第一篇：檔案室資料收發(fā)借閱管理規(guī)定

技術(shù)與質(zhì)量檔案室資料收發(fā)借閱管理規(guī)定

為了不斷完善檢驗(yàn)技術(shù)中心技術(shù)與質(zhì)量檔案室文件資料收發(fā)借閱管理工作，明確管理職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范技術(shù)與質(zhì)量檔案室文件資料收發(fā)借閱程序，避免在收發(fā)借閱過(guò)程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄密現(xiàn)象，保證技術(shù)與質(zhì)量檔案室資料的完整和長(zhǎng)期使用性，更好地為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)，特制定此規(guī)定：

1、設(shè)備與基建圖紙資料以及說(shuō)明書、與管線項(xiàng)目有關(guān)的技術(shù)資料、工藝文件、焊評(píng)、首批與過(guò)程控制檢驗(yàn)報(bào)告、水壓爆破試驗(yàn)報(bào)告、CTOD檢測(cè)報(bào)告、HIC檢測(cè)報(bào)告、SSC檢測(cè)報(bào)告等由技術(shù)檔案資料室歸口管理。

2、生產(chǎn)過(guò)程檢驗(yàn)記錄、鋼板與鋼管質(zhì)量證明書、焊材質(zhì)證書與入廠檢驗(yàn)資料、水壓試驗(yàn)數(shù)據(jù)與曲線圖、射線底片或抓圖、2#連探波形圖、質(zhì)量報(bào)表、收庫(kù)記錄、質(zhì)量分析資料、過(guò)程不合格品統(tǒng)計(jì)表、理化報(bào)告單、不合格鋼管記錄、噴字傳遞信息、外來(lái)檢測(cè)報(bào)告等由質(zhì)量檔案室歸口管理。

3、收發(fā)技術(shù)與質(zhì)量資料，借閱檢驗(yàn)技術(shù)中心技術(shù)與質(zhì)量檔案室資料，都必須履行相應(yīng)的收發(fā)與借閱手續(xù)。

4、所有接收與發(fā)放的資料須為紙質(zhì)資料，并提交相應(yīng)的電

子版資料做為電子備份。

5、鋼板訂貨技術(shù)條件、技術(shù)標(biāo)書等對(duì)外文件，技術(shù)檔案室在接收到正式文件后2小時(shí)內(nèi)傳遞發(fā)放到相關(guān)對(duì)口部門。需提交給監(jiān)理單位的報(bào)告資料，如首批報(bào)告、水爆報(bào)告等，技術(shù)檔案室在接收到正式報(bào)告后4小時(shí)內(nèi)傳遞給監(jiān)理單位。

6、借閱人必須填寫“巨龍鋼管公司檔案資料借閱審批單”，經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)（批準(zhǔn)人：檢驗(yàn)技術(shù)中心主任、副主任）、公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。非檢驗(yàn)技術(shù)中心人員借閱，除上述審批人簽字外，還需借閱方主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。同時(shí)，由借閱人在資料借閱登記本上做好記錄，并寫明借閱事由、借閱日期、資料名稱等。

7、負(fù)責(zé)向檢驗(yàn)技術(shù)中心質(zhì)量檔案室移交資料人員，在借閱本職工作范圍的資料時(shí)，經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)同意，只需在資料借閱登記本上登記即可。若借閱非本職工作范圍的資料，必須辦理借閱手續(xù)。

8、外單位借閱時(shí)，借閱人必須持其單位介紹信及身份證，必須經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心主任同意后，再按照要求辦理資料借閱手續(xù)，并登記備案。否則，不予借閱。

9、在資料借出期間，借閱人對(duì)所借資料承擔(dān)安全、保密責(zé) 任。應(yīng)妥善保管，保守機(jī)密，不得私自帶出公司、轉(zhuǎn)借他人、隨意放置、拆散、涂改，不得私自復(fù)印、掃描、拍攝、摘抄，只允

許查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的資料內(nèi)容。若因借閱人保管不善造成資料泄密、損壞、遺失等責(zé)任由借閱人全部承擔(dān)。

