第一篇：關(guān)于高等學(xué)校檔案管理工作的思考

關(guān)于高等學(xué)校檔案管理工作的思考

(內(nèi)蒙古師范大學(xué)田家炳教育書院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010022)

摘 要：文章認(rèn)真分析了近年來(lái)內(nèi)蒙古高等學(xué)校在改革發(fā)展中，檔案管理工作上出現(xiàn)的一些問(wèn)題，就此提出了解決問(wèn)題的思路，以期達(dá)到進(jìn)一步強(qiáng)化高校檔案管理工作的目

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007—6921(XX)02—0138—02

21世紀(jì)我國(guó)高等教育取得了長(zhǎng)足發(fā)展，高等學(xué)校檔案工作在高等教育的改革和發(fā)展中發(fā)揮了強(qiáng)有力的支撐作用，高等教育的發(fā)展在各方面推動(dòng)了高等學(xué)校檔案工作的逐漸完善。然而，近年來(lái)高等教育和高校檔案工作在發(fā)展過(guò)程中依然存在著諸多方面的不協(xié)調(diào)，對(duì)此，本文就如何解決高校檔案管理工作出現(xiàn)的若干問(wèn)題和對(duì)這些問(wèn)題的思考，在這里提

1.1 高等學(xué)校在管理體制改革中的并校和擴(kuò)建，給高校

合并學(xué)校優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，是一種教育資源的重組，優(yōu)化資源 配置的最高形式。例如內(nèi)蒙古師范大學(xué)整合了內(nèi)蒙古教育學(xué)院，內(nèi)蒙古團(tuán)校等，又?jǐn)U大、建設(shè)了新的和林格爾盛樂校區(qū)和青年政治學(xué)院新校區(qū)。內(nèi)蒙古科技大學(xué),內(nèi)蒙古醫(yī)學(xué)院，內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院也相繼合并院校并且擴(kuò)建了新的校區(qū)。這使學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大了，檔次提高了，結(jié)構(gòu)合理了，發(fā)展速度加快了。在學(xué)校的合并過(guò)程中，出現(xiàn)了檔案管理體制改革的許多問(wèn)題：原來(lái)多個(gè)學(xué)校管理的檔案，要集中由新組建的學(xué)校統(tǒng)一管理；那些原來(lái)學(xué)制層次較低因合并而轉(zhuǎn)制為本科的學(xué)校，其檔案管理一時(shí)還達(dá)不到本科學(xué)校檔案管理的要求，需要一個(gè)內(nèi)部規(guī)范提高的過(guò)程；合并后檔案量大增，對(duì)組建學(xué)校檔案的基礎(chǔ)設(shè)施和現(xiàn)代化管理手段必須有更高的要求等

1.2 嚴(yán)峻的畢業(yè)形勢(shì)給高等學(xué)校畢業(yè)生學(xué)籍檔案信息

現(xiàn)階段高等學(xué)校畢業(yè)生嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)給大學(xué)生帶來(lái)了很大的壓力，考取研究生和出國(guó)留學(xué)是大多數(shù)學(xué)生又一選擇的途徑，許多畢業(yè)后的大學(xué)生紛紛報(bào)考研究生以增強(qiáng)今后擇業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，畢業(yè)生報(bào)考研究生就需要學(xué)校提供學(xué)習(xí)成績(jī)證明等原始檔案材料。同時(shí)，又有越來(lái)越多的畢業(yè)生選擇出國(guó)留學(xué)，他們?yōu)楸ＷC自己申請(qǐng)成功，往往同時(shí)向多所國(guó)外學(xué)校遞交個(gè)人資料，這就要求學(xué)校出具多份的成績(jī)證明、學(xué)歷證明和學(xué)位證明等。因此，高等學(xué)校畢業(yè)生對(duì)檔案信息的需 求不僅越來(lái)越多，而且要求也越來(lái)越高。申請(qǐng)出國(guó)留學(xué)的學(xué)生需要校方出具翔實(shí)的中英文成績(jī)打印件，這些無(wú)疑拓寬了檔案工作服務(wù)的領(lǐng)域和范疇。目前畢業(yè)生的學(xué)籍檔案利用、查詢居高不下，而且日益上升。由于檔案材料利用次數(shù)越來(lái)越多，檔案原件的磨損就越來(lái)越大，這給檔案的管理和保護(hù)

1.3 高等學(xué)校的重大教育活動(dòng)和大學(xué)生擴(kuò)招為學(xué)校檔案工作拓展了范圍,在檔案管理工作上表現(xiàn)出原始檔案不完

近年來(lái)各高等學(xué)校都陸續(xù)經(jīng)歷了籌備、慶祝建校50周年活動(dòng)，經(jīng)歷過(guò)教育部對(duì)高等學(xué)校本科教育工作質(zhì)量評(píng)估，經(jīng)歷過(guò)學(xué)科建設(shè)和研究生碩士點(diǎn)、博士點(diǎn)申請(qǐng)組織和籌備過(guò)程等等，高等學(xué)校檔案工作在為這些重大的歷史事件和教育科學(xué)評(píng)價(jià)，提供了翔實(shí)的歷史紀(jì)錄和真實(shí)的歷史音像,起到了不可替代的作用。高等學(xué)校每年隨著學(xué)生人數(shù)擴(kuò)招，學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，促進(jìn)了學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)步伐的加快，大學(xué)生人數(shù)翻番，隨之而來(lái)，基建、教學(xué)、科研、管理等方面產(chǎn)生的檔案數(shù)量也迅速增加。學(xué)校整體的發(fā)展，高校檔案工作在 2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案工作人員隊(duì)

各高等學(xué)校成立學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)和檔案 管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，各級(jí)檔案工作人員在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下開展各項(xiàng)檔備管理與服務(wù)工作，學(xué)校檔案館、室組織負(fù)責(zé)檔案工作人員學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)。每年終要邀請(qǐng)上級(jí)檔案業(yè)務(wù)部門聯(lián)合對(duì)高等學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行工作檢查、考核和總結(jié)，各高等學(xué)校每年應(yīng)該聯(lián)合組成檔案工作檢查小組對(duì)各高校檔案工作進(jìn)行評(píng)估和互評(píng)，促

