第一篇：公文發(fā)文字號編制中常見問題的探討

公文發(fā)文字號編制中常見問題的探討

概 要：發(fā)文字號是公文格式中不可缺少的組成部分，文章以《條例》、《辦法》等公文法規(guī)為依據(jù)，闡述公文發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)、格式要求，分析、糾正常見的病誤，并提出了值得研究探討的建議。

關(guān)鍵詞：公文 發(fā)文字號 規(guī)范要求 病誤分析

目前人們習(xí)慣上理解的公文可以分為兩大類：一是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體在辦理公務(wù)中形成和使用的通用公文；二是外交、軍事等領(lǐng)域使用的專用公文。本文探討的是第一類。規(guī)范的公文格式不僅有利于體現(xiàn)國家機關(guān)的權(quán)威性、嚴肅性，而且有利于提高工作效率，保證政令暢通。發(fā)文字號是公文格式中不可缺少的組成部分，《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（以下簡稱條例）、《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱辦法）和《國家行政機關(guān)公文格式》（以下簡稱格式）就發(fā)文字號的用法、格式、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定，但在實際應(yīng)用中仍然存在著不少病誤，值得探討。

一、發(fā)文字號的規(guī)范要求

（一）發(fā)文字號的構(gòu)成要素

《條例》規(guī)定：“發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號”；《辦法》規(guī)定：“發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號”。以上兩個公文法規(guī)闡明了黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團體正式公文發(fā)文字號由三個要素構(gòu)成：機關(guān)代字+年度（份）號+發(fā)文順序號。比如：閩政文〔2009〕28號這個發(fā)文字號，三個要素齊全。其中機關(guān)代字為“閩政文”，說明公文的制發(fā)機關(guān)是福建省人民政府；年度（份）號為“2009”，指的是福建省人民政府2009年制發(fā)的公文；順序號為“28”，指的是福建省人民政府2009年制發(fā)的第28號文件。

（二）各構(gòu)成要素的格式要求

1.機關(guān)代字。同一單位、同一類公文的機關(guān)代字應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，如何確定機關(guān)代字，雖沒有統(tǒng)一規(guī)定，但必須注意與名稱相近的其他機關(guān)相區(qū)別，一般不超過6個字。主要有以下幾種格式：一是僅有機關(guān)名稱代字，沒有其他附加成份。如：閩委辦〔2009〕54號、閩政辦〔2009〕3號等。其中閩委辦、閩政辦就是中共福建省委辦公廳、福建省人民政府辦公廳的代稱。二是機關(guān)名稱代字+行文方向代字。如：國發(fā)〔2000〕23號，“國”為國務(wù)院的代字，“發(fā)”表示行文方向為下行文。又如：閩委發(fā)〔2006〕21號、閩人發(fā)〔2009〕40號等也是如此。三是機關(guān)名稱代字+內(nèi)容特征代字。如：閩委干〔2009〕248號，“閩委”是福建省委的代字，而“干”則是文件的內(nèi)容特征，即干部任免方面的文件。四是機關(guān)名稱代字+文種代字+字。如：中共中央組織部《關(guān)于在黨政領(lǐng)導(dǎo)班子后備干部集中調(diào)整中加強監(jiān)督認真治理拉票行為的通知》，其發(fā)文字號為組通字〔2009〕23號。五是機關(guān)名稱代字+字。如：全國婦聯(lián)辦公廳《關(guān)于開展“春蕾計劃”實施20周年系列活動的通知》，其發(fā)文字號為婦廳字[2009]1號。

2、年度（份）號。年代應(yīng)標(biāo)全稱，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，括入六角括號“〔〕”內(nèi)。如：閩委教宣〔2009〕45號。

3、發(fā)文順序號。順序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，順序號不編虛位（即1不編為01或O01），不加“第”字。但政府機關(guān)令、政府機關(guān)負責(zé)人令，如：國務(wù)院令、國家主席令、國務(wù)院總理令等，其發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)無機關(guān)代字無年號，格式為“第+發(fā)文順序號”。而且，發(fā)文順序號不是按年度編排的，而是在發(fā)布命令（令）的政府機關(guān)或政府機關(guān)負責(zé)人的任職屆內(nèi)依次編排流水號的。此外，黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位編發(fā)的通報，其發(fā)文字號也通常采用“第+×期”的格式編制。

4、發(fā)文字號的標(biāo)識位置。發(fā)文字號屬于公文的眉首部分，標(biāo)識位置一般在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行處，用3號仿宋體字，居中排布。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。如果是上行文需要標(biāo)識簽發(fā)人姓名時，則發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空l字；如有多個簽發(fā)人，發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名同處一行，并下移紅色反線，使紅色反線與發(fā)文字號繼續(xù)保持為4mm。如果是大文頭（由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文，發(fā)文字號居中排列；小文頭（僅以發(fā)文機關(guān)名稱作發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文或平行文，發(fā)文字號移至紅色反線下靠右位置。如果采用有版頭的格式，發(fā)文字號排在版頭下方；若無版頭，則排在標(biāo)題下方右側(cè)。命令（令）的發(fā)文字號標(biāo)注在命令（令）的發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下邊緣空2行居中位置；會議紀要的發(fā)文字號置于會議紀要標(biāo)識之下、紅色反線之上正中間。聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

二、常見的病誤分析

第一，搭配虛字。如：《財政部關(guān)于人武部修建民兵訓(xùn)練基地征收耕地占用稅問題的復(fù)函》（財農(nóng)稅字〔1990〕第45號）、《濟寧職業(yè)技術(shù)學(xué)院材料、低值易耗品管理與核算實施辦法》（濟職院字〔2004〕第42號），對于篇幅要力求簡短、語言要遵循精簡性、實用性、規(guī)范性的行政公文來說，發(fā)文字號中的“字”和“第”均是沒有什么實際意義的多余字，應(yīng)該刪去，規(guī)范化的編制是：財農(nóng)稅〔1990〕45號和濟職院〔2004〕42號。

第二，要素顛倒?！稐l例》、《辦法》對發(fā)文字號的規(guī)定，實質(zhì)上也明確了機關(guān)代字、年份、序號3要素的排列順序。但個別單位在使用發(fā)文字號時，并沒有按以上指定順序排列。如：《關(guān)于耕地占用稅征收經(jīng)費問題的通知》（〔94〕財農(nóng)稅字第28號），發(fā)文字號不僅年份前移、年號不全，而且“字”、“第”多余，規(guī)范的寫法是：財農(nóng)稅〔1994〕28號；《國家土地管理局、國家工商行政管理局關(guān)于對土地價格評估機構(gòu)進行登記管理有關(guān)問題的通知》（[1995]國土[籍]字第10號），發(fā)文字號規(guī)范的寫法應(yīng)是：國土〔1995〕10號。

第三，年號不全。這類病誤現(xiàn)在很少，早期如：《財政部關(guān)于農(nóng)業(yè)特產(chǎn)稅征收具體事項的通知》（〔94〕財農(nóng)稅字第7號），這里的“〔94〕”是指1994年度。若經(jīng)過1個世紀或更長一時間些，就有可能把“〔94〕”理解為公元2094年或2194年，年號不全無疑會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)碼全稱標(biāo)寫〔1994〕。

