第一篇：文件收發(fā)、打復(fù)印管理規(guī)定

文件收/發(fā)、打/復(fù)印管理規(guī)定

一、目的為規(guī)范我公司文件收發(fā)管理，嚴(yán)格控制文件打印、復(fù)印成本，使員工養(yǎng)成良好的節(jié)約意識(shí)，特制定本規(guī)定。

二、適用范圍

公司全體員工。

三、規(guī)定

1、傳真文件的接收與發(fā)送

1.1接收的所有傳真件應(yīng)詳細(xì)填寫《傳真接收記錄》，并由接收人及時(shí)通知接受人。

1.2部分傳真文件辦公室根據(jù)其內(nèi)容的重要性決定是否存檔，經(jīng)總經(jīng)理簽批的決議傳真文件，總經(jīng)理簽批后當(dāng)事人應(yīng)將文件交予辦公室檔案室存檔。

1.3信件、書刊、報(bào)紙等外來(lái)文件，應(yīng)有保安值班人接受、填寫記錄并送交至辦公室，由辦公室分發(fā)至各部門并做好簽收記錄。

1.4各部門發(fā)出的傳真件應(yīng)詳細(xì)記錄《傳真發(fā)送記錄》。

1.5各部門需要郵寄的信件應(yīng)統(tǒng)一交至辦公室，由辦公室統(tǒng)一郵寄。

1.6各部門的傳真收發(fā)記錄由辦公室統(tǒng)一監(jiān)督、檢查，每月1日由辦公室回收所有記錄存檔，備查。

2、文件打/復(fù)印

2.1各部門應(yīng)培養(yǎng)節(jié)約用紙的意識(shí)，非呈報(bào)文件等沒(méi)有必要打印出的可傳遞電子版，非重要文件提倡用單面作廢紙張打/復(fù)印。

2.2能用雙面打/復(fù)印的文件應(yīng)設(shè)置雙面打/復(fù)印。

2.3各部門人員對(duì)所有文件的打/復(fù)印都應(yīng)自覺(jué)詳細(xì)填寫《文件打印復(fù)印登記表》；有打印機(jī)的部門也應(yīng)填寫《文件打印復(fù)印登記表》，并由辦公室控制用紙，并每月1日回收各部門上月《文件打印復(fù)印登記表》存檔。

2.4彩色文件的打印，應(yīng)填寫申請(qǐng)單，由部門經(jīng)理及辦公室主任審批后方可打印。

3、公司內(nèi)文件（包括制度文件、崗位說(shuō)明書、操作要領(lǐng)書等）的收發(fā)

3.1公司內(nèi)文件由辦公室統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)，下發(fā)時(shí)做好文件發(fā)放登記。

3.2公司內(nèi)文件因更換版本或其他原因需收回時(shí)，由辦公室統(tǒng)一回收，各部門不得私自作廢或銷毀。

4、外來(lái)文件（如上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件）的收發(fā)

4.1外來(lái)文件只要符合我公司《檔案管理規(guī)定》入檔范圍的文件，接受部門應(yīng)主動(dòng)將文件存檔于檔案室。

4.2與行政有關(guān)的所有外來(lái)文件，應(yīng)由辦公室主任審閱處理，需提報(bào)總經(jīng)理簽批的文件，經(jīng)總經(jīng)理簽批處理意見(jiàn)后原件（附《文件處理單》）留辦公室檔案室存檔，當(dāng)事人可持復(fù)印件備用，特殊文件除外。

4.3因外來(lái)文件內(nèi)容需要而準(zhǔn)備的用于提報(bào)、備審等的文字資料均需報(bào)辦公室檔案室存檔。

5、附則

5.1嚴(yán)禁公司職員私自打/復(fù)印及傳真收/發(fā)非工作文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以20元罰款。

5.2對(duì)不自覺(jué)填寫傳真收/發(fā)登記及文件打/復(fù)印登記表的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)處以10元罰款。本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第二篇：文件收發(fā)管理規(guī)定

文件收發(fā)管理規(guī)定

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司各類文件資料的收發(fā)管理工作，使公司文件資料的收發(fā)管理工作更加規(guī)范化、制度化，提高工作效率，并明確職責(zé);結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本管理規(guī)范。

2、適用范圍

公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內(nèi)外__文件、函件等。

3、職責(zé)

公司所有文件資料，由公司各職能部門專人負(fù)責(zé)擬發(fā)、收集、整理后，統(tǒng)一交公司行政人事部檔案室歸檔保管，具體操作根據(jù)《檔案管理規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;

4、發(fā)文管理規(guī)定及流程

4.1發(fā)文規(guī)定

4.1.1公司各類發(fā)文均由所屬部門負(fù)責(zé)擬稿排版及校對(duì)，分管部門領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽發(fā);

