shè)計(jì)變更、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相一致?？⒐D編制說(shuō)明須包括承包工程主要建設(shè)內(nèi)容，完成工程量、執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、施工圖的版本、變更情況以及修改完善情況。

第十四條

竣工圖在設(shè)計(jì)文件的基礎(chǔ)上編制，施工圖沒(méi)有變動(dòng)的，由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖；

第十五條

凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求變更的，可在原圖上修改，并加蓋竣工圖章作為竣工圖。利用施工 圖更改必須注明更改依據(jù)和更改日期；并把圖號(hào)的第一拼音字母S（原代表施工圖）改為J（代表竣工圖）。

凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大變更及圖面變更面積超過(guò)10%的，應(yīng)重新繪制竣工圖并加蓋竣工圖章。

第十六條

竣工圖的更改方法

（一）文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制；利用施工圖更改，應(yīng)在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號(hào)和條款號(hào)；無(wú)法在圖紙上表達(dá)清楚的，應(yīng)在標(biāo)題欄上方或左邊用文字說(shuō)明。

（二）更改應(yīng)用黑色墨水或碳素墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆書(shū)繪。

（三）重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖，可不編入竣工圖，但必須在圖紙目錄中列出圖號(hào)，標(biāo)明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。原設(shè)計(jì)采用通用圖的構(gòu)造物，在實(shí)施過(guò)程中，由于某種原因或經(jīng)監(jiān)理工程師同意，未采用該通用圖或?qū)νㄓ脠D作了必要修改的，則竣工圖紙必須重新繪制。

第十七條

竣工圖中必須增列設(shè)計(jì)與竣工工程數(shù)量對(duì)照表，表中竣工數(shù)量必須與計(jì)量支付相符。

第十八條

設(shè)計(jì)變更一覽表中，應(yīng)包括變更文件所在卷號(hào)與相應(yīng)變更后的竣工圖所在的卷號(hào)。變更圖紙應(yīng)排列在竣工圖表的 前面。一張更改通知單涉及多張圖紙的，或圖紙不在同一卷內(nèi)的，應(yīng)在備考表加以說(shuō)明。

第十九條

竣工圖所用圖例和圖幅應(yīng)與原設(shè)計(jì)圖一致?？⒐D表中的字體，總目錄、總說(shuō)明各種字體均采用激光打印機(jī)打印。

第二十條

竣工圖章的使用

(一)竣工圖章尺寸為80mm×60mm，內(nèi)容有：編制單位、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期和監(jiān)理單位、監(jiān)理人組成（竣工圖章樣式見(jiàn)附件7）。

(二)竣工圖章簽字要求本人手寫(xiě)簽名，填寫(xiě)齊全，不得代簽。(三)竣工圖應(yīng)逐張加蓋竣工圖章。竣工圖章應(yīng)使用不褪色紅印泥，蓋在右下方的空白處。如竣工圖正面無(wú)空白處，可蓋在圖的背面左下角。

第四章

文件材料的整理

第二十一條 建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔前，應(yīng)由文件材料收集歸檔單位在文件材料預(yù)立卷的基礎(chǔ)上，按照項(xiàng)目檔案整理有關(guān)規(guī)范要求，遵循公路工程文件材料的自然形成過(guò)程和成套性的原則，進(jìn)行系統(tǒng)化整理組卷，要做到分類科學(xué)，編目規(guī)范，便于保管和查找利用。

第二十二條

對(duì)預(yù)立卷中相關(guān)文件，進(jìn)行系統(tǒng)化整理，以保持該類目中相關(guān)文件的有機(jī)聯(lián)系。收集歸檔的文件材料應(yīng)能夠全面、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過(guò)程。

第二十三條 隱蔽工程及重要施工活動(dòng)，應(yīng)同時(shí)形成聲像材 料。

第二十四條 附屬設(shè)施形成的文件材料也要進(jìn)行收集整理后統(tǒng)一歸檔。

第二十五條

卷內(nèi)文件材料按以下要求進(jìn)行排列：(一)立項(xiàng)審批文件批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，相關(guān)審查及專家評(píng)審文件材料按照重要程度依次排列。