第四，錯用括號。如：×政（2004）6號、×政［2004］12號，這里的年份所用的括號“（）”、“［］”均是錯誤的。規(guī)范的用法應(yīng)是六角括號“〔〕”，如：×政辦〔2009〕8號。六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當(dāng)引用公文時，標(biāo)題后面的發(fā)文字號要用圓括號“（）”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。

第五，亂設(shè)虛位。如：《關(guān)于調(diào)整鞍山市最低工資標(biāo)準(zhǔn)的通知》（鞍政發(fā)〔2006〕027號），這里的“027號”應(yīng)改為“27號”；《關(guān)于第十七屆省農(nóng)村醫(yī)學(xué)暨鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院管理學(xué)術(shù)會議征文的通知》（浙農(nóng)衛(wèi)協(xié)字〔2009〕第02號），這里不但“字”、“第”多余，而且亂設(shè)虛位，規(guī)范的寫法應(yīng)是：浙農(nóng)衛(wèi)協(xié)〔2009〕2號。

第六，字體字號不標(biāo)準(zhǔn)?！陡袷健芬?guī)定：發(fā)文字號，用3號仿宋體字。發(fā)文字號應(yīng)該與正文的字體字號相同，而有的字號小于3號、有的用宋體、有的用楷體、也有的用黑體，這些都不符合規(guī)范要求。

第七，聯(lián)合行文多編文號。幾個平行機關(guān)為某一有關(guān)事項聯(lián)合行文，將所有聯(lián)合單位的發(fā)文字號并列，這是不對的，按規(guī)定，聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。如：《中共湖南省委辦公廳、湖南省人民政府辦公廳關(guān)于貫徹落實中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于進一步精簡會議和文件的意見》（湘辦發(fā)[2002]1號），就只標(biāo)中共湖南省委辦公廳的發(fā)文字號。

第八，發(fā)文字號與公文編號混為一談。這一問題多出現(xiàn)在教科書中，如：某函授大學(xué)編著的《中國實用文體大全》、某師范大學(xué)出版社出版的《公文寫作教程》等都把公文編號解釋為“一般包括機關(guān)代字、年度、順序號”，把公文編號混同于發(fā)文字號。《格式》明確規(guī)定：“公文份數(shù)序號（公文編號）是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號”。并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號，《辦法》規(guī)定帶有密級的公文要編制份數(shù)序號，如果發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如：國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。編制份數(shù)序號的目的是為了準(zhǔn)確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象，當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失，發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。《格式》規(guī)定編制份數(shù)序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對編幾位未作規(guī)定。一般來說，應(yīng)根據(jù)公文的份數(shù)來決定編幾位，但至少應(yīng)不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l(fā)”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。

公文編號與發(fā)文字號還有兩大區(qū)別：一是寫法上的區(qū)別。公文編號的寫法，如：“000××”，位置標(biāo)于文件左上角。而發(fā)文字號的寫法如“閩政文〔2009〕48號”，即福建省人民政府2009年發(fā)的第48號文件。二是標(biāo)注位置的區(qū)別。公文編號（公文份數(shù)序號）用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。而發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭的下行文，居中排列；小文頭的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時，發(fā)文字號移至左邊，左空1字（紅色反線上方4mm處）。

三、建議

第一，同一性質(zhì)的機關(guān)、單位，發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)應(yīng)統(tǒng)一。目前存在不統(tǒng)一的現(xiàn)象，給識別帶來一定的麻煩，比如：中共福建省委辦公廳和中共湖南省委辦公廳，發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)分別為“閩委辦〔××××〕×號”和“湘辦發(fā)〔××××〕×號”；中共福建省委教育工委辦公室和中共陜西省委教育工委辦公室，發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)分別為“閩委教辦〔××××〕×號”和“陜教工辦〔××××〕×號”。類似的情況，市、縣以下更是五花八門，從公文制作的規(guī)范化和科學(xué)化來說，還是統(tǒng)一起來為好。

第二，發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)中可以不要具體承辦公文部門的代字?，F(xiàn)在很多廳級機關(guān)的文件，其發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)中常帶有承辦公文部門的代字。如：“×教高〔2009〕105號”這一發(fā)文字號，其中的“×教”為某?。▍^(qū)）教育廳的簡稱，“高”為該教育廳的職能部門高教處的簡稱。如此編制發(fā)文字號，如文件頭為“×省教育廳高教處文件”，落款也為“×省教育廳高教處”，則無可非議（高教處也不能對外發(fā)文）。問題在于文件頭為“×省教育廳文件”，落款也為“某省教育廳”，而發(fā)文字號為“×教高〔2009〕105號”，這就顯得有點矛盾了。既然主題詞和文件標(biāo)題中都有文件內(nèi)容特征的詞語，那么發(fā)文字號的結(jié)構(gòu)中就可以不要具體承辦公文部門的代字，這樣既簡化發(fā)文字號，也不影響到文件的統(tǒng)計和歸類。

四、結(jié)束語

公文處理的規(guī)范化和科學(xué)化，需要從每一個細小環(huán)節(jié)做起，包括規(guī)范公文的發(fā)文字號。從事公文處理工作的人員要認真學(xué)習(xí)《條例》、《辦法》、《格式》等有關(guān)文件，據(jù)其精神和本單位實際，建立和完善行文的有關(guān)規(guī)章制度，不斷提高機關(guān)、企事業(yè)單位的辦文質(zhì)量。

參考文獻

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<<國家行政機關(guān)公文處理辦法>>（2001年1月1日施行）、《國家行政機關(guān)公文格式）（GB／T9704—1999）就“發(fā)文字號” 的用法、格式、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定。但是，“發(fā)文字號”在實際應(yīng)用中仍然存在一些不規(guī)范的現(xiàn)象和問題，概括起來，主要有以下八個方面。

“X政字“x發(fā)字

一、搭配虛字。如：（20023 第2號”、〔2002] 第35號”，這里的“字”“第”均是沒有任何實際意義的多余字，應(yīng)刪去。規(guī)范化的用法是：“皖政〔2002〕2號”（即安徽省人民政府2002年度發(fā)的第2號文件）、“皖發(fā)〔2002〕 35號”（即中共安徽省委2002年度發(fā)的第35號文件）。

二、要素顛倒。<<國家行政機關(guān)公文處理辦法>>第三章第十條第四款已明確規(guī)定：“發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號”，實質(zhì)上等于指定了“機關(guān)代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個別地方和單位在使用“發(fā)文字號”時，并沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“（76）榕銀農(nóng)字第85號”，這一“發(fā)文字號”，不僅年號不全、“字”“第”

