第一篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作的展開

協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用的幾點認識

*年*月*日，在*處長的帶領下，參加了****舉辦的協(xié)同辦公業(yè)務應用系統(tǒng)第三期培訓班。培訓期間，**希望各網(wǎng)省公司參訓人員，通過培訓把文檔工作提高一個新的水平，為公司的發(fā)展提供更有效的服務，在公司發(fā)展中展示出文檔工作的價值。

培訓會上，**公司及**公司作為協(xié)同辦公系統(tǒng)先進推廣單位，向各單位介紹了本單位深化應用的工作方法和經(jīng)驗。

結合培訓會的內(nèi)容與**公司協(xié)同辦公系統(tǒng)的實際應用情況，就協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用在公司的工作開展從三個方面進行分析。

一、協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用的意義

首先要充分認識協(xié)同辦公系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的區(qū)別。

OA是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術相結合的一種新型的協(xié)同辦公方式，協(xié)同辦公系統(tǒng)工在OA的基礎上增加了工作流管理、內(nèi)容管理等功能，或是增加了協(xié)同軟件的通訊工具。協(xié)同辦公軟件更關注群組之間的協(xié)作，側重于工作流、溝通交流等方面；OA軟件則是以計算機技術為基礎，對辦公資料、工作事項進行記錄和反映。

其次要對協(xié)同辦公系統(tǒng)有深刻的認識。

協(xié)同辦公平臺既是一個基于互聯(lián)網(wǎng)絡環(huán)境的高效協(xié)同辦公平臺，又是優(yōu)秀的個人桌面工具，它融入先進管理理念并運用領先的網(wǎng)絡技術，切實有效地完善企事業(yè)單位辦公中的關鍵應用，利用它可把辦公管理中復雜的事務、事件、業(yè)務協(xié)同等信息在不同單位、部門、組群、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。

系統(tǒng)融合了當前最流行的管理思想，即對工作流、信息流和知識管理的規(guī)范管理和增值利用，為用戶提供了一個先進、高效的信息化工作平臺。對管理層而言降低管理成本，提高管理力度；對員工而言，降低工作內(nèi)耗，提高工作效率。將員工從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，有利于集中處理更有價值、更重要的事務，整體提高企業(yè)的辦事效率，增強信息的可控性和執(zhí)行力。

最后，是要認清深化應用中的“深”和“化”。深，及是由表至里、由淺入深。

化，化是變化，是改造，是一種質(zhì)的提升?！懊鲃t動，動則變，變則化”，是由近及遠，由小及大，由點及面，最后形成了整個恢弘博大的境界。我們需要從每一點每一滴入手，讓系統(tǒng)更快捷更方便地服務于用戶，潛移默化地改變應用環(huán)境，讓所有的用戶都習慣于協(xié)同辦公，以達到深化應用的最終目的。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作的開展

協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作不僅是公司的要求，更重要的是需要通過深化應用工作，讓我們更好的利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，以提高公司工作效率，更好的服務企業(yè)決策。

1、明確公司深化應用業(yè)務需求，整體進行部署

協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務主要就是辦文、辦會、辦事。“文以載道見水平，會以周全見作風，事以縝密見精神”，這不僅僅是機關工作人員追求的工作規(guī)范和標準，更應該是協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務規(guī)范。我們需要明確哪些工作需要系統(tǒng)化，需要借助國網(wǎng)深化應用年這面大的旗幟來進行工作內(nèi)容的規(guī)范、工作流的修改。深刻理解精確辦文、周全辦會、智慧辦事在協(xié)同辦公系統(tǒng)中的體現(xiàn)。

在明確公司深化應用的業(yè)務需求之上，對深化應用在各單位的開展進行統(tǒng)一部署，制定全方位的深化應用計劃，增強應用規(guī)則和規(guī)范性，避免深化應用盲目跟風從而浪費資源卻沒有收到相應的效益。

只有充分認識到協(xié)同辦公深化應用的目的，明確深化應用的業(yè)務需求才能做到全員主動行動，共同參與到深化用的工作中來。

2、積極開展市公司深化應用，起好帶頭作用

市公司是整個公司的中樞，辦文、辦會、辦事在市公司的應用都十分廣泛，在市公司開展深化應用的工作的可以更加深入地融合當前最流行的管理思想，增強工作流、信息流和知識管理的規(guī)范管理和增值利用。市公司深化應用工作的順利開展有利于激發(fā)廣大基層單位的集體主義榮譽感，對各基層單位的深化應用工作開展起到模范先鋒的作用。

3、深入系統(tǒng)應用，提高培訓質(zhì)量

員工以及關鍵用戶對系統(tǒng)的認識、業(yè)務技能嚴重制約著深化應用工作的全面展開?！芭嘤柌皇侨f能的，沒有培訓是萬萬不能的！”期望依靠培訓解決所有問題是不可能的，但有效的培訓對提升員工的認知、業(yè)務技能，改善企業(yè)業(yè)績的作用卻是不可缺的。

協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用中，對用戶的培訓內(nèi)容主要可分為兩個部分： ?應知應會的知識

主要是要讓用戶了解協(xié)同辦公系統(tǒng)所涉及的業(yè)務知識，對系統(tǒng)有一個全面性的認識，把系統(tǒng)和業(yè)務相關聯(lián)，應用到工作中去。這類培訓可以以宣講的形式來進行。

?技能技巧

技能是指為滿足工作需要必備的能力，而技巧是要通過不斷的練習才能得到的，熟能生巧，像打字，越練越有技巧。企業(yè)各個層次的用戶所涉及到的系統(tǒng)操作有所不同，這就需要按照不同層次的用戶組織不同層次的培訓。

同時，因為工作調(diào)動以及其它原因撤換了之前的關鍵用戶，故而新上任的關鍵用戶對業(yè)務系統(tǒng)的應用處于朦朧的階段，這也要求在深化應用中，定時定期的舉辦應知應會知識和技能技巧知識的培訓，以防止因系統(tǒng)應用的斷層造成災難性事故。

4、加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，以保障深化應用的安全運行 正如河南省辦公室施主任所說：“協(xié)同系統(tǒng)的深化應用離不開高素質(zhì)的應用人才和運維人才。這些人才是在信息化條件下做好辦公室工作和協(xié)同辦公應用工作的中堅力量。既要精通辦公室各項業(yè)務知識，又要精通計算機、網(wǎng)絡知識，既要有腳踏實地的品格，又要有創(chuàng)新能力和責任意識?！?/p>

應用人才要側重于掌握正確和快速的業(yè)務處理以及工作流程的設計和優(yōu)化。應用人才是整個協(xié)同辦公系統(tǒng)運行的核心，他們需要掌握辦公室的所有業(yè)務知識，需要對計算機有深入的了解，才能夠在用戶發(fā)生了解決不了問題時，給予業(yè)務以及技術上的支持，才能夠在企業(yè)需要優(yōu)化、調(diào)整工作流的時候，給予有建設性的提議。同時，就重慶電力公司的應用來看，應用人才還需要有較深的培訓技術和技巧，需要擔當起對各層級用戶的培訓工作。當然，這也就需要公司對這方面人才進行培養(yǎng)，才能在深化應用中更好地開展工作，才能保證系統(tǒng)的后續(xù)工作順利鋪展。

運維人才側重于系統(tǒng)的人員和流程配置、系統(tǒng)性能的優(yōu)化及保障系統(tǒng)運行安全。運維人才需要有很深的計算機、網(wǎng)絡、服務器方面的知識，要保證系統(tǒng)人員、流程的安全，保證服務器的24小時正常運行，還需要有較強的反映和應變能力，在發(fā)生了安全隱患時，盡快地解決問題以杜絕重大事故的發(fā)生。