建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍，是做好檔案工作的基礎(chǔ)，按照“政治強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精”的檔案工作人員要求,加強(qiáng)對(duì)學(xué)校專職和各院系兼職檔案工作人員管理與服務(wù)能力的培養(yǎng)，進(jìn)一步提高檔案人員的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。各高等學(xué)校檔案工作要健全合作交流機(jī)制，各校每年要輪流組織一次針對(duì)專職檔案人員的進(jìn)行專業(yè)教育研討會(huì)和培訓(xùn)工作，嚴(yán)格保證專職檔案員持證上崗和按計(jì)劃接受檔案工作繼續(xù)教育,要定期組織兼職檔案員參加學(xué)校組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班學(xué)習(xí)。擴(kuò)大檔案工作人員隊(duì)伍要通過(guò)多種途徑選拔、培養(yǎng)、引進(jìn)人才，尤其是既懂檔案業(yè)務(wù)工作又具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力知識(shí)的復(fù)合型人才。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和改善檔案人員的生活和工作環(huán)境，解決提高檔案工作人員的待遇和勞動(dòng)保護(hù)，充分調(diào)動(dòng)廣大檔案工作人員熱愛和奉獻(xiàn)檔案事業(yè)。

2.2

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，高等學(xué)校各項(xiàng)工作信息化進(jìn)程的加快，大量電子文書文件、音像文件的產(chǎn)生，檔案載體發(fā)生了根本性的變化，檔案信息管理也必須適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。在實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中，高等學(xué)校承載著大量的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和眾多的科技前沿資訊，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)安全保密的規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)安全。學(xué)校各級(jí)檔案部門要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證電子文

現(xiàn)階段各高等學(xué)?；径冀⒘擞?jì)算機(jī)信息局域網(wǎng),學(xué)校各院系及各部門都配備了計(jì)算機(jī)并聯(lián)通了網(wǎng)絡(luò),為檔案工作網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的開展提供了基礎(chǔ)條件。今后要把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)管理范疇，加強(qiáng)學(xué)校專職檔案部門設(shè)備、設(shè)施現(xiàn)代化建設(shè)。學(xué)校檔案館和檔案室的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配置與保管條件相適應(yīng)的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)以及防火、防盜報(bào)警等標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，對(duì)于聲像、電子文件檔案，必須專門設(shè)計(jì)庫(kù)房。學(xué)校各院系，各部門檔案工作應(yīng)該按需配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、高速掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備，要求檔案兼職人員專門使用和保管，以提高檔案現(xiàn)代化工作手段，保證基層檔案各項(xiàng)工作正常開展。學(xué)校校長(zhǎng)辦公室、信息中心、檔案館等部門要進(jìn)一步分工合作，建立健全高校檔案信息資源庫(kù)和檔案工作信息網(wǎng)，早日實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)互

2.3

檔案作為特殊的文化載體，能極大地滿足我們認(rèn)識(shí)、研究不同時(shí)期民族歷史和不同文化教育背景的需要。高等學(xué)校檔案工作人員要提高對(duì)檔案工作的理論研究和探索，積極撰寫檔案工作理論文章，精益求精地編制各種檔案文獻(xiàn)，對(duì)檔案學(xué)中各類問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)而深入的探索，積極申報(bào)國(guó)家檔案相關(guān)的研究課題。部分合并和轉(zhuǎn)制的高校在不具備良好的檔案工作條件下，更應(yīng)該理論先行，做好先期輿論準(zhǔn)備工作，研究制定工作規(guī)劃，逐步實(shí)施可行工作計(jì)劃，理論指導(dǎo)實(shí)踐打開檔案工作局面。

檔案工作的主要目的之一是利用檔案為社會(huì)服務(wù)。高等學(xué)校檔案工作要緊緊抓住“利用”這一重要環(huán)節(jié)，圍繞高等學(xué)校教育過(guò)程中的各項(xiàng)工作，改善服務(wù)方法，全方位管理和利用學(xué)校檔案，積極為各部門提供檔案服務(wù)工作。檔案管理人員應(yīng)該熟悉、了解本校各級(jí)檔案的館藏情況，掌握高等學(xué)校檔案信息資源，主動(dòng)為學(xué)校各項(xiàng)工作及重大決策提供檔案信息服務(wù)和咨詢。同時(shí)合理地保護(hù)和利用人事檔案和學(xué)籍檔案，為教師、職工、畢業(yè)大學(xué)生提供翔實(shí)的原始檔案資料，不斷地提高學(xué)校檔案服務(wù)工作的及時(shí)性、針對(duì)性和有效性，努力把檔案服務(wù)工作提高到一個(gè)新的水平上。

第二篇：加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

03級(jí)中文本科班 夏瓊

（2008年4月）

前言

檔案，其法律定義為：過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。學(xué)術(shù)定義為：國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史文獻(xiàn)?？珊?jiǎn)易地表達(dá)為：檔案是原始的歷史記錄。檔案的特點(diǎn)表現(xiàn)在五個(gè)方面：首先，檔案的形成的范圍非常廣泛。黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及每一個(gè)人都能成為檔案的形成者；其次，檔案反映的內(nèi)容涉及的領(lǐng)域非常廣，社會(huì)生活的方方面面都能在檔案中得到記錄；第三，檔案的種類和形式多樣。我們經(jīng)?？吹降母黝愇募?、工程圖紙、印章、照片、錄音錄像材料以及新興的電子文件等等，都是檔案的載體；第四，檔案是人們從事某項(xiàng)活動(dòng)直接形成的原始記錄，它來(lái)源于人們實(shí)際生活、工作活動(dòng)產(chǎn)生的原始記錄，是伴隨人類社會(huì)活動(dòng)形成的客觀真實(shí)的材料；第五，檔案是具有保存價(jià)值的原始材料。原始性是檔案的本質(zhì)屬性。是檔案形成者當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的原始文件的轉(zhuǎn)化物，就是說(shuō)檔案是歷史的原始記錄，這決定了檔案和普通圖書、資料的本質(zhì)區(qū)別。判斷一份材料是不是檔案，關(guān)鍵要看它是不是具有原始性。另外,檔案還具有客觀真實(shí)性、信息性和知識(shí)存儲(chǔ)性。檔案的作用有兩個(gè)方面：一是憑證作用；二是參考作用。對(duì)于一個(gè)具體的單位或個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案是一個(gè)單位或個(gè)人歷史的真實(shí)、全面的反映，是一個(gè)單位或個(gè)人維護(hù)自身權(quán)益的重要工具，是一個(gè)單位規(guī)范管理的基礎(chǔ)，是積累和傳播知識(shí)的重要載體，是開展單位文化建設(shè)的重要素材，是一個(gè)單位或個(gè)人建立信用，在社會(huì)活動(dòng)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面建立和利用信用體系，獲得發(fā)展最有力的工具。對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案是國(guó)家和民族文化建設(shè)的歷史記憶，是傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。“ 歷史長(zhǎng)河奔騰不息，時(shí)光留下斑斑印跡；社會(huì)車輪滾滾向前，檔案建立不朽功績(jī)?？鬃又洞呵铩匪抉R編《史記》，只因有了史料的記錄，才使歷史得以延續(xù)”，道出了檔案工作的地位和作用。

