第一篇：公文常識

1.公文一律左側(cè)裝訂。一般采用線裝、釘裝或膠粘的辦法。裝訂時，文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏頁，以保持公文的完整。凡有附件的公文，主件和附件裝訂在一起，并在正文末尾注明各附件的標題；如不能裝訂在一起的，應在附件的首頁上注明文件的文號，與主件同時報送。

2.說明是對事物、事理進行解說的表達方式。在應用文章中使用較多。當公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時往往用說明方式。

常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數(shù)字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。

說明的基本要求是：客觀、準確、科學。注意通俗易懂，語言平實

3.從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。從公文內(nèi)容處理要求分類，一是參閱性公文，二是承辦性公文。4.應當在附注處注明聯(lián)系人姓名電話的文種是請示

5.公文在制發(fā)的程序上，必須履行法定的審批手續(xù)。通用公文的制發(fā)又叫發(fā)文辦理。主要有草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

6.公文有三種關系，既上行，平行，下行，一般的公文都是要逐級傳遞的，也就是說?。校h（下行）或者縣－市－?。ㄉ闲校?，要加快公文傳輸可以越過中間的層級直接發(fā)給相應機關，但這必須是很特殊的才可以．另外，就算很特殊需要越級行文，也需要同時抄報中間被簡略的機關．

比如，省繞過市直接發(fā)文給縣，可以不經(jīng)過市但要抄送給市．但是越級行文有很強的約束性，要求很嚴格，不是可以隨意的．所以單純?yōu)榱颂岣咚俣仁遣豢梢圆扇≡郊壭形牡模?所謂的直接行文就是直接上下級的行文根本不存在加快公文傳輸?shù)模缂壭形臎]有這種表述，其實是越級行文的誤解．

多級行文是向直接上級并呈非直接上級或者向直接下 級并轉(zhuǎn)非直接下級的一次性行文可以達到提高公文傳輸速度的目的．

綜上，答案是多級行文．

7.公文落款處所標明的日期是指領導人簽發(fā)的日期 8.所有的公文中，(命令)最具權威性和強制性。

9.公文主題詞標引順序為(類別詞、類屬詞、文種)。

10.整理完備的案卷，應按有關規(guī)定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料 11.檔案工作包括檔案收集、檔案管理、檔案利用三個組成部分 12.基層行政機關和企事業(yè)單位不宜制發(fā)公告 13.批辦是指對收文應如何辦理所作的批示 14 公文分類相關資料

一、《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定的主要文種包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要共十三種。

二、公文的作用：

1、法規(guī)作用

2、宣傳作用

3、書面領導和指導作用

4、公務聯(lián)系作用

5、憑據(jù)和記載作用

三、公文的分類：

1、從文件來源分：（1）收文（2）發(fā)文（3）內(nèi)部公文

2、從行文關系上分：（1）上行文（2）平行文（3）下行文

3、從文件使用范圍分：（1）通用文件（2）專用文件

4、從文件的制發(fā)機關分：（1）法規(guī)文件（2）行政文件（3）黨的文件

5、從文件機密性和閱讀范圍分：（1）保密文件（2）內(nèi)部文件（3）公布的文件

四、公文具體劃分：

1、下行文包括：（1）命令（2）指示（3）批示（4）批復（5）通報

2、上行文包括：（1）請示（2）報告

3、決策性文件：（1）決議（2）決定

4、公布性文件：（1）布告、通告（2）公告、公報

5、規(guī)定性文件：（1）章程（2）條例（3）規(guī)定（4）辦法（5）制度

15.指示是領導機關對下級機關布置工作，闡明工作活動要點及要求、步驟和方法時所使用的一種具有指導原則的下行公文。

擴展閱讀：

1指示是領導機關對下級機關布置工作，闡明工作活動要點及要求、步驟和方法時所使用的一種具有指導原則的下行公文。

2批復是用于答復下級機關請示事項的公文，是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書。3決定是對重要事項或重大行動作出決策或安排，并要求機關各部門和下級機關或有關單位貫徹執(zhí)行的指令性公文，適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。

4通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有

關單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員。是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。

16通知，是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。其主要特點有：

應用廣泛，使用頻率高，不受內(nèi)容制約，即可用于布置工作、傳達重要指標，也可以用于知照一般事項。

二、作者廣泛，不受機關性質(zhì)、級別的限制。

三、內(nèi)容單純、行文簡便。

四、具有執(zhí)行性，多用于下行文。

17.公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實際需要； 二要符合明晰、確切、簡練的標準；

三要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復而選擇不同的用語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。

18.承辦是承辦單位按領導人的批辦意見進行具體的辦理，承辦是收文辦理中的核心部分，程序中的關鍵性環(huán)節(jié)，它關系到文件內(nèi)容的落實和問題的解決。

承辦的方式可采?。弘娫挻饛?、復印批件、制發(fā)文件、召開會議及進行面談等 19.據(jù)以印制正式文件的標準稿稱為定稿 20.批復是上級領導回復下級機關的請示 21.通告：是行政機關或企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)向人民群眾或機關團體公布應當遵守或周知的事項時使用的規(guī)范性公文。各級國家行政機關、團體、企事業(yè)單位都可發(fā)布通告。在實踐中，省級以下縣級以上國家行政機關使用較多。

公告：是向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項的行政公文。公告莊重嚴肅，只能由全國人大及其常委會、國務院、中央軍委、最高人民檢察院、最高人民法院、財政部、外交部等單位制發(fā)，基層單位及其領導人不能使用。

通知：是批轉(zhuǎn)下級機關的公文，或轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，是傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，以及任免人員時使用的一種公文。公報：也稱新聞公報，是黨政機關和人民團體公開發(fā)布重大事件或重要決定事項的報道性公文，是黨和國家經(jīng)常使用的重要文種。

22.1）公文的主體：標題；主送機關；正文.； 附件；成文時間；公文生效標識；附注。（7部分）

23.公文格式中題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等。

位置：位于公文標題之下，一行或多行居中書寫，外用圓括號括入。24.國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。

“絕密”是最重要的國家秘密，泄密會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害； “機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害； “秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。擴展閱讀：

機密文件是指標有“機密”密級的文件、簡報、講話材料，各種資料、報表、刊物，以文字、符號、圖形、聲、像等形式含有國家重要秘密、泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害的載體。刑法第一百一十一條規(guī)定了為境外竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密、情報罪：為境外的機構、組織、人員竊取、刺探、收買、非法提供國家秘密或者情報的，處五年以上十年以下有期徒刑；情節(jié)特別嚴重的，處十年以上有期徒刑或者無期徒刑；情節(jié)較輕的，處五年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利。

25.公文是由法定作者制成和發(fā)布的。所謂法定的作者，是指依法成立并能以自己的名義行使權力和負擔義務的組織和機構，這些組織和機構在法定的職權和業(yè)務范圍內(nèi)發(fā)布和使用公文，其在發(fā)布和使用公文時必須簽署機構和組織的名稱或法定代理人的名稱。

26.紅頭文件”并非法律用語，是老百姓對“各級政府機關下發(fā)的帶有大紅字標題和紅色印章的文件”的俗稱。“紅頭文件”始源于南北朝。朱出墨人”，指的是朝廷發(fā)出的文書是用朱(紅色)標，下面上呈的文書是用墨(黑色)標，界限嚴明。由此可見，“紅頭文件”已經(jīng)1400余年的歷史。

27.公文的語言，從句型看經(jīng)常使用的是（無主句）這種特殊句型

28.通知是機關團體用來傳達事務或布置工作用的，通知的發(fā)文、收文單位之間有直接的上下級關系；通告面向公眾，用于公布一般性的、應當遵守或周知的事項，沒有特定的主送單位；公告用于宣傳重大事件；通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況

29.公文發(fā)文處理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序，擬辦不屬于發(fā)文辦理的環(huán)節(jié)，30.公文寫作有四大要素：材料、主題、結構、語言

31.公文的“附件”是文件的組成部分,用以輔助說明文件內(nèi)容的資料。根據(jù)《國務院機關公文處理辦法》規(guī)定,“公文如有附件,應當在正文之后、成文時間之前注明附件順序和名稱”。

32.按照《立法法》的規(guī)定，凡是行政法規(guī)、部門和地方政府規(guī)章，均應由行政首長以命令的形式發(fā)布；而其他重要的規(guī)章性規(guī)定，則應在標題下用括號標明其在什么時間、什么會議通過；一般性規(guī)定，則可在正文之后標明時間。

33.下列公文格式中，(標題)屬指定性格式題目。

34.準確、鮮明、生動是語言的“三性”要求，公文更重視的是準確。表述準確，是一條十分嚴格的要求

35.聯(lián)合行文時確定成文時間的標準是以最后一個簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期為準 36.公告、通告及部分事項性通知可不寫主送機關。

37.記載和傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守、有關單位共同執(zhí)行的，用“會議紀要”。38.公文最基本的作用功能是(依據(jù)和憑證)作用。

39.聯(lián)合行文時，各聯(lián)署機關名稱一般應平行排列，并將牽頭、主辦機關排列在前。

40.公文最主要的表達方式是說明。在公文寫作中的表達方式，兼用敘述（報告、請示、通報）、說明（法規(guī)性的文件、通告、公告）和議論（講話稿；調(diào)查報告、會議紀要以及綜合性的工作總結---夾敘夾議）三種表達方式，這是公文文體的主要特點。

敘述是將人物的經(jīng)歷和事件的發(fā)展變化過程所作的敘說與交代。

說明是用簡明扼要的文字，把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關系、功用等客觀、真實地解說清楚。其基本要求是客硯、準確，力求按事物的本來面目作恰如其分的介紹，準確地反映人們對事物的認識程度。說明，在公文的表達方式中占有很大比重，起著十分重要的作用，是公文寫作中最常見、最主要的表達方式。

議論就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行析評述，提出看法或措施，表明觀點和態(tài)度，證明或反駁某一觀點的表達方法。所以

41.請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關

42.公文的語言應該是莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、規(guī)范。43.應在公文首頁標注簽發(fā)人的是上行文

44.“接受請示的機關應對請示事項表明是否批準的態(tài)度或予以明確的指示”，請示具有強制回復性，即接受請示的一方必須予以明確的答復

45.通告是在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項時使用的公文。通告不同公告，它主要用于有關單位開展業(yè)務工作需要。

1、規(guī)范性通告所告知的事項常作為各有關方面行為的準則或?qū)δ承┚唧w活動的約束限制，具有行政約束力甚至法律效力，要求被告知者遵守執(zhí)行

2、業(yè)務性常用于水電、交通、金融、公安、稅務、海關等主管業(yè)務部門工作的辦理、要求或事務性事宜，內(nèi)容帶有專業(yè)性、事務性

46.中國法定公文黨的各級機關為14種，政府各級機關13種，其中9種相同，9種不同，合計27種。企業(yè)規(guī)定公文為10種。

常用公文文種的適用范圍

(1）規(guī)范性文件。

①條例，用于對某一方面的行政工作作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。

②規(guī)定，用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。

③辦法，用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。

④決定，用于對重要事項或者重大行動作出安排。

(2）領導指導性文件。

①命令（令），用于依照有關法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定。

②指示，用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則。

③批復，用于答復下級機關的請示事項。

④通知，用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

⑤通報，用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

(3）公布性文件。

①公告，用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。

②通告，用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

(4）陳述呈請性文件。

①議案，用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項。

②請示，用于向上級機關請求指示、批準。

③報告，用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。

④調(diào)查報告，用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。

(5）商洽性文件。

函，用于不相隸屬機關間商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。

（請示是典型的上行文，由下級向上級就一件具體事宜發(fā)出的公文；

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。

市編制委員會和市計劃經(jīng)濟委員會是不相隸屬的機關，所以這個公文文種應該是函）

(6）會議文件。

會議紀要，用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布。

47.發(fā)送給抄送機關的文件，以及在報刊上公布的文件，可視為副本 公文的文本根據(jù)用途的不同，可分正本、副本、存本、修訂本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件稱為正本，突出特點是蓋有發(fā)文機關的印章或領導人的親筆簽署，以實現(xiàn)文件的效力；凡是根據(jù)公文正本復制、謄抄的其他稿本稱為副本(抄本)，主要代替正本供傳閱、參考和備查使用；存本是指發(fā)文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本，作為正本的樣本留在本機關以備查考之用。存本不外發(fā)，一般也不加蓋印章或簽署；對于已經(jīng)發(fā)布生效的文件，在經(jīng)過一個時期以后，文件中的某些內(nèi)容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發(fā)布的文本，稱為修訂本。根據(jù)以上定義進行甄別可以確定題面所述的類型屬于副本 48.批辦工作中特別強調(diào)要求做到的是不得越權批辦公文 49.標題點題是應用文主旨經(jīng)常使用的表現(xiàn)方法

50.公文標題由發(fā)文機關名稱、事由、文種三部分組成 51.意見可以用于上行文、下行文和平行文。

作為上行文，應按請示性公文的處理程序和要求辦理，所提意見如涉及其他部門職權范圍內(nèi)的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設性意見，并與有關部門會簽后報請上級機關決定。上級機關應對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。

作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行，無明確要求的下級機關可參照執(zhí)行。作為平行文，提出的意見供對方參考。

52.函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文，是應用寫作實踐中的一種常用文體，在文種上屬于商洽性公文。本題選C。

擴展閱讀：函，從廣義上講，就是信件。它是人們傳遞和交流信息的一種常用的書面形式。但是，作為公文法定文種的函，就已經(jīng)遠遠地超出了一般書信的范疇，不僅用途更為廣泛，最重要的是賦予了其法定效力。2000年國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》(以下簡稱《辦法》)規(guī)定，“函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正

53.公文的基本組成部分包括：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。通用公文：各類各級機關普遍使用的公文。

函靈活簡便，內(nèi)容較單純，同樣具有公文的法定效用，對受文者的行為有強制性影響。

通知是用于批下級機關的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文、發(fā)布規(guī)章、傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或共同執(zhí)行的事項、任免和聘用干部的一種公文。通知具有廣泛性、周知性、時致性。函的特點。函屬于不相隸屬機關之間相互往來的正式公文，其主要特點是：第一，不受作者職權范圍與級別高低的制約，也不受內(nèi)容繁簡輕重的嚴格限制，靈活簡便。內(nèi)容也較單純，一般一函一事。第二，由于函靈活簡便，可以廣泛的應用于公務聯(lián)系的各個領域、各個級別層次的機關，所以在公文中函的使用頻率高。第三，公函是正式公文的一種，具有法定的效用，無論是商洽公務、詢問與答復問題、向有關部門請求批準，都代表著法定作者的意志與權威，傳達了發(fā)文機關的決策與意圖，對受文者的行為有強制性影響。

54.批復是用于答復下級機關請示事項的下行文。其主要特點是：具有法定的權威性與執(zhí)行性，批復意見就是指示，下級機關務必遵守執(zhí)行；具有被動性，批復是針對下級機關報送的請示被動制發(fā)的；具有明確的針對性，批復的內(nèi)容需針對請示事項予以明確答復，不涉及其他問題。

55.（建議的主體主要寫建議的具體事項建議），通常是指針對一個人或一件事的客觀存在，提出自己的見解或意見，具使其具備一定的改革和改良的條件，使其向著更加良好的、積極的方面去完善和發(fā)展。按照建議的概念的話

56.黨政機關在大眾傳媒上發(fā)布公文屬于直接行文

57.印章是代表機關組織或領導人的象征，是行使法定職權的一種印信憑證。法定機關印章具有法定性、權威性和效州性。公文蓋上印章，是表示發(fā)文機關對文件正式生效和確認無誤的一種憑證。58.逐級行文是上行文和下行文的常規(guī)行文方式。

59.公文：按特點和作用分為規(guī)范性公文、指揮（導）性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文、批轉(zhuǎn)類公文。

指導性公文（1）命令（2）指令（3指示）（4）決定（5）決議（6）計劃（7）布告 規(guī)范性公文（1）章程（2）規(guī)定（3）條例（4）辦法（5）細則 報請性公文（1）報告（2）請示

批轉(zhuǎn)類公文（1）批復（2）批轉(zhuǎn)（3）轉(zhuǎn)發(fā)

