第一篇：公司行文規(guī)范

河北喜德來家具實業(yè)有限公司

公 文 處 理 規(guī) 范

一、目的和適用范圍

為規(guī)范公司對內(nèi)對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對內(nèi)對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責(zé)

1．公司辦公室為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；

2．公司辦公室主任負(fù)責(zé)外部來文擬辦意見的簽署； 3．相關(guān)部門負(fù)責(zé)公文的起草；

4．相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的審核； 5．總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的簽批。三、公文分類

1．決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

2．決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項；

3．通告（或公告）——適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項；

4．通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項；

5．通報——適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況；

（3）二級公文使用“小紅頭”紙，即70號宋體紅色“河北喜德來家具實業(yè)有限公司”（**）；

（4）三級公文，不使用“紅頭”紙；

（5）紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行發(fā)文；

（6）紅頭文件對內(nèi)行文可以以公司辦公室或董事會名義行文。2．發(fā)文字號

（1）使用“大紅頭”時發(fā)文字號用4號仿宋體“喜字[****]*號”，紅線上居中排布；

（2）使用“小紅頭”時，發(fā)文字號用4號仿宋體“喜**字[****]*號”，紅線下第一行右上角頂格排布。3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

（2）文件如需標(biāo)識秘密等級，用4號黑體，頂格標(biāo)識在第一行右上角，如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔開。4．公文標(biāo)題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統(tǒng)一規(guī)定。

（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

5．主送機(jī)關(guān)

公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標(biāo)句號。抄報機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。

12．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

用四號仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

13．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。

（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

六、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內(nèi)部公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。

（3）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時應(yīng)做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

①對于不需具體辦理的公文，由公司辦公室確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。

②對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。

3．公文處理原則

（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。（2）必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。.（3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過公司辦公室送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（4）公文必須使用規(guī)范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復(fù)印件。（4）公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第二篇：公司行文規(guī)范

公司行文規(guī)范和管理辦法

一、目的和適用范圍

為規(guī)范公司對內(nèi)對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、科學(xué)化和及時性，提高公司公文處理的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于公司對內(nèi)對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責(zé)

（一）公司人事行政部為公司內(nèi)外公文的歸口管理部門，負(fù)責(zé)內(nèi)部行文的統(tǒng)一編號及內(nèi)外公文的統(tǒng)一整理和歸檔；

（二）公司副總經(jīng)理負(fù)責(zé)外部來文擬辦意見的簽署；

（三）相關(guān)部門負(fù)責(zé)公文的起草；

（四）相關(guān)部門主管負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的審核；

（五）總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部對內(nèi)對外行文的簽批。

三、公文起草及收發(fā)管理

（一）文件起草

1．公司的文件由人事行政部起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)；總公司各部門及分公司的文件由總公司各部門及分公司人事行政部負(fù)責(zé)起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理審批簽發(fā)。

2．公文正式下發(fā)，需到人事行政部進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。3．總公司各部門及分公司收到文件時應(yīng)做好《收文記錄》。

4．屬于保密的文件，核稿人應(yīng)該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。參見《保密制度》。

（二）收文管理

1．外來的公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司的文件、簡報、通報等。

2．外來公文由人事行政部根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。

3．人事行政部指定專人負(fù)責(zé)外來公文的登記，并填寫《收文登記表》，對簡報、通報等一般來做登記，直接傳閱。

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4．需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，主批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領(lǐng)導(dǎo)批示立即復(fù)印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準(zhǔn)。

5．傳閱文件由人事行政部專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，人事行政部及時組織傳達(dá)和落實。

6．對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱；對于不需具體辦理的公文，由總經(jīng)辦確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。

（三）發(fā)文管理

1．凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。

2．公司下發(fā)文件主要用于：（1）公司規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；（3）公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；

（4）全公司性的經(jīng)營管理、會議紀(jì)要、員工福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報；（6）其他有關(guān)公司的重大事項；

3．公司上行文、外發(fā)文主要用于：對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

4．發(fā)文部門對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。

（四）公文歸檔和銷毀

1．公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料送到人事行政部進(jìn)行歸檔，以備后查。

2．公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

3．公文被取消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)生效力。

4．不具備歸檔保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。２ / 9 銷毀帶有密級的公文，應(yīng)向公司總經(jīng)理申請并進(jìn)行登記。