(二)設(shè)計(jì)審批文件批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，相關(guān)審查及專家評(píng)審文件材料依次排列。

（三）工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批及相關(guān)手續(xù)辦理程序依次進(jìn)行排列。

(四)項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)及監(jiān)理就質(zhì)量控制、計(jì)劃進(jìn)度控制、費(fèi)用控制及安全管理等問(wèn)題普發(fā)的文件材料，按照文件材料所反映的問(wèn)題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。

（五）施工質(zhì)量控制文件

1、合同段施工準(zhǔn)備文件材料按照合同段開(kāi)工申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件(含施工組織設(shè)計(jì)方案)、交接樁記錄、控制點(diǎn)復(fù)測(cè)成果和控制點(diǎn)加密導(dǎo)線點(diǎn)成果文件、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審文件、測(cè)量設(shè)備檢驗(yàn)證書(shū)及工地實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)證書(shū)文件等依次進(jìn)行排列。

2、原材料質(zhì)量保證文件按照原材料類別依次進(jìn)行排列。

3、按專業(yè)結(jié)合時(shí)間依次進(jìn)行排列。

4、變更文件按照文號(hào)順序依次進(jìn)行排列。

5、各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件按照匯 總及各單位、分部、分項(xiàng)工程評(píng)定工作程序依次進(jìn)行排列。

6、按照單位(分部、分項(xiàng))工程分別整理組卷的文件材料，依照單位(分部、分項(xiàng))工程施工進(jìn)程，結(jié)合施工工序順序依次進(jìn)行排列。

7、合同段交工驗(yàn)收文件按照交工驗(yàn)收證書(shū)、交工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、各項(xiàng)工程總結(jié)依次進(jìn)行排列。

8、竣工圖按照單位工程結(jié)合圖號(hào)依次進(jìn)行排列。

9、設(shè)備安裝及調(diào)試文件按依據(jù)性、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、隨機(jī)文件等順序依次進(jìn)行排列。

(六)監(jiān)理文件

1、監(jiān)理管理文件按照文件材料所反映的問(wèn)題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。

2、監(jiān)理旁站記錄和平行檢驗(yàn)及獨(dú)立抽檢文件材料按照單位、分部、分項(xiàng)工程依次進(jìn)行排列。

3、監(jiān)理日志按照監(jiān)理工程師和日志形成時(shí)間依次進(jìn)行排列。(七)計(jì)量支付文件及計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表以合同段為單位，按時(shí)間依次進(jìn)行排列。

(八)試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收工作文件材料按照檢測(cè)觀測(cè)記錄、車輛通行情況、缺陷整改落實(shí)情況及各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作程序，次進(jìn)行排列。

第二十六條

案卷頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)

經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件材料，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)，雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書(shū)寫(xiě)的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；已裝訂成冊(cè)的文件材料，如自成一卷的，不需重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，如與其他文件材料組成一卷的，將該冊(cè)文件材料排列在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫(xiě)冊(cè)號(hào)，不需重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。

卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。第二十七條 案卷的構(gòu)成

（一）案卷，指由互相聯(lián)系的若干文件材料組成的一種檔案保管單位。案卷由案卷卷盒、內(nèi)封面（牛皮紙）、卷內(nèi)目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表組成。

文件材料幅面原則為A4(210mm×297mm)。打印文字材料原則采用4號(hào)仿宋體，表頭標(biāo)題原則采用小二號(hào)黑體，表格文字、數(shù)據(jù)原則采用5號(hào)標(biāo)準(zhǔn)宋體。

（二）內(nèi)封皮由案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)及檔號(hào)（樣式見(jiàn)附件4）。

案卷題名——應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目的名稱、起訖里程、單位（分部、分項(xiàng)）工程名稱及文件名稱，如屬橋梁、隧道等工程項(xiàng)目，還應(yīng)同時(shí)標(biāo)明結(jié)構(gòu)、部位的名稱。項(xiàng)目名稱以初步設(shè)計(jì)的批復(fù)為準(zhǔn)。

