第一篇：文件收發(fā)及檔案管理制度

文件收發(fā)及檔案管理制度

一、文件收發(fā)

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管

1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用

三、檔案管理

1.公司檔案是公司生產經營活動中形成的歷史真實記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結，而且對今后發(fā)展也是很有價值的文獻寶庫。.檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關業(yè)務部門管理，以便于利用。

3.凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全。4.檔案機構的主要職責

⑴ 制定檔案工作的規(guī)章制度。

⑵對文秘部門和其他業(yè)務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督。

⑶負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質量。

⑷ 積極開展檔案的提供利用工作。5、公司檔案的構成與分類

⑴ 公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構成包括黨政、經營、技術、產品、設備(儀器)、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。⑵ 檔案分類

① 黨政文書檔案

主要指公司黨、工、團組織和行政機構長期工作中形成的文書，經立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業(yè)工作的指導原則。

② 上級機關頒發(fā)的需公司執(zhí)行的方針、政策、指示、決議、紀要等文件的全部，以及內公司發(fā)布的自制文件的全部和各種規(guī)章制度。

③ 公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。

④ 計劃和總結性文件。

⑤ 統(tǒng)計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名冊、團員年報及名冊等。

⑥ 黨政工作中的其它文件，包括公司結構調整，組織機構圖、廠慶活動資料、工業(yè)普查資料等。

6、經營文書檔案

主要指公司在生產經營活動中所形成的各種統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、憑證記錄、市場信息等文件材料。

⑴ 計劃類文件。指公司生產計劃、營銷計劃、財務計劃和其它專項業(yè)務性計劃。⑵指導類文件。指計劃指標、技術指標、質量指標、市場銷售指標等。

⑶ 價格類文件。指產品出公司價格、公司內部勞務價格、原材料計劃價格等。

⑷ 憑證類文書材料。指在經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務狀況、能源消耗、產品銷售等的原始記錄。

⑸有關經營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。⑹ 技術檔案

主要指公司在科學研究、產品開發(fā)、引進技術和設備等有關科技活動中形成的檔案。它是重要的技術活動和重要的技術資料，是與公司的生產和科技密切相關的資料。

⑺ 技術研究檔案。它是科學研究過程中形成的關于科技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標等材料。

⑻ 產品檔案。它包括產品設計、產品工藝、產品技術標準等方面的材料。

⑼設備(儀器)檔案。它是設備、儀器生產、使用、維修、改造過程中形成的材料。⑽ 基建檔案。它包括工程設計、工程施工、維修、交工驗收等方面的材料。⑾ 引進資料檔案。它包括引進產品交往的文件、考定資料、產品蘭圖、底圖等。⑿會計檔案

主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結束后經立卷歸檔后形成的。它將為公司進行計劃工作和財務管理工作提供重要的資料，有利于公司進行計劃管理和經營決策。主要包括： ⒀ 會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產經營過程中的財務狀況，成本水平和財務成果的數(shù)據(jù)報告歸檔后形成的資料。

⒁ 會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續(xù)的經濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。

⒂ 會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(各種發(fā)票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計記錄)。⒃ 聲像檔案：它是指將公司一些重要的實況，用照片、錄像、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領導人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經濟活動和文體活動等。

⒄ 人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。

⒅ 榮譽檔案：它主要指中央、省、市和有關上級機關授予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。

具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》

7、文件材料歸檔時間要求

⑴ 產品圖和工藝底圖歸檔，在設計完成整理、經樣機簽定圖樣全部修改后歸檔。⑵ 科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。

⑶ 新購設備儀器，包括引進設備或技術，在開箱驗收時接收歸檔。⑷ 基建工程項目竣工驗收時接收歸檔。

⑸ 各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負責人審定歸檔。

⑹ 財會檔案文件材料在年度終了后暫由財會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋。⑺ 聲像檔案在各項活動結束經整理隨時歸檔。⑻ 榮譽檔案在上級授獎單位頒發(fā)后隨時歸檔。⑼ 人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

8、立卷要求

⑴ 立卷的文件材料，應按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求、特征及文件內容進行立卷。

⑵ 在一個卷內要按問題成文件形成的時間系統(tǒng)排列。

⑶ 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

⑷ 按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。

⑸ 案卷組成后，應對案卷統(tǒng)一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。

9、檔案保管

⑴ 檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。

⑵ 建立檔案管理人員崗位責任制。⑶ 檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。

⑷ 以防為主，防治結合，重點在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應做到“七防”，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。⑸ 對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復和抄錄(復印)。

⑹ 按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規(guī)定期限應履行解密手續(xù)。⑺ 檔案庫房管理要規(guī)范化，框架應編號，編寫檔案存放地點索引。⑻ 按規(guī)定方式、方法和手續(xù)，做好檔案提供利用工作。

第二篇：文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

目的：為完善我館的行政管理機制和文件收發(fā)管理工作，特制定該管理制度。

文件管理的內容主要包括：本單位上報下發(fā)的各種文件，資料管理。收發(fā)文管理：

一：所有發(fā)至我館的公文（含傳真公文和附有領導的批示或上級部門轉我館處理的公文），由文書統(tǒng)一簽收，登記，編號，然后送我館領導批示或送有關部門和個人辦理。

二：接收文件負責人將“接收通知單”和接受文件分發(fā)給接收部門，部門負責人要在“接收通知單”上簽字。

三：傳閱的文件，交給有關人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。四：對急辦文件，有關負責人應立即將文件送交領導批閱。領導不在時，負責人應根據(jù)文件內容及時限要求，交相關部門或人事辦理，事后及時與領導匯報并做好督辦工作。

