第一篇：秘書四級(jí)資料

51、Word2003啟動(dòng)操作：

①“開始”菜單;

②單擊“開始”，選擇“運(yùn)行”，鍵入“盤符路徑Winword.exe”“確定”

③快捷方式

52、文件存盤

選擇“文件“菜單中的”保存“命令或者單擊”常用“工具欄中的“保存”按鈕或者按“Ctrl+S”鍵

如果要想改變正在編輯的文字的名字、路徑或文件格式，可以打開“文件”下拉菜單，選擇“另存為”命令，將彈出“另存為”對(duì)話框。在該對(duì)話框中，可以重新設(shè)置文件的存儲(chǔ)路徑、文件名以及文件類型等信息。

53、Word選取文本

①將鼠標(biāo)指針移至某行最左邊的選定欄中，然后單擊鼠標(biāo)可以選定一行文本。如果要選定多行文本，可以在選定欄中單擊并拖動(dòng)。

②按照“Ctrl”鍵，單擊句子中的任意位置可以選定一句文本。

③要選定一段文本，可以用鼠標(biāo)雙擊選定欄，也可以在該段內(nèi)任意位置三擊鼠標(biāo)

④要選定整個(gè)文檔，可以用鼠標(biāo)在選定欄中三擊

⑤要選定一豎塊文字，可把鼠標(biāo)指針移到選定文本塊的左上角，按住“Alt”鍵的同時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)向選定文本塊的右下角移動(dòng)即可。

⑥要選定大范圍的文本，先在要選定塊的起始處單擊，按住“Shift”鍵，再單擊選定塊末尾。

54、“復(fù)制”Ctrl+C;“粘貼” Ctrl+V

55、創(chuàng)建表格

①使用“常用”工具欄上的“插入表格”按鈕創(chuàng)建規(guī)則表格

②用“表格”菜單上的“插入”命令建立空表格

③用“表格”菜單上的“繪制表格”命令繪制表格

56、改變行高或列寬：

①使用鼠標(biāo)進(jìn)行調(diào)整;

②使用對(duì)話框進(jìn)行精確調(diào)整。單擊“表格”菜單(或表格本身)中的“表格屬性”命令，單擊“行”(“列”)選項(xiàng)卡，精確調(diào)整

57、頁面格式：打開“文件”下拉菜單，單擊“頁面設(shè)置”命令，可以打開頁面設(shè)置對(duì)話框，該對(duì)話框中有頁邊距、紙型、版式、文檔網(wǎng)絡(luò)等選項(xiàng)卡，可進(jìn)行相應(yīng)設(shè)置。

58、打印預(yù)覽屏幕上顯示的是實(shí)際的打印效果。打印Ctrl+P

58、啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)打開一個(gè)新的工作簿。該工作簿含3各工作表，名字分別為“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.59、單元格選定(選定不相鄰的矩形區(qū)域)

有時(shí)需要用到不連續(xù)的單元格區(qū)域，先按“Ctrl”鍵，然后單擊所需單元格。

60、數(shù)據(jù)輸入

①輸入文字：Excel默認(rèn)單元格寬度是8個(gè)字符寬(4個(gè)漢字)，如果輸入文字超過默認(rèn)寬度，就會(huì)溢出到右邊的單元格內(nèi)

注意：輸入郵政編碼、電話號(hào)碼等時(shí)，在其前加上單引號(hào)。

輸入文本字符靠左對(duì)齊，如是數(shù)字則靠右對(duì)齊。

②輸入數(shù)字：Excel將自動(dòng)使用科學(xué)計(jì)數(shù)法來表示，如“123456789123”，顯示為“1.23E+11”

注意：輸入數(shù)字時(shí)，數(shù)據(jù)中的單個(gè)句號(hào)將會(huì)被作為小數(shù)點(diǎn)處理，正號(hào)會(huì)被忽略，負(fù)數(shù)前加“-”號(hào)或用圓括號(hào)括起來。

③輸入日期和時(shí)間

a、時(shí)間格式Excel自動(dòng)為24時(shí)，12時(shí)需鍵入AM或PM

b、日期格式2002/3/2或2002-3-2

日期和時(shí)間中用空格分隔2002/3/2 20：00

④“Enter”確認(rèn)輸入;“Tab”指向右邊的單元格

⑤清除單元格，只是刪除單元格內(nèi)內(nèi)容;刪除單元格則是將選定的單元格從表中刪除

61、設(shè)定數(shù)據(jù)有效性步驟：P/85-86

①選定要增加有效檢查的單元格

②執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單中“有效性”命令，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，單擊“設(shè)置選項(xiàng)卡”。

③在“允許”框中選擇檢驗(yàn)方式，如“小數(shù)”。

④在“數(shù)據(jù)”下拉列表中選擇條件。

⑤在“最小值”與“最大值”中輸入數(shù)值，比如0和100.⑥按下“確定”即可。、改工作表名稱：雙擊選中的工作表標(biāo)簽，工作表名反白顯示，然后輸入新名回車即可。

63、移動(dòng)、復(fù)制工作表：在同一個(gè)工作簿移動(dòng)工作表，只需用鼠標(biāo)單擊要移動(dòng)的工作表標(biāo)簽，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)。

注意：如果在拖動(dòng)前按住“Ctrl”鍵，將會(huì)復(fù)制一張工作表。

64、關(guān)閉：Excel中同時(shí)打開了多個(gè)工作簿，為將其一次關(guān)閉，按住“Shift”，單擊“文件”菜單。此時(shí)，原“關(guān)閉”命令變?yōu)椤瓣P(guān)閉所有文件”命令，單擊即可。

65、改變數(shù)字格式的步驟是：

①選定需要格式化的單元格或一個(gè)區(qū)域

②單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中單擊“數(shù)值”選項(xiàng)卡，在“分類”下拉列表選擇一項(xiàng)，比如“數(shù)值”。

③在右側(cè)區(qū)域進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，按“確定”。

66、折行：?jiǎn)螕粢幚淼膯卧瘢箚卧裰械奈淖殖霈F(xiàn)在上方的編輯欄中，然后在位于編輯欄中需要折行的文字上單擊，可看到插入點(diǎn)出現(xiàn)。桉“Alt+Enter”，敲“回車”。還可用“單元格對(duì)話框”設(shè)置自動(dòng)折行。在出現(xiàn)的“單元格格式”對(duì)話框中單擊“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)換行”復(fù)選框，單擊“確定”即可。

67、處理標(biāo)題

在Excel中這一功能的實(shí)現(xiàn)是通過“合并及居中”按鈕實(shí)現(xiàn)。步驟：按實(shí)際寬度選擇要居中的標(biāo)題，單擊 即可。

67、行列高

①Excel中，單遠(yuǎn)格默認(rèn)寬度是“8.38”。

②自動(dòng)調(diào)整：“格式”→“行”子菜單上的“最適合的行高”或“列”子菜單上的“最適合的列寬”命令。

69、單元格地址：相對(duì)地址(Excel2000默認(rèn)狀態(tài))，絕對(duì)地址、混合地址、三維地址。

70、自動(dòng)求和：選定要求和數(shù)值所在的行或者列中與數(shù)值相鄰的單元格，單擊“常用”工具欄中的自動(dòng)求和∑，用鼠標(biāo)選定要匯總的單元格或單元格區(qū)域，敲“回車”鍵或按下“確認(rèn)”即可。

71、數(shù)據(jù)排序：

⑴使用“排序”對(duì)話框進(jìn)行排序

①在需要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格;

②選擇“數(shù)據(jù)”菜單上的“排序”命令;

③單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的下拉箭頭，選定一個(gè)排序字段，在右邊選項(xiàng)按鈕中選中“升序”或“降序”;

④在“次要關(guān)鍵字”中選定一個(gè)排序字段，右邊選“升/降序”;

⑤“確定”

⑵使用工具按鈕進(jìn)行排序：升序 ↓，降序 ↓。

72、PowerPoint 2003 在其中鍵入文本的區(qū)域是一個(gè)帶虛線邊框的方框，稱為“占位符”。

73、在幻燈片窗格的下側(cè)是備注窗格。用戶在此處鍵入演示時(shí)要使用備注?？梢酝蟿?dòng)該窗格的邊框以擴(kuò)大備注區(qū)域。

74、要新增幻燈片，只需單擊“插入”菜單下的“新幻燈片”命令，或單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)一張新幻燈片，同時(shí)右側(cè)的任務(wù)窗格變?yōu)椤盎脽羝媸健比蝿?wù)窗格。

75、頁面設(shè)置步驟：

①打開要進(jìn)行頁面設(shè)置和打印的幻燈片;

②單擊“文件”菜單中的“頁面設(shè)置”命令;

③在“幻燈片大小”下拉列表中，選擇一種幻燈片尺寸，當(dāng)選擇了一種尺寸后，在下面的“寬度”和“高度”數(shù)值框中將顯示該幻燈片尺寸類型對(duì)應(yīng)的“寬度”和“高度”。在“方向”選項(xiàng)區(qū)中可以指定幻燈片、備注、講義和大綱的方向;

76、打印步驟“

①單擊“文件”菜單上的“打印”命令(打開“打印對(duì)話框”)，可設(shè)置打印機(jī)類型、打印范圍和內(nèi)容。

②單擊“確定”

77、應(yīng)用和更好模板的具體步驟：

①打開要應(yīng)用設(shè)計(jì)模板的演示文稿;

②單擊“格式”菜單下的“幻燈片設(shè)計(jì)”命令或者在“格式”工具欄上單擊“設(shè)計(jì)”，在右側(cè)會(huì)出現(xiàn)“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格(如已打開“幻燈片設(shè)計(jì)”窗格并顯示有配色方案或動(dòng)畫方案，請(qǐng)單擊“設(shè)計(jì)模板”);

③在“幻燈片設(shè)計(jì)”任務(wù)窗格中，已用設(shè)計(jì)模板出現(xiàn)在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的設(shè)計(jì)模板都出現(xiàn)在“可供使用”之下。

78、制作新的表格幻燈片步驟：

①單擊“常用”工具欄中的“新幻燈片”按鈕，屏幕右側(cè)出現(xiàn)“幻燈片版式”窗格，在“其他版式”中單擊“標(biāo)題和表格”版式。

②雙擊“幻燈片窗格”中的表格占位符，即可出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框。

③在對(duì)話框中輸入表格的行數(shù)和列數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，即可生成表格，同時(shí)出現(xiàn)“表格和邊框”工具欄。

79、在已有的幻燈片中添加表格

單擊“插入”菜單中的“表格”命令，出現(xiàn)“插入表格”對(duì)話框，在對(duì)話框中輸入表格的行、列數(shù)，單擊“確定”即可。

80、在幻燈片中添加用戶自己的圖片文件：

①在顯示要插入圖片的幻燈片;

②單擊“插入”菜單中“圖片”子菜單中的“來自文件”命令，出現(xiàn)“插入圖片對(duì)話框”。

③在“查找范圍”中找到圖片文件所在的位置，然后選定該圖。

④單擊“插入”即可。

81、啟動(dòng)幻燈片方法：

①單擊演示文稿滾動(dòng)條左側(cè)的“幻燈片放映”按鈕。

②在“幻燈片放映”菜單中單擊“觀看放映”命令。

③單擊“試圖”菜單中的“幻燈片放映”命令。

④按“F5”鍵

82、控制幻燈片放映：“→”，“↓”或“PgDown”鍵，進(jìn)入下一張幻燈片;按“←”，“↑”或“PgUp”鍵，進(jìn)入上一張幻燈片。

83、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最主要的目的是提供不同計(jì)算機(jī)和用戶之間的資源共享，大體由兩部分組成，一是通信子網(wǎng)，二是資源子網(wǎng)。另外還有用于確保網(wǎng)絡(luò)通信的協(xié)議。

84、共享資源包括：數(shù)據(jù)資源、軟件資源、硬件資源

85、Tcp/LP協(xié)議特點(diǎn)：一是標(biāo)準(zhǔn)化，幾乎任何網(wǎng)絡(luò)軟件或設(shè)備都能在該協(xié)議上運(yùn)行;二是可路由性，這使得用戶可將多個(gè)局域網(wǎng)連成一個(gè)大型互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

86、網(wǎng)卡即網(wǎng)絡(luò)接口卡，又稱網(wǎng)絡(luò)適配器。

87、調(diào)制解調(diào)器是用于實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)環(huán)境與電話線系統(tǒng)連接的專用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，是撥號(hào)用戶必不可少的設(shè)備只要。

88、按網(wǎng)絡(luò)覆蓋的范圍分，可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。

局域網(wǎng)(LAN)：辦公室或?qū)嶒?yàn)室(十米級(jí)網(wǎng))，建筑物的網(wǎng)(百米級(jí)網(wǎng))，校園網(wǎng)(千米級(jí)網(wǎng))。廣域網(wǎng)(WAN):城域網(wǎng)(WAN)、地區(qū)網(wǎng)或行業(yè)網(wǎng)(百公里級(jí))。國(guó)家網(wǎng)(千公里級(jí))甚至洲際網(wǎng)(萬公里級(jí))。

89、因特網(wǎng)主要功能：

①數(shù)據(jù)與信息的查詢(網(wǎng)頁瀏覽、資料搜索查詢)

②高速通信服務(wù)(電子郵件、電視電話、電視會(huì)議和文檔傳遞等)

③電子教育(遠(yuǎn)程教育、培訓(xùn)，閱讀電子出版物，訪問電子圖書館等)

④電子娛樂(播放電影電視，交互式電子游戲，文化娛樂信息的交流與討論等)

⑤電子購物(網(wǎng)絡(luò)購物、質(zhì)量投訴、電子傳單、電子廣告、電子化結(jié)帳與各類電子消費(fèi)方式)

⑥各類應(yīng)急信息服務(wù)請(qǐng)求和社會(huì)保障類電子化服務(wù)(遠(yuǎn)程醫(yī)療和會(huì)診、交通信息管理、突發(fā)性事件的緊急響應(yīng)、失物招領(lǐng)、迷失兒童與老人的尋找等)

90、默認(rèn)的封面文件為主頁。瀏覽器是用來瀏覽網(wǎng)上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又稱“電子公告牌”用戶在這里可以發(fā)布并獲得各種信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墻是用增強(qiáng)機(jī)構(gòu)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全性的一個(gè)或一組系統(tǒng)，防火墻是只允許授權(quán)的數(shù)據(jù)通過。

91、域名：要想在網(wǎng)上建立服務(wù)器發(fā)布信息，必須首先注冊(cè)自己的域名，只有擁有了自己的域名，別人才能訪問到你。

頂級(jí)域名：機(jī)構(gòu)性域名、地理性域名。

機(jī)構(gòu)性域名：com(營(yíng)利性商業(yè)實(shí)體)、edu(教育機(jī)構(gòu)或設(shè)施)、gov(非軍事性政府或組織)、net(網(wǎng)絡(luò)資源或組織)、org(非營(yíng)利性組織機(jī)構(gòu))、firm(商業(yè)或公司)

92、中國(guó)教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)(CERNET)主要服務(wù)于學(xué)校、科研和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)以及非營(yíng)利性政府部門。

http:∥004km.cn。

93、選擇“文本文件”，可以將頁面中的文字內(nèi)容保存為一個(gè)文本文件。

94、脫機(jī)收藏夾步驟：

①打開Web站點(diǎn)，單擊“收藏”菜單下的“添加到收藏夾”命令，打開“添加到收藏夾”對(duì)話框。

②選中“允許脫機(jī)使用”復(fù)選框，然后單擊“自定義”按鈕，出現(xiàn)“脫機(jī)收藏夾向?qū)А焙?jiǎn)介屏幕，單擊“下一步”。

③把“下載與該頁連接的1層網(wǎng)頁”改為適當(dāng)?shù)膶訑?shù)，然后單擊“下一步”，直至完成。

95、電郵地址由一個(gè)字符串組成，該字符串被“@”分為兩部分。

96、目前常用的電子郵件收發(fā)軟件工具主要有OutlookFoxmail等。

97、發(fā)送郵件步驟：

①單擊工具欄中的“創(chuàng)建郵件”按鈕;

②在“收件人”、“抄送”欄中輸入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”間隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。

③在“主題”框中輸入郵件的主題;

④在文本編輯區(qū)內(nèi)輸入郵件的主題內(nèi)容;

⑤如需插入附件，可單擊“附件”或“插入”菜單下的“文件附件”命令，在彈出的文件選擇對(duì)話框中選擇要附帶的文件，然后單擊“附件”，將會(huì)在“主題”欄下插入“附件”一欄，附件文件名顯示在欄中;

⑥單擊“發(fā)送”。

98、溝通是一種信息的交換過程，是人們?yōu)榱思榷ǖ哪繕?biāo)用一定的語言符號(hào)(書面、口頭)，把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過程。

99、溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。

100、秘書職業(yè)特點(diǎn)：①非權(quán)利支配性;②非職責(zé)限定性③認(rèn)同疏導(dǎo)性

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或()后面加“文件”組成。

A.統(tǒng)稱

B.簡(jiǎn)稱

C.規(guī)范化簡(jiǎn)稱

D.稱謂

【答案】C

2.發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下()。

A.不空行

B.空1行

C.空2行

D.空3行

【答案】C

3.紅色反線的作用在于把()與主體部分隔開。

A.眉首

B.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

C.發(fā)文字號(hào)

D.版記

【答案】A 251、違約責(zé)任是指合同當(dāng)事人沒有履行或者沒有按照合同約定履行義務(wù)所應(yīng)承擔(dān)的民事責(zé)任。

252、承擔(dān)違約責(zé)任的原則：

合同法對(duì)違約責(zé)任采取的是嚴(yán)格責(zé)任原則，即不管主觀上是否有過錯(cuò)，只要不履行合同義務(wù)或者履行合同義務(wù)不符合約定，除不可抗力可以免責(zé)外，都要承擔(dān)違約責(zé)任。

253、承擔(dān)違約責(zé)任的方式：①支付違約金;②支付賠償金;③要求繼續(xù)履行;④修理、更換、重作、退貨和減少價(jià)款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取補(bǔ)救措施的合理費(fèi)用。

254、我國(guó)于1993年9月2日通過了《中華人民共和國(guó)反不當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》，自1993年12月1日起施行。

255、反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法基本原則包括自愿、公平、平等、誠實(shí)信用、遵守公認(rèn)商業(yè)道德以及不得濫用競(jìng)爭(zhēng)權(quán)利等。

256、限制競(jìng)爭(zhēng)行為表現(xiàn)為：①濫用優(yōu)勢(shì)地位限制競(jìng)爭(zhēng)行為;②濫用行政權(quán)利;③不當(dāng)搭售行為;④串通投標(biāo)行為。

257、濫用優(yōu)勢(shì)地位限制競(jìng)爭(zhēng)行為表現(xiàn)為：

①濫用行政權(quán)力限定他人購買其指定的經(jīng)營(yíng)者的商品。

②濫用權(quán)力限制其他經(jīng)營(yíng)者正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。

③濫用行政權(quán)力限制外地商品進(jìn)入本地市場(chǎng)，或本地商品流向外地市場(chǎng)。

259、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的要領(lǐng)和特征：

①不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的主體是經(jīng)營(yíng)者;