立卷單位——指案卷的組卷單位或部門(mén)。起止日期——填寫(xiě)案卷形成的起止日期。保管期限——文件材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

密級(jí)——依據(jù)國(guó)家及部有關(guān)保密規(guī)定確定并填寫(xiě)。檔號(hào)——由項(xiàng)目代碼、檔案分類號(hào)及案卷順序號(hào)組成。案卷內(nèi)封皮宜采用與卷內(nèi)文件材料相同尺寸，150g以上牛皮紙打印。

（三）卷內(nèi)目錄由序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題目、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)組成（樣式見(jiàn)附件5）。

序號(hào)——按照文件排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。

文件編號(hào)——填寫(xiě)文件材料的原始編號(hào)或圖號(hào)。

責(zé)任者——填寫(xiě)文件材料的形成單位或主要形成單位.屬原材料報(bào)驗(yàn)和工序報(bào)驗(yàn)文件，責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)施工單位或監(jiān)理單位。

文件題目——填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料標(biāo)題的全稱，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件材料內(nèi)容的，應(yīng)自擬標(biāo)題并加中括號(hào)。案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件及單獨(dú)辦理報(bào)驗(yàn)收和批準(zhǔn)手續(xù)形成的文件材料，均應(yīng)逐件填寫(xiě)文件標(biāo)題。

日期——指文件材料形成日期。用8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，不夠8位，用零補(bǔ)充。如：2009年1月1日，寫(xiě)成20090101。

頁(yè)號(hào)——應(yīng)填寫(xiě)每份文件材料首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)，最后一份標(biāo)注起止頁(yè)號(hào)；如屬已裝訂成冊(cè)的材料，在卷內(nèi)文件目錄頁(yè)次中填寫(xiě)冊(cè)數(shù)，并在備注欄中注明累計(jì)總頁(yè)數(shù)。

（四）卷內(nèi)備考表包括互見(jiàn)號(hào)、立卷說(shuō)明、立卷人及檢查人簽名、立卷時(shí)間等（備考表樣式見(jiàn)附件6）。

立卷說(shuō)明——標(biāo)明卷內(nèi)文件材料的總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。

立卷人——由責(zé)任立卷人簽名，即誰(shuí)立卷誰(shuí)簽名。檢查人——由案卷形成單位負(fù)責(zé)人簽名。日期——填寫(xiě)審核后日期。

互見(jiàn)號(hào)——填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。

（五）案卷的裝訂

工程檔案采用整卷裝訂。裝訂成卷的順序?yàn)椋簝?nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表。

文件裝訂前取掉金屬物，采用三孔一線方法，用白色檔案專用線左側(cè)裝訂，孔距80㎜，裝訂線距左紙邊10㎜。每卷裝訂厚度一般為20mm、30mm、40mm、50mm為宜，如同類文件數(shù)量較多，將每卷控制在50mm以下，可分成幾卷，但每卷要有各自的目錄和備考表，并在卷盒的案卷題名中揭示具體內(nèi)容。裝訂時(shí)靠裝訂邊和下邊取齊，不得使用漿糊、普通膠水和金屬絲等其它方式。對(duì)批語(yǔ)、簽注意見(jiàn)寫(xiě)在文件裝訂線上的，應(yīng)予以粘貼補(bǔ)寬，對(duì)紙張規(guī)格大小差別較大的文件材料應(yīng)適當(dāng)粘貼或折疊。

圖紙及其他成冊(cè)的文件材料可不裝訂，但每份圖紙或文件材料右上角需加蓋檔號(hào)章（檔號(hào)章樣式見(jiàn)附件7）。沒(méi)有與文件材 料裝訂成卷的卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表，均須填寫(xiě)檔號(hào)。

外文資料應(yīng)附在譯文之后，隨譯文資料進(jìn)行組卷。

（六）卷盒

卷盒是案卷的裝具。按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）規(guī)范執(zhí)行（式樣見(jiàn)附件9）。