學(xué)校檔案是指法人、其他組織以及個(gè)人從事教育、教學(xué)及其有關(guān)的學(xué)校建設(shè)、財(cái)務(wù)管理等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，是適應(yīng)學(xué)校教育改革和發(fā)展的需要，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要內(nèi)容。學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作和教育、教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄和歷史反映，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。依法做好學(xué)校檔案工作,加強(qiáng)學(xué)校的檔案管理，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理工作的系統(tǒng)化、科學(xué)化，對(duì)提升學(xué)校內(nèi)部的管理水平具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，要著力抓好四個(gè)的方工作。

一、對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)要深化

檔案是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的重要部分。重視檔案工作是中央、省、市各級(jí)黨委、政府的要求，也是各級(jí)各類學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的客觀要求。借助檔案，我們能更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來(lái)。學(xué)校檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，是辦好學(xué)校的一項(xiàng)最基礎(chǔ)的工作，是學(xué)校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)。學(xué)校檔案工作的好壞，是衡量學(xué)校辦得好壞的重要標(biāo)志和依據(jù)。學(xué)校是人類文明的搖籃，是思想文化的圣地。各級(jí)教育行政管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，要從講政治和實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想的高度，認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案管理工作的地位和作用，理直氣壯地宣傳檔案和檔案工作的地位和作用，真正認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案是學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的直接依據(jù)和載體，學(xué)校的自身形象、價(jià)值觀念、學(xué)校精神、學(xué)校優(yōu)秀先進(jìn)人物的榜樣力量之所以能夠延綿不斷地得以傳承，是學(xué)校檔案起到了重要的載體作用。充分認(rèn)識(shí) 學(xué)校檔案就是學(xué)校寶貴的財(cái)富，學(xué)校檔案管理工作就是學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)工作的重要組成部分，從而進(jìn)一步重視和加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，把學(xué)校檔案管理納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，納入學(xué)校管理制度，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍。做到學(xué)校布置工作與安排相關(guān)文件、資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關(guān)檔案、資料的歸檔同步，總結(jié)工作與總結(jié)相關(guān)檔案工作同步，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案集中統(tǒng)一管理，確保學(xué)校檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

二、檔案管理工作的制度要完善

建立和完善學(xué)校檔案管理制度，就是要全面貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)以及學(xué)校關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，具體包括七個(gè)方面：

（一）嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范立卷制度

建立健全學(xué)校各類檔案，為學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)分析、總結(jié)、部署、調(diào)度學(xué)校工作和對(duì)學(xué)校工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案工作，確定一名校領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔等建檔工作。要 建立檔案管理的常規(guī)工作制度。如收集、整理、分類、立卷、借閱、鑒定、剔除、銷毀等環(huán)節(jié)要建立相應(yīng)的工作 制度。

學(xué)校檔案室要按檔案管理的要求建立檔案,認(rèn)真做好歸檔驗(yàn)收工作。對(duì)整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫(kù)存前的鑒定和驗(yàn)收，凡不符合要求的,必須重新整理合格才能歸檔。按規(guī)定做好分類編號(hào)和編目工作。目錄條目基本著錄項(xiàng)目包括：順序號(hào)、檔號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等。實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的，應(yīng)將目錄輸入計(jì)算機(jī)，建立信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檢索、統(tǒng)計(jì)的機(jī)上操作。按照檔案順序號(hào)，依次排列上架。要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案安全。教務(wù)處、總務(wù)處、學(xué)生處等能部門應(yīng)專設(shè)檔案柜，分別明確專（兼）職人員具體管理。

及時(shí)整理，規(guī)范分類，登記歸檔。請(qǐng)示類文件的歸檔要附相關(guān)批復(fù)材料。上級(jí)來(lái)文的歸檔，需要辦理并上報(bào)相關(guān)材料的，要將上報(bào)的相關(guān)材料附上。全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案，學(xué)校檔案按類以時(shí)間為序建立，教師的人事檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立，學(xué)生學(xué)籍檔案按屆、按班分類建立。要嚴(yán)格做好鑒定和銷毀工作。要根據(jù)歸檔范圍和保管期限規(guī)定，對(duì)到期的檔案提出銷毀或延長(zhǎng)保管期的意見，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀檔案時(shí)必須有兩人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字。同時(shí),要認(rèn)真做好檔案的收進(jìn)、移出、利用、銷毀等統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

全體教職員工都要明了檔案收集和管理的目的和意義，樹立檔案工作人人有責(zé)的觀念，增強(qiáng)檔案意識(shí)，任何科室和個(gè)人都不得把應(yīng)歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔。任何單位和個(gè)人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。有確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊(cè)，經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動(dòng)離開原工作崗位時(shí)，要徹底清理文件、材料，及時(shí)辦理檔案材料的交接手續(xù)。

(二)嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量立卷制度

要嚴(yán)格按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案袋、檔案卷的規(guī)格要符合檔案部門的統(tǒng)一要求。

卷宗必須注明保存的期限。凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般以五年為限；注明“長(zhǎng)期”的由學(xué)校根據(jù)實(shí)際需要決定保存期限。

凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其它資料，學(xué)?？筛鶕?jù)實(shí)際自行決定是否留存。

(三)嚴(yán)格執(zhí)行檔案補(bǔ)充制度

教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)、調(diào)資、入黨、入團(tuán)、獎(jiǎng)懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。

外來(lái)文件、函件由文書（或人事秘書）統(tǒng)一分類編號(hào)登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后，即立卷歸檔。

校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點(diǎn)，平時(shí)教務(wù)處、總務(wù)處、辦公室、黨支部等部門應(yīng)將此類文件分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中移交檔案人員立卷歸檔。各處室的報(bào)表、名冊(cè)、學(xué)生素質(zhì)報(bào)告存根、圖冊(cè)等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊(cè)（本）為單位移交檔案室。

(四)嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度

教職工因工作調(diào)動(dòng)，需要轉(zhuǎn)遞檔案的，必須按上級(jí)有關(guān)部門通知的轉(zhuǎn)遞項(xiàng)目逐項(xiàng)登記，嚴(yán)密包封，并加蓋密封章，通過(guò)機(jī)要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

