第一篇：會(huì)務(wù)流程指南

會(huì)務(wù)流程指南

會(huì)務(wù)工作千頭萬緒、環(huán)節(jié)眾多，稍有不慎就可能發(fā)生疏漏和失誤。在工作中摸索出會(huì)務(wù)工作流程，可使繁雜的會(huì)務(wù)工作簡潔、明了、高效。

謀劃會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)前準(zhǔn)備是做好會(huì)務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)精細(xì)地統(tǒng)籌好會(huì)議的整個(gè)進(jìn)程和每一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)可能發(fā)生的問題超前謀劃。

（一）制訂方案

會(huì)議方案是組織會(huì)議的總安排，主要包括會(huì)議名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要議程、會(huì)務(wù)工作任務(wù)及職責(zé)分工等內(nèi)容。會(huì)議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強(qiáng)，并須報(bào)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定。會(huì)議方案確定后，主辦部門要召集各有關(guān)部門召開會(huì)務(wù)工作協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)各部門按照方案要求落實(shí)各自職責(zé)。

（二）明確任務(wù)

在會(huì)議籌備階段，主要有以下任務(wù)：

1．起草會(huì)議通知。會(huì)議通知的要素主要包括會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)單位、報(bào)名要求、聯(lián)系人姓名和電話等。會(huì)議通知要求表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)要明確，時(shí)間一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易產(chǎn)生混淆的詞匯：會(huì)議地點(diǎn)要準(zhǔn)確到具體樓層、門牌號(hào)，如：××辦公樓六樓第三會(huì)議室。

2．下發(fā)會(huì)議通知。會(huì)議通知有電話、短（微）信、書面及內(nèi)網(wǎng)郵件等多種方式，可視情況選用一種或同時(shí)使用多種。下發(fā)通知一定要注意：一是保密，涉密會(huì)議不能通過短信、微信發(fā)布。二是負(fù)責(zé)，必須確保會(huì)議通知及時(shí)送達(dá)參會(huì)者。對(duì)于書面通知，要制作簽收登記表，對(duì)每一份通知的發(fā)出都要簽字確認(rèn)。通過電子郵件發(fā)送，要采取保留回執(zhí)發(fā)送方式。采用短信、微信方式發(fā)送，應(yīng)要求接收者及時(shí)回復(fù)。

3．落實(shí)參會(huì)人員。統(tǒng)計(jì)匯總會(huì)議請(qǐng)假人員名單，必要時(shí)對(duì)請(qǐng)假情況進(jìn)行核實(shí)。對(duì)參會(huì)人員名單要仔細(xì)核對(duì)，確保沒有出入，并打印紙質(zhì)請(qǐng)假人員名單及時(shí)向參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人報(bào)告。

4．協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會(huì)議要求，以當(dāng)面報(bào)告、電話、短信、微信等多種方式，提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議。著重向領(lǐng)導(dǎo)提醒會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主要參加（部門）人員及議程等。在會(huì)前約1小時(shí)再以適當(dāng)方式提醒領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間。

5．預(yù)訂會(huì)議室。會(huì)議時(shí)間確定之后，要立即與后勤、物業(yè)等會(huì)議室管理服務(wù)部門聯(lián)系，預(yù)訂會(huì)議室，并請(qǐng)物業(yè)服務(wù)人員協(xié)助做好保潔、桌椅擺放等先期準(zhǔn)備工作。若有外單位人員參加，要提前制作好引導(dǎo)牌。

6．編印會(huì)議須知。對(duì)于全省業(yè)務(wù)工作會(huì)議、全行干部職工大會(huì)、年中工作會(huì)等較大型會(huì)議要編印會(huì)議須知，須知編排要用詞準(zhǔn)確、表達(dá)清晰、周到簡潔。主要內(nèi)容包括：會(huì)議紀(jì)律要求、日程安排、作息時(shí)間、參會(huì)人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會(huì)議工作人員名單及聯(lián)系方式、注意事項(xiàng)等。

7．制作會(huì)議證件。根據(jù)會(huì)議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件。證件制作要結(jié)合會(huì)議主題和內(nèi)容，遵循美觀大方、經(jīng)濟(jì)適用原則，要易于識(shí)別、方便管理、利于安全。

8．會(huì)場布置。主要指主席臺(tái)及附屬設(shè)施的布置。總體要求是規(guī)范和諧、莊重大方，并與會(huì)議主題和內(nèi)容相一致。一是合理布置主席臺(tái)。主席臺(tái)是會(huì)場的重點(diǎn)和中心，集中體現(xiàn)了整個(gè)會(huì)議的格調(diào)和氛圍，是會(huì)場布置的重點(diǎn)。要綜合考慮會(huì)議性質(zhì)、臺(tái)上就座人數(shù)、方便領(lǐng)導(dǎo)出入以及主席臺(tái)大小等多方面因素。二是附屬設(shè)施調(diào)試。主要有音響、燈光、投影設(shè)備。根據(jù)會(huì)議需要安排適量話筒并在合適位置擺放，逐一提前試音，確保每只話筒都能正常使用。需要播放樂曲的要提前試播一次，最好進(jìn)行備份，確保萬無一失。檢查會(huì)場內(nèi)照明燈具有無損壞，如有損壞，需要提前修理更換；要提前準(zhǔn)備好攝像、話筒電源。有投影演示時(shí)要提前預(yù)演一次，并視需要及時(shí)調(diào)節(jié)燈光。

