第一篇：秘書資格四級考試復(fù)習(xí)指南(一)

辦公自動化

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握計算機網(wǎng)絡(luò)的概念、特征和主要功能等；了解打印機、數(shù)碼相機、傳真機、復(fù)印機等常用辦公設(shè)備的使用方法。

二、重點提示

1．計算機網(wǎng)絡(luò)的概念

計算機網(wǎng)絡(luò)是計算技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

2．計算機網(wǎng)絡(luò)的組成

計算機網(wǎng)絡(luò)主要由兩大部分組成：通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)。

3．計算機網(wǎng)絡(luò)的主要特征

計算機是網(wǎng)絡(luò)中信息處理的主體；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的每臺計算機都是獨立的；計算機之間的 通信是通過通信協(xié)議實現(xiàn)的。

4．計算機網(wǎng)絡(luò)的主要功能

數(shù)據(jù)通信；資源共享；負荷均衡；提高可靠性。

5．計算機網(wǎng)絡(luò)的分類

按傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類；按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類；按網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)分類；

按通信傳輸介質(zhì)分類；按信號頻帶占用的方式分類。

6．計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備與構(gòu)成

網(wǎng)絡(luò)工作站點；網(wǎng)絡(luò)通信介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。

7．計算機網(wǎng)絡(luò)的使用

(1)計算機網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)：數(shù)據(jù)與信息的查詢、高速通信服務(wù)、電子教育、電子娛 樂、電子購物以及各類應(yīng)急信息服務(wù)請求和社會保障類電子化服務(wù)。

(2)計算機網(wǎng)絡(luò)的使用包括：查詢網(wǎng)絡(luò)信息、電子郵件等方面。

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

了解計算機硬件的分類、結(jié)構(gòu)和功能；會簡單使用Windows 98；了解辦公常用設(shè)備的分類、結(jié)構(gòu)和功能。

二、重點提示 1．認識主機

主機是由機箱和機箱中的組件構(gòu)成的。機箱中的主要組件有電源、CPU、主板、內(nèi)存條、硬盤、光驅(qū)、軟驅(qū)、顯示卡和聲卡等。

2．認識顯示器

顯示器是計算機的窗口，是重要的輸出設(shè)備之一，通過顯示器可以直觀地看到對計算機的操作過程以及計算機針對操作作出的反應(yīng)。3．認識鍵盤

鍵盤是計算機最主要的輸入設(shè)備，可以輸入英文、漢字、數(shù)字等。常見的鍵盤主要有機械式和電容式兩種，最常用的鍵盤多是電容式的。4．安裝中文Windows 98(1)中文windows 98運行的基本環(huán)境。(2)從Windows 95升級到中文Windows 98。(3)從DOS下安裝中文Windows 98。(4)中文Windows 98的安裝過程。(5)制作啟動盤。

(6)卸載中文Windows 98。

5．中文Windows 98資源管理系統(tǒng)

Windows 98是采用樹形結(jié)構(gòu)，以文件夾的形式來組織和管理文件的。中文Windows 98中的資源管理器給廣大用戶帶來了極大的方便，使用戶對文件夾的組織和管理更加快捷。6．打印機

目前的打印機主要分為針式打印機、噴墨打印機和激光打印機3種。

(1)針式打印機耐用，耗材便宜，可以打印多種類型的紙張，還可以打印多層紙，但其打印速度慢、噪聲大。需要經(jīng)常更換的耗材是色帶。

(2)噴墨打印機價格低，打印效果優(yōu)于針式打印機，噪聲小，但打印速度慢、耗材貴。需要經(jīng)常更換的耗材是墨盒。

(3)激光打印機在各種打印機中打印效果最好，打印速度最快，噪聲小，但價格高。需要經(jīng)常更換的耗材是硒鼓。7．掃描儀

掃描儀的形式：

(1)按顏色分為黑白掃描儀和彩色掃描儀。

(2)按掃描方式分為手持掃描儀和平板掃描儀。手持掃描儀的價格低，但使用不方便。

平板掃描儀的效果要好很多，所以在辦公室中被廣泛使用。8．?dāng)?shù)碼相機

數(shù)碼相機可以看作是普通照相機和掃描儀的結(jié)合體，它是光、機、電一體化的產(chǎn)品，其核心部件是CCD(電荷耦合器件)圖像傳感器。

數(shù)碼相機在日常使用時有一定的注意事項，日常的保養(yǎng)也很重要。9．傳真機

傳真是現(xiàn)代圖像通信的重要組成部分，它是目前采用公用電話網(wǎng)傳送并記錄圖文真跡的唯一方法，這也是它應(yīng)用廣泛的一個重要原因。

不同類型的傳真機操作步驟也不一樣，但傳真機的操作仍可歸納為傳真準備、試運行、發(fā)送和接收4個基本步驟。

傳真機是常用的辦公設(shè)備之一，所以秘書人員應(yīng)該掌握一些傳真機的工作原理和一般故障的解決方法。

10．復(fù)印機

靜電復(fù)印機的操作步驟為預(yù)熱、放置原稿、設(shè)定份數(shù)、設(shè)定復(fù)印倍數(shù)、選擇復(fù)印紙尺寸、調(diào)節(jié)復(fù)印濃度，最后放紙開始復(fù)印。

使用復(fù)印機時要注意防高溫、防塵、防霧、防陽光直射，同時要保證通風(fēng)換氣。秘書人員應(yīng)該掌握一些復(fù)印機維護、保養(yǎng)的方法。

第二章 辦公自動化

此部分要注意，而且要注意涉及到的計算機用語用英文表示 1.計算機運行速度是由CPU決定的。P41下

2.硬盤：微機系統(tǒng)的故障幾乎30%是由于硬盤損壞所引起的。硬盤格式化會丟失全部數(shù)據(jù)并減少硬盤的使用壽命。P42中

3.目前常用的殺毒軟件是：（1）諾盾（2）金山毒霸（3）瑞星殺毒軟件（4）KV3000（常識了解）

4中英文切換：ctrl+shift 回車鍵：Enter 重啟計算機：ctrl+alt+del 5.P47上表中：（1）剪切、復(fù)制和粘貼（順序不變）。（2）單擊“查看”，則在“大圖標”、“小圖標”、“列表”、“詳細資料”四種顯示方式之間切換。

6.在窗口最大化后，可以進行的操作有：A.移動B.最小化C.關(guān)閉D.復(fù)原 答案：BCD 7.重點：針式打印機的優(yōu)點是：耐用、耗材便宜、可以打印寬幅；針式打印機的缺點是：打印速度慢、噪音大；其中要經(jīng)常更換的耗材是：色帶。噴墨打印機要經(jīng)常更換的耗材是：墨盒

