第一篇：材料收發(fā)存登賬核銷的管理規(guī)定

材料收發(fā)存登賬核銷的管理規(guī)定

（起草）

目的

為了統(tǒng)一規(guī)范公司物資驗(yàn)收管理標(biāo)準(zhǔn)，明確物資進(jìn)出的驗(yàn)收程序及驗(yàn)收要求，明確收發(fā)料登賬核銷的要求，以規(guī)范的驗(yàn)收、嚴(yán)格的發(fā)料程序，來確保進(jìn)出場(chǎng)物資與施工要求相一致性；做好入庫(kù)物資的合理儲(chǔ)備和養(yǎng)護(hù)，減少庫(kù)存損耗，做好物資盤點(diǎn)工作；加快物資周轉(zhuǎn)，降低物耗，節(jié)約成本，發(fā)揮庫(kù)存物資作用。3 適用范圍

職責(zé)

織安排。

3.2 項(xiàng)目物資部門是項(xiàng)目工程物資驗(yàn)收、存儲(chǔ)的管理部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目各種物資的驗(yàn)收、存儲(chǔ)，發(fā)放管理。必須對(duì)庫(kù)存物資和料場(chǎng)大宗材料應(yīng)統(tǒng)籌安排，合理布局；分類存放，科學(xué)堆碼，及時(shí)記帳、設(shè)卡，定期盤點(diǎn)，主要物資要每月至少盤點(diǎn)一次。

3.3 3.4 項(xiàng)目核算員和倉(cāng)庫(kù)保管必須設(shè)立物資收、發(fā)、存分類明細(xì)帳。

項(xiàng)目部倉(cāng)庫(kù)設(shè)明細(xì)帳，應(yīng)根據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)規(guī)定按類別、順序排列，總帳結(jié)余金額要與財(cái)務(wù)材料帳面結(jié)余金額相一致；入出庫(kù)物資作帳時(shí)，必須以收、發(fā)憑證為依據(jù)，要求做到帳面、清晰、帳物相符、帳帳相符，記帳有憑證，調(diào)整有依據(jù),盈虧有原因，損壞有報(bào)告。

3.5 倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)自己所管的物資全面負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按物資驗(yàn)收要求和程序組織物資進(jìn)出庫(kù)，對(duì)物資進(jìn)行有效保管、保養(yǎng)，確保倉(cāng)庫(kù)料場(chǎng)物資規(guī)格不亂、材質(zhì)不混、數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量良好、堆放整齊整潔、物資性能安全。

物資的入庫(kù)驗(yàn)收

4.1 公司及項(xiàng)目部所有進(jìn)場(chǎng)物資必須進(jìn)行驗(yàn)收，物資部門對(duì)采購(gòu)的所有工程材料組織驗(yàn)收。4.2

物資要在采購(gòu)入庫(kù)后發(fā)放或調(diào)撥，入庫(kù)時(shí)必須由材料驗(yàn)收員和倉(cāng)庫(kù)保管員進(jìn)行驗(yàn)收驗(yàn)證。4.3

物資驗(yàn)收驗(yàn)證的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：

1、規(guī)格、名稱；

2、數(shù)量及計(jì)量單位、單價(jià)及金額；

3、質(zhì)量性能；

4、安全性能；

5、憑據(jù)；

6、其他合同約定要求。

4.4 物資入庫(kù)的基本原則：物資入庫(kù)必須憑采購(gòu)計(jì)劃、合同、質(zhì)量證明書、發(fā)貨憑證、發(fā)票，做到實(shí)物與發(fā)票相符；沒有計(jì)劃未經(jīng)審批的物資拒絕入庫(kù)。

4.5 核算員審核相關(guān)物資驗(yàn)收憑證，如核對(duì)訂貨合同、收料單、領(lǐng)料單、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、安全、環(huán)保證明以及合格證等。并收集匯總收料單，領(lǐng)料單交總部財(cái)務(wù)稽核。