卷盒正面只填寫(xiě)案卷的檔號(hào)。

卷脊填寫(xiě)案卷的檔號(hào)和案卷題名。卷脊的檔號(hào)需分成兩行，案卷號(hào)放入第二行。案卷題名用與卷盒相同顏色的紙打印，貼在案卷題名處。使用小4號(hào)宋體字，自右至左豎寫(xiě)，首字前空兩格。

檔號(hào)的填寫(xiě)需用印章，使用紅色印泥蓋在卷盒檔號(hào)位置。第二十八條

案卷的編制單位應(yīng)按工程進(jìn)展的自然過(guò)程，對(duì)已經(jīng)整理好的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列，并用鉛筆在封面及卷脊編寫(xiě)案卷流水號(hào)。施工單位應(yīng)對(duì)本合同段形成的案卷，按照施工準(zhǔn)備階段、施工階段及交工驗(yàn)收階段順序，進(jìn)行系統(tǒng)化排列，其中，施工階段的案卷依路線進(jìn)行方向，按照單位工程排列順序依次進(jìn)行排列；監(jiān)理單位按照監(jiān)理工程程序，以合同段為單位，對(duì)形成的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列。

第二十九條 編制案卷目錄（樣式見(jiàn)附件8）。

每?jī)?cè)目錄裝訂厚度為1-5cm，每?jī)?cè)目錄裝訂順序?yàn)榉馄ぁ⒛夸泝?nèi)容和封底。封皮內(nèi)容為：項(xiàng)目全稱、起訖里程、單位（分部、分項(xiàng)）工程名稱、起止案卷號(hào)、起止時(shí)間。第三十條

案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙，上邊、左邊距25mm，下邊、右邊距均為15mm，一律使用激光打印機(jī)打印。

第三十一條 檔號(hào)編制方法

項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)統(tǒng)一按項(xiàng)目檔案的分類方法進(jìn)行排序，編制案卷流水號(hào)。檔號(hào)要求簡(jiǎn)單明了，查詢方便。

（一）檔號(hào)編制順序?yàn)椋喉?xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)、案卷流水號(hào)。示例：××·A—Z ××：項(xiàng)目名稱代碼；

A：本辦法第四十一條的分類號(hào)； Z：案卷流水號(hào)。

（二）施工文件檔案號(hào)編制順序?yàn)椋喉?xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)、二級(jí)分類號(hào)、案卷流水號(hào)。

示例：××·4·Y —Z ××：項(xiàng)目名稱代碼；

4：本辦法第四十一條的分類號(hào)；

Y：二級(jí)分類號(hào)（如路基，路面和附屬設(shè)施等）； Z：案卷流水號(hào)。

第五章

其它載體檔案的編制

第三十二條 反映高速公路工程建設(shè)初期到竣工驗(yàn)收全過(guò)程的聲像材料和其它與該工程建設(shè)有密切聯(lián)系的聲像材料。

第三十三條 對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要 照片歸檔。主要照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁。

第三十四條

照片檔案要求沖印6寸照片裝冊(cè)，與定期刻錄的光盤(pán)一一對(duì)應(yīng)一并保存。沖印的照片檔案以張為單位保管，每張須填寫(xiě)文字說(shuō)明。包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

第三十五條

錄音、錄像、電子光盤(pán)檔案每盒（盤(pán)）的外套上要有文字說(shuō)明（包括事由、主要人物、形成日期、片長(zhǎng)、編號(hào)、型號(hào)和保管期限）。

第三十六條 對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)，與照片一同保存。一組聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明。

第三十七條

管理過(guò)程照片檔案按照事由的時(shí)間順序或重要程序排列。施工過(guò)程中的照片按單位工程結(jié)合路線走向、施工工序順序排列，反映同一事由的一組照片，按其形成時(shí)間順序排列，編制順序號(hào)，裝在照片檔案裝具內(nèi)，用鉛筆填寫(xiě)案卷號(hào)。

第三十八條 項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)匯總后，統(tǒng)一編制檔號(hào)，打印檔案案卷目錄。其它載體檔案要與紙質(zhì)檔案互見(jiàn)，在備考表中填寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)。