②不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為是違法行為;

③不正常競(jìng)爭(zhēng)行為侵害的客體是其他經(jīng)營(yíng)者的合法權(quán)益和正常的社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序。

260、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為類別：①假名冒牌行為;②商業(yè)賄賂行為;③虛假宣傳行為;④侵犯商業(yè)秘密行為;⑤低價(jià)傾銷行為;⑥不正當(dāng)有獎(jiǎng)銷售行為;⑦詆毀商譽(yù)行為。

261、假名冒牌表現(xiàn)：

①假冒他們注冊(cè)商標(biāo);②擅自使用知名品牌特有名稱、包裝;③擅自使用他們企業(yè)名稱或姓名;④在商品上偽造或冒用認(rèn)證標(biāo)志。

262、可以以明示方式給對(duì)方折扣，可以中間人傭金，但必須如實(shí)入帳。

263、下列情形不屬于不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為：

①銷售鮮活商品;

②處理有效期限將至商品或其他積壓商品;

③季節(jié)性降價(jià);

④因清償債務(wù)、轉(zhuǎn)產(chǎn)、歇業(yè)降業(yè)銷售商品。

264、監(jiān)督檢查部門職權(quán)：①詢問權(quán);②查詢復(fù)制權(quán);③檢查權(quán);④處罰權(quán)。

265、可以查詢、復(fù)制與不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)形為有關(guān)的協(xié)議、帳冊(cè)、單據(jù)、文件、記錄、業(yè)務(wù)函電和其他資料。

266、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為的法律責(zé)任：①民法責(zé)任;②行政責(zé)任;③刑法責(zé)任。

267、行為責(zé)任包括：①強(qiáng)制行為人停止不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)行為;②沒收非法所得;③處以罰款;④吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

268、勞動(dòng)適用于：

①國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的工勤人員。

②實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)組織的非工勤人員。

③其他通過勞動(dòng)合同與國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體建立勞動(dòng)關(guān)系的勞動(dòng)者。

勞動(dòng)法不適用于：公務(wù)員和比照公務(wù)員制度的事業(yè)組織和社會(huì)團(tuán)體的工作人員，以及農(nóng)村勞動(dòng)者(鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)職工和進(jìn)城務(wù)工、經(jīng)商的農(nóng)民除外)、現(xiàn)役軍人、家庭保姆、在中國(guó)境內(nèi)享有外交特權(quán)和豁免權(quán)的外國(guó)人等。

269、勞動(dòng)就業(yè)原則：①平等就業(yè)原則;②雙向選擇原則;③照顧特殊群體人員就業(yè)原則;④禁止雇用童工原則。

270、勞動(dòng)法規(guī)定，對(duì)殘疾人、少數(shù)民族人員、退出現(xiàn)役的軍人的就業(yè)實(shí)行特殊政策，給予特別保護(hù);禁止用人單位招用未滿16周歲的成年人，文藝、體育和特種工藝單位招用未滿16周歲的文藝工作者、運(yùn)動(dòng)員和藝徒時(shí)，須報(bào)經(jīng)縣級(jí)以上(含縣級(jí))勞動(dòng)行政部門批準(zhǔn)，并保障其接受義務(wù)教育的權(quán)利。

271、勞動(dòng)合同特征：

①勞動(dòng)合同的主體一方是勞動(dòng)者，另一方是用人單位;

②勞動(dòng)合同的內(nèi)容具有權(quán)利和義務(wù)的統(tǒng)一性和對(duì)應(yīng)性;

③勞動(dòng)合同的客體是勞動(dòng)力;

④勞動(dòng)合同是要式、有償合同。

272、勞動(dòng)合同內(nèi)容：

①勞動(dòng)合同的期限

②工作內(nèi)容

③勞動(dòng)保護(hù)和勞動(dòng)條件

④勞動(dòng)報(bào)酬

⑤勞動(dòng)紀(jì)律

⑥勞動(dòng)合同終止的條件

⑦違反勞動(dòng)合同的責(zé)任

272、勞動(dòng)合同期限：固定、無固定、完成一定工作。

試用期最長(zhǎng)不得走過6個(gè)月。

201、已經(jīng)開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)當(dāng)保存5年;保存期滿，報(bào)經(jīng)國(guó)稅機(jī)關(guān)查驗(yàn)后可以銷毀。

202、對(duì)與發(fā)票案件有關(guān)情況和資料，可以記錄、錄像、照相和復(fù)制。

203、增值稅專用發(fā)票由水印防偽圖案，紅色熒光防偽標(biāo)記、無色熒光防偽標(biāo)記3項(xiàng)防偽標(biāo)記組成。

204、稅收分類：

⑴以課稅對(duì)象為標(biāo)準(zhǔn)：

① 流轉(zhuǎn)稅;②所得稅;

③行為稅(對(duì)某些特定行為課征的稅，如印花稅、車船稅)

⑵以計(jì)稅標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)：

①從量稅(以課稅對(duì)象的實(shí)物量為計(jì)稅依據(jù))

②從價(jià)稅(以課稅對(duì)象的價(jià)值量為計(jì)稅依據(jù))

205、增值稅是我國(guó)第一大稅種。

206、文化體育業(yè)(文化業(yè)、體育業(yè))：3%;娛樂業(yè)(歌廳、舞廳、卡拉OK歌舞廳、音樂茶座、臺(tái)球、高爾夫球、保齡球、游藝)：5%-20%

207、企業(yè)所得稅33%(原)。2008年1月1日起，國(guó)企、外企稅率25%，高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)15%。

208、個(gè)人所得稅征稅對(duì)象：①工資、薪金所得;②勞務(wù)報(bào)酬所得;③稿酬所得;④儲(chǔ)蓄存款利息、股息、紅利所得;⑤偶然所得。

稅率：工資、薪金所得適用5%-45%的超額累進(jìn)稅率;勞務(wù)報(bào)酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花稅千分之四。

209、社會(huì)保險(xiǎn)具有強(qiáng)制性、保障性、福利性和普遍性的特點(diǎn)。職工在試用期內(nèi)也應(yīng)享有保險(xiǎn)。

210、養(yǎng)老保險(xiǎn)的享受待遇：累進(jìn)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)15年以上，并達(dá)到法定退休年齡，可以享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇。我國(guó)的失業(yè)保險(xiǎn)制度屬于強(qiáng)制性失業(yè)保險(xiǎn)制度。醫(yī)療保險(xiǎn)具有社會(huì)保險(xiǎn)的基本特征外，還具有公平性、信息不對(duì)稱性和費(fèi)用結(jié)算方式的復(fù)雜性。

211、工傷保險(xiǎn)制度的實(shí)施原則：無責(zé)任補(bǔ)償原則;因工受傷與非工公受傷相區(qū)別的原則;風(fēng)險(xiǎn)負(fù)擔(dān)、互助互濟(jì)原則;個(gè)人不交費(fèi)原則;補(bǔ)償與預(yù)防、康復(fù)相結(jié)合原則;直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失相區(qū)別的原則;一次性補(bǔ)償與長(zhǎng)期補(bǔ)償相結(jié)合原則。

212、無責(zé)任補(bǔ)償原則，又稱無過失補(bǔ)償原則，是指工傷事故發(fā)生后，無論事故責(zé)任在誰，都應(yīng)及時(shí)對(duì)受傷者進(jìn)行無條件的一定經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。因工受傷是勞動(dòng)者為他人和社會(huì)做出的犧牲。非因工受傷并不屬為他人和社會(huì)做出的犧牲。直接經(jīng)濟(jì)損失指因工受傷者的第一職業(yè)的勞動(dòng)報(bào)酬，這是工傷保險(xiǎn)的內(nèi)容。

213、工傷認(rèn)定申請(qǐng)(合同期內(nèi))提供材料：

初次治療診斷書或住院病歷、職業(yè)病診斷證明(原件、復(fù)印件各一份)、交通事故需提供交通大隊(duì)的事故裁決書或交通部門的交通事故證明、身份證復(fù)印件、有效期內(nèi)的勞動(dòng)合同原件。

214、《住房公積金管理?xiàng)l例》規(guī)定：?jiǎn)挝讳浻寐毠?，?yīng)當(dāng)自錄用之日起30日內(nèi)到住房公積金管理中心辦理繳存登記，并持住房公積金中心的審核文件，到受托銀行辦理職工 住房公積金賬號(hào)的設(shè)立或者轉(zhuǎn)移手續(xù);新參加工資的職工從參加工資的存第二個(gè)月開始繳的住房公積金，月繳存余額為職工本人當(dāng)月工資乘以住房公積金繳存比例。

215、職工有下列情形之一的，可提取住房公積金賬戶內(nèi)的存儲(chǔ)余額：

①購買、建造、翻修、大修自住住房的。

②離休、退休的。

③完全喪失勞動(dòng)能力，并與單位終止勞動(dòng)關(guān)系的。

④出境定居的。

⑤償還購房貸款本息的。

⑥房租超出家庭工資收入的規(guī)定比例的

216、按股票持有者可分為國(guó)家股、法人股、個(gè)人股3種。按發(fā)行范圍分A股、B股、H股和F股4種。滬深股市基本交易規(guī)則：價(jià)格優(yōu)先、時(shí)間優(yōu)先。

217、A股：人民幣，國(guó)內(nèi);B股：外國(guó)人，外幣;H股：香港股市;F股：海外市場(chǎng)。

218、中國(guó)人民銀行下設(shè)：商業(yè)銀行、政策性銀行、非銀行金融機(jī)構(gòu)、國(guó)家外匯管理局。

219、我國(guó)的中央銀行是中國(guó)人民銀行，其全部資產(chǎn)屬國(guó)家所有，是非營(yíng)利機(jī)構(gòu)。

220、我國(guó)的商業(yè)銀行大體分為國(guó)有獨(dú)資銀行、股份制商業(yè)銀行和城市商業(yè)銀行。

221、政策性銀行不以盈利為目的，專門為貫徹、配合政府的社會(huì)經(jīng)濟(jì)政策或意圖，具有特殊的融資原則。1994年，我國(guó)組建了3家政策性銀行，即國(guó)家開發(fā)銀行、中國(guó)進(jìn)出口銀行、中國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行。

222、非銀行金融機(jī)構(gòu)主要是保險(xiǎn)公司、信用合作社和信托投資公司。

223、利息的計(jì)算方法分為單利和復(fù)利計(jì)算法兩種。我國(guó)除活期存款帶有一定的復(fù)利性質(zhì)，其余各類存款均按單利計(jì)算。利息率=利息額/本金額×100%。國(guó)外司慣用年利率，我國(guó)習(xí)慣用月利率。

224、名義利率是以名義貨幣所表示的利率。

225、匯率的表示方法有直接標(biāo)價(jià)法、簡(jiǎn)接標(biāo)價(jià)法、美元標(biāo)價(jià)法。

226、直接標(biāo)價(jià)法是指以一定單位的外國(guó)貨幣為基礎(chǔ)，將其折合為一定數(shù)額的本國(guó)貨幣的標(biāo)價(jià)方法。日元、加拿大元、港幣、新加坡元、人民幣采用均采用直接標(biāo)價(jià)法。歐元、英鎊、澳大利亞元采用間接標(biāo)價(jià)法。

227、公司的住所是指公司的主要辦事機(jī)構(gòu)所在地。

228、公司的資本包括注冊(cè)資本、發(fā)行資本、認(rèn)購資本和實(shí)繳資本等。

229、股東以其出資額為限度公司承擔(dān)責(zé)任，公司以其全部資產(chǎn)對(duì)公司的債務(wù)承擔(dān)責(zé)任的其余法人。有限責(zé)任公司的資本不分為等額股份，證明股東出資份額的權(quán)利證書稱為出資證明書。有限責(zé)任公司的股東有最高人數(shù)限制。

230、有限責(zé)任公司的設(shè)立條件：

①股東符合法定人數(shù)，有限責(zé)任公司由50人以下股東共同出資設(shè)立。②有限責(zé)任公司注冊(cè)資本的最低限額為人民幣3萬元。公司全體股東的首次出資額不得低于注冊(cè)資本的20%。

231、股東可以用貨幣出資，也可以用實(shí)物、工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)、土地使用權(quán)等作價(jià)出資。

232、有限責(zé)任公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東會(huì)是公司的最高權(quán)力機(jī)關(guān)，每年至少召開一次。

②董事會(huì)(執(zhí)行董事)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會(huì)成員為3人-13人。董事每屆任期不得超過3年，屆滿可連選連任。執(zhí)行董事可以兼任公司經(jīng)理。

③監(jiān)事會(huì)：監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不少于3人。監(jiān)事會(huì)應(yīng)當(dāng)包括股東代表和適當(dāng)比例的公司職工代表，其中職工代表的比例不得低于1/3。董事、高級(jí)管理人員不得兼任監(jiān)事。

233、股權(quán)轉(zhuǎn)讓：

公司法不允許股東向公司轉(zhuǎn)讓股份，但允許股東向本公司的其他股東或者本公司股東以外的其他人轉(zhuǎn)讓股份。股東向股東以外的人轉(zhuǎn)讓其出資時(shí)，必須經(jīng)全體股東過半數(shù)同意;不同意轉(zhuǎn)讓的股東應(yīng)該購買給轉(zhuǎn)讓的出資，否則視為同意轉(zhuǎn)讓;對(duì)于經(jīng)同意轉(zhuǎn)讓的出資，其他股東有同等條件下的優(yōu)先購買權(quán)。

234、一人有限責(zé)任公司的注冊(cè)資本最低限額為人民幣10萬元。

235、股份有限公司特征：

⑴公司的全部資本為等額股份，股份采取股票形式。

⑵股東以所持股份為限對(duì)公司承擔(dān)責(zé)任。

⑶公司的股東有最低人數(shù)限制，而沒有最高人數(shù)限制。

⑷股份有限公司的設(shè)立程序較為復(fù)雜。

236、設(shè)立股份有限公司，應(yīng)當(dāng)有2人以上200人以下發(fā)起人。法定注冊(cè)資本的最低限額500萬元人民幣。

237、股份有限公司的組織機(jī)構(gòu)：

①股東大會(huì)應(yīng)當(dāng)每年召開一次年會(huì)。召開股東大會(huì)，應(yīng)當(dāng)將會(huì)議審議的事項(xiàng)于會(huì)議召開20日以前通知各股東。

②董事會(huì)與經(jīng)理：董事會(huì)是公司的業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)關(guān)，其成員為5人-19人。

③監(jiān)事會(huì)是公司的監(jiān)督機(jī)關(guān)，其成員不得少于3人。職工代表的比例不得低于1/3 238、股份發(fā)行原則：必須同股同權(quán)、同股同利。股票發(fā)行價(jià)價(jià)格可以按票面金額，也可以超過票面金額，但不得低于票面金額。

239、股東持有的股份可以依法轉(zhuǎn)讓。發(fā)起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓;公司董事、監(jiān)事、經(jīng)理應(yīng)向公司申報(bào)所持有的本公司的股份，并在任職期內(nèi)不得轉(zhuǎn)讓。

240、公司合并包括吸收合并和新設(shè)合并。公司應(yīng)當(dāng)自做出合并決議起10日內(nèi)通知債權(quán)人，并于30日內(nèi)在報(bào)紙上至少公告3次。

241、清算程序。公司財(cái)產(chǎn)在分別支付清算費(fèi)用、職工的工資、社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)用和法定補(bǔ)償金，繳納所欠稅款，清償公司的債務(wù)后剩余財(cái)產(chǎn)。

242、婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，適用其他法律的規(guī)定(不在合同法之內(nèi))。

243、合同類別：

①根據(jù)合同的成立是否以交付標(biāo)的物為成立條件，可分為諾成性合同與實(shí)踐性合同

②根據(jù)合同成立是否需要特定的形式，可分為要式合同與非要式合同。

244、合同基本原則：

①平等、自愿、公平原則。

②誠實(shí)、信用原則。

③合法原則。

245、要約是一方當(dāng)事人以訂立合同為目的，向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出合同條件，希望對(duì)方當(dāng)事人接受的意思表示。構(gòu)成要約須符合下列條件：

①要約須顯示向特定人發(fā)出的意思表示。

②要約的內(nèi)容必須具體、確定。

③要約中應(yīng)當(dāng)明確表明該要約一經(jīng)受要約人承諾，要約人就要受該意思表示的約束。

246、締約過失的損害賠償包括訂立合同費(fèi)用、準(zhǔn)備履行所支出的費(fèi)用、喪失與第三人另訂合同的機(jī)關(guān)所產(chǎn)生的損失。

247、合同法規(guī)定下列免責(zé)條款無效：

①造成對(duì)方人身傷害的;

②因故意或者重大過失造成對(duì)方財(cái)產(chǎn)損失的。

248、合同內(nèi)容約定不明時(shí)合同的履行：

①質(zhì)量要求不明確的，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履行、沒有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照通常標(biāo)準(zhǔn)或者符合合同目的特定標(biāo)準(zhǔn)履行。

②價(jià)格或者報(bào)酬不明確的，按照訂立合同時(shí)履行地的市場(chǎng)價(jià)格履行，依法應(yīng)當(dāng)執(zhí)行政府定價(jià)或者政府指導(dǎo)價(jià)的，按照規(guī)定履行。

249、合同履行擔(dān)保方式有定金、保證、抵押、質(zhì)押和留置。

250、合同的轉(zhuǎn)讓：①合同權(quán)利的轉(zhuǎn)讓;②合同義務(wù)的轉(zhuǎn)移;③合同權(quán)利和義務(wù)一并轉(zhuǎn)讓。簡(jiǎn)報(bào)的特點(diǎn)：簡(jiǎn) 快 新 實(shí)

簡(jiǎn)報(bào)的類型：(1)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)(2)動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)(3)工作簡(jiǎn)報(bào)

簡(jiǎn)報(bào)結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)核

簡(jiǎn)報(bào)秘密等級(jí)寫在報(bào)頭左上角，字?jǐn)?shù)一般控制在1000字以內(nèi)，不超過2000字

意向書的特點(diǎn)： 協(xié)商性 靈活性 簡(jiǎn)略性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

訂貨單特點(diǎn)：協(xié)約性 嚴(yán)肅性

結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

商品說明書：真實(shí)性 科學(xué)性 條理性 通俗性

設(shè)計(jì)注意：(1)如實(shí)介紹 真實(shí)可信(2)抓住特征 突出個(gè)性(3)語言簡(jiǎn)潔 通俗明了

(4)設(shè)計(jì)新穎 美觀大方

報(bào)告特點(diǎn)： 匯報(bào)性 陳述性

報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別：(1)性質(zhì)要求不同，報(bào)告不用有明確回復(fù)，請(qǐng)示必須得到明確回復(fù)

(2)行文時(shí)限不同，請(qǐng)示必須事前。(3)請(qǐng)示必須一文一事，且請(qǐng)批對(duì)應(yīng)(4)請(qǐng)示需逐級(jí)請(qǐng)示，語氣溫和謙恭