知照性公文（1）公告（2）通告（3）通報（4）通知 記述類公文（1）會議紀要（2）總結（3）會議記錄（4）大事記 聯(lián)系類公文（1）公函（2）便函

60.簡報，不是公共刊物，而是內(nèi)部編發(fā)的管理文書。各級各類簡報都有自己的發(fā)放范圍，因此具有一定的保密性質(zhì)，簡報傳遞于機關、單位之間，但它與正式的公文不同。上級對下級的簡報，沒有正式公文的法定權威性和行政約束力，不能用來發(fā)號施令。

61.通報是上級把有關的人和事告知下級的公文，目的是交流經(jīng)驗，吸取教訓，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。不具有具有權威性特點。

擴展閱讀：通報是上級把有關的人和事告知下級的公文。它的作用是表揚好人好事，批評錯誤和歪風邪氣，通報應引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。其目的是交流經(jīng)驗，吸取教訓，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。通報特點有：

1．告知性。通報的內(nèi)容，常常是把現(xiàn)實生活當中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們，讓人們知曉、了解。

2．教育性。通報的目的，不僅僅是讓人們知曉內(nèi)容，它主要的任務是讓人們知曉內(nèi)容之后，從中接受先進思想的教育，或警戒錯誤，引起注意，接受教訓。

3．政策性。政策性并不是通報獨具的特點，其他公文也同樣具有這一特點。可是，作為通報，尤其是對表揚性通報和批評性通報來說，在這方面顯得特別強一些。通報特點也可闡述為典型性、教育性和說理性。62常用的公文種類有：

一、決議。經(jīng)會議討論通過的重要決策事項，用“決議”。

二、決定。對重要事項或重大行動作出安排，用“決定”。

三、公告。向內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項，用“公告”。

四、通告。在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項，用“通告”。

五、通知。發(fā)布規(guī)章和行政措施，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉(zhuǎn)下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部，用“通知”。通報。表揚先進，批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況，用“通報”。

七、報告。向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

八、請示。向上級機關請求指示、批準，用“請示”。

九、批復。答復下級機關的請示事項，用“批復”。

十、條例。用于制定規(guī)范工作、活動和行為的規(guī)章制度，用“條例”。

十一、規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范，用“規(guī)定”。

63.說明是對事物、事理進行解說的表達方式。在應用文章中使用較多。當公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時往往用說明方式。

常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數(shù)字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。

說明的基本要求是：客觀、準確、科學。注意通俗易懂，語言平實。64.各級黨政機關辦公廳(室)是公文處理的理工作。管理機構，主管本機關的公文處

第二篇：常用公文一般常識

常用公文一般常識

為了嚴格公文的嚴肅性和規(guī)范性，根據(jù)公文行文的基本要求，結合企業(yè)公文行文的實際情況，籌備處辦公室對公文行文的一般常識進行整理、歸納，編制此學習資料印發(fā)各公司、部。希望對各單位規(guī)范企業(yè)常用公文的起草、審定、呈報、印發(fā)有所幫助。

一、公文的種類

涉及企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常使用的公文一般包括：報告、請示、任免、決定、決議、指示、指令、通報、通知、批復、函等，以上公文關系可分為三類：對上行文有請示、報告；對下行文有任免、指示、指令、決定、決議、通知、通報、批復；平行文一般為函（其中通知有時也可作平行文）。

二、公文的主要格式

公文的一般格式包括：標題、主送機關、正文、附件、行文機關印章、發(fā)文年月日、抄報上級領導、抄送相關單位、公文編號、機密等級、緩急程序等十項內(nèi)容。這是在公文行文的長期實踐中形成的，必須掌握和運用這種統(tǒng)一的公文格式。

三、公文寫作的基本原則

1、按常規(guī)公文可分為上行文、下行文、平行文；上行文是下級機關向上級機關的行文，根據(jù)行文的需要可分為逐級行文、多級行文和越級行文。在一般情況下，下級不得越級行文請示問題，因特殊情況需要越級行文時，應同時抄報被越過的機關；下行文是上級機關對所屬下級機關的行文，向下級機關的重要行文，可以抄送直接上級機關；平行文是單位之間沒有隸屬關系、業(yè)務指導關系，同級或不屬同一系統(tǒng)的行文。

2、撰制辦理公文的一般程序：有草擬、修改、審核、簽發(fā)等。草擬公文情況要屬實，觀點要明確，文字要精煉，層次與條理要清楚，篇幅力求簡短；審核公文要做到認真審稿、嚴格把關，是防止差錯、提高文件質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)；簽發(fā)公文要將認真審核的文稿送主管領導簽發(fā)。

四、公文寫作的基本要求和方法

撰寫公文要有明確的立意，要講究周密的表述，要一事一文，突出中心，結構合理。公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。

1、開頭部分：也稱原由或引據(jù)部分，主要說明發(fā)文的根據(jù)原由、目的和必要性，要求開門見山、直接引據(jù)。

2、主體部分：是公文結構的主要部分，要求觀點明確，重點突出，層次分明，條理清楚，合理安排層次與段落，同時對公文開頭部分提出的問題，要在主體中陳述清楚，說明情況，闡明道理。

3、結尾部分是全文的結束：（1）上行文結語，要求答復的報告可以用“以上報告請審查”或“以上報告如有不當，請閱示”要求上級批準的請示，可以用“上述意見妥否，請批示”或“以上請示，請領導審核批準”。（2）下行文結語“一般用：“此令”、“此復”或者“希遵照辦理”、“請認真貫徹執(zhí)行”等。

五、公文的處理程序

1、收文：應有專人負責統(tǒng)一收文，清點驗收來文，逐件登記，注明收文序號、來文字號、收文時間、來文機關、事由、件數(shù)、密級等。

2、分辦：來文登記后，凡是需要辦理的公文送請領導人批示或批辦。

3、催辦：凡是已請領導人批示或者交有關業(yè)務部門辦理的公文，應及時檢查催辦，防止漏辦、積壓延辦。

4、立卷：也叫歸檔，把處理完的文件，分門別類地編成案卷，以備日后使用和查考。

5、銷毀：沒有存檔價值和不必要存檔的公文，經(jīng)過鑒別報主管領導批準后，可以銷毀。銷毀公文要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。銷毀人員、監(jiān)督人員、批準的主管領導都必須在公文銷毀登記表簽名。

以上材料如無不妥之處，請各單位、部門組織相關人員學習，并在今后工作中擬文時參考。

第三篇：公文寫作常識

公文寫作常識

（公文寫作講座講稿）

一、公務文書分為三大類：

（一）事務文書：

指機關、團體、企事業(yè)單位在日常公務活動中形成和使用的文書。如：工作計劃、工作總結、述職報告、證明信、介紹信、函、規(guī)章制度、會議記錄、大事記、會議紀要、調(diào)查報告、簡報、守則、操作規(guī)程、請柬、須知、公約、議案、辦法、工作要點、實施細則、聘書、祝詞、悼詞、訃告、喜報、海報、啟事、聲明等等。

（二）專用文書：

指各專門機構在各自的專職工作中形成和使用的文書。如：

1、外交文書：國書、護照、簽證、條約、議定書、照會、備忘錄、最后通牒等；

2、司法文書（司法機關在執(zhí)法活動中形成和使用的文書）：起訴書、判決書、裁決書、調(diào)解書、筆錄等；

3、經(jīng)濟文書：廣告、經(jīng)濟合同、各種帳簿等；其中經(jīng)濟合同雖然以經(jīng)濟為內(nèi)容，但已為機關、團體和企事業(yè)單位普遍使用；

4、科技文書：實驗報告、技術鑒定書、專利申請書、診斷書等。

（三）公文：

指機關、團體、企事業(yè)單位根據(jù)各自的職權范圍、隸屬關系制發(fā)的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。常用的有決定、決議、通告、通知、報告、請示、批復、函等。

二、公務文書的書寫格式：

（一）公文

根據(jù)2001年1月1日起執(zhí)行的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，公文的種類主要有：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13種。這類公務文書的主要特點是具有法定效力，具體說來具有以下幾個特點：

（1）體現(xiàn)制發(fā)機關意志。公文的制作者（或稱作者）是機關而不是個人。所以它所提出的意見、反映的情況、發(fā)出的指令等不是代表個人，而是集體意志的體現(xiàn)。正因為如此，它才具有法定效力，也正因為如此，它的成文必須履行規(guī)定的程序。即起草公文應當完整、準確地體現(xiàn)領導的意圖，重要的公文應當由領導人親自動手或主持、指導；公文稿應由本單位辦公室部門進行校核；最后由本單位領導人審批簽發(fā)并加蓋公章。

（2）需要行文。凡公文成文后，都不只是用來存檔備查的，而是要根據(jù)各自隸屬關系和職權范圍行文。因此，公文又有下行、上行和平行的區(qū)分。

（3）需要辦理。發(fā)文與收文都必須按規(guī)定程序進行辦理。發(fā)文的程序主要有：擬稿、審核（再擬稿、再審核）、簽發(fā)、排印、核對、發(fā)文；收文的主要程序有：簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等；最后要立卷、歸檔。這是一項很嚴肅的工作，按國家相關條例規(guī)定，收文單位如不按規(guī)定辦理公文，或推委、或陽奉陰違，要受到法紀處分的。

（4）有規(guī)范體式。由于公文是國家機關、社會團體和企事業(yè)單位行使職權，處理公務的最為正規(guī)、有效的工具，是公務文書的 主體部分。它需要行文與辦理，所以應當具有規(guī)范的體式，包括規(guī)定的種類和格式，以保證每份公文的權威性、完整性和有效性。我國黨、政、軍等各重要機關都制定了各自的公文規(guī)章，國家技術監(jiān)督局還于1989年9月5日發(fā)布了《國家機關公文格式》，現(xiàn)行的行政公文規(guī)章是《國家行政機關公文處理辦法》，是國務院辦公廳1987年2月18日發(fā)布，1993年11月21日修訂，2000年8月重新修訂實施的。對有關公文的作用、種類、格式、行文規(guī)則、發(fā)文和收文處理程序都做了明確規(guī)定。

1、公文格式：

（1）紙張：A4 上、左各留2.5CM 右、下各留1.5CM；（2）版頭占紙張的1/3；

（3）字號：如榕統(tǒng)物黨字[2008]第001號，這種字號簡稱是自擬的，放在版頭紅線上方中間，若無版頭的放在標題的右下方;（4）收文單位要全稱：如“福州市房地產(chǎn)開發(fā)總公司”，不可用“總公司”。有附件的應有附件說明，一般在正文下方3～5行處，書寫為：

附：××××（文件名）共××頁

（5）發(fā)文單位落款:在附件說明下3～5行的右下角，年、月、日應在單位名稱后兩字開始，年、月、日應用漢字，日期應是領導簽發(fā)的時間，不是擬稿的時間。（6）上報公文單位公章的下方：

主送：（上級）主送可放在正文的上面頂格、全稱，也可放在正文的最后 抄報：（上級）

抄送：（平級）主題詞：×× ×× ×××（按省政府主題詞表查）類別詞 類屬詞 文種詞 注意：

【1】 主送最好一個單位，相關的單位可抄報或抄送； 【2】 公文的送達不能越級；

2、公文的語言要求：（1）準確：

公文語言的準確性，是要求它完完全全地切合事實、事理和對收文者的期求。要達到這樣準確的標準，應當在遣詞造句上進行認真的推敲，具體要求是：

【1】選詞恰當。要把握分寸，對一些同義詞在運用時也要仔細掂量，做到褒貶恰當。如“調(diào)動”含有褒義，“發(fā)動”則屬中性，“煽動”則含有貶義；“效果”、“結果”、“后果”等也是這樣。【2】造句嚴密。要把公文的語言用準確，首先要選詞恰當，接著要在造句上下功夫，把意思嚴密地表達出來，做到無漏洞、無歧義，使閱者在理解和辦理執(zhí)行中肯定無疑。為此在起草公文時，每一句話都應考慮：這句話的意思會不會有不同的理解？這種說法在理解和執(zhí)行中會不會產(chǎn)生問題？深思熟慮、防患于未然，把每句話、每段話都說的滴水不漏。

【3】多用精確詞語，少用模糊詞語。由于公文真實性和實用性的要求，在內(nèi)容表答上則應力求精確，能用精確詞語表達的，盡量用精確詞語。能做出數(shù)量統(tǒng)計的，最好用數(shù)字表達，數(shù)字表達最直觀，（如：完成率，用圓滿完成或超額完成租金收繳任務，不如用數(shù)字表達來的直觀，讓人直接看出你的成績所在。再比如增收 節(jié)支收到良好效果，不如用幾個數(shù)字來表達），因此要求公文草擬人員，對所要表達的情況和問題，做到胸中有“數(shù)”，在關鍵、要害之處必須精確表達，決不能含糊其詞。（2）簡要：

“公文貴簡”成為古今中外公文寫作的普遍要求，這是因為：第一，公文的寫作目的是為了辦理公務，只要把情況講清楚、道理講明白、要求提明確即可，如果離開這一實用目的去搞形象描繪、旁征博引、細說詳解，反而會分散閱者的注意力，對公文的辦理沒有幫助。第二，表達只有做到簡明扼要，篇幅才能短小，才可以節(jié)省人們大量的時間和精力，提高工作效率。怎樣才能做到語言簡要、篇幅簡短呢？首先應精簡內(nèi)容。精簡內(nèi)容要求緊扣主題，不在細枝末節(jié)上做文章，（如上報表彰請示），把握文章表達的中心，不要造成喧賓奪主的后果。第三，是精練語言，力求用簡約的話語表達明確而豐富的意思，做到“文約而事豐”，這就要求公文撰寫者要豐富自己的語匯，提高概括能力。

例如：一份調(diào)查報告的原文有這樣一段話，“有的領導機關想出各種各樣的花招，向下攤派收錢。他們欺騙中央，根本不認真執(zhí)行中央政策，下級機關和群眾非常氣憤……”，如果把它改為“有的機關亂攤派、亂收費，對中央的有關規(guī)定臵若罔聞，甚至弄虛作假，陽奉陰違，群眾意見很大……”，在這里連用幾個成語，文字簡潔了，概括力更強了。（3）莊重：

公文是為了辦公事、正事，其語言風格應該莊重。要保持公文語言的莊重應做到以下兩點：

【1】使用書面語言，一般不用口語?？谡Z大多是隨口、隨時說 出，沒有經(jīng)過悉心加工，不夠精確、嚴密，有的還不太文雅，有失莊重。如：

口語 書面語

老婆、老公 妻子、丈夫或配偶

麻利 敏捷、迅速

老實巴交 忠厚、老實

?；ㄕ?弄虛作假

在公文中除了要直接引用群眾的口頭語、順口溜來說明問題外，都應使用書面語。

【2】使用平實的語言，不用浮華的詞藻。文詞絢麗是一種語言風格，用在文學作品中無可厚非，但用在公文中，就與記實辦事的目的相違背，也有失莊重，這就像人的穿著打扮應當看場合一樣，濃妝艷抹去跳舞、游玩，不能說不得體，但若是花枝招展地去參加會談或義務勞動等，就會給人以輕浮之感。因此公文語言應平易、樸實、不追求文詞的華麗。（4）規(guī)范：

公文語言應當規(guī)范，就是要符合約定俗成或明文規(guī)定的標準，這樣既能保證表達的準確、嚴密和統(tǒng)一，便于撰寫、理解和執(zhí)行，而且有利于語言的純潔、健康和規(guī)范化。對于公文語言規(guī)范化的主要要求有8個方面：

【1】用字用詞規(guī)范。不能濫用繁體字，亂造簡化字； 【2】語句規(guī)范。必要的主詞、述詞、賓詞，必須完備無誤。防止句子成分殘缺，搭配不當，偷換主詞或其他概念；

【3】標點符號規(guī)范。它關系到能否正確地表達語句的意思，內(nèi)容層次和邏輯關系。有的同志在草擬公文時把逗號、句號、頓號“三 位一體”，使打字員苦心猜測，誤工誤時；

【4】提法規(guī)范。對涉及黨和國家方針、政策等重要問題的提法，應以權威文件、原著為依據(jù)，不能隨意變換；

【5】數(shù)字規(guī)范?！秶倚姓C關公文處理辦法》規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮慣語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼”；

【6】縮略語規(guī)范。公文中難免使用簡稱和其他省略語，但使用不規(guī)范，會令人費解，甚至造成誤解。一是，要求約定俗成，人人明白，不會使人不知所云；二是，為本文行文簡便，臨時使用的簡稱。一般應當先用全稱，并注明簡稱；

