第一篇：行政機(jī)關(guān)公文格式中常見問題及對策

行政機(jī)關(guān)公文格式中常見問題及對策

行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文格式規(guī)范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發(fā)揮公文作用，維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的必要條件。鐵道部對鐵路行政機(jī)關(guān)的公文格式有嚴(yán)格的規(guī)定和要求。本文針對實(shí)際工作中公文格式常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象進(jìn)行了歸納分析，提出了相應(yīng)的對策。

一、公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

1．發(fā)文字號標(biāo)注不規(guī)范。在實(shí)際工作中，有些單位把機(jī)關(guān)的簡稱直接作為機(jī)關(guān)代字使用，致使文號太長。有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“??”。對于字號和字體，有的用小3號；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發(fā)文字號序號出現(xiàn)編虛位（即001），出現(xiàn)“××函?2007?001號”等不規(guī)范格式。

2．文種使用不當(dāng)。有的基層單位要求上級機(jī)關(guān)投資補(bǔ)助的上行文，應(yīng)用“請示”文種錯用為“報告”文種，無法得到上級機(jī)關(guān)的“批復(fù)”；有的單位將對下級單位的“批復(fù)”錯用為“函”的文種。公文標(biāo)題中錯用文種，往往使公文失去其應(yīng)有的嚴(yán)肅性。有的甚至嚴(yán)重影響行文的作用和效率。

3．公文標(biāo)題不規(guī)范。有些部門有不規(guī)范的做法是：一是標(biāo)題

1中濫用符號；二是在公文標(biāo)題的擬制上，冗長繁瑣。標(biāo)題中使用了多種標(biāo)點(diǎn)符號，較多的是使用頓號和書名號；標(biāo)題中“事由”概括得不簡要，轉(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性文件，標(biāo)題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，一個詞組套一個詞組，冗長臃腫。

4．引用文號不規(guī)范。有些部門公文中，將其順序前后倒臵。有的先引文號后引標(biāo)題，有的只引文號不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號。例如，“根據(jù)鐵道部鐵辦?2007?12號文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為“根據(jù)鐵道部《關(guān)于×××的通知》（鐵辦?2007?12號）”。

5．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“⑴”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒臵；二是層次跳躍，或在“

（一）”、“⑴”后加頓號，寫成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期標(biāo)識不規(guī)范。常出現(xiàn)的問題：一是標(biāo)注位臵太低或太高，以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文；二是把擬文日期作為成文日期；三是把修改日期或送簽日期作為成文日期；四是聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。

7．印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對公文負(fù)責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用。但常出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象：一是印章加蓋不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上；二是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠(yuǎn)。印章正確的加蓋位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件標(biāo)注不規(guī)范。一是附件和正文間隔或大或??；二是把被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)和發(fā)布、公布的內(nèi)容作為附件處理；三是附件說明與附件的標(biāo)題不一致，有的附件標(biāo)題縮寫；四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數(shù)字標(biāo)識，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號；五是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當(dāng)作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認(rèn)錯誤。

9．抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識不規(guī)范。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識用來標(biāo)識除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。有些公文抄送單位順序不規(guī)范，未按照“主送應(yīng)先路內(nèi)后路外、抄送應(yīng)先路外后路內(nèi)”的規(guī)定標(biāo)注。有些公文常出現(xiàn)“抄報”，頂格標(biāo)識“抄送”，回行時與“抄送”對齊，最后一個名稱后不加句號等不規(guī)范問題。

10．公文中的表格不規(guī)范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放臵，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規(guī)定，橫排的表格單頁碼應(yīng)臵于表的左下角，雙頁碼應(yīng)臵于表的左上角；表頭單頁碼在訂口一邊，雙頁碼在切口一邊。但在實(shí)際工作中常常混淆。

11．版記不規(guī)范。一是沒有版記。二是版記位臵不對。三是在發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)或有附件的公文中，將版記臵于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發(fā)布、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)內(nèi)容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是無抄送單位時未將多余的黑色反線刪除。五是印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期等項目都頂格打印，有的左空或大或少，印發(fā)日期或混同于成文日期，或用漢語數(shù)字標(biāo)識。

12．發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識不規(guī)范。有些單位發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識不統(tǒng)一，不規(guī)范。有的單位用白紙制發(fā)公文，嚴(yán)重削弱了公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性。

