第一篇：文書(shū)檔案管理暫行辦法

文書(shū)檔案管理暫行辦法（修訂版）

第一章 總 則

第一條 為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化管 理，提高檔案管理水平，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的文書(shū)檔案是指公司在各項(xiàng)管理工作中 形成的、已辦理完畢的經(jīng)營(yíng)管理等方面具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。

第三條 本辦法適用于全公司文書(shū)檔案的管理。

第二章 職 責(zé)

第五條 辦公室（綜合部門，下同）是公司檔案工作的管理 機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作。總經(jīng)辦對(duì)公司的檔案工作負(fù)有指導(dǎo)職責(zé)。

第六條 辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書(shū)檔案；負(fù)責(zé)對(duì)各 部門文件材料的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各下屬機(jī)構(gòu)文件材料的歸檔工作，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第七條 各部門必須指定專人負(fù)責(zé)收集、整理本部門應(yīng)歸檔 文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件），并及時(shí)向檔案管理部門歸檔。

第三章 歸檔范圍

第八條 凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值 的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、榮譽(yù)證書(shū)等）均屬文書(shū)檔案歸檔范圍。具體詳見(jiàn)《文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。

第四章 檔案整理的質(zhì)量要求

第九條 歸檔文件材料必須齊全完整，能準(zhǔn)確反映本部門主 要職能活動(dòng)和文件形成規(guī)律。

第十條 歸檔文件材料的整理要遵循文件材料形成的規(guī)律和 特點(diǎn)，區(qū)別不同價(jià)值，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。

第十一條 公司各個(gè)立檔單位內(nèi)的檔案，應(yīng)區(qū)分不同的門類 和載體，分類應(yīng)保持前后一致，不得隨意變動(dòng)。

第十二條 檔案文件的種類、份數(shù)及每份文件的正本、附件 等應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，其頁(yè)數(shù)必須完整無(wú)缺。檔案文件必須經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，準(zhǔn)確分類，正確劃分保管期限。立成的案卷能夠正確地反映公司主要業(yè)務(wù)工作情況，便于保管，方便利用。第十三條 歸檔文件材料的排列順序是：每份文件的正文在前（上），附件在后（下）；打印稿（正本）在前（上），原稿（定稿）在后（下）；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前（上），被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后（下）。第十四條 圍繞某一特殊事件所形成的文件材料（如大型會(huì) 議所形成的所有文件、案件材料、經(jīng)濟(jì)合同糾紛材料等）應(yīng)視為一件或一套，不得分開(kāi)，并按歸檔要求進(jìn)行整理，填寫(xiě)歸檔文件材料目錄時(shí)作為一件填寫(xiě)一條記錄。

第十五條 歸檔的文件材料，必須進(jìn)行編目和技術(shù)加工。按 要求逐卷填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄（見(jiàn)[附件4]），卷末附備考表（見(jiàn)[附件5]）。案卷封面的填寫(xiě)要求準(zhǔn)確、清楚。所有歸檔的案卷應(yīng)按照分類方案排列和編號(hào)，同時(shí)登記文件信息并編制檔案檢索工具（即檔案文件目錄）。

第十六條 目錄中文件材料的標(biāo)題不能隨意更改和簡(jiǎn)化；對(duì) 沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能反映文件內(nèi)容實(shí)質(zhì)的文件，應(yīng)按文件材料內(nèi)容重新擬寫(xiě)標(biāo)題，自擬標(biāo)題必須用方括號(hào)［ ］括上。第十七條 給每份檔案文件編制一個(gè)檔號(hào)。檔號(hào)的編制參照 公司統(tǒng)一檔案編制規(guī)則執(zhí)行。

第十八條 卷內(nèi)文件應(yīng)按順序排列，文件材料必須編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

（一）裝訂的案卷，每卷文件應(yīng)當(dāng)整體編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，編寫(xiě)方法 為：在有文字的正面右上角、背面左上角用鉛筆按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（二）不裝訂的案卷，每份文件必須單件裝訂，并逐件編頁(yè) 號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)方法為：在有文字的正面右下角、背面左下角用鉛筆按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）。

（三）歸檔的文件材料若原來(lái)沒(méi)有編頁(yè)號(hào)或錯(cuò)編漏編頁(yè)號(hào) 的，必須重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