激光打印機的優(yōu)點是：效果好、打印速度快、噪音??；缺點是：價格高。其中要經(jīng)常更換的耗材是：硒鼓 P47中

8.數(shù)碼相機的核心部件是：CCD P48上 9.清洗相機要用一塊柔軟的干布 P49上 10.傳真機在使用時要注意：記錄紙要面朝下 在按啟動鍵后，液晶顯示：“TRANSMIT”字樣。

11.傳真機一旦發(fā)生“卡紙”，只可扳動傳真機說明書上允許動的部件，不要盲目拉扯上蓋；盡可能把整紙取出，不要把破碎的紙片留在機器內(nèi)。P52上

12.復(fù)印機在使用時，主要，若要縮小25%，則在設(shè)定倍率時，應(yīng)為75% 13.對復(fù)印機進行維護時，應(yīng)首先切斷電源，打開各機門，卸下稿臺玻璃，然后分別將清潔器、顯影器等相繼拉出，最后取感光鼓。（注意順序不能變）P54中 14.計算機網(wǎng)絡(luò)由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)；一是資源子網(wǎng) P54下 15.資源子網(wǎng)中的各種數(shù)據(jù)處理設(shè)備有計算機、智能終端、磁盤存儲器、監(jiān)控設(shè)備等P55上 16.網(wǎng)絡(luò)的主要功能：數(shù)據(jù)通信、資源共享、負荷均衡、提高可靠性 P55 17.計算機網(wǎng)絡(luò)中的三類資源：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源 P55 18.根據(jù)網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類：局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)

19.在局域網(wǎng)范圍內(nèi)，這類設(shè)備主要包括網(wǎng)絡(luò)接口卡、集線器和打印共享器；在廣域網(wǎng)的范圍內(nèi)，主要包括調(diào)制解調(diào)器、中繼器、網(wǎng)橋、路由器 P56中 20.網(wǎng)上瀏覽：雙擊桌面上的“Explore”圖案 P57下 21.為了節(jié)省網(wǎng)費，可以對Web站點做脫機瀏覽。P58上 22.發(fā)送電子郵件的步驟：見書上59—60頁 接收電子郵件的步驟：見書上61頁上。

第二篇：秘書資格四級考試復(fù)習(xí)指南(一)

辦公自動化

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

掌握計算機網(wǎng)絡(luò)的概念、特征和主要功能等；了解打印機、數(shù)碼相機、傳真機、復(fù)印機等常用辦公設(shè)備的使用方法。

二、重點提示

1．計算機網(wǎng)絡(luò)的概念

計算機網(wǎng)絡(luò)是計算技術(shù)、通信技術(shù)和微電子技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物。

2．計算機網(wǎng)絡(luò)的組成計算機網(wǎng)絡(luò)主要由兩大部分組成：通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)。

3．計算機網(wǎng)絡(luò)的主要特征

計算機是網(wǎng)絡(luò)中信息處理的主體；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的每臺計算機都是獨立的；計算機之間的 通信是通過通信協(xié)議實現(xiàn)的。

4．計算機網(wǎng)絡(luò)的主要功能

數(shù)據(jù)通信；資源共享；負荷均衡；提高可靠性。

5．計算機網(wǎng)絡(luò)的分類

按傳送數(shù)據(jù)所用的結(jié)構(gòu)和技術(shù)分類；按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分類；按網(wǎng)絡(luò)的拓撲結(jié)構(gòu)分類；

按通信傳輸介質(zhì)分類；按信號頻帶占用的方式分類。

6．計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備與構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)工作站點；網(wǎng)絡(luò)通信介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。

7．計算機網(wǎng)絡(luò)的使用

(1)計算機網(wǎng)絡(luò)可提供的服務(wù)：數(shù)據(jù)與信息的查詢、高速通信服務(wù)、電子教育、電子娛 樂、電子購物以及各類應(yīng)急信息服務(wù)請求和社會保障類電子化服務(wù)。

(2)計算機網(wǎng)絡(luò)的使用包括：查詢網(wǎng)絡(luò)信息、電子郵件等方面。

第三篇：2012秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記之辦公室日常事務(wù)

2012秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記之辦公室日常事務(wù)

一、值班工作

(一)值班的任務(wù)和作用

值班大致設(shè)立值班室，值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務(wù)主要有以下幾個方面：

1、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項

2、下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理

3、來訪接待工作

4、溝通上下級通訊聯(lián)系

5、記好當(dāng)天大事記(三項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記)

(二)對值班室與值班人員的要求

值班室要制定嚴格的崗位責(zé)任制，做到職責(zé)分明，獎罰分明。值班人員必須做到以下幾點：

1、服務(wù)的精神和高度責(zé)任心

2、要提高警惕，遵守值班紀律

3、認真做好保密工作

4、接待來訪來電要熱情

5、要認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)水平

6、填寫值班日志，做好交接工作

(三)值班日志與交接班

填寫值班日記應(yīng)注意以下事項：

1、填寫值班者的姓名和值班時間

2、填寫值班記錄做到內(nèi)容簡明扼要，語言規(guī)范，字跡清楚，不加評論，不帶個人感情，實事求是。

3、注意做好交接班工作

二、印章及介紹信的管理工作

印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標志和行使職權(quán)的憑證。

(一)印章

秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章(含鋼印);單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”私章;秘書部門的公章。

作用：(1)標志作用(2)權(quán)威作用(3)法律作用。(4)憑證作用

(二)介紹信

(三)印信注意事項

1、印信的刻制

2、印章啟用前應(yīng)備文通知有關(guān)部門

3、保管者不得委托他人代管

4、蓋章要端正，清晰

5、蓋章要領(lǐng)：把握標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)。

三、電話工作

(一)通話工作的內(nèi)容

包括：打電話、接電話和作電話記錄。

1、接打電話： 熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領(lǐng)。

2、電話記錄

它包括五個部分：即來話時間(年月日時分)、來話單位姓名、對方電話號碼、來話內(nèi)容、處理意見和記錄人署名(復(fù)述、核對)。

3、傳話：問清收話人姓名、職務(wù)、電話號碼。

7、會議禮儀服務(wù)的要求

(1)突出重點

(2)盡量滿足合理要求

(3)從小處入手，注重細節(jié)

8、會議信息的分類

(1)按會議信息的作用劃分：與會者信息、會議指導(dǎo)性和宣傳性信息、會議議題性信息、會議主題內(nèi)容信息、記錄性和結(jié)果性文件信息、會議的程序性文件信息、會議交流性文件信息、會議參考性信息、會議管理性信息