(五)嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱管理制度

校外人員查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料；同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細(xì)核對(duì)并簽署意見；查閱者不得將檔案材料帶出資料室。

校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無(wú)損地歸還。

(六)嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度

檔案資料室要符合安全保密要求，門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風(fēng)；室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

檔案管理人員不得將無(wú)關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室，不得外泄檔案中的機(jī)密；檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應(yīng)按保密規(guī)范要求處理或銷毀。

(七)嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度

文件、材料的形成單位及教學(xué)科研課題組，要堅(jiān)持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入學(xué)校及各處室、各部門、課題組的工作計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、考核各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核檔案工作。

凡是反映學(xué)校重大工作與活動(dòng)，具有考查利用價(jià)值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須字跡、圖象清晰、書寫工整，所有會(huì)議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水書寫。用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。計(jì)算機(jī)打印的文件材料應(yīng)使用激光打印，嚴(yán)禁使用噴墨打印、色帶打印，否則不能存檔。立卷單位應(yīng)負(fù)責(zé)將材料收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄，確定密級(jí)。根據(jù)檔案的保存價(jià)值和檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分保存期限。凡反映學(xué)校重大活動(dòng)和基本歷史面貌，有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)有參考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管；凡是在短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校有參考利用價(jià)值的，列為短期保存。

三、檔案管理工作人員要敬業(yè)

“蘭臺(tái)天地寬，檔案似河長(zhǎng)。職業(yè)無(wú)高下，品流有尊卑。名利淡如水,事業(yè)重于山。天高任鳥飛，海闊憑魚躍。冷門熱心干，蘭臺(tái)譜新章。功業(yè)留天地，光輝照人間?！保ㄔ颇鲜n案局館長(zhǎng)楊汝鑒：《蘭 臺(tái) 頌》）這組詩(shī)句既道出了檔案工作的地位和作用,更謳歌了檔案人的職業(yè)風(fēng)范和敬業(yè)精神。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，要求檔案管理人員要做到政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正，切實(shí)履行檔案管理人員的工作職責(zé)：一要 堅(jiān)持原則，作風(fēng)正派，做黨的政策的模范執(zhí)行者。二要 忠于職守，遵紀(jì)守法，確保檔案的絕對(duì)安全。三要 掌握檔案工作專業(yè)理論，精通檔案工作業(yè)務(wù)。四要 不斷提高管理水平，更新知識(shí)，適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要。五要 及時(shí)填寫充實(shí)檔案。六要 嚴(yán)守崗位，不擅離職守，節(jié)假日要做好值班工作。檔案工作者要立足本職默默奉獻(xiàn)，干一行、愛一行、專一行，在平凡的工作崗位上建功立業(yè)，成為檔案管理的行家里手，為構(gòu)建和協(xié)社會(huì)，為改革開放和教育事業(yè)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

檔案管理人員要切實(shí)做好檔案的保管和整理，隨時(shí)把散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案資料，進(jìn)行基本的分類、組合和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化。做到依法按章收集檔案材料，嚴(yán)格遵守檔案工作制度；規(guī)范檔案分類，保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，以便檔案的保管和開發(fā)利用。

四、檔案管理工作措施要到位

學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)很平凡而又非常重要的基礎(chǔ)工作。學(xué)校檔案不僅保存著學(xué)校歷程的記憶和學(xué)校辦學(xué)成就的輝煌，而且承擔(dān)著為學(xué)校發(fā)展、規(guī)范管理、教育教學(xué)的推進(jìn)提供保障和支撐的艱巨任務(wù)。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，必須全面落實(shí)檔案法和檔案管理工作的各項(xiàng)制度和措施，確保工作到位。

（一）堅(jiān)持“三納入”、“三同步”原則

把檔案管理工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，納入

學(xué)校管理制度，納入有關(guān)人員職責(zé)范圍，做到學(xué)校布置工作與安排相關(guān)文件資料的歸檔同步，檢查工作與檢查相關(guān)檔案資料同步，總結(jié)工作與總結(jié)相關(guān)檔案同步。確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，努力開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

（二）建立、完善學(xué)校檔案信息庫(kù)

學(xué)校的工作條線多，歸檔資料牽涉的面也廣，檔案資料的收集要建立必要的組織網(wǎng)絡(luò)，有關(guān)條線和各個(gè)層面都應(yīng)有相關(guān)的節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)都要有具體的責(zé)任人。因此，要建立、完善學(xué)校檔案信息庫(kù)，實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，將目錄輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檢索、統(tǒng)計(jì)的機(jī)上操作，并納入校園網(wǎng)統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。要利用各種機(jī)會(huì)和場(chǎng)合，理直氣壯地宣傳檔案和檔案工作的地位和作用。通過(guò)的積極宣傳和光輝業(yè)績(jī)，去影響和感召領(lǐng)導(dǎo)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)，增加對(duì)檔案工作的投入，不斷改善檔案工作的環(huán)境和條件，使檔案工作真正成為學(xué)校工作離不開、令人敬慕的重要工作。

（三）切實(shí)做好檔案的保管

學(xué)校檔案的保管要實(shí)行“三室分開”，即檔案庫(kù)房、工作人員的辦公室與檔案借閱室分開，至少要做到檔案庫(kù)房獨(dú)立。檔案庫(kù)房要保證通風(fēng)、干燥，配備必要的防潮、防霉、防蛀、防火（消防）、調(diào)溫和通風(fēng)等設(shè)施，要有可靠的防盜設(shè)施。綜合檔案室要由專人管理，庫(kù)房四周無(wú)危及庫(kù)房安全的隱患，避開易燃易爆物品，避免將檔案庫(kù)房設(shè)在底樓或頂樓，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)做到無(wú)雜物堆放，安裝有防盜門、窗或其它一些防盜設(shè)施，安裝有防光窗簾，配備有滅火器，檔案箱柜內(nèi)放置防蟲、防霉的藥品，切實(shí)做到“八防”，即：防高溫、防潮濕、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物、防火、防盜等。同時(shí)，應(yīng)定期檢查檔案保管情況和數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

學(xué)校檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管的有關(guān)規(guī)定，對(duì)整理組卷完畢的檔案進(jìn)行入庫(kù)存前的鑒定和驗(yàn)收，凡不符合要求的，必須重新整理合格才能歸檔。檔案室要定期全面檢查，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取補(bǔ)救措施，并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案安全。認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)、補(bǔ)充、銷毀等工作。

