第一篇：檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

一、檔案接收

檔案接收概述：

檔案接收是數(shù)字化加工流程的第一步。為了保證檔案接收過程中，檔案數(shù)目無誤，檔案實(shí)體的安全，接收時要對檔案資料進(jìn)行詳細(xì)登記，建立電子/紙質(zhì)接收登記和入庫登記本，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，對所接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對、檢查，與客戶進(jìn)行書面交接并簽字確認(rèn)。

實(shí)體記錄：檔案的物理位置（庫排架位置）、檔案的數(shù)量，檔案年代、全宗號、案卷號、目錄號、檔號、存放箱號等信息。

針對接收檔案形成檔案管理臺賬，保持檔案的完整性。

準(zhǔn)備檔案箱，按批次接收檔案，并填寫記錄清單，雙方簽字確認(rèn)。質(zhì)量管理措施：根據(jù)用戶的電子或紙質(zhì)的檔案目錄清單與我方的下架接收清單進(jìn)行比對。如發(fā)現(xiàn)有誤，打印出勘誤表由客戶簽字確認(rèn)。

接收客戶檔案的電子目錄文件、光盤等。

二、檔案整理

檔案整理概述：

在圖像掃描數(shù)字化加工之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行基本整理，包括盒內(nèi)文件排序、標(biāo)盒流水號、記錄檔案物理狀況、拆除裝訂物，編寫頁碼、做好前期基本整理工作，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。

檔案整理流程：

1.對每盒檔案的文件順序按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行排列，具體的排列順序由本單位客戶提供標(biāo)準(zhǔn)；

2.盒內(nèi)文件順序排列好后，對每頁檔案進(jìn)行編頁，一盒一個大流水號，采用2B鉛筆統(tǒng)一編在檔案的右上角，背面有字的編在頁面的左上角；

3.檔案拆裝：根據(jù)采購方的檔案分類對檔案進(jìn)行起訂、去除金屬裝訂物，排序的工作，核對檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況（紙張狀況、照片頁、圖表頁），包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類接收清單和出庫登記本，拆訂整理好的檔案用夾子夾起，以防錯亂,裝訂的標(biāo)準(zhǔn)是左對齊、下對齊。

4.檔案修復(fù)：有破損的地方在備考表中注明，對于卷邊或邊緣破損嚴(yán)重的檔案、過于窄小的文件頁，用宣紙?jiān)跈n案四周加邊或接邊，并按照裱補(bǔ)原則，先加長邊，后加短邊；對于多份文件粘連得情況，采用干揭法小心揭開；對于粘連嚴(yán)重、無法分開的則登記，不在分開。

5.對于裝訂成冊、不便拆裝的文件，可直接采用專業(yè)的PS7000不拆卷掃描儀直接掃描。這樣即可以保證不拆除檔案文件，又可以保證圖像的清晰與完整。

6.對整理完成的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，形成“檔案整理記錄清單”，提交客戶，以備查驗(yàn)。7.檔案整理清單表單（整理人、年度、盒號、卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)、破損情況、備注）

三、目錄著錄（案卷目錄、卷內(nèi)目錄）

傳統(tǒng)組卷目錄著錄分為：案卷目錄與卷內(nèi)目錄。簡化組卷目錄著錄分為：卷內(nèi)目錄 案卷目錄與卷內(nèi)目錄簡述：

案卷目錄:要體現(xiàn)出本案卷內(nèi)所有文件的主題，也就是概括本案卷內(nèi)所有文件的中心思想。

卷內(nèi)目錄:與案卷目錄不同，卷內(nèi)目錄要反映的內(nèi)容是每一件的文件

主題。著錄項(xiàng)目: 案卷目錄:年度、檔號、全宗號、目錄號、案卷題名、起止日期、頁數(shù)、件數(shù)、等字段

卷內(nèi)目錄:年度、全宗號、目錄號、檔號、件號、文號、文件題名、文件日期、頁數(shù)、等字段

著錄軟件：著錄軟件著錄方式為兩錄一校。（即兩個人著錄同樣的數(shù)據(jù)，校對時用軟件對比兩個人的數(shù)據(jù)是否一致）

兩錄一校（著錄軟件）： 由于檔案的數(shù)量較多，導(dǎo)致檔案目錄也不斷增加。為了防止在檔案錄入后生成的電子目錄數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)出現(xiàn)不必要的錯誤或不規(guī)范，利用我公司兩錄一校目錄錄入質(zhì)量管理軟件，對檔案錄入進(jìn)行準(zhǔn)確性的質(zhì)檢。即兩個人著錄同一內(nèi)容的目錄，由軟件進(jìn)行自動對比，如有錯誤自動返紅顯示，第三個人與原檔案文件對照進(jìn)行更改。

四、檔案掃描規(guī)范及分工

(1).操作掃描儀人員：

1.檔案掃描：文書檔案采用200分辨率、照片檔案使用600分辨率進(jìn)行掃描（分辨率也稱DPI）,掃描圖像分為彩色儲格式為：JPEG。

2.圖紙掃描：主要分為工程與基建圖紙，掃描圖紙有兩種方式：

a.利用專業(yè)的寬幅圖紙掃描儀對需要掃描的圖紙進(jìn)行加工。

b.利用普通掃描儀對需要掃描的圖紙進(jìn)行多頁掃描，在圖像處理時將多頁圖像拼接，還原為原圖紙樣式。

3.圖像掃描文件夾建立方式從根目錄開始依次為：全宗號-年度、期限、件號。在件號的文件夾內(nèi)保存該件每一頁的掃描圖像。圖像與件號命名：不足5位前面用0補(bǔ)齊，如圖像：00001.jpg、件號：00001。

注意事項(xiàng)：

1.掃描完成后的圖像應(yīng)避免出現(xiàn)掃缺、漏掃、掃重等情況。2.掃描時要將文件放端正、壓平再掃。

3.掃描時適時掌握掀蓋、放紙、拿紙等流程，防止掀蓋過早造成文件掃缺。

4.掃描尺寸分為A4、A3兩種形式，如特殊紙張超出A4掃描范圍，可用A3尺寸進(jìn)行掃描。

5.掃描時仔細(xì)對應(yīng)文件頁碼編排順序，如發(fā)現(xiàn)編錯頁、編漏頁等情況，及時交給整改人員進(jìn)行修改。

6.掃描完成后的電子圖像要放在與檔案實(shí)體檔號相對應(yīng)的文件夾內(nèi)進(jìn)行存儲，文件夾內(nèi)的圖像絕不能有“張冠李戴”的現(xiàn)象產(chǎn)生。

(2)圖像處理人員： 圖像處理概述：圖像處理主要是針對掃描完成后的電子圖像進(jìn)行加工處理，利用圖像處理軟件可對掃描后的電子圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、裁切、去躁等處理，還具有局部加粗、減淡等功能，處理完成后的圖像要求居中、清晰、端正，無其它干擾信息。

