第一篇：關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

關(guān)于行文規(guī)范及管理辦法

為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和提高公文質(zhì)量，確定文件編號辦法，為各種文件的收發(fā)、存檔工作奠定基礎(chǔ)；確定公司重要信息披露載體的格式、樣式，樹立公司管理形象。做到政令暢通，令行禁止，正確指導公司的各項工作，適應公司的快速發(fā)展特制定本辦法。

通過此辦法的實施，達到各種文件可追溯，各級文件有保管，全部文件受控的目的。

一、紙型、紙質(zhì)

復印紙A4型。

二、封面

文件材料10頁以內(nèi)的一般不加封面，確需加封面的材料可以加上，如規(guī)劃、綱領(lǐng)性文件、規(guī)章制度、材料匯編等。封面可使用必要公司的統(tǒng)一VI形象(文字和徽標)，但不宜用花邊和圖案。加封面的材料同時應加封底。

三、書寫要求

（一）標題使用2號宋體加黑，頂行。

（二）副標題居中排列，使用3號宋、仿宋或楷體，但不與正文字體重復，破折號占2格。標題單獨成行時，均無需標點。

（三）正文使用4號仿宋。每段文字前空兩格，第2行起均頂格。不提倡正文內(nèi)標題使用加粗或藝術(shù)字體，如行書、隸書、魏書、細圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等，以保持文面嚴肅、整潔。

（四）章節(jié)的排序為第一層“一”，第二層“

（一）”，第三層“

1、”，第四層“（1）”，第五層“1）”。

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可隨文就位，與正文同寬。表內(nèi)字體同正文，字號可略小。

（六）數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

四、落款、蓋印

在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯數(shù)“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、分類與編號

（一）文件分類

公司常用文件格式為為：會議紀要、通知、通報、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領(lǐng)導（公司領(lǐng)導）主持的某某會（會議性質(zhì)）為方式進行定位。

（二）簡化編號名稱

由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，對內(nèi)制度/規(guī)范性文件的頁眉文字為靠左公司VI規(guī)范標識圖形，靠右為公務編碼，一般制度/規(guī)范性文件均需要編號，其它只作分類備案用文件無需編號。無論對內(nèi)對外文件，頁腳格式均為“第X頁，共X頁”，頁眉、頁腳均使用宋體小五號字，不加粗，帶格式線。

（三）細化編號內(nèi)容

僅限于下行文中的通知、通告，為公司行政部統(tǒng)一編制； 初擬編號內(nèi)容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內(nèi)部標準）。

編制方法：YXJT-HR-2016-001(公司人力資源部2016年第1份文件)，其中公司名稱：燕新公司=YXJT；部門名稱：HR（人力資源部）；時間：2016年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003……以此類推。如進入下一個年份則文件順序號從001開始編起，如2016-001。便于管理保存。

（四）各部門名稱為

財務部：CW，審計部：SJ，開發(fā)建設部：KF，環(huán)保事業(yè)部：HB，人力資源部：RL，行政部：XZ 所有文本依順序排號，發(fā)文后行政部存檔。

六、行文管理主要內(nèi)容

外部函、電、來文，本公司內(nèi)部下發(fā)的各種文件、資料、收發(fā)的各種傳真及郵遞快件等。

（一）內(nèi)部發(fā)文管理

公司內(nèi)部發(fā)文分為一般事務性文件、公司各項規(guī)章制度和公務文書。一般事務性文件包括：通知、說明、各種統(tǒng)計表格等；公司各項規(guī)章制度是公司在管理中的各項規(guī)定、辦法、措施等；公務文書包括：請示、報告、指示、布告、公告、通告、批復、通知、通報、決議、函、會議紀要等；

公司下發(fā)的公文由行政部統(tǒng)籌管理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送公文。公文字號由行政部統(tǒng)一編制。涉及公司各項規(guī)章制度以及對外宣傳、聯(lián)絡的文字材料，由行政部以公司名義發(fā)文。

