第一篇：現(xiàn)代秘書學(xué)期末考試資料

鄭州大學(xué)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育《現(xiàn)代秘書學(xué)》課程考核要求

說明：本課程考核形式為提交作業(yè)，完成后請保存為WORD 2003版本格式的文檔，登陸學(xué)習(xí)的平臺提交，并檢查和確認(rèn)提交成功（能夠下載，并且內(nèi)容無誤即為提交成功）。

一． 作業(yè)要求

1.認(rèn)真學(xué)習(xí)課程，廣泛查閱文獻(xiàn)資料，高質(zhì)量完成課程作業(yè)。

2.必須由自己獨(dú)立完成，不得抄襲或請人代寫，雷同作業(yè)按照零分處理。

二． 作業(yè)內(nèi)容

論述題（第一題40分，第二題60分，共100分。）

1、談?wù)勀銓Α懊貢备拍畹恼J(rèn)識與把握。答：

一、秘書現(xiàn)象和秘書現(xiàn)象的社會定位

秘書和秘書工作，作為客觀存在的社會事物和社會現(xiàn)象，是歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物。秘書學(xué)的研究，不應(yīng)從歷史上什么時(shí)候出現(xiàn)秘書職務(wù)開始，而應(yīng)當(dāng)從為什么會出現(xiàn)“秘書”這一本原開始。

文字的產(chǎn)生和發(fā)展，從五千多年前用獸骨占卜問神，到商朝甲骨卜問后刻寫卜辭，體現(xiàn)了人在為權(quán)力服務(wù)中總結(jié)文字經(jīng)驗(yàn)和發(fā)揮文字作用的本領(lǐng)，以文字為工具的社會服務(wù)隨之尋偶。向當(dāng)事人釋解占卜兇吉，記錄生產(chǎn)技術(shù)，記載個(gè)人秘密，提出某種建議，充當(dāng)傳遞信使等秘書現(xiàn)象不斷出現(xiàn)。這些現(xiàn)象的抽象，就是孕育“秘書”含義的本原。

秘書現(xiàn)象的應(yīng)用價(jià)值，首先被氏族公社末期的貴族統(tǒng)治者所認(rèn)識。他們對秘書現(xiàn)象進(jìn)行了政治性和歸屬性的改造。

隨著社會的發(fā)展，這種“圍核機(jī)制”被模擬和擴(kuò)散。表現(xiàn)為“核”的模擬和“圍”的擴(kuò)散。

這樣，在我們的腦海中浮現(xiàn)了一幅圖景。在社會前進(jìn)的腳步中，以“圍核機(jī)制”為特征的秘書現(xiàn)象不斷地以一定的存在形態(tài)被凝固在社會各個(gè)系統(tǒng)、各個(gè)環(huán)節(jié)的樞紐之中。凝固點(diǎn)上的人就成為秘書現(xiàn)象的人格化身，成為“秘書人”。他們被稱之為“秘書”或類似的稱謂，實(shí)現(xiàn)了秘書現(xiàn)象的社會定位。這就充分說明，“秘書”是由秘書現(xiàn)象分離和衍變而派生出來的，它是一種符合社會管理發(fā)展需要的分工。

由于社會各個(gè)系統(tǒng)、各個(gè)環(huán)節(jié)的樞紐是個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)，因此在網(wǎng)絡(luò)中無數(shù)點(diǎn)上定位的“秘書”，存在著社會屬性、“凝固”形態(tài)和活動方式多元化的特征。事實(shí)正是這樣，當(dāng)今世界“秘書”的定位有官方的、民間的；政治的、經(jīng)濟(jì)的；行政的、專業(yè)的；集團(tuán)的、個(gè)人的等等，不一而足。

總之，歷史的發(fā)展，產(chǎn)生了秘書現(xiàn)象，秘書現(xiàn)象孕育和分娩了秘書人，秘書人承擔(dān)了秘書現(xiàn)象的兼容升華和圍核指向，滿足了社會定位的需要；同時(shí)，社會對秘書現(xiàn)象及其“圍核機(jī)制”的功能性選擇，還在不斷發(fā)展和擴(kuò)新，呼喚出現(xiàn)新的“秘書”定位。這就是秘書現(xiàn)象和秘書定位歷史發(fā)展的模型。這模型告訴我們，人類社會的秘書史，就是在這樣豐富多彩的秘書現(xiàn)象動態(tài)發(fā)展中記載的。

二、從秘書現(xiàn)象看秘書概念

對秘書現(xiàn)象產(chǎn)生和演化，以及秘書職司起源和變遷的粗略勾勒，有可能為我們解釋秘書概念找到了一把鑰匙。

首先，秘書現(xiàn)象產(chǎn)生發(fā)展分離再發(fā)展再分離的演進(jìn)規(guī)律，表明了它既有廣義的擴(kuò)展性，又有狹義的規(guī)定性。其次，秘書現(xiàn)象分離后的社會定位的圍核化，社會定位歷史發(fā)展的多元化，表明“秘書”在人格化意義上既有絕對確定性和連續(xù)性，又有相對確定性和間斷性。這些，都給我們提示了秘書概念在職業(yè)化或人格意義上的外延的多維。

迄今為止，我們之所以未能對“秘書”定義達(dá)成共識，正是反映了對這一概念豐富內(nèi)涵和多維外延把握的偏頗。人們從各自對秘書標(biāo)準(zhǔn)概念的想定出發(fā)，從各自對秘書實(shí)踐的體驗(yàn)出發(fā)，從各自不同側(cè)面的理解出發(fā)，就會得出不同的結(jié)論。

2、秘書工作是一種被動性和服從性都很強(qiáng)的工作，但要想成為一名出色的秘書，又必須發(fā)揮自己的主動性和創(chuàng)造性。問：請舉例說明如何在被動性、服從性的大前提下，恰當(dāng)?shù)匕l(fā)揮秘書人員的主動性和創(chuàng)造性？

答：第一、智能結(jié)構(gòu)合理，能發(fā)揮互補(bǔ)功能。

秘書工作包容項(xiàng)多、涉及面廣，需要多方面的知識和專長。既要有通曉文字的，也要有熟悉管理的；既要有善于出主意的，也要有善于辦實(shí)事的；既要有理論修養(yǎng)的，也要有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的；既要有懂經(jīng)濟(jì)的，也要有熟悉政策、法律的，等等。在通曉文字者中，又要有比較精于某種文體的等。因此，應(yīng)根據(jù)需要羅致有不同特長的人才，形成合理的智能結(jié)構(gòu)，各展所長，互相補(bǔ)充，協(xié)調(diào)一致，妥善處理好各方面的工作，完成各項(xiàng)任務(wù)。如果智能結(jié)構(gòu)過于單一，就不能夠適應(yīng)復(fù)雜多樣的情況變化，給秘書工作帶來很大的局限性。第二、年齡結(jié)構(gòu)合理，能發(fā)揮師承功能。

秘書工作不僅包容項(xiàng)多、涉及面廣，而且往往難度大、業(yè)務(wù)復(fù)雜，不經(jīng)過較長時(shí)期的熟悉和磨煉是難以勝任的。即使是秘書專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，也并不是一走出學(xué)校就能夠很好地勝任工作，而是需要在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)，虛心向有經(jīng)驗(yàn)的老同志請教，才能逐漸提高實(shí)際工作能力。所以，從秘書群體隊(duì)伍的建設(shè)來看，要注意形成合理的年齡結(jié)構(gòu)。既有經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)權(quán)威的年長者，又要以各種方式及時(shí)吸收培養(yǎng)年輕力量，同時(shí)還應(yīng)有業(yè)務(wù)熟練、能夠保證業(yè)務(wù)接替的中年骨干。有了這樣的年齡結(jié)構(gòu)，老、中、青結(jié)合，就會使秘書群體內(nèi)部師承相繼，不斷發(fā)展，充滿生機(jī)和活力。

第三、性別結(jié)構(gòu)合理，能提高整體效能。

在秘書群體中，男性和女性有著不同的生理和心理特征，對工作的適應(yīng)性也是不完全一樣的。一般說來，女性比較溫和、謹(jǐn)慎、耐心、細(xì)致、善解人意，富有同情心。因此，秘書業(yè)務(wù)中內(nèi)向性、技術(shù)性、程式性較強(qiáng)的一些工作，更適合由女性擔(dān)任。有關(guān)實(shí)驗(yàn)還證明，同職業(yè)的群體中男女比例適當(dāng)，還有助于改善人際關(guān)系，增進(jìn)內(nèi)部團(tuán)結(jié)，提高工作效率。關(guān)于秘書工作人員的性別結(jié)構(gòu)問題，在我國尚未引起足夠重視，至于不同部門中的男女比例怎樣才算合適，也還需要在實(shí)踐中來進(jìn)一步探討。