多余、“括號”用錯，而且年份前移，是錯誤的。規(guī)范化的用法應(yīng)是“榕銀農(nóng)〔1976〕85號”。

“x政秘(86）6號”，三、年號不全。如“x政發(fā)〔97〕8號”、這里的“(97)”“〔86]”是指1997年度。1986年度。雖然，在甘、甘一世紀里，“（97）”、“ [86]”可理解為1997年、1986年，如若事過幾個世紀或時間更長一些，為什么不可把“〔97]”理解為公元97年、997年、1697年、2097年呢？年號不全會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應(yīng)該寫全稱〔1997]〔1986]，這也是（國家行政機關(guān)公文格式）之規(guī)定：“年份應(yīng)標(biāo)全稱”。

四、錯用括號。如“X政辦（2002）8號”、“x政辦（2002）8號”，這里的年份所用的括號“（）”、“（）”均是錯誤的。規(guī)范的用法應(yīng)是六角括號“[]”，如“X政辦〔2002〕8號”。

五、亂設(shè)虛位。發(fā)文字號中的“發(fā)文序號” 常出現(xiàn)虛位，如“x政秘〔2002）008號”，這“序里的“008號”應(yīng)改為“8號”?！秶倚姓C關(guān)公文格式>>（GBT9704一1999）已明確規(guī)定：號不編虛位（即豆不編為001）”。

六、擺放有誤。常見錯誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當(dāng)，不是過高、就是過低。就發(fā)文字號的擺放問題，（國家行政機關(guān)公文格式）附件的（條文釋義）中講的非常明確和具體；發(fā)文字號的位置，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，發(fā)文字號與紅色反線（即文件版頭上的一條紅色橫線）之間間隔4mm（發(fā)文機關(guān)標(biāo)識與紅色反線之間的距離是3行位置，而發(fā)文字號應(yīng)標(biāo)在第3行，不要緊貼紅色反線）。發(fā)文字號一般應(yīng)居中排列。其實，發(fā)文字號的擺放有三種不同類型：①有發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機關(guān)標(biāo)識（俗稱大文頭）的下行文，發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識之下、紅色反線上方，4mm處居中擺放（如上規(guī)定）；②上行文（上報的公文）需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時，發(fā)文字號移到左邊，左空貝字（上下擺放位置，如上規(guī)定在紅色反線上方“只用發(fā)文機關(guān)名稱作發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的公文，4mm處），簽發(fā)人姓名居右安排，右空1字；③發(fā)文字號一般標(biāo)注在橫線（紅色反線）之下，公文標(biāo)題之上的右側(cè)”（見2001年1月1日起施行的（安徽省行政機關(guān)公文處理實施細則）第三章公文格式第十一條第四款）。

七、字體字號不標(biāo)準(zhǔn)。<<國家行政機關(guān)公文格式>>規(guī)定：發(fā)文字號，用3號仿宋體字。而有的字號小于3號；字體，有的用小標(biāo)來體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。

八、與“公文編號”混為一談。這一問題多出現(xiàn)在教課書中，如某函授大學(xué)編著的<<中國實用文體大全>>、某師范大學(xué)出版社出版的<<公文寫作教程>>、近年新出版的某函授大學(xué)教材<<應(yīng)用文寫作>>、某省委黨校系統(tǒng)干部中專教材<<語文>>等都把“公文編號”解釋為“一般包括機關(guān)代字、年度、順序號”，把“公文編號”混同于“發(fā)文字號”。

“公文編號”與“發(fā)文字號”是兩個不同的概念。“公文編號” 也叫文件編號，“是一份文件<<國家行政機關(guān)公文格式>>總印數(shù)的次序號”《實用公文詞典>>陜酉人民教育出版社出版），（GB／T9704—1999）闡述更明確：“公文份數(shù)序號（公文編號）是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號”。而“發(fā)文字號”是“由發(fā)文機關(guān)代字，年份和序號組成”。除此之外，“公文編號”與“發(fā)文字號”還有兩大區(qū)別：①寫法上的區(qū)別?！肮木幪枴?的寫法過去是“NO．00018”，現(xiàn)為“00018”，位置標(biāo)于文件左上角。而“發(fā)文字號” 寫法是：“國發(fā)〔1991〕2號”即國務(wù)院1991年發(fā)的第2號文件。②標(biāo)注位置的區(qū)別?！肮木幪枺ü姆輸?shù)序號）用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識在版心左上角第1行〔所謂版心：即公文印刷用紙除去天頭（上白邊）、訂口（左白邊）、右白邊、下白邊，余下的可排印文字的部分〕。而“發(fā)文字號”，在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭（有發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”二字組成發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文，居中排列；小文頭（僅以發(fā)文機關(guān)名稱作發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的文頭）的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文，需標(biāo)識簽發(fā)人姓名時，發(fā)文字號移至左邊，左空1字（紅色反線上方4mm處）。

<<國家行政機關(guān)公文處理辦法>>已進行多次修訂和完善，并制定了（國家行政機關(guān)公文格式》國家執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)（GB／T9704—1999），我們在編印教材和公文實際應(yīng)用中，就應(yīng)該嚴格按<<辦法>>和國家執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，這樣才能促進國家行政機關(guān)公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

第二篇：公文寫作中常見問題

公文寫作中常見問題

（一）文種使用不規(guī)范

一是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種

使用。不能作為文種使用的有 “規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點”、“細則”這些既不

是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二是錯用文種。有的該用“請示” 的，卻用了“報告”，而該用“報告” 的反而用的是“請示”；有的該用“函” 的卻

用“通知”。

三是文種并用。指兩種法定公文文種在標(biāo)題中同時使

用，除比較常見的“關(guān)于……請示報告”外，還有“關(guān)于…

請示函”、“關(guān)于…決定（批復(fù)）的通知（通報、決議）”等。

（二）公文結(jié)構(gòu)上的不規(guī)范

一是結(jié)構(gòu)不嚴。

二是層次混亂。

三是段落組織松散無力。

四是過渡脫節(jié)。

五是層次段落重疊交叉

（三）公文格式不規(guī)范

標(biāo)點符號使用不規(guī)范。如“關(guān)于印發(fā)《xx同志在XX會議上講話》的通知”、關(guān)于印發(fā)《安徽電信備品備件管理體系建設(shè)實施意見》的通知”，以上兩例中的“<<>>”符號都不應(yīng)該使用，公文處理辦法明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號”。

（四）公文標(biāo)題不規(guī)范

標(biāo)題用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關(guān)于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉(zhuǎn)法”三種技術(shù)處理辦法。

（五）語言、語法不規(guī)范

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓號和點號。引用文號格式不對。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。如，“據(jù)×辦〔2003〕12號文《關(guān)于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂。一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱?！俺瓐蟆爆F(xiàn)象依然存在。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。公文中的數(shù)字使用不正確。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

附件標(biāo)注不符合規(guī)定。附件是公文的有機組成部分，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標(biāo)識、附件序號使用漢語數(shù)字標(biāo)識，附件名稱后加標(biāo)點符號等毛病。語言啰嗦，常有口語化的現(xiàn)象。公文的語體特點：準(zhǔn)確、簡要、規(guī)范、莊重。