會(huì)議紀(jì)錄特點(diǎn)：真實(shí)性 資料性

商務(wù)接待

接待規(guī)格：高規(guī)格 低規(guī)格 對(duì)等

高規(guī)格接待最能體現(xiàn)友好 對(duì)等接待最常用 低規(guī)格接待適用基層

接待計(jì)劃內(nèi)容：接待規(guī)格 日程安排 經(jīng)費(fèi)預(yù)算 工作人員

經(jīng)費(fèi)預(yù)算由接待規(guī)格 人員數(shù)量 活動(dòng)內(nèi)容確定

接待計(jì)劃的制訂由接待規(guī)格制約

接待計(jì)劃草訂需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，日程安排后與來訪者進(jìn)行溝通

制訂接待計(jì)劃首先要了解客人身份與來訪目的。

影響接待規(guī)格的因素：(1)雙方關(guān)系(2)突然變化(3)上次接待標(biāo)準(zhǔn)

座次高低由司機(jī)身份決定

司機(jī)如是專職司機(jī)，上座為后排右座

話別時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)為宜

接待計(jì)劃主要項(xiàng)目：(1)陪同人員(2)食宿安排(3)接待日程(4)經(jīng)費(fèi)預(yù)算

制訂計(jì)劃注意：(1)執(zhí)行規(guī)章制度(2)適應(yīng)來賓生活習(xí)慣(3)做好保密工作

溝通工作特點(diǎn)：(1)非權(quán)利支配性(2)非職責(zé)限定性(3)認(rèn)同疏導(dǎo)性

溝通類型：(1)人與人溝通(2)人與自我溝通(3)人與機(jī)器溝通(4)組織之間溝通

秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網(wǎng)絡(luò)溝通優(yōu)勢(shì)：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即時(shí)性強(qiáng)(3)有安全感

制約性：(1)語言存在歧義(2)橫向溝通擴(kuò)展張 縱向溝通弱化

尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關(guān)鍵

溝通目標(biāo)：(1)說明事物(2)表達(dá)感情(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

與客戶溝通原則：(1)區(qū)分到訪客戶是多次還是首次(2)區(qū)分內(nèi)部外部客戶

橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強(qiáng)合作，減少摩擦，表現(xiàn)形式為：會(huì)議 面談

備忘錄 報(bào)告

橫向溝通的障礙(1)溝通技術(shù)存在障礙(2)心理活動(dòng)障礙(3)不善傾聽，草率評(píng)判(4)表達(dá)理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動(dòng)管理 維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)部統(tǒng)一

下行溝通形式：政策 報(bào)告 信函 備忘錄 談話 會(huì)議 傳真

上行溝通形式：建立系統(tǒng) 申訴請(qǐng)求 員工座談會(huì)

上行溝通作用：(1)提供員工參與管理的機(jī)會(huì)(2)減少因誤解造成的損失(3)營(yíng)造民主式管理氛圍(4)緩解工作壓力

下行溝通策略：(1)制訂針對(duì)性溝通(2)精簡(jiǎn)環(huán)節(jié)(3)減輕分流溝通任務(wù)(4)提倡簡(jiǎn)約(5)啟用反饋(6)多介質(zhì)組合

多介質(zhì)組合是最簡(jiǎn)單最主要的方法

溝通重點(diǎn)：(1)企業(yè)員工(2)危機(jī)中受害者(3)新聞媒體

危機(jī)認(rèn)定：(1)團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氛圍(2)缺少交流(3)消極言論普遍存在(4)間接渠道使用較多，直接渠道使用較少(5)執(zhí)行不力，隱患增多

對(duì)策：(1)反應(yīng)迅速機(jī)敏(2)強(qiáng)調(diào)共同基礎(chǔ)(3)建立危機(jī)小組(4)利用多種溝通方式(5)參與調(diào)查

需要搜集文件是會(huì)前會(huì)中會(huì)后產(chǎn)生分發(fā)的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉(zhuǎn)為檔案的重要步驟和基礎(chǔ)（2）保持了歷史聯(lián)系，便于查找利用（3）保持了歷史聯(lián)系，反映了客觀進(jìn)程（4）保護(hù)了文件的完整安全，便于保管利用

（5）保證了工作的連續(xù)性，為檔案工作奠定了基礎(chǔ)

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務(wù)性 臨時(shí)性 無查考價(jià)值的文件 草稿 修改稿 會(huì)議主要文件如 領(lǐng)導(dǎo)講話 結(jié)論 決議 報(bào)告單獨(dú)立卷，大會(huì)發(fā)言按日期立卷 書面發(fā)言按單位地區(qū)立卷 通知來往文書 按時(shí)間立卷

大會(huì)文件按重要程度和時(shí)間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審

清理方法：收銷帶存

會(huì)議文件保管分為長(zhǎng)期 短期 永久三種

會(huì)議文件整理注意及時(shí)完整，會(huì)議文件多帶有參考與草稿性質(zhì)

注意：正確區(qū)分保管期限

辦理好移交手續(xù)

會(huì)議紀(jì)要是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步綜合分析提煉而成用于記載傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的文件

會(huì)議紀(jì)要的種類：（1）辦公會(huì)議紀(jì)要（2）工作會(huì)議紀(jì)要（3）協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要（4）研討會(huì)議紀(jì)要

擬寫要求：（1）實(shí)事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)根據(jù)其印發(fā)范圍和查看等級(jí) 印發(fā)范圍根據(jù)其會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容來確認(rèn)。絕密會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與領(lǐng)導(dǎo)

會(huì)議經(jīng)費(fèi)決算：（1）會(huì)議擬定開支預(yù)算（2）準(zhǔn)備專用賬冊(cè)（3）對(duì)開支進(jìn)行詳細(xì)記錄（4）會(huì)后按預(yù)算決算（5）遵循勤儉節(jié)約原則

催辦要求：準(zhǔn)確及時(shí)到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業(yè)務(wù)范圍明確專一的工作由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé) 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯(lián)合會(huì)議決議由牽頭部門負(fù)責(zé) 領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)本身形成決定交由秘書部門和指定單位

催辦方式：（1）發(fā)文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦

電話催辦快速方便，可直接找當(dāng)事人，可進(jìn)行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費(fèi)精力

對(duì)于難辦事項(xiàng)可以采用會(huì)議催辦

傳達(dá)落實(shí)要求：（1）迅速果斷 保證質(zhì)量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創(chuàng)造性落實(shí)

瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀

娛樂活動(dòng)分為觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目

制定方案時(shí)注意：（1）安排好人員（2）參觀地點(diǎn)檢查（3）提前預(yù)定好門票（4）人數(shù)過多時(shí)，可外包旅行社

在制定接待計(jì)劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬

預(yù)定餐廳時(shí)注意：事項(xiàng)確定好時(shí)間 地點(diǎn) 宴請(qǐng)人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時(shí)考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環(huán)境是否優(yōu)雅

正式宴請(qǐng)晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據(jù)其主人主賓身份來確定檔次，在根據(jù)事由 規(guī)模確定地點(diǎn)大小

撰擬出國(guó)申請(qǐng)內(nèi)容：（1）路線（2）時(shí)間（3）地點(diǎn)（4）交通工具（5）具體事項(xiàng)（6）備注

辦理護(hù)照的相關(guān)證件：（1）任務(wù)批件（2）政審批件（3）邀請(qǐng)書（4）2寸免冠照

申辦簽證的途徑：（1）我國(guó)大使館和領(lǐng)事館（2）權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)（3）目的國(guó)使館

商務(wù)旅行制訂程序：（1）制訂計(jì)劃（2）制訂旅程表（3）準(zhǔn)備發(fā)言提綱（4）辦理好簽證 護(hù)照 黃皮書 出境登記卡的手續(xù)（5）訂購機(jī)票

準(zhǔn)備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準(zhǔn)備隨身用品（4）準(zhǔn)備文件 相關(guān)證件

（5）做好旅行安排（6）注意時(shí)差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優(yōu)先采用光線 通風(fēng) 監(jiān)督 溝通占優(yōu)的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預(yù)留充分空間（5）常用設(shè)備檔案置于使用者附近背對(duì)背放置檔案柜（6）設(shè)置休息區(qū)

光線應(yīng)來自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協(xié)調(diào)舒適（3）便于監(jiān)督

協(xié)調(diào)要求：（1）連續(xù)性（2）協(xié)同性（3）有序和諧

內(nèi)部監(jiān)督特點(diǎn)：（1）是種日常監(jiān)督（2）具有雙向多維監(jiān)督特點(diǎn)（3）是一種內(nèi)部力量的約束

辦公桌按直線對(duì)稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對(duì)工作內(nèi)容加以考察分析，明確關(guān)系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應(yīng)家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對(duì)設(shè)備安放提出合理建議

信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息

保密信息內(nèi)容：（1）人事信息（2）財(cái)務(wù)信息（3）產(chǎn)品信息（4）客戶信息

印章和介紹信是對(duì)外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證管理

印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章

單位印章是對(duì)外行使權(quán)利的標(biāo)志

印章作用：（1）標(biāo)志作用（2）權(quán)威作用（3）法律作用（4）憑證作用

印章使用要求：（1）專人負(fù)責(zé)（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經(jīng)上一級(jí)主管單位批準(zhǔn)，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時(shí)選用選定啟用時(shí)間，發(fā)出啟用通知，填寫印?？?/p>

用印時(shí)，蓋印位置保證恰當(dāng)，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應(yīng)于用印申請(qǐng)單分?jǐn)?shù)一致

印章取回銷毀都應(yīng)該有兩人參與

上司交辦事項(xiàng)：（1）會(huì)議通知（2）查問回復(fù)（3）接待工作（4）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（5）上司生活服務(wù)工作

公務(wù)接洽制度（1）崗位責(zé)任制度（2）登記記錄制度（3）轉(zhuǎn)告?zhèn)鬟_(dá)（4）交接班制度（5）保密制度

匯報(bào)技巧：（1）問明情況 及時(shí)報(bào)告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯(lián)系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

電話是值班工作中使用最頻繁的工具

快匯匯票由秘書認(rèn)購

零用現(xiàn)金數(shù)額以企業(yè)規(guī)模和平時(shí)指出次數(shù)確定，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，用于支付本市交通費(fèi) 郵資 茶點(diǎn)費(fèi) 停車費(fèi)和少量辦公用品費(fèi)

文書形成程序：草擬 審核 簽發(fā) 復(fù)核 繕印 用印 登記 分發(fā)

上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)特點(diǎn)：（1）廣泛性（2）臨時(shí)性 基本特點(diǎn)（3）具體性（4）緊迫性

辦理原則：（1）積極主動(dòng) 千方百計(jì)這是應(yīng)有態(tài)度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音

要點(diǎn)記錄法用于電話 來訪 會(huì)議記錄

詳細(xì)記錄法用于上級(jí)重要講話插話發(fā)言，重要會(huì)議討論決議 反應(yīng)問題建議調(diào)查 領(lǐng)導(dǎo)指示

用ABCD法排出工作等級(jí)，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的上司日志內(nèi)容：（1）上司接待信息（2）上司會(huì)議信息（3）上司個(gè)人安排（4）上司私人信息 秘書日志內(nèi)容：（1）上司所需秘書協(xié)助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應(yīng)作活動(dòng)

注意事項(xiàng)：（1）確保保密，只給上司授權(quán)的人查閱（2）保持一致準(zhǔn)確，每天檢查更新（3）熟悉約會(huì)時(shí)間和工作習(xí)慣，每天最早最晚約會(huì)時(shí)間（4）熟悉上司用餐和休息時(shí)間

在安排活動(dòng)時(shí)遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。

檢驗(yàn)辦事效率原則：（1）工作質(zhì)量（2）工作速度（3）產(chǎn)生影響

復(fù)命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監(jiān)督物品使用（4）防止損失

（5）正確估計(jì)

庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應(yīng)該超過這個(gè)數(shù)量（2）最小庫存量，當(dāng)余額達(dá)到這個(gè)量時(shí)，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標(biāo)準(zhǔn)

訂購數(shù)量以剩余庫存量為基礎(chǔ)

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標(biāo)簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風(fēng) 有良好照明

選擇供應(yīng)商時(shí)考慮：（1）價(jià)格費(fèi)用(2)質(zhì)量交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性 傳遞方式和內(nèi)容應(yīng)該綜合考慮對(duì)象 效果 時(shí)效 費(fèi)用

如何做好會(huì)議記錄：(1)提前抵達(dá)會(huì)場(chǎng)，安排地方。(2)迅速繪制座位圖(3)提前參閱其他會(huì)議記錄

會(huì)議記錄要求：(1)快速是基本要求(2)紀(jì)實(shí)性是重要特征 具體為真實(shí) 準(zhǔn)確 突出重點(diǎn)

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分為報(bào)頭 報(bào)尾 報(bào)核，標(biāo)題要求：簡(jiǎn)明 醒目 準(zhǔn)確 生動(dòng) 形式靈活

簡(jiǎn)報(bào)要求：(1)真實(shí)準(zhǔn)確是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是質(zhì)量的體現(xiàn)(4)生動(dòng)活潑

信息分類：按作用分為：(1)與會(huì)者信息(2)指導(dǎo)宣傳信息(3)議題性信息(4)主題內(nèi)容信息(5)記錄結(jié)果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)參考性信息(9)管理性信息

按會(huì)議信息保密性劃分：(1)保密性信息(2)內(nèi)部性信息(3)公開性信息

按傳遞方式劃分：(1)講話信息(2)會(huì)議書面信息(3)會(huì)議聲像信息

收集信息要求：齊全 及時(shí) 準(zhǔn)確 有效

確定會(huì)議信息搜集方法：(1)召集開會(huì)(2)提供書面材料(3)個(gè)別約見(4)會(huì)議結(jié)束后及時(shí)搜集(5)個(gè)別催退(6)按清退目錄搜集(7)限時(shí)交退

信息反饋方式：口頭 書面 會(huì)議反饋

會(huì)議值班內(nèi)容：電話記錄 接待記錄 值班日志

會(huì)議值班意義：(1)起著溝通內(nèi)外，協(xié)調(diào)上下的作用(2)保證重大事項(xiàng) 指令 精神的及時(shí)傳達(dá)(3)保證會(huì)議順利進(jìn)行(4)代表了會(huì)議工作質(zhì)量(5)直接影響了會(huì)議主辦方的工作效率

值班工作制度：(1)信息處理制度(2)崗位責(zé)任制度(3)交接班制度

一、擬訂會(huì)議議程、日程

（一）會(huì)議議程和會(huì)議日程的內(nèi)容及作用

1、會(huì)議議程的內(nèi)容

會(huì)議議程是為完成議題而做出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程是會(huì)議具體的概略安排，它通過會(huì)議日程顯示出來。大中型會(huì)議的議程一般安排開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容

會(huì)議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

3、會(huì)議議程和日程的作用

通過了解會(huì)議議程和日程，與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會(huì)議議程更是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

（二）會(huì)議議程的制定程序

1、明確目標(biāo)和參加者

2、安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

3、確定每一項(xiàng)議程

4、決定會(huì)議討論形式

（三）會(huì)議日程的編制方法

1、制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

2、制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)的人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。

3、宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會(huì)議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

4、盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會(huì)和退席。

5、保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

（一）會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求

1、交通便利。

2、會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。

3、場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

4、場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

5、選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所。

6、場(chǎng)地租借的成本必須合理。

（二）會(huì)議場(chǎng)地選擇的工作程序

1、會(huì)議的目的與形態(tài)

2、實(shí)質(zhì)上的需要、與會(huì)者的期望

3、列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單，確定會(huì)議場(chǎng)地

4、對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn) 考試吧編輯整理

5、簽訂書面合同

（三）實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)1、2、3、4、會(huì)見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。

不要帶家屬同行參觀。

5、要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對(duì)客人的接待情況。

6、要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動(dòng)局面。

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

（一）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求

（1）莊重、美觀、舒適。

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、會(huì)場(chǎng)整體布局的類型

（1）較大型會(huì)場(chǎng)的座次安排。

（2）中小型會(huì)議的座次安排。

3、會(huì)場(chǎng)整體布局安排的工作程序

（1）確定會(huì)場(chǎng)形式。

（2）合理擺放桌椅。

（3）布置附屬性設(shè)備

(二)主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求

主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

4）在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

（2）安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

1）小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

2）中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

①橫排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

四、發(fā)布會(huì)議信息

（一）會(huì)議信息的內(nèi)容和類型

1、會(huì)議信息的內(nèi)容

會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法；會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程；與會(huì)者的信息；會(huì)議報(bào)送的交流信息；會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會(huì)議的決議內(nèi)容。

2、會(huì)議的類型

會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

（二）發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

1、傳遞會(huì)議通知信息

2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

（三）注意事項(xiàng)

1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

五、安排會(huì)議食宿

（一）會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

（1）餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

（2）就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

（3）秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

（4）座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

2、安排會(huì)議餐飲

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

（6）事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

3、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

（1）早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

（2）會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

（3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

（4）正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

（5）招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

會(huì)議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達(dá)意愿的行為過程。

（二）會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

1、會(huì)議住宿的常識(shí)

（1）要提前編制住房方案。

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

2、安排會(huì)議住宿

（1）安排方式的選擇。

（2）預(yù)定會(huì)議住宿的程序。

（3）確定會(huì)議住宿的程序。

3、會(huì)議房間的分配

（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

（2）年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

（3）注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

（4）可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

（5）預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

（一）、會(huì)議嘉賓的類型和要求

1、會(huì)議嘉賓的類型

（1）組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

（2）企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

（3）社會(huì)名流和電影明星。

（4）對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。

（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。

（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

（1）在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

（2）擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議資料的類型

（1）來賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

（2）會(huì)議資料：開會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2、會(huì)議資料的準(zhǔn)備

（1）來賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

（2）會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

（3）溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

（二）會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

1、會(huì)議用品的類型

（1）必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1）會(huì)議內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。

2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

（2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。

2、準(zhǔn)備會(huì)議用品

（1）檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

（2）檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

（3）檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

（4）如有陌生人或外來人參加會(huì)議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

（5）在每人座位前擺放紙筆。

（6）多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

（7）如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。

（8）會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

（9）如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

（一）會(huì)議禮儀的種類

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書禮儀。

（2）迎送禮儀。

（3）參會(huì)禮儀。

（4）服務(wù)禮儀。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

（二）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的工作程序

1、選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（1）從組織內(nèi)部員工中選擇。

（2）聘請(qǐng)專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。

2、分解工作程序

3、培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員

（1）對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。

（2）對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)。

（3）對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。

4、準(zhǔn)備服裝用具

（1）禮儀服務(wù)人員的服裝應(yīng)統(tǒng)一并且與會(huì)場(chǎng)環(huán)境協(xié)調(diào)。

（2）迎接一般的與會(huì)者不需要獻(xiàn)花。

5、禮儀執(zhí)行

（1）接待禮儀及程序。

（2）引領(lǐng)。

（3）乘車的座次安排。

九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常

（一）會(huì)議常用視聽設(shè)備的選用

音響手段與視覺手段可以分開單獨(dú)使用，也可以合在一起使用。

常用的設(shè)備類型有表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影儀、幻燈機(jī)、投影儀、錄像機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、燈光設(shè)備等。

