第一篇：申請(qǐng)文書寫作步驟之一

申請(qǐng)文書寫作步驟之一：策略 研究你所申請(qǐng)的學(xué)校。

大部分學(xué)校會(huì)給你提供一本小冊(cè)子告訴你校方對(duì)申請(qǐng)者的要求。與該所學(xué)校的研究生和你所知的就讀該校的人交談，充分利用學(xué)校的校友會(huì)組織與研究生們建立關(guān)系，與學(xué)校通電話，和入學(xué)委員會(huì)成員或其它校方官員聯(lián)系，你了解該所學(xué)校和它的運(yùn)作以及職能成員愈多，你愈可能寫好你的申請(qǐng)書以此證明你對(duì)該所學(xué)校確實(shí)十分地感興趣。2

你得花費(fèi)特別功夫給讀信者一種印象

你花了更多的時(shí)間使自己對(duì)該所學(xué)校了解得比其他的申請(qǐng)者更透徹，這些特別功夫使讀信人對(duì)你的勤奮，專心致志和對(duì)該院系的興趣有著十分良好的印象。這些特別了解和信息不必在每字之間中提出，也無(wú)須特別夸張其辭，你的陳述只需包含足夠的信息使人留下你做了特別努力的印象即可。

知曉 過(guò)程所需的敲門磚

深深了解申請(qǐng)的重要性，經(jīng)常提醒自己被你所選擇的學(xué)校錄取所需的關(guān)鍵東西，請(qǐng)認(rèn)識(shí)到它的沖擊力會(huì)直到你的職業(yè)經(jīng)歷，期望薪金和職業(yè)選擇，不要感到過(guò)分激動(dòng)或忐忑不安，以此過(guò)程的嚴(yán)重性來(lái)激勵(lì)自己寫出你力所能及最好的申請(qǐng)文章。知曉 會(huì)被提問(wèn)的問(wèn)題

由于學(xué)校的類型，選擇的科系以及所選學(xué)校的威望，入學(xué)委員會(huì)將會(huì)閱讀不說(shuō)上千少說(shuō)也上百的個(gè)人資料，為了讓你的文章有說(shuō)服力，令人難忘和個(gè)性突出，他們到底要得到什么信息?問(wèn)題涉及的范圍是什么?申請(qǐng)涉及的問(wèn)題范圍極廣，到于人際方面相關(guān)的怎樣的挑戰(zhàn)使你認(rèn)為它們鍛煉出你解決矛盾的能力和管理方面的技巧，到一些不定性的烏龍問(wèn)題，比如說(shuō)告訴我們與你成為律師此事相關(guān)的個(gè)人信息等。除了郵遞問(wèn)卷之外，大部分的學(xué)校通常會(huì)提供回答問(wèn)題的指導(dǎo)，請(qǐng)仔細(xì)地按部就班，不要偏離它們。

一些問(wèn)題樣式通常是提出一個(gè)很有概括力的問(wèn)題和幾個(gè)比較特定的問(wèn)題，別讓你后者的答案只是前者的簡(jiǎn)單重復(fù)，也別在后者的答案中重復(fù)性地回答前者的問(wèn)題，在回答特定問(wèn)題時(shí)，請(qǐng)保留在概括性問(wèn)題答案中提及的一些細(xì)節(jié)，讓你總結(jié)性的陳述成為一個(gè)包容萬(wàn)知的文檔，給入學(xué)委員會(huì)留下一個(gè)印象：你比你所陳述的更有內(nèi)涵。在申請(qǐng)文檔中避免不同部分之間的冗長(zhǎng)重復(fù)，不要只在行文間陳述你的平均績(jī)點(diǎn)和課程，這些東西在申請(qǐng)中是會(huì)被予以與其它部分相當(dāng)?shù)闹匾暎欢绻阏J(rèn)為平均績(jī)點(diǎn)和課程有所需解釋之處則不妨多寫一些，比如說(shuō)，你可以講明某一些平均績(jī)點(diǎn)的不定是因?yàn)樯』蚴羌彝?wèn)題所致，除了這些情況，千萬(wàn)別為你的分?jǐn)?shù)找理由，入學(xué)委員會(huì)每年都要讀過(guò)成百上千個(gè)這樣的理由。請(qǐng)注意 “一勞永逸”的態(tài)度

一旦你認(rèn)識(shí)到進(jìn)行個(gè)人陳述的目的所在，你必須關(guān)注行文的類型和結(jié)構(gòu)，以便最有效地達(dá)到目的。腦子里有了這樣的認(rèn)識(shí)，就會(huì)意識(shí)到?jīng)]有一個(gè)完美的個(gè)人陳述能適合你所申請(qǐng)的那些學(xué)校提出的問(wèn)題，大部分學(xué)校對(duì)于他們所希望錄取的人要求不同，你必須根據(jù)申請(qǐng)文件中提出的問(wèn)題來(lái)“量體裁衣”，理想的方法是：針對(duì)不同的學(xué)校寫不同的個(gè)人陳述。底線

你的個(gè)人陳述是你發(fā)揮自己才華的機(jī)會(huì)，有針對(duì)性地籌劃，觸及你的個(gè)人成就而非失敗，有價(jià)值的經(jīng)歷而非潰敗之事，務(wù)必保證你的陳述文章是色調(diào)明亮，深入，態(tài)度投入，富有動(dòng)力，請(qǐng)謹(jǐn)記于心，那些入學(xué)委員會(huì)可是由資深專業(yè)者組成，他們可能在其職業(yè)生涯閱過(guò)無(wú)數(shù)個(gè)人陳述，他們可以從字里行間讀出言外之意。

申請(qǐng)文書寫作步驟之二：構(gòu)架

牢記 心中目標(biāo)

講述你自己的故事，像任何一種敘述，可以不拘形式，篇幅小起伏大或口語(yǔ)化，在一篇個(gè)人陳述中介紹自己可以有著不同的形式格局---就像每個(gè)人講話一樣風(fēng)格不拘。然而，一篇成功的個(gè)人陳述，是一種比較有針對(duì)性的自我介紹，聚焦于申請(qǐng)表格提出的兩個(gè)問(wèn)題回答“我是誰(shuí)”，“我能提供些什么”，成功的陳述從未偏離過(guò)這兩個(gè)主題介紹自身，描述你作為有競(jìng)爭(zhēng)力候選者的潛能。

因此，將個(gè)人生涯中涉及主題的主要成就，轉(zhuǎn)折點(diǎn)和大事件必須相應(yīng)地著重突出，分析你的個(gè)人簡(jiǎn)歷，個(gè)人歷史和記憶，將生涯中決定性事件單獨(dú)突出。個(gè)人 評(píng)價(jià)