【7】計量單位的規(guī)范。必須使用國家法定的計量單位。我們常用的如長度單位：米、分米、厘米；面積單位：平方米；電量單位：千瓦/小時；水量單位：噸等；

【8】使用公務文書慣用語。指有些局部用語多年來約定俗成，成為公務文書的慣用語，這也是一種規(guī)范用語。

如：

A、開頭詞語：為了、根據(jù)、據(jù)查、據(jù)反映、遵照、依照、由于等，主要表達行文的目的、依據(jù)、范圍等。

B、引敘詞語：接、前接、現(xiàn)接、現(xiàn)經(jīng)、收悉、敬悉等，是引敘來文時的用語，如：你處關于××問題×年×月×日×××字×號文已收悉。

C、稱謂詞語：第一人稱用“本（我）”，如：本人、本部；第二人稱用“你、您（貴）”，如：貴單位、您單位；第三人稱用“該”，如：該同志、該單位。使用沒有等級色彩。D、擬答詞語：同意、不同意，上下級均可通用。準予備案、按照執(zhí)行、迅即辦理等是下行文的文尾用語。

E、綜述詞語：如為此、據(jù)此、鑒此、綜上所述等等。綜述詞語往往用在開頭的總敘述之后，用以連接以下分敘，起過渡作用或承前啟后作用。如：（開頭）××問題，如何、如何……，陳述后，對（為）此特提出以下幾點意見。

F、詢問詞語：如當否、是否妥當、是否可行、意見如何請批示等。這些常用于請示或報告的末尾。如“當否，請批示”，有時略有變化，可寫作：“如無不妥，請批轉(zhuǎn)××單位參照執(zhí)行”，這一用法主要用于報告。

G、結尾詞語：特此報告、現(xiàn)予以公布、為要、為盼、為荷等等，這類用語，有的用于平行文?！盀楹伞睅в懈兄x的意味，“為盼”帶有盼望的意味，都有表客氣的意思。“為要”用于平行機關，有加強語氣的作用，不表客氣。

總之，公文語言的運用應掌握樸實、簡潔、準確、嚴密的這些特點。在語氣方面應注意，對上謙恭得體，對下明確到位，平級的要禮貌。

3、常用公文的具體書寫格式：（1）請示

主要用于請示上級機關指示或批準的事項。請示可分為：政策性請示和事務性請示。

政策性請示主要用于對黨和國家的方針、政策、法律和上級的指示等有不明確，或在工作中遇到無章可循的新情況、新問題，以及由于本單位情況特殊需要對上級的普遍要求加以變通時，以請示 的形式，請求上級機關指示。

事務性請示主要用于下級機關準備辦理按規(guī)定需要上級機關批準的事項，或者既需要上級機關批準又需要上級機關幫助的事項，或者雖然不需要上級機關批準但需要上級機關幫助的事項，以請示的形式請求上級機關批準或撥款。

我們工作中常用的是后一種即事務性請示。寫法：

【1】標題： 請示的內(nèi)容加文種

例:“關于請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修的請示”

“請求撥款對辦公場所進行維修、簡易裝修”這是請示的內(nèi)容，而“請示”則是文種。

【2】內(nèi)容：

A、請示的原因或事項，要求流暢、簡潔、易懂；

B、解決的辦法，不應太具體，只要指個方向；

C、另起一行：“妥否，請批示”或“是否妥當，請批示”； D、有附件的應有附件說明。注意：

【1】請示不能抄報，若需要同時送其他機關的應當用抄送形式，但不得抄送其下級部門； 【2】主送單位只有一個； 【3】一份請示只能請示一件事；

【4】必須有回復，而且一份批復對應一份請示。

（2）報告

報告主要用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或 建議以及答復上級機關的詢問。

報告按用途可分為：工作報告、情況報告、呈轉(zhuǎn)報告、答復報告。寫法：

【1】標題：報告內(nèi)容加文種

例：“關于養(yǎng)老保險金歷年欠繳部分請求緩交的報告”

“養(yǎng)老保險金歷年欠款部分請求緩交”是內(nèi)容，“報告”是文體。【2】內(nèi)容： A、報告的目的； B、報告的內(nèi)容；

C、最后另起一行：“特此報告”，或“以上意見如無不當，請批示”。注意：

【1】報告的批復可有可無； 【2】格式與請示相同； 【3】報告不得夾帶請示事項； 【4】請示與報告都不得越級。

（3）函

函是13種公文中唯一只用作平行文的文種，它主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題以及向有關主管部門請示批準。它的特點是，使用范圍廣泛，可上行，可下行，也可平行，無級別界限。函可分為告知函和問詢函。

函按主動和被動劃分為兩種：

去（來）函：主動提出商洽工作、詢問問題、請示批準的函； 復（答）函：被動答復來函的函。這兩種函的寫法不同。

【1】標題：同樣是內(nèi)容加文種。

如：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關于商調(diào)×××同志的函

“福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處關于商調(diào)×××同志”是內(nèi)容，“函”是文種。

【2】內(nèi)容：

去函的內(nèi)容：A、說明原因和理由；

B、講清商洽內(nèi)容或請求批準的事項； C、請求復函。常用語有：“盼予復函”、“請于 函告”、“特此函達，希見復”、“請予審核批準”。

復函的內(nèi)容：A、引述來函。規(guī)范寫法是“先引標題，后引 發(fā)文字號”（這是公文處理辦法規(guī)定的）。

例：你（貴）處×月×日發(fā)來的關于××××的函已收悉。B、答復來函提出的問題。單一答復的可在引述 來函后接著寫出答復意見。如有幾點答復意見的，應分條開列。

C、復函結語。慣用語有“特此函達”、“特此復 函”、“特此函告，務請見諒”等。注意：

【1】函的主送單位只有一個；

【2】函的寫作都應使用一些客氣用語，表現(xiàn)出平等協(xié)商、尊重對方的態(tài)度，當然也不必過于謙恭；

【3】寫作格式都是由標題、主送機關、正文、發(fā)文單位印章和成文日期構成。

【4】發(fā)文字號可用××函[××]號。

（4）會議記錄

這大家好理解，這就是會議的原始記錄。格式：

【1】 標題：×××會會議記錄

【2】 內(nèi)容：A、會議的組織情況，包括時間、地點、參加會議人員名單、缺席人及缺席原因、列席人、主持人、會議的議程或議題。這一部分以條款式進行記錄。

B、會議過程：主持人發(fā)言 到會人發(fā)言

C、會議是否做出決定，決定的事項。D、散會時間。

E、右下角，主持人簽名、記錄人簽名。

（5）會議紀要

用于記載、傳達會議情況和議定事項。它是在會議記錄基礎上進行整理。它具有公文的法定效力和規(guī)范體式，但有的會議如學術性會議、座談會有一定隨意性，所以會議形成的紀要不具有法定效力，它的體式也不受公文約束，因此不屬于公文。

會議紀要分為“辦公會議紀要”和“重要專題會議紀要”。辦公會議紀要寫法

【1】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。如：辦公會議紀要、支部會議紀要、董事會會議紀要等。

【2】 正文：由以下內(nèi)容構成：

A、會議組織情況：這一部分可參照會議記錄的這一部分 來寫，也可用文字摘要概述式的來寫。B、會議內(nèi)容：歸納分類概述。

C、會議形成的決議：用“會議議定事項如下”作起頭段。

（會議內(nèi)容與會議形成的決議可合并寫，這種寫法每一議定事項應先寫議題，會議達成的共識和議定事項，則應寫“會議認為”、“會議決定”、“會議要求”等）會議精神和議定事項應當寫明確，并寫上分工部門或責任人，以便落實。

D、右下角發(fā)文單位公章與日期。專題會議紀要寫法

【1】 【2】 標題：一般由會議名稱和“紀要”二字組成。正文：A、會議情況；

B、會議精神；

C、會議號召或會議要求。會議紀要應注意

【1】 真實、準確地反映會議情況、精神和議定事項，不能把少數(shù)人的意見或撰寫者個人看法寫進會議紀要，說成是會議的共識；

【2】 要突出會議的主題和要點； 【3】 表達明確而有條理； 【4】 不寫主送機關。

（二）事務文書

1、證明信： 格式：

證明信

××單位：

正文：所要證明的內(nèi)容。特此證明。

出具證明單位名稱（公章）

年 月 日

2、介紹信： 格式：

介紹信

××單位：

茲介紹我處××部門×××同志到貴單位聯(lián)系××××事。請給予接洽。（或請給予支持）

此致 敬禮！

出具介紹信單位名稱（公章）年 月 日

（有效期 天）或（限 天內(nèi)有效）

3、申請書： 格式：

×××申請書

（×××指申請事項：如入黨、入團、請求分房、請求內(nèi)退等）×××（領導或組織）：

正文部分：申請理由、申請事項，最后寫明請領導給予批 準。

此致

敬禮！

申請人：××× 年 月 日

4、計劃：

計劃應是積極的，具體可行的。是為了讓一定時期的行動有的放矢，和諧協(xié)調(diào)便事先制定切實可行的行動準則。計劃與規(guī)劃、方案不同，規(guī)劃是指6年以上的長遠計劃。由于規(guī)劃的時限長，情況在發(fā)展變化，所以不可能訂得很具體，它的特點是方向性、總體性、全面性和長遠性，而方案是為了實現(xiàn)某一目標、完成某一任務而制定的具體安排和辦法。計劃的特點是科學性、挑戰(zhàn)性、預見性、明確性。格式：

【1】 標題部分由單位、時限、內(nèi)容和計劃名稱組成，若是初稿或草稿應予以注明。

例：

福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處二00四年工作計劃

（草稿）或（初稿）

【2】 正文部分：

A、基本情況（歷史及現(xiàn)狀）、計劃依據(jù)、擬定計劃的目的等，最后寫明“特制定如下計劃”； B、目標和任務：（應明確具體）C、措施辦法：（應具體可行）a、思想上：怎么樣統(tǒng)一認識； b、工作上：具體辦法。D、步驟、時間安排：

分成幾個階段（時間）何時完成。這一部分可用表格說明。

落款（制定計劃的單位名）

年 月 日

5、工作總結：

總結是對已經(jīng)做過的工作進行回顧、檢查、分析、研究，從中找出經(jīng)驗教訓，獲得規(guī)律性的認識，以指導今后的工作。這類文書有時也稱為小結、回顧、體會、經(jīng)驗、做法等。總結應包括成績、經(jīng)驗、問題、教訓等內(nèi)容。

事先做計劃，事后做總結，這已經(jīng)成為常規(guī)。人們的各項工作就是通過計劃——實踐——總結——再計劃——再實踐——再總結的多次反復而不斷提高和發(fā)展的?；靖袷剑?/p>

【1】 標題： 由單位（或部門）、時間和文種組成 例：福州市統(tǒng)建辦物業(yè)管理處2004年工作總結

（也可以用通訊式的標題，如《實行優(yōu)化勞動組合，調(diào)動職工積極性》（單式）；雙式的標題即主題加副題，如：《把德才兼?zhèn)涞哪贻p人推上領導崗位》

———××市××年人事工作總結

主題概括總結的主要內(nèi)容、副題標明單位、時間、內(nèi)容和名稱，（也可省略單位、時間））【2】文章結構： A、B、引言部分：一般寫工作的基本情況及成績，然后寫明總結如下：

正文部分：一般有兩種寫法：

一是按工作性質(zhì)的幾個方面來寫（如：政治思想、工作、其他）

二是按歸納出的經(jīng)驗教訓，條款式的來寫，這種寫法注意 要體現(xiàn)共性，也要體現(xiàn)個性。

6、述職報告：

顧名思義，就是敘述匯報你在一定時間內(nèi)所擔任的職務、履行職責的情況，與工作總結不同的是，工作總結應在總結做法的同時歸納出經(jīng)驗教訓，而述職報告一般不總結經(jīng)驗。

述職報告一般包括三個內(nèi)容： A、你所任職的部門、職務與職責； B、本的工作成績及存在的問題； C、下一的工作構思與設想。

7、規(guī)章制度：

是指機關、團體、企事業(yè)單位在不違背國家法律、法規(guī)的前提下制定的規(guī)范、約束人們行為的規(guī)則、章程和制度的總結。它的特點是：一是執(zhí)行的嚴格性。規(guī)章制度一經(jīng)生效，必須嚴格執(zhí)行、認真遵守，如有違反要照章處理；二是表達的直接性。規(guī)章制度它規(guī)定人們應該做什么、怎么做、不能做什么、如有違反將怎樣處理。這些內(nèi)容都應當直接提出，不擺事實，不談 道理，更不能拐彎抹角，一切都直說。三是語言的準確性。規(guī)章制度的所有規(guī)定都要不折不扣地執(zhí)行，因此其用語應仔細推敲，務必做到準確嚴密，沒有漏洞，實行起來毫無疑問。四是形式的條文化。規(guī)章制度都采用條文形式，簡短的分條，較長的分章、分條，有的條下還分款。這要視具體情況來定?；靖袷剑?/p>

（1）標題：規(guī)章制度種類不同，標題的寫法也不完全一樣，歸納起來有4種寫法：

A、單位加內(nèi)容加種類；如《物業(yè)管理處職工考勤制度》，也可以像公文標題那樣用《關于×××的規(guī)定》； B、內(nèi)容加種類；如《門衛(wèi)管理規(guī)定》，也可以用“關于××××的”來連接，如《關于黨內(nèi)政治生活的若干準則》；

C、單位加種類；如《物業(yè)處企業(yè)章程》；

D、人員加種類；如《電工操作規(guī)程》、《××崗位職責》等。

（2）正文：一般是條款式的，可以從正文開頭到結尾按條款排列內(nèi)容。也可以在正文的開頭先寫個總帽，說明目的和根據(jù)。

（3）規(guī)章制度的種類與用法：

A、條例：過去使用的較為普遍，但現(xiàn)在規(guī)定比較嚴，國務院辦公廳最近規(guī)定：國務院各部門和地方人民政府制定的行政法規(guī)不得使用“條例”。這樣，“條例”已成為黨中央制定黨規(guī)和國務院制定行政法規(guī)的名稱之一。

B、規(guī)定：與“條例”相比，規(guī)定的針對性較強，適用范圍集中，對時間、地點、方式、方法和數(shù)量等多作出規(guī)范、約 束。各機關、團體、企事業(yè)單位都可以使用。

C、辦法：對處理某項工作或解決某種問題制定的原則和方法。它既有指導原則，又有具體辦法。

D、細則：為執(zhí)行上級機關的法規(guī)和規(guī)章所制定的明細規(guī)則，它必須依據(jù)這一法規(guī)或規(guī)章，并根據(jù)本單位的實際情況將其具體化，以利于執(zhí)行。

E、章程：各政黨、社會團體制定的規(guī)定組織宗旨、任務、制度、成員的權利和義務等內(nèi)部原則和事務的文書，國家機關及其職能部門和企事業(yè)單位不制定章程。

8、工作日志：

工作日志是對每天工作和活動情況的記錄。它的作用主要是：一是供領導掌握情況；二是作為繼續(xù)解決問題的依據(jù)；三是作為情況簡報、大事記、工作總結的素材；四是作為歷史資料備查。

工作日志主要內(nèi)容有：

（1）日常工作的進展情況。如完成了某項任務，草擬了什么文件，出了幾期簡報，給誰辦了什么手續(xù)，什么事情正在辦理等。

（2）人員流動的情況。如某人因何事到何處（如×××同志到×××單位，洽談物業(yè)托管事宜，或簽訂托管合同等），某人因某事未來上班，某人從某處返回單位，外單位某人因某事來本單位等。

（3）信息交流情況。什么部門或機關發(fā)來什么文件材料，打來什么電話、發(fā)來什么信函、收到什么通知。本單位或本部門向某外單位發(fā)出了什么文件、材料、寄出了什么文章、給哪個單位的哪個人去了什么電話（有什么反響）、給哪個單位或個人發(fā)了什么內(nèi)容的信函等。

（4）突發(fā)情況：如突擊大檢查，小區(qū)發(fā)生了一些重大案件，本部門、本單位發(fā)生了一些事故，或天災人禍造成的后果等。寫工作日志注意的問題：一是要及時記；二是要真實；三是要寫有價值的事；四是要掌握詳略分寸，一般只要求把時間、事件記清楚。要注意：單純的陳述性內(nèi)容，可以寫得簡略些，不必過詳，需要辦理的事要寫的具體些（如情況如何、要求解決什么問題、解決的方法是什么，都要寫明白），以免辦理起來出差錯；五是事項的擺法視情況而定，能歸納的盡量歸納，難以歸納的可按事情發(fā)生的先后順序敘述。