對(duì)于會(huì)議使用的設(shè)備，應(yīng)設(shè)專人操作與維護(hù)。來源于考試吧

（二）檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備的工作程序

1、確定工作人員的職責(zé)。

2、預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備。

一、安排會(huì)議值班

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

（1）值班電話記錄。

（2）值班接待記錄。

（3）值班日記。

（4）做好信息傳遞。

2、會(huì)議值班的意義

會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

（二）安排會(huì)議值班的工作程序

1、制定值班工作制度

（1）信息處理制度。

（2）崗位責(zé)任制度。

（3）交接班制度。

2、明確值班工作任務(wù)

（1）在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

（2）要加強(qiáng)與會(huì)議無關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

（3）手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

（4）要備有一份設(shè)備維修人員、車隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

（5）要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無阻。（6）必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

（7）做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

（8）必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

3、編制會(huì)議值班表

會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

（6）表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

（一）相關(guān)知識(shí)

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

（1）報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）在會(huì)議中，秘書要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

（7）在會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

（1）由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問題。

（二）工作程序

1、媒體人員登記

2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

4、安排媒體溝通會(huì)

（三）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

（1）快速作出反應(yīng)。

（2）聯(lián)合或聘請(qǐng)專業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

（3）讓負(fù)責(zé)人出面。

（4）對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。

（5）不要隱瞞事實(shí)真相。

（6）為媒體采訪敞開大門。

（7）統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說話。

（8）頻繁溝通。

三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

（一）做好會(huì)議的記錄工作

1、會(huì)議記錄的內(nèi)容（1）會(huì)議描述。

（2）與會(huì)者姓名。

（3）缺席者請(qǐng)假條。

（4）宣讀上次會(huì)議記錄。

（5）有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題。

（6）通訊記錄。

（7）一般事務(wù)。

（8）其他事務(wù)。

（9）下次會(huì)議日期。

（10）主席簽名。

2、會(huì)議記錄的要求

（1）速度要求。

（2）真實(shí)性要求。

1）準(zhǔn)確

2）清楚

3）突出重點(diǎn)

（3）資料性要求

3、會(huì)議記錄的工作程序

會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

（1）標(biāo)題。一種是會(huì)議名稱+文種。另一種是文種。

（2）正文。首部+主體+結(jié)尾。

（3）尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。

（二）做好會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作 來源于考試吧

1、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容

會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)要迅速反映會(huì)議的實(shí)際情況，交流會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。要反映出會(huì)議的新情況、新問題、新經(jīng)驗(yàn)、新見解、新趨勢(shì)，更好地對(duì)會(huì)議起到指導(dǎo)和溝通作用。

2、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求

（1）真實(shí)準(zhǔn)確。

（2）短小精悍。

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)。

（4）生動(dòng)活潑。

3、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的工作程序

（1）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容。

（2）會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)。

四、收集信息的分類

（一）會(huì)議信息的分類

1、按照會(huì)議信息的作用劃分

（1）與會(huì)者信息。

（2）會(huì)議指導(dǎo)性、宣傳性信息。

（3）會(huì)議議題性信息。

（4）會(huì)議主題內(nèi)容信息。

（5）記錄性、結(jié)果性文件信息。

（6）會(huì)議的程序性文件信息。

（7）會(huì)議交流性文件信息。（8）會(huì)議參考性信息。

（9）會(huì)議管理性信息。

2、按照會(huì)議信息的保密性劃分

（1）保密性會(huì)議信息。

（2）內(nèi)部性會(huì)議信息。

（3）公開性會(huì)議信息。

3、按照會(huì)議信息傳遞方式劃分

（1）會(huì)議講話信息。

（2）會(huì)議書面信息。

（3）會(huì)議聲像信息。

（二）收集會(huì)議信息的要求

1、齊全。

2、及時(shí)。

3、準(zhǔn)確。

4、有效。

（1）責(zé)任到人。

（2）履行登記。

（3）嚴(yán)格保密。

（4）明確范圍，（5）有針對(duì)性。

（三）收集會(huì)議信息的工作程序

1、確定會(huì)議信息的搜集范圍。

2、選擇會(huì)議信息的搜集渠道。

3、確定搜集會(huì)議信息的方法。

（1）召集開會(huì)。

（2）提供書面材料。

（3）個(gè)別約見。

（4）會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)搜集。

（5）個(gè)別催退。

（6）按清退目錄收集。

（7）限時(shí)交退。

五、反饋會(huì)議信息

（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容和要求

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容

（1）反饋會(huì)前信息。

（2）反饋會(huì)中信息。

（3）反饋會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況。

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）會(huì)議的信息反饋要注意店面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通。

（二）反饋會(huì)議信息的工作程序

1、布置會(huì)議信息收集工作。

2、會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。

3、建立定期的會(huì)議信息反饋制度。

4、做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。

5、抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

會(huì)議分為大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議三種。

一般而言,會(huì)議申報(bào)與審批大體有三種形式：口頭申報(bào)、書面申報(bào)、會(huì)議申報(bào)。

秘書部門對(duì)有關(guān)職能部門申報(bào)召開的會(huì)議,要本著精簡(jiǎn)從嚴(yán)的審批原則,嚴(yán)格把好審批關(guān)。要分析會(huì)議是否有必要開,能否合并開,可否用其他方式解決問題等。會(huì)議審批還應(yīng)遵循“一支筆”的原則。

案例一

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員招聘、銷售二部經(jīng)理人選等問題，在會(huì)上，還將進(jìn)行東部地區(qū)銷售情況的總結(jié)、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言。如果你是秘書，請(qǐng)制定一個(gè)會(huì)議議程表。

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會(huì)議將于5月25日星期一上午九點(diǎn)在公司總部的三樓會(huì)議室舉行。

宣布議程。

說明有關(guān)人員缺席情況。

宣讀并通過上次會(huì)議的記錄。

東部地區(qū)銷售情況總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。

公司銷售人員的招聘和重組。

銷售二部經(jīng)理的人選。

下季度銷售目標(biāo)。

案例二

公司準(zhǔn)備在暑假召開一個(gè)各部門負(fù)責(zé)人的培訓(xùn)會(huì)議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一個(gè)會(huì)議地點(diǎn)，鐘苗經(jīng)過仔細(xì)考慮，預(yù)定了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相對(duì)便宜，而且風(fēng)景宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點(diǎn)評(píng)：由于該會(huì)議的參加者都是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，所以郊外是比較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)，可使與會(huì)者身心放松。

案例三

名山公司要召開2003年度總結(jié)大會(huì)，作為大會(huì)工作人員的王琴主要負(fù)責(zé)會(huì)議文件材料工作。會(huì)前王琴進(jìn)行會(huì)議籌備有關(guān)信息的搜集，為會(huì)議議題的確定及大會(huì)會(huì)議材料的形成做好準(zhǔn)備。年度大會(huì)的工作報(bào)告非常重要，包括一定時(shí)期的工作總結(jié)、體會(huì)或者經(jīng)驗(yàn)，對(duì)目前情況的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對(duì)性地、廣泛搜集一段時(shí)間以來各方面工作的進(jìn)展情況。會(huì)議期間王琴認(rèn)真做好會(huì)議記錄，力求會(huì)議記錄準(zhǔn)確、完整，忠實(shí)發(fā)言人的原意，并進(jìn)行會(huì)議發(fā)言錄音和錄像。為了使會(huì)議信息盡快傳遞給與會(huì)者，她及時(shí)編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、使會(huì)議達(dá)到良好的效果。會(huì)后王琴認(rèn)真編寫會(huì)議紀(jì)要，作為與會(huì)代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動(dòng)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)，她還搜集齊會(huì)議期間所有文件材料，及時(shí)整理有關(guān)會(huì)議文件，為會(huì)議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴大會(huì)期間的表現(xiàn)贏得了大家的一致好評(píng)。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議信息流動(dòng)和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效率，影響會(huì)議的實(shí)際效果。王琴的會(huì)議信息工作實(shí)際上是確保會(huì)議信息有效流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的工作。

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案例四

天地公司年底為表示對(duì)客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會(huì)，會(huì)后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示和宴會(huì)慣例，安排桌次座位。這次宴會(huì)共設(shè)3桌，餐廳正面靠墻為主桌，編1號(hào)，靠入口處為2、3號(hào)桌，擺成三角形，突出主桌。重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗特意做了座位名簽，并擺在桌上。但由于這次聯(lián)誼會(huì)時(shí)間緊，與會(huì)人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時(shí)漏了應(yīng)便在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶入席時(shí)找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場(chǎng)面。

點(diǎn)評(píng)：秘書鐘苗在安排會(huì)議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確安排和名簽的擺放，但忽略了對(duì)人員和名簽的核對(duì)，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良的影響。

案例五

某公司要舉辦成立大會(huì)，請(qǐng)了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請(qǐng)。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對(duì)于重要嘉賓發(fā)出了邀請(qǐng)函，但邀請(qǐng)函不是十分美觀，比較簡(jiǎn)陋。結(jié)果開會(huì)那

天，來的嘉賓很少。

點(diǎn)評(píng)：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請(qǐng)嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。另外，要注意邀請(qǐng)的禮節(jié)，在邀請(qǐng)函和請(qǐng)柬這些事情上都要精益

求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。

案例六

某公司舉辦大型服裝新品展銷會(huì)。與會(huì)者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請(qǐng)。由副市長(zhǎng)代表參加。市長(zhǎng)由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會(huì)即將開始時(shí)，市長(zhǎng)卻來到了。各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就座。但發(fā)現(xiàn)沒有市長(zhǎng)的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。

點(diǎn)評(píng)：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來可能性。即使不來，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

案例七

海潮公司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書黃嘉正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定專家有事，黃嘉便讓他自己到會(huì)場(chǎng)去找，這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來，告訴她會(huì)議的電源插口有了問題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。過了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開了公司。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。

案例八

在公司召開新聞發(fā)布會(huì)期間，秘書鐘苗與媒體進(jìn)行了良好的溝通。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議材料，專門辟出場(chǎng)地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問時(shí)間。發(fā)布會(huì)很成功，媒體的報(bào)道內(nèi)容翔實(shí)，很有說服力，在社會(huì)上引起了較大的反響。

點(diǎn)評(píng)：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機(jī)會(huì)與時(shí)間了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供了方便。

案例九 華夏企業(yè)協(xié)會(huì)舉辦了“華夏公司融資操作研討會(huì)”，此次會(huì)議邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟(jì)學(xué)家、管理學(xué)家到場(chǎng)發(fā)表演說，各大媒體聞風(fēng)而動(dòng)，齊聚會(huì)場(chǎng)。秘書鄧林負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作。她因事先對(duì)情況估計(jì)不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱時(shí)，無法滿足對(duì)方的要求，協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)向她詢問各大媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道情況時(shí)，她也沒有做好簡(jiǎn)報(bào)收集、留齊各種資料，無法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。點(diǎn)評(píng)：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、專家講座大綱等材料。在會(huì)議期間，還要及時(shí)做好簡(jiǎn)報(bào)收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

案例十

風(fēng)雷公司在2002年末召開了改革企業(yè)管理制度新春座談會(huì)，會(huì)上各個(gè)部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，公司總經(jīng)理在做會(huì)議總結(jié)之前，讓秘書許茹收集會(huì)議各方面的信息，許茹從簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄和群眾來信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認(rèn)為她沒有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進(jìn)這方面的工作。

點(diǎn)評(píng)：許秘書在掌握會(huì)議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應(yīng)擴(kuò)大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

案例十一

某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書時(shí)，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

點(diǎn)評(píng)：秘書在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后

查找、利用。

案例十二

開具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦？

公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了1600元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開具了發(fā)票。小張回來報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)處說發(fā)票無效不予報(bào)銷，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對(duì)方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問題愿意承擔(dān)責(zé)任?？荚嚢删?/p>

輯整理 點(diǎn)評(píng)：發(fā)票是報(bào)銷的憑證。發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任

何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。

案例十三

會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。一段時(shí)間以來，某公司的一些會(huì)議決定遲遲得不到落實(shí)，有的部門因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問題持有異議，故意將會(huì)議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開會(huì)，首先對(duì)一些問題加以澄清，統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，從而疏通了信息決辦

環(huán)節(jié)。

點(diǎn)評(píng)：傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書的重要職責(zé)之一。會(huì)后的檢查催辦是會(huì)后工作中不可缺少的重要內(nèi)容?？梢远卮贂?huì)議精神落到實(shí)處。如果落實(shí)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)疏通。

第二篇：秘書四級(jí)資料——辦公室管理部分

辦公室事務(wù)與管理

鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

一、鑒定要點(diǎn)

掌握對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查的方法；做好信息的保密工作；能夠處理日常辦公事務(wù)，如安排值班、履行報(bào)銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理；辦公設(shè)備和辦公用品的發(fā)放和管理；編制時(shí)間表的方法；管理領(lǐng)導(dǎo)和自己的工作日志；熟悉文書形成與處理的基本程序。

二、重點(diǎn)提示

1．對(duì)辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進(jìn)行安全檢查，改進(jìn)辦公環(huán)境

(1)安全檢查的方法

1)確定檢查周期。

2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除或減少危險(xiǎn)。

3)發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)、直到解決。

4)發(fā)現(xiàn)隱患，認(rèn)真填寫“隱患記錄及處理表”。

(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求

1)建筑堅(jiān)固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風(fēng)。

2)辦公室空間適當(dāng)、噪聲要低。

3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。

4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。

5)飲用水符合健康安全要求。

2．做好信息的保密工作

(1)口頭信息的安全保密工作

1)不要在組織內(nèi)部、外部談?wù)摫桓嬷挠嘘P(guān)單位的保密信息。

2)在沒有確認(rèn)對(duì)方身份前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。

3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

4)按會(huì)議要求傳達(dá)會(huì)議信息。

(2)紙面信息的安全保密工作

1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要?dú)w類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

2)離開辦公室時(shí)，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級(jí)信息由工作人員親自送交收件人。

3)當(dāng)傳真保密信息時(shí)，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。

4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險(xiǎn)柜里；不再需要的保密文件要銷毀。

(3)電子信息的安全保密工作

1)計(jì)算機(jī)顯示器應(yīng)放置在別人看不到屏幕的地方；打印保密材料時(shí)要人不離機(jī)。

2)在提交電子信息前要向上級(jí)核對(duì)，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。

3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。

3．安排值班工作，編制值班表

(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄；記好值班接待記錄；記好值班日記；做好信息傳遞。

(2)值班表包括的內(nèi)容

1)列出值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。

3)用簡(jiǎn)短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。

(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責(zé)任制度，保密制度，交接班制度。

4．零用現(xiàn)金的管理

辦公室中設(shè)立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費(fèi)、郵資、接待用茶點(diǎn)費(fèi)、停車費(fèi)和添置少量的辦公用品。

(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。

(2)需要使用零用現(xiàn)金時(shí)，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對(duì)零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。

(3)秘書要認(rèn)真核對(duì)領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

(4)每當(dāng)支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時(shí)在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。

(5)當(dāng)支出的費(fèi)用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷并將現(xiàn)金返還進(jìn)行周轉(zhuǎn)。

5．商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷

(1)申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫費(fèi)用申請(qǐng)表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

(2)一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；另一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票。

(3)商務(wù)工作結(jié)束后，申請(qǐng)者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

(4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時(shí)，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷。

6．公文形成的過程

交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。

7．公文處理的基本程序

簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。

8．文書立卷、歸檔及銷毀

(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料。

(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補(bǔ)不合規(guī)范的文件一編寫頁號(hào)一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號(hào)一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號(hào)。

(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

(4)公文銷毀

1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價(jià)值的公文。

2)銷毀的程序：是由文秘部門對(duì)已辦畢的公文進(jìn)行鑒定；確認(rèn)應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊(cè)；將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批；在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點(diǎn)銷毀。

3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

9．印章及介紹信的管理

(1)印章的管理

1)秘書部門掌管的印章主要有三種：?jiǎn)挝挥≌?、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。

2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。

(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

10．辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨與保管

(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序

1)核對(duì)貨物，如數(shù)量不對(duì)應(yīng)立即通知采購部門。

2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項(xiàng)中，并及時(shí)更新庫存余額。

3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

(2)庫存保管的措施

1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。

3)新物品置于舊物品的下面或后面；體積大、分量重的放置在最下面；體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

4)儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)和照明。

11．辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄

(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目；單位；庫存參考號(hào)；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進(jìn)貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫存卡)。

(2)庫存記錄的目的1)資金不被不必要的庫存占用。

2)空間不被用來儲(chǔ)存不必要的貨物。

3)監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用。

4)保持充足的庫存。

5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。

6)可利用準(zhǔn)確的庫存進(jìn)行估價(jià)。

12．編制時(shí)間表的方法

(1)時(shí)間表是管理時(shí)間的一種手段。它是將某一時(shí)間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時(shí)間表的進(jìn)程行動(dòng)，有效管理時(shí)間、保證完成任務(wù)的簡(jiǎn)單方法。

(2)編制時(shí)間表的方法

1)根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期。

2)收集并按時(shí)間順序列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)，如活動(dòng)之間有矛盾應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

3)繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目，用簡(jiǎn)明的文字將信息填人表格。

13．管理工作日志

(1)工作日志的使用方法

1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息，并在兩份日志上填出，同時(shí)在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。

2)填入的信息應(yīng)清楚、完整、準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化應(yīng)更新工作日志并告知上司，同時(shí)做好善后工作。

(2)工作日志填寫的主要內(nèi)容

1)上司工作日志的主要內(nèi)容：上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況、接待的來訪者；上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況；上司的個(gè)人安排；上司的私人信息。

2)秘書工作日志的主要內(nèi)容：上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜；上司交辦的工作；自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。

(3)秘書在管理工作日志時(shí)應(yīng)注意的問題

1)安排的活動(dòng)之間要留有10分鐘左右的間隔。

2)進(jìn)行項(xiàng)目的時(shí)間調(diào)整、變更，應(yīng)遵循先重急后輕緩的原則。

3)確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作。

4)檢查工作日志是否已將變更后的信息記錄上。

第三篇：四級(jí)秘書知識(shí)點(diǎn)

四級(jí)秘書

會(huì)議管理

會(huì)前籌備

一、擬定會(huì)議議程、日程

會(huì)議議程：是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問題的大致安排。會(huì)議日程：根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。

1、會(huì)議議程的內(nèi)容：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議； 閉幕式。

2、會(huì)議日程的內(nèi)容：根據(jù)議程逐日做出具體安排。

3、會(huì)議議程和日程的作用：與會(huì)者可以更好地了解會(huì)議所要討論的問題，清楚會(huì)議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。議程是一個(gè)溝通的平臺(tái)，一個(gè)高效的市場(chǎng)管理工具。

4、會(huì)議議程的制定程序

（1）明確目標(biāo)和參加者（06年11月）（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間（3）確定每一項(xiàng)議程（4）決定會(huì)議討論形式：

① 典型的會(huì)議形式：自由討論式

② 頭腦風(fēng)暴式

③ 團(tuán)隊(duì)列名方法

④ 小型團(tuán)隊(duì)

（5）決定會(huì)議決策的方式

5、會(huì)議日程的編制方法；

（1）制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

（2）制定議程表之前還須明確會(huì)議活動(dòng)人員、日期和時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。多采用表格形式。（3）宣布議程。