個(gè)人陳述的寫作過(guò)程是相當(dāng)激動(dòng)人心的，因?yàn)樗峁┝艘粋€(gè)契機(jī)讓你回顧自身。我們所挖掘，所關(guān)注，所寫下的個(gè)人歷史中的光輝部分與重大事件讓我們洞察自身的特性，獨(dú)特的價(jià)值觀，希望，抱負(fù)和理想，請(qǐng)記住，你所陳述的想法，以及你的陳述方式，將反映出你是一個(gè)積極向上的人，還是易受打擊挫敗之人。要知道這并不難，僅僅只需通讀你申請(qǐng)過(guò)程的動(dòng)機(jī)即可。當(dāng)你篩選你的個(gè)人事實(shí)，寫下你的陳述時(shí)，請(qǐng)牢記于心你所想要呈現(xiàn)的個(gè)人形象。

在文章中展開部分可涉及到：

(a)嗜好

(b)你已完成的項(xiàng)目(c)特定的工作以及職責(zé)(d)成就----職業(yè)以及學(xué)業(yè)兩方面(e)你所認(rèn)為改變你的大事件(f)你們克服的挑戰(zhàn)和個(gè)人障礙(g)促使你選擇該專業(yè)的特別原因

(h)影響你、促使你，幫助你實(shí)施求學(xué)于某一領(lǐng)域某一學(xué)校的人士

(i)使你確保學(xué)業(yè)或職業(yè)上的成功的一些東西，比如你所具有的個(gè)性，工作習(xí)慣，態(tài)度以及情感因素等(j)你的目標(biāo)

常記于心：在文章展開部分著重陳述，表明這些事件，經(jīng)驗(yàn)和人士如何地影響你，以此方式寫下你的這些信息將有助于申請(qǐng)成功，記住，當(dāng)你寫表格時(shí)，你希望給讀者留下一印象，即你在他們的學(xué)?；蝽?xiàng)目中，有動(dòng)力，有方向，有沖勁。在這個(gè)階段，請(qǐng)著重盡可能詳細(xì)寫下你認(rèn)為必須提及的不同事件，成就，語(yǔ)法和其它寫作技巧，可稍后再顧及，重要的是你正確恰當(dāng)?shù)孛枋瞿闼愂龅氖录统删?。組織 事實(shí)

既然你已列出你的興趣和過(guò)去的工作，仔細(xì)閱讀這些事宜，提煉出每個(gè)事件/事實(shí)的意義，這個(gè)活動(dòng)或成就的記憶引發(fā)了自豪感?發(fā)現(xiàn)了新的解決方法或平和解決問(wèn)題的技巧?它使你奮發(fā)前進(jìn)或是使你更盡全力來(lái)改正錯(cuò)誤?你一旦涉入了情緒，請(qǐng)標(biāo)明你感覺(jué)良好的個(gè)性是特別驕傲的，突出你認(rèn)為已改進(jìn)了或仍需改進(jìn)的個(gè)性，與個(gè)人目標(biāo)、個(gè)性和動(dòng)機(jī)結(jié)合起來(lái)提煉那些事件，經(jīng)驗(yàn)和人士，圈出與特定個(gè)性應(yīng)素質(zhì)相應(yīng)的，事實(shí)，與之匹配，然后你寫下短小的句子闡明每個(gè)匹配是怎樣幫你在你申請(qǐng)的學(xué)校和項(xiàng)目成功，這時(shí)你已經(jīng)找到你文章的組織結(jié)構(gòu)或形式。選擇 形式

就像做事能以不同的形式被講述，形式有小說(shuō)，短篇，寓言，諷喻等，每個(gè)人的不同故事可以配合不同的形式陳述，然而，確實(shí)有些形式優(yōu)于其它類型因?yàn)樗麄冞m用極廣，以下是三個(gè)最有人氣的組織主題形式。避免 負(fù)面事物

這個(gè)主題強(qiáng)調(diào)處理、克服、協(xié)調(diào)令人不愉快的改變生活軌道的事件或人物時(shí)，個(gè)人的堅(jiān)韌、耐心和勤奮不懈的重要性，這主題并不是憑空埋怨或制造借口。它突出提煉了申請(qǐng)者經(jīng)受內(nèi)外部挫折磨難的能力。

你需：(1)客觀性描述挫折困難

應(yīng)用事實(shí)支持你所有的論斷，千萬(wàn)別一一具體化，多大程度上你顯得更成熟？你獲得的哪些經(jīng)驗(yàn)可使你被稱為“企業(yè)家式”的“創(chuàng)新式的”?盡管大部分的入學(xué)委員會(huì)成員并不尋找那些個(gè)人心路或是闡明心跡的陳述描寫，你可以用事實(shí)講述你是怎樣一個(gè)人，為什么這么與眾不同。

(2)用你未來(lái)的計(jì)劃來(lái)強(qiáng)調(diào)你的樂(lè)觀態(tài)度。以你在學(xué)校已經(jīng)鉆研過(guò)的課題，項(xiàng)目，事實(shí)等作為補(bǔ)充。

(3)斟酌語(yǔ)氣，調(diào)整句序，表現(xiàn)你的樂(lè)觀態(tài)度。千萬(wàn)別描述你如何地歷盡劫難，你是一個(gè)如何悲慘的“受害者”別抱怨，別亂下結(jié)論，你不可能因?yàn)閼嵟涂嚯y而脫穎而出；千萬(wàn)別有自我后悔之意。個(gè)人 成長(zhǎng)

這個(gè)主題形式闡明的是申請(qǐng)人的成就成果以及對(duì)此的評(píng)價(jià)，這評(píng)價(jià)回溯了個(gè)人是如何轉(zhuǎn)變?yōu)橐晃怀晒Φ?，有決斷的候選申請(qǐng)者。

你需：

(1)筆調(diào)樂(lè)觀積極

(2)在你態(tài)度思想的改變上作文章，給出具體的相關(guān)的事實(shí)(3)清晰簡(jiǎn)潔，恰當(dāng)?shù)孛枋鍪鼓愠砷L(zhǎng)和成熟的重要大事件

你不可：

(1)對(duì)失敗找借口：

解釋為什么事情沒(méi)有成功，最重要的是你做了些什么來(lái)捱過(guò)挫敗，然而，除了疾病的不可預(yù)見狀況外，別為成績(jī)不好或糟糕的學(xué)期找借口。如果可能，請(qǐng)著重解釋個(gè)人挫敗怎樣賦予你新的態(tài)度，使得你堅(jiān)定地走向成功。不要大肆渲染你的個(gè)人閃光點(diǎn)，只要著重在這種個(gè)人心跡揭示中寫出前因后果即可。(2)為自己感到遺憾。(3)只重點(diǎn)寫一個(gè)成就。(4)顯示怒氣或痛苦。家庭 歷史 這個(gè)主題形式講述家庭成員的故事，申請(qǐng)者如何被這位家人的故事感動(dòng)，與他她)有怎樣的關(guān)系，這個(gè)主題形式通常用于表現(xiàn)家庭歷史如何影響個(gè)人的觀念，如何使個(gè)人定形。