(2)按會議信息的保密性劃分：保密性會議信息、內(nèi)部性會議信息、公開性會議信息

(3)按會議信息傳遞方式劃分：會議講話信息、會議書面信息、會議聲像信息

9、收集會議信息的程序

(1)確定會議信息的搜集范圍

(2)選擇會議信息的搜集渠道

(3)確定搜集會議信息的方法

10、會議紀要工作程序

是記載和傳達會議情況及其議定事項的書面材料，是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。

(1)完善會議記錄

(2)起草、編寫會議紀要

(3)確定引發(fā)范圍

(4)接受者確認

(5)領(lǐng)導(dǎo)簽字

(6)打印成文

(7)印制、分發(fā)或歸檔保存

11、會議經(jīng)費結(jié)算程序

(1)通知與會人員結(jié)算時間地點

(2)清點費用支出發(fā)票

(3)核實發(fā)票

(4)填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面

(5)請領(lǐng)導(dǎo)簽字

(6)到財務(wù)部門報銷

(7)與相關(guān)部門及人員結(jié)清費用

第四篇：2010文秘四級考試復(fù)習(xí)指南

2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南

商務(wù)溝通

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

能夠區(qū)分接待對象，確認接待規(guī)格，擬定接待計劃；了解橫向溝通與縱向溝通的一般知識，并且在工作中選擇合適的方式，應(yīng)對溝通中的沖突。

二、重點提示

1．接待規(guī)格

(1)秘書必須根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。

(2)接待規(guī)格有3種：高規(guī)格接待、低規(guī)格接待、對等規(guī)格接待。

2．接待規(guī)格的確定

秘書首先要了解客人的身份，據(jù)此確定由誰來出面接待最合適。另外，影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素：

(1)對方與我方的關(guān)系。當(dāng)對方的來訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對方的關(guān)系時，往往以高規(guī)格接待。

(2)一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，向客人道歉。

(3)對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標準。

3．制定接待工作計劃

接待計劃的主要內(nèi)容有三項：確定接待規(guī)格、擬定日程安排、提

2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南

供經(jīng)費列支。

(1)人員安排表：包括時間、地點、事項、主要人員、陪同人員。

(2)日程安排：日程安排要具體，包括日期、時間、活動內(nèi)容、地點、陪同人員等內(nèi) 容，一般以表格的形式列出。

(3)接待經(jīng)費列支包括

1)工作經(jīng)費：租借會議室、打印資料等費用。

2)住宿費。

3)餐飲費。

4)勞務(wù)費：講課、演講、加班等費用。

5)交通費。

6)參觀、游覽、娛樂費用。

7)紀念品費用。

8)宣傳、公關(guān)費用。

9)其他費用。

4．橫向溝通

(1)橫向溝通概念：橫向溝通一般體現(xiàn)為部門間員工的溝通，在橫向溝通中不存在直接的上下級關(guān)系。橫向溝通的目的是為了增強部門間的合作、減少摩擦。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會議、面談、備忘錄、報告等。

(2)橫向溝通可能遇到的障礙

1)部門“本位主義”和員工短視傾向。

2)“一葉障目”，對公司組織結(jié)構(gòu)的偏見。

2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南

3)性格沖突。

4)猜疑、威脅和恐懼。

(3)橫向溝通的策略

1)選擇針對性的溝通形式。

2)樹立“內(nèi)部客戶”的概念。

3)耐心傾聽而不是敘述。

4)換位思考。

5．縱向溝通

(1)縱向溝通的概念：縱向溝通包括自上而下、自下而上兩種溝通?？v向溝通中，從上至下進行的下行溝通是縱向溝通的主體，而自下而上的上行溝通是縱向溝通的關(guān)鍵。

(2)下行溝通和上行溝通

1)下行溝通是管理溝通的主體。下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會議、傳真、電子信箱等。

2)上行溝通則開辟了一條管理人員聽取員工意見、想法和建議的通路，提供員工參與管理的機會，從而減少了員工因不能理解下達的信息而造成的損失。

(3)縱向溝通可能遇到的障礙

1)接受者溝通技能上的障礙。

2)溝通各方心理活動引起的障礙。

3)不善聆聽。

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4)草率評判。

5)語義表達和理解方面的歧義。(4)縱向溝通策略 1)下行溝通策略 ①制定溝通計劃。②減少溝通環(huán)節(jié)。

③“去繁從簡”，減輕溝通任務(wù)。④言簡意賅，提倡簡約的溝通。

⑤啟用反饋，鼓勵接受者對信息進行評價；采用多介質(zhì)組合，比如書面形式與電話相結(jié)合。

2)上行溝通策略

①建立信任。

②適時采用走動管理，安排非正式的上行溝通。

6．沖突產(chǎn)生的原因

(1)信息傳達不夠精確或不夠完整。

(2)目標不合，難以合作。

(3)責(zé)任不明，缺乏效率。

(4)敵對或其他負面的感覺。

7．沖突處理策略

按兵不動、粉飾太平、鐵令如山、制定規(guī)則、和平共存、討價還價、棄子投降、全力支持、攜手合作。秘書資格四級考試復(fù)習(xí)指南一

2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南

來源：多智網(wǎng)校 2009年7月6日 【多智網(wǎng)校:職業(yè)考試在線輔導(dǎo)

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3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。

4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。

5)飲用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口頭信息的安全保密工作

1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。

2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。

3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

4)按會議要求傳達會議信息。

(2)紙面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級信息由工作人員親自送交收件人。

3)當(dāng)傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機旁。

4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里；不再需要的保密文件要銷毀。

(3)電子信息的安全保密工作

1)計算機顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時要人不離機。

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2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。

3)使用密碼保護計算機數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。

3．安排值班工作，編制值班表

(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。

(2)值班表包括的內(nèi)容

1)列出值班時間期限和具體值班時間。

2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。

3)用簡短的文字標明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。

(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用現(xiàn)金的管理

辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。

(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。

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(3)秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。

(5)當(dāng)支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務(wù)部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉(zhuǎn)。

5．商務(wù)費用報銷

(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準。

(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。

(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

(4)如計劃的費用需要超出時，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。

6．公文形成的過程

交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。

7．公文處理的基本程序

簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。

8．文書立卷、歸檔及銷毀

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(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。

(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

(4)公文銷毀

1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。

2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定；確認應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊；將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批；在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。

3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

9．印章及介紹信的管理

(1)印章的管理

1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。

2)印章的作用：標志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。

(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

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10．辦公設(shè)備和辦公用品的進貨與保管

(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序

1)核對貨物，如數(shù)量不對應(yīng)立即通知采購部門。

2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

(2)庫存保管的措施

1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

2)各類物品要貼上標簽，標明類別和存放地。

3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。

11．辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄

(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項目；單位；庫存參考號；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫存卡)。

(2)庫存記錄的目的

1)資金不被不必要的庫存占用。

2)空間不被用來儲存不必要的貨物。

3)監(jiān)督個人和部門對物品的使用。

4)保持充足的庫存。

5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。

6)可利用準確的庫存進行估價。

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12．編制時間表的方法

(1)時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進程行動，有效管理時間、保證完成任務(wù)的簡單方法。