二、加強(qiáng)目標(biāo)管理

目標(biāo)管理就是通過確定本單位的工作奮斗目標(biāo)，以激勵(lì)和引導(dǎo)全體人員更加有效的進(jìn)行工作并對整個(gè)過程實(shí)施控制，最終實(shí)現(xiàn)既定工作目標(biāo)的一種管理方式。

目標(biāo)管理是辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理全局，推動各方面完成任務(wù)的管理措施，同時(shí)辦公室本身也需要帶頭搞好目標(biāo)管理。目標(biāo)是在一定時(shí)間預(yù)定達(dá)到的效果。辦公室實(shí)施目標(biāo)管理，主要是：

1、實(shí)行“三定”

這里的“三定”，是定崗、定員、定責(zé)。定崗，要根據(jù)辦公室的職責(zé)人物科學(xué)合理的實(shí)質(zhì)工作崗位。定崗市一要高效精干，崗位明確，盡可能減少不必要的崗位；二要科學(xué)合理，盡可能將性質(zhì)相近的工作歸屬分類，便于操作；三要職責(zé)相對寬泛，專兼結(jié)合，即突出崗位的主要職能，又要將其主要職能相對延伸和拓展，形成科學(xué)合理的崗位結(jié)構(gòu)。定員，要做到人數(shù)適當(dāng)，結(jié)構(gòu)合理，既注意人員政治素質(zhì)，又注意其舉特長和個(gè)性特點(diǎn)；既注意年齡、工作實(shí)績和工作經(jīng)驗(yàn)，又注意身體狀態(tài)和家庭負(fù)擔(dān)，做到各得其所，各盡所能，揚(yáng)其所長，避其所短。定責(zé)，要對每一個(gè)崗位的工作性質(zhì)，任務(wù)大小進(jìn)行認(rèn)真研究，對其職責(zé)力求表述準(zhǔn)確、恰當(dāng)、具體，避免含糊不清。

2、建立目標(biāo)體系

制定目標(biāo)要科學(xué)、合理、既不能設(shè)置過高，以致目標(biāo)無法達(dá)到而流于形式，又不能過低，以致目標(biāo)失去鞭策效應(yīng)和約束力。具體來講，目標(biāo)的確定要堅(jiān)持“四性”：一是可靠性，所定目標(biāo)的各項(xiàng)要求，經(jīng)過努力是全部可以達(dá)到的；二是明確性，既目標(biāo)提出的各項(xiàng)要求表達(dá)要具體明確，便于操作；三是可衡量性，做到心可用數(shù)字表達(dá)的可能量化，使目標(biāo)、任務(wù)的落實(shí)更具嚴(yán)密性和可控性；四是可協(xié)調(diào)性，目標(biāo)所提各項(xiàng)要求與若干部門的工作職能相關(guān)時(shí)，各自的權(quán)、責(zé)、利也要明確具體，以利于互相協(xié)調(diào)與配合。

3、加強(qiáng)考評檢查

一般來說，定量目標(biāo)較為便于考核，因其工作進(jìn)度和工作質(zhì)量具有直觀性，因此只需要進(jìn)行階段性檢查，每季度或半年一次即可；而定性目標(biāo)則需要進(jìn)行經(jīng)常性的考核檢查，并做好記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，掌握目標(biāo)進(jìn)度，并及時(shí)反饋實(shí)現(xiàn)目標(biāo)過程及狀況的信息。

在實(shí)際工作中，一些地方把考評分為三個(gè)階段實(shí)施：（1）第一階段，以協(xié)商方式確定辦公室工作的目標(biāo)結(jié)構(gòu)體系，主要是確定總目標(biāo)，確定下面職能崗位如秘書、文書、信息、督查、綜合、調(diào)研、行政后勤、機(jī)要保密、信訪、對外接待等崗位的小目標(biāo)，以及協(xié)調(diào)各崗位、工種的小目標(biāo)，使之形成完整的目標(biāo)體系。

（2）第二階段，以自我控制為主的方式實(shí)施目標(biāo)，由各崗位工作人員自己決定完成任務(wù)，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的途徑和方法，上級領(lǐng)導(dǎo)不要包辦代替，不加干涉。（3）第三階段，以工作人員自我總結(jié)為主進(jìn)行目標(biāo)成果評價(jià)，主要是自我總結(jié)完成的程度、所遇到的問題與克服困難狀況等。具體步驟有：

自評。自查填表，可把定量性目標(biāo)各設(shè)100分，將所要考評的內(nèi)容，如目標(biāo)要求、工作內(nèi)容和工作質(zhì)量、考核條件、計(jì)分標(biāo)準(zhǔn)、增分減分等項(xiàng)一一列入表中，自個(gè)人自評填表。

互評。由相近、相關(guān)工作人員，按同樣內(nèi)容，互相評比打分。綜合評比。由領(lǐng)導(dǎo)人主持，集體議定分?jǐn)?shù)。

4、進(jìn)行總評獎(jiǎng)懲

實(shí)施目標(biāo)管理的目的是激勵(lì)和調(diào)動工作人員的積極性，從而促進(jìn)人們自覺地完成任務(wù)。去年總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，就是對實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)的個(gè)人和單位分等級給予獎(jiǎng)勵(lì)、表揚(yáng)；未實(shí)現(xiàn)的給予批評、減少或扣發(fā)獎(jiǎng)金等。

考評當(dāng)中必須堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，客觀分析目標(biāo)的科學(xué)性和可行性，統(tǒng)一考核標(biāo)準(zhǔn)，并將季度、半年和年終考核結(jié)合起來，采取聽、查、看、算、評等方法，進(jìn)行調(diào)查。通過考評，做到總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，肯定成績，激勵(lì)先進(jìn)，鞭策后進(jìn)推動各項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

三、強(qiáng)化秘書制度的建設(shè)

管理，才能有效地控制和保證機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)的有序性，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化，消除機(jī)關(guān)內(nèi)耗，提高工作效率，充分調(diào)動和發(fā)揮秘書工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)造性，達(dá)到以辦公室科學(xué)管理的目的。

第二篇：秘書學(xué)期末考試重點(diǎn)

《秘書學(xué)概論》期末考試復(fù)習(xí)題

1．在秘書信息工作中最能體現(xiàn)智謀性助手作用的環(huán)節(jié)是（B）

A．信息的收集

B．信息的反饋

C．信息的貯藏

D．信息的加工 2．秘書辦事要求主動、及時(shí)、迅速，體現(xiàn)的是秘書工作的（C）A．服務(wù)原則

B．求實(shí)原則

C．效率原則 D．管理原則 3．秘書面對繁雜的工作任務(wù)，應(yīng)優(yōu)先辦理（C）

A．最先發(fā)生的事

B．最先下達(dá)的任務(wù)C．急事要事

D．重要但不緊迫的事 4．“慎獨(dú)”是秘書一種重要的（D）

A．工作方法

B．思維方式

C．認(rèn)知途徑

D．道德修養(yǎng)方法 5．秘書的勞動能夠創(chuàng)造價(jià)值，其成果往往具有（A）

A．潛隱性的特點(diǎn)

B．直接性的特點(diǎn)

C．公開性的特點(diǎn)

D．被動性的特點(diǎn)

6.“去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里”指的是（B）。A.調(diào)查過程

B.研究過程

C.行文過程

D.辦會過程 7.秘書工作通過“主輔配合”領(lǐng)導(dǎo)，能夠（C）

A．弱化領(lǐng)導(dǎo)工作效能

B．減弱領(lǐng)導(dǎo)決策作用 C．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作效能

D．強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)決策職權(quán)

8.秘書活動的主體是（c）

A．秘書部門

B．秘書工作

C．秘書

D．領(lǐng)導(dǎo)工作

9.會議結(jié)束后，秘書的文件整理、落實(shí)、催辦體現(xiàn)了秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作的（B）

A．前期鋪墊 B．補(bǔ)償代勞 C．拓展延伸 D．拾遺補(bǔ)缺 10.當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意圖與下屬抵觸時(shí)，秘書對下級的正確做法是(D)