你需：

(1)突出個(gè)人特性天賦

(2)簡(jiǎn)要描述一位鼓勵(lì)你深造成專心研究某一領(lǐng)域的家人(3)你可以簡(jiǎn)單地寫些你家庭克服的困難等

你不可：

(1)夸大家庭問(wèn)題(2)有博取同情跡象

(3)對(duì)于家庭的奮斗描述過(guò)多，忽略了自己的個(gè)奮斗和成就

記住：此主題形式的目的在于突出你的成就和在處理家庭困難時(shí)的能力。記?。捍酥黝}形式的目的在于突出你的成就和在處理家庭困難時(shí)的能力。

申請(qǐng)文書寫作步驟之三：完成文章

寫出 自己的風(fēng)格

一旦你找齊你的個(gè)人信息，為你的文章陳述找到一個(gè)框架，你已準(zhǔn)備好了，可以動(dòng)手寫了，在此過(guò)程的一個(gè)要素是選擇特定的觀點(diǎn)角度來(lái)陳述你的資料，當(dāng)然，你的選擇有賴于多來(lái)年你所養(yǎng)成的特殊風(fēng)格，下面是對(duì)于寫文章時(shí)各類筆調(diào)的利弊分析：

第三人稱敘事

就草擬個(gè)人陳述而言，此種敘事是創(chuàng)新的，與眾不同的，如果你能處理得恰當(dāng)有效的話，在描述個(gè)人成長(zhǎng)和演變過(guò)程中，該方法特別有效，通常是以你的老師或朋友的口令來(lái)講述你的故事。

第一人稱敘事

這是最基本最常見的方式，“我”字頻頻使用，對(duì)大部分體裁，它都可能用專業(yè)學(xué)校和研究生院經(jīng)常使用此方法，因其直接切入主題，這種方法最大的危險(xiǎn)在于你如果不改變句型就極易使讀者厭煩，別在通篇文章中給描述語(yǔ)前面加上主語(yǔ)，改變它們的詞序，注意詞語(yǔ)句子長(zhǎng)度，改變文章的面貌和筆感。

第二人稱敘事 使用“你”字，這種方法極少見但在讀者和作者之間建立心靈交流卻有關(guān)鍵作用，通常在講述故事的體裁中使用，其不足之處在于讀者會(huì)覺(jué)得過(guò)于私人性質(zhì)，交淺言深?？偫ㄐ跃渥?-好多開頭，成功的一半。

在你整個(gè)文章中你的總括性段落是關(guān)鍵的，這是你捉住讀者注意的機(jī)會(huì)，吸引他們關(guān)注地閱讀你的文章，慢慢來(lái)，別著急，可以嘗試各種展示你優(yōu)點(diǎn)的其它方式，比如說(shuō)，你可以來(lái)個(gè)開場(chǎng)引言，逸聞一則或是其它形式寫就的敘事段落，別用上“這是我的個(gè)人故事”這種，比如用五年級(jí)時(shí)理科老師的口吻：“我第一次遇見杰時(shí)，他仍是個(gè)羞澀的少年，坐在教室后排，他對(duì)于星星月亮一直存著好奇之心，一直纏著我問(wèn)問(wèn)題……

好的開場(chǎng)自吸引讀者使他們投入你的文章，驅(qū)動(dòng)他們細(xì)細(xì)地閱讀你的個(gè)人故事，總括性段落的末了得有個(gè)小結(jié)承上啟下，但是記得不要只寫一個(gè)小結(jié)，要戲劇化地。帶出你的下文，原則上，你的簡(jiǎn)介必須是所述內(nèi)容的激動(dòng)人心的梗概。主體 文章

讓人明白你要傳達(dá)的訊息主要段落必須包含你按照年代順序或重要程度排列的事件，經(jīng)歷和活動(dòng)你可以自由地發(fā)揮你認(rèn)為值得重視的成就，可以寫得特定而詳細(xì)，告訴讀者你值得被錄取，讓他們知道在申請(qǐng)入學(xué)的一班人馬中，你在某一方面不僅合格而且大大高于其他人的水準(zhǔn)，注意：不要顯得拖沓，每個(gè)段落必須包含一個(gè)單獨(dú)的主題，并加以評(píng)述，你的結(jié)束段必須以積極的口吻結(jié)尾，重申你的目標(biāo)，按照你所申請(qǐng)學(xué)校的預(yù)期要求撰寫。結(jié)束語(yǔ) 段落

個(gè)人陳述，同其它有說(shuō)服性的文章一樣，是”頭重“的文件格式，在這些文書的一開頭便強(qiáng)調(diào)你的觀點(diǎn)，因此，你文章的結(jié)束部分不應(yīng)有戲劇性的部分，如果你文章的主體末尾已經(jīng)很具說(shuō)服力，則不用寫上結(jié)束段落，若你打算寫個(gè)結(jié)束語(yǔ)，確信不要重復(fù)你的介紹性部分，重申你的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)是可取的，你必須以某種方式給讀者留下持續(xù)的印象，不要寫這樣的話，”我在貴校作助教，我相信我能在你的學(xué)校干得很好。“而用這樣的”我的平均績(jī)點(diǎn)，經(jīng)驗(yàn)以及無(wú)可比擬的個(gè)性使我脫穎而出，正是你們學(xué)校要找尋的有前途，有成就的候選人?！扒逦?，直截了當(dāng)，給人一大沖擊。

申請(qǐng)文書寫作步驟之四：提高質(zhì)量

檢查 與修改 這也許是你一生中寫的最重要的文章，因此千萬(wàn)別交上你的第一次草稿。大聲讀它，讓朋友看看，然后修改，修改再修改，盡管有一些學(xué)校進(jìn)行面試，但起主要作用的是你的個(gè)人陳述和閱讀你的材料的人。說(shuō)服他(她)來(lái)錄取你。保證你的文章整體風(fēng)格一致，筆觸，語(yǔ)調(diào)能正確傳遞你想表達(dá)的信息。

逐步逐句修改你的文章，考慮是否每一行句子都與其它行文有關(guān)聯(lián)，相匹配。問(wèn)問(wèn)自己，它是否簡(jiǎn)潔，有效，刪掉過(guò)于廣泛的主題或論斷支持語(yǔ)句，你若有一些絕對(duì)不能確定之處，那么那些對(duì)你一無(wú)所知的人更無(wú)法明白。

刪除所有拖沓冗長(zhǎng)之處，通讀每個(gè)段落，確定每個(gè)段落確實(shí)有單一特定的主題或中心內(nèi)容，就同一主題重復(fù)幾遍會(huì)讓讀者厭惡，而且這種形式的文章會(huì)使你喪失專業(yè)水準(zhǔn)。