5、全面展開各單位的深化應用交流，解決深化應用中存在的突出問題

《圣經(jīng)》中有一則故事：人類的祖先開始講的是同一種語言，他們在底格里斯河和幼發(fā)拉底河之間，發(fā)現(xiàn)了一塊異常肥沃的土地，于是就在那里定居下來，修起城池，建造起了繁華的巴比倫城。后來，他們的日子越過越好，人們?yōu)樽约旱臉I(yè)績感到驕傲，他們決定在巴比倫修一座通天的高塔，來傳頌自己的赫赫威名，并作為集合全天下弟兄的標記，以免分散。因為大家語言相通，同心協(xié)力，階梯式的通天塔修建得非常順利，很快就高聳入云。上帝耶和華得知此事，立即從天國下凡視察。上帝一看，又驚又怒，因為上帝是不允許凡人達到自己的高度的。他看到人們這樣統(tǒng)一強大，心想，人們講同樣的語言，就能建起這樣的巨塔，日后還有什么辦不成的事情呢？于是，上帝決定讓人世間的語言發(fā)生混亂，使人們互相言語不通。人們各自講起不同的語言，導致感情無法交流，思想很難統(tǒng)一，就難免出現(xiàn)互相猜疑，各執(zhí)己見，爭吵斗毆。這就是人類之間誤解的開始。修造工程因語言紛爭而停止，人類的力量消失了，通天塔終于半途而廢。

由此可見，交流的力量。交流使陌生變得熟悉，交流使思想得到統(tǒng)一，交流使心情如釋重負，交流也滲透著彼此信任。

對于協(xié)同辦公系統(tǒng)，應當促進各單位之間、各單位與市公司的交流，其方式多種多樣，可以進行網(wǎng)絡上的交流、現(xiàn)場工作會議的交流、應用優(yōu)秀單位的經(jīng)驗介紹等等?！澳阌幸粋€思想、我有一個思想，交流后我們各有兩個思想”，通過開展深化應用的交流可以啟迪廣大用戶的思想，提高思維創(chuàng)造能力，豐富協(xié)同辦公系統(tǒng)所涉及的業(yè)務和系統(tǒng)知識。群故通，通故智，智故強。通過各單位對系統(tǒng)認識、應用的探討、切磋，能夠促進深化應用的進一步開展，能在不同觀點的爭鳴中，獲得靈感，取得“奧林匹亞效應”。

6、完善系統(tǒng)應用的考核規(guī)章制度，提升系統(tǒng)應用水平天地綱常，自是方圓規(guī)矩。俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)矩是人類生存與活動的前提與基礎，人們總是要在規(guī)與矩所成形的范圍內(nèi)活動。人們要遵守規(guī)矩，只有這樣才能讓社會、公司、個人更好地發(fā)展與進步。

“標準就是做好協(xié)同辦公深化應用工作的利器。”協(xié)同辦公要更廣泛的應用離不開規(guī)矩，只有制定了相關了規(guī)章制度、確定了相應的標準，協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用才能贏來新的活力。

7、開展巡檢工作，巡視各單位應用情況

為落實系統(tǒng)在各公司的廣泛應用，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)在各基層單位的深化應用，有效促進協(xié)同辦公系統(tǒng)處理問題的效率，解決各公司應用中凸顯的不同問題，巡檢是深化應用中畢不可少的一項工作。

巡檢內(nèi)容主要如下：

①與辦公室人員詳細溝通使用過程中存在的問題，做好問題的記錄；若問題簡單，可于現(xiàn)場直接解決，若問題復雜，可將問題帶回公司本部解決，并將問題的解決情況及時告知辦公室或提出人。

②與信息中心人員溝通協(xié)同辦公系統(tǒng)的響應性能，親身體驗并做好記錄，若存在問題，協(xié)助信息中心人員請求資源。

③根據(jù)辦公室要求，到各處室收集、記錄或解決問題。④根據(jù)辦公室的安排，對部分人員進行協(xié)同辦公系統(tǒng)的簡單操作培訓。

三、協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作的難點

深化應用是實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)全面提高最有效的措施。協(xié)同辦公系統(tǒng)的全面提高必然為公司的發(fā)展注入新的活力。

1、深刻理解深化應用的重要性和緊迫性

應用是信息化建設的目的和價值所在。建設是應用的基礎和保障，應用是建設的目的和動力。深化應用是發(fā)揮信息系統(tǒng)作用的活力源泉，只有信息系統(tǒng)得到有效應用，對公司生產(chǎn)經(jīng)營管理產(chǎn)生促進，才能真正提高公司的管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)信息化的真正價值。

協(xié)同辦公系統(tǒng)在公司的應用迅猛發(fā)展要求深化應用工作快速跟上。目前，我公司協(xié)同辦公系統(tǒng)應用數(shù)據(jù)在相應兄弟單位排名都較為靠前，相對于建設而言，應用工作雖已取得較大進步，但推進的力度、速度和質(zhì)量仍不能滿足要求，必須整體提速、全面推進。

2、充分認識深化應用的艱巨性和復雜性

①應用比建設更為艱難。協(xié)同辦公系統(tǒng)在建設階段還僅局限于流程梳理和建設實施人員范圍，而應用階段則會涉及到全員的實際操作全過程，勢必與現(xiàn)行管理模式發(fā)生碰撞，對傳統(tǒng)思維慣性產(chǎn)生作用力，任何一個使用環(huán)節(jié)上的問題，都可能影響協(xié)同辦公系統(tǒng)的整體運行和效果。

②協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用需要思想觀念的進一步轉變。部分部門和單位對深化應用工作不夠重視，缺乏明確量化的應用目標、系統(tǒng)實用化時間表和工作措施；應用工作抓而不緊，缺乏落實；系統(tǒng)應用深度不夠，作用沒有充分發(fā)揮，尚未有效融入公司發(fā)展戰(zhàn)略、管理體系和日常經(jīng)營活動。

③管理機制完善需要全局聯(lián)動和整體推進。目前，深化應用的組織體系、管理體系和考核體系有待健全，尚未納入到每個部門、單位和崗位的日常管理中。對操作人員的使用培訓不足，部分數(shù)據(jù)質(zhì)量和流程規(guī)范性還需提高；各單位深化應用的主體意識有待加強，積極性需更加充分調(diào)動；數(shù)據(jù)的共享使用仍存在壁壘；各個層面的應用考核機制尚需完善。

3、切實把握深化應用是持之以恒、不斷提升的過程

深化應用工作不是一朝一夕就能完成的，也不可能一蹴而就。一方面，系統(tǒng)從開始運行，到常態(tài)化使用，到深入提高，必然要求有充裕的時間；另一方面，公司為促進管理創(chuàng)新，必然要對協(xié)同辦公系統(tǒng)提出更高要求，這些要求都需要通過對深化應用工作持續(xù)深入開展來滿足。

總之，深化應用的責任重大、任務艱巨。我們要在公司辦公室領導正確帶領下，統(tǒng)一思想，提高認識，加強組織，扎實工作，確保深化應用工作取得重大突破，推進公司協(xié)同辦公系統(tǒng)應用再上新臺階。

周

第二篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)