10、因工作需要，借閱人需要所借資料的復(fù)印件或掃描件時(shí)，除需按照條款6中要求辦理相關(guān)手續(xù)外，同時(shí)，還必須填寫“巨龍鋼管公司資料復(fù)印審批單”（必須寫明復(fù)印或掃描用途、數(shù)量等），經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心領(lǐng)導(dǎo)、公司業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。借閱人只能復(fù)印或掃描批準(zhǔn)資料內(nèi)容、數(shù)量，只限用于批準(zhǔn)事項(xiàng)。在復(fù)印資料時(shí)，不允許拆開，若因特殊情況必須拆開時(shí)，必須經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心主任同意后，方可拆開。但必須保證所拆資料不被損壞，若損壞，由借閱人承擔(dān)賠償責(zé)任。

11、借閱人必須在10天之內(nèi)將其所借資料歸還檔案室，若因特殊原因不能及時(shí)歸還的，必須經(jīng)檢驗(yàn)技術(shù)中心主任同意后，方可延期歸還。但最多不得超過(guò)一個(gè)月，一個(gè)月后若仍不能歸還的，必須重新辦理借閱手續(xù)。

12、借閱人在歸還資料時(shí)，應(yīng)與檔案管理員辦理資料歸還交接手續(xù)。檔案管理員對(duì)所歸還資料進(jìn)行檢查，若有涂改、損壞、缺頁(yè)、丟失等現(xiàn)象，應(yīng)馬上向檢驗(yàn)技術(shù)中心主任匯報(bào)，檔案管理員有權(quán)拒絕接受辦理資料歸還手續(xù)。造成的損失或不良后果，全部由借閱人承擔(dān)。

13、以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。

14、本規(guī)定從2012年6月1日起正式實(shí)施。

15、本規(guī)定條款中，若有與巨龍鋼管公司相關(guān)規(guī)章制度條款相抵觸的，以公司相關(guān)規(guī)定內(nèi)容為準(zhǔn)。

第二篇：檔案室管理規(guī)定

檔案室管理制度

一、檔案資料的分類及權(quán)限界定

（一）普通文件：

1、分類：

其他公司的一些宣傳資料、光盤等； 其他公司的投標(biāo)書；

公司購(gòu)買的生產(chǎn)、技術(shù)、管理方面的書籍，光盤。

2、權(quán)限：

本公司員工可隨時(shí)借閱、查看；

除本公司外的其他人員，須持綜合部部長(zhǎng)簽字的工作聯(lián)系單方可借閱； 如有需要，可由檔案室管理員復(fù)印使用。

（二）保密文件：

1、分類：

公司技術(shù)部的圖紙、工藝卡； 外來(lái)圖紙、工藝卡；

公司內(nèi)各部門存檔的資料、文件等。

2、權(quán)限：

存檔時(shí)，存檔部門需界定可借閱、查看的部門、人員等范圍，存檔范圍內(nèi)的部門、人員可隨時(shí)借閱、查看；

存檔范圍外的人員要借閱、查看時(shí)，需持經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長(zhǎng)簽字的工作聯(lián)系單方可查看、借閱；

如有需要，使用人可持有部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長(zhǎng)簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

（三）機(jī)密文件：

1、分類：

各部門認(rèn)為不可對(duì)外人公開的文件、資料等： 領(lǐng)導(dǎo)界定為機(jī)密的文件、資料等。

2、權(quán)限：

原則上不允許任何人借閱、查看，如有特殊情況，借閱人須持公司綜合部部長(zhǎng)、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單，方可借閱；

原則上不允許復(fù)印，如有需要使用人必須持有經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

二、檔案歸檔制度

檔案室負(fù)責(zé)收集（征集）、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司各類檔案及有關(guān)資料。

（一）各部門存檔時(shí)，需界定資料的存檔級(jí)別，以方便查閱、管理。

（二）檔案室資料在歸檔時(shí)，在分級(jí)的基礎(chǔ)上，原則上按部門進(jìn)行歸檔，公司購(gòu)買的圖書實(shí)行綜合歸檔，技術(shù)部的圖紙和工藝卡單獨(dú)進(jìn)行歸檔。

