第一篇：30462文書檔案管理

秘書文檔管理

緒論

一.“秘書文檔管理”的內(nèi)涵

基于“文書學(xué)”和“檔案管理學(xué)”整合，緣由：

1.有著天然的密切關(guān)系

2.檔案學(xué)內(nèi)容太多，需要精簡學(xué)習(xí)

二.“秘書文檔管理”的研究對象與主要內(nèi)容

（一）“秘書文檔管理”的研究對象：文書、文書工作、檔案、檔案工作。

（二）“秘書文檔管理”的主要內(nèi)容：基礎(chǔ)知識和工作流程

三.文檔管理工作的重要性

（一）文書、檔案工作是國家管理的重要手段

（二）文書、檔案工作是秘書工作重要的組成部分

（三）文書、檔案工作是其他秘書工作的重要輔助手段

四.“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系

第一章 文書和檔案

第一節(jié) 文書和檔案的含義和關(guān)系

一.文書和檔案的含義

（一）文書的含義 1.在單位內(nèi)從事文書、書信的制作，處理和管理的工作人員。

2.人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項(xiàng)、管理事物、交流情況，依照一定的體式制作的具有現(xiàn)實(shí)效用的文字材料。文書包含以下含義：

（1）文書的作者是從事社會活動的人（2）文書具有實(shí)用性

（3）文書的記錄方式為文字（4）文書的載體形式多種多樣（5）文書具有廣泛的社會作用

（6）文書是一個類別名詞，一般指一類文字材料

（二）文書、公文和文件之間的關(guān)系 廣義文件＞文書＞公文＞狹義文件

（三）檔案的含義

定義：是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保持價(jià)值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。

包含幾個要素：檔案的本質(zhì)屬性、檔案的來源、檔案形式的多樣性

二.文書和檔案的關(guān)系

1.文書和檔案是同一文件在生命周期中不同階段的不同稱謂，具有相同的來源。2.文書有條件地轉(zhuǎn)化為檔案。

菲利普?布魯克斯 “文件生命周期”概念 謝倫伯格 “雙重價(jià)值鑒定”

第二節(jié) 文書和檔案的種類和作用

一.文書和檔案的種類

（一）文書的種類

1.作用：通用公文、專用公文

2.行文方向：下行文、平行文、上行文 3.按來源和使用范圍：外發(fā)文件、收來文件、內(nèi)部文件

4.功能性質(zhì)：法規(guī)性公文、指揮性公文、部署性公文、知照性公文、報(bào)請性公文、批答性公文、獎懲性公文

5.時限：緊急公文、普通公文 6.機(jī)密程度：機(jī)密公文、普通公文

（二）檔案的種類

1.根據(jù)形成的歷史時期：古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案

2.根據(jù)檔案內(nèi)容：文書檔案、科技檔案、專門檔案、人物檔案 3.載體形式：甲骨等

4.所有者：國家檔案、集體檔案、個人檔案 5.內(nèi)容體式：公文、日記、電稿等

二.文書和檔案的作用

（一）規(guī)范作用

（二）指導(dǎo)作用

（三）聯(lián)絡(luò)作用

（四）憑證作用

（五）參考作用

是社會組織工作、科學(xué)研究、生產(chǎn)活動重要參考

（六）教育作用

第二章 文書工作和檔案工作

第一節(jié) 文書工作

一.文書工作的含義 1.僅指公文文書

2.包含文書制作、文書辦理、文書管理 3.有法定的程序和嚴(yán)格的要求

二.文書工作的原則

（一）及時原則

（二）準(zhǔn)確原則

（三）安全原則

（四）精簡原則

三.文書工作組織

（一）文書工作組織機(jī)構(gòu)

分為：中心機(jī)構(gòu)、專門機(jī)構(gòu)、分支機(jī)構(gòu)

（二）文書工作組織方式 1.組織方式的類型：集中形式、分散形式（兩種工作方法：按工作環(huán)節(jié)分工、按文件性質(zhì)分工）

2.組織方式的選擇

1）社會組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)臵的層次和數(shù)量 2）社會組織形成和使用的文件數(shù)量 3）社會組織各內(nèi)部機(jī)構(gòu)空間距離的遠(yuǎn)近4）工作人員的配備情況

（三）文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

1）就全國而言，黨、政、軍系統(tǒng)的文書工作分別由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳、中央軍委辦公廳負(fù)責(zé)指導(dǎo)。

2）就社會組織而言，上級社會組織的辦公廳對下級指導(dǎo)，黨政指導(dǎo)其他部門。

3）就一個社會組織而言，其文書工作由本組織的秘書長或辦公室主任負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)。4）就文書工作同檔案工作的關(guān)系而言，各級檔案部門對同級社會組織及其下屬機(jī)構(gòu)、部門的文書立卷歸檔工作負(fù)有檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)責(zé)任。

第二節(jié) 檔案工作

一.檔案工作的含義和性質(zhì) 廣義：檔案事業(yè)工作 狹義：檔案業(yè)務(wù)工作 管理性、服務(wù)性、政治性

二.檔案工作的內(nèi)容

也分廣義、狹義（8工作環(huán)節(jié)）

三.檔案工作的基本原則

（一）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案 1.國家全部檔案由檔案機(jī)構(gòu)分別集中管理 2.全國檔案工作由黨和國家設(shè)立的各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一分級、分專業(yè)負(fù)責(zé)地進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督

3.實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作統(tǒng)一管理

（二）維護(hù)檔案的完整與安全

（三）便于社會各方面的利用

四.檔案工作機(jī)構(gòu)

（一）社會組織檔案部門 一般包含以下幾種類型：

機(jī)關(guān)檔案室、科技檔案室、影片唱片錄音檔案室、人事檔案室、綜合檔案室

（二）檔案館

（三）檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)

（四）檔案工作機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系 無隸屬關(guān)系，只有協(xié)作關(guān)系 五.文書工作和檔案工作的關(guān)系