A.批評指正

B.安撫附和

C.暫時(shí)不理

D.多做解釋

11.我國新時(shí)期秘書工作“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想是指（ACD）。

A.為直接領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

B.為上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

C.為相關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)

D.為人民群眾服務(wù)

12.秘書工作的政治性主要體現(xiàn)在：（BCD）。

A.群眾性

B.人民性

C.階級性

D.政策性

13.秘書處理來信的基本要求是（ABC D）。

A.及時(shí)拆封

B.詳細(xì)閱讀

C.認(rèn)真登記

D.回信答復(fù)

二、名詞解釋

1、秘書學(xué)：是研究秘書工作和秘書活動的特性和規(guī)律的科學(xué) 秘書職能:是在秘書機(jī)構(gòu)、秘書職位功能的框架內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)組織目標(biāo)和管理的需要而明確賦予秘書機(jī)構(gòu)或秘書職位的具體職業(yè)權(quán)限。

2、催辦：指必須辦理答復(fù)的文件，依據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查，以確保落實(shí)。

3、擬辦：文件的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。

5、秘書人際關(guān)系：是指秘書人員在工作生活中通過行為交往、語言交流等方式從而獲得他人的理解、信任與支持并最終建立起彼此間融洽的合作關(guān)系。

6、秘書：專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。（狹義）

秘書是指位居領(lǐng)導(dǎo)人身邊或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中樞，從事辦公室事務(wù)，辦理文書，聯(lián)系各方，保證領(lǐng)導(dǎo)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)并為各方面的事務(wù)與信息提供服務(wù)。（廣義）

7、綜理制：綜理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的一個(gè)統(tǒng)一的辦公機(jī)構(gòu)。

8、分理制：分理制條件下的秘書機(jī)構(gòu)，是一種職能分工型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機(jī)構(gòu)組織形式，這種形式能充分發(fā)揮職能部門專業(yè)管理的作用。

9、秘書禮儀：

指秘書在工作和社會交往活動過程中形成的應(yīng)共同遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則.具體表現(xiàn)為禮節(jié)、禮貌、儀式、儀表等。

10、秘書協(xié)調(diào) ：在其職責(zé)范圍內(nèi)或在領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，調(diào)整和改善組織之間、工作之間、人際關(guān)系之間的關(guān)系，促使各項(xiàng)活動趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的過程。

11、會議：會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。通常有2人以上共同參與，以一定方式聚合在一起。

12、秘書的表達(dá)能力：秘書的表達(dá)能力是指通過語言、文字和身勢等形式溝通信息、相互交往、合作共事的本領(lǐng)。（口頭表達(dá)能力是指運(yùn)用口語交流思想，傳達(dá)信息的能力；書面表達(dá)能力就是運(yùn)用書面文字表達(dá)思想、交流信息的能力，即寫作能力；身勢表達(dá)能力就是運(yùn)用表情、動作、姿勢、聲音、服飾和距離等非語言手段表情達(dá)意的本領(lǐng)）

三、簡答題

1、秘書學(xué)的研究內(nèi)容及研究方法是什么？

研究內(nèi)容：（1）對中外秘書史及秘書工作規(guī)律的研究（2）對當(dāng)代秘書工作規(guī)律的研究（3）對秘書工作管理體制的研究

（4）對秘書任職人員的要求以及秘書團(tuán)隊(duì)建設(shè)和辦公技術(shù)的研究。（5）對相關(guān)學(xué)科新發(fā)展在秘書學(xué)中應(yīng)用的研究。研究方法：（1）調(diào)查研究法（實(shí)證分析法、事實(shí)研究法）

（2）系統(tǒng)研究法

（3）比較研究法

（4）案例研究法

（5）資料分析法（6）科學(xué)抽樣的方法（7）歷史研究法

2、秘書機(jī)構(gòu)的管理工作內(nèi)容是什么？

（1）秘書機(jī)構(gòu)的整體管理：① 合理設(shè)置秘書機(jī)構(gòu)

② 建立健全崗位責(zé)任制度

③ 科學(xué)化的工作程序和方法

④ 秘書機(jī)構(gòu)的彈性管理

⑤ 完善秘書機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)

⑥ 秘書機(jī)構(gòu)的辦公自動化（2）秘書人員的個(gè)人管理：① 工作管理

② 行為管理

③ 時(shí)間管理

④ 辦公環(huán)境管理

3、秘書調(diào)查研究工作的基本內(nèi)容有哪些？

（1）政策性調(diào)研：了解調(diào)查對象對有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實(shí)情況,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實(shí)施和落實(shí)提供重要的依據(jù)和反饋信息（2）基本情況調(diào)研：通過對各機(jī)關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查, 了解情況，以減少工作的被動性，增強(qiáng)工作的主動性。

（3）市場調(diào)研：了解掌握重大的經(jīng)濟(jì)活動狀況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟(jì)狀況情況提供信息

（4）專業(yè)題性調(diào)研： 對自然資源、社會生活以及人文狀況的了解分析；對領(lǐng)導(dǎo)指定的或上級機(jī)關(guān)交辦的重要工作的調(diào)查；對先進(jìn)人物、先進(jìn)集體事跡的調(diào)查

（5）輿論熱點(diǎn)調(diào)研：是針對基層所關(guān)心的輿論熱點(diǎn)以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)提供“以小見大”的啟示性信息

（6）突發(fā)事件或事故調(diào)研：對有關(guān)事故事件的調(diào)查以求迅速查明原因，找出事實(shí)真相并提出處理建議。

4、會前、會間、會后秘書應(yīng)當(dāng)做好哪些工作？

會前準(zhǔn)備：1）制定大中型會議方案（會議主題與議題、會議名稱、會議議程，會議時(shí)間、日期、會議所需設(shè)備工具、確定會議與會代表的組成、會議文件范圍、做好文件印制和發(fā)放工作、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿、餐飲安排、籌備機(jī)構(gòu)）

2）會議時(shí)間安排（確定時(shí)間、議程和日程）

3）確定會議地點(diǎn)（上司和與會者方便前往、會場大小和會議規(guī)模相符、良好設(shè)備配置、不受外界干擾、有無停車場所、租借費(fèi)用合理）4）確定與會人員范圍

5）準(zhǔn)備會議文件資料（上司會議文稿、準(zhǔn)備材料、發(fā)言人文稿、資料袋）

6）發(fā)放會議通知

7）制作會議證件

8）制作指示標(biāo)志

9）預(yù)訂確認(rèn)會議室及會議布置

10）準(zhǔn)備會議所需物品設(shè)備

11）安排餐飲

12）大型會議的接送站、報(bào)到

13）大型會議的預(yù)算經(jīng)費(fèi) 會間準(zhǔn)備：1）會前的最后檢查 2）組織簽到和登記 3）做好必要的錄音錄像工作

4）會議設(shè)備的的操作與維護(hù)

5）做好會議的記錄工作

6）提供會議資料與聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)

7）做好會議的保密和保衛(wèi)工作以及處理會議中的突發(fā)事件

8）組織好會議期間的食宿、車輛、娛樂、照相等工作

9）編發(fā)會議簡報(bào)

會后工作：1）合理安排與會人員返程 2）提醒與會人員及時(shí)做好各種物品的清退 3）清理會場與文件 4）撰寫會議紀(jì)要

5）整理會議資料，立卷歸檔

6）會議效果的評估

7）會議的總結(jié)

5、秘書機(jī)構(gòu)設(shè)置的基本原則是什么？

秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置，必須遵循適應(yīng)、精簡、高效、規(guī)范化、科學(xué)化的原則

（1）適應(yīng)性：要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策與管理工作的需要。秘書機(jī)構(gòu)的規(guī)模大小、人員多少，取決于不同機(jī)關(guān)、單位的職級高低及其工作任務(wù)的需求。

（2）精簡：中央、國家機(jī)關(guān)的秘書部門一般不超過三級。地方各級機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位一般一至兩級。減少層次，減少環(huán)節(jié)，有利于高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（3）高效：要達(dá)到高效，必須重視秘書群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，充分發(fā)揮秘書機(jī)構(gòu)的整體效能。同時(shí)要采取積極措施，努力提高秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（4）規(guī)范化原則

（5）科學(xué)化原則：① 組織結(jié)構(gòu)要科學(xué)

② 職責(zé)確定要科學(xué)