1.OA的概念

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)即OA，OA是Office Automation的縮寫，指辦公自動化或自動化辦公。筆者認為：OA本身就不是一個有確定界定的概念，它是一個過程、一種境界。它隨科學技術的發(fā)展而發(fā)展，隨人們辦公方式和習慣以及管理思想觀念的變化而變化。在技術發(fā)展過程中的每一個階段，人們給OA賦予了不同的內(nèi)容和新的想象，技術與管理的進步給OA打下了每一步發(fā)展的歷史烙印。同時，不同行業(yè)、不同層次的人對OA的看法和理解也各有不同。也許正是OA這種變化和發(fā)展的特點使之成為30多年來常新不衰的話題。

現(xiàn)在有一種比較普遍的偏見：認為OA僅僅是諸如公文流轉、收發(fā)文管理、檔案管理、會議安排、制度文獻檢索、郵箱管理等等這些非結構化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機關辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。其實，今天看來，OA應有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群。在功能方面：廣義而言，OA應該是一個企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，便有不同的功能表現(xiàn)： 對于企業(yè)高層領導而言，OA是決策支持系統(tǒng)（DSS）。OA運用科學的數(shù)學模型，以結合企業(yè)內(nèi)部、外部的信息為條件，為企業(yè)領導提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統(tǒng)（IMS），OA利用業(yè)務各環(huán)節(jié)提供的基礎“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率； 對于普通員工而言：OA是事務、業(yè)務處理系統(tǒng)。例如，很多需要審批的流程都可以搬上OA系統(tǒng)并進行一定的優(yōu)化，告別以往的紙質(zhì)辦公習慣，有效的提高了工作效率。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效，愉快地工作。

2.OA的作用

2.1.通訊溝通的中心

系統(tǒng)充分滿足用戶溝通的便捷性和多樣性要求。提供郵件、通知公告、及時信息、短信等多種溝通方式，滿足了用戶之間文字、圖片、語音以及視頻等多層次的溝通需要。

實施OA系統(tǒng)可幫助企業(yè)事業(yè)單位實現(xiàn)信息資源的共享;增強員工協(xié)同工作的能力;強化領導的監(jiān)控管理;有效管理起有形(設備等)、無形(業(yè)務信息、知識)資產(chǎn)，避免流失;實現(xiàn)公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。具體來說，實施OA辦公自動化系統(tǒng)作用為：

2.1.1.建立內(nèi)部的通信平臺

建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2.1.2.建立信息發(fā)布的平臺

在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如通知公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)各個方面的發(fā)展動態(tài)。

2.1.3.實現(xiàn)工作流程的自動化

變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是輕松點擊鼠標，利用快速而廉價的網(wǎng)絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復雜環(huán)節(jié)。

2.1.4.實現(xiàn)文檔管理的自動化

可使各類文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，如企業(yè)來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術文件等等，只要他的身份符合權限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，可想

而知，這樣就減少了很多培訓環(huán)節(jié)。

2.1.5.輔助辦公

它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞招缘霓k公工作相結合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

2.1.6.實現(xiàn)分布式辦公

變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡連接隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

2.1.7.建立信息集成平臺

現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應速度。

2.1.8.有效節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出

將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標志。

2.1.9.搭建知識管理平臺

系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

2.1.10.增強領導監(jiān)控能力

強化領導的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況;實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問

題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

2.2.有效提高工作效率

每天上班的時候首先打開電腦查看自己的待辦任務，輕松點擊鼠標就可以完成某項工作的辦理甚至批量辦理，方便快捷，有效提高工作效率。

第三篇：OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應用細則

江蘇愛康太陽能科技有限公司OA系統(tǒng)應用細則

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)應用細則：

1、總則：近期公司引入OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，旨在支持整個集團內(nèi)總公司和各級分公司之間

協(xié)同辦公，變手工審批為電子審批，降低行政成本；優(yōu)化和規(guī)范流程、提高辦公效率，提升管理的執(zhí)行力。

2、適用范圍：集團所有辦公人員。

3、日常應用細則：

a)關于工作周報：

? 每周六之前在我的知識-新建文檔-工作計劃與總結中提交本周工作周報及下．．．．．．．．．．．．．．．

周工作計劃；

? 工作周報默認會提交給用戶的直接上級、總經(jīng)辦主任及總經(jīng)理，用戶也可以共

享給其他人查看；

? 在個人工作門戶中的最新文檔中或我的知識-文檔目錄-工作計劃與總結中查．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．

看下級提交的工作周報；

? 每天下班前在我的知識-我的文檔中更新本周工作進展情況； ．．．．．．．．

b)關于日程：

? 每天將自己的工作安排錄入到我的日程中，方便自己和上司查看；注意維護日．．．．

程的狀態(tài)，在日程完成時在我的日程中點擊日程結束按鈕； ．．．．

用戶也可以在我的日程中給下級安排工作或與同事進行工作協(xié)作； ．．．．

用戶也可以將自己的日程共享給其他同事查看。．．? ?

c)關于行政類流程：

? 辦公用品領用：用戶通過我的流程-新建流程-辦公用品領用流程發(fā)起辦公用品、．．．．．．．．．．．．．．．．

IT設備和特殊用品的領用審批流程，用戶注意選擇正確的物料類型（低值易

耗品、其他辦公用品和特殊用品），不同的物料類型會走不同的審批流程；辦

公用品管理員確認領用的辦公用品類型是否正確。若領用物品時發(fā)現(xiàn)辦公用品

目錄中無領用的物品，請聯(lián)系辦公用品管理員添加該辦公用品。

? 辦公用品請購：辦公用品管理員根據(jù)庫存和領用情況通過我的流程-新建流程-．．．．．．．．

辦公用品請購流程進行辦公用品、后勤用品、IT設備和特殊用品的請購審批．．．．．．．．

流程，注意選擇正確的預算科目，系統(tǒng)根據(jù)是否有可用預算走不同的審批流程。

? 辦公用品入庫：辦公用品管理員通過我的流程-新建流程-辦公用品入庫流程辦．．．．．．．．．．．．．．．．

理物品入庫，并通知相關領用人領用。

? 派車流程：用戶通過我的流程-新建流程-派車流程發(fā)起派車審批流程，注意選．．．．．．．．．．．．

擇“華士江陰張家港、其他地區(qū)”，華士江陰張家港部門經(jīng)理審批，其他地區(qū)需要條線負責人審批，部門經(jīng)理和條線負責人審批通過后需要行政部確認和安排，行政部審核后用戶可打印該派車單用于派車。

? 訂餐流程：用戶通過我的流程-新建流程-訂餐流程發(fā)起訂餐審批流程，注意選．．．．．．．．．．．．

擇用餐類型（商務、便飯、工作餐），工作餐部門經(jīng)理審批，部門經(jīng)理審批通過后打印訂餐申請單到食堂就餐；商務餐和便飯需要條線負責人審批，審批通過后需要后勤主任確認和安排包廂，后勤主任確認后申請人可打印訂餐申請單到小食堂就餐，就餐結束后申請人簽字，后勤主任填寫實際消費金額。

? 酒店住宿申請：用戶通過我的流程-新建流程-酒店住宿申請流程發(fā)起酒店住宿．．．．．．．．．．．．．．．．

申請審批流程，酒店住宿申請均需條線負責人審批，條線負責人審批通過后需要總經(jīng)辦主任審核，用戶在報銷酒店住宿費用時需在相關流程中關聯(lián)酒店住宿申請單作為財務審核依據(jù)。