（一）文書工作與檔案工作的聯(lián)系 1.文書工作和檔案工作的對象有交叉。2.文書工作和檔案工作前后相繼。3.文書工作和檔案工作互相影響。

4.文書工作和檔案工作長期處于“一體化”狀態(tài)。

歷史上合多分少，統(tǒng)一管理是趨勢

（二）文書工作和檔案工作的區(qū)別 1.工作對象不同 2.工作任務(wù)不同

3.服務(wù)對象和工作目的不同 4工作機(jī)構(gòu)不同

第三章 文書制作

第一節(jié) 文書制作概述

一.文書制作的含義

含義：文書形成主體為了一定的目的，以特定的文體格式與載體形式表達(dá)主體意識的行為。

二.文書制作的過程

（一）制作階段 1.交擬

交擬是組織的負(fù)責(zé)人將擬稿任務(wù)交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)。把握意圖 2.擬稿

擬稿是擬稿人根據(jù)組織的負(fù)責(zé)人的意圖，在發(fā)文稿紙上起草文件。3.核稿

1）一看是否需要行文。2）二看文稿內(nèi)容。

3）三看文稿的文字表達(dá)。4）四看公文體式。4.簽發(fā)

正簽：職權(quán)范圍內(nèi)的簽發(fā) 代簽：根據(jù)授權(quán)或委托，代主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。核簽：又叫加簽，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后再送主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

會簽：兩個以上社會組織聯(lián)合發(fā)文時，各組織的負(fù)責(zé)人共同簽發(fā)。

簽發(fā)意見、簽發(fā)人姓名、簽發(fā)日期 5.復(fù)核

（二）制發(fā)階段 1.打字排版

1）以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，忠實(shí)于原稿。2）版面設(shè)計(jì)要美觀大方，嚴(yán)格按照文件格式進(jìn)行排版。

3）打印排版要建立相應(yīng)的登記制度。2.校對 3.印刷 4.用印

1）以組織負(fù)責(zé)人簽發(fā)為準(zhǔn)，組織負(fù)責(zé)人未簽字的文件，不得用印。2）與文件制發(fā)組織一致。

3）清晰端正，上不壓正文，下要騎年月蓋

章。

三.文書制作要求

1.真實(shí)反映法定作者意圖。2.嚴(yán)格遵守公文格式要求。3.準(zhǔn)確把握公文寫作特點(diǎn)。4.嚴(yán)格控制公文制作程序。

第二節(jié) 文書體式

一.文書體式的含義 文體與格式

二.法定公文格式

《公家行政機(jī)關(guān)公文格式》 《辦法》、《處理意見》

（一）《公文格式》的總體規(guī)定 1.公文用紙

紙張定量：60--80g/m 紙張白度：85%--90% 橫向耐折度≥15次 不透明度≥85% PH值為7.5--9.5

國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙：210mm×297mm 各裁邊允許誤差為±3mm 2.公文規(guī)格

公文版心：156mm×225mm

公文頁邊：公文上下左右各頁邊尺寸： 天頭37mm±1mm，地腳35mm±1mm;訂口28mm±1mm，翻口26mm±1mm。3.公文印制

圖文顏色：除標(biāo)識，印章，均為黑色。排版規(guī)格：3號字高度加其7/8倍的距離，正體：3號仿宋，小標(biāo)題：3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

制版要求：誤差不超過1mm 印刷要求：誤差不超過2mm，黑色油墨達(dá)到色譜BL100%，紅色油墨達(dá)到色譜Y80%，M80%。裝訂要求：頁碼之間誤差不超過4mm，訂位距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm，平釘釘距與書脊間的距離為3mm--5mm，裁切誤差不超過±1mm，四角成90°。

（二）《公文格式》的要素規(guī)定 眉首、主體、版記 眉首：紅色反線以上

主體：紅色反線以下至主題詞 版記：主題詞以下 1.眉首

（1）公文份數(shù)序號

用于絕密、機(jī)密文件；便于核對、查找、銷毀；位數(shù)最少為2位。（2）秘密等級和保密期限

黑色三號字體，首頁版心右上角 絕密≥機(jī)密≥秘密

未標(biāo)保密期限，按照絕密事項(xiàng)三十年、機(jī)密事項(xiàng)二十年、秘密事項(xiàng)十年認(rèn)定。（3）緊急程度（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識

上行文應(yīng)多空出80mm供批閱

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：小標(biāo)宋體字，字體＜國務(wù)院字體（22mm高×15mm寬）

聯(lián)合發(fā)文按照黨、政、軍、群的順序（5）發(fā)文字號

在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋字體，居中排布。只能注明一個機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文代字：一層是機(jī)關(guān)、一層是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門代字。年份序號：用全稱，用﹝﹞，序號不編虛位、不加“第”字。（6）簽發(fā)人 2.主體部分（1）公文標(biāo)題

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種構(gòu)成，在紅色反線之下空2行，用2號小標(biāo)宋題字。（2）主送機(jī)關(guān)

標(biāo)題下空1行，頂格用3號仿宋字體，全角冒號。

（3）公文正文 正文用3號仿宋字（4）附件

附件于正文下空1行，左空2字，3號仿宋字體標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。（5）成文日期

零：用計(jì)算機(jī)符號○（6）公文生效標(biāo)識 用印章（上套、下套）（7）附注

用3號仿宋字，以圓括號括入，左空2字標(biāo)識在成文時間的下一行。3.版記部分（1）主題詞

不超過5個，先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞；3號黑體字；后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小宋字體；

（2）抄送機(jī)關(guān)

主題詞下1行；左右各空1字；3號仿宋；全角冒號；逗號隔開；（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 抄送下1行，3號仿宋，印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。4.頁碼

5.公文中表格 6.公文的特定格式（1）信函式格式

是平行文或下行文；不標(biāo)識“文件”二字；字體、距離區(qū)別；武文線；（2）命令格式

是國家機(jī)關(guān)發(fā)文的最高形式；發(fā)文機(jī)關(guān)名稱全；37mm+20mm=57mm；發(fā)文機(jī)關(guān)下空2行標(biāo)識令號；居中，黑色字體，有第字；（3）會議紀(jì)要格式

距上邊緣25mm；紅色小標(biāo)宋體；不加蓋印章。

三.其他文書格式

（一）黨的機(jī)關(guān)公文格式

（二）專用公文文本格式

第三節(jié) 文書稿本 一.稿本概述

稿本：文稿與文本的合稱。

草稿、定稿；正本、副本、存本。二.文稿

（一）草稿

（二）定稿 三.文本

（一）正本 1.暫行本、試行本 2.試行草案 3.修訂本

注明修訂日期；自修訂本生效之日起，原有的文件即行廢止。4.兩種以上文字文本 主要是語言區(qū)別

（二）副本

（三）存本

第四章 文書辦理

第一節(jié) 文書辦理概述

一.文書辦理的含義與特點(diǎn)