③ 團(tuán)隊(duì)人員配備要科學(xué)

6、秘書信息工作所收集信息有哪些類型？（1）按照信息源的性質(zhì)劃分：自然信息、社會信息（2）按信息的表現(xiàn)形式：語言信息、非語言信息

（3）按信息在秘書工作中的作用：預(yù)測信息、動態(tài)信息、回饋信息（4）按信息源的方向：上級信息、內(nèi)部信息、下級信息

（5）按信息的內(nèi)容：政策法規(guī)信息、指揮性信息、本單位信息、社會反饋信息、可比信息、相關(guān)信息、未來信息

7、秘書部門收集信息的途徑有哪些？（1）信息網(wǎng)絡(luò)渠道（2）文書渠道（3）書刊渠道（4）調(diào)查渠道（5）會議渠道（6）信訪渠道（7）科研渠道（8）檔案渠道

8、秘書對上司的補(bǔ)償作用及其主要內(nèi)容？（1）時(shí)間的補(bǔ)償（2）精力的補(bǔ)償（3）知識的補(bǔ)償（4）能力的補(bǔ)償（5）智力的補(bǔ)償（6）心理的補(bǔ)償

9、會議的基本要素是什么？

目的、時(shí)間、會址、主持者、名稱、與會者、議題、議程等

10、秘書公文寫作包含哪些基本工作程序？（1）明確發(fā)文主旨

（2）收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究（3）擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)（4）落筆起草，擬寫正文（5）反復(fù)檢查，認(rèn)真修改

準(zhǔn)備階段 1）授受意圖 理清思路

2）收集資料 尋求依據(jù)

3）擬訂提綱 構(gòu)思布局 草擬階段 注意

1）講究語法 字斟句酌

2）講究邏輯 表達(dá)準(zhǔn)確

3）講究格式 遵規(guī)循格 定稿階段

1）審核-發(fā)現(xiàn)問題

2）修改-改錯(cuò)與調(diào)整

3）定稿-領(lǐng)導(dǎo)審定 簽發(fā)通過

11、秘書人員存在哪些常見的不良心理現(xiàn)象？（1）畏上心理（2）自負(fù)心理（3）厭倦心理（4）討好上司心理（5）焦慮心理

12、秘書處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系主要有哪些方法？（1）主動配合適應(yīng)

（2）尊重與服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時(shí)規(guī)勸（4）維護(hù)上司間團(tuán)結(jié)（5）盡力消除分歧（6）巧妙回避

（7）不要參入個(gè)人意見和態(tài)度

（8）淡化低調(diào)處理矛盾（9）對領(lǐng)導(dǎo)說“不”的藝術(shù)

四、論述題

1、一名當(dāng)代合格的秘書人員自身的素質(zhì)要求包括哪些方面？（1）德：1）思想政治素質(zhì) A.遠(yuǎn)大的人生理想 B.堅(jiān)定的政治信念 C.較高的政策水平D.較強(qiáng)的法治觀念 E.高度的工作責(zé)任感 F.較高的遵守紀(jì)律的自覺性 2）秘書觀念問題

服務(wù)觀念 創(chuàng)新觀念 價(jià)值觀念 參謀觀念 信息觀念 系統(tǒng)觀念 效能觀念 保密觀念 3）秘書作風(fēng)修養(yǎng)

實(shí)事求是

主動負(fù)責(zé)

艱苦奮斗

聯(lián)系群眾

雷厲風(fēng)行

嚴(yán)細(xì)謹(jǐn)慎 4）秘書職業(yè)道德修養(yǎng)

廉潔奉公 不謀私立；埋頭工作 淡薄名利；服從領(lǐng)導(dǎo) 當(dāng)好助手；謙虛謹(jǐn)慎平等待人；嚴(yán)守機(jī)密 不慕虛榮（2）才：秘書的知識與能力素質(zhì)

1）秘書的知識結(jié)構(gòu)

（基本層次 中間層次 最高層次）

2）秘書的智力與能力結(jié)構(gòu)（智力:觀察力 注意力 記憶力 思維力 想象力）能力:（語言表達(dá)能力

協(xié)調(diào)能力 管理能力 信息處理能力）

3）秘書的基本技能（電腦應(yīng)用 雙語言 速記與快讀）4）秘書的特殊素質(zhì)（3）心理素質(zhì)（4）身體素質(zhì)

2、緊密結(jié)合秘書工作實(shí)踐論述秘書信息工作的重要意義。（1）輔助領(lǐng)導(dǎo)者正確決策

信息是決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)決策過程實(shí)際上是一個(gè)對信息的處理過程。（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)管理

科學(xué)管理的實(shí)質(zhì)：按一定的目標(biāo)，對一個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效的控制。

[過程]

各方信息→領(lǐng)導(dǎo)者→信息處理→發(fā)出指令→控制管理系統(tǒng)→達(dá)到既定目標(biāo)（3）開闊領(lǐng)導(dǎo)者與秘書的思路

信息社會 · 現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)者的“信息饑餓”。秘書自身也極需通過信息工作來開闊視野和思路，提高信息捕捉能力、創(chuàng)新思維能力、分析判斷能力、綜合概括能力、參謀咨詢能力和應(yīng)用寫作能力。（4）提高秘書工作效率

秘書部門和秘書人員的絕大部分工作如撰寫公文、辦理公文、立卷歸檔、調(diào)研、辦會等等，實(shí)質(zhì)上都是在處理信息。

3、秘書如何才能發(fā)揮好參謀助手作用？

（1）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)選擇決策目標(biāo)時(shí)，秘書要依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)打算解決什么問題的意向，通過信息和調(diào)研，廣泛深入地了解有關(guān)的真實(shí)情況，發(fā)現(xiàn)和分析工作中的問題，提供領(lǐng)導(dǎo)在確定決策目標(biāo)時(shí)參考；

（2）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)醞釀決策方案時(shí)，秘書要圍繞領(lǐng)導(dǎo)已定的決策目標(biāo)，收集和處理有關(guān)的信息，充分調(diào)查研究，廣泛聽取各方面的意見，準(zhǔn)確及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映，并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)去組織和協(xié)調(diào)各方面的力量，對各種備選方案反復(fù)進(jìn)行比較、鑒別這一論證，將其結(jié)果加以分析綜合，并可提出自己的建議，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)供決策參考；（3）當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)審定決策方案時(shí)，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)集體的決策會議做好會前準(zhǔn)備和會中服務(wù)工作，以便于領(lǐng)導(dǎo)在民主討論的基礎(chǔ)上實(shí)行正確的集中。同時(shí)，還要做好有關(guān)文件的起草、校核等工作，將領(lǐng)導(dǎo)作出的決策準(zhǔn)確地加以表述并及時(shí)下達(dá);（4）領(lǐng)導(dǎo)決策下達(dá)后，秘書要通過信息、調(diào)研、特別是督促檢查等手段，及時(shí)了解和反饋決策的貫徹執(zhí)行情況和接受實(shí)踐檢驗(yàn)的結(jié)果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，促進(jìn)決策落實(shí)，并可提出進(jìn)一步實(shí)施決策或者補(bǔ)充完善決策的建議

第三篇：2013年1月秘書學(xué)期末考試

中央廣播電視大學(xué)2012-2013學(xué)第一學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚囆姓芾韺？?/p>

秘書學(xué)

一、名詞解釋（每題5分，共25分）

商務(wù)談判 買賣雙方為了促成買賣成交或解決雙方爭議，與爭端，以取得各自經(jīng)濟(jì)利益而進(jìn)行的磋商活動。

協(xié)調(diào) 是和諧一致；配合得當(dāng)，就是正確處理組織內(nèi)外各種關(guān)系為組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境，促進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

