第一篇：第七章 辦公室禮儀

第七章 辦公室禮儀

辦公室禮儀是一項實用性很強的禮儀，即工作人員在日常工作中得以公認(rèn)、必須遵循的禮儀規(guī)范?，F(xiàn)代社會是一個越來越重視合作和交流的社會，在現(xiàn)代快節(jié)奏工作條件下，需要人際關(guān)系得和諧，更需要禮儀的潤滑。因而，掌握辦公室禮儀也是人們工作的重要內(nèi)容。

第一節(jié) 辦公室禮儀的內(nèi)涵

一、辦公室禮儀的含義

辦公室是人們開創(chuàng)事業(yè)、掌握信息、增進(jìn)友誼、實現(xiàn)價值，與上司和同事為了同一目標(biāo)共同奮斗的場所。因此，在辦公室里是有準(zhǔn)則可循的。所謂辦公室禮儀，就是指人們在辦公室里進(jìn)行公務(wù)洽談、協(xié)商、交接過程中以及與其他工作人員交往時，所要遵守的一系列禮儀要規(guī)范和準(zhǔn)則。

（一）辦公室禮儀是人們工作活動必須遵循的禮節(jié)

在任何機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位中，都有各種各樣的辦公場所。辦公室作為一個單位對內(nèi)對外的“窗口”，既是工作場所，也是進(jìn)行公務(wù)洽談、協(xié)商、交接場所。因此，辦公室禮儀既是處理日常事務(wù)的工作需要，也是社交的需要。現(xiàn)代辦公室禮儀，不論是對本部門、本單位的辦公、服務(wù)、發(fā)展等工作，還是對工作場所人員本身的生存和發(fā)展，都具有重要的作用。因此，辦公室禮儀是辦公室工作人員所必備的。

（二）辦公室禮儀是現(xiàn)代辦公文明的展現(xiàn)

禮儀是一種高尚、文明、令人賞心悅目的行為。辦公室人員講究禮儀對本人、對單位都有著特殊重要的意義。對人熱情誠懇，辦事耐心周到，態(tài)度以誠待人，不卑不亢，內(nèi)外一致，既可以顯示出對他人的尊重，也可以顯示出本人的品德修養(yǎng)，更可以顯示本單位的優(yōu)良作風(fēng)。只有這樣的以禮待人的行為方式，才能很好的發(fā)揮辦公室的重要的作用，才能成為真正的優(yōu)秀的“窗口”。

（三）辦公室禮儀是一種工作交往的藝術(shù)

辦公室是一個重要的工作場所，它是溝通上下級、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐和中轉(zhuǎn)站。單位領(lǐng)導(dǎo)的通知、指示，本單位的工作計劃通過辦公室下達(dá)。所屬單位執(zhí)行和運作情況，要由辦公室了解，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報。在本單位部門之間，辦公室發(fā)揮著平衡、協(xié)調(diào)的作用。它并不承擔(dān)本單位的具體業(yè)務(wù)工作，而是要全面了解、聯(lián)系、溝通各部門的工作。辦公室還要接洽所有外部事務(wù)，給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮重要的參謀、助手作用。正因為辦公室在工作及交往中有如此重要的地位，所以，在辦公室里運用好禮儀就顯得尤為重要。

二、辦公室禮儀的特點

辦公室是現(xiàn)代社會最為典型的工作場所，是單位或機關(guān)中為其領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的綜合辦事機構(gòu)，在單位或機關(guān)發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系、統(tǒng)籌全局的重要作用。因此，辦公室禮儀具有自己的特點。

（一）強調(diào)同事之間的平等

平等性是辦公室禮儀的一個重要特點。在辦公室里，同事之間是平等的、相互合作的關(guān)系。特別是在人格和尊嚴(yán)方面沒有高低之分，只有職位的高低和分工不同。因此，對待上司、同事、下屬要一視同仁，給予同等程度的禮遇，不應(yīng)因?qū)Ψ降纳矸?、地位、職?wù)以及與自己的關(guān)系親疏遠(yuǎn)近等方面的不同，而厚此薄彼區(qū)別看待。

（二）對他人的尊重

在辦公室里，必須以相互尊重為前提，尊重他人的人格，尊重他人的勞動，不妨礙或損害他人的利益。在工作上對人要誠心誠意，做到寬厚、寬容、大度。在辦公室的人際交往中，也要以尊重為原則，對待上司要尊重，有事多請示；對同事要尊重，密切合作關(guān)系；對下屬更要尊重，加強團(tuán)隊精神。只有人與人之間彼此尊重，才能保持和諧、愉快的人際關(guān)系。

（三）促進(jìn)人際關(guān)系和諧

在辦公室這樣一個特定的場合和人群中，人際關(guān)系錯綜復(fù)雜。其中包括與上司之間的關(guān)系、與同事之間的關(guān)系、與下屬之間的關(guān)系、與同行之間的關(guān)系和與客戶之間的關(guān)系等等。關(guān)系多而繁雜，必須認(rèn)真處理好，這就需要工作人員能掌握好這些人際關(guān)系的處理方法和原則。實際上，辦公室禮儀就是實現(xiàn)各種各樣人際關(guān)系和諧的行為規(guī)范。人際關(guān)系的處理是辦公室禮儀的核心部分，通過分析各種人際關(guān)系的實質(zhì)內(nèi)容，抓住處理關(guān)系的關(guān)鍵點，理順人際關(guān)系，促進(jìn)關(guān)系的和諧。

（四）提高工作的有效性

辦公室禮儀是通過協(xié)調(diào)人際關(guān)系，提升個人能力，進(jìn)而促進(jìn)工作順利發(fā)展。所以辦公室禮儀可以為辦公室工作人員提供工作場所的行為標(biāo)準(zhǔn)。這樣就可以使你在工作中避免一些不必要的麻煩，可以讓工作更為順利地開展。辦公室禮儀可以讓你了解到一些具體問題的處理方法，面對不同的工作情境用不同的方式來協(xié)調(diào)，這是在辦公室中的人所必須具備的一種生存技能。因此，掌握辦公室禮儀可以更好地處理各種關(guān)系，使自己的工作能達(dá)到事半功倍的效果，充分有效地發(fā)揮自身的優(yōu)勢。

三、辦公室禮儀的作用

對于辦公室的工作人員來說，了解基本的有關(guān)辦公室工作的禮儀知識，不僅是做好本職工作的一個重要的保障，也是越來越注重交際的現(xiàn)代社會的要求。因為辦公室禮儀對于自身的修養(yǎng)、工作的確立和單位的發(fā)展都有著很重要的作用，所以，辦公室禮儀受到越來越多的重視。

（一）優(yōu)化辦公環(huán)境

在辦公室里，個人與工作環(huán)境的協(xié)調(diào)要以“禮儀”作為橋梁，個人的“禮儀”影響辦公室的其他工作人員的工作，而其他工作人員的“禮儀”也影響個人的工作。要想讓自己工作舒心，環(huán)境發(fā)揮著重要的作用。同樣，辦公室里的人文環(huán)境也是非常重要的，辦公室成員的行為具有強大的約束力、推動力和感染力，人人講禮儀，人人懂禮貌，使人很自然地接受其教育和感化，使行為舉止文明規(guī)范。這樣就會在辦公室里形成良好的工作作風(fēng)，優(yōu)化辦公室環(huán)境，實現(xiàn)文明辦公。

（二）提高個人綜合素質(zhì)

在文明的辦公環(huán)境下，良好的工作風(fēng)氣可以使人精神振奮，心情舒暢。能充分調(diào)動和發(fā)揮大家的主動性、積極性、創(chuàng)造性，使各方面的工作得到順利開展，對實現(xiàn)工作目標(biāo)，完成任務(wù)起著推動作用。特別是在辦公室這樣一個公共場合中，禮儀行為將直接體現(xiàn)一個人素質(zhì)和修養(yǎng)?！霸撝v禮的時候你不講禮，人家說你沒有教養(yǎng)；不該講禮的時候你講禮，人家說你裝洋蒜?！币簿褪钦f在該講禮儀的時候就應(yīng)該知道怎么去做，而不是“不知者無罪”；不該講禮儀的時候就不能還是死板教條的按照禮儀來進(jìn)行，那樣會引起別人的反感。辦公室禮儀有助于提高個人的禮儀修養(yǎng)，使自己在工作中游刃有余。行為體現(xiàn)素質(zhì)，辦公室里行為的選擇直接體現(xiàn)個人的思想和素養(yǎng)。

（三）促進(jìn)事業(yè)順利發(fā)展

學(xué)習(xí)辦公室禮儀就是從自己的職業(yè)出發(fā)，通過協(xié)調(diào)人際關(guān)系，創(chuàng)造良好、文明的工作環(huán)境，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)順利發(fā)展。有調(diào)查顯示在成功人士中，大約有85%的人是依靠人際關(guān)系來取得成功的，只有15%的人才是依靠自己的專業(yè)技術(shù)取得成功的。也就是說在成功的過程中，人際關(guān)系所起到的重大的推動作用，是個人的專業(yè)技術(shù)所達(dá)不到的。和諧的人際關(guān)系能夠促進(jìn)事業(yè)的更快發(fā)展，辦公室內(nèi)部良好的人際關(guān)系與工作效率密切相關(guān)，所以掌握辦公室禮儀，可以為以后事業(yè)的成功和人際關(guān)系的拓展奠定基礎(chǔ)。總之，辦公室禮儀的學(xué)習(xí)有助于我們盡快的適應(yīng)工作，營造文明的工作環(huán)境，構(gòu)建和諧的人際關(guān)系，創(chuàng)造舒適的工作場所。同時，也有助于工作人員在工作中避免不必要的麻煩，提高工作效率。

第二節(jié) 辦公室常規(guī)禮儀

一、著裝禮儀

一個人的外表給他人的印象是十分深刻的。就企業(yè)而言，企業(yè)員工的著裝與服飾，反映著員工的精神面貌及企業(yè)的活力與生機。就員工個人而言，企業(yè)員工的著裝與服飾是否得體，則會直接反映其道德修養(yǎng)、審美意識和對事業(yè)所持的人生觀、價值觀，以及對工作的熱情和責(zé)任感等。在辦公室里服裝發(fā)揮著重要的作用，得體的著裝將迅速拉近與他人的關(guān)系，樹立良好的職業(yè)形象。辦公室的著裝禮儀分為三部分，包括著裝的整體要求、著裝的具體要求和著裝的禁忌。

（一）著裝整體要求

辦公室里的著裝不僅體現(xiàn)個人的形象，也體現(xiàn)公司的形象。因此，辦公室著裝要求得體整潔。辦公室著裝應(yīng)當(dāng)整齊，不允許又折又皺，不熨不燙；著裝應(yīng)當(dāng)完好，不應(yīng)又殘又破，不允許穿打補丁的舊衣服；著裝應(yīng)該干凈衛(wèi)生，對于各類服裝，都要勤于換洗，不應(yīng)允許其存在明顯的污漬、油跡、汗味與體臭。

