第一篇：水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定(水辦(2010)80號(hào))

【發(fā)布單位】水利部

【發(fā)布文號(hào)】水辦（2010）80號(hào) 【發(fā)布日期】2010-03-12 【生效日期】2010-03-12 【失效日期】 【所屬類別】政策參考 【文件來源】水利部

水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定

(水辦（2010）80號(hào))

第一章 總 則

第一條第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)水利科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱水利科技檔案）管理工作，充分發(fā)揮水利科技檔案的作用，根據(jù)《 中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件，結(jié)合水利科技工作實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條第二條 本規(guī)定所稱水利科技檔案，是指在水利科技活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的，各種形式與載體的歷史記錄，是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。

第三條第三條 水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。在水利部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，水利科技檔案由各級(jí)水行政主管部門及其所屬單位（以下簡(jiǎn)稱各單位）的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)分級(jí)進(jìn)行管理，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第四條第四條 各單位應(yīng)認(rèn)真履行檔案管理與保護(hù)的法律責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全水利科技檔案工作制度，統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，依法保障水利科技檔案工作的正常開展。

第五條第五條 本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。

第二章 收集歸檔

第六條第六條 水利科技文件材料的歸檔范圍，應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測(cè)與規(guī)劃設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測(cè)與分析、項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備儀器制造等水利科技活動(dòng)的過程與結(jié)果。具體內(nèi)容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

第七條第七條 應(yīng)歸檔的水利科技文件材料，須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項(xiàng)目（課題）組，指定專人進(jìn)行收集整理后，按規(guī)定移交給本單位檔案工作機(jī)構(gòu)集中管理，任何部門與個(gè)人均不得據(jù)為己有或拒絕按時(shí)歸檔。

第八條第八條 各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)“同步管理”規(guī)定，把項(xiàng)目文件材料管理納入項(xiàng)目管理工作程序，列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃或簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求；在檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目相關(guān)文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定（驗(yàn)收）時(shí)，應(yīng)先期或同步檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔情況；在科技人員考核與職稱評(píng)審涉及有關(guān)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)有該項(xiàng)目已按要求完成歸檔工作的證明材料。

第九條第九條 完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進(jìn)行項(xiàng)目鑒定（驗(yàn)收）的必備條件。各單位科技、基建、檔案等業(yè)務(wù)主管部門要密切配合，嚴(yán)格把好項(xiàng)目的鑒定（驗(yàn)收）關(guān)。凡水利科技檔案檢查、驗(yàn)收不合格項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的鑒定（驗(yàn)收），更不能申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)。

科研項(xiàng)目在申請(qǐng)驗(yàn)收（鑒定）前，其檔案應(yīng)先通過本單位檔案部門的審查、驗(yàn)收；重點(diǎn)科研項(xiàng)目和基本建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，由項(xiàng)目驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織。

水利部要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案驗(yàn)收情況的監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)檔案部門審查、驗(yàn)收或檔案不符合要求的科研項(xiàng)目，已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)科研成果，科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對(duì)該項(xiàng)目成果的獎(jiǎng)勵(lì)。

第十條第十條 水利科技文件材料的歸檔時(shí)限：反映水文、水資源、水土保持、勘測(cè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科技文件材料，一般應(yīng)按年度，在第2年上半年完成歸檔工作；各專業(yè)項(xiàng)目產(chǎn)生的科技文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施完成后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作（周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，可分階段或分單項(xiàng)計(jì)算歸檔時(shí)限）；重要儀器設(shè)備的隨機(jī)文件材料，應(yīng)在安裝調(diào)試或開箱驗(yàn)收后1周內(nèi)完成歸檔工作；項(xiàng)目鑒定或驗(yàn)收形成的文件材料，應(yīng)在鑒定或驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。

第十一條第十一條 各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案，細(xì)化歸檔范圍，明確整編要求。歸檔的水利科技文件材料應(yīng)為正本，重要或有專門需要的水利科技文件材料，可適當(dāng)增加保管份數(shù)，其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)按有關(guān)要求同步歸檔。

第十二條第十二條 由若干單位協(xié)作或合作完成的項(xiàng)目，主持單位應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目重要文件材料的收集、歸檔工作；協(xié)作或合作的單位，應(yīng)負(fù)責(zé)其承擔(dān)項(xiàng)目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作，并將階段或結(jié)論性文件材料，報(bào)主持單位歸檔。

第十三條第十三條 水利科技文件材料的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）。其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時(shí)，應(yīng)注明材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及作者等內(nèi)容。

第十四條第十四條 電子文件歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999、GB/T17678.2-1999）執(zhí)行。重要的電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

第十五條第十五條 水利科技文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)編制歸檔文件材料移交目錄（一式2份），由項(xiàng)目或課題的部門負(fù)責(zé)人審簽，交檔案部門查驗(yàn)，交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。對(duì)不符合要求的，檔案部門應(yīng)不予接收。

第三章 保管利用

第十六條第十六條 對(duì)已接收的水利科技檔案，檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編目、入庫(kù)等管理工作，為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。

第十七條第十七條 各單位保管的水利科技檔案，應(yīng)使用檔案專用庫(kù)房和裝具，采取相應(yīng)防護(hù)措施，確保水利科技檔案的保管、保護(hù)條件滿足規(guī)范要求。

第十八條第十八條 各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案庫(kù)房管理制度，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案的價(jià)值時(shí)限。

第十九條第十九條 各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案利用制度，配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備，積極開展水利科技檔案的利用與編研工作。

第二十條第二十條 各單位應(yīng)做好水利科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作，認(rèn)真執(zhí)行檔案年報(bào)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)送制度。

第二十一條第二十一條 各單位應(yīng)積極開展水利科技檔案信息化建設(shè)，確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。

第二十二條第二十二條 各單位撤銷或合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案；專業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時(shí)，須交清應(yīng)歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案，不得擅自留存或處理。

第二十三條第二十三條 各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號(hào))和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》（國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家保密局令第20號(hào)）的要求，建立健全保密制度，加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案的保密管理。

第二十四條第二十四條 各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度，并按要求對(duì)水利科技檔案進(jìn)行鑒定，提出保存或銷毀意見，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。銷毀檔案，應(yīng)到國(guó)家指定場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)銷，并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔保存。

第二十五條第二十五條 水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期（30年、10年）兩種。劃分原則與標(biāo)準(zhǔn)，參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條第二十六條 各單位應(yīng)按水利科技檔案移交進(jìn)館要求，向有關(guān)檔案館移交檔案。

第四章 獎(jiǎng)懲

第二十七條第二十七條 對(duì)在水利科技檔案工作中做出突出成績(jī)的單位、部門或個(gè)人，上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十八條第二十八條 對(duì)于違反本規(guī)定的單位或個(gè)人，上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)予以通報(bào)批評(píng)，限期整改；對(duì)逾期未改的，應(yīng)按規(guī)定對(duì)相關(guān)單位或直接責(zé)任人給予處罰。造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究刑事責(zé)任。

第五章 工作機(jī)制及人員

第二十九條第二十九條 水利部設(shè)有專門的檔案工作部門，在國(guó)家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下，依法對(duì)水利科技檔案工作履行如下職責(zé)：