（二）發(fā)文處理程序

一般事務性文件的發(fā)文，應事先向相關(guān)領(lǐng)導提出口頭申請。公文及各種規(guī)章制度的發(fā)文，應事先向部門分管領(lǐng)導（副總裁、總監(jiān)級）提出口頭申請。

各類文件擬稿承辦部門：

1、公司對外文件由行政部負責擬稿；

2、各部門（含分公司）間的往來文件由本部門負責人擬稿；

3、職能部門各種一般事務性文件，由發(fā)文部門擬稿；

4、公司各項規(guī)章制度由相關(guān)管理部門負責擬稿。

各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確。規(guī)章制度類要符合國家相關(guān)的政策、法律，符合公司的實際情況。各項規(guī)定要明確具體、切實可行。要做到觀點明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準確等。

文稿擬就后，擬搞人應填《文件生效審批表》辦理審核手續(xù)。審核簽發(fā)流程：

1、首先送行政部部初審，行政部部審查修改文稿；

2、送發(fā)文部門上級分管領(lǐng)導核稿，以公司名義對外文件由總裁辦主任核稿；

3、公司各部門（含分公司）間的往來文件由總監(jiān)、副總裁（分公司由分管總經(jīng)理）核稿；

4、公司各種一般事務性文件，由下發(fā)部門負責人核稿；

5、公司各種規(guī)章制度由各部門負責人、總經(jīng)理、董事長會審。其次進行會簽、發(fā)送；

6、文稿審核會簽后，按批準權(quán)限分別呈送相關(guān)領(lǐng)導審定批準簽發(fā)。1）.公司公務性文件統(tǒng)一由董事長簽發(fā)；

2）.建材事業(yè)部公務性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)分管總經(jīng)理簽發(fā)； 3）.管理中心公務性文件統(tǒng)一由董事長授權(quán)建材事業(yè)部總經(jīng)理簽發(fā)；

7、公司行政公文、規(guī)章制度，在總裁辦主任簽署意見后，由董事長簽發(fā)；

8、公司一般事務性文件由分管領(lǐng)導簽發(fā)，重要文件由董事長簽發(fā)。經(jīng)各位領(lǐng)導審閱簽發(fā)的文件承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負責打印、校對、登記后發(fā)布。行政公文、規(guī)章制度簽發(fā)后，承辦部門將發(fā)文原稿（含《文件生效審批表》）送行政部存檔，并由行政部負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)后發(fā)布。發(fā)文日期以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準。發(fā)文編號由行政部按公文編號要求，依年份、流水號碼一文一號編列。

七、存檔管理

行政部負責將公司管理類文本、文件保存并建立檔案一份。對臨時通知，通報等存入內(nèi)部行文相關(guān)檔案，所有文件用專用文件柜保存、備查。各職能部門查閱、借閱行政部文檔需經(jīng)行政部經(jīng)理同意，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。

存檔工作以方便查找、取閱為原則，用文件袋封存，文件框分類。

八、傳閱管理

公司內(nèi)部行文、收文不做批量印發(fā)但需相關(guān)范圍內(nèi)人員知悉的，由行政部制作《傳閱單》，傳閱人閱讀后簽名確認。

九、會議記錄管理

（一）會議記錄：是會議發(fā)言的原始記錄，屬事務文書，基本上要做到有言必錄，所以做會議記錄時，可采取筆錄、錄音、錄像等科技手段，一般作為政策和成文依據(jù)，不予發(fā)布。

（二）會議紀要：是在會議記錄的基礎(chǔ)上，摘記要點，是法定行政公文，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。

（三）會議組織部門安排專人進行會議記錄，會后整理會議紀要，并于會后一個工作日內(nèi)，發(fā)各參會部門（復印件），原件（附簽到表）交行政部存檔。

（四）會議紀要需參會主要人員簽字確認。公司例會紀要由總裁簽字，直接下發(fā)；部門例會紀要由部門負責人簽字；專題會議紀要需參會主要人員（或部門）簽字。

（五）會議紀要按公司模板記錄，會議遲到、未到人員名單附后。本辦法自下發(fā)之日起實施，請各部門參照執(zhí)行。

一達偉業(yè)-辦公室 2016年8月8日

第二篇：正式行文規(guī)范

一、公文文號的正確使用

印發(fā)公文時，年份外的符號應該用六角形符號“??”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”中選擇），而不應該用小括號“（）”或中括號“ [ ] ”。如：商洛學院（2009）5號（不規(guī)范）