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。主要有成分殘缺、成分多

余、搭配不當(dāng)、語序不當(dāng)?shù)让　?/p>

用詞不當(dāng)。主要有詞義誤用、生造詞語、詞語使用不當(dāng)?shù)让　?/p>

第三篇：公文格式中常見問題解析

公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

(一)發(fā)文字號標(biāo)注不規(guī)范。有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“??”。對于字號和字體，有的用小3號；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。有些公文序號出現(xiàn)編虛位（即001），“××文?2008?001號”等不規(guī)范格式。

(二)文種使用不當(dāng)。文種是指國家行政機關(guān)公文的種類。2001年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確公文種類有13類，即：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。即各單位產(chǎn)生的公文不應(yīng)該出現(xiàn)這13類公文以外的文種，錯用文種不僅使公文失去應(yīng)有的嚴肅性，還嚴重影響行文的作用和效率。文種方面存在的問題主要有三個方面：一是生造文種。比如《關(guān)于解決辦公用房的申請》。很顯然，申請不是規(guī)范的文種，因此應(yīng)改成“請示”。二是混用文種。如《××局關(guān)于購買辦公設(shè)備經(jīng)費的請示報告》，將“請示”和“報告”兩種文種混用。三是錯用文種。最常見的錯誤是該用“請示” 的用了“報告” 該用“報告” 的用了“請示”，“請示”和“報告”是有嚴格區(qū)別的：“請示”是辦件，是需要批復(fù)的；“報告”是閱件，不需要批復(fù)。如果錯把“請示”用成了“報告”，會導(dǎo)致請示的事項得不到及時答復(fù)或得不到答復(fù)，從而影響了事情的辦理。

(三)公文標(biāo)題不規(guī)范。常見的問題：一是字體字號不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的；有用二號字的，也有用小二號字的?！秶倚姓C關(guān)公文格式》中規(guī)定公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書名號等標(biāo)點符號，規(guī)范的做法是除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題中一般不加書名號。三是標(biāo)題冗長繁瑣。“事由”概括得不簡要，轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性文件，標(biāo)題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，一個詞組套一個詞組。四是回行時詞意不完整，排列不對稱，間距不恰當(dāng)。

(四)引用文號不規(guī)范。比如先引文號后引標(biāo)題，有的只引文號不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號。例如，“根據(jù)×××發(fā)?2008?1號文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號的方法不符合規(guī)定，正確的引用方式應(yīng)為“根據(jù)市政府《關(guān)于×××的通知》（×××發(fā)?2008?1號）”。

(五)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒臵；二是層次跳躍，或在“

（一）”“(1)”后加頓號，寫成“

（一）、”或“(1)、”等。

(六)成文日期標(biāo)識不規(guī)范。常出現(xiàn)的問題：一是標(biāo)注位臵距正文太遠或太近，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文。成文日期與正文的距離要根據(jù)印章的大小而定，標(biāo)準(zhǔn)是印章

蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把擬文日期作為成文日期。三是把修改日期或送簽日期作為成文日期。四是聯(lián)合行文主辦機關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。成文日期應(yīng)以單位負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文的以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期使用漢字并標(biāo)全年、月、日。

(七)印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文負責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用。常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象有：一是無印章。二是印章加蓋歪斜。三是印章未居中下壓成文時間。四是印章蓋在正文上或距正文太遠。印章正確的加蓋位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期，要排列整齊，互不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一

個或兩個印章，要居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

(八)附件標(biāo)注不規(guī)范。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識，附件名稱后不加標(biāo)點。常見的問題：一是沒有與正文空開一行。二是在附件名稱后加分號或句號等標(biāo)點附號。三是附件標(biāo)注的順序與附件的順序不一致，沒有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。四是附件標(biāo)注回行時頂行寫，正確的寫法是與附件序號后的文字對齊。五是附件不全，或標(biāo)注了附件但沒有一并報送。

(九)附注標(biāo)注不規(guī)范。公文如有需要說明的事項要標(biāo)識附注，如請示需標(biāo)識聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見的問題是請示沒有標(biāo)識附注，或者是附注標(biāo)識的位臵不規(guī)范。聯(lián)系人和聯(lián)系電話標(biāo)注位臵應(yīng)在落款和版記之間的適當(dāng)位臵，空兩格加括號，中間用分號隔開。

(十)版記不規(guī)范。一是沒有版記。二是版記位臵不對。三是主題詞字體不對，主題詞、詞目均用黑體，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標(biāo)宋體3號字體，詞目間空一字。四是抄送機關(guān)標(biāo)識不規(guī)范，常見的問題是將“抄報”和“抄送”分開，而不是統(tǒng)一為“抄送”，再有就是最后一個抄送機關(guān)不標(biāo)句號。抄送機關(guān)之間應(yīng)用逗號分開，最后一個抄送機關(guān)應(yīng)標(biāo)句號。五是印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注不對，印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在抄送機關(guān)之下，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位將二者左右頂格，有的空格太多。

(十一)沒有代擬稿。凡需要以政府辦名義上報下發(fā)文件的請示，一定要有代擬稿，有些單位沒有代擬稿，有些單位擬好了稿不與請示一并上報。

(十二)公文中有錯字、漏字、別字等硬傷。

第四篇：公文處理中的常見問題

公文處理中的常見問題

一、公文眉首

（一）發(fā)文字號中的六角符號“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未標(biāo)識簽發(fā)人；簽發(fā)人名字的字體使用不規(guī)范(應(yīng)該用3號楷體)。

（三）上行文發(fā)文字號和簽發(fā)人排版不規(guī)范（發(fā)文字號應(yīng)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字）

二、公文主體

（一）公文標(biāo)題

1、標(biāo)題與版心紅線間距不夠（標(biāo)題與版心紅線之間應(yīng)空2行）。2.字體使用不規(guī)范（應(yīng)用2號小標(biāo)宋體。由于目前計算機字庫無此字號，可用2號宋體加粗代替）。

3.標(biāo)題濫用符號（公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號《》外，一般不用標(biāo)點符號）。

4.標(biāo)題多行時，分行不規(guī)范（標(biāo)題需要分行時，有整體意義的詞語不能分開）。

5.文種運用不規(guī)范。請示和報告混用、請示和函混用、亂用文種等等。常見錯誤有：

（1）缺文種，如《關(guān)于申請召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協(xié)調(diào)會》。

（2）生造文種，如《關(guān)于召開楊柳220千伏輸電線路改造工程施工協(xié)調(diào)會的請示報告》。

（3）“請示”和“報告”混浠。

“請示”適用范圍：①明文規(guī)定必須上報請上級機關(guān)審核批準(zhǔn)才能辦理的事項；②遇到新情況新問題，但又無明確規(guī)定和依據(jù)，需上級明確指示后才能解決的事項；③對現(xiàn)行政策法規(guī)不甚了解或因特殊情況而難于執(zhí)行，有待上級明確答復(fù)才能執(zhí)行的事項；④有意見分歧，待上級裁定才能辦理的事項；⑤請示應(yīng)一事一請，不能多事一請。