（4）盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起。（5）保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。

6、會(huì)議議程和日程的區(qū)別：

議程是對(duì)會(huì)議所要通過的文件、所要解決的問題概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來。會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。

日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。

7、正確處理會(huì)議臨時(shí)動(dòng)議

二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案

1、會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求：（1）交通便利。

（2）會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符。（3）場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配制。（4）場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。（5）應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)所。（6）場(chǎng)地租借的成本必須合理。

2、會(huì)議酒店的類型劃分：

按類型分：商務(wù)型、度假型。

按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊。

3、工作程序

（1）會(huì)議目的與形態(tài)

（2）實(shí)質(zhì)上的需求、與會(huì)者的期望

（3）列出選擇會(huì)議場(chǎng)地需求的工作清單：

所在地區(qū)情況

會(huì)場(chǎng)的環(huán)境 會(huì)議地點(diǎn)的設(shè)施（4）確定會(huì)議場(chǎng)地

隨意抽查的內(nèi)容：一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間、一個(gè)套房的設(shè)備。（5）對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)

★ 隨意抽查一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間和一個(gè)套房的設(shè)備。（06年11月）（6）簽訂書面合同 合同應(yīng)包括的細(xì)節(jié)：

① 確定全部會(huì)議場(chǎng)地，包括每個(gè)房間的名稱及可供使用的時(shí)間。

② 確定保證的客房間數(shù)。

③ 確定有旅館提供的免費(fèi)商品和服務(wù)。

④ 說明特殊設(shè)備安裝活改裝,是否需要增加特別人員,服務(wù)或設(shè)施,并明確開支怎樣負(fù)擔(dān)。

⑤ 確定預(yù)定和開票手續(xù),包括組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任的限度。

⑥ 列明應(yīng)向參加者個(gè)人直接收取的費(fèi)用。

⑦ 指定可以取消預(yù)定而不向參會(huì)單位收費(fèi)的一段時(shí)間或作后期限。

4、廣泛收集會(huì)議地點(diǎn)的信息

(1)會(huì)見能作決策的人,有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。(2)只要可能,一定要在酒店建議的日期去參觀。(3)不要出于個(gè)人原因再次參觀酒店。(4)不要帶家屬同行參觀。

(5)要考慮是否以一個(gè)普通客人的身份不宣而至。(6)要考慮另外一兩家酒店作為備選。

5、實(shí)地考察會(huì)議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次

1、會(huì)場(chǎng)整體布局的要求：

（1）莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會(huì)議主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（06年11月）

（2）會(huì)場(chǎng)的整體格局要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

（3）中大型會(huì)議要保證一個(gè)絕對(duì)的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。

（4）小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便。

2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次

3、工做程序：

（1）會(huì)場(chǎng)整體布局安排

確定會(huì)場(chǎng)形式；

合理拜訪桌椅；

布置附屬性設(shè)備。

★ 聲像布置的內(nèi)容。（06年11月）（2）主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排： 主席臺(tái)：（06年11月）

① 依職務(wù)高低和選舉的結(jié)果安排座次。

② 為工作便利，會(huì)議主持人有時(shí)需要在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

③ 主席臺(tái)的座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室，休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證證件上標(biāo)明。

④ 在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。其他人員座次：（06年11月）

① 小型會(huì)場(chǎng)：

一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

② 中大型會(huì)場(chǎng)：橫排法、豎排法、左后排列法

四、發(fā)布會(huì)議信息

1、會(huì)議信息的類型

2、工作程序

（1）傳遞會(huì)議通知信息（2）分發(fā)傳遞會(huì)議文件：

環(huán)節(jié)：準(zhǔn)備、登記、附清退目錄、封裝、發(fā)出。（06年11月）

★ 簽到時(shí)發(fā)出的主要文件。（06年11月）（3）溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

3、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

4、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

5、發(fā)布會(huì)議信息的程序：收集、篩選、加工、報(bào)送審核、發(fā)布

6、媒體的類型：

地方媒體、全國(guó)性媒體、會(huì)議組織者自有媒體、發(fā)言人或參會(huì)者家鄉(xiāng)的地方媒體。

五、安排會(huì)議食宿

1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。

大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，照顧南北不同口味。秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，應(yīng)事先將座位卡及菜單擺上。席位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖。

2、會(huì)議住宿的常識(shí)：

（1）要提前編制分配方案；

（2）長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

（3）具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

（4）有時(shí)還要考慮地區(qū)集中，便于討論。

（5）不同標(biāo)準(zhǔn) 的房間要作出合理 分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

（6）報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

3、安排會(huì)議餐飲：

（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時(shí)間和地點(diǎn)。

（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。（6）事先準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。

4、安排會(huì)議住宿

安排會(huì)議住宿方式的最簡(jiǎn)單方法是由與會(huì)者自己安排住宿。

5、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。

6、會(huì)議房間的分配

六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

1、會(huì)議嘉賓的類型：

組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員

企業(yè)的重要客戶和各種利益方

社會(huì)名流和影視明星

對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人

2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

（1）首先確定嘉賓的名單，并事先確認(rèn)能否出席；（2）要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。（3）要做到有禮貌。

（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

（5）對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則，邀請(qǐng)他們參加，以免遺漏。（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。

3、工作程序：

（1）研究邀請(qǐng)嘉賓名單。（2）擬發(fā)請(qǐng)柬。

（3）要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

（4）在會(huì)議正式開始之前，要再次與嘉賓 聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

4、會(huì)議嘉賓的安全和保衛(wèi)

職責(zé)： 應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者；防范火災(zāi)；熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)?？只胖芯S持秩序；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況；監(jiān)督裝卸會(huì)議用品，防止與會(huì)議有關(guān)的財(cái)產(chǎn)或展品被盜；會(huì)議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。（06年11月）

檢查：確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會(huì)場(chǎng)的防竊聽裝置靈敏高效；確保會(huì)場(chǎng)的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)；檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)的人員的身份，禁止與會(huì)議無關(guān)的人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。

5、會(huì)議嘉賓的接待：接站工作、迎接工作、具體接待工作。

七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

1、會(huì)議資料的類型：來賓資料、會(huì)務(wù)資料、溝通資料

2、會(huì)議用品的類型：必備用品、特殊用品

3、工作程序

（1）準(zhǔn)備會(huì)議資料

來賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證

會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)

議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議和協(xié)議合同以及相關(guān)資料。

（2）準(zhǔn)備會(huì)議用品

4、處理會(huì)議臨時(shí)產(chǎn)生的文件：由臨時(shí)動(dòng)議產(chǎn)生的提案記錄、決議等。

5、選擇會(huì)議用品及會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)該注意的問題（1）樹立全局觀念，搞好綜合平衡。（2）經(jīng)濟(jì)適用，合理先進(jìn)。

（3）嚴(yán)格根據(jù)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，量入為出。（4）注意輕重緩急，精打細(xì)算。

八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)

1、會(huì)議的通用禮儀

（1）會(huì)議文書禮儀。會(huì)議的請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應(yīng)遵守相關(guān)禮儀要求。

（2）迎送禮儀。無論是參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會(huì)人員都應(yīng)該熱情接待和周到服務(wù)。一般應(yīng)在會(huì)前組成一個(gè)會(huì)務(wù)組，專門處理有關(guān)問題。

（3）參會(huì)禮儀。要遵守會(huì)議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過規(guī)定時(shí)間。（4）服務(wù)禮儀。在會(huì)議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，注意服務(wù)忌語，使用禮貌用語。

2、主持人的禮儀

3、會(huì)議發(fā)言者禮儀

4、會(huì)議參加者禮儀

5、工作程序：

（1）選擇會(huì)議禮儀服務(wù)人員（2）分解工作程序

（3）培訓(xùn)會(huì)議禮儀服務(wù)人員（4）準(zhǔn)備服裝用具（5）禮儀執(zhí)行

九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常

1、工作程序

（1）確定工作人員的職責(zé)（2）預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備

2、遠(yuǎn)程會(huì)議視聽設(shè)備的檢查

3、會(huì)議視聽設(shè)備的保管（注意）（1）電源及連線（2）散熱（3）清潔

會(huì)中服務(wù)

一、安排會(huì)議值班

1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容：（1）值班電話記錄（2）值班接待記錄（3）值班日記

（4）作好信息傳遞。

2、工作程序

（1）制定值班工作制度（2）明確值班工作任務(wù)（3）編制會(huì)議值班表

3、編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目

（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。（2）會(huì)議值班人員姓名。

（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（6）標(biāo)明人員 缺勤的備用方案或替班人員姓名。

二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體

1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則：（1）會(huì)議要求實(shí)事求是。

（2）掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

（3）報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以免造成差錯(cuò)或失誤。（4）要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

（5）在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

（6）要隨時(shí)收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會(huì)議的效果提供參考。

（7）會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問。

2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容：

（1）由會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者審閱后，向媒體發(fā)送。

（2）在會(huì)議召開期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)布消息。

（3）在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問題。

3、工作程序

（1）媒體人員登記。

（2）為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料。（3）安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)。（4）安排媒體溝通會(huì)。

4、注意事項(xiàng)

（1）妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道。（2）匯總新聞媒體的各種報(bào)道。

三、做好會(huì)議記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

1、為會(huì)議記錄做好準(zhǔn)備工作。

2、會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述、與會(huì)者姓名、缺席者請(qǐng)假條、宣讀上次會(huì)議記錄、有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務(wù)、其他事務(wù)、下次會(huì)議日期、主席簽名。

3、會(huì)議記錄：標(biāo)題＋正文＋尾部

4、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

（1）內(nèi)容：反映會(huì)議情況，交流會(huì)議經(jīng)驗(yàn)，溝通會(huì)議的信息。（2）結(jié)構(gòu)：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾

5、會(huì)議記錄的要求：（1）快速。

（2）真實(shí)性：準(zhǔn)確、清楚、突出重點(diǎn)。（3）資料性要求。

6、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求（1）真實(shí)準(zhǔn)確；（2）短小精悍；

（3）快是簡(jiǎn)報(bào)的質(zhì)量體現(xiàn)；（4）生動(dòng)活潑。

四、收集會(huì)議信息

1、會(huì)議信息的分類

2、收集會(huì)議信息的要求：齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效。

3、提供會(huì)議信息服務(wù)

4、收集會(huì)議信息的程序

（1）確定會(huì)議信息的搜集范圍。（2）選擇會(huì)議信息的搜集渠道。（3）確定搜集會(huì)議信息的方法。

5、會(huì)議信息的作用：

（1）利用信息保證會(huì)議的順利進(jìn)行。（2）利用信息進(jìn)行會(huì)議溝通。（3）利用信息進(jìn)行催辦。（4）利用信息為決策服務(wù)。（5）利用信息為商務(wù)活動(dòng)服務(wù)。（6）利用會(huì)議信息進(jìn)行宣傳。

五、反饋會(huì)議信息

1、反饋會(huì)議信息的內(nèi)容（1）會(huì)前信息（2）會(huì)中信息

（3）會(huì)后傳達(dá)落實(shí)的情況

2、反饋會(huì)議信息的要求

（1）要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。

（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象。

（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時(shí)、適量、適度。

3、工作程序

（1）布置會(huì)議信息收集工作。

（2）會(huì)議信息的搜集渠道的選擇和建設(shè)。（3）建立定期的會(huì)議信息反饋制度。（4）做好會(huì)議信息的反饋匯報(bào)工作。（5）抓好會(huì)議反饋信息的落實(shí)工作。

4、會(huì)議信息的反饋時(shí)機(jī)

（1）在會(huì)議工作進(jìn)展順利時(shí)反饋。（2）在會(huì)議工作出現(xiàn)問題時(shí)反饋。（3）在會(huì)議工作處于停滯時(shí)反饋。

5、選擇會(huì)議信息的反饋形式：正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋。

6、會(huì)議信息的反饋方式：口頭、書面、會(huì)議

會(huì)后落實(shí)

一、會(huì)議文件資料收集整理的要求

1、收集會(huì)議文件資料的要求和內(nèi)容（06年11月專業(yè)能力卷）（1）要求：

① 確定會(huì)議文件資料的收集范圍。

② 收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。

③ 選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。

④ 收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。

⑤ 要注意保密。

2、會(huì)議文件的立卷歸檔：

★ 歸檔范圍（06年11月）

3、工作程序

將收集的文件資料進(jìn)行登記—向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況—甄別整理、分類歸卷—卷內(nèi)文件的排列—卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目 — 填寫卷內(nèi)文件的備考表—案卷標(biāo)題的擬制—填案卷封面—移交給檔案室—清理、銷毀不再利用的紙張

4、整理會(huì)議文字記錄

（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。（2）善于對(duì)講話中的不足之處進(jìn)行補(bǔ)正。（3）加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，提高協(xié)作水平。

5、整理會(huì)議錄音：刪除、增加、修改、送審。

6、清理文件

7、案卷移交須辦移交手續(xù)

8、正確區(qū)分會(huì)議文件保管期限

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

1、整理、編寫會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成交。

2、印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。

3、會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)。

4、會(huì)議紀(jì)要工作程序：

完善會(huì)議記錄—起草、編寫會(huì)議記錄—確定印發(fā)范圍—接收者確認(rèn)—領(lǐng)導(dǎo)簽字— 打印成文—印制、分發(fā)或歸檔保存

三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

1、會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法

2、會(huì)議付費(fèi)的要求：

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

（2）遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

3、結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用的程序：通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)—清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票—核實(shí)發(fā)票—填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面—請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字—到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷—與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用

4、會(huì)議成本

直接會(huì)議費(fèi)用=會(huì)場(chǎng)租用及布置費(fèi)+會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)+會(huì)議郵電通訊費(fèi)+會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)+會(huì)議交通參觀費(fèi)+會(huì)議食宿費(fèi)+會(huì)議資料費(fèi)+會(huì)議宣傳交際費(fèi)+紀(jì)念品購置費(fèi)+水電費(fèi)+其他符合規(guī)定的雜支費(fèi)等

5、會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循的原則：（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。（2）量入為出，收支平衡。（3）精打細(xì)算，例行節(jié)約。

四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

1、會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)

要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、到位（06年11月）

2、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度（1）明確催辦人員。（2）健全登記制度。（3）建立匯報(bào)制度。

3、會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋：

反饋的原則：迅速及時(shí)、真實(shí)準(zhǔn)確、要對(duì)堵塞言路、阻止反饋的言行認(rèn)真對(duì)待和處理。

4、催辦的方式：發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦、約請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)

5、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序：

會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)—會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度—會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋

6、注意事項(xiàng)，需注意以下兩類問題：

（1）綜合性的，需由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。（2）部門職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。

7、會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)的作用

8、傳達(dá)落實(shí)的要求

（1）迅速果斷，保證質(zhì)量。（2）忠實(shí)決策，不打折扣。（3）解放思想，創(chuàng)造性地落實(shí)。

9、傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施：

傳達(dá)動(dòng)員、分解任務(wù)、互相溝通、操作控制、效益考核。

事物管理

接待

一、制定接待工作計(jì)劃

1、接待規(guī)格：（1）高規(guī)格接待；

（2）對(duì)等接待（最常用的）（06年11月）（3）低規(guī)格接待

2、接待規(guī)格的確定（06年11月）（1）對(duì)方與我方的關(guān)系。（2）一些突然變化的影響。

（3）對(duì)以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標(biāo)準(zhǔn)。

3、接待計(jì)劃的主要內(nèi)容：（1）確定接待規(guī)格。（2）日程安排。（3）經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（06年11月）（4）工作人員。

4、工作程序：

（1）了解掌握背景資料。（06年11月）（2）草擬接待計(jì)劃。

（3）與本單位相關(guān)部門溝通情況。（06年11月）（4）與來訪者溝通情況。（5）報(bào)請(qǐng)上司審批。

二、安排迎送來訪團(tuán)體

1、用車的禮節(jié)常識(shí)（座次見97頁圖）。（06年11月）

2、團(tuán)體見面禮節(jié)常識(shí)。

3、工作程序

（1）迎接來訪團(tuán)體的方法：

主陪人在賓館等候，派副職或辦公室主任帶人到機(jī)場(chǎng)、車站迎接。主陪人親自到機(jī)場(chǎng)或車站迎接，這對(duì)來訪者是表示了非常重視。（2）送別來訪團(tuán)體的方法

三、安排來訪者食宿、交通、行程

1、中餐禮節(jié)常識(shí)（1）餐具使用禮節(jié)：

筷子：

① 夾菜時(shí)，不可用筷子在盤子里挑挑撿撿，只應(yīng)該在靠近自己子的一邊夾。② 夾菜時(shí)，筷子上不可有飯粒，更不得用嘴吮吸筷子。

③ 不要把菜從盤子里直接夾入口中，應(yīng)先放入自己的盤或碗里，然后在送入口中。④ 不要把筷子架在公用的菜盤上，可架在筷架或自己的盤子上。⑤ 不要用自己的筷子為客人夾菜。⑥ 談話時(shí)，不要拿著筷子比比劃劃。

2、工作程序：（1）了解情況。

（2）確定餐飲、住宿、用車標(biāo)準(zhǔn)。（3）預(yù)定餐廳、住宿房間。（06年11月）（4）根據(jù)對(duì)方要求調(diào)整方案。

四、安排來訪者的參觀、娛樂活動(dòng)

1、明確參觀目的

2、明了參觀內(nèi)容

3、不同娛樂活動(dòng)的特點(diǎn)與適應(yīng)對(duì)象：

游覽活動(dòng)：人文景觀和自然景觀

了解客人的身體、年齡、興趣等相關(guān)情況； 要熟悉將要游覽的地方。

娛樂活動(dòng)：觀看項(xiàng)目和參與項(xiàng)目（06年11月）

4、參觀、娛樂的相關(guān)禮節(jié)

（1）觀看各類文藝節(jié)目時(shí)，不要遲到；（06年11月）

（2）無論在參觀、游覽還是觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩、議論；（3）著裝應(yīng)該根據(jù)場(chǎng)合調(diào)整。

5、工作程序

（1）初步確定內(nèi)容（2）征求對(duì)方意見（3）修改、確定方案

（4）實(shí)施方案

辦公環(huán)境管理

一、合理布置辦公室

1、布置辦公室的基本要求：（1）采用一大間辦公室。（2）使用同樣大小桌子。

（3）使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進(jìn)美觀。（4）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。

（5）將自動(dòng)售貨機(jī)、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。（6）應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負(fù)荷的需要。（7）主管坐位應(yīng)位于員工作為之后方。

（8）自然光應(yīng)來自桌子的左上方或斜后上方。（9）裝設(shè)充足的電源插座，供辦公室設(shè)備之用。（10）常用的設(shè)備與檔案應(yīng)置于使用者附近。

2、布置辦公室的三大原則：（06年11月）

有利于溝通 便于監(jiān)督 協(xié)調(diào)、舒適

3、辦公室布置的具體要求

(1)辦公室的排列應(yīng)按照直線對(duì)稱的原則和工作程序的順序，其路線以最接近直線為佳。（2）各座位間通道要適宜，應(yīng)以事就人。（3）領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)位于后方，以便監(jiān)督。（4）光線應(yīng)來自左方，以保護(hù)視力。（5）常用設(shè)備應(yīng)放在使用者近處。