（三）檔案室的每一個(gè)檔案柜都要進(jìn)行編號(hào)、整理，分類存放，并做好檔案索引記錄，方便使用時(shí)的及時(shí)查找。

（四）技術(shù)部的圖紙和工藝卡進(jìn)行存檔時(shí)，必須是完整的2套圖紙和4套工藝卡，并且是同時(shí)存檔，并確保此時(shí)存檔的圖紙和工藝卡經(jīng)審核已經(jīng)沒(méi)有錯(cuò)誤，每套圖紙和工藝卡的每一頁(yè)都有技術(shù)部長(zhǎng)的簽字。

（五）技術(shù)部存檔的每套圖紙和工藝卡必須是經(jīng)過(guò)編號(hào)的，檔案袋的正面需填寫部門、類別、密級(jí)、編號(hào)、總頁(yè)數(shù)、發(fā)放范圍等信息，缺一不可。存檔時(shí)，檔案室管理員需要查看每套圖紙的編號(hào)是否則正確，填寫是否有漏項(xiàng)等，否則不予存檔。

（六）公司購(gòu)買的每本書籍都要及時(shí)存檔，并整理好檔案目錄。

三、檔案借閱使用制度

檔案是公司的寶貴財(cái)富，檔案的開放利用工作，是整個(gè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的根本目的。

（一）在查閱檔案時(shí)，只準(zhǔn)查閱自己需要的部分，不得隨便翻閱其他部分的內(nèi)容，閱后要當(dāng)面交點(diǎn)清楚。

（二）查閱檔案者，不準(zhǔn)拆卷、涂改，不準(zhǔn)在檔案上亂劃或做標(biāo)記，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。如需復(fù)制，須經(jīng)檔案館允許。密件不準(zhǔn)復(fù)制。

（三）借閱檔案，原則上不超過(guò)半個(gè)月（15天），屆時(shí)未用完者，可到檔案館辦理續(xù)借手續(xù)；借閱人出差時(shí)，借閱期限可適當(dāng)放寬；借閱人調(diào)離的，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還。如需轉(zhuǎn)借他人使用，須到檔案館辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。

（四）借出檔案者應(yīng)對(duì)檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不能泄密、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、污損、拆散，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。

（五）借閱人持有的工作聯(lián)系單，一定明確表明要借閱的文件名稱，文件級(jí)別、查閱目的，查閱時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，如果存在詞語(yǔ)模糊，界定不明的現(xiàn)象，檔案室管理員有權(quán)拒絕外借。

四、檔案室管理制度

要科學(xué)地管理好檔案，確保檔案的安全，使之有效地為本公司的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

（一）對(duì)于檔案室的管理，堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的原則。著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和檔案室內(nèi)濕度的控制、調(diào)節(jié)及照明管理方面的工作。

（二）檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃、易爆、易腐物品帶進(jìn)檔案室。

（三）采取有效措施防治鼠、蟲、霉害，定期進(jìn)行檢查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理。

（四）檔案室周圍配備適當(dāng)?shù)南榔鞑?，并按器材要求定期檢查更換，檔案室管理員應(yīng)該懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。經(jīng)常進(jìn)行安全防火檢查，確保萬(wàn)無(wú)一失。

（五）下班前，要檢查所有門窗是否關(guān)嚴(yán)，檢查燈是否關(guān)閉。周末及假期要切斷檔案室電源。

五、圖書資料的購(gòu)買制度

檔案室管理員負(fù)責(zé)公司員工及領(lǐng)導(dǎo)的圖書及其他資料的購(gòu)買。

（一）員工填寫圖書資料購(gòu)買通知單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交檔案室管理員。

（二）檔案室管理員本著“適用、節(jié)約”的原則，采用合適的方式購(gòu)買所需資料，要求必須有正規(guī)發(fā)票。

（三）圖書買來(lái)后，攜帶書和發(fā)票去集團(tuán)公司檔案室進(jìn)行存檔和蓋章，并辦理《圖書資料借閱手續(xù)》，然后由總部檔案管理員在發(fā)票上簽字。蓋章后的圖書資料需在本單位檔案室進(jìn)行存檔后，方可通知所需部門辦理圖書借閱手續(xù)。

（四）填寫《發(fā)票報(bào)銷申請(qǐng)單》，后附發(fā)票，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后交公司統(tǒng)計(jì)。

六、檔案鑒定銷毀制度

做好檔案鑒定銷毀工作，剔除失去價(jià)值的檔案材料，更好地保護(hù)珍貴檔案和重要檔案，是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又細(xì)致的工作，必須以科學(xué)態(tài)度對(duì)待。

