第一篇：關(guān)于規(guī)范行政處罰案卷立卷歸檔有關(guān)事項(xiàng)的通知范文

廣元市元壩區(qū)工商行政管理局關(guān)于規(guī)范行政處罰案卷立卷歸檔有關(guān)事項(xiàng)的通知

各工商所、隊(duì)、股、室：

為進(jìn)一步規(guī)范執(zhí)法行為，加強(qiáng)對執(zhí)法行為的監(jiān)督，提升行政處罰案卷立卷歸檔水平，提高行政執(zhí)法辦案質(zhì)量水平，依據(jù)《工商行政管理機(jī)關(guān)行政處罰程序規(guī)定》第七十七條、第七十八條的規(guī)定，根據(jù)具體辦案流程和使用的法定文書種類，結(jié)合我局實(shí)際，現(xiàn)就有關(guān)事宜通知如下：

一、一般程序行政處罰案卷立卷裝訂要求

案卷應(yīng)當(dāng)一案一卷，證據(jù)材料比較多確需分卷裝訂的，案卷可分正卷、副卷。

（一）案卷一般應(yīng)當(dāng)按下列順序裝訂：

1、行政處罰案件案卷封面；

2、卷內(nèi)文書目錄；

3、行政處罰決定書（正本及其草擬稿）；

4、重大復(fù)雜案件集體討論記錄；

5、行政處罰（聽證）告知書（正本及其草擬稿，后附送達(dá)回證）；

6、涉嫌犯罪案件移送書（需要移送的情形）；

7、調(diào)查終結(jié)報(bào)告；

8、案件核審表；

9、立案審批表；

10、行政處罰決定審批表；

11、行政處罰有關(guān)事項(xiàng)審批表；

12、案件來源登記表（投訴、申訴、舉報(bào)等案源材料）；

13、指定管轄通知書；

14、案件移送函；

15、現(xiàn)場筆錄；

16、抽樣取證記錄；

17、委托鑒定書；

18、詢問通知書；

19、協(xié)助調(diào)查函；

20、檢查建議書；

21、證據(jù)證明單；

22、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（或抄件）；

23、當(dāng)事人身份證（或戶口?。?fù)印件（或抄件）；

24、行政處罰案件授權(quán)委托書；

25、詢問（調(diào)查）筆錄；

26、鑒定結(jié)論（包括鑒定結(jié)論通知的告知情況）；

27、被委托機(jī)關(guān)調(diào)查情況回復(fù)情況；

28、責(zé)令改正通知書；

29、先行處理物品通知書（后附財(cái)物清單）；

30、行政處罰聽證通知書；

31、行政處罰聽證授權(quán)委托書（后附送達(dá)回證）；

32、聽證筆錄；

33、聽證報(bào)告；

34、先行登記保存證據(jù)通知書（后附財(cái)物清單）；

35、實(shí)施行政強(qiáng)制措施通知書（后附財(cái)物清單）；

36、實(shí)施行政強(qiáng)制措施物品委托保管書（后附財(cái)物清單）；

37、解除行政強(qiáng)制措施通知書（后附財(cái)物清單）；

38、物品處理記錄（包括變賣、拍賣或者價(jià)格鑒定類文書）；

39、分期（延期）繳納罰款申請書；

40、分期（延期）繳納罰款通知書；

41、督辦案件通知書；

42、督辦案件調(diào)查處理結(jié)果；

43、責(zé)令重新審查決定書；

44、行政處理決定糾正決定書；

45、行政處罰案件回訪記錄單；

46、送達(dá)回證（各類依據(jù)法定文書須單獨(dú)送達(dá)的送達(dá)回證）

47、卷底。

（二）需裝訂副卷的，副卷應(yīng)按下列順序裝訂：

1.行政處罰案件案卷封面；

2.卷內(nèi)文件目錄；

3.案件來源登記表（投訴、申訴、舉報(bào)等案源材料）；

4.調(diào)查終結(jié)報(bào)告及其批件；

5.行政處罰決定書（草擬稿）；

6.案件核審表；

7.重大復(fù)雜案件集體討論記錄；

8.聽證報(bào)告；

9.責(zé)令重新審查決定書；

10.行政處理決定糾正決定書；

11.行政處罰案件回訪記錄單；

12.卷底。

上述有關(guān)案件必備材料或者根據(jù)案件特點(diǎn)必備的案卷材料必須入卷。

二、簡易程序行政處罰案卷立卷裝訂要求

（一）每5個(gè)案件裝訂1卷；

（二）每件簡易程序案卷裝訂順序：當(dāng)場處罰決定書、現(xiàn)場檢查與詢問筆錄、當(dāng)事人身份證明、其他證據(jù)材料。

三、行政處罰案卷立卷裝訂基本要求

各辦案部門在行政處罰決定執(zhí)行完畢10個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)及時(shí)將案件材料裝訂成卷（包括一般程序和簡易程序），并依次編寫頁碼。

每一年度末，辦案部門應(yīng)將當(dāng)年的案件裝訂成卷，打印橫式的《行政處罰案卷目錄清單》（序號、當(dāng)事人、案由、處罰文號、罰沒金額、備注）向法制機(jī)構(gòu)進(jìn)行移交，由法制部門暫時(shí)保管，待下一年度一季度，統(tǒng)一交區(qū)局檔案室歸檔保管。