1.圖像處理時要求保留頁面全部內(nèi)容(包括頁面內(nèi)容與頁碼)。2.每一頁圖像都需要旋轉(zhuǎn)為正常閱讀視角。

3.對角度傾斜的圖像進(jìn)行糾斜，糾正后即可進(jìn)行下一步操作(不能影響圖像清晰度)。對角度傾斜且需要旋轉(zhuǎn)的圖像進(jìn)行操作時，要先糾斜后旋轉(zhuǎn)。4.圖像周圍不能有過多的白邊，如果白邊過多影響美觀必須進(jìn)行裁取為合適的頁面大小，如A4大小就得按A4大小的比例進(jìn)行裁取。

5.彩色圖像處理時如遇圖像邊緣有字，字比較貼邊，要留出（1~2）毫米白邊（如圖像邊緣無字，則不需留邊）。

6.圖像的大小(像素)要基本一致。

(3)圖像質(zhì)檢人員（可讓掛接人員用時進(jìn)行）

經(jīng)過掃描、圖像處理后的電子圖像，質(zhì)檢員就可以進(jìn)行圖像終檢，圖像終檢是圖像掃描與圖像處理最終的一次質(zhì)量檢驗(yàn)，也是特別精細(xì)的一道工序。要做一名優(yōu)秀的質(zhì)檢員必須具備過硬的專業(yè)知識、豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)的責(zé)任心才能把質(zhì)檢工作做好。圖像終檢方法：利用ACDSee 及柯達(dá)映像軟件對處理完成的圖像進(jìn)行逐頁質(zhì)檢，該工序主要針對圖像處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對、質(zhì)檢，終檢主要對圖像處理后的電子圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，（包括圖像是否清晰、版面是否居中、是否傾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格圖像要返回到處理人員手中進(jìn)行返工處理（并詳細(xì)記錄錯誤率），返工完成后質(zhì)檢人員要對返工后的圖像進(jìn)行再次質(zhì)檢，直到該圖像合格為止。

(4)掛接人員（終檢）掛接：將錄入完成的成品目錄導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，通過數(shù)據(jù)掛接軟件或其他工具將其與質(zhì)檢完成的掃描圖像進(jìn)行掛接，來實(shí)現(xiàn)目錄與圖像的一一對應(yīng)關(guān)系。以方便各單位、各部門通過檔案管理系統(tǒng)對加工檔案進(jìn)行正確、快速的查詢與檢索。

終檢：在掛接的同時核對掃描的頁數(shù)與目錄頁數(shù)與文件的目錄是否一致，如不一致需對與原件進(jìn)行校對并修改。

五、刻盤

將最終掛入前的掃描圖像的目錄及圖像一起刻入光盤。

第二篇：紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DAT31-2017

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31—2017 分享 / 打印 / 放大字體 / 縮小字體

發(fā)布機(jī)構(gòu)：萬源市檔案局

發(fā)布日期：2018-04-16

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T31—2017

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T 1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)替代DA/T 31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

本標(biāo)準(zhǔn)與DA/T 31-2005相比，主要技術(shù)變化如下： ——標(biāo)題進(jìn)行了修改；

——增強(qiáng)組織與管理部分的內(nèi)容，完善數(shù)字化工作中管理相關(guān)要求； ——增強(qiáng)數(shù)字化前處理部分的內(nèi)容，包括對實(shí)體檔案保護(hù)和檔案規(guī)范化管理方面的要求；

——增加數(shù)字化過程中元數(shù)據(jù)采集的要求； ——修改了檔案掃描部分參數(shù)要求；

——修改了圖像處理部分內(nèi)容，更加強(qiáng)調(diào)保持檔案原貌的要求； ——細(xì)化了數(shù)字化成果驗(yàn)收的內(nèi)容；

——刪除原標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)備份和數(shù)字化成果管理相關(guān)內(nèi)容。本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、國家檔案局信息管理中心、國家檔案局技術(shù)部。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：王良城、馬淑桂、郝晨輝、程春雨、杜琳琳、蔡偉、宋涌、王大眾、田軍、曹燕、李華峰。本標(biāo)準(zhǔn)所代替標(biāo)準(zhǔn)的歷次版本發(fā)布情況為： ——DA/T 31—2005。

引

言

DA/T 31-2005的發(fā)布實(shí)施，從技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提出了要求，很好的促進(jìn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，在檔案信息化工作中發(fā)揮了重要作用。

由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作所依賴的信息技術(shù)發(fā)展迅速，經(jīng)過10年的時間，數(shù)字化設(shè)備、存儲、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)條件都發(fā)生了較大變化，同時，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作管理方法和管理理念等都在不斷更新、發(fā)展。因此，及時對本標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂，適時調(diào)整相關(guān)要求，從檔案行業(yè)層面科學(xué)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

標(biāo)準(zhǔn)本次修訂更加注重我國紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作自身的特點(diǎn)，結(jié)合目前信息技術(shù)發(fā)展的水平，提出適用于檔案行業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的規(guī)范性要求。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范 范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)和管理要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過程的管理。規(guī)范性引用文件

下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 20530-2006 文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則 DA/T 1 檔案工作基本術(shù)語 DA/T 18 檔案著錄規(guī)則

ISO/TR 13028 信息與文獻(xiàn) 檔案數(shù)字化實(shí)施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）術(shù)語和定義

GB/T 20530-2006、DA/T

1、DA/T 18界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1數(shù)字化 digitization

利用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。3.2數(shù)字圖像digital image

表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。

3.3紙質(zhì)檔案數(shù)字化digitization of paper-based records 采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。

3.4分辨率resolution

單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素數(shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。總則

4.1 各單位應(yīng)根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的開展應(yīng)遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建議。

4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。

4.3 應(yīng)采取有效的管理和技術(shù)手段，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循檔案管理的客觀規(guī)律，真實(shí)反映檔案內(nèi)容，最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。

4.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)保存數(shù)字化項(xiàng)目信息、技術(shù)環(huán)境、數(shù)字化各類技術(shù)參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應(yīng)符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全。

4.6 加工涉密檔案時，應(yīng)按照涉密檔案相關(guān)保密要求開展工作。

5．組織與管理

5.1 機(jī)構(gòu)及人員

5.1.1 應(yīng)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作組織，對數(shù)字化工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術(shù)保障、監(jiān)督檢查、成果驗(yàn)收等，確保數(shù)字化工作的順利開展。

5.1.2 應(yīng)配備具有相應(yīng)能力的工作人員，包括熟悉檔案業(yè)務(wù)并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領(lǐng)導(dǎo)能力的管理人員，熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持的技術(shù)人員，掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉本職工作的操作人員等。應(yīng)通過科學(xué)規(guī)范的管理制度，對工作人員進(jìn)行規(guī)范化管理。為強(qiáng)化數(shù)字化工作的安全性，應(yīng)加強(qiáng)對外聘工作人員的審核。

5.2 基礎(chǔ)設(shè)施

5.2.1 應(yīng)配備專用加工場地，并進(jìn)行合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。5.2.2 加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制不應(yīng)不利于檔案實(shí)體的保護(hù)。場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全管理的設(shè)施設(shè)備。

5.2.3 應(yīng)合理規(guī)劃、配備和管理紙質(zhì)檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進(jìn)，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。

5.3 工作方案

5.3.1 應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，制定科學(xué)合理的工作方案，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

5.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)包括數(shù)字化對象、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術(shù)方法和主要技術(shù)指標(biāo)、驗(yàn)收依據(jù)、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。數(shù)字化對象的確定應(yīng)綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素。