9、大事記、協(xié)議書、意向書、經(jīng)濟合同等。（略）

總之公務文書的寫作把握住以下幾點就不難了：

一、要正確使用文體；

二、用詞要準確；

三、句子要簡潔

四、文章要流暢；

五、文章語氣，對上要恭敬得體，對下要準確到位，對平行單位要禮貌；

六、文中的稱呼與落款要相吻合。

于二00八年九月整理

第四篇：公文寫作常識

公文寫作基本要求之材料可靠情況確實(2009-01-08 10:09:58)標簽：雜談

分類：工作日志

公文的材料包括形成公文主旨和表達主旨所依據(jù)的事實現(xiàn)象、統(tǒng)計數(shù)字、政策法規(guī)、上級精神等等。公文材料不同于文學作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說明體、議論體等實用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個方面：精神依據(jù)和事實情況。

精神依據(jù)是指黨和國家的路線、方針，國家的法律、法規(guī)，上級領導機關所頒布的相關政策、規(guī)定以及其他有關的文件精神。

事實情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結概括的事實情況，即本地區(qū)、本部門、本單位遇到的問題、發(fā)生的事情（過程、動向）、工作的進程（作法、經(jīng)驗）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計等形式。這種直接發(fā)生的事實情況，是第一手材料。此外，公文的事實情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗、成果等。無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠?！扒闆r確實”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上一般要抓好四個環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實、加工。

（一）詳盡占有材料

寫好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點的基礎，事實、數(shù)字，這都是公文表達出來的“干貨”，當然十分重要?！捌┤绱蠼巢俳?，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。

所謂詳盡地占有材料，一是要“盡”，就是盡可能廣泛地占有材料，“貪多務得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”；二是要“詳”，就是詳細具體。一件事情的起因、過程、結果、多種因素的干擾、正反影響效果；一件工作的動因、背景；一個問題的正反觀點、來龍去脈，都要盡可能詳細具體地占有，寫出來的才有說服力。占有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：

1．平時積累，就是積學儲材。平素注意學習、觀察積累，用時才能厚積薄發(fā)。古人所謂“積學”，指的就是這個道理?！暗弥诙眄暎e之在平日”（清·袁守定：《占畢叢談》；“占”，看；“畢”，簡冊），說的是一個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優(yōu)而用，妙緒泉涌。

2．受領任務后，查閱文件，搜集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。搜集資料時應注意與撰寫任務、與公文主旨的相關性，也就是說，要有一定的方向、范圍。操作方法是首先學習相關的中央文件，進一步領會精神實質(zhì)，然后查閱上級領導機關所頒布的相關政策、規(guī)定，最后翻閱手冊、年鑒等工具書及報刊、雜志上相關的情況報道和國內(nèi)外研究成果。這一過程中，始終應注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統(tǒng)計數(shù)字以及信息、簡報、總結、報告、會議紀要等相關資料，做到：上下通達，全局了然于胸，命筆瞻前顧后。

3．構思之前，實地調(diào)查，掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調(diào)查了解，不僅可以核實已掌握的材料，而且可以發(fā)現(xiàn)新問題、新經(jīng)驗、新動向；重點情況，尤其要進行深入的調(diào)查研究。實踐證明，組織召開座談會、調(diào)查會是一種快捷而有效的方法。如果發(fā)現(xiàn)實際調(diào)查的情況與撰寫者已經(jīng)掌握的情況有出入，可以修正；出入較大，要尊重實際。即使發(fā)現(xiàn)實際情況與領導意圖相抵觸，也要尊重客觀實際，采用恰當?shù)姆椒?，妥善協(xié)調(diào)。這是唯物主義者應有的態(tài)度，也是黨性的表現(xiàn)。

（二）嚴格篩選材料

調(diào)查、搜集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字臺上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩選。篩選材料，貴在一個“嚴”字，重在一個“新”字。主要是根據(jù)以下三個標準： 1．材料的相關性

這是以寫作要表現(xiàn)的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據(jù)來區(qū)別對待不同材料的。與公文主旨有關聯(lián)的材料，??；無關的材料，舍。在已經(jīng)選取的材料中進一步篩選：與表現(xiàn)主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分；與表現(xiàn)主旨、說明觀點雖有關系、必不可少，但是關系又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略；新則詳，舊則略；特點詳，一般略”；或主張“重則詳，輕則略；近則詳，遠則略；點則詳，面測略”。這些來自實踐經(jīng)驗的認識，是頗有見地的。材料的取舍、詳略，對于公文構思十分重要。不經(jīng)過這一步，就很難搭起架子。2．材料的典型性

這是要求篩選出最有代表性的材料來表現(xiàn)主旨，說明觀點。典型一詞，在不同領域里有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現(xiàn)該類事物的總體本質(zhì)特征，并且預示著該類事物總體的發(fā)展方向，那么這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內(nèi)在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對于構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質(zhì)量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質(zhì)量對于整篇公文質(zhì)量的重要作用和影響。3．材料的新穎性

這是要求篩選材料時應先注重選用那些在現(xiàn)實發(fā)展中出現(xiàn)的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷發(fā)展的新形勢下出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，也可以是亟待重視的新典型、新經(jīng)驗或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解，總之是一切新事物，特別是那種代表了新的發(fā)展方向、具有強大生命力的事物。對于已知的材料，采用新視點來“燭照”，也可能會發(fā)現(xiàn)它具有現(xiàn)實啟發(fā)意義，這也是新穎的；“熟知未必真知”（列寧），從新的角度對常見的事物進行觀察思考，也可能會有新的發(fā)現(xiàn)。這同樣是新穎的。應當注意到一個時期領導和群眾所關心的“熱點”、“難點”、“敏感點”，也往往是行政領導研究工作的“興奮點”、“新鮮點”，作為負責公文起草的秘書人員、公務員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎，才引人。構思之初，就要考慮到這種“收視率”。

（三）認真核實材料

對于材料的核實工作，貫穿于材料準備過程中的占有、篩選、加工等各個環(huán)節(jié)。這里集中研究一下是必要的。

一切虛構的、生編亂造的、未經(jīng)核實的材料，包括情況、數(shù)字、引文等都不能用于公文。新《辦法》特別提出，材料中的人名、地名、數(shù)字、引文等一定要準確。一旦發(fā)現(xiàn)疑點就要更正或刪除，這是件嚴肅的工作。否則一字之差，后果不堪設想。惟其如此，才能保證做到材料可靠，情況確實。

聯(lián)系近年來一些公文中出現(xiàn)的差錯，更會使我們認識到核實材料的重要意義，體會到核實工作要由始至終，要全方位，無論反復幾遍但都須態(tài)度認真，抱著強烈的責任心，這一要求是非常重要的。此外，我們還要掌握一些行之有效的操作方法和現(xiàn)代科學技術分析方法。例如，一件事情的發(fā)生，有其起因、背景、過程與影響，有多種因素與內(nèi)在聯(lián)系，這都要核實；一件工作的動因、作法、進程與效果，有其主觀與客觀因素，有其遠因和近因，這在核實中也必須予以注意。再如，一個統(tǒng)計數(shù)字，不能僅僅停留在它的計算是否準確、精確度是否一致、是否能在公文中起到證明觀點的作用，而且還要核實一下真假與誤差：它的統(tǒng)計指標體系是否科學合理，是否合乎中國的當代的現(xiàn)實，用在某一地區(qū)、某一專業(yè)或行業(yè)是否適合，等等；它的統(tǒng)計口徑是否恰當，是否能夠涵蓋該種類對象特征，是否與實際情況不符，是否有所遺漏或隱瞞，等等；它的計算方法，特別是經(jīng)常采用的“算術平均加權系數(shù)”的界定，是否準確合理，在反映差別上是否科學恰當，是否符合實際，是否能夠反映現(xiàn)實中的差異和問題，等等。無差異即無信息，信息量當然與信息價值成正比。一個材料無信息、無價值，用它干什么！而且，在數(shù)字的運用上，能否使定性分析與定量分析的方法有機地結合起來，起到證明觀點的作用，則是比較復雜的核實工作了，那需要在審核文稿階段進一步核實。應該提醒注意的是，當前有些上行公文以及工作總結、調(diào)查報告中，不僅情況不確實，而且數(shù)字也不準確，站在這樣不可靠的材料基礎上，很難得出全面、正確的結論。

（四）合理加工材料

選定材料經(jīng)過核實之后，還應該對材料進行必要的加工整理，然后再用到文稿里去。實際操作中可以對材料進行三個方面的加工： 1．適體剪裁加工

通讀材料，刪削冗贅，化長為短，變詳為略，將交待過多、議論過多的無關的描述、羅嗦的廢話去掉。套話、空話，一律刪除。變換體裁角度，將描寫、抒情及無必要的議論改寫為敘述或說明，在表達方式上變“曲筆”為“直筆”，直述不曲才適合公文體式。2．合并提高加工

同一問題，散見于若干材料中，可以摘取概括，變?yōu)楦攀?，或者保留一個“點”的材料，把其他相似材料綜合成“面”，點面結合。同類數(shù)字，可以相加，抽取合并后變成一個綜合數(shù)字。變換角度“提高”原材料可用性。例如，某一活動，在工廠寫的材料中是工人資金短缺，向銀行貸款后“借雞下蛋”，搞活全廠；而在銀行的材料中是貸款給工廠，“放活水養(yǎng)肥魚”，提高了使用率，盤活了存款。將這兩個材料放在一起，針對同一活動，從行政機關角度去分析，則是政府的宏觀調(diào)控效果。3．文字潤色加工

適體剪裁、合并提高之后，再審讀材料，進行文字潤色，從而進一步提高材料的質(zhì)量。

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公文寫作基本要求之表述準確結構嚴謹(2009-01-08 10:08:33)標簽：雜談

分類：工作日志

表述準確，包括表達方式正確，適合公文特點；表達效果不走樣，準確、規(guī)范。結構嚴謹，包括各部分內(nèi)容劃分合理，布局安排恰當，條理清楚，注重內(nèi)在聯(lián)系的外部形式，使全篇首尾相應、渾然一體。

（一）直述不曲，表述準確

一般文章的表達方式主要五種，既敘述、描寫、抒情、說明、議論。公文經(jīng)常使用的表達方式是敘述和說明，也有少量的議論。至于描寫和抒情，在公文寫作中則基本不用；即使在個別事務公文中使用，如調(diào)查報告，或在講話稿中使用，也是極為少量。1．公文常用的表達方式

敘述 敘述是一種敘說、介紹人物經(jīng)歷情況和事物發(fā)展過程的表達方式。

通常認為，敘述有六個要素：時間、地點、人物、事件、原因、結果（即新聞的“五個W一個H”反套而成的要素）。古文中使用敘述，多采用復數(shù)的第一人稱和第三人稱。敘述的類別。按語言詳略分：有概括敘述，也叫“簡敘”、“略敘”；有具體敘述，也叫“詳敘”、“細述”。按結構形式分：有縱敘，有橫敘。前者按事件發(fā)生的時間先后或事件本身的發(fā)展過程來敘述；后者按事物的空間位置來敘述。按時間順序分：有順敘、倒敘、插敘、補敘，這實際上是把常用的縱敘法按時間順序進行的再細分；此外，還有一種平敘，即敘述兩件或兩件以上同時發(fā)生的事，先敘述一件再敘述另一件，如毛澤東同志的《湖南農(nóng)民運動考察報告》。

敘述的基本要求是：主線清楚，“一線到底，萬變不離其宗”（清·劉熙載：《藝概·文概》）交待明白，詳略得當，起伏有變。

說明 說明是對事物、事理進行解說的表達方式。在應用文章中使用較多。當公文中敘述一件事，介紹環(huán)境和背景材料時往往用說明方式。常用的說明方法有詮釋說明（也叫“下定義”）、分類說明、數(shù)字說明、對比說明、類比說明、舉例說明、比喻說明、圖表說明等。說明的基本要求是：客觀、準確、科學。注意通俗易懂，語言平實。議論 議論是通過邏輯推理來證明觀點、辨明是非，借以說服人的表達方式。公文中較少使用；使用時也要少而精。論點、論據(jù)、論證是議論的三要素。議論可以分為立論、駁論、兼論三類。公文中常用的是立論。立論，就是建立自己的論點，證明這一論點的正確性，所以也叫“證明”。立論的方法有直接論證的例證法（注意典型事例）、分析法（完全歸納法和演繹法），有間接論證的引證法、對比法、類比法等。

這里還要說明一點，個別文種根據(jù)表達需要，采用描寫方式時，一般也是用白描，即不交代背景的粗線條勾勒，一筆即可，往往是與敘述結合在一起，或干脆以敘代描，將描寫的文字壓縮成短語放在敘述的句子中充當一個成分，顯得只敘不描，文字簡練。調(diào)查報告等文種中有時采用這種方法。2．直述不曲，表述準確

撰寫公文，要用“直筆”，不用“曲筆”。直筆敘述，就是有什么說什么，不用比喻、借代、轉(zhuǎn)類、比擬等“曲筆”。新《辦法》的這一提法對公文寫作提出了更高的要求。

常寫文章的同志都有體會，文章寫短難，表達直筆難。這就要求觀察更深入更細致，一下子抓住主要特點，并用平實的語言表述出來；要求思考更深刻，認識更全面，表達更準確，要一語中的，看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。

表達準確，牽涉問題較多。要而言之，與公文寫作的語言有直接關系。公文寫作的語言有群體性、書面性、明確性、客觀性、程式性等特質(zhì)，其特點表現(xiàn)為準確、莊重、簡要、平時等。這里集中談談準確。準確、鮮明、生動是語言的“三性”要求，公文更重視的是準確。表述準確，是一條十分嚴格的要求。因為公文是用來指導工作、反映情況的，一詞一句，一個概念、判斷、推理，搞得不準要誤大事。所謂準確，就是只能有一種解釋，不能產(chǎn)生歧義。產(chǎn)生歧義，是公文表達的大忌。要做到語言準確，可以從兩方面入手：一是詞的內(nèi)涵與所要表達的意圖完全一致。二是對詞的外延要作適當和明確的限制。對外延有了明確限制才會做到無懈可擊，內(nèi)涵與用意完全一致才不會產(chǎn)生歧義。

（二）條理清楚，結構嚴謹

這屬公文的正文結構問題，也是構思中謀篇的內(nèi)容。

簡短的公文，主要包括緣由、事項、要求等三部分內(nèi)容，結構形式大同小異。正文開始要寫發(fā)文緣由（引據(jù)、目的、用意等），開始一段的末尾用過渡句領起第二部分。第二部分是事項（內(nèi)容、進程等），可以采用文章式、條款式，也可以篇段合一。末尾有慣用結語，各個文種互不相同，也有提出要求（希望、號召等）的。

篇幅較長，信息量大，有點份量的文稿則不同了。不變中有變化，操作比較復雜。但無論多么復雜，也一定要條理清楚。這首先是個“識見” 問題，只有思維清晰，條理才會清楚，想法太亂寫出來也會亂，所以理順思路很重要，是個前提條件。有了前提還要學習他人的經(jīng)驗，在實踐中逐步把握，以后駕輕就熟，跳出固定模式，怎么寫都是好的。文無定法、文成法立，講的就是這個道理。

安排好結構，做到條理清楚、結構嚴謹，可注意以下三個問題： 1．層次和段落 一篇公文的結構，最起碼的要求是層次清楚，段落分明。這是條理分明的起線。

所謂層次，就是指公文的幾個組成部分。安排層次要注意到突出主旨，順序合理，避免交叉，體例勻稱。常見的方式有：

總分式 開始先作總的概括（前言，似“導語”，總結報告中則是總體評價），接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯(lián)系（前后、因果、重輕都可以根據(jù)用意來安排），形式上是并列（用序號、小標題或“跳行”），最后一個小結（強調(diào)式、升華式、號召式、無尾式或慣用結語）。指示性通知、獎懲性通報、工作計劃、調(diào)查報告、綜合報告等文種，常用這種結構形式。