各辦案機(jī)構(gòu)應(yīng)高度重視行政處罰案卷立卷、歸檔工作，嚴(yán)格遵守相應(yīng)的案卷流轉(zhuǎn)、交接、保管等制度，規(guī)范立卷歸檔工作，避免因行政處罰案卷丟失而導(dǎo)致行政訴訟敗訴等事件的發(fā)生。凡未按要求立卷、歸檔造成案卷丟失的，追究負(fù)有責(zé)任的辦案單位負(fù)責(zé)人和辦案人員的責(zé)任。區(qū)局今后每一年度將行政處罰案卷的立卷、歸檔工作納入法制基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作考核內(nèi)容。

二〇一一年十一月十四日

第二篇：9.3.2行政執(zhí)法案卷立卷歸檔規(guī)定

XX局

行政執(zhí)法案卷立卷歸檔規(guī)定

第一條 為加強(qiáng)行政執(zhí)法案件立卷歸檔管理，進(jìn)一步規(guī)范行政執(zhí)法行為，有效的保護(hù)和利用案卷，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合本XX局工作實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的立卷歸檔是指行政處罰和行政強(qiáng)制執(zhí)行程序中產(chǎn)生的各類文字材料、視聽資料、物證（含物證照片）等進(jìn)行歸檔管理。

第三條 行政執(zhí)法案件的立卷工作應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、各負(fù)其責(zé)、集中保管的原則，維護(hù)案件卷宗的完整性和準(zhǔn)確性。

第四條 行政執(zhí)法的立卷歸檔管理要實(shí)行專人負(fù)責(zé)、編號歸檔，備有索引，便于查閱。法制科予以監(jiān)督、檢查。

第五條 案卷要使用XX局統(tǒng)一的卷封、目錄。書寫工具一律采用鋼筆或簽字筆，字跡工整、清晰。卷內(nèi)不得有金屬物，對破損的材料要托裱。案卷應(yīng)采用三孔一線方法裝訂，文字材料不得倒裝、反裝。

第六條 適用簡易程序的案件，由案卷專管人員統(tǒng)一裝訂，可以同一案由多案一卷、每月裝訂，每卷不得超2個(gè)案件。

第七條 適用一般程序、聽證程序、行政強(qiáng)制執(zhí)行程序的案件，在案件辦結(jié)后五日內(nèi)將案卷初步整理后交XX局辦公室案卷專管人員進(jìn)行整理和立卷。一案一卷。

第八條 涉及不宜公開的案件討論記錄、行政處分建議書、證明材料的等，應(yīng)另行裝訂成副卷。

第九條 案卷保管期限一般為五年，重大案件長期或永久保存。

第十條 案卷立卷歸檔后，任何人不得私自增加或者抽取案件材料，禁止涂改、偽造、銷毀案卷。擅自涂改、偽造案卷或丟失案卷的，由XX局根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分。

第十一條 未經(jīng)XX局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得借閱案卷。

第十二條 適用簡易程序的行政處罰案件裝訂順序：

1、卷宗封面；

2、卷宗目錄；

3、行政執(zhí)法委托書復(fù)印件：

4、執(zhí)法人員所持行政執(zhí)法證復(fù)印件；

5、當(dāng)場行政處罰決定書及送達(dá)回證；

6、當(dāng)事人繳納罰款的單據(jù)；

7、卷內(nèi)備考表。

第十三條 適用一般程序的行政處罰案件裝訂順序：

1、卷宗封面;

2、卷宗目錄；

3、行政執(zhí)法委托書復(fù)印件；

4、執(zhí)法人員所持行政執(zhí)法證復(fù)印件；

5、當(dāng)事人身份證明、四鄰協(xié)議；

6、法人身份證明或委托辦理的證明及相關(guān)證照；

7、出示相關(guān)審批手續(xù)的通知書；

8、責(zé)令停止違法行為通知書及送達(dá)回證；

9、案件立案審批表；

10、調(diào)查詢問筆錄；

11、現(xiàn)場勘驗(yàn)筆錄；

12、行政處罰事先告知書及及送達(dá)回證；

13、行政處罰聽證權(quán)利告知書及送達(dá)回證；

14、案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；

15、案件處理審批表、撤銷案件審批表；

16、行政處罰決定書及送達(dá)回證；

17、當(dāng)事人申請復(fù)議、提起訴訟的相關(guān)材料及最終裁決文書；

18、強(qiáng)制執(zhí)行申請書；

19、當(dāng)事人繳納罰款單據(jù)； 20、案件結(jié)案審批表；

21、結(jié)案報(bào)告；

22、當(dāng)事人所提供的平面圖、土地證等材料。第十四條 適用行政強(qiáng)制執(zhí)行程序的案件裝訂順序：

1、卷宗封面；

2、卷宗目錄；

3、違章告知限期改正通知書及送達(dá)回證；

4、案件立案審批表；

5、現(xiàn)場勘驗(yàn)筆錄；

6、強(qiáng)制執(zhí)行現(xiàn)場視聽資料或物證照片；

7、結(jié)案審批表；

第十六條 本辦法由XX局法制科負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行。

主題詞：行政執(zhí)法

立卷

歸檔規(guī)定

XX局 2011年4月15日

（共印20份）

第三篇：臨沂市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局關(guān)于印發(fā)《臨沂市安監(jiān)系統(tǒng)安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度》的通知

臨安監(jiān)發(fā)〔2016〕46號

臨沂市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局

關(guān)于印發(fā)《臨沂市安監(jiān)系統(tǒng)安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度》的通知