（一）貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法規(guī)制度，制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度；

（二）督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實(shí)；

（三）檢查、指導(dǎo)水利科技檔案工作；

（四）組織重點(diǎn)項(xiàng)目（課題）的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

第三十條第三十條 各單位應(yīng)結(jié)合工作職責(zé)與任務(wù)，明確檔案工作部門和人員，依法加強(qiáng)檔案管理、認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，為促進(jìn)水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。

第三十一條第三十一條 水利科技檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)和水利等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，愛崗敬業(yè)，忠于職守，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。

第三十二條第三十二條 各單位應(yīng)有計(jì)劃地開展對(duì)水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

第六章 附 則

第三十三條第三十三條 本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。

第三十四條第三十四條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學(xué)技術(shù)檔案保管期限表》（水辦［1988］7號(hào)）同時(shí)廢止。

附件：

水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表

附件：

水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表

序號(hào) 應(yīng)歸檔文件材料種類與內(nèi)容 保管期限 備注

水文

1.1 水文測(cè)驗(yàn)

1.1.1 水位、流速、流量、泥沙、旱情、冰情觀測(cè)記錄 永久

1.1.2 河道縱、橫剖面和大斷面測(cè)量記錄、附圖 永久

1.1.3 各種關(guān)系曲線分析計(jì)算成果 定期

1.1.4 其他相關(guān)記載 永久或定期

1.2 水文氣象

1.2.1 降水量和蒸發(fā)量觀測(cè)記錄 永久

1.2.2 風(fēng)速、風(fēng)向、濕度、溫度、氣壓等觀測(cè)資料 永久

1.2.3 其他相關(guān)觀測(cè)記載關(guān)系圖、計(jì)算表 定期

1.3 水文預(yù)報(bào)與分析

1.3.1 水文預(yù)報(bào)方案及成果 定期

1.3.2 長(zhǎng)、中期預(yù)測(cè) 定期

1.3.3 重要的氣象、徑流、冰情、泥沙預(yù)報(bào) 定期

1.3.4 水情測(cè)報(bào)應(yīng)急預(yù)案 定期

1.3.5 水文、氣象分析材料 定期

1.4 水文站網(wǎng)建設(shè)

1.4.1 水文站的查勘、建站、撤站報(bào)告，測(cè)站考證（包括斷面位置、基面、水準(zhǔn)點(diǎn)、水尺零點(diǎn)高程）永久

1.4.2 水文調(diào)查與勘測(cè)報(bào)告 永久

1.4.3 站網(wǎng)布設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定 定期

1.5 水文整編成果

1.5.1 水文年鑒 永久

1.5.2 水庫(kù)、河流、濱海區(qū)、湖泊等整編成果 定期

1.5.3 水文特征值 永久

1.5.4 有關(guān)測(cè)區(qū)河道淤積統(tǒng)測(cè)成果 永久

1.5.5 水文整編成果的電子文件材料 永久

1.5.6 洪水調(diào)查資料 永久

1.5.7 水文試驗(yàn)站及專項(xiàng)試驗(yàn)資料 永久

1.5.8 水情簡(jiǎn)報(bào)，水情月報(bào)、年報(bào) 定期

水資源

2.1 水質(zhì)監(jiān)測(cè)

2.1.1 項(xiàng)目任務(wù)計(jì)劃書 定期

2.1.2 水質(zhì)采樣原始記錄單 永久

2.1.3 實(shí)驗(yàn)室測(cè)試成果 永久

2.2 水質(zhì)自動(dòng)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)

2.2.1 自動(dòng)監(jiān)測(cè)站數(shù)據(jù)匯總表 永久

2.2.2 自動(dòng)監(jiān)測(cè)比測(cè)實(shí)驗(yàn)報(bào)告 定期

2.2.3 水質(zhì)自動(dòng)監(jiān)測(cè)技術(shù)創(chuàng)新及成果應(yīng)用材料 永久

2.3 水質(zhì)監(jiān)測(cè)站網(wǎng)建設(shè)與水資源分析

2.3.1 江河湖泊水庫(kù)水質(zhì)監(jiān)測(cè)站網(wǎng)規(guī)劃、查勘報(bào)告、調(diào)查評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)等材料 永久

2.3.2 站網(wǎng)布設(shè)、測(cè)站設(shè)施、標(biāo)志及其考證文件材料 永久

2.3.3 水污染監(jiān)測(cè)、調(diào)查取證、審批、處理意見書、報(bào)告 定期

2.3.4 水資源普查成果（地表水、地下水）永久

2.3.5 水資源利用報(bào)告及其基礎(chǔ)資料 定期

2.3.6 需水量、供水量分析、預(yù)測(cè) 定期

2.3.7 河道內(nèi)用水分析、預(yù)測(cè) 定期

2.4 整編成果

2.4.1 水質(zhì)監(jiān)測(cè)整編成果 永久

2.4.2 水資源質(zhì)量狀況通報(bào)(月報(bào))、水資源質(zhì)量(季報(bào))、重點(diǎn)河段水量調(diào)度旬報(bào) 定期

2.4.3 地表水資源質(zhì)量公報(bào)(年報(bào))永久

2.4.4 水質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告 定期

2.5 基本資料

2.5.1 水功能區(qū)區(qū)劃成果報(bào)告 永久

2.5.2 水功能區(qū)區(qū)劃調(diào)整記錄 永久

2.5.3 水功能區(qū)核定納污能力、限排成果報(bào)告 永久

2.5.4 水功能區(qū)巡查、踏勘、監(jiān)測(cè)報(bào)告 定期

2.6 排污口監(jiān)督

2.6.1 入河（江）排污口普查、監(jiān)測(cè)報(bào)告 永久

2.6.2 入河（江）排污口設(shè)置審批文件 永久

2.7 保護(hù)規(guī)劃與應(yīng)急處置

2.7.1 水資源保護(hù)規(guī)劃、技術(shù)細(xì)則 永久

2.7.2 水資源保護(hù)規(guī)劃成果報(bào)告 永久

2.7.3 水污染事件應(yīng)急處置文件 永久

水土保持

3.1 水土流失原型觀測(cè)

3.1.1 水尺校測(cè) 永久

3.1.2 水位、流量、含沙量、冰期、流速、泥土等原始觀測(cè)記錄 永久

3.1.3 各種關(guān)系曲線 永久

3.1.4 測(cè)流大斷面圖、土壤剖面圖 永久

3.1.5 小流域控制站觀測(cè)記錄 永久

3.1.6 降水量、蒸發(fā)量觀測(cè)記載 永久

3.1.7 土壤含水率資料 永久

3.1.8 壩庫(kù)淤積觀測(cè)資料 永久

3.1.9 風(fēng)蝕觀測(cè)資料 永久

3.1.10 徑流小區(qū)觀測(cè)資料 永久

3.1.11 風(fēng)速、風(fēng)向觀測(cè)記錄 永久

3.1.12 土壤含水量、容重、孔隙度、團(tuán)粒含量、有機(jī)質(zhì)含量等觀測(cè)記錄 永久

3.2 整編成果

3.2.1 原始觀測(cè)計(jì)算表、關(guān)系圖、過程線 定期

3.2.2 實(shí)測(cè)流量、洪水要素成果表 永久

3.2.3 逐日平均降水量、流量、含沙量逐日表 永久

3.2.4 各時(shí)段最大降水量表 永久

3.2.5 下墊面調(diào)查資料（含土地利用現(xiàn)狀及水土保持措施）永久

3.2.6 暴雨、洪水調(diào)查資料 永久

3.2.7 其它相關(guān)的整編成果 永久

3.3 遙感監(jiān)測(cè)