日本的著名企業(yè)家松下幸之助從前不修邊幅，也不注重企業(yè)形象，因此企業(yè)發(fā)展緩慢。一次理發(fā)時，理發(fā)師不客氣地批評他不注重儀表，說：“你是公司的代表，卻這樣不注重衣冠，別人會怎么想，連人都這樣邋遢，你的公司會好嗎?”從此松下幸之助一改過去的不良習(xí)慣，開始注意自己在公眾面前的儀表儀態(tài)，生意也隨之興旺起來?，F(xiàn)在，松下電器的種類產(chǎn)品享譽天下，與松下幸之助長期率先垂范是分不開的。通過這個例子可以看出服裝的穿著得體在工作中的重要作用。當(dāng)穿著不得體不整潔的時候，往往讓其他的工作人員產(chǎn)生反感，不愿意與你一起合作，也讓你的上司很難放心地將工作交給你。因而，在工作場所、在辦公室里，要注意著裝的得體整潔，給自己一份信心，給別人一個好的印象，可以讓別的工作人員感受你的工作態(tài)度和工作效率，能提高自己的信任度。

（二）著裝的具體要求

個人的具體著裝在工作中發(fā)揮著重要的作用，主要是因為它體現(xiàn)著每個人的精神面貌與工作態(tài)度。如果在工作中對自己的著裝掉以輕心，將直接影響到其所在單位的整體形象。在辦公室著裝，不同的工作場合有不同的要求。

1、統(tǒng)一工作服裝

單位有工作服裝的，應(yīng)按照規(guī)定正確地穿著工作服裝?，F(xiàn)在不同的行業(yè)，根據(jù)職業(yè)特點設(shè)計統(tǒng)一著裝，不僅有助于公司職員形象整體性地體現(xiàn)，而且有助于增強員工的內(nèi)心責(zé)任感、榮譽感，激發(fā)員工的工作熱情。工作服裝是為體現(xiàn)身份或者方便工作的服裝，因此工作服裝只適合在工作崗位上穿著，下班后應(yīng)立即換上便裝，不要穿著工作服逛街、就餐、娛樂，尤其是公職人員更要注意。在工作服的穿著方面還有一個容易被忽視的細(xì)節(jié)：常有餐廳工作人員，甚至是廚師穿著工作服進(jìn)出公共廁所。這樣不僅會令顧客對餐廳的印象大打折扣，也是不符合食品衛(wèi)生規(guī)范的。此外，美容、餐飲等對衛(wèi)生要求較高行業(yè)的從業(yè)人員，去公共廁所前也都應(yīng)先換下工作制服。而且也不要穿著工作服到商場、車站等人員密集的場所。

2、常規(guī)服裝

在辦公室里著裝，如果沒有統(tǒng)一的工作服裝，男性應(yīng)以西裝為首選，女性應(yīng)當(dāng)以大方得體的職業(yè)套裝為首選。

（1）男士的著裝。男士在辦公室工作，穿戴要得體，著裝要規(guī)范。所謂得體，就是恰到好處，美在其中。所謂規(guī)范，就是著裝要合乎準(zhǔn)則，符合要求。在辦公室里，正確的著裝會給人“精神抖擻、意氣風(fēng)發(fā)”的感覺，充分顯示出你是充滿信心的一個人。而不得體的著裝，則會給人—種渙散萎靡，對工作和生活缺乏熱忱、缺乏信心、缺乏責(zé)任感的不良形象。因此，男士在著裝方面必須引起高度重視?，F(xiàn)在很多企業(yè)都規(guī)定，男士上班必須著西裝、打領(lǐng)帶、穿皮鞋。這充分說明男士在辦公室著裝方面已經(jīng)引起高度重視。

（2）女士的著裝。女士在辦公室工作時，得體的著裝與服飾，會給人精明能干、落落大方、可以信賴的感覺?，F(xiàn)在大多數(shù)女士都很會打扮，但是上班不同于休閑時間，不同于社交活動，穿著打扮不可以隨心所欲。因此，女士在辦公室工作的著裝與服飾要求，要以著套裝和套裙為宜。有調(diào)查顯示，80%的人認(rèn)為女士在辦公室穿套裝是合體的。女士在著裝的顏色選擇上，應(yīng)以單色為宜，圖案以小花為宜。

（三）著裝禁忌

在辦公室著裝不得體，往往很容易讓人把你的穿著和你的工作能力聯(lián)系起來，在評價你的時候，容易引起誤會，比如說“他這個人的工作能力和他的穿著一樣糟糕?！币蚨?，需要時刻注意自己的著裝。在辦公室里有一些著裝的問題是必須注意的：女性不要穿超短裙或過分“露、透、瘦”的服裝；男性不要穿背心、拖鞋到辦公室；進(jìn)入辦公室注意把帽子、大衣和手套脫掉；在辦公室工作期間，不論男女都不能穿大衣、風(fēng)衣；夏天不能赤腳，不能穿著拖鞋，穿涼鞋時一定要穿襪子；不能穿無跟鞋。

女性在工作場所還應(yīng)該注意以下問題：雖然女性應(yīng)該保持年輕的心態(tài)，但是在工作場合還是應(yīng)該保持一定的穩(wěn)重形象，不宜為了使自己看起來年輕而“過分打扮”。例如，以可愛款式的“娃娃裝”來裝扮自己。特別是夏天的時候，許多女性工作者不夠注重自己的身份，穿著頗為性感的服飾。在這樣的情況下，你的智慧和才能便會被忽視或埋沒，甚至還會被看成輕浮。因此，再熱的天氣也應(yīng)注重自己儀表的整潔大方。其實，成熟、職業(yè)化的服裝更容易被大家接受和認(rèn)可。目前，很多企業(yè)都已經(jīng)對企業(yè)員工的著裝作了具體的明文規(guī)定，員工的著裝問題已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)文化的重要窗口之一。因而，在辦公室中對于穿著服飾應(yīng)給予足夠的重視，不能因為自己的疏忽，而影響個人形象和企業(yè)形象。

二、舉止禮儀

舉止就是人們在外觀上可以明顯地被察覺到的活動、動作，以及在活動、動作之中身體各部分所呈現(xiàn)出的姿態(tài)。在一般情況下，它主要是由人的肢體呈現(xiàn)出的各種體態(tài)及其變化所組成。人的舉止往往表露著人的思想、情感以及對外界的反應(yīng)。所以，作為公司的工作人員就應(yīng)該時刻注意自己的舉止。

（一）行為舉止要規(guī)范

在辦公室中，舉止行為的選擇不僅體現(xiàn)著個人的修養(yǎng)，也體現(xiàn)著公司的精神面貌。因此，在辦公室基本的舉止姿勢要規(guī)范。

1、站姿

站立時要頭正、身直、收腹、挺胸，雙手自然下垂或體前相搭。站累了可以調(diào)節(jié)姿態(tài)，把身體中心輪流放在兩腿上，也可以輕輕地倚在某物體上。

2、坐姿

坐下時要輕坐、輕起。女性落坐更要輕穩(wěn)，如果是裙裝要收攏一下裙子。坐姿要正直、自然、放松。

3、走姿

行走時步幅要稍小，動作要輕捷、穩(wěn)重，從容不迫，不要奔跑，步幅不要過大，腳底不要蹭地面，走路不要左顧右盼東張西望，拐彎處要放慢速度。

4、進(jìn)出房間

出入辦公房間時，要輕輕的把門關(guān)上，不要用力過大。進(jìn)別人辦公房間時，不論房門是開或關(guān)，都應(yīng)當(dāng)用手指關(guān)節(jié)輕輕叩門，得到答應(yīng)后在進(jìn)入，不可貿(mào)然地進(jìn)入。

5、持文件姿

辦公室禮儀要求在攜帶文件時，以左手支持，放在胸部左側(cè)，再以右手抓扶文件。不要雙臂交叉將文件抱在胸前，更不要將文件挾在腋下。

6、致意禮儀

禮貌地致意是人們見面時必須遵守的禮節(jié)，它會給人一種友好愉快的感受，在辦公室內(nèi)常見的致意禮有點頭禮、握手禮和鞠躬禮。點頭禮是向長者、領(lǐng)導(dǎo)、同事及客戶表示致意和打招呼，行禮時必須充滿誠意。點頭時面部要略帶微笑，兩眼正視對方。如果是坐著行點頭禮時，應(yīng)微微欠身以表尊重。行握手禮要注意次序、握手的力度適中。鞠躬禮是為了表示對上司和同事的尊重，鞠躬時要面帶微笑，角度適中。

在工作中人們常會忽略一些基本的手勢禮儀，常常因一個小動作不規(guī)范而失禮，暴露出自己禮儀修養(yǎng)的不足。例如，最常用的舉手示意手勢，卻常被不規(guī)范地使用，顯得對人有失敬意。當(dāng)你接待和引導(dǎo)客戶時，正確的示意手勢應(yīng)該是除拇指外四指合攏，伸出手掌用指尖所指的方向示意。不能直接伸出食指，用一個指頭來引導(dǎo)或指示，尤其是在相互介紹的場合，最忌諱用一個指頭指著人向第三方介紹。此外，一些人習(xí)慣性地用手中正在拿著的筆，指點對方或做示意，這是不禮貌的，也是不符合禮儀規(guī)范的。

（二）對外接待要真誠熱情

在對外接待活動中，要始終保持真誠熱情。對于來訪的客人，不論對方來的人多少，來人地位高低，都要以禮相待，做到“來有迎聲，問有答聲，走有送聲”。

1、迎賓

見面致禮時要及時、主動。需要介紹時大方得體，需要握手的時候，及時恰當(dāng)。

2、問候

問清楚對方的身份、來意，根據(jù)客人的需要適當(dāng)安排，自己能辦理解決的，就盡力辦理解決，不能辦理的就應(yīng)該向有關(guān)人員轉(zhuǎn)達(dá)。

3、交談

交談時要認(rèn)真傾聽，積極交流，不能出現(xiàn)“看人下菜碟”的情況，對于來訪的客戶要一視同仁，不能“門難進(jìn)，事難辦，臉難看”。

4、送客

客人離開的時候，要熱情以禮相送，讓客人滿意而歸。

（三）對外活動文明要謹(jǐn)慎

對外活動要注重舉止合乎禮儀。一個人的舉止不僅是個人形象的代表，更重要的也是一個公司形象的展現(xiàn)。

1、準(zhǔn)時達(dá)到 參加對外活動的時候要及時到達(dá)，養(yǎng)成守時的習(xí)慣。如果參加會議最好比預(yù)定時間早到5分鐘，這最能體現(xiàn)效率原則。

2、熱情大方

舉止文明，熱情大方。在遇見同行時，要主動積極地打招呼、握手，避免不予理睬。而且態(tài)度要大方，熱情文明。

3、行為得體

在整個活動過程中，行為要得體。例如需要交換名片，要及時準(zhǔn)確地用右手或者是雙手交換，切忌用左手。

4、表達(dá)謝意

在活動中，對對方的到來或主辦活動充分肯定，并真誠表示感謝。

5、積極匯報

活動結(jié)束后，要積極的向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門轉(zhuǎn)達(dá)活動的主題和相關(guān)文件或很好地落實。