（四）頁(yè)號(hào)不得漏編或重編；編寫(xiě)書(shū)刊等成冊(cè)文件材料的頁(yè) 數(shù)時(shí)，可利用原有頁(yè)號(hào)，再加上封面、目錄、附頁(yè)等有內(nèi)容的頁(yè)數(shù)，頁(yè)號(hào)不再重新編寫(xiě)。

第十九條 不裝訂的案卷，卷內(nèi)每份文件必須單件裝訂，并 按卷內(nèi)文件順序逐件編號(hào)。

第二十條 案卷的排列要求：按照不同門類、不同載體、不 同年度、不同保管期限分別排列。排列方法應(yīng)統(tǒng)一，前后一致。按照排列順序編寫(xiě)卷號(hào)，并分別填寫(xiě)案卷目錄。移交時(shí)，案卷目錄隨同檔案一起歸檔移交給檔案部門。

第二十一條 案卷標(biāo)題的擬制要求：內(nèi)容準(zhǔn)確，概括全面，文字簡(jiǎn)明，結(jié)構(gòu)完整。案卷標(biāo)題應(yīng)用毛筆、鋼筆書(shū)寫(xiě)或打印，字跡要工整清晰。

第二十二條 跨年度文件材料的歸檔年度劃分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件應(yīng)放在文件的形成年度歸檔。文件的形成年度與文件的內(nèi)容針對(duì)年度不一致時(shí)，應(yīng)以文件內(nèi)容所針對(duì)的年度為準(zhǔn)；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年歸檔；跨年度的會(huì)議材料放在會(huì)議開(kāi)幕年歸檔；案件材料放在結(jié)案年歸檔；各類事故材料放在事故發(fā)生年歸檔；評(píng)選先進(jìn)、獎(jiǎng)勵(lì)材料放在評(píng)選、獎(jiǎng)勵(lì)年歸檔；總結(jié)與計(jì)劃可放在一起，視內(nèi)容主次確定歸檔年度；跨年度處理完畢或跨年度轉(zhuǎn)發(fā)的文件 放在處理完畢或轉(zhuǎn)發(fā)年歸檔；臨時(shí)性機(jī)構(gòu)形成的文件，放入機(jī)構(gòu)撤銷的年度立卷。

第二十三條 文件原稿及簽發(fā)意見(jiàn)的書(shū)寫(xiě)材料必須能耐久保 存。鋼筆墨水應(yīng)使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水。傳真件要以復(fù)印件歸檔。

第二十四條 歸檔文件材料須去除金屬物，對(duì)破損文件材料 應(yīng)進(jìn)行裱糊。

第二十五條 歸檔文件材料的用紙規(guī)格為A4 紙，大于A4 紙 的文件材料要折疊成A4 紙大小。小于A4 紙的文件材料要補(bǔ)成A4 紙大小。對(duì)于不宜修改大小的特定文件（如獎(jiǎng)狀、證照、特定各式的合同文本等）應(yīng)與一般文件分開(kāi)，另外保存。第二十六條 檔案的裝訂順序?yàn)椋喊妇矸饷?-卷內(nèi)文件目錄--文件--備考表--封底。裝訂采用三孔一線的方法。不裝訂的案卷，卷中的文件應(yīng)逐件用細(xì)線或不易生銹的回形針、長(zhǎng)尾夾等裝訂工具裝訂。裝訂的要求是：結(jié)實(shí)、整齊、美觀、不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。

第二十七條 各類檔案案卷封皮的外形推薦尺寸為315m X 230m?？墒褂糜簿砥ぃň砗校部墒褂密浘砥?，使用軟卷皮必須加盒。紙質(zhì)檔案的卷宗厚度一般不超過(guò)2 厘米，即每卷最多不超過(guò)200 頁(yè)。

第二十八條 歸檔文件材料的保管期限，由歸檔部門按《文 書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）準(zhǔn)確劃分。第二十九條 各類檔案的保存期限，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期 限規(guī)定執(zhí)行。超過(guò)保存期限時(shí)，應(yīng)由檔案部門會(huì)同各職能部門共同鑒定，確屬失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，嚴(yán)格防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字。

第三十條 各下屬機(jī)構(gòu)的檔案部門應(yīng)根據(jù)本單位檔案的狀況 和利用需要，編制兩種以上檢索工具，積極配合有關(guān)部門開(kāi)展檔案資料的編研工作，如全宗介紹、組織沿革、大事記、文件匯編、案例選編等。