（一）含義

廣義：包含文書制作、文書處理和文書管理在內(nèi)的所有文書工作。

狹義：按照國家相關(guān)規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、傳遞、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理。

（二）特點(diǎn) 1.連續(xù)性 2.時效性 3.保密性 4.集成性 5.規(guī)范性

二.文書辦理的內(nèi)容

（一）文件的擬制階段

（二）文件的處理階段

（三）文件的執(zhí)行階段

（四）文件暫時保管階段 整理、保管、提供利用、處臵、移交、銷毀。

第二節(jié) 行文制度

行文三要素：行文關(guān)系、行文方式、行文規(guī)則。

一.行文關(guān)系

（一）組織關(guān)系的類別 領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系、不相隸屬關(guān)系。

（二）行文關(guān)系類別 上行、平行、下行

二.行文方式

（一）逐級行文

（二）多級行文

（三）直達(dá)行文

（四）越級行文

（五）直接行文

（六）聯(lián)合行文

三.行文規(guī)則

（一）行文要尊重社會組織的隸屬關(guān)系

（二）行文要尊重組織職權(quán) 1.一般不要越級行文 2.行文時分清主送和抄送 3.嚴(yán)格控制抄送范圍

（三）行文要考慮是否確有必要

（四）行文要明確發(fā)文權(quán)限

（五）同級社會組織可聯(lián)合發(fā)文

（六）經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力

第三節(jié) 收文辦理

一.收文辦理的含義和內(nèi)容 二.收文辦理流程

（一）文件收進(jìn)階段

1.簽收：清點(diǎn)、檢查、簽字 2.拆封：預(yù)判、拆開

3.收文登記：簿冊式登記、卡片式登記、聯(lián)單式登記、計(jì)算機(jī)登記 4.附文件處理單

（二）文件閱辦階段 1.擬辦 擬辦意見和簽署 2.批辦 批示意見和簽署 3.分辦

4.承辦 傳閱、傳達(dá)、擬稿 5.注辦

6.催辦 7.歸卷

第四節(jié) 發(fā)文辦理

一.發(fā)文辦理概述 主要指制發(fā)階段

二.發(fā)文辦理流程中的其他環(huán)節(jié) 1.發(fā)文登記 2.裝封

1）清點(diǎn)：內(nèi)回執(zhí)、發(fā)文通知單、外回執(zhí)、簽收簿 2）寫封 3）裝封 4）封口 3.傳遞

郵局、機(jī)要通信傳遞、機(jī)要交通傳遞、電信傳遞、文件交換 4.注發(fā)

第五節(jié) 內(nèi)部文件管理 一.內(nèi)部文件概述

（一）內(nèi)部文件的含義和特點(diǎn) 實(shí)用性、保密性、多樣性

（二）內(nèi)部文件的分類

日常事務(wù)類、原始記錄類、核心信息類、規(guī)范制度類

二.內(nèi)部文件管理的內(nèi)容

（一）制發(fā)與傳遞

（二）整理與分類

（三）保存與保護(hù)

（四）利用與查詢

第五章 文書管理 第一節(jié) 文書管理概述 一.文書管理的含義

（一）文書管理的含義

指通過嚴(yán)格規(guī)范的制度和科學(xué)有效的方法對文書的數(shù)量、質(zhì)量和運(yùn)作進(jìn)行的監(jiān)控和掌管。

（二）文書管理的意義

1.有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率 2.有利于保證文書的安全 3.為文檔工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

二.文書管理的原則

統(tǒng)一管理原則、分類管理原則、安全保密原則、方便利用原則

第二節(jié) 文書管理的內(nèi)容 一.文書的保管

（一）文書保管的含義

文書從生成或收到開始到歸檔或銷毀之前，在組織內(nèi)的保存和管理 時間：次年6月份

（二）文書保管的方法 1.分類保存 第一，暫存文件的分類要與組織文件分類方案相一致。

第二，無論采用什么樣的分類方法，都必須注意區(qū)分歸檔范圍。2.平時歸卷 3.裝入文件盒 4.存放有序 5.嚴(yán)格借閱制度

（三）文書保管制度

二.文書的借用和閱讀

（一）借閱制度

借閱范圍、借閱登記、借閱后的退還

（二）閱文室的建設(shè)和管理 1.閱文室的作用

1）便于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員安排閱讀時間

2）提高文件周轉(zhuǎn)速度

3）有利于文件的安全和保密 4）有利于提高文書的工作效率 2.閱文室的建設(shè) 3.閱文室的管理

三.文書的翻印、轉(zhuǎn)發(fā)和匯編

（一）文書的翻印和轉(zhuǎn)發(fā)

（二）文書的匯編

四.文書的保密

（一）保密范圍

（二）保密措施

（三）獎懲嚴(yán)明

五.文書的清退和清理

（一）文書的清退 涉密文件需要清退

（二）文書的清理 注意：

1）經(jīng)常將文件實(shí)物和文件登記薄對照，做到文賬相符； 2）認(rèn)真抓落實(shí)，做到該承辦的件件有措施，該回復(fù)的件件有回應(yīng)；

3）做好交接工作，文書工作人員調(diào)離工作或離職時，要把文件交接清楚。

第六章 文書工作與檔案工作的銜接 第一節(jié) 文書終結(jié)處理與檔案工作的開端 一.文書終結(jié)處理

（一）文書終結(jié)處理的含義

對已經(jīng)辦理完畢的文書進(jìn)行價(jià)值鑒定，以確定文書是否具有繼續(xù)保存價(jià)值，并將沒有保存價(jià)值的文書予以銷毀，將有價(jià)值的文書經(jīng)過整理變成檔案長久保存的工作。

（二）文書終結(jié)處理的主要內(nèi)容 1.立卷、案卷 2.歸檔文件整理 3.歸檔

二.檔案收集和鑒定

（一）檔案收集 1.檔案收集的含義 2.檔案收集的作用

1）收集是檔案工作的起點(diǎn)

