第一篇：協(xié)同辦公

第1章 協(xié)同辦公

1.1 建設(shè)目標和任務(wù)

1.1.1 建設(shè)目標

根據(jù)全面推行河長制工作協(xié)同辦公的特點和要求，利用當前先進的信息化技術(shù)建設(shè)協(xié)同辦公系統(tǒng)，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)為全面推行河長制協(xié)同辦公日常工作的信息化、自動化，移動化管理提供科學(xué)、便捷的信息化技術(shù)手段。

建立一套適用的協(xié)同辦公平臺來解決公文流轉(zhuǎn)、公文的管理，利用信息化技術(shù)來解決辦文和辦會的問題，形成工作及決策管理的知識庫，對行政類事務(wù)及車輛、資產(chǎn)、工會工作等采用信息化手段進行管理，提升工作效率和管理水平；隨著信息化時代的到來，要與各個行政部門及縣市區(qū)進行快速的信息傳遞和管理，后期，將圍繞所有行政部門，建立覆蓋全省的綜合協(xié)同辦公平臺是大勢所趨。

1.1.2 建設(shè)任務(wù)

協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)達到辦公管理的電子化、流程化、規(guī)范化，實現(xiàn)提高管理效率，消除信息孤島，整合信息資源，提升工作效率，節(jié)省辦公費用以及移動辦公的目的。

該方案不僅要求計算機軟、硬件是先進和成熟的，符合當今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展趨勢，在一定時期內(nèi)技術(shù)先進，更重要的是方案應(yīng)能滿足應(yīng)用需求，切實解決機關(guān)單位各部門的信息化辦公問題，具有實用價值。根據(jù)對實際情況和需求的深入調(diào)研，并結(jié)合國內(nèi)外信息管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢，我們將協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計目標總結(jié)為以下幾點：

1.1.2.1 統(tǒng)一信息門戶、整合信息資源

通過協(xié)同辦公系統(tǒng)整合分散的各類應(yīng)用系統(tǒng)，建立面向不同用戶的個性化信息門戶。實現(xiàn)用戶的整合、數(shù)據(jù)的整合以及應(yīng)用的整合。系統(tǒng)建成完畢后，用戶的內(nèi)部各辦公系統(tǒng)和業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，彼此能互聯(lián)互通，屏蔽掉“信息孤島”和“數(shù)字鴻溝”。用戶通過一個統(tǒng)一的內(nèi)部門戶入口，即可根據(jù)自身權(quán)限調(diào)用視頻會議、電子郵件、財務(wù)數(shù)據(jù)等各種內(nèi)部資源，無需考慮資源的出處和底層的管理。

1.1.2.2 搭建組織知識共享管理系統(tǒng)

借助這個系統(tǒng)，能夠為各職能部門提供優(yōu)勢顯然的辦公系統(tǒng)集成功能，利用各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將知識共享/知識管理與發(fā)布同各處室的辦公流程相結(jié)合，并集成到辦公協(xié)作與知識管理系統(tǒng)中，不僅可以節(jié)省大量開支，更重要的是能夠產(chǎn)生巨大的價值，實現(xiàn)對辦公流程中無序的知識進行系統(tǒng)化管理，實現(xiàn)知識共享和再利用，從而提高辦公水平和效率。

在這個系統(tǒng)環(huán)境中，知識的高度共享能確保機關(guān)所有辦公人員在協(xié)作辦公中的每一個環(huán)節(jié)都能夠便捷地獲得所需要的相關(guān)知識，借助知識的力量，提升辦公人員的創(chuàng)造能力，從而大大提高組織機構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。使知識管理與業(yè)務(wù)協(xié)作系統(tǒng)能夠緊密地把信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理融合于一體，實現(xiàn)從“工作流應(yīng)用系統(tǒng)”到更高級的“決策智能系統(tǒng)”——即知識管理與業(yè)務(wù)協(xié)作系統(tǒng)的革命性轉(zhuǎn)變。

1.1.2.3 工作流程化，管理規(guī)范化

通過協(xié)同辦公系統(tǒng)對信息流程的約束，有效進行過程管理，實現(xiàn)管理思想與操作規(guī)范有機結(jié)合。也就是利用信息技術(shù)優(yōu)化各項業(yè)務(wù)處理模式，實現(xiàn)各項工作的受理、審批、閱辦、報結(jié)、存檔、督辦、查閱等全過程計算機處理，提高辦事效率。同時為網(wǎng)上辦公積極創(chuàng)造條件，逐步實現(xiàn)從目前手寫操作到計算機全程操作的過渡，從有紙運轉(zhuǎn)辦公到無紙化辦公的轉(zhuǎn)變，從進門辦公到網(wǎng)絡(luò)傳輸辦公模式的進化。

1.2 系統(tǒng)總體設(shè)計

1.2.1 協(xié)同管理理念

1.2.1.1 協(xié)同的概念

協(xié)同的本質(zhì)就是打破資源（人、財、物、信息、流程等）之間的各種壁壘和

邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕硕M行協(xié)調(diào)的運作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達成共同的目標。

1.2.1.2 協(xié)同管理思想

“信息網(wǎng)狀思想”：建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環(huán)境，無論信息的來源、結(jié)構(gòu)是什么，都可以得到統(tǒng)一的管理；同時協(xié)同平臺為這些信息節(jié)點之間提供了立體化的“網(wǎng)狀”關(guān)聯(lián)通道，從任何一個信息節(jié)點都可以到達任意的相關(guān)信息節(jié)點，極大的方便獲取完整的、真實的信息。

“業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想”：提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行整合的方案，使得協(xié)同平臺可以面向整個業(yè)務(wù)過程來進行管理。表面上看在協(xié)同平臺中還是采用某個模塊或某個功能完成某個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的要求，但隨之這個應(yīng)用可以自動啟動其他的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)的更新，使得用戶無需在不同應(yīng)用平臺之間切換便可以完成對業(yè)務(wù)鏈的管理。

“隨需而應(yīng)思想”：將單位的“人”、“信息”和“流程”進行充分的整合。在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，這些資源可以實現(xiàn)各種關(guān)聯(lián)，當用戶由于某個目的觸發(fā)一個應(yīng)用的時候，相關(guān)的資源可以隨之被調(diào)動并被自動加入統(tǒng)一管理和協(xié)同工作的環(huán)境中，從而進行緊密的協(xié)調(diào)和運作。

總結(jié)而言，在協(xié)同管理平臺中，用戶可以更有效的對各種分散存在或被分隔的資源進行整合，并讓它們在統(tǒng)一管理和調(diào)配下進行優(yōu)化，從而發(fā)揮這些資源最大的價值。

1.2.2 系統(tǒng)設(shè)計思想

協(xié)同管理應(yīng)用平臺主要采用以人為核心，工作流程為血脈的設(shè)計理念，體現(xiàn)為齒輪聯(lián)動模型、協(xié)同矩陣模型和1248協(xié)同管控體系。通過這樣的設(shè)計思想，將各種信息和應(yīng)用緊密集成在一起，并實現(xiàn)彼此之間的融會貫通和統(tǒng)一管理。

1.2.2.1 以人為核心

以組織人員為核心，構(gòu)建整個系統(tǒng)的權(quán)限架構(gòu)體系，基于整體的組織權(quán)限架

構(gòu)，構(gòu)建整體的應(yīng)用，通過流程作為血脈帶動所有應(yīng)用的運轉(zhuǎn)，從而為不同角色用戶提供協(xié)同管理的應(yīng)用。

1.2.2.2 齒輪聯(lián)動模型

齒輪聯(lián)動模型的主要功能是為提升系統(tǒng)各個功能模塊的絞合作用。當啟動某一個模塊的時候，其他的關(guān)聯(lián)模塊便可以隨之啟動，并一起協(xié)同工作，產(chǎn)生強大的齒輪聯(lián)動效用，大大加強單一模塊的功能，達成協(xié)同的功效。

齒輪聯(lián)動模型提供對各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行整合的方案，使得用戶可以通過統(tǒng)一的協(xié)同平臺面向整個業(yè)務(wù)過程來進行管理。

1.2.2.3 協(xié)同矩陣模型

協(xié)同矩陣模型提供了企業(yè)信息網(wǎng)狀管理的解決方案。在系統(tǒng)中，如果用戶找到一個信息點，與這個信息點相關(guān)聯(lián)的所有信息都被找到。例如：找到一位系統(tǒng)內(nèi)的用戶，那么與該用戶相關(guān)聯(lián)的文檔、流程等所有相關(guān)的信息像一張網(wǎng)，可以通過個人資料這個信息節(jié)點被迅速的提取出來。

1.2.2.4 1248協(xié)同管控體系

1248協(xié)同管控體系是指一個閉環(huán)、兩個基本點、四大要素及八大應(yīng)用平臺，即實現(xiàn)從目標、執(zhí)行、核查、績效目標調(diào)整的一個閉環(huán)管控，以“管事”和“理人”二者為主線的模式指引用戶有效辦公，結(jié)合制度執(zhí)行、互動溝通、知識體系及門戶推送的四個要素，建立統(tǒng)一的“信息發(fā)布、門戶應(yīng)用、流程管理、知識管理、事務(wù)處理、通訊整合、智能報表、異構(gòu)整合”平臺。

1.2.3 系統(tǒng)整體架構(gòu)

系統(tǒng)整體架構(gòu)分為前端用戶中心及后端引擎應(yīng)用中心，前端應(yīng)用是指PC應(yīng)用及移動應(yīng)用，而后端主要由各個引擎組成。前后端面向用戶，面向終端的前端應(yīng)用適配，完全引擎化和平臺化的后端設(shè)計，滿足用戶不斷變化的需求。