只要能熟練地掌握以上的舉止禮儀知識，就可以使自己在辦公室中表現(xiàn)得更加出色，與同事很快拉近距離，避免許多因不當(dāng)?shù)呐e止而引起的不必要的誤會，有助于提高個人的形象，也能提升個人的素養(yǎng)。

三、言談禮儀

言談禮儀是辦公室人際交往的一個重要環(huán)節(jié)。恰當(dāng)?shù)皿w的言談能有效地融洽人際關(guān)系，所以在辦公室里尤其要注意言談方面禮儀。

（一）語言規(guī)范

在辦公室里，言談交流要注意用語要高雅文明，熟練地掌握和使用謙敬語、客套話等，準(zhǔn)確禮貌地使用各種稱謂。說話的時候要把語調(diào)降低，音量不大不小，聲調(diào)不高不低，這樣可以讓別人感受到你的沉著穩(wěn)重，提高你的工作效率。說話語速要緩慢一些，吐字清晰，這樣可以讓你的表達(dá)清晰明了，讓同事放心地與你合作，也讓上司放心地將工作交給你。不說臟話、臟字，不說禁忌語，不嘻嘻哈哈，不隨便開玩笑。

(二)態(tài)度真誠

在辦公室的交談中，講話口氣一定要平等待人，親切謙和。不要端架子、擺派頭，以上壓下，以大欺小盛氣凌人，隨便就教訓(xùn)別人或者指責(zé)別人。如果你要人家遵照你的意思去做事，用商量的口氣會比較容易接受。譬如有一位主管要求屬下做事時，應(yīng)該用著商量的口氣說：“你看這樣做好不好呢？”他雖然站在發(fā)號施令的地位，可是他懂得人人都是不愛聽命令口氣的，所以盡量不用生硬的態(tài)度。

（三）表達(dá)流暢

在辦公室里與別人交談時，內(nèi)容要簡單化、條理化。這樣就可以使你的表達(dá)有條有理，思路清晰。應(yīng)力求言簡意賅，簡單明白，節(jié)省工作時間。長話短說，廢話不說，不要沒話找話說，也不要總是喋喋不休的說一點小事。繁言無要，要言不繁，是辦公室言談禮儀中的一條重要原則。信口開河、放連珠炮，都是不好的說話方式。信口開河并不表示你很會說話，相反，證明你說話缺乏熱誠，不負(fù)責(zé)任。至于說話像放連珠炮，那只有使人厭煩，因為你一開口，別人就沒有機會啟齒了，結(jié)果當(dāng)然是自討沒趣。

（四）善于傾聽

在辦公室里作一個冷靜的傾聽者，不但會受人歡迎，而且還逐漸知曉許多事情，讓你迅速熟悉自己的辦公場所。話多不如話少，話少不如話好，多言不如多知，即使千言萬語，也不及一件實事留下的印象深刻。多語會給人留下一種虛浮、不穩(wěn)重的感覺，但是作一個傾聽者，必須注意認(rèn)真分析自己所獲得的信息，以防被誤導(dǎo)。

（五）交談要注意互動

在辦公室不管你和公司內(nèi)部人員還是和客戶交談，都要注意與對方的言語、情感的互動和交流。當(dāng)你與別人談話的時候，如果你只是一大套一大套地把自己想好的話講出來，而不了解對方的看法和興趣，不能觀察對方對你說的話的反應(yīng)，就不能及時地了解對方心里的真實想法，也就不能讓對方及時地了解你的想法，那么你的交流就是失敗的。因而，在整個交談過程中，要時刻注意并保持與交談?wù)叩幕印?/p>

（六）言談禁忌

在辦公室這樣一個公共的環(huán)境中，言語表達(dá)的不恰當(dāng)，可能會引來麻煩，因而在交談的過程中要注意以下問題不能涉及。

1、工資收入

工資的收入往往就是個人能力和實力的象征，許多人特別是企業(yè)工作人員，不愿意向他人透露自己的真實收入情況。所以在辦公室談工資，給別人的感覺就是你在打探他們的底細(xì)。

2、私人關(guān)系 私人關(guān)系在這里主要是指個人關(guān)系的親疏。例如在同事面前表現(xiàn)出和上司超越一般上下級的關(guān)系，甚至炫耀和上司及其家人的私交。在公司里，很忌諱成幫成派，作為你的上司，他并不想讓別人知道他和你的關(guān)系，如果你在辦公室大談你們的“親密”，那么在以后的交往中他就會慢慢的疏遠(yuǎn)你。同樣也必須注意到公司上層領(lǐng)導(dǎo)之間不易察覺的內(nèi)在矛盾，大放厥詞一不小心就會把自己置身其中，成為公司內(nèi)部矛盾的犧牲品。

3、個人隱秘

你和同事僅僅是工作上的合作關(guān)系，是業(yè)務(wù)的往來。對于同事的隱私或者是自己的隱私都不要主動地探詢和泄露，因為那將會影響別人對你的個人評價，也容易被同事所厭煩。特別應(yīng)注意不要對別人的隱私廣而告之。例如，有一個剛剛畢業(yè)的小李到一家公司上班，使用的電腦是剛辭職的一名員工的，在小李打開電腦查詢資料的時候，不小心搜到了一份私人日記。好奇心促使他打開閱讀了，并邀請別的同事一起閱讀，于是公司上下很快都知道這件事。本來這件事情大家已經(jīng)知道的，就是沒有明了化，而小李不知不覺中成了這個隱性問題的犧牲者。到最后小李才知道日記中的女主人公就是自己的上司，于是小李就被無情地解雇了。無論是在公司內(nèi)，還是在公司外，談?wù)搫e人的私生活都是極其不禮貌的，輕者給人留下口無遮攔、辦事不慎重的印象，重則影響個人素質(zhì)的口碑。

第三節(jié) 辦公室日常工作禮儀

一、人際關(guān)系禮儀

根據(jù)哈佛大學(xué)、斯坦福研究所和卡耐基基金會所提供的調(diào)查報告顯示，要找到工作、保住工作或在崗位上得到晉升，85%取決于人際關(guān)系，而只有15%取決于技術(shù)知識和技能。人際關(guān)系禮儀是辦公室日常工作禮儀中的重要組成部分。良好的人際關(guān)系是舒心工作的必要條件，也是發(fā)展工作的所必須掌握的。在工作場所，一般需要處理的人際關(guān)系包括與上司的關(guān)系、與同事的關(guān)系和與下屬的關(guān)系等等。

（一）與上司的關(guān)系

上司往往是自己工作的引導(dǎo)者和指導(dǎo)者，與上司之間關(guān)系的好壞將直接影響到個人的工作能否順利開展。古人云：“伴君如伴虎?！彪m然是用來描述皇帝與周圍人的關(guān)系，但是，在處理與上司關(guān)系時，也可以作為借鑒?？傊?，在處理與上司的關(guān)系中，要時刻保持謹(jǐn)慎、細(xì)心、全面。

1、明確自己的角色

無論是在工作中還是在日常的交往中，都要明確與上司之間的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，時時刻刻對自己的所作所為有所約束。不僅在剛工作的時候要這樣，在工作穩(wěn)定之后也要這樣做。在取得上司的信任后，不要忘乎所以，應(yīng)該更加的本分、努力，做好本職工作。一定不要越過上下級的界線，言辭要時刻注意禮貌，不要在上司面前非議其他的同事，真正的好上司是非常反感你在他面前非議別人的。與領(lǐng)導(dǎo)相處時，應(yīng)把握好距離，不可太近，不能太遠(yuǎn)。太近會使人產(chǎn)生“媚上”的感覺，破壞自己的形象；太遠(yuǎn)會讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你高傲、冷模、目空一切。因此，必須把握好“度”。

2、盡職盡責(zé)

作為一名合格的職員，應(yīng)該把單位分配給你的任務(wù)做好，做一個本分的人。沒有一個上司不喜歡工作認(rèn)真的職員，同時也應(yīng)該注意，該由上司管的事情，作為下屬不應(yīng)該主動插手；應(yīng)該上司說話的場合，作為下屬不應(yīng)該搶先說話或說話太多。在工作上需要向上司請示的就請示，該匯報的就匯報，同時也不要超出自己的工作范圍，例如，小李在一家外企工作，他知道要在企業(yè)中站穩(wěn)或有良好的發(fā)展，必須與上司處理好關(guān)系。于是他就密切地關(guān)注老板的一舉一動。老板是一個外國人，有一次老板感冒了，他就買了感冒藥放在老板的辦公桌上。老板看見之后，問是誰買的藥，這個時候小李以為自己做得貼切，就毫不猶豫地站起來，結(jié)果老板卻說：“這不是你的職責(zé)，你分內(nèi)的事情做好就行了?！边@的確這不是小李的職責(zé)，他應(yīng)該做的就是自己的本職工作，而不是為老板服務(wù)。如果你是老板，可以設(shè)想一下，有哪個老板喜歡自己被下屬監(jiān)視，自己的一舉一動、隱私都被下屬洞察。因而在處理同上司之間的關(guān)系時，一定要恰當(dāng)?shù)靥幚砗茫獙ψ约旱墓ぷ鞅M職盡責(zé)，但是又不能越位。

3、了解上司

在辦公場所中，可以通過尋找與上司相同的樂趣、愛好等方式來拉近與上司之間的關(guān)系，通過共同的愛好來盡快地熟悉上司。因為共同的興趣可以使你在短時間內(nèi)拉近你和上司之間的關(guān)系，可以讓你更快地了解你的上司。了解上司之后就可以準(zhǔn)確把握上司對你的態(tài)度和意見，不至于在工作中產(chǎn)生誤會，同時也可以掌握更好的辦法，準(zhǔn)確有效地配合上司的工作，使自己的工作卓有成效。

4、善意對待上司的錯誤

在給領(lǐng)導(dǎo)提意見和建議時，應(yīng)該講究方式、方法?！敖馃o足赤，人無完人”。領(lǐng)導(dǎo)是人不是神，也有說錯、辦錯的時候，作為下屬來說，應(yīng)講究提意見或建議的方式、方法，既能達(dá)到目的，又不使領(lǐng)導(dǎo)反感或惱怒。作為下屬對領(lǐng)導(dǎo)的失誤不能采取消極態(tài)度，應(yīng)出于公心，敢于陳諫。但是要注意選擇適當(dāng)?shù)膱龊?，利用適當(dāng)?shù)臅r機，采取適當(dāng)?shù)姆绞?，不要急于否定，要因人而異?/p>

5、掌握匯報工作的方式和方法

向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況時，需要注意：認(rèn)真準(zhǔn)備；遵守時間，不能失約；用語準(zhǔn)確，句子簡練；語速適中，音量適度；匯報時間不宜過長；實事求是，有喜報喜，有憂報憂；匯報結(jié)束后，不能匆匆離開，應(yīng)注意退場禮儀。