“報告”適用范圍：①制度要求和明文規(guī)定必須向上級匯報本單位工作進展不須上級答復(fù)的月報、季報、年報等；②答復(fù)上級機關(guān)的詢問或匯報上級機關(guān)批辦文件及其他事項的結(jié)果；③向上級反映工作動態(tài)或貫徹上級要求情況；④向上級機關(guān)提出建議和意見、設(shè)想等（但不要夾帶請示）。

6.轉(zhuǎn)發(fā)公文標(biāo)題累贅、冗長?？刹捎弥苯愚D(zhuǎn)發(fā)最上一級文件等辦法，避免相同詞語在標(biāo)題中重復(fù)出現(xiàn)。

轉(zhuǎn)發(fā)文標(biāo)題簡化法：①直接轉(zhuǎn)發(fā)原發(fā)文件，要把內(nèi)容交待清楚（現(xiàn)在比較側(cè)重用這個方法）；②概括轉(zhuǎn)發(fā)；③借用轉(zhuǎn)發(fā)：如《公司關(guān)于任命×××同志為××公司副總經(jīng)理的通知》轉(zhuǎn)發(fā)標(biāo)題為《轉(zhuǎn)發(fā)公司關(guān)于×××同志任職的通知》。

轉(zhuǎn)發(fā)類文件應(yīng)注意幾點：①多級轉(zhuǎn)的文件，各個上級有關(guān)指示和要求，要在轉(zhuǎn)發(fā)文件的正文加以說明，如果不加說明，就要將各個上級機關(guān)的轉(zhuǎn)發(fā)文件一并印發(fā)；②轉(zhuǎn)發(fā)性文件的文種，除被轉(zhuǎn)發(fā)文件的文種是“通知”時，文種可以省略外，其他文種要保留一級。

7.注意轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、頒布的區(qū)別?！稗D(zhuǎn)發(fā)”是上級或外單位須共同執(zhí)行的文件；“印發(fā)”是本機關(guān)內(nèi)執(zhí)行的文件，要經(jīng)過蓋章、印制的過程；“頒布”是公布，一般指政府機關(guān)或人民團體將其研擬的法令規(guī)章、行政措施等依法公布周知。印發(fā)比頒布多蓋印或印制的過程。

（二）主送單位

1．主送單位與標(biāo)題間距過寬（主送單位與標(biāo)題之間應(yīng)空1行）。2.字體不規(guī)范（應(yīng)用3號仿宋體字標(biāo)識，不加粗）。

3.上行文出現(xiàn)多個主送單位現(xiàn)象（上行文主送單位應(yīng)只有一個）。

（三）公文正文

1.字體使用不規(guī)范（應(yīng)用3號仿宋字體，根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》GB/T 9704-1999 規(guī)定,正文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體或黑體字。注意不要加粗）。

2.行間距、字間距不規(guī)范（一般每一頁為22行，每行為28個

字）。

3.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)不規(guī)范。根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)〔2000〕23號）規(guī)定，應(yīng)為：第一層 “

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未標(biāo)“附件”，標(biāo)識位置和字體不規(guī)范。

（1）公文如有附件，應(yīng)在正文下空一行，左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，附件名稱后不用標(biāo)點符號，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名稱回行時與上行首字對齊。

2．附件標(biāo)識不規(guī)范，正文列出的附件標(biāo)題與附件的標(biāo)題不一致。（1）附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，其后不加冒號，且附件標(biāo)題應(yīng)在下一行居中；有序號時標(biāo)識序號，序號后不加冒號。

（2）附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。

（3）附件是文件的可標(biāo)發(fā)文字號，也可標(biāo)注公文標(biāo)題。（4）轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)類公文，因轉(zhuǎn)印公文標(biāo)題及內(nèi)容已有說明，一律不再標(biāo)注為附件。如附件只送主送單位，應(yīng)注明“抄送無附件”。

3.關(guān)于附件的其他不規(guī)范

（1）附件是掃描件時，文件傾斜未調(diào)整、文件有黑邊及色差未處理、橫豎頁未調(diào)整；

（2）多個附件時不整合；附件未與正文一起編頁號，如正文有2頁，附件應(yīng)從第3頁開始編頁號（掃描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

2.成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字；“零”要寫為“○”。成文日期上方不署發(fā)文單位名稱。

3.單一單位制發(fā)的公文，成文日期右空4個字；兩個單位聯(lián)合發(fā)文，成文日期可適當(dāng)向左調(diào)整，盡量使兩個單位的印章都能下壓成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．會議紀要不加蓋印章。

（七）附注

上行文（如請示）應(yīng)在附注中告知聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話。[其標(biāo)識方法為：在成文日期下1行用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)出，如（聯(lián)系人：××××××，聯(lián)系電話：×××××××）]。

三、版記

（一）主題詞

1.“主題詞”三字應(yīng)用3號黑體字，居左頂格，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字（由于目前計算機字庫無此字號，可用3號宋體加粗代替），詞目之間空一字。

2.主題詞應(yīng)按公文主題詞表的詞匯標(biāo)注，一般不超過五個詞匯。3.主題詞文種應(yīng)與標(biāo)題文種一致。

（二）抄送單位

1.“抄送”字體為3號仿宋字，后標(biāo)全角冒號, 左右應(yīng)各空一個字；抄送單位間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標(biāo)句號。如主送單位移至主題詞之下，其標(biāo)識方法與抄送單位的標(biāo)識一樣。

2.抄送單位要分好層次，同層次的用頓號隔開，不同層次的用逗號隔開，抄送末尾標(biāo)句號。單位名稱一般按系統(tǒng)先外后內(nèi)、先大后小，最后標(biāo)注單位內(nèi)部部門名稱。

3.抄送應(yīng)注意的問題

（1）上行文不能抄送下級單位;（2）密級很高的文件，要嚴格控制抄送范圍；（3）越級請示件要抄送被越過的上級機關(guān)；

（4）向下級的重要行文要抄送直接上級機關(guān)；（5）遵循先黨后政，先外后內(nèi)，先上級后下級的原則；（6）聯(lián)合發(fā)文或主送中已有的機關(guān)，不要在抄送欄中一一羅列。

（三）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機關(guān)應(yīng)該左空一個字，印發(fā)日期應(yīng)該右空一個字。印發(fā)日期以最后一個領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

（四）頁碼

1.頁碼應(yīng)該用4號半角白體，頁碼兩邊各有一條4號一字線；單頁碼位于右下角居右空一個字，雙頁碼位于左下角居左空一個字。

2.除掃描件外,一份公文統(tǒng)一一個流水頁碼。

四、其他注意事項

（一）公文中必須使用國家法定的計量單位。

（二）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（三）公司和分公司不得聯(lián)合行文。

（四）引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號，如“根據(jù)《關(guān)于×××××××的通知》（桂電辦〔2011〕×號）要求??”；使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫。

（五）上行文應(yīng)按國家行政機關(guān)公文格式版面設(shè)置。對掃描的附件要設(shè)置好版面，文件太大時，要進行壓縮。當(dāng)附件同時出現(xiàn)word文檔或電子表格時，應(yīng)合成一個文檔。一個附件應(yīng)一個文件名。