各縣區(qū)安監(jiān)局，各開發(fā)區(qū)安監(jiān)局，蒙山旅游區(qū)安監(jiān)局： 為加強(qiáng)和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰案卷管理，提高執(zhí)法監(jiān)察工作質(zhì)量，市安監(jiān)局研究制定了《臨沂市安監(jiān)系統(tǒng)安全生產(chǎn)行政處罰案卷立卷歸檔管理制度》，現(xiàn)印發(fā)給你們。請結(jié)合本地實(shí)際，認(rèn)真貫徹落實(shí)。

臨沂市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局

2016年5月12日

（四）送達(dá)回執(zhí)；

（五）立案審批表；

（六）罰款收據(jù)；

（七）結(jié)案審批表；

（八）現(xiàn)場檢查記錄、詢問筆錄及相關(guān)證據(jù)。

第八條 適用一般程序作出的行政處罰案卷材料排列順序?yàn)椋?/p>

（一）正卷

1.案卷封面（注明正卷）； 2.卷內(nèi)目錄； 3.行政處罰決定書； 4.送達(dá)回執(zhí)；

5.案件處理呈批表（決定）； 6.立案審批表；

7.行政處罰集體討論記錄； 8.行政處罰告知書； 9.聽證告知書；

10.案件處理呈批表（告知）； 11.罰款催繳通知書； 12.延期繳納罰款審批表； 13.延期繳納罰款批準(zhǔn)書； 14.強(qiáng)制執(zhí)行申請書； 15.罰款收據(jù)； 16.案件移送審批表； 17.案件移送書；

18.結(jié)案審批表；

19.對當(dāng)事人制發(fā)的其他法律文書（按照制發(fā)日期先后排列）；

20.證據(jù)材料：

（1）現(xiàn)場檢查記錄（初次）；（2）責(zé)令限期整改指令書；（3）現(xiàn)場檢查記錄（復(fù)查）；（4）整改復(fù)查意見書；（5）現(xiàn)場處理措施決定書；（6）強(qiáng)制措施決定書；（7）詢問通知書；

（8）詢問筆錄（附被調(diào)查和被詢問人的身份證明、授權(quán)委托書、委托人的身份證明）；

（9）企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人代表（企業(yè)負(fù)責(zé)人）及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料；

（10）當(dāng)事人陳述；（11）證人證言；

（12）鑒定結(jié)論（包括委托鑒定書、鑒定機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明、鑒定報(bào)告、抽樣取證記錄等）；

（13）有關(guān)書證（包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）；

（14）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場照片、實(shí)物照片等）；（15）視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）；

（16）勘驗(yàn)筆錄；

及安全管理人員培訓(xùn)合格證書、相關(guān)人員任職文件等證明材料；

（8）當(dāng)事人陳述；（9）證人證言；

（10）有關(guān)書證（包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）；

（11）有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場照片、實(shí)物照片等）；（12）視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）；

（13）勘驗(yàn)筆錄；（14）其他證據(jù)材料。

24.查封、扣押財(cái)物處理憑證（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）；

25.案件處理過程中形成的應(yīng)歸檔并可以公開的其他材料;26.備考表。

（二）副卷

1.案卷封面（注明副卷）； 2.卷內(nèi)目錄；

3.案源材料（包括檢舉材料、申訴材料、控告材料、監(jiān)督檢查報(bào)告、上級機(jī)關(guān)交辦或者有關(guān)部門移送的材料；頁碼起始頁）；

4.安監(jiān)部門檢查事故單位整改落實(shí)情況報(bào)告； 5.事故單位落實(shí)防范和整改措施的情況報(bào)告； 6.組成事故調(diào)查組通知； 7.調(diào)查組成員名單及簽字；

8.技術(shù)鑒定報(bào)告（含技術(shù)專家組名單及簽字）； 9.事故單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等主體證明材料；

10.傷亡者基本情況及相關(guān)醫(yī)學(xué)病理證明（含身份、勞動關(guān)系、收入等）；

11.調(diào)查詢問筆錄（被詢問人的身份證明材料附后，包括被詢問人的身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書、委托人的身份證復(fù)印件）;12.當(dāng)事人陳述;13.證人證言;14.鑒定結(jié)論（包括鑒定委托書、鑒定機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證明、鑒定報(bào)告、抽樣取證記錄等）;15.有關(guān)書證（包括帳冊復(fù)印件、原始憑證及圖片、合同、協(xié)議、票據(jù)復(fù)印件等）;16.有關(guān)物證（包括實(shí)物、現(xiàn)場照片、實(shí)物照片等）;17.視聽資料、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)（包括制作人、證明對象、證明內(nèi)容等說明）;18.勘驗(yàn)筆錄;19.其他證據(jù)材料（與案件定性有關(guān)聯(lián)、具有證明力的其他證據(jù)材料）;20.財(cái)物處理單據(jù)（轉(zhuǎn)退還財(cái)物清單、當(dāng)事人收回財(cái)物收據(jù)）;21.事故調(diào)查組內(nèi)部討論記錄及簽名； 22.其他事故調(diào)查組成員單位意見； 23.事故善后處理情況；

24.其他需要搜集整理入卷材料； 25.備考表。

四、案卷材料填寫要求

第十條 行政執(zhí)法案卷內(nèi)所有執(zhí)法文書應(yīng)統(tǒng)一使用國家安

第十二條 卷內(nèi)目錄內(nèi)容包括序號、文件名稱及編號、日期、頁號、備注五項(xiàng)。

序號即卷內(nèi)文件的編號，以整份文件材料為單位，一文一號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字排列填寫。