（四）重視電子文件的歸檔工作

要參照國(guó)家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，將反映學(xué)校主要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件，納入歸檔范圍。在電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件，即“雙套歸檔制”。

電子文件的歸檔應(yīng)做到：一是齊全完整。凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時(shí)向檔案部門移交。尤其應(yīng)注意相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的收集。二是真實(shí)有效。歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)有效，文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應(yīng)將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔。有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)采用電子文件簽署技術(shù)，以便確認(rèn)電子文件的有效性。三是格式規(guī)范。對(duì)于歸檔電子文件應(yīng)有格式方面的要求，這是保證電子文件長(zhǎng)期可讀性的一個(gè)極為重要的問(wèn)題。我國(guó)規(guī)定歸檔電子文件的格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。四是一式兩(三)套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機(jī)文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時(shí)還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管，以提高安全性和可靠性。五是經(jīng)過(guò)整理。歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過(guò)一定的整理和編輯。要對(duì)電子文件的載體簡(jiǎn)單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標(biāo)簽，注明編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、軟硬件環(huán)境等。整理完畢后，還應(yīng)填寫統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》，內(nèi)容包括電子文件形成單位、硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、應(yīng)用軟件、文件題名、形成時(shí)間、文件性質(zhì)、類別、載體編號(hào)、保管期限等。歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件及其機(jī)讀目錄、登記表同時(shí)移交給檔案部門，歸檔電子文件登記表如果是數(shù)字形式的，還應(yīng)附有紙張打印件。物理歸檔的電子文件應(yīng)與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上。

（五）做好檔案的開發(fā)和利用工作

要重視檔案的利用，充分發(fā)揮檔案的作用，使死檔案成為活檔案，使檔案為規(guī)范學(xué)校管理服務(wù)，為教育、教學(xué)工作服務(wù)，為推進(jìn)新課程改革服務(wù)，為提高教育、教學(xué)質(zhì)量服務(wù)，是學(xué)校檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。學(xué)校的文書、教學(xué)檔案為教師的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的積累和教師的考核、職稱晉升等提供了依據(jù)材料。這些檔案材料真實(shí)地反映了學(xué)校在過(guò)去的教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑、特色和效果，具有重要的利用和推廣價(jià)值。檔案工作要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和形勢(shì)的發(fā)展需要，優(yōu)化服務(wù)方式，積極主動(dòng)地提供檔案材料。為此，必須健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的《學(xué)校檔案檢索目錄》等編研材料，利用電腦開發(fā)檔案信息資源，為教育教學(xué)服務(wù)。更好地為教學(xué)管理和教學(xué)研究服務(wù)，方便老師們查閱、使用。要推行學(xué)校檔案目錄在本校校園網(wǎng)教學(xué)資源欄目上公布，方便教師備課查閱。

服務(wù)是檔案工作的主題，檔案管理的目的就是為了更好地提供利用檔案，滿足學(xué)校各項(xiàng)工作的需要。檔案的提供利用不僅指被動(dòng)的查、借閱工作，也包括主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)、為同事、為當(dāng)前的某些工作提供有價(jià)值的檔案。因此，只有做好了檔案的提供利用工作，檔案的價(jià)值才能體現(xiàn)出來(lái)，檔案工作的重要性也才體現(xiàn)得出來(lái)。檔案提供利用時(shí)，要認(rèn)真做好查、借閱的登記工作，并對(duì)一些產(chǎn)生明顯利用效果的檔案利用事例及時(shí)進(jìn)行登記。

學(xué)校檔案提供利用方面，要堅(jiān)持借閱制度，認(rèn)真辦理檔案的出借、查閱手續(xù)，做好借閱記錄，對(duì)借出的檔案，要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞或丟失，應(yīng)寫出書面報(bào)告報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校根據(jù)情節(jié)輕重，對(duì)責(zé)任人給予必要的教育和處理。檔案室應(yīng)提供檢索工具，指導(dǎo)檔案利用者查找檔案，并解答利用者的各種有關(guān)問(wèn)題。

學(xué)校檔案開發(fā)利用方面，要組織專業(yè)人員利用教育教學(xué)檔案編輯各種形式的教育、教學(xué)參考資料，如教育、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)匯編、優(yōu)秀教案匯編、優(yōu)秀課件匯編、優(yōu)秀試題匯編等，為教育、教學(xué)提供信息服務(wù)。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，以先進(jìn)的服務(wù)手段和服務(wù)方式，提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。檔案數(shù)字化和信息網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，檔案信息開發(fā)利用工作必須與時(shí)俱進(jìn)，抓住發(fā)展的機(jī)遇，積極爭(zhēng)取將檔案信息化建設(shè)納入當(dāng)?shù)卣碾娮诱?wù)工程中，把各級(jí)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)，從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案資源的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等方面入手，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化，提高服務(wù)效率，方便查閱利用。積極開發(fā)檔案信息資源，努力培養(yǎng)學(xué)校教職工的檔案意識(shí)，擴(kuò)大檔案部門影響力；增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各部門利用檔案決策的意識(shí),進(jìn)一步提高領(lǐng)導(dǎo)決策依賴檔案程度。檔案部門應(yīng)通過(guò)展覽、咨詢、宣傳、教育、服務(wù)等多種形式有計(jì)劃地在全校教職工中普及檔案知識(shí)、培育檔案意識(shí)。圍繞學(xué)校中心工作、重大決策和社會(huì)重大政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、外事等活動(dòng)及熱點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，積極主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，通過(guò)多種途徑多種方式為校領(lǐng)導(dǎo)決策、為學(xué)校發(fā)展和建設(shè)、為廣大教職工提供檔案信息服務(wù)。采用各種形式向公眾介紹館藏、公布利用方式和程序，開通咨詢電話和網(wǎng)頁(yè)，為校內(nèi)外檔案利用者提供及時(shí)有效的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考書目：

1.《中華人民共和國(guó)檔案法》 ；

2.《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法》；

3.中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于《機(jī)關(guān)檔案工作條例》； 4.國(guó)家檔案局關(guān)于《檔案專業(yè)人員職務(wù)試行條例》； 5.國(guó)家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》;6.省檔案局 省政府信息化工作辦公室關(guān)于《云南省電子公文歸檔管理暫行辦法》；