（一）檔案鑒定工作，就是通過(guò)甄別和鑒定，將有價(jià)值的檔案更好地保存

下來(lái)，達(dá)到室藏檔案既完整又精練。

（二）進(jìn)行檔案鑒定時(shí)，須由檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法，逐件地審查文件，準(zhǔn)確地進(jìn)行分析，判斷其價(jià)值。

（三）檔案鑒定后，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值或保管期限已過(guò)的需要銷毀的檔案，報(bào)請(qǐng)相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)審批。重要檔案文件需報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理審批后，方可銷毀。

（四）要銷毀的文件資料都必須編制銷毀清冊(cè)，方可銷毀。

七、檔案保密制度

檔案管理涉及公司的很多機(jī)密文件，檔案管理員必須有高度的保密觀念，嚴(yán)格遵守公司的檔案保密制度。

（一）非檔案管理員未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入檔案室，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出檔案室，不得私自復(fù)制檔案。

（二）檔案室管理員不得私自摘抄和向外傳播存檔內(nèi)容，不得以任何理由為借口對(duì)外泄露檔案機(jī)密。

（三）檔案管理員必須嚴(yán)格界定公司的檔案文件的密級(jí)，對(duì)于機(jī)密、絕密檔案必須使用專門的檔案柜進(jìn)行存放，并將檔案柜上鎖保存。

（四）對(duì)于需要銷毀的檔案或材料，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并編制清冊(cè)，由兩人監(jiān)銷。辦公廢紙、廢件、重復(fù)件等，要妥善保存，不得隨意當(dāng)垃圾傾倒，與需銷毀檔案或材料一并送機(jī)要局指定單位銷毀。

（五）管理好檔案室及檔案櫥門鎖鑰匙是檔案管理員的責(zé)任，不得丟失、不得外借。

（六）檔案管理員要有高度的責(zé)任心，要相互監(jiān)督執(zhí)行，經(jīng)常進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)失密現(xiàn)象，及時(shí)報(bào)告，及早處理。

叢林汽車 2010-4-29

第三篇：檔案室管理規(guī)定

公司檔案室檔案管理及保密制度

第一條： 總則

本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括：國(guó)家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案（人事檔案由人事部中心管理）。公司對(duì)檔案實(shí)行集中管理。

第二條： 檔案管理架構(gòu)

公司檔案管理由辦公室主管，并設(shè)有綜合檔案室。

綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各部門設(shè)兼職檔案管理員。綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案保管員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。

第三條： 檔案分類：

文書類檔案

政府部門各類文件

公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文

法律公文

項(xiàng)目文件

工程技術(shù)類

開發(fā)檔案

預(yù)算合同檔案

工程檔案

財(cái)務(wù)類檔案

合同類檔案

公司各類證照

第四條： 歸檔工作流程

一、檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。各部門以工程項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。

二、各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如部門確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

第五條： 歸檔要求

一、歸檔文件必須完整齊全。

歸檔文件必須按規(guī)定分類整理、編目。

檔案編目

文書類檔案：+（項(xiàng)目）部門+案卷號(hào)

如：2004/市場(chǎng)/001

工程類檔案：+工程項(xiàng)目+檔案分類+案卷號(hào)

如：2004/某某項(xiàng)目 /工程/001

財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)設(shè)置

合同類檔案：部門（項(xiàng)目）+合同類型+年份+案卷號(hào)

二、歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。

三、音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版；計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。裝入照片檔案盒。

四、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明：題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號(hào)等。

五、檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號(hào)。

六、檔案號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

七、歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。

八、檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

第五條文件整理

一．文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收：

1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。

2．文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

4．與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

5．有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。

二、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

第六條： 檔案借閱、移交

一、檔案借閱者必須做到：

1、愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。、注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

二、內(nèi)部借閱程序

1、各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“借閱單”，經(jīng)其部門主管辦公室主任副總核準(zhǔn)后向主管檔人員借閱。

2、檔案管理人員接到“借閱單”，經(jīng)核查后取出該項(xiàng)檔案，并于“借閱單”上填注借出日期后，將檔案交與借閱人員?！敖栝唵巍眲t按歸還日期先后整理以備催還。