(2)編制時間表的方法

1)根據(jù)需求確定編制時間的周期。

2)收集并按時間順序列出該階段所有工作、活動或任務(wù)，如活動之間有矛盾應(yīng)及時調(diào)整。

3)繪制表格，標明日期、時間和適合的行、列項目，用簡明的文字將信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。

2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時做好善后工作。

(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容

1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況、接待的來訪者；上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況；上司的個人安排；上司的私人信息。

2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項活動需要秘書協(xié)助準備的事宜；上司交辦的工作；自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動。

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(3)秘書在管理工作日志時應(yīng)注意的問題

1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。

2)進行項目的時間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。

3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。

4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。常用事務(wù)文書的擬寫

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

了解公文的格式；掌握會議記錄、意向書、訂貨單及產(chǎn)品說明書的擬寫方法。

二、重點提示

1．公文用紙及印裝格式

(1)公文用紙采用A4型。

(2)公文印裝要規(guī)范。

2．公文眉首格式

(1)發(fā)文機關(guān)標識(公文版頭)。

(2)公文份數(shù)序號(印刷順序號)。

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(3)發(fā)文字號。

(4)簽發(fā)(會簽)人。

(5)秘密等級和保密期限。

(6)緊急程度。

(7)紅色反線(間隔橫線)。

3．公文主體格式

(1)公文標題。

(2)主送機關(guān)。

(3)公文的主體(正文)格式。

(4)附件及附件說明。

(5)印章(發(fā)文機關(guān)名稱)。

(6)簽署。

(7)成文日期。

(8)附注。

4．版記(文尾)格式

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(1)主題詞。

(2)抄送機關(guān)。

(3)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。

(4)版記中的反線和版記的位置。

5．公文的特定格式

(1)信函式格式。

(2)會議紀要格式。

6．通告與通知

(1)相同點：都是用來傳達上級機關(guān)的意圖與要求，并要求下級機關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執(zhí)行的文種。

(2)不同點：告知范圍不同；格式不同；行文渠道不同。

(3)通知的寫作

1)通知的適用范圍：通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文；轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

2)通知的分類：指示型通知；發(fā)布型通知；批轉(zhuǎn)型通知；轉(zhuǎn)發(fā)型通知；任免型通知。

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7．通知與通報

(1)相同點：都屬于告知性文種；都要求有關(guān)單位和人員了解公文內(nèi)容或配合行動；都是下行文。

(2)不同點：發(fā)文目的不同；內(nèi)容不同；發(fā)送對象不同。

(3)通報的寫作

1)通報的適用范圍：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。

2)通報的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗，一般情況下，通報不具有指揮性。

3)通報的分類：根據(jù)通報的內(nèi)容，可分為三種，即表揚性通報，用于表揚好人好事；批評性通報，用于通報對違法亂紀人員的處理情況；情況通報，側(cè)重于告知，一般不涉及表揚或批評。

4)通報的表述方法可分為兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。

5)通報正文的擬寫：通報正文的寫作以表揚和批評性通報為例，有四個要素，即傾向性導(dǎo)語、通報的事實(事件)、對事實(事件)的認定和分析、處理意見等。

8．請示與報告

(1)相同點：都是上行文種；行文對象一般都是直接上級機關(guān)。

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(2)不同點：行文目的不同；寫作結(jié)構(gòu)不同；結(jié)束語不同；處理方式不同；內(nèi)容寬窄不同；發(fā)文時機不同；報送制度不同；失誤后責(zé)任劃分不同。

(3)報告的寫作

1)報告的適用范圍：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

2)報告的分類：工作報告；情況報告；調(diào)查報告；報送報告。

3)報告的擬寫：報告正文由報告導(dǎo)語、報告主體、報告結(jié)束語三部分構(gòu)成。

(4)請示的寫作

1)請示的適用范圍：請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準時使用的文件。

2)請示的分類：請求指示的請示；請求批準的請示；請求審批的請示。

3)請示正文的擬寫：請示正文由請示原因、請求事項、結(jié)束語三部分組成。

9．函

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(1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準和答復(fù)審批事項。

(2)函的分類。

(3)函的擬寫：問復(fù)函要做到問得清楚，答得明白；請準(審批)函的結(jié)構(gòu)安排有點類似于請示(批復(fù))。

10．文章要素

公文與其他文體一樣，也是由一定要素構(gòu)成的，這就是人們常說的文章“四要素”，即材料、主題(主旨、發(fā)文意圖)、結(jié)構(gòu)、公務(wù)文書專用詞語。

11．公文的表達方式

(1)敘述：完整的敘述有六要素，即時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果。

(2)議論

1)議論有三要素：論點、論據(jù)、論證。

2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。

3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對比法、因果法等。

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(3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明和圖表說明等。

12．簡報

(1)概念：簡報是國家機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經(jīng)驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動態(tài)”“簡訊”“摘報”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內(nèi)部參考”等。

(2)特點：簡，即簡明扼要；快，即報道迅速快捷；新，即內(nèi)容新鮮；實，即真實準確。

(3)簡報的結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報尾。

(4)簡報的報頭有以下內(nèi)容：簡報名稱、期號、編印單位、印發(fā)日期。

(5)簡報報核主要結(jié)構(gòu)：(按語)+標題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾。

(6)簡報報尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。

13．會議記錄

(1)概念：會議記錄是開會時當(dāng)場將會議基本情況和會議報告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實記錄下來的文書。

(2)特點：真實性、資料性。

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(3)會議記錄的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部。

(4)會議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。

14．意向書

(1)概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對某項事務(wù)正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設(shè)想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。

(2)特點：協(xié)商性、靈活性、簡略性。

(3)意向書的類型。

(4)意向書的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部。

15．訂貨單

(1)概念：訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。

(2)特點：協(xié)約性、嚴肅性。

(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標題+

16．產(chǎn)品說明書

(1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。

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(2)特點：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。

(3)產(chǎn)品說明書的結(jié)構(gòu)：標題+正文+尾部。會議與商務(wù)活動

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點掌握會議議程、日程的擬定方法；正確選擇會址；做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費結(jié)算工作；掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務(wù)旅行計劃和旅程表的制定方法。

熟悉會議議程與日程的區(qū)別；掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學(xué)會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務(wù)旅行準備工作的主要內(nèi)容。