二、影響公文格式規(guī)范的原因

1．思想認(rèn)識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認(rèn)識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責(zé)任心不強(qiáng)。對《辦法》不熟悉，對公文格式規(guī)范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對公文的重要性認(rèn)識不夠或不了解公文處理的規(guī)范和要求。

2．公文審核程序不規(guī)范。有的業(yè)務(wù)部門把要求以上級機(jī)關(guān)的名義上報、下發(fā)的公文直接送上級機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志審批簽發(fā)，而沒有先送上級機(jī)關(guān)的文秘部門核稿后送簽?！暗沽鳌鞭k理的公文，因?yàn)闆]有文書環(huán)節(jié)的登記，無法掌握公文運(yùn)轉(zhuǎn)的動態(tài)，影響辦文效率，甚至?xí)绊懝ぷ鞯拈_展。

3．人員素質(zhì)有待提高。一些公文處理人員未經(jīng)過系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不懂公文格式，對公文處理方面的規(guī)章制度不太了解，對公文印制規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，因此需要全面提高公文處理人員的整體素質(zhì)。

三、規(guī)范公文格式的對策

1．加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識。各級領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)關(guān)工作人員要加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)，不僅明確分管領(lǐng)導(dǎo)，安排業(yè)務(wù)精、責(zé)任心強(qiáng)的文秘人員專職從事公文的審核，加強(qiáng)對審核人員的培養(yǎng)和使

用并保持人員的相對穩(wěn)定。各級領(lǐng)導(dǎo)還要帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識并模范遵守，提高認(rèn)識，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。

2．健全制度，規(guī)范公文辦理程序。在公文處理的各個環(huán)節(jié)都要把好關(guān)，從公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、校對、印刷等都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任。要有嚴(yán)格的公文處理流程，實(shí)現(xiàn)公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。

3．加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高公文處理人員素質(zhì)。要加強(qiáng)公文處理人員的建設(shè)，注重理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研，掌握必要的基礎(chǔ)知識、精深的專業(yè)知識，熟悉公文處理方面的知識。培養(yǎng)熟悉公文處理規(guī)定，有理論素養(yǎng)、有文字功底的公文處理人員，保持公文處理人員的相對穩(wěn)定性。辦公室要設(shè)立公文處理和公文審核的專門崗位或?qū)Ｂ毴藛T，并有專門負(fù)責(zé)公文審核把關(guān)的人員。

4．加強(qiáng)督查，保證公文質(zhì)量。上級機(jī)關(guān)要加強(qiáng)對下級機(jī)關(guān)和單位公文處理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。制定嚴(yán)格的公文處理程序，在公文處理中做到多級審核，層層把關(guān)。加強(qiáng)對公文格式規(guī)范化的管理和指導(dǎo)，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，學(xué)習(xí)并借鑒好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開展研討交流活動，提高公文處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。定期組織公文處理質(zhì)量檢查，并設(shè)立考核考評和定期通報制度，不斷提高公文質(zhì)量。

第二篇：行政機(jī)關(guān)公文格式

北京市國家行政機(jī)關(guān)實(shí)施

《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》印制標(biāo)準(zhǔn)（試行）

第一條 為規(guī)范本市國家行政機(jī)關(guān)公文格式，保證國家行政機(jī)關(guān)公文形式的嚴(yán)肅、整潔、統(tǒng)一，根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有關(guān)規(guī)定及國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB／T9704－1999），結(jié)合本市實(shí)際，制定本標(biāo)準(zhǔn)。

第二條 本標(biāo)準(zhǔn)適用于本市各級國家行政機(jī)關(guān)。其他單位可參照執(zhí)行。

第三條 本標(biāo)準(zhǔn)由國家行政機(jī)關(guān)通用的公文用紙、公文各要素標(biāo)識、公文排版、公文印刷、公文裝訂等部分組成。

第四條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210毫米×297毫米）。

（一）公文用紙技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：一般為60克～80克的膠版印刷紙或者復(fù)印紙；紙張白度為85％～90％左右；橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7．5～9．5。

（二）公文版心規(guī)格：156毫米×225毫米（不含頁碼）。

（三）公文頁邊：公文用紙上白邊為：37毫米±1毫米，下白邊為35毫米±1毫米；公文用紙左白邊為28毫米±1毫米，右白邊為26毫米±1毫米。

第五條 公文各要素劃分為公文眉首、公文主體、公文版記。

第六條 公文眉首標(biāo)識規(guī)則：公文眉首為置于公文首頁紅色反線（寬度為版心規(guī)格156毫米）以上的各要素，按排列順序依次為：公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線等部分。