7.《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894-2002》。

第三篇：做好客運(yùn)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

摘要：檔案工作是客運(yùn)管理工作的基礎(chǔ)和條件，是客運(yùn)交通工作的重要組成部分，是交通事業(yè)發(fā)展不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。隨著改革的不斷深化，檔案工作的要求也越來(lái)越高，任務(wù)越來(lái)越重，面對(duì)新時(shí)期檔案管理工作的需要，做好客運(yùn)檔案管理工作，就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：客運(yùn)；檔案；管理

中圖分類號(hào)：G275文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1009-9166（2011）

0017(C)-0366-0

2隨著改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展，道路交通運(yùn)輸在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)中的作用和地位日趨重要，從事專業(yè)客運(yùn)、貨運(yùn)的車輛、人員也逐漸成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)中的一支重要力量。如何做好客運(yùn)檔案管理工作，為交通事業(yè)各項(xiàng)工作的開展提供可靠的依據(jù)，是客運(yùn)檔案管理者必須認(rèn)真思考的題?？瓦\(yùn)檔案工作是客運(yùn)管理工作的基礎(chǔ)和條件，是客運(yùn)交通工作的重要組成部分，是交通事業(yè)發(fā)展不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)項(xiàng)重要的綜合性基礎(chǔ)管理工作。客運(yùn)檔案從歷史的角度來(lái)看，是歷史的記錄，通過(guò)檔案可以了解過(guò)去；從現(xiàn)實(shí)的角度來(lái)看，是現(xiàn)實(shí)的寫照，通過(guò)客運(yùn)檔案可以了解情況以便解決工作中的問(wèn)題，從形式上看，客運(yùn)檔案是各種文獻(xiàn)資料的匯集；從內(nèi)容上看，客運(yùn)檔案不僅反映過(guò)去和現(xiàn)在，而且也影響著未來(lái)?？瓦\(yùn)檔案作為一種信息資源來(lái)為客運(yùn)單位的決策者提供適當(dāng)?shù)睦硇运伎迹S著改革的不斷深化，客運(yùn)檔案管理工作的要求也越來(lái)越高、任務(wù)越來(lái)越重，面對(duì)新時(shí)期客運(yùn)檔案管理工作的需要，如何做好檔案管理工作，就顯得尤為重要。筆者結(jié)合多年的工作實(shí)際，談一點(diǎn)自己的工作體會(huì)。

一、充分認(rèn)識(shí)做好客運(yùn)檔案管理工作的重要性

長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人對(duì)客運(yùn)檔案管理工作的理解過(guò)于狹窄，沒有認(rèn)識(shí)到客運(yùn)檔案管理工作的重要作用。實(shí)際上，做好客運(yùn)檔案管理工作是一個(gè)客運(yùn)單位健康發(fā)展的需要，客運(yùn)檔案管理工作是客運(yùn)單位管理工作的一部分，是提高客運(yùn)單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。科學(xué)規(guī)范的管理客運(yùn)檔案，是衡量一個(gè)客運(yùn)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度?？瓦\(yùn)單位檔案記載著這個(gè)客運(yùn)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。

二、利用各種資源，實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著改革的深入發(fā)展，客運(yùn)檔案管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如客運(yùn)檔案數(shù)量越來(lái)越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來(lái)困難，所以客運(yùn)檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理就成了一個(gè)新的課題，所謂的客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程就是把網(wǎng)絡(luò)作為主導(dǎo)力量和決策實(shí)施者，在整體協(xié)作的基礎(chǔ)上分期、分段、分區(qū)、分工

進(jìn)行，才能有效地解決在新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題，因此這就對(duì)客運(yùn)檔案管理者提出來(lái)更高的要求。

（一）推進(jìn)客運(yùn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本客運(yùn)單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。要求我們?cè)趯?shí)際客運(yùn)工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是在堅(jiān)持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

（二）設(shè)計(jì)好客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理總體方案

客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的總綱，具有總體性、全局性、長(zhǎng)期性和相對(duì)穩(wěn)定的要求。內(nèi)容包括客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的功能設(shè)定、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)思路、基本內(nèi)容、建設(shè)步驟的組網(wǎng)模式等直接關(guān)系客運(yùn)檔案網(wǎng)絡(luò)未來(lái)發(fā)展和最終成效的重大決策。因此，制定總體方案是客運(yùn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)組織管理工作中最為重要的內(nèi)容。

（三）加快客運(yùn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計(jì)算機(jī)，或者說(shuō)有了計(jì)算機(jī)而沒有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)客運(yùn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動(dòng)檢索。所以，計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上，以滿足客運(yùn)檔案管理現(xiàn)代化的起碼要求。

（四）建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享

客運(yùn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各機(jī)關(guān)單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陣列存儲(chǔ)、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過(guò)觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級(jí)管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機(jī)制上提高機(jī)關(guān)信息共享能力。

（五）開展好客運(yùn)檔案現(xiàn)代化管理的宣傳工作

筆者認(rèn)為，開展宣傳工作是優(yōu)化客運(yùn)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)軟環(huán)境的重要手段。宣傳的實(shí)質(zhì)是一種信息的溝通，通過(guò)有效的信息交流和傳遞，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)建設(shè)者和組織管理者在觀念上、步調(diào)上的一致，為工程建設(shè)營(yíng)造良好的人文環(huán)境。

三、提高客運(yùn)檔案管理人員綜合素質(zhì)

客運(yùn)檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要，為了使客運(yùn)檔案工作人員能夠適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要，就必須要體現(xiàn)客運(yùn)檔案管理人員的信息收集和管理的能力，要充分發(fā)揮客運(yùn)檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性，努力提高客運(yùn)檔案人員的知識(shí)水平和管理能力，由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，客運(yùn)檔案工作者信息管理能力主要反映在以下幾個(gè)方面：

（一）觀察能力和分析綜合能力

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)紛繁復(fù)雜的社會(huì)，處于不斷的發(fā)展變化中，客運(yùn)檔案的信息資源管理鞏固中要求客運(yùn)檔案工作者具有敏銳的觀察能力和迅速的反應(yīng)能力，觀察使獲得信息，收集、征集、挖掘有價(jià)值檔案的第一步。客運(yùn)檔案工作者要善于觀察分析，既做到尋找能夠留住歷史的有價(jià)值的檔案，又做到尋找檔案中能夠激活歷史并為顯示服務(wù)的有價(jià)值的信息，分析和綜合是發(fā)掘信息、開發(fā)高層次檔案信息的重要方法。通過(guò)細(xì)致周密的觀察，縝密的分析、判斷、綜合，就能夠從紛繁復(fù)雜的表象中發(fā)掘有價(jià)值的信息，做好客運(yùn)檔案的收集、整理、鑒定的工作；就能透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)，從客運(yùn)檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問(wèn)題、建議合理、帶有參考和指導(dǎo)意義的信息。