9.制作、擺放桌簽。根據(jù)最終確定的參會(huì)人員名單，制作桌簽；要認(rèn)真核對(duì)全場桌簽，防止遺漏、重復(fù)和出現(xiàn)錯(cuò)別字。依據(jù)文明禮儀手冊(cè)等規(guī)范合理安排與會(huì)人員會(huì)場座次。桌簽擺放完成后要及時(shí)制作會(huì)場座位圖，打印后放置會(huì)場方便查閱。

10．組織調(diào)度會(huì)議用車。視會(huì)議需要借用或租用車輛，并安排專人負(fù)責(zé)車輛調(diào)度，對(duì)乘車人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、清點(diǎn)，防止遲到、遺漏，車輛較多時(shí)還要對(duì)車輛編號(hào)、分組，以方便調(diào)度。

11．安排新聞報(bào)道。需要新聞報(bào)道的會(huì)議，要提前聯(lián)系宣傳部門或新聞單位，在會(huì)場安排好新聞宣傳人員專座，并協(xié)調(diào)銜接。

12．分發(fā)會(huì)議材料。會(huì)議材料要列表登記，發(fā)放時(shí)要逐一登記，要做到不漏一份、不少一人?？梢砸暻闆r在會(huì)前通知參會(huì)單位（人員）派人提前領(lǐng)取，也可以在會(huì)場簽到時(shí)一并發(fā)放，或是提前放置到參會(huì)人員座位上。對(duì)擺放在主席臺(tái)上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁碼，整齊擺放，確保不出差錯(cuò)。對(duì)于涉密文件，要嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定編號(hào)登記，及時(shí)收回或提醒按保密規(guī)定流轉(zhuǎn)、保存，防止泄密。

（三）分工落實(shí)

擬訂好會(huì)議方案，根據(jù)方案分解任務(wù)后，要協(xié)調(diào)分工，明確責(zé)任人，規(guī)定各任務(wù)完成時(shí)限，做好分工落實(shí)，并在會(huì)議開始前做一次全面自查，確保萬無一失。

細(xì)化會(huì)中服務(wù)

會(huì)中工作是指從會(huì)議報(bào)到至?xí)h結(jié)束這段時(shí)間的工作。會(huì)中工作無小事，周到、細(xì)致是做好會(huì)中服務(wù)工作的基本要求。會(huì)中服務(wù)工作繁雜瑣碎，情況不斷發(fā)生變化，一定要注重細(xì)節(jié)，精細(xì)周密。

（一）組織會(huì)議報(bào)到

會(huì)議報(bào)到工作主要包括人員身份確認(rèn)、報(bào)到登記、根據(jù)會(huì)議要求發(fā)放資料、提醒注意事項(xiàng)等。要做到迅速準(zhǔn)確、熱情周到、耐心細(xì)致、井然有序。

（二）做好會(huì)議簽到

安排專人打印簽到表放置會(huì)場，提醒到會(huì)人員簽到，并做好到會(huì)人員清點(diǎn)、登記工作，實(shí)時(shí)掌握人員到會(huì)情況，并視情況電話督促參會(huì)人員及時(shí)到會(huì)。會(huì)議開始后要統(tǒng)計(jì)匯總到會(huì)人數(shù)，登記遲到、缺席人員名單。

（三）維護(hù)會(huì)場秩序

會(huì)議召開期間，要安排專人現(xiàn)場值班，維護(hù)好會(huì)場內(nèi)外秩序。一是實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)會(huì)場音響、燈光等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。二是及時(shí)提醒、制止會(huì)場內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)、接聽電話等不遵守紀(jì)律行為，同時(shí)防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場。三是提醒會(huì)場服務(wù)人員適時(shí)供應(yīng)茶水。四是遇到特殊情況需要向主席臺(tái)上領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議主持人匯報(bào)時(shí)，要采用合適方式靈活處理，努力減少對(duì)會(huì)議的干擾和影響。

會(huì)后總結(jié)要實(shí)

會(huì)后工作是會(huì)務(wù)工作的重要組成部分，是保證會(huì)議質(zhì)量、達(dá)成會(huì)議效果的重要環(huán)節(jié)。通過會(huì)后工作總結(jié)會(huì)務(wù)組織的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，推進(jìn)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，以進(jìn)一步優(yōu)化會(huì)務(wù)工作機(jī)制，提升會(huì)議效果。

（一）返程服務(wù)

協(xié)調(diào)組織好參會(huì)人員會(huì)后服務(wù)，必要時(shí)協(xié)助聯(lián)系交通工具或幫助訂票，對(duì)個(gè)別因工作需要暫留的人員，在食宿方面要妥善安排。

（二）材料歸檔

會(huì)后要及時(shí)將會(huì)議方案、通知、簡報(bào)、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、音像資料等相關(guān)資料收集齊全，按規(guī)定整理歸檔，以備查考。同時(shí)，要按照保密相關(guān)要求，對(duì)需回收的會(huì)議材料逐份清點(diǎn)、登記回收。根據(jù)需要發(fā)布會(huì)議簡報(bào)或信息、起草編發(fā)會(huì)議紀(jì)要，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。