2）收集工作是貫徹檔案工作基本原則的首要措施

3）收集工作直接關(guān)系著檔案工作的信譽(yù)問題

（二）檔案價(jià)值鑒定 1.檔案價(jià)值鑒定的含義 鑒定檔案的真?zhèn)魏蛢r(jià)值 2.檔案價(jià)值鑒定的意義 1）便于發(fā)揮檔案的作用 2）便于檔案的安全保管 3）便于應(yīng)付突然事變

三.文書與檔案工作銜接的必要性

四.堅(jiān)持文書部門和業(yè)務(wù)部門整理歸檔制度

（一）推行文書處理部門立卷歸檔制度的有關(guān)法規(guī)

（二）文書處理部門立卷的好處

1）便于發(fā)揮文書處理部門熟悉業(yè)務(wù)和文書處理過程的優(yōu)點(diǎn)，可以維護(hù)機(jī)關(guān)活動的歷史面貌，提高案卷質(zhì)量和工作效率。

2）由文書部門暫時保存當(dāng)年的文件，方便承辦人員隨時調(diào)閱，減少了歸檔和調(diào)卷的手續(xù)。

3）由文書部門隨時集中立卷，可以防止文件散失，有利于保證文件齊全及保護(hù)黨和國

家機(jī)密的安全。

4）有利于檔案室專門從事檔案的整理、保管、利用等工作，改變機(jī)關(guān)檔案部門“一年工作，八個月立卷”的被動局面。5）有利于溝通文書部門和檔案部門的聯(lián)系，共同研究文書處理和檔案中的有關(guān)問題，提高機(jī)關(guān)工作水平。

第二節(jié) 確定歸檔范圍 一.確定歸檔范圍的依據(jù) 《中華人民共和國檔案法》

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

1.《規(guī)定》將原來的兩份文件合二為一，其中的附件《文書檔案保管期限表》既是對文書檔案保管期限的具體劃分，也是機(jī)關(guān)文書材料應(yīng)歸檔范圍，具有一表兩用的功能。2.改革了文書檔案保管期限劃分方法。原有

現(xiàn)在

永久、長期、短期；永久、定期、定期中短期1-15年、長期再實(shí)行標(biāo)時制，一般16-50年； 分30年、10年 3.突出了立檔單位的主體地位，體現(xiàn)了“以我為主”的思想。

4.條款細(xì)化，充實(shí)了新領(lǐng)域的文件材料。5.與1987年的文件相比，對一些檔案的保管期限作了適當(dāng)調(diào)整。

6.加大管理力度，由“備案制”改為“審批制”。

二.文書歸檔范圍

（一）應(yīng)歸檔的文件材料

（二）不歸檔的文件材料

第三節(jié) 劃分保管期限 一.檔案價(jià)值鑒定

（一）檔案價(jià)值鑒定的原則

從國家和人民的利于出發(fā)，用全面的、歷史的、辯證的觀點(diǎn)來判斷和預(yù)測檔案的價(jià)值。

（二）檔案價(jià)值鑒定的方法 直接鑒定法

要注意：區(qū)別對待、以本單位為主、綜合分析

（三）檔案室檔案價(jià)值鑒定的程序

1.各組織檔案室根據(jù)國家檔案局的原則精神和本單位的具體情況確定本單位的《歸檔文件范圍》和《檔案保管期限表》等文件，剔除沒有保存價(jià)值的文件，由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一二年后加以銷毀或作為參考資料使用。

2.根據(jù)《檔案保管期限表》確定文件的保管期限。

3.檔案價(jià)值復(fù)審。

二.確定保存期限

（一）永久保管的文書檔案

（二）定期保管的文書檔案

三.檔案保管期限表

（一）檔案保管期限表的作用 1.統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

2.保證鑒定質(zhì)量，提高工作效率 3.防止錯誤地銷毀檔案 4.便于更好地立卷

（二）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)

（三）檔案保管期限表的類型 1.標(biāo)準(zhǔn)檔案保管期限表 2.專門檔案保管期限表

3.同系統(tǒng)機(jī)構(gòu)檔案保管期限表 4.同類型機(jī)構(gòu)檔案保管期限表 5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表

第四節(jié) 文書立卷與歸檔文件整理 一.文書立卷

（一）文書立卷的要求

1）保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系與完整； 2）正確反映本組織工作的歷史面貌； 3）要區(qū)分文件材料的保持價(jià)值； 4）要方便保管、檢索和利用；

（二）文書立卷的步驟 1.編制立卷類目

類：按問題分、按機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)分 目：

號：大流水編號法、分類編號法 2.平時歸卷 注意：準(zhǔn)備文件夾、及時歸卷、定期檢查和調(diào)整。

3.年終調(diào)整定卷 4.組卷

5.卷內(nèi)文件的排列與編號 6.擬寫案卷標(biāo)題 注意：作者的擬寫、問題的擬寫、文種擬寫、時間的擬寫、通訊者、涉及地區(qū)的擬寫。7.填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表 卷內(nèi)目錄內(nèi)容

順序號、文號、責(zé)任者、題號、文件內(nèi)容、日期、頁號、備注 8.填寫案卷封皮

全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件頁數(shù)、檔號 9.裝訂案卷

（三）立卷的方法

根據(jù)問題特征、按時間特征、按文種特征、按作者特征、按通訊者特征、按地區(qū)特征立卷；

1）可以按照文件的不同類型，采用不同的特征立卷；

2）可以抓住主要特征結(jié)合其他特征立卷； 3）要注意有直接聯(lián)系的文件材料不能分開立卷；

4）應(yīng)考慮文件材料的保持價(jià)值； 5）分清卷與卷之間的界線；

二.歸檔文件整理

（一）歸檔文件整理與立卷的差別

1.對文檔實(shí)行文件級管理，不需要將文件立為案卷，免除了組卷不合理、案卷題名不規(guī)范、一人一個標(biāo)準(zhǔn)的繁瑣、復(fù)雜的文件組卷過程。

2.文件整理一般以一份文件為單位

3.分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)三種，各單位視具體情況組合及簡化分類層次。4.裝訂也同樣以“件”為單位，裝訂材料只要符合檔案保護(hù)要求，不做統(tǒng)一規(guī)定，裝訂方法也不限于傳統(tǒng)的“三孔一線”要求。5.文件排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列，結(jié)合時間、重要程度等參考因素，并可根據(jù)實(shí)際情況選用。