協(xié)同管理應(yīng)用平臺由四大主要模塊組成，分別是信息門戶、工作流程管理、知識文檔管理、人力資源管理。

? 信息門戶：以用戶關(guān)注和數(shù)據(jù)整合為對象，及時聚合推送用戶所需要的信息，建立統(tǒng)一工作中心。

? 工作流程管理：電子化工作流程，打通業(yè)務(wù)運作各個環(huán)節(jié)，提升工作效率。

? 知識文檔管理：搭建內(nèi)部知識庫，為知識的積累，共享和創(chuàng)新提供一個平臺。

? 人力資源管理：有效組織和管理系統(tǒng)用戶，以及他們的工作。除了這四大模塊以外，協(xié)同辦公系統(tǒng)還提供了其他協(xié)同應(yīng)用模塊。? 執(zhí)行力管理：構(gòu)建以目標為核心的工作執(zhí)行體系，提高整體執(zhí)行力。? 會議管理：構(gòu)建高效、協(xié)同的會議管理體系。? 日程管理：更高效的調(diào)整個人工作安排。? 郵件管理：實現(xiàn)內(nèi)外部郵件統(tǒng)一收發(fā)。

? 車輛管理：實現(xiàn)企業(yè)車輛信息及用車申請的統(tǒng)一管理。

? 社交化管理：構(gòu)建以“人”為中心的社交化平臺。

協(xié)同辦公系統(tǒng)提供給不同的訪問群體不同的門戶。門戶集成了企業(yè)內(nèi)、外部的信息，使員工、客戶和合作伙伴能夠從單一的WEB渠道訪問其所需的信息，進行個性化的應(yīng)用。

1.2.4 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

協(xié)同辦公系統(tǒng)協(xié)同管理平臺涵蓋辦公門戶、公文管理、公文流程、公文傳輸、河長信箱、工作中心、日程管理、文檔管理、郵件系統(tǒng)及共享空間等功能，它以工作流引擎為底層服務(wù)，以通訊溝通平臺為交流手段，以門戶自定義平臺為信息推送顯示平臺，為用戶提供集成的協(xié)同工作環(huán)境。

1.2.5 數(shù)據(jù)交換設(shè)計

由于系統(tǒng)存在多個子系統(tǒng)，因此需要進行數(shù)據(jù)的共享與交換。實現(xiàn)的主要方式是webservice。

1.2.5.1 與RTX集成

系統(tǒng)通過專門的rtx集成服務(wù)實現(xiàn)了與RTX的集成。包括組織機構(gòu)的同步，待辦等消息提醒等。

1.2.5.2 與檔案系統(tǒng)集成

系統(tǒng)開發(fā)專門的數(shù)據(jù)交換程序，利用系統(tǒng)提供的webservie服務(wù)，將需要歸檔的信息以及文件獲取到，并傳送到檔案系統(tǒng)的中間數(shù)據(jù)庫中。

1.2.5.3 與公文傳輸系統(tǒng)集成

公文傳輸系統(tǒng)提供了一套完整的成熟的webservice服務(wù)，供外部系統(tǒng)調(diào)用實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與集成。我們只需調(diào)用服務(wù)即可，同時獲取流程方面的信息也可以通過調(diào)用其提供的流程和文檔的webservice服務(wù)來實現(xiàn)。

1.3 詳細功能設(shè)計

1.3.1 流程引擎設(shè)計

1.3.1.1 總體設(shè)計

通過流程管理解決方案，總體可實現(xiàn)：

1.幫助建立標準化的工作流程體系：提煉日常工作過程的規(guī)律，建立通用可行的流程管控機制；

2.降低培訓(xùn)成本，明確審批權(quán)限：通過流程引導(dǎo)內(nèi)部溝通路徑，讓文本管理制度圖形化；

3.豐富的數(shù)據(jù)支持流程審批：協(xié)同、立體、全面的數(shù)據(jù)信息表幫助決策者

快速審批；

4.幫助內(nèi)部流程管理優(yōu)化：通過流程效率分析，提供數(shù)據(jù)幫助適時優(yōu)化內(nèi)部流程；

5.提供流程數(shù)據(jù)報表決策：自定義的流程和數(shù)據(jù)報表，快速呈現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計； 6.靈活的工作流程配置：從字段、表單到流程路徑的全面開放，方便日常流程的變更和快速調(diào)整。

1.3.1.2 技術(shù)實現(xiàn)

從工作流程管理應(yīng)用對應(yīng)的技術(shù)實現(xiàn)上，其技術(shù)總體架構(gòu)如下：

>流程配置業(yè)務(wù)規(guī)則定義Webservice外部調(diào)用接口（SOA）字段定義>配置庫流程導(dǎo)出流程導(dǎo)入WFMC規(guī)范定義工作流模塊表單定義>流程運行流程定義協(xié)同引擎Webservice外部返回接口（SOA）流程運行流程監(jiān)控>業(yè)務(wù)模塊項目管理財務(wù)管理知識文檔管理人力資源客戶管理>管理駕駛艙表單報表Birt報表>外部系統(tǒng)標準數(shù)據(jù)接口……

工作流的配置&應(yīng)用遵循國際WFMC的標準： ? 工作流分類：根據(jù)單位的需求分類流程； ? 工作流基礎(chǔ)配置：設(shè)定對應(yīng)相應(yīng)的表單卡片；

? 工作流節(jié)點管理：對流程節(jié)點操作人自定義,并對節(jié)點數(shù)無限制； ? 工作流節(jié)點操作權(quán)限：可按照不同規(guī)則設(shè)定節(jié)點操作者,并支持不同節(jié)點操作人設(shè)置不同布局；

? 節(jié)點權(quán)限重構(gòu)：在設(shè)定新節(jié)點操作權(quán)限后,可重構(gòu)對歷史數(shù)據(jù)的管理權(quán)限；

? 工作流節(jié)點表單管理：支持不同節(jié)點設(shè)置不同布局，支持直接修改已有

操作人權(quán)限；

? 工作流出口管理：流程出口自定義,可設(shè)置自行出口條件路由； ? 流程會簽審批：支持流程單個節(jié)點的人員會簽或非會簽或依此逐個審批處理流程；

? 流程并行處理：可滿足對流程使用并行操作,可設(shè)置同步聚合、異或聚合；

? 流程分叉處理：可設(shè)置流程分叉后單獨流轉(zhuǎn)；

? 流程合并處理：可設(shè)置流程并行處理后再匯總合并流轉(zhuǎn)；

? 流程觸發(fā)關(guān)系：可設(shè)置流程在某個節(jié)點自動觸發(fā)生成另外一個流程； ? 流程退回：可設(shè)定退回至任意已經(jīng)過節(jié)點,也可默認指定退回節(jié)點； ? 流程抄送/知會：可設(shè)定流程抄送/知會對象,或用戶在審批處理時自行添加審批人/知會人；

? 流程賦權(quán)：可設(shè)定對文檔的權(quán)限分配；

? 流程觸發(fā)修改卡片數(shù)據(jù)：可設(shè)定通過數(shù)據(jù)接口修改卡片字段數(shù)據(jù)，也可設(shè)定通過流程操作設(shè)置修改卡片字段數(shù)據(jù)。

? 流程跨表數(shù)據(jù)抓?。嚎稍O(shè)定自動抓取其他流程表中的數(shù)據(jù)或報表中的數(shù)據(jù),展現(xiàn)在本流程中；

? 流程表中字段數(shù)據(jù)自動賦值：可設(shè)定規(guī)則自動計算出字段的默認值或計算值；

? 流程數(shù)據(jù)接口預(yù)留：可自行定義流程節(jié)點對異構(gòu)系統(tǒng)的接口對應(yīng)； ? 流程審批處理菜單定義：可自行定義流程審批或提交時的按鈕菜單名稱； ? 工作流共享監(jiān)控：可設(shè)定專人對該類流程進行監(jiān)控查看,監(jiān)控權(quán)包括查看,刪除,永久刪除；

? 工作流程圖設(shè)置：圖形化顯示流程的走向和流程的操作者； ? 關(guān)聯(lián)特定類型文檔：可設(shè)定本流程所對應(yīng)可關(guān)聯(lián)的文檔類型； ? 流程使用權(quán)限：可滿足不同部門不同人員對流程的使用權(quán)限； ? 流程提醒：可設(shè)置流程到達郵件提醒、短信提醒,并可設(shè)定指定流程提醒內(nèi)容；

? 流程超時處理：可設(shè)定超時周期或指定時間,并設(shè)定超時后的操作類型；

? 流程新建提醒：可設(shè)置周期范圍內(nèi)自動生成待辦流程,提醒申請人提交； ? 流程搜索：可查詢所有有權(quán)限查看流程數(shù)據(jù)； ? 批處理流程：批量新建、提交、修改工作流； ? 流程代理：可支持設(shè)定流程代理人；

? 流程打印：可由用戶自行定義打印的數(shù)據(jù)和格式；

? 自由定義審批人：可滿足自由流程,由用戶選擇審批人/會簽人/知會人。1.工作流的分級管理

根據(jù)單位的需求來分解流程管理權(quán)限，對流程管理的權(quán)限進行下發(fā)和收回，讓不同部門對流程進行分級自主管理。

2.表單定制工具

表單定制工具要求是一個圖形化的應(yīng)用軟件，可以開發(fā)出動態(tài)頁面應(yīng)用，其結(jié)果可保存為XML并具有數(shù)據(jù)庫訪問能力，只要經(jīng)過簡單培訓(xùn)的工作人員都可以自己動手制作表單。

表單定制工具要求以圖形化界面方式實現(xiàn)表單的定制和編輯，支持多種業(yè)務(wù)文檔類型，能夠?qū)Ω鞣N表單元素進行處理，同時要求表單的定制與組織架構(gòu)無縫結(jié)合，在表單定制操作上要求具有較強的可用性和便利性。