遞進式 各層次內(nèi)容層層推進，前后有一定關系。例行報告、情況通報、工作總結等文種常用這種結構形式。

時序式 也叫貫通式。按事物進程、時間推移來安排結構。情況報告、事故報告、專題報告等文種，常用此種結構形式。

所謂段落，就是公文結構的基本單位，也叫自然段。劃分段落，可以按中心意思（主旨）、條項內(nèi)容、時間發(fā)展階段等來劃分。2．照應和過渡

照應 就是公文內(nèi)容的前后要有關照和呼應。常用方法有三種：首尾照應，前后照應，題文照應。

過渡 就是上下文之間的銜接和轉(zhuǎn)換，起到承上啟下的作用。一是內(nèi)容轉(zhuǎn)換時需要過渡，二是由總括到分述之間需要過渡。過渡的形式有三種：過渡詞（于是、就、因此、總之、可是、由此可見、綜上所述，等等），過渡句（公文用在總括文字（前言）的段落末尾，如“現(xiàn)將具體情況報告如下”），過渡段（將過渡句提出來單設一個自然段，一般用在較長的公文中表示內(nèi)容的明顯轉(zhuǎn)換）。3．開頭與結尾

開頭 方法很多，如引敘式、目的式、概述式、說明式、提問式，等等。但公文的開頭一定要“起筆立意”，開門見山，直扣主旨，領起全文，不支不蔓；還要簡短凝練，文字少而內(nèi)容集中，并且文字新穎，引人注目。元代人說的“鳳頭”就是這個意思。

結尾 常用的方式有總結式、強調(diào)式、要求式、呼應式、號召式，等等。但要寫得實在，不著空文，要干凈利落，不能拖泥帶水。元代人說的“豹尾”，就是說結尾如豹尾擊石，響亮有力，或者空谷回響，令人回味。

常用公文用法和格式(2009-01-08 09:39:17)標簽：雜談

分類：工作日志

通 知

通知是知照性公文，是上級機關用來批轉(zhuǎn)下級機關的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，發(fā)布規(guī)章，向下級機關和有關單位傳達需要周知或者共同執(zhí)行的事項，以及用來任免和聘用干部的。

通知的特點：

1、知照性。通知的主要功能在于知照。

2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。

3、時效性。通知有一定的時效要求。

通知的分類：

根據(jù)內(nèi)容的不同，通知大體可以分為五類：

1、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)性通知。

2、指示性通知。

3、事務性通知。

4、會議通知。

5、任免通知。

批 復

一、批復的概念

批復是用于答復下級機關請示事項的回復性公文。其制作和應用一般以下級的“請示”為條件。當下級機關的工作涉及到方針、政策等方面的重大問題，報請上級機關審核批準時；當下級機關在工作中遇到新情況、新問題，無章可循，報請上級機關給予明確指示時；當下級機關遇到無法解決的具體困難，報請上級機關給予指導幫助時；當下級機關對現(xiàn)行方針政策、法規(guī)等有疑問，報請上級機關予以解答說明時；以及當下級機關因重大問題有意見分歧，報請上級機關裁決時，上級機關都應該用“批復”予以答復。除此之外，有時“批復”還被用來授權政府職能部門發(fā)布或修改行政法規(guī)和規(guī)章。

二、批復的特點

1、針對性。批復的針對性反映在兩個方面：一是批復必須針對請示機關行文，而對非請示機關不產(chǎn)生直接影響；二是批復的內(nèi)容必須針對請示事項，不涉及請示事項以外的內(nèi)容。

2、回復性。批復的內(nèi)容屬于回復性的內(nèi)容。因為批復的制作和應用是以下級機關的請示為條件，對上級機關來說是被動的發(fā)文，下級機關請示什么事項，上級機關就批復什么事項。并且，上級機關對請求事項無論同意與否，都必須有針對性地明確予以回答。

3、權威性。批復是答復下級機關請求事項的回復性公文，它提出的處理意見和辦法，代表上級機關對問題的決策意見，對下級機關具有行政約束力。特別是對一些重大事項的答復，體現(xiàn)了黨和國家的有關方針、政策，具有權威性。所以批復一經(jīng)下發(fā)，下級機關必須遵照執(zhí)行。

三、批復的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，批復可分為兩類：一類是審批性批復；一類是指示性批復。審批性批復主要是針對下級機關請示的公務事宜，經(jīng)審核后所作的指示性答復。比如關于機構設置、人事安排、項目設立、資金劃撥等事項的審批。指示性批復主要是針對方針、政策性問題進行答復。這一類批復，不只是對請示機關提出請示事項的答復，而且批復的指示性內(nèi)容，在其管轄范圍內(nèi)，具有普遍的指導和規(guī)范作用。另外，授權政府職能部門發(fā)布或修改行政法規(guī)和規(guī)章的批復，也屬于指示性批復。

四、批復的結構、內(nèi)容和寫法

批復由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

1、首部。包括標題和主送機關兩個項目內(nèi)容。

（1）標題。批復的標題有多種構成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、批復事項、行文對象和文種構成；一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成；第三種是由事由和文種構成；第四種是由發(fā)文機關名稱加原件標題和文種構成。

（2）主送機關。批復的主送機關是指與批復相對應的請示發(fā)文機關。授權性的批復，主送機關應當是被授權發(fā)布施行行政法規(guī)和規(guī)章的下級機關。

2、正文。正文是批復的主體，其內(nèi)容比較具體單一，層次構成相對固定。其中除授權性批復與一般批復的寫法有所不同外，其他批復的結構一般由開頭、主體和結語三部分組成。

（1）開頭。通過引敘來文以說明批復緣由。首先點明批復的下級機關并寫明來文日期、標題和文號，以交代批復的根據(jù)。

（2）主體。主要說明批復事項。應當根據(jù)國家的方針，政策、法令、法規(guī)和實際情況，針對“請示”的內(nèi)容給予明確肯定（或否定）的答復或具體的指示，一般不進行議論。也有的批復，在批復事項后面概括提出希望和要求，進一步強調(diào)批復的主旨。

（3）結語。一般用“此復”“特此批復”等習慣用語。

3、尾部。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。署名寫上批復機關單位名稱，并加蓋公章；成文時間寫明年、月、日。

五、撰寫批復應注意的問題。

1、注意行文的針對性。下級機關請示什么事項，上級機關就批復什么事項。

2、批復的觀點要明確。無論審批性批復還是指示性批復，上級機關的態(tài)度要明朗，不能太原則，更不能模棱兩可，以免使下級機關無所遵循。

3、批復要及時。批復是因下級機關的請示而行文，凡下級機關能夠向上級機關行文請示的，說明事關重要，時間緊迫，急需得到上級機關的指示和幫助，所以上級機關應當及時批復，否則就會貽誤工作，甚至會造成重大損失。

4、批復的行文要言簡意賅。要做到言止意盡，莊重周嚴，以充分體現(xiàn)批復的權威性。

函

一、函的概念

函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發(fā)文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

二、函的特點

（一）溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

（二）靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦?？梢杂形念^版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標題。

（三）單一性。函的主體內(nèi)容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

三、函的分類。

函可以從不同角度分類：

（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復函則是為回復對方所發(fā)出的函。

（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。

四、函的結構、內(nèi)容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結構、內(nèi)容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內(nèi)容。

1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關事項函復如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

（三）結尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?。或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

（四）結語。通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。

五、撰寫函件應注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

會 議 紀 要

一、會議紀要的概念

會議紀要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀實性公文。它用于黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位召開的工作會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀要通過記載會議基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括地反映會議精神，以便與會者統(tǒng)一認識，會后全面如實地進行傳達組織落實開展工作的依據(jù)。同時會議紀要可以多向行文，具有上報、下達以及與同級機關進行交流的作用；向上級機關呈報，用以匯報會議情況，以便得到上級機關對工作的指導；向同級機關發(fā)送，用以通報會議情況，以便得到同級機關的支持和配合；向下級機關發(fā)送，用以傳達會議精神，以便下級機關貫徹執(zhí)行。

會議紀要通常情況只印發(fā)到會的單位，視情況抄送有關的單位。為便于上級了解工作開展情況，也要抄報上級主管部門。

二、會議紀要的特點

（一）紀實性。會議紀要是根據(jù)會議的宗旨、議程、會議紀錄、會議活動情況等有關材料綜合整理出來的公文。在會議紀要中不能隨間篡改會議的基本精神，不能擅自增加或冊減會議的內(nèi)容，不能隨便更動與會者議定的事項，不能對會議達成的共識進行修改，也不需要對會議或會議的某項內(nèi)容進行分析、評論。它要求如實地記載會議的基本情況，對會議存在的分歧意見和問題等，也要真實、概括地予以反映。會議紀要具有紀實性特點，因而具有歷史憑證的作用和查考利用的價值。

（二）概括性。會議紀要不同于會議記錄。會議記錄是由專人把會議的基本情況如實記錄下來的書面材料，會議紀要，是根據(jù)會議的中心議題、指導思想和議定事項，在會議記錄所提供材料的基礎上，經(jīng)過概括、整理、提練、才能形成公文，所以，與會議記錄相比，會議紀要能夠更集中地反映會議的精神實質(zhì)，具有高度的概括性。

（三）指導性。會議紀要有兩項功能，一項是“記載”，一項是“傳達”，并且通過“記載”去“傳達”，它所記載、傳達的會議情況和議定事項，是與會者及其組織領導者的共同意志的體現(xiàn)，是會議成果的結晶，集中反映了會議的精神實質(zhì)，因而具有很強的指導性。

三、會議紀要的分類

根據(jù)會議性質(zhì)不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和專項會議紀要。

辦公會議紀要是各級黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體召開的定期或不定期的工作會議形成的會議紀要。專項會議紀要是為研究專項問題而召開的會議所形成的會議紀要。

根據(jù)內(nèi)容的不同，會議紀要分為專題型紀要和綜合性紀要。這種內(nèi)容的會議紀要比較普遍。

專題型紀要主要反映與會者就會議主要議題，在統(tǒng)一認識的基礎上所形成的決定、決議。這種紀要多用于黨委會議和機關的行政會議，或座談會、研討會等。

綜合性紀要則側(cè)重于全面概述會議基本情況，包括會議的議題、討論情況、討論結果等。這種會議紀要多用于領導集體辦公會議等。

四、會議紀要的結構、內(nèi)容和寫法

會議紀要一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

（一）首部。這部分的主要項目是標題。有的會議紀要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。

會議紀要的標題通常是由會議名稱和文種構成的。如《全國城市愛國衛(wèi)生現(xiàn)場經(jīng)驗交流會紀要》、《關于改革××局、××局管理體制的會議紀要》等。也有的由發(fā)文機關、會議名稱和文種構成，如《××集團公司經(jīng)理辦公室會議紀要》。

成文時間即會議通過的時間或領導人簽發(fā)的時間。一般在標題下居中位置用括號注明年、月、日。也有把成文時間寫在尾部的署名下面。

（二）正文。公議紀要正文的結構由前言、主體和結尾三部分組成。

1、前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議主要的成果，然后用“現(xiàn)將這次會議研究的幾個問題紀要如下：”或“現(xiàn)將會議主要精神紀要如下：”等語句轉(zhuǎn)入下文。這項內(nèi)容主要用以簡述會議基本情況，所以文字必須十分簡練。

2、主體。是會議紀要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議，準確地表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

另外，在具體寫法上，不同類型的會議紀要，寫法也有不同。

決議型紀要，主要根據(jù)中心議題，著重把會議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。

綜合性紀要，主體內(nèi)容則側(cè)重于突擊會議的指導思想，全面介紹會議的基本情況。

3、結尾。屬于選擇性項目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒有這部分，主體內(nèi)容寫完，全文即告結束。

（三）尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

署名只用于辦公會議紀要，寫明召開會議的機關單位名稱。一般會議紀要則不需要署名，不加蓋公章。至于成文時間，如果在首部已注明，就不再寫。

五、撰寫會議紀要應注意的問題

撰寫會議紀要應當注意的兩個問題：一是概括要全面，要如實反映會議精神。不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達能力。這樣，表述上才能做到重點突擊，條理清晰，文字簡練。

請 示

一、請示的概念

請示是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。請示屬于上行公文，其應用范圍也比較廣泛。

二、請示的特點

1、針對性。只有本機關單位權限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如機構設置、人事安排、重要決定、重大決策、項目安排等問題，以及在工作中遇到新問題、新情況或克服不了的困難，才可以用“請示”行文。請示上級機關給予指示、決斷或答復、批準。所以請示的行文具有很強的針對性。

2、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級機關對呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復”回文。

3、單一性。請示應一文一事，一般只寫一個主送機關，即使需要同時送其他機關，也只能用抄送形式。

4、時效性。請示是針對本單位當前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級機關指示、批準的公文，如能夠及時發(fā)出，就會使問題得到及時解決。

三、請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

1、請求指示性請示；

2、請求批準性請示；

3、請示批轉(zhuǎn)性請示。

四、請示的結構、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

1、首部。主要包括標題和主送機關兩個項目內(nèi)容。

（1）標題。請示的標題一般有兩種構成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。如《××縣人民政府關于××××××的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于開展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請示》。

（2）主送機關。請示的主送機關是指負責受理和答復該文件的機關。每件請示只能寫一個主送機關，不能多頭請示。

2、正文。其結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。

（1）開頭。主要交代請示的緣由。它是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關批復的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的合理、充分、上級機關才好及時決斷，予以有針對性的批復。

（2）主體。主要說明請求事項。它是向上級機關提出的具體請求，也是陳述緣由的目的所在。這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。另外請示事項要寫的具體、明確、條項清楚，以便上級機關給予明確批復。

（3）結語。應另起段，習慣用語一般有“當否，請批示”，“妥否，請批復”，“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。

3、落款。一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容。標題寫明發(fā)文機關的，這里可不再署名，但需加蓋單位公章，成文時間××××年××月××日。

五、撰寫請示應注意的問題

請示的寫作首先要和“報告”文種相區(qū)別。在這個前提下，一要遵守“一文一事”的原則，主旨鮮明集中。二要做到材料真實，不要為了讓上級領導批準而虛構情況，也不要因為沒能認真調(diào)查而片面地擺情況，提問題；三要理由要充分，請示事項要明確、具體；四要語氣要平實，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。

報 告

一、報告的概念

報告是機關單位向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，以及答復上級機關詢問的陳述性公文。

報告屬上行公文，應用相當廣泛。它可以用于定期或不定期地向上級機關匯報工作，反映本部門，本單位貫徹執(zhí)行各項方針、政策、批示的情況，反映實際工作中遇到的問題，為上級機關制定方針、政策或者作出決策、發(fā)指示提供依據(jù)；也可以用來向上級機關陳述意見，提出建議，如針對本地區(qū)、本單位、本部門帶有普遍意義或傾向性的問題，提示解決的途徑，為上級機關當好參謀；還可以用于答復上級機關的詢問，使上級機關在全面掌握情況的基礎上，準確、有效地指導工作。

但是，在日常公務活動中，一些行政機關單位尤其是企事業(yè)基層單位，往往把“報告”與“請示”相混淆。2000年8月20日，國務院關于發(fā)布《國家行政機關和公文處理辦法》，明確地將“請示”和報告作為兩類兩種公文。

“報告”和“請示”是為數(shù)不多的上行文文種，是下級機關向上級機關呈報的公文。它們的區(qū)別在于：

1、性質(zhì)不同。報告是陳述性公文；請示是呈批性公文。

2、行文目的不同?！皥蟾妗钡哪康脑谟趨R報工作，反映情況，提出意見和建議，回答上級機關詢問，以便上級機關了解本單位情況，從而有針對性地予以指導；而“請示”的目的，是為解決某一問題，請求某一問題，請求上級機關作出指示或予以批準。

3、行文時間不同。報告是在工作結束后或工作正在進行中行文。而請示則必須在事前行文，不得先斬后奏。

4、主送機關不同。報告的宗旨在于為上級機關提供信息，不是為了讓其批復，因而允許多頭主送。而請示是為向上級機關請求批示或批準的，只能寫一個主送機關，不允許多頭請示。

5、事項的多少不同。報告的事項可以是一件，如專題報告，也可以是多件，如綜合報告。而請示的內(nèi)容必須遵循“一文一事”的原則。

6、答復的形式不同。報告不要求上級機關回復。而請示則要求上級機關及時批復回文，給予明確答復。

二、報告的特點：

（一）行文的單向性。報告是下級機關向上級機關行文，旨在為上級機關提供情況，不需要受單位批復，屬單向德文。

（二）表達的陳述性。報告用于匯報工作、反映情況。具體地陳述本部門、本單位貫徹執(zhí)行各項方針、政策的情況，某一階段做了哪些工作，怎樣開展的，取得了哪些成績，存在什么問題，表達手法是敘述和說明。