文件名稱及編號應(yīng)當(dāng)填寫文件材料全稱及文件編號，無編號的文件應(yīng)填寫制發(fā)或者提供該文件的法人組織和個(gè)人名稱。

日期應(yīng)當(dāng)填寫文件材料制成或印發(fā)的日期。

頁號即卷內(nèi)文件所在之頁的頁碼，填寫每份文件的起止頁碼。

備注根據(jù)需要填寫文件說明事項(xiàng),如復(fù)印件。

卷內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)填寫真實(shí)、全面、客觀，與卷內(nèi)材料相符；無簽字以及行文日期等材料，應(yīng)考證補(bǔ)充清楚再填寫。

第十三條 卷內(nèi)備考表是填寫該卷有需要加以說明與解釋的情況，包括：盒內(nèi)文件情況說明（如卷內(nèi)材料件數(shù)、頁數(shù)；卷內(nèi)文件是否完整，有無破損；是否有重要價(jià)值或特別意義的文件等）；整理人（由檔案整理者簽名）；檢查人（由案卷質(zhì)量審核者簽名）；日期（由檢查人填寫）。

卷內(nèi)備考表放臵于案卷末頁。

第十四條 案卷封面、目錄、備考表一律采取打印制作。

五、案卷材料的整理

第十五條 整理完畢的案卷，質(zhì)量應(yīng)符合下列標(biāo)準(zhǔn)： 文件材料齊全完整；排列分類系統(tǒng)條理；書寫標(biāo)記整齊規(guī)范；裝訂折疊美觀簡潔。

第十六條

按照“誰辦案、誰立卷”的原則，從調(diào)查或者立

案之日起，承辦人員就應(yīng)當(dāng)開始系統(tǒng)收集有關(guān)文書，做好立卷的前期準(zhǔn)備。承辦人員應(yīng)當(dāng)自案件辦結(jié)之日起15日內(nèi)立卷完畢。

第十七條

在行政處罰決定發(fā)生法律效力后，當(dāng)事人提起行政復(fù)議或者行政訴訟形成的檔案，可以合并入原案卷保管，或者另立附卷保管。

第十八條 案卷文書材料一般應(yīng)使用打印的文書原件，尺寸規(guī)格為A4型紙；不能使用文書原件的，可使用與原件核對無誤的A4型紙張復(fù)印件，并注明出處及加蓋文書原件保管單位公章。

第十九條 案卷材料確需手工填寫的，不得使用不耐久字跡材料書寫，應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或墨汁書寫，字體工整、清晰。文書材料有涂改的應(yīng)更換修正后的文書原件，不能更換的，應(yīng)由相關(guān)人員在涂改處按指印確認(rèn)。

第二十條 案卷文書材料整理應(yīng)注意下列事項(xiàng)：

（一）照片與破損、字跡模糊或容易褪色的鉛筆、圓珠筆等文書材料以及紙張較小、輕薄的文書應(yīng)復(fù)印或托裱，復(fù)印件應(yīng)臵于原件前面；

（二）大于A4型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)折疊，小于A4型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的紙張應(yīng)托裱；

（三）案卷裝訂不得覆蓋住字跡或圖表畫面；

（四）需要附卷保存的信封，要打開展平加貼襯紙,并保留郵票、郵戳；

（五）文書材料上的金屬物必須剔除，以防銹蝕；

（六）案卷裝訂應(yīng)當(dāng)采取線裝，加蓋檔號章。

314的非事故案件的保存期限為30年；經(jīng)部門負(fù)責(zé)人集體討論決定的非事故案件、所有事故案件、具有典型意義的案件、有本級人民政府領(lǐng)導(dǎo)或者上級領(lǐng)導(dǎo)批示的案件、涉及國家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私的案件的保存期限為永久。

第二十九條

按照國家規(guī)定的檔案銷毀標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)執(zhí)法監(jiān)察負(fù)責(zé)人鑒定后，書面報(bào)主要負(fù)責(zé)人審批，填寫案卷銷毀登記表，由兩人以上（一名銷毀人、一名監(jiān)督人）負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀登記表上簽名，嚴(yán)禁把銷毀的檔案出售給任何單位和個(gè)人。銷毀檔案的請示報(bào)告和銷毀登記表應(yīng)立卷存檔。

八

附則

第三十條

本制度屬于臨沂市安監(jiān)系統(tǒng)的執(zhí)法監(jiān)察工作規(guī)范，用于指導(dǎo)和規(guī)范全市安全生產(chǎn)行政處罰工作，涉及相關(guān)法律問題處理上以上位法為準(zhǔn)。國家、省對實(shí)施行政處罰及法律文書制作另有明確規(guī)定的，從其規(guī)定。

第三十一條

本制度由臨沂市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局負(fù)責(zé)解釋。

第三十二條

本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

(信息公開形式：主動公開)臨沂市安全生產(chǎn)監(jiān)督管理局辦公室

2016年5月12日印發(fā)

第四篇：食品藥品監(jiān)督行政處罰文書立卷歸檔制度

**縣食品藥品監(jiān)督管理局

食品藥品監(jiān)督行政處罰文書立卷歸檔制度

一、總 則

第一條 食品藥品監(jiān)督行政處罰文書，是實(shí)施行政處罰活動的真實(shí)記錄，反映了食品藥品監(jiān)督行政機(jī)關(guān)執(zhí)行食品藥品監(jiān)督管理法律法規(guī)等部門法律和行政處罰法等基礎(chǔ)法律的基本職能，必須嚴(yán)格按照食品藥品監(jiān)督行政處罰文書立卷的要求，做好立卷歸檔工作。