表單的定義將分開三個部分構(gòu)件 1.表單的樣式

在工作流設(shè)置功能中可以定義自身的流程表單樣式。而且不需要任何的代碼編寫。如下圖示：

后臺能夠靈活控制數(shù)據(jù)輸入的格式和表單樣式；前臺能夠按照設(shè)計的樣式進行展現(xiàn)。

2.表單內(nèi)容的自定義

提供了龐大的字段庫（字段庫可以根據(jù)需求來定義），完全可以滿足定義要求。

3.對表單本身的安全控制

系統(tǒng)將安全控制到了字段一級，所有的表單權(quán)限可以定義到表單一級，在不同的審批接點上表單展現(xiàn)的內(nèi)容都是不一樣的?？煽刂屏鞒倘魏喂?jié)點對表單字段的控制，如下圖示：

? 圖形化工作流

請求流轉(zhuǎn)的過程中，可以利用圖形化工具快速獲取請求流轉(zhuǎn)的情況。包括當

前所在節(jié)點、節(jié)點操作者、所流經(jīng)的路由和即將流經(jīng)的路由。

圖形化的編輯和拖拽：所見即所得，如下：

? 串并行審批、條件路由判斷以及混合審批

支持串行審批：所謂的串行審批就是一個節(jié)點一個階段的處理。

并行審批（單人通過模式）：就是在流轉(zhuǎn)到某個節(jié)點前需要流程在幾個部門或者機構(gòu)之間并行流轉(zhuǎn)，互不影響相互的流轉(zhuǎn)情況，當并行的某一個分支已經(jīng)完成流轉(zhuǎn)才能正常到達下一節(jié)點，同時每個分支共享同樣的流程表單數(shù)據(jù)，但是對表單數(shù)據(jù)擁有獨立的操作權(quán)限。

這個可以通過系統(tǒng)中的從菜單“流程引擎”?“路徑設(shè)置”?“流轉(zhuǎn)設(shè)置”?“節(jié)點信息”?“編輯”進入設(shè)置節(jié)點分叉合并屬性界面。

在編輯節(jié)點信息頁面新增“節(jié)點屬性”元素，在這種情況下流程出口設(shè)置了分叉屬性的節(jié)點就可以設(shè)置兩個多個相同條件或者是無條件的出口。

并行處理后的意見顯示：

當流程分叉開始時，流程有幾條分支就會生成幾組不同的意見組，每條分支使用一個意見組，操作者會感覺到每條分支就是一個完整的小流程。

條件審批：支持按條件進行不同的流轉(zhuǎn)，根據(jù)條件進入事務(wù)處理分支流程；在流程節(jié)點設(shè)置中,根據(jù)用戶的崗位、角色、表單中的字段等作為判斷條件，判斷下一步的分支。在流程出口設(shè)置中，可根據(jù)表單中的字段作為下一步的判斷條件，表單中的任何一個字段都可以為判斷條件，多條件可組合。

混合審批；混合審批的意義有很多，一個組織機構(gòu)間的混合審批；例如，流程的發(fā)起以及審核在某個處室完成，在會簽的時候需要涉及到其他處室的時候，需要其他處室的人員進行處理。另外一層意思就是在流程審批過程中包含了條件審批、并行處理等情況。

否決處理；在流程的處理過程中，用戶可選擇退回，用戶可在流程的出口設(shè)置中設(shè)置退回的節(jié)點或者人員。

? 支持表單字段聯(lián)動 需求理解：

在流程起草或者處理的時候，某一個字段的數(shù)據(jù)可能直接影響到其他數(shù)據(jù)的屬性以及是否表現(xiàn)或者必填，這樣做的目的是避免整個表單過于龐大復(fù)雜，失去表單的導(dǎo)向型作用。

實現(xiàn)方案：

對于某些相互關(guān)聯(lián)的字段之間設(shè)置對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，如在河長發(fā)文流程中，擬稿環(huán)節(jié)表單中的“擬稿下一環(huán)節(jié)”選擇初審，則表單自動將“初審人”設(shè)置必填，“分管領(lǐng)導(dǎo)”變?yōu)橹蛔x。

? 流程模板自定義設(shè)置中，處理人員可選擇通用崗位，也可以抄送給群組 需求理解：

在流程起草或者處理的時候，需要按照某一個崗位或者某一個群組來處理。而不是單純的只發(fā)送給某一個人處理，這樣做的目的是為了避免人員的離職帶來的問題。同時也是為了流程的需要，在同一個單位中，有很多人的崗位是一樣的，很多的事情也只是需要這個崗位的人確認就可以，不一定要具體某一個人處理。

實現(xiàn)方案：

首先，關(guān)鍵的是對于崗位的設(shè)置，在人力資源的組織結(jié)構(gòu)中，建立對應(yīng)的崗位，以及在通過系統(tǒng)設(shè)置建立好對應(yīng)的角色設(shè)置。

另外除了流程的定義的角色組織外，還可以根據(jù)安全級別來作為一個群來區(qū)分。安全級別的最大作用彌補了崗位、角色的中的某些不足。尤其是當你需要在已經(jīng)選擇的角色與崗位的組的前提下再進行區(qū)分。

? 每個節(jié)點可以通過設(shè)置權(quán)限，允許本節(jié)點的處理人員查看整個流程 需求理解：

在當前的辦理人員，可以設(shè)置是否可以查看當前辦理流程的所有的信息，包括了其他人員的辦理意見，整個表單的所有信息。這個主要是避免某些關(guān)鍵信息的泄漏問題。因此，不管這個流程在辦理結(jié)束之后，還是在辦理的時候，都可以設(shè)定查看權(quán)限。

實現(xiàn)方案：

流程的流轉(zhuǎn)表單采用html模式設(shè)置，可以只將此環(huán)節(jié)處理人員允許查看的字段、流轉(zhuǎn)意見等信息設(shè)計在表單編輯器上。

? 具有相關(guān)權(quán)限的人員可將文件退回到起草人或者任意一個節(jié)點 需求理解：

在流程處理中的退回有多種情況，不是按照常規(guī)的定義方式將流程直接退回至下一個節(jié)點或者最終節(jié)點，而是多級退回或者退回至任意一個節(jié)點。

具有相關(guān)權(quán)限的人員可將文件退回到起草人或者任意一個已處理過的節(jié)點?？梢园戳鞒坦?jié)點或者人員角色動態(tài)配置是逐級退回還是多級退回； 實現(xiàn)方案：

在流程設(shè)計時，專門開辟退回設(shè)置的區(qū)域，包括是否允許流程退回到任意節(jié)點、是否開啟退回提醒、退回到創(chuàng)建環(huán)節(jié)是否允許刪除流程等。

1.3.2 門戶及菜單設(shè)計

系統(tǒng)門戶可以建立多個，根據(jù)用戶所屬部門和角色的不同，可以擁有一個或者多個門戶。根據(jù)實際需要，建設(shè)了3套門戶：河長門戶、河長制工作人員門戶和公眾門戶，但系統(tǒng)的登陸頁是統(tǒng)一的。

1.3.2.1 界面設(shè)計

1.3.2.1.1 登陸頁

1.3.2.1.2 河長門戶首頁

1.3.2.1.3 河長制工作人員門戶首頁

1.3.2.1.1 公眾門戶首頁

1.3.2.2 門戶管理技術(shù)實現(xiàn)

信息門戶將是一個綜合的門戶，它是Web應(yīng)用程序的簡單統(tǒng)一的訪問點，此外它還需要提供許多有價值的附加功能，例如安全性、搜索、單點登錄、文件管理，web內(nèi)容發(fā)布、個性化，協(xié)作服務(wù)，應(yīng)用集成，移動設(shè)備支持和站點分析和工作流等。

從技術(shù)層面上可以將信息門戶分為四個主要的層次，一是門戶表現(xiàn)層、二是應(yīng)用數(shù)據(jù)層、三是業(yè)務(wù)邏輯層、四是應(yīng)用技術(shù)支撐層。

門戶系統(tǒng)是本系統(tǒng)基礎(chǔ)和最為關(guān)鍵的內(nèi)容，根據(jù)當前的技術(shù)環(huán)境，設(shè)計項目的整體架構(gòu)，包括設(shè)備、各子系統(tǒng)/模塊的物理部署，系統(tǒng)軟件、各子系統(tǒng)/模塊的邏輯部署，各子系統(tǒng)的邏輯關(guān)系。架構(gòu)上要滿足幾個層次：門戶展現(xiàn)層、事務(wù)支持層、應(yīng)用技術(shù)支撐層。展現(xiàn)層中的內(nèi)容維護利用事務(wù)支持層中提供的組件，今后其他系統(tǒng)的展現(xiàn)，只需要在事務(wù)支持層部署相應(yīng)的組件，進行權(quán)限設(shè)置后，就可以在展現(xiàn)層中體現(xiàn)。

門戶系統(tǒng)的邏輯架構(gòu)圖

信息門戶管理平臺具有以下特性：

1.門戶管理平臺無論從界面菜單還是展示內(nèi)容方面都支持無代碼的個性化定義；

2.門戶管理平臺的內(nèi)容由基于JSR168和JSR286B標準開發(fā)的portlet組合構(gòu)成；

3.門戶管理平臺具備良好的權(quán)限體系設(shè)計。

從整體上來說維護權(quán)限和使用權(quán)限完全分離，保證系統(tǒng)維護人員能夠在合理的權(quán)限范圍內(nèi)行使自己的維護職責；無論是維護權(quán)限還是使用權(quán)限都可以通過組織、角色、人員多角度進行授予。

從維護權(quán)限來看每個門戶需要有獨立的維護權(quán)限，不同的門戶可以交由不同的人員進行維護，并且門戶中不同的portlet也可以由不同人員進行維護，以保證每個單元模塊都由相應(yīng)的負責人維護，一來減輕系統(tǒng)管理員的負擔，二來也保證了展示內(nèi)容的準確性。

從使用權(quán)限來看每個門戶都有獨立的共享權(quán)限，不同的門戶可以設(shè)置不同的查看范圍，并且門戶中的不同的portlet也可以有不同的人員進行查看，同一個portlet中不同組織角色的人員看到的內(nèi)容也是不一樣的