6.歸檔章的位臵不限于首頁右上角，只要在 首頁上端空白處皆可；歸檔章項(xiàng)目只保留檢索必備內(nèi)容。

7.取消案卷和卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。

8.不要求編頁號，只需要在歸檔文件目錄中填寫“頁數(shù)”。

9.歸檔文件直接裝檔案盒內(nèi)保管。10.不再填寫案卷題名和案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊項(xiàng)目。

（二）歸檔文件整理的意義

1.簡化文檔整理工作，提高工作效率； 2.促進(jìn)文檔管理一體化，推動檔案工作現(xiàn)代化；

3.立足現(xiàn)有管理要求，兼容既往管理模式。

（三）歸檔文件整理過程和方法 1.收集 2.鑒定

1）確定每份文件有無保存價(jià)值，凡有保存價(jià)值的文件才屬于應(yīng)歸檔的文件，納入歸檔文件整理范疇； 2）對有價(jià)值的歸檔文件分別確定保管期限； 3.裝訂 4.分類

年度分類法、保管期限分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法 5.排列

按不同事由形成時間的先后順序排列 按事由的重要程度排列

按事由具有的共同屬性分別集中排列 6.編號

全宗號、年度、保管期限、件號、機(jī)構(gòu) 7.編目

件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注 8.裝盒

文件裝盒、填制案盒、填備考表

第五節(jié) 文書歸檔 一.歸檔制度

（一）歸檔時間

（二）歸檔要求

（三）歸檔手續(xù)

（四）編制歸檔說明 二.檔案的銷毀

第七章 檔案的整理與保管 第一節(jié) 檔案整理 一.檔案整理工作概述

將處于零亂狀態(tài)的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成一個有序體系的工作。

二.檔案整理工作的內(nèi)容 第一，系統(tǒng)排列和編制案卷目錄或歸檔文件排列；

第二，對整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。第三，對一些零散檔案或機(jī)關(guān)、個人委托整理的檔案，檔案室還要按照立卷整理流程或歸檔文件整理 進(jìn)行全過程的整理工作。

三.全宗與立檔單位

（一）全宗

全宗是一個有機(jī)整體；

全宗是在一定的歷史活動中形成的；

全宗是以一定的社會單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的。

（二）立檔單位及其構(gòu)成條件 第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)；

第二，是一個會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位； 第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)；

四.區(qū)分全宗

（一）區(qū)分全宗的含義

（二）按全宗整理檔案的意義

（三）設(shè)立全宗的基本原則

（四）零散文件區(qū)分全宗的特殊方法

第一，可以從發(fā)文和內(nèi)部文件的特征判定； 第二，可以從收文的實(shí)際收受者判定； 第三，對于全宗混淆情況嚴(yán)重的檔案，可以從文件的各種標(biāo)記去判斷，或利用機(jī)關(guān)收發(fā)文簿等材料判斷，或從文件的外形等特征去判定。

（五）全宗的種類

獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、人物全宗

五.全宗內(nèi)檔案的分類

（一）年度分類法

（二）組織機(jī)構(gòu)分類法

（三）問題分類法

1）應(yīng)該按照文件內(nèi)容中最基本的問題來設(shè)臵類別，如實(shí)地反映出立檔單位的主要面貌； 2）類目體系力求簡明，必須合乎邏輯，類目的設(shè)臵應(yīng)根據(jù)全宗的大小、立檔單位工作任務(wù)繁簡和文件的多少來決定。3）按文件的主要內(nèi)容準(zhǔn)確地歸類；

（四）分類方法的結(jié)合運(yùn)用和選擇 1.年度—組織機(jī)構(gòu)分類法 2.組織機(jī)構(gòu)—年度分類法 3.年度—問題分類法 4.問題—年度分類法

六.案卷的排列、編目與檔案盒的排架

（一）案卷的排列與編目

（二）檔案盒的排架

第二節(jié) 檔案的保管 一.檔案保管工作概述

（一）檔案保管工作的意義

（二）影響檔案壽命的因素 內(nèi)部因素：來源于檔案本身 外部因素：

人為因素：由于政治斗爭、戰(zhàn)爭及其他各種原因，某些檔案文件遭到有計(jì)劃有意識的破壞，導(dǎo)致該歷史時期或事件無法被完整或真實(shí)地記錄下來；由于檔案工作人員或利用檔案、接觸檔案的有關(guān)人員麻痹大意，或玩忽職守，或不遵守規(guī)章，或缺乏檔案管理知識等導(dǎo)致管理或使用不當(dāng)；檔案在日常管理和利用過程中，難以避免地發(fā)生檔案材料的老化和磨損現(xiàn)象。

自然因素：溫度、濕度、有害氣體、光線、自然災(zāi)害、毒菌、有害生物、灰塵、磁場

（三）檔案保管工作的任務(wù) 1.防止檔案的破壞； 2.延長檔案的壽命； 3.維護(hù)檔案的安全；

（四）檔案保管工作的基本原則 1.以防為主，防治結(jié)合；

2.按全宗和專業(yè)類型進(jìn)行保管； 3.以保護(hù)為宗旨，以利用為目的； 4.保護(hù)重點(diǎn)，兼顧一般； 5.自力更生，勤儉節(jié)約； 二.檔案庫房及其管理

（一）檔案庫房、檔案裝具及包裝材料

（二）檔案庫房編號和排架 要求：

1）排列一致，橫豎成行； 2）有窗庫房的架、柜排列，應(yīng)與窗戶垂直，以避免強(qiáng)烈陽光直射；無窗庫房架、柜的排列，縱橫均可，但應(yīng)注意不要有礙通風(fēng)； 3）架、柜的排放，不宜太緊或太松，既要注意最大限度地利用庫房面積，又要便于檔案的搬運(yùn)和取放。

（三）檔案上架與存放

三.檔案的安全保護(hù)

（一）控制庫房溫濕度

（二）保衛(wèi)和保密

（三）防火

（四）防光與防塵

（五）防磁

（六）檔案在搬動中的保護(hù)