（三）會(huì)后總結(jié)

每次會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)、客觀、準(zhǔn)確地做好總結(jié)。系統(tǒng)梳理、分析會(huì)務(wù)工作成功經(jīng)驗(yàn)及存在的問題、不足。尤其要注意收集整理參會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見、建議，為以后進(jìn)一步改進(jìn)會(huì)務(wù)工作提供借鑒。同時(shí)要將會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況列入督查督辦工作中，確保會(huì)議精神及時(shí)落實(shí)。

做好會(huì)務(wù)工作除了在程序上力求盡善盡美外，還要求辦會(huì)人員不斷提升自身素質(zhì)。

一是統(tǒng)籌全局的意識(shí)。會(huì)務(wù)工作任務(wù)重、要求高、涉及面廣，需要會(huì)務(wù)人員牢固樹立全局意識(shí)，從全局的高度統(tǒng)籌協(xié)調(diào)好參會(huì)各部門、會(huì)務(wù)各環(huán)節(jié)的銜接和工作落實(shí)，謀劃好每一細(xì)節(jié)，確保會(huì)務(wù)組織周到、高效、有序。

二是靈活應(yīng)變的能力。會(huì)務(wù)工作不可預(yù)期因素多，需要會(huì)務(wù)人員樹立應(yīng)變意識(shí)，提升應(yīng)變能力，處變不驚、處變不亂，及時(shí)妥善處置好各種臨時(shí)突發(fā)情況，保證會(huì)議圓滿成功。

三是認(rèn)真負(fù)責(zé)的品質(zhì)。會(huì)務(wù)工作瑣細(xì)、繁重，涉及環(huán)節(jié)多，出現(xiàn)任何一點(diǎn)小的差錯(cuò)都可能造成很大的影響，因此會(huì)務(wù)人員必須具有高度的責(zé)任心，充分發(fā)揮積極性和主動(dòng)性，盡心盡責(zé)，搭臺(tái)補(bǔ)位，把握好每一環(huán)節(jié)，做好每一細(xì)節(jié)，這樣才能使會(huì)務(wù)有條不紊，順利完成。

第二篇：會(huì)務(wù)安排流程

會(huì)務(wù)安排流程

會(huì)務(wù)一般分為三個(gè)階段，會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后處理(一)會(huì)前準(zhǔn)備階段。（例會(huì)和小型會(huì)議不安排食宿，適當(dāng)簡化）

1、制定會(huì)議方案。

對(duì)會(huì)議的名稱、主旨、形式、規(guī)模、會(huì)期、議題、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、組織領(lǐng)導(dǎo)等拿出意見，提交領(lǐng)導(dǎo)討論審定后，即作為組織籌辦會(huì)議的依據(jù)。如作變動(dòng)，需及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不可自作主張，隨意改變方案。

2、拿出會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃。

主要籌辦人員對(duì)本次會(huì)議所需的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，按內(nèi)容或承辦部門歸類，按時(shí)間順序排隊(duì)，列出共有多少項(xiàng)工作，每項(xiàng)工作擬由哪個(gè)部門或個(gè)人負(fù)責(zé)，以及各項(xiàng)工作的基本要求、完成的時(shí)限等。這樣做可以使分管會(huì)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和具體辦事人員心中有數(shù)，避免忙亂和大的疏漏。

3、組織召開協(xié)調(diào)會(huì)議。

較大型會(huì)議會(huì)務(wù)任務(wù)重，服務(wù)保障的部門多，要根據(jù)需要，組成會(huì)務(wù)工作組，召開會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)。召開會(huì)議籌辦工作協(xié)調(diào)會(huì)的主要內(nèi)容是：傳達(dá)或印發(fā)會(huì)議方案，明確各組或各人的任務(wù)，研究和補(bǔ)充《會(huì)務(wù)工作實(shí)施計(jì)劃》，協(xié)調(diào)一些交叉和難度較大的工作，有針對(duì)性地提出要求，明確分工，責(zé)任到組到人。

3、印發(fā)會(huì)議通知。

召開會(huì)議的基本問題確定以后，要盡快發(fā)出會(huì)議通知，給參加會(huì)議的人員留出準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議通知一般包括“八要素”：即會(huì)名、主要內(nèi)容、參加人員、報(bào)到時(shí)間、會(huì)期、會(huì)址、著裝、注意事項(xiàng)。注意事項(xiàng)主要講需要攜帶什么材料或物品，要不要提前報(bào)告與會(huì)人員名單，要不要報(bào)告報(bào)到時(shí)需接站的人數(shù)及所乘坐車次，以及有問題如何聯(lián)系等。

4、印制會(huì)議票證。（大中型會(huì)議）

對(duì)正式出席會(huì)議的人員要發(fā)給出席證，列席會(huì)議的人員要發(fā)給列席證，會(huì)議工作人員要發(fā)給工作證，進(jìn)行選舉等其他重要會(huì)議，還可印制使用印有座號(hào)的座次證，密級(jí)較高、進(jìn)出住所需嚴(yán)格控制的會(huì)議，還要印制車輛通行證。各種票證顏色要鮮艷，且互相區(qū)別，以便于辨認(rèn)。會(huì)議各種票證應(yīng)于會(huì)議報(bào)到前印制好，出席證、列席證、工作證一般在報(bào)到時(shí)核發(fā)，座次證一般在舉行全體會(huì)議之前臨時(shí)分發(fā)。如會(huì)場有條件擺座簽，最好用擺設(shè)座簽的方法取代座次證。