請(qǐng)將整篇文章視為一個(gè)整體通讀。有沒(méi)有遺漏一些有助你表達(dá)的部分?如果是，查閱一下你的”修補(bǔ)"清單(一些事實(shí)及個(gè)人特征)把這些材料加進(jìn)去。

第二篇：申請(qǐng)文書寫作 By SEA-GULL

申請(qǐng)文書寫作

（一）PS（Personal Statement）的撰寫：

PS主要是用書面文字向別人展示你的經(jīng)歷，你的想法，學(xué)習(xí)目標(biāo)，職業(yè)規(guī)劃等等，在申請(qǐng)過(guò)程中的地位可見一般。下面結(jié)合我自己在申請(qǐng)過(guò)程中寫PS的過(guò)程談一下我自己對(duì)PS的看法（個(gè)人意見，僅供參考）。

·PS開頭的問(wèn)題

往往大家都會(huì)說(shuō)PS的開頭是最需要寫的很吸引人的部分，所以很多人包括我自己在剛開始寫PS的時(shí)候都陷入這個(gè)窘境，想著如何讓評(píng)審委員在看到你的開頭的時(shí)候會(huì)有眼前一亮的感覺(jué)。一些很老舊的寫法諸如引用名人名言之類的，我也曾經(jīng)想過(guò)，但是這種想法僅僅是我對(duì)PS認(rèn)識(shí)的入門級(jí)階段，這種方法如果用的不好反而會(huì)帶來(lái)相反的效果，讓人覺(jué)得很反感。

我的PS開頭經(jīng)歷了如下的過(guò)程

Dream? American dream? It occurred to my mind too late.Even my undergraduate roommate had taken Toefl-PBT twice, I just thought that Toefl had nothing to do with me and I could not be one of the group members who chased their American dreams.But three years later, I joined in this large group.Till now, I have taken the GRE and Toefl-iBT examination yet since I want to pursue my dream in an oversea country.Yes, America.這個(gè)開頭是我最開始憋了好久才憋出來(lái)的，算是根據(jù)我的實(shí)情寫的，現(xiàn)在來(lái)看我也不知道這個(gè)開頭好不好，拋出來(lái)給大家討論討論，總之我最終是沒(méi)有用這個(gè)。

后來(lái)用的是很普通但一目了然的一個(gè)開頭，我覺(jué)得這個(gè)能很明了地闡述我的目的性，如下： What I am pursuing now is a Ph.D.degree of ???? which belongs to the ECE Department at XX University.這個(gè)應(yīng)該在某種程度上能吸引人的眼球吧，我覺(jué)得。Anyway，尋求最適合自己的方式才是最有效的！

·PS主體的問(wèn)題

我覺(jué)得展開PS主體最有效的方式就是說(shuō)事兒（也就是講故事），揀上幾件自己覺(jué)得有意義、對(duì)自己未來(lái)發(fā)展有所貢獻(xiàn)的事情介紹一下，可以說(shuō)一篇PS的雛形基本上就有了。剩下的就是怎樣把事情表述清楚，以及你自己從中有何收益了。

針對(duì)不同階層的人又有不同的寫法，在我看來(lái)，主要有以下幾種：

1.本科（未畢業(yè)）：這個(gè)群體應(yīng)該是占了申請(qǐng)人群中的大部分，而本科生主要還都是以課業(yè)為主，所以如果有比較好的科研經(jīng)歷的話，會(huì)很容易在PS上就比別人更勝一籌。

2.碩士（未畢業(yè)）：碩士研究生在本科生的基礎(chǔ)之上多了研究生階段，當(dāng)然也就應(yīng)該多了所謂的研究經(jīng)歷（當(dāng)然不否認(rèn)有本科生也能很早就打入教研室內(nèi)部混一些研究經(jīng)歷），這個(gè)研究經(jīng)歷不管是自己給自己的導(dǎo)師做項(xiàng)目還是在外面單位實(shí)習(xí)，我覺(jué)得都應(yīng)該在你的PS中占據(jù)很重要的一部分。而且由于不同的人研究領(lǐng)域不同，側(cè)重方向不同，所以這個(gè)將會(huì)成為你區(qū)別于別人，甚至說(shuō)超越別人的重要法寶。同時(shí)，有了這些研究經(jīng)歷之后，個(gè)人的未來(lái)發(fā)展方向和專業(yè)規(guī)劃將會(huì)比較明朗。

3.畢業(yè)脫離學(xué)校的：基于以上兩個(gè)不同的群體，該群體里的人比他們要多的就是工作經(jīng)歷了，根據(jù)自己的特殊職位來(lái)為自己的PS增色添彩，那就是八仙過(guò)海各顯神通了，我沒(méi)經(jīng)歷過(guò)也就不敢多說(shuō)。

Note：個(gè)人覺(jué)得在寫PS的時(shí)候，不要扯得太遠(yuǎn)了，從大學(xué)以后開始寫就行了，小時(shí)候那種老掉牙的東西就不要寫了（估計(jì)大家也知道我說(shuō)的是啥，這種東西人家都看膩了，就算是真有其事，寫進(jìn)去也都稱為雞肋了）。

結(jié)合我自己的情況，我是屬于上述的第二種情況，在我的PS主題段落中，我從本科和研究生兩個(gè)階段分別做了一個(gè)presentation：本科階段主要是描述了和幾個(gè)很要好的同學(xué)一起參加比賽的經(jīng)歷，從中得到的不僅僅是一紙獎(jiǎng)勵(lì)，更重要的是友情，合作等等；研究生階段主要描述了參與老師的課題，從中獲得了如何對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃的經(jīng)驗(yàn)還有很多專業(yè)技能等等。

·PS結(jié)尾的問(wèn)題

PS的結(jié)尾在我看來(lái)是從過(guò)去到將來(lái)的一個(gè)過(guò)渡和展望吧，簡(jiǎn)要介紹一下自己的近況，自己在學(xué)習(xí)工作基礎(chǔ)之上對(duì)自己的未來(lái)有一個(gè)怎樣的規(guī)劃，自己申請(qǐng)去學(xué)校以后都研究些什么，自己在學(xué)有所成之后有怎樣的職場(chǎng)打算等等，順帶可以吹吹所申請(qǐng)的學(xué)校，項(xiàng)目組以及自己的potential academic advisor等等，嘿嘿~~

·PS字?jǐn)?shù)的問(wèn)題

我覺(jué)得把PS寫長(zhǎng)還是相對(duì)來(lái)說(shuō)比較容易的，按照我列出的雛形寫上個(gè)三到五段，差不多也得有個(gè)1000字左右吧，嘿嘿！然而不同的學(xué)校會(huì)有不同的要求，這樣實(shí)際上有形無(wú)形地就把字?jǐn)?shù)給限制住了。

比如ASU的ECE系對(duì)PS就有如下要求：

Please write a one-page essay describing your academic and career goals.Address the following in your essay:

? In which specific area do you wish to study?

? Why should you be admitted to the program?