四、公文分類

決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

決議——適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項； 通告——適用于公開發(fā)布、全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項；

通知——適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執(zhí)行的事項；

通報——適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況；

報告——適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議； 請示——適用于下級請上級部門指示或批準(zhǔn)；

批復(fù)——適用于答復(fù)申請、報告、請示的事項。批復(fù)可簡化為直接在申請、報告、請示文件上批復(fù)；

函——適用于對外溝通，對內(nèi)用于各部門之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項（工作函、聯(lián)系函）；

規(guī)定（或辦法）——適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度；

會議紀(jì)要——適用于記載、督辦、傳達(dá)會議情況和議定事項。五、公文級別和簽批

（一）根據(jù)公司實際情況，公司內(nèi)部公文分為以下三級： 一級公文包括：決定、決議、規(guī)定；

二級公文包括：通告、通報、通知、批復(fù)、會議紀(jì)要； 三級公文包括：請示、函及其他。

（二）一級公文必須經(jīng)總經(jīng)理簽批，二、三級公文由副總經(jīng)理簽批。

（三）需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時不再標(biāo)注簽批字樣。六、公文格式

（一）公文適用范圍

1．公文分為紅頭文件和普通公文；

2．一、二級公文使用紅頭文件印發(fā)，三級公文用公司普通信紙印發(fā)；

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3．紅頭文件對外行文只能以公司名義發(fā)文，任何部門不得使用紅頭文件進(jìn)行發(fā)文；

4．紅頭文件對內(nèi)行文可以以公司總經(jīng)辦名義行文。

（二）公文編號，由人事行政部統(tǒng)一編號 1．紅頭文件編號

（1）以公司名義對外發(fā)文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx號；（2）公司總經(jīng)辦文，用總字〔xxxx年〕xxx號；（3）財務(wù)部發(fā)文，用財字〔xxxx年〕xxx號；（4）市場部發(fā)文，用市字〔xxxx年〕xxx號；（5）客服部發(fā)文，用客字〔xxxx年〕xxx號；（6）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用網(wǎng)字〔xxxx年〕xxx號；（7）技術(shù)部發(fā)文，用技字〔xxxx年〕xxx號；（8）人事行政部發(fā)文，用人字〔xxxx年〕xxx號； 2．普通文件編號

（1）公司總經(jīng)辦文，用ZJHJ-ZB-xx年-xxx號；（2）財務(wù)部發(fā)文，用ZJHJ-CW-xxxx年-xxx號；（3）市場部發(fā)文，用ZJHJ-SC-xxxx年-xxx號；（4）客服部發(fā)文，用ZJHJ-KF-xxxx年-xxx號；（5）網(wǎng)絡(luò)部發(fā)文，用ZJHJ-WL-xxxx年-xxx號；（6）技術(shù)部發(fā)文，用ZJHJ-JS-xxxx年-xxx號；（7）人事行政部發(fā)文，用ZJHJ-HR-xxxx年-xxx號；

(三)發(fā)文字號

1．使用“紅頭”時發(fā)文字號用4號仿宋體“中君恒基字[****]*號”，紅線上居中排布；

2．使用普通模式發(fā)文時，發(fā)文字號用（）號仿宋體“中君恒基**字[****]*號”，3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

（2）文件如需標(biāo)識秘密等級，用4號黑體，頂格標(biāo)識在第一行右上角，如需同時標(biāo)識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔 ４ / 9

開。

4．公文標(biāo)題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統(tǒng)一規(guī)定。

（2）標(biāo)題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

5．主送機(jī)關(guān)

標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

6．正文

每段首空兩字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，用四號仿宋體。

7．附件

在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識序號。

8．成文日期

用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“〇”，與正文右對齊。

9．印章

要求上不壓正文，下壓成文日期。

10．主題詞

“主題詞”用三號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；

11．抄報、抄送、抄發(fā)機(jī)關(guān)

標(biāo)識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標(biāo)句號。抄報機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)上級單位；抄送機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)平級或不相隸屬單位；抄發(fā)機(jī)關(guān)是將公文發(fā)往的相關(guān)下級單位。

12．印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

用四號仿宋體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。

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13．公文用紙和結(jié)構(gòu)層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側(cè)裝訂。