5、準(zhǔn)備會(huì)議用品。

本著勤儉節(jié)約的原則，按照會(huì)議方案中的預(yù)算，為與會(huì)人員購置文具、茶歇等會(huì)議用品。文具一般包括文件包(袋)、筆、本等。茶歇可根據(jù)給出的預(yù)算按照個(gè)人分配。表彰會(huì)議還要購買獎(jiǎng)品等。如果會(huì)議有選舉任務(wù)，要提前準(zhǔn)備選票、票箱、監(jiān)票和計(jì)票人胸簽及計(jì)票所需物品。

6、會(huì)議用品申請(qǐng)流程

根據(jù)方案中的預(yù)算提出需求，要求要寫明總費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)以及與會(huì)人員的每人標(biāo)準(zhǔn)，遞交聯(lián)絡(luò)函，先交由部門負(fù)責(zé)人簽字，部門負(fù)責(zé)人同意之后交由行政負(fù)責(zé)人統(tǒng)一采購。

7、印制與會(huì)人員和工作人員名冊(cè)。

8、印制《會(huì)議須知》。

《會(huì)議須知》一般包括6個(gè)方面的內(nèi)容：即日程安排、會(huì)議編組、作息時(shí)間、會(huì)務(wù)組等會(huì)議工作人員的電話號(hào)碼、注意事項(xiàng)。會(huì)議編組主要根據(jù)會(huì)議的任務(wù)確定，可以按部門劃分，每組要確定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、醫(yī)療、交通和通信4個(gè)方面。會(huì)議方案確定后，要把會(huì)議人員、伙食標(biāo)準(zhǔn)及其他服務(wù)保障要求及時(shí)通知接會(huì)的酒店。

10、設(shè)置會(huì)場。

設(shè)置會(huì)場主要包括懸掛會(huì)標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并試用話筒，座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。另外，對(duì)會(huì)場的供電、供暖(冷)、音響等設(shè)備要全面了解，如無把握，應(yīng)有應(yīng)急方案。

11、做好接站準(zhǔn)備。

依據(jù)與會(huì)人員報(bào)到時(shí)所乘車次，列清什么時(shí)間、接哪個(gè)車次的哪些人、什么車去接、由誰負(fù)責(zé)等，發(fā)給有關(guān)人員按表抓落實(shí)。

(二)會(huì)間服務(wù)階段。會(huì)議從報(bào)到之日起。會(huì)議召開期間要根據(jù)實(shí)際需要，做好以下8項(xiàng)工作。

1、組織好會(huì)議報(bào)到。

提前安排接站人員和車輛，及時(shí)去機(jī)場、車站迎候，把參加會(huì)議的人員接往會(huì)議住處。確定專人，在開會(huì)通知指定的報(bào)到地點(diǎn)和報(bào)到時(shí)間內(nèi)堅(jiān)守崗位，保證自行到會(huì)的人員及時(shí)得到安排。對(duì)一些臨時(shí)情況，如與會(huì)人員所帶司機(jī)或親屬朋友等需安排食宿的，報(bào)到處要及時(shí)掌握，并向上級(jí)匯報(bào)，得到指示之后妥善安排。

2、會(huì)場組織工作。

每次舉行全體或分組會(huì)議時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員都要提前進(jìn)入會(huì)場，首先檢查會(huì)場設(shè)置和設(shè)備，然后協(xié)助會(huì)議主持人做好下列工作：組織與會(huì)人員入場、就座；清點(diǎn)并報(bào)告到會(huì)人數(shù)，掌握和隨時(shí)通知有關(guān)人員調(diào)控會(huì)場音響、溫度、照明等；督促服務(wù)人員及時(shí)送水、倒水；組織會(huì)間休息和散會(huì)退場；做好其他特殊情況的應(yīng)急處理，保證大會(huì)有條不紊地順利進(jìn)行。如會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議需要調(diào)整議程，增減議題，擴(kuò)大或縮小與會(huì)人員范圍等，也需要隨時(shí)進(jìn)行調(diào)度，作出適當(dāng)安排。

3、會(huì)議主持詞的撰寫。

主持詞有時(shí)由材料組負(fù)責(zé)，有時(shí)由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)。即使由材料組負(fù)責(zé)，會(huì)務(wù)工作人員也要及時(shí)了解掌握。會(huì)議安排的變動(dòng)、學(xué)習(xí)討論的重點(diǎn)、傳達(dá)貫徹的意見等，一般是通過首長的會(huì)議主持詞來公布和明確的。尤其是會(huì)議進(jìn)行選舉或表決等事項(xiàng)，會(huì)議主持詞實(shí)際等于會(huì)議的“腳本”，會(huì)務(wù)工作人員必須熟悉主持詞，才能協(xié)助主持人順利完成會(huì)議預(yù)定議程。