3、在檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“借閱單”。

4、檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后，檔案即歸入檔案夾?！敖栝唵巍庇蓹n案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

5、“借閱單”以一案一號(hào)為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按借閱程序重新辦理。

6、借閱人員對(duì)于所借檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。

7、借閱人員借閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

8、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門主管同意。、各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)各主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

三、外部借閱程序、公司檔案室檔案原則上不外借其他單位，如確需外借，需經(jīng)公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)，檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。

四、移交

公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作, 將檔案移交表填寫清楚。

第七條： 保管和保密制度、存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。、檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。、節(jié)假日期間，檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案原則上禁

止借閱，如確需要經(jīng)總經(jīng)理同意方可在檔案室借閱，不準(zhǔn)外借；機(jī)密級(jí)檔案秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)一周。機(jī)密級(jí)檔案秘密級(jí)檔案的借閱必須由部門主管辦公室主任同意及副總批準(zhǔn)。副總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托辦公室主任審批，日后要補(bǔ)辦補(bǔ)簽手續(xù)。

第八條保存期限與銷毀

一、文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊(cè)；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存 的文書。

2.10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4．1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條檔卷清理

1．檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

2．保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)注明繼續(xù)需保存日期，并呈報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

二、檔案的銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第八條： 附則

工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。

附：

《公司檔案資料銷毀審批表》《公司檔案資料銷毀登記表》《借閱單》《檔案登記目錄》

第四篇：快遞收發(fā)管理規(guī)定

快遞（件）收發(fā)管理規(guī)定

1、目的：

規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。2

2、適用范圍：

適用于公司全體員工。

3、定義：

快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。

4、權(quán)責(zé)： 4、1門衛(wèi)負(fù)責(zé)快遞簽收工作，并對(duì)收取的快遞件進(jìn)行登記，及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，對(duì)于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)。4、2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的快遞費(fèi)用管控工作。5

5、寄件流程： 5、1選擇快遞公司 填寫快遞單 將快遞件交前臺(tái)核查登記 門衛(wèi) 快遞公司取件。5、2快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準(zhǔn)確地選擇性價(jià)比高的快遞公司。5、3填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。前臺(tái)對(duì)寄件人所選快遞公司的合理性進(jìn)行審核，不合理的前臺(tái)給予建議選擇合理的快遞公司，寄件人重新填寫快遞單。5、4前臺(tái)核查登記：前臺(tái)對(duì)寄件的進(jìn)行核查，并把所寄物品進(jìn)行詳細(xì)登記，核查通過(guò)后，將快遞存放門衛(wèi)。5、5前臺(tái)或門衛(wèi)（休息天由門衛(wèi)）通知快遞公司來(lái)公司收件，快遞公司收件人審核包裝，若包裝不合格拒收，由寄件人重新包裝。

6、寄件相關(guān)規(guī)定： 6、1物品分類選擇參照表：

序號(hào)

寄件類型 A類：緊急件 B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品與配件等）

D類：普通信函、賀卡等 6、2重型配件（達(dá)5kg以上的非貴重配件）、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司（非順豐快遞），若是特急件，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可選順豐快遞等郵寄方式。6、3嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的5-10倍處罰。6、4嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。

7、相關(guān)人員職責(zé): 7、1寄件人應(yīng)合理、負(fù)責(zé)地選擇快遞公司，并準(zhǔn)確清晰的填寫快遞單。7、2寄件人將需寄發(fā)的物品備齊并與快遞單一起放到前臺(tái)待核查，核查通過(guò)后按快遞公司包裝要求進(jìn)行包裝。核查內(nèi)容包括：是否為私人件、是否私自寄送公司產(chǎn)品（文件）、快遞公司選擇的合理性、快遞單填寫是否正確、包裝是否符合要求等。對(duì)于不合格的快遞退回發(fā)件人，按要求整改好后再予以寄發(fā)。7、3若所寄發(fā)物品較重，需快遞人員直接到車間或倉(cāng)庫(kù)取件的，寄件人必須安排一人陪同前往，禁止收件人獨(dú)自前往處理。7、4前臺(tái)負(fù)責(zé)審核快遞公司選擇的合理性，快遞單填寫是否正確，預(yù)審包裝是否合格及快遞物品的價(jià)值（達(dá)到報(bào)價(jià)額度的應(yīng)提醒寄件人進(jìn)行報(bào)價(jià)寄發(fā)）。