5.3.3 宜對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案進(jìn)行專家論證，確保其科學(xué)、規(guī)范、合理。

5.3.4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案應(yīng)經(jīng)審批后嚴(yán)格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應(yīng)與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。

5.4 管理制度

5.4.1 應(yīng)制定科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴(yán)格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。5.4.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應(yīng)包含崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的制度。

崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標(biāo)和職責(zé)，形成明確的崗位業(yè)務(wù)流程規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全責(zé)任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進(jìn)行規(guī)范；場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進(jìn)行規(guī)范；設(shè)備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設(shè)備的管理進(jìn)行規(guī)范；數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進(jìn)行規(guī)范；檔案實(shí)體管理制度主要對檔案實(shí)體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進(jìn)行規(guī)范。

5.5 工作流程控制

5.5.1 應(yīng)依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定相關(guān)的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。

5.5.2 應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理。5.5.3 應(yīng)建立完善的問題反饋機(jī)制，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程中后端環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)前端環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的問題進(jìn)行及時反饋和修正。

5.6 工作文件管理 5.6.1 應(yīng)根據(jù)情況制定符合實(shí)際要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件，以此加強(qiáng)對數(shù)字化工作的管理。主要包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案、紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書、紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、項(xiàng)目驗(yàn)收報告、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交清單等，采取外包方式實(shí)施時，還應(yīng)包括項(xiàng)目招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議等。部分工作單示例參見附錄B。

5.6.2 應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作文件的管理，明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。

5.7 檔案數(shù)字化外包

5.7.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

5.7.2 在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號），從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

5.7.3 檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。檔案出庫

6.1 檔案保管部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫申請，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后，對檔案進(jìn)行交接出庫。

6.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。數(shù)字化前處理

7.1 確定掃描頁

原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描，不宜進(jìn)行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。

7.2 編制頁號

7.2.1 應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。7.2.2 重新編制頁號時，應(yīng)在統(tǒng)一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內(nèi)容。

7.2.3 書寫頁號所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件 或?qū)n案長期保存造成影響。

7.2.4 應(yīng)將破損頁面、缺頁等特殊情況進(jìn)行登記。

7.3 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

7.3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則，對照檔案原件內(nèi)容，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。

7.3.2 對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。

7.4 拆除裝訂

應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護(hù)為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害，并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案，在拆除裝訂物時應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌，以便于恢復(fù)。

7.5 技術(shù)修復(fù)

7.5.1 破損嚴(yán)重或其他無法直接進(jìn)行掃描的紙質(zhì)檔案，應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。

7.5.2 折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進(jìn)行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。目錄數(shù)據(jù)庫建立

8.1 應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T 18對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。

8.2 數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。8.3 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

8.4 將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

8.5 可采用計算機(jī)自動校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行修改。檔案掃描

9.1 基本要求

檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

9.2 掃描設(shè)備 9.2.1 掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實(shí)體的保護(hù)，盡量采用對檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標(biāo)版等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3。

9.2.3 應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

9.3 掃描色彩模式

9.3.1 為最大限度保留檔案原件信息，便于多種方式的利用，宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

9.3.2 頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。

9.3.3 頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

9.3.4 頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，也可采用灰度模式掃描。

9.4 掃描分辨率

9.4.1 掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。9.4.2 掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。

9.4.3 如有COM輸出、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時，可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于于300 dpi；需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨率。

9.5 存儲格式

9.5.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

9.5.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。

9.5.3 同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

9.6 圖像命名

9.6.1 應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

9.6.2 建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

9.6.3 數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。

9.6.4 應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。圖像處理

10.1 圖像拼接

對分幅掃描形成的多幅數(shù)字圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的整體性。拼接時應(yīng)確保拼接處平滑地融合，拼接后整幅圖像無明顯拼接痕跡。

10.2 旋轉(zhuǎn)及糾偏

對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。

10.3 裁邊

如需對數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延至少2至3毫米處裁剪圖像。

10.4 去污

如需對數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則，處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

10.5 圖像質(zhì)量檢查

10.5.1 數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時，應(yīng)重新掃描。

10.5.2 對于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時改正。

10.5.3 數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

10.5.4 對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。數(shù)據(jù)掛接

11.1 應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與其對

應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

11.2 逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行糾正。數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

12.1 驗(yàn)收方式

12.1.1 建議檔案部門成立專門的驗(yàn)收組對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。

12.1.2 應(yīng)采用計算機(jī)自動檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收檢驗(yàn)。

12.2 驗(yàn)收內(nèi)容

12.2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

12.2.2 應(yīng)對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。

12.2.3 應(yīng)對元數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

12.2.4 應(yīng)對數(shù)字圖像進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括數(shù)字化參

數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

12.2.5 應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

12.2.6 應(yīng)對工作文件進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

12.2.7 應(yīng)對存儲載體進(jìn)行驗(yàn)收，主要包括載體的可用性、有無病毒等。

12.3 驗(yàn)收指標(biāo)

能夠采用計算機(jī)自動檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計算機(jī)自動檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。對于無法用計算機(jī)自動檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。抽檢比率不得低于5%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

12.4 驗(yàn)收結(jié)論

12.4.1 每批紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量檢驗(yàn)達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)12.2和12.3的要求，予以驗(yàn)收“通過”。驗(yàn)收未通過應(yīng)視情況進(jìn)行返工或修改后，重新進(jìn)行驗(yàn)收。

12.4.2 驗(yàn)收完成后須經(jīng)驗(yàn)收組成員簽字。驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

12.5 移交

驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案及時移交，并履行交接手續(xù)。移交單示例參見附錄B。檔案歸還入庫

13.1 檔案裝訂 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

13.2 檔案歸還入庫

按照檔案入庫相關(guān)要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)，并履行檔案入庫手續(xù)。

第三篇：檔案數(shù)字化加工流程及

檔案數(shù)字化加工流程及規(guī)范

文檔目錄

一、操作流程......................................................................................................................................2

二、檔案調(diào)卷......................................................................................................................................2

三、整理及著錄..................................................................................................................................2

四、拆卷..............................................................................................................................................3

五、檔案掃描......................................................................................................................................3

六、影像處理......................................................................................................................................4

七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢......................................................................................................................................4

八、檔案裝卷......................................................................................................................................4

九、完整歸還......................................................................................................................................5

十、數(shù)據(jù)備份......................................................................................................................................5

八、數(shù)據(jù)掛接......................................................................................................................................5

一、操作流程

檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括：檔案調(diào)卷、整理及著錄、拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案裝卷、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

先后順序?yàn)椋赫{(diào)卷 > 著錄 > 拆卷 > 掃描 > 處理 > 質(zhì)檢 >裝卷 > 歸還 > 備份 > 掛接。沒有特殊要求的情況下，務(wù)必安此流程進(jìn)行操作，以便從總體任務(wù)中提高工作效率。

二、檔案調(diào)卷

這個過程我方要指定一個專門的負(fù)責(zé)人與客戶（檔案館庫房管理員）共同完成，將待加工的檔案從庫房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場，對檔案要逐份清點(diǎn)，并辦理檔案交接登記，與客戶做好交接記錄，確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。要求：