（2）公文標(biāo)題結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

七、公文辦理 1．內(nèi)部發(fā)文辦理

（1）發(fā)文辦理指以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核、簽發(fā)、打印、蓋章、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內(nèi)部公文送總經(jīng)理簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由總經(jīng)辦進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)范的規(guī)定等。

（3）公文正式下發(fā)，需進(jìn)行登記并填寫《發(fā)文登記表》。（4）各部門收到文件時應(yīng)做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關(guān)部門、行業(yè)主管部門等發(fā)到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

（2）公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（3）外來文件簽收

外來公文由人事行政部根據(jù)來文性質(zhì)統(tǒng)一簽收，各職能部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。（4）外來文件登記

人事行政部指定專人負(fù)責(zé)外來公文的登記，并填寫《收文處理便箋》，對簡報、通報等一般不作登記，直接傳閱。（5）外來文件審閱

①外來公文一律由總經(jīng)辦進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，對于需具體辦理的公文，應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)、內(nèi)容等，提出擬辦意見，送副總經(jīng)理審定。

６ / 9 ②需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，主批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領(lǐng)導(dǎo)批示立即復(fù)印文件轉(zhuǎn)承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準(zhǔn)。

（6）承辦和催辦

①承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回人事行政部并說明理由。

②送領(lǐng)導(dǎo)人批示或交有關(guān)部門辦理的公文，由人事行政部負(fù)責(zé)催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。（7）傳閱

①對于不需具體辦理的公文，由總經(jīng)辦確定公文的傳閱范圍，進(jìn)行傳閱。②對于需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文，待公文批辦后再轉(zhuǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱。3．公文處理原則

（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。（2）必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行執(zhí)行公司保密制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。（3）必須區(qū)別公司內(nèi)部文件和對外收發(fā)的文件，所有外送文件必須經(jīng)過總經(jīng)辦送出，禁止將公司內(nèi)部傳閱批示或署有領(lǐng)導(dǎo)意見的內(nèi)部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

（4）公文必須使用規(guī)范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規(guī)范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準(zhǔn)確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復(fù)印件。（4）公文復(fù)印件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產(chǎn)７ / 9

生效力。

（6）案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

（7）不具備歸檔保存價值的公文，經(jīng)過鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀帶有密級的公文，應(yīng)向公司總經(jīng)理申請并進(jìn)行登記。

北京中君恒基資產(chǎn)管理有限公司文件

中君恒基字〔2014〕001號

關(guān)于××××××××的通知

總公司及分公司各部門：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××。

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附件：1.關(guān)于××××的通知。

二○一四年八月六日

主題詞：××□××□××□通知

□報送： □抄送：

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第三篇：關(guān)于規(guī)范公司行文的通知范文

關(guān)于規(guī)范公司行文的通知

全體員工：

為進(jìn)一步規(guī)范公司對內(nèi)、對外發(fā)布的各類文書，使各類文書格式統(tǒng)一、內(nèi)容規(guī)范，根據(jù)“國家行政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）”相關(guān)規(guī)定，對公司各類文件，具體要求通知如下：

一、文件種類

公司對內(nèi)、對外發(fā)布的紅頭文件、各類請示、函、會議紀(jì)要、公告、通知、工作計劃、工作總結(jié)、匯報方案等。

二、文件責(zé)任分工

公司對內(nèi)、對外發(fā)布的紅頭文件、各類請示、函、會議紀(jì)要、公告、通知等原則上交由綜合部審查后方可制版印刷；工作計劃、工作總結(jié)、匯報方案等文件原則上由各部門負(fù)責(zé)人把關(guān)。

三、文件格式

（一）版面規(guī)格

以A4紙為例，正文用3號仿宋字（GB2312），一般每面排22行，每行排28個字，正反面打印。

（二）頁面設(shè)置

—１— 行文時，要首先進(jìn)行頁面設(shè)置，頁邊距上下均為3.2cm，左為2.8cm，右為2.6cm。

（三）標(biāo)題

標(biāo)題使用小標(biāo)宋2號字體。位置為自上仿宋字（GB2312）3號字體空2行起?？煞忠恍谢蚨嘈芯又信挪迹换匦袝r，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