再比如Purdue的ECE系對(duì)PS也有要求：

A statement of purpose is required for all degree-seeking applicants.Please submit a statement of approximately 300-500 words concerning your purpose for undertaking or continuing graduate study, your reasons for wanting to study at Purdue, and your professional plans, career goals, and research interests.You also may explain any irregularities or special circumstances applicable to your background and elaborate on your special abilities, awards, achievements, scholarly publications, and/or professional history.總而言之，PS要想寫好是需要花費(fèi)很大心思的，寫了改，改了再改，自己改，別人改，一直到一個(gè)大家都認(rèn)為沒(méi)有修改的余地為止；另外，一定注意針對(duì)不同的學(xué)校撰寫不同的PS。

（二）CV（Curriculum Vitae）的撰寫：

CV是區(qū)別于PS的一個(gè)比較重要的東西，主要是把自己不能在PS里面詳細(xì)提到的事件，經(jīng)歷等做一個(gè)“列表式”的展示（我之所以用“列表式”這么一個(gè)詞，是因?yàn)槲矣X(jué)得這個(gè)結(jié)構(gòu)能夠給出一份讓人感覺(jué)一目了然的材料）。

個(gè)人覺(jué)得CV里面應(yīng)該包含的大體內(nèi)容如下（我的CV基本上就是按照這個(gè)結(jié)構(gòu)來(lái)做的）： ·個(gè)人的一些基本信息（姓名，出身年月，郵箱等）；

·Objective：申請(qǐng)XX學(xué)院的PhD

·Research Interests：????

·Education：

時(shí)間專業(yè) 學(xué)院 學(xué)校

GPARank

Awards / Scholarships and etc.·Research Experiences：

時(shí)間 地點(diǎn)參與身份（主要完成人還是跟人合作??）

項(xiàng)目名稱以及自己的主要工作介紹

·Activities Experiences:

時(shí)間 地點(diǎn)

參與了什么工作

·Academic Skills：????

·Self Evaluation：????

然后根據(jù)個(gè)人情況的不同可以刪減東西調(diào)整先后順序，象GRE和Toefl成績(jī)這種我就覺(jué)得沒(méi)有必要寫在上面。另外需要注意的是，在展開以上每項(xiàng)的時(shí)候，切忌整塊整塊的內(nèi)容堆在一起，而是用比較簡(jiǎn)潔清晰的框架就好?？傮w感覺(jué)CV相對(duì)來(lái)說(shuō)要比PS要好寫一些。

Note：CV一般都是打印在有自己學(xué)校校徽標(biāo)志作為抬頭的信紙上面，如果沒(méi)有這種專用信紙的話也可以自己下載一個(gè)圖標(biāo)做一個(gè)在頁(yè)眉上。

（三）RL（Recommendation Letter）的撰寫：

RL這個(gè)東西，說(shuō)重要也重要，說(shuō)不重要也不重要，關(guān)鍵是看誰(shuí)給你寫了。大部分中國(guó)學(xué)生的推薦信都是自己寫，然后找老師簽字或者跟老師打聲招呼找人代簽，這應(yīng)該已經(jīng)是大家都彼此知道的事情了，所以在某種程度上RL的地位并不是那么的顯要，但是這又是必不可少的一樣申請(qǐng)材料，一般來(lái)說(shuō)學(xué)校會(huì)要求2-3封推薦信，有的BT學(xué)校會(huì)要求4封（比如UCBoulder）。

有的人如果能搞到比較牛的推薦信的話，據(jù)說(shuō)是很有效的，可能這一封比較關(guān)鍵的推薦信就解決問(wèn)題給你帶來(lái)offer，who knows!目前，我也無(wú)法給“牛推”下一個(gè)準(zhǔn)確的定義，到底什么級(jí)別的RL算是牛推，畢竟我的三封推薦信都是普普通通的，由我負(fù)責(zé)填充內(nèi)容，老師負(fù)責(zé)簽字的推薦信，只能說(shuō)是完成了學(xué)校申請(qǐng)所必備的材料，內(nèi)容無(wú)非就是從另一個(gè)側(cè)面說(shuō)說(shuō)自己的長(zhǎng)處和優(yōu)勢(shì)而已，具體起了多少作用我也沒(méi)法評(píng)估。

關(guān)于推薦人的選擇，大家都能找到很多意見，根據(jù)不同人的情況需不同對(duì)待，在這兒不做過(guò)多介紹。我選擇的三個(gè)人分別是我的導(dǎo)師，系主任和一個(gè)博士師姐。

如果是自己寫的推薦信的話，可以采用如下的結(jié)構(gòu)模板（我的都是自己寫的，然后讓不同的人幫我修改過(guò)）：

開頭：介紹關(guān)系，表意見（這里最好要提到申請(qǐng)哪個(gè)學(xué)校的什么學(xué)位項(xiàng)目）；

正文：怎么認(rèn)識(shí)的，認(rèn)識(shí)多久？介紹自己如何如何好（稍微吹一下牛包裝下自己可以，但是別把話說(shuō)過(guò)了哦，到時(shí)候還得自己來(lái)補(bǔ)漏子），根據(jù)情況可寫一到兩段不等；

結(jié)尾：再一次表決心愿意推薦云云；

落款簽名

Dear Admission Committee, / To Whom It May Concern,As the ??, it is my pleasure to recommend ?? to apply for ??

I became to know Mr./Miss ????????????

??????????????這些省略號(hào)里面都是說(shuō)自己的好話，大家就好好想吧，最好也還是挑幾個(gè)具體的事來(lái)說(shuō)明。

我發(fā)現(xiàn)說(shuō)事兒真是一種萬(wàn)能的方法，牛逼！

I have no doubt in ??’s ability to ???? So I have no hesitation in recommending him / her to ???? If you have some further questions about him /her, please feel free to contact with me.Sincerely Yours，(Associate)Professor XXX

Department XXXXXXX

Email: ????