1，我方指定專人負(fù)責(zé)。

2，填寫《檔案交接登記表》（附件一）。3，在交接登記表上要有雙方的簽字。

三、整理及著錄

檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件，如果沒有正確的檔案目錄，會給后序工作帶來很大麻煩，所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。

對于待加工的檔案，要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

（一），使用數(shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能，進(jìn)行目錄制作。

（二），使用Excel表格方式制作，目錄模板使用《檔案目錄模板》文檔（文檔號為JS121006002）。如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄，我方要認(rèn)真核對有無錯漏現(xiàn)象，找出錯誤并修正。并修改成與《檔案目錄模板》類似的字段標(biāo)準(zhǔn)。對于錯誤或疏漏的修正，具體細(xì)則如下：

1，如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，并刪除錯誤信息。2，著錄項(xiàng)相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項(xiàng)需記錄并及時反應(yīng)給組長，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段，要與客戶協(xié)商，并及時向公司技術(shù)部反饋。以下著錄項(xiàng)必不可少，且與紙質(zhì)檔案要一一對照：

以“卷”為管理單位的、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的、期限、件號、頁數(shù)、題名等。

3，如果目錄內(nèi)容有錯（如主題內(nèi)容，文號等），以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)，并及時反應(yīng)給組長，由組長與客戶協(xié)商解決。

4，如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體，需向組長反應(yīng)，不允許擅自解決，所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。

5, 如遇到無題名的檔案,及時記錄下來，反應(yīng)給客戶協(xié)商解決。

6，關(guān)于順頁；整理著錄的同時，檢查案卷的完整性，是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象，正、副卷標(biāo)注是否正確，有問題及時反饋。沒有問題時，用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼，正面標(biāo)注在右上方，背面標(biāo)注在左上方，頁碼字體工整、大小適中。

7，關(guān)于分卷問題；檔號保持不變，卷號采用“卷號-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13；如果紙質(zhì)檔案分多卷，但是客戶沒有分卷次的，我們要重新編卷次，增加一條案卷目錄，每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄（不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄）。

8，關(guān)于補(bǔ)卷問題；漏歸檔的檔案作為補(bǔ)卷插入時，卷號要以實(shí)際的紙質(zhì)檔案的卷號為準(zhǔn)。如0025-

1、0025-A、0025-補(bǔ)、0025A等，我們做目錄時當(dāng)保持不變。

9，檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠（,/），如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線（-）（注意：中劃線錄入時，要使用英文輸入法下的半腳錄入），日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字，如20120206，不足8位時補(bǔ)0。

以上問題出現(xiàn)時，及時反饋給組長，由組長和客戶協(xié)調(diào)。

四、拆卷

拆卷時要對照檔案目錄逐頁檢查檔案原件同時檢查檔案紙質(zhì)目錄，發(fā)現(xiàn)錯誤或疏漏進(jìn)行改正或做出正確標(biāo)識。1，按順序進(jìn)行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷號 >盒號”。拆卷過程中注意保護(hù)檔案的原貌，以便于裝卷、還卷時保持檔案的原貌。

2，頁碼檢查，頁碼檢查過程中小于本卷其他頁面的紙張用相同規(guī)格白紙進(jìn)行裱糊。裱糊紙不得大于同文件其它紙型，裱糊位置適中。然后重新編寫當(dāng)前頁碼。若發(fā)現(xiàn)缺頁、殘頁等問題及時做好記錄，并反饋給組長。

3，拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。4，將案卷內(nèi)頁一頁頁分開，對特殊頁做出標(biāo)識提醒掃描人員注意。

5，拆卷過程中剔除生銹、易銹等金屬物，對粘貼牢固、柔軟紙張的卷要做記錄，重點(diǎn)處理。

6，注明每卷案卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。對不能確定的案卷，拆卷人員應(yīng)該及時向檔案員進(jìn)行咨詢，不得擅自對問題進(jìn)行處理；

7，破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理后再進(jìn)行掃描（裱糊、壓平或進(jìn)行托紙掃描）；

五、檔案掃描

檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程，掃描的操作順序： 1>導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件；

2>通過檔案數(shù)字化加工軟件生成計算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu)； 3>開始掃描檔案；

掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下：

1，掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式，分辨率為300DPI，以黑白掃描為主，特殊情況下，如掃描照片時，設(shè)置顏色為“灰度”。

2，檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊，避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

3, 認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案《掃描登記表》（附件二），登記移交的檔案數(shù)量、掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

4, 掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。（掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。）

六、影像處理

影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn)，對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

影像處理時，要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下，如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

影像處理的過程中切勿操之過急，為了確保影像確實(shí)處理成功了，要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求，應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描（初次掃描的圖像要保留）。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

具體操作細(xì)節(jié)如下：

1，對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點(diǎn)、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理，初掃要保留。

2，發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像，發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，處理時要保留文件編號與文件頁碼。

3，大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，未請示組長的情況下，不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

4.若處理時誤刪原文或原文內(nèi)容，要及時反應(yīng)給組長，協(xié)調(diào)掃描人員，重新掃描、處理。5.處理過程中遇到問題時，要查閱原文及時做出更改，并匯報給組長登記。

6.處理工作完成時，要將掃描處理結(jié)束的原文匯報轉(zhuǎn)交給組長，以便后期質(zhì)檢數(shù)據(jù)掛接。

七、數(shù)據(jù)質(zhì)檢

1，逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件，是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。2，逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。3，逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

如果出現(xiàn)以上問題要填寫《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》并及時修改，完成質(zhì)檢后將表提交給組長。組長按《數(shù)據(jù)質(zhì)檢表》二次質(zhì)檢，并對其它數(shù)據(jù)按5%比例抽檢。

八、檔案裝卷

1，裝訂前對照檔案目錄檢查檔案數(shù)量、內(nèi)容的正確性，檔案目錄是否清晰并與檔案實(shí)體相符；

2，檢查盒內(nèi)文檔的各種編號與盒面各項(xiàng)是否相符；檢查文件排列順序是否正確，文件放置方向是否正確； 3，裝卷時一定要再次順頁，若裝卷時除拆卷、掃描人員反應(yīng)的問題外，發(fā)現(xiàn)文件有缺頁、殘頁，目錄、備考表遺失等其他問題時要及時向轉(zhuǎn)交人員問詢，反應(yīng)給組長及時解決；

4，裝卷時一定要注意檔案在拆卷前的原貌，不得自作主張，改變檔案裝卷規(guī)則；

九、完整歸還

歸還時由檔案交接負(fù)責(zé)人完成，檔案交接負(fù)責(zé)人提交給客戶，并填寫《檔案交接登記表》（附件一），《檔案交接登記表》必須有客戶的簽名。本表格由組長保存，最后提交到公司做永久備案。

十、數(shù)據(jù)備份

掃描期間組長要備份不同價段的數(shù)據(jù)兩份以上，掃描后備份，質(zhì)檢后備份，全部工程完成后，客戶經(jīng)驗(yàn)收合格后，進(jìn)行三種備份

1，將全部數(shù)據(jù)刻錄成DVD光盤備份。2，將全部數(shù)據(jù)在計算機(jī)硬盤上備份。

3，將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。

十一、數(shù)據(jù)掛接

1，由組長通過ADPS生成掛接數(shù)據(jù)。

2，將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上，運(yùn)行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。3，打開AIMS(檔案信息化管理系統(tǒng))，檢查掛接的文