3.3.1 衛(wèi)星影像、航攝數(shù)據(jù)、DEM數(shù)據(jù) 永久

3.3.2 土壤侵蝕圖、土地利用圖、植被蓋度圖、坡度圖、水土保持措施分布圖、重點(diǎn)防治區(qū)界限圖 永久

3.3.3 土壤侵蝕面積統(tǒng)計(jì)表、水土保持措施統(tǒng)計(jì)表 永久

3.3.4 遙感解譯標(biāo)志、地面樣區(qū)調(diào)查成果 永久

3.3.5 遙感監(jiān)測(cè)形成的其它相關(guān)文件 永久

3.4 水土保持監(jiān)測(cè)

3.4.1 水土保持監(jiān)測(cè)項(xiàng)目實(shí)施方案，水土保持項(xiàng)目監(jiān)測(cè)報(bào)告 永久

3.4.2 水土保持監(jiān)測(cè)項(xiàng)目過程中形成的影像、圖片 永久

3.4.3 水土保持監(jiān)測(cè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件 永久

勘測(cè)

4.1 測(cè)量

4.1.1 技術(shù)設(shè)計(jì)書或工作大綱、測(cè)量技術(shù)報(bào)告、檢查驗(yàn)收文件 永久

4.1.2 測(cè)量?jī)x器鑒定書、測(cè)量?jī)x器、標(biāo)尺檢驗(yàn)測(cè)定記錄 定期

4.1.3平面、高程控制測(cè)量成果表、點(diǎn)之記 永久 三等及以上

4.1.4 原始記錄、計(jì)算書、顯示圖 定期

4.2 測(cè)繪

4.2.1 地形圖、斷面圖 永久

4.2.2 外業(yè)測(cè)量原始記錄、數(shù)據(jù) 定期

4.2.3 成果表 永久

4.3 攝影與遙感

4.3.1 航攝鑒定表及索引、控制片、像控點(diǎn)布置圖、成果表、像片索引圖、線劃圖、數(shù)字正射影像圖、框架要素疊合影像圖 永久

4.3.2 技術(shù)設(shè)計(jì)書、測(cè)量技術(shù)報(bào)告、檢查驗(yàn)收文件 定期

4.3.3 航攝儀器檢定記錄、控制測(cè)量手簿、控制片 調(diào)繪片、控制加密成果、影像數(shù)據(jù)、成果資料移交清單 定期

4.4 地質(zhì)勘察

4.4.1 地質(zhì)勘測(cè)任務(wù)書、計(jì)劃、工作大綱 永久

4.4.2 區(qū)域地質(zhì)、工程地質(zhì)查勘報(bào)告及附圖 永久

4.4.3 建基面地質(zhì)素描、物性值檢測(cè)報(bào)告 永久

4.4.4 巖體工程地質(zhì)試驗(yàn)匯總及設(shè)計(jì)計(jì)算指標(biāo)選取專題報(bào)告 永久

4.4.5 工程邊坡穩(wěn)定勘察報(bào)告及附圖 永久

4.4.6 區(qū)域構(gòu)造穩(wěn)定及地震地質(zhì)專題報(bào)告 永久

4.4.7 天然建筑材料勘測(cè)報(bào)告、儲(chǔ)量計(jì)算表、試驗(yàn)成果一覽表 永久

4.4.8 勘探鉆孔一覽表、所有鉆孔柱狀圖 永久

4.4.9 試坑、探槽、平洞、豎井展示圖、建材坑柱狀圖 永久

4.4.10 抽水、壓水、注水試驗(yàn)成果表、專門性試驗(yàn)成果表 永久

4.4.11 原始記錄本、原始記錄經(jīng)整理與處理形成的文件材料 永久

4.4.12 野外地質(zhì)工作手圖、記錄、計(jì)算的有關(guān)材料 定期

4.4.13 野外地質(zhì)照片、底片、素描圖及其數(shù)碼影像記錄 定期

4.4.14 地質(zhì)觀測(cè)（調(diào)查）質(zhì)量檢查記錄等 永久

4.4.15 水文地質(zhì)定期觀測(cè)資料、水文地質(zhì)調(diào)查表 永久

4.4.16 巖體變形（滑坡）定期觀測(cè)資料（分年度變形觀測(cè)報(bào)告）永久

4.4.17 地震臺(tái)（網(wǎng)）觀測(cè)報(bào)告（自建臺(tái)（網(wǎng)）起每年度一次）永久

4.4.18 有關(guān)錄像帶、照片、圖冊(cè) 定期

4.4.19 采樣記錄、采樣位置圖、樣品登記簿、送樣清單 定期

4.4.20 分析鑒定、試驗(yàn)、測(cè)試報(bào)告及其數(shù)據(jù)表、計(jì)算表、統(tǒng)計(jì)表、曲線圖、照片、底片等 永久

4.4.21 內(nèi)外檢驗(yàn)報(bào)告 永久

4.4.22 儀器野外實(shí)時(shí)處理的各參數(shù)（曲線）的磁帶（盤）記錄和儀器裝置參數(shù)試驗(yàn)原始記錄 永久

4.4.23 長(zhǎng)期觀（監(jiān)）測(cè)點(diǎn)的分布位置圖，長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)觀測(cè)的原始記錄、年報(bào)表、匯總表等資料、永久

4.4.24 其他各種長(zhǎng)期記錄的原始資料、數(shù)據(jù) 永久

4.4.25 物探成果 定期

4.4.26 各項(xiàng)物探現(xiàn)場(chǎng)測(cè)驗(yàn)原始記錄 定期

4.4.27 測(cè)量聯(lián)測(cè)成果 永久

規(guī)劃設(shè)計(jì)

5.1 規(guī)劃

5.1.1 規(guī)劃審查及批復(fù)文件 永久

5.1.2 規(guī)劃任務(wù)書、工作大綱 永久

5.1.3 規(guī)劃報(bào)告、補(bǔ)充報(bào)告（或復(fù)核意見）及附圖 永久

5.1.4 普查、察勘報(bào)告及附圖，技經(jīng)報(bào)告及附圖 永久

5.1.5 開發(fā)研究報(bào)告及附圖 定期

5.1.6 單項(xiàng)水利規(guī)劃報(bào)告、地區(qū)水利規(guī)劃報(bào)告（含主要圖表）永久

5.1.7 水庫(kù)移民等專項(xiàng)規(guī)劃成果性文件材料 永久

5.1.8 各類規(guī)劃的基礎(chǔ)性文件材料 永久

5.1.9 統(tǒng)計(jì)、分析、試驗(yàn)文件材料 永久

5.2 設(shè)計(jì)

