第一篇：文件收發(fā)管理制度（最終版）

文件收發(fā)管理制度

為充分發(fā)揮公文的效用，保證公文上傳下達、及時準確，制定本制度。公司來文、來函、來電、信息、簡報、出席會議帶回的文件以及公司的請示、匯報、通知（以下統(tǒng)稱“文件”）等公文，均由辦公室機要文書負責登記和保管。

一、收文

1、文件登記。收到文件和信件要及時啟封，并按密文和一般文件管理規(guī)定，進行分類、編號、登記。

2、文件傳閱。文件登記后，及時按規(guī)定程序呈送領(lǐng)導審批，并根據(jù)領(lǐng)導批示，進行傳閱。凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關(guān)領(lǐng)導和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過一星期傳閱完成；要做到急文急辦、特文特辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。

3、公司各部門要安排專人管理文件收發(fā)工作，按照上述規(guī)定認證登記并按文件批示要求及時送交部門領(lǐng)導和有關(guān)人員傳閱，部門傳閱完畢后，要及時返還公司機要文書室。

4、密級文件、資料，必須根據(jù)批示傳閱范圍由公司機要文書專人傳送；密級文件要在當天內(nèi)閱讀，下班前交回公司機要文書保管，以確保文件的安全。

二、發(fā)文

1、認真做好登記和編號工作，按照發(fā)文規(guī)定和要求，編訂文號，并審查審批程序是否完備。

2、按規(guī)定，為公司制發(fā)的文件蓋章，并保留公文底稿和一份文件存檔。

三、規(guī)范文件管理

1、認真做好文件的防火、防盜、防竊、防蟲、防潮等防護工作；一切密級文件和資料應存放在指定的保密柜。

2、定期檢查清理文件。公文閱辦完畢后，各部門應主動、及時退還，不得自行存放，如工作需要可保留非密級文件復印件以備查；文書對逾期未退還文件要及時追回；按保密部門規(guī)定和要求定期清退秘密文件；做到及時傳閱，保證文件無積壓、無遺漏、無差錯、無遺失。

3、公司印發(fā)剩余的文件材料，以及沒有保存價值需要銷毀的重要資料，各部門要統(tǒng)一送到公司機要文書室，由機要主管按規(guī)定到保密部門規(guī)定的地點銷毀，確保公司秘密。

4、做好文件的立卷歸檔工作。年度終了，文書要將收發(fā)文件收集整理后，及時保管歸檔，對需要立卷的公文按規(guī)定時間和要求立卷，并及時歸檔。

編號

YCQ---04 序號 文件資料名稱 文件編號 受控號 編制部門 發(fā)布日期 實施日期 發(fā)放部門 收件人 備注 1

第二篇：文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

目的：為完善我館的行政管理機制和文件收發(fā)管理工作，特制定該管理制度。

文件管理的內(nèi)容主要包括：本單位上報下發(fā)的各種文件，資料管理。收發(fā)文管理：

一：所有發(fā)至我館的公文（含傳真公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門轉(zhuǎn)我館處理的公文），由文書統(tǒng)一簽收，登記，編號，然后送我館領(lǐng)導批示或送有關(guān)部門和個人辦理。

二：接收文件負責人將“接收通知單”和接受文件分發(fā)給接收部門，部門負責人要在“接收通知單”上簽字。

三：傳閱的文件，交給有關(guān)人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。四：對急辦文件，有關(guān)負責人應立即將文件送交領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時，負責人應根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求，交相關(guān)部門或人事辦理，事后及時與領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。

五：凡去區(qū)委、區(qū)政府、市局等部門開會或辦事帶回的各類文件及材料，一律由辦公室文書人員登記存檔。

六：各部門來文有限制日期要求的，辦公室負責人應及時催辦，發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報。

七：對處理完的文件要及時整理，按照規(guī)范要求和時間順序歸檔，保證應歸檔的文件材料齊全。

八：公司的文件由負責人起草和審核，并由上級負責人簽發(fā)。九：文件簽發(fā)后確認無誤方能復印，蓋章，發(fā)送。

十：文件和原稿，由負責人進行歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

十一：文件由負責人統(tǒng)一發(fā)送，送件人應將文件內(nèi)容，報送日期，部門，接收人等有關(guān)事項填寫清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。

第三篇：公司文件收發(fā)管理制度

收發(fā)文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實際情況，特制定本制度。

2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。

3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、發(fā)文管理

1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發(fā)出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應統(tǒng)一登記，并標注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負責。

5、發(fā)文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準備。（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進行復核，復核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。

（6）用?。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進行蓋章。

（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

三、收文管理

1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達的公文、業(yè)務往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閱。

2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負責轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復印件存檔。

4、辦公室收到文件，應根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應嚴格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱。

6、個人或部門閱讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應及時交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