（二）與同事的關(guān)系

同事之間工作各有分工，同時又講究“團(tuán)隊精神”，需要互相配合和協(xié)作。因而處理好與同事之間的關(guān)系也是十分必要的。

1、透明平等 不玩弄權(quán)術(shù)

在現(xiàn)代社會中，公司里都聚集了高文化高素質(zhì)青年人才，他們關(guān)心的是怎么樣才能通過最佳的合作達(dá)到資源的最好組合，帶來最多的效益。不僅在工作上這樣，在生活上也是如此，他們認(rèn)為這種新型的同事關(guān)系是互動互惠的。只有更多的了解，才能彼此和諧相處，并從中享受這種新型同事關(guān)系所帶來的好處和樂趣。

大家在一起工作，都討厭那些搬弄是非、玩弄權(quán)術(shù)或拉幫結(jié)派的人，愿意與那些有才氣且志趣相近的同事相處。許多行業(yè)需要的是團(tuán)隊的密切配合，同事之間時常一起加班研討，長時間的共處，彼此更為了解，往往成為知心朋友。這點與傳統(tǒng)的辦公室人際關(guān)系完全不同，不應(yīng)抱著同事是“冤家”的成見互相戒備，因為那樣的結(jié)果是將使你在工作中難以立足，發(fā)展艱難。

2、相互支持 加強團(tuán)隊精神

在同事之間，要團(tuán)結(jié)、友好、支持、真誠的互相幫助。在發(fā)生誤解和爭執(zhí)的時候，一定要換個角度站在對方的立場上想想，理解一下對方的處境，千萬不要情緒化，把不該說的話說出來。任何背后議論和指桑罵槐，最終都會在貶低對方的過程中破壞自己的形象，受到別人的排斥?，F(xiàn)在單位都講究團(tuán)隊精神，要正確恰當(dāng)?shù)靥幚砗煤屯轮g的關(guān)系，使自己盡快地容納到團(tuán)隊中。單槍匹馬的時代已經(jīng)過去，不善于協(xié)作的人，縱然是天才也無法獲得真正的成功。

3、交友有度 不涉及個人隱私

現(xiàn)代同事的生活方式、思想觀念大都比較前衛(wèi)，許多的隱私不喜歡讓別人知道，哪怕是最要好的朋友。所以不要輕易侵入同事的私人“領(lǐng)地”，除非同事自己主動向你說起。在同事看來，過分關(guān)心別人隱私是無聊、沒有修養(yǎng)的低素質(zhì)行為。這就意味著你與同事在一起相處，需要掌握交友的尺度，切勿介入他人的隱私。網(wǎng)上調(diào)查顯示，九成以上的人認(rèn)為“辦公室里隱私不宜說”。隱私本身是一個相對而言的概念，事實上在工作環(huán)境下，絕對只談?wù)摴乱彩且患豢赡艿氖?，同一件事情在一個環(huán)境中是無傷大雅的小事，換一個環(huán)境則可能非常敏感，所以在“吐露心聲”之前，請預(yù)想一下自己的言論能否為自己贏得同情或帶來危害，保護(hù)自己立于安全地帶。最重要的是，把握好同事間和平、互助、有距離關(guān)系的尺度，以寬容、平和的心態(tài)對待別人的隱私。

4、尋找相近的樂趣 增加親密度

當(dāng)代的企業(yè)職員們工作時不怕加班，閑暇時也懂得享受。他們想掙更多的錢，然后讓自己的生活過得更有樂趣。因而，在閑暇之余，喜歡與同事一起出去分享快樂，郊游、蹦迪、泡吧等等，內(nèi)容豐富多彩。所以不妨多找些與同事相近的愛好和樂趣，邀他們一起行動共同分享，借此增加彼此間的了解與親密。這不僅可以從中獲得更多的快樂和放松，緩解內(nèi)心的壓力，更有助于培養(yǎng)和諧的人際關(guān)系，促進(jìn)工作上的友好合作。

5、經(jīng)濟(jì)往來 AA制是最佳選擇

現(xiàn)代的工作人員，大多有穩(wěn)定的收入，樂于享受生活。所以同事之間會經(jīng)常聚會游玩，還會出現(xiàn)各種新型的生活組合，經(jīng)濟(jì)上的來往較多。最好的處理方法就是采用AA制，這樣同事之間更顯平等相待，都沒有經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)上也都承受得起。當(dāng)然，如果碰上同事有高興的事主動提出做東，就應(yīng)該配合對方，聚會時多說些祝賀的話，聚會完畢對同事的款待要及時表示感謝。

與同事相處．只要按規(guī)則處世，就會覺得輕松有樂趣，對你的事業(yè)和生活會有更多的益處。你完全可以懷著快樂的心情走到他們的中間，成為其中的一員，與他們?nèi)跒橐惑w。

（三）與下屬的關(guān)系

曾經(jīng)有一份調(diào)查顯示：“僅僅得到上司的賞識，而沒有得到下屬的支持，那只能說明你成功了一半，沒有下屬的尊重和支持，你的發(fā)展前途是有限的?！边@就充分說明在事業(yè)發(fā)展的過程中，處理好與下屬關(guān)系的重要性。

1、尊重下屬

在員工及下屬面前，領(lǐng)導(dǎo)者是一個領(lǐng)頭帶班的人。尊重下屬其實是尊重自己，因為員工們的積極性發(fā)揮得愈好，工作就會完成得愈出色，也可以讓你自己獲得更多的尊重，樹立開明的形象。在工作方面有地位和職務(wù)的高低，但在人格上都是平等的，因而下屬也有獨立的人格，領(lǐng)導(dǎo)不能因為工作中的上下級關(guān)系就不顧及下屬的人格，不能因為是下屬就可以隨意地指責(zé)或讓其受到不公正的待遇?！耙氲玫絼e人的尊重你就要首先尊重別人?！蓖瑯幽阆氲玫阶约合聦俚淖鹬兀蛻?yīng)該先尊重他們，使下屬變成自己忠實的擁護(hù)者，變成自己發(fā)展的一個后備團(tuán)體。

2、寬待下屬

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)心胸開闊，正確對待下屬的失禮、失誤，要用寬容的胸懷，盡力幫助下屬改正錯誤，而不是單一的批評、處罰，更不能記恨在心挾私報復(fù)。對于自己下屬犯的錯誤，要多多體諒，在公司領(lǐng)導(dǎo)面前應(yīng)該考慮下屬的利益，從下屬的立場出發(fā)為下屬多爭取機會，而不是僅僅就是指責(zé)懲罰。在互相交往中，要注意多使用“我們”來代替“我”，這樣可以緩和你與下屬職員的關(guān)系，使他們感受到你對他們的愛護(hù)。

3、深入下屬

領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常深入群眾，傾聽他們的心聲，體諒他們的困難，了解他們的要求。在合適場合下，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)采取公開的、私下的、集體的、個別的等多種方式引導(dǎo)下屬發(fā)表意見，了解下屬的愿望。這樣既可提高領(lǐng)導(dǎo)的威信，又可避免上下關(guān)系的緊張化。在遇見問題時要召開部門會議，讓員工參與到公司或部門的活動中，體現(xiàn)主人翁的精神。

4、愛護(hù)下屬

作為領(lǐng)導(dǎo)對下屬的長處應(yīng)及時地給以肯定和贊揚。例如接待客人時，將本單位的業(yè)務(wù)骨干介紹給客人；在一些集體活動中，有意地突出一下某位有才能的下屬；節(jié)日期間，到為單位作出重大貢獻(xiàn)的下屬家里走訪慰問等，都是愛護(hù)下屬的表現(xiàn)。這樣做可以進(jìn)一步激發(fā)下屬的工作積極性，更好地發(fā)揮他們的才干。相反，如果領(lǐng)導(dǎo)嫉賢妒能壓制人才，就會造成領(lǐng)導(dǎo)和下屬的關(guān)系緊張，不利于工作的順利開展。

二、環(huán)境禮儀

如果辦公人員走進(jìn)辦公場所時的情緒是積極的、穩(wěn)定的，就會很快進(jìn)入工作角色，這樣不僅工作效率高，而且質(zhì)量好；反之，情緒低落則工作效率低質(zhì)量差。情緒好壞與工作環(huán)境密切相關(guān)，如果辦公區(qū)內(nèi)是整潔、明亮、舒適的工作環(huán)境，員工便容易表現(xiàn)出積極的情緒，就會充滿活力，工作卓有成效。這就是環(huán)境因素對辦公人員工作效率的影響。

（一）辦公室桌面環(huán)境

辦公室的環(huán)境不僅影響辦公人員的工作情緒，也是辦公場所形象的代表。特別是辦公桌，是辦公人員接觸最多的地方，使首要的工作環(huán)境。

1、辦公桌面保持干凈整潔

辦公桌上禁止擺放與工作無關(guān)的個人用品，每天至少做一次保潔，做到窗明幾凈，地面無污物，桌面無灰塵。辦公室的桌椅及其它辦公設(shè)施，都需要保持干凈、整潔、井井有條。這些可以反映工作人員的精神面貌和工作態(tài)度。

2、辦公用品擺放整齊

辦公用品擺放整齊，桌面不得堆放與手頭無關(guān)的辦公用品，個人辦公桌及文件柜至少一個月清理一次，無價值或價值不大的東西一律丟棄。辦公用品是否整齊，直接反映一個人的工作效率和工作作風(fēng)。從辦公桌的情況就可以看到當(dāng)事人的狀態(tài)，會整理自己桌面的人，做起事來肯定也是干凈爽快。他們?yōu)榱烁行У赝瓿晒ぷ?，桌面上只擺放目前正在進(jìn)行的工作資料；用餐或去洗手間暫時離開座位時，應(yīng)將文件覆蓋起來；下班后的桌面上只能擺放計算機，而文件或是資料應(yīng)該收放在抽屜或文件柜中。

3、計算機硬件部分保持整潔

計算機硬件部分要保持整潔，鍵盤、屏幕擦拭干凈，確保正常運轉(zhuǎn)。不允許在計算機系統(tǒng)上安裝與工作無關(guān)的軟件，桌面須保留原系統(tǒng)設(shè)置，工作時間一律不得用計算機玩游戲或上網(wǎng)查看與辦公無關(guān)的信息。

4、辦公電話應(yīng)保持通暢

辦公桌上的電話是用來辦公的，要保持通暢。一般情況下，私事不允許用辦公室電話。在用電話時長話短說，一次不得超過三分鐘。

辦公室桌面環(huán)境的保持可以說是比較容易的事情，但堅持下來也是很困難的一件事。桌面上雜亂的文件、記事本，電腦上厚厚的塵土，亂丟的簽字筆，會讓一切看上去都毫無頭緒，負(fù)面的情緒稍一累積，就會勾起惰性的滋生。

（二）辦公室心理環(huán)境

辦公室環(huán)境的改善僅僅是提高工作效率的一個方面，而更為重要的往往是辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，尤其是心理素質(zhì)，這個觀點正在被越來越多的“白領(lǐng)”們所接受。