信訪 是群眾來信來訪的簡稱，指人民群眾致函或走訪有關(guān)部門，反映情況，并要求解決某些問題。

會間調(diào)度 指會議進(jìn)行時(shí)間對會議程序、內(nèi)容及會場服務(wù)等所作的調(diào)整和安排。

談判方案 即談判計(jì)劃，它是談判者在談判前對談判的目標(biāo)、內(nèi)容、步驟等所作的預(yù)想性的安排。

二、選擇題（單選+多選每題5分，共25分）

1.最早秘書機(jī)構(gòu)產(chǎn)生于（A商朝）。

2.秘書活動的重要特征：（A文牘性、B受動性）。

3.按會議的內(nèi)容劃分，會議可劃分為（A綜合性會議、D專題性會議）。

4.古代秘書活動的條件:(A、社會管理組織的出現(xiàn)C文字和公文的出現(xiàn))。

5.秘書活動的補(bǔ)償性：（A、知識與能力的補(bǔ)償B、經(jīng)驗(yàn)與精力的補(bǔ)償）。

三、簡答題（每題10分,共50分）

1.信訪工作的任務(wù)是什么？

答：1）受理本地區(qū)、本系統(tǒng)和上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的來信來訪問題。2）定期綜合研究人民群眾來信來訪中反映的重要情況和問題，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門和負(fù)責(zé)人反映，以作為決策的依據(jù)，并提出解決問題的意見和建議。3）按照分級負(fù)責(zé)、歸口辦理的原則，向有關(guān)地區(qū)、單位和部門交辦來信來訪的問題，并負(fù)責(zé)督促檢查。對下級的處理信訪問題的結(jié)案報(bào)告進(jìn)行審查。

4）協(xié)助黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)檢查本地區(qū)、本系統(tǒng)的信訪工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，并組織經(jīng)驗(yàn)交流，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，推動信訪工作的開展。

2.簡述秘書人員接待上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)來人的方法。

答：1）根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示，秘書人員可以參與接待工作。2）在本單位領(lǐng)導(dǎo)不在而上級領(lǐng)導(dǎo)又要求秘書介紹情況或答復(fù)詢問時(shí)，秘書人員一定要端正態(tài)度，認(rèn)真對待，一絲不茍。3）對于上級機(jī)關(guān)一般工作人員來訪，秘書人員也要一視同仁，熱情接待。

3.良好的會議組織工作可以實(shí)現(xiàn)哪些功能?

答：（1）決策功能。會議是廣開言路、集思廣益的重要渠道，通過會議進(jìn)行決策，是實(shí)現(xiàn)決策科學(xué)化、民主化的有效手段。

（2）執(zhí)行功能。通過會議，可以傳達(dá)上級的政策和指令，可以都署本組織的中心工作和重大行動，可以責(zé)成所屬單位統(tǒng)一行動步調(diào)，可以解決工作進(jìn)行中的某些問題。因此，會議能起到行政手段的作用。（3）溝通功能。任何會議都是某種信息的輸入、傳遞、輸出的過程。通過會議可以上傳下達(dá)，聯(lián)絡(luò)左右，互通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮信息溝通的作用。較之其他溝通形式，會議溝通具有直接、快速和形象的優(yōu)勢。（4）協(xié)調(diào)功能。對于工作中的矛盾和沖突，運(yùn)用座談、對話、協(xié)商等會議形式往往會收到事半功倍的良好協(xié)調(diào)效果。（5）監(jiān)督功能。決策的實(shí)施離不開檢查、督促，而監(jiān)督功能的實(shí)現(xiàn)往往離不開會議。各種匯報(bào)會、總結(jié)會、評比會等，都是實(shí)施監(jiān)督的有效形式。

4.商務(wù)談判的特點(diǎn)有哪些？

答：商務(wù)談判的特點(diǎn)有：a參加談判的自愿性——談判各方的自愿參加，是商務(wù)談判活動得以進(jìn)行的前提條件。b談判方法的靈活性——商務(wù)談判是一個(gè)動態(tài)的過程，它既是一門具有某種規(guī)范的技術(shù)，又是一門能發(fā)揮主體能動性的藝術(shù)，需要談判者根據(jù)瞬息萬變的客觀條件，應(yīng)情應(yīng)景。c談判結(jié)果的互利性——任何商務(wù)談判都是雙方謀取利益的活動，而不只是其中的哪一方獲利，因此，談判應(yīng)努力尋求一個(gè)對雙方都有利的結(jié)果。

5．公務(wù)秘書具有什么特點(diǎn)？

答：公務(wù)秘書具有以下特點(diǎn)：a從所有制上看，公務(wù)秘書所在的組織一般為公有制單位，包括全民所有制和集體所有制單位；b從人事制度上看，公務(wù)秘書的錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲和福利待遇等，均由國家統(tǒng)一管理；c從經(jīng)濟(jì)來源上看，公務(wù)秘書的勞動報(bào)酬，一律由國家或集體支付。

第四篇：現(xiàn)代秘書學(xué)知識點(diǎn)考點(diǎn)免費(fèi)下載

現(xiàn)代秘書學(xué)

1、秘書工作的含義、特點(diǎn)

含義：指的是以為領(lǐng)導(dǎo)中樞與領(lǐng)導(dǎo)者的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為目的，由秘書完成的一系列綜合性、輔助性的服務(wù)工作的統(tǒng)稱。

特點(diǎn)：政治性、綜合性、輔助性、被動性、事務(wù)性、機(jī)密性

2、秘書如何正確處理與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)系

1)尊重而不阿諛奉承4）誠實(shí)而不作假弄權(quán)

2)主動而不越位脫軌5）溝通而不封閉堵塞

3)服從而不盲目附和6）擋駕而不阻攔干涉

3、綜理制、分理制（P44）

我國秘書機(jī)構(gòu)的布局方式，根據(jù)秘書機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和基本職能，大體上可以分為兩種：一種是總體辦公型模式——綜理制；另一種是職能分工型模式——分理制。綜理制又稱分散制、集中制；分理制又稱分散制、混合制。

4、秘書職能的定義、分類（P53）

定義：指的是秘書的工作、任務(wù)、職責(zé)、功用和效能的總稱，它從總體上規(guī)定了秘書的工作方向、活動范圍和行為準(zhǔn)則，主要回答秘書大體上應(yīng)該“做些什么”和“取得怎樣的成效”的問題。

分類：基本職能：參謀政務(wù)、管理事務(wù)；

一般職能：是秘書工作任務(wù)、職責(zé)、內(nèi)容的概括和綜合，是秘書基本職能的具體化和明確化，帶有普遍性和常規(guī)性，既適用于黨、政、軍、三資企業(yè)和私營企業(yè)的秘書部門大體上也是適用的。包括輔佐決策、協(xié)助管理、處理信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、保守秘密

5、國家秘密的定義、劃分

定義：指的是關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限于一定范

圍的人員知悉的事項(xiàng)。

國家秘密的密級：絕密、機(jī)密、秘密

6、秘書職能環(huán)境的含義

秘書職能環(huán)境：指的是從事秘書工作的秘書個(gè)人，在履行秘書職能時(shí)的有利于自身健康、成長和提高工作效率的物質(zhì)生活環(huán)境和與之發(fā)生職能關(guān)系的相對穩(wěn)定的職能對象的總稱。

7、文書及其相關(guān)概念的含義

文書：是人們在社會實(shí)踐活動中，以一定的文字體式，用以表達(dá)某種意思、處理各種事

務(wù)的書面材料。

分類：1.私人文書2.公務(wù)文書

私人文書：是指個(gè)人、家庭或者家族在社會實(shí)踐活動中形成和使用的文書。

公務(wù)文書：是指法定機(jī)關(guān)或組織按照特定的體式，經(jīng)過一定處理程序制成，并在特定范

圍內(nèi)使用的書面材料，是發(fā)布政令、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖、聯(lián)系公務(wù)、指導(dǎo)和商洽工作、傳遞信息、交流經(jīng)驗(yàn)、處理機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部業(yè)務(wù)工作及記載工作活動的一項(xiàng)工具。

公文就是處理公務(wù)、管理事務(wù)的一種書面文字工具。

公文的分類：1.通用公文：是指黨政機(jī)關(guān)和社會組織都普遍運(yùn)用的公文。

2.專用公文：指的是軍事、外交、司法、稅務(wù)、審計(jì)等專門職能機(jī)構(gòu)在其

特定公務(wù)活動中根據(jù)特殊需要專門使用的公文。

文件的含義：是指法定機(jī)關(guān)或組織按照一定程序撰制的文書，具有指揮性、指導(dǎo)性、知照性和法定的權(quán)威性，并印有固定版頭的那一部分公文，是公文的一

部分。

文書、公文、文件三者的關(guān)系：文書的范圍大于公文，公文的范圍大于文件。

8、文書處理含義、基本要求、意義

文書處理：廣義，指文書在機(jī)關(guān)、單位通過一道又一道的銜接程序和手續(xù)，使公務(wù)文書

從擬制形成到完成使命的全過程所做的處理工作，包括公文撰擬、公文辦理，最后以立卷歸檔告終。狹義，一是收文處理，二是發(fā)文處理。

文書處理的基本要求：及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、簡便、統(tǒng)一、實(shí)事求是、高效