商洛學院 [2009] 5號（不規(guī)范）商洛學院?2009?5號（規(guī) 范）

二、標題的要求

（一）正文必須要有標題（封面除外）。標題使用二號小標宋體字。

不得將標題字打印大小不一或中間加入其他藝術(shù)體。

（二）標題字數(shù)較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，不能把詞、詞組和專用術(shù)語分開。多行標題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或棱形，避免出現(xiàn)上下長度一樣的方形或上下長、中間短的沙漏形。

（三）標題應當準確簡要地概括正文的主要內(nèi)容并標明正文種類。標題中除規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。如有副標題則回行居中，字體使用四號楷體。如標題下附屬單位名稱和時間則用（）括住，字體使用四號楷體，單位名稱與時間間隔兩個空格，時間使用數(shù)字形式，如：（商洛學院 2012年3月11日）

三、正文的要求

（一）正文要與標題隔一行。

（二）正文使用三號仿宋體字。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。文中一級標題使用三號黑體，二級標題使用三號楷體，三級標題使用三號仿宋體加粗，四級以下級標題與正文字體相同。一級標題后若回行不使用標點。

（三）全文層次序號的使用

1.第一層為“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。

2.第二層為“

（一）”，以下可排

（二）（三）

（四）等，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，不采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標點。

3.第三層為“1.” 1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排2.3.4.5.6.7.等。

4.第四層為“⑴”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，不采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標點。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。

5.第五層為“①”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加任何標點，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序號還可以不單獨作為標題序號在句子里使用。

（四）行文格式的要求

1.每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。一級標題前面不空格。2.請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。

（五）正文中如有引用的內(nèi)容則必須準確無誤，必要時用括號加以標注。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。引用公文標題使用簡稱時，先用全稱，并注明簡稱。

（六）正文如有附件，應當注明附件順序和名稱。先在正文下一行左空兩格用三號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

四、正文中一些主要標點符號的使用

（一）破折號，行文中作為說明解釋的語句用破折號標明?？偨Y(jié)、計劃標題中如果使用副標題或文章中使用破折號，破折號的長度為兩個漢字的長度，例“——”，而不是數(shù)個短橫，例“——”。

（二）連接號，相關(guān)的時間、地點或數(shù)目之間用連接號，表示起止。工作計劃、總結(jié)中使用到的主要有以下情況：

1.表示時間起止的，工作計劃、總結(jié)中有關(guān)中的連接號“—”是兩個字符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。

2.表示數(shù)目的，用阿拉伯數(shù)字表示數(shù)值的范圍，例如：總結(jié)、計劃中出現(xiàn)的“1～4個年級”，1和4之間應用浪紋線。3.表示地點的，例如：商洛——西安，是兩個漢字的長度。

（三）省略號，省略號的形式為“……”，六個小圓點占兩個字的位置，不是六個小短橫。

（四）標點符號的位置

1.句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下，不出現(xiàn)在一行之首。

2.引號、括號、書名號的前一半不出現(xiàn)一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首。

3.破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占一個字的位置，這四種符號上下居中。

（五）頁碼用四號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條四號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。

五、文章中數(shù)字的使用

（一）使用阿拉伯數(shù)字。凡是可以使用阿拉伯數(shù)字而且有很得體的地方，所表示的數(shù)目又比較精確時，均應使用阿拉伯數(shù)字。如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數(shù)字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。

（二）使用漢字。根據(jù)國家有關(guān)標準，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：星期六 二萬五千里長征 第四方面軍 一二〇師 “ 十二五”計劃 應試教育等。

（三）應當使用國家法定計量單位。

六、封面和成文結(jié)尾時間的漢字寫法

（一）正式的計劃、總結(jié)、報告、通知、請示等類的公文結(jié)尾的成文時間政府系統(tǒng)一般使用漢字，黨群系統(tǒng)使用阿拉伯數(shù)字。