第五章 關(guān)于電子文檔

第三十一條 電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，共同保存。第三十二條 以紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的，辦理完畢后，可通過(guò)掃描 等技術(shù)手段形成相應(yīng)的電子文件，歸檔保存。

第三十三條 通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）流轉(zhuǎn)的，辦理完畢 后，在OA 系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)留存。

第三十四條 電子文件應(yīng)當(dāng)定期備份，異地保存至少2 套。

第六章 歸檔時(shí)間、責(zé)任者和歸檔手續(xù)

第三十五條 辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，當(dāng)年文件最遲必 須在第二年的6 月底之前送交辦公室歸檔。

第三十六條 歸檔人員必須向檔案部門提供歸檔文件清單，檔案人員必須依據(jù)歸檔文件清單對(duì)歸檔文件清點(diǎn)簽收。在移交案卷時(shí)，移交部門應(yīng)將檔案的整理情況及本部門的主要工作、機(jī)構(gòu)和人員變動(dòng)情況簡(jiǎn)要寫(xiě)出來(lái)，便于檔案部門編寫(xiě)立卷說(shuō)明及作為全宗歷史考證用。第七章 部門變動(dòng)后文件材料的處臵

第三十七條 部門撤銷、合并、拆分時(shí)，必須將本部門的全 部文件材料加以整理、妥善保管，不得分散。

第三十八條 撤銷部門的文件材料應(yīng)在撤銷前向檔案管理部 門歸檔。

第三十九條 一個(gè)部門的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個(gè)部門的，其文件 材料不得分散，可由其中一個(gè)部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十條 一個(gè)部門并入另一個(gè)部門或幾個(gè)部門合并成一個(gè) 新的部門，其文件材料由合并后的部門繼承管理，待文件材料處理完畢后向檔案管理部門歸檔。

第四十一條 一個(gè)部門只是一部分業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)另一個(gè)部門，其 文件材料不得帶入接受業(yè)務(wù)的部門，應(yīng)向檔案管理部門歸檔。如果接受業(yè)務(wù)的部門需要利用該部分檔案，可以借閱或復(fù)制。

第四十二條 各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其文件材料應(yīng)向檔 案管理部門歸檔。

第八章 文書(shū)檔案的管理

第四十三條 辦公室按歸檔要求對(duì)部門歸檔文件材料進(jìn)行檢 查和接收，對(duì)不符合要求的文件材料，退回原歸檔部門重新整理。

第四十四條 歸檔的文件材料由辦公室按文書(shū)檔案管理工作 規(guī)范進(jìn)行整理、編目和保管。第四十五條 檔案庫(kù)房的管理嚴(yán)格按《檔案庫(kù)房管理制度》 執(zhí)行。

第四十六條 檔案的提供利用嚴(yán)格按公司檔案借閱利用管理 規(guī)定執(zhí)行。

第九章 罰 則

第四十七條 公司對(duì)下列行為應(yīng)視情節(jié)輕重予以處罰：

（一）將文件材料據(jù)為已有、不按要求歸檔的，視情節(jié)輕重 予以通報(bào)批評(píng)或以上處分并限期改正。

（二）損毀、丟失、涂改、偽造檔案、明知所保存的檔案面 臨危險(xiǎn)而不采取搶救措施造成檔案損失的，應(yīng)予以警告或以上處分責(zé)令其賠償損失。

（三）擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的，除予以行政處罰或以上處分 外，還應(yīng)賠償損失。

（四）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的，應(yīng)予以批評(píng)、警告等處罰。

第十章 附 則

第四十八條 公司各立檔單位可根據(jù)本辦法和自己的實(shí)際情 況制定具體操作指南以明確文書(shū)檔案管理的具體處理方法，對(duì)文書(shū)檔案歸檔范圍、文書(shū)檔案保管期限表、檔案借閱規(guī)則作適當(dāng)補(bǔ)充，制定具體文書(shū)檔案分類方案。

第四十九條 附件所示表格，其中所列內(nèi)容為必要項(xiàng)目，表格格式僅供參考，可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)表格的格式、大小進(jìn)行調(diào)整或增加文件其他相關(guān)信息項(xiàng)。附件：1.文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表 2.文書(shū)檔案借閱管理規(guī)定 3.總公司文書(shū)檔案管理操作指南 4.卷內(nèi)文件目錄 5.備考表