文書處理的重要意義 : 1)、機(jī)關(guān)、單位聯(lián)系各方的紐帶

2)、可從中獲取大量有價(jià)值的信息

3)、能有效減輕領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)擔(dān)

4)、保守黨和國家機(jī)密的重要環(huán)節(jié)

5)、為檔案工作奠定基礎(chǔ)。

9、行文關(guān)系、方向和制度

行文關(guān)系：指的是根據(jù)機(jī)關(guān)、單位之間的組織關(guān)系和職權(quán)范圍而確定的公文授受關(guān)系。

這種關(guān)系，大體上可分為以下三種情況：同一組織系統(tǒng)上下級機(jī)關(guān)、單位之

間的關(guān)系；不同組織系統(tǒng)上下級機(jī)關(guān)、單位之間的關(guān)系 ；平行機(jī)關(guān)、單位

之間的關(guān)系。

行文方向：指以公文發(fā)出的機(jī)關(guān)、單位為基點(diǎn)，就發(fā)文機(jī)關(guān)、單位與收文機(jī)關(guān)、單位的職級關(guān)系所認(rèn)定的公文運(yùn)行去向。公文的運(yùn)行方向有以下三種情況：上行文、下行文、平行文

行文制度：又稱行文規(guī)則，是指公文在運(yùn)行傳遞中應(yīng)遵守的有關(guān)制度，這些制度主要包

括行文關(guān)系、行文方向、行文方式等。

根據(jù)國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的有關(guān)規(guī)定有以下幾條：

1）行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報(bào)告。

2）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門

行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外，一般不

得向下一級政府正式行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正

式行文。

3）同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同

級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行

文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

4）屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確

主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)

政府同意。

5）屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。

6）部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)

應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

7）向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。

8）“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用

抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。

“報(bào)告”不得夾帶請示事項(xiàng)。

9）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。

10）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。

10、公文處理程序

收文處理程序可分為四個(gè)階段：

a、公文的收受與分流（收受、分揀、拆封、登記、分送、（摘編））

b、辦理收文階段（擬辦、批辦、承辦、注辦、（辦復(fù)））

c、組織傳閱與催辦、查辦階段

d、處置辦畢公文（清退、歸檔）

發(fā)文處理：公文制發(fā)機(jī)關(guān)、單位的秘書部門從接收文稿到制作發(fā)出的全過程。

發(fā)文處理程序：擬稿、核稿、簽發(fā)、批注、編號、審定密級、確定閱讀范圍、印刷、校

對、蓋印、登記、封發(fā)等。

11、公文撰擬含義、特點(diǎn)、功用、基本格式

公文撰擬：公文撰擬就是秘書在其本職范圍內(nèi)所從事的各種通用公文和準(zhǔn)公

文的起草。

公文撰擬的特點(diǎn)：1）有特定讀者對象和明確的實(shí)用目的2）有法定的作者和法定的權(quán)威性

3）有相對穩(wěn)定、約定俗成的規(guī)范格式

4）撰擬過程的集體性

5）內(nèi)容表述上的簡明性

公文撰擬的功用：1）決策和領(lǐng)導(dǎo)功用

2）規(guī)范準(zhǔn)繩功用

3）宣傳教育功用

4）知照聯(lián)系功用

5）憑證依據(jù)作用

公文三大部分：A、眉首部分：1.文件份號 2.秘密等級 3.保密期限 4.緊急程度 5.版頭 6.發(fā)文字號 7.簽發(fā)人

B、主體部分：1.公文標(biāo)題 2.主送機(jī)關(guān) 3.正文 4.發(fā)文機(jī)關(guān) 5.成文日期

6.印章 7.附件 8.附注 9.閱讀范圍

C、版記部分：1.主題詞 2.抄送機(jī)關(guān) 3.印制版記（包括公文

印發(fā)機(jī)關(guān)或部門名稱、印發(fā)時(shí)間和印刷份數(shù)）

12、調(diào)查研究的定義、特爾斐式調(diào)查法、頭腦風(fēng)暴式調(diào)查法

定義：指的是人們在社會實(shí)踐中，對客觀的實(shí)際情況進(jìn)行了解和分析研究，以認(rèn)識其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動。

特爾斐式調(diào)查法：又稱專家調(diào)查法，是函詢的形式，向參與預(yù)測問題的有關(guān)領(lǐng)域的專家分別提出問題，然后將他們回答的意見進(jìn)行綜合、整理、歸納，又匿名反饋給各專家，再次征求意見，然后再加以綜合、整理、反饋，經(jīng)過多次反復(fù)循環(huán)，最后得出一個(gè)比較一致的意見。

頭腦風(fēng)暴式調(diào)查法：簡稱BS法，即無拘無束、自由奔放地思考問題的意思，是借開調(diào)查會的形式來研究問題，這種會議，不受任何框架的限制，在融洽、輕松的氣氛中進(jìn)行。

13、公共關(guān)系的含義

公共關(guān)系：是社會組織及其成員，為實(shí)現(xiàn)特定的目的，通過一定的傳播媒體，加強(qiáng)與公

眾的雙向信息溝通，協(xié)調(diào)好與各方面的關(guān)系，塑造組織的美好形象，使組織與公共相互了解、相互適應(yīng)和相互支持的一種持久的策略行動。

第五篇：秘書學(xué)資料

涉外秘書學(xué) 復(fù)習(xí)提要

1.秘書產(chǎn)生的社會歷史條件。

①文字的出現(xiàn)，②相當(dāng)規(guī)模的社會組織的形成，是秘書產(chǎn)生的兩個(gè)最基本的社會歷史條件。

2.我國最早的秘書機(jī)構(gòu)的名稱。

商代出現(xiàn)了我國最早的秘書機(jī)構(gòu)——太史寮

3.春秋戰(zhàn)國時(shí)期特殊的秘書階層是什么。

士 一是在諸侯爭霸中沒落的貴族階層。二是由于學(xué)在官府的壟斷局面被打破而受惠于私人辦學(xué)風(fēng)氣的平民庶子

4.唐代特殊的秘書的名稱。

翰林學(xué)士。翰林學(xué)士的前身是翰林供奉，翰林供奉的前身是文詞待詔

5.我國古代秘書的含義。

“秘書”都是指宮禁中秘密收藏的圖書資料。

“秘書”在古代的第二個(gè)含義是讖緯圖箓之書?！白彙?chen)是古代的巫師或方術(shù)之士制做的一種預(yù)測未來的隱語或預(yù)言，以之作為吉兇的符驗(yàn)或征兆。

6.國外秘書一詞原出于拉丁文Secretarius,意思是“可靠的職員”。

7.在西方，秘書作為一種職位，最早產(chǎn)生于英國資產(chǎn)階級革命中，克倫威爾聘請漢密爾頓為秘書。

8.涉外秘書的含義.指在我國三資企業(yè)、外國駐華機(jī)構(gòu)、我國的涉外單位和部門、在國外的企業(yè)、涉外民營企業(yè)等輔助上司實(shí)施涉外經(jīng)濟(jì)活動或涉外事務(wù)管理的專門人才，是改革開放后產(chǎn)生的新型的外向型秘書。

9.三資企業(yè)的含義。指在我國出現(xiàn)的中外合資、中外合作、外商獨(dú)資企業(yè)。外國駐華機(jī)構(gòu)是指外國政府、公司、銀行、科技文化組織等派駐我國境內(nèi)的大使館、領(lǐng)事館、辦事處、聯(lián)絡(luò)處等。涉外部門是指我國各級行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體中負(fù)責(zé)涉外工作的部門，如省市人民政府的外事辦公室等。

10.涉外秘書分類。涉外秘書就其所在單位性質(zhì)分，一是三資企業(yè)秘書，二是外國駐華機(jī)構(gòu)秘書，三是國內(nèi)涉外單位秘書，四是民營私營企業(yè)秘書，五是私人涉外秘書。就其所在崗位分，一董事會秘書，二是總經(jīng)理秘書，三是總經(jīng)理助理秘書，四是總經(jīng)理辦公室秘書。