5.2.1 各階段設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)大綱及專業(yè)設(shè)計(jì)大綱 永久

5.2.2 各階段設(shè)計(jì)成果報(bào)告圖冊(cè)及附件 永久

5.2.3 各階段設(shè)計(jì)所用的基礎(chǔ)資料及外部資料 永久

5.2.4 各階段設(shè)計(jì)的審查意見、審批文件、咨詢報(bào)告 永久

5.2.5 各類計(jì)算書 永久

5.2.6 設(shè)計(jì)任務(wù)與規(guī)模論證、特征水位選擇及分析計(jì)算資料 永久

5.2.7 設(shè)計(jì)方案比選及推薦方案設(shè)計(jì)的相關(guān)資料 永久

5.2.8 技施設(shè)計(jì)說明書、施工技術(shù)要求、全部施工圖紙及目錄 永久

5.2.9 設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)修改通知書、工程記事 永久

5.2.10 安全監(jiān)測(cè)相關(guān)設(shè)計(jì)與監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)分析報(bào)告 永久

設(shè)備儀器

6.1 研制改造設(shè)備儀器

6.1.1 項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)的請(qǐng)示及批復(fù) 永久

6.1.2 論證報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、圖樣、計(jì)算書 永久或

定期

6.1.3 制作工藝規(guī)程、說明書、圖紙 定期

6.1.4 運(yùn)行測(cè)試報(bào)告 定期

6.1.5 存在的問題及處理意見 定期

6.1.6 安裝、調(diào)試記錄 定期

6.1.7 驗(yàn)收、鑒定報(bào)告及相關(guān)文件材料 永久或定期

6.1.8 成果申報(bào)及獎(jiǎng)勵(lì)文件 永久或定期

6.1.9 使用說明書 定期

6.1.10 設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程 定期

6.1.11 大、中修記錄、總結(jié)、鑒定書 定期

6.1.12 事故分析、記錄及處理報(bào)告 定期

6.1.13 合理化建議及處理結(jié)果 定期

6.2 外購(gòu)設(shè)備儀器

6.2.1 采購(gòu)工作中有關(guān)詢價(jià)、報(bào)價(jià)、招投標(biāo)、考察、購(gòu)買合同等文件材料 定期

6.2.2 設(shè)備、材料報(bào)關(guān)（商檢、海關(guān)）等材料 永久

6.2.3 設(shè)備、材料檢驗(yàn)、安裝手冊(cè)、操作使用說明書等隨機(jī)文件 定期

6.2.4 設(shè)備、材料出廠質(zhì)量合格證明、裝箱單、工具單、備品備件單等 定期

6.2.5 設(shè)備、材料開箱檢驗(yàn)記錄及索賠文件等材料 定期

6.2.6 設(shè)備、材料的防腐、保護(hù)措施等文件材料 定期

6.2.7 設(shè)備圖紙、使用說明書、零部件目錄 定期

6.2.8 設(shè)備安裝調(diào)試記錄、測(cè)定數(shù)據(jù)、性能鑒定 定期

6.2.9 設(shè)備儀器的使用、維護(hù)和改造、報(bào)廢等文件材料 定期

6.2.10 設(shè)備儀器事故記錄及事故分析報(bào)告，事故處理結(jié)果報(bào)告等 定期

運(yùn)行維護(hù)

7.1 運(yùn)行調(diào)度

7.1.1 設(shè)備檢查記錄、匯總表、評(píng)估分析報(bào)告等 永久

7.1.2 調(diào)度方案、計(jì)劃、運(yùn)行分析、總結(jié)等 永久

7.1.3 運(yùn)行數(shù)據(jù)的記錄 永久

7.1.4 現(xiàn)狀調(diào)查、安全檢測(cè)、復(fù)核計(jì)算、鑒定報(bào)告 永久

7.1.5 等級(jí)評(píng)定記錄、結(jié)論 永久

7.1.6 運(yùn)行異常情況（運(yùn)行故障、事故、特征值、歷史最大水位與流量等）報(bào)告、總結(jié) 永久

7.1.7 運(yùn)行時(shí)間、引排水量記錄及統(tǒng)計(jì)月報(bào) 定期

7.1.8 調(diào)查表、統(tǒng)計(jì)表、匯總表 定期

7.1.9 運(yùn)行調(diào)度影像材料 永久

7.2 運(yùn)行觀測(cè)

7.2.1 觀測(cè)記錄、整編成果 永久

7.2.2 示意圖 永久

7.2.3 各種觀年報(bào)、分析報(bào)告等 永久

7.2.4 運(yùn)行觀測(cè)日志 定期

7.2.5 運(yùn)行觀測(cè)影像材料 永久

7.3 維修養(yǎng)護(hù)

7.3.1 全面普查、管理、專項(xiàng)檢查、維修養(yǎng)護(hù)總結(jié)工作總結(jié) 定期

7.3.2 年度和月度維修養(yǎng)護(hù)實(shí)施方案、合同、任務(wù)通知書 定期

7.3.3 普查記錄表、匯總表 定期

7.3.4 專項(xiàng)和年度、初驗(yàn)、驗(yàn)收管理工作報(bào)告及鑒定書 定期

7.3.5 設(shè)備突發(fā)事件、應(yīng)急預(yù)案 定期

7.3.6 設(shè)備故障搶修報(bào)告 定期

7.3.7 維修養(yǎng)護(hù)影像材料 永久

科學(xué)研究

8.1 研究準(zhǔn)備階段

8.1.1 科研計(jì)劃項(xiàng)目申報(bào)表、投資預(yù)算及批復(fù) 永久

8.1.2 開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、可行性報(bào)告、課題論證、文獻(xiàn)綜述 定期

8.1.3 任務(wù)書、協(xié)議書、委托書、科研合同 永久

8.1.4 科研項(xiàng)目招、投標(biāo)文件材料 永久

或定期

8.2 研究試驗(yàn)階段

8.2.1 項(xiàng)目（課題）研究（試驗(yàn)）大綱、研究計(jì)劃等 定期

8.2.2 實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)方案，設(shè)計(jì)方案，調(diào)查考察報(bào)告 定期

8.2.3 實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)、測(cè)試的重要原始記錄、整理記錄及報(bào)告 永久

8.2.4 觀測(cè)、探測(cè)、觀察記錄，野外調(diào)查、考察記錄和綜合分析報(bào)告 永久

8.2.5 數(shù)據(jù)處理材料（如程序設(shè)計(jì)說明、框圖、計(jì)算結(jié)果）永久

8.2.6 檢驗(yàn)文件材料 永久

8.2.7 理論分析文件材料 永久

8.2.8 設(shè)計(jì)文件材料、圖樣 永久

8.2.9 工藝文件材料 永久

8.2.10 課題階段總結(jié)、中間成果 定期

8.2.11 課題計(jì)劃調(diào)整或課題撤銷文件材料 定期

8.3 總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段

8.3.1 項(xiàng)目（課題）工作總結(jié) 永久

8.3.2 研究報(bào)告、論文論著、專利、產(chǎn)品使用說明書等成果材料 永久

8.3.3 驗(yàn)收意見、鑒定證書 永久

8.3.4 驗(yàn)收鑒定附件材料（查新報(bào)告、應(yīng)用證明、經(jīng)費(fèi)決算表等）定期

8.4 成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段

8.4.1 科技成果申報(bào)表及附件材料 永久

8.4.2 科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料 永久

8.4.3 獲獎(jiǎng)證書等獎(jiǎng)勵(lì)憑證 永久

8.5 推廣應(yīng)用階段

8.5.1 推廣應(yīng)用方案 定期

8.5.2 技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書 永久

8.5.3 成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件材料及工作總結(jié) 定期

8.5.4 國(guó)內(nèi)外同行評(píng)價(jià)及用戶反饋意見 定期

8.5.5 成果宣傳報(bào)道材料 定期

8.6 其他文件材料

8.6.1 各階段有關(guān)會(huì)議紀(jì)要、記錄 定期

8.6.2 各階段有關(guān)的照片、影片、錄音帶、錄像帶及電子文件等 永久

水利工程建設(shè)項(xiàng)目:

執(zhí)行《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍與保管期限表》（水辦[2005]480號(hào)）

水利信息化項(xiàng)目:

執(zhí)行《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》（檔發(fā)[2008]3號(hào)）

附注：

1.《水利科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限表》所列的10個(gè)類目，基本涵蓋了水利科技文件材料的主要內(nèi)容，如有缺漏，各單位可以結(jié)合實(shí)際補(bǔ)充應(yīng)歸檔文件材料的范圍和保管期限。

2.各專業(yè)開展的科學(xué)研究與開發(fā)項(xiàng)目，均應(yīng)執(zhí)行科學(xué)研究類目的歸檔范圍與保管期限。

3.水利樞紐工程、防洪防潮工程、水文氣象設(shè)施工程、水資源保護(hù)監(jiān)測(cè)工程、水土保持措施工程、農(nóng)田水利工程、農(nóng)村水電及電氣化工程等水利工程建設(shè)項(xiàng)目，應(yīng)均執(zhí)行水利工程建設(shè)項(xiàng)目的歸檔范圍與保管期限。

4.水利工程建設(shè)項(xiàng)目及國(guó)家防汛抗旱指揮系統(tǒng)等水利信息化工程，在日常運(yùn)行管理和維修養(yǎng)護(hù)過程中形成的水利科技文件材料，參照運(yùn)行維護(hù)類的歸檔范圍與保管期限進(jìn)行管理。

5.防汛抗旱方面產(chǎn)生的文件材料原則上按照機(jī)關(guān)文書檔案整理。

6、表中對(duì)各類文件材料的保管期限是一般的原則規(guī)定，各單位可結(jié)合各自項(xiàng)目檔案的歷史價(jià)值和重要程度等實(shí)際情況，對(duì)應(yīng)歸檔文件材料的保管期限進(jìn)行必要的調(diào)整。

本內(nèi)容來源于政府官方網(wǎng)站，如需引用，請(qǐng)以正式文件為準(zhǔn)。

第二篇：水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定 01

水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)水利科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱水利科技檔案）管理工作，充分發(fā)揮水利科技檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件，結(jié)合水利科技工作實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱水利科技檔案，是指在水利科技活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的，各種形式與載體的歷史記錄，是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。

第三條 水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。在水利部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，水利科技檔案由各級(jí)水行政主管部門及其所屬單位（以下簡(jiǎn)稱各單位）的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)分級(jí)進(jìn)行管理，以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第四條 各單位應(yīng)認(rèn)真履行·檔案管理與保護(hù)的法律責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全水利科技檔案工作制度，統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)，依法保障水利科技檔案工作的正常開展。

第五條 本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。

第二章 收集歸檔

第六條 水利科技文件材料的歸檔范圍，應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測(cè)與規(guī)劃設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測(cè)與分析、項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備儀器制造等水利

科技活動(dòng)的過程與結(jié)果。具體內(nèi)容見附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。

第七條 應(yīng)歸檔的水利科技文件材料，須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門或項(xiàng)目（課題）組，指定專人進(jìn)行收集整理后，按規(guī)定移交給本單位檔案工作機(jī)構(gòu)集中管理，任何部門與個(gè)人均不得據(jù)為己有或拒絕按時(shí)歸檔。

第八條 各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)“同步管理”規(guī)定，把項(xiàng)目文件材料管理納入項(xiàng)目管理工作程序，列入有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍。在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃或簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求；在檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí)，應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目相關(guān)文件材料的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定（驗(yàn)收）時(shí)，應(yīng)先期或同步檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔情況；在科技人員考核與職稱評(píng)審涉及有關(guān)項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)有該項(xiàng)目已按要求完成歸檔工作的證明材料。

第九條 完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進(jìn)行項(xiàng)目鑒定（驗(yàn)收）的必備條件。各單位科技、基建、檔案等業(yè)務(wù)主管部門要密切配合，嚴(yán)格把好項(xiàng)目的鑒定（驗(yàn)收）關(guān)。凡水利科技檔案檢查、驗(yàn)收不合格項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的鑒定（驗(yàn)收），更不能申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)。

科研項(xiàng)目在申請(qǐng)驗(yàn)收（鑒定）前，其檔案應(yīng)先通過本單位檔案部門的審查、驗(yàn)收；重點(diǎn)科研項(xiàng)目和基本建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，由項(xiàng)目驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)組織。

水利部要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案驗(yàn)收情況的監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)檔案部門審查、驗(yàn)收或檔案不符合要求的科研項(xiàng)目，已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)科研成果，科技部門將按規(guī)定推遲或撤消對(duì)該項(xiàng)目成果的獎(jiǎng)勵(lì)。

第十條 水利科技文件材料的歸檔時(shí)限：反映水文、水資源、水土保持、勘測(cè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科技文件材料，一般應(yīng)按，在第2年上半年完成歸檔工作；各專業(yè)項(xiàng)目產(chǎn)生的科技文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施完成后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作（周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，可分階段或分單項(xiàng)計(jì)算歸檔時(shí)限）；重要儀器設(shè)備的隨機(jī)文件材料，應(yīng)在安裝調(diào)試或開箱驗(yàn)收后1周內(nèi)完成歸檔工作；項(xiàng)目鑒定或驗(yàn)收形成的文件材料，應(yīng)在鑒定或驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。

第十一條 各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類方案，細(xì)化歸檔范圍，明確整編要求。歸檔的水利科技文件材料應(yīng)為正本，重要或有專門需要的水利科技文件材料，可適當(dāng)增加保管份數(shù)，其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)按有關(guān)要求同步歸檔。

第十二條 由若干單位協(xié)作或合作完成的項(xiàng)目，主持單位應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目重要文件材料的收集、歸檔工作；協(xié)作或合作的單位，應(yīng)負(fù)責(zé)其承擔(dān)項(xiàng)目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作，并將階段或結(jié)論性文件材料，報(bào)主持單位歸檔。

第十三條 水利科技文件材料的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822—2008）。其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時(shí)，應(yīng)注明材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及作者等內(nèi)容。

第十四條 電子文件歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1—1999、GB/T17678.2—1999）執(zhí)行。重要的電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。