二、重點提示

1.會議議程表的設(shè)計方法

（1）注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

（2）議程表中

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3.安排會議議程和日程應(yīng)注意的問題

（1）會議議程和會議日程的功能不同。

（2）會議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。

（3）會議議程與日程必須吻合。

（4）會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。

4.選擇會址應(yīng)考慮的因素

（1）交通便利。

（2）會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。

（3）場地要有良好的設(shè)備配置。

（4）應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。

（5）選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場。

（6）場地租借的成本必須合理。

5.做好會議記錄

（1）會議記錄的準備工作

1）準備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。

2）備有會議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會人員的座位圖。

（2）會議記錄的內(nèi)容：會議描述；與會者姓名；會議過程；主席、記錄員簽名。

（3）會議記錄的方法

1）重點應(yīng)將會議主要討論的觀點、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。

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2）漏記內(nèi)容對照錄音磁帶進行修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡要的解釋。

3）與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

（4）會議記錄的修改

1）在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準。

2）經(jīng)會議批準，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。

3）會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。

（5）會議記錄的要求：準確、完整、簡潔、條理清楚。

6.會議期間的信息溝通

（1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

1）秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。

2）要深入實際，掌握

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7）與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。

（3）信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。

（4）信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專人傳遞。

7.會議的值班、保衛(wèi)工作

（1）會議值班工作的內(nèi)容

1）搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。

2）控制與會議無關(guān)人員隨便出入會場。

3）備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。

4）堅守崗位、人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

（2）會議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會場和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。

8.會議文件資料立卷歸檔的步驟

（1）會議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。

（2）會議文件收集整理工作的方法

1）責(zé)任落實到人。

2）嚴格履行文件登記手續(xù)，認真檢查文件缺損情況，并及時采取補救措施。

3）注意保密。

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9.會議經(jīng)費結(jié)算工作

（1）會議收款的方法和時機

1）在會議通知中注明收費標準、可采用的支付方式。

2）如用信用卡收費，要問清姓名、卡號、有效期等。

3）與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序。

（2）會議付款的方法和時機：演講者費用、場租費、租用設(shè)備費等事先商定好費用，會議結(jié)束后付費。

10.擬定開放參觀活動方案

（1）開放參觀活動方案的主要內(nèi)容

1）確定開放參觀活動的主題。

2）安排開放參觀的內(nèi)容。

3）選擇開放參觀的時機。

4）確定邀請對象。

5）選擇參觀路線。

6）策劃宣傳工作。

7）做好解說及接待準備。

（2）安排開放參觀活動的注意事項

1）目的明確。

2）時機選擇要得當(dāng)。

3）處理好公開與保密的關(guān)系。

4）安排好細節(jié)問題。

5）精心做好展示工作。

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11.安排宴請活動的方法與要求

（1）宴請活動的準備工作

1）列出賓客名單，發(fā)出正式請柬。

2）確定宴請時間、選好宴請場所。

3）確定菜單。

4）排定桌次、座次。

5）宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

（2）宴請形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等。

（3）宴請目的：為代表團來訪；為慶祝某一節(jié)日、紀念日；為展覽會的開幕、閉幕；為某項工程動工、竣工等。

12.擬定商務(wù)旅行計劃

（1）商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容：時間、啟返日期、住宿安排、會晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費用。

（2）旅程表的主要內(nèi)容：日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注。

13.出國商務(wù)旅行的準備工作

（1）辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請，辦理護照，辦理簽證，辦理《國際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機票，辦理保險。

（2）出行前的準備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準備隨身

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攜帶物品，為上司準備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國的背景資料。

（3）出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫 信息與檔案

鑒定要點與重點提示

一、鑒定要點

能對信息進行整理、傳遞、存儲。能夠?qū)n案進行分類、檢索，并根據(jù)檔案價值劃分保管期限。

二、重點提示

1．信息工作程序

信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用。

2．信息分類的步驟

(1)辨類：對信息資料進行分類辨別，即對信息資料進行主題分析，分辨其所屬類別的過程。

(2)歸類：對所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內(nèi)容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門別類地組織起來。

3．信息分類方法

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常用的信息分類方法包括：字母分類法、主題分類法、地區(qū)分類法、數(shù)碼分類法和時間分類法。

4．信息校核方法

常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對法、邏輯法、調(diào)查法和數(shù)理統(tǒng)計法。

5．信息傳遞的基本形式

(1)信息的外向傳遞：指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。

(2)信息的內(nèi)向傳遞：指為了進行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進行信息交流。

(3)信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內(nèi)部刊物，復(fù)印并發(fā)送文件，電子郵件，會議。

6．信息傳遞的方法

(1)語言傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成語言傳遞給信息接收者，多用于企業(yè)內(nèi)部傳遞信息。主要表現(xiàn)形式是對話、座談、講座、會議、錄音、技術(shù)交流等。

(2)文字傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成文字、符號、圖像傳遞給信息接收者。主要表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。

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(3)電訊傳遞：利用現(xiàn)代化的通訊手段傳遞信息的一種方法。傳遞信息量大、速度快、效果好、抗干擾力強、不易失真，其傳遞途徑有電話、傳真、電子郵件。

(4)影像傳遞：利用攝影和錄像技術(shù)傳遞信息，具有真實性、直觀性和感染力。

7．信息存儲

(1)信息存儲是一個不斷積累和規(guī)范化、科學(xué)化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。

(2)信息存儲通常分為登記、編碼、存放排列和保管4個步驟。

8．信息存儲的方式

(1)手工存儲。

(2)計算機存儲。

(3)電子化存儲。

(4)微縮膠片存儲。

9．檔案管理

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(1)常用的檔案分類方法；職能分類法；問題分類法；組織機構(gòu)分類法；分類法，型號分類法；課題分類法；工程項目分類法；專業(yè)性質(zhì)分類法；檔案形式分類法。

(2)常用的檔案檢索工具

1)按照編制方式分有：目錄、索引、指南類檢索工具。

2)按照功能分有：查找性、報道性、館藏性檢索工具。

3)按照載體分有：卡片式、書本式、活頁式、縮微式、機讀式檢索工具。

(3)檔案的保管期限：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。

1)永久保存，就是將檔案無限期地永遠保存下去。

2)長期保存，一般指保存16年至50年左右。

3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。

保管期限的計算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的

第五篇：2015年秘書四級考試重點復(fù)習(xí)指導(dǎo)

2015年秘書四級考試重點復(fù)習(xí)指導(dǎo)

擬訂會議議程、日程

(一)會議議程和會議日程的含義及作用

1.會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式;領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭;領(lǐng)導(dǎo)做報告;分組討論：大會發(fā)言;參觀或其他活動;會議總結(jié)，宣讀決議;閉幕式。

2.會議日程的內(nèi)容

會議日程就是根據(jù)議程作出逐日的具體安排，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

3.會議議程和日程的作用

通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題、會議順序計劃，獲得有效信息。

(二)會議議程的制定程序

會議議程的制定程序是：明確目標和參加者一安排各議程事項的時間一確定每一項議程一決定會議討論形式一決定會議決策的方式。

(三)會議日程的編制方法

(1)制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

(2)制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、餐飲安排。

(3)宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容，之后再安排討論的問題。(4)盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。