? 話費補貼申請：用戶通過我的流程-新建流程-話費補貼申請流程發(fā)起話費補貼．．．．．．．．．．．．．．．．

申請審批流程，填寫電話號碼、歸屬地、申請金額和申請理由，行政部經(jīng)理審批時確定是否制度內(nèi)，若為制度外需總經(jīng)理審批。

? 會議室使用申請：用戶通過我的流程-新建流程-會議室使用申請流程發(fā)起會議．．．．．．．．．．．．．．．．．

室使用申請流程，申請時可以圖形化查看會議室使用情況。

? 聯(lián)絡票：用戶通過我的流程-新建流程-聯(lián)絡票流程發(fā)起工作聯(lián)系，受入部門反．．．．．．．．．．．．．

饋聯(lián)絡情況，歸檔在發(fā)起部門、受入部門和行政部。

? 內(nèi)部郵件：用戶通過我的流程-新建流程-內(nèi)部郵件發(fā)起公司內(nèi)部留言，通過我．．．．．．．．．．．．．的流程-我的請求-內(nèi)部郵件的流程狀態(tài)關注哪些人已經(jīng)看過留言。．．．．．．．．．．．．．．．

d)關于總經(jīng)辦流程：

? 收文流程：總經(jīng)辦相關人員接收外部單位公文，通過我的流程-新建流程-收文．．．．．．．．．．

流程記錄公文，并對收文進行編號，總經(jīng)辦主任填寫擬辦意見并確認是否需總．．

經(jīng)理審批，并抄送相關人員會簽，會簽的相關人員在個人工作門戶的待辦請求．．．．中查看并反饋辦理情況。

? 發(fā)文流程：發(fā)文部門經(jīng)理通過我的流程-新建流程-發(fā)文流程進行擬稿，條線負．．．．．．．．．．．．

責人審核；若發(fā)文與其它條線有關，需要相關條線負責人會簽；再由總經(jīng)辦主任審核，若為紅頭文件還需總經(jīng)理審核；審核通過后由檔案管理員編號和套紅，并分發(fā)給相關部門；相關人員在待辦請求中查看發(fā)文。．．．．

? 辦公會議管理流程：總經(jīng)辦主任通過我的流程-新建流程-辦公會議管理流程發(fā)．．．．．．．．．．．．．．．．

起公司級辦公管理會議，由總經(jīng)理審核；與會人員會在個人工作門戶的待辦請．．．求中查看到會議通知并可進行反饋或請假；會議結束后，由總經(jīng)辦主任整理會．

議紀要，與會人員和抄送人員在個人工作門戶的待辦請求中收到查看會議紀要．．．．

提醒；總經(jīng)辦主任督辦并反饋相關議題辦理情況。

?

? 用印申請：用戶通過用印申請流程發(fā)起用印申請審批流程。．．．．．．印章、證件外借申請：相關用戶通過印章、證件外借申請流程發(fā)起印章、證件．．．．．．．．．．．

外借審批流程。

e)關于人力資源相關流程：

? 請假申請：用戶通過我的流程-新建流程-請假申請流程發(fā)起請假申請，用戶提．．．．．．．．．．．．．．

交請假期間和請假事由，并填寫請假天數(shù)，根據(jù)請假天數(shù)走不同的審批流程（兩天以下部門經(jīng)理審批，四天以下條線負責人，其他需人力資源總監(jiān)審批），部門經(jīng)理審核請假天數(shù)。

? 銷假流程：用戶通過我的流程-新建流程-銷假流程發(fā)起銷假申請，用戶填寫原．．．．．．．．．．．．

請假期間和現(xiàn)銷假期間，由考勤專員和用人部門經(jīng)理審核確認。

? 招聘申請流程：用人部門經(jīng)理通過我的流程-新建流程-招聘申請流程填寫《人．．．．．．．．．．．．．．

力需求申請表》發(fā)起招聘申請流程。

? 普工錄用審批流程：用人部門負責人通過我的流程-新建流程-普工面試流程發(fā)．．．．．．．．．．．．．．

起普工錄用審批流程。

? 管理人員錄用審批流程：用人部門經(jīng)理通過我的流程-新建流程-管理人員面試．．．．．．．．．．．．．．

流程發(fā)起管理人員錄用審批流程。．．

? 培訓申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-培訓申請流程填寫《培訓申請表》．．．．．．．．．．．．．．

發(fā)起培訓申請審批流程，培訓專員審核并選擇相關課程和是否在培訓計劃內(nèi)。

? 培訓計劃：年底時各部門經(jīng)理通過我的流程-新建流程-培訓計劃流程發(fā)起．．．．．．．．．．．．．．

培訓計劃上報流程。

? 離職流程：用戶通過我的流程-新建流程-離職流程填寫《離職申請表》發(fā)起離．．．．．．．．．．．．

職申請流程。

? 辭退流程：用人部門經(jīng)理通過我的流程-新建流程-辭退流程填寫《辭退申請表》．．．．．．．．．．．．

發(fā)起辭退申請流程。

? 人員調(diào)動流程：用戶通過我的流程-新建流程-人員調(diào)動申請流程填寫《人員調(diào)．．．．．．．．．．．．．．．．

動審批表》發(fā)起人員調(diào)動審批流程，發(fā)起人需填寫員工意見，并由轉出部門、人力資源部經(jīng)理和轉入部門經(jīng)理會簽。

? 普工轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程（普通員工）．．．．．．．．．．．．．．．．．．

發(fā)起普通員工轉正流程。

? 管理人員轉正流程：人資部相關人員通過我的流程-新建流程-轉正流程（管理．．．．．．．．．．．．．．．

人員）發(fā)起管理人員轉正流程。．．．

? 加班流程：用戶通過我的流程-新建流程-加班申請流程填寫《加班申請單》發(fā)．．．．．．．．．．．．．．

起加班申請審批流程。

f)關于銷售相關流程：

? 客戶審核流程：銷售人員通過在我的流程-新建流程-客戶審核流程填寫《客戶．．．．．．．．．．．．．．

審核申請單》發(fā)起客戶審核流程，需要發(fā)起人填寫客戶代碼及注意事項，由銷售部長審核通過后，由品質(zhì)中心牽頭各相關部門對客戶審核事項進行預審和相關準備，最后由品保部匯總各部門完成情況，品質(zhì)總監(jiān)審核。

? 技術評審流程：由銷售人員通過技術評審流程填寫《技術評審單》發(fā)起技術評．．．．．．

審流程，填寫相關事項，由技術部門牽頭和各相關部門就評審內(nèi)容進行會簽，會簽后由銷售員與客戶進行確認。

? 樣品申請及試制流程：由銷售人員通過樣品申請及試制流程填寫《樣品申請單》．．．．．．．．．

發(fā)起樣品申請流程，由發(fā)起人直接上級審核，其中免費樣品需銷售部長審批；由技術部牽頭各相關部門開會反饋業(yè)務員交期，業(yè)務員與客戶確認交期；交期確定后由各相關部門在各自期限內(nèi)反映完成情況，樣品試制完成后，由業(yè)務員同客戶確認樣品使用情況。

? 長期合同評審流程：由銷售人員通過長期合同評審流程填寫《長期合同評審單》．．．．．．．．

發(fā)起長期合同評審流程，由區(qū)域經(jīng)理、銷售部長、銷售總監(jiān)審批后，需經(jīng)過風控會簽和總經(jīng)理審批。

? 銷售報價流程：由銷售人員通過銷售報價流程《銷售報價單》發(fā)起銷售報價流．．．．．．

程，因各分廠產(chǎn)品差異比較大，具體的銷售報價信息以附件形式上傳，由區(qū)域經(jīng)理、銷售部長、財務成本主管（或分廠廠長）和財務總監(jiān)審批，財務總監(jiān)最終確定報價標準，若低于標準由營銷總監(jiān)審批。