（一）公文份數(shù)序號：為公文印制若干份時每份公文的順序編號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，頂格標(biāo)識在版心左上角第1行。

（二）秘密等級和保密期限：如需要標(biāo)識秘密等級，使用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要標(biāo)識保密期限，使用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

（三）緊急程度：如需要標(biāo)識緊急程度，使用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需要同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。

（四）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心邊緣一般為25毫米。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識推薦使用小標(biāo)宋體字（紅色），字號按照醒目美觀原則確定，一般應(yīng)當(dāng)小于22毫米×15毫米。聯(lián)合行文時主辦機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，如

加“文件”，應(yīng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（五）發(fā)文字號：發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份和序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份使用全稱，用六角括號“〔〕”擴(kuò)入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（六）簽發(fā)人：上報的公文標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)；發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文單位順序依次排列，下移紅色反線，使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行，并與紅色反線相距4毫米。

（七）紅色反線：發(fā)文字號之下4毫米處印一條與版心等寬（156毫米）的紅色線。

第七條 公文主體標(biāo)識規(guī)則：公文主體為公文首頁紅色反線以下到主題詞以上部分，按排列順序依次為：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)名稱、正文、附件序號及附件標(biāo)題、成文日期、機(jī)關(guān)印章、附注等部分。

（一）公文標(biāo)題：紅色反紅下空2行，使用2號小標(biāo)宋體字，居中排布，寬度不超過版心（156毫米）；2行以上的標(biāo)題，回行時要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

（二）主送機(jī)關(guān)名稱：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后1個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多，公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

（三）批（按）語：使用3號仿宋體字或者3號楷體字，寬度不超過24個字。

（四）公文正文：主送機(jī)關(guān)名稱下1行，每自然段左空2個字，回行頂格，使用3號仿宋體字；公文正文中小標(biāo)題使用3號黑體字。數(shù)字、年份不能回行。

（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，其后標(biāo)全角冒號和附件標(biāo)題，附件標(biāo)題后不加標(biāo)點(diǎn)符號。如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件應(yīng)當(dāng)與公文正文一起裝訂，并在左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”或者“附件”及序號；附件序號與附件標(biāo)題前后標(biāo)識應(yīng)當(dāng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號，并在其后標(biāo)識“附件”或者“附件”及序號。

（六）成文日期和機(jī)關(guān)印章：成文日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”。機(jī)關(guān)印章使用紅色。

1．單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期；成文日期右空4個字；加蓋印章應(yīng)當(dāng)上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下壓成文日期。

2．聯(lián)合機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋2個印章時，應(yīng)當(dāng)將日期拉開，左右各空7個字；主辦機(jī)關(guān)在前，2個印章均壓成文日期，采用同種加蓋印章方式，并保證印章端正、排列整齊；2個印章之間互不相交叉或者相切，相距不超過3毫米。

3．聯(lián)合機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，需要加蓋3個以上印章時，應(yīng)當(dāng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可使用規(guī)范簡稱）排在成文日期和正文之間；每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如排1個或者2個印章，均居中排布；印章之間互不相交叉或者相切；在最后一排印章之下右空2個字標(biāo)識成文日期。

4．特殊情況說明：不得出現(xiàn)空白印章；當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，將印章中心線壓在成文日期上；當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)當(dāng)采用調(diào)整行距、字距的方式處理，必須使印章與正文同處一頁；不得標(biāo)識“此頁無正文”。會議紀(jì)要不加蓋印章。

（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3號仿宋體字，左空2個字加圓括號標(biāo)識。

第八條 公文版記標(biāo)識規(guī)則：公文版記為主題詞及其主題記號以下部分，置于公文最后一頁，按排列順序依次為：主題詞、分欄線、抄送、印發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)和印發(fā)（翻印）日期、印數(shù)等部分。

（一）主題詞：“主題詞”使用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目使用3號小標(biāo)宋體字，接排于冒號之后；詞目之間空1個字，不加標(biāo)點(diǎn)符號。