4、做好會(huì)議記錄。

要確定專人做好會(huì)議記錄，包括全體會(huì)議記錄和分組討論情況匯報(bào)會(huì)記錄。全體會(huì)議記錄的要求是：沒有印發(fā)材料的要分別依據(jù)重要程度做詳細(xì)記錄或摘記大意與要點(diǎn)；已印發(fā)材料的，要著重記錄講話人作出發(fā)揮、增補(bǔ)或解釋的地方，作為已印發(fā)材料的補(bǔ)充留存。重要報(bào)告、講話要錄音、錄像。領(lǐng)導(dǎo)人的即席講話，重要的也要錄音，以便事后按錄音整理出講話稿。會(huì)議記錄要使用專用的會(huì)議記錄本，力求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不遺漏主要觀點(diǎn)，不改變講話原意，有爭議之處也要照實(shí)記錄，客觀地反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，為日后查考提供依據(jù)。

5、現(xiàn)場參觀組織工作。

事先要派員察看現(xiàn)場，與被參觀單位商定現(xiàn)場會(huì)開法和參觀路線，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備?，F(xiàn)場距離較遠(yuǎn)、需乘坐車輛時(shí)，要按組定車、編排車號(hào)、做好乘車組織工作和行車安全保衛(wèi)工作。參觀時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員要分工把口，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一指揮調(diào)度，維持好參觀秩序。

6、會(huì)議簡報(bào)編印工作。

有的會(huì)議為使領(lǐng)導(dǎo)成員與參加會(huì)議的人員之間和各組之間能互通情報(bào)，交流情況，給領(lǐng)導(dǎo)主持和指導(dǎo)會(huì)議提供依據(jù)和參考，要編印會(huì)議簡報(bào)，由材料組或會(huì)務(wù)組編印分發(fā)。編印簡報(bào)的一般要求是：標(biāo)題要醒目，內(nèi)容要精煉，篇幅要簡短，印發(fā)要及時(shí)。

7、會(huì)議材料回收工作。

會(huì)議印發(fā)的屬于保密范圍的文件材料，在會(huì)議結(jié)束前應(yīng)予以回收，以防發(fā)生失泄密事故。對(duì)因特殊情況而缺交、漏交的，會(huì)后仍要跟蹤回收，不留死角。尤其對(duì)新聞單位或其他臨時(shí)赴會(huì)借閱文件的人員，發(fā)文時(shí)一定要登記和交代清楚，他們離會(huì)時(shí)及時(shí)回收。

8、做好與會(huì)人員的返程服務(wù)工作。

會(huì)務(wù)組應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前知悉返程需要住宿安排的人數(shù)，早作安排。需乘火車的，要提前2至3天征詢車次，是否需要預(yù)購車票，并分別按乘車時(shí)間編組，做好送站安排等。在這項(xiàng)工作中，最關(guān)鍵的是抓好安全，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，通過主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)返程安全問題，嚴(yán)格不開夜車、不開快車等規(guī)定。

(三)會(huì)議善后階段。會(huì)議結(jié)束，會(huì)務(wù)工作不能同時(shí)結(jié)束，還要繼續(xù)做好會(huì)議的善后工作。會(huì)議善后工作主要有以下4項(xiàng)：

1、做好財(cái)務(wù)結(jié)算。

會(huì)議結(jié)束后，會(huì)務(wù)組要及時(shí)與酒店有關(guān)人員一起，核算住房、伙食等費(fèi)用，并盡快結(jié)算外圍賬目。對(duì)凡屬已列入會(huì)議預(yù)算或預(yù)算外開支應(yīng)納入會(huì)議報(bào)銷的經(jīng)費(fèi)，都要作出處置，不要有遺留的問題。

2、做好會(huì)務(wù)工作總結(jié)。

會(huì)務(wù)工作基本完成后，大會(huì)秘書處應(yīng)及時(shí)召集全體會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行總結(jié)，肯定成績，指出問題，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并對(duì)表現(xiàn)好的人員進(jìn)行表揚(yáng)。

3、會(huì)議文件材料的合訂留存。

會(huì)議形成的一切文件材料，包括主持詞和發(fā)言記錄等，在會(huì)間都要注意收集，會(huì)后要系統(tǒng)排列，裝訂成冊(cè)，留作資料，一般應(yīng)裝2至3套，一套留存，其他可作為借閱資料。

4、會(huì)務(wù)用品的歸還和整理。

每次會(huì)議結(jié)束后，對(duì)一些常用的會(huì)議用品，借來的應(yīng)立即歸還，自置的應(yīng)加以整理，以便下次再借或再用。

第三篇：會(huì)務(wù)組織工作流程

會(huì)務(wù)組織工作流程

一、擬寫會(huì)議電報(bào)

包括會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議召開地點(diǎn)、參加人員、日程安排、報(bào)到地點(diǎn)、呈辦公室領(lǐng)導(dǎo)審閱、呈主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)

二、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備

（一）編制會(huì)序冊(cè) 1.會(huì)議須知 2.會(huì)議議程安排

3.會(huì)議代表食宿安排，住宿房間、就餐位置、會(huì)場座位

4.核對(duì)與會(huì)人員名單(二)會(huì)場布置 1.懸掛會(huì)標(biāo)

2.根據(jù)需要，擺放鮮花 3.檢查音響、照明等設(shè)備

4.按排名確定領(lǐng)導(dǎo)主席臺(tái)入座位置，并擺放姓名牌 5.按會(huì)序冊(cè)確定的位置擺放與會(huì)人員的姓名牌(三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜單交領(lǐng)導(dǎo)審查 2.根據(jù)會(huì)議代表、工作人員、民族習(xí)慣合理劃分就餐座位安排