第二條 食品藥品監(jiān)督行政處罰文書，根據(jù)案件辦理、適用程序，堅(jiān)持一案一號的原則，單獨(dú)立卷。一個(gè)案件從收案、結(jié)案到歸檔保管以及所有的法律文書和公文、函電，都使用收案時(shí)編定的案號。聽證的案件另行編號。

第三條 食品藥品監(jiān)督行政處罰文書，必須用鋼筆或碳素筆書寫、簽發(fā)，由經(jīng)辦案件的股室負(fù)責(zé)整理立卷歸檔，歸檔前由案件主要承辦人負(fù)責(zé)立卷質(zhì)量的檢查。

二、材料的收集

第四條 食品藥品監(jiān)督行政處罰收案以后，案件承辦人員應(yīng)立即著手收集本案有關(guān)的各種文書材料。在案件辦結(jié)以后，要認(rèn)真檢查全案的文書材料是否收集齊全，發(fā)現(xiàn)法律手續(xù)不完備的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救，去掉與本案無關(guān)的材料，再行排列整理。

第五條 卷內(nèi)各種文書材料，一般只保存一份，重份的文書材料一律剔除。多余的處罰決定書，以備日后查考，可將其夾在已裝訂好的卷內(nèi)。

第六條 具有下列情況之一的來信，可以不立卷歸檔。(1)不屬食品藥品監(jiān)督行政處罰范圍，歸口交辦的人民來信;(2)答復(fù)

來信來訪人向有關(guān)部門投訴的信件或記錄;(3)詢問一般法律手續(xù)問題的來信來訪;(4)沒有參考價(jià)值的信封;(5)內(nèi)容、地址不清的申訴信件;(6)確系精神病人的來信。上述各項(xiàng)由相關(guān)業(yè)務(wù)部門處理。

三、材料的排列

第七條 行政處罰文書材料的排列順序，總的要求是，內(nèi)部程序性文書按照倒序進(jìn)行排列，證據(jù)性文書按照行政處罰程序的客觀進(jìn)程形成文書的時(shí)間自然順序進(jìn)行排列。

第八條 簡易程序行政處罰文書材料的排列順序：(1)卷宗封面；(2)卷內(nèi)目錄；(3)處罰決定書；(4)現(xiàn)場檢查筆錄、檢驗(yàn)報(bào)告書、調(diào)查筆錄等證據(jù)材料(按時(shí)間順序排列)；(5)行政處罰結(jié)案報(bào)告；(6)罰款上繳收據(jù)復(fù)印件；(7)備考表；(8)卷底。

第九條 一般程序行政處罰文書材料的排列順序：(1)卷宗封面；(2)卷內(nèi)目錄；(3)處罰決定書(含沒收物品憑證及清單)；

(4)行政處罰審批表；(5)案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；(6)重大案件集體討論記錄；(7)案件合議記錄；(8)舉報(bào)登記表或案件移送書；(9)立案申請表；(10)現(xiàn)場檢查筆錄、檢驗(yàn)報(bào)告書等證據(jù)材料(按時(shí)間順序排列)；(11)先行登記保存物品審批表；(12)先行登記保存物品通知書；(13)先行登記保存物品清單；(14)查封扣押物品審批表；(15)查封扣押物品通知書(包括已經(jīng)或可能危害人體健康的證據(jù))；(16)查封扣押物品清單；(17)行政處理通知書；(18)調(diào)查筆錄等證據(jù)材料；(19)解除先行登記保存物品通知書；(20)解除查封扣押物品通知書；(21)行政處罰事先告知書；(22)陳述申辯筆錄(或者陳述申辯材料)；(23)送達(dá)回證；(24)沒收物品處理審批表；(25)沒收物品處理清單；(26)延期繳納罰沒款審批表(延期繳納罰沒款申請書)；(27)行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書(法院

裁定書及相關(guān)執(zhí)行文件)；(28)行政處罰結(jié)案報(bào)告；(29)罰沒款上繳收據(jù)復(fù)印件；(30)備考表；(31)卷底。

第十條 行政處罰聽證程序案件文書材料的排列順序：(1)卷宗封面；(2)卷內(nèi)目錄；(3)處罰決定書(含沒收物品憑證及清單)；(4)行政處罰審批表；(5)聽證意見書；(6)聽證筆錄；(7)聽證告知書；(8)聽證申請書；(9)聽證通知書；(10)聽證人員組成審批表；(11)案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；(12)重大案件集體討論記錄、案件合議記錄；(13)舉報(bào)登記表或案件移送書；(14)立案申請表；

(15)現(xiàn)場檢查筆錄、檢驗(yàn)報(bào)告書等證據(jù)材料；(16)先行登記保存物品審批表；(17)先行登記保存物品通知書；(18)先行登記保存物品清單；(19)查封扣押物品審批表；(20)查封扣押物品通知書(包括已經(jīng)或可能危害人體健康的證據(jù))；(21)查封扣押物品清單；(22)行政處理通知書；(23)調(diào)查筆錄等證據(jù)材料；(24)解除先行登記保存物品通知書；(25)解除查封扣押物品通知書；(26)行政處罰事先告知書；(27)陳述申辯筆錄；(28)送達(dá)回證；(29)沒收物品處理審批表；(30)沒收物品處理清單；(31)延期繳納罰沒款審批表；(32)行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書；(33)行政處罰結(jié)案報(bào)告；(34)罰沒款上繳收據(jù)復(fù)印件；(35)備考表；(36)卷底。