? Ldap及AD認證

支持AD統(tǒng)一認證；根據(jù)用戶角色、權(quán)限、分工、工作特點不同而有不同內(nèi)容，展現(xiàn)用戶的個性化工作界面，把個人可以執(zhí)行的功能，以及需要的辦理事宜

呈現(xiàn)，通過點擊自動進入各自需要辦理的工作流程或過程中

根據(jù)管理需求和現(xiàn)狀，AD統(tǒng)一認證的具體實現(xiàn)如下：現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)和一些部門級的應(yīng)用系統(tǒng)，每一個應(yīng)用系統(tǒng)的基礎(chǔ)是組織結(jié)構(gòu)，因此，如果系統(tǒng)中新建的一個員工或者離職、調(diào)動一個員工需要在每一個系統(tǒng)中進行設(shè)置。因此，用戶希望由一個專門的組織結(jié)構(gòu)管理的工具，只要這個組織結(jié)構(gòu)一變，所有的應(yīng)用系統(tǒng)都可以發(fā)生變化。因此，這個需求就產(chǎn)生了LDAP的軟件。

LADP的解

釋

：

LDAP

是

輕

量

級

目錄

服

務(wù)(LightweightDirectoryAccessProtocol的簡稱)。他的最大目的建立一個統(tǒng)一的地址本，或者是單位組織結(jié)構(gòu)體系，他可以方便為其他的系統(tǒng)所調(diào)用，其中包括了人員基本信息、崗位信息、郵件系統(tǒng)等。

在協(xié)同管理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計中完全按照X500的標準設(shè)計，因此，系統(tǒng)中的用戶配置文件，使用wms.xml文件定義來進行用戶屬性文件的配置。

在用戶管理中，用戶管理可以增加對其他應(yīng)用基于功能的授權(quán)定義，對不同的應(yīng)用及功能模塊，既可通過采用WebService的技術(shù)方式，由其他系統(tǒng)調(diào)用管理，即達到用戶數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放、集中加分散管理；

在系統(tǒng)中的人力資源管理中，通過后臺的webservice的接口，方便的可以與LDAP服務(wù)器之間實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)信息的同步。

? 單點登錄論證

通過單點登錄對其他系統(tǒng)進行用戶登錄論證。只要一次登錄協(xié)同辦公平臺，其它系統(tǒng)不需重復(fù)登錄。通過各個系統(tǒng)與協(xié)同管理平臺的綁定，實現(xiàn)了各個異構(gòu)系統(tǒng)與協(xié)同管理平臺集成一個界面，用戶感受不到不同系統(tǒng)之間的切換。

? 門戶的個性化設(shè)置

根據(jù)有針對性的管理需求和現(xiàn)狀，通過門戶的設(shè)置功能，可以根據(jù)不同的組織建立不同的登陸頁面以及首頁樣式、和門戶頻道: 1）登錄界面的個性化---不僅僅是個登錄界面還是還可以作為單位內(nèi)部網(wǎng)站。2）門戶模板的個性化。

3）對左側(cè)功能菜單區(qū)域的個性化。? 門戶權(quán)限控制設(shè)置

可以為每個門戶設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限：每個門戶的共享范圍都能夠按照組織崗位權(quán)限進行設(shè)定，每個門戶中的信息都要按照組織崗位角色權(quán)限的不同進行區(qū)分，即：不同的人可以看到不同的門戶，同一個門戶不同的人可以看到不同的內(nèi)容。

每個人對自己的界面內(nèi)容同樣可以進行個性化定義：

在系統(tǒng)管理者為不同組織角色人員設(shè)置好工作臺之后，根據(jù)不同的角色需要可以針對工作臺設(shè)置三個層級的權(quán)限：

完全固定模式：系統(tǒng)管理者為各組織角色用戶設(shè)置好固定的元素內(nèi)容之后相關(guān)人員不能對其進行任何的修改和定義，能夠顯示的內(nèi)容和樣式根據(jù)系統(tǒng)權(quán)限決定，如圖示：將門戶鎖定

1.3.2.3 系統(tǒng)菜單設(shè)計

根據(jù)實際需要，系統(tǒng)菜單與角色和權(quán)限綁定，菜單根據(jù)權(quán)限選擇性顯示。系統(tǒng)菜單中的子系統(tǒng)，如公文傳輸、檔案系統(tǒng)等通過單點登錄來進行免登陸使用。

門戶發(fā)起流程待辦事宜已辦事宜工作中心流程督辦查詢流程流程監(jiān)控委托代理新建文檔我的文檔文檔中心查詢文檔文檔目錄我的日程所有日程日程管理日程共享協(xié)同辦公系統(tǒng)日程管理廳領(lǐng)導(dǎo)日程安排查詢?nèi)粘虖d長信箱信件信件查詢信件統(tǒng)計信訪登記信訪信訪查詢信訪統(tǒng)計信件信訪郵件系統(tǒng)公文傳輸系統(tǒng)檔案系統(tǒng)下載專區(qū)規(guī)章制度流程報表報表中心短信報表

1.3.3 公文管理設(shè)計

公文管理主要實現(xiàn)收文、發(fā)文、簽報、請示、通知、任免等公文的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦等功能，并對文件、信息處理情況提供了簡單易用的實時監(jiān)控機制，方便各級領(lǐng)導(dǎo)及時掌握本部門工作人員的工作情況。公文信息流轉(zhuǎn)的處理范圍完全涵蓋國家現(xiàn)有13種日常公文類型，包括如命令、決定、通知、通報、批復(fù)、會議紀要、議案、請示、報告、公告、通告、公報、函等等。公文管理具體工作流程可以由系統(tǒng)管理員在無須改動程序的情況下進行靈活定義，實現(xiàn)機關(guān)員工收發(fā)文處理工作流自動化，過程計算機化，提高辦公效率。

1.3.3.1 公文管理特點

本次項目，將以應(yīng)用支撐平臺的工作流引擎為核心，以協(xié)同辦公系統(tǒng)構(gòu)建公文管理解決方案。

公文管理的主要特點是：

? 系統(tǒng)提供圖形化的公文流程自定義功能：用戶可以根據(jù)實際需要制定出所需的公文流程，而且當實際情況發(fā)生變化時可以由管理員隨時進行更改。

? 系統(tǒng)提供公文流程的實時監(jiān)控及統(tǒng)計：管理員可以通過管理工具查看公文流轉(zhuǎn)過程中的狀況，還可以統(tǒng)計出個人或部門的文件辦案率。? 提供公文格式（表頭、正文、附件、表單）的全屏設(shè)計功能：用戶可以

根據(jù)需要設(shè)計所需的格式，并且可以隨時根據(jù)變化進行更改。? 支撐WORD，可保留所有修改痕跡：無論是正文、附件還是公文處理表單，無論是word還是wps文件的修改的痕跡都可以保留，方便查詢，并且表格中的簽名、批示也可以保留批示人的信息。

? 支持電子簽名、印章、二維條碼：手寫筆簽名批示、多級領(lǐng)導(dǎo)手寫會簽，領(lǐng)導(dǎo)可蓋電子印章簽名，以及支持二維條碼的驗證控制。

? 支持包括手寫簽名在內(nèi)的所有信息原稿打?。和暾仫@示出表格的批示內(nèi)容，符合中國人的辦公習(xí)慣。

? 提供外出代理的授權(quán)功能：工作人員可以在出差時委托指定的代理人處理其負責的公文。

? 提供公文回收功能：用戶可對誤操作的公文通過回收進行修改，增強系統(tǒng)的容錯、排錯能力。

? 提供公文的并發(fā)處理功能：同一公文的不同傳閱人員可同時辦理公文，進一步保證了公文的辦理效率。

? 提供完善的遠程辦公功能：不僅可實現(xiàn)全聽各部門之間的公文互流、信息傳遞，還可實現(xiàn)出差領(lǐng)導(dǎo)、人員的異地辦公功能。

? 提供常用詞條功能：用戶對一些常用批示意見進行設(shè)置后，便可在辦理公文時自由調(diào)用，提高公文處理效率。

? 提供實時提醒功能：個人所有待辦事務(wù)、待辦公文的實時提醒。? 提供強大的在線幫助功能。

? 文檔一體化功能：公文在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后可自動或者手工歸檔到檔案系統(tǒng)內(nèi)，并且保持公文原有的筆跡留痕。

? 來文批量處理：可以方便地設(shè)計出符合用戶辦公的批量來文登記和轉(zhuǎn)出，提高辦文工作效率。

? 支持公文格式自動規(guī)范化：按照制定的公文表單樣式，有針對性的約束所需填寫內(nèi)容。

? 支持公文正文自動套紅：根據(jù)不同類型的公文模板，系統(tǒng)可自動套紅形成正式公文文件。

? 支持文件自動編號、文件主題詞的自動標引和手動標引功能。

? 支持多表單處理模式：在文件審批過程中，支持多表單的處理模式，當審批一件超過一頁A4紙時，在打印過程中，系統(tǒng)能夠根據(jù)審批內(nèi)容的大小分頁打印，并保留表單的基本格式。

? 領(lǐng)導(dǎo)查詢：領(lǐng)導(dǎo)隨時可對在辦公文、結(jié)案公文進行查詢，快捷實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)閱示、閱辦公文、查詢統(tǒng)計。

? 支持與不同單位之間的公文交換：通過公文交換接口，可自定義與上下游單位或關(guān)聯(lián)單位的公文交換。

? 公文處理包括WEB客戶端與管理工具端兩部分，WEB客戶端主要完成日常文件的流轉(zhuǎn)與辦理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理與日常維護工作。