（二）時間使用漢字的規(guī)范寫法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是漢字，可從插入中的特殊符合里選擇，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯數(shù)字0，必須拼寫漢字〇。不能漢字與阿拉伯數(shù)字混用，不能寫成二00九年。

（三）其他不規(guī)范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（四）成文時間及文中不能拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。

七、落款及時間

（一）正文結(jié)尾要有單位名稱（全稱或規(guī)范簡稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當?shù)奈恢?，右空兩格?/p>

如全稱：商洛學院經(jīng)濟與管理學院，簡稱：商洛學院經(jīng)管院。

（二）時間在單位名稱的下一行，右頂格。

（三）落款多個單位時，應該每個單位占一行，兩端對齊。

（四）正文標題下已經(jīng)書寫單位名稱和時間的，結(jié)尾不再使用落款和時間。

八、公文中紙張及印章的正確使用 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm*97mm）,左側(cè)裝訂。版式通用word，頁邊距上下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般為固定值3 0磅。如有特殊要求，另行處理。公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應加蓋印章。預覽：

關(guān)于日常行文格式要求的通知

一、頁面設置的要求

上邊距為2.4cm，下邊距為2.2cm，左右邊距同為2.8cm。

二、正式行文的格式要求

（一）標題要求：標題用2號宋體，加粗、居中。

（二）正文要求：

1.正文的基本字形。采用3號仿宋_GB2312字體，行間距為固定值26磅。

2.正文中的表格。以word形式，4號仿宋_GB2312字體，表格內(nèi)行間距為固定值19磅，財務報表除外。

（三）正文層級要求：

1.一級標題用3號仿宋_GB2312字體，加粗，用漢字數(shù)字“

一、xxxxx

二、xxxxx” 2.二級標題用3號仿宋_GB2312字體，用漢字數(shù)字外加小括號“

（一）xxxxx

（二）xxxxx”

3.三級標題用3號仿宋_GB2312字體，用阿拉伯數(shù)字 “1.xxxxx 2.xxxxx”

4.四級標題用3號仿宋_GB2312字體，用阿拉伯數(shù)字外加小括號“（1）xxxxx（2）xxxxx”

5.五級標題用3號仿宋_GB2312字體，用特殊符號中的數(shù)字符號①②③④標注。

6.標題不允許使用自動編號；不允許使用英文字母編號。預覽：

7.要注意序數(shù)數(shù)詞的寫法，“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓和點號。

8．在正文層次不多的情況下，第一級標題用“

一、”，第二級標題可用“1.”。

9．有段落統(tǒng)一用“?！?，例如：（1）xxxxx。（2）xxxxx。

（四）附件1個以上的情況，樣式例如：附件1：xxxxx 附件2：xxxxx

（五）年月日落款與正文內(nèi)容空四行，與頁邊距空四格。

（六）公章要齊年壓月。

三、上報材料類文件（非正式行文格式）格式要求

（一）標題要求：標題用小2宋體，加粗、居中。

（二）正文要求：

1．正文的基本字形。采用4號仿宋_GB2312字體，行間距為固定值20磅。

2．正文中的表格。以word形式，采用5號仿宋_GB2312字體，表格內(nèi)行間距為固定值16磅。

（三）層級要求：同正式行文格式要求。

（四）頁碼要求：行文應當標明頁碼的順序編號，用小5號Times New Roman體標識，標識在每一頁公文的下端居中。

附件：企業(yè)公文寫作教程

第三篇：公司行文規(guī)范

公司行文規(guī)范和管理辦法

一、目的和適用范圍

為規(guī)范公司對內(nèi)對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標準化、制度化、科學化和及時性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對內(nèi)對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責

（一）公司人事行政部為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負責內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；

（二）公司副總經(jīng)理負責外部來文擬辦意見的簽署；

（三）相關(guān)部門負責公文的起草；

（四）相關(guān)部門主管負責公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的審核；

（五）總經(jīng)理負責公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的簽批。

三、公文起草及收發(fā)管理

（一）文件起草

1．公司的文件由人事行政部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；總公司各部門及分公司的文件由總公司各部門及分公司人事行政部負責起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)。