（七）檔案的安全檢查

第八章 檔案的檢索與利用 第一節(jié) 檔案檢索 一.檔案檢索概述

（一）檔案檢索的主要內(nèi)容 1.檔案檢索三要素

檔案信息、檔案檢索技術(shù)設(shè)備、檔案檢索語言與方法

2.檔案檢索的具體內(nèi)容 存儲、查找

（二）檔案檢索的地位和作用 1.是檔案管理中重要的環(huán)節(jié)和內(nèi)容 2.是提高檔案管理水平的重要手段 3.推動檔案管理的科學(xué)發(fā)展

4.促進(jìn)了檔案及其信息的有效利用 5.促進(jìn)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的不斷提高

（三）檔案檢索的策略與效率 1.檔案檢索策略 2.檔案檢索效率

查全率=（檢索出檔案/全部檔案）

二.檔案著錄與標(biāo)引

（一）檔案著錄與標(biāo)引概述 作用、依據(jù)

（二）檔案著錄與標(biāo)引工作

三.檔案檢索工具

（一）檔案檢索工具的作用 橋梁作用、交流作用、管理作用

（二）檔案檢索工具的種類 1.按檢索范圍分 2.按載體形式分 3.按編制方式分 4.按排檢方法分 5.按信息處理手段分 6.按功能分 7.按使用對象分

（三）檔案檢索工具體系

第二節(jié) 檔案利用 一.檔案利用工作概述

（一）檔案利用工作的地位和作用 1.檔案利用工作是檔案工作的重要內(nèi)容 2.檔案利用工作是檔案部門服務(wù)于社會的直接體現(xiàn)

3.檔案利用工作是對檔案工作的檢驗(yàn)和促進(jìn) 4.檔案利用工作是利用者了解檔案部門的重要機(jī)會

（二）檔案利用工作的指導(dǎo)思想

（三）檔案利用工作的要求

二.檔案提供利用的方式

閱覽服務(wù)、外借服務(wù)、展覽與陳列服務(wù)、復(fù)本制發(fā)服務(wù)、制發(fā)證明服務(wù)、目錄信息服務(wù)、咨詢服務(wù)

第九章 檔案的編研與統(tǒng)計(jì) 第一節(jié) 檔案編研與統(tǒng)計(jì)

第二篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務(wù)稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實(shí)踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成并具有保存價(jià)值的原始記錄。

3.公務(wù)文書

4.事務(wù)文書

5.上行文

6.下行文

二、單項(xiàng)選擇題

1.下列選項(xiàng)中不屬于文書性質(zhì)的是（）。

A.現(xiàn)實(shí)性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項(xiàng)中不屬于文書特點(diǎn)的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規(guī)范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項(xiàng)中不屬于檔案性質(zhì)的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項(xiàng)中不屬于檔案特點(diǎn)的是（）。

A.原始性 B.價(jià)值性 C.系統(tǒng)性 D.考查性

5.下列選項(xiàng)中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環(huán)節(jié)和程序不包括下列哪項(xiàng)。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項(xiàng)中不屬于公務(wù)文書特點(diǎn)的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強(qiáng)的歷史性 C.法定的權(quán)威性 D.格式的規(guī)范性

8.知照性公文主要是黨政機(jī)關(guān)向一定范圍通知事項(xiàng)、通報(bào)情況、聯(lián)系工作、公布有關(guān)事項(xiàng)和要求的公文，下列選項(xiàng)中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報(bào)

9.（）適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項(xiàng)中對發(fā)文字號表述正確的是（）。D A.國辦發(fā)〔1996〕第2號 B.國辦發(fā)（1996）02號

C.國辦發(fā)〔1996〕第02號 D.國辦發(fā)〔1996〕2號

三、問答題

1.請簡述文書工作與檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)。

2.試述文書與檔案人員的基本素養(yǎng)要求。

3.試述公務(wù)文書的作用與特點(diǎn)。

4.如何恪守公文行文規(guī)則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時作業(yè)二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對文書運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的科學(xué)合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發(fā)文辦理、辦結(jié)文件處理和文件運(yùn)轉(zhuǎn)管理四個方面構(gòu)成。

3.批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)文件內(nèi)容、擬辦意見和部門職責(zé)，對來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達(dá)傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國家檔案局2000年12月6日發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，是我國機(jī)關(guān)文書和檔案規(guī)則改革的一項(xiàng)重要舉措，彌補(bǔ)了我國文書、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應(yīng)及時對日常形成的、辦理完畢的文件進(jìn)行收集，重點(diǎn)把好的關(guān)口是：發(fā)文關(guān)、收文關(guān)、重要會議關(guān)、外出會議關(guān)、內(nèi)部材料關(guān)、報(bào)刊材料關(guān)。

8.發(fā)文字號是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機(jī)關(guān)代字、、文件順序號組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

二、多項(xiàng)選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續(xù)性 D.規(guī)定性 E.時效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全可靠 B.明確雙方的交接責(zé)任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責(zé) E.確保發(fā)文方的權(quán)益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數(shù)碼登記法 B.總流水號登記法 C.分類流水號登記法

D.口取紙分類登記法 E.數(shù)字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進(jìn)行（），并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號 E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規(guī)律

C.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

D.正確區(qū)分文件的不同價(jià)值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規(guī)則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機(jī)構(gòu)（問題）分類法

D.復(fù)式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（）等。

A.全宗號 B. C.保管期限 D.件號 E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發(fā)文審核的具體內(nèi)容及要求有哪些？

3.文書運(yùn)轉(zhuǎn)管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區(qū)別。

5.簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業(yè)三

一、名詞解釋

1.檔案統(tǒng)計(jì)工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項(xiàng)選擇題

1.檔案收集工作的主要內(nèi)容包括（）。ACDE

A.對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收 B.對其他機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收

C.對歷史檔案的接收 D.對歷史檔案的征集

E.對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項(xiàng)決定檔案存毀的工作，包括的內(nèi)容是（）。ABCD A.制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價(jià)值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統(tǒng)計(jì)資料的分析

3.檔案室或檔案館對于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗(yàn)收時檢查文件整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫房管理的特點(diǎn)和需要，進(jìn)行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡單的條理化、系統(tǒng)化的工作。B A.數(shù)量統(tǒng)計(jì) B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)要求，對歸檔案卷進(jìn)行必要的、認(rèn)真的整理或加工作。D A.統(tǒng)計(jì) B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫 B.科技檔案房 C.圖書資料庫 D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機(jī)讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價(jià)值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術(shù)因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時間因素 E.人物因素