（六）文件一般使用A4紙，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要規(guī)范,不能存在跳頁、公文修改痕跡未消除等現(xiàn)象。

（八）當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

第五篇：公文寫作中常見問題及解決辦法

公文寫作中常見問題及解決辦法

今天主要想和大家從公文的文面結(jié)構(gòu)、容易用錯和寫錯的字、標(biāo)題寫作中一些常見問題的處理、公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)的規(guī)范、數(shù)字運用的規(guī)范、字體和字數(shù)的規(guī)范、標(biāo)點符號的運用、公文用印、主題詞的提煉、版記標(biāo)識等十個方面就公文寫作中的常見問題和解決辦法進行學(xué)習(xí)和探討，目的在于進一步提高我們公文寫作和處理的能力，促進公文寫作和處理的進一步規(guī)范。

一、公文的文面結(jié)構(gòu)主要有哪些要素？

公文的文面結(jié)構(gòu)即公文格式問題，是公文規(guī)范性的重要體現(xiàn)。按照中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的通知（中辦發(fā)[2012]14號）規(guī)定，由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、引發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼，共18種要素組成。

主要的要素有八個方面：即版頭、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)（落款）、成文日期。

（一）版頭

（1）“紅頭文件”。文件的首頁上端，印有“×××文件”字樣的紅色大字。政府公文版頭下面有一道紅線，黨的公文在紅線中間另加一紅五星。

（2）“白頭文件”。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的講話等文字材料。

（二）發(fā)文字號

由機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。

發(fā)文機關(guān)代字 + 〔年份〕+ 發(fā)文順序號

機關(guān)代字是發(fā)文機關(guān)的簡化代稱，一經(jīng)確定，不得隨意改動。年份用公元紀年標(biāo)記，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并用六角方括號括住。位置居中略下（縱向）或左下。順序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“58號”。寫作“第58號”或“058號”均不規(guī)范。

（三）標(biāo)題

由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。

機關(guān)名稱 +（關(guān)于）事由 +（的）文種

如：中共政協(xié)西安市委員會黨組關(guān)于召開政協(xié)西安市

第十三屆委員會第一次會議有關(guān)問題的請示 政協(xié)西安市委員會辦公廳關(guān)于報送《關(guān)于我市

節(jié)能減排工作情況調(diào)查報告》的函

（四）主送機關(guān)

公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。

如：政協(xié)西安市委員會 或 西安市政協(xié) 或 市政協(xié)

中國國民黨西安市委員會 或 民革西安市委員會

或 市民革

頂格，后加冒號。少數(shù)直接面向社會或全體的文件可省略主送機關(guān)。

該要素要注意主送機關(guān)之間的排列順序和標(biāo)點符號的使用。從系統(tǒng)的角度說，應(yīng)按黨→政→軍→群的順序排列，四大班子排序應(yīng)為：黨委、人大、政府、政協(xié)；從級別的角度說，應(yīng)按由高至低的順序排列。不同系統(tǒng)、不同級別的主送機關(guān)之間用逗號隔開；同一系統(tǒng)、同一級別的主送機關(guān)之間用頓號隔開。如：以市委或市委辦向下行文，主送機關(guān)為“各區(qū)縣黨委，市委各部委，市直機關(guān)各單位，各人民團體黨委（黨組）。各主送機關(guān)間用逗號而不是用頓號隔開，是因為它們雖處于同一級別但分屬于不同系統(tǒng)。

當(dāng)公文的主送機關(guān)為平級機關(guān)時，可按公文的內(nèi)容與主送機關(guān)關(guān)系的密切程度安排先后順序。

（五）正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

排印正文時，標(biāo)點符號應(yīng)尾隨文后，即點號不能打頭，標(biāo)號不要拆開。數(shù)字、年份也不能拆開回行。

（六）附件、附件說明和附注

附件即公文正文的說、補充或者參考資料；附件說明即公文附件的順序號和名稱；附注即公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

附件寫在正文下，空一行，左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識。格式為：

附件：序號 + 標(biāo)題 + 件數(shù)（新規(guī)定沒有件數(shù)）

如：

1、市政協(xié)調(diào)研組人員名單 1件

2、調(diào)查表（表

一、表

二、表三）3件

附件的標(biāo)題不加書名號，標(biāo)題與件數(shù)空一字距，其末尾不加標(biāo)點符號。如果寫作“附件如文”、“附件×份”是錯誤的。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件（或帶序號）。

附件不是“副件”，有的對正件起說明、解釋和證實作用，有的則用于向上級機關(guān)報送或向下級機關(guān)批轉(zhuǎn)的附件，此類 4 附件實際是主件。

（七）發(fā)文機關(guān)（落款）

署發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

黨的文件一般寫落款，并必須寫全稱；政府機關(guān)僅以版頭和印章為標(biāo)志，不寫落款。

（八）成文日期

署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人簽發(fā)的日期。

會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或者在正文最后專門規(guī)定具體生效和開始執(zhí)行的日期。特殊情況署印發(fā)日期，如電報。

發(fā)文日期必須寫明年、月、日。政府公文用漢字，黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字。

二、容易用錯寫錯的字詞如何區(qū)辨？

（一）“二”與“兩”

使用“二”的地方：

1、自然數(shù)。

2、序數(shù)、小數(shù)、分數(shù)。

使用“兩”的地方：

1、一位數(shù)的基數(shù)。如“兩臺機器”。

2、概數(shù)。如“三兩天”。

（二）“倍”的運用

“倍”雖是一個比較簡單的詞，但在公文寫作中誤用的情況卻是多見的。一是與“增加了”合用時的誤用。“增加了”是在原數(shù)基礎(chǔ)上，向上增加若干個原數(shù)。二是與“增加到”合用時的誤用?！霸黾拥健笔前ǖ讛?shù)，指增加后的總數(shù)。三是把“倍”用在降低、減少上。如有的公文中出現(xiàn)“降低×倍”或“減少×倍”的提法，這是不妥的。因為“倍”只能用于增加，不能用于降低或減少。如果用于減少，就應(yīng)該加“負”字。

（三）“以上”與“以下”的運用

“以上”、“以下”等詞與前面的數(shù)字連用，這種表達方法的數(shù)目概念，習(xí)慣上應(yīng)包括前面的本數(shù)在內(nèi)，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不應(yīng)把本數(shù)排除在外。但是，為了使界限的劃分清晰準(zhǔn)確，應(yīng)注明本數(shù)是否包含在內(nèi)。如：“十四歲、十四歲以上兒童不得入內(nèi)。”或“十四歲以下（包括十四歲在內(nèi)）兒童不得入內(nèi)?！?/p>

（四）“制定”與“制訂”的運用

“制定”即制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場合，以制定黨和國家的路線、方針、政策、法律和法令等，如：“黨的第十八次代表大會，為我們制定了全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標(biāo)”

“制訂”即制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。如：辦公廳相繼制訂了全委會工作規(guī)則、常委會工作 規(guī)則等會議工作制度。”