1、提高心理衛(wèi)生水平

在日常工作中，人際關(guān)系是否融洽非常重要。互相之間以微笑的表情體現(xiàn)友好熱情與溫暖，以健康的思維方式考慮問題，就能和諧相處。工作人員在言談舉止、衣著裝扮、表情動作中，都可以流露并體現(xiàn)出是否擁有健康的心理素質(zhì)。因而，辦公室內(nèi)的人際關(guān)系調(diào)節(jié)是需要在心理方面下一番功夫的。因為“精神沁染”從某種意義上說要比空氣、水質(zhì)、噪聲的污染更為嚴(yán)重。它會渙散員工工作的積極性，甚至影響工作效率、工作質(zhì)量。為此，在辦公室內(nèi)需要不斷提高心理衛(wèi)生水平。

2、選擇適當(dāng)?shù)男睦碚{(diào)節(jié)方式

當(dāng)生活或工作中遇到困難或挫折時，常常會出現(xiàn)心理困難甚至障礙，這就應(yīng)該進(jìn)行心理調(diào)整。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動關(guān)心員工，了解他們的處境，理解他們的心情。了解員工的情緒周期變化規(guī)律，根據(jù)工作情況，采取放“情緒假”的辦法：工作之余多組織一些文娛體育活動，既豐富了文化生活，又運用積極方式宣泄了不良情緒。有條件的可以建立員工心理檔案，并定期組織“心理檢查”，這樣可以“防微杜漸”，避免嚴(yán)重心理問題的產(chǎn)生。經(jīng)常組織一些“健心活動”，使工作人員能夠經(jīng)常保持積極向上、穩(wěn)定的情緒，掌握協(xié)調(diào)與控制消極情緒的技巧與方式。

三、辦公室溝通禮儀

辦公室溝通是建立良好人際的關(guān)系，舒暢的工作環(huán)境的關(guān)鍵，要善于使所處的辦公室環(huán)境處于—種良好的溝通狀態(tài)中。這并不意味著要喋喋不休地主張和表達(dá)什么，而在于與周圍工作人員之間的溝通，那么在溝通的時候就需要注意溝通的恰當(dāng)時機，用適當(dāng)語言和適當(dāng)?shù)膽B(tài)度說話。

（一）認(rèn)清自我是管理工作的基礎(chǔ)

自我管理應(yīng)該先從認(rèn)識自己開始，包括自我情緒的管理、工作效率的確立，以及個人處事風(fēng)格的建立等。自我管理的重點在于幫助自己與外在工作環(huán)境融洽共處，所以千萬不要一味展現(xiàn)自己，而與其他同事形成對峙的情形。一般而言，在語言溝通上要切記，多說“我們”而不是“我”，千萬不要讓對方覺得你過于自我，而無法接納他人的意見。而以“我們”作為開頭的語句，比較能讓對方感受到你愿意同舟共濟(jì)的誠意。

（二）向上匯報工作

管理不僅包括對下的傳達(dá)工作，也包括對上的匯報。如果一個主管可以成功地整合下屬，卻偏偏的得不到上層的允諾與支持，那么充其量他只能算成功了一半。同樣，也要讓你的主管感受到你是可以同心協(xié)力的工作伙伴，而不是動不動就“挑刺”的同事。要經(jīng)常向上級匯報請示工作，經(jīng)常溝通思想和情感。善意地溝通與勇敢地提出見解，才能建構(gòu)你與上司的良性互動。

（三）語言表達(dá)要得體

一個人說話，不僅是思想的表達(dá)，也體現(xiàn)出一個人的修養(yǎng)和文明程度。在辦公室與人交流時，既要注意環(huán)境，也要注意對象身份，更要注意把握尺度分寸，同時還要考慮對方的理解接受程度等等，盡力做到表達(dá)的恰當(dāng)?shù)皿w。

得體是指言語、行動等恰如其分。語言表達(dá)的得體是指根據(jù)溝通的語境使用語言，也就是根據(jù)溝通的外部語境（各種情境條件）、內(nèi)部語境（上下文）選用恰當(dāng)?shù)恼Z句來表情達(dá)意。得體是語言表達(dá)的基本要求，也是最高要求。說話得體可以改善人際社交的關(guān)系，強而有力的語言表達(dá)力是辦公室溝通成功的重要因素。提升個人的應(yīng)對溝通能力，改善說話表達(dá)的技巧，增強自信，有助于工作、社交及人際關(guān)系的發(fā)展。

第四節(jié) 辦公室通訊禮儀

一、電話禮儀

電話是人們在社會交往中使用最為頻繁、溝通最重要的渠道，是人們在生活和工作中所不可缺少的交際工具。在辦公室里，電話的使用方式不僅反映工作員工的個人形象，還可以反映一個公司的形象。

（一）打電話的禮儀

雙方打電話，總有一方為發(fā)起人，發(fā)起人為主動打電話者。在打電話的過程中掌握主動權(quán)。如果想給對方留下良好的印象，同時取得滿意的通話效果，就要注意打電話的時間和通話的內(nèi)容。

1、通話時間

通話時間的長短和恰當(dāng)與否直接影響到電話的效果。（1）打電話的時間。一般情況下，工作電話的時間不要選擇過早、過晚或?qū)Ψ叫菹⒌臅r間。應(yīng)該選擇在上班半個小時以后，下班半個小時以前，通常是8點半以后，與國外交流則應(yīng)選擇在9點以后。沒有特殊的事情，不要在節(jié)日、假日、用餐時間和休息時間給對方打電話。特別是半夜或清晨如果被電話吵醒，很容易引起對方的反感。

（2）注意時差。在業(yè)務(wù)的交往中，如果需要打國際性的電話，就要考慮到電話的時差問題。例如，中國同美國時差12個小時，北京下午3點對于我們來說正是陽光明媚的時刻，而美國人則是夢鄉(xiāng)溫柔的時刻。如果忽視時差打電話，把別人從睡夢中驚醒則是十分不禮貌的。

（3）通話的時間限制。在正常的情況下，在辦公室里打電話的時間最好不要超過三分鐘，在國外被稱為打電話的“三分鐘原則”。要求打電話者要有很強的時間觀念，抓住主題，在盡可能短的時間內(nèi)陳述通話內(nèi)容。因為時間過長造成電話占線，會影響辦公室的正常通訊。要講究效率，既節(jié)約自己的時間，也不要浪費他人的時間。

2、通話內(nèi)容

（1）事先準(zhǔn)備。在辦公室里每次打電話之前，尤其是打重要電話或國際電話，要提前做好準(zhǔn)備，把要找的人名和要談的內(nèi)容歸納成幾條，寫在紙上。這樣電話一通，就可以層次分明、有條有理地把要說的事情說明白，不會出現(xiàn)丟三落四的情況。

（2）內(nèi)容簡要。通電話時，在簡單的問候之后應(yīng)立即進(jìn)入主題，闡述通話內(nèi)容。通話內(nèi)容要簡明扼要干脆利索，不要吞吞吐吐東拉西扯，否則，既浪費時間，又給對方留下啰嗦的印象。

（3）及時告辭。作為打電話者，應(yīng)主動控制說話的時間，在簡述完自己的事情之后，要及時的告訴對方停止通話。特別是在辦公室里，沒完沒了的“燙電話粥”將暗示你是一個無事可做的人，或者是一個工作效率不高的人。

3、態(tài)度禮貌

（1）通話時要吐字清楚，語速、音量適中，語句簡短語氣親切，做到語言文明。先向?qū)Ψ降酪宦暋澳谩焙?，主動地介紹單位的名稱和自己的姓名，不要讓對方去猜。結(jié)束通話前，要說“謝謝”、“再見”。

（2）通話時要精力集中，嘴里千萬不要嚼東西，也不要一邊打電話一邊同旁人聊天，或一邊打電話一邊兼做其他事，給對方心不在焉的感覺。如果電話打錯了，要及時地向?qū)Ψ降狼福骸皩Σ黄稹薄ⅰ按驍_您了”等等。不可一言不發(fā)，或掛斷電話了事。通話過程中忽然中斷，按禮儀要求應(yīng)由打電話的一方立即再拔，并向?qū)Ψ秸f明情況表示歉意，而不應(yīng)該等接電話者把電話打過來。

4、舉止文明

打電話時應(yīng)站好或坐端正，舉止得體。不可坐在桌角上或椅背上，也不可趴著或者仰著，斜靠著或者雙腿高架著。打電話時的姿勢雖然對方看不見，但不良姿勢可以影響一個人的情緒和聲音。同時，在辦公室里姿勢不準(zhǔn)確，如果被同事看見，會有損個人風(fēng)度和形象。用電話要輕拿輕放。

（二）接聽電話禮儀

在通話的過程中，接電話的一方雖然處于被動的位置，但是在禮儀方面卻沒有主動、被動之分，同樣要十分注意禮儀規(guī)范，以保持良好的電話形象，更好地聯(lián)系、溝通。接聽電話可以分為本人接聽和代接電話，兩者都要按禮儀規(guī)范的要求去做。

1、本人接聽電話的禮儀要求

（1）及時接聽電話。電話鈴一響應(yīng)立即放下其他工作，及時接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法，就是說接電話以鈴響三次左右為最合適。在工作中，應(yīng)注意遵守這一做法，而不要故意拖延時間。時間長了沒有接起來，再接電話的時候就要向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>

（2）主動問好并自報家門。拿起話筒后，問候?qū)Ψ绞嵌Y貌的表示。自報家門則是為了讓對方驗證一下，是否撥錯了電活找錯了人。在辦公室里，可以只報單位和部門，不需要報上個人的姓名，在確認(rèn)電話正確的情況下，再選擇恰當(dāng)?shù)慕徽剝?nèi)容。

（3）集中精力積極呼應(yīng)。接聽電話時態(tài)度熱情友好，不要裝腔作勢冷落對方。要專心致志，不要心不在焉三心二意。電話結(jié)束時要主動說“再見”，客氣有禮貌。接聽電話時，如果有重要內(nèi)容要認(rèn)真做好筆錄，筆錄內(nèi)容要詳細(xì)。如果對方打錯電話，要耐心向?qū)Ψ秸f明，不要不耐煩甚至惡語相加。通話時電話中斷，要等待對方再次撥進(jìn)來，不要遠(yuǎn)離電話或者責(zé)備對方。

（4）掛電話的次序。按照電話禮儀的慣例，一般要主動打電話者掛斷電話，所以在對方?jīng)]掛斷電話時，接電話一方不要搶先掛斷。但是在工作中，在明確對方的職位和身份的情況下，應(yīng)遵守地位高者先掛電話的原則，以表達(dá)對對方的尊重。

2、代接電話的禮儀要求

（1）誠懇熱情應(yīng)答。代接電話時，不要出言不快或拒絕對方代找他人的請求。而應(yīng)該問清楚找誰后，用手輕捂話筒，請要找的接話人接聽電話。如果對方要找的人不在，應(yīng)該告訴對方此人暫時不在，去做什么，大約什么時候回來，請另選合適時間再來電話。不要輕易回答“人不在”、“不知道”之類的話。