1.3.3.2 WEB客戶端應(yīng)用設(shè)計

基于Internet/Intranet模式構(gòu)建的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)實際上是一個信息流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，其日常的辦公工作都以WEB模式提供，對于普通用戶或公文管理員，都可在WEB端通過簡單的鼠標點擊完成日常的辦公工作，其操作的模式就如同在Internet沖浪一般，簡單、實用。

在公文處理的WEB端可實現(xiàn)以下應(yīng)用：

1.3.3.2.1 發(fā)文擬稿、收文登記

各級用戶可根據(jù)實際需要撰寫新公文（如進行收文登記、發(fā)文擬稿等），并可將掃描件、常用Office格式文件、甚至是辦公自動化系統(tǒng)里的公文作為新公文的附件。新公文撰寫完畢只需點擊發(fā)送按鈕便可將新公文發(fā)送給文件的下一步處理人。

1.3.3.2.2 收發(fā)文的過程審批、簽核

待辦公文是指他人發(fā)送給自己辦理的公文，系統(tǒng)提供的實時提醒功能會及時地告知用戶當前需要辦理的待辦事務(wù)。

用戶辦理待辦公文可對公文進行以下操作： ? 對正文、附件進行修改； ? 在文件處理表輸入批示意見；

? 通過手寫簽名或電子印章進行文件的簽發(fā)批示； ? 將文件發(fā)送給選定人員。

當然，所有的操作都只能在權(quán)限設(shè)定范圍內(nèi)進行，同時系統(tǒng)還將如實地記錄下文件辦理的修改痕跡：當前用戶對文件內(nèi)容的修改，系統(tǒng)都會自動記錄下修改痕跡，而文件處理表則通過“所見即所得”的權(quán)限設(shè)置記錄當前用戶的批示意見及簽名筆跡等信息。

1.3.3.2.3 收發(fā)文過程中的催辦督辦

利用流程設(shè)計工具中的催辦、督辦設(shè)置項目，就能簡單的使流轉(zhuǎn)中的公文處于系統(tǒng)監(jiān)控中，達到催辦、督辦的目的?？蓪ξ募k理的具體步驟設(shè)定催辦信息，催辦期限一到，系統(tǒng)自動發(fā)送催辦信息，催促文件辦理延誤人員及時辦理文件。

系統(tǒng)記錄下公文辦理詳細的處理信息，用戶可隨時查看到具體一份公文每一

步驟每一辦理人辦理公文的時間及批示信息，可隨時了解當前有哪些人收到公文但尚未辦理的具體時間信息，使公文處理過程透明化、規(guī)范化。

1.3.3.2.4 靈活查詢權(quán)限范圍內(nèi)公文

系統(tǒng)提供組合查詢與模糊檢索的靈活查詢方式，用戶可隨時查找到自己辦理過的文件或自己沒辦理過但在權(quán)限范圍內(nèi)的所有公文，查看公文的具體辦理信息。用戶可根據(jù)公文字段進行查詢，或者進行全文檢索。

1.3.3.2.5 授權(quán)、代理他人辦理公文

領(lǐng)導(dǎo)或工作人員出差時，為避免公文的積壓可授權(quán)他人代理自己的公文?？蓪Σ煌墓念愋瓦M行不同的授權(quán)，同時設(shè)定授權(quán)的具體時間，授權(quán)時間一過系統(tǒng)自動取消授權(quán)。

公文授權(quán)操作完成后，被授權(quán)人員——代理人可立即收到授權(quán)人當前待辦的授權(quán)類型公文，同時系統(tǒng)會以明顯的提示信息告知代理人授權(quán)的有關(guān)信息，并將代理人辦理的意見以“XXX（代理XXX）的批示意見”的形式如實記錄。授權(quán)人出差回來后，直接在已辦公文中便可查看到具有明顯代理人辦理標識的文件辦理信息。

1.3.3.2.6 公文處理完成后的歸檔

系統(tǒng)的公文處理子系統(tǒng)支持與檔案管理子系統(tǒng)實現(xiàn)文檔一體化，用戶只需要點擊一個按鈕即可實現(xiàn)批量公文的歸檔。歸檔后的檔案記錄中可查看到原先公文 的文件內(nèi)容。

1.3.3.2.7 定制自己常用批示詞語

用戶在日常公文的辦理中，經(jīng)常會使用一些相同的句子、詞語，如“同意”、“已閱”、“請速辦”等，對于這類常用詞語，若每次批示時都要輸入則費時費力，本系統(tǒng)方案將提供常用詞語的定制功能，系統(tǒng)管理員可為單位所有人員定制公用的常用詞語，個人則可為自己定制自己常用的批示詞語。常用詞語定制后，用戶在辦理公文時便可用鼠標快速選擇這些常用詞語，從而避免了重復(fù)輸入。

常用詞語分為公用常用詞語和私有常用詞語兩種。系統(tǒng)管理員將單位人員經(jīng)常用到的短語、詞語定制成公用常用詞語，方便所有用戶在辦文時輸入；每個用戶也可以指定自己的私有常用詞語，方便自己的辦文。

1.3.3.2.8 個人簽名與圖章管理

每一個用戶可以將自己的真跡簽名與私章掃描加密存儲于辦公自動化系統(tǒng)中，然后可以在公文批示時直接調(diào)用。調(diào)用時需要簽章密碼的確認，避免用戶帳號密碼泄漏后，被非法冒簽。

1.3.3.2.9 對公文的日常維護

對公文的日常維護功能在于當前用戶所擁有的權(quán)限，普通用戶若沒有管理權(quán)限是無法維護公文的。公文的日常維護功能包括：

? 刪除文件：將無須保留的文件從數(shù)據(jù)庫中刪除。

? 結(jié)束流程：對于無須繼續(xù)流轉(zhuǎn)的文件通過結(jié)束流程完成文件的特殊處理。? 修改文件名稱：修改正在流轉(zhuǎn)或流轉(zhuǎn)結(jié)束后的文件名稱。

? 將文件歸檔：將處理完畢的文件歸檔到相應(yīng)的檔案系統(tǒng)進行管理。

1.3.3.3 管理工具端應(yīng)用設(shè)計

系統(tǒng)通過管理工具端為模塊管理員提供了自定義公文流程、自定義文件處理

表等公文定制與日常自定義的維護功能。

系統(tǒng)的管理工具端包括公文表單設(shè)計工具、流程設(shè)計工具，其中：公文設(shè)計工具側(cè)重于文件處理表單的定制，流程設(shè)計工具側(cè)重于可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制。

1.3.3.3.1 可視化、結(jié)構(gòu)化流程的定制與維護

公文管理員可在管理工具端任意定義本單位的各種工作流程，所有的定義工作不涉及任何源代碼編寫。

1.圖形化的流程定制

可視化、結(jié)構(gòu)化的流程定制是通過流程圖的形式定制工作流程，公文管理員只需用鼠標選擇相應(yīng)的各流程步驟、設(shè)定各步驟之間的流程連線（各個步驟的收件人、接收條件），便可以形象的流程圖完成流程的定制工作。

2.流程日常的圖形化更改

提供了圖形化的流程設(shè)計界面，當機構(gòu)改革、人事變動導(dǎo)致流程發(fā)生變化時可相當方便地對流程做出修改，徹底解決了以往需要源代碼才能更改流程的問題。

1.3.3.3.2 文件處理表單的定制與維護

日常文件辦理的處理表單均可無任何源代碼的自定義實現(xiàn)。1.文件處理表單的定制

利用公文設(shè)計工具，公文管理員通過畫表格、選取相應(yīng)控件的方式便可定制出與單位日常辦公所用表單完全一致的模板，普通用戶無需更改任何辦公習(xí)慣就可適應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)的實施。

定制文件處理表單時，公文管理員可根據(jù)單位的實際情況定制一份帶表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一項或多項。更重要的是，本系統(tǒng)方案中的公文不再只局限于傳統(tǒng)的公文形式，可以包含文字、表格、聲音、圖像、傳真、E-mail、Word文檔、Excel表格、掃描照片等非結(jié)構(gòu)化信息。

2.權(quán)限的嚴格設(shè)定

系統(tǒng)的公文有雙重權(quán)限設(shè)置： ? 文件類型的權(quán)限設(shè)置

對于不同的文件類型會有不同的權(quán)限設(shè)置，如擁有收文登記權(quán)限的用戶也許只是少數(shù)，但擁有發(fā)文擬稿權(quán)限的用戶則可能是全體人員，因而管理工具端提供了對文件類型的權(quán)限設(shè)置功能，公文管理員根據(jù)不同文件類型不同的處理情況分配哪些人具有讀取、新建、訪問、刪除、歸檔等不同的操作權(quán)限。普通用戶首先要擁有對該類型文件操作的權(quán)限，才可辦理相應(yīng)的文件。

? 文件辦理步驟的權(quán)限設(shè)置

在文件的實際辦理中，公文處理系統(tǒng)提供了“所見即所得”的權(quán)限分配，即通過綁定相應(yīng)流程的相應(yīng)步驟，設(shè)定每一步驟對文件正文、附件、文件處理表單、流程的操作權(quán)限，能否查看、修改、是否保留修改痕跡等等。普通用戶即使有該類型文件的操作權(quán)限，沒有相應(yīng)辦理步驟的權(quán)限同樣也無法對文件進行操作或修改。

3.文件處理表單的更改

與流程的設(shè)計一樣，公文表單設(shè)計工具也提供了圖形化的界面。當用戶的文件處理表單發(fā)生變化時，無須修改任何源代碼便可輕松的修改文件處理表單、修改權(quán)限設(shè)置，使公文的定制、更改更好地適應(yīng)了辦公業(yè)務(wù)的變化。