10.同紙質(zhì)文檔相比，電子檔案利用的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)是（）。ABCD A.復(fù)用性好 B.服務(wù)形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強(qiáng) E.儲存性強(qiáng)

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進(jìn)行整理？

2.請簡述檔案檢索的內(nèi)容。

3.請簡述檔案參考資料有哪些特點(diǎn)。

4.請簡述人事檔案的特點(diǎn)及作用。

5．試述電子文檔管理的內(nèi)容和原則。

6．試述文書與檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的特點(diǎn)。

平時作業(yè)四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標(biāo)題。

1．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的函

2．中央廣播電視大學(xué)關(guān)于××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的復(fù)函

3．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作情況的調(diào)查報(bào)告

4．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的復(fù)函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關(guān)于繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標(biāo)題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經(jīng)濟(jì)開發(fā)工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關(guān)于召開全省外事工會會議的批復(fù)

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業(yè)區(qū)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業(yè)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

第三篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環(huán)節(jié)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國家檔案局令第8號發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機(jī)關(guān)工作具有查考利用價(jià)值的文件材料。

同級機(jī)關(guān)發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？(2分)

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個方面。(2分)

向上、向下

對內(nèi)、對外

發(fā)函、電聯(lián)

[單選]

6、以件為單位進(jìn)行裝訂時，應(yīng)在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側(cè)

右上側(cè)

左側(cè) [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補(bǔ)充編制頁碼，再（）計(jì)算頁數(shù)。(2分)

繼續(xù)

合并

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？(2分)

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項(xiàng)不是必須著錄的內(nèi)容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應(yīng)注意(2分)

題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時，要將主題詞錄入；

文件題名應(yīng)根據(jù)文件實(shí)際內(nèi)容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標(biāo)題要把所有人員錄入進(jìn)去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項(xiàng)目不包括：(2分)

全宗名稱

責(zé)任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統(tǒng)一放入（）。(2分)

開始

辦結(jié)

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機(jī)構(gòu)分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內(nèi)容針對作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結(jié)

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業(yè)的會議紀(jì)要；

XX單位關(guān)于舉辦培訓(xùn)班經(jīng)費(fèi)的請示；

XX公司信息簡報(bào)。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進(jìn)行排列的方法是：(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

[單選]

21、（）是對收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復(fù)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標(biāo)題不符合案卷標(biāo)題的格式？(2分)

XX局黨組會議記錄

XX企業(yè)關(guān)于2003年財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

XX地區(qū)來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側(cè)。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進(jìn)館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對外發(fā)文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規(guī)定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結(jié)構(gòu)則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級

發(fā)文字號

公文標(biāo)題

[單選]

29、（）是指已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對發(fā)文進(jìn)行最后審定的決策性環(huán)節(jié)。(2分)

簽發(fā)

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規(guī)律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內(nèi)容、時間、名稱等方面的聯(lián)系，主要方法有：（）(2分)

內(nèi)容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問復(fù)文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（）(2分)

—機(jī)構(gòu)—保管期限

—問題—保管期限

—文號—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為30年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為10年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內(nèi)容包括：(2分)

類目

序號

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號

分

分機(jī)構(gòu)

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項(xiàng)目有：(2分)

文件題名

責(zé)任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應(yīng)注意：(2分)

有副題名的應(yīng)錄入；

文件提名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動；

頁數(shù)為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數(shù)；

著錄“任免通知”時可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。(2分)

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質(zhì)文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對

錯

[判斷]

43、企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。(2分)

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業(yè)務(wù)部門將規(guī)范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對

錯 [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對

錯

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對

錯

[判斷]

48、排序的系統(tǒng)科學(xué)是體現(xiàn)歸檔文件整理內(nèi)在質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。(2分)

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標(biāo)志，用于體現(xiàn)每一“件”的檔號。(2分)

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)、移交、檢查的重要依據(jù)。(2分)

對

錯

第四篇：文書檔案管理

文書檔案管理

⒈文書的作用：①指導(dǎo)作用②規(guī)范作用③聯(lián)系作用④記載憑證作用。

⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫制作過程中必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，主要包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等方面的內(nèi)容。⒋認(rèn)清行文關(guān)系：行文關(guān)系是指各級各類之間因文件往來而構(gòu)成的關(guān)系。各個不同組織之間構(gòu)成不同的組織關(guān)系。目前我國各級各類組織的關(guān)系主要有四種類型：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系與不相隸屬關(guān)系。

⒌明確行文方向：行文關(guān)系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可采取逐級行文、多級行文和直達(dá)行文等方式；上行文除采取逐級行文、多級行文，還可采取越級行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發(fā)、審核。⒏制文環(huán)節(jié)：草擬、審核、會商與會簽、簽發(fā)。

⒐制發(fā)環(huán)節(jié)：標(biāo)注文件管理信息、復(fù)核、排版、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設(shè)。⑶文件整理是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。

⒒全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復(fù)制件⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⑥報(bào)表、名冊、圖冊（本）⑦來文與復(fù)文⑵文件修整①修裱破損文件②復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號①件號?室編件號?編號項(xiàng)目 ②編號項(xiàng)目?必備項(xiàng)目：全宗號、、保管期限、件號?選擇項(xiàng)目—機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號②責(zé)任者③文號④題名⑤日期⑥頁數(shù)⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定，實(shí)際業(yè)務(wù)工作多是后者。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價(jià)值的鑒定。⒕鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)：鑒定檔案價(jià)值時使用最廣泛的基本標(biāo)準(zhǔn)是文件內(nèi)容、文件的形成者、文件的形成時間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點(diǎn)：⑴專業(yè)技術(shù)性⑵成套性⑶動態(tài)性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。載體材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，不得有污損、受潮、破裂等現(xiàn)象。文件材料應(yīng)采用耐用性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。文件材料應(yīng)字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。大圖紙應(yīng)折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實(shí)性、全面性、動態(tài)性和保密性的特點(diǎn)。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統(tǒng)一般包含文件管理、檔案管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)四個模塊。