4.6

物資驗(yàn)證過程 4.6.1 4.6.2 根據(jù)各種物資計(jì)量方式，進(jìn)行逐一數(shù)量清點(diǎn)，并做好計(jì)量記錄，填寫好收料單據(jù)。

對(duì)各種物資進(jìn)行外觀驗(yàn)證，檢查外形是否符合名稱、規(guī)格、質(zhì)量、安全、環(huán)保要求，表面有無(wú)水漬、潮濕、發(fā)霉、溶化、老化、變色等異狀及尺寸偏差等缺陷，對(duì)金屬材料還要查看表面裂紋、結(jié)疤、彎曲、劃痕、翹曲、切斜等，并做好檢查記錄。

4.7 4.7.1 驗(yàn)證中發(fā)生問題的處理

凡物資外觀質(zhì)量和安全性能有欠缺，影響物資使用性能的；物資規(guī)格、型號(hào)不符錯(cuò)發(fā)的；送達(dá)時(shí)間

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適用于公司所有出入庫(kù)的物資以及公司和項(xiàng)目對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤點(diǎn)的管理活動(dòng)。3.1

項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目物資驗(yàn)收、存儲(chǔ)工作進(jìn)行人員職責(zé)的明確，并針對(duì)驗(yàn)收、存儲(chǔ)工作進(jìn)行有效組

已經(jīng)超期；手續(xù)不全；物資包裝有嚴(yán)重殘損的，均應(yīng)隔離存放，做好標(biāo)識(shí)，及時(shí)通知供貨方，按照合同規(guī)定進(jìn)行退還、更換和索賠。

4.7.2 4.7.3 因庫(kù)存超期造成物資失效；物資儲(chǔ)存時(shí)保養(yǎng)不好；包裝損壞，配件缺少；無(wú)質(zhì)量、安全、環(huán)保證明的物資均不能發(fā)放領(lǐng)用或?qū)ν庹{(diào)撥，確需發(fā)放的必須由項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)后方可發(fā)放。

物資部門組織相關(guān)部門驗(yàn)證結(jié)束后，對(duì)于進(jìn)場(chǎng)物資符合所有要求情況下開具收料單，作為合格、合理證明，收料單在內(nèi)部簽認(rèn)結(jié)束后將相關(guān)附聯(lián)分交財(cái)務(wù)管理部門和各相關(guān)部門。物資部門妥善保管驗(yàn)收相關(guān)證明性資料。

物資貯存

耗，發(fā)揮庫(kù)存物資作用，節(jié)約成本、降低物耗。

5.2 庫(kù)存物資應(yīng)按A、B、C分類管理辦法，分庫(kù)房、分庫(kù)區(qū)儲(chǔ)存保管。做到“四清”（類別清、數(shù)量清、規(guī)格清、價(jià)格清），“二齊”（擺放整齊、庫(kù)容整齊），“四定”（定區(qū)、定排、定架、定位），“十不”（不銹、不潮、不凍、不霉、不腐、不變質(zhì)、不揮發(fā)、不漏、不爆、不混）。

登賬的規(guī)定 6.1

材料入庫(kù)的登賬

6.1.1

在材料驗(yàn)收合格后庫(kù)管人員開具收料單，由材料驗(yàn)收員簽字確認(rèn)，共計(jì)四聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)留底一聯(lián)，采購(gòu)一聯(lián)，其余二聯(lián)給核算員（其中一聯(lián)由核算員匯總后給公司總部）。

6.1.2

在開具完收料單之后，及時(shí)在金碟軟件中按物料的各類登計(jì)入庫(kù)，提交后由項(xiàng)目部核算員進(jìn)行審核。

6.1.3

在登計(jì)入賬時(shí)如已得知數(shù)量金額的則按實(shí)際收到的數(shù)量金額計(jì)賬，如未單價(jià)的則按暫估同類物料的單價(jià)暫估入賬，計(jì)入“原材料——暫估”