（五）“物質(zhì)”與“物資”的運用

“物質(zhì)”即能觸及、能見到的客觀存在的東西。多用于哲學(xué)和物理學(xué)上的抽象概念。

“物資”即指具體的財物資源。

（六）“需要”與“須要”的運用

“需要”是對“缺乏”而言，還有“要求”的意思。詞性為及物動詞，后可帶賓語。

“須要”即說明“應(yīng)當(dāng)”、“必須”的意思。詞性為能愿動詞，修飾限制動詞。

（七）“權(quán)力”與“權(quán)利”的運用

“權(quán)力”即可以管轄、統(tǒng)治、支配別人的權(quán)柄，受其管轄者必須服從。

“權(quán)利”即指一定的人被規(guī)定賦予的可以享受的權(quán)益。如：“公民有監(jiān)督公共權(quán)力正確行使的權(quán)利?！?/p>

（八）“截止”與“截至”的運用

“截止”即到期停止。

“截至”即到……為止。

（九）“違反”與“違犯”的運用

“違反”即不遵照，反著方向做。

“違犯”即違背，觸犯。

（十）“以至”與“以致”的運用

“以至”即到，直到。用于時間、數(shù)量、范圍的延伸或擴 大。

“以致”即由此而造成，用于下半句的開頭，表示結(jié)果。

（十一）“象”與“像”的運用

在公文寫作中重點要注意，當(dāng)“像”作為比喻詞或作為其它系動詞時不能寫作“象”。

（十二）“的”、“地”、“得”的運用

“的”、“地”、“得”是結(jié)構(gòu)助詞，在口語里都念“de”。

“的”用在名詞前，是定語的標(biāo)志?！暗摹庇袝r是語氣助詞。（如何辨別？

1、去“的”意不變，為助詞，反之為“的”字結(jié)構(gòu)。

2、“的”字結(jié)構(gòu)后邊都可以加名詞，而助詞則不能加。

“地”用在動詞前、形容詞后，是狀語的標(biāo)志；

“得”用在動詞后、形容詞前，是補語的標(biāo)志，回答“怎么樣”的問題。例如，這一仗，同志們打得勇敢、打得頑強、打得漂亮。

圖例：這樣的表示方法，可以幫助我們清晰地看出，那些是句子的主干，那些是枝葉，主干和枝葉怎樣搭配。一般情況下，用“=”表示主語，用“—”表示謂語，用“彎曲”的線表示賓語，用“（）”表示定語，用“{ }” 表示狀語，用“【】”表示補語。

這些，我只是從一般的情況講的。其實，字可以作句子成分，詞和詞組可以作句子成分，句子也可以作句子成分。如名詞不僅可以作主語，還可以作賓語、定語。動詞不僅可以作謂語，在一定的條件下還可以作主語和賓語。聯(lián)合詞組（兩個或幾個并列的詞）六種句子成分都可以作，如名詞性的可以作主語、賓語和定語，動詞性的可以作謂語，形容詞性的可以作謂語、定語、狀語、補語；主謂詞組也是六種成分都可以作；至于句子作句子成分，那就是復(fù)句或多重復(fù)句了。還是先易后難吧！建議大家好好地學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)現(xiàn)代漢語語法知識（什么是語法？—語法是現(xiàn)代漢語組詞成句的規(guī)則。普通話是現(xiàn)代漢民族的共同語——以北京語音為標(biāo)準(zhǔn)音，以北方的方言為基礎(chǔ)方言，以典范的現(xiàn)代白話文為語法規(guī)范）。

同時，請大家抽點時間學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)修辭和邏輯。語句通不通是語法問題；好不好是修辭問題；對不對是邏輯問題?！罢Z法可以使人規(guī)矩，修辭是人敏銳，邏輯是人精巧”。建議大家一定要學(xué)。

（十三）“部署”與“布置”的運用

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具體工作和事項的安排。

（十四）“既”與“即”的運用

“既”是并列連詞，通常與“又”配對使用。

“即”相當(dāng)于判斷詞“是”的用法。另有“即使”的含義。

（十五）“和”、“與”、“及”的運用

“和”口語色彩比較濃；“與”帶一些文言色彩，常用于比較鄭重的場合；“及”連接的成分雖然也是并列，但表達的意思上有輕重的分別，即前重后輕。

（十六）對、對于”，“對于、關(guān)于”，“經(jīng)過、通過”的運用 這幾組公文中常用的介詞，用法或功能相近，共性較強，但是否可以通用，要斟酌實際情況，避免誤用。

“對于”和“關(guān)于”。表示關(guān)涉用“關(guān)于”，指出對象用“對于”；“關(guān)于”有提示作用，組成介詞短語可以做標(biāo)題，尤其在公文標(biāo)題中不可缺少，“對于”則沒有這個功能。

（十七）不當(dāng)使用模糊用語

模糊用語，即語意不夠明確、不夠具體的詞語。在公文中，適當(dāng)使用模糊用語是必要的，它能起到確切詞語所起不到的表達效果。然而，有些公文是不能使用模糊語言的。

（十八）關(guān)聯(lián)詞語使用不當(dāng)

關(guān)聯(lián)詞語是指復(fù)句的分句之間起連接作用的詞語。關(guān)聯(lián)詞語大都是連詞，如，“因為—所以、不但—而且、雖然——但是，與其—不如”等；還有少量副詞，如“也、又、都，和、與、同”；還包括一些起連接作用的短語，如，“一方面——另一方面、不是—而是”等等。

關(guān)聯(lián)詞使用不當(dāng)也是常見的問題，值得引起我們足夠的重視。

三、如何處理公文標(biāo)題寫作中的幾個棘手問題

（一）解決轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題冗長繁瑣問題

層層轉(zhuǎn)發(fā)公文，由于“過橋”機關(guān)多，很容易造成該類公文標(biāo)題冗長繁瑣，如“裹腳布”似的，解決此問題辦法有四：

（1）只寫轉(zhuǎn)發(fā)第一次轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)的通知；

（2）直接轉(zhuǎn)發(fā)原文件；

（3）在標(biāo)題中只出現(xiàn)上一級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)通知的文號；

（4）只用本機關(guān)發(fā)文的標(biāo)題，而將其它機關(guān)的標(biāo)題概括為文件。

例如：《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于規(guī)范村民委員會印章使用和管理工作的意見的通知》，省政府再轉(zhuǎn)發(fā)就會出現(xiàn)“通知的通知的通知”的問題。怎么辦？可以直接轉(zhuǎn)發(fā)民政部文件的標(biāo)題，即《陜西省人民政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于規(guī)范村民委員會印章制發(fā)使用管理工作的意見的通知》（陜辦發(fā)【2001】193號。

辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)市政府或市政協(xié)同意的文件時，文件開頭要寫“經(jīng)市人民政府同意”或“經(jīng)市政協(xié)同意”。

（二）標(biāo)題中標(biāo)點符號的運用問題

為了保持標(biāo)題簡煉和整潔大方，一般地能夠不用標(biāo)點符號的盡可能的不用。非用不可的有下面幾種情況：

（1）可用書名號。主要用于法規(guī)、規(guī)章名稱和被批轉(zhuǎn)、11 轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題等。