第四篇： 檔案數(shù)字化加工工作流程

數(shù)字化加工工作流程

1.1.1.項(xiàng)目策劃

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，項(xiàng)目策劃階段主要完成四個方面的工作：召開項(xiàng)目啟動會、試掃前的準(zhǔn)備工作、試掃工作和數(shù)字化加工前的準(zhǔn)備工作。

1.1.1.1.召開項(xiàng)目啟動會

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在項(xiàng)目正式開始實(shí)施前，需要召開由用戶方領(lǐng)導(dǎo)、用戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、用戶方其他相關(guān)人員、我公司領(lǐng)導(dǎo)、我公司項(xiàng)目經(jīng)理、我公司數(shù)字化流程各個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人參加的啟動會，在啟動會上要明確項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、組織機(jī)構(gòu)、注意事項(xiàng)等內(nèi)容，并形成《項(xiàng)目啟動會議紀(jì)要》。

1.1.1.2.試掃前的準(zhǔn)備工作

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在進(jìn)行項(xiàng)目試掃工作前，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織完成以下準(zhǔn)備工作：

加工場地環(huán)境的準(zhǔn)備：包括監(jiān)控設(shè)備、項(xiàng)目橫幅、項(xiàng)目看板、試掃人員桌椅、飲水機(jī)、電話、試掃人員崗位流程牌、管理制度等；

試掃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建：布線搭建數(shù)字化試掃加工現(xiàn)場的局域網(wǎng)，保證各臺參與試掃的計算機(jī)都能相互訪問和訪問服務(wù)器；

“檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)”的安裝、調(diào)試和初始化：項(xiàng)目經(jīng)理（或指定人員）負(fù)責(zé)將“數(shù)字化管理系統(tǒng)”安裝到局域網(wǎng)（包括服務(wù)器端和各個試掃客戶端的安裝），并進(jìn)行調(diào)試，保證每個試掃客戶端都能訪問數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況（參照《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報告》）進(jìn)行“數(shù)字化管理系統(tǒng)”的初始化工作，包括建立檔案庫、系統(tǒng)配置、流程設(shè)置、試掃人員管理等工作；

檔案準(zhǔn)備：打印輸出標(biāo)準(zhǔn)格式的考勤表、值日表、外來人員登記表、提卷單、還卷單等。

1.1.1.3.試掃工作

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，依據(jù)合同中的《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報告》，項(xiàng)目經(jīng)理和試掃人員（由數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人組成）抽取各檔案資料進(jìn)行為期5個工作日的掃描測試，形成《掃描測試報告》，并由項(xiàng)目管理組對《掃描測試報告》進(jìn)行評審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《掃描測試報告》和用戶對項(xiàng)目實(shí)施周期的要求，我公司數(shù)字化項(xiàng)目評估小組與數(shù)字化制作部經(jīng)理對項(xiàng)目成本、所需設(shè)備、人員等進(jìn)行評估，形成《項(xiàng)目規(guī)模評估報告》并簽字確認(rèn)，如果需求存在變化，則形成新的《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報告》，并提交項(xiàng)目管理組進(jìn)行評審并簽字確認(rèn)，依據(jù)《項(xiàng)目規(guī)模評估報告》，我公司數(shù)字化制作部經(jīng)理負(fù)責(zé)提供相應(yīng)的設(shè)備和工作人員，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制定《人員計劃》、《設(shè)備計劃》、《場地計劃》、《進(jìn)度計劃》，質(zhì)量保證組負(fù)責(zé)制定《質(zhì)量保證計劃》，并提交給項(xiàng)目管理組進(jìn)行審批，如果存在問題，則需要項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行修改并再次提交項(xiàng)目管理組評審，直至評審?fù)ㄟ^。

1.1.2.提卷出庫

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，根據(jù)項(xiàng)目日產(chǎn)量，由提卷出庫人員負(fù)責(zé)與檔案管理人員一起從庫房提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要加工的檔案實(shí)體，對提卷出庫的檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷清點(diǎn)，保證案卷封面的檔號與調(diào)卷單開具的檔號應(yīng)一一對應(yīng)，在每次提卷的過程中：1、檔案管理人員負(fù)責(zé)對出庫的檔案實(shí)體進(jìn)行出庫登記（包括出庫日期、全宗號、、起止卷號、所調(diào)卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和提卷出庫人員共同簽字確認(rèn)；2、提卷出庫人員負(fù)責(zé)填寫《提卷單》相關(guān)信息，包括調(diào)卷時間、全宗號、、起止卷號、所調(diào)卷數(shù)等信息，對于調(diào)卷時所缺的卷，在《提卷單》上要明確進(jìn)行說明，對短缺以及其他特殊情況的處理要進(jìn)行詳細(xì)記載，最后需要由提卷出庫人員和檔案管理人員一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督提卷出庫人員將檔案實(shí)體從用戶庫房運(yùn)送到加工現(xiàn)場的全過程；4、項(xiàng)目經(jīng)理對進(jìn)入加工現(xiàn)場的檔案實(shí)體進(jìn)行入場登記（包括入場日期、全宗號、、起止卷號、入場卷數(shù)等信息），并由項(xiàng)目經(jīng)理和提卷出庫人員共同簽字確認(rèn)；5、項(xiàng)目經(jīng)理在調(diào)卷記錄中簽字確認(rèn)。項(xiàng)目經(jīng)理接收案卷后，提卷出庫人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“提卷出庫”功能，將提卷相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)中。如下圖所示：1.1.3.檔案查卷

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，檔案查卷人員對所提案卷進(jìn)行逐卷的檢查核對，核對案卷中是否有卷內(nèi)目錄、備考表，并將檢查結(jié)果記載到《流程單》，對擬掃描檔案逐份進(jìn)行鑒定，區(qū)分掃描件與非掃描件。檔案嚴(yán)重破損、污染和字跡褪變等情況在《流程單》相應(yīng)欄中標(biāo)注清楚“此件不掃”、“此頁不掃”、“原件破損”、“原件模糊”、“原件殘缺”等情況說明。最后，查卷人員將形成《流程單》加入到案卷首頁，保證案卷與《流程單》的一一對應(yīng)，查卷人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫查卷相關(guān)信息（如查卷人、查卷時間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案查卷”功能，將查卷相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.4.編寫頁號

在檔案數(shù)字化項(xiàng)目加工中，編寫頁號人員負(fù)責(zé)對每卷進(jìn)行頁號的編寫（以案卷大流水為原則，即每卷一個流水號），在編寫頁號的過程中，編寫頁號人員要將文件中遇到原件有破損、水跡、墨跡、字跡擴(kuò)散、復(fù)印件、傳真件、破損、蟲、霉、火燒痕跡……（包括破損處被修復(fù)過的痕跡）的情況詳細(xì)的記載在《流程單》中，編寫頁號人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫編寫頁號相關(guān)信息（如編寫人、編寫時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“編寫頁號”功能，將編寫頁號相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.5.拆除裝訂物