___所發(fā)文件必須由發(fā)文部門留存書面底稿、電子文本以作存檔，并由部門專人建立文件收發(fā)登記臺(tái)帳;

___所發(fā)文件必須履行文件呈批手續(xù)且要有相關(guān)擬稿人、審核人、簽發(fā)人的簽字方可發(fā)出，需加蓋公章的文件另加填蓋章申請(qǐng)單;由總經(jīng)理簽字后，財(cái)務(wù)部執(zhí)行蓋章;

___所有發(fā)文文件必須定期統(tǒng)一歸檔到公司檔案室保管存檔。

4.2發(fā)文字號(hào)編排

4.2.1以公司名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一編排為以下格式：

公司簡(jiǎn)稱的大寫英文縮寫(XDCJ)+發(fā)布年號(hào)(四位數(shù))+順序號(hào)(三位數(shù));

公司名義發(fā)文，統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)擬文及編號(hào)，經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)出;

4.2.2以部門名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一編排為以下格式：

4.3文件分類

4.3.1制度、規(guī)定：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規(guī)章制度;

4.3.2決定：對(duì)重大事項(xiàng)做出的決定按排;

4.3.3通知：發(fā)布或公布公司各項(xiàng)制度，傳達(dá)相關(guān)部門、人員或單位需要周知的事項(xiàng);

4.3.4通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，借以教育員工;傳達(dá)重要精神或情況;

4.3.5通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng);

4.3.6報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況、提出建議意見(jiàn)或答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn);

4.3.7請(qǐng)示：向上級(jí)部門請(qǐng)求請(qǐng)示、批準(zhǔn);

___批復(fù)：答復(fù)相關(guān)部門(單位)__請(qǐng)示;

4.3.9意見(jiàn)：對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出意見(jiàn)或處理辦法。

第三篇：公司文件收發(fā)管理規(guī)定

公司文件收發(fā)管理規(guī)定

一、公司內(nèi)部文件分兩級(jí)文件。

1、公司級(jí)文件要由公司綜合管理部起草由總經(jīng)理簽發(fā)并決定下發(fā)那一級(jí)閱辦。

2、部級(jí)文件由各部起草上報(bào)綜合管理部由主管經(jīng)理簽發(fā)。

二、公司文件密級(jí)：

1、絕密文件屬于高級(jí)技術(shù)或商業(yè)秘密，文件絕對(duì)不可外傳，否則將會(huì)給公司造成無(wú)法挽回的損失（包括政治、經(jīng)濟(jì)損失），這類文件只在高級(jí)管理人員間傳閱。

2、機(jī)密文件屬于一般性保密，文件不得流失公司以外，這類文件只在中層以上干部間傳閱。

三、公司行文文頭、文尾、文號(hào)的編制：

1、屬于公司級(jí)文件或上級(jí)下發(fā)文件其文號(hào)為：“津鑫電字（）年第（）號(hào)”,簽發(fā)人轉(zhuǎn)發(fā)人為總經(jīng)理。

2、屬于部級(jí)文件其文號(hào)為津鑫電（部門稱謂選一字）（）年第（）號(hào)，簽發(fā)人為主管經(jīng)理或總經(jīng)理。

3、公司文件文頭為“天津市鑫視界電子出版物制作有限公司文件”。

4、文件版記為擬文部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、核對(duì)者姓名。

四、文件范本：附后

五、文件回收：文件傳閱后應(yīng)歸回綜合管理部歸檔。

六、綜合管理部應(yīng)建立文件檔案，發(fā)文時(shí)要由文件接收人簽字

第四篇：企業(yè)文件收發(fā)規(guī)定

(一)公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；黨支部的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，黨支部書記簽發(fā)；公司本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。

(二)文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。

(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

(四)屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

(五)文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

(六)外來(lái)的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見(jiàn)后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

(七)傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

第五篇：快遞收發(fā)管理規(guī)定

快遞（件）收發(fā)管理規(guī)定

1、目的：

規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。2

2、適用范圍：

適用于公司全體員工。

3、定義：

快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送文件資料、產(chǎn)品樣品、貨物以及其他與工作相關(guān)貨品等。

4、權(quán)責(zé)： 4、1門衛(wèi)負(fù)責(zé)快遞簽收工作，并對(duì)收取的快遞件進(jìn)行登記，及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，對(duì)于未被領(lǐng)取的快遞，賦有保管義務(wù)。4、2各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的快遞費(fèi)用管控工作。5