6.檔案庫(kù)房管理制度 [附件 1] 文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表

一、定義

（一）凡是反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)本 單位經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)發(fā)展、機(jī)構(gòu)建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單 位工作有查考利用價(jià)值的文件材料列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期期限為30 年。

（三）凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材 料列為短期保管。短期期限為10 年。

二、公司文書(shū)檔案歸檔基本范圍及保管期限

（一）上級(jí)部門關(guān)于工作的指示、通知、批復(fù)、規(guī)定、辦法 等文件材料：針對(duì)本單位的 永久重要的 30 年一般的 10年

（二）股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、薪酬政策委員會(huì)、審計(jì) 委員會(huì)等公司決策層會(huì)議文件材料，包括會(huì)議決定、決議、記錄、紀(jì)要以及其他相關(guān)會(huì)議材料。永久

（三）總公司及其下屬機(jī)構(gòu)召開(kāi)的各種重要會(huì)議形成的文件材料。會(huì)議包括系統(tǒng)工作會(huì)議、專業(yè)工作會(huì)議等，材料包括會(huì)議通知、名單、日程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、決議、決定、總結(jié)、紀(jì)要以及其他相關(guān)會(huì)議材料。永久

（四）本單位關(guān)于經(jīng)營(yíng)管理工作的正式發(fā)文文件，包括規(guī)定、制度、辦法、通知以及其他正式發(fā)文。永久

（五）本單位關(guān)于各項(xiàng)工作的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告 永久

（六）本單位關(guān)于各項(xiàng)工作的用印申請(qǐng) 30 年

（七）合同 30 年辦公室保存蓋有公司公章、合同專用章、辦公室章的合同，保管期限從合同到期失效之日起計(jì)算。

（八）其它公司內(nèi)部常用文件 10 年

（九）其他外來(lái)文件 重要的 30 年 一般的 10 年

三、不在歸檔基本范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門自 行整理保存。

（一）各部門必須保存的文件有：1.和本部門相關(guān)的公司發(fā)文、內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告的正式電子文件（PDF 文件）。

2.本部門工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件，包括各類報(bào)表、通知 書(shū)、申請(qǐng)單、記錄等。

3.以部門名義對(duì)外簽訂的合同協(xié)議類文件。

4.本部門收到的需處理和對(duì)本部門有參考利用價(jià)值的外來(lái) 文件的復(fù)印件或電子文件，主要包括保監(jiān)會(huì)、行業(yè)協(xié)會(huì)、保險(xiǎn)學(xué)會(huì)的來(lái)文。

（二）保存期限可由各部門參照本文件，根據(jù)自己部門的實(shí) 際情況確定。

四、本表應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期修訂。[附件 2]

文書(shū)檔案借閱管理規(guī)定

一、公司員工根據(jù)工作需要可以向辦公室申請(qǐng)借閱檔案文 件。

二、借閱人在借閱檔案時(shí)，必須辦理借閱登記手續(xù)，配合檔 案人員做好登記工作，填寫(xiě)《文書(shū)檔案利用登記表》（附表1）。

三、檔案借閱范圍主要根據(jù)文件的責(zé)任者和主送、抄送范圍 而定。

（一）無(wú)密級(jí)文件的查閱范圍：一般員工因工作需要可以查 閱。

（二）密級(jí)文件的查閱范圍：文件責(zé)任者、主送、抄送人員、公司領(lǐng)導(dǎo)、以及經(jīng)批準(zhǔn)的可以查閱的人員。

（三）密級(jí)文件的借閱必須嚴(yán)格按照文件查閱范圍執(zhí)行，不 得向無(wú)權(quán)查閱的人員隨意出借。

四、申請(qǐng)方式

借閱人可以采用書(shū)面形式或電子郵件形式向檔案人員提出 申請(qǐng),填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（附表2）。

五、檔案借閱程序

（一）一般文件

由利用人向辦公室提出申請(qǐng)，借閱人需要調(diào)閱利用紙質(zhì)文件的，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。借閱本部門經(jīng)辦的文件，在檔案人員審核登記后，即可借閱。借閱其他部門文件的，需辦公室審批。