第十一條 本辦法第八條、第九條、第十條的規(guī)定中沒有列舉的法律文書材料，可以根據(jù)實(shí)際情況，按形成的順序排列。

第十二條 行政處罰案件文書材料為一卷裝訂，不分立正

卷、副卷。但是，案件合議記錄、重大案件集體討論記錄、行政處罰決定書審批表等內(nèi)部形成的材料，未經(jīng)局長批準(zhǔn)不得向當(dāng)事人及其委托代理人提供。

四、立卷編目

第十三條 一個(gè)案件的文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，要逐張編

號。卷宗封面、卷內(nèi)目錄、卷底、備考表不編頁碼。頁碼編在右上角，一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字。字體要整齊、清楚。

第十四條 卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)文書材料排列順序逐件填寫，標(biāo)明起止頁碼，字跡要工整、清晰。

第十五條 卷宗封面所列的各個(gè)項(xiàng)目，用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫齊全，書寫工整。其中結(jié)案日期填寫處罰決定履行完畢日期。

五、卷宗裝訂

第十六條 裝訂前要做好處罰文書材料的檢查。對破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過小的書寫材料，可加貼襯紙。紙張大于卷面的材料，按卷宗大小折疊整齊。對字跡難以辨認(rèn)的材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。外文材料應(yīng)當(dāng)譯成中文附在后面。藥品包裝等原始證據(jù)材料，加貼襯紙，展開平放，并有當(dāng)事人簽字。需要附卷的信封要打開平放，郵票不要起掉。材料上的全部金屬物都要剔除干凈。

第十七條 一個(gè)案件的文書材料，每卷以二百張為限，超過時(shí)應(yīng)按形成的順序分冊訂卷。

第十八條 卷宗必須用線繩三眼至五眼裝訂牢固，不要漏

訂。長度應(yīng)在十八公分左右。

第十九條 卷宗裝訂以后，應(yīng)檢查文件材料有無漏訂現(xiàn)象，然后在卷底裝訂線上貼上封紙，并用案件承辦人員名章加蓋騎縫。

六、歸 檔

第二十條 案件結(jié)案以后應(yīng)在一個(gè)季度內(nèi)歸檔。凡立卷不符合規(guī)定要求的，應(yīng)重新整理。提出保管期限意見后，向本機(jī)關(guān)檔案管理部門移交，并辦好交接手續(xù)。

第二十一條 歸檔的錄音帶、錄像帶、影片等聲像檔案，應(yīng)在每盤上注明當(dāng)事人的姓名、案由、案號，承辦單位、錄制人、錄制時(shí)間、錄制內(nèi)容，并按形成順序，逐盤登記造冊歸檔。

第二十二條 歸檔的證物，凡是能夠附卷保存的，應(yīng)裝訂入卷。不能附卷保存的，可拍照附卷，證物另行保管，待訴訟期滿后，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可將不能附卷保存的證物銷毀或處理。

第二十三條 已歸檔的行政處罰卷宗，不得從卷內(nèi)抽取材

料。需要增添文書材料時(shí)，必須征得檔案管理人員同意，按立卷要求辦理，以保證卷宗的質(zhì)量。

第五篇：河南省行政執(zhí)法案卷立卷規(guī)范

河南省行政執(zhí)法案卷立卷規(guī)范

第一條 為規(guī)范行政執(zhí)法案卷立卷工作，加強(qiáng)行政執(zhí)法案卷管理，根據(jù)《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國行政許可法》、《中華人民共和國行政強(qiáng)制法》、《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本規(guī)范。

第二條 本規(guī)范所稱行政執(zhí)法案卷，是指行政執(zhí)法機(jī)關(guān)在行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制等行政執(zhí)法活動中形成或收集的行政執(zhí)法文書、證據(jù)等，經(jīng)整理歸檔形成的卷宗材料。

行政執(zhí)法案卷介質(zhì)形式可采用紙質(zhì)介質(zhì)或電子介質(zhì)。國家和省有關(guān)規(guī)定對介質(zhì)形式有明確要求的，從其規(guī)定。

第三條 各級行政執(zhí)法機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)范要求，及時(shí)對行政執(zhí)法案卷進(jìn)行整理、立卷，并定期歸檔。法律、法規(guī)、規(guī)章或國務(wù)院有關(guān)部門對行政執(zhí)法案卷管理另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

行政執(zhí)法信息系統(tǒng)形成的電子行政執(zhí)法材料，包括行政執(zhí)法文書的電子文本、電子證據(jù)、視聽資料，以及執(zhí)法過程中同步數(shù)字化產(chǎn)生的紙質(zhì)行政執(zhí)法文書材料的電子版本等，應(yīng)當(dāng)即時(shí)歸檔或與紙質(zhì)行政執(zhí)法文書材料同步歸檔。

第四條 行政執(zhí)法案件承辦人應(yīng)當(dāng)收集、核查、整理案件的行政執(zhí)法文書、證據(jù)等材料，對案卷制作的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)責(zé)。

第五條 行政執(zhí)法案卷一般應(yīng)當(dāng)一案一卷。材料頁碼超過200頁的，也可以一案數(shù)卷。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的案件，可分為正卷和副卷；依法不能公開的案件材料裝入副卷。

適用簡易程序或者文書材料較少的執(zhí)法活動，可以按照類別、事由、時(shí)間等分類，分別合并立卷。

第六條 行政執(zhí)法過程中采取書面形式實(shí)施行政指導(dǎo)的，可以根據(jù)不同情形或本地、本系統(tǒng)實(shí)際選擇相應(yīng)的立卷、歸檔方式。