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，裝訂物拆除人員負(fù)責(zé)對每卷進(jìn)行檢查，如果發(fā)現(xiàn)裝訂物，如原金屬裝訂物（如：金屬夾條、回形針、訂書訂、大頭針等）及一般線裝物（如：后期裝訂線等），需要采用夾子、剪刀等相應(yīng)拆除工具，將裝訂物進(jìn)行拆除，但必須小心細(xì)致，不得損壞檔案（檔案中的精裝書籍及成精裝書籍狀裝訂的檔案不得拆散，可用零邊距掛邊掃描），當(dāng)完成一卷的裝訂物拆除工作后，裝訂物拆除人員需要在《流程單》上填寫裝訂物拆除相關(guān)信息（如拆除人、拆除時間、拆除內(nèi)容等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“裝訂物拆除”功能，將裝訂物拆除相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.6.數(shù)據(jù)錄入

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)錄入人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報告》中著錄項(xiàng)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，參照檔案實(shí)體以卷為單位逐卷、逐件進(jìn)行檔案目錄信息的錄入。數(shù)據(jù)錄入人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)錄入人、數(shù)據(jù)錄入時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，將數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.7.數(shù)據(jù)質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報告》中著錄項(xiàng)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，參照檔案實(shí)體以卷為單位逐卷、逐件對已經(jīng)錄入的檔案目錄信息進(jìn)行校對，如果發(fā)現(xiàn)錯誤就地進(jìn)行修改，系統(tǒng)自動記載數(shù)據(jù)錯誤信息和改錯過程信息。數(shù)據(jù)質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫數(shù)據(jù)錄入相關(guān)信息（如數(shù)據(jù)質(zhì)檢人、數(shù)據(jù)質(zhì)檢時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“數(shù)據(jù)質(zhì)檢”功能，將數(shù)據(jù)質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.8.紙面處理

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，紙面處理是整個數(shù)字化加工工序中最難、最重要的一個環(huán)節(jié)，紙面處理的好壞，直接關(guān)系到整個數(shù)字化加工項(xiàng)目的質(zhì)量。紙面處理工作包括：

折角、皺折問題：可以采用厚書或其他較重的物體壓平、燙平辦法、蒸汽熏蒸等方法進(jìn)行處理；

霉變問題：首先可以采用清洗技術(shù)，對于清洗不掉的霉變紙張，可以采用先進(jìn)行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技術(shù)，將紙張上的霉變物質(zhì)進(jìn)行清除；

傳真件或電報件所使用的熱敏紙問題：進(jìn)行加深復(fù)?。⊕呙钑r只需掃描復(fù)印件即可）；

原件破損缺字問題：先進(jìn)行紙張修裱（掃描時需要對修裱后的紙張進(jìn)行掃描），同時在對應(yīng)目錄信息“備考”字段中進(jìn)行注釋。

在進(jìn)行紙面處理的過程中，要以不損壞檔案實(shí)體為原則。在完成每卷的紙面處理后，紙面處理人員需要在《流程單》上填寫紙面處理相關(guān)信息（如處理人、處理時間、處理內(nèi)容等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“紙面處理”功能，將紙面處理的相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.9.檔案掃描

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，檔案掃描人員依據(jù)《檔案數(shù)字化項(xiàng)目用戶需求調(diào)研報告》技術(shù)要求，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，以卷為單位逐件進(jìn)行掃描，在掃描的過程中，根據(jù)檔案原件的質(zhì)量，需要選擇不同的掃描方式（平板掃描方式、滾筒掃描方式）以及不同的掃描儀進(jìn)行掃描，掃描獲取的圖像必須保持歷史原貌，確保圖像文件的色彩、亮度、對比度為最佳效果，接近原始文件色彩。檔案掃描人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案掃描相關(guān)信息（如掃描人、掃描時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案掃描”功能，將檔案掃描相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.10.掃描抽檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，為了降低后期返工的風(fēng)險，將圖像處理、圖像質(zhì)檢等工序的工作量降低到最少，需要對掃描文件進(jìn)行抽檢，掃描抽檢人員可以利用“文檔數(shù)字化管理”系統(tǒng)中的“掃描抽檢”功能，以每卷檔案實(shí)體為參考，對系統(tǒng)中的掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查等操作。掃描抽檢人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫掃描抽檢相關(guān)信息（如抽檢人、抽檢時間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“掃描抽檢”功能，將掃描抽檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.11.高清處理

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，圖像處理人員需要對掃描后生成的圖像文件進(jìn)行進(jìn)一步處理，可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，根據(jù)《流程記錄單》，圖像處理人員將記錄的文件個數(shù)與實(shí)際圖像個數(shù)進(jìn)行核對，采用專業(yè)的圖像處理軟件將圖像中不符合需求標(biāo)準(zhǔn)的地方進(jìn)行處理，在處理過程中將不合格的頁記錄在《流程單》中并返回給掃描環(huán)節(jié)，并監(jiān)督掃描人員將其修改，從而確保數(shù)字化加工的圖像質(zhì)量，圖像處理軟件功能主要包括：

去黑邊、去污點(diǎn)、去污漬。掃描后形成的文件可能會存在黑邊、零散的小黑點(diǎn)、大塊的污漬等情況，用戶可以根據(jù)不同的情況自動去除黑邊、污點(diǎn)、污漬，并且可以對處理的閥值（自動處理的強(qiáng)度）進(jìn)行設(shè)置；

拼接、拆分文檔?？梢赃x擇將多個單頁文件組合成一個文件，也可將組合成的文件再進(jìn)行拆分成多個單頁文件。比如在掃描時，將Ａ３幅面的文件掃描成兩張Ａ４幅面的圖像，再將Ａ４的文件拼接成一張Ａ３的圖像；

字跡加深、字跡變淺。掃描后形成的文件由于各種原因，有可能字跡較深、較淺，影響視覺效果，可以利用此功能將選擇區(qū)域的字跡作加深、變淺處理；

批量處理。系統(tǒng)支持對一批圖像文件進(jìn)行掃描、糾編、去污等操作的批量處理，從而提高處理效率。

圖像處理人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像處理相關(guān)信息（如圖像處理人、圖像處理時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像處理”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.12.圖像質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，圖像質(zhì)檢人員依據(jù)《流程單》，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中“圖像質(zhì)檢”功能，對圖像文件逐頁進(jìn)行檢查，確保質(zhì)檢后的圖像數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體資料一致，確保無缺頁現(xiàn)象，確保圖像文件中的頁碼清晰。如在質(zhì)檢的過程發(fā)現(xiàn)有錯誤現(xiàn)象，需將錯誤信息記錄在《成品數(shù)據(jù)驗(yàn)收記錄單》上，并將其錯誤問題與《成品數(shù)據(jù)驗(yàn)收記錄單》一同反饋給糾錯人員，并要求糾錯人員在當(dāng)天內(nèi)提供復(fù)檢數(shù)據(jù)，再進(jìn)行2次數(shù)據(jù)復(fù)檢，在圖像質(zhì)檢過程中，對于個別與原件問題有關(guān)的不符合標(biāo)準(zhǔn)的圖像必須查找檔案原件進(jìn)行核對。圖像質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫圖像質(zhì)檢相關(guān)信息（如圖像質(zhì)檢人、圖像質(zhì)檢時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“圖像質(zhì)檢”功能，將圖像處理相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.13.格式轉(zhuǎn)換