? 銷售訂單評審流程：由銷售人員通過銷售訂單評審流程填寫《訂單評審表》發(fā)．．．．．．．．

起銷售訂單評審流程，由區(qū)域經(jīng)理和銷售部長審批，若提前期小于21天，需要生產(chǎn)計劃部經(jīng)理審批。

? 銷售訂單取消流程：由銷售人員通過銷售訂單取消流程填寫《銷售訂單取消申．．．．．．．．

請表》發(fā)起銷售訂單取消流程，業(yè)務員提交取消數(shù)量等相關信息，由采購計劃部統(tǒng)計庫存，分廠生產(chǎn)部統(tǒng)計生產(chǎn)費用，由財務部核算損失，營銷總監(jiān)和運營總監(jiān)會簽，若預計損失大于一定標準，需總經(jīng)理審批。

? 月度銷售預測：由各級銷售人員通過月度銷售預測流程填寫《銷售預測表》，．．．．．．．．

由區(qū)域經(jīng)理、銷售部長和營銷總監(jiān)審批。

? 延期付款客戶發(fā)貨申請流程：用戶通過延期付款客戶發(fā)貨申請流程填寫《延期．．．．．．．．．．．．

付款客戶發(fā)貨申請表》發(fā)起延期付款客戶發(fā)貨申請流程，業(yè)務員填寫客戶代碼、延期期間和延期付款金額，根據(jù)延期期間和延期付款金額的不同有不同的審批流程。

? 工程變更控制流程：由工程變更部門相關人通過工程變更控制流程填寫《工程．．．．．．．．

變更申請單》發(fā)起工程變更控制流程，直接上級審批后，由分廠技術部組織評審會，技術部和相關部門會簽形成會議決議，由業(yè)務員與客戶溝通并反饋客戶

意見，相關人員落實并由申請人最終驗證。

g)關于客服流程：

? 客戶投訴處理流程：由銷售人員通過我的流程-新建流程-客戶投訴處理流程填．．．．．．．．．．．．．．．．

寫《客戶投訴處理申請表》，注明客戶信息及投訴相關信息，并選擇對應的客服工程師，客服工程師填寫處理意見，客戶質(zhì)量部經(jīng)理審核，由品質(zhì)總監(jiān)、銷售部長和營銷總監(jiān)會簽；若需要退貨，通知物流部經(jīng)理處理；退貨后由生產(chǎn)計劃部經(jīng)理安排相關事宜，若需返工由分廠相關部門填寫退貨處理結果。

h)關于財務相關流程：

? 差旅申請流程：用戶通過我的流程-新建流程-差旅申請流程填寫《差旅申請單》，．．．．．．．．．．．．．．

注明出差類型、出差時間、出差事由、往返交通方式、費用承擔部門和工作代理人等信息，并選擇是否需要訂票及是否需要借款。若需要訂票，填寫訂票詳細信息，審批通過后行政部會接收到訂票信息；若需要借款，填寫借款明細。由部門經(jīng)理和條線負責人審批，若涉及借款，由費用報銷會計審核，財務總監(jiān)審批；若借款超限或條線負責人出差，需總經(jīng)理審批，審批通過后出納通知申請人領取借款。

? 備用金申請流程：用戶通過備用金申請流程填寫《備用金申請單》申請備用金，．．．．．．．

由部門經(jīng)理和條線負責人審批，費用報銷會計審核，財務總監(jiān)審批，若借款超限或條線負責人借款，需總經(jīng)理審批。

? 出差費用報銷流程：用戶通過出差費用報銷流程填寫《出差費用報銷申請單》．．．．．．．．

發(fā)起出差報銷申請流程，填寫相關信息，并關聯(lián)出差申請流程，若與項目相關，選擇相關項目；由部門經(jīng)理和條線負責人審批；用戶將發(fā)票粘貼在發(fā)票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監(jiān)審批；若出差費用超限或條線負責人報銷，需總經(jīng)理審批；審批通過后，出納通知報銷人報銷。

? 其他費用報銷流程：用戶通過其他費用報銷流程填寫《其他費用報銷申請單》．．．．．．．．

發(fā)起除出差費用報銷外的其他費用報銷流程，若與項目相關，選擇相關項目；由部門經(jīng)理和條線負責人審批，用戶將發(fā)票粘貼在發(fā)票粘貼單上遞交到財務費用報銷會計處，費用報銷會計對報銷明細進行審核，財務總監(jiān)審批；若報銷費用超限或條線負責人報銷，需總經(jīng)理審批；審批通過后，出納通知報銷人報銷。? 資金計劃：各條線負責人通過資金計劃流程填寫《部門資金使用計劃表》提交．．．．．．

本部門的月度資金使用計劃給資金部和財務部會簽，并由總經(jīng)理審批，注意填寫月度資金計劃支出項目編號，編號規(guī)則為-月度-3位流水號（如1006001），在付款請求時需關聯(lián)資金計劃并填寫對應的月度資金計劃支出項目編號。? 付款流程：用戶通過付款申請流程填寫《用款申請單》發(fā)起對供應商的付款申．．．．．．

請流程，若與項目相關，選擇相關項目；注意選擇“費用類型”，不同的費用類型財務審批節(jié)點不同；付款時需填寫正確的支出項目編號，若本月未做資金計劃，需進行預算外支付申請，在付款時關聯(lián)預算外支付申請。

? 預算外支付申請：部門經(jīng)理通過預算外支付申請流程填寫《預算外支付申請單》．．．．．．．．．

發(fā)起預算外支付申請流程，說明開支事項、開支原因、開支金額和未列入預算管理的原因，報條線領導審批和財務副總審批，由總經(jīng)理核準。

? 預算追加審批流程：若預算需追加，追加預算部門經(jīng)理通過預算追加審批流程．．．．．．．．

填寫《預算追加審批表》，說明預算追加原因和需追加的預算項目，報條線領導審批和財務副總審批，由總經(jīng)理核準。

? 客戶信用管理流程：由銷售人員通過客戶信用管理流程填寫《客戶信用管理申．．．．．．．．

請單》，填寫客戶相關信息及調(diào)查重點，信保員審核并提交外部單位進行信息調(diào)查，并填寫審核結果，財務總監(jiān)決定客戶的收款條件及信用額度。

i)關于運營相關流程：

? 供應商開發(fā)評審流程：資源采購通過供應商開發(fā)評審流程填寫《供應商開發(fā)申．．．．．．．．．

請單》，由供應商資源開發(fā)部經(jīng)理批準后，由分廠技術部經(jīng)理和供應商品質(zhì)管理部經(jīng)理會簽后，由品質(zhì)總監(jiān)和運營總監(jiān)會簽。

? 采購調(diào)價審批流程：供應商資源開發(fā)部盡量通過采購調(diào)價審批流程填寫《采購．．．．．．．．

調(diào)價申請單》，報運營總監(jiān)審批，由材料會計審核，財務總監(jiān)審批后報總經(jīng)理審批。

? 貨運申請流程：用戶通過貨運申請管理流程填寫《用車申請單》發(fā)起貨運用車．．．．．．．．

流程，由物流部經(jīng)理審批。

? 額外運費費用申請：用戶通過額外運費費用申請流程填寫《額外運費申請單》，．．．．．．．．．．

注明原因，由部門經(jīng)理和條線負責人審批，審批通過后由運營總監(jiān)審核，并報總經(jīng)理審批，審批通過后后物流部經(jīng)理確認。

? 發(fā)貨聯(lián)絡及出門證管理流程：物流部用戶通過發(fā)貨聯(lián)絡及出門證管理流程填寫．．．．．．．．．．．．

《發(fā)貨聯(lián)絡申請單》，填寫客戶代碼、合同號、發(fā)貨日期及發(fā)貨明細（不含單價），物流部經(jīng)理審批，倉管員根據(jù)發(fā)貨聯(lián)絡申請單開具出庫單；成本會計填寫單價信息，審核客戶回款并開具出門證，若為延期付款用戶，確認業(yè)務員已申請延期付款客戶發(fā)貨申請流程并已審批通過；信保員根據(jù)規(guī)定辦理信保手續(xù)。