推薦信一般也最好是能打印在有自己學(xué)校抬頭標(biāo)志的信紙上面。需要注意的問(wèn)題：如果是只寫了推薦信而沒(méi)有推薦表的話，記得一定要在推薦信上注明日期。

在這兒說(shuō)一些關(guān)于網(wǎng)推的看法：我在申請(qǐng)的過(guò)程中一直覺(jué)得網(wǎng)推是很麻煩的事情，要用郵件，不如打印好RL簽字來(lái)的快。但是到申請(qǐng)完了之后越來(lái)越覺(jué)得網(wǎng)推的靈活性以及紙推的問(wèn)題（我申請(qǐng)的學(xué)校全是紙推的，汗一個(gè)）。紙推需要打印很多用于不同學(xué)校的RL就是一個(gè)問(wèn)題（我當(dāng)時(shí)就犯了一個(gè)錯(cuò)誤，差點(diǎn)兒把一起打印的用于A學(xué)校的RL同時(shí)寄到A學(xué)校和B學(xué)校，再汗一個(gè)）；另外，需要找老師簽字，一來(lái)能不能在方便的時(shí)間找到老師，二來(lái)每次都要簽很多東西，三來(lái)不同學(xué)校的deadline不同的話還得麻煩老師多次，即使是在老師授權(quán)的情況下找朋友代簽也很不方便。相比之下，網(wǎng)推就只需要老師提供一個(gè)有效的郵箱地址，在他們收到網(wǎng)推的鏈接之后，轉(zhuǎn)發(fā)到你自己的郵箱，剩下的都由你自己來(lái)完成了，哈哈。。

（四）在讀證明模板：

下面這個(gè)是我學(xué)校為我開具的在讀證明，如果需要自己撰寫在讀證明由學(xué)校來(lái)蓋章的話，可以采用如下模板。

Certificate

This is to certify that ??, male/female, born in ??, is now studying for his/her ?? degree at XX University and his student ID is ??.He/she has been enrolled in the school

of ??, majoring in ?? from ?? to present and will graduate in ??.XX University is a full-time accredited school for higher education approved by the Education Ministry of the People’s Republic of China.Date

XX Univeristy

（五）RP（Research Proposal）的撰寫：

在申請(qǐng)美國(guó)學(xué)校的時(shí)候MS沒(méi)有學(xué)校要求這個(gè)，但是申請(qǐng)香港，新加坡的一些學(xué)?？赡軙?huì)需要這個(gè)。這個(gè)我沒(méi)有寫過(guò)，在這兒就不誤導(dǎo)大家了，沒(méi)什么經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)的問(wèn)題可以搜索版內(nèi)其他版友的文章學(xué)習(xí)。

Finally，友情提醒大家在寄送申請(qǐng)材料的時(shí)候最好做一個(gè)checklist放在你的信封or package里面，或者是貼在信封or package的外面，這樣別人在審核你的材料的時(shí)候會(huì)很清楚知道你都寄了些什么過(guò)來(lái)，于人于己都有利??！

OK，這篇文章總算是寫完了，花了挺長(zhǎng)時(shí)間的，雖不是什么金科玉律性的東西，但總還是我的一些心血吧，貼出來(lái)與大家分享。如果對(duì)大家哪怕是起到一丁點(diǎn)兒的作用，我也不枉我寫這么多廢話了，呵呵~~~

-----------End

2009-3-12 @ xi’an By SEA-GULL

第三篇：出國(guó)留學(xué)文書寫作四大步驟

出國(guó)留學(xué)文書寫作四大步驟

申請(qǐng)文書寫作步驟之一：策略

研究!研究!再研究!

(1)研究你所申請(qǐng)的學(xué)校。大部分學(xué)校會(huì)給你提供一本小冊(cè)子告訴你校方對(duì)申請(qǐng)者的要求。與該所學(xué)校的研究生和你所知的就讀該校的人交談，充分利用學(xué)校的校友會(huì)組織與研究生們建立關(guān)系，與學(xué)校通電話，和進(jìn)學(xué)委員會(huì)成員或其它校方官員聯(lián)系，你了解該所學(xué)校和它的運(yùn)作以及職能成員越多，你越可能寫好你的申請(qǐng)書以此證實(shí)你對(duì)該所學(xué)校確實(shí)十分地感愛好。

(2)另外，你得花費(fèi)特別功夫給讀信者一種印象：你花了更多的時(shí)間使自己對(duì)該所學(xué)校了解得比其他的申請(qǐng)者更透徹，這些特別功夫使讀信人對(duì)你的勤奮，專心致志和對(duì)該院系的愛好有著十分良好的印象。這些特別了解和信息不必在每字之間中提出，也無(wú)須特別夸張其辭，你的陳述只需包含足夠的信息使人留下你做了特別努力的印象即可。

知曉過(guò)程所需的敲門磚深深了解申請(qǐng)的重要性，經(jīng)常提醒自己被你所選擇的學(xué)校錄取所需的關(guān)鍵東西，請(qǐng)熟悉到它的沖擊力會(huì)直接關(guān)系到你的職業(yè)經(jīng)歷，期看薪金和職業(yè)選擇，不要感到過(guò)分激動(dòng)或忐忑不安，以此過(guò)程的嚴(yán)重性來(lái)激勵(lì)自己寫出你力所能及最好的申請(qǐng)文章。

知曉會(huì)被提問(wèn)的題目由于學(xué)校的類型，選擇的科系以及所選學(xué)校的威看，進(jìn)學(xué)委員會(huì)將會(huì)閱讀不說(shuō)上千少說(shuō)也上百的個(gè)人資料，為了讓你的文章有說(shuō)服力，令人難忘和個(gè)性

突出，他們到底要得到什么信息？題目涉及的范圍是什么？申請(qǐng)涉及的題目范圍極廣，對(duì)于人際方面相關(guān)的挑戰(zhàn)如何使你以為它們鍛煉出你解決矛盾的能力和治理方面的技巧，到一些不定性的烏龍題目，比如說(shuō)告訴我們與你成為律師此事相關(guān)的個(gè)人信息等。除了郵遞問(wèn)卷之外，大部分的學(xué)校通常會(huì)提供回答題目的指導(dǎo)，請(qǐng)仔細(xì)地按部就班，不要偏離它們。

一些題目樣式通常是提出一個(gè)很有概括力的題目和幾個(gè)比較特定的題目，別讓你后者的答案只是前者的簡(jiǎn)單重復(fù)，也別在后者的答案中重復(fù)性地回答前者的題目，在回答特定題目時(shí)，請(qǐng)保存在概括性題目答案中提及的一些細(xì)節(jié)，讓你總結(jié)性的陳述成為一個(gè)包容萬(wàn)知的文檔，給進(jìn)學(xué)委員會(huì)留下一個(gè)印象：你比你所陳述的更有內(nèi)涵。

溫馨提示：專業(yè)的事情，交給專業(yè)的機(jī)構(gòu)來(lái)完成。10年來(lái)，監(jiān)審留學(xué)一直致力于留學(xué)文書的寫作服務(wù)，已經(jīng)幫助過(guò)無(wú)數(shù)留學(xué)生申請(qǐng)到理想的大學(xué)，擅長(zhǎng)美國(guó)，加拿大，英國(guó)和澳洲的個(gè)人陳述和推薦信寫作。如果您有寫作方面的需求可以 聯(lián)系QQ：970865017，按時(shí)交稿，絕不拖延，再也不用發(fā)愁。

在申請(qǐng)文檔中避免不同部分之間的冗長(zhǎng)重復(fù)，不要只在行文間陳述你的均勻績(jī)點(diǎn)和課程，這些東西在申請(qǐng)中是會(huì)被予以與其它部分相當(dāng)?shù)闹匾?，然而假如你以為均勻?jī)點(diǎn)和課程有所需解釋之處則不妨多寫一些，比如說(shuō)，你可以講明某一些均勻績(jī)點(diǎn)的不定是由于生病或是家庭題目所致，除了這些情況，千萬(wàn)別為你的分?jǐn)?shù)找理由，進(jìn)學(xué)委員會(huì)每年都要讀過(guò)成百上千個(gè)這樣的理由。