（2）及時轉(zhuǎn)達(dá)。如果要找的人不在，需轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項，代接電話的人一定要認(rèn)真記錄，重要事項待對方講完之后，還應(yīng)該重復(fù)一遍，以驗證記錄是否準(zhǔn)確。同時，將自己的姓名告訴對方，讓對方放心。電話記錄應(yīng)包括通話者的姓名、單位、通話時間、內(nèi)容、是否回電話等內(nèi)容。代接的電話要及時傳達(dá)轉(zhuǎn)告，不要耽誤。

二、手機禮儀

手機在辦公室上起著舉足輕重的作用，但有的工作人員往往忽略手機的使用禮儀，這主要體現(xiàn)在手機常常不分場合地響起鈴聲，以及人們在各種場合都隨時用手機。隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，手機的使用越來越普遍，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和遵守使用手機的禮儀。

（一）不打擾別人

在辦公室里不可以旁若無人地使用手機。如果非要使用手機，切忌當(dāng)眾自說自話，盡量把自己的聲音壓低，絕不能大聲說話。不管是接電話還是打電話，特別是在辦公場合，都應(yīng)注意不能打擾別人。通電話的時候，聲音盡量要低沉、語速要慢一點，盡量在比較私人的場合下接電話。不能在工作場合大聲的喧嘩，“唯恐天下不識君”。

（二）置放到位

在一切工作場合，手機在沒有使用時都要放在比較合適的常規(guī)位置。盡量不要在沒使用的時候握在手里或是掛在上衣口袋外，應(yīng)當(dāng)將其放在恰當(dāng)之處。按照慣例外出之際隨身攜帶手機的最佳位置有兩處：一是公文包里，二是上衣口袋之內(nèi)。穿套裝、套裙時，最好不要將其掛在衣內(nèi)的腰帶上，否則撩衣取用時，容易出現(xiàn)不雅觀的情況。

（三）恰當(dāng)?shù)慕邮辗绞?。手機的鈴聲應(yīng)該悅耳、文明，音量要低沉，不能太大太小。不恰當(dāng)?shù)拟徛曉O(shè)置和彩鈴也會令你失禮于人。辦公室的工作人員由于崗位性質(zhì)的需要，應(yīng)該以穩(wěn)重的形象示人，因此在工作場合中，如果響起“爸爸，接電話”，“汪、汪”這樣的手機鈴聲不僅會顯得很不嚴(yán)肅，而且與自身身份不符。同樣，在工作期間如果有人撥打手機聯(lián)系公事時，卻聽到“我就不接電話呀，別人的電話我都接，我就不接你電話”這樣的搞笑彩鈴也是會令人反感的。

三、傳真禮儀

辦公交往中，傳真是一種迅速快捷的傳遞方式，是自動化辦公常用的重要形式。發(fā)送傳真信函時要注意使用傳真信函的禮儀規(guī)范。

（一）格式規(guī)范

正式的傳真必須有首頁，上面注明傳送者與接收者雙方的單位名稱、人員姓名、日期、總頁數(shù)等，這樣就可以讓接收者可以一目了然。如果不是非常正式的，也必須以3—1，3—2，3—3等方式注明，讓接收者一看就知道是三頁。如果其中某一頁不清楚或是未收到時，可以請對方再發(fā)一次，這樣可以節(jié)省雙方的時間。傳真最好使用白色或淺色信紙，有些人喜歡用深色信紙或是信紙上有黑色或深色的條紋，用這些信紙發(fā)傳真會浪費掃描時間。

（二）內(nèi)容齊全

正式的傳真信件必須像寫信一樣有禮貌，又必要的稱呼、問候語、敬語、致謝語、簽字等均不可缺少，尤其是信尾的簽字非常重要，因為簽字代表這封信是發(fā)信者同意才發(fā)出的，表示傳真信件的嚴(yán)肅性以及對對方的尊重。

（三）及時通報。

發(fā)送傳真之前可以向?qū)Ψ酵▓笠幌?，以免發(fā)錯。收到傳真后要盡快通知對方，以免對方不放心。這既是傳真的工作程序，也是一種文明禮貌。

四、電子信函禮儀

在電子郵件日益簡化和普及的今天，使用電子信函有一些禮儀細(xì)節(jié)也值得關(guān)注。在發(fā)電子信函的時候，需要遵守的禮儀規(guī)范有如下幾個方面：

（一）無毒傳送

送信前必須用殺毒程序掃描文件，以免不小心將“病毒”寄給對方。要是沒有把握，不妨將要發(fā)送的內(nèi)容剪貼到郵件正文中，避免直接用附件發(fā)送的方式。

（二）慎重處理文件

來歷不明的信件必須謹(jǐn)慎處理，若不確定最好先用殺毒程序掃描殺毒載查看，以防中毒。但不應(yīng)不予理睬。

（三）認(rèn)真撰寫

電子信函要認(rèn)真撰寫。信函要突出主題，行文要流暢，避免使用冷僻詞，并且做到簡明扼要。寄件時最好注明主旨，以便讓收件人一看便知道來信的要旨。雖然是電子郵件，但寫信的內(nèi)容與格式應(yīng)與平常信件一樣，稱呼、敬語一樣都不可少。

（四）不可濫發(fā)

電子信函不可濫用，現(xiàn)代人的生活、工作節(jié)奏很快，時間很寶貴，千萬不要用電子信函浪費自己和他人的時間。傳播垃圾信函是不道德的，既不要閱讀也不要傳播。

思考題：

1、請簡述辦公室禮儀的特點及作用？

2、辦公室里需要注意哪些方面的常規(guī)性禮儀？

3、請談?wù)勀銓ξ磥磙k公室交往是否有信心？如何處理好辦公室的人際關(guān)系？

4、請簡述如何正確的接打電話？

5、請簡述在使用傳真信函的時候需要注意哪些問題？

6、使用電子信函需要注意哪些問題？

第二篇：辦公室禮儀

文章標(biāo)題：辦公室禮儀

辦公室禮儀

公司內(nèi)應(yīng)有的禮儀規(guī)范

第一條職員必須儀表端莊、整潔。具體要求是：

1.頭發(fā)：職員頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性職員頭發(fā)不宜太長。

2.指甲：指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性職員涂指甲油要盡量用淡色。

3.胡

子：胡子不能太長，應(yīng)經(jīng)常修剪。

4.口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。

5.女性職員化妝應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，不宜用香味濃烈的香水。

第二條工作場所的服裝應(yīng)清潔、方便，不追求修飾。具體要求是：

1.襯衫：無論是什么顏色，襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢。

2.領(lǐng)帶：外出前或要在眾人面前出現(xiàn)時，應(yīng)配戴領(lǐng)帶，并注意與西裝、襯衫顏色相配。領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳。

3.鞋子應(yīng)保持清潔，如有破損應(yīng)及時修補，不得穿帶釘子的鞋。

4.女性職員要保持服裝淡雅得體，不得過分華麗。

5.職員工作時不宜穿大衣或過分雍腫的服裝。

第三條在公司內(nèi)職員應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢和動作。具體要求是：

1.站姿：兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔。兩臂自然，不聳肩，身體重心在兩腳中間。

會見客戶或出席儀式站立場合，或在長輩、上級面前，不得把手交叉抱在胸前。

2.坐姿：坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。要移動椅子的位置時，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐。

3.公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)點頭行禮表示致意。

4.握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。伸手時同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的，異性間應(yīng)先向男方伸手。

5.出入房間的禮貌：進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門，不能大力、粗暴。進(jìn)入房間后，如對方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看住機會。而且要說：“對不起，打斷您們的談話”。

6.遞交物件時，如遞文件等，要把正面、文字對著對方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著；至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。

7.走通道、走廊時要放輕腳步。

無論在自己的公司，還是對訪問的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

《辦公室禮儀》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀辦公室禮儀。

第三篇：辦公室禮儀

辦公室禮儀規(guī)范

職業(yè)生活并不意味著你要才氣橫溢，更重要的是在工作中要有一定的職場技巧，要掌握一種恰當(dāng)合理方式與人溝通和交流的方法，這樣你才能在職場中博得他人的尊重。下面簡單概括辦公室禮儀有如下幾點：

一、形象禮儀

1.女同事長發(fā)束起，不要披散著頭發(fā)，不化濃妝，可以薄施淡妝顯現(xiàn)氣色;男同事要修理好胡子、鼻毛，面部保持清潔，頭發(fā)梳理整齊；保持口氣清新。手部干凈，指甲修剪整齊，不涂抹鮮艷指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。

2.服飾要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強干為宜。男士秋冬最適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。夏天最好穿白色襯衣，男同事注意不要穿大方格或很花哨的襯衫;女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室。在辦公室工作時間，佩戴上標(biāo)有崗位職稱內(nèi)容的工作牌。

3.不能穿背心、短褲、涼拖或拖鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會分散他人注意力，叮當(dāng)作響的手鐲也不宜佩戴。

二、文明行為用語

1.在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。多用“您”而不用“你”.“您好”、“早安”、“再會”“謝謝”“值得考慮”、“可以理解”、“方便一下”之類的問候語，婉轉(zhuǎn)語要經(jīng)常使用，不厭其煩。

2.同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應(yīng)以姓名相稱。對上司和前輩則可以用職務(wù)來稱呼，最好不和領(lǐng)導(dǎo)在大庭廣眾之下開玩笑。

3.對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。行為要多加檢點。4.盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當(dāng)眾表演自己擅長的化妝術(shù)。如很想吸煙或 需要化妝，則應(yīng)去走廊或洗手間。5.無事不要竄崗，溜崗。禁止在辦公室看書報、長時間玩手機、吃零食、打瞌睡（中午午休時間除外）等。中午休息時間不能坐在辦公桌上或?qū)⑼日麄€翹上去擱在桌椅上。

6.接聽私人電話要離開辦公區(qū)域，不能影響同事的工作。此外，不可濫用公司的電話長時間聊天，或打私人長途電話。

7.要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿?、升降或他人隱私。

8.遇到麻煩事，要首先報告給上司，切莫委過或越級上告。團(tuán)結(jié)同事，尊重善待，不打小報告，不搬弄事非。

三、引見、接待禮儀

1.去別的辦公室要注意禮貌。一般既使要找的辦公室的門是開著的，也要先敲門，經(jīng)過許可，方可入內(nèi)。如遇要找的同事正跟他人商事，應(yīng)先退出回避，或稍后再去。

2.在別的辦公室里，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。不要亂動別人的東西。停留的時間不宜太久，除了部門開會。離開辦公室時應(yīng)帶走喝過的茶杯，放正座過的椅子。

3.職場引見的正確做法是將級別低的人引見給級別高的人。例如，你的首席執(zhí)行官是李總，而你要將一位叫做陳明行政助理引見給他，正確的辦法是“李總，我想引見您認(rèn)識陳明?！?/p>

4.接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己?；卮饋碓L者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。當(dāng)客人來到時，應(yīng)馬上放下手中的工作，并起立向來客問候致意。