三、報告的分類

根據(jù)性質(zhì)的不同，報告可分為綜合報告和專題報告兩種；根據(jù)時間期限的不同，可分為定期報告和不定期報告兩種；根據(jù)內(nèi)容不同，可分為工作報告、情況報告、建議報告、答復報告和遞送報告等。需要說明的是，有些專業(yè)部門使用的報告文書，例如“調(diào)查報告”、“審計報告”、“咨詢報告”、“立案報告”、“評估報告”等，雖然標題也有“報告二字，但其概念、性質(zhì)和寫作要求與行政公文中的報告不同，不屬于行政公文范疇，不應與之混淆。

按內(nèi)容劃分的幾種報告：

（一）工作報告。是向上級機關或重要會議匯報工作情況的報告。它主要用以總結工作，反映某一階段、某個方面貫徹落實政策、法令、批示的情況。如國務院總理朱鎔基2001年3月5日在九屆人大四次會議上所作《政府工作報告》，×××在××省××會議上所作的《計劃生育工作報告》。

（二）情況報告。是指用于向上級反映工作中的重大情況、特殊情況和新動態(tài)等的報告。這種報告便于上級和機關根據(jù)下級情況，及時采取措施，指導工作。

（三）建議報告。是指根據(jù)工作中的情況動向和存在問題向上級機關提出具體建議、辦法、方案的報告。

（四）答復報告。是針對上級機關向下級機關提出詢問或要求，經(jīng)過調(diào)查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報告。

（五）遞送報告。是以報告的形式，向上級呈報其他文件、物件的說明性公文。

四、報告的結構、內(nèi)容和寫法

報告一般由首部、正文和尾部組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題和主送機關兩個內(nèi)容。

報告的標題常見的形式有兩種，一種是由發(fā)文機關、事由和文種構成，如《××部關于××抗災救災工作情況的報告》；另一咱是由事由和文種構成，如《政府工作報告》等。

報告的主送機關可以是一個，也可以是幾個。頂格寫于文首、其后用冒號。

（二）正文。報告正文的結構一般由開頭、主體和結語等部分組成。

1、開頭。主要交代報告的緣由，概括說明報告的目的、意義或根據(jù)，然后用“現(xiàn)將××情況報告如下”一語轉(zhuǎn)入下文。

2、主體。這是報告的核心部分，用來說明報告事項。它一般包括兩方面內(nèi)容：一是工作情況及問題；二是進一步開展工作的意見。

在不同類型的報告中，正文中報告事項的內(nèi)容可以有所側(cè)重。工作報告在總結情況的基礎上，重點提出下一步工作安排意見，大多都采用序號、小標題區(qū)分層次。建議報告的重點應放在建議的內(nèi)容上，也可以采用標序列述的方法。答復報告則根據(jù)真實、全面的情況，按照上級機關的詢問和要求回答問題，陳述理由。遞送報告，只需要寫清楚報送的材料（文件、物件）的名稱、數(shù)量即可。

3、結語。根據(jù)報告種類的不同一般都有不同的程式化用語，應另起段來寫。工作報告和情況報告的結束語常用“特此報告”；建議報告常用“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”；答復報告多用“專此報告”；遞送報告則用“請審閱”“請收閱”等。

（三）尾部。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容

關于署名，如果標題中有發(fā)文機關名稱，這里不再署名。而一般情況下，要求在右下方署上機關單位或主要負責人姓名。之后，于其下寫明年、月、日期，并加蓋單位公章或主要負責人印章。

五、撰寫報告應注意的問題

（一）嚴格使用文種，尤其應當注意不要與請求混用。報告事項不得夾帶請示事項，否則會因“報告”不需批復而影響請示事項的處理和解決。

（二）材料要真實。向上級機關匯報工作應該本著實事求是的態(tài)度，如實匯報。無論是成績還是失誤，都應該全面、真實地反映，不能只報喜不報憂，也不能夸大和虛構。上報的公文應該在調(diào)查研究、全面掌握本單位情況的基礎上撰寫。

（三）主旨鮮明。報告的內(nèi)容，一般涉及的面寬而且復雜，很容易寫的篇幅較長而又重點不夠突出，形成泛泛而談。這就要求在撰寫時，力求寫的觀點鮮明，條理清楚、簡潔、深刻。

行政機關公文格式中常見問題及對策(2009-01-08 09:31:45)標簽：雜談

分類：工作日志

行政機關的公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文格式規(guī)范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護公文嚴肅性和權威性的必要條件。鐵道部對鐵路行政機關的公文格式有嚴格的規(guī)定和要求。本文針對實際工作中公文格式常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進行了歸納分析，提出了相應的對策。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

1．發(fā)文字號標注不規(guī)范。在實際工作中，有些單位把機關的簡稱直接作為機關代字使用，致使文號太長。有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“〔〕”。對于字號和字體，有的用小3號；有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號序號出現(xiàn)編虛位（即001），出現(xiàn)“××函〔2007〕001號”等不規(guī)范格式。

2．文種使用不當。有的基層單位要求上級機關投資補助的上行文，應用“請示”文種錯用為“報告”文種，無法得到上級機關的“批復”；有的單位將對下級單位的“批復”錯用為“函”的文種。公文標題中錯用文種，往往使公文失去其應有的嚴肅性。有的甚至嚴重影響行文的作用和效率。

3．公文標題不規(guī)范。有些部門有不規(guī)范的做法是：一是標題中濫用符號；二是在公文標題的擬制上，冗長繁瑣。標題中使用了多種標點符號，較多的是使用頓號和書名號；標題中“事由”概括得不簡要，轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性文件，標題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，一個詞組套一個詞組，冗長臃腫。

4．引用文號不規(guī)范。有些部門公文中，將其順序前后倒置。有的先引文號后引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。例如，“根據(jù)鐵道部鐵辦〔2007〕12號文《關于×××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應為“根據(jù)鐵道部《關于×××的通知》（鐵辦〔2007〕12號）”。

5．結構層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。規(guī)范的結構層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒置；二是層次跳躍，或在“

（一）”、“⑴”后加頓號，寫成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期標識不規(guī)范。常出現(xiàn)的問題：一是標注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯(lián)合行文主辦機關簽發(fā)日期作為成文日期。

7．印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關對公文負責的憑證，必須規(guī)范使用。但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是印章加蓋不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠。印章正確的加蓋位置：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件標注不規(guī)范。一是附件和正文間隔或大或??；二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布、公布的內(nèi)容作為附件處理；三是附件說明與附件的標題不一致，有的附件標題縮寫；四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數(shù)字標識，附件名稱后加標點符號；五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當作附件，導致關系的確認錯誤。

9．抄送機關標識不規(guī)范。抄送機關標識用來標識除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關。有些公文抄送單位順序不規(guī)范，未按照“主送應先路內(nèi)后路外、抄送應先路外后路內(nèi)”的規(guī)定標注。有些公文常出現(xiàn)“抄報”，頂格標識“抄送”，回行時與“抄送”對齊，最后一個名稱后不加句號等不規(guī)范問題。

10．公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放置，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁碼應置于表的左下角，雙頁碼應置于表的左上角；表頭單頁碼在訂口一邊，雙頁碼在切口一邊。但在實際工作中常常混淆。

11．版記不規(guī)范。一是沒有版記。二是版記位置不對。三是在發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無抄送單位時未將多余的黑色反線刪除。五是印發(fā)機關、印發(fā)日期等項目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語數(shù)字標識。

12．發(fā)文機關標識不規(guī)范。有些單位發(fā)文機關標識不統(tǒng)一，不規(guī)范。有的單位用白紙制發(fā)公文，嚴重削弱了公文的權威性和嚴肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

1．思想認識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責任心不強。對《辦法》不熟悉，對公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領導對公文的重要性認識不夠或不了解公文處理的規(guī)范和要求。

2．公文審核程序不規(guī)范。有的業(yè)務部門把要求以上級機關的名義上報、下發(fā)的公文直接送上級機關的領導同志審批簽發(fā)，而沒有先送上級機關的文秘部門核稿后送簽?！暗沽鳌鞭k理的公文，因為沒有文書環(huán)節(jié)的登記，無法掌握公文運轉(zhuǎn)的動態(tài)，影響辦文效率，甚至會影響工作的開展。

3．人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務培訓和學習，不懂公文格式，對公文處理方面的規(guī)章制度不太了解，對公文印制規(guī)則標準不熟悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對策

1．加強領導，提高思想認識。各級領導和機關工作人員要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導，安排業(yè)務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，加強對審核人員的培養(yǎng)和使用并保持人員的相對穩(wěn)定。各級領導還要帶頭學習公文處理知識并模范遵守，提高認識，增強做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。

2．健全制度，規(guī)范公文辦理程序。在公文處理的各個環(huán)節(jié)都要把好關，從公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、校對、印刷等都必須建立嚴格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權限和責任。要有嚴格的公文處理流程，實現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學化。

3．加強學習，提高公文處理人員素質(zhì)。要加強公文處理人員的建設，注重理論學習，刻苦鉆研，掌握必要的基礎知識、精深的專業(yè)知識，熟悉公文處理方面的知識。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論素養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對穩(wěn)定性。辦公室要設立公文處理和公文審核的專門崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專門負責公文審核把關的人員。

4．加強督查，保證公文質(zhì)量。上級機關要加強對下級機關和單位公文處理工作的指導和監(jiān)督檢查。制定嚴格的公文處理程序，在公文處理中做到多級審核，層層把關。加強對公文格式規(guī)范化的管理和指導，維護公文的嚴肅性和權威性。定期組織業(yè)務培訓和學習交流，學習并借鑒好的經(jīng)驗和做法，開展研討交流活動，提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設立考核考評和定期通報制度，不斷提高公文質(zhì)量。

行政公文寫作技巧(2009-01-08 09:28:46)標簽：雜談

分類：工作日志

行政公文，是公務文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務實踐中使用的具有法定權威和規(guī)范格式的

應用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒有的權威性，有法定的制作權限和確定的讀者，有特定的

行文格式（注意：比模式更進一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國公文一律按照國務院辦公廳1987年2月18

日發(fā)布、1993年11月修訂的《國家行政機關公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實踐的基礎，懂得工作中許多微妙的關節(jié)，而在具體起草中

要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根

據(jù)所反映的客觀實際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標準，三要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重

復而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口

語，不用方言土語，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結構用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦

用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五

是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復；

函；會議紀要。

公文主文結構，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫作，是公文寫作的難點。

一、標題

1．規(guī)范式：三部分，即：發(fā)文機關＋事由＋文種

――用于重要、莊重的公務

2． 靈活式

A 二部分：一是發(fā)文機關＋文種

（以上標題下可加時間）

二是事由＋文種

三是“轉(zhuǎn)發(fā)+始發(fā)機關及原通知標題”

Ｂ 一部分：只有文種

――常是不大重要的公務，帶周知性

★帶發(fā)文機關的標題下面如寫發(fā)文時間，則須用括號，公務須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時間。

二、正文

1．主送機關（面向機關全體人員或者社會群體的，公務是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實際中組織

關系）

2． 正文

A． 原由：一是依據(jù)：

# 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等；常用“目前?”類時間狀語 ；簡介人物及事跡

#文件： 常用“根據(jù)?”；往往是一句話

# 意義：議論：常用“是?”

# 作用 ：常用“將使?”

二是目的：常用“為?”

原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。

B 事項：（內(nèi)容多而重要的分條列項即列出層義，或用小標題或用句子表達）

1.并列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為

說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。

并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列

式。

要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。

2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺少，前后順序

也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。

在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。

注意：自此以下常運用序碼。順序是

一、（一）、1、（1）共四層。

不重要內(nèi)容分項可用分段甚至加分號（；）的形式。

C 結尾：（可以不要）常見有：

一是各文種專用語如：“請予批準”、“特此通知”等。

二是希望、號召類。

從12類13種行政公文中選擇出3種社會生活中常用的模式化如下。

請示模式

第五篇：公文寫作常識

公文寫作常識

一、公文的基本格式

公文格式是公文的各個部分在頁面上的具體表現(xiàn)形式，也就是公文的外觀形式。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現(xiàn)，對公文內(nèi)容起著重要的保證作用。1996年5月，經(jīng)中央批準，中央辦公廳發(fā)布了《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》。《條例》規(guī)定，黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記等17項組成。

1.公文版頭部分

公文的版頭部分包括版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等6項。位于公文首頁上半部，約占整個頁面的1/3，與公文主體部分用一條紅色橫線相隔。紅線中間一般有一顆紅星，表示與政府機關、軍隊機關公文的區(qū)別。

⑴ 版頭。主要是兩種形式：

一是發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字；

二是發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加括號標明文種，括號里填注“通知”、“報告”、“函”等。均用套紅大字居中印在公文首頁上半部，通稱“紅頭文件”，表示是機關的正式行文。下面留一定位置（備填注發(fā)文字號），下加一條斷開的紅線，在紅線斷開處點綴五星襯托（小字頭文件一般不用星線，只有一條紅線即可）。例如：“中共中央文件”、“中國共產(chǎn)黨中央委員會（批復）”等。聯(lián)合行文，可用主辦機關一家或并用聯(lián)署機關的名稱。在公文版頭使用方面 應注意的問題 是：

（1）版頭中發(fā)文機關要使用全稱或規(guī)范化簡稱，不要使用不規(guī)范化簡稱。如有個區(qū)的區(qū)委公文版頭是“中共××市××區(qū)委員會文件”，“中共”是簡稱，“委員會”是全稱，前簡后繁，體例不統(tǒng)一，發(fā)文機關名稱應改為“中國共產(chǎn)黨××市××區(qū)委員會”或“中共××市××區(qū)委”。

（2）要注意版頭上發(fā)文機關不要前后詞意重復。這種情況多發(fā)生在一些工廠黨委公文版頭中，出現(xiàn)“中共××廠黨委文件”字樣。這里，“中共”是“中國共產(chǎn)黨”的簡稱，“黨委”即黨的委員會。前后出現(xiàn)兩個“黨”字的詞義，詞意重復。應改為“中國共產(chǎn)黨××廠委員會文件”或“××廠黨委文件”為宜。兩種式樣中，第一種顯得莊重些。

（3）聯(lián)合行文使用版頭要符合規(guī)定。聯(lián)合行文一般用主辦單位一家版頭，也可并用幾家版頭。一般情況，主辦機關應排在最前邊。

（4）該用版頭的一定要使用版頭。公文使用不同版頭，標志著公文的不同規(guī)格和嚴肅性。該用正式公文版頭的一定要用。如，區(qū)委關于召開民主生活會情況向上級的報告，就應使用正式公文版頭，不要用白頭。

（5）下級公文版頭用字不要大于上級公文版頭用字。下級公文版頭應小于上級公文版頭，起碼不能比上級的大。

⑵ 份號

份號是一件公文印刷份數(shù)的順序號，標注于公文首頁的左上角，一般用6位阿拉伯數(shù)字表示，例如“NO000015”。標識份號有利于秘書人員對公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分發(fā)、清退、查對、借閱和統(tǒng)計。特別是絕密公文，一定要標明份號。發(fā)文機關在發(fā)文時，一般在一定的時間內(nèi)，發(fā)往某一單位的同類公文的份號都是相對固定的。在這方面，應注意的問題 主要有兩個方面：

（1）該標印的一定要標印。有的單位的一些公文，注明是絕密，但無文件份號，不利于加強對文件的控制，出了問題不便查清責任。（2）標印位置要正確?！吨袊伯a(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定“標注在公文的左上角”，應按中辦“條例”的規(guī)定辦。

⑶ 密級

密級就是公文的秘密等級。按照保密法規(guī)定，密級公文分為“絕密、機密、秘密”三個等級。它標注于份號下方位置。按照國家保密局關于《國家秘密文件、資料和其他物品標志的規(guī)定》，應當在密級后注明保密期限，如“機密××年”?？紤]到黨的機關公文涉及的內(nèi)容很廣泛，其保密期限較難準確確定，因此，在《條例》中未提到保密期限問題。發(fā)文機關在發(fā)文時，若要確定保密期限，應按保密局規(guī)定標注；若未標保密期限，則按《條例》第三十七條“公文密級的變更和解除由發(fā)文機關或其上級機關決定”的規(guī)定執(zhí)行。關于這個方面，應注意的問題：