請(qǐng)留意“一勞永逸”的態(tài)度一旦你熟悉到進(jìn)行個(gè)人陳述的目的所在，你必須關(guān)注行文的類型和結(jié)構(gòu)，以便最有效地達(dá)到目的。腦子里有了這樣的熟悉，就會(huì)意識(shí)到?jīng)]有一個(gè)完美的個(gè)人陳述能適合你所申請(qǐng)的那些學(xué)校提出的題目，大部分學(xué)校對(duì)于他們所?？翠浫〉娜艘蟛煌?，你必須根據(jù)申請(qǐng)文件中提出的題目來(lái)“量文體衣”，理想的方法是：針對(duì)不同的學(xué)校寫不同的個(gè)人陳述。

底線你的個(gè)人陳述是你發(fā)揮自己才華的機(jī)會(huì)，有針對(duì)性地籌劃，觸及你的個(gè)人成就而非失敗，有價(jià)值的經(jīng)歷而非潰敗之事，務(wù)必保證你的陳述文章是色調(diào)明亮，深進(jìn)，態(tài)度投進(jìn)，富有動(dòng)力，請(qǐng)謹(jǐn)記于心，那些進(jìn)學(xué)委員會(huì)可是由資深專業(yè)者組成，他們可能在其職業(yè)生涯閱過(guò)無(wú)數(shù)個(gè)人陳述，他們可以從字里行間讀出言外之意。

第四篇：秘書寫作：寫好商務(wù)文書步驟(一)

步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo)

在撰寫某一個(gè)商務(wù)文書之前，我們應(yīng)該首先回到一個(gè)問(wèn)題，即我們希望該文書的對(duì)象在收到文書之后采取怎樣的行動(dòng)；這個(gè)問(wèn)題的答案也就是我們撰寫商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)。1.主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)

需要強(qiáng)調(diào)的是，這個(gè)行動(dòng)的主體是收取商務(wù)文書的對(duì)方。因此，我們撰寫商務(wù)文書說(shuō)表達(dá)出來(lái)的意愿只能是一個(gè)“被動(dòng)目標(biāo)”，而對(duì)方的實(shí)際行動(dòng)才是所謂的“主動(dòng)目標(biāo)”。2.將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)

正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫商務(wù)文書時(shí)往往陷入到一個(gè)誤區(qū)當(dāng)中，即將自己的被動(dòng)目標(biāo)當(dāng)成了主動(dòng)目標(biāo)——只關(guān)注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務(wù)，而忽略了接收文書的對(duì)方的感受。

認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)誤區(qū)，將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需要在明確之前的第一個(gè)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個(gè)問(wèn)題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們?cè)诤跏裁?？換而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。只有將我們?cè)诤醯膬?nèi)容與希望對(duì)方采取的行動(dòng)形成一致，那么才能有效地把被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)。外語(yǔ)學(xué)習(xí)網(wǎng) 【案例】

有關(guān)總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會(huì)議的郵件

在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會(huì)，要求她在確定時(shí)間和地點(diǎn)之后發(fā)一個(gè)郵件告知所有的秘書。

這個(gè)郵件實(shí)際上就是一個(gè)商務(wù)文書，相當(dāng)于一個(gè)通知。在撰寫這個(gè)郵件的過(guò)程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動(dòng)目標(biāo)是“讓所有的秘書都得去開會(huì)”而不是簡(jiǎn)單地“通知每個(gè)秘書會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)”。因此，郵件中僅僅明確了會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)還不夠，因?yàn)檫@樣并不能確保所有秘書都按照要求來(lái)參會(huì)；而是應(yīng)該進(jìn)一步在郵件中要求所有秘書在會(huì)議前一個(gè)星期都對(duì)是否參加會(huì)議進(jìn)行確認(rèn)。

要寫好這個(gè)商務(wù)文書，總經(jīng)理秘書需要將其被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)：自己之所以在乎“所有秘書都按時(shí)參會(huì)”這個(gè)事情，是因?yàn)榭偨?jīng)理交代自己組織這個(gè)會(huì)議，如果與會(huì)的秘書沒(méi)有到齊，那么就意味著自己組織工作的失??；換而言之，自己希望在總經(jīng)理面前有一個(gè)良好的表現(xiàn)，就需要確保會(huì)議順利組織成功，而組織成功的標(biāo)志之一就是人員來(lái)得比較齊，所以需要他們給自己一個(gè)能否與會(huì)的確認(rèn)。【自檢1-1】

請(qǐng)判斷出圍繞以下事件而起草的商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)：

（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經(jīng)理匯報(bào)上個(gè)月的銷售任務(wù)完成情況；（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號(hào)碼而給所有公司員工群發(fā)郵件；

（3）某公司副總經(jīng)理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評(píng)其惡劣的服務(wù)態(tài)度；為收集與該事件相關(guān)的信息，該副總經(jīng)理著手給張麗發(fā)郵件，并抄送給其部門經(jīng)理。____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 參考答案1－1（1）就本月的銷售任務(wù)完成狀況，請(qǐng)部門經(jīng)理給與評(píng)價(jià)或者指正。如果銷售任務(wù)完成得好，那么該銷售人員希望其經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行表?yè)P(yáng)；而如果銷售任務(wù)完成得不好，那么該銷售人員則希望經(jīng)理可以予以理解。

（2）公司所有員工在規(guī)定的時(shí)間以其身份證號(hào)碼為內(nèi)容給該員工予以回復(fù)。

（3）希望張麗就這個(gè)事件的情況給與該副總經(jīng)理一個(gè)反饋，了解事情的實(shí)際情況。

第五篇：文書檔案整理一般步驟

歸檔文件整理的一般步驟

歸檔文件是立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢應(yīng)作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料，歸檔的過(guò)程就是把歸檔文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

歸檔文件的整理原則：

遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值、便于保管和利用 第一步：收集整理資料

（一）、收集

收集工作是將本單位職能活動(dòng)中形成的辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的一個(gè)過(guò)程。凡機(jī)關(guān)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)、及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書處理部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理，定期向檔案部門歸檔。

歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、和歸檔要求三部分內(nèi)容。

（1）歸檔范圍的劃分：

凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)和歷史

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面貌的文件材料，包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級(jí)、下級(jí)與本身工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍。

凡與本機(jī)關(guān)、本單位、本職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的和無(wú)保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。

（2）歸檔時(shí)間

歸檔工作要求在次年的五月底之前完成（3）歸檔要求

a.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整、內(nèi)容準(zhǔn)確;b.收集工作應(yīng)立足本單位;c.底稿隨印件一起收集;d.有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單位應(yīng)隨正文一起收集歸檔;e.附件隨正件一起收集歸檔;f.關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)一起歸檔。