（二）調(diào)查研究能力

客運(yùn)檔案工作者必須具備一定的調(diào)查研究能力，掌握調(diào)查研究的基本方法。要真實(shí)、全面地留住歷史，就必須深入實(shí)際調(diào)查研究，全面了解社會(huì)歷史的真實(shí)面貌。要為社會(huì)提供服務(wù)，就要在客觀、全面、科學(xué)的原則指導(dǎo)下，不斷提高調(diào)查研究能力，這樣才能了解和掌握社會(huì)需求，進(jìn)而滿足社會(huì)和人們不斷增長(zhǎng)的信息要求。

（三）組織能力和協(xié)調(diào)能力

在實(shí)際工作中，客運(yùn)檔案工作者往往是面對(duì)一個(gè)地區(qū)或一個(gè)系統(tǒng)開展工作，需要組織建立工作網(wǎng)絡(luò)，需要進(jìn)行客運(yùn)檔案信息資源建設(shè)的管理，需要培養(yǎng)、指導(dǎo)檔案員的工作。要做好這些工作，都要求客運(yùn)檔案工作者學(xué)習(xí)掌握組織和協(xié)調(diào)的有關(guān)原理，具備一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力，通過(guò)自己的努力，在工作網(wǎng)絡(luò)中建立起互相理解、相互支持、相互協(xié)作、相互配合的關(guān)系，形成工作合力，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。

（四）信息技術(shù)的應(yīng)用能力

客運(yùn)檔案工作者既要熟悉文件檔案管理系統(tǒng)流程和基本要求，又要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)和基本技能，努力做到二者的有機(jī)結(jié)合，熟練地運(yùn)用信息技術(shù)，處理和解決信息資源管理中的問(wèn)題。

綜上所述，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，利用各種資源進(jìn)行檔案工作的現(xiàn)代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。

第四篇：檔案管理工作

管理工作（25分）管理措施

（3分）

（1）學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》，對(duì)檔案工作有部署、有檢查、有切實(shí)可行的考核辦法、獎(jiǎng)勵(lì)措施。聽匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）機(jī)關(guān)檔案工作已納入機(jī)關(guān)工作計(jì)劃或目標(biāo)管理。

（3）機(jī)關(guān)檔案工作已列入分客領(lǐng)導(dǎo)的崗位責(zé)任制，作為考績(jī)內(nèi)容。機(jī)構(gòu)人員

（1）建立了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的綜合檔案機(jī)構(gòu)。

（2）配備了與本機(jī)關(guān)檔案工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案人員。

（3）所配檔案干部具有大專以上學(xué)識(shí)水平，經(jīng)過(guò)市級(jí)以上檔案專業(yè)五門主要課程的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

（4）檔案人員忠于職守、遵守紀(jì)律、熟悉業(yè)務(wù)。管理體制（3分）

（1）明確有1名機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作；明確有1名機(jī)關(guān)綜合部門負(fù)責(zé)人主管檔案工作。

（2）對(duì)檔案和檔案工作實(shí)行了綜合管理，即對(duì)本機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)本機(jī)關(guān)各種門類、各種載體的檔案實(shí)體及資料實(shí)行了集中保管。

（3）建立了以機(jī)關(guān)檔案綜合管理機(jī)構(gòu)為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。職能任務(wù)（7分）

（1）對(duì)本機(jī)關(guān)文書部門和業(yè)務(wù)部門形成的各種門類和載體的文件材料歸檔工作進(jìn)行了指導(dǎo)和監(jiān)督；并將文件材料的收集、歸檔工作列入了有關(guān)人員、部門的職責(zé)范圍。

聽匯報(bào)、實(shí)地考核，查看有關(guān)文件與原始記錄

（2）對(duì)本機(jī)關(guān)所屬單位的檔案工作開展了正常的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督工作，并取得了顯著成績(jī)。5 管理制度（5分）

制訂了符合規(guī)范化的檔案管理制度：立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制等制度。并得到落實(shí)。業(yè)務(wù)聯(lián)系（3分）

（1）主動(dòng)接受檔案行政管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)與監(jiān)督，切實(shí)改進(jìn)本機(jī)關(guān)的檔案工作。

（2）積極參加協(xié)作組活動(dòng)，并較好地完成檔案行政管理部門交辦的任務(wù)。

二 保管設(shè)施（15分）用房（5分）

（1）有保管檔案的專門庫(kù)房。

2．5

現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）檔案庫(kù)房安全適用，有防火、防盜、防鼠、防塵、防強(qiáng)光、防潮等措施。

2．52

裝具（10分）

（1）有足夠的檔案柜、箱，并統(tǒng)一規(guī)范。

2．5

（2）配有溫濕度計(jì)、消防器材、吸塵器、去濕機(jī)。

4．5

（3）檔案庫(kù)房和柜箱內(nèi)配有防蟲、防霉等藥物。

三 業(yè)務(wù)建設(shè)（40分）立卷（16分）

（1）采取了與本機(jī)關(guān)工作相適應(yīng)的立卷方法?，F(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)文件，抽查案卷（跨度較長(zhǎng)）

（2）制訂了本機(jī)關(guān)的檔案分類類目、歸檔范圍、保管期限表，并符合業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范。2

（3）歸檔文件材料齊全、完整，歸檔率、完整率達(dá)95%。

（4）1986年來(lái)檔案立卷質(zhì)量基本符合《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求：組卷合理，保管期限劃分準(zhǔn)確；案卷標(biāo)題擬寫準(zhǔn)確；案卷封面按規(guī)定填寫清楚；卷內(nèi)文件排列有序；卷內(nèi)目錄清晰；備考表填寫完整；裝訂結(jié)實(shí)整齊，裝具統(tǒng)一規(guī)范。

（5）檔案字跡材料基本符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的質(zhì)量要求。

收集（4分）

（1）按期做好各種門類、各種載體檔案的接收工作，對(duì)檔案資料實(shí)行了集中保管。2 各類檔案實(shí)體（人事檔案除外）與目錄未實(shí)行統(tǒng)一管理的酌情扣分。