(5)保密性較強的議題一般放在后面。

(四)注意事項

1.會議議程和會議日程的區(qū)別

會議議程和會議日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，且一旦確定，就不應(yīng)再變。會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。

2.會議臨時動議

如果有特殊原因需要研究臨時動議，要和與會代表、相關(guān)人士解釋清楚，盡量節(jié)省時間，控制好節(jié)奏，提高效率。

提供會議地點的備選方案

(一)會議地點選擇的要求

會議地點的選擇，要綜合考慮多種因素，主要應(yīng)考慮下列因素：

(1)交通便利;

(2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符;

(3)場地要有良好的設(shè)備配置;

(4)場地應(yīng)不受外界干擾;

(5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所;

(6)場地租借的成本必須合理。

(二)會議場地選擇的工作程序

會議場地選擇的工作程序是：確定會議目的與形態(tài)→了解會議的實質(zhì)需求和與會者的期望→確定會議場地→對會議地點進行確認→簽訂書面合同。

(三)注意事項

1.廣泛收集會議地點的信息

2.實地考察會議地點的注意事項

實地考察會議地點的注意事項有：

(1)會見能作決策的人，有利于解決以后可能出現(xiàn)的問題;

(2)只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀;

(3)不要出于個人原因再次參觀酒店;

(4)不要帶家屬同行參觀;

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況;

(6)要考慮是否以另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。布置會場和安排座次

(一)會場整體布局安排

1.會場整體布局的要求會議整體布局的要求是：

(1)莊重、美觀、舒適;

(2)會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式，營造出和諧的氛圍;

(3)中大型會議要保證一個絕對的中心;

(4)小型會場要注意集中和方便。

2.會場整體布局安排

會場整體布局的方法：

(1)確定會場形式;

(2)合理擺放桌椅;

(3)布置附屬性設(shè)備。

(二)主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

1.主席臺座次和場內(nèi)座次的要求

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應(yīng)設(shè)主席臺。座談會和日常工作會議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免主持人同與會人員背向的現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

2.主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

(1)安排主席臺的座次

會議主席臺就坐者都是主辦方的負責(zé)人、貴賓或主席團成員，安排座位時應(yīng)注意以下慣例：

1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2)為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。3)主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4)在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

(2)安排場內(nèi)其他人員的座次

1)小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠、離會議主席位置近的座位為上座;反之為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠離入口處、正對門的位置。

2)中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是以參會人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是以各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左右排列法。是以參會人員的姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序、以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

發(fā)布會議信息

(一)會議信息的內(nèi)容和分類

1.會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議記錄和紀要的內(nèi)容;會議宣傳報道的內(nèi)容;會議決議的內(nèi)容。

2.會議信息的分類

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)發(fā)布會議信息的工作程序

發(fā)布會議信息的工作程序是：傳遞會議通知信息→分發(fā)傳遞會議文件→溝通傳遞會議有關(guān)情況。

安排會議食宿

1.會議餐飲的常識

(1)餐飲安排的原則是讓出席者吃好而又不浪費。

(2)就餐大體上是一個標準，確定好伙食標準和進餐方式，但必須照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，還要照顧南北不同出席者的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2.安排會議餐飲

(1)根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。

(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

(4)事先設(shè)計和確定就餐的憑證。

(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口，品種多。

(6)事先要準備好干凈的飲食用具。

(7)給因開會或搞服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

(8)做好飲水、飲料供應(yīng)的工作。

3.會議餐飲的類型和標準

(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

(2)會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物選擇既要考慮營養(yǎng)和健康，又要考慮出席者的口味特點。

(5)招待會。招待會應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

(二)會議住宿的常識和工作程序

1.會議住宿的常識

(1)要提前編制住房方案;

(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧;

(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員的職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排;

(4)有時還要按地區(qū)集中分配，便于討論;

(5)不同標準的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合與會人員具體情況列出住宿表;

(6)報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2.安排會議住宿

要點：

(1)安排方式的選擇;

(2)預(yù)定會議住宿的程序;

(3)確定會議住宿的程序。

3.會議房間的分配

(1)如果由主辦方支付費用，則需按與會者的職務(wù)標準安排住房。一般情況下，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會者的住宿標準應(yīng)相近。

(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者和有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一個房間。

(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

(5)預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。邀請會議嘉賓

(一)會議嘉賓的類型和要求

1.會議嘉賓的類型

會議嘉賓的類型包括：

(1)組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員;

(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方;

(3)社會名流和影視明星;

(4)對實現(xiàn)會議目標有潛在貢獻的人。

2.嘉賓邀請的要求

會議嘉賓邀請的要求有：

(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場;

(2)要發(fā)出正式邀請函;

(3)要做到有禮貌;

(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系;

(5)對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能遵守“寧可邀請，而不排斥”的原則;

(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。

(二)邀請會議嘉賓的工作程序

(1)在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負責(zé)組織實施。

(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作得精美。

(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認其參會情況。

(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。準備會議資料、會議用品

(一)會議資料的類型和準備

1.會議資料的類型

(1)來賓資料：會議手冊、宣傳材料、會議管理性材料。

(2)會議資料：開會的請示、提交會議審批的文件、會上用的文件、會議宣傳性文件。

(3)溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

2.會議資料的準備

(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊、會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號、餐券等。

(2)會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄。

(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種記錄、各種會議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

(二)會議用品的類型和準備

1.會議用品的類型

(1)必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備。

1)會場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)

備，以及必要的安全設(shè)施等。

2)常用物資有電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、照相機、攝像機或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

(2)特殊用品是指一些特殊類型的會議所需的用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會議經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備有張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺展板、簽字用具等。

2.會議用品的準備

(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時預(yù)熱或預(yù)冷。

(2)檢查好燈光、擴音設(shè)備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，要準備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外來人參加會議，要擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機、屏幕、錄音設(shè)備等。

(7)如果有選舉、表決的議程，需要準備好投票箱、計數(shù)設(shè)備;如果有表彰的議程，還需準備好獎勵用品。

(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

(9)如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。安排會議禮儀服務(wù)

(一)會議禮儀的種類

會議禮儀包括：通用禮儀、主持人禮儀、會議發(fā)言者禮儀、會議參加者禮儀。其中會議的通用禮儀又包括：會議文書禮儀、迎送禮儀、參會禮儀、服務(wù)禮儀。

(二)安排會議禮儀服務(wù)的工作程序

1.選擇會議禮儀服務(wù)人員

2.分解工作程序

3.培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員

培訓(xùn)的內(nèi)容包括：

(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn);

(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn);