2．公文正式下發(fā)，需到人事行政部進行登記并填寫《發(fā)文登記表》。3．總公司各部門及分公司收到文件時應做好《收文記錄》。

4．屬于保密的文件，核稿人應該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。參見《保密制度》。

（二）收文管理

1．外來的公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司的文件、簡報、通報等。

2．外來公文由人事行政部根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。

3．人事行政部指定專人負責外來公文的登記，并填寫《收文登記表》，對簡報、通報等一般來做登記，直接傳閱。

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4．需經(jīng)領(lǐng)導批辦的公文，主批領(lǐng)導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領(lǐng)導批示立即復印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。

5．傳閱文件由人事行政部專人負責收回，對領(lǐng)導指示的文件，人事行政部及時組織傳達和落實。

6．對于需經(jīng)分管領(lǐng)導批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導和部門傳閱；對于不需具體辦理的公文，由總經(jīng)辦確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。

（三）發(fā)文管理

1．凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發(fā)文范圍。

2．公司下發(fā)文件主要用于：（1）公司規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3）公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項；

（4）全公司性的經(jīng)營管理、會議紀要、員工福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)公司的重大事項；

3．公司上行文、外發(fā)文主要用于：對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

4．發(fā)文部門對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。

（四）公文歸檔和銷毀

1．公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料送到人事行政部進行歸檔，以備后查。

2．公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

3．公文被取消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。

4．不具備歸檔保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。２ / 9 銷毀帶有密級的公文，應向公司總經(jīng)理申請并進行登記。

四、公文分類

決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項； 通告——適用于公開發(fā)布、全體員工應當遵守或周知的事項；

通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項；

通報——適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；

報告——適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議； 請示——適用于下級請上級部門指示或批準；

批復——適用于答復申請、報告、請示的事項。批復可簡化為直接在申請、報告、請示文件上批復；

函——適用于對外溝通，對內(nèi)用于各部門之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項（工作函、聯(lián)系函）；

規(guī)定（或辦法）——適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；

會議紀要——適用于記載、督辦、傳達會議情況和議定事項。五、公文級別和簽批

（一）根據(jù)公司實際情況，公司內(nèi)部公文分為以下三級： 一級公文包括：決定、決議、規(guī)定；

二級公文包括：通告、通報、通知、批復、會議紀要； 三級公文包括：請示、函及其他。

（二）一級公文必須經(jīng)總經(jīng)理簽批，二、三級公文由副總經(jīng)理簽批。

（三）需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時不再標注簽批字樣。六、公文格式

（一）公文適用范圍

1．公文分為紅頭文件和普通公文；

2．一、二級公文使用紅頭文件印發(fā)，三級公文用公司普通信紙印發(fā)；

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3．紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進行發(fā)文；

4．紅頭文件對內(nèi)行文可以以公司總經(jīng)辦名義行文。

（二）公文編號，由人事行政部統(tǒng)一編號 1．紅頭文件編號

（1）以公司名義對外發(fā)文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx號；（2）公司總經(jīng)辦文，用總字〔xxxx年〕xxx號；（3）財務部發(fā)文，用財字〔xxxx年〕xxx號；（4）市場部發(fā)文，用市字〔xxxx年〕xxx號；（5）客服部發(fā)文，用客字〔xxxx年〕xxx號；（6）網(wǎng)絡部發(fā)文，用網(wǎng)字〔xxxx年〕xxx號；（7）技術(shù)部發(fā)文，用技字〔xxxx年〕xxx號；（8）人事行政部發(fā)文，用人字〔xxxx年〕xxx號； 2．普通文件編號

（1）公司總經(jīng)辦文，用ZJHJ-ZB-xx年-xxx號；（2）財務部發(fā)文，用ZJHJ-CW-xxxx年-xxx號；（3）市場部發(fā)文，用ZJHJ-SC-xxxx年-xxx號；（4）客服部發(fā)文，用ZJHJ-KF-xxxx年-xxx號；（5）網(wǎng)絡部發(fā)文，用ZJHJ-WL-xxxx年-xxx號；（6）技術(shù)部發(fā)文，用ZJHJ-JS-xxxx年-xxx號；（7）人事行政部發(fā)文，用ZJHJ-HR-xxxx年-xxx號；