第十五條 水利科技文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)編制歸檔文件材料移交目錄（一式2份），由項(xiàng)目或課題的部門負(fù)責(zé)人審簽，交檔案部門查驗(yàn)，交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。對(duì)不符合要求的，檔案部門應(yīng)不予接收。

第三章 保管利用

第十六條 對(duì)已接收的水利科技檔案，檔案部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編目、入庫(kù)等管理工作，為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。

第十七條 各單位保管的水利科技檔案，應(yīng)使用檔案專用庫(kù)房和裝具，采取相應(yīng)防護(hù)措施，確保水利科技檔案的保管、保護(hù)條件滿足規(guī)范要求。

第十八條 各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案庫(kù)房管理制度，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案的價(jià)值時(shí)限。

第十九條 各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案利用制度，配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備，積極開展水利科技檔案的利用與編研工作。

第二十條 各單位應(yīng)做好水利科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作，認(rèn)真執(zhí)行檔案年報(bào)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)送制度。

第二十一條 各單位應(yīng)積極開展水利科技檔案信息化建設(shè)，確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。

第二十二條 各單位撤銷或合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案；專業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時(shí)，須交清應(yīng)歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案，不得擅自留存或處理。

第二十三條 各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號(hào))和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》（國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家保密局令第20號(hào)）的要求，建立健全保密制度，加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案的保密管理。

第二十四條 各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案鑒定、銷毀制度，并按要求對(duì)水利科技檔案進(jìn)行鑒定，提出保存或銷毀意見，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。銷毀檔案，應(yīng)到

國(guó)家指定場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)銷，并由2名監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字。銷毀清冊(cè)應(yīng)歸檔保存。第二十五條 水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期（30年、10年）兩種。劃分原則與標(biāo)準(zhǔn)，參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 各單位應(yīng)按水利科技檔案移交進(jìn)館要求，向有關(guān)檔案館移交檔案。

第四章 獎(jiǎng)懲

第二十七條 對(duì)在水利科技檔案工作中做出突出成績(jī)的單位、部門或個(gè)人，上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十八條 對(duì)于違反本規(guī)定的單位或個(gè)人，上級(jí)主管部門或本單位應(yīng)予以通報(bào)批評(píng)，限期整改；對(duì)逾期未改的，應(yīng)按規(guī)定對(duì)相關(guān)單位或直接責(zé)任人給予處罰。造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究刑事責(zé)任。

第五章 工作機(jī)制及人員

第二十九條 水利部設(shè)有專門的檔案工作部門，在國(guó)家檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)下，依法對(duì)水利科技檔案工作履行如下職責(zé)：

（一）貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法規(guī)制度，制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度；

（二）督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實(shí)；

（三）檢查、指導(dǎo)水利科技檔案工作；

（四）組織重點(diǎn)項(xiàng)目（課題）的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

第三十條 各單位應(yīng)結(jié)合工作職責(zé)與任務(wù)，明確檔案工作部門和人員，依法加強(qiáng)檔案管理、認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，為促進(jìn)水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。

第三十一條 水利科技檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)和水利等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，愛崗敬業(yè)，忠于職守，并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。

第三十二條 各單位應(yīng)有計(jì)劃地開展對(duì)水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

第六章 附則

第三十三條 本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項(xiàng)工作中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是維護(hù)公司合法權(quán)益、防范金融風(fēng)險(xiǎn)、記載歷史真實(shí)面貌、保證各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實(shí)行“集中管理、分層保管”的原則。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關(guān)人員崗位職責(zé)，部室負(fù)責(zé)人對(duì)檔案工作負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。檔案工作落實(shí)情況須寫入所有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和全體員工的工作總結(jié)與工作安排并納入公司績(jī)效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況、具有查考利用價(jià)值的資料，均應(yīng)移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級(jí)門類檔案分為文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時(shí)間

第八條 經(jīng)辦人員應(yīng)隨時(shí)將辦理完畢的具有保存價(jià)值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時(shí)效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時(shí)返回，最遲不得超過7個(gè)工作日歸檔，最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會(huì)議記錄（紀(jì)要）、專業(yè)委員會(huì)會(huì)議記錄（紀(jì)要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)相關(guān)資料由總裁辦秘書于材料形成后5個(gè)工作日移交公司檔案室。

（二）會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、臨柜會(huì)計(jì)檔案和其他會(huì)計(jì)檔案。自主業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，每月及時(shí)整理、裝訂會(huì)計(jì)憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺(tái)每日?qǐng)?bào)送的清退業(yè)務(wù)報(bào)表；按年裝訂財(cái)務(wù)報(bào)表、銀行對(duì)賬單等會(huì)計(jì)資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)立卷，貸款財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)部指定專人負(fù)責(zé)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的日常管理工作，貸款財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)責(zé)。

貸款財(cái)務(wù)部每日根據(jù)業(yè)務(wù)處理情況，及時(shí)將貸款項(xiàng)目原始憑證粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后，防止遺失和散落?！顿Y金貸款分配/兌付項(xiàng)目通知單》、《貸款項(xiàng)目資金運(yùn)用付款通知單》、貸款項(xiàng)目清算報(bào)告復(fù)印件作為貸款項(xiàng)目原始憑證，也粘貼在貸款項(xiàng)目記賬憑證后。

貸款財(cái)務(wù)部每日應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目原始憑證及記賬憑證；每月應(yīng)及時(shí)整理貸款業(yè)務(wù)資產(chǎn)負(fù)債表、貸款業(yè)務(wù)利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單；每年應(yīng)及時(shí)整理貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬。

貸款項(xiàng)目完全清退3個(gè)月內(nèi)，貸款財(cái)務(wù)部應(yīng)將以下資料歸檔：貸款項(xiàng)目原始憑證與記賬憑證、貸款項(xiàng)目科目余額表、貸款項(xiàng)目明細(xì)分類賬、貸款項(xiàng)目資產(chǎn)負(fù)債表、貸款項(xiàng)目利潤(rùn)及利潤(rùn)分配表、貸款項(xiàng)目收益情況表。貸款財(cái)務(wù)部按貸款項(xiàng)目單獨(dú)建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對(duì)于存續(xù)期超過3年的貸款項(xiàng)目，以3年為周期進(jìn)行立卷歸檔，直至貸款項(xiàng)目完全清退。為方便貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱和使用，貸款財(cái)務(wù)部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案由貸款財(cái)務(wù)部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)移交公司檔案室保管。

理財(cái)中心柜臺(tái)事中監(jiān)督員于營(yíng)業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務(wù)文書、單據(jù)憑證、報(bào)表等整理完畢后交接至合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結(jié)束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報(bào)表類檔案及其他需要?dú)w檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺(tái)存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（三）業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案的二級(jí)門類包括：自主業(yè)務(wù)檔案和貸款業(yè)務(wù)檔案。

業(yè)務(wù)檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項(xiàng)目資料在工程竣工驗(yàn)收結(jié)算后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財(cái)會(huì)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個(gè)工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時(shí)限以公司檔案員工作時(shí)間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。特殊情況不能及時(shí)歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報(bào)給相關(guān)考核部門。