（二）密級(jí)文件

由利用人提出申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后報(bào)辦公室審批。借閱有 密級(jí)的檔案，只能在閱覽室查閱，不得借出、復(fù)印、拍照，如有特殊需要，需經(jīng)辦公室分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（三）公司執(zhí)照證書(shū)

原件及復(fù)印件利用，由利用人提出申請(qǐng)，部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后報(bào) 辦公室主任及辦公室分管理領(lǐng)導(dǎo)審批。

（四）特殊情況下，無(wú)論文件是否有密級(jí)，都由內(nèi)審部門或 相關(guān)責(zé)任部門直接向辦公室一次性提出書(shū)面申請(qǐng)，由相關(guān)責(zé)任部門提出的，如有必要可會(huì)知內(nèi)審部門。特殊情況指年度審計(jì)、質(zhì)量審查或上級(jí)部門或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本公司 的相關(guān)考核、檢查、調(diào)研等。相關(guān)責(zé)任部門是指文件責(zé)任部門、負(fù)責(zé)該項(xiàng)檢查的部門。六、一次借閱文件數(shù)量不得超過(guò)10 份，借閱時(shí)間不超過(guò)5 個(gè)工作日，上文所列之特殊情況除外。

七、下屬單位借閱檔案時(shí)，須持單位介紹信或工作證，或由 總公司相關(guān)人員陪同。

八、其他單位（一般為合作單位）人員需要利用本單位檔案的，需提供單位介紹信并由本單位相關(guān)部門人員陪同，并填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》。

九、其他特殊情況需經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批。

十、借閱者對(duì)所借檔案必須妥善保管，并負(fù)有安全、保密之 責(zé)，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、拆裝、勾劃、刪改、污損、丟失等。

十一、檔案借閱后應(yīng)盡快歸還。借閱者如出差、休假、離職、出國(guó)及調(diào)離之前必須將檔案歸還。

十二、借閱人員退還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案 數(shù)量，檢查案卷有無(wú)損壞，文件是否齊全等。

十三、借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守以上規(guī)定，若有違反者，應(yīng)追究責(zé) 任。

十四、公司各部門有責(zé)任對(duì)本部門的形成的文件作好記錄、協(xié)助辦公室做好全公司的文件利用工作?！段臅?shū)檔案利用登記表》（附表1）《檔案借閱申請(qǐng)表》（附表2）[附件 3] 公司文書(shū)檔案管理操作指南

第一章 總 則

第一條 為明確公司的文書(shū)檔案管理的具體操作規(guī)則，更 好地為各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，根據(jù)公司《文書(shū)檔案管理暫行辦法》，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本操作指南。第二條 本操作指南所稱的文書(shū)檔案是指公司在其各項(xiàng)管 理過(guò)程中形成的，具有保存和利用價(jià)值的，以文字為記錄形式為主的文件材料的紙質(zhì)和電子版本。

第三條 本操作指南適用于公司文書(shū)檔案的管理，各部門可作為參考。

第二章 職 責(zé)

第四條 公司辦公室（以下簡(jiǎn)稱辦公室）是公司檔案工作的管理機(jī)構(gòu)，主管公司的檔案工作。

第五條 辦公室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司文書(shū)檔案；負(fù)責(zé)對(duì) 各部門文書(shū)檔案的收集、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行考核；負(fù)責(zé)歸檔文件材料的管理和提供利用工作。

第六條 各部門有責(zé)任對(duì)本部門所收到、處理的各種文件進(jìn) 行登記，保管本部門常用的文件或留存復(fù)印件。負(fù)責(zé)將應(yīng)歸檔的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件）及時(shí)向檔案管理部門歸檔。

第三章 歸檔范圍

第七條 凡是各部門在各項(xiàng)管理工作中形成的具有保存價(jià)值 的文件材料（包括紙質(zhì)和電子文件、報(bào)表、證照等）均屬文書(shū)檔案歸檔范圍，詳見(jiàn)《文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表》（[附件1]）。不在歸檔范圍內(nèi)的文件材料及其它記錄由各部門遵照《文書(shū)檔案管理暫行辦法》自行整理保存。