(3)對會議的設(shè)備和用品的使用常識培訓(xùn)。

4.準備服裝用具

5.禮儀執(zhí)行

檢查會議常用的視聽設(shè)備

(一)會議常用的視聽設(shè)備

會議常用的視聽設(shè)備有多媒體投影儀、幻燈機、投影儀、錄像機、電視機、攝像機、燈光設(shè)備等。

(二)檢查會議常用視聽設(shè)備的工作程序

1.確定工作人員的職責(zé)

2.預(yù)演和檢查會場視聽設(shè)備

即在需要使用視聽設(shè)備的會議之前，對燈光調(diào)整和幻燈片放映等進行預(yù)演，以確保相關(guān)人員都清楚地知道操作的過程。通過預(yù)演，可能會發(fā)現(xiàn)有些幻燈片需要重新制作或修理，或者講臺、燈光、投影機等需要重新布置等問題。

(三)注意事項

(1)會議承辦者應(yīng)在會前向設(shè)備供應(yīng)商明確詢問具體的解決程序。

(2)在會議召開前由專門人員負責(zé)檢查所有設(shè)備。

(3)會議檢查人員應(yīng)該有一個可以請求緊急幫助的電話號碼，以便與相關(guān)部門進行聯(lián)絡(luò)。

(4)應(yīng)該在會場準備一些備用的設(shè)備(如燈泡)。

(5)發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障要及時請有關(guān)的公司和專業(yè)服務(wù)機構(gòu)派人修理。

(6)有些設(shè)備在出現(xiàn)故障時修理起來比較費時，這時最好更換新設(shè)備，等到會議結(jié)束后再對其進行修理。

安排會議值班

(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義

1.會議值班工作的內(nèi)容

會議值班工作的內(nèi)容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級重要指示、會議精神及時傳達和會議發(fā)生的重大緊急事情及時反映、保證會議順利進行的作用。

從一定意義上說，值班工作質(zhì)量也代表了會議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直接反映和影響會議主辦方的工作效率。

(二)安排會議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責(zé)任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務(wù)

會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：

(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強對與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

(3)要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

(6)必要時，要負責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

(7)做好會議期間各項活動與矛盾的協(xié)調(diào)工作。

(8)必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3.編制會議值班表

會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會議值班時間期限和具體值班時間;(2)會議值班人員姓名;(3)會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號;(4)會議值班負責(zé)人姓名或帶班人姓名;(5)用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

接待采訪會議的新聞媒體

(一)接待新聞媒體的基本原則和內(nèi)容

1.接待新聞媒體的基本原則

(1)報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容吻合。

(2)掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。對于會議內(nèi)容中涉及的機密問題，應(yīng)嚴守保密原則，不能在報道中泄露機密。

(3)報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯或失誤。

(4)要準備得全面周到、主動積極。

(5)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

(6)在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

(7)在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必需的信息資料。

2.接待新聞媒體的工作內(nèi)容

(1)由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

(2)在會議召開期問，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺等媒體派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。

(3)在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

(二)接待新聞媒體的工作程序

接待采訪會議新聞媒體的程序是：媒體人員登記→為媒體人員提供簡單的會議材料→安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動→安排媒體溝通會。

(三)注意事項

1.妥善處理新聞媒體對有關(guān)情況的負面報道

正確的做法如下：

(1)快速作出反應(yīng);

(2)聯(lián)合或聘請專業(yè)公關(guān)公司處理危機;

(3)讓負責(zé)人出面;

(4)對未知的事實不要推測;

(5)不要隱瞞事實真相;

(6)為媒體采訪敞開大門;

(7)統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話;

(8)頻繁溝通。

2.匯總新聞媒體的各種報道 做好會議的記錄工作和簡報工作

(一)做好會議的記錄工作

1.會議記錄的內(nèi)容

會議記錄的內(nèi)容有：

(1)會議描述;

(2)與會者姓名;

(3)缺席者請假條;

(4)宣讀上次會議記錄;

(5)在會議記錄中產(chǎn)生的問題;

(6)通訊記錄;

(7)一般事務(wù);

(8)其他事務(wù);

(9)下次會議日期;

(10)主席簽名。

2.會議記錄的要求

會議記錄的要求是：

(1)速度要求;

(2)真實性要求;

(3)資料性要求。

3.會議記錄的結(jié)構(gòu)和寫法

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標題+正文+尾部。

(1)標題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。

(2)正文。首部+主體+結(jié)尾。

(3)尾部。右下方寫明“主持人：(簽字)”;“記錄人：(簽字)”。

4.會議記錄的注意事項

(1)會議記錄的重點應(yīng)將主要討論的觀點、決議、決定、重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來。而其他的內(nèi)容可簡要概括地記錄，無須有言必錄。

(2)如果當(dāng)時漏記了內(nèi)容，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議

主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語作出簡要的解釋。

(3)不管是誰提出了一個動議或附議了一個動議或提出了任何行動、意見，都應(yīng)把人名記錄下來。

(4)可設(shè)計一張表格來記錄會議上的信息。

(二)做好會議的簡報工作

1.會議簡報的內(nèi)容

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息;要反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2.會議簡報的要求

會議簡報的要求是：

(1)真實準確;

(2)短小精悍;

(3)快;

(4)生動活潑。

3.會議簡報的結(jié)構(gòu)和寫作要求

會議簡報的結(jié)構(gòu)與其他的簡報一樣分成報頭、報核、報尾3個部分。會議簡報的標題應(yīng)簡明、準確、醒目、生動、形式靈活。單行和雙行標題都可。會議簡報的導(dǎo)語多用敘述式和結(jié)論式。主體部分要突出會議的主要精神和會議決定，內(nèi)容要單一精煉。

安排會議值班

(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義

1.會議值班工作的內(nèi)容

會議值班工作的內(nèi)容是：(1)值班電話記錄;(2)值班接待記錄;(3)值班日記;(4)做好信息傳遞。

2.會議值班的意義

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級重要指示、會議精神及時傳達和會議發(fā)生的重大緊急事情及時反映、保證會議順利進行的作用。

從一定意義上說，值班工作質(zhì)量也代表了會議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直接反映和影響會議主辦方的工作效率。

(二)安排會議值班的工作程序

1.制定值班工作制度

值班工作制度有：(1)信息處理制度;(2)崗位責(zé)任制度;(3)交接班制度。

2.明確值班工作任務(wù)

會議值班人員的主要工作任務(wù)如下：

(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)文件和資料，傳遞各種信息。

(2)要加強對與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

(3)要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

(6)必要時，要負責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

(7)做好會議期間各項活動與矛盾的協(xié)調(diào)工作。

(8)必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3.編制會議值班表

會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：(1)會議值班時間期限和具體值班時間;(2)會議值班人員姓名;(3)會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號;(4)會議值班負責(zé)人姓名或帶班人姓名;(5)用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容;(6)表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