5.如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是X總吧?我是X總的秘書XX，X總正在等您。

6.如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好!這里是XXX辦公室，我是XX部XXX，對不起，請問您貴姓?是哪個公司的?有什么事情嗎?”。明確對方身份、來訪目的后，應(yīng)立即通報領(lǐng)導(dǎo)。

7.如果客人需要等候一段時間，應(yīng)簡要說明原因，如：“對不起，X總經(jīng)理正在處理一件緊急事情，請您稍等一會兒。”然后安排好恰當(dāng)?shù)淖徽埧腿俗?，并為其提供飲水X等，以免冷落客人。

8.引導(dǎo)或陪同客人去面見領(lǐng)導(dǎo)時，到達(dá)接待室后應(yīng)將客人引至上座的位置上。引導(dǎo)就座時，長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，距離門遠(yuǎn)的為最佳的座位。

9.待客時，應(yīng)該為客人準(zhǔn)備茶水。通常以茶待客的方式較多。因此，應(yīng)掌握必要的敬茶禮儀。

(1)奉茶的方法。上茶應(yīng)在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側(cè)奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應(yīng)朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說“您請用茶”

(2)奉茶的順序。上茶應(yīng)講究先后順序，一般應(yīng)為：先客后主;先女后男;先長后幼。

(3)奉茶的禁忌。盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時機，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續(xù)水。

四、電話禮儀

1.電話鈴聲響過兩聲之后接聽。

2.接聽電話，左手持聽筒、右手拿筆準(zhǔn)備記錄。

3.在電話接通之后，接電話者應(yīng)該先主動向?qū)Ψ絾柡?，并立刻報出本公司或部門的名稱，如：“您好，這里是某某公司……” 4.確定來電者的身份。

5．聽清楚來電目的，電話的接聽者應(yīng)該弄清楚以下一些問題：本次來電的目的是什么？是否可以代為轉(zhuǎn)告？是否一定要指名者親自接聽？是一般性的電話行銷還是電話來往？公司的每個員工都應(yīng)該積極承擔(dān)責(zé)任，不要因為不是自己的電話就心不在焉。

6．注意聲音和表情

溝通過程中表現(xiàn)出來的禮貌最能體現(xiàn)一個人的基本素養(yǎng)，養(yǎng)成禮貌用語隨時掛在嘴邊的習(xí)慣，可以讓客戶感到輕松和舒適。因此，接聽電話時要注意聲音和表情。聲音好聽，并且待人親切，會讓客戶產(chǎn)生親自來公司拜訪的沖動。不要在接聽電話的過程中暴露出自己的不良心情，也不要因為自己的聲音而把公司的金字招牌踐踏在腳底下。

7．保持正確姿勢

接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出；大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使客戶感受到你的愉悅。

8．復(fù)誦來電要點

電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進(jìn)行核查校對，盡可能地避免錯誤。

9．最后道謝

最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客，以客為尊，千萬不要因為電話客戶不直接面對而認(rèn)為可以不用搭理他們。實際上，客戶是公司的衣食父母，公司的成長和盈利的增加都與客戶的來往密切相關(guān)。因此，公司員工對客戶應(yīng)該心存感激，向他們道謝和祝福。

10．讓客戶先收線

在打電話和接電話過程中都應(yīng)該牢記讓客戶先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客戶感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時，應(yīng)該禮貌地請客戶先收線，這時整個電話才算圓滿結(jié)束。

【案例】

以下為接聽電話禮儀的事例：臺灣林宇女士打電話給時光公司的高琦先生洽談事務(wù)。

同仁：時光公司，您好！請問您找誰？

林宇：請問高琦在嗎？

同仁：請問您是哪里？

林宇：我是臺灣林宇。

同仁：麻煩您稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)接，看他在不在。

林宇：謝謝您！

同仁：林小姐，很抱歉！高琦出去還沒回來呢！請問您有什么事需要我轉(zhuǎn)告他。

林宇：麻煩您幫我轉(zhuǎn)告高琦，錄像帶的腳本我已經(jīng)Mail到他的郵箱中，請他回來看看有沒有需要修改的地方。

同仁：好的，我會轉(zhuǎn)告高琦您已經(jīng)把腳本SEND過來了。

林宇：謝謝您！

同仁：不用客氣！

林宇：再見！

五、辦公桌用餐禮儀

在辦公室里用餐,使用一次性餐具,吃完立刻扔掉，不要長時間擺在桌子或茶幾上。如果突然有事情了，也記得禮貌地請同事代勞。容易被忽略的是飲料罐，只要是開了口的，長時間擺在桌上總有損辦公室雅觀，必須馬上清理。如茶水想等會兒再喝，最好把它藏在不被人注意的地方。

食物掉在地上，馬上撿起扔掉。餐后必須將桌面打掃一下。

在辦公室吃飯，時間不要太長。他人可能按時進(jìn)入工作，也可能有性急的客人來訪，到時候雙方都不好意思。在一個注重效率的公司，員工要自然形成一種良好的午餐習(xí)慣。

準(zhǔn)備好餐巾紙，不要用手擦拭油膩的嘴，應(yīng)該及時擦拭。嘴里含有食物時，不要貿(mào)然講話。他人嘴含食物時，最好等他咽完再跟他講話。

經(jīng)常整理一下桌面，辦公用品堆放整齊，下班椅子要推進(jìn)桌子下，保持辦公室的干凈清潔是員工的一種基本禮貌。

六、洗手間的禮儀

為了不影響公司的辦公環(huán)境，因創(chuàng)業(yè)園要求，本司男同事一律用走廊底的廁所，不可以亂扔煙蒂，手紙、女同事不可亂扔衛(wèi)生巾，便后一定要匆洗。做有文明有素質(zhì)的員工。

在洗手間遇到同事不要刻意回避，盡量先和對方搭話。千萬不要裝做沒看見把頭低下，給人不愛理人的印象。有的洗手間采用封閉的門扉，在有人敲門時，應(yīng)回答：我在里面!

七、電梯禮儀

電梯固然很小，但是在里面的學(xué)問不淺，充溢著職業(yè)人的禮儀，看出人的道德與教養(yǎng)。一個人在電梯里不要看四下無人，就亂寫亂畫，表達(dá)感受，搞的電梯成了廣告牌。隨同客人或晚輩來到電梯廳門前時，先按電梯按鈕;電梯抵達(dá)門翻開時，可先行進(jìn)入電梯，一手按開門按鈕，另一手按住電梯側(cè)門，請客人們先進(jìn);進(jìn)入電梯后，按下客人要去的樓層按鈕;行進(jìn)中有其別人員進(jìn)入，可主動訊問要去幾樓，幫助按下。電梯內(nèi)盡可能電梯內(nèi)盡量側(cè)身面對客人，不用應(yīng)酬;抵達(dá)目的樓層，一手按住開門按鈕，另一手并做出請出的動作，可說：“到了，您先請!”客人走出電梯后，本人立即步出電梯，并熱忱地引導(dǎo)行進(jìn)的方向。

禮儀：禮者，敬人也，是做人的請求，是尊重對方;儀，是方式，是要把禮表現(xiàn)出來的方式，兩者相輔相成，在職場活動中缺一不可。總之，職場禮儀是企業(yè)形象、文化、員工涵養(yǎng)職業(yè)素養(yǎng)的綜合表現(xiàn)，我們只要做好應(yīng)有的禮儀才干為企業(yè)在形象塑造、文化表達(dá)上提升到一個稱心的位置。最后套用球場上的名言送各位同事一句話，“你的老板或者客戶或許不會留意你的揮桿，不過他們絕對會在意你的表現(xiàn)以及其他行為舉止?！?/p>

2016.6.29 后勤部

第四篇：辦公室禮儀

辦公室禮儀

第一節(jié)同事之間的相處之道

與同事相處是職場的重要一課，與同事建立友好、融洽的關(guān)系是順利開展工作的基本前提之一。一些人與同事相處不好，甚至彼此不講話，久而久之就會在辦公室變得孤立無援，繼而影響工作的心情和效率。

1．樹立男女平等的意識

在當(dāng)今社會，男女同工同酬，彼此之間是平等的，所以不應(yīng)認(rèn)為自己是女士，就可以讓同事幫助自己干這干那，而是應(yīng)該樹立平等、獨立的意識，自己的工作應(yīng)盡量自己獨立完成。

2．規(guī)范禮貌的稱呼

對上級要用職務(wù)來稱呼，比如“李科長”，“王經(jīng)理”，而不能因為彼此熟悉了，就稱呼“老李”、“老王”。同事之間的稱呼也不能草率，一般以姓氏、名字相稱，而不要叫人外號。上下班在電梯里遇見同事，或者在茶水間遇見同事，要禮貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也應(yīng)該點頭示意，不能高傲地視而不見。

如果有同事因為表現(xiàn)優(yōu)異而獲得了表彰或升遷，應(yīng)該對他表示由衷的祝賀，而不是說一些尖酸刻薄的風(fēng)涼話，“嫉妒是人性最大的致命傷”，一個心懷嫉妒的人是不可能具有良好的人際關(guān)系的。

3．言行謹(jǐn)慎

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太瑣碎，否則久而久之，同事看到你就會掉頭走開，免得聽你訴苦。

喜歡打小報告的人在辦公室里是不受歡迎的，專打同事小報告，到最后只會落得孤立無援的地步。此外，我們不可在同事背后中傷或散布謠言，傷害同事形象。

【舉例】

秘書小張早上一上班就神秘兮兮地對大家說：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰了嗎？”別人都說不知道，小張得意地說：“我看到王經(jīng)理和一個女孩一起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長的還真不錯，你們說，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。小張回頭一看，傻眼了，王經(jīng)理正站在那兒。

有的秘書因為上司位居要職，就狐假虎威，趾高氣揚起來，逢人就講“那個做好了沒有，老板待會兒要，記得給我”，到處發(fā)號施令，儼然一幅老板的樣這樣做只會讓同事認(rèn)為你是小人得志。

4．工作積極主動

認(rèn)真工作的人總會受到大家的尊重，如果別的同事很忙，而自己比較空閑，這時就應(yīng)該主動伸出援手幫忙處理，而不能一副事不關(guān)己，高高掛起的樣子。

在工作中如果出了差錯，要主動承擔(dān)責(zé)任，一味的推卸責(zé)任只會獲得同事的鄙視和回避。

【舉例】

小張是剛進(jìn)入公司的大學(xué)生，他很聰明、能干，所以也有一些傲氣。一天，由于小張沒有經(jīng)驗，在做一個策劃案的過程中出現(xiàn)了錯誤，經(jīng)理對此很惱火，問他是怎么回事，小張不知該如何回答，這時秘書林小姐為他說了幾句話，主動承認(rèn)自己沒有及時提醒他，自己也有督導(dǎo)不周的責(zé)任，經(jīng)理這才平息了火氣，讓小張重新做一次。經(jīng)過這件事，小張非常感激秘書林小姐。