（1）該標注密級的一定要標注，未涉及秘密內(nèi)容的就不要標注。

（2）秘密事項不要使用明傳電報傳送。使用明傳電報，必須是不涉及秘密事項的文件、材料。有秘密事項的公文、材料，也不要通過郵局發(fā)送。秘密公文、材料的傳遞必須通過機要通信局。

⑷ 緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理時間的要求，緊急文件分別標明“特急”、“加急”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在實際工作中，電報或電傳件一般都是比較緊急的，均需按要求標明緊急程度，具體位置按有關電報格式的規(guī)定標注。文件除個別情況外，一般不標緊急程度，《條例》也沒有對文件上緊急程度的標注位置作具體規(guī)定。若有的文件確很緊急，可在文件上蓋“特急”或“加急”章，也可在文件上掛“特急”或“加急”條，寫明辦理的時限要求，還可在裝文件的信封或文件包上標明具體送達的時限要求?？傊_保緊急公文的及時傳遞和處理。但對于不急的公文切不可濫加緊急標識，避免影響真正急件的及時處理。

⑸ 發(fā)文字號

發(fā)文字號是機關制發(fā)公文的編號，由機關代字、發(fā)文和發(fā)文順序號三部分組成，缺一不可。機關代字要求準確、規(guī)范、無歧義、易識別，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中發(fā)”，中共中央辦公廳文件的代字用“中辦發(fā)”等。發(fā)文要用全稱，如“2002”，不能簡寫為“02”，并用“[ ]”括起來。發(fā)文字號一般標注在紅色橫線之上居中位置。若標注簽發(fā)人，發(fā)文字號則標注在紅色橫線之上左方位置，簽發(fā)人則標注于紅色橫線之上右方位置。聯(lián)系某一具體事務用函行文時，用印有單位規(guī)范名稱的信箋紙，發(fā)文字號則標注于版頭紅色橫線右下方位置。需要注意的是，上行文必須要用“呈”字，不能用其它文號，包括報告、請示等，還必須標注簽發(fā)人。

⑹ 簽發(fā)人

《條例》規(guī)定，上報公文應當在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人姓名。這主要是強調(diào)領導負責制，體現(xiàn)了公文的嚴肅性和領導人對公文的負責性。機關領導人應當對本機關的發(fā)文負責，嚴格把關，確保公文質(zhì)量。特別是向上級機關請示、報告工作的公文標明簽發(fā)人，有助于上級機關了解情況，便于審閱。標注簽發(fā)人應注意三點：（1）只標姓名，不標職務。

（2）聯(lián)合行文，要標明聯(lián)署單位簽發(fā)人姓名，不能只標其中一個單位的簽發(fā)人。（3）簽發(fā)人姓名后不必加“已閱”等字樣。（4）字體要用黑體字

2.公文主體部分

包括公文標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關署名、成文日期、印章等7項。

1、標題。標題是公文內(nèi)容的高度概括，具有畫龍點睛的作用。它一般由發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）和文種三部分組成。如《中共中央關于加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問題的決定》，就是由發(fā)文機關名稱“中共中央”、公文主題“加快農(nóng)業(yè)發(fā)展若干問題”和文種“決定”這三部分組成的。有時也有省略發(fā)文機關名稱的情況。公文標題，有助于人們對公文的制發(fā)機關、內(nèi)容、性質(zhì)有一個簡要的了解，便于公文的登記、辦理、立卷以至于編研、查考。因此，公文標題一定要準確、鮮明、簡練，既能概括公文的主要內(nèi)容，點出公文的中心思想，又要選準文種。切忌使用新聞標題，或只寫文種，或是太長。公文標題位于發(fā)文字號和紅線下方，居中排列。一般不用標點符號（引號除外）。要求排列整齊、美觀，同時注意詞組、單位名稱間的關系，還要注意字體大小的選擇，一般用二號字。在公文標題的標印上，要注意如下四個方面的問題。

（1）公文一定要有標題。沒有標題的公文不符合規(guī)范化的要求。目前常見的一些無標題公文多屬于文件較短，而且又都是信函之類。但嚴格要求，還是加上為好。

（2）標題中成份不可殘缺。標題中，三個組成部分缺任何一個都是不規(guī)范的。有的公文只寫發(fā)文機關名稱和文種兩項，如“中共××省委通知”；有的甚至只有文種一項。這種情況除了公文很短（如僅有一個頁碼）還勉強可以外，其他都應把三部分寫全。文種是無論如何不能省略的。

（3）標題中不能同時出現(xiàn)“請示”與“報告”字樣。如《關于建議在今年“七一”前后在全省廣泛開展地方黨史宣講活動的請示報告》，從文種上看，既有請示，又有報告，這種情況實際上是篇請示，應刪去“報告”二字。

2、主送機關。即主要受理公文的機關，也稱公文上款。它負有對公文內(nèi)容進行了解、答復或貫徹執(zhí)行的責任。除決議、決定、通報、公報及會議紀要等以外，都應當在標題之下、正文之上頂格注明主送機關。主送機關名稱應當用全稱或規(guī)范化簡稱，或同類型機關的統(tǒng)稱。如“中國共產(chǎn)黨新疆維吾爾自治區(qū)委員會”可簡稱為“新疆區(qū)黨委”；北京、上海、天津、河北等全部省、自治區(qū)、直轄市黨委可統(tǒng)稱為“各省、自治區(qū)、直轄市黨委”。需要注意的是：

（1）使用簡稱要規(guī)范、準確；使用統(tǒng)稱，包括的地區(qū)、部門、單位要齊全，稱謂要準確。（2）不能不寫主送機關。否則，就不知誰是公文的辦理單位。主送機關的位置要正確。（3）省略主送機關的方式要正確使用。按照公文處理條例，“決定”、“決議”、“紀要”、“意見”之類的公文，可省略抬頭，但文尾必須注明公文的發(fā)送范圍。有的公文使用了這類文種，按規(guī)定省卻了抬頭，可文尾卻未注明發(fā)送范圍，不知公文發(fā)到哪里，影響公文的貫徹落實。有的在文后標注發(fā)送范圍的地方距正文太遠，這都是不規(guī)范的，應在正文后空一行的位置標注。有的在此件發(fā)至后加上了冒號，這是不對的。

（4）行文主送機關使用要符合要求。要注意行文規(guī)則。有的縣委單家發(fā)文，主送機關包括了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府，有的市直部門發(fā)文發(fā)送單位是各縣（市）區(qū)委，這都是不符合要求的。部門向下發(fā)文只能向?qū)南录壊块T發(fā)文，不能向一級黨委或政府發(fā)文。上行文主報單位應是一個（聯(lián)合行文可報對應的上級機關），如需讓另一個上級機關知道，可采用“抄報”或“并報”方式，即在抬頭上寫清“并報×××”，或在主題詞之后寫清“抄報×××”。

3、正文。正文即表述公文的內(nèi)容。它是公文的主體和核心所在，位于主送機關下方。每段的首行要空二個字的位置。一般來講，首頁要有兩行以上的正文。末頁若無正文，只有落款，為維護公文的完整性，避免出現(xiàn)問題，應在末頁第2行注明“（此頁無正文）”。在具體操作中，盡量避免出現(xiàn)“此頁無正文”的情況。關于正文的字體，過去我們要求除大標題外一律用仿宋體。從去年開始，中央、省都將二級標題改成了黑體字，我市也改過來了，允許有字體變化，這樣更醒目些。

4、附件。是正文的補充材料或參考材料。公文若帶附件，應當在正文之后、落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝訂在一起。有的單位在行文時，把附件名稱放在落款之后，或者沒有注明附件，或者主件附件分開分送，且份數(shù)不一致，這都是不規(guī)范的，也不便于公文的處理。請示件的附件要完整。凡是請示中涉及到的有關材料均應附上，以便承辦部門辦理，提高辦文速度。凡印發(fā)規(guī)章和批轉(zhuǎn)有關部門的報告等印發(fā)件，其中的“規(guī)章”和“報告”不屬附件，而是主件的一部分，此種“規(guī)章”和“報告”的內(nèi)容應視為正文。

5、發(fā)文機關署名。發(fā)文機關署名應當用發(fā)文機關的全稱或規(guī)范化簡稱，標注于正文右下方位置。黨的機關公文一般以機關名義署名，特殊情況需要由機關領導人署名的，應當寫明職務。需要注意的是凡有主送單位的公文必須有落款，即發(fā)文機關署名。不能以標題中的發(fā)文機關代替落款。落款

署名還要與標題中的發(fā)文機關一致，不能上下不一。

6、成文日期。成文日期一般署領導人簽發(fā)日期或者會議通過日期。聯(lián)合發(fā)文，則以聯(lián)署機關最后的一個簽發(fā)日期為準。成文日期要完整地寫明年月日，標于發(fā)文機關署名右下方，低兩格。會議紀要、決議、決定、條例、規(guī)定等不標注主送機關的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。有的單位這類公文沒有成文日期，有的成文日期放在文后，這很不規(guī)范。特提電報要寫明具體時間。需要注意的是黨的機關公文成文日期要用阿拉伯數(shù)字，不能用漢字，這與政府公文有所不同。

7、印章。公文加蓋印章是發(fā)文機關對公文生效負責的憑證。根據(jù)黨的機關公文的特點，除普發(fā)性有固定格式的“紅頭文件”和會議紀要外，一般應加蓋發(fā)文機關印章。特別是請示件等上行文，一定要加蓋印章。印章要端正、清晰，蓋在發(fā)文日期中間偏上位置，上不壓正文，下不壓日期。

3.公文文尾部分

文尾部分，是指公文末頁的尾部。它包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關和印制版記等四項。

1、印發(fā)傳達范圍。要根據(jù)公文內(nèi)容、密級和工作需要確定。一般普發(fā)性公文需在成文日期的左下方標注印發(fā)傳達范圍。標注印發(fā)傳達范圍，要注意表述準確?！按思l(fā)至縣、團”與“此件發(fā)至縣、團級”，一字之差，所指范圍不同。對于一些特殊件，印發(fā)、傳達范圍以及傳達的時限、保密要求等都要標注清楚。大部分公文只需標注主送、抄送單位，不必標注印發(fā)傳達范圍。

2、主題詞。公文標注主題詞是為適應辦公自動化的需要，方便公文檢索和信息處理而開展的一項工作?！稐l例》規(guī)定，“主題詞按上級機關的要求和《公文主題詞表》進行標注，位于抄送機關上方”。主題詞與抄送機關之間用橫線相隔。黨的機關公文標注主題詞要準確反映公文主題，以達到便于檢索和利用的目的。需要注意的是，標注主題詞要盡量用《公文主題詞表》里的詞，確實無法表述準確的可以自造，后面加△。

3、抄送機關。抄送機關是指除主送機關以外需要告知公文內(nèi)容的上級、平級、下級及不相隸屬機關。抄送機關標注于主題詞下方、印制版記上方位置。抄送機關與印制版記之間用橫線相隔。公文的抄送范圍應當嚴格按工作需要和保密要求確定。抄送單位的排列順序一般按機關性質(zhì)和隸屬關系掌握。

在公文標注抄送范圍上，要注意以下問題：

（1）不要漏抄漏送。根據(jù)行文規(guī)則，越級行文應同時抄報（或抄發(fā)）越過的機關。也就是說，上級機關越級向下行文（如省委直接向縣委行文）應抄發(fā)越過的行文對象的直接上級機關，下級機關越級向上行文（如縣委直接向省委行文）應抄報越過的直接上級機關。如一個縣的縣委、縣政府《關于改變計劃生育落后面貌的報告》，直接報送了省委、省政府，卻沒有抄報市委、市政府，是違反行文規(guī)則的。

（2）不要濫抄濫送。公文的抄送范圍必須準確確定，嚴加控制。

（3）不能既對組織又對個人。按照公文處理規(guī)定，公文“不要直接送領導者個人”。可一些地方將公文直接送領導者個人的現(xiàn)象很普遍，凡發(fā)文都要抄報主管書記、市長。這是不符合行文規(guī)則的。（4）“抄”字不應省略。有一些地方的公文將抄報、抄送、抄發(fā)中的“抄”字省略，成了“報、送、發(fā)”，以致弄不清是主送還是抄送。所以，“抄”字是不應省略的。

4、印制版記。印制版記也叫印發(fā)說明，它包括公文印發(fā)機關名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。印發(fā)機關名稱和日期位于公文末頁下端同一行的兩端，份數(shù)加括號標注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。印制版記表示印刷機關對公文的印制負責，同時便于查考。如翻印，則要在印發(fā)機關名稱和印發(fā)日期下方標注翻印機關名稱、翻印日期和翻印份數(shù)。各級各部門機關公文用紙現(xiàn)在一律改用國際標準A4型。

二、公文的種類及常用文種的撰寫

所謂公文種類，一般是指公文制發(fā)機關根據(jù)公文的內(nèi)容、性質(zhì)和所承擔的任務而確定的行文形式和名稱。黨的機關公文的分類，《條例》規(guī)定，主要有14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要。平常我們用的沒有這么多，最常用的也就是通知、通報、報告、請示、批復、會議紀要這幾種。

一、通 知

通知，是用來傳達上級的指示，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉(zhuǎn)下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項時所使用的一種文體。通知，在各級黨政機關、人民團體和廠（礦）企事業(yè)等單位的公務活動中使用比較廣泛。因為這種文體適用性比較強、形式靈活、簡便、多樣，所以使用頻率較高，是用的最多的一種公文。通知可分為幾種類型，如：指示性通知、批示性通知、會議性通知、任免通知、一般性通知等等。

1、指示性通知

一般來說，上級機關需要對下級機關或所屬單位下達指示，而內(nèi)容又不適于用“命令”或“指示”等文種發(fā)布的，便發(fā)布指示性通知。這類通知的內(nèi)容只是傳達某項具體指示，沒有附件。

撰寫指示性通知要注意以下幾點：

（1）一般來說，指示性通知針對性和政策性要強。開頭部分要寫通知緣由，一般應交待出發(fā)布通知的背景、目的、理由等，以便為下文進一步提出通知事項作好鋪墊。用語要簡潔、明確，文字不宜過多，然后用過渡語“現(xiàn)通知如下”、“現(xiàn)將有關事項通知如下”、“為此，特作如下通知”等，后用冒號，并啟下文，寫通知的事項。

（2）通知事項是指示性通知撰寫的主干。它是受文單位執(zhí)行的依據(jù)，因此，要明確、具體地交待出應知和應辦的事項，即工作的任務和要求，切忌含混籠統(tǒng)。在結構安排上，一般采用分條列項式寫法，用序號標明層次。要做到條理清晰，便于下級領會和執(zhí)行。

（3）為了防止政策規(guī)定矛盾，有的指示性通知結束語中常寫有“凡與本規(guī)定有抵觸的，按本規(guī)定執(zhí)行”等語。

2、批示性通知

批示性通知包括三種情形：一是用于批轉(zhuǎn)下級機關公文，通稱“批轉(zhuǎn)性通知”；二是用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關，同級機關和不相隸機關的公文，通稱“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”；三是印發(fā)有關的文件材料，如領導人講話、本機關的工作計劃和工作總結等，通稱“印發(fā)性通知”。這類通知的后面均附有被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的原文。

批示性通知的正文一般應載明三層內(nèi)容：一是寫明對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件的評價性意見或態(tài)度，措詞要適度、中肯，語氣要肯定；如“現(xiàn)將《全國婦幼衛(wèi)生工作會議紀要》轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請參照執(zhí)行”。

二是指明通知事項的意義，也就是闡述批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)該文件的必要性和重要性 三是提出具體的貫徹執(zhí)行的意見或要求。

3、會議性通知

會議通知主要是通知與會的有關單位了解會議的名稱、主持單位、召開會議的目的、會議的內(nèi)容、開會的時間、天數(shù)及參加人員，報到日期和地點，是否需要帶文件、材料等，以便做好準備。為了安排好會務工作，有的會議通知還要求提前報告參加會議的人員名單（包括性別、職務）、乘坐的交通工具等情況。若是召開表彰性會議的通知，還要寫明評選勞?；蛳冗M人物的范圍、條件、方法、名額和組織領導等有關事宜。會議性通知比較好寫，關鍵是要認真、細致、周全，不出現(xiàn)漏洞。會議的內(nèi)容如果保密，通知中可不寫開會的內(nèi)容和討論的議題。