（6）電話最好是５平方米空間范圍一部。

4、工作程序

（1）對(duì)各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及員工間的關(guān)系，以次為依據(jù)確定每位員工的工作位置。

（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。

（3）根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅等，并列表分別詳細(xì)記載。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（5）對(duì)設(shè)備的安放提出合理建議。

二、營(yíng)造健康、安全的辦公環(huán)境

1、工作程序：

（1）確定安全檢查周期、定期檢查。

（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報(bào)告、排除，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險(xiǎn)或減少危險(xiǎn)。（3）發(fā)現(xiàn)個(gè)人職權(quán)無法排除的危險(xiǎn)，有責(zé)任和義務(wù)報(bào)告、跟進(jìn)，直到解決。

2、注意事項(xiàng)

上崗前應(yīng)了解的辦公場(chǎng)所的安全規(guī)定 安全隱患表與設(shè)備故障表的區(qū)別

辦公室日常事務(wù)管理

一、管理印章和介紹信

1、印章的種類(1)正式印章(2)套印章(3)鋼印

(4)領(lǐng)導(dǎo)人簽名章(5)專用章

2、印章的樣式(1)印章的質(zhì)料(2)形狀(3)印文(4)圖案(5)尺寸規(guī)格

3、印章的管理與使用要求（1）專人負(fù)責(zé)（06年11月）（2）確保安全（3）防止污損

4、介紹信的使用要求：要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。

5、印章的刻制程序：

上級(jí)正式機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)—制發(fā)單位開具公函— 附章樣到公安部門辦理登記—公安部門指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時(shí)間 — 發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗(yàn)—專人保管

6、印章的使用程序：

申請(qǐng)用印 正確用印 用印登記

7、注意事項(xiàng)

（1）印章的停用與繳銷

銷毀舊公章要登記造冊(cè)，要經(jīng)上司批準(zhǔn)，要有兩人監(jiān)督。（06年11月）（2）介紹信的管理

① 要有專人負(fù)責(zé)管理。

② 介紹信的保管應(yīng)同印章保管一樣，牢固加鎖，隨用隨開。

③ 管理介紹信的人員在使用介紹信時(shí)，要在存根上加以記載，涉及重要事項(xiàng)的要請(qǐng)批準(zhǔn)人在介紹信存根上簽字。

④ 對(duì)于開出后未用的介紹信，管理人員應(yīng)及時(shí)催回，粘貼在存根上。⑤ 介紹信持有者若將介紹信丟失，應(yīng)及時(shí) 報(bào)告單位或部門負(fù)責(zé)人，并告知介紹信管理人員。

（3）介紹信的使用

8、用印要謹(jǐn)慎

二、安排值班工作

1、值班工作的任務(wù)與要求：(1)辦理上司交辦的事項(xiàng)。(2)上傳下達(dá)，溝通內(nèi)外。(3)認(rèn)真處理來函來電。

(4)負(fù)責(zé)接待工作。

(5)掌握上司的外出活動(dòng)情況。(6)協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。

2、值班工作規(guī)范(1)堅(jiān)守值班崗位。(2)認(rèn)真處理事務(wù)。(3)做好值班記錄。(4)熱情接待來訪。(5)加強(qiáng)安全保衛(wèi)。

3、工作程序：

制定值班制度與值班規(guī)定—編制值班安排表—通知并給領(lǐng)導(dǎo)班子發(fā)放值班表—值班人員做值班記錄—重大事件做值班報(bào)告—值班結(jié)束交接班

4、注意事項(xiàng)

（1）值班實(shí)務(wù)處理的方法與技巧

建立健全公務(wù)接洽制度： 崗位責(zé)任制度、登記記錄制度（06年11月）（2）值班內(nèi)容的記錄（06年11月）

值班日志 值班報(bào)告

來人登記與接待記錄 電話記錄 處理值班電話

三、管理零用現(xiàn)金并辦理報(bào)銷手續(xù)

1、零用現(xiàn)金的管理要求（06年11月）

（1）應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公程序和財(cái)務(wù)制度，不應(yīng)自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。（2）保管備用金，應(yīng)把辦公室的開支紀(jì)錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。

2、報(bào)銷手續(xù)的要求： 提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，要嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定履行報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷要及時(shí)。

四、安排上司的差旅事務(wù)

1、差旅準(zhǔn)備的要求

（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應(yīng)享受的待遇。（2）準(zhǔn)備定票是一定要查用最新的時(shí)刻表。

（3）訂房、訂票時(shí)要考慮上司的個(gè)人愛好和習(xí)慣。

（4）平時(shí)注意學(xué)習(xí)訂房訂票的相關(guān)知識(shí)，以確保工作的順利進(jìn)行。

2、制定旅程計(jì)劃表

3、零用現(xiàn)金的管理：

通常由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由秘書保管和支出的現(xiàn)金。

4、制定商務(wù)旅行計(jì)劃

5、制定旅程表

6、準(zhǔn)備上司在不同場(chǎng)合的發(fā)言提綱

7、辦理出國(guó)手續(xù)（06年11月）

8、秘書在上司出行前應(yīng)落實(shí)的工作內(nèi)容（1）審查選定最佳旅程表。

（2）了解外匯信息，辦理兌換外幣。

（3）準(zhǔn)備隨身用品。（4）準(zhǔn)備文件。（5）轉(zhuǎn)被相關(guān)證件。（6）做好旅行安排。（7）注意時(shí)差問題。

（8）收集所到國(guó)的背景資料。

9、秘書在上司外出旅行時(shí)的工作：

檢查上司遺漏的東西。抓住機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)。電話的處理。

五、完成上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)

1、上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的特點(diǎn)：（06年11月）

廣泛性、臨時(shí)性、具體性、緊迫性

2、辦理上司臨時(shí)交辦事項(xiàng)的原則（1）積極主動(dòng)，千方百計(jì)

（2）既要符合政策，又要靈活變通（3）件件有著落，事事有回音

3、文字記錄工作：要點(diǎn)記錄法、詳細(xì)記錄法、常用速記法、筆記與錄音并用法。

4、文字記錄的要求

5、文字記錄的程序：

準(zhǔn)備記錄工具—認(rèn)真聽、快速記—補(bǔ)充—修改—管理—請(qǐng)上司確認(rèn)記錄

6、注意事項(xiàng)

上司講話記錄。

上司日常工作部署的記錄。

辦理上司交辦事項(xiàng)應(yīng)注意的問題。整理記錄應(yīng)注意的事項(xiàng)。

六、管理時(shí)間，提高工作效率

1、時(shí)間管理的內(nèi)容

2、個(gè)人時(shí)間管理的技巧：ABCD 法：

A 重而急 B 重而不急 C 急而不重 D 不重不急

3、工作時(shí)間表的內(nèi)容與編寫要求

4、工作日至的內(nèi)容與編寫要求

5、其他時(shí)間管理的工具：效率手冊(cè)、時(shí)間表、待辦文件夾、墻上計(jì)劃板、商務(wù)通、值班表“在不在”布告板等。

6、工作程序：

（1）編制工作時(shí)間表（2）編制、管理工作日志

7、秘書辦事的學(xué)問：

（1）如何辦好上司交辦事項(xiàng)（2）如何辦好請(qǐng)辦事項(xiàng)

辦公用品與設(shè)備的使用和管理

一、訂購、接收、管理辦公用品

1、庫存控制：（1）作用

（2）定義：最大庫存量

最小庫存量（06年11月）再訂貨量

2、庫存控制卡：項(xiàng)目、單位、庫存參考號(hào)、最大庫存量、再訂貨量、最小庫存量、日期、接收、發(fā)放、余額。

3、工作程序：（1）選擇供應(yīng)商（2）選擇訂購方式（3）辦理進(jìn)貨手續(xù)

（4）保管：保管應(yīng)采取的措施：（06年11月）

① 儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖。② 各類物品要清楚地貼上標(biāo)簽。③ 新物品置于舊物品的下面或后面。④ 體積大、分量重的物品放在最下面。

⑤ 小的物品、常用的物品應(yīng)放在較大物品的前面。⑥ 儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)，房間保持干燥。

⑦ 儲(chǔ)藏辦公用品的房間應(yīng)有良好的照明，以便容易找到物品。

4、庫存監(jiān)督

二、數(shù)碼相機(jī)的使用

1、數(shù)碼相機(jī)的工作原理：CCD

2、數(shù)碼相機(jī)與傳統(tǒng)相機(jī)的區(qū)別（1）感光不同。（2）存儲(chǔ)介質(zhì)不同。（3）圖像質(zhì)量不同。（4）輸入輸出方式不同。

3、數(shù)碼相機(jī)的性能指標(biāo)（06年11月）（1）分辨率

（2）光學(xué)與數(shù)碼變焦（3）鏡頭（4）測(cè)光系統(tǒng)（5）相當(dāng)感光度

（6）圖像存儲(chǔ)格式（06年11月）（7）存儲(chǔ)卡（8）光學(xué)取景器（9）LCD 顯示屏（10）閃光燈（11）電池

（12）連接方式（13）白平衡

（14）色彩位數(shù)（06年11月）

（15）連續(xù)拍攝

4、操作步驟（1）拍攝照片。

（2）連接數(shù)碼相機(jī)與計(jì)算機(jī)。（3）將圖片文件導(dǎo)入計(jì)算機(jī)。（4）編輯圖片。

5、注意事項(xiàng)：

（1）數(shù)碼相機(jī)不適宜拍攝自然風(fēng)光。（2）拍攝時(shí)要盡量靠近被攝體。（3）取景要準(zhǔn)確。

（4）在逆光拍攝時(shí)要使用閃光燈進(jìn)行補(bǔ)光。

6、保養(yǎng)：

（1）清洗（06年11月）（2）防熱防寒

（3）防水、防霉、防沙（4）旅行保護(hù)（5）相機(jī)保藏

三、掃描儀的使用

1、工作原理

2、種類和作用：

按顏色分：黑白、彩色

按掃描方式 分：手持式、平臺(tái)式、滾筒式；

3、選購常識(shí)：（06年11月）分辨率 色彩位數(shù) 接口類型

4、操作步驟

安裝：硬件連接、安裝掃描儀驅(qū)動(dòng)程度、安裝掃描軟件 掃描圖像 掃描文字

5、注意事項(xiàng)：（06年11月）（1）不要忘記鎖定掃描儀。（2）注意掃描儀的清潔。（3）不要帶電接插掃描儀。（4）注意更新掃描儀驅(qū)動(dòng)程序。（5）不要使用太高的分辨率。

（6）不要讓掃描儀工作在震動(dòng)的環(huán)境中。（7）不要頻繁開關(guān)掃描儀。

6、掃描儀常見故障及其解決方案（06年11月）

四、光盤刻錄機(jī)的使用

1、原理

2、分類：CD-R和CD-RW（06年11月）

3、主要性能指標(biāo)：數(shù)據(jù)傳輸速度、緩存容量、兼容性（06年11月）

4、操作步驟：

（1）連接光盤刻錄機(jī)與計(jì)算機(jī)。

（2）光盤刻錄機(jī)驅(qū)動(dòng)程序與刻錄軟件的安裝。

制作數(shù)據(jù)光盤。

★ 刻錄機(jī)在讀盤性能方面并不是很好。（06年11月）

5、注意事項(xiàng)：

（1）安裝時(shí)注意散熱（06年11月）（2）保持清潔

（3）避免刻錄機(jī)長(zhǎng)時(shí)間工作（4）刻盤過程中的注意事項(xiàng)（5）及時(shí)取出盤片

6、盤片的選擇

五、投影儀的使用

1、相關(guān)知識(shí)：（1）分辨率（2）亮度（3）對(duì)比度

（4）帶寬（06年11月）（5）均勻度

（6）燈泡的類型和壽命（7）接口配置

2、操作步驟：（1）安放投影儀

（2）連接投影儀與電腦

（3）接通電源，設(shè)置好輸出方式（4）對(duì)焦

（5）設(shè)置分辨率（6）關(guān)閉投影儀

3、注意事項(xiàng)

（1）保持投影儀鏡頭的清潔。

（2）投影過程中不能用鏡頭蓋遮擋畫面。（3）不要關(guān)機(jī)后立即斷電。（4）不要帶電插拔電纜。（5）不要頻繁開關(guān)機(jī)。

4、投影儀常見簡(jiǎn)單故障

（1）投影儀RGB端口無輸入信號(hào)（2）投影儀有信息輸入，但無圖像（3）投影儀圖像偏色

六、攝像機(jī)的使用

1、攝像機(jī)概述 ★ 數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)。（06年11月）

2、數(shù)碼記錄原理

3、操作步驟：開機(jī)—裝錄像帶—拍攝—回放檢查—關(guān)機(jī)

4、注意事項(xiàng)（1）日常維護(hù)

（2）鏡頭的維護(hù)（3）磁頭的保護(hù)（4）磁帶（5）電池

5、基本的攝像技巧

6、DV數(shù)碼采集方法

信息管理

一、信息的收集

1、信息的含義：信息是事物存在的方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。

2、信息的特征：客觀性、時(shí)效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、無限性

3、信息的種類

4、信息工作的程序：收集、整理、傳遞、存儲(chǔ)、反饋、利用

5、信息收集的渠道：大眾媒介、圖書館、聯(lián)機(jī)信息檢索渠道、供應(yīng)商和客戶、貿(mào)易交流渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道、關(guān)系渠道、調(diào)查渠道

6、信息收集的范圍

7、信息收集的要求：價(jià)值性、時(shí)效性、層次性、針對(duì)性、全面性

8、工作程序

（1）明確信息收集范圍（2）熟悉信息來源

（3）選擇信息的收集方法：觀察法、閱讀法、詢問法、問卷法、網(wǎng)絡(luò)法、交換法、購置法

觀察法：人們直接用感官或借助其他工具認(rèn)識(shí)客觀事物，獲取信息。（06年11月）（4）查找信息

9、注意事項(xiàng)

（1）收集各種形態(tài)的信息（2）建立通訊聯(lián)系索引卡（3）信息收集要有超前性

二、信息的篩選

1、信息篩選的含義

2、辦公室常備的信息資料

3、閱讀篩選信息資料的方法

4、信息篩選的要求

5、工作程序：（1）看來源（2）看標(biāo)題（3）看正文（4）決定取舍

6、注意事項(xiàng)

三、信息的分類

1、信息分類的含義

2、信息分類的方法：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法、時(shí)間分類法

3、信息分類的要求

4、工作程序

（1）熟悉信息內(nèi)容

（2）選擇分類方法（3）辨類（4）歸類

5、注意事項(xiàng)：

（1）利用顏色、標(biāo)簽區(qū)分類別（2）建立交叉參照卡

四、信息的校核

1、信息校核的含義

2、信息校核的范圍

3、信息校核的要求

（1）校核要以原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。（2）要排除主觀因素的干擾。

4、工作程序

（1）確定校核的內(nèi)容

（2）選擇校核的方法：溯源法、比較法、核對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。（3）核實(shí)、分析信息（4）作出判斷

五、信息的傳遞

1、信息傳遞的方向：內(nèi)向、外向

2、信息傳遞的要素：信源、信道、信宿（06年11月）

3、工作程序

（1）確定傳遞信息的內(nèi)容。

（2）選擇并確定傳遞信息的形式。（3）確定傳遞信息的方法。

★ 折線圖的定義。（06年11月）（4）進(jìn)行信息傳遞。（5）確認(rèn)信息傳遞質(zhì)量。

六、信息的存儲(chǔ)

1、信息存儲(chǔ)的載體：（06年11月）

紙質(zhì)載體

磁性載體：軟盤、硬盤、磁帶、光盤、縮微品

2、信息存儲(chǔ)的裝具與設(shè)備：文件夾、文件盒、文件袋、文件柜、文件架

3、信息存儲(chǔ)管理系統(tǒng)

4、信息存儲(chǔ)的要求

5、工作程序：登記、編碼、排列、保存、保管

★ 個(gè)別登記的定義。（06年11月）

6、信息存儲(chǔ)的意義

文書擬寫與處理

文書的擬寫

一、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知

1、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的概念

2、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的類型

批轉(zhuǎn)通知

轉(zhuǎn)發(fā)通知 印發(fā)通知 擬寫要點(diǎn)

3、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+轉(zhuǎn)（印）發(fā)文件原文

4、注意事項(xiàng)

二、報(bào)告

1、報(bào)告的概念：是匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問的公文。

2、報(bào)告的特點(diǎn)：匯報(bào)性、陳述性、3、報(bào)告與請(qǐng)示的區(qū)別（1）性質(zhì)要求不同（2）行文時(shí)限不同

4、報(bào)告的類型：匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問

5、注意事項(xiàng)

（1）報(bào)告事項(xiàng)真實(shí)（2）報(bào)告時(shí)間及時(shí)

（3）報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)

三、請(qǐng)示

1、概念：是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的公文。

2、特點(diǎn)

（1）一文一事（2）請(qǐng)批對(duì)應(yīng)

（3）事前行文

3、請(qǐng)示的類型（1）求示性請(qǐng)示（2）求批性請(qǐng)示

4、擬寫要點(diǎn)：

請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

5、注意事項(xiàng)

（1）主送一個(gè)機(jī)關(guān)（2）逐級(jí)請(qǐng)示

（3）語氣宜溫和謙恭

四、問答函

1、概念：是不相隸屬機(jī)關(guān)就工作問題進(jìn)行詢問或答復(fù)的函

2、問答涵的類型(1)詢問函(2)答復(fù)函

3、詢問函與答復(fù)函的結(jié)構(gòu)：

標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

4、注意事項(xiàng)：

（1）單位間交往的問答函應(yīng)采用“信函式格式”行文。（2）單位內(nèi)部交往的信函可采用便函形式。

五、簡(jiǎn)報(bào)

1、概念：簡(jiǎn)報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動(dòng)態(tài)”、“簡(jiǎn)訊”、“摘報(bào)”、“工作通訊”、“情況反映”、“情況交流”、“內(nèi)部參考”等。

2、特點(diǎn)：簡(jiǎn)、快、新、實(shí)

3、簡(jiǎn)報(bào)的類型：（06年11月）

工作簡(jiǎn)報(bào) 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào) 動(dòng)態(tài)簡(jiǎn)報(bào)

4、擬寫要點(diǎn)

結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾

六、意向書

1、概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約，達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。

2、特點(diǎn)：（1）協(xié)商性（2）靈活性（3）簡(jiǎn)略性

3、意向書的類型：加工承攬意向書、建設(shè)工程承包意向書、貨物運(yùn)輸意向書、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)意向書、科技協(xié)作意向書。

4、意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

5、注意事項(xiàng)：

（1）語言準(zhǔn)確，表達(dá)清楚（2）忠實(shí)于洽談內(nèi)容

七、訂貨單

1、訂貨單的概念：訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)

2、訂貨單的特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴(yán)肅性

3、擬寫要點(diǎn)：

一般結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部

4、注意事項(xiàng)：

（1）制作訂貨單應(yīng)注明有效期限

（2）注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。金額巨大的大宗貨物交易，不宜用訂貨單，要考慮簽訂訂貨合同。

