第一篇：公司文件收發(fā)管理制度

公司文件收發(fā)管理制度

文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對政府部門發(fā)來的文件要進(jìn)行文件、文號、機(jī)要編號的核定，如果其中一項不對口應(yīng)立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。

二、公文的編號保管

1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。

2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交總經(jīng)辦進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。

四、文件的傳閱與督辦。

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。

5.總經(jīng)辦對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時歸檔保存。

6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件。或由總經(jīng)辦通知到單位閱文。

五、發(fā)文的規(guī)定

1.公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2.各下屬公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核?？偨?jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密×字、政×字發(fā)文。各分公司團(tuán)體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。

3.對公司影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

六、發(fā)文的范圍

1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布公司規(guī)章制度

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件(3)公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項

(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報(6)其他相關(guān)重大事項

3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對上級機(jī)關(guān)呈報、請示報告、處理決定

(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。

5.各部門如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

七、發(fā)文程序規(guī)定

1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿

2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級

4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿

5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé) 6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚 7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準(zhǔn)簽發(fā) 8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印 9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名

10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

八、文件的借閱和清退

各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。

借閱文件應(yīng)嚴(yán)格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

總經(jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報告。

文件的立卷與歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負(fù)責(zé)歸檔

(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等

(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經(jīng)理辦公會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果

(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料

(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記

(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

九、立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

十、文件的銷毀

1、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。

第二篇：公司文件收發(fā)管理制度

收發(fā)文件管理制度

一、總則

1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況，特制定本制度。

2、文件管理內(nèi)容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業(yè)函、電、來文，本企業(yè)上報、下發(fā)的各種文件、資料。

3、本企業(yè)各類文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

二、發(fā)文管理

1、凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件（報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類編號并保留一份原件存檔。

3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對方是否收到，對沒有收到的應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、日期，由發(fā)件人簽名。其他部門自主發(fā)送的，由發(fā)送部門自行負(fù)責(zé)。

5、發(fā)文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門負(fù)責(zé)擬稿，擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經(jīng)理對擬好的文稿進(jìn)行審查、核對、修改，為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。（3）會簽：凡公文涉及到其他部門有關(guān)事宜，需給有關(guān)部門會簽。有關(guān)部門會簽后送辦公室主任處對公文進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會簽；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發(fā)：以公司名義報送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

（5）發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見成文稿的內(nèi)容，并對待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號，確定份數(shù)后印制。

（6）用?。河糜∈侵皋k公室對已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

（7）存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正文兩份，及有關(guān)電子文檔，并定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

三、收文管理

1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等)，由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號，送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門辦理，為避免文件擠壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

2、接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室，直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理，并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

4、辦公室收到文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌，送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示總經(jīng)理后辦理，根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

6、個人或部門閱讀文件應(yīng)抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，閱讀完后應(yīng)及時交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

-1-室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機(jī)關(guān)或部門進(jìn)行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項進(jìn)行登記。

（3）擬辦：在收文登記后，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關(guān)規(guī)定的，辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經(jīng)理對收文的辦理寫出指示性意見，并指定辦理部門和傳閱范圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見，指定承辦部門及傳閱范圍。承辦部門接到需辦文件后，要認(rèn)真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關(guān)部門協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

（6）催辦：催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。

（7）注結(jié)：文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。

（8）存檔：在收文辦理結(jié)束后，應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。

四、保密文件管理

1、嚴(yán)格遵守保密制度，保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。

2、制發(fā)保密文件時，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量，報送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營業(yè)性場所復(fù)印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查，防止丟失。

五、文件的銷毀

1、對于多余、重復(fù)、過期和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊，按照公司有關(guān)規(guī)定，辦理銷毀手續(xù)報總經(jīng)理批示。

2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

第三篇：公司文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

第一條，為提高基建審計速度和辦公質(zhì)量，充分發(fā)揮工程結(jié)算資料在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)區(qū)審計局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我基建審計的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條，文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。

條 黨政分工的原則本

文件(黨支部和行政)

由辦公室歸口管理

(二)收文的管理

條 公文的簽收

1.所有文件(除

訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由

或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因

2.對口應(yīng)立即報告第五條 公文的編號保管

在簽收和拆封時收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口發(fā)來的文件要文件、文號、機(jī)要編號的核定一項不對

并登記差錯文件的文號

1.收發(fā)員(文書)拆封和簽收后應(yīng)

2.本

附上“文件傳閱單”作分類登記編號、保管外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)送交收發(fā)員(文書)登記編號保管個人保存如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用 第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)分送和承辦閱辦為