(三)發(fā)文字號

1．使用“紅頭”時發(fā)文字號用4號仿宋體“中君恒基字[****]*號”，紅線上居中排布；

2．使用普通模式發(fā)文時，發(fā)文字號用（）號仿宋體“中君恒基**字[****]*號”，3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。

（2）文件如需標識秘密等級，用4號黑體，頂格標識在第一行右上角，如需同時標識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔 ４ / 9

開。

4．公文標題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統(tǒng)一規(guī)定。

（2）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

5．主送機關(guān)

標題下空一行，左側(cè)頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。

6．正文

每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用四號仿宋體。

7．附件

在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時用阿拉伯數(shù)字標識序號。

8．成文日期

用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“〇”，與正文右對齊。

9．印章

要求上不壓正文，下壓成文日期。

10．主題詞

“主題詞”用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；

11．抄報、抄送、抄發(fā)機關(guān)

標識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標識，后標全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標句號。抄報機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬單位；抄發(fā)機關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。

12．印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

用四號仿宋體。印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。

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13．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。

（2）公文標題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

七、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內(nèi)部公文送總經(jīng)理簽發(fā)前，應當由總經(jīng)辦進行復核。復核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。

（3）公文正式下發(fā)，需進行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時應做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

（2）公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（3）外來文件簽收

外來公文由人事行政部根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各職能部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。（4）外來文件登記

人事行政部指定專人負責外來公文的登記，并填寫《收文處理便箋》，對簡報、通報等一般不作登記，直接傳閱。（5）外來文件審閱

①外來公文一律由總經(jīng)辦進行認真的閱讀分析，對于需具體辦理的公文，應根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容等，提出擬辦意見，送副總經(jīng)理審定。

６ / 9 ②需經(jīng)領(lǐng)導批辦的公文，主批領(lǐng)導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領(lǐng)導批示立即復印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。

（6）承辦和催辦

①承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回人事行政部并說明理由。

②送領(lǐng)導人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，由人事行政部負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發(fā)的重要公文，應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。（7）傳閱

①對于不需具體辦理的公文，由總經(jīng)辦確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。②對于需經(jīng)分管領(lǐng)導批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導和部門傳閱。3．公文處理原則

（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。（2）必須嚴格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。（3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過總經(jīng)辦送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關(guān)責任人的責任。

（4）公文必須使用規(guī)范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復印件。（4）公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)７ / 9

生效力。

（6）案卷應當確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應歸檔的公文。

（7）不具備歸檔保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。銷毀帶有密級的公文，應向公司總經(jīng)理申請并進行登記。

北京中君恒基資產(chǎn)管理有限公司文件

中君恒基字〔2014〕001號

關(guān)于××××××××的通知

總公司及分公司各部門：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××。

８ / 9

附件：1.關(guān)于××××的通知。

二○一四年八月六日

主題詞：××□××□××□通知

□報送： □抄送：

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第四篇：行文規(guī)范

行文規(guī)范

一：上行文

第一條、所有向上行文的公文必須采用正規(guī)形式及格式，并且一律用電腦打印。第二條、形式分類：

1、報告：匯報工作、反映情況，用“報告”；

2、請示：請求對某項工作或問題做出指示，給予答復，用“請示”；

3、總結(jié)：把已經(jīng)做過的某一時期的工作進行全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究的，用“總結(jié)”；

4、計劃：對一定時期內(nèi)的工作做出具體安排的，用“計劃”。第三條、向上行文必須寫明報（抄）送對象、抱送人、行文時間及標題。第四條、報告、請示的標題要清楚、準確地概括所要匯報或請示工作內(nèi)容；總結(jié)、計劃的標題必須指明是哪一時期或某項工作的總結(jié)或計劃。