八、商品說明書

1、商品說明書的概念

2、商品說明書的內(nèi)容和特點(diǎn)（1）真實(shí)性（2）科學(xué)性（3）條理性（4）通俗性

3、擬寫要點(diǎn)

（1）簡(jiǎn)單商品說明書

標(biāo)題+正文+落款（2）復(fù)雜商品說明書

封面+目錄+概述+正文+封底

4、注意事項(xiàng)：

（1）如實(shí)介紹、真實(shí)可信]

（2）抓住特征，突出個(gè)性（3）語言簡(jiǎn)潔，通俗明了（4）設(shè)計(jì)新穎，美觀大方

收發(fā)文處理

一、繕印文書

1、文書繕印的含義：對(duì)文章進(jìn)行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作

2、要求

（1）文字準(zhǔn)確，字跡工整清晰（2）符合規(guī)定體式，頁面美觀大方（3）不隨意改動(dòng)原稿（4）裝訂齊整牢固（5）注意保密

3、工作程序：

（1）確定印刷的文書（2）確定印制格式（3）完成印制

（4）交付印制的文書

4、注意事項(xiàng)：

繕印應(yīng)建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時(shí)間、印制人姓名等項(xiàng)目

二、校對(duì)文書

1、含義：校對(duì)是根據(jù)定稿對(duì)文件校樣進(jìn)行核對(duì)校正

2、文書校對(duì)的內(nèi)容：

（1）校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字。（2）規(guī)范字體、字號(hào)。

（3）檢查版式、標(biāo)題是否端正，頁碼是否連貫，行、字距離是否勻稱，版面是否美觀。（4）檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)、計(jì)量單位、專業(yè)術(shù)語是否有誤。（5）檢查版式是否與文種格式統(tǒng)一，有無需調(diào)整和改版之處。

3、要求：

（1）把握原則，仔細(xì)校對(duì)。（2）認(rèn)真仔細(xì)、一絲不茍。

（3）校對(duì)文稿時(shí)正確使用校對(duì)符號(hào)。

（4）校對(duì)一般要進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次。

4、工作程序

（1）準(zhǔn)備好原稿和校樣。（2）選定校對(duì)方法。（3）核對(duì)校正。

5、注意事項(xiàng)

（1）注意對(duì)同音異體、字形相近的字的核查。（2）注意對(duì)數(shù)字、人名、地名的核查。（3）校出的錯(cuò)漏，要以規(guī)定的符號(hào)標(biāo)明。

三、用印

四、傳閱文書

1、文書傳閱的含義：在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

2、要求：

（1）迅速、準(zhǔn)確地將文書送達(dá)閱文人。

（2）文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工。（3）傳閱的順序是由管理層到一般人員。

3、工作程序

（1）確定傳閱對(duì)象

（2）選擇傳閱方式（06年11月）（3）傳遞文書（4）履行傳閱手續(xù)（5）檢查清理文件

4、注意事項(xiàng)

（1）嚴(yán)格傳閱范圍（2）嚴(yán)禁文件橫傳（3）控文件運(yùn)行

文檔管理

一、檔案的分類

1、檔案的分類的含義：按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。（06年11月）

2、常用的檔案分類方法

（1）分類法（06年11月）（2）組織機(jī)構(gòu)分類法（3）問題分類法

3、檔案分類方法的結(jié)合運(yùn)用

4、檔案分類的要求

（1）正確判定檔案文件所隸屬。（06年11月）（2）正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。

5、工作程序

（1）了解文件形成情況（2）分析檔案形成單位情況（3）選擇檔案分類方法（4）文件歸類

6、注意事項(xiàng)

二、檔案檢索工具的編制

1、檔案檢索工具的內(nèi)容（1）檔案信息存儲(chǔ)（2）信息檢查

2、檔案檢索工具的含義：揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。

3、檔案檢索工具的類型：歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、任命索引、全宗指南

4、工作程序

（1）選擇檢索工具（2）分析檔案的內(nèi)容（3）形成檔案條目

（4）構(gòu)成檢索工具

5、注意事項(xiàng)：

（1）檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具。

（2）為了滿足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。

三、檔案的鑒定

1、檔案鑒定工作的內(nèi)容：按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。（06年11月）

2、檔案保管期限：

永久

長(zhǎng)期：16—50年 短期：15年以下

3、檔案鑒定工作的要求

（1）逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容。（2）綜合分析文件的各方面特征。（3）結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值。

4、工作程序：

（1）判斷文件是否需要保存。（2）分析檔案價(jià)值。

（3）確定文件的保管期限。（4）對(duì)保管的檔案進(jìn)行復(fù)審。

5、注意事項(xiàng)

（1）經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù)。（2）對(duì)要銷毀的檔案要編制銷毀清冊(cè)。

6、檔案鑒定的意義

7、檔案鑒定的原則：

從整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。

四、檔案庫房及存儲(chǔ)檔案的管理

1、檔案保管工作的含義與內(nèi)容

2、檔案保管工作的要求

（1）做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵。（2）保持庫房的清潔衛(wèi)生。

3、工作程序

（1）了解檔案庫房的編號(hào)。

（2）熟悉檔案柜價(jià)的擺放與編號(hào)。（3）調(diào)節(jié)保管場(chǎng)所的溫濕度。（4）進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查。（5）進(jìn)行檔案流動(dòng)中的保護(hù)。

4、注意事項(xiàng)：

（1）庫房布局的安排（2）建立檔案保管制度

第四篇：秘書四級(jí)6

第二部分基礎(chǔ)業(yè)務(wù)素質(zhì)（５１～１２０題，共７０道題，滿分為７０分）

選擇題（５１～１２０題，每題一分，共７０分。每題有一個(gè)或多個(gè)答案正確，請(qǐng)?jiān)诖痤}卡上將所選的答案的相應(yīng)的字母涂黑。錯(cuò)選、漏選、多選，均不給分）

５１、下列選項(xiàng)中，（）不屬于簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)頭。

（A）簡(jiǎn)報(bào)名稱

（B）期號(hào)

（C）編印單位

（D）印發(fā)數(shù)量

５２、紅色反線的作用在于把眉首與（）部分隔開

（A）主體

（B）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

（C）發(fā)文字號(hào)

（D）版記

５３、議論的要素是論點(diǎn)、論證和（）

（A）論說

（B）論據(jù)

（C）立論

（D）駁論

５４、常用事務(wù)文書的制發(fā)過程，一般包括草擬、（）、定稿等。

（A）審核

（B）發(fā)文注冊(cè)

（C）登記

（D）歸檔

５５、公務(wù)文書文面結(jié)構(gòu)中的主體部分不包括（）

（A）文件名稱

（B）主送機(jī)關(guān)

（C）發(fā)文字號(hào)

（D）成文時(shí)間

５６、下列正確的承辦流程是（）

（A）簽收－拆封－登記－擬辦－批辦－分發(fā)－承辦－催辦－辦復(fù)

（B）簽收－登記－拆封－擬辦－分發(fā)－催辦－承辦－辦復(fù)

（C）簽收－拆封－擬辦－登記－分發(fā)－承辦－催辦－辦復(fù)

（D）簽收－拆封－擬辦－登記－分發(fā)－承辦－催辦－辦復(fù)－批辦

５７、承辦部門辦理完文件后，（）的必須執(zhí)行的手續(xù)

（A）對(duì)文件歸類管理，及時(shí)如檔

（B）及時(shí)將批復(fù)文件退回行政部，辦完以后歸檔

（C）督促有關(guān)部門抓緊落實(shí)

（D）組織相關(guān)人員傳達(dá)文件精神

５８、行政部門承辦的責(zé)任是（）

（A）監(jiān)督部門是否按程序辦文

（B）監(jiān)督部門是否傳達(dá)文件精神

（C）到一定的時(shí)間組織有關(guān)部門清退文件，按規(guī)定收回文件

（D）將文件按類歸檔

５９、按規(guī)定，某些公文在辦理完畢后應(yīng)銷毀，下列屬于銷毀范圍的是（）

（A）已辦理完的沒有歸檔和存查價(jià)值的公文

（B）特殊場(chǎng)合不立即銷毀有可能造成失密的公文

（C）被定為絕密的文件

（D）已過期的文件

６０、正確銷毀文件要求（）

（A）有秘書部門對(duì)已辦畢的公文進(jìn)行鑒定

（B）確認(rèn)文件并逐件核定造冊(cè)

（C）將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審批簽批

（D）在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點(diǎn)銷毀

６１、感謝信標(biāo)題的寫法有（）

（A）以文種作標(biāo)題

（B）用公文式標(biāo)題，即：發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋文種

（C）用雙標(biāo)題，即：正標(biāo)題＋副標(biāo)題

（D）以事由作標(biāo)題

62、感謝信的主要特征是（）

（A）真實(shí)性

（B）感召性

（C）渲染性

（D）權(quán)威性

63、把Windows98的窗口和對(duì)話框作一比較：窗口可以移動(dòng)和改變大小，而對(duì)話框（）

（A）既不能移動(dòng)，也不能改變大小

（B）僅可以移動(dòng)，不能改變大小

（C）僅可以改變大小，不能移動(dòng)

（D）既能移動(dòng)也能改變大小

64、在Windows98中，當(dāng)一個(gè)窗口已經(jīng)最大后，下列敘述錯(cuò)誤的是（）

（A）該窗口可以被關(guān)閉

（B）該窗口可以移動(dòng)

（C）該窗口可以最小化

（D）該窗口可以還原

65、在中文Windows98中，為了實(shí)現(xiàn)中文和英文輸入方式的切換，應(yīng)使用的組合鍵是（）

（A）Shift＋空格

（B）Shift+Tab

（C）Ctrl+空格

（D）Alt+F666、在Window98的“我的電腦”窗口中，若已選定硬盤上的文件或文件夾，并按了Del鍵和“確定”按紐，則該文件或文件夾將（）

（A）被刪除并放入“回收站”

（B）不被刪除也不放入“回收站”

（C）被刪除但不放入“回收站”

（D）不被刪除但放入“回收站”

67、在Word的編輯狀態(tài)，對(duì)當(dāng)前文檔中的文字進(jìn)行替換操作，應(yīng)當(dāng)使用的菜單的（）

（A）“工具”菜單

（B）“文件”菜單

（C）“視圖”菜單

（D）“編輯”菜單

68、在Word的編輯狀態(tài)，進(jìn)行字體設(shè)置操作后，按新設(shè)置的字體顯示的文字是（）

（A）插入點(diǎn)所在段落中的文字

（B）文檔中被選擇的文字

（C）插入點(diǎn)做在行中的文字

（D）文檔的全部文字

69、在Word的編輯狀態(tài)，選擇了文檔全文，若在“段落”對(duì)話框中設(shè)置行距為20磅的格式，應(yīng)當(dāng)選擇“行距”列表框中的（）。

（A）單倍行距

（B）1.5倍行距

（C）固定植

（D）多倍行距

70、能夠打印穿孔紙和多層紙張的打印機(jī)是（）。

（A）激光打印機(jī)

（B）針式打印機(jī)

（C）噴墨打印機(jī)

（D）一體機(jī)

71、下面關(guān)于復(fù)印機(jī)的使用常識(shí)中，錯(cuò)誤的是（）。

（A）使用復(fù)印機(jī)之前，最好開機(jī)預(yù)熱30分鐘左右，以保證機(jī)內(nèi)干燥

（B）復(fù)印機(jī)應(yīng)該安放在通風(fēng)換氣的地方，同時(shí)注意防熱防潮防塵防震

（C）當(dāng)復(fù)印機(jī)面板顯示紅燈信號(hào)是，應(yīng)該添加碳粉

（D）如復(fù)印機(jī)的背景有陰影，可能是復(fù)印機(jī)鏡頭有灰塵，用細(xì)棉干布擦拭即可

72、目前，人們通過互聯(lián)網(wǎng)可以獲得以下服務(wù)：（）

（A）搜索查詢資料

（B）遠(yuǎn)程醫(yī)療

（C）視頻會(huì)議

（D）電子支付

73、為提高書寫速度，可用物理學(xué)科符號(hào)“S”代表（）。

（A）貿(mào)易

（B）水平

（C）面積

（D）時(shí)間

74、“人定一”（人定勝天）采用了漢字速記中的（）略寫法。

（A）成語

（B）熟知

（C）詞組

（D）多音節(jié)詞

75、一家中外合資企業(yè)注冊(cè)資本為2億美元，根據(jù)我國(guó)有關(guān)法律規(guī)定，外方出資一般不得低于（）。

（A）0.5億美元

（B）0.6億美元

（C）1億美元

（D）1.2億美元

76、公司法的基本原則包括（）等。

（A）出資者所有權(quán)與企業(yè)法人財(cái)產(chǎn)權(quán)相分離

（B）公司自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧

（C）公司實(shí)行權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)、激勵(lì)和約束相結(jié)合的內(nèi)部管理體制

（D）公司必須依法經(jīng)營(yíng)，其合法權(quán)益受法律保護(hù)

86、換位思考是指（）。

（A）用他人的思維方式思考自己的問題

（B）從他人的思維角度來了解他人所提出的問題

（C）跳出自我模式進(jìn)入他人心境

（D）設(shè)身處地為他人著想

87、下行溝通的形式通常有（）。

（A）公司政策發(fā)布

（B）電子信箱

（C）談話與口頭提示

（D）會(huì)議

88、辦公室的光線應(yīng)達(dá)到的要求是（）。

（A）局部照明清晰

（B）燈光不閃爍

（C）光線直射計(jì)算機(jī)屏幕

（D）向陽的窗戶安裝窗簾

８９、辦公室中的安全隱患有（）。

（A）辦公室擺放檔案柜

（B）地面上有電話線拖曳

（C）站在旋轉(zhuǎn)椅上去東西

（D）消防栓放置在文件柜后

９０、秘書按上司的指令通知員工參加工作總結(jié)會(huì)，銷售員問能否不參加時(shí)，秘書最恰當(dāng)?shù)淖龇ㄊ牵ǎ?/p>

（A）回答“這樣不好”

（B）回答“不可以”

（C）請(qǐng)他“去問問上司”

（D）回答“我不知道”

９１、為安全起見，較重的裁紙刀最適宜擺放在辦公用品存儲(chǔ)柜（）。

（A）柜頂上面

（B）上層隔板上

（C）下層隔板上

（D）前面地上

９２、在（）之前，秘書不得給出保密信息。

（A）沒有確認(rèn)對(duì)方身份

（B）沒有確認(rèn)是否被授權(quán)

（C）沒有上司允許

（D）沒有經(jīng)過同事的同意

９３、企業(yè)對(duì)外保密的信息通常有（）。

（A）產(chǎn)品宣傳冊(cè)

（B）客戶的信息

（C）企業(yè)的標(biāo)識(shí)

（D）員工的工資

９４、秘書要對(duì)保密文件、資料自覺做好（）等方面的保密工作。

（A）接收

（B）傳遞

（C）保管

（D）發(fā)送

９５、秘書要認(rèn)真保管企業(yè)的印章，因?yàn)橛≌掠校ǎ┑淖饔谩?/p>

（A）修正

（B）憑證

（C）標(biāo)志

（D）保密

９６、秘書值班時(shí)要做好（）。

（A）電話記錄

（B）來訪記錄

（C）工作日志

（D）值班日記

97、秘書為某會(huì)議編制會(huì)議值班表時(shí)，表中內(nèi)容應(yīng)包括（）的姓名。

（A）帶班人員

（B）值班人員

（C）參會(huì)人員

（D）替班人員

在庫存保管工作中，辦公物品的擺放方法應(yīng)是（）。

（A）新物品置于舊物品的前面

（B）分量重的物品放下面

（C）小件物品放在大物品的前面

（D）體積大的物品放上面

103、確定會(huì)場(chǎng)大小需考慮的主要因素是會(huì)議的（）。

（A）規(guī)模

（B）主題

（C）級(jí)別

（D）時(shí)間

104、安排會(huì)議程序應(yīng)充分考慮（）。

（A）下級(jí)的意思是否得到滿足

（B）順序是否合理

（C）會(huì)議進(jìn)程是否緊湊

（D）會(huì)議各環(huán)節(jié)銜接是否科學(xué)

105、宏遠(yuǎn)公司在承辦市科技博覽會(huì)后，準(zhǔn)備招考記者招待會(huì)。秘書為總經(jīng)理答記者問準(zhǔn)備的資料應(yīng)包括（）。

（A）本公司技術(shù)、人員、設(shè)備的基本情況

（B）消費(fèi)者來信

（C）科技博覽會(huì)的基本情況

（D）本市科技發(fā)展的基本情況

106、會(huì)議記錄原稿通常要（）。

（A）予以銷毀

（B）統(tǒng)一編號(hào)

（C）進(jìn)行復(fù)制

（D）裝訂成冊(cè)

107、會(huì)議記錄漏記的內(nèi)容可以根據(jù)（）在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)充修正。

（A）記錄員的記憶

（B）錄音

（C）與會(huì)者的筆記

（D）主持人的意圖

108、從分類上說，開放參觀活動(dòng)可分為（）和組織參觀

（A）實(shí)物參觀

（B）展覽室參觀

（C）游覽參觀

（D）娛樂參觀

109、企業(yè)要根據(jù)開放參觀活動(dòng)的（）來安排參觀的內(nèi)容。

（A）規(guī)模

（B）規(guī)格

（C）形式

（D）主題

110、在開放參觀活動(dòng)中，可安排參觀者觀摩（）。

（A）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)設(shè)備和工藝流程

（B）生產(chǎn)區(qū)環(huán)境或營(yíng)業(yè)大廳

（C）企業(yè)員工教育和培訓(xùn)基地

（D）企業(yè)的后勤服務(wù)、娛樂、福利、衛(wèi)生等設(shè)施

111、一般性參觀常以（）和一般市民為邀請(qǐng)對(duì)象。

（A）員工家屬

（B）政府官員

（C）有利益關(guān)系的團(tuán)體

（D）同行業(yè)專家

112、開放參觀活動(dòng)中的解說和接待的準(zhǔn)備工作應(yīng)包括（）。

（A）制作并寄發(fā)請(qǐng)柬

（B）設(shè)立接待服務(wù)處

（C）準(zhǔn)備特殊參觀用品

（D）準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品

該文章轉(zhuǎn)載自無憂考網(wǎng)：

第五篇：秘書資料

征地拆遷檔案管理模式的報(bào)告

征地拆遷檔案是征地拆遷部門直接記述和反映拆遷工作，保存?zhèn)洳楹透鞣N拆遷文件材料的總稱。先將塔城市城市用地管理辦公室檔案管理模式報(bào)告如下：

一、基本情況

塔城市城市用地管理辦公室于1999年成立，二、領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，提高檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

三、落實(shí)經(jīng)費(fèi)，改善檔案硬件設(shè)施

四、落實(shí)人員，責(zé)任到人，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

五、健全制度，規(guī)范檔案管理

六、編制檢索工作和編寫年鑒資料

根據(jù)檔案綜合管理的有關(guān)要求，編制案卷目錄、全引目錄、人事任免專題目錄、專業(yè)職稱評(píng)聘專題目錄，表彰先進(jìn)專題目錄、聲像目錄、實(shí)物目錄等檢索工作。拆遷檔案室有《全宗介紹》、《大事記》等多種參考資料。