五：凡去區(qū)委、區(qū)政府、市局等部門開會或辦事帶回的各類文件及材料，一律由辦公室文書人員登記存檔。

六：各部門來文有限制日期要求的，辦公室負責人應及時催辦，發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報。

七：對處理完的文件要及時整理，按照規(guī)范要求和時間順序歸檔，保證應歸檔的文件材料齊全。

八：公司的文件由負責人起草和審核，并由上級負責人簽發(fā)。九：文件簽發(fā)后確認無誤方能復印，蓋章，發(fā)送。

十：文件和原稿，由負責人進行歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

十一：文件由負責人統(tǒng)一發(fā)送，送件人應將文件內容，報送日期，部門，接收人等有關事項填寫清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結果。

第三篇：公司文件收發(fā)管理制度

收發(fā)文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關規(guī)定，結合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。

2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。

3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、發(fā)文管理

1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送總經理簽發(fā)。

2、經總經理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。

5、發(fā)文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會簽。有關部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領導簽署意見成文稿的內容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。

（6）用印：用印是指辦公室對已印制好的公文進行蓋章。

（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒定和總經理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

三、收文管理

1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經理閱示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據(jù)總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

4、辦公室收到文件，應根據(jù)文件內容和性質全面統(tǒng)籌，送總經理批示或交有關部門閱辦。需要辦理的公文，經請示總經理后辦理，根據(jù)文件內容、總經理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經總經理批準后方可借閱。

6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

-1-室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規(guī)定的，辦公室應根據(jù)文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示后交有關部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結果。

（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結果。

（7）注結：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結果。

（8）存檔：在收文辦理結束后，應根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑒定和總經理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

四、保密文件管理

1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關。

2、制發(fā)保密文件時，經辦人要根據(jù)文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經理審批后印發(fā)。

3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

五、文件的銷毀

1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經理批示。

2、經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負責解釋。

2、本制度自發(fā)文之日起實施。

第四篇：文件收發(fā)印章管理制度

文件收、發(fā)、工作會議管理制度

一、收文管理

1、上級來文、簡報、信息等要在收到后及時處理。

2、項目監(jiān)理部文件管理人員要按照公文處理辦法，及時準確的將文件歸類并報項目總監(jiān)。

3、項目監(jiān)理部文件管理人員要按照文件批示要求請有關人員傳閱。傳閱人員必須在公文處理箋上簽字。

4、文件具體承辦人員需長期保存文件的要在文件處理箋上標出“×××借存”字樣，文件處理箋由項目監(jiān)理部文件管理人員保存。

5、未按收文處理程序操做，影響工作的，追究有關人員責任，造成重大影響和損失的，按重大責任追究辦法處理。

二、關于發(fā)文

1、項目監(jiān)理部發(fā)文需經項目總監(jiān)批準。

2、發(fā)文程序：擬定草稿經部門負責人或主管領導審批后，加附發(fā)文處理箋，請項目總監(jiān)批準打印。

3、項目監(jiān)理部發(fā)文，根據(jù)需要份數(shù)打、復印，原稿由項目監(jiān)理部文件管理人員存檔。

三、工作會議

1、項目監(jiān)理部每周召開一次工作會議。

2、要求全體人員參加，并寫出會議記錄或記入監(jiān)理日志。

3、每周工作會議檢查上周工作會議落實情況。

第五篇：文件收發(fā)、歸檔管理制度

文件收發(fā)、歸檔管理制度

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)集團公司有關規(guī)定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。

第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲介質的不同可將文件分為電子版文件和紙質版文件。按性質種類區(qū)分：行政類〈有關規(guī)章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業(yè)務類〈有關業(yè)務合同、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預結算文件、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。第三條 公文的簽收

1.公司所有文件(除領導或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。第四條 公文的編號保管

1.辦公室文秘拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可復印或借用。第五條 公文的閱批與分轉

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后，由辦公室文秘分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批后分送相關部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

2.一般性質的函、電、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的文件，由辦公室負責與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉處理。

3.為加速文件運轉，辦公室文秘應在接到文件的當天或第二天將文件送到承辦部門經理和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。第六條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室文秘，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應交辦公室文秘，切忌橫傳。

5.辦公室對文件負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔。

6.按照閱文范圍，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。第七條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。第八條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。2.集團或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布單位規(guī)章制度；

(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件；(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項；

(4)公布單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報；

(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；(7)其他有關重大事項；

3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門需要發(fā)文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發(fā)文申請；

2.集團或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。

4.文稿擬好后，擬搞人應填發(fā)文申請單，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

5.辦公室應根據(jù)公司領導指示和有關制度規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿； 6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；

7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚； 8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽；

9.文稿審核會簽后，按批準權限的規(guī)定分別呈送相關領導審定批準簽發(fā)； 10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號送辦公室打印； 11.文件打印初稿，應由擬稿人校對，并簽名；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實情況，向辦公室主任匯報文件抵達情況。

第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。第十三條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批復；

(2)集團或各分公司辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、報表等；(3)公司及部門各種會議記錄；(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報等；(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報材料等；

(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品；(9)工作日志和公司大事記；

(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。第十四條 立卷要求

1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上形成的文件材料，要求在下7月份以前整理完 第十五條 文件的時效性

是指文件內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該文件上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的文件。進入文件的銷毀管理程序。第十六條 文件銷毀流程

對于多余、重復、過時和無保存價值的文件（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續(xù)，認真填寫文件資料銷毀申請表，對無價值文件進行銷毀，并登記造冊。第十七條 文件銷毀要求

經審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上簽字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。