（二）分欄線：主題詞以下，每欄均用分欄線隔開，首線與底線用反線，中間為正線，寬度同版心（156毫米）。

（三）抄送：公文如有抄送，在主題詞下1行，左右各空1個字，使用4號仿宋體字標(biāo)識，“抄送”后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)名稱排于冒號之后，抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號或者逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；最后1個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。

（四）印發(fā)（翻?。C(jī)關(guān)和印發(fā)（翻?。┤掌冢河“l(fā)（翻?。C(jī)關(guān)名稱和印發(fā)（翻?。┤掌谄搅杏谝恍?，使用4號仿宋體字，左右各空1個字，位于抄送機(jī)關(guān)之下；無抄送機(jī)關(guān)的，位于主題詞之下。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

（五）印數(shù)：版心右下端，右空2個字，使用小4號仿宋體字。

第九條 頁碼：均使用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放4號一字線，一字線距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。

第十條 公文中的表格：公文如有附表，表格長寬比例與版心比例同，阿拉伯?dāng)?shù)字要對齊數(shù)位；橫排表格，應(yīng)當(dāng)將頁碼置于表格左側(cè)，單頁碼置于表格左下角，雙頁碼置于表格左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

第十一條 公文成品排版標(biāo)準(zhǔn)：公文中的橫向距離的長度單位為“字”，指1個漢字所占空間；公文中的縱向距離的長度單位為“行”，指以3號字為高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準(zhǔn)行。一般每頁排22行，每行排28個字。其它部分按本標(biāo)準(zhǔn)第六、七、八、九、十條的規(guī)定排版。

（一）文字準(zhǔn)確率100％，編排美觀；規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)，版心端正，誤差不超過1毫米。

（二）字跡清楚，圖文附著牢固、親墨親水性好。

（三）版心不斜不走，版面干凈，無底灰、無污點(diǎn)、無劃痕。

（四）制版樣張字跡清晰，筆劃實(shí)，無斷劃，清潔無臟，不歪不斜。

（五）頁碼順序拼制準(zhǔn)確，誤差不超過±1毫米。

第十二條 公文印刷標(biāo)準(zhǔn)：印刷字面清晰，無段劃；墨色純正、濃淡適度均勻；套印準(zhǔn)確、上下一致；白邊保留符合規(guī)定要求，無臟、無皺、無破、無白頁。

（一）套印準(zhǔn)確，白邊符合標(biāo)準(zhǔn)，誤差均不超過±2毫米。

（二）字跡清楚、印品著墨實(shí)、均勻，字面不花、不白、前后一致。

（三）無掉字、無斷劃，無破頁、無白頁，不起皺，無倒印、錯印。

（四）印刷份數(shù)準(zhǔn)確。

（五）雙面印刷，頁碼套正，兩頁頁碼之間誤差不超過2毫米。

第十三條 公文裝訂標(biāo)準(zhǔn)：左側(cè)裝訂，整齊牢固，不掉頁；切口光潔，符合標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)量準(zhǔn)確。

（一）無多頁、無缺頁，無顛倒、無混裝，無漏號、無重號。

（二）裁切規(guī)格符合標(biāo)準(zhǔn)，誤差不超過±1毫米；不歪、不斜，四角成90°直角。

（三）清潔無臟，無折角、無刀花，無毛茬、無缺損。

（四）裝本平整，釘距適當(dāng)，無壞釘、無漏釘、無重釘，膠裝不掉頁、不粘面，膠口不超過5毫米。

（五）序號準(zhǔn)確，碼放整齊。

第十四條 本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的具體問題，由市政府辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第十五條 本標(biāo)準(zhǔn)自2001年1月1日起施行。

附件：公文格式式樣（略）

第三篇：公文寫作中常見問題

公文寫作中常見問題

（一）文種使用不規(guī)范

一是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種

使用。不能作為文種使用的有 “規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點(diǎn)”、“細(xì)則”這些既不

是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二是錯用文種。有的該用“請示” 的，卻用了“報告”，而該用“報告” 的反而用的是“請示”；有的該用“函” 的卻