2.應(yīng)同各閱辦

文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員(文書)

(或分管)閱批后分送承辦

文件或急作應(yīng)立刻呈送

應(yīng)在當(dāng)天閱簽完 文件積壓誤事性質(zhì)的函、電、單據(jù)等可由辦公室直接分轉(zhuǎn)后再分轉(zhuǎn)

如涉及幾個會辦的文件

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)收發(fā)員(文書)應(yīng)在當(dāng)天或天將文件送到和承辦如關(guān)

系到兩個應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲超過兩天(特殊情況例外)

第七條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)共場所也遵守傳閱范圍和保密規(guī)定

人閱看

將有密級的文件帶回家、宿舍和公

向外泄露內(nèi)容 將文件轉(zhuǎn)借對尚未傳達(dá)的文件

2.閱讀文件應(yīng)抓緊當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書)閱批文件

如有批示辦理

“批示”、“擬辦意見”辦公室應(yīng)責(zé)成事宜 超過兩天閱后應(yīng)簽名以示和人員按文件所提要求和

3.閱文時抄錄全文

任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密

4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員(文書)切忌橫傳

5.辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任承辦理將文件壓放分散如需備查應(yīng)歸檔周轉(zhuǎn)

由

組織學(xué)習(xí)

文件或由辦公

接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦保密規(guī)定并征得辦公室同意后予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)

6.室通知到閱文范圍離、退休干部閱文

(三)發(fā)文的管理 第八條 發(fā)文的規(guī)定

1.律上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別自行向上、向下發(fā)送正式文件

團(tuán)體、需要向上反映匯報

情況或向下安排布置

工作要求發(fā)文應(yīng)

黨支部和行政辦公室各

團(tuán)體和

一

2.各分別向黨支部、行政辦公室提文申請并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核

分工

歸口以黨×字、政×黨支部、行政辦公室同意發(fā)文方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與字發(fā)文團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)

3.對涉及多個分管范圍的文件須經(jīng)班子決定后批準(zhǔn)簽發(fā)其余文件均由主要第九條 發(fā)文的范圍：

批準(zhǔn)簽發(fā)

1.凡以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報均屬發(fā)文范圍

2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布(2)轉(zhuǎn)發(fā)(3)公布(4)公布(5)發(fā)布(6)規(guī)章制度； 文件或

文件精神制訂的文件；

； 體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定； 獎懲決定和通報； 重大；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對(2)同兄弟群工作等事宜

4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中部署、傳達(dá)自行通知指示等

應(yīng)按

圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排制度辦理經(jīng)分管

批準(zhǔn)后由各科室書面或口頭機(jī)關(guān)呈報、請示報告、決定；

重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨不用發(fā)文

都不應(yīng)發(fā)文不備查考可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會5.各科室如會議所作的決定議紀(jì)要

(四)發(fā)文程序與要求

第十條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各科室需要發(fā)文應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室

2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后主辦科室應(yīng)以

申請； 方針、政策和

法令

指

示或工作需要草擬文件初稿；

從本

角度

情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、3.草擬文稿文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號、書寫工整嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就后擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿與擬稿人并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級；

黨支部、行政的要求和

指示精神

文件規(guī)定對文稿

5.辦公室應(yīng)審查和修改對涂改不清、文字錯漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿重新擬稿；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿送分管

核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量)；

7.對審核時修改較多有礙打印和存檔的文稿應(yīng)由擬搞

8.需經(jīng)會簽的文稿應(yīng)在交付打印前送會簽

會簽；

重新整理寫清楚；

9.文稿審核會簽后按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政

10.經(jīng)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)

審定批準(zhǔn)簽發(fā)； 編號送打字室打??；

11.文件打印清樣應(yīng)由擬稿人校對校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12.文件打字后由辦公室派專人按數(shù)印刷再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查(五)文件的借閱和清退 第十一條 各對有密級的文件須分管第十二條 借閱文件應(yīng)工作人員因工作需要借閱

文件需經(jīng)本

任何人

將文件人簽寫便條情況

或辦公室主任同意后方可借閱

借閱登記手續(xù)就地閱看按時歸還帶走或全文抄錄不允許拆卷和在文件上勾劃等

第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦應(yīng)文件和要求限期清退的文件

文件丟失

收繳清退工作

（對事情

辦妥的本

為月底一小清季末一中

報告 清、年終一總清)如查明原因和責(zé)任者并如實(shí)向

(六)文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件(1)機(jī)關(guān)來文包括分別由辦公室收發(fā)員(文書)

對

歸檔：

報告、申請的批復(fù)；

通知、、發(fā)(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、言和生產(chǎn)工作的計劃統(tǒng)計、季度、報表等；