文中如有一級小標(biāo)題可用 3 號小標(biāo)宋體字或黑體字；二級標(biāo)題可用3 號楷體字。

一級標(biāo)題排序為“

一、”、“

二、”……；二級標(biāo)題排序為“

（一）”、“

（二）”……；三級標(biāo)題排序為“1.”、“2.”……；四級標(biāo)題排序為“（1）”、“（2）”……。

（四）主送機(jī)關(guān)

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。

（五）正文

主送機(jī)關(guān)名稱下一行，用3號仿宋字體（GB2312），每自然段左空2字（可在格式下拉菜單中設(shè)置成首行縮進(jìn)2字符），回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

（六）附件

文件如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公 —２— 文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。

（七）成文時間及生效標(biāo)識

用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“〇”；成文時間正文下空2行，右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm~4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無文字時（如公章等），采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；

當(dāng)印章下弧有文字時（如財務(wù)專用章等），采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。

（八）頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。

附件：1.方正小標(biāo)宋

2.仿宋GB2312 3.楷體GB2312

二〇一一年七月二日

—３—

第四篇：關(guān)于規(guī)范公司行文的通知

濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司辦公室 辦函〔2009〕14號

關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)公司行文的通知

集團(tuán)公司所屬各單位：

為進(jìn)一步提升集團(tuán)公司行文的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，結(jié)合省國資委、山鋼集團(tuán)公司的要求以及行文過程中發(fā)現(xiàn)的問題，現(xiàn)就進(jìn)一步規(guī)范集團(tuán)公司行文的有關(guān)事宜通知如下：

一、根據(jù)山鋼集團(tuán)公司辦公室《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<關(guān)于省國資委與山鋼集團(tuán)公司行文關(guān)系的通知>的通知》（山鋼辦字[2009]24號）文要求，以往報送省國資委的請示、報告等有關(guān)事項，今后均向山鋼集團(tuán)公司行文，不再直接向省國資委行文。

二、各單位、部門以集團(tuán)公司黨政名義行文，可直接選擇“公司發(fā)文”流程，無需再走“請示報告”流程。需要說明行文事由或其他相關(guān)問題時，可在“您的意見”欄中注明，以減少環(huán)節(jié)，提高行文效率。

三、各單位、部門在行文時，要準(zhǔn)確選擇“發(fā)文類型”、“主送單位”，避免漏選或選擇不當(dāng)。報送集團(tuán)公司以外單位的，若單位名稱列表中沒有，可不選。抄報單位除在“發(fā)文處理單”表格中填寫充分，還應(yīng)在正文末尾予以標(biāo)注。

四、在“校對”環(huán)節(jié)，公文擬稿人員要仔細(xì)校對全文，同時，對公文內(nèi)容中“修改”的部分，要認(rèn)真領(lǐng)會集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)和審稿人員的修改意圖，對于有異議的可直接與審稿人員聯(lián)系，對于一些經(jīng)常性出現(xiàn)的文法錯誤、序號、標(biāo)點符號、計量單位等錯誤，要注意借鑒糾正，切實做到文字精煉、用語準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。

五、要正確標(biāo)注主題詞。主題詞中的第一個詞為行文部門名稱，最后一個詞為文種，中間的詞與行文事由密切相關(guān)，可從《主題詞表》中選擇1-3個相關(guān)詞。主題詞一般由3-5個詞組成。主題詞填寫在“發(fā)文處理單”的表格中，正文中不出現(xiàn)。

六、以word文檔形成的附件，一般與正文在同一個文檔中，不要與正文分作兩個或兩個以上的文檔。非word文檔或轉(zhuǎn)發(fā)上級部門的文件、過去已經(jīng)成文的文件可作為單獨(dú)的附件引入。

七、各單位、部門行文應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）》和《集團(tuán)公司辦公室關(guān)于黨政公文標(biāo)引主題詞的規(guī)定（修訂）》的有關(guān)要求。

公文是一級組織發(fā)布策令的重要工具，代表組織的形象。請各單位主要領(lǐng)導(dǎo)、公文管理員重視規(guī)范行文問題。各單位公文管理員要將此通知及時轉(zhuǎn)發(fā)給經(jīng)常行文的工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，切實落實好本通知的有關(guān)要求，將集團(tuán)公司行文管理提高到新水平。