-1-室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統(tǒng)一進行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關(guān)或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數(shù)、等逐項進行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結(jié)果。

（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。

（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。

（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應當進行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

四、保密文件管理

1、嚴格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴格把關(guān)。

2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

3、借閱、復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續(xù)，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

五、文件的銷毀

1、對于多余、重復、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進行銷毀。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負責解釋。

2、本制度自發(fā)文之日起實施。

第四篇：文件收發(fā)印章管理制度

文件收、發(fā)、工作會議管理制度

一、收文管理

1、上級來文、簡報、信息等要在收到后及時處理。

2、項目監(jiān)理部文件管理人員要按照公文處理辦法，及時準確的將文件歸類并報項目總監(jiān)。

3、項目監(jiān)理部文件管理人員要按照文件批示要求請有關(guān)人員傳閱。傳閱人員必須在公文處理箋上簽字。

4、文件具體承辦人員需長期保存文件的要在文件處理箋上標出“×××借存”字樣，文件處理箋由項目監(jiān)理部文件管理人員保存。

5、未按收文處理程序操做，影響工作的，追究有關(guān)人員責任，造成重大影響和損失的，按重大責任追究辦法處理。

二、關(guān)于發(fā)文

1、項目監(jiān)理部發(fā)文需經(jīng)項目總監(jiān)批準。

2、發(fā)文程序：擬定草稿經(jīng)部門負責人或主管領(lǐng)導審批后，加附發(fā)文處理箋，請項目總監(jiān)批準打印。

3、項目監(jiān)理部發(fā)文，根據(jù)需要份數(shù)打、復印，原稿由項目監(jiān)理部文件管理人員存檔。

三、工作會議

1、項目監(jiān)理部每周召開一次工作會議。

2、要求全體人員參加，并寫出會議記錄或記入監(jiān)理日志。

3、每周工作會議檢查上周工作會議落實情況。

第五篇：文件收發(fā)及檔案管理制度

文件收發(fā)及檔案管理制度

一、文件收發(fā)

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發(fā)來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。第五條 公文的編號保管

1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應及時附上“文件處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用

三、檔案管理

1.公司檔案是公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的歷史真實記錄，它能反映公司整個活動的歷史面貌。它不僅是對公司工作的總結(jié)，而且對今后發(fā)展也是很有價值的文獻寶庫。.檔案工作的基本原則是集中管理與分級管理相結(jié)合，以集中管理為主；界定的部分檔案，由有關(guān)業(yè)務部門管理，以便于利用。

3.凡屬檔案工作，都必須維護檔案的完整與安全。4.檔案機構(gòu)的主要職責

⑴ 制定檔案工作的規(guī)章制度。

⑵對文秘部門和其他業(yè)務部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督。

⑶負責收集、整理、立卷和保管公司歸檔范圍的各類檔案，確保檔案質(zhì)量。

⑷ 積極開展檔案的提供利用工作。5、公司檔案的構(gòu)成與分類

⑴ 公司檔案是指公司在各項活動中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成包括黨政、經(jīng)營、技術(shù)、產(chǎn)品、設(shè)備(儀器)、基建、會計、人事和聲像、榮譽等。⑵ 檔案分類

① 黨政文書檔案

主要指公司黨、工、團組織和行政機構(gòu)長期工作中形成的文書，經(jīng)立卷歸檔后形成的。它是公司對方針政策貫徹的基本思想和基本措施，企業(yè)工作的指導原則。

② 上級機關(guān)頒發(fā)的需公司執(zhí)行的方針、政策、指示、決議、紀要等文件的全部，以及內(nèi)公司發(fā)布的自制文件的全部和各種規(guī)章制度。

③ 公司的重大決議，包括黨委會、職工代表大會、股東大會、董事會、公司總部行政會議等形成的文件。

④ 計劃和總結(jié)性文件。

⑤ 統(tǒng)計年報表，包括黨員年報及名冊，干部年報及名冊、團員年報及名冊等。

⑥ 黨政工作中的其它文件，包括公司結(jié)構(gòu)調(diào)整，組織機構(gòu)圖、廠慶活動資料、工業(yè)普查資料等。

6、經(jīng)營文書檔案

主要指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的各種統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、憑證記錄、市場信息等文件材料。

⑴ 計劃類文件。指公司生產(chǎn)計劃、營銷計劃、財務計劃和其它專項業(yè)務性計劃。⑵指導類文件。指計劃指標、技術(shù)指標、質(zhì)量指標、市場銷售指標等。