1.3.3.3.3 套紅模板、二維碼維護

系統(tǒng)支持單位可根據(jù)不同類型的公文設(shè)定對應(yīng)的套紅模板，以及生產(chǎn)的二維條碼的樣式設(shè)置。

提供自定義靈活的套紅模板：

并可約定在公文流程中具體某個環(huán)節(jié)有套紅蓋章的操作：

以及對當自動生成二維條碼時的形狀要求，包括有：二維條碼的高度、寬度、數(shù)據(jù)來源。

1.3.3.3.4 公文統(tǒng)計

系統(tǒng)支持對個人、或者單位所辦理的公文進行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計，包括：公文總數(shù)、已辦公文、未辦辦公、在辦公文、辦結(jié)率、公文處理時效等等。

1.3.3.4 發(fā)文管理設(shè)計

1.3.3.4.1 發(fā)文管理總體設(shè)計

發(fā)文管理整體包括：建立發(fā)文表單、正文或附件、和對應(yīng)的發(fā)文流程，實現(xiàn)發(fā)文擬稿、審核、審批、批示、批注、簽發(fā)、復(fù)核、分發(fā)等操作，完成公文審批、修改、套紅、蓋章等一系列動作，并形成可交換的正式電子公文的過程。

發(fā)文管理的總體圖如下：

其總體應(yīng)用特征如下：

? 支持擬稿、審批、審核、復(fù)核、會簽、簽發(fā)的公文成文審批過程； ? 支持調(diào)用多種對應(yīng)的公文模板；

? 支持公文套紅、蓋章、分發(fā)、打印、二維條碼、歸檔的公文處理過程； ? 支持公文過程的手寫批注、文字批注、痕跡保留、電子印章、鎖定； ? 支持發(fā)文轉(zhuǎn)下級部門收文、日程安排、工作計劃、或?qū)С龅絜xcel中； ? 支持抄送、轉(zhuǎn)送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉(zhuǎn)、條件跳轉(zhuǎn)、自動歸檔；

? 支持發(fā)起人或?qū)徍巳肆粞?；支持補充正文、補充附件；

? 支持關(guān)聯(lián)其他公文、關(guān)聯(lián)文檔資料、日程安排、事務(wù)協(xié)作等；支持多種格式附件；

? 支持發(fā)文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理； ? 支持文號自動管理和自定義編號規(guī)則；

? 支持發(fā)文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍； ? 支持發(fā)文過程中進行公文督辦監(jiān)督； ? 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式； ? 支持發(fā)文流程功能菜單名稱； ? 支持發(fā)文歸檔自動轉(zhuǎn)到檔案庫中； ? 支持發(fā)文處理過程的效率統(tǒng)計；

? 支持發(fā)文按照部門單位等進行數(shù)量統(tǒng)計；

1.3.3.4.2 發(fā)文擬稿

可開放相關(guān)權(quán)限提供給公文專員或所有職員填寫發(fā)文處理單，包括已定義好的“文件標題、種類、主題詞、主送范圍、抄送范圍、正文、附件、緊急程度”等信息，擬稿人可直接查看到發(fā)文流程圖以便很快了解到整個發(fā)文過程和追蹤。針對同一平臺下不同單位、不同部門、不同類型可設(shè)定不同的發(fā)文表單和對應(yīng)的樣式模板，很直觀的提供擬稿人所需要填寫的內(nèi)容。

1.3.3.4.3 發(fā)文跟蹤

對于已經(jīng)提交的發(fā)文處理單，擬稿人可跟蹤此發(fā)文目前到達哪個環(huán)節(jié)，幫助判斷是否需要提醒、催辦；同時系統(tǒng)可提供一定期間的公文處理期限，超出期限可通過短信、郵件、流程提醒處理人員或退回或跳轉(zhuǎn)。在跟蹤的過程中，系統(tǒng)還提供圖形化的審批對象的范圍以及處理所消耗的時間，便于后面在統(tǒng)計時很快的進行分析。

以下即為在每個環(huán)節(jié)每個人員對于公文流轉(zhuǎn)處理上對應(yīng)的耗時：

1.3.3.4.4 發(fā)文審核

系統(tǒng)可根據(jù)單位的組織情況、部門結(jié)構(gòu)情況和職員的職務(wù)關(guān)系，在不同的審核和處理環(huán)節(jié)上設(shè)定對應(yīng)的操作人員，一般情況下可包括部門主管核稿、辦公室審稿、相關(guān)部門會簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等主要環(huán)節(jié)，其中相關(guān)部門會簽可由辦公室審稿人員自行選定。

以下則為簽發(fā)時所需要填寫反饋的信息：

核稿人員可在線填寫意見或手寫批注，以代表本人的真實審核：

系統(tǒng)根據(jù)在不同的審核或處理人員對正文的修改過程，顯示或隱藏修改痕跡：

辦公室審稿時、部門會搞、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)對應(yīng)的環(huán)節(jié)，系統(tǒng)可根據(jù)實際情況判斷是否允許修改正文或者是手寫批注、全文批注方法。

1.3.3.4.5 套紅蓋章

一般情況下在經(jīng)過內(nèi)部審核、核稿、簽發(fā)之后，發(fā)文需要正式編寫文號和套紅、蓋章，以保證后續(xù)即將發(fā)布的文件是嚴肅的。在套紅過程中，系統(tǒng)會根據(jù)公文的種類自動判斷套用的是哪種模板，從而避免人為上的失誤而要重新審核。系統(tǒng)支持手動和自動編號。發(fā)文文件一旦經(jīng)過套紅蓋章后，就完全鎖定此文件，任何人員均不能修改。

1.3.3.4.6 用印與傳輸

發(fā)文的用印與傳輸是通過與公文傳輸系統(tǒng)進行對接完成的。協(xié)同辦公系統(tǒng)將發(fā)文的信息發(fā)送給公文傳輸系統(tǒng)，由公文傳輸系統(tǒng)進行蓋章和發(fā)送；最后將公文傳輸系統(tǒng)形成的正式件回傳給協(xié)同辦公系統(tǒng)，供協(xié)同辦公系統(tǒng)使用和查詢。

1.3.3.4.7 公文歸檔

對于歸檔的發(fā)文流程，系統(tǒng)可自動把正文和發(fā)文表單以及附件自動歸檔到文檔庫中，便于在文檔庫全文檢索和歸檔管理。

1.3.3.4.8 發(fā)文查詢

系統(tǒng)可支持根據(jù)發(fā)文表單上的各個欄目和通用的流程屬性字段進行篩選，查詢出來的發(fā)文流程是指本人有權(quán)限范圍內(nèi)的文件：

通過查詢出來的結(jié)果列表，用戶可以很直觀的了解每個發(fā)文流程的狀態(tài)：

1.3.3.4.9 發(fā)文統(tǒng)計

發(fā)文統(tǒng)計一般可分為兩種情況的統(tǒng)計：一是針對已經(jīng)在執(zhí)行的發(fā)文流程流轉(zhuǎn)的時效統(tǒng)計，如可統(tǒng)計出哪些類型、哪些部門的發(fā)文流轉(zhuǎn)所耗的時間最快、效率最高，或者統(tǒng)計出發(fā)文過程中哪個環(huán)節(jié)最容易消耗時間，是否需要進行調(diào)整等等；而是針對發(fā)文表單的內(nèi)容進行列表統(tǒng)計，即通過一定條件的篩選，可直接詳細列出所有權(quán)限范圍之內(nèi)的發(fā)文數(shù)據(jù)：

1.3.3.4.10 發(fā)文監(jiān)控

有相應(yīng)權(quán)限的人員可對發(fā)文流程做一定的操作，如某個發(fā)文在流轉(zhuǎn)過程中發(fā)生人員范圍選擇錯誤，可以通過“強制收回”跳轉(zhuǎn)到前一個環(huán)節(jié)或其他環(huán)節(jié)；如某些發(fā)文流程由于職務(wù)變動或職員工作原因?qū)е乱恢蓖磺皶r，可通過“強制歸檔”要求此發(fā)文直接歸檔結(jié)束。

1.3.3.4.11 發(fā)文督辦

在一些允許的情況或部分部門的需求下，通?？舍槍?yīng)類型的發(fā)文流程設(shè)定對應(yīng)的督辦者，幫助在發(fā)文流轉(zhuǎn)過程中對發(fā)文的流轉(zhuǎn)情況進行監(jiān)督和發(fā)表對應(yīng) 的意見，可填寫督辦意見：

1.3.3.5 收文管理設(shè)計

1.3.3.5.1 收文管理總體設(shè)計

收文管理是指對來自本機關(guān)內(nèi)外部的公文所實施的處置與管理活動。收文辦理過程是一個接收公文，并從中提取有用信息、解決其所涉及的有關(guān)問題的過程，是收文機關(guān)履行其法定或特定職責的過程，是公文產(chǎn)生實際效用的過程。

收文管理解決方案整體包括：來文登記，并根據(jù)來文特征，對來文進行收辦或收閱處理，實現(xiàn)對來文進行擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔等操作。

其總體應(yīng)用特征如下：

? 支持公文收文文號的自動引用；

? 支持登記、擬辦、會簽、承辦、辦理、閱讀、轉(zhuǎn)會、結(jié)果記錄等環(huán)節(jié)操作；

? 支持收文過程的手寫批注、文字批注； ? 支持系統(tǒng)內(nèi)部收文登記；

? 支持外來文紙質(zhì)公文、外來電子公文登記；

? 支持發(fā)文轉(zhuǎn)收文：實現(xiàn)對上級單位、上級行政部門來文的轉(zhuǎn)發(fā)； ? 支持調(diào)用收文模板；

? 支持收文處理過程中的督辦設(shè)置；

? 支持收文短信、郵件提醒、催辦、處理期限和超期提醒管理； ? 支持登記人登記公文時留言意見；支持補充正文、補充附件； ? 支持收文轉(zhuǎn)內(nèi)部日程安排、工作計劃、或?qū)С龅絜xcel中；