（2）應(yīng)歸檔保存的各種門類、各種載體檔案的資料收集齊全，歸檔及時(shí)。

整理（8分）

（1）各類檔案、資料均已整理編目、上架，并符合規(guī)范編制了目錄號(hào)，無(wú)積存文件。4 現(xiàn)場(chǎng)考核

（2）已按機(jī)關(guān)檔案、資料的內(nèi)容和載體，制訂了統(tǒng)一的、科學(xué)的分類方案。

（3）已按不同門類、載體和不同的保管期限分別排列，并做到規(guī)范、有序、方法一致。24

保管（7分）

（1）建立了全宗卷，卷內(nèi)材料不少于三種；有檔案資料存放示意圖。

現(xiàn)場(chǎng)考核，查看有關(guān)原始資料

（2）測(cè)記庫(kù)房溫濕度正常，在高溫、高濕季節(jié)采取了積極措施。

（3）檔案基本無(wú)霉變、褪色、塵污、破損、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并開展了定期檢查、有原始記錄。

（4）對(duì)永長(zhǎng)破損、褪色檔案進(jìn)行了修復(fù)或復(fù)制，并80%完成。

鑒定統(tǒng)計(jì)（3分）

（1）建立了檔案鑒定工作制度，成立了鑒定小組，定期進(jìn)行鑒定、銷毀工作，手續(xù)完備。

1（2）檔案的收進(jìn)移出登記及時(shí)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，帳物相符，各類檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳齊全。1

查看有關(guān)文件、臺(tái)帳，查看原始記錄。

（3）準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，上報(bào)及時(shí)

移交（2分）

（1）按規(guī)定向檔案館及時(shí)移交檔案、案卷質(zhì)量符合進(jìn)館要求。

（2）檔案人員工作變動(dòng)時(shí)，交接制度健全、移交手續(xù)完備。

四

利用服務(wù)（20分）

檢索工具（9分）

（1）按不同門類、不同保管期限，不同載體分別編制室藏全部檔案的案卷目錄。4

如編有其它簡(jiǎn)便適用的檢索工具可予適當(dāng)加分，計(jì)算機(jī)檢索檔案可加1分，加分不超過(guò)2分。

（2）永久、長(zhǎng)期檔案全部編制了全引目錄或文件卡片。

（3）有文卷號(hào)索引，并有五種專題目錄（索引）或卡片（三年以上）。

利用（5分）

（1）檔案人員熟悉室藏，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確，四分鐘內(nèi)準(zhǔn)確查到一份永久和長(zhǎng)期檔案。2

現(xiàn)場(chǎng)考核查看有關(guān)材料

（2）有檔案資料查借閱和利用效果登記簿，并堅(jiān)持做好利用效果收集工作。

（3）編有利用事例匯編。

編研（6分）

編有：（1）全宗指南；（2）組織沿革；（3）發(fā)文匯編；（4）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編；（5）專題匯編；

（6）機(jī)關(guān)歷年大事記。

如編定了有衫價(jià)值，能反映本單位特色的可以適當(dāng)加分；加分不超過(guò)2

中華人民共和國(guó)檔案法

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

第二條 本法所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第四條 各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。

第五條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用，第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第六條 國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第七條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第八條 中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

第九條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)。

在檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績(jī)顯著的單位或者個(gè)人，由各級(jí)人民政府給予獎(jiǎng)勵(lì)。

第三章 檔案的管理

第十條 對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

第十一條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。

第五篇：醫(yī)院檔案管理工作的調(diào)查與思考

醫(yī)院檔案管理工作的調(diào)查與思考

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際，通過(guò)調(diào)查了解醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀，提出了一些思考，旨在對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

一、醫(yī)院擋案管理工作現(xiàn)狀堪憂

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄。是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被人們所重視。盡管如此，醫(yī)院檔案管理工作仍存在諸多問(wèn)題，無(wú)法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)。

1、檔案管理制度不完善、事倍功半

據(jù)了解大部分醫(yī)院對(duì)納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確的要求或統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。有的醫(yī)院沒有把檔案工作納入目標(biāo)管理考核方案中，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。由于各方面的材料檔案都很難查到。浪費(fèi)了更多的時(shí)間和人力去查找。更為可惜的是很多名老中醫(yī)的經(jīng)驗(yàn)方劑和制劑方法都沒有保留下來(lái)。檔案管理工作也沒有配備專業(yè)人員。進(jìn)口的大型醫(yī)療設(shè)備說(shuō)明書和相關(guān)材料都沒有存檔，致使設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候束手無(wú)策。

2、檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率較低

大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)院醫(yī)療建設(shè)和經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)檔案管理方面的認(rèn)識(shí)較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，而忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性。有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子變換頻繁，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作。造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致檔案利用率不高。

3、檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

在醫(yī)院管理中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，尚未將提高檔案管理人員的素質(zhì)納入計(jì)劃和要求，大部分檔案管理人員專業(yè)出身較少，知識(shí)面較窄、學(xué)歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉(zhuǎn)調(diào)過(guò)來(lái)的，且平時(shí)檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上形勢(shì)的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

4、檔案管理分工不明，多頭管理

由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，檔案管理類別不明，醫(yī)院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案和部分實(shí)物檔案、音像檔案等，而醫(yī)療文書檔案、X 線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會(huì)計(jì)檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案等都分屬各個(gè)科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，不利于檔案的完整和安全。

5、檔案管理設(shè)施不全，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，這就在一定程度上給檔案管理工作增加了負(fù)擔(dān)。但目前大部分醫(yī)院存在著檔案庫(kù)房不夠規(guī)范，檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、管理技術(shù)落后等問(wèn)題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷發(fā)展，并且已經(jīng)廣泛普及，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理醫(yī)院檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，且大部分檔案管理者對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，致使醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

二、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的思考

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展； 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，認(rèn)識(shí)檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

2、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評(píng)價(jià)，同步發(fā)展。

3、加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。

提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和專業(yè)技能的人才，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或聘請(qǐng)專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵(lì)自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

4、解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率。

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要從被動(dòng)坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過(guò)統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

5、適當(dāng)投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)。

根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

6、利用電腦，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)應(yīng)用，是目前最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一。在檔案信息化管理中，電腦充分發(fā)揮其收集、傳遞、開發(fā)、利用等準(zhǔn)確、快捷、容量大的功能。盡管文檔在歸檔過(guò)程上無(wú)論從載體形式、歸檔辦法，還是從本質(zhì)屬性、來(lái)源等方面都與紙質(zhì)文件有很多不同，但是，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)是完全有必要的。

綜上所述，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，面對(duì)新形勢(shì)與新情況，在醫(yī)院檔案管理工作中挑戰(zhàn)與機(jī)遇并存，做好醫(yī)院檔案管理工作有著其獨(dú)特而重要的現(xiàn)實(shí)意義。