⑶ 價格類文件。指產(chǎn)品出公司價格、公司內(nèi)部勞務價格、原材料計劃價格等。

⑷ 憑證類文書材料。指在經(jīng)營活動中形成的原始記錄和憑證，如財務狀況、能源消耗、產(chǎn)品銷售等的原始記錄。

⑸有關(guān)經(jīng)營管理的文件、各類管理制度和工作指令等。⑹ 技術(shù)檔案

主要指公司在科學研究、產(chǎn)品開發(fā)、引進技術(shù)和設(shè)備等有關(guān)科技活動中形成的檔案。它是重要的技術(shù)活動和重要的技術(shù)資料，是與公司的生產(chǎn)和科技密切相關(guān)的資料。

⑺ 技術(shù)研究檔案。它是科學研究過程中形成的關(guān)于科技成果、科研數(shù)據(jù)、工作狀況指標等材料。

⑻ 產(chǎn)品檔案。它包括產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品工藝、產(chǎn)品技術(shù)標準等方面的材料。

⑼設(shè)備(儀器)檔案。它是設(shè)備、儀器生產(chǎn)、使用、維修、改造過程中形成的材料。⑽ 基建檔案。它包括工程設(shè)計、工程施工、維修、交工驗收等方面的材料。⑾ 引進資料檔案。它包括引進產(chǎn)品交往的文件、考定資料、產(chǎn)品蘭圖、底圖等。⑿會計檔案

主要指公司在會計工作中所作的記錄，以及一些重要的原始憑證，在會計活動結(jié)束后經(jīng)立卷歸檔后形成的。它將為公司進行計劃工作和財務管理工作提供重要的資料，有利于公司進行計劃管理和經(jīng)營決策。主要包括： ⒀ 會計報表檔案。它指全面總括反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的財務狀況，成本水平和財務成果的數(shù)據(jù)報告歸檔后形成的資料。

⒁ 會計帳冊檔案。它是會計所作的一定時期的連續(xù)的經(jīng)濟活動簿籍，包括總帳、日記帳、月細帳等。

⒂ 會計憑證檔案。它包括原始會計憑證(各種發(fā)票、車票、材料單等)和記帳憑證(會計記錄)。⒃ 聲像檔案：它是指將公司一些重要的實況，用照片、錄像、錄音等形式真實地記錄下來的各種資料所形成的檔案。包括黨和國家領(lǐng)導人來公司視察、題詞、合影，以及公司重大政治經(jīng)濟活動和文體活動等。

⒄ 人事檔案：它包括干部檔案、員工檔案、黨員檔案等。

⒅ 榮譽檔案：它主要指中央、省、市和有關(guān)上級機關(guān)授予公司的各種榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、獎旗等。

具體歸檔文件材料范圍詳見《文件材料歸檔及保管期限的規(guī)定》

7、文件材料歸檔時間要求

⑴ 產(chǎn)品圖和工藝底圖歸檔，在設(shè)計完成整理、經(jīng)樣機簽定圖樣全部修改后歸檔。⑵ 科技文件材料在試驗成果鑒定后歸檔。

⑶ 新購設(shè)備儀器，包括引進設(shè)備或技術(shù)，在開箱驗收時接收歸檔。⑷ 基建工程項目竣工驗收時接收歸檔。

⑸ 各項管理工作形成的文件材料，在次年由各職能部門負責人審定歸檔。

⑹ 財會檔案文件材料在終了后暫由財會部門保存三年，期滿后指定專人移交歸擋。⑺ 聲像檔案在各項活動結(jié)束經(jīng)整理隨時歸檔。⑻ 榮譽檔案在上級授獎單位頒發(fā)后隨時歸檔。⑼ 人事檔案歸檔按人事管理制度辦理。

8、立卷要求

⑴ 立卷的文件材料，應按以自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和立卷要求、特征及文件內(nèi)容進行立卷。

⑵ 在一個卷內(nèi)要按問題成文件形成的時間系統(tǒng)排列。

⑶ 案卷標題要簡明準確，整理好的案卷應即確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種。

⑷ 按歸檔要求進行裝訂、編號，填寫卷首目錄備考表。

⑸ 案卷組成后，應對案卷統(tǒng)一排列，編寫全檔號，然后逐一登記，填寫案卷目錄。

9、檔案保管

⑴ 檔案保管是指克服和限制損毀檔案的各種因素以延長檔案的壽命，保護檔案的完整和安全。

⑵ 建立檔案管理人員崗位責任制。⑶ 檔案接收按各類檔案交接手續(xù)辦理。

⑷ 以防為主，防治結(jié)合，重點在于防止人為的和自然的因素對檔案損毀。檔案庫房應做到“七防”，即防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物、防污染。⑸ 對受損和紙張老化，字跡消退的檔案，要及時修復和抄錄(復印)。

⑹ 按公司保密制度做好檔案保密工作。秘密檔案超過規(guī)定期限應履行解密手續(xù)。⑺ 檔案庫房管理要規(guī)范化，框架應編號，編寫檔案存放地點索引。⑻ 按規(guī)定方式、方法和手續(xù)，做好檔案提供利用工作。