23.在現(xiàn)代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務(wù)文書和公務(wù)文書。24.檔案室國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點(diǎn)：一是檔案來源廣泛。二是檔案內(nèi)容具有社會實(shí)踐性。三是檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價(jià)值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書與檔案的關(guān)系：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。文書是檔案的主要來源之一，檔案則是文書的主要?dú)w宿，所謂“今日之文書，明日之檔案”就是這個意思。27.參謀咨詢：⑴認(rèn)識檔案咨詢服務(wù)的類型。①按內(nèi)容性質(zhì)，可將檔案咨詢分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務(wù)的步驟。①接受咨詢問題。②分析咨詢問題。③查找檔案材料。④答復(fù)檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認(rèn)識檔案展覽的類型。⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。Ⅱ案展出的內(nèi)容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網(wǎng)上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設(shè)計(jì)格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務(wù)①選址適當(dāng)②分區(qū)合理③設(shè)備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。⑵了解檔案外借服務(wù)①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續(xù)借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內(nèi)容⑴存儲階段的主要內(nèi)容。①著錄標(biāo)引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內(nèi)容①確定查找內(nèi)容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標(biāo)引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機(jī)讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。②以一個檔案館的全部檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。③以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。④以全國或某一地區(qū)若干個檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內(nèi)容與成分。

第五篇：文書檔案管理

文書檔案工作之我見

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書和檔案檔案管理人員的歷史責(zé)任。通過一年的學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)踐談?wù)剬ψ龊梦臅蜋n案工作的認(rèn)識和體會。

一、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛崗敬業(yè)，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干 出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識。單位領(lǐng)導(dǎo)對文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識，認(rèn)為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識到文書檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計(jì)算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)

揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡化整理、深化檢索的目的。

3、改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為單位組卷并輔助以計(jì)算機(jī)管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時剔除無保存價(jià)值文件的優(yōu)勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識，增強(qiáng)管理意識。

文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2、文書管理人員應(yīng)該認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到以下十點(diǎn)：

一．做好上級文件的接收、打印、分類、登記工作，及時提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。嚴(yán)格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時做好文書檔案歸檔立卷工作，隨時備用查閱。

二．負(fù)責(zé)黨政部門的文件、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表、信函的打印、復(fù)印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質(zhì)量。

三．負(fù)責(zé)向校區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送文件、材料；取送報(bào)刊信件并負(fù)責(zé)分發(fā)。負(fù)責(zé)

到校外等單位取送文件、材料和復(fù)印文件、材料等。接轉(zhuǎn)電話，下達(dá)校內(nèi)臨時性通知等。

四．負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實(shí)落實(shí)電子公文接收工作管理制度，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，確保電子公文接收辦理的及時、準(zhǔn)確、安全。

五．及時收集、催要校內(nèi)各組室、各部門應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準(zhǔn)備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。

六．負(fù)責(zé)升旗、集會等集體活動的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計(jì)工作；做好教職工月工作量津貼和學(xué)?？己诵б妾劦挠?jì)算統(tǒng)計(jì)工作。

七．保管學(xué)校禮品及行政辦公室公共財(cái)產(chǎn)；保管辦公用品并負(fù)責(zé)分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹立良好的服務(wù)意識。

八．做好校外來訪人員的接待工作。

九．負(fù)責(zé)節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報(bào)文件。

十．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3、強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。

首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的聘資格，激勵礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動性和積極性。

4、確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

四、做好文書檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵

（一）具體到一個立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求。集工作包括三方面內(nèi)容：一是對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作。

1、歸檔范圍

（1）確定歸檔范圍需考慮三個因素

A機(jī)關(guān)的職能活動

B文辦理完畢

C有查考利用價(jià)值

(2)內(nèi)容

A級針對本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文

B級機(jī)關(guān)主要職能活動中形成的公文材料

C級機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請類公文

D級或不相隸書機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?/p>

（3）注意問題：

A合辦理的公文；

B 本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時

C 本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文如計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄

2、歸檔時間一般在第二年6月底之前

3、歸檔要求

A類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)

B卷封面填寫、卷內(nèi)文件排列、編頁、目錄及備考；

C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時履行手續(xù)；

D 字跡材料要符合耐久性要求；

E 公文必須是正式的生效的公文

（二）嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映單位的主要職能。

（三）建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集

1、將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責(zé)任制。

2、建立外出開會人員帶回材料歸檔制度。

3、保證工作變動人員手中材料歸檔制度

(四）明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整

1、公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負(fù)責(zé)收集。

2、于各種會議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

3、位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等應(yīng)由文書人員負(fù)責(zé)收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。

4、各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

五、加強(qiáng)入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價(jià)值

1、改革現(xiàn)行文書檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定工件依據(jù)的《文書檔案保管期限表》存在諸多對鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級報(bào)送文件、上級下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進(jìn)館后多數(shù)無人問津，占據(jù)了庫房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定文書檔案保管期限表。如果僅從一個單位角度劃定保管期限，必然會導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級單位報(bào)送的以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。這些問題如不在立卷劃定保管期限時解決，進(jìn)館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長期、永久界定保管期限，在鑒定時不易掌握。如長期為１６-５０年，跨越如此之大，令鑒定人員無所適從。

2、注重進(jìn)館質(zhì)量，少一些無價(jià)值檔案進(jìn)館。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對案卷質(zhì)量檢查時涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對案卷進(jìn)行的檢查。在這三個鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。因此為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)館之前。

3、在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。主要是對館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制定鑒定計(jì)劃；對雖未到期但實(shí)踐證明已無利用價(jià)值的檔案進(jìn)行調(diào)查、分析，提出鑒定意見，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。

4、對文書檔案堅(jiān)定定之后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審。到期檔案的復(fù)審工作是對入選文書做最后的確認(rèn)，應(yīng)本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“審查從細(xì)，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進(jìn)行。還要運(yùn)用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁的進(jìn)行審查鑒定。

5、復(fù)審之后還要對不合格文件進(jìn)行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成，對經(jīng)過鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷毀。文書檔案銷毀工作應(yīng)該遵循以下程序：

a、組成鑒定小組對檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。

b、對確無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，填寫檔案銷毀清冊審批表。c、鑒定小組組長在檔案銷毀審批表上簽署意見。

d、將銷毀檔案運(yùn)送到指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并指定兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

e、監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。

f、將銷毀清冊歸檔保存。

行政081王燕