6.2

材料領(lǐng)料的登賬

6.2.1

庫(kù)管人員接到材料員開具并由預(yù)算員、項(xiàng)目經(jīng)理、領(lǐng)料人簽字的領(lǐng)料單后，按單據(jù)上內(nèi)容發(fā)料，發(fā)多少填寫實(shí)發(fā)數(shù)，但不可超過領(lǐng)料單上的數(shù)量，同時(shí)庫(kù)管人員也必須在領(lǐng)料單上簽字。

6.2.2

發(fā)完料之后及時(shí)按領(lǐng)料單上的材料及數(shù)據(jù)登記金碟賬套中，項(xiàng)目核算員及時(shí)對(duì)金碟軟件中的領(lǐng)料單進(jìn)行審核。

核銷的程序 7.1

票據(jù)的審核

7.1.1

核算員取得供應(yīng)商開具的發(fā)票后，首先對(duì)發(fā)票的真?zhèn)芜M(jìn)行辨認(rèn)，如有疑問立即與采購(gòu)部門或供應(yīng)商聯(lián)系。對(duì)于不合法的票據(jù)一律拒收。

7.1.2

其次對(duì)票據(jù)上開具的付款人（客戶）名稱、材料名稱、數(shù)量、金額是否與收料單上的是否一致，發(fā)票章是否與合同上的供應(yīng)商一致。

7.2

核銷的規(guī)定

7.2.1

核算員在取得合法有效的票據(jù)后方可在金碟賬套中對(duì)倉(cāng)庫(kù)錄入的入庫(kù)單進(jìn)行核銷，同時(shí)生成轉(zhuǎn)賬憑證。

7.2.2

總部財(cái)務(wù)接到項(xiàng)目部提交的發(fā)票核銷單據(jù)后進(jìn)行審核。7.2.3

采購(gòu)部門依據(jù)已核銷的憑證按合同中約定的付款方式申請(qǐng)付款。

第 2 頁(yè) 5.1

庫(kù)管人員必須對(duì)入庫(kù)物資進(jìn)行合理儲(chǔ)藏和養(yǎng)護(hù)，保持庫(kù)房物資的使用價(jià)值，最大限度地減少庫(kù)存損

第二篇：物資收發(fā)存管理流程

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物資收發(fā)存管理流程

一、要求

建立健全的存貨管理基礎(chǔ)工作。對(duì)各種材料、存貨物資的入庫(kù)、發(fā)出、領(lǐng)退、生產(chǎn)耗用，產(chǎn)成品的完工入庫(kù)等，都必須要有嚴(yán)格的驗(yàn)收、計(jì)量及管理，明確各節(jié)點(diǎn)工作職責(zé)，保證物資及時(shí)經(jīng)濟(jì)供應(yīng)。

參照德國(guó)ARCA物資編碼體系，給所有物資標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一編碼。待公司系統(tǒng)建立時(shí)，給物料建立一套完整的編碼體系。

二、物資收貨流程

1、采購(gòu)人員、商務(wù)人員提前將到貨預(yù)告信息通知倉(cāng)庫(kù)管理員，并在入庫(kù)前下達(dá)《入庫(kù)通知單》（見附表1）。

2、倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)將到貨信息必要時(shí)報(bào)送生產(chǎn)車間，并申請(qǐng)卸貨機(jī)具及人力。

3、生產(chǎn)車間收到倉(cāng)庫(kù)管理員卸車請(qǐng)求后，應(yīng)根據(jù)到貨物資屬性、到貨時(shí)間及數(shù)量，妥善安排合適的卸貨機(jī)具和人力。

4、倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)到貨物資進(jìn)行數(shù)量、質(zhì)量和隨機(jī)資料的初步驗(yàn)收，并在《入庫(kù)通知單》上填寫到貨實(shí)收情況。并通知質(zhì)量部對(duì)入庫(kù)物資進(jìn)行驗(yàn)收并出具《來料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。根據(jù)檢驗(yàn)情況反饋給倉(cāng)庫(kù)管理員，倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)實(shí)際情況辦理入庫(kù)手續(xù)，《來料驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》庫(kù)管及質(zhì)量部各留存一份。