（六）實(shí)物檔案

實(shí)物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應(yīng)為原件或能夠反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)狀況且具有查考利用價(jià)值的復(fù)印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對(duì)移交公司檔案室前歸檔資料的真實(shí)、完整、有效和保密負(fù)責(zé)。第十一條 歸檔資料應(yīng)體現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的檔案資料原件，必須及時(shí)移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長(zhǎng)期個(gè)人保存，任何部室或個(gè)人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務(wù)管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對(duì)于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應(yīng)復(fù)印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應(yīng)對(duì)不符合要求的歸檔文件資料進(jìn)行必要的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對(duì)過大的文件進(jìn)行折疊等。

部室檔案管理員有權(quán)拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時(shí)，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時(shí)，應(yīng)保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達(dá)到歸檔要求的，公司檔案員有權(quán)拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負(fù)責(zé)人、接收人三方簽字確認(rèn)后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)檔案資料齊全、歸檔及時(shí)、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進(jìn)行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員進(jìn)行整理。會(huì)計(jì)檔案，由計(jì)劃財(cái)務(wù)部和貸款財(cái)務(wù)部檔案管理員進(jìn)行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進(jìn)行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進(jìn)行分類、排序、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對(duì)歸檔文件資料進(jìn)行進(jìn)一步的修整，包括對(duì)破損文件進(jìn)行修裱、對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實(shí)體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁(yè)次、防止文件張頁(yè)丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復(fù)與請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構(gòu)成一“件”的材料按照要求進(jìn)行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁(yè)文件左、下側(cè)對(duì)齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護(hù)的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復(fù)式分類法，即保管期限——機(jī)構(gòu)（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按分類，再在下按機(jī)構(gòu)（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅(jiān)持“事由”原則，即將同一事由的相關(guān)文件排列在一起。“事由”指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對(duì)不同事由的文件進(jìn)行排列。在分類方案的最低一級(jí)類目中按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號(hào)

1、件號(hào)：指室編件號(hào)，即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目中的排列順序號(hào)。如采用“保管期限——機(jī)構(gòu)”分類，室編件號(hào)就應(yīng)在同一保管期限同一的一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。

2、編號(hào)項(xiàng)目：在文件首頁(yè)上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫相關(guān)內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號(hào)、全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、、保管期限、室編件號(hào)等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。編制目錄以“件”為單位進(jìn)行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊(cè)。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)地找到文件實(shí)體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號(hào)、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關(guān)內(nèi)容輸入微機(jī)，并校對(duì)、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)和基本歷史面貌的、對(duì)公司的建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對(duì)公司具有利用、查考價(jià)值的，應(yīng)酌情確定長(zhǎng)期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務(wù)文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清查核對(duì)，保證賬物相符，對(duì)破損和載體變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護(hù)設(shè)施。庫(kù)房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對(duì)濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關(guān)人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱、復(fù)印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；電子復(fù)制須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)；取走原件，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管總裁、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及分管總裁、合規(guī)風(fēng)控部負(fù)責(zé)人及分管總裁、公司審批人批準(zhǔn)。理財(cái)中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財(cái)會(huì)檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關(guān)審批人批準(zhǔn)，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級(jí)檔案必須經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限定查閱頁(yè)數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時(shí)，公司檔案管理員必須仔細(xì)檢查核對(duì)有無缺頁(yè)、損壞，并及時(shí)做好記錄。復(fù)印的廢損檔案，必須及時(shí)銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時(shí)，必須持單位介紹信或司法機(jī)關(guān)證明，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司有關(guān)部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計(jì)部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進(jìn)行，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責(zé)任者形成的或其他部室向本部室移交的應(yīng)歸檔案室保管資料的原件或復(fù)印件，以及其他對(duì)本部室處理業(yè)務(wù)有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)立即將相關(guān)資料復(fù)印件留存，并將原件及復(fù)印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關(guān)部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復(fù)印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時(shí)間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負(fù)責(zé)人應(yīng)保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時(shí)間。

第三十七條 部室檔案利用應(yīng)填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務(wù)結(jié)束后2年，個(gè)別檔案根據(jù)業(yè)務(wù)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。各部室檔案管理員應(yīng)在每年三月份前對(duì)已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案資料登記造冊(cè)，報(bào)部室負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司審批人批準(zhǔn)后，由公司組織進(jìn)行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關(guān)部室及人員進(jìn)行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計(jì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復(fù)核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應(yīng)隨時(shí)提醒督促業(yè)務(wù)人員將辦理完畢的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)部門業(yè)務(wù)辦理情況，督促并檢查業(yè)務(wù)人員對(duì)應(yīng)歸檔資料進(jìn)行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對(duì)各部室歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應(yīng)歸而未歸檔案明細(xì)，在公司辦公平臺(tái)上進(jìn)行公示，將公示結(jié)果計(jì)入合規(guī)績(jī)效考核，進(jìn)行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對(duì)

第四十三條 各部室檔案員應(yīng)對(duì)歸檔文件進(jìn)行復(fù)核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項(xiàng)，三級(jí)簽字齊全。

第四十四條 各部室負(fù)責(zé)人對(duì)歸檔文件進(jìn)行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關(guān)部室配合，對(duì)各部室歸檔情況進(jìn)行檢查與核對(duì)。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與印章管理員的用印文書登記表進(jìn)行核對(duì)，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對(duì)每月進(jìn)行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細(xì)與審計(jì)部綜合統(tǒng)計(jì)員業(yè)務(wù)發(fā)生額表進(jìn)行核對(duì)，逐筆業(yè)務(wù)核對(duì)檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對(duì)半年進(jìn)行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績(jī)效考核結(jié)果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時(shí)歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。

第四十七條 凡未及時(shí)歸檔、未及時(shí)備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負(fù)責(zé)，設(shè)檔案管理員，負(fù)責(zé)公司檔案的具體管理工作；理財(cái)中心和貸款財(cái)務(wù)部專門配備檔案柜，分別負(fù)責(zé)自貸款計(jì)劃成立至貸款項(xiàng)目清退期間的資金貸款推介檔案和財(cái)會(huì)檔案的管理；部室設(shè)（專）兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級(jí)檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強(qiáng)責(zé)任心和保密意識(shí)，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務(wù)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理同時(shí)適用本辦法和《貸款業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理同時(shí)適用本辦法和《理財(cái)中心柜臺(tái)事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時(shí)歸還：歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)確認(rèn)檔案完整之后再入庫(kù)存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)相關(guān)部門主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護(hù)所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對(duì)借、查閱的資料負(fù)有保密的完全責(zé)任。

四、借、查閱資料人員若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復(fù)印；圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關(guān)資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請(qǐng)、登記、查閱。

七、副礦長(zhǎng)以上領(lǐng)導(dǎo)可借、查閱普通級(jí)文件；若需借、查閱絕密級(jí)文件資料，必須由礦長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進(jìn)入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時(shí)大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實(shí)施檔案分類學(xué)細(xì)化管理，嚴(yán)格又嚴(yán)格的控制檔案室所有的原始文件的出庫(kù)借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關(guān)的各類各種往來文件、文字以及項(xiàng)目資料，要繼續(xù)實(shí)施檔案室掌握公司印章使用動(dòng)態(tài)的職能和作用，同時(shí)留取管理印跡，與其他管理機(jī)構(gòu)與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動(dòng)則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實(shí)據(jù)的檔案工作原則。要對(duì)所有檔案室的人員實(shí)施保密教育和保密管理培訓(xùn)，使其明確的知道其崗位和職責(zé)的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴(yán)肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時(shí)追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補(bǔ)充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