（二）、整理要求

歸檔整理時(shí)把文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每份文件為一件，下列文件或文本或?qū)嶓w裝訂時(shí)，可作為一件：

（1）正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；

（2）正件與附件為一件（如果附件內(nèi)容比正件重

/ 10

要，件數(shù)較多，又是單件裝訂，如附件

1、附件

2、以此類推，在編制歸檔文件目錄時(shí)，附件的題名要依次列出，題名前加“附件X”，并填寫各附件的頁(yè)數(shù)）；

（3）收文處理單位與來(lái)文作為一件；（4）原件與復(fù)印件或手抄件為一件；

（5）轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件（被轉(zhuǎn)發(fā)的來(lái)文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存）；

（6）報(bào)表、名冊(cè)、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件；

（7）請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書為一件；

（8）歸檔中的中文與外文為一件。第二步：分類

分類就是將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有體系的過(guò)程。

歸檔文件可以采用——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）——保管期限或保管期限————機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

（一）按歸檔 應(yīng)注意以下問(wèn)題：（1）文件有多個(gè)時(shí)間特征

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一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征、包括成文日期、簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、公布日期、發(fā)文和收文日期等等。分時(shí)，一般來(lái)說(shuō)就以文件的簽發(fā)日期（或落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬。

（2）跨形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng)，如召開會(huì)議、處理案件等等，跨形成的文件，統(tǒng)一在辦結(jié)歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)。

（3）幾份文件作為一份時(shí)“件”的日期 正文與定稿、原件與復(fù)制件、來(lái)文與復(fù)文等作為一件，這時(shí)判定“件”的日期、應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。

（4）無(wú)落款日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件（也叫白頭文件）需要分析文件內(nèi)容、制成材料、模式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按合理歸類。

（二）按保管期限歸檔

按保管期限分類，就是根據(jù)劃定的不同保管期限對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

文書檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期。

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（1）凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)和國(guó)家建設(shè)及歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)制定的屬于政策規(guī)定性的文件；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表；機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免和人事管理工作等文件材料。b.上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)所做的決定、批復(fù)、報(bào)告、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免等文件材料。c.本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級(jí)報(bào)送的重要的具有特殊意義的文件材料。

（2）凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管。

主要包括：a.直屬上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)或非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料。b.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。反映方針政策貫徹落實(shí)情況的文件。

（3）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料列為短期保管。

主要包括：a.本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料b.上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要參

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照?qǐng)?zhí)行的文件材料。c.下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般性文件材料。

（三）按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法

機(jī)構(gòu)分類法，就是根據(jù)機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。

問(wèn)題分類法，就是按照文件內(nèi)容對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。按問(wèn)題分類時(shí)，還要注意問(wèn)題的密切聯(lián)系，根據(jù)文件的不同特點(diǎn)，妥善處理好不宜按問(wèn)題分類的文件材料。

編文號(hào)的正式文件和未編號(hào)的文件材料，應(yīng)按問(wèn)題分類，不能分成“文件類”和“材料類”。

文件與電報(bào)應(yīng)按問(wèn)題合并歸檔，不能歸“電報(bào)類”。第三步：排列

歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等方法確定文件的先后次序的過(guò)程。

會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等成套性文件可集中排列；上級(jí)來(lái)文集中排列在本級(jí)歸檔文件之前，下級(jí)來(lái)文集中排在其后。

具體的排列方法：

（1）同一事由的歸檔文件排列，即一個(gè)作者，一

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個(gè)問(wèn)題（即一個(gè)事由）的文件，按時(shí)間先后順序排列。（2）不同事由的歸檔文件排列：a.按不同事由形成時(shí)間的先后順序排列，所謂事由的形成時(shí)間即事由的辦結(jié)時(shí)間。b.按事由的重要程度排列，將主要職能或重要活動(dòng)形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后邊，或?qū)⒕C合性工作排在前面，具體業(yè)務(wù)工作排在后面。c.按事由具有的共同屬性分別集中排列。

排列時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，批請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來(lái)文前面。

對(duì)具有保存價(jià)值，沒(méi)有及時(shí)歸檔的零散文件，應(yīng)排列在同一保管期限歸檔文件的最后或與相關(guān)的某份歸檔文件裝成一件，并在歸檔文件目錄備注欄中加上說(shuō)明。

第四步：編號(hào)

歸檔文件編號(hào)，是指歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)符號(hào)，并以歸檔章在歸檔文件上注明

（一）蓋章的要求

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歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在文件首頁(yè)右上角空白的位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可蓋在上端空白處。

（二）歸檔章具體項(xiàng)目的填寫

a.全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位編制的代碼； b.：是指歸檔文件的形成，即形成和處理歸檔文件的；

c.保管期限：是指機(jī)關(guān)文書、業(yè)務(wù)部門、或檔案部門在整理歸檔文件時(shí)，給歸檔文件劃定的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種；

d.件號(hào)：即歸檔文件的排列順序號(hào)； e.盒號(hào)：即檔案盒的排列順序號(hào)。第五步：編目

編目就是編制歸檔文件目錄。編目的項(xiàng)目包括：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。

件號(hào)：文件的排列順序號(hào)，即室編件號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者應(yīng)填寫標(biāo)注發(fā)文字號(hào)的機(jī)關(guān)。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)人講話或以領(lǐng)導(dǎo)人名義發(fā)布的文件，責(zé)任者可填寫領(lǐng)導(dǎo)人姓名。

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文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

題名：文件標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范，不能全面提示文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫，外加“[ ]”號(hào)。

日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909 頁(yè)數(shù)：每件文件的頁(yè)數(shù)，文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)數(shù)。

備注：用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。第六步：裝訂

裝訂前，對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)；對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；對(duì)某些特殊超大的紙張按A4紙的尺寸折疊；去除易銹蝕的金屬物和易變脆的塑料物（精裝和平裝等書本式的檔案材料除外）。將“件”內(nèi)的各頁(yè)按一定的方式對(duì)齊。

一般采用線繩裝訂，文件較?。?-39頁(yè)）的用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的（40頁(yè)以上）采用三孔一線左側(cè)裝訂，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字。第七步：裝盒

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將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫備考表、檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目。

檔案盒封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱標(biāo)明全宗名稱（立檔單位名稱）。

盒脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)。

備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明（填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況）、整理人、檢查人和日期（歸檔文件整理完畢的日期）。

裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問(wèn)題：

（1）不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)；

（2）不同保管期限的歸檔文不應(yīng)放入同一檔案盒；（3）不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)。第八步：檔案上架

（1）編制盒號(hào)：用鉛筆分保管期限的流水號(hào)。（2）上架方法：在同一保管期限中按順序從左到右，從上到下。

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