5、倉(cāng)庫(kù)管理員或者驗(yàn)收人員在驗(yàn)收時(shí)如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量問題，或名稱規(guī)格、型號(hào)不符、包裝不良造成物資損壞，要保留原包裝，拍照做好記錄，及時(shí)向采購(gòu)、商務(wù)人員告知，由采購(gòu)人員或商務(wù)人員追溯處理。

6、《入庫(kù)通知單》一式三份，采購(gòu)人員或商務(wù)人員、倉(cāng)庫(kù)管理員、財(cái)務(wù)部門各一份。

7、倉(cāng)庫(kù)管理員把物資分門別類放入倉(cāng)庫(kù)擺放整齊。待物料號(hào)完善后再對(duì)物資進(jìn)行編碼。

8、倉(cāng)庫(kù)管理員及時(shí)將實(shí)際收貨信息錄入存貨臺(tái)賬。

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三、物資發(fā)貨流程

1、銷售部門、生產(chǎn)車間、售后服務(wù)部根據(jù)實(shí)際需要，填寫《出庫(kù)通知單》到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。

2、倉(cāng)庫(kù)管理員憑《出庫(kù)通知單》發(fā)料，并按實(shí)際發(fā)貨數(shù)量填寫《出庫(kù)通知單》（見附表2）一式三份，申請(qǐng)人員、倉(cāng)庫(kù)管理員、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一份。

3、直接銷售的備品，商務(wù)人員提供發(fā)貨信息給倉(cāng)庫(kù)管理員，倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)發(fā)貨信息打包及交給快遞公司。如需申請(qǐng)人力，請(qǐng)求生產(chǎn)車間協(xié)助或相關(guān)人員配合。

4、發(fā)貨品種、數(shù)量不得超出《出庫(kù)通知單》范圍。發(fā)貨完成后，倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)將發(fā)貨信息錄入存貨臺(tái)賬。

四、物資領(lǐng)出退回流程

1、生產(chǎn)、售后領(lǐng)出多余物資、銷售退回物資，要實(shí)行退料制度，由退料部門列出清單，寫明原因，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，倉(cāng)庫(kù)管理員紅筆填寫《入庫(kù)通知單》（見附表3），以示區(qū)分，一式三份，退貨部門、倉(cāng)庫(kù)管理員、財(cái)務(wù)部門各執(zhí)一份。

2、倉(cāng)庫(kù)管理員及時(shí)憑紅字《入庫(kù)通知單》核收實(shí)物并辦理入庫(kù)登記。

五、回收舊物資管理流程

因各種原因回收舊物資，經(jīng)質(zhì)量部和技術(shù)部評(píng)估是否可再循環(huán)利用，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，可再利用的，參照收貨流程辦理入庫(kù)手續(xù)，專區(qū)擺放，并錄入利舊存貨臺(tái)賬。

六、庫(kù)存信息的流轉(zhuǎn)

1、申請(qǐng)人填好《入庫(kù)通知單》、《出庫(kù)通知單》以郵件形式發(fā)送倉(cāng)庫(kù)管理員并抄送財(cái)務(wù)等相關(guān)人員。

2、倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)收到的申請(qǐng)信息，核對(duì)貨物信息填寫完整《入庫(kù)通知單》、《出庫(kù)通知單》并分送相關(guān)部門人員。

3、查閱庫(kù)存數(shù)量信息，由申請(qǐng)人和倉(cāng)庫(kù)管理員自行溝通。

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4、倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)更新電子出入庫(kù)臺(tái)賬信息。

XXXX設(shè)備（上海）有限公司 2018年7月18日

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第三篇：快遞收發(fā)管理規(guī)定

快遞（件）收發(fā)管理規(guī)定

1、目的：

規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。2

2、適用范圍：

適用于公司全體員工。

3、定義：

快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。

4、權(quán)責(zé)： 4、1門衛(wèi)負(fù)責(zé)快遞簽收工作，并對(duì)收取的快遞件進(jìn)行登記，及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，對(duì)于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)。4、2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的快遞費(fèi)用管控工作。5