2．職責(zé)：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的辦法進(jìn)行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對(duì)各部室進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

2.2財(cái)務(wù)檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時(shí)，由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進(jìn)行管理，檔案室提供存放點(diǎn)。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設(shè)過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財(cái)務(wù)檔案：即在公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)、辭職等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。

3.1.5經(jīng)營(yíng)銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)銷售活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如合同評(píng)審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料等。

3.1.6對(duì)外聯(lián)絡(luò)檔案：即公司在項(xiàng)目報(bào)批、報(bào)建過程中形成的具有保留和存查價(jià)值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會(huì)議紀(jì)要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的有保留價(jià)值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運(yùn)轉(zhuǎn)情況，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時(shí)歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)順序隨時(shí)填寫文件清單。一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)間段后，對(duì)手頭上的所有文件進(jìn)行清理，對(duì)不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨(dú)存放文書檔案每2年為基建檔案在財(cái)務(wù)檔案在會(huì)單位工聲像檔一個(gè)歸檔周期。各竣工決算工計(jì)終了程預(yù)決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財(cái)務(wù)算可在檔時(shí)間偶數(shù)年的6月底，個(gè)月內(nèi)歸計(jì)統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項(xiàng)目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)，均需附上移交清單一式兩份；移交時(shí)，交接雙方據(jù)此進(jìn)行清點(diǎn)簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時(shí)要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。

d.各部室可根據(jù)實(shí)際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時(shí)，則應(yīng)按規(guī)定的歸檔范圍進(jìn)行。

a）總經(jīng)理室：會(huì)議紀(jì)要、董事會(huì)文件、訴訟文書、項(xiàng)目策劃與計(jì)劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；

d）財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：財(cái)會(huì)檔案見第三層次文件《財(cái)務(wù)檔案管理程序》

e）審計(jì)核算部：決算資料、簽價(jià)單、外送文件、外來文件等；

f）經(jīng)營(yíng)銷售部：合同評(píng)審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；

g）設(shè)計(jì)研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、方案設(shè)計(jì)圖紙和說明、擴(kuò)初設(shè)計(jì)圖紙和說明、勘察設(shè)計(jì)報(bào)告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計(jì)概算說明、各項(xiàng)目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計(jì)圖紙和說明、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)合同、外送文件、外來文件等。

h）對(duì)外聯(lián)絡(luò)部：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來文件等?？蛻舴?wù)部：客戶投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對(duì)各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴(yán)格按室檔案員要重新審查其價(jià)值性，并剔除規(guī)定排列、打號(hào)、裝訂、著錄并制無保存價(jià)值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號(hào)順序豎放在密集架上，造冊(cè)：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號(hào)在左，大號(hào)在右，自上而下,形成保管清冊(cè)。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應(yīng)條理系統(tǒng)。文書檔案按時(shí)間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應(yīng)依一定的次序排列在一起，即批復(fù)在前、請(qǐng)示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序?yàn)槲那皥D后。

b.不同保存價(jià)值的文件應(yīng)分開組卷。

c.凡有文字部分的均應(yīng)打上號(hào)碼（采用打號(hào)機(jī)，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應(yīng)剔除金屬物。

e.圖紙采用手風(fēng)琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應(yīng)加墊紙以使左右平整并注意露出圖標(biāo)。

3.2.3 保管： A.庫(kù)房管理：

a.庫(kù)房應(yīng)集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關(guān)的物品，不從事與庫(kù)房管理無關(guān)的活動(dòng)；庫(kù)內(nèi)檔案必須按順號(hào)上架，不得錯(cuò)架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫(kù)房，確需進(jìn)庫(kù)的（如維修庫(kù)房 或設(shè)備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫(kù)房設(shè)有中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x和消防噴淋等設(shè)備，檔案員要定期檢查，以確保以上設(shè)施的安全有效；

d.隨時(shí)注意庫(kù)房溫濕度的具體指數(shù)，務(wù)必使溫度保持在 140C200C，相對(duì)濕度 5065；

e.檔案入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時(shí)對(duì)檔案必須進(jìn)行定期的防疫檢查，有計(jì)劃、分期分批地對(duì)檔案進(jìn)行翻動(dòng)；

f.每月中旬定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對(duì)一些小角落、縫隙要進(jìn)行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫(kù)房時(shí)應(yīng)隨手鎖門，并注意檢查庫(kù)房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動(dòng)式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號(hào)及檔案的存放順序?yàn)樽蚤T口起，從左自右，從上到下。

B.流動(dòng)中的安全防護(hù)：

a.檔案在庫(kù)房外未被使用時(shí)，不允許長(zhǎng)時(shí)間攤放在桌子上，而應(yīng)及時(shí)放入庫(kù)房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場(chǎng)所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)?。?d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時(shí)間，以防因檔案外借時(shí)間過長(zhǎng)而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時(shí)歸還；歸還時(shí)，管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)檔案頁(yè)數(shù)，之后再入庫(kù)；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護(hù)所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點(diǎn)或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁(yè)；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時(shí)歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面確認(rèn)檔案完整性后方可入庫(kù)。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關(guān)單位介紹信，并征得公司相關(guān)部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負(fù)有保密的完全責(zé)任。

c．復(fù)?。?/p>

a）檔案使用人若需復(fù)印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復(fù)印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復(fù)查結(jié)果上報(bào)圖書檔案室檔案員將確員每?jī)赡陮?duì)已到人力資源部經(jīng)認(rèn)銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊(cè)》上，資料進(jìn)行復(fù)查并組織銷毀。

B．要求：

a．準(zhǔn)備銷毀的檔案材料在未批準(zhǔn)前應(yīng)單獨(dú)保管； b．批準(zhǔn)銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機(jī)銷毀，嚴(yán)禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時(shí)，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字以示負(fù)責(zé)。

4．相關(guān)文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關(guān)表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時(shí)間、文件名稱、份數(shù)、是否復(fù)印、查閱人、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊(cè)編制（時(shí)間、名稱、序號(hào)、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存印本。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)

一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

1、行政類

2、財(cái)務(wù)類

3、人事類

4、經(jīng)營(yíng)類

5、工程類

二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機(jī)要檔案

一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中：

二、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括：

1、財(cái)務(wù)資料；

2、公司重要會(huì)議紀(jì)要；

3、公司經(jīng)營(yíng)情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；

5、技術(shù)資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項(xiàng)目資料；

2、項(xiàng)目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；

4、公司證照；

5、各級(jí)批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；

8、公司經(jīng)營(yíng)總結(jié)；

9、財(cái)務(wù)報(bào)表；

10、技術(shù)資料；

11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；

12、人事資料；

13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會(huì)計(jì)憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；

2、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告；

3、完結(jié)后無長(zhǎng)期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。

二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》（附表2）。

七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》（附表3），并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過8個(gè)工作時(shí)。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。

四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案