用“通知”。

三是文種并用。指兩種法定公文文種在標(biāo)題中同時使

用，除比較常見的“關(guān)于……請示報告”外，還有“關(guān)于…

請示函”、“關(guān)于…決定（批復(fù)）的通知（通報、決議）”等。

（二）公文結(jié)構(gòu)上的不規(guī)范

一是結(jié)構(gòu)不嚴(yán)。

二是層次混亂。

三是段落組織松散無力。

四是過渡脫節(jié)。

五是層次段落重疊交叉

（三）公文格式不規(guī)范

標(biāo)點(diǎn)符號使用不規(guī)范。如“關(guān)于印發(fā)《xx同志在XX會議上講話》的通知”、關(guān)于印發(fā)《安徽電信備品備件管理體系建設(shè)實(shí)施意見》的通知”，以上兩例中的“<<>>”符號都不應(yīng)該使用，公文處理辦法明確規(guī)定“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號”。

（四）公文標(biāo)題不規(guī)范

標(biāo)題用詞重疊。多出現(xiàn)在轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)式公文方面。如“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)〈××省人民政府關(guān)于加快畜牧養(yǎng)殖業(yè)發(fā)展的通知〉的通知》的通知”，這里介詞“關(guān)于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，在一個標(biāo)題內(nèi)重復(fù)使用，造成標(biāo)題冗長，令人不知所云。解決用詞重疊問題，避免介詞“關(guān)于”、動詞“轉(zhuǎn)發(fā)”、文種“通知”反復(fù)出現(xiàn)，可采用“省略法”、“替代法”、“直轉(zhuǎn)法”三種技術(shù)處理辦法。

（五）語言、語法不規(guī)范

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。要注意序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓號和點(diǎn)號。引用文號格式不對。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。如，“據(jù)×辦〔2003〕12號文《關(guān)于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂。一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱?！俺瓐蟆爆F(xiàn)象依然存在。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。公文中的數(shù)字使用不正確。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

附件標(biāo)注不符合規(guī)定。附件是公文的有機(jī)組成部分，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標(biāo)識、附件序號使用漢語數(shù)字標(biāo)識，附件名稱后加標(biāo)點(diǎn)符號等毛病。語言啰嗦，常有口語化的現(xiàn)象。公文的語體特點(diǎn)：準(zhǔn)確、簡要、規(guī)范、莊重。

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。主要有成分殘缺、成分多

余、搭配不當(dāng)、語序不當(dāng)?shù)让　?/p>

用詞不當(dāng)。主要有詞義誤用、生造詞語、詞語使用不當(dāng)?shù)让　?/p>

第四篇：公文格式中常見問題解析

公文格式中常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象

(一)發(fā)文字號標(biāo)注不規(guī)范。有的單位發(fā)文字號的年份用圓括號“（）”括入，而不是用規(guī)范的六角括號“??”。對于字號和字體，有的用小3號；有的用小標(biāo)宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。有些公文序號出現(xiàn)編虛位（即001），“××文?2008?001號”等不規(guī)范格式。

(二)文種使用不當(dāng)。文種是指國家行政機(jī)關(guān)公文的種類。2001年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》明確公文種類有13類，即：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。即各單位產(chǎn)生的公文不應(yīng)該出現(xiàn)這13類公文以外的文種，錯用文種不僅使公文失去應(yīng)有的嚴(yán)肅性，還嚴(yán)重影響行文的作用和效率。文種方面存在的問題主要有三個方面：一是生造文種。比如《關(guān)于解決辦公用房的申請》。很顯然，申請不是規(guī)范的文種，因此應(yīng)改成“請示”。二是混用文種。如《××局關(guān)于購買辦公設(shè)備經(jīng)費(fèi)的請示報告》，將“請示”和“報告”兩種文種混用。三是錯用文種。最常見的錯誤是該用“請示” 的用了“報告” 該用“報告” 的用了“請示”，“請示”和“報告”是有嚴(yán)格區(qū)別的：“請示”是辦件，是需要批復(fù)的；“報告”是閱件，不需要批復(fù)。如果錯把“請示”用成了“報告”，會導(dǎo)致請示的事項得不到及時答復(fù)或得不到答復(fù)，從而影響了事情的辦理。

(三)公文標(biāo)題不規(guī)范。常見的問題：一是字體字號不規(guī)范，有用黑體的，有用宋體加黑的；有用二號字的，也有用小二號字的?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文格式》中規(guī)定公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書名號等標(biāo)點(diǎn)符號，規(guī)范的做法是除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題中一般不加書名號。三是標(biāo)題冗長繁瑣?！笆掠伞备爬ǖ貌缓喴D(zhuǎn)發(fā)（批轉(zhuǎn)）性文件，標(biāo)題照搬照抄，層層照轉(zhuǎn)，一個詞組套一個詞組。四是回行時詞意不完整，排列不對稱，間距不恰當(dāng)。