5、寄件流程： 5、1選擇快遞公司 填寫快遞單 將快遞件交前臺(tái)核查登記 門衛(wèi) 快遞公司取件。5、2快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準(zhǔn)確地選擇性價(jià)比高的快遞公司。5、3填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。前臺(tái)對(duì)寄件人所選快遞公司的合理性進(jìn)行審核，不合理的前臺(tái)給予建議選擇合理的快遞公司，寄件人重新填寫快遞單。5、4前臺(tái)核查登記：前臺(tái)對(duì)寄件的進(jìn)行核查，并把所寄物品進(jìn)行詳細(xì)登記，核查通過后，將快遞存放門衛(wèi)。5、5前臺(tái)或門衛(wèi)（休息天由門衛(wèi)）通知快遞公司來公司收件，快遞公司收件人審核包裝，若包裝不合格拒收，由寄件人重新包裝。

6、寄件相關(guān)規(guī)定： 6、1物品分類選擇參照表：

序號(hào)

寄件類型 A類：緊急件 B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品與配件等）

D類：普通信函、賀卡等 6、2重型配件（達(dá)5kg以上的非貴重配件）、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司（非順豐快遞），若是特急件，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可選順豐快遞等郵寄方式。6、3嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的5-10倍處罰。6、4嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。

7、相關(guān)人員職責(zé): 7、1寄件人應(yīng)合理、負(fù)責(zé)地選擇快遞公司，并準(zhǔn)確清晰的填寫快遞單。7、2寄件人將需寄發(fā)的物品備齊并與快遞單一起放到前臺(tái)待核查，核查通過后按快遞公司包裝要求進(jìn)行包裝。核查內(nèi)容包括：是否為私人件、是否私自寄送公司產(chǎn)品（文件）、快遞公司選擇的合理性、快遞單填寫是否正確、包裝是否符合要求等。對(duì)于不合格的快遞退回發(fā)件人，按要求整改好后再予以寄發(fā)。7、3若所寄發(fā)物品較重，需快遞人員直接到車間或倉(cāng)庫(kù)取件的，寄件人必須安排一人陪同前往，禁止收件人獨(dú)自前往處理。7、4前臺(tái)負(fù)責(zé)審核快遞公司選擇的合理性，快遞單填寫是否正確，預(yù)審包裝是否合格及快遞物品的價(jià)值（達(dá)到報(bào)價(jià)額度的應(yīng)提醒寄件人進(jìn)行報(bào)價(jià)寄發(fā)）。

8、費(fèi)用管控： 8、1保價(jià)：為避免風(fēng)險(xiǎn)，超過1萬(wàn)元的物品不可快遞，寄5000至10000萬(wàn)元的物品和易碎、易損件必須進(jìn)行保價(jià)，若未保價(jià)而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。8、2所有發(fā)件費(fèi)均掛到發(fā)件部門，月底前臺(tái)提供發(fā)件清單，并做好費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，發(fā)件部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。8、3對(duì)于快遞費(fèi)過高的部門，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行分析，并制定整改措施交分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后報(bào)人力資源部。8、4人力資源部對(duì)公司整體快遞費(fèi)進(jìn)行管控。

9、收件規(guī)定： 9、1不需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件由門衛(wèi)簽收、登記后，及時(shí)通知相關(guān)部門責(zé)任人簽字領(lǐng)取。收件人或委托人必須在接到通知后即時(shí)將收件從門衛(wèi)領(lǐng)走。9、2需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系收件人或并辦理付款手續(xù)。9、3所有快遞件門衛(wèi)必須進(jìn)行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門相關(guān)人員直接簽收。9、4公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺(tái)保管（保管期為一年），便于對(duì)賬和查詢。

10、遺損件索賠： 10、1寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到前臺(tái)，由前臺(tái)與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。10、2前臺(tái)須對(duì)每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計(jì)快遞件的遺失/損壞率和評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)能力。