第四篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)OA

協(xié)同辦公系統(tǒng)說明書

一、總體介紹........................................................1

二、系統(tǒng)特點........................................................1

三、系統(tǒng)原理及體系架構..............................................2

3.2系統(tǒng)原理.....................................................2 3.2.體系架構....................................................3

四、系統(tǒng)安全機制....................................................3

五、環(huán)境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統(tǒng)管理...............................................9 6.2、增強功能介紹...............................................9

6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務管理..............................................10

一、總體介紹

協(xié)同辦公系統(tǒng)（OA）是深圳國信通信技術有限公司推出的針對廣大企事業(yè)單位及政府機關用戶的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)產(chǎn)品解決方案。

我公司對幾百家客戶需求進行合理歸納總結，提取標準模型組件，采用模型組件與WEB技術結合的方式，全面提升了系統(tǒng)的廣泛適用性及功能擴展可能。

我們的產(chǎn)品具有高度穩(wěn)定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴展性。

我們的產(chǎn)品憑借其先進管理思想、領先的產(chǎn)品技術以及客戶至上的服務理念成為新時期下廣大用戶單位網(wǎng)絡辦公解決方案的最佳選擇。

二、系統(tǒng)特點

? 技術先進性：

全面采用模型組件+WEB技術方式實現(xiàn)，模型組件全部為公司自有技術產(chǎn)品。全面采用業(yè)界先進的。NET技術標準，支持XML標準，支持多種后臺數(shù)據(jù)庫。支持多種靈活自定義設置、支持在線實時通信、真正支持遠程移動辦公。? 安全性：

全面嚴格的標準數(shù)據(jù)權限范圍控制技術，支持多級授權體系。關鍵數(shù)據(jù)采用領先的加密存儲技術。可擴展CA數(shù)字認證，可支持遠程安全身份校驗。? 易用性：

全部操作頁面符合標準WEB頁面操作風格，標準WINDOWS文件編輯風格，WINDOWS標準風格幫助文件。? 定義擴展性：

自定義組織機構、自定義數(shù)據(jù)屬性、自定義數(shù)據(jù)表單格式、自定義流程管理、自定義數(shù)據(jù)訪問權限、自定義統(tǒng)計等多項的自定義選項設置，充分滿足客戶功能個性化調(diào)整。支持多種復合信息格式。標準功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。

? 產(chǎn)品裝配化：

標準化產(chǎn)品安裝過程，標準化功能裝配設置，安裝過程方便快捷。? 易維護性：

全B/S結構產(chǎn)品，實現(xiàn)真正意義上的單點維護，全面升級。

三、系統(tǒng)原理及體系架構

3.2系統(tǒng)原理

3.2.體系架構

四、系統(tǒng)安全機制

? 操作權限管理機制

基于多層授權搭建，同時對于數(shù)據(jù)范圍權限進行了嚴格的控制，可以有效解決在系統(tǒng)管理中經(jīng)常遇到的功能及數(shù)據(jù)范圍控制問題。詳盡的操作日志自動記錄功能，可以準確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統(tǒng)權限的設置要求。

? 安全身份管理機制

用戶數(shù)據(jù)加密存儲，同時可根據(jù)用戶要求擴展基于硬件手段的安全身份認證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。? 數(shù)據(jù)加密存儲機制

由數(shù)據(jù)庫底層入手解決數(shù)據(jù)安全問題，通過對系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)整體進行加密設計實現(xiàn)，對于關鍵信息內(nèi)容采用嚴格加密算法保存，徹底避免了由于數(shù)據(jù)服務器控制方面帶來的信息外泄問題。? 數(shù)據(jù)備份恢復機制

所提供的高效數(shù)據(jù)備份恢復功能，使系統(tǒng)備份數(shù)據(jù)在物理上分散保存,即使硬件系統(tǒng)遭受毀滅性打擊，也可在最短時間內(nèi)恢復軟件系統(tǒng)正常運行，真正做到萬無一失。

五、環(huán)境要求

? 應用服務器：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內(nèi)存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用磁盤空間

? 操作系統(tǒng)：

WINDOWS2000及以上操作系統(tǒng)（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推薦：Windows 2000 Server WWW服務：Microsoft IIS5.0以上 數(shù)據(jù)服務器（對于較小規(guī)模用戶為了降低投資，可采用數(shù)據(jù)服務器與應用服務器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內(nèi)存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用空間

? 終端用戶機：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推薦512M)瀏覽器：IE6.0以上

操作系統(tǒng)：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

對于政府或企業(yè)來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報銷等。流程式工作的最大特點在于根據(jù)處理信息內(nèi)容的性質(zhì)不同，流程結構將發(fā)生變化，各流程節(jié)點的具體處理方式根據(jù)節(jié)點的特性各有不同，同時由于日常工作中的不確定因素，流程本身應具備相當?shù)膹椥栽O置。通過工作流管理的應用，可以保持單位工作流程的清晰、規(guī)范、高效，最大程度提升工作效率。

通過應用中的工作流管理功能，用戶可以輕松實現(xiàn)工作流程、表單數(shù)據(jù)、處理模式、監(jiān)控提示、角色權限等方面的個性化定制。從而實現(xiàn)各類流程活動信息的規(guī)范化、電子化、自動化。通過此功能用戶可實現(xiàn)項目審批、請假報銷、合同審核等各類流程式操作。

? 主要功能：

表單定義、流程定義、跟蹤監(jiān)控、查詢統(tǒng)計。? 功能特點：

＊ 支持表單數(shù)據(jù)信息自定義

＊

支持多種信息格式（圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持處理流程自定義

＊ 支持流轉條件自定義

＊ 支持自動代理條件設置

＊ 支持數(shù)據(jù)范圍權限自定義

＊ 支持流程文件自動歸檔

＊ 支持查詢統(tǒng)計自定義

＊ 支持與其他功能的動態(tài)裝配

6.1.1公文管理

公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內(nèi)外部的各種公文信息，利用計算機網(wǎng)絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現(xiàn)公文的標準化、流程化處理。

公文管理模塊完全按照國家有關公文標準管理規(guī)范進行設計實現(xiàn)，相對于傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行，同時大大降低了公文管理人員的日常工作強度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。

? 功能包括：

＊ 發(fā)文管理

＊ 收文登記

＊ 公文辦理

＊ 催辦督辦

＊ 文件歸檔

＊ 統(tǒng)計查詢 ? 功能特點：

＊ 收發(fā)文文件格式自定義設置

＊ 支持處理流程自定義設置

＊ 支持文件模版自定義設置

＊ 支持修改痕跡保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳轉辦理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手寫批注功能

＊ 支持手寫簽名

＊ 支持自定義查詢統(tǒng)計格式

6.1.2文件檔案

文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進行登記、保存、調(diào)閱等相應的管理功能，實現(xiàn)單位內(nèi)部檔案信息的數(shù)字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權限設置，對各類型檔案信息實現(xiàn)授權范圍下的在線調(diào)閱。? 功能包括：