(四)引用文號不規(guī)范。比如先引文號后引標(biāo)題，有的只引文號不引標(biāo)題，有的只引標(biāo)題不引文號。例如，“根據(jù)×××發(fā)?2008?1號文《關(guān)于×××的通知》”，其引用文號的方法不符合規(guī)定，正確的引用方式應(yīng)為“根據(jù)市政府《關(guān)于×××的通知》（×××發(fā)?2008?1號）”。

(五)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)范。公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)要求，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現(xiàn)的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數(shù)與上位序數(shù)倒臵；二是層次跳躍，或在“

（一）”“(1)”后加頓號，寫成“

（一）、”或“(1)、”等。

(六)成文日期標(biāo)識不規(guī)范。常出現(xiàn)的問題：一是標(biāo)注位臵距正文太遠(yuǎn)或太近，以至于印章距正文太遠(yuǎn)或蓋壓正文。成文日期與正文的距離要根據(jù)印章的大小而定，標(biāo)準(zhǔn)是印章

蓋在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把擬文日期作為成文日期。三是把修改日期或送簽日期作為成文日期。四是聯(lián)合行文主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)日期作為成文日期。成文日期應(yīng)以單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文的以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期使用漢字并標(biāo)全年、月、日。

(七)印章加蓋不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對公文負(fù)責(zé)的憑證，必須規(guī)范使用。常出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象有：一是無印章。二是印章加蓋歪斜。三是印章未居中下壓成文時間。四是印章蓋在正文上或距正文太遠(yuǎn)。印章正確的加蓋位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期，要排列整齊，互不相交或相切，相距不超過3mm。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一

個或兩個印章，要居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。

(八)附件標(biāo)注不規(guī)范。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。常見的問題：一是沒有與正文空開一行。二是在附件名稱后加分號或句號等標(biāo)點(diǎn)附號。三是附件標(biāo)注的順序與附件的順序不一致，沒有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。四是附件標(biāo)注回行時頂行寫，正確的寫法是與附件序號后的文字對齊。五是附件不全，或標(biāo)注了附件但沒有一并報送。

(九)附注標(biāo)注不規(guī)范。公文如有需要說明的事項要標(biāo)識附注，如請示需標(biāo)識聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見的問題是請示沒有標(biāo)識附注，或者是附注標(biāo)識的位臵不規(guī)范。聯(lián)系人和聯(lián)系電話標(biāo)注位臵應(yīng)在落款和版記之間的適當(dāng)位臵，空兩格加括號，中間用分號隔開。

(十)版記不規(guī)范。一是沒有版記。二是版記位臵不對。三是主題詞字體不對，主題詞、詞目均用黑體，且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識“主題詞”三字用黑體，詞目用小標(biāo)宋體3號字體，詞目間空一字。四是抄送機(jī)關(guān)標(biāo)識不規(guī)范，常見的問題是將“抄報”和“抄送”分開，而不是統(tǒng)一為“抄送”，再有就是最后一個抄送機(jī)關(guān)不標(biāo)句號。抄送機(jī)關(guān)之間應(yīng)用逗號分開，最后一個抄送機(jī)關(guān)應(yīng)標(biāo)句號。五是印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期標(biāo)注不對，印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期在抄送機(jī)關(guān)之下，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。但有的單位將二者左右頂格，有的空格太多。

(十一)沒有代擬稿。凡需要以政府辦名義上報下發(fā)文件的請示，一定要有代擬稿，有些單位沒有代擬稿，有些單位擬好了稿不與請示一并上報。

(十二)公文中有錯字、漏字、別字等硬傷。

第五篇：公文寫作常見問題對策6

公文寫作常見問題對策

（一）公文寫作應(yīng)該注意的問題

一、切戒長而空，提倡寫短文

在黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的公文中，目前存在著一個突出的問題：文章長而空。一是空洞議論多；二是敘述過程多；三是面面俱到多。如何克服這些問題？