11、附件： 11、1《快遞件收發(fā)（簽收）登記表》 11、2《快遞件遺失/損壞登記表》

第四篇：郵件收發(fā)管理規(guī)定

XX公司郵件收發(fā)管理規(guī)定

為進(jìn)一步規(guī)范郵件收發(fā)管理，確保公司郵件收發(fā)及時(shí)、準(zhǔn)確，根據(jù)需要，特制定本規(guī)定。

第一條適用范圍

本規(guī)定適用于公司各種郵件的收發(fā)管理。

第二條郵件類別

本規(guī)定所指的郵件包含平信、掛號(hào)信、電報(bào)、快遞、包裹、匯款單、報(bào)刊、雜志等。

第三條郵件管理

一、郵件收發(fā)責(zé)任人

行政部為郵件收發(fā)管理部門，行政前臺(tái)為具體執(zhí)行崗位，負(fù)責(zé)公司所有郵件的收發(fā)。

二、郵件收發(fā)管理

1.公司所有外來郵件一律經(jīng)行政前臺(tái)簽收分發(fā)，不得交由他人處理；

2.掛號(hào)信、包裹單、匯款單、特快專遞等郵件由行政前臺(tái)通知收件人，收件人至前臺(tái)憑本人有效身份證件簽字領(lǐng)取，委托他人領(lǐng)取的，必須持收件人本人有效證件，方可領(lǐng)?。?/p>

3.上級(jí)機(jī)關(guān)信件、公司領(lǐng)導(dǎo)郵件由行政前臺(tái)轉(zhuǎn)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；

3.部門及員工個(gè)人郵件由行政前臺(tái)通知各部門領(lǐng)??；

4.公司為科室訂閱的雜志由信息科領(lǐng)取后登記備案，相關(guān)科室再行借閱；

5.其他報(bào)刊、雜志由行政前臺(tái)通知相關(guān)部門領(lǐng)取；

6.所有郵件的領(lǐng)取必須簽字登記。

第四條 郵件收發(fā)責(zé)任人職責(zé)

1．每天做好各類郵件的簽收登記并分類存放于指定位置，妥善保管；

2．對(duì)所有郵件應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)外來郵件應(yīng)檢封郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由；

3.收件人聯(lián)系方式不詳或無(wú)法辨別的郵件存放于指定位置，供收件人查詢，60天內(nèi)無(wú)人領(lǐng)取的郵件，交由郵政部門處理。

第五條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行，最終解釋權(quán)歸公司行政部。

XX公司

二〇一三年七月二十四日

第五篇：電子郵件收發(fā)管理規(guī)定

江蘇柏誠(chéng)工程股份有限公司 電子郵件收發(fā)管理規(guī)定

江蘇柏誠(chéng)工程股份有限公司

第一章 總則

第1條 為了規(guī)范員工公務(wù)用電子郵件收發(fā)和使用，特制定本規(guī)定。第2條 本規(guī)定適用于公司所有對(duì)內(nèi)對(duì)外的公務(wù)電子郵件的收發(fā)。第二章 公司電子郵箱的使用

第3條 行政人事部必須在員工入職三天內(nèi)，向員工分配企業(yè)郵箱的個(gè)人用戶名和密碼。第4條 員工必須妥善保管好公司電子郵箱地址及密碼，防止盜用。第5條 員工必須每日至少查看一次電子郵箱，以便及時(shí)接收郵件

第6條 員工的對(duì)外往來的公務(wù)郵件，原則上必須使用公司統(tǒng)一后綴的郵箱，以提升企業(yè)形象。第7條 員工發(fā)送公務(wù)用郵件時(shí)，必須包含以下內(nèi)容：（1）稱謂：包含“先生、小姐、部長(zhǎng)”等敬稱；

（2）問候語(yǔ)：如“您好！”、“早上好”、“工作辛苦了”等；（3）需告知事件的內(nèi)容描述，描述應(yīng)具體、明確、簡(jiǎn)潔；（4）告知郵件中的附件個(gè)數(shù)以及內(nèi)容描述；