11.涉外秘書與機(jī)關(guān)秘書的區(qū)別。

一、管理目標(biāo)不同。涉外秘書的主體是三資企業(yè)的秘書，他們的主要管理目標(biāo)是以取得最大經(jīng)濟(jì)效益為出發(fā)點(diǎn)和歸宿，企業(yè)管理者關(guān)注的是最佳效益。機(jī)關(guān)秘書從事的是輔助管理工作，屬于行政管理的范疇，行政管理的目標(biāo)是追求整個(gè)社會的公共利益，以不斷滿足人民群眾日益提高的物質(zhì)和文化需求。

二、服務(wù)對象不同。涉外秘書主要為企業(yè)主管上司服務(wù)，涉外秘書和上司往往是一對一的隸屬關(guān)系。在三資企業(yè)中，經(jīng)理或總經(jīng)理的個(gè)人意志是整個(gè)企業(yè)活動的核心和主宰。

在黨政機(jī)關(guān)和大中型企業(yè)的機(jī)關(guān)秘書，是為整個(gè)領(lǐng)導(dǎo)群服務(wù)的。他們在客觀上受多頭支配，辦事效率較涉外秘書要低。

三、工作范圍的差別。涉外秘書的職責(zé)可歸納為“處理事務(wù)，綜合服務(wù)”。機(jī)關(guān)秘書的職責(zé)可歸納為“處理事務(wù)，輔佐決策”。

四、各項(xiàng)業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)不同。1.就辦文而言，機(jī)關(guān)文書是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的工具。三資企業(yè)文書是為企業(yè)經(jīng)營活動服務(wù)的工具。

2.就辦會而言，機(jī)關(guān)秘書籌辦會議主要是為了準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的開會意圖，對與會人員有嚴(yán)格的要求，與會人員的數(shù)量也要準(zhǔn)確掌握。涉外秘書籌辦的大多數(shù)是經(jīng)營性會議，往往與公關(guān)人員和銷售人員有關(guān)，以提高經(jīng)濟(jì)效益為主。3.就辦事而言，機(jī)關(guān)秘書不管是授權(quán)理事還是處理日常事務(wù)，都有嚴(yán)格的授權(quán)范圍，工作規(guī)范，程序性強(qiáng)。涉外秘書面對的不僅僅是企業(yè)內(nèi)部的管理事務(wù)，更多是面對市場，面對競爭，面對外界，其活動方式、活動內(nèi)容均以 提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益為目的，以開拓市場為中心，工作方式更加靈活多樣。

12.我國首次將涉外秘書從秘書學(xué)中劃分出來，是在1998年。

13.涉外秘書這一稱呼起始于20世紀(jì)80年代初。

14.我國涉外秘書發(fā)展的三次高潮的時(shí)間和背景。

一、涉外秘書的產(chǎn)生。始于20世紀(jì)80年代，最早出現(xiàn)在沿海經(jīng)濟(jì)特區(qū)的三資企業(yè)中，是改革開放的產(chǎn)物。

二、涉外秘書發(fā)展的三次高潮。80年代的第一次高潮。90年代的第二次高潮。加入世貿(mào)組織之后的第三次高潮

15.女性成為涉外秘書主體的原因。

一是擅長處理人際關(guān)系，二是耐心細(xì)致，條理性強(qiáng)。三是記憶力強(qiáng)，四是具有打字天賦，五是天性謹(jǐn)慎，利于保密，六是現(xiàn)代知識女性擇業(yè)觀 的體現(xiàn)，七是生理特點(diǎn)適合做秘書。

16.三資企業(yè)管理權(quán)的歸屬的四種類型，一是雙方共管型，二是一方為主型，三是委托第三方型，四是一方承包，租賃型。

17.三資企業(yè)的管理特點(diǎn)，一是精干高效，二是政令暢通，三是制度嚴(yán)明，四是唯才是用，五是博采眾長。

18.美國的企業(yè)文化與日本的企業(yè)文化的區(qū)別。美國：移民國家，個(gè)人之上、個(gè)人奮斗的個(gè)人主義得到充分發(fā)展。企業(yè)文化帶上了濃重的個(gè)人主義色彩。強(qiáng)烈的個(gè)人奮斗意識，使追求卓越、永不自滿、求變求進(jìn)，成為美國企業(yè)文化的基石。獨(dú)立意識強(qiáng)，企業(yè)和員工之間，員工與員工之間是純粹的工作關(guān)系。日本文化重視集體，強(qiáng)調(diào)個(gè)體對集體的歸屬感和群體的和諧統(tǒng)一。員工之間，員工和管理人員之間，存在著親屬式的團(tuán)結(jié)感。

19.三資企業(yè)文化的作用。

一是增強(qiáng)員工的向心力和凝聚力。二是增強(qiáng)員工的自豪感和社會責(zé)任感，三是有利于改善人際關(guān)系，四是有利于樹立企業(yè)形象，五是促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化。

20.涉外秘書在企業(yè)文化建設(shè)中的職責(zé)和作用，一是辦好企業(yè)報(bào)，二是編制宣傳小冊子，三是受命籌辦、組織活動，四是關(guān)心員工。

21.涉外秘書的協(xié)調(diào)作用體現(xiàn)在一是協(xié)調(diào)上司之間的關(guān)系，二是協(xié)調(diào)上司與下屬的關(guān)系，三是協(xié)調(diào)職能部門之間的關(guān)系，四是協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。

22.涉外秘書的職業(yè)特性，包括輔助性，服務(wù)性，被動性，隱匿性，涉外性。

23.涉外秘書的服務(wù)性體現(xiàn)在為上司服務(wù)，為下屬部門服務(wù)，為員工服務(wù)。

24.涉外秘書的最高權(quán)力機(jī)構(gòu)是董事會。

25.涉外秘書的知識結(jié)構(gòu)，包括基礎(chǔ)知識，秘書學(xué)知識，行業(yè)知識，了解中外文化差異。

26.涉外秘書的技能要求，一是熟練地掌握外語，二是嫻熟地操作辦公自動化設(shè)備，三是快捷的速記，四是掌握寫作技能。

27.涉外秘書應(yīng)如何與上司保持和諧、默契的關(guān)系，一是了解上司，二是尊重上司的權(quán)威，三是體諒上司的苦衷，四是學(xué)習(xí)上司。

28.影響同事關(guān)系的因素有:

思想觀念因素，興趣愛好因素，個(gè)性特征因素，利益因素，社會因素，年齡因素。

29.處理好同事關(guān)系的因素，一是尊重同事，二是寬容隨和，三是樂于助人，四是一視同仁，五是善待同事親屬。

30.涉外秘書應(yīng)如何打造良好的職業(yè)形象。儀容美 語言美 舉止美

31.涉外秘書應(yīng)克服的人際交往的心理障礙。

妒忌心理 猜疑心理 自卑心理 偏執(zhí)心理

32.涉外秘書應(yīng)有的公關(guān)意識

一是樹立良好的組織形象的意識，二是雙向溝通的意識，三是廣結(jié)良緣的意識，四是互利共贏的意識，五是內(nèi)求團(tuán)結(jié)、外求發(fā)展的意識。

33.秘書應(yīng)當(dāng)如何正確的贊美上司。

1．指導(dǎo)思想要正確。贊美領(lǐng)導(dǎo)的出發(fā)點(diǎn)是為了肯定其工作上的成績，進(jìn)而增強(qiáng)其進(jìn)取心和信心，切不可借贊揚(yáng)之名，行無原則的吹捧之實(shí)。

2．贊美的語言要有分寸。贊美的語言要有分寸，不可濫用形容詞、副詞。“最”“非?！薄疤貏e”“親自”之類的詞要少用或不用，否則，領(lǐng)導(dǎo)會覺得你言不由衷，有敷衍或吹捧之嫌。

3．贊美的方式要靈活多變

4．贊美的內(nèi)容要有選擇性.對于領(lǐng)導(dǎo)在乎的事情，不妨多加贊美，反之，可置而不論。5．贊美的時(shí)機(jī)要把握好 6．贊美之中要流露羨慕之情

34.秘書與上司的矛盾性和統(tǒng)一性體現(xiàn)在哪些方面。

矛盾關(guān)系的體現(xiàn)：①身份、地位不同。②工作職能不同。③個(gè)人素質(zhì)不同。④脾氣性格不同。

統(tǒng)一關(guān)系：①沒有領(lǐng)導(dǎo)，就沒有秘書：另一方面，領(lǐng)導(dǎo)也必須借助秘書為自己服務(wù)。②利益一致的關(guān)系。