? 支持抄送、轉(zhuǎn)送、會簽、或簽、退回、收回、自由流轉(zhuǎn)、條件跳轉(zhuǎn)、自動歸檔；

? 支持關(guān)聯(lián)其他公文、關(guān)聯(lián)文檔資料、日程安排、事務(wù)協(xié)作等；支持多種格式附件；

? 支持收文表單處理過程中修改日志、以及日志查看范圍； ? 支持收文過程中進行公文督辦監(jiān)督； ? 支持公文意見倒序、正序兩種排列方式； ? 支持收文流程功能菜單名稱； ? 支持收文歸檔到自動轉(zhuǎn)到檔案庫中； ? 支持收文處理過程的效率統(tǒng)計；

? 支持收文按照部門單位等進行數(shù)量統(tǒng)計；

1.3.3.5.2 收文登記

系統(tǒng)支持兩種登記模式：手動登記、自動收文登記：手動登記即指把紙質(zhì)公文掃描件和關(guān)鍵信息填寫到收文處理單上提交內(nèi)部辦理；自動收文登記即指通過公文交換或發(fā)文轉(zhuǎn)收文自動觸發(fā)的收文單：

1.3.3.5.3 收文處理

收文處理環(huán)節(jié)可根據(jù)單位的實際情況調(diào)整，常規(guī)情況下可包括辦公室的擬辦處理、領(lǐng)導(dǎo)的批示以及相關(guān)科室部門的承辦意見，最后由經(jīng)辦人辦理相應(yīng)事宜并直接編號歸檔。

1.3.3.5.4 收文查詢

系統(tǒng)可提供根據(jù)收文單的欄目直接查詢：

1.3.3.5.5 收文統(tǒng)計

同發(fā)文管理的統(tǒng)計一樣，可統(tǒng)計收文流程的時效和數(shù)量的統(tǒng)計

1.3.3.5.6 收文監(jiān)控

同發(fā)文監(jiān)控，有權(quán)限的人員可實時監(jiān)控相應(yīng)的收文并做相應(yīng)的操作的，包括強制歸檔、強制收回等。

1.3.4 公文流程設(shè)計

1.3.4.1 河長發(fā)文流程設(shè)計

1.3.4.1.1 需求規(guī)定

河長發(fā)文流程是發(fā)文的主要流程，是指形成以河長名義對外發(fā)送的文件的過程，河長發(fā)文必須由河長簽發(fā)審核。

1.3.4.1.2 流程圖

1.3.4.1.3 流程表單

1.3.4.2 河長收文流程設(shè)計

1.3.4.2.1 需求規(guī)定

河長收文是接收發(fā)送給河長的文件后，發(fā)起的文件處理過程的流程。河長收文一般需要經(jīng)過河長批示，然后給河長制工作人員進行處理。河長收文是公文處理比較常用的流程之一。

1.3.4.2.2 流程圖

1.3.4.2.3 流程表單

1.3.4.3 河長辦發(fā)文流程設(shè)計

1.3.4.3.1 需求規(guī)定

河長辦發(fā)文是發(fā)文人以河長辦的名義發(fā)文的流程審批過程。河長辦發(fā)文的簽

發(fā)人一般是河長辦的主要負責人，發(fā)文文號以及蓋章都在河長辦內(nèi)部完成。

1.3.4.3.2 流程圖

1.3.4.3.3 流程表單

1.3.4.4 河長辦收文流程設(shè)計

1.3.4.4.1 需求規(guī)定

河長辦收文是指河長辦收到文件之后處理過程的流程。河長辦收文人一般為河長辦的文件收發(fā)員。

1.3.4.4.2 流程圖

第二篇：協(xié)同辦公情況匯報

協(xié)同辦公情況匯報

結(jié)合公司協(xié)同使用情況，近期實地了解了市衛(wèi)生局、峰峰集團煤炭運銷分公司、晉和集團、安普新能源四家單位協(xié)同使用情況，現(xiàn)匯報如下：

一、我公司協(xié)同現(xiàn)狀

我公司協(xié)同由邯鄲市眾成科技定制開發(fā)于2009年上線使用，開設(shè)公共事務(wù)、個人辦公、公文管理、人力、合同、銷售等11個欄目。因開發(fā)時間早，針對性差，很多功能不具備使用條件，有些功能欄目后臺沒有運行程序，導(dǎo)致協(xié)同大部分功能基本上處于閑置狀態(tài)。目前主要使用的是個人辦公欄目中的內(nèi)部郵件、通知、公告、值班公告等功能。因該軟件是定制開發(fā)，后續(xù)使用如要增加和完善功能，視為二次開發(fā)，會產(chǎn)生相應(yīng)開發(fā)費用，局限性很大。

二、外單位使用情況

1、市衛(wèi)生局使用的是用友A6版本，在全衛(wèi)生系統(tǒng)使用，經(jīng)在辦公室了解，其主要給下級單位下發(fā)文件、通知使用，其他功能基本閑置。

2、峰峰集團煤炭運銷分公司使用的是致遠辦公軟件由集團公司統(tǒng)一推行，主要是收取上級單位來文。內(nèi)部信息由其公司內(nèi)部黨建網(wǎng)實現(xiàn)，可實現(xiàn)信息共享、任意上傳，不受權(quán)限限制，無流轉(zhuǎn)、審批功能。

3、晉和集團使用的是金蝶K3協(xié)同軟件，上線推行八個多月，接受比較慢，處在初級使用階段。目前主要使用的是通知、公告和流程審批，流程審批主要指表單流程，由管理員根據(jù)各部門具體情況制定，待領(lǐng)導(dǎo)批示后，編制固定流程，由使用人員直接調(diào)用，除個人工作流外，權(quán)限集中在管理員。

4、安普新能源集團在邯是一家分支生產(chǎn)企業(yè)，在上ERP的同時增加了致遠協(xié)同辦公。使用時間一年多，安普在協(xié)同使用上比前三家要好，由專職部門信息部維護管理。門戶信息、通知、公告、表單流程審批都在使用，因其是生產(chǎn)企業(yè)，通知、公告及表單使用頻繁。除個人工作流之外，所有表單 流程由管理員根據(jù)各部門情況定制，待領(lǐng)導(dǎo)批示后，由各部門調(diào)用。安普設(shè)有單獨的信息部，管理服務(wù)器機房和網(wǎng)絡(luò)信息安全設(shè)備，對于數(shù)據(jù)每天備份，十天覆蓋一次。

5、新趙都天然氣

三、成熟協(xié)同軟件咨詢情況

前期對用友和泛微兩家軟件供應(yīng)商分別進行了走訪了解，公司管理層分別聽取了兩軟件商代表現(xiàn)場匯報。

1、用友和泛微都可以實現(xiàn)協(xié)同辦公管理功能，包括個人事務(wù)、協(xié)同辦公、信息中心、流程審批（重要文件歸檔處理，在電子歸檔后打印紙質(zhì)稿件，由相關(guān)部門進行紙質(zhì)歸檔，避免電子文件丟失導(dǎo)致數(shù)據(jù)永久的丟失）、知識管理（知識共享可以把每個員工崗位職責、流程和工作經(jīng)驗透明化，可以避免人才流失導(dǎo)致此崗位短暫的癱瘓，需要相關(guān)人員及時更新）、人事管理、行政管理、個性設(shè)置七大功能，可實現(xiàn)任務(wù)布置、任務(wù)催辦、手機短信提醒（需通信運營商協(xié)助，發(fā)送短信會產(chǎn)生費用）、郵件收發(fā)、公告通知、工作日志、工作計劃、績效考核、會議管理、網(wǎng)絡(luò)硬盤等。

2、用友主要突出在市場占有率高、軟件操作簡單、靈活。但是市場價格較高，手機終端支持IOS、Android手機系統(tǒng)，符合公司需求總價下來12-14萬（除服務(wù)器和安全設(shè)備價格）。泛微高端產(chǎn)品占有市場一定比例，中低端產(chǎn)品市場占有率相對于低些，操作起來沒有用友的靈活自由，但上述功能都可以實現(xiàn)，價格相對于低些，手機終端支持塞班手機系統(tǒng)，符合公司需求總價下來

IOS、Android、8.5萬（除服務(wù)器和安全設(shè)備價格）

四、應(yīng)用成熟軟件需考慮以下資金投入

1、公司在網(wǎng)路安全上

要有保障，為避免遭受來自互聯(lián)網(wǎng)的攻擊，需購置防火墻。

2、服務(wù)器硬件配置上

為保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行，要單獨購置協(xié)同辦公使用的服務(wù)器及USP電源。

3、在短信通知及手機終端使用上 發(fā)送短信通知會產(chǎn)生費用。手機終端使用，要求為智能機，需開通上網(wǎng)功能。對于個人會產(chǎn)生手機上網(wǎng)流量費用。

4、目前公司數(shù)據(jù)庫是盜版的sqlserver數(shù)據(jù)庫，正版的費用太高，唯一可行的是繼續(xù)用盜版（軟件商免費提供），做好數(shù)據(jù)備份，避免遭微軟攻擊或者用軟件配的正版mysql數(shù)據(jù)庫。（軟件商免費提供）

5、人員管理：協(xié)同辦公，網(wǎng)站需要指定人員進行定期的維護

協(xié)同辦公在公司各層次運行情況

一、決策層：

1、發(fā)布當天的各類指令信息給各級人員

2、批閱申請、計劃、方案等事務(wù)、事件（包括借款、采購、報銷等）

3、及時跟蹤重要事件流程的執(zhí)行情況

4、督查關(guān)聯(lián)項目、關(guān)聯(lián)人員的信息和狀態(tài)（需要相關(guān)人員時時更新）

5、離開辦公室時可移動辦公，隨時處理各類信息和審批

6、與部門經(jīng)理實時進行網(wǎng)上溝通

7、安排組織會議，隨時查看會議紀要（需要相關(guān)人員時時更新）

8、隨時查看公告、調(diào)查、討論及知識庫（需要相關(guān)人員時時更新）

二、各主管領(lǐng)導(dǎo)