（5）結(jié)束語(yǔ)：如“商祺”、“非常感謝”等，如需回復(fù)，應(yīng)寫明：“候復(fù)”、“請(qǐng)立即回復(fù)”等內(nèi)容；（6）個(gè)人簽名，可按如下樣板設(shè)定：

------江蘇柏誠(chéng)工程股份有限公司

Jiangsu BOTH Engineering Co.,Ltd.xxxx 部（部門名）xxx（姓名）Tel: 0510-82758115-xxx E-mail: xx@jsboth.com

Fax: 0510-82761218 Mobile: xxxxxxxxxxxx------

第8條 公司郵箱容量為 10M，附件文件發(fā)送時(shí)必須控制文件大小，或分批次發(fā)送。第三章 公司文件的收發(fā)

第9條 公司內(nèi)部書面溝通提倡以電子郵件形式發(fā)放，并保留發(fā)放記錄。

第10條 以下公司文件的電子版必須與書面版本同時(shí)通過企業(yè)網(wǎng)內(nèi)部郵箱向相關(guān)人員發(fā)送，公司文件電子版必 須為 PDF 格式或圖片格式：

（1）公司發(fā)文單，包括部門通知等；（2）會(huì)議紀(jì)要

（3）各類報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等（4）企業(yè)內(nèi)刊或簡(jiǎn)報(bào)

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（5）員工通訊錄 江蘇柏誠(chéng)工程股份有限公司

（6）工程技術(shù)普及性知識(shí)文檔（7）其他需要發(fā)送電子版本的文件

第11條 以上文件的郵件發(fā)送必須遵守公司文件保密規(guī)定的保密等級(jí)及發(fā)放范圍。

第12條 公司對(duì)外公用郵箱由行政人事部管理，行政主管/經(jīng)理負(fù)責(zé)每日上午、下午各一次打開公司郵箱收發(fā)

郵件。

第四章 電子郵件的管理

第13條 接收的重要郵件及時(shí)備份或采取抄送、轉(zhuǎn)發(fā)形式向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。

第14條 發(fā)送重要電子郵件必須遵守公司保密制度規(guī)定，必要時(shí)可以使用加密傳輸。第15條 郵件發(fā)送時(shí)可設(shè)定要求回執(zhí)，并電話確認(rèn)對(duì)方是否收到。

第16條 員工離職時(shí)，人事經(jīng)理/主管必須及時(shí)通知 IT 經(jīng)理注銷個(gè)人帳號(hào)。營(yíng)業(yè)人員、部長(zhǎng)級(jí)以上崗位人員個(gè)

人帳號(hào)根據(jù)需要由專人監(jiān)管一個(gè)月后注銷。

第17條 員工若發(fā)現(xiàn)任何非法使用其用戶帳號(hào)或存在安全漏洞情況，應(yīng)立即報(bào)告 IT 經(jīng)理。

第18條 IT 經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)使用情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。對(duì)于違反本規(guī)定的員工，隨時(shí)有權(quán)停

止和取消其服務(wù)帳號(hào)。

第19條 公司有權(quán)對(duì)以下郵箱收發(fā)情況進(jìn)行跟蹤：

（1）已離職的營(yíng)業(yè)人員郵箱（2）郵箱收發(fā)異常，有泄密可能的（3）郵件來往中發(fā)現(xiàn)病毒較多的（4）公司重要郵箱

（5）其他重要郵件需進(jìn)行跟蹤的 第五章 其他

第20條 發(fā)現(xiàn)以下情形者，公司有權(quán)視情節(jié)輕重處以警告、通報(bào)批評(píng)、罰款等處罰，造成嚴(yán)重后果的可予以撤

職、開除：

（1）長(zhǎng)期不閱讀本人郵件，導(dǎo)致三次以上重要郵件接收延誤的；（2）發(fā)送電子郵件未遵守相應(yīng)保密措施，導(dǎo)致泄密的；（3）使用公司郵箱發(fā)布負(fù)面信息或誹謗、中傷他人的。

第21條 本規(guī)定自頒布之日起生效，由行政人事部負(fù)責(zé)解釋，修改時(shí)亦同。

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