第五條、起草文件要做到情況屬實、觀點明確、文字簡練、條理清楚、層次分明、標點正確、篇幅簡短。

第六條、起草公文的人名、地點、數(shù)字、行文要準確、時間、要寫具體的年月日。

第七條、報告或請示的第一句（或第一段）要簡明、扼要的陳述所要匯報或請示工作的主題及目的、意義。

第八條、公文的第二部分（一般指-第二段），也就是報告或請示的正題部分，要清楚寫明工作包含的各個事項、時間、地點、負責人（承辦人）、費用、工作的進展情況及開展工作等要素。

第九條、公文的最后部分要根據(jù)抱送人自己的想法提出下一步的計劃及建議。第十條、此規(guī)定的適用對象為公司所有部門，各部門在向上請示或匯報工作時必須按此規(guī)定辦理，違者將所報公文退回重新行文，嚴重將給予過失處分。

第五篇：關(guān)于行文規(guī)范通知

行文規(guī)范

一、行文格式要求

（一）標題的要求

1.正文必須要有標題。標題使用二號小標宋體或宋體字加粗、居中，不得將標題字打印大小不一或中間加入其它藝術(shù)體。

2.標題字數(shù)較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞義完整，排列對稱，間距恰當，不能把詞、詞組和專用術(shù)語分開。多行標題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或菱形，避免出現(xiàn)上下長度不一樣的方形或上下長、中間短的沙漏型。

3.標題由單位名稱、主要內(nèi)容和文種三部分組成。標題中除規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。如有副標題則回行居中，字體使用四號楷體。標題下附屬單位名稱和時間，用（）括住，字體使用四號楷體，單位名稱和時間間隔兩個空格，時間使用數(shù)字形式，如：（校務辦 2014年X月X日）。

（二）正文的要求 1.正文要與標題隔一行。

2.正文使用三號仿宋體字。每自然段開頭空2字符，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。文中一級標題使用黑體，二級標題使用楷體，三級標題使用仿宋體加粗，四級以下級標題與正文字體相同。一級標題后不使用標點符號。

3.上報表格，表格中的欄目項為黑體，表中內(nèi)容為仿宋，字號可依據(jù)具體情況結(jié)合比例適當調(diào)整；多頁表格均要有表頭，表下面均要標注制表單位、制表人、制表時間等內(nèi)容。

4.全文層次序號的使用。

（1）第一層為“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十……等。

（2）第二層為“

（二）”，以下可排

（三）、（四）……，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，括號后面不得添加任何標點。

（3）第三層為“1.”，1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排2.、3.、4.、5.、6.、7.……

（4）第四層為“（1）”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，括號后面不得添加任何標點。（1）以后可排（2）、（3）、（4）、（5）……。

（5）第五層為“①”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加任何標點，①以后可排②、③、④、⑤、⑥……。此序號還可以不單獨作為標題序號在句子里使用。

5.行文格式的要求

（1）每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。

（2）請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。

（3）公文如有附件，附件應與正文最后一行隔一行，左空2字符，用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱（如：“附件：××××”）；附件超過1個以上的，要標明序號。

如：附件：1.××××

2.×××× 3.××××

附件名稱后不加標點符號。

附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。

（三）頁面設置要求

文件統(tǒng)一用A4紙印發(fā)或上報；上、下頁邊距3.6厘米，左、右頁邊距均為2.7厘米（非上報材料可調(diào)整大?。芯嘣O置為25-28磅（視情況，以美觀為準）；多頁材料要標注頁碼（位置為頁腳居中）；一律左側(cè)裝訂，上下距頁邊距三分之一處各裝一處書釘。

（四）正文中一些主要標點符號的使用

1.破折號。行文中作為說明解釋的語句用破折號標明?？偨Y(jié)、計劃標題中如果使用副標題或文章中使用破

折號，破折號的長度為兩個漢字的長度，不是數(shù)個短橫，例“——”。

2.連接號。相關(guān)的時間、地點或數(shù)目之間用連接號，表示起止。計劃、總結(jié)中使用到的主要有以下幾種情況：

（1）表示時間起止的。工作計劃、總結(jié)中，表示的連接號“—”是兩個字符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。