第三十九條

數(shù)字化檔案要求線條清楚，圖樣清晰，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi。

第六章

匯總整理與移交 第四十條

高速公路建設(shè)項(xiàng)目承包單位要在合同段交工驗(yàn)收前，將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄），按照合同中明確規(guī)定的檔案套數(shù)，經(jīng)監(jiān)理和項(xiàng)目業(yè)主審查合格后，移交項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)，并辦理檔案移交手續(xù)。

第四十一條

項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)接收的全部項(xiàng)目檔案，連同自身形成的項(xiàng)目檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理和排列。案卷按照立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)、工程準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、竣工等不同階段，依次進(jìn)行系統(tǒng)化整理和排列。其中，施工階段案卷按照項(xiàng)目業(yè)主、施工單位及監(jiān)理單位形成的案卷分別進(jìn)行匯總、整理和排列，施工單位和監(jiān)理單位形成的案卷，依路線進(jìn)行方向，以合同段為單位依次進(jìn)行排列。

招投標(biāo)、合同及計(jì)量支付、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表類檔案可單獨(dú)整理和編目。

第四十二條

項(xiàng)目檔案共分為九部分編制。第一部分：項(xiàng)目前期文件；第二部分：設(shè)計(jì)文件；第三部分：工程管理文件；第四部分：施工文件；第五部分：監(jiān)理文件；第六部分：竣工驗(yàn)收文件；第七部分：資金管理文件；第八部分：科研文件材料；第九部分：其它載體檔案。

第四十三條

項(xiàng)目業(yè)主負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)化排列的檔案統(tǒng)一編制檔號(hào)，并對(duì)排列完成的所有案卷編制案卷目錄一式二份（含電子版）及項(xiàng)目檔案整理情況說(shuō)明。

項(xiàng)目檔案整理說(shuō)明內(nèi)容包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批及初步設(shè)計(jì)審批 情況、建設(shè)規(guī)模及主要建設(shè)內(nèi)容、檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及案卷質(zhì)量、項(xiàng)目檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理情況及其他需要說(shuō)明的問(wèn)題。

第四十四條

項(xiàng)目管理執(zhí)行機(jī)構(gòu)須在項(xiàng)目通過(guò)竣工驗(yàn)收后按照規(guī)定向有關(guān)單位辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。

第七章

附

則

第四十五條

收尾工程和后評(píng)價(jià)形成的文件按照本辦法有關(guān)規(guī)定整理歸檔。

第四十六條

本辦法由省交通運(yùn)輸廳負(fù)責(zé)解釋。第四十七條

本辦法自發(fā)布之日起施行。

第二篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔制度

1、文書(shū)部門(mén)應(yīng)在文件材料形成的次年六月底以前完成立卷工作。編制案卷目標(biāo)一式三份及移交目錄、移交書(shū)向檔案室。交接雙方經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，在移交書(shū)上簽字蓋章。

2、會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)整理立卷，并在本部門(mén)保管兩年。編制案卷目錄一式二份及移交目錄、移交書(shū)，一并向檔案室移交。交接雙方經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，在移交書(shū)上簽字蓋章。

3、科技檔案應(yīng)在其產(chǎn)生（跨的結(jié)束），由其主管部門(mén)立卷編制移交目錄一式二份向檔案室移交，交接雙方經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后簽字蓋章。

4、文書(shū)檔案歸檔范圍按“四合一”所列內(nèi)容執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍按“會(huì)計(jì)檔案保管期限表”所列內(nèi)容執(zhí)行?？萍紮n案歸檔范圍按國(guó)家或系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、其他各類專門(mén)檔案的歸檔時(shí)間、內(nèi)容和要求按有關(guān)專門(mén)檔案文件規(guī)定執(zhí)行。

6、歸檔的各類文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確。

第三篇：立卷歸檔制度

立卷歸檔工作是文書(shū)處理過(guò)程的最后環(huán)節(jié)，是檔案工作的基礎(chǔ)，為了使案卷更好的利用，發(fā)揮其作用，便于管理和查找，特作如下規(guī)定：