(四)召開會(huì)議工作人員協(xié)調(diào)會(huì)，明確分工 1.安排與會(huì)人員報(bào)到 2.提前到會(huì)場組織與會(huì)代表就座，維護(hù)會(huì)場秩序 3.安排與會(huì)人員就餐，并隨時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)度，做好與會(huì)代表用餐準(zhǔn)備

4.做好文藝晚會(huì)等各種娛樂活動(dòng)組織

5.根據(jù)會(huì)議需要，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志看望與會(huì)代表 6.提前征詢與會(huì)代表意見，預(yù)訂返程車票或作好返程安排。

7.按照會(huì)議要求，安排與會(huì)人員留影記念

8.做好與會(huì)代表返程，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員送行

三、后勤保障

1.與后勤中心聯(lián)系，提前對(duì)房間管道、線路進(jìn)行檢查與維護(hù),做好會(huì)議期間水、電的供應(yīng)

2.根據(jù)會(huì)議要求，做好車型、車種、數(shù)量的準(zhǔn)備，并確保車輛狀態(tài)良好

3.根據(jù)代表的身份和抵達(dá)（返程）的日期、地點(diǎn)，安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員到車站接（送）車

第四篇：會(huì)務(wù)接待流程

會(huì)務(wù)接待流程

一、會(huì)務(wù)工作總體思路

（一）任務(wù)分解：將會(huì)務(wù)工作分解為各專項(xiàng)任務(wù)，明確分工、保證質(zhì)量。

（二）責(zé)任到人：每項(xiàng)任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。

（三）周密計(jì)劃：每項(xiàng)任務(wù)均須制訂周密的工作計(jì)劃。

（四）逐項(xiàng)落實(shí)：計(jì)劃的每個(gè)環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實(shí)。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

（一）成立會(huì)務(wù)組

1.會(huì)務(wù)組組長：總體負(fù)責(zé)。

2.文秘材料小組：負(fù)責(zé)組織、收集、整理、編印會(huì)議材料，會(huì)議記錄（及錄音錄像）、會(huì)議紀(jì)要與總結(jié)起草。

3.后勤保障小組：負(fù)責(zé)會(huì)議的會(huì)場、吃飯、住宿（煙、酒水、飲料、水果等）等后勤保障事宜。

備注：任務(wù)分解后形成《會(huì)務(wù)接待方案》。

（二）明確會(huì)議概況

1.全體辦會(huì)人員應(yīng)明確會(huì)議概況，了解以下基本內(nèi)容：

（1）會(huì)議主題

（2）級(jí)別與規(guī)模

（3）參會(huì)人員（與會(huì)人員的姓名、單位、職務(wù)）

（4）會(huì)期與日程安排（會(huì)議日期、天數(shù)、議程、活動(dòng)安排等）

注：日程安排形成會(huì)務(wù)指南。

（5）會(huì)議經(jīng)費(fèi)申批：根據(jù)會(huì)議概況，按照神東電力公司本部有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會(huì)議經(jīng)費(fèi)，簽報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）下發(fā)會(huì)議通知、登記代表名單

1.責(zé)任人：文秘材料小組。

2.責(zé)任：在落實(shí)以上各項(xiàng)工作后，起草會(huì)議通知、報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)或以其他形式通知各參會(huì)單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）會(huì)議主題

（2）參會(huì)人員

（3）會(huì)期安排

（4）會(huì)議地點(diǎn)與聯(lián)系電話

（5）會(huì)務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話

（6）報(bào)到日期

（7）有關(guān)事項(xiàng)（如要求自帶有關(guān)材料、物品等）

（8）會(huì)議回執(zhí)（附表2）

（9）會(huì)址交通導(dǎo)引

3.落實(shí)：會(huì)議通知以傳真（可包括電子郵件）、原件郵寄方式傳達(dá)各參會(huì)單位。

會(huì)議通知下發(fā)后，會(huì)務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會(huì)議回執(zhí)登記報(bào)名情況，形成《會(huì)議代表登記表》（附表3），制作會(huì)議名冊(cè)。登記內(nèi)容應(yīng)包括：

（1）單位

（2）姓名

（3）職務(wù)

（4）性別

（5）民族

（6）到達(dá)航班與到達(dá)時(shí)間

（7）是否要求接站

登錄工作應(yīng)盡早完成，并在此基礎(chǔ)上制訂《會(huì)務(wù)接待指南》。

（四）選定會(huì)議地點(diǎn)

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：聯(lián)系幾家賓館（先前最好有一些基本了解），實(shí)地考察、比較。應(yīng)調(diào)查的項(xiàng)目包括：

（1）價(jià)格（客房、會(huì)場及其他服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)位）

（2）設(shè)施（客房、會(huì)議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等）房間有無網(wǎng)線、是否含早餐

（3）服務(wù)（辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)、餐飲質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等）

（4）交通（便利與否）

（5）當(dāng)期有無接待能力

3.落實(shí)：綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價(jià)原則選取一家，簽報(bào)或口頭匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：

（1）與賓館確認(rèn)各主要服務(wù)項(xiàng)目的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)與折扣