第四章 歸檔文件的質(zhì)量要求

第八條 一份檔案文件應(yīng)包括：公文：公司發(fā)文請(qǐng)示、文件正本（包括正文及附件），公司公文應(yīng)歸檔的文件正本（打印稿）至少一份。內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單及附件。用印申請(qǐng)：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單及附件。外來(lái)文件：公文處理單及來(lái)文原件（或傳真件的復(fù)印件）。會(huì)議文件：會(huì)議決議、會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要、嘉賓題名錄等會(huì)議全套文件。一次會(huì)議所形成的所有文件作為一整套存放，不得將同一次會(huì)議的文件拆散。

第九條 歸檔文件材料的排列順序?yàn)椋篬由上（前）到下（后）] 公文：公司發(fā)文請(qǐng)示-文件正本（包括正文及附件）。內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單-附件。用印申請(qǐng)：紙制審批流程的內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告單-附件。外來(lái)文件：公文處理單-來(lái)文原件或傳真件的復(fù)印件。會(huì)議文件：會(huì)議決議-會(huì)議材料-會(huì)議紀(jì)要-其他材料。第十條 總公司檔案裝具為檔案盒，一盒即一卷。

第十一條 總公司文書(shū)檔案整卷不裝訂，單件裝訂排序后的 檔案文件直接裝入檔案盒。第十二條 單件裝訂方法

單份文件用回形針或長(zhǎng)尾夾夾在一起?；匦吾槕?yīng)使用有塑料 包皮不易生銹的品種，文件上的長(zhǎng)尾夾應(yīng)用無(wú)字的紙條包起來(lái)，防止銹斑染上原件。凡是無(wú)法用回形針或長(zhǎng)尾夾夾住的比較厚的文件，可以不做任何裝訂，但是存放時(shí)必須符合以下條件：

第一，不被拆散。必須保證文件的整體性。第二，不會(huì)和其他文件混同。

第十三條 單份文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)方法為：在有文字的正面右下 角、背面左下角用鉛筆按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字）。歸檔的文件材料若原來(lái)沒(méi)有編頁(yè)號(hào)或錯(cuò)編漏編頁(yè)號(hào)的，必須重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)不得漏編或重編；編寫(xiě)書(shū)刊等成冊(cè)文件材料的頁(yè)數(shù)時(shí)，可利用原有頁(yè)號(hào)，再加上封面、目錄、附頁(yè)等有內(nèi)容的頁(yè)數(shù)，頁(yè)號(hào)不再重新編寫(xiě)。

第十四條 文件的件號(hào)，即卷內(nèi)文件的順序號(hào)。件號(hào)的編寫(xiě) 與每份檔案文件第一頁(yè)右上角空白處用鉛筆按順序編寫(xiě)件號(hào)。第十五條 文書(shū)檔案的分類方法，實(shí)行年度─機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分 類法。

第十六條 各類表單采用手寫(xiě)或打印。手寫(xiě)的要用毛筆或鋼 筆填寫(xiě)，鋼筆采用碳素或藍(lán)黑墨水，字跡要工整、美觀。

第五章 歸檔時(shí)間

第十七條 歸檔范圍內(nèi)的每份文件辦理完畢后，原件應(yīng)及時(shí) 歸檔到辦公室。各部門對(duì)本部門形成的常用文件留取復(fù)印件。外來(lái)文件由辦公室公文流轉(zhuǎn)人員負(fù)責(zé)收集，制作收文目錄，并定期向檔案人員移交；總公司公文（包括紙制版原件和電子版文件）由辦公室發(fā)文人員負(fù)責(zé)整理收集，按日向檔案人員移交并，移交紙制版公文原件時(shí)同時(shí)填寫(xiě)《紙質(zhì)公文歸檔交接表》（見(jiàn)附表1）。檔案人員須對(duì)歸檔人移交的文件資料進(jìn)行檢查。

《紙質(zhì)公文歸檔交接表》（見(jiàn)附表1）

第六章 文書(shū)檔案的借閱利用

第十八條 文書(shū)檔案的借閱利用必須嚴(yán)格按《文書(shū)檔案借閱 管理規(guī)定》執(zhí)行。[附件 4] 卷內(nèi)文件目錄 [附件5] 備考表 [附件6]

檔案庫(kù)房管理規(guī)定

第一條 檔案庫(kù)房管理人員要忠于職守，提高安全保密意識(shí)，自覺(jué)做好安全防范工作，提高警惕，嚴(yán)格執(zhí)行《公司保密制度》的有關(guān)規(guī)定，確保檔案資料的完整和安全。