35.涉外秘書應(yīng)有的意志特征，一是自覺性，二是果斷性，三是堅(jiān)持性，四是自制力。

36.涉外秘書自制力的表現(xiàn)，一是善于控制自己的情緒，二是善于約束自己的言論，三是善于節(jié)制自己的行動。

37.調(diào)查報(bào)告常見的開頭的方式。

①概述式。即用簡明扼要的語言介紹調(diào)查的時(shí)間、地點(diǎn)、對象、經(jīng)過以及調(diào)查方法

②設(shè)問式。在導(dǎo)語部分先提出問題以及吸引讀者的注意力和興趣。其中又分為兩種情況，一是只問不答，結(jié)論隱含在調(diào)

③論說式。圍繞主題生發(fā)議論，點(diǎn)明所調(diào)查的問題的性質(zhì)及意義。查報(bào)告的主體部分，或在結(jié)尾概括出來。

④對比式。即通過對同一個(gè)調(diào)查問題的兩個(gè)或兩個(gè)不同的調(diào)查對象的現(xiàn)實(shí)狀況進(jìn)行比較，或?qū)σ粋€(gè)調(diào)查對象的今昔狀況進(jìn)行比較，并由此提出問題，引出下文。其中又分兩種，一是縱向?qū)Ρ?，大抵適用于按時(shí)間先后順序?qū)ν粋€(gè)對調(diào)查對象的歷史和現(xiàn)實(shí)情況作對比

38.涉外秘書言語美的基本要求。

1、字正、腔圓、句順

2、韻調(diào)適中，節(jié)奏適度

3、準(zhǔn)確傳情達(dá)意4.、掌握應(yīng)變的技巧

39.涉外秘書坐姿和走姿的基本要求。

坐姿：

①落座前如要拉動椅子，則應(yīng)稍稍用力提起，以免椅腳與地面發(fā)生磨擦而發(fā)出較大的聲響。

②坐定后，不可東搖西晃，不可翹腿，雙腿、兩膝要并攏，腰部自然挺直，臀部占椅子板面的三分之二。

③起身時(shí)，動作幅度不能太大。要把椅子輕輕地推回原處，走姿：基本要求是優(yōu)雅、輕盈、有朝氣，富于節(jié)奏感，不徐不疾。具體要求是：腳尖朝前，切勿呈內(nèi)八字或外八字形。男子走平行線，突出陽剛、英武之氣；女子步履應(yīng)輕捷、嫻雅，步子略小，走成直線，突出溫柔、嬌巧之美。要抬頭挺胸，平視前方，不可左顧右盼。無論男女，步態(tài)要從容、平緩。

40.涉外秘書心理健康的十條標(biāo)準(zhǔn)。

①有足夠的自我安全感；②能充分了解自己，并能對自我能力作出評價(jià)； ③生活理想切合實(shí)際；④不脫離周圍現(xiàn)實(shí)環(huán)境；⑤能保持人格完整和諧；

⑥善于從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)；⑦能獨(dú)立并保持良好的人際關(guān)系；⑧能適度宣泄情緒和控制情緒；

⑨在符合集體要求的前提下，有限度地發(fā)揮個(gè)性；⑩在不違背社會規(guī)范的前提下，能恰當(dāng)?shù)貪M足個(gè)人的基本需要。

41.國家秘密的概念和范圍。

含義：國家秘密是指關(guān)系到國家的安全和利益，依照法定程序確定的，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)

范圍：政治秘密，是指國家事物中的重大決策中的秘密事項(xiàng)

軍事秘密，指涉及國防建設(shè)和武裝力量活動中的秘密事項(xiàng)

涉外秘密，凡外交和外事活動中的秘密事項(xiàng)，以及對外承擔(dān)義務(wù)的事項(xiàng)。經(jīng)濟(jì)秘密，涉及國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中的秘密事項(xiàng)

科技秘密，涉及科學(xué)技術(shù)中的秘密事項(xiàng)

司法秘密，凡涉及維護(hù)國家安全活動和追捕刑事犯罪活動中的秘密事項(xiàng)其他經(jīng)國家保密部門確定的應(yīng)當(dāng)保守的國家秘密事項(xiàng)

42.國家秘密的等級和保密期限

1.絕密，除特殊規(guī)定外，保密期限不得超過30年

2.機(jī)密，除特殊規(guī)定外，機(jī)密保密期限一般為20年

3秘密，除特殊規(guī)定外保密期限一般為10年

43.保密工作的基本方針?！侗Ｃ芊ā芬?guī)定：“保守國家秘密的工作，實(shí)行積極防范，突出重點(diǎn)，（內(nèi)外有別）既確定國家秘密又便于各項(xiàng)工作的的方針。”

44.保密工作的十條紀(jì)律。

1、不該說的機(jī)密，絕對不說；

2、不該問的機(jī)密絕對不問；

3、不該看的機(jī)密絕對不看；

4、不該記錄的機(jī)密，絕對不記錄；

5、不在非保密本上記錄機(jī)密；

6、不在私人通信中涉及機(jī)密

7、不在公共場所和家人、子女、親友面前談?wù)摍C(jī)密；

8、不在不利于保密的地方存放機(jī)密文件、資料；

9、不在普通電話、明碼電報(bào)、普通信息網(wǎng)上傳達(dá)機(jī)密事項(xiàng)；

10、不攜帶機(jī)密材料與游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所

45.調(diào)查的六種類型。

1．基本情況型調(diào)研2．專題型調(diào)研3．總結(jié)經(jīng)驗(yàn)型調(diào)研

4．決策措施型調(diào)研5．預(yù)測型調(diào)研6．突發(fā)事件型調(diào)研

46.書面調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、頭腦風(fēng)暴式調(diào)查法。

書面調(diào)查法，其方式是根據(jù)調(diào)查的目的、任務(wù)和要求將相關(guān)的調(diào)查項(xiàng)目設(shè)計(jì)成一

份調(diào)查表，發(fā)給被調(diào)查者填寫。分封閉式和開放式兩種

抽樣調(diào)查法，其方式是從總體調(diào)查對象中抽取部分樣本進(jìn)行調(diào)查，由此結(jié)果推知整體情況。具體分為，簡單隨機(jī)抽樣法，分層抽樣法，系統(tǒng)抽樣法

頭腦風(fēng)暴式調(diào)查法，本來是指精神病患者在精神錯(cuò)亂時(shí)的胡言亂語。此處是轉(zhuǎn)用其義，指無拘無束、自由奔放的意思。

47.信息編發(fā)工作的基本要求。

1、標(biāo)題要醒目

2、主題要鮮明

3、背景要查清

4、流向要明確

5、事實(shí)要準(zhǔn)確

6、文法要正確（教材P146-147)

48.信息收集的范圍。上級信息，內(nèi)部信息，同行信息，社會信息，國際信息

49.會議的日程、議程和程序

議程：是指會議的議事程序

日程：是指對議程的具體化，將會議的每天安排情況告訴與會者。通常有兩種方式一是表格式 二是文字式

程序：是指一次會議的活動順序的安排

50.會議記錄和會議紀(jì)要的區(qū)別。

①、適用范圍不同。會議無論大小，對必須有會議記錄，而會議紀(jì)要?jiǎng)t只適用于大中型會議或比較重要的會議。

②、制作程序不同。會議記錄是當(dāng)場記錄的，會后往往還要加工整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目核準(zhǔn)簽字后，進(jìn)行歸檔并長期保管。而會議紀(jì)要的書寫制作則必須嚴(yán)格按照公文的有關(guān)程序進(jìn)行。

③、寫法不同。會議記錄重在記述會議的進(jìn)程，不能用評析的文字，而會議紀(jì)要除開頭外，都用評述性文字。

④、表達(dá)方式不同。會議記錄要求如實(shí)完整地記錄會議過程中的情況，而會議紀(jì)要?jiǎng)t采用概述式的方式，側(cè)重提煉會議的主要觀點(diǎn)和決斷事項(xiàng)。

⑤、效力不同。會議記錄不屬于公文，不允許公開發(fā)布，一般只作為資料保管，而會議紀(jì)要?jiǎng)t是一種法定的公文，已經(jīng)下發(fā)，則具有指導(dǎo)作用和約束力。

⑥、保密要求不同。會議記錄的保密程度高于會議紀(jì)要，一般由指定的人員記錄，且要求保密，而會議紀(jì)要具有傳達(dá)、告知的功能，一般不具保密性。