七、重視檔案的開發(fā)利用

學(xué)院自ＸＸＸ年復(fù)建就設(shè)立了檔案室，1990年10月正式任命檔案室為科級(jí)單位。目前我院檔案室保存了復(fù)建以來黨群、行政、教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)、出版、基建、外事、設(shè)備儀器、聲像十大門類的檔案，共計(jì)6103卷，照片3500余張。有專職檔案員4人，兼職檔案員25人。先后編制了4種檢索目錄，編印了7種材料，制定了《檔案管理辦法》等7個(gè)文件和有關(guān)的9項(xiàng)規(guī)章制度，以及檔案室主任、工作人員崗位職責(zé)，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化。1998年11月，經(jīng)省檔案局、省教育廳的專家組考核、評(píng)審，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了高校系統(tǒng)省一級(jí)水平；2003年11月經(jīng)省檔案局檔案工作考核組考核，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了省優(yōu)秀標(biāo)準(zhǔn)。2004年11月經(jīng)省檔案局專家組考核、評(píng)審，學(xué)院的檔案工作達(dá)到了省一級(jí)水平。2005年學(xué)院申請(qǐng)保持省一級(jí)水平。2006年學(xué)院正準(zhǔn)備接受國(guó)家教育部對(duì)本院本科教學(xué)水平的評(píng)估，因此繼續(xù)申請(qǐng)保持省一級(jí)水平。檔案方面的主要工作和體會(huì)是：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，加強(qiáng)管理，形成檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系

通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《__省檔案條例》、《普通高校檔案管理辦法》，學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識(shí)到，檔案是重要的信息資源，是學(xué)校的寶貴財(cái)富；檔案工作是反映學(xué)校管理水平、關(guān)系到學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)重要工作；只有把它納入到目標(biāo)管理的軌道，加大管理力度，才能推動(dòng)檔案工作更快、更好地向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化方向發(fā)展，才能促進(jìn)學(xué)校整體工作水平的進(jìn)一步提高。基于這一認(rèn)識(shí)，學(xué)院于1998年成立了由院長(zhǎng)任組長(zhǎng)、分管院領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任為副組長(zhǎng)、有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)為成員的院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)了對(duì)檔案工作的宏觀管理和具體指導(dǎo)。2000年4月，學(xué)院與原__省體育運(yùn)動(dòng)技術(shù)學(xué)院、原__省體育科學(xué)研究中心三家合并為新的__體育學(xué)院。根據(jù)這一新情況，學(xué)院又及時(shí)對(duì)院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員做了調(diào)整。2006年6月針對(duì)今年學(xué)院有關(guān)部門處科干部大范圍調(diào)整的情況，學(xué)院再次進(jìn)行了一次調(diào)整，進(jìn)一步加強(qiáng)了組織領(lǐng)導(dǎo)，理順了關(guān)系。

為了把檔案工作的各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處，把檔案工作的目標(biāo)責(zé)任下達(dá)到基層，提高部門領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的工作責(zé)任感，學(xué)院要求各部門的主要負(fù)責(zé)同志分管本部門的檔案工作，兼職檔案員具體負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預(yù)立卷、移交歸檔工作，檔案室具體指導(dǎo)基層的業(yè)務(wù)工作。目前學(xué)院已建立了有29人組成的專兼職檔案員隊(duì)伍，形成了完善的院級(jí)檔案綜合管理體系，為搞好檔案工作打下了堅(jiān)實(shí)的組織基礎(chǔ)。

為了加強(qiáng)檔案工作，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院建設(shè)和發(fā)展中的重要作用，學(xué)院擬定了《__體育學(xué)院2005?2010年檔案工作發(fā)展規(guī)劃（草案）》，并將其納入學(xué)院的“十一五”建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，認(rèn)真組織落實(shí)。院長(zhǎng)辦公室作為院檔案室的直接管理部門，每年的工作計(jì)劃和總結(jié)中，都把檔案工作單列一項(xiàng)，認(rèn)真部署，并在日常工作中抓好任務(wù)落實(shí)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高專兼職檔案員的素質(zhì)

加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案員的素質(zhì)是加強(qiáng)檔案工作的必要條件。近年來，學(xué)院注意把工作認(rèn)真扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、文化層次高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)的人員選拔到檔案員隊(duì)伍中來，使檔案工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)有了明顯提高。目前，全院專兼職檔案員中具有大專以上學(xué)歷的有24人，占檔案員總數(shù)的82.3%。為了提高檔案員的業(yè)務(wù)水平，學(xué)院還突出抓了兩方面的工作：一是加強(qiáng)專職檔案員工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。專職檔案員承擔(dān)著組織、協(xié)調(diào)全院檔案工作的職責(zé)，其業(yè)務(wù)水平和工作能力的高低直接影響著全院檔案工作的水平。為此，學(xué)院除了為檔案室訂《__檔案》、《學(xué)校檔案》、《中國(guó)檔案》、《中國(guó)檔案報(bào)》、《學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)》等業(yè)務(wù)書刊，組織他們進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以外，還積極支持他們參加國(guó)家和省檔案局舉辦的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)班，到兄弟院校和檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng)，使專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到了明顯提高。二是加強(qiáng)兼職檔案員的培訓(xùn)工作。兼職檔案員是檔案形成過程中承上啟下的“紐帶”，既接受院檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，又承擔(dān)著本單位日常檔案的收集、整理、預(yù)立卷、移交歸檔工作。他們的工作態(tài)度和能力如何直接影響到檔案的質(zhì)量和完整。為此，學(xué)院編印了《檔案工作文件匯編》，其中包括《__體育學(xué)院檔案分類法》，發(fā)給兼職檔案員人手一冊(cè)，供學(xué)習(xí)、參考；定期舉辦檔案員培訓(xùn)班，組織學(xué)習(xí)《檔案法》、《__省檔案條例》等上級(jí)有關(guān)的規(guī)章制度，邀請(qǐng)檔案工作專家作了“立卷的基本程序和方法”的專題講座等等。通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，收到了顯著成效，廣大兼職檔案員的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)大大提高。

（三）規(guī)范檔案管理，檔案設(shè)施日益完善

近年來按照上級(jí)有關(guān)文件精神，學(xué)院制定了檔案工作的一系列規(guī)章制度，并采取多種措施，把檔案管理列入了各單位的正常工作，保障了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。歸納起來，主要有四點(diǎn)：一是實(shí)行了學(xué)院的各項(xiàng)工作與檔案工作的“四同步”管理。即在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。學(xué)院把檔案工作納入單位工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到單位職工的崗位責(zé)任制。每年學(xué)院和院長(zhǎng)辦公室的工作計(jì)劃要點(diǎn)、總結(jié)中，都對(duì)檔案工作進(jìn)行專門部署和總結(jié)。二是建立和完善了文件材料的歸檔制度，并納入教學(xué)、科研、財(cái)會(huì)和管理人員的職責(zé)范圍內(nèi)，要求在每個(gè)重要會(huì)議召開、每項(xiàng)科技成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、重要儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)，專職或兼職檔案員都參與進(jìn)去，保證所形成的檔案完整、準(zhǔn)確。三是形成了院檔案室人員指導(dǎo)下的部門預(yù)立卷制度。按照上級(jí)文件和《__體育學(xué)院檔案管理辦法》中規(guī)定的各類檔案歸檔時(shí)間，院檔案室及時(shí)督促有關(guān)部門預(yù)立卷，使各類檔案在每年的6月底前基本完成了立卷歸檔。四是加大了對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作非常重視，1997、1998在學(xué)校經(jīng)費(fèi)緊張、各部門都需用錢的情況下?lián)艹鰧？顬闄n案室添置了有關(guān)設(shè)備，經(jīng)費(fèi)達(dá)7萬元之多；2002年又投入5萬多元購置了彩色激光打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、奔騰4系列臺(tái)式計(jì)算機(jī)、惠普激光打印機(jī)以及檔案管理軟件和去濕機(jī)；2005年又投入4000多元購置一臺(tái)彩色激光打印機(jī)。

（四）加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平

近年來，我們采取了一系列措施，加快檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程，加強(qiáng)檔案室自身建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。一是建立健全了檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。1998年3月，根據(jù)上級(jí)精神和本院實(shí)際，我們制定完善了《檔案管理辦法》、《檔案分類法》、《關(guān)于文書材料歸檔范圍和保管期限的規(guī)定》、《科研檔案管理?xiàng)l例》等7個(gè)文件和檔案的收集、整理、保管、鑒定與銷毀、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用、保密工作、檔案庫房管理等項(xiàng)規(guī)定，使檔案從形成到銷毀形成了一整套的制度，工作起來有章可循，有法可依。二是重視了檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。學(xué)院在處級(jí)以上干部會(huì)上、在檔案員培訓(xùn)班上以及在日常工作中，都提出了把好“三關(guān)”的問題，要求各部門負(fù)責(zé)人協(xié)助檔案員把好材料起草關(guān)、文件收集關(guān)、鑒定驗(yàn)收關(guān)。由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案員認(rèn)真負(fù)責(zé)，制度保障有力，近年來學(xué)院較好地完成了以科技檔案為主體的各門類檔案的立卷歸檔任務(wù)。1998年以來各類檔案歸檔率達(dá)到了100%，檔案的移交建立了完備的交接手續(xù)，歸檔文件完整率、準(zhǔn)確率達(dá)到98%以上。三是案卷質(zhì)量嚴(yán)格按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。1994年以來，學(xué)院檔案從目錄到封皮全部采用激光打印機(jī)打印，案卷格式達(dá)到了規(guī)范、統(tǒng)一，案卷的合格率接近100%。四是檔案保管條件明顯改善，1998年學(xué)院實(shí)行了檔案庫房、辦公室兩分開，2003年按照檔案局的要求，我們實(shí)行了檔案庫房、閱文室、辦公室三分開，庫房面積達(dá)50m2，閱文室16m2，辦公室32m2，庫房面積能夠滿足檔案的需要，還留有一定的余地，并采取了防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等措施，為庫房配備了溫、濕度測(cè)試儀、滅火器、空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)等項(xiàng)設(shè)施設(shè)備。

（五）加強(qiáng)服務(wù)工作，提高檔案咨詢和信息開發(fā)利用率

學(xué)院檔案室擁有二十多年的各門類檔案。近年來，學(xué)院利用檔案開展了多種形式的檔案咨詢服務(wù)和信息開發(fā)利用工作，取得了較好效果。檔案室已成為學(xué)院檔案的保管基地和查找利用的中心。1997年全省高校教學(xué)工作評(píng)價(jià)、1998年省級(jí)重點(diǎn)學(xué)科評(píng)估、2002年申請(qǐng)碩士授權(quán)單位、2003年高校畢業(yè)生就業(yè)工作評(píng)估、2004年高校德育評(píng)估、2005年成人教育評(píng)估、2006年本科教學(xué)水平評(píng)估等各項(xiàng)較大工作和重要活動(dòng)中，學(xué)院檔案室均提供了大宗檔案材料及數(shù)據(jù)，并承擔(dān)、參與編印了多種文件、材料匯編。在檔案利用效果方面，學(xué)院比較突出的有以下幾件：一是1997年省里分配教職工住房建設(shè)一次性補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)時(shí)，因未將省體育場(chǎng)的45人列在我院教職工數(shù)額之內(nèi)，所以少撥給我院12萬元，經(jīng)查1985年永久卷，找到了省政府1985年明確省體育場(chǎng)歸我院管理的文件。由此，省有關(guān)部門將少撥的經(jīng)費(fèi)全部補(bǔ)發(fā)給了學(xué)院。二是1992年學(xué)院與柴油機(jī)廠、自來水公司發(fā)生土地確權(quán)爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，三方各持己見，最后經(jīng)查找檔案找到了依據(jù)，使這一問題得到了較好的解決。三是1996年學(xué)院有幾處地界確權(quán)不清（如綜合樓以北、一號(hào)樓東北角等），與有關(guān)部門產(chǎn)生了爭(zhēng)議，經(jīng)查1985年有關(guān)檔案，省政府會(huì)議紀(jì)要上寫的很明確，這些地方歸學(xué)院使用。由此，使又一起爭(zhēng)執(zhí)得到了滿意的解決。近年來學(xué)院檔案室編制了4種檢索工具，建立了提供利用登記制度，按照檔案借閱規(guī)定，向有關(guān)部門提供了大批檔案材料，檔案人員調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。查全率、查準(zhǔn)率達(dá)98%以上，使檔案在為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)中發(fā)揮了積極作用。先后參與編撰出版了《崗位責(zé)任制匯編》、《__體育學(xué)院規(guī)章制度匯編》、《校慶30年紀(jì)念冊(cè)》、《校慶35年紀(jì)念冊(cè)》、《校慶35年畫冊(cè)》、《檔案工作文件匯編》、《1958?2002年大事記匯編》、《1998?2002年科研成果目錄匯編》、《德育工作評(píng)估資料目錄》、《德育工作文件制度匯編》、《德育工作理論與實(shí)踐研究成果叢書》、《__體育學(xué)院“一站五中心”工作制度匯編》、《__體育年鑒》和《__教育年鑒》__體育學(xué)院部分、建設(shè)和發(fā)展中的__體育學(xué)院（錄相帶）、2004年新的__體育學(xué)院（DVW）、__體育學(xué)院宣傳片（VCD）、2006年__體院新畫冊(cè)等，受到了領(lǐng)導(dǎo)和師生員工的好評(píng)。

三、存在的主要問題和今后打算

近年來學(xué)院檔案工作雖然取得了一定的成績(jī)，但也存在著不少問題，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是東校區(qū)的檔案目前只收集、保存了文書檔案，而大量的基建檔案和具有我院特色的運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽檔案均散落在各部門。二是我院檔案信息的開發(fā)利用比較薄弱，目前2001年之前的檔案信息因各種原因還未全部錄入，阻礙了檔案工作上層次。三是檔案網(wǎng)絡(luò)利用工作尚待進(jìn)一步努力。

為了進(jìn)一步做好今后的檔案工作，學(xué)院擬采取以下措施：首先，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)。積極組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)國(guó)家和省關(guān)于檔案工作的一系列法規(guī)、文件，深入貫徹落實(shí)《檔案法》和國(guó)家教委6號(hào)令精神，不斷加深對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。其次，加大檔案信息開發(fā)利用的力度，爭(zhēng)取院領(lǐng)導(dǎo)的支持，購置網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，短時(shí)間內(nèi)把檔案信息全部錄入，進(jìn)入學(xué)校的局域網(wǎng)，以方便全院的檔案查詢、利用，爭(zhēng)取每年編研出版一本年鑒或檔案匯編材料。第三，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和目標(biāo)管理。完善檔案工作目標(biāo)責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案收集、整理、分類、歸檔、銷毀等各環(huán)節(jié)的督促、檢查和指導(dǎo)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化，把我院的檔案工作提高到新的層次和水平，使檔案工作在為教學(xué)、訓(xùn)練、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)中發(fā)揮更大、更好的作用。

檔案集中統(tǒng)一管理是指由檔案部門對(duì)本單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其標(biāo)志：一是對(duì)全部檔案實(shí)行集中或相對(duì)集中管理，二是建立統(tǒng)一的檔案管理制度。從理論上講，該管理模式適合一切類型的企業(yè)，但從具體實(shí)施中往往受到企業(yè)規(guī)模、企業(yè)管理體制、企業(yè)技術(shù)水平的制約，集中統(tǒng)一管理的程度會(huì)有所差異。其優(yōu)點(diǎn)是：便于維護(hù)檔案的完整與安全，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心。

1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理?！稒n案法》第五條規(guī)定：“檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整安全，便于社會(huì)各方面的利用”。浙江省實(shí)施《中華人民共和國(guó)檔案法》第五條規(guī)定：“省檔案行政管理部門主管本省檔案事業(yè)，對(duì)本行政區(qū)域的檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)”，“市（地）、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案事業(yè)，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作實(shí)現(xiàn)監(jiān)督和指導(dǎo)”。國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)明確了檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)。各級(jí)檔案局是本行政區(qū)域的檔案行政管理部門，檔案館是檔案事業(yè)的主體，檔案室是檔案事業(yè)的基礎(chǔ)

3、定向收集，定期移交。《檔案法》第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定“屬于中央和省級(jí)、設(shè)區(qū)的國(guó)家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級(jí)檔案館移交”。據(jù)此可以看出，各綜合檔案館所保存的檔案為10至20年前形成的，即館藏信息揭示的是10至20年前本地區(qū)的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)部門規(guī)范性文件規(guī)定，按照專業(yè)需要設(shè)置各專業(yè)檔案館，負(fù)責(zé)收集和保管本專業(yè)的檔案。

4、期滿開放，有限利用。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法規(guī)定，各級(jí)各類檔案館保管的檔案，應(yīng)當(dāng)分期分批地向社會(huì)開放：建國(guó)前形成的檔案，自《檔案法》實(shí)施之日起向社會(huì)開放；建國(guó)后形成的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會(huì)開放；經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案，可以隨時(shí)向社會(huì)開放。上述所列的檔案中涉及到國(guó)防、外交、公安、國(guó)家安全等國(guó)家重大利益的，以及其它到期不能開放的檔案，其開放時(shí)間可以延長(zhǎng)至50年；滿50年開放仍有可能對(duì)國(guó)家重大利益造成損失的，可以繼續(xù)延期開放。中國(guó)公民和組織利用檔案，分為三個(gè)層次：一是持有介紹信、身份證、工作證等合法證明，可以利用已開放的檔案；二是利用檔案館保存的尚未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意；三是利用尚未向檔案館移交的檔案，須經(jīng)檔案保存單位的同意。

構(gòu)建全方位的檔案資源收集體系。一是依法進(jìn)行收集。二是積極向社會(huì)征集檔案。如西湖叢書的編纂，就將目光投向社會(huì)和民間，這也是一種有益的嘗試。三是建立電子文件歸檔制度。結(jié)合電子公文的推行和政府OA系統(tǒng)的運(yùn)行，將電子文件的歸檔納入機(jī)關(guān)檔案管理的基本內(nèi)容。四是開拓網(wǎng)上檔案收集途徑。目前各部門很多文件都上網(wǎng)，這為網(wǎng)上收集檔案提供了條件，檔案部門應(yīng)有專門人員瀏覽各部門的網(wǎng)頁，擇取有關(guān)的文件資料、檔案信息，轉(zhuǎn)錄到自己的數(shù)據(jù)庫中，以便存儲(chǔ)和提供利用。五是試行現(xiàn)場(chǎng)收集檔案方法。在特定的情況下，到事件發(fā)生的現(xiàn)場(chǎng)，把事物的形態(tài)，事情發(fā)生、發(fā)展的過程及其人物的主要活動(dòng)等記錄下來，真正掌握第一手的資料。六是構(gòu)建檔案資源收集保障體系。建議財(cái)政設(shè)立檔案征集專項(xiàng)資金，用于征集事關(guān)我市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的重要文獻(xiàn)、檔案；同時(shí)設(shè)立專門的檔案征集或捐贈(zèng)渠道，便于社會(huì)檔案的有效收集。