行政指導(dǎo)方式單一的，可裝入行政執(zhí)法案卷正卷；實(shí)施多種方式進(jìn)行綜合指導(dǎo)的，可裝入行政執(zhí)法案卷副卷；對不特定行政相對人實(shí)施的行政指導(dǎo)或?qū)μ囟ㄐ姓鄬θ水a(chǎn)生重大影響的行政指導(dǎo)可以單獨(dú)立卷。

第七條 行政許可案卷。行政執(zhí)法機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)自行政許可事項(xiàng)辦理完畢之日起20個(gè)工作日內(nèi)，將下列行政許可文書、證據(jù)及其他相關(guān)材料立卷歸檔：

（一）準(zhǔn)予（不予）行政許可決定書、行政許可不予受理（延續(xù)、不準(zhǔn)予延續(xù)、變更、不準(zhǔn)予變更、撤回、撤銷、注銷）決定書；

（二）行政許可送達(dá)（領(lǐng)取）回證；

（三）行政許可申請書；

（四）行政許可申請材料補(bǔ)正告知書；

（五）行政許可申請材料（含身份證明、授權(quán)委托書等）；

（六）行政許可受理（不予受理）審批表；

（七）行政許可受理通知書；

（八）行政許可權(quán)利告知書；

（九）陳述（申辯）筆錄；

（十）行政許可聽證公告；

（十一）行政許可聽證申請書；

（十二）行政許可聽證通知書；

（十三）行政許可聽證筆錄；

（十四）行政許可核查（勘驗(yàn)）筆錄；

（十五）重大行政許可法制審核意見書；（十六）行政許可延期決定審批表；（十七）行政許可延期決定通知書；

（十八）行政許可決定（延續(xù)、變更、撤回/撤銷/注銷）審批表；

（十九）檢驗(yàn)（檢測、檢疫、鑒定、評審等）委托書；（二十）檢驗(yàn)（檢測、檢疫）結(jié)果、專家評審（鑒定）意見；

（二十一）行政許可收費(fèi)憑據(jù)；

（二十二）行政許可辦結(jié)報(bào)告；

（二十三）行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件；

（二十四）其他文書、證據(jù)等材料。

第八條 行政處罰案卷。行政執(zhí)法機(jī)關(guān)按照一般程序?qū)嵤┬姓幜P的，應(yīng)當(dāng)自案件辦理完畢之日起20個(gè)工作日內(nèi)，將下列行政處罰文書、證據(jù)及其他相關(guān)材料立卷歸檔:

（一）行政處罰決定書；

（二）行政處罰文書送達(dá)回證；

（三）舉報(bào)（投訴）案件登記表；

（四）行政處罰案件立案審批表；

（五）詢問筆錄；

（六）現(xiàn)場檢查（勘驗(yàn)）筆錄；

（七）相關(guān)證據(jù)（書證、物證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)的文字說明或者截圖、證人證言等）；

（八）責(zé)令（限期）改正通知書；

（九）整改情況材料；

（十）抽樣取證審批表 ；

（十一）抽樣取證通知書 ；

（十二）抽樣取證物品處理通知書；

（十三）先行登記保存證據(jù)審批表；

（十四）先行登記保存證據(jù)通知書；

（十五）先行登記保存證據(jù)物品處理通知書；（十六）查封、扣押等行政強(qiáng)制措施材料；（十七）鑒定委托書；（十八）鑒定結(jié)論；

（十九）案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告；

（二十）重大復(fù)雜案件集體討論筆錄；（二十一）行政處罰審批表；（二十二）行政處罰事先告知書；

（二十三）行政處罰文書（事先告知書）送達(dá)回證；（二十四）陳述（申辯）筆錄；（二十五）行政處罰聽證告知書；（二十六）行政處罰聽證申請書；（二十七）行政處罰聽證通知書；（二十八）行政處罰聽證筆錄；（二十九）行政處罰決定審批表；（三十）案件移送函；

（三十一）當(dāng)事人延期、分期繳納罰款申請；（三十二）行政處罰延期（分期）繳納罰款審批表；（三十三）罰沒物品處理記錄；（三十四）執(zhí)行情況相關(guān)憑證；（三十五）行政處罰案件結(jié)案審批表；

（三十六）行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)

印件；

（三十七）其他文書、證據(jù)等材料。

行政執(zhí)法機(jī)關(guān)按照簡易程序?qū)嵤┬姓幜P的，應(yīng)當(dāng)自案件辦理完畢之日起5個(gè)工作日內(nèi)，將當(dāng)場行政處罰決定書、執(zhí)行情況相關(guān)憑證及其他相關(guān)材料立卷歸檔。

前兩款所稱行政處罰案件辦理完畢，包括當(dāng)事人已履行行政處罰決定、涉嫌犯罪案件已依法向公安機(jī)關(guān)移送、有行政強(qiáng)制執(zhí)行權(quán)的行政執(zhí)法機(jī)關(guān)已強(qiáng)制執(zhí)行完畢、已依法申請人民法院強(qiáng)制執(zhí)行等情形。

第九條 行政強(qiáng)制案卷。行政執(zhí)法機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)自行政強(qiáng)制事項(xiàng)辦理完畢之日起20個(gè)工作日內(nèi)，將下列行政強(qiáng)制文書、證據(jù)及其他相關(guān)材料立卷歸檔：

（一）查封（扣押）類：查封（扣押）決定書、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制措施及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、行政強(qiáng)制措施現(xiàn)場筆錄、重大行政強(qiáng)制決定法制審核意見書、延長查封（扣押）期限決定書、檢測（檢驗(yàn)、檢疫、技術(shù)鑒定）期限告知書、查封（扣押）財(cái)物處理決定書、行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件、其他文書、證據(jù)等材料；