＊ 文件登記

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 瀏覽使用

＊ 統(tǒng)計查詢等 ? 功能特點：

＊ 支持自定義設置編號規(guī)則

＊ 支持自定義多維權限管理

＊ 自定義查詢統(tǒng)計格式

＊ 支持組卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密級管理規(guī)范

＊ 支持在線授權調(diào)閱

＊ 支持瀏覽日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通過計算機網(wǎng)絡進行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時還包括了通知公告、調(diào)查問卷、內(nèi)部通訊錄等眾多的實用功能。

? 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 調(diào)查問卷

＊ 內(nèi)部通訊錄 ? 功能特點：

＊ 支持信息欄目自定義

＊ 支持信息模版自定義

＊ 支持多種信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回復自定義設置

＊ 支持調(diào)查問卷全面自定義

＊ 支持欄目布局設置自定義

6.1.4日常辦公

日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。通過此 功能用戶可以及時了解需要本人辦理的各項事務，訂閱各類更新信息提示，進行有關工作日程安排，實現(xiàn)在線互動協(xié)同工作，進行個人檔案夾管理等。

? 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 協(xié)作管理

＊ 工作組管理

＊ 個人檔案夾 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義工作提示設置

＊ 支持雙向式代理日程安排設置

＊ 支持部門級日程統(tǒng)一管理

＊ 支持成員在線互動協(xié)同工作

＊ 支持個性化定義工作組群

6.1.5電子郵件

電子郵件管理模塊是系統(tǒng)自身內(nèi)置的一個小型電子郵件系統(tǒng)。通過電子郵件管理模塊可以在系統(tǒng)內(nèi)部用戶之間發(fā)送、接收電子郵件，同時也可以收發(fā)系統(tǒng)外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。

? 功能包括：

＊ 內(nèi)部郵件收發(fā)管理

＊ 外部郵箱設置

＊ 收發(fā)Internet郵件

＊ 郵件夾 ? 功能特點：

＊ 個性化郵件簽名信息設置

＊ 內(nèi)部成員點擊發(fā)送

＊ 內(nèi)部郵件快捷、安全

＊ 個性化黑名單管理

6..1.6電子論壇

使用電子論壇功能，可以實現(xiàn)用戶單位內(nèi)部信息交互討論，通過欄目設置可實現(xiàn)討論組成員范圍控制，根據(jù)需要確定論壇欄目采用實名或匿名方式，設置欄目管理員及欄目圖標等個性化設置。同時支持內(nèi)容檢索及精華信息的收藏。

? 功能包括：

＊ 欄目管理

＊ 論壇瀏覽

＊ 用戶管理 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義欄目設置

＊ 支持欄目成員范圍管理

＊ 支持內(nèi)容變更信息訂閱

＊ 支持實名或匿名發(fā)表方式

＊ 支持自定義內(nèi)容檢索

6.1.7常用工具

主要提供用戶日常工作活動中經(jīng)常遇到的各類工具類功能。

? 功能包括：

＊ 在線通信

＊ 個人便簽

＊ 口令修改

＊ 萬年歷 ＊ 郵編區(qū)號 ? 功能特點：

＊ 在線情況準確瀏覽

＊ 支持P2P信息及文件傳送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息臨時存放

＊ 支持公歷農(nóng)歷及節(jié)假日瀏覽查詢

＊ 支持全國范圍郵編區(qū)號瀏覽查詢

＊ 支持個性化登陸ID及口令設置

6.1.8系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理是為系統(tǒng)的正常運行提供管理設置功能，首次安裝完系統(tǒng)后，首先要通過系統(tǒng)管理模塊中的組織機構管理功能建立起用戶單位管理體系結構及系統(tǒng)用戶信息。同時支持系統(tǒng)登陸界面設置、頁面風格設置等管理功能。

? 功能包括：

＊ 組織機構

＊ 用戶管理

＊ 系統(tǒng)日志

＊ 數(shù)據(jù)管理 ? 功能特點：

＊ 組織機構體系自定義

＊ 職位級別自定義

＊ 體現(xiàn)模塊權限分級授權機制

＊ 實現(xiàn)操作日志及數(shù)據(jù)日志綜合管理

＊ 可進行個性化登陸頁面設置

6.2、增強功能介紹

6.2.1資源管理

? 人事檔案

人事機構是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的

調(diào)動分配、人員信息查詢統(tǒng)計等。功能包括：

＊ 人事檔案信息管理

＊ 統(tǒng)計查詢

? 用品管理

用品管理為針對用戶單位需要進行采購、領用、庫存統(tǒng)計的各類用品信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采購管理

＊ 領用管理

＊ 統(tǒng)計查詢 ? 車輛管理

車輛管理對機構內(nèi)部的車輛進行統(tǒng)一管理，可以實現(xiàn)車輛的基本信息、使用信息、維修信

息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括：

＊ 車輛檔案

＊ 用車管理

＊ 維修管理

＊ 年檢管理

6.2.2總務管理

?

會議管理

會議管理主要實現(xiàn)是對用戶單位相關會議安排、會議通知以及會議紀要信息進行標準化統(tǒng) 一登記管理功能。功能包括：

＊ 會議安排

＊ 會議通知

＊ 紀要管理

＊ 會議查詢

＊ 會議室預約

?

值班管理

值班管理是對單位值班信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查詢

?.接待管理

接待管理主要實現(xiàn)對于用戶單位的各類交流接待活動有關信息的登記管理。

功能包括：

＊ 接待登記

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

＊ 統(tǒng)計查詢

第五篇：協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案

x自主設計、開發(fā)的co-office是融辦公自動化、信息資源共享、協(xié)同工作與企業(yè)級應用集成為一體的應用套件，由協(xié)同辦公系統(tǒng)、協(xié)同工作平臺構成。

一、協(xié)同辦公系統(tǒng)

co-office協(xié)同辦公系統(tǒng)是x國信公司針對政府機關與企事業(yè)單位辦公及協(xié)作需求推出的協(xié)同辦公應用套件，涵蓋了政府和企事業(yè)單位日常辦公管理的基本內(nèi)容，具有很強的通用性。co-office協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠加快機構內(nèi)部信息的流轉、處理、協(xié)調(diào)和共享，為政府機關、企事業(yè)單位的日常辦公、事務處理和輔助決策提供及時、準確、有效的信息支持，從而實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源共享化、傳輸網(wǎng)絡化和決策科學化。

1、系統(tǒng)概覽

co-office協(xié)同辦公系統(tǒng)按照政府或企業(yè)中每一層次的系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)的要求歸類，提供滿足機關及其事業(yè)單位各方面辦公業(yè)務的需求。同時注重提取各類協(xié)作業(yè)務的特征，形成具有柔性架構的中間層組件、中間件和軟件模塊，支持用戶自身對于系統(tǒng)的個性化定制與擴展。

2、適用領域

政府部門、企事業(yè)單位的辦公自動化、協(xié)同工作、信息共享、企業(yè)應用集成。

3、系統(tǒng)功能

個人事務 個性化的虛擬辦公室，類似個人效率手冊的功能，使得系統(tǒng)中的每一用戶可以在系統(tǒng)中存放與管理自己的私有信息，組織自己的日程，辦理專屬自己的業(yè)務。

領導日程 機構領導事務繁忙，通常由領導辦公室或秘書負責工作協(xié)調(diào)、安排，并有選擇的公布領導日程。本系統(tǒng)支持這類信息的網(wǎng)上發(fā)布與溝通。