（2）表示數(shù)目的。用阿拉伯數(shù)字表示數(shù)值的范圍，例如：總結(jié)、計劃中出現(xiàn)的“1～3號”，0和3之間應用浪紋線。

（3）表示地點的。例如：北京——廣州，是兩個漢字的長度。

3.省略號。省略號的形式為“……”，六個小圓點占兩個字的位置，不是六個小短橫。

4.標點符號的位置。

（1）句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下，不出現(xiàn)在一行之首。

（2）引號、括號、書名號的前一半不出現(xiàn)一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首。

（3）破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占一個字的位置，這四種符號上下居中。

（四）文章中數(shù)字的使用

1.使用阿拉伯數(shù)字。凡是可以使用阿拉伯數(shù)字而且有很得體的地方，所表示的數(shù)目又比較精確時，均應使用阿拉伯數(shù)字。如金額數(shù)量、年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數(shù)字。如：2009年2月12日、500克、20支等；金額 236543元，要寫成236,543.00元,不能寫成236.543.00元。

2.使用漢字。根據(jù)國家有關(guān)標準，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：星期六、二萬五千里長征、“ 十二五”規(guī)劃、零歲教育等。

（五）單位名稱（符號）的寫法

行文中的單位名稱（符號）表述必須統(tǒng)一。用漢字表述的必須統(tǒng)一使用漢字，用符號表述的必須統(tǒng)一使用國家法定的單位符號。如：噸/月，不能寫成T/月。

（六）關(guān)于時間的寫法 1.要求使用漢字的。

（1）中國干支紀年和夏歷月日使用漢字。如：正月初五、八月十五中秋節(jié)。

（2）清代和清代以前的歷史紀年使用漢字（采用阿拉伯數(shù)字括注公歷）。

2.要求使用阿拉伯數(shù)字的。公歷世紀、年代、年、月、日的規(guī)范寫法。

（1）公元前8世紀、20世紀90年代、2008年9月17日。

（2）2009年、2014年不能簡寫成“09年”、“14年”，必須寫完整的2009年、2014年。

（3）2009年9月或2014年1月，不能寫成“2009.9”或“2014.1”。

（4）年、月、日擴展格式的寫法，月、日是個位單數(shù)時，須在個位前加0；年、月、日之間用半字線隔開，寫成2008-09-01。此擴展格式一般在引文著錄、行文注釋、表格、索引、年表等中使用。

3.封面和成文結(jié)尾時間的漢字寫法。

（1）正式的計劃、總結(jié)、報告、通知、請示等類的公文結(jié)尾的成文時間一般使用漢字。

（2）時間使用漢字的規(guī)范寫法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是漢字，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯數(shù)字0，必須拼寫漢字〇。不能漢字與阿拉伯數(shù)字混用，寫成二00九年。

（3）其他不規(guī)范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（4）成文時間及文中不拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。

（七）落款及時間的寫法

1.正文結(jié)尾要有單位名稱（全稱或規(guī)范簡稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當?shù)奈恢?，名稱的結(jié)尾與右邊距空四格。

2.時間在單位名稱的下一行，時間結(jié)尾與單位名稱結(jié)尾右側(cè)對齊。

3.落款多個單位時，應該每個單位占一行，兩端對齊。

4.正文標題下已經(jīng)書寫單位名稱和時間的，結(jié)尾不再使用落款和時間。

二、公文的擬寫要求

每一份文件（文字材料）都要根據(jù)工作中的實際需要來擬寫，必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的。包括以下幾項內(nèi)容：

（一）文件的中心內(nèi)容。比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復或解決問題等。

（二）根據(jù)文件內(nèi)容，確定采用的文種。比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報。

（三）明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng)導、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體員工進行傳達。

（四）明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了

解，還是要求對方答復，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

（五）上報文字材料要求

1.各部、各處室要嚴格按照公文的正確格式來擬寫材料，報辦公室的材料一律報電子版。

2.各部、各處室需要下發(fā)或上報的文件，必須報辦公室審核通過。

3.各部、各處室上報的文字材料必須內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，突出工作亮點和特色。