5、寄件流程： 5、1選擇快遞公司 填寫快遞單 將快遞件交前臺(tái)核查登記 門衛(wèi) 快遞公司取件。5、2快遞公司的選擇：選擇的原則是高效率、低成本。寄件人必須根據(jù)所寄物品的性質(zhì)與緊急程度，合理、準(zhǔn)確地選擇性價(jià)比高的快遞公司。5、3填寫快遞單：由寄件人用正楷字清晰填寫收件方和寄件方詳細(xì)資料（地址、收件人、聯(lián)系電話、郵編等）。前臺(tái)對(duì)寄件人所選快遞公司的合理性進(jìn)行審核，不合理的前臺(tái)給予建議選擇合理的快遞公司，寄件人重新填寫快遞單。5、4前臺(tái)核查登記：前臺(tái)對(duì)寄件的進(jìn)行核查，并把所寄物品進(jìn)行詳細(xì)登記，核查通過(guò)后，將快遞存放門衛(wèi)。5、5前臺(tái)或門衛(wèi)（休息天由門衛(wèi)）通知快遞公司來(lái)公司收件，快遞公司收件人審核包裝，若包裝不合格拒收，由寄件人重新包裝。

6、寄件相關(guān)規(guī)定： 6、1物品分類選擇參照表：

序號(hào)

寄件類型 A類：緊急件 B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）C類：普通件（如資料、文件、普通產(chǎn)品樣品與配件等）

D類：普通信函、賀卡等 6、2重型配件（達(dá)5kg以上的非貴重配件）、公司樣本、普通資料類原則上均選一般的快遞公司（非順豐快遞），若是特急件，分管領(lǐng)導(dǎo)審批后可選順豐快遞等郵寄方式。6、3嚴(yán)禁公費(fèi)寄私人物品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該單快遞費(fèi)的5-10倍處罰。6、4嚴(yán)禁私自寄公司產(chǎn)品，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按該產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴(yán)重者視同偷盜，并追究其刑事責(zé)任。

7、相關(guān)人員職責(zé): 7、1寄件人應(yīng)合理、負(fù)責(zé)地選擇快遞公司，并準(zhǔn)確清晰的填寫快遞單。7、2寄件人將需寄發(fā)的物品備齊并與快遞單一起放到前臺(tái)待核查，核查通過(guò)后按快遞公司包裝要求進(jìn)行包裝。核查內(nèi)容包括：是否為私人件、是否私自寄送公司產(chǎn)品（文件）、快遞公司選擇的合理性、快遞單填寫是否正確、包裝是否符合要求等。對(duì)于不合格的快遞退回發(fā)件人，按要求整改好后再予以寄發(fā)。7、3若所寄發(fā)物品較重，需快遞人員直接到車間或倉(cāng)庫(kù)取件的，寄件人必須安排一人陪同前往，禁止收件人獨(dú)自前往處理。7、4前臺(tái)負(fù)責(zé)審核快遞公司選擇的合理性，快遞單填寫是否正確，預(yù)審包裝是否合格及快遞物品的價(jià)值（達(dá)到報(bào)價(jià)額度的應(yīng)提醒寄件人進(jìn)行報(bào)價(jià)寄發(fā)）。

8、費(fèi)用管控： 8、1保價(jià)：為避免風(fēng)險(xiǎn)，超過(guò)1萬(wàn)元的物品不可快遞，寄5000至10000萬(wàn)元的物品和易碎、易損件必須進(jìn)行保價(jià)，若未保價(jià)而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。8、2所有發(fā)件費(fèi)均掛到發(fā)件部門，月底前臺(tái)提供發(fā)件清單，并做好費(fèi)用統(tǒng)計(jì)，發(fā)件部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。8、3對(duì)于快遞費(fèi)過(guò)高的部門，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行分析，并制定整改措施交分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后報(bào)人力資源部。8、4人力資源部對(duì)公司整體快遞費(fèi)進(jìn)行管控。

9、收件規(guī)定： 9、1不需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件由門衛(wèi)簽收、登記后，及時(shí)通知相關(guān)部門責(zé)任人簽字領(lǐng)取。收件人或委托人必須在接到通知后即時(shí)將收件從門衛(wèi)領(lǐng)走。9、2需支付到付快遞費(fèi)的快遞收件，門衛(wèi)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系收件人或并辦理付款手續(xù)。9、3所有快遞件門衛(wèi)必須進(jìn)行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在，可通知部門相關(guān)人員直接簽收。9、4公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺(tái)保管（保管期為一年），便于對(duì)賬和查詢。

10、遺損件索賠： 10、1寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應(yīng)第一時(shí)間將單號(hào)報(bào)到前臺(tái)，由前臺(tái)與快遞公司跟進(jìn)索賠，寄件人須給予相關(guān)配合。10、2前臺(tái)須對(duì)每單索賠件記錄在《快遞件遺失/損壞登記表》上，便于查詢和統(tǒng)計(jì)快遞件的遺失/損壞率和評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)能力。

11、附件： 11、1《快遞件收發(fā)（簽收）登記表》 11、2《快遞件遺失/損壞登記表》