（二）凍結(jié)存款、匯款類：凍結(jié)存款（匯款）決定書、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制措施及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、行政強(qiáng)制措施現(xiàn)場筆錄、重大行政強(qiáng)制決定法制審核意見書、凍結(jié)存款（匯款）通知書、延長凍結(jié)存款（匯款）期限決定書、延

長凍結(jié)存款（匯款）期限通知書、解除凍結(jié)存款（匯款）決定書、解除凍結(jié)存款（匯款）通知書、行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件、其他文書、證據(jù)等材料；

（三）其他行政強(qiáng)制措施類：其他行政強(qiáng)制措施決定書、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制措施及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、行政強(qiáng)制措施現(xiàn)場筆錄、重大行政強(qiáng)制決定法制審核意見書、解除行政強(qiáng)制措施決定書、行政強(qiáng)制措施物品移送告知書、行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件、其他文書、證據(jù)等材料；

（四）行政強(qiáng)制執(zhí)行（一般）類：行政強(qiáng)制執(zhí)行決定書、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制執(zhí)行及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、催告書、陳述（申辯）筆錄、行政強(qiáng)制拆除公告、行政強(qiáng)制執(zhí)行現(xiàn)場筆錄、中止強(qiáng)制執(zhí)行決定書、終結(jié)強(qiáng)制執(zhí)行決定書、恢復(fù)強(qiáng)制執(zhí)行通知書、執(zhí)行協(xié)議、行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件、其他文書、證據(jù)等材料；

（五）行政強(qiáng)制執(zhí)行（金錢給付）類：劃撥存款（匯款）決定書、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制執(zhí)行及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、催告書、陳述（申辯）筆錄、劃撥存款（匯款）通知書、行政強(qiáng)制執(zhí)行現(xiàn)場筆錄、中止強(qiáng)制執(zhí)行決定書、終結(jié)強(qiáng)制執(zhí)行決定書、恢復(fù)強(qiáng)制執(zhí)行通知書、執(zhí)行協(xié)議、行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件、其他文書、證據(jù)等材料；

（六）行政強(qiáng)制執(zhí)行（代履行）類：代履行決定書、送

達(dá)回證、行政強(qiáng)制執(zhí)行及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、催告書、陳述（申辯）筆錄、立即代履行事后通知書、行政強(qiáng)制執(zhí)行現(xiàn)場筆錄、中止強(qiáng)制執(zhí)行決定書、終結(jié)強(qiáng)制執(zhí)行決定書、恢復(fù)強(qiáng)制執(zhí)行通知書、執(zhí)行協(xié)議、行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件、其他文書、證據(jù)等材料；

（七）行政強(qiáng)制執(zhí)行（申請法院執(zhí)行）類：強(qiáng)制執(zhí)行申請書、送達(dá)回證、行政強(qiáng)制執(zhí)行及相關(guān)事項(xiàng)內(nèi)部審批表、催告書、當(dāng)事人陳述（申辯）意見、法院裁定文書、行政執(zhí)法人員所持《河南省行政執(zhí)法證》復(fù)印件、其他文書、證據(jù)等材料。

行政處罰過程中的行政強(qiáng)制措施或者行政強(qiáng)制執(zhí)行文書等材料可以歸入行政處罰案卷，不單獨(dú)立卷。

第十條 行政執(zhí)法案卷歸檔應(yīng)當(dāng)將行政執(zhí)法決定書和送達(dá)回證排列在前，其他行政執(zhí)法文書、證據(jù)等材料按照行政執(zhí)法程序和形成時(shí)間，兼顧行政執(zhí)法文書、證據(jù)等材料之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行排列。

行政執(zhí)法案卷目錄應(yīng)當(dāng)按照卷內(nèi)行政執(zhí)法文書、證據(jù)等材料排列順序，標(biāo)明序號和頁碼，逐份登記，編排于案卷封面之后。每份行政執(zhí)法文書、證據(jù)等材料只能編排同一個(gè)順序號。

第十一條 行政執(zhí)法案卷宜采用軟卷皮裝訂。入卷的行政執(zhí)法文書、證據(jù)及其他相關(guān)材料應(yīng)當(dāng)保留原件；原件確實(shí)

無法入卷的，可以保存復(fù)印件，但應(yīng)當(dāng)與原件進(jìn)行核對，標(biāo)明“經(jīng)核對與原件無誤”，注明來源、日期，并由核對人簽名或者蓋章。

凡能附卷保存的證物均應(yīng)當(dāng)入卷。不能附卷保存的證物應(yīng)當(dāng)在案卷內(nèi)注明名稱、內(nèi)容、數(shù)量、來源、特征、提取時(shí)間、存放地點(diǎn)等。不宜保存的證物，應(yīng)當(dāng)拍照附卷。

第十二條 行政執(zhí)法案卷的卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)按照排列順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編頁碼。凡有文字的頁面都應(yīng)當(dāng)編頁碼，頁碼的位置正面在右上角，反面在左上角。一本案卷編一個(gè)流水頁碼。案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷底不編頁碼。

第十三條 行政執(zhí)法案卷的保管期限按照檔案法和檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十四條 行政確認(rèn)、行政裁決、行政征收、行政給付、行政裁決等案卷的立卷歸檔工作，可以參照本規(guī)范執(zhí)行。

第十五條 本規(guī)范自2017年8月1日起施行。