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，格式轉(zhuǎn)換人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將掃描形成的TIF格式的文件轉(zhuǎn)換成“PDF”和“JPG”兩種格式的電子文件，轉(zhuǎn)換后的電子文件存放路徑與TIF格式存放路徑一致，文件名稱與原文件名稱一致，只是擴(kuò)展名不同而已，在轉(zhuǎn)換的過程中，系統(tǒng)自動為轉(zhuǎn)換后的電子文件生成MD5校驗(yàn)碼，并保存到數(shù)據(jù)庫。格式轉(zhuǎn)換人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息（如格式轉(zhuǎn)換人、轉(zhuǎn)換時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“格式轉(zhuǎn)換”功能，將格式轉(zhuǎn)換相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.14.轉(zhuǎn)換核查

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，轉(zhuǎn)換核查人員可以利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，對格式轉(zhuǎn)換的結(jié)果進(jìn)行核查，核查方式包括兩種：自動核查和手工核查，其中自動核查由系統(tǒng)自動完成，主要是核對轉(zhuǎn)換后電子文件（包括PDF、JPG兩種格式）的數(shù)量與源掃描文件（TIF格式）的數(shù)量是否一致，如果不一致，則自動出具不一致電子文件名稱的清單；手工核查由轉(zhuǎn)換核查人員手工完成，轉(zhuǎn)換核查人員可以以源格式掃描文件（TIF格式）為參考，對轉(zhuǎn)換后的電子文件（包括TIF和JPG格式）進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)內(nèi)容是否一致，最終生成《轉(zhuǎn)換核查報告》，轉(zhuǎn)換核查人員在檢查完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息（如核查人、核查時間、發(fā)現(xiàn)問題等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“轉(zhuǎn)換核查”功能，將轉(zhuǎn)換核查相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.15.檔案裝訂

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，在對檔案原件進(jìn)行掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢后，檔案裝訂人員需要對拆分的案卷進(jìn)行逐卷的裝訂，所有裝訂的案卷要盡力按照原樣進(jìn)行恢復(fù)，要保證重新裝訂后的案卷不壓字，裝訂完畢后的檔案資料經(jīng)過抽樣質(zhì)檢驗(yàn)收合格后交還給用戶檔案管理人員進(jìn)行裝盒工作，裝盒結(jié)束后，再由裝訂人員進(jìn)行粘貼卷盒脊背信息，檔案裝訂人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫檔案裝訂相關(guān)信息（如裝訂人、裝訂時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“檔案裝訂”功能，將檔案裝訂相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.16.總質(zhì)檢

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，總質(zhì)檢人員根據(jù)項(xiàng)目合同內(nèi)所規(guī)定的驗(yàn)收方式，利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，對案卷實(shí)體、圖像文件以及目錄著錄信息進(jìn)行抽檢（包括案卷實(shí)體的裝訂情況、目錄信息著錄情況、圖像文件、報表輸出情況等），在無特殊的要求時，案卷實(shí)體及圖像文件以及目錄著錄信息分別按照總工作量的30%的比例進(jìn)行抽檢，抽檢工作將按照階段驗(yàn)收周期進(jìn)行，每次抽檢結(jié)束后必須出具《數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報告》；如在抽檢的過程中有不合格現(xiàn)象時，必須將抽檢問題記錄在《數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量抽檢報告》上，并將抽檢報告在當(dāng)天內(nèi)反饋給糾錯人員，并監(jiān)督其在當(dāng)天內(nèi)完成糾錯工作并再次提交成品數(shù)據(jù)給抽樣質(zhì)檢人員進(jìn)行復(fù)檢，總質(zhì)檢人員在處理完每一卷檔案后，需要在《流程單》上填寫總質(zhì)檢相關(guān)信息（如質(zhì)檢人、質(zhì)檢時間等信息），同時利用“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中的“總質(zhì)檢”功能，將對檔案實(shí)體的總質(zhì)檢相關(guān)信息記載到系統(tǒng)中。

1.1.17.還卷入庫

在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，根據(jù)項(xiàng)目日產(chǎn)量，由還卷入庫人員負(fù)責(zé)與項(xiàng)目經(jīng)理一起從加工限產(chǎn)提取本次（可以為一個工作日或者多個工作日）需要?dú)w還的檔案實(shí)體，在每次還卷的過程中：1、項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)對出場的檔案實(shí)體進(jìn)行《出場單》登記（包括出場日期、全宗號、、起止卷號、所還卷數(shù)等信息），并由項(xiàng)目經(jīng)理和還卷入庫人員共同簽字確認(rèn)；2、還卷入庫人員負(fù)責(zé)填寫《還卷單》相關(guān)信息，包括還卷時間、全宗號、、起止卷號、所還卷數(shù)等信息，項(xiàng)目經(jīng)理共同對出場的檔案實(shí)體進(jìn)行逐卷的清點(diǎn)，最后需要由還卷入庫人員和項(xiàng)目經(jīng)理一起進(jìn)行簽字確認(rèn)；3、檔案管理人員陪同、跟蹤、監(jiān)督還卷入庫人員將檔案實(shí)體從加工現(xiàn)場運(yùn)送到用戶庫房的全過程；4、檔案管理人員對進(jìn)入庫房的檔案實(shí)體進(jìn)行入庫登記（包括入庫日期、全宗號、、起止卷號、入庫卷數(shù)等信息），并由檔案管理人員和還卷入庫人員共同簽字確認(rèn)；5、檔案管理人員在《還卷單》中簽字確認(rèn)。檔案管理人員接收案卷后，由檔案歸還人員將相關(guān)檔案歸還信息錄入到“數(shù)字化管理系統(tǒng)”中。

第五篇：檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案數(shù)字化加工流程細(xì)則方案

檔案的接收

檔案接收管理人員負(fù)責(zé)檔案的領(lǐng)取。接收檔案時一定要和客戶對好檔案接收單（包括檔案的批號，頁次，本數(shù)）。與客戶在交接單上簽字一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

1、檔案整理 1、1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。1、2拆除裝訂

在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。1、2、1去掉資料中所有金屬物，如訂書針、大頭針和回形針等；對已裝訂的檔案進(jìn)行拆除。1、2、2要注意保持資料的整齊，不能出現(xiàn)資料內(nèi)容混亂、頁面折皺不平、漏頁、倒頁的現(xiàn)象。1、2、3拆除完的檔案要進(jìn)行頁碼編號，使用數(shù)字在客戶要求的地方編號，一定要做到不漏編。字跡要清晰工整。1、2、4對于己經(jīng)編好的頁碼要查看是否正確，檔案的紙張是否有破損，如果破損嚴(yán)重的，無法進(jìn)行直接掃描的檔案，及時與管理人員溝通進(jìn)行處理。1、3區(qū)分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。確保掃描時不出現(xiàn)混亂現(xiàn)象。1、4頁面修整

破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。1、5檔案整理登記

制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。1、5、1整理好的檔案要按照檔案號放置。要及時的流給下一個環(huán)節(jié)。

2、檔案掃描

2．1掃描方式

2．1．1根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2．1．2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。