1、分解、協(xié)調(diào)上級發(fā)來的各類指令

2、根據(jù)指令制定相關(guān)計劃

3、發(fā)布當天的業(yè)務(wù)、事務(wù)訴求（需要相關(guān)人員時時更新）

4、處理、匯總組織內(nèi)外的各類申請、計劃、事件并上報上級主管

5、督查關(guān)聯(lián)項目

6、和公司領(lǐng)導(dǎo)會議、對項目進展、內(nèi)部管理進行匯報溝通

三、執(zhí)行層：

1、執(zhí)行上級發(fā)來的指令，反饋執(zhí)行狀態(tài)和結(jié)果（需要相關(guān)人員時時更新）

2、按業(yè)務(wù)流程規(guī)則完成本崗位工作

3、隨時查看組織公告、調(diào)查、討論及知識庫（需要相關(guān)人員時時更新）

4、實時與其它部門人員進行溝通、協(xié)調(diào)

5、及時歸檔組織、項目、人員的文檔和重要記錄（需要相關(guān)人員時時更新）

6、填寫工作中相關(guān)數(shù)據(jù)報表，上報審批

四、員工層

我每天一開電腦，總要做的幾件事是：

1、執(zhí)行上級發(fā)來的指令，反饋執(zhí)行狀態(tài)和結(jié)果（需要相關(guān)人員時時更新）

2、按業(yè)務(wù)流程規(guī)則完成本崗位工作

3、隨時查看組織公告、調(diào)查、討論及知識庫

4、實時與部門人員進行溝通、協(xié)調(diào)

5、及時歸檔組織、項目、人員的文檔和重要記錄

6、填寫工作中相關(guān)數(shù)據(jù)報表，上報審批

第三篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)

1.OA的概念

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)即OA，OA是Office Automation的縮寫，指辦公自動化或自動化辦公。筆者認為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習(xí)慣以及管理思想觀念的變化而變化。在技術(shù)發(fā)展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內(nèi)容和新的想象，技術(shù)與管理的進步給OA打下了每一步發(fā)展的歷史烙印。同時，不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發(fā)展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。

現(xiàn)在有一種比較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、制度文獻檢索、郵箱管理等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。在功能方面：廣義而言，OA應(yīng)該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)： 對于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運用科學(xué)的數(shù)學(xué)模型，以結(jié)合企業(yè)內(nèi)部、外部的信息為條件，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進程，降低經(jīng)營風(fēng)險，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務(wù)、業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。例如，很多需要審批的流程都可以搬上OA系統(tǒng)并進行一定的優(yōu)化，告別以往的紙質(zhì)辦公習(xí)慣，有效的提高了工作效率。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。

2.OA的作用

2.1.通訊溝通的中心

系統(tǒng)充分滿足用戶溝通的便捷性和多樣性要求。提供郵件、通知公告、及時信息、短信等多種溝通方式，滿足了用戶之間文字、圖片、語音以及視頻等多層次的溝通需要。

實施OA系統(tǒng)可幫助企業(yè)事業(yè)單位實現(xiàn)信息資源的共享;增強員工協(xié)同工作的能力;強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理;有效管理起有形(設(shè)備等)、無形(業(yè)務(wù)信息、知識)資產(chǎn)，避免流失;實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務(wù)的自動處理，促進管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。具體來說，實施OA辦公自動化系統(tǒng)作用為：

2.1.1.建立內(nèi)部的通信平臺

建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2.1.2.建立信息發(fā)布的平臺

在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如通知公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)各個方面的發(fā)展動態(tài)。

2.1.3.實現(xiàn)工作流程的自動化

變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是輕松點擊鼠標，利用快速而廉價的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

2.1.4.實現(xiàn)文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，如企業(yè)來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，可想

而知，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

2.1.5.輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

2.1.6.實現(xiàn)分布式辦公

變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

2.1.7.建立信息集成平臺

現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

2.1.8.有效節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出

將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志。

2.1.9.搭建知識管理平臺

系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

2.1.10.增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力

強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問

題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

2.2.有效提高工作效率

每天上班的時候首先打開電腦查看自己的待辦任務(wù)，輕松點擊鼠標就可以完成某項工作的辦理甚至批量辦理，方便快捷，有效提高工作效率。

第四篇：協(xié)同辦公平臺管理辦法

OA系統(tǒng)使用管理制度

第一節(jié) 總則

第一條為了提高集團工作效率，保障信息傳遞暢通，根據(jù)集團的實際情況，制定本規(guī)定。

第二條本制度適用于集團及各下屬公司OA系統(tǒng)的管理。OA管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是管理信息傳遞的有效平臺，它集合了各方面信息，也是實施企業(yè)管理、技術(shù)管理，質(zhì)量管理和其他管理的重要工具。

第三條員工上班第一時間必須登陸OA系統(tǒng)，及時查閱相關(guān)信息和處理各類文檔、審批表單。

第二節(jié)管理職責

第四條 集團綜合辦公室負責統(tǒng)一管理，內(nèi)設(shè)專人作為OA管理員，各下屬公司由行政專員作為項目公司子系統(tǒng)的OA管理員，各部門負責人應(yīng)指派專人對本部門版塊進行管理。

第五條OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效。

第六條OA管理員根據(jù)不同工作、不同崗位、不同團隊的性質(zhì)，確定權(quán)限與設(shè)置部門要求；凡需變更權(quán)限的員工應(yīng)具合理變更理由向綜合辦公室提出申請，由綜合辦公室決定是否給予權(quán)限。隨集團員工調(diào)動、離職或違反集團紀律的，OA管理員須及時調(diào)整、取消或暫停其權(quán)限。

第七條員工如發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)本部門版塊運行中出現(xiàn)問題，應(yīng)立刻聯(lián)系OA管理員，由管理員牽頭解決，該部門應(yīng)指定人員予以協(xié)助。

第八條相關(guān)文件、審批單由發(fā)起人對發(fā)起內(nèi)容進行管理。

第九條 為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務(wù)。

第三節(jié)日常使用

第十條OA系統(tǒng)正常運行期間，集團所有收發(fā)公文、通知、請示、聯(lián)系單簽復(fù)、合同會審和有關(guān)資料傳遞，除特殊情況外，均在網(wǎng)上進行。

第十一條集團重要會議、周例會的紀要（記錄）應(yīng)于會議召開后2天內(nèi)在OA上發(fā)布。第十二條合同會審、聯(lián)系單簽復(fù)等辦公流轉(zhuǎn)表單相對責任人應(yīng)在24小時內(nèi)給予回復(fù)； 第十三條急辦的內(nèi)容發(fā)布，內(nèi)容上應(yīng)注明“急辦”，對急辦的內(nèi)容，相關(guān)人員必須在第一時間回復(fù)。

第十四條對集團制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進行備份，以避免信息丟失；

第十五條發(fā)生急辦或重大信息，除在OA上發(fā)布外，還應(yīng)及時采用其它通訊方式進行溝通，傳遞。

第十六條嚴禁在OA上發(fā)布不健康的內(nèi)容和帶有病毒的文件、圖片等；

第四節(jié) 保密要求

第十七條員工要妥善保管好自己的密碼并及時更新，及時修改系統(tǒng)初始密碼，不得將用戶名和密碼外泄給他人使用；

第十八條任何人不得隨意讓集團無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載涉密的內(nèi)容；

第十九條凡是涉密的內(nèi)容如需發(fā)布，須嚴格設(shè)定查看權(quán)限。

第二十條如發(fā)生泄密的情況，將追究相關(guān)人員責任。

第五節(jié)附則

第二十一條本制度由綜合辦公室負責解釋。

第五篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)V2

協(xié)同辦公系統(tǒng)V2.0實施作用

對于教育系統(tǒng)單位的領(lǐng)導(dǎo)來說卓新協(xié)同辦公系統(tǒng)是管理學(xué)校、貫徹決策支持系統(tǒng)，能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供決策和管理參考和依據(jù)；對于教職工它是學(xué)生及家長即時信息管理系統(tǒng)又是事物/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)；而對于普通用戶（如家長、學(xué)生）它是獲取校方信息最為快捷方便的查詢系統(tǒng)。卓新協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快的工作。

實施卓新協(xié)同辦公系統(tǒng)可幫助學(xué)校實現(xiàn)信息資源的共享；增強教職員工協(xié)同工作的能力；強化校領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理；有效管理起有形（設(shè)備等）、無形(業(yè)務(wù)信息、知識)資產(chǎn)，避免流失；實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務(wù)的自動處理，促進管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。具體來說，實施卓新協(xié)同辦公系統(tǒng)作用如下：

? 建立內(nèi)部的通信平臺

通過內(nèi)部郵件模塊，建立學(xué)校內(nèi)部的消息中心，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

? 建立信息發(fā)布的平臺

在學(xué)校內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子通知，使學(xué)校內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在學(xué)校內(nèi)部員工和學(xué)員之間得到廣泛的傳播，使校內(nèi)教職員工與學(xué)員能夠了解學(xué)校的最新動態(tài)。

? 實現(xiàn)工作流程的自動化

變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，校內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各辦公室及校區(qū)內(nèi)跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

? 實現(xiàn)文檔管理的自動化

可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，如學(xué)校來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種教學(xué)課件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

? 輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

? 實現(xiàn)分布式辦公

變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公，大大方便了教職員工與學(xué)生家長出差在外的信息交流。

? 建立信息集成平臺

智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把學(xué)校的各種相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到

工作流系統(tǒng)中，使學(xué)校教職員工能有效獲取處理信息，提高學(xué)校整體反應(yīng)速度及處理能力。

? 節(jié)省學(xué)校的辦公費用支出

將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是學(xué)校實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志。

? 搭建知識管理平臺

系統(tǒng)性利用學(xué)校積累的豐富課件資源、教師技能，改進教學(xué)的新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和教職員工的技能素質(zhì)。

? 增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力

強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各教研組、部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控其工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公及教學(xué)。