辦公事務 辦公事務是辦公自動化的核心業(yè)務，其他業(yè)務通常圍繞該業(yè)務展開。一般的辦公機構，特別是政府機關，日常業(yè)務均會包括收文、發(fā)文、業(yè)務簽報、各類文件文檔查閱等內(nèi)容。本系統(tǒng)按照國家公文標準在網(wǎng)上重現(xiàn)手工流程，且效率更高、數(shù)據(jù)更安全。同時采用靈活的機制適應不同機構的習慣性規(guī)定。

會議管理 用戶可以制定會議計劃，發(fā)布會議通知，統(tǒng)計參會人員，采用申請審批過程合理分配會議室資源，記錄并發(fā)布會議紀要等工作。

公共信息 機構內(nèi)部的共享信息區(qū)，例如常用的列車時刻表、飛機航班、常用軟件下載、常用網(wǎng)站、公共通訊錄、規(guī)章制度等等。

內(nèi)部交流 為組織內(nèi)部提供了一個相互交流、相互學習的空間。采用包括電子公告板、電子論壇、內(nèi)部刊物、意見箱、留言簿和faq庫等形式在內(nèi)的軟件系統(tǒng)加強用戶在辦公網(wǎng)絡上的溝通，使用戶達到互 通有無，知識傳遞的目的。

行政管理 實現(xiàn)機構內(nèi)行政支持工作的網(wǎng)上辦理。將人事、后勤、總務等部 門需組織的信息在網(wǎng)上進行管理，目前本系統(tǒng)提供員工、資產(chǎn)、車輛、圖書等方面信息的管理。

4、系統(tǒng)特點

業(yè)務針對性強，滿足用戶功能需求

針對政府部門多個需求層次進行設計開發(fā)，功能涵蓋政府內(nèi)外事 務的各個層面，滿足政府不同部門、不同業(yè)務、不同層次人員的 多種需求。

多種定制工具，用戶按需定制新應用

提供工作流程、信息欄目、界面樣式等多種圖形化定制工具，在業(yè)務增長或發(fā)生變化時，用戶可以按照具體的需求定制新的應用 或修改現(xiàn)有應用。

強協(xié)作能力，提高協(xié)作效率 在多人協(xié)同工作時提供辦公事務提醒、任務狀態(tài)監(jiān)控、任務臨時 移交、工作量統(tǒng)計等協(xié)作輔助功能，極大地提高辦公效率。

采用流行的b/s架構，支持移動辦公

采用瀏覽器作為用戶界面，用戶可以在多種環(huán)境下，通過多種形式 連入系統(tǒng)進行辦公。在網(wǎng)絡安全與設施具備的情況下，可支持移動辦公。

集成式管理，方便用戶安裝維護

系統(tǒng)軟件的安裝調(diào)試僅需在服務器上進行，實現(xiàn)了零客戶端維護；

系統(tǒng)設置、用戶設置、安全配置、數(shù)據(jù)維護集成在同一界面中，按 照相同的方式進行管理。

多層次的安全體系，確保業(yè)務信息安全穩(wěn)固

在用戶層、會話層、數(shù)據(jù)訪問層、網(wǎng)絡層等多個層次上提供安全機 制，集成安全第三方產(chǎn)品；提供覆蓋全部業(yè)務功能的詳細日志；安全措施嚴密。

結構體系開放，易于移植與擴展應用

支持所有主流平臺，適應各種用戶軟硬件環(huán)境；開放的體系與接口，易與其他類型系統(tǒng)進行界面或數(shù)據(jù)的掛接。

二、協(xié)同工作平臺簡介

x國信公司凝聚多年服務于國家計委、國家糧食局、中國投資擔?？偣镜却笮蜋C構信息化的應用與實施經(jīng)驗，設計、研發(fā)包括中間件、應用軟件模塊的協(xié)同工作平臺，可以快速響應客戶需求，縮短系統(tǒng)建設周期。

1、co-office協(xié)同工作平臺構成2、co-office協(xié)同工作平臺主要功能

x國信協(xié)同辦公平臺具有應用模塊集成、用戶權限管理、公文流轉定制、信息發(fā)布定制、紙質(zhì)文檔處理等眾多強大功能。

流程建模功能

圖形化建模過程

多窗口用戶界面

基于xml的模型文件格式

用宏技術支持各種網(wǎng)頁編輯器進行界面設計支持工作流程的權限管理

順序流轉/自由流轉

分支、條件分支

跳轉、跳轉驗證

退回

轉交

全程監(jiān)控

數(shù)據(jù)痕跡（包括文檔正文）保留

流協(xié)作（互相觸發(fā)/數(shù)據(jù)交換）

信息發(fā)布定制功能

信息欄目定制

信息結構定制

多種類型信息字段

信息欄目視圖定制

統(tǒng)一提供增添、刪改界面

列表式瀏覽界面

復合條件檢索

排序、過濾

批量式數(shù)據(jù)讀寫接口

細分功能點的權限控制

應用模塊集成功能

基于b/s的業(yè)務模塊集成

統(tǒng)一入口

多層次組織

分布式

新增/原有模塊集成

多層次

運行中調(diào)整

獨立于業(yè)務

用戶權限管理功能

單一登錄

統(tǒng)一權限驗證

獨立于業(yè)務

可封裝在目錄服務器上

用戶、群組、角色維護

用戶、群組、角色權限維護

模塊權限點登記

文檔數(shù)字化功能

兼容多種輸入設備的紙質(zhì)文檔輸入

所見即所得的文檔特征提取、局部文字識別全文識別

任意定制的分類體系

原文映像與文本同時保存

多種格式的輸出，包括打印、文本輸出、圖像文件輸出、html頁面輸出

文檔格式自學習

相同格式文檔批量處理

3、co-office協(xié)同工作平臺特點

開放式接口

簡單易用的圖形化過程定制工具

任意設置的應用模塊集成機制

安全性、靈活地處理各類公文

全面的紙質(zhì)文檔處理

分布式、跨平臺

4、co-office協(xié)同工作平臺應用領域

部門公文流轉與處室級的信息共享

跨部門協(xié)同工作

企業(yè)應用集成三、系統(tǒng)運行環(huán)境

co-office采用j2ee作為基礎應用平臺，可以運行于多種操作系統(tǒng)和主流數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并支持主流應用服務器。

1、服務器端需求

*基于intel pentium iii 700以上的pc server或ibm rs6000 44p 270以上或hp pa8000或sun ultras arc平臺。

*應用服務器與數(shù)據(jù)庫服務器同機時，服務器至少配備1g ram；不同機時分別至少配備512m ram。

*服務器網(wǎng)絡出口至少為100m帶寬。

*應用服務器至少配備500 mb可用硬盤空間，數(shù)據(jù)庫服務器隨數(shù)據(jù)量確定。

*操作系統(tǒng)為microsoft windows XX server sp2或redhat linux紅旗linux或sun solaris 7以上或ibm aix 4.3.3.0以上或hp-ux。

*應用服務器裝載bea weblogic 6.0或tomcat4.0+jboss2.2或ibm websphere4.0以上

*數(shù)據(jù)庫服務器裝載oracle8i/9i或microsoft sql serverXX或sybase 1.2以上

*提供pop3和smtp接口的郵件服務器

2、客戶端需求

*intel pentium以上

*至少64m內(nèi)存

*運行windows98 se/windowsXX/winxp *ie6.0，使用文檔流轉中的文件痕跡保留功能，客戶端必須裝有microsoft word XX或以上版本

四、成功案例