第二條 檔案庫(kù)房每天應(yīng)檢查一次，做到門、窗、柜牢固無(wú) 損，消防器材完備。檔案庫(kù)房用畢應(yīng)將庫(kù)房門、窗關(guān)嚴(yán)鎖好，并切斷庫(kù)房電器電源。

第三條 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁放易燃、易爆物品，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染。第四條 保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，定期打掃。

第五條 安排專業(yè)人員定期對(duì)檔案室內(nèi)空調(diào)、滅火器、煙感 器等設(shè)備進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)立即報(bào)修。

第六條 非檔案庫(kù)房管理人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不得進(jìn)入檔 案庫(kù)房。庫(kù)房和檔案柜鑰匙由檔案庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)妥善保管，嚴(yán)禁外借或私自配制。

第七條 檔案的日常入庫(kù)、調(diào)出、歸還、銷毀等應(yīng)建立登記 制度，確保帳物一致。

第八條 檔案入庫(kù)前，應(yīng)嚴(yán)格檢查蟲(chóng)蛀、霉變、灰塵等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫(kù)。

第九條 庫(kù)房?jī)?nèi)的架、柜、箱應(yīng)存放有序，統(tǒng)一編號(hào)，方便 查找。

第十條 特種載體檔案要區(qū)別存放，磁性介質(zhì)檔案要購(gòu)臵和 存放于防磁柜內(nèi)，并經(jīng)常進(jìn)行保護(hù)處理，確保檔案信息完整。第十一條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)備有溫、濕度計(jì)，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫度 應(yīng)控制在14-24℃，濕度應(yīng)控制在45-60%。檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)每天按時(shí)記載庫(kù)內(nèi)溫度，根據(jù)溫、濕度情況，可選擇使用空調(diào)、風(fēng)扇等設(shè)備，使庫(kù)房溫、濕度控制在規(guī)定范圍內(nèi)。第十二條 為利于通風(fēng)降濕，檔案柜與墻壁應(yīng)保持一定距離，通道間距不少于80cm，檔案管理人員應(yīng)定期選擇有利時(shí)機(jī)通風(fēng)。

第十三條 檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽(yáng)光直射。庫(kù)房應(yīng)安 臵窗簾及遮陽(yáng)布，檔案柜應(yīng)避開(kāi)直射陽(yáng)光排列。

第十四條 對(duì)破損、字跡不清等不易繼續(xù)保管而又需永久、長(zhǎng)期保存的檔案資料及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。

第十五條 檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)一切設(shè)備，確保各項(xiàng)設(shè)備完好。

第十六條 檔案庫(kù)房管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行交接 手續(xù)，在沒(méi)有完成交接前，不得離職調(diào)崗。

（本頁(yè)無(wú)正文）

主題詞：印發(fā) 文書(shū)檔案 管理暫行辦法 修訂版 通知 抄送：公司總經(jīng)理室成員

聯(lián)系人：蔣婷 聯(lián)系電話：0816-5085629 三劍龍威電子科技有限公司辦公室 2014 年2 月28日印發(fā)

第二篇：文書(shū)檔案管理

一、名詞解釋

1.文書(shū)：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對(duì)從事文書(shū)管理工作人員的職務(wù)稱謂。

文書(shū)是指作為信息載體的文字材料，是社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中用來(lái)記錄、傳遞信息的書(shū)面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2.檔案：是指過(guò)去和閑雜的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡(jiǎn)言之，檔案是指社會(huì)組織與個(gè)人在其社會(huì)活動(dòng)中所直接形成并具有保存價(jià)值的原始記錄。

3.公務(wù)文書(shū)

4.事務(wù)文書(shū)

5.上行文

6.下行文

二、單項(xiàng)選擇題

1.下列選項(xiàng)中不屬于文書(shū)性質(zhì)的是（）。

A.現(xiàn)實(shí)性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項(xiàng)中不屬于文書(shū)特點(diǎn)的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規(guī)范性 C.文書(shū)處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項(xiàng)中不屬于檔案性質(zhì)的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項(xiàng)中不屬于檔案特點(diǎn)的是（）。