（2）根據(jù)會(huì)議預(yù)算在財(cái)務(wù)借款

（五）準(zhǔn)備會(huì)議材料、用品

1.責(zé)任人：兩組分工協(xié)作。

2.材料內(nèi)容：會(huì)議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會(huì)材料外，還應(yīng)包括：

（1）會(huì)議代表名單（附房間號(hào)）

（2）日程安排，各項(xiàng)活動(dòng)地點(diǎn)及注意事項(xiàng)等

3.會(huì)議用品：會(huì)議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)議用品包括：

（1）會(huì)場條幅（或現(xiàn)場LED顯示器）

（2）會(huì)議代表證

（3）與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)桌簽

（4）文件袋、筆記本、筆

（5）錄音筆、照相機(jī)、攝像機(jī)

（6）便攜機(jī)、打印機(jī)及紙張、投影儀（根據(jù)需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由賓館準(zhǔn)備，或自行購置、分發(fā)）

（8）藥箱（備常用藥品）

（9）現(xiàn)場安全帽的準(zhǔn)備

（六）餐飲安排

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：與酒店緊密協(xié)調(diào)，盡早落實(shí)以下工作：

（1）吃飯人數(shù)

（2）包間預(yù)定

（3）煙、酒水準(zhǔn)備

（4）飯后車輛安排

（七）會(huì)場安排

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，或在辦公區(qū)域準(zhǔn)備，盡早落實(shí)以下工作：

會(huì)議室

領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)休息室

各次分會(huì)的會(huì)場布局，包括：大會(huì)還是圓桌會(huì)、座次安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光攝影、攝像負(fù)責(zé)人、投影儀

（八）文體活動(dòng)安排

會(huì)后去周邊旅游景點(diǎn)應(yīng)按實(shí)際時(shí)間安排。

（九）房間安排

1.責(zé)任人：后勤保障小組。

2.責(zé)任：在確定了參會(huì)代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：

房間內(nèi)水果、煙、礦泉水?dāng)[放。

三、會(huì)中服務(wù)

（一）接站

（二）簽到

1.在正式報(bào)到前日，應(yīng)完成以下工作：

（1）將分裝好會(huì)議材料的文件袋放至?xí)h室或賓館

（2）統(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙

（3）花卉、水果等分發(fā)到各房間

2.簽到工作包括以下環(huán)節(jié)：

（1）在賓館門廳懸掛歡迎條幅（或設(shè)置歡迎引領(lǐng)標(biāo)牌）

（2）在賓館門廳設(shè)置簽到處、專人負(fù)責(zé)簽到

（3）確認(rèn)返程日期及訂票

四、會(huì)后收尾

（一）退房、送站

（二）紀(jì)念品的發(fā)放

第五篇：會(huì)務(wù)流程安排

山西晉淘天下會(huì)務(wù)接待方案

背景

隨著電子商務(wù)行業(yè)的迅猛發(fā)展，晉淘天下晉商學(xué)院針對(duì)全社會(huì)電商人才極度匱乏的狀況，而重點(diǎn)推出普及型電商人才培訓(xùn)服務(wù)。將淘寶大學(xué)強(qiáng)大的師資隊(duì)伍和公司多年實(shí)踐相結(jié)合，使客戶迅速入門電商，熟悉電商規(guī)則，迅速提高能力，避免走彎路，減少無謂投入。電子商務(wù)相關(guān)政府單位工作人員、企業(yè)和個(gè)人通過代培委培、集中授課等多種形式參加培訓(xùn)，為其提供專業(yè)的電商理論、管理能力及實(shí)操技能培訓(xùn)，為更多的企業(yè)和個(gè)人從事電子商務(wù)提供強(qiáng)有力的人才保障。

一、會(huì)議前期準(zhǔn)備

（一）會(huì)議人數(shù)和會(huì)務(wù)資料準(zhǔn)備

1、確定會(huì)議人數(shù)，準(zhǔn)備學(xué)員資料。

根據(jù)人數(shù)提前準(zhǔn)備或印刷會(huì)議的資料。【例如：工作證、學(xué)員證、手提袋、筆、本、學(xué)員手冊(cè)、淘寶和本公司宣傳冊(cè)（里面加上這幾天課程時(shí)間等安排）等】（所有資料需定制，加上公司的logo以及設(shè)計(jì)。能更好的體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)起到宣傳作用）

2、制作人員簽到表。

3、票務(wù)的準(zhǔn)備。（現(xiàn)場簽到收費(fèi)或提前收費(fèi)）

5、確定好會(huì)議場地和價(jià)錢。并根據(jù)酒店的情況確定好學(xué)員的住房費(fèi)用（自費(fèi)）和方式。提前安排好講師的吃住問題。