4、任免通知

上級機關任免下級機關的領導人，或上級機關的有關任免事項需要下屬單位知道時，要印發(fā)任免通知。

5、一般性通知 一般性通知，是要某些單位辦理某項事宜或告知其某些事情時所用的一種通知。用這種通知形式比較多，如：關于慶祝某一個節(jié)日，舉行某種紀念活動安排的通知，成立、調(diào)整、撤銷某個機構的通知，調(diào)整某一個領導小組成員的通知，啟用某某單位印章的通知，請下級機關報送有關材料的通知等等。

二、通 報

通報，是黨政機關和社會團體用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要情況時使用的一種公文，這種公文、多數(shù)是屬于上級機關為了使下級機關知道某一方面工作的經(jīng)驗、教訓或重要情況而印發(fā)的。它對于溝通信息，互通情況，學習經(jīng)驗，吸取教訓，改進工作很有益處。

通報一般由以下幾部分組成：

（一）標題

標題構成方式主要有兩種，一是完整式，即包括發(fā)文機關名稱、事由和文種三個要素。這種形式的標題最為多見，如《中央紀律檢查委員會關于不準干擾大學畢業(yè)生分配工作的通報》等；二是省略式，即由“事由和文種”兩要素構成，如《關于連續(xù)發(fā)生重大火災情況的通報》等。

（二）通報緣由

這部分是通報正文寫作的引言，是全篇內(nèi)容的總括。具體而言，表彰性和批評性通報一般應寫明時間、有關單位和人員、主要事項、結果等要素，同時還要亮明發(fā)文機關的基本觀點或態(tài)度。通報緣由要起到提綱摯領的作用。需要說明的是，有些表彰性通報，往往省略這部分，即行文開篇就進入通報事項的敘述，給人以單刀直入，簡煉明快的感覺。傳達性通報，如是傳達重要精神的，則應著重寫明其來源和基本內(nèi)容。究竟是什么時間，由哪個上級機關下達了什么重要精神？對此均要準確、概括的予以載明。如系傳達重要情況的，則應寫明該情況發(fā)生的時間、地點、涉及的范圍、問題的性質(zhì)及影響等方面的內(nèi)容。這部分的結尾處，通常用過渡語“特通報如下”等開啟下文。

（三）通報事項

這部分是通報寫作的主體和核心，也是發(fā)文機關賴以提出有關希望或要求的基礎和憑據(jù)。因此，要寫得準確、具體、完整，將通報的基本內(nèi)容如實交待清楚。具體來講表揚和批評性通報應主要載明事件發(fā)生的時間、地點、涉及的單位和人員、大致過程、主要情節(jié)、結果和影響等諸項要素。要在通報緣由的基礎上進一步展開，使之更加具體和深化。

（四）處理意見

這部分是通報寫作的精要之筆。它是指對有關單位或人員的具體表彰或處分意見，或?qū)τ嘘P精神或情況的處理意見。用語要簡明精煉。表彰性通報，一般應寫明經(jīng)哪級組織批準，決定授予什么榮譽稱號，給予怎樣的物質(zhì)獎勵，等等；批評性通報應寫明給予何種懲處。傳達性通報往往不單獨寫這部分，而與下文“希望或要求”合并寫。

（五）原因分析

傳達性通報一般沒有這層內(nèi)容。就表彰性和批評性通報而言，“原因分析”是不可缺少的重要組成部分。它要在通報事項及處理決定的基礎上，作進一步的分析和評價，揭示問題的實質(zhì)，概括出可

資借鑒的經(jīng)驗或應當吸取的教訓。表彰性通報應著重說明主體行為的非偶然性，也就是其先進行為決不是一時沖動，頭腦發(fā)熱，不是一蹴而就的閃電行動，而是平時注重修養(yǎng)，嚴格要求自己的結果；批評性通報也要深入挖掘問題的實質(zhì)，要切中要害，一針見血。

（六）通報希望或要求

這部分是前述內(nèi)容的自然延伸，也是制發(fā)通報的目的和歸宿所在。要緊密結合被表彰或被批評的事件行為，以及傳達的某一重要精神或情況，透過表面現(xiàn)象，挖掘其深層含義，進而提出具有普遍指導和教育意義的希望或要求。

（七）結尾

一是制發(fā)通報的機關名稱，二是制發(fā)日期。

三、請 示

請示是下級機關向主管上級機關或業(yè)務主管部門，對某項工作或問題請求指示，要求給予答復或?qū)徍伺鷾室约罢埱髱椭鉀Q工作困難時所使用的一種公文。從日常行文情況看，常用請示這種文種的主要有以下幾種情況：

一是本機關職權范圍內(nèi)不能決定而必須經(jīng)上級主管部門批準的，以及上級主管部門明確規(guī)定必須請示批準的問題；

二是對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度不甚了解，有待上級主管部門明確答復才能辦理的問題； 三是工作中出現(xiàn)了新情況、新問題，而無章可循或者按原規(guī)定難以處理的問題；四是因事情重大，為防止處理不當，需請示上級審批的事項等。

那么，如何撰寫請示，有這么幾點要把握：

1、擬好標題。標題一般由發(fā)文單位、請示事項和文種名稱所構成。如“中共橋東區(qū)委關于召開第三次黨代表大會的請示”。其中，發(fā)文單位是“中共橋東區(qū)委”，請示事項是“關于召開第三次黨代表大會”，文種是“請示”。這份請示的標題寫得簡單明確，使人一看，就知道請示的是什么問題。

2、寫好正文。正文，要詳細、準確地寫明請示的理由，同時要提出本單位對解決這一問題的意見。但要注意文字的簡潔，以說明問題為止。對請示的問題，有的還可以提出幾個方案，供上級領導機關決策參考。所提意見要有根有據(jù)，所提幾個方案，要加以分析、比較，說明利弊以及本單位的傾向意見。如“橋東區(qū)委關于召開第三次黨代表大會的請示”，要寫明召開黨代表大會的理由，擬召開時間，區(qū)黨代表的名額分配，大會擬審議通過的事項，需要市委解決的問題等等內(nèi)容，要寫得詳細、準確，但文字要簡潔，能說明問題就行。

3、收好尾。請示的結尾，要具體提出對上級的希望和要求。提要求適當，提建議要合理，行文的語氣應當誠懇而謙和，迫切而不躁。常用語如：“妥否、請批示”、“以上意見如無不當，請批準”、“以上意見當否，請批復”、“此意見如可行，請批轉(zhuǎn)??執(zhí)行”等等。

4、請示要一文一事。不能在一份請示中，請示幾個問題，否則，不便于上級領導機關及時答復，甚至容易出現(xiàn)漏批現(xiàn)象。

5、請示和報告不要混在一起寫，請示就是請示，報告就是報告。請示雖然有報告事項的性質(zhì)，但與報告是不同的。兩者的區(qū)別在于，“請示”一般都需要上級機關答復，也就是需要上級機關表態(tài)，于是就同下行文中的批復等構成了相照應的關系；報告則是不需要上級機關答復的。需要注意的是，下級機關只能按照隸屬關系向直接的主管機關發(fā)文請示，不得向無隸屬關系的機關發(fā)文請示。因為只有具有直接隸屬關系的直接主管的上級機關，才有批復的資格和權力。如，去年，我市向國家新聞出版總署一個請求事項，想成立西柏坡出版社，起草時用的是出版局的名義，后來為提高規(guī)格，改用市委、市政府兩家的名義，市委辦公廳法規(guī)處在核文時感覺不符合行文規(guī)范要求，建議改成了發(fā)“函”，因為國家新聞出版總署不是我們的直接上級機關。另外，也不能寫多頭請示或者越級請示，否則既不便于文書處理，又不便于上級答復問題，有時容易誤事。

6、請示性文稿，要經(jīng)單位主管領導簽發(fā)后行文，如果同一件事情幾個單位聯(lián)名向上請示，所有單位要搞會簽，以示負責。在行文時用“呈”字文，并標明“簽發(fā)人”，這是有規(guī)范要求的。

四、報 告

報告，是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況和問題、提出建議以及回復上級機關的查詢或交辦事項時使用的一種陳述性公文。這個文種種類比較多，在黨政機關中常用的有專題報告、綜合報告、總結報告等。在通常情況下，下級機關應主動向上級機關寫報告，反映情況；有時，上級機關專門要求下級機關就某一個問題寫出報告。這樣，上級機關通過下級機關報上來的各種報告，可以了解情況，掌握動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題，總結經(jīng)驗。通過對下級情況的綜合分析，又可以作為制定政策，部署工作的重要依據(jù)。

建議性的專題報告必須經(jīng)過調(diào)查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分說理，言之有物，這樣才能使人信服。專題性報告速度要快、內(nèi)容要專、情況要實、篇幅要短。

寫綜合報告和總結報告，在通常情況下，這兩種報告的內(nèi)容可分為情況、經(jīng)驗、問題、今后意見幾部分。但是必須突出重點，不能眉毛胡子一把抓。同時，也必須搞好定性和定量的綜合分析，并注意各方面的關系。

由于各種報告內(nèi)容的側(cè)重點不同，在寫法上往往有所差異，但其寫作模式基本相同。大體包括這幾個部分：

1、標題。

2、報告引據(jù)。

3、報告事項。

4、結尾。我們重點就報告的正文也就是“報告引據(jù)”和“報告事項”這兩部分向大家介紹一下。報告引據(jù)是報告正文的開頭。它要用簡明扼要的語句交待出全文的主要內(nèi)容或基本情況，也可陳述有關的背景或緣由。要做到開門見山，落筆入題。然后用過渡語“現(xiàn)將有關情況報告如下”，“為此，特做如下報告”等開啟下文。

接著要寫報告事項。這部分是報告正文的主體和核心。撰寫時要緊緊圍繞行文的目的和主旨進行陳述，如是匯報工作，則應首先寫明工作的基本情況，其次寫明主要做法和成績，包括采取的辦法，措施以及由此帶來的直接效果等，最后寫明還存在什么問題以及今后的工作設想。在內(nèi)容布局上，一般將第二層次詳寫，第三層次略寫。如是反映問題，則應首選對所要反映的問題或情況作一概述。然后集中分析產(chǎn)生問題的原因，最后提出解決意見和辦法。如是答復上級機關的詢問和要求，應首先扼要敘述上級機關交辦的事項或任務，然后寫明處理的大致過程，包括采取的辦法或措施，處理中遇到的問題及需要進一步陳述的事項等，最后交代處理結果，同時征詢上級機關對處理結果的意見。

結尾和請示不同，多用“以上報告如有不妥，請指示”、“特此報告”等字樣。

五、批 復 批復，是上級機關答復下級機關請示事項時使用的一種公文。批復是直接對下級請示事項作出的答復，具有一定的指導性。雖然面不寬，但使用頻率也是比較高的。批復的正文一般由引語、主體和結尾三部分組成。

1、引語。引語是批復開始的第一段或第一名話，這是批復的根據(jù)。通常要寫清楚方面的問題：一是接到下級機關事項的日期，請示的問題或文號；二是簡要引述來文所請示的事項。一般情況下，引語只要說明下級有關請示已經(jīng)“收到”、“收悉”即可但也可以在引述來文的事項之后，表明批復者的態(tài)度。如“經(jīng)研究，同意???”或“經(jīng)研究，答復如下”成為由引語到主體的過渡語。

2、主體。這是批復的中心內(nèi)容。要根據(jù)黨和國家的方針政策、法律、法令、規(guī)章、制度和實際情況，對請示中提出的問題，作出恰當?shù)拿鞔_的答復。內(nèi)容簡單的只表明同意或不同意；應該和不應該。內(nèi)容復雜的，除表明同意或不同意的態(tài)度之外，還要說明同意或不同意的理由。也可同時指出

如何才能保證批復事項的完成，或如何防止某些問題的出現(xiàn)。

3、結尾。批復的結尾比較簡單。一般只需在正文下另起一行寫出“特此批復”、“此復”即可，不用標點符號。

批復要注意以下三點：

一是一請示，一批復。因為批復是針對下級機關請示事項的，請示本身要求一文一事。所以，批復也要一請示一批復，突出針對性。二是觀點鮮明，態(tài)度肯定。“同意”、“不同意”，“不予準許”或“緩辦”，要當行則行，當止則止，明確表態(tài)，切忌含糊其辭，模棱兩可。三是文字要簡煉。

六、會議紀要 會議紀要，是用準確而精煉的語言綜合記敘重要會議的主要精神和議定事項，要求有關方面或下級機關共同遵守和執(zhí)行的紀實性、指導性公文。會議紀要的用途主要是傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行。同時，又可以作為一個機關或單位召開重要會議時研究、議定重大事項的歷史記載。

會議紀要主要有兩種類型：

一種是某些部門或戰(zhàn)線召開工作會議所形成的工作會議紀要

另一種是黨政機關領導班子開會，集體討論研究某些重大問題所形成的例行會議紀要，如：書記辦公會議紀要、常委辦公會議紀要，等等。

撰寫工作會議紀要比撰寫例行會議紀要要求更高，難度更大。這主要是因為工作會議紀要經(jīng)過領導機關審核批準后，一般多以公文形式下發(fā)，要求有關單位執(zhí)行。

撰寫工作會議紀要，應當注意以下幾點：

1、一般來說，開頭寫會議概況和基本估計，然后轉(zhuǎn)入正文。

2、工作會議紀要的正文內(nèi)容，要根據(jù)會議的宗旨和議定的重要事項，用準確而精練的語言綜合記敘出議事要點。要求重點突出，觀點鮮明，是非分明，對有爭議的問題要表明態(tài)度。

3、撰寫工作會議紀要，提煉和概括議事要點要完整，論述和判斷要準確；要分層次、有條理的敘述，避免雜亂無章、前后矛盾。

4、文字要簡練，開門見山，不講套話、空話。

5、工作會議紀要的內(nèi)容限于會議議定的事項，會上沒有涉及的內(nèi)容不能寫上。

三、撰寫公文要注意行文關系

行文關系，是指發(fā)文機關與收文機關之間的關系。各級黨政機關、各個業(yè)務部門、各個單位的行文關系，是根據(jù)各自的隸屬關系和職權范圍確定的。在各級黨政機關及其所屬業(yè)務部門的公務活動中，理順行文關系，按照正確的行文關系發(fā)文，對正確行使自己的職權，提高工作效率有著重要意義。行文關系混亂，必然影響正常的工作程序，以致造成工作的失誤。因此，各級黨政機關及其所屬業(yè)務部門的領導同志和秘書工作人員，在制發(fā)和簽批公文時，應當按照正常的行文關系辦事，保證上下級之間、部門之間的正確行文。

正確的行文關系應當遵循以下幾條原則：

（一）下級機關應按照直接的隸屬關系行文，一般不能越級行文。如遇特殊情況或緊急事宜必須越級向上行文時，必須抄報發(fā)文機關的直接上級機關。

（二）黨委與政府之間，黨組與行政部門之間不能互相行文。

（三）黨委或政府機關各自所屬的各個業(yè)務部門在自己的職權范圍內(nèi)，可以互相行文，平行單位之間或不相隸屬的單位之間一般只能發(fā)平行文。

（四）業(yè)務上下對口的單位可以在業(yè)務管轄范圍內(nèi)互相行文；“條條”一般不對“塊塊”下指示、作規(guī)定。

（五）同級部門或單位可以聯(lián)合行文。但主辦單位要主動與有關單位協(xié)商，不得自作主張，強加于人。

（六）特殊情況下，上級機關可以越級向下級行文，同時抄送收文機關的直接上級機關。

此外，理順行文關系還應注意下面三個問題。

第一，上級業(yè)務部門可以根據(jù)本級黨政機關領導授權，答復下級黨政領導機關的請示。否則，不可隨意向下級黨政領導機關發(fā)號施令。第二，上級黨政領導機關的辦公廳（室）向下級黨政領導機關部署工作，下達通知，轉(zhuǎn)發(fā)上級指示，批轉(zhuǎn)重要規(guī)定和印發(fā)領導講話時，必須在批語或按語中注明“經(jīng)某某黨政機關或領導批準（同意）”等語，以示負責。

第三，上級機關向下級機關的重要行文，應抄報發(fā)文機關的直接上級機關