A.原始性 B.價(jià)值性 C.系統(tǒng)性 D.考查性

5.下列選項(xiàng)中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書(shū)檔案工作包括的一系列環(huán)節(jié)和程序不包括下列哪項(xiàng)。（）

A.文書(shū)形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項(xiàng)中不屬于公務(wù)文書(shū)特點(diǎn)的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強(qiáng)的歷史性 C.法定的權(quán)威性 D.格式的規(guī)范性

8.知照性公文主要是黨政機(jī)關(guān)向一定范圍通知事項(xiàng)、通報(bào)情況、聯(lián)系工作、公布有關(guān)事項(xiàng)和要求的公文，下列選項(xiàng)中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報(bào)

9.（）適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項(xiàng)中對(duì)發(fā)文字號(hào)表述正確的是（）。D A.國(guó)辦發(fā)〔1996〕第2號(hào) B.國(guó)辦發(fā)（1996）02號(hào)

C.國(guó)辦發(fā)〔1996〕第02號(hào) D.國(guó)辦發(fā)〔1996〕2號(hào)

三、問(wèn)答題

1.請(qǐng)簡(jiǎn)述文書(shū)工作與檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)。

2.試述文書(shū)與檔案人員的基本素養(yǎng)要求。

3.試述公務(wù)文書(shū)的作用與特點(diǎn)。

4.如何恪守公文行文規(guī)則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時(shí)作業(yè)二

一、填空題

1.文書(shū)處理程序，包括文書(shū)處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對(duì)文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的科學(xué)合理安排。

2.文書(shū)處理流程通常由收文辦理、發(fā)文辦理、辦結(jié)文件處理和文件運(yùn)轉(zhuǎn)管理四個(gè)方面構(gòu)成。

3.批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)文件內(nèi)容、擬辦意見(jiàn)和部門職責(zé)，對(duì)來(lái)文所提出的批示性意見(jiàn)。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達(dá)傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國(guó)家檔案局2000年12月6日發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，是我國(guó)機(jī)關(guān)文書(shū)和檔案規(guī)則改革的一項(xiàng)重要舉措，彌補(bǔ)了我國(guó)文書(shū)、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書(shū)人員在文件辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)對(duì)日常形成的、辦理完畢的文件進(jìn)行收集，重點(diǎn)把好的關(guān)口是：發(fā)文關(guān)、收文關(guān)、重要會(huì)議關(guān)、外出會(huì)議關(guān)、內(nèi)部材料關(guān)、報(bào)刊材料關(guān)。

8.發(fā)文字號(hào)是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、、文件順序號(hào)組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。

二、多項(xiàng)選擇題

1.文書(shū)處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續(xù)性 D.規(guī)定性 E.時(shí)效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全可靠 B.明確雙方的交接責(zé)任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責(zé) E.確保發(fā)文方的權(quán)益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數(shù)碼登記法 B.總流水號(hào)登記法 C.分類流水號(hào)登記法

D.口取紙分類登記法 E.數(shù)字登記法

4.文書(shū)整理歸檔是以件為單位進(jìn)行（），并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過(guò)程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號(hào) E.編目

5.文書(shū)整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規(guī)律

C.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

D.正確區(qū)分文件的不同價(jià)值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規(guī)則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法

D.復(fù)式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號(hào)使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作一級(jí)查找利用提供條件，編號(hào)中的號(hào)包括（）等。

A.全宗號(hào) B. C.保管期限 D.件號(hào) E.歸檔章

三、問(wèn)答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發(fā)文審核的具體內(nèi)容及要求有哪些？

3.文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書(shū)整理歸檔與文書(shū)立卷的區(qū)別。

5.簡(jiǎn)述文書(shū)整理歸檔的方法步驟。

平時(shí)作業(yè)三

一、名詞解釋

1.檔案統(tǒng)計(jì)工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項(xiàng)選擇題

1.檔案收集工作的主要內(nèi)容包括（）。ACDE

A.對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收 B.對(duì)其他機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收

C.對(duì)歷史檔案的接收 D.對(duì)歷史檔案的征集

E.對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項(xiàng)決定檔案存毀的工作，包括的內(nèi)容是（）。ABCD A.制定檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價(jià)值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統(tǒng)計(jì)資料的分析

3.檔案室或檔案館對(duì)于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗(yàn)收時(shí)檢查文件整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫(kù)房管理的特點(diǎn)和需要，進(jìn)