附件：1.山東鋼鐵集團(tuán)有限公司辦公室轉(zhuǎn)發(fā)《關(guān)于省國資委與山鋼集團(tuán)公司行文關(guān)系的通知》的通知

2.山東鋼鐵集團(tuán)有限公司 中共山東鋼鐵集團(tuán)有限公司委員會公文處理辦法（試行）

3.濟(jì)鋼集團(tuán)有限公司黨政電子公文管理辦法（修訂）4.集團(tuán)公司辦公室關(guān)于黨政公文標(biāo)引主題詞的規(guī)定（修訂）

二〇〇九年六月一日

第五篇：正式行文規(guī)范

一、公文文號的正確使用

印發(fā)公文時，年份外的符號應(yīng)該用六角形符號“??”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”中選擇），而不應(yīng)該用小括號“（）”或中括號“ [ ] ”。如：商洛學(xué)院（2009）5號（不規(guī)范）

商洛學(xué)院 [2009] 5號（不規(guī)范）商洛學(xué)院?2009?5號（規(guī) 范）

二、標(biāo)題的要求

（一）正文必須要有標(biāo)題（封面除外）。標(biāo)題使用二號小標(biāo)宋體字。

不得將標(biāo)題字打印大小不一或中間加入其他藝術(shù)體。

（二）標(biāo)題字?jǐn)?shù)較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)，不能把詞、詞組和專用術(shù)語分開。多行標(biāo)題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或棱形，避免出現(xiàn)上下長度一樣的方形或上下長、中間短的沙漏形。

（三）標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括正文的主要內(nèi)容并標(biāo)明正文種類。標(biāo)題中除規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。如有副標(biāo)題則回行居中，字體使用四號楷體。如標(biāo)題下附屬單位名稱和時間則用（）括住，字體使用四號楷體，單位名稱與時間間隔兩個空格，時間使用數(shù)字形式，如：（商洛學(xué)院 2012年3月11日）

三、正文的要求

（一）正文要與標(biāo)題隔一行。

（二）正文使用三號仿宋體字。每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。文中一級標(biāo)題使用三號黑體，二級標(biāo)題使用三號楷體，三級標(biāo)題使用三號仿宋體加粗，四級以下級標(biāo)題與正文字體相同。一級標(biāo)題后若回行不使用標(biāo)點。

（三）全文層次序號的使用

1.第一層為“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。

2.第二層為“

（一）”，以下可排

（二）（三）

（四）等，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，不采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標(biāo)點。

3.第三層為“1.” 1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排2.3.4.5.6.7.等。

4.第四層為“⑴”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，不采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標(biāo)點。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。

5.第五層為“①”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加任何標(biāo)點，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序號還可以不單獨(dú)作為標(biāo)題序號在句子里使用。

（四）行文格式的要求

1.每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。一級標(biāo)題前面不空格。2.請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。

（五）正文中如有引用的內(nèi)容則必須準(zhǔn)確無誤，必要時用括號加以標(biāo)注。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用公文標(biāo)題使用簡稱時，先用全稱，并注明簡稱。

（六）正文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。先在正文下一行左空兩格用三號仿宋體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。

四、正文中一些主要標(biāo)點符號的使用

（一）破折號，行文中作為說明解釋的語句用破折號標(biāo)明。總結(jié)、計劃標(biāo)題中如果使用副標(biāo)題或文章中使用破折號，破折號的長度為兩個漢字的長度，例“——”，而不是數(shù)個短橫，例“——”。

（二）連接號，相關(guān)的時間、地點或數(shù)目之間用連接號，表示起止。工作計劃、總結(jié)中使用到的主要有以下情況：

1.表示時間起止的，工作計劃、總結(jié)中有關(guān)中的連接號“—”是兩個字符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。

2.表示數(shù)目的，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示數(shù)值的范圍，例如：總結(jié)、計劃中出現(xiàn)的“1～4個年級”，1和4之間應(yīng)用浪紋線。3.表示地點的，例如：商洛——西安，是兩個漢字的長度。

（三）省略號，省略號的形式為“……”，六個小圓點占兩個字的位置，不是六個小短橫。

（四）標(biāo)點符號的位置

1.句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下，不出現(xiàn)在一行之首。

2.引號、括號、書名號的前一半不出現(xiàn)一行之末，后一半不出現(xiàn)在一行之首。

3.破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占一個字的位置，這四種符號上下居中。

（五）頁碼用四號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條四號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)識頁碼。