首先，要樹立“生動活潑、新鮮有力的馬克思列寧主義文風(fēng)，尤其是上行文，少說空話、套話，把公文寫短些、寫實(shí)些、寫精些。

第二，注意公文的效用。黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位的公文是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章、指導(dǎo)工作、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，所以要重點(diǎn)考慮要達(dá)到什么目的，解決什么事，需要基層做什么，所以要注意公文的效用。

第三，要在實(shí)事求是、聯(lián)合本單位實(shí)際情況上下功夫。第四，內(nèi)容要充實(shí)，提倡寫短文。如十五大報告和九屆人在政府工作報告這樣重要的報告，才萬字左右。

二、避免“三舊”，力求“三新”

1、避免道理舊、辦法舊、表述舊。

2、力求觀點(diǎn)新、材料新、角度新。

三、詳略適宜，突擊垂點(diǎn)。

平鋪直敘，面面俱到，沒有重點(diǎn)或重點(diǎn)不突擊，是公文中覺的事，主要是：

一 是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情說得全。

二 是不分主次。平均著墨，該詳不詳，該略不略。

三 是，流水賬，全過程。只寫“干了什么”，不寫“干得怎么樣”不作分析，平平淡淡。

如何突擊重點(diǎn)？要掌握詳略適宜的原則。

一是：實(shí)則詳，虛則略。

二是：新則詳，舊則略。

三是：特點(diǎn)詳，一般略。

四、緊扣主題，材料與觀點(diǎn)要統(tǒng)一

材料是文章的基礎(chǔ)，觀點(diǎn)是文章的統(tǒng)帥。材料與觀點(diǎn)的關(guān)系，是被統(tǒng)帥與統(tǒng)帥的關(guān)系，觀點(diǎn)統(tǒng)帥材料，材料說明觀點(diǎn)。材料與觀點(diǎn)必須高度統(tǒng)一，這是寫好公文的基本要求。處理好材料與觀點(diǎn)的關(guān)系，達(dá)到兩者的統(tǒng)一：

一是：先“立意”，緊扣主題?！耙狻奔粗黝}、主題思想、總觀點(diǎn)，是一個意思。立意之后文字材料必須緊緊圍繞主題，選材必須服務(wù)于主題。

二是：概括必須準(zhǔn)確。概括不準(zhǔn)主要包括有時概括過寬，有時概括過窄，“過寬”、“過窄”，就是概括失度。要克服這個弊端，取決于對事物（材料）的深入研究，從掌握的材料中提練出觀點(diǎn)來，精心推敲操練出來的觀點(diǎn)，才能準(zhǔn)確，材料和觀點(diǎn)才能統(tǒng)一。

（二）行政公文寫作技巧

行政公文，是公務(wù)文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國公文一律按照國務(wù)院辦公廳

1987年2月18日發(fā)布、1993年11月修訂的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》寫作和辦理。

公文寫作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語言工夫。公文語言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語言功夫的核心是選詞。選詞一要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要，二要符合明晰、確切、簡練的標(biāo)準(zhǔn)，三要根據(jù)具體的語言環(huán)境，為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語，注意文中所涉及對象和閱讀對象。多用書面語和文書用語，少用形象和描繪性詞語和口語，不用方言土語，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語。一是開頭用語，用來表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

國家行政公文有12類13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報；報告；請示；批復(fù)；函；會議紀(jì)要。

公文主文結(jié)構(gòu)，是公文的核心部分。這一部分的寫作，是公文寫作的難點(diǎn)。

一、標(biāo)題

公文標(biāo)題三要素：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種

二、正文

1．主送機(jī)關(guān)（面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會群體的，公務(wù)是周知的、重大的，常常不寫；注意工作實(shí)際中組織關(guān)系）

2． 正文

A原由：一是依據(jù)，二是目的B事項：1.并列式。2.遞進(jìn)式。

注意：層次序碼是

一、（一）、1、（1）共四層。

C 結(jié)尾：常見有：一是各文種專用語如：“請予批準(zhǔn)”、“特此通知”等；二是希望、號召類。

（三）公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會正確運(yùn)用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機(jī)關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文；

（二）多頭行文；

（三）請示一文多事；

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細(xì)推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期；(二)年份隨意省略；

(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)

(一)詞義誤用；(二)生造詞語；(三)詞語使用不當(dāng)；(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺；

（二）成分多余；

（三）搭配不當(dāng)；

（四）語序不當(dāng)。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚；

（二）是數(shù)字概念不準(zhǔn)確；

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。