2．2掃描色彩模式

2．2．1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

2．2．2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案．可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。2．2．3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。

2．2．4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

2．3掃描分辨率

2．3．1掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

2．3．2采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。2．3．3需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。2．4掃描登記

認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

2、5掃描中的文件保護(hù) 2、5、1認(rèn)真對好流程單，依照目錄數(shù)據(jù)庫中案卷的編號在掃描系統(tǒng)中建立同樣的案卷編號，然后導(dǎo)入目錄數(shù)據(jù)庫中的著錄的數(shù)據(jù)。2、5、2核對系統(tǒng)中的案卷信息是否與原件一致，如果發(fā)現(xiàn)差錯，要在著錄系統(tǒng)中更改。2、5、3核對實(shí)際掃描的頁數(shù)和檔案整理時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。2、6掃描儀常出的故障以及處理 2、6、1掃描時圖像有時會出現(xiàn)黑線，或圖像不應(yīng)該出現(xiàn)的污點(diǎn)，和大面積的黑邊。說明掃描儀有污漬或紙屑粘在鏡頭上。2、6、2打開掃描儀鏡頭用干凈的海綿，或者專業(yè)的鏡頭布，擦除鏡頭上的污漬即可。

3、檔案的錄入 3、1錄入的規(guī)則 3、1、1根據(jù)客戶的要求對整理好的檔案進(jìn)行錄入，按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。3、1、2錄入檔案案卷的基本信息（編號，題名，目錄號等）。3、1、3建成案卷目錄后按照卷內(nèi)的目錄順序?qū)ξ募墧?shù)據(jù)進(jìn)行錄入，要祥細(xì)的錄入每一份文件的題名，時間，文號等。3、1、4建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，錄入時要先檢查檔案，看檔案有沒有破損的，查看檔案的頁碼是否正確，同時根據(jù)客戶的要求區(qū)分什么需要錄入的，什么不需要錄入。3、1、5錄入時要依照檔案原件錄入，不得私自更改檔案的原件，錄入完成后要進(jìn)行檢查，核對錄入項(xiàng)目是否完整，內(nèi)容是否規(guī)范準(zhǔn)確，對于不合格的數(shù)據(jù)要進(jìn)行修改或是重錄。3、1、6錄入可以采用OCR識別，可提高錄入的工作效率。

4、圖像處理 4、1圖像核對 4、1、1掃描完的圖像要進(jìn)行圖像的優(yōu)化處理，首先應(yīng)核對掃描的圖像數(shù)量是否和導(dǎo)入的目錄數(shù)據(jù)庫中文件的頁數(shù)一致，4、1、2如出現(xiàn)不一致只有兩種可能，一是錄入原檔案有錯，可依照原檔案更改，二是掃描出錯可能出現(xiàn)漏掃，要進(jìn)行補(bǔ)掃。4．2圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

4．2、1對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

4．2、2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。4．

2、3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。

4．2.、4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。4．1．5認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

4．3糾偏

對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

4．4去污

對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

4．5圖像拼接

對大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

4．6裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。4、7圖像的補(bǔ)掃 4、7、1補(bǔ)掃主要處理由優(yōu)化操作不當(dāng)，造成的圖像不完整，誤刪的情況。4.、7、2高速掃描造成的漏掃，重張進(jìn)紙。圖像不清晰以及高速掃描儀不能處理的特別文件。

5、圖像存儲 5、1存儲格式 5、1、1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準(zhǔn)則。5、1、2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。5、2圖像文件的命名 5、2、1紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。5、2、2多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。

6、圖像的掛機(jī)與關(guān)聯(lián) 6、1圖像質(zhì)檢合格后的圖像數(shù)據(jù)要進(jìn)行圖像數(shù)據(jù)的壓縮和轉(zhuǎn)換格式，上傳到總數(shù)據(jù)服務(wù)器，通過軟件可以實(shí)現(xiàn)檔案的目錄數(shù)據(jù)庫對相關(guān)數(shù)字圖像的掛接.6、2將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)的文件夾，要認(rèn)真的核對每一份的圖像文件的名稱是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的檔號是否一致，圖像的頁數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中該份紙質(zhì)文件的頁數(shù)一致，圖像文件的總數(shù)是否與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)一致，6、3認(rèn)真的填寫數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的交接單，記錄關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理，掃描填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體的原因和處理的方法。

7、檔案的裝訂 7、1掃描，校對工作完成后，拆除過裝訂的檔案應(yīng)按照檔案的保管要求進(jìn)行重新的裝訂。7、2在裝訂過程中要檢查檔案的排列順序不變，不錯頁，不漏頁，要保證裝訂完檔案的整齊性和完整性。7、3擦除在檔案上的個別注記和與檔案保存無關(guān)的信息。

8、完整性檢查 8、1公司在提交客戶驗(yàn)證之前，會按照業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)庫索引文件和掃描影像進(jìn)行檢查，察看是否漏掃頁和是否漏掃件，保證影像的完整性。8、2檢查實(shí)物檔案是否有順序錯誤，錯頁，漏頁和檔案的整齊性完整性。8、3認(rèn)真的填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化的驗(yàn)收登記表。

9、檔案的歸還 9、1掃描并建立索引后的檔案影像在光盤刻錄前可先由客戶派人進(jìn)行檢查。以檢查圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)、是否有漏掃、索引信息錄入是否正確等。針對每種檢查可采用不同方式進(jìn)行處理。9、2圖像是否符合標(biāo)準(zhǔn)可通過專用瀏覽軟件抽檢方式進(jìn)行，也可通過掃描系統(tǒng)軟件中自帶的查詢軟件進(jìn)行，可檢查圖像格式是否正確、是否清晰、是否有傾斜、是否有黑塊等； 9、3是否漏掃則在掃描系統(tǒng)自帶的查詢軟件中可列出每份檔案的完整目錄，通過抽檢是否有與原檔案目錄不一致。

10、數(shù)據(jù)的備份 10、1通過刻錄的光盤或者通過數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入。數(shù)據(jù)導(dǎo)入程序可按照客戶的接口要求進(jìn)行開發(fā)，測試認(rèn)可后可以直接將掃描系統(tǒng)中的影像和索引數(shù)據(jù)一起導(dǎo)入到影像系統(tǒng)中，對于驗(yàn)收合格后的數(shù)據(jù)要及時的進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以便查閱。備份后的數(shù)據(jù)要進(jìn)行查看，看數(shù)據(jù)能否打開，數(shù)據(jù)是否完整，備份好的數(shù)據(jù)要做好標(biāo)簽，以便進(jìn)行查找與管理。10、2當(dāng)數(shù)據(jù)和影像導(dǎo)入完成客戶的影像系統(tǒng)后，客戶就可以在自己的影像系統(tǒng)內(nèi)調(diào)閱、查詢和管理已掃描的影像和數(shù)據(jù)了。

11、交接單與流程單的保存 11、1各種交接單上不能出現(xiàn)手寫內(nèi)容，打錯和漏打的內(nèi)容不能手寫記錄，打錯的交接單如果與接收人簽字，則另打一份，錯誤的交接單在簽收人面前銷毀。重簽一份。11、2每個月的流程單，提卷單，還卷單，都要裝訂成冊保存，寫上年份月份。以便日后查找。