五、文章中數(shù)字的使用

（一）使用阿拉伯?dāng)?shù)字。凡是可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字而且有很得體的地方，所表示的數(shù)目又比較精確時，均應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數(shù)字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。

（二）使用漢字。根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：星期六 二萬五千里長征 第四方面軍 一二〇師 “ 十二五”計劃 應(yīng)試教育等。

（三）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

六、封面和成文結(jié)尾時間的漢字寫法

（一）正式的計劃、總結(jié)、報告、通知、請示等類的公文結(jié)尾的成文時間政府系統(tǒng)一般使用漢字，黨群系統(tǒng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（二）時間使用漢字的規(guī)范寫法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是漢字，可從插入中的特殊符合里選擇，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯?dāng)?shù)字0，必須拼寫漢字〇。不能漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字混用，不能寫成二00九年。

（三）其他不規(guī)范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（四）成文時間及文中不能拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。

七、落款及時間

（一）正文結(jié)尾要有單位名稱（全稱或規(guī)范簡稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當(dāng)?shù)奈恢?，右空兩格?/p>

如全稱：商洛學(xué)院經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院，簡稱：商洛學(xué)院經(jīng)管院。

（二）時間在單位名稱的下一行，右頂格。

（三）落款多個單位時，應(yīng)該每個單位占一行，兩端對齊。

（四）正文標(biāo)題下已經(jīng)書寫單位名稱和時間的，結(jié)尾不再使用落款和時間。

八、公文中紙張及印章的正確使用 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm*97mm）,左側(cè)裝訂。版式通用word，頁邊距上下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般為固定值3 0磅。如有特殊要求，另行處理。公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)都應(yīng)加蓋印章。預(yù)覽：

關(guān)于日常行文格式要求的通知

一、頁面設(shè)置的要求

上邊距為2.4cm，下邊距為2.2cm，左右邊距同為2.8cm。

二、正式行文的格式要求

（一）標(biāo)題要求：標(biāo)題用2號宋體，加粗、居中。

（二）正文要求：

1.正文的基本字形。采用3號仿宋_GB2312字體，行間距為固定值26磅。

2.正文中的表格。以word形式，4號仿宋_GB2312字體，表格內(nèi)行間距為固定值19磅，財務(wù)報表除外。

（三）正文層級要求：

1.一級標(biāo)題用3號仿宋_GB2312字體，加粗，用漢字?jǐn)?shù)字“

一、xxxxx

二、xxxxx” 2.二級標(biāo)題用3號仿宋_GB2312字體，用漢字?jǐn)?shù)字外加小括號“

（一）xxxxx

（二）xxxxx”

3.三級標(biāo)題用3號仿宋_GB2312字體，用阿拉伯?dāng)?shù)字 “1.xxxxx 2.xxxxx”

4.四級標(biāo)題用3號仿宋_GB2312字體，用阿拉伯?dāng)?shù)字外加小括號“（1）xxxxx（2）xxxxx”

5.五級標(biāo)題用3號仿宋_GB2312字體，用特殊符號中的數(shù)字符號①②③④標(biāo)注。

6.標(biāo)題不允許使用自動編號；不允許使用英文字母編號。預(yù)覽：

7.要注意序數(shù)數(shù)詞的寫法，“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓和點號。

8．在正文層次不多的情況下，第一級標(biāo)題用“

一、”，第二級標(biāo)題可用“1.”。

9．有段落統(tǒng)一用“。”，例如：（1）xxxxx。（2）xxxxx。

（四）附件1個以上的情況，樣式例如：附件1：xxxxx 附件2：xxxxx

（五）年月日落款與正文內(nèi)容空四行，與頁邊距空四格。

（六）公章要齊年壓月。

三、上報材料類文件（非正式行文格式）格式要求

（一）標(biāo)題要求：標(biāo)題用小2宋體，加粗、居中。

（二）正文要求：

1．正文的基本字形。采用4號仿宋_GB2312字體，行間距為固定值20磅。

2．正文中的表格。以word形式，采用5號仿宋_GB2312字體，表格內(nèi)行間距為固定值16磅。

（三）層級要求：同正式行文格式要求。

（四）頁碼要求：行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明頁碼的順序編號，用小5號Times New Roman體標(biāo)識，標(biāo)識在每一頁公文的下端居中。

附件：企業(yè)公文寫作教程