一、歸檔時(shí)間：

二、歸檔要求：

1、凡是本機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和工作活動(dòng)中形成的各類文件材料都應(yīng)歸檔立卷。

2、歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，并根據(jù)其性質(zhì)區(qū)分保存價(jià)值，分類整理，確定保管期限立卷。案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，以便保管和利用。

3、具有永久和長(zhǎng)期保管價(jià)值的案卷內(nèi)“備考表”必須按要求填寫(xiě)。

4、對(duì)需要?dú)w檔的案卷，在裝訂必須認(rèn)真檢查。園珠筆、鉛筆、復(fù)寫(xiě)紙的材料一律不得歸卷，有者必須用鋼筆重新抄寫(xiě)或復(fù)印。裝訂做到結(jié)實(shí)、整齊、美觀，便于長(zhǎng)久保管。

5、每年的文件材料，要在第二年的四月末前裝訂成冊(cè)。

第四篇：立卷歸檔制度

立 卷 歸 檔 制 度

一、歸檔范圍：凡是本單位在工作中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種文字材料、圖表、帳簿、聲像等均屬歸檔范圍，并嚴(yán)格按照“三合一”制度規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行。

二、歸檔時(shí)間：管理文件在第二年五月以前立卷歸檔，本單位專業(yè)文書(shū)在辦理完畢后立卷歸檔?；üしN全套材料在完工后及時(shí)歸檔，會(huì)計(jì)核算材料由財(cái)務(wù)人員按要求裝訂成冊(cè)，保管一年后交檔案室歸檔，形成的聲像材料、實(shí)物隨時(shí)歸檔。

三、歸檔要求：歸檔的文件材料必須齊全完整，檔案類別層次分明，保管期限劃分準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列有序；案卷題名簡(jiǎn)明確切。封面填寫(xiě)工整；裝訂案卷牢固，檔案入庫(kù)案卷規(guī)范統(tǒng)一。

四、歸檔份數(shù)：一般歸檔一式三份，重要的和利用頻繁的適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

五、歸檔手續(xù)：移交（接收）檔案時(shí)，要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案移交（接收）登記簿，接受雙方簽字，以示負(fù)責(zé)。

第五篇：立卷整理歸檔制度

一、文書(shū)立卷整理是機(jī)關(guān)文書(shū)工作的一項(xiàng)基本制度。本所文書(shū)立卷工作由內(nèi)勤人員進(jìn)行負(fù)責(zé)。

二、本所檔案應(yīng)編制整理類目，認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法規(guī)定。

三、檔案質(zhì)量應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，一事（問(wèn)題）一件，便于保管和利用。

1、歸檔文件、材料的種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制；

2、歸檔文件以件為單位，一般以每份文件為一件，文件正本定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件；

3、盒內(nèi)文件材料應(yīng)按先批復(fù)后請(qǐng)示，先正件后附件，先印件后定稿的次序排列；

4、盒卷內(nèi)文件應(yīng)除去金屬物，已破損的應(yīng)予以修整，托裱整齊，逐件用縫紉機(jī)裝訂并依次編頁(yè)號(hào)或件號(hào)；

5、填寫(xiě)盒內(nèi)目錄和備考表應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定，用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰；

6、聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)中心內(nèi)容和責(zé)任者。

7、實(shí)物檔案應(yīng)用文字標(biāo)出授獎(jiǎng)單位、獲獎(jiǎng)名稱、日期、單位和載體種類；

8、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)收集齊全，按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表分類整理立卷，裝訂成冊(cè)，并在每?jī)?cè)封皮上注明保管期限，在財(cái)務(wù)部門(mén)管理一年后移交檔案室，并編寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案案卷目錄和移交清單一式兩份；

9、基建檔案由基建部門(mén)收集整理，按分類組合案卷編制目錄和移交清單一式兩份，工程完工驗(yàn)收后移交檔案室；

四、文書(shū)書(shū)寫(xiě)要求

1、書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，除特殊行業(yè)規(guī)定外不能使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、復(fù)寫(xiě)紙等。

2、文字書(shū)寫(xiě)一律從左至右橫寫(xiě)。