4、A、會(huì)議橫幅的制定和懸掛。（標(biāo)語、主題都可）

B、噴繪、展架、廣告牌等廣告的制作和擺放。

5、提前兩天安排好拍攝人員和拍攝器材。（攝影和攝像）

6、與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全隱患的發(fā)生。

（二）會(huì)議主題、時(shí)間、場地

1、主題：根據(jù)不同級(jí)別（初、中、高）和課程待定

2、時(shí)間：待定

3、場地：當(dāng)?shù)亟煌ū憷?、物美價(jià)廉的酒店（待定）

（三）會(huì)場布置（1）簽到臺(tái)（一個(gè)）

設(shè)立在大廳（2）指示牌（兩個(gè)）

一個(gè)放于酒店門口，一個(gè)放于會(huì)議室門口。（3）會(huì)議設(shè)備、設(shè)施的準(zhǔn)備。

A、確保投影儀、話筒音響燈光照明的正常使用。

B、若有【主席臺(tái)】考慮花擺裝飾，在主席臺(tái)、主持人發(fā)言桌前放置鮮花，以營造優(yōu)美的環(huán)境氛圍。另外，酒店大廳門口或會(huì)議室兩側(cè)可放花籃。

C、會(huì)場可備用熱水提供或礦泉水的準(zhǔn)備。（從成本考慮最好是熱水）D、白板、白板、板擦的備用。（可以提前詢問講師是否需要）E、根據(jù)人數(shù)確定好桌椅的擺放。（4）會(huì)議的水牌準(zhǔn)備好。

二、會(huì)議流程

1、提前一天的下午14:00時(shí)開始設(shè)立簽到服務(wù)臺(tái)，準(zhǔn)備好會(huì)務(wù)接待。負(fù)責(zé)學(xué)員簽到，發(fā)放資料，學(xué)員證、房間安排。

2、安排專門人員負(fù)責(zé)講師的接待和吃住。

3、會(huì)議門口安排接待人員（2個(gè)）負(fù)責(zé)入場秩序、會(huì)場服務(wù)、給予會(huì)議人員幫助以及應(yīng)對(duì)現(xiàn)場問題。（參會(huì)人員應(yīng)該提前20分鐘入場）

4、會(huì)議時(shí)間：上午08:00-12:00；下午14:00-18:00。（中場各休息半小時(shí)）（具體時(shí)間方案可按實(shí)際情況改動(dòng)）

5、按照會(huì)議的大小若需要，安排主持人在會(huì)議開場對(duì)講師進(jìn)行介紹、對(duì)會(huì)場秩序進(jìn)行宣布、適當(dāng)活躍現(xiàn)場氣氛。會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)說明會(huì)議的其他安排，及時(shí)通知給每一個(gè)會(huì)議人員。

6、如需會(huì)議用餐，與酒店聯(lián)系好用餐問題，則提前發(fā)放餐券給會(huì)員。（每天晚上發(fā)放一次，謹(jǐn)防丟失等不必要的問題）

備注：講師與課程確定之后，再出具體流程方案。（時(shí)間、地點(diǎn)、課程、人員安排）

三、人員安排

（一）領(lǐng)導(dǎo)小組：

組

長：xx

負(fù)責(zé)本次會(huì)議的全面領(lǐng)導(dǎo)和總指揮。

副組長：xx|

負(fù)責(zé)會(huì)議策劃、會(huì)場布置及會(huì)務(wù)工作。

（二）分組及工作職責(zé)：

1、策劃布置組：

成員：xx、xx

工作任務(wù)：a 負(fù)責(zé)完成會(huì)議策劃方案的擬寫；

b負(fù)責(zé)協(xié)助和完成會(huì)議現(xiàn)場的布

置及會(huì)議結(jié)束后的現(xiàn)場撤除工作；

c負(fù)責(zé)活動(dòng)全程攝像、攝影和合影；

2、會(huì)務(wù)組：

成員：xx、xx

工作任務(wù)：a 負(fù)責(zé)各種物資的采購和準(zhǔn)備；

b 負(fù)責(zé)酒店聯(lián)系及參會(huì)人員，住宿、飲食安排；

c負(fù)責(zé)會(huì)議室安排；

d負(fù)責(zé)講師人員的接待和陪同；

e負(fù)責(zé)參會(huì)人員接送；

f負(fù)責(zé)各種資料的準(zhǔn)備、裝袋和發(fā)放；

g負(fù)責(zé)對(duì)各工作組工作的協(xié)調(diào)、檢查和考核；

四、費(fèi)用預(yù)算

? 會(huì)議廳費(fèi)

x x元 ? 講師食住行費(fèi)、講課費(fèi)

x x元 ? 工作人員費(fèi)用（食、?。?/p>

x x元 ? 制作廣告費(fèi)

x x元 ? 資料制作費(fèi)

x x元 ? 水費(fèi)

x x元 ? 不可預(yù)計(jì)費(fèi)用

x x元

共計(jì)：XXX元

五、注意事項(xiàng)

1、各組工作人員必須嚴(yán)格按籌備工作計(jì)劃的 進(jìn)度要求推進(jìn)工作；

2、市場督查負(fù)責(zé)督促各工作組的工作按時(shí)完成；

3、會(huì)議期間公司人員必須統(tǒng)一著裝，佩帶工作牌；

4、會(huì)議期間公司人員必須提前到達(dá)現(xiàn)場，不得遲到、早退和無故缺席。

六、會(huì)議后續(xù)工作

1、安排講師、與會(huì)者有序離開會(huì)場。

2、會(huì)場和文件資料整理，出一份會(huì)議總結(jié)報(bào)告。

3、費(fèi)用報(bào)銷。

4、如需要可以安排與會(huì)人員參加旅游。（特色旅游增進(jìn)大家之間的聯(lián)系、需額外付費(fèi)）

會(huì)務(wù)組

2015年3月15日