（2）可用問號。如：《人的正確思想是從哪里來的？》

（3）可用引號。如：《中共中央關(guān)于堅持“少宣傳個人”的幾個問題的指示》

（三）長標(biāo)題的排列

根據(jù)標(biāo)題長短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局勻稱、美觀，不可割裂題意，即一個詞不可斷開分在兩行。

如:中國人民政治協(xié)商會議西安市第十三屆委員會

常務(wù)委員會工作報告

中國人民政治協(xié)商會議西安市第十三屆委員會

第二次會議關(guān)于政協(xié)十二屆委員會 常務(wù)委員會工作報告的決議

(四)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)是如何規(guī)范的？

第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。在一段文字內(nèi)部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

(五)公文中的數(shù)字運用有哪些規(guī)范要求？ 公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

黨的公文用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫成文日期。不標(biāo)明主送機關(guān)的普發(fā)式公文（決議、決定、條例、意見、規(guī)章等）加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。

例：政協(xié)西安市委員會關(guān)于加強界別工作

發(fā)揮界別作用的意見（2008年8月20日）

年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。

同一文件中同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。

(六)公文字體和字數(shù)有哪些規(guī)范要求？

主標(biāo)題字號一般應(yīng)為二號標(biāo)宋字體，副標(biāo)題的字號應(yīng)小于主標(biāo)題字，大于或同于正文字。正文用三號仿宋體。

2011年11月5日，中共中央辦公廳通知“經(jīng)中央批準(zhǔn)，中央文件統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型同時對文件版型做出調(diào)整”。從2012年1月1日起不再印發(fā)16開紙型中央文件。

以A4紙型編排，每頁文字22行，每行28字。公文主題詞用三號標(biāo)宋字體，“主題詞”三字應(yīng)用三號黑體。

公文中的頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

2011年11月5日，中共中央

(七)正確使用標(biāo)點符號有哪些講究？

1、并列短語中的頓號、逗號的使用。

并列短語中各成分之間如果沒有顯著的停頓，當(dāng)中不需用頓號。如“工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”不寫成“工、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”，“五六個”不寫成“

五、六個”，“各區(qū)縣”不寫成“各區(qū)、縣”，“青紅皂白”不寫成“青、紅、皂、白”。

并列短語各項之間有比較長的短語或有較大的停頓，中間應(yīng)用逗號。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盤子，都放出晃眼的光?！?/p>

2、破折號、省略號同點號連用。

破折號和省略號都是標(biāo)號。用在有停頓的地方，不論是句中或句末，如果本來應(yīng)該用點號的，可以用了點號再加破折號或者省略號。

3、引號同點號連用

凡是完整地照錄別人的話，末了的點號（多為句終號）放在引號之內(nèi)。如：俗話說：“到什么山上唱什么歌?！庇终f： 14 “看菜吃飯，量體裁衣?！?/p>

凡是把引文作為作者一句話的一部分，末了的點號放在引號的外面。如：我們有些同志喜歡寫長文章，但是沒有什么內(nèi)容，真是“懶婆娘的裹腳，又長又臭”。

4、句內(nèi)括號與句外括號的使用。

句內(nèi)括號（即注釋句中某一部分的）緊貼在被注釋部分之后，倘若正文在這里該用點號，點號應(yīng)放在括號之后，括號內(nèi)部可以有逗號或分號，但不能有句號，盡管已經(jīng)是一個句子。

如：這就是說，將群眾的意見（分散的無系統(tǒng)的意見）集中起來（經(jīng)過研究，化為集中的系統(tǒng)的意見），又到群眾中去作宣傳解釋，化為群眾的意見，使群眾堅持下去，見之于行動，并在群眾行動中考驗這些意見是否正確。

句外括號（即注釋全句的）前邊正文的點號用在括號之前。括號內(nèi)部如果是句子，可以用句號。

如：全國各族人民間的大團結(jié)萬歲！（長時間的鼓掌）偉大的、光榮的、正確的中國共產(chǎn)黨萬歲！（全場起立。熱烈的經(jīng)久不息的鼓掌，轉(zhuǎn)為歡呼。）

(八)加蓋印章應(yīng)注意哪些問題？

發(fā)文機關(guān)印章是證明公文效力的重要表現(xiàn)形式?？偟囊笫恰吧喜粔赫?，下騎年蓋月”。區(qū)別不同情況有以下具體 要求：

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

(九)怎樣提煉公文的主題詞？

首先要說明的一點是，公文主題詞，中央和國務(wù)院新近發(fā)出的文件已經(jīng)停用，我市怎么辦，目前還沒接到通知。

主題詞也稱敘詞，是經(jīng)過規(guī)范化的詞或詞組，用于文獻的主題標(biāo)引或檢索。

撰寫文稿時應(yīng)在文中標(biāo)明主題詞，具體要求和做法是：

1、全面審讀公文，確認公文的主題內(nèi)容，即確認公文涉及了哪些事物和具體對象及問題。

2、認真進行主題分析，找出公文涉及的主要對象。弄清其性質(zhì)，弄清其歸屬哪方面問題，形成主題概念，對關(guān)鍵性語句準(zhǔn)確、精煉地進行主題概括。

3、在有關(guān)機關(guān)正式制發(fā)的《公文主題詞表》中選取與公文主題概念相對應(yīng)的最專指的主題詞，其詞形務(wù)必與詞表中規(guī)定的詞形相一致。

4、如在詞表中沒有與公文主題相對應(yīng)、專指性強的主題詞時，要在詞表中選取與公文主題直接相關(guān)，最相鄰的主題詞進行相配。組配后有多義性時，應(yīng)放棄組配，直接采用反映公文主題上位概念的上位詞。不能進行組配時，也采用最直接的上位詞。

5、應(yīng)有效把握對公文主題的標(biāo)引深度。一份公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個。

6、主題詞的排列次序應(yīng)科學(xué)合理。一般應(yīng)按主題詞的含義，從內(nèi)容到形式排列，進行組配時應(yīng)按以下次序：

主體因素，即反映公文主題的關(guān)鍵性概念，如對象、材料、方法、過程、條件等，文中有幾個并列的主體因素時，一般按語法關(guān)系和邏輯順序排列；

通用因素，即描述主題的一些通用概念，在主題中居次要地位，對主題起細分的作用；

位置因素，即公文所涉及的事物、對象和問題所處的空間位置屬性方面的概念，包括國家名、地區(qū)名、地名以及機構(gòu)名稱等方面的主題詞；

時間因素，即公文所涉及的事物、對象和問題存在的時間范圍屬性方面的概念，包括具體年份等方面的主題詞；

公文類型因素，即公文種類方面的概念，如命令、指令、報告等。

(十)公文版記如何標(biāo)識？

公文版記主要內(nèi)容與標(biāo)識規(guī)范如下：

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在 主題詞之下）占1行位置；用3號仿體字。印發(fā)機關(guān)左空1字。印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉拍數(shù)字標(biāo)識。

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

版記應(yīng)置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。

就介紹到這里，謝謝大家！