安排來訪者的參觀、娛樂活動

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動的相關(guān)知識

1.明確參觀目的2.明了參觀內(nèi)容

安排參觀內(nèi)容時，應(yīng)該考慮這樣幾點：

(1)有代表性的內(nèi)容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會影響正常的工作及生產(chǎn)。

(3)不會泄露核心機密。

3.不同娛樂活動的特點與適應(yīng)對象(1)游覽活動

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動

1)了解客人的特長和興趣。

2)觀看項目的水準應(yīng)該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)

(1)在觀看各類文藝節(jié)目時，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時，還是在觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時，著裝應(yīng)該根據(jù)場合調(diào)整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動的程序是：初步確定內(nèi)容→征求對方意見→修改、確定方案→實施方案。

安排來訪者食宿、交通、行程

(一)安排來訪者食宿、交通的相關(guān)知識

1.中餐禮節(jié)常識

(1)使用餐具的禮儀

使用餐具的禮儀包括：1)使用筷子的禮節(jié);2)使用湯匙的禮節(jié)。(2)席間禮節(jié)

(3)關(guān)于敬酒的禮儀

2.交通安全保障常識

(二)安排來訪者食宿、交通、行程的工作程序

1.了解情況

2.確定餐飲、住宿、用車標準3.預(yù)訂餐廳、住宿房間

(1)接待來訪團體，接風(fēng)和送行需要正式的宴請，其他時間的可以簡單一些。正式宴請時需注意：1)時間和地點事先確定;2)宴請的人員事先確定;3)宴請的桌次、座次事先確定;4)菜單事先確定;5)發(fā)請柬。

(2)預(yù)訂住宿房間。

4.根據(jù)對方要求調(diào)整方案 安排來訪者的參觀、娛樂活動

(一)安排來訪者參觀、娛樂活動的相關(guān)知識

1.明確參觀目的2.明了參觀內(nèi)容

安排參觀內(nèi)容時，應(yīng)該考慮這樣幾點：

(1)有代表性的內(nèi)容，能夠滿足來訪者的基本要求。

(2)不會影響正常的工作及生產(chǎn)。

(3)不會泄露核心機密。

3.不同娛樂活動的特點與適應(yīng)對象(1)游覽活動

1)了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況。2)秘書要熟悉將要游覽的地方。

(2)娛樂活動

1)了解客人的特長和興趣。

2)觀看項目的水準應(yīng)該是較高的，有地方特色的最好。

4.參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)

(1)在觀看各類文藝節(jié)目時，不要遲到。

(2)無論是在參觀、游覽時，還是在觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩。

(3)在參觀、游覽、娛樂時，著裝應(yīng)該根據(jù)場合調(diào)整。

(二)安排來訪者參觀、娛樂活動的程序

安排來訪者參觀、娛樂活動的程序是：初步確定內(nèi)容→征求對方意見→修改、確定方案→實施方案。

合理布置辦公室

(一)辦公室布置的要求

1.布置辦公室的基本要求

(1)采用一間大辦公室。

(2)使用同樣大小的桌子。

(3)使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致。

(4)將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

(5)將自動售貨機等置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。

(6)預(yù)留充分的空問。

(7)主管座位應(yīng)位于員工座位之后方。

(8)勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。

(9)裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。

(10)常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近。

2.辦公室布置的三大原則

辦公室布置的三大原則是：

(1)有利于溝通;

(2)便于監(jiān)督;

(3)協(xié)調(diào)、舒適。

3.辦公室布置的具體要求

(1)辦公桌的排列應(yīng)按照直線對稱的原則和工作程序的順序。

(2)各座位間的通道要適宜。

(3)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督。

(4)光線應(yīng)來自左方，以保護視力。

(5)常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

(6)電話最好是5平方米空間范圍內(nèi)一部。

(二)辦公室布置的工作程序

(1)對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關(guān)系，以此為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

(2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。

(3)根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。

(4)繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。

(5)對設(shè)備的安放提出合理建議。營造健康、安全的辦公環(huán)境

(一)安全檢查的內(nèi)容

工作環(huán)境是由許多方面的因素和條件構(gòu)成的，諸如工作區(qū)的空間、采光、溫度、通風(fēng)、噪音、裝修、裝飾，工作區(qū)的辦公桌椅、柜架、各種辦公設(shè)備、飲水設(shè)備、辦公用品和耗材，工作所需的文件、資料、檔案、書籍，工作中人們的關(guān)系、氛圍等。在這些因素和條件中，有些應(yīng)是用人單位提供給職工的，這是《中華人民共和國勞動法》中的規(guī)定。例如，工作場所的溫度是否達到了要求，門窗是否嚴密安全，照明是否滿足工作的必須，噪音干擾、空氣污染是否超標，辦公家具和設(shè)備是否夠用等，這些因素和條件同時也是辦公環(huán)境安全檢查的內(nèi)容。

(二)辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患

(1)地、墻、天花板、門、窗中的隱患。

(2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道方面的隱患。

(3)辦公家具方面的隱患。

(4)辦公設(shè)備及操作中的隱患。

(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。

(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。

(7)火災(zāi)或消防中的隱患。

(三)健康、安全辦公環(huán)境的基本要求

(1)辦公區(qū)建筑必須堅固安全。

(2)光線應(yīng)充足。

(3)溫度要適宜。

(4)布局應(yīng)注意通風(fēng)。

(5)辦公室空間及座位空問要適當(dāng)。

(6)辦公室噪音要低。

(7)辦公家具要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(8)辦公設(shè)備、辦公用品和易耗品要滿足工作所需并符合健康、安全要求。

(9)辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求。

(10)辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報警裝置。

(11)辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。

(12)辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包，并定期更換。

(13)建立相應(yīng)的規(guī)章和制度，包括人員進出規(guī)定、保密規(guī)定等。

(14)室內(nèi)應(yīng)有符合組織目標的裝飾、標識和適當(dāng)?shù)木G色植物。

(四)營造健康、安全辦公環(huán)境的工作程序

(1)確定安全檢查周期，定期檢查。(2)發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告、排除。(3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進，直到解決。

(五)注意事項

1.上崗前應(yīng)了解的辦公場所的安全規(guī)定

(1)國家或地方有關(guān)安全生產(chǎn)和勞動保護的規(guī)定，如《中華人民共和國勞動法》。(2)用人單位制定的安全規(guī)定和環(huán)保規(guī)定，如有關(guān)吸煙場地的規(guī)定。

(3)組織所租用的寫字樓、場地等業(yè)主制定的相關(guān)規(guī)定，如寫字樓制定的出現(xiàn)火警情況的疏散程序等。

2.安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別

進行安全檢查要包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分的隱患，后者是記錄辦公設(shè)備運行中出現(xiàn)的故障。例如，計算機不能工作了，應(yīng)填寫“設(shè)備故障表”;如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”。