8、費(fèi)用管控： 8、1保價(jià)：為避免風(fēng)險(xiǎn)，超過(guò)1萬(wàn)元的物品不可快遞，寄5000至10000萬(wàn)元的物品和易碎、易損件必須進(jìn)行保價(jià)，若未保價(jià)而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。8、2所有發(fā)件費(fèi)均掛到發(fā)件部門，月底前臺(tái)提供發(fā)件清單，并做好費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，發(fā)件部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。8、3對(duì)于快遞費(fèi)過(guò)高的部門，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行分析，并制定整改措施交分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后報(bào)人力資源部。8、4人力資源部對(duì)公司整體快遞費(fèi)進(jìn)行管控。

9、收件規(guī)定： 9、1不需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件由門衛(wèi)簽收、登記后，及時(shí)通知相關(guān)部門責(zé)任人簽字領(lǐng)取。收件人或委托人必須在接到通知后即時(shí)將收件從門衛(wèi)領(lǐng)走。9、2需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系收件人或并辦理付款手續(xù)。9、3所有快遞件門衛(wèi)必須進(jìn)行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門相關(guān)人員直接簽收。9、4公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺(tái)保管（保管期為一年），便于對(duì)賬和查詢。

10、遺損件索賠： 10、1寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到前臺(tái)，由前臺(tái)與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。10、2前臺(tái)須對(duì)每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計(jì)快遞件的遺失/損壞率和評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)能力。

11、附件： 11、1《快遞件收發(fā)（簽收）登記表》 11、2《快遞件遺失/損壞登記表》

第五篇：郵件收發(fā)管理規(guī)定

XX公司郵件收發(fā)管理規(guī)定

為進(jìn)一步規(guī)范郵件收發(fā)管理，確保公司郵件收發(fā)及時(shí)、準(zhǔn)確，根據(jù)需要，特制定本規(guī)定。

第一條適用范圍

本規(guī)定適用于公司各種郵件的收發(fā)管理。

第二條郵件類別

本規(guī)定所指的郵件包含平信、掛號(hào)信、電報(bào)、快遞、包裹、匯款單、報(bào)刊、雜志等。

第三條郵件管理

一、郵件收發(fā)責(zé)任人

行政部為郵件收發(fā)管理部門，行政前臺(tái)為具體執(zhí)行崗位，負(fù)責(zé)公司所有郵件的收發(fā)。

二、郵件收發(fā)管理

1.公司所有外來(lái)郵件一律經(jīng)行政前臺(tái)簽收分發(fā)，不得交由他人處理；

2.掛號(hào)信、包裹單、匯款單、特快專遞等郵件由行政前臺(tái)通知收件人，收件人至前臺(tái)憑本人有效身份證件簽字領(lǐng)取，委托他人領(lǐng)取的，必須持收件人本人有效證件，方可領(lǐng)取；

3.上級(jí)機(jī)關(guān)信件、公司領(lǐng)導(dǎo)郵件由行政前臺(tái)轉(zhuǎn)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；

3.部門及員工個(gè)人郵件由行政前臺(tái)通知各部門領(lǐng)?。?/p>

4.公司為科室訂閱的雜志由信息科領(lǐng)取后登記備案，相關(guān)科室再行借閱；

5.其他報(bào)刊、雜志由行政前臺(tái)通知相關(guān)部門領(lǐng)??；

6.所有郵件的領(lǐng)取必須簽字登記。

第四條 郵件收發(fā)責(zé)任人職責(zé)

1．每天做好各類郵件的簽收登記并分類存放于指定位置，妥善保管；

2．對(duì)所有郵件應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對(duì)外來(lái)郵件應(yīng)檢封郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由；

3.收件人聯(lián)系方式不詳或無(wú)法辨別的郵件存放于指定位置，供收件人查詢，60天內(nèi)無(wú)人領(lǐng)取的郵件，交由郵政部門處理。

第五條 本規(guī)定自下發(fā)之日起施行，最終解釋權(quán)歸公司行政部。

XX公司

二〇一三年七月二十四日