5．遵守公眾禮儀

辦公室是公眾場合，必須遵守公眾禮儀，首先，盡量不要在辦公室里抽煙，因為辦公室的空氣本來就很渾濁，抽煙會使空氣更加惡化，影響他人的工作。其次，有的人喜歡在辦公室把鞋子脫掉，這樣做非常不雅觀，而且有的人還有腳氣，使別的同事更加覺得難以忍受，如果一定需要讓腳輕松一下，可以自備一雙軟鞋在辦公室里換穿。

6．慎重對待辦公室戀情

辦公室戀情往往會招來議論紛紛，尤其是秘書容易與上司產(chǎn)生感情，當(dāng)這樣的戀情產(chǎn)生之后，一定要低調(diào)處理，不能因為自己與老板有了感情，就擺出一副老板娘的駕式，事實上，將來的事情誰也不能定論，給自己留一條退路才是明智之舉。

此外，感情是感情，工作是工作，辦公室戀情最忌諱的就是把工作和戀情混為一談。

【自檢】

秘書小李在工作中遇到了一些問題，請您幫小李作出正確的選擇。

（1）一位同事對秘書小李說：“小李，你能不能跟老板講一下，我都做了那么久，是不是該給我加薪了？”

回答ａ：好，沒有問題，下個月就給你加薪。

回答ｂ：我會向總經(jīng)理報告你的要求，有消息的時候，我會及時地通知你。

（2）辦公室里添加了一臺打印機，送貨員把打印機送來的時候，辦公室里的其他人都在忙，只有小李剛剛寫完報告，空閑下來。

做法ａ：等其他人忙完了，叫他們把打印機搬進(jìn)去、安裝好。

做法ｂ：既然自己搬得動，就自己動手把打印機搬進(jìn)去、安裝好。

（3）小李與男朋友昨天約會的時候有些不愉快，直到今天來上班，小李的情緒還是不好，這時老板讓小李把一份資料整理好。

做法ａ：雖然心里難過，但是不應(yīng)讓感情上的情緒影響了工作，還是應(yīng)該認(rèn)真地做好工作。

做法ｂ：因為情緒不好，所以不想做事，讓老板把工作交給別人去做。

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見參考答案2－

1第二節(jié)要有敬業(yè)精神

1．端正工作態(tài)度

工作是一個人的生活基礎(chǔ)，按照馬斯洛的需求理論，工作也是一個人高層次的需求。人們常說，“認(rèn)真工作的女人是最美麗的”，因此我們首先要端正工作態(tài)度，才能做到認(rèn)真工作。有的秘書抱著“我只是暫時當(dāng)秘書，做到結(jié)婚就辭職”的想法，這種想法是工作上的致命傷，使得人們不能專心于工作。

事實上，在當(dāng)今社會，不少女性即使結(jié)了婚，也保持著經(jīng)濟(jì)、工作上的獨立性，而且在工作上做得非常出色。

當(dāng)然，秘書行業(yè)也有男性，一些男士當(dāng)秘書也可能會有自己的想法，那就是希望多學(xué)一點經(jīng)驗，以后可以開拓自己的事業(yè)。不管怎樣，只有重視自己的工作，端正工作態(tài)度，才能把工作做好。

2．樹立專業(yè)形象

我們已經(jīng)提過秘書的形象很重要，所以建立一個專業(yè)形象是一位優(yōu)秀的秘書必須做到的事情，具體來說就是要有高雅的言談舉止，不過于做作，不流于俗套；有整潔大方的外表，不邋遢，不濃妝艷抹；有豐富的崗位知識和工作經(jīng)驗等等。

需要提醒的是，哭并不是解決問題的法寶，不少女性經(jīng)常遇到一點問題或者被上司稍微批評就掉眼淚，這也許是習(xí)慣，也許是想用眼淚來解決問題，不管哪種原因都不應(yīng)該用哭來解決問題。工作不順利說明自己的能力不足，能力不足就該加強學(xué)習(xí)。

第三節(jié)指令的接受與匯報

指令的接受

1．接受直接上司的指令

一位有經(jīng)驗的秘書，知道如何得體、高效地接受上司的指令。一般來說，接受指令有三個步驟：

?清晰地響應(yīng)，并即刻前往

聽到上司的招喚，應(yīng)該清晰地響應(yīng)，并即刻前往，但是如果秘書當(dāng)時正在處理賬冊或者公司的機密文檔，則應(yīng)該先把這些文檔收拾好，放進(jìn)抽屜或保險柜，以免因為自己的疏忽而造成公司機密外漏。

?向主管詢問應(yīng)辦事項

在進(jìn)入主管辦公室之前應(yīng)先敲門，得到回應(yīng)后，才可進(jìn)去接受指令，同時要面帶笑容，誠懇地向主管詢問：“請問您有什么事情要辦嗎？”

?逐條記錄應(yīng)辦事項

對于主管交代的事情，秘書應(yīng)逐條記錄下來。當(dāng)主管交待完畢后，如果仍有疑惑應(yīng)馬上請示，不可一知半解地離去，否則工作就無法順利開展。此外還應(yīng)詢問上司是否還有其他指示，并且表明：“我會馬上去辦您交待的工作，請放心。”

【舉例】

林秘書的上司交待她，明天上午有一個公司要來參觀，總共有10個人，讓林秘書準(zhǔn)備午餐。上司交待完了之后，林秘書問：“總經(jīng)理，請問這10位客人中有幾位高級主管？有沒有素食的？我們是否要準(zhǔn)備贈品？”上司回答了一些問題，但有些問題上司也不知道，林秘書就自己去尋找答案，保證做到最充分的準(zhǔn)備。

2．接受其他部門主管的指令

一個公司里有很多部門，一個部門有可能有幾位主管，有的主管可能會跨部門指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般來說，秘書最好先向自己的直接上司請示，如果本部門暫時沒有事情要辦，上司同意秘書去幫忙的話就可以去，如果自己部門的事務(wù)非常繁忙，則盡量不要接跨部門的工作，以免影響到自己的分內(nèi)工作，如果礙于情面勉強應(yīng)允，卻又不能如期完成，會讓人懷疑你的工作能力和誠信。

【自檢】

分析下面的案例，回答問題。

秘書小李最近一段時間特別忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。這天，另一個部門的主管說：“李秘書，麻煩你幫我處理這份資料好嗎？”小李硬著頭皮答應(yīng)了，只好又開夜車。

小李的做法是否正確？為什么？如果你是小李，你會怎么做？

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見參考答案2－

2指令的匯報

秘書在接受上司的指令之后，不僅要及時的落實工作，還要定期向上司匯報工作的進(jìn)展和成果，不能出現(xiàn)“黃鶴一去無音訊”的局面。

?匯報的時間

何時進(jìn)行匯報？隔多長時間進(jìn)行匯報一次？這要根據(jù)上司的習(xí)慣來決定，如果上司喜歡了解工作過程，秘書就要經(jīng)常向上司匯報每一階段的工作進(jìn)展；如果上司只重視最后結(jié)果，秘書則可以等工作告一段落后再向上司匯報。

?匯報的方式

如果工作比較簡單，秘書可以采用口頭匯報的方式，直接向上司匯報工作的結(jié)果。如果工作比較復(fù)雜、耗時長、范圍廣、影響大，則應(yīng)進(jìn)行書面匯報，把工作成果寫成報告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。有時候，還要召開專門的匯報會議，這時必須事先準(zhǔn)備好充分的輔助工具，如制作投影片、幻燈片或海報等等。

【舉例】

林秘書在接受了上司的指令后，立即著手落實，下午林秘書向上司匯報說：“報告總經(jīng)理，明天的午餐我已經(jīng)定好了，在××酒店的二層××廳，這是我定的菜單，您看是否合適？此外，我已經(jīng)通知了行政部、業(yè)務(wù)部的主任，他們明天早上9點會準(zhǔn)時到會議室，現(xiàn)場也已經(jīng)準(zhǔn)備好了，我剛剛?cè)パ惨暳艘幌?，很干凈?！?/p>

【本講小結(jié)】

本講介紹了辦公室禮儀。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹立獨立意識、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、工作積極主動、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個角度強調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進(jìn)行匯報，分析了匯報的時間、匯報的方式，并指出匯報時的注意事項。在學(xué)習(xí)了本講的知識之后，要運用于實際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會發(fā)現(xiàn)，只是一點小小的改變，就會帶來很大的成果。

【心得體會】

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第五篇：辦公室禮儀

在辦公室工作，服飾要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強干為宜。男士最適宜穿黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝領(lǐng)帶。女士則最好穿西裝套裙、連衣裙或長裙。男士注意不要穿印花或大方格的襯衫；女士則不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，否則使內(nèi)衣若隱若現(xiàn)很不雅觀。

在辦公室里工作不能穿背心、短褲、涼鞋或拖鞋，也不適合赤腳穿鞋。戴的首飾也不宜過多，走起路來搖來搖去的耳環(huán)會分散他人注意力，叮當(dāng)作響的手鐲也不宜戴。

在辦公室里對上司和同事們都要講究禮貌，不能由于大家天天見面就將問候省略掉了。“您好”、“早安”、“再會”之類的問候語要經(jīng)常使用，不厭其煩。同事之間不能稱兄弟道弟或亂叫外號，而應(yīng)以姓名相稱。對上司和前輩則可以用“先生”或其職務(wù)來稱呼，最好不同他們在大庭廣眾之前開玩笑。

對在一起工作的女同事要尊重，不能同她們拉拉扯扯、打打鬧鬧。在工作中要講男女平等，一切按照社交中的女士優(yōu)先原則去作未必會讓女同事高興。

行為要多加檢點。盡量不要在辦公室里吸煙，更不要當(dāng)眾表演自己擅長的化妝術(shù)。如很想吸煙或需要化妝，則應(yīng)去專用的吸煙室或化妝間。若附近沒有這類場所，則只好借助于洗手間。

辦公時間不要離開辦公桌，看書報、吃零食、打瞌睡一定會引起上司的不滿。私人電話接起來沒完沒了會招致同事們的白眼，而坐在辦公桌上辦公或?qū)⑼日麄€翹上去的樣子都是很難看的。

要避免口銜香煙四處游蕩，不要與同事談?wù)撔剿?、升降或他人隱私。遇到麻煩事，要首先報告給頂頭上司，切莫委過或越級上告。在外國老板面前打同事們的小報告，常會被當(dāng)作不務(wù)正業(yè)，弄不好會搞掉自己的飯碗。

接待來訪者要平等待人，而不論其是否有求于自己。回答來訪者提出的問題要心平氣和，面帶笑容。絕不能粗聲大氣，或者以拳頭砸桌子來加重語氣。

去別的辦公室拜訪同樣要注意禮貌。一般需要事先聯(lián)系，準(zhǔn)時赴約，經(jīng)過許可，方可入內(nèi)。在別的辦公室里，沒有主人的提議，不能隨便脫下外套，也不要隨意解扣子、卷袖子、松腰帶。未經(jīng)同意，不要將衣服、公文包放到桌子和椅子上。公文包很重的話，則放到腿上或身邊的地上。不要亂動別人的東西。在別的辦公室停留的時間不宜太久，初次造訪以20分鐘左右為準(zhǔn)。

來源：萬策智業(yè)網(wǎng)