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團(tuán)代會等組織總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；(5)有保存價值的(6)參加(7)機(jī)關(guān)的同志來來信來訪記錄及

結(jié)果；

例會記錄； 的代表大會所的報告、會議帶回的文件、資料及本在會上匯報表言材料等；

本

向

匯

檢查視察工作的報告、指示記錄報的提綱和材料；(8)反映本(9)(10)

2.生產(chǎn)活動、先進(jìn)人物事跡及

工作等的音、像攝制品；

日志和大事記； 向請示批復(fù)的文件及上報的科室各

團(tuán)體日常工作中

材料 的活動資料由各

科室、團(tuán)體立卷歸檔 第十六條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)內(nèi)容、名稱、順序分門別類地

整理歸檔

文件、材料的完

2.立卷時要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全整性

3.要材料要

4.上平時立卷與年終立卷歸檔相立卷歸檔 的原則工作、會議的文件的文件材料要求在下7月份以前整理完

(七)文件的銷毀 第十七條 多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件辦公室應(yīng)

清理造冊并按規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任監(jiān)督下銷毀

分管的公司檔案管理制度 檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。

7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

第四篇：文件收發(fā)管理制度

文件收發(fā)管理制度

目的：為完善我館的行政管理機(jī)制和文件收發(fā)管理工作，特制定該管理制度。

文件管理的內(nèi)容主要包括：本單位上報下發(fā)的各種文件，資料管理。收發(fā)文管理：

一：所有發(fā)至我館的公文（含傳真公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級部門轉(zhuǎn)我館處理的公文），由文書統(tǒng)一簽收，登記，編號，然后送我館領(lǐng)導(dǎo)批示或送有關(guān)部門和個人辦理。

二：接收文件負(fù)責(zé)人將“接收通知單”和接受文件分發(fā)給接收部門，部門負(fù)責(zé)人要在“接收通知單”上簽字。

三：傳閱的文件，交給有關(guān)人員簽字傳閱，傳閱完畢，收回存檔。四：對急辦文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)立即將文件送交領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時，負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求，交相關(guān)部門或人事辦理，事后及時與領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作。

五：凡去區(qū)委、區(qū)政府、市局等部門開會或辦事帶回的各類文件及材料，一律由辦公室文書人員登記存檔。

六：各部門來文有限制日期要求的，辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)及時催辦，發(fā)現(xiàn)問題，及時匯報。

七：對處理完的文件要及時整理，按照規(guī)范要求和時間順序歸檔，保證應(yīng)歸檔的文件材料齊全。

八：公司的文件由負(fù)責(zé)人起草和審核，并由上級負(fù)責(zé)人簽發(fā)。九：文件簽發(fā)后確認(rèn)無誤方能復(fù)印，蓋章，發(fā)送。

十：文件和原稿，由負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

十一：文件由負(fù)責(zé)人統(tǒng)一發(fā)送，送件人應(yīng)將文件內(nèi)容，報送日期，部門，接收人等有關(guān)事項填寫清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。

第五篇：文件收發(fā)印章管理制度

文件收、發(fā)、工作會議管理制度

一、收文管理

1、上級來文、簡報、信息等要在收到后及時處理。

2、項目監(jiān)理部文件管理人員要按照公文處理辦法，及時準(zhǔn)確的將文件歸類并報項目總監(jiān)。

3、項目監(jiān)理部文件管理人員要按照文件批示要求請有關(guān)人員傳閱。傳閱人員必須在公文處理箋上簽字。

4、文件具體承辦人員需長期保存文件的要在文件處理箋上標(biāo)出“×××借存”字樣，文件處理箋由項目監(jiān)理部文件管理人員保存。

5、未按收文處理程序操做，影響工作的，追究有關(guān)人員責(zé)任，造成重大影響和損失的，按重大責(zé)任追究辦法處理。

二、關(guān)于發(fā)文

1、項目監(jiān)理部發(fā)文需經(jīng)項目總監(jiān)批準(zhǔn)。

2、發(fā)文程序：擬定草稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，加附發(fā)文處理箋，請項目總監(jiān)批準(zhǔn)打印。

3、項目監(jiān)理部發(fā)文，根據(jù)需要份數(shù)打、復(fù)印，原稿由項目監(jiān)理部文件管理人員存檔。

三、工作會議

1、項目監(jiān)理部每周召開一次工作會議。

2、要求全體人員參加，并寫出會議記錄或記入監(jiān)理日志。

3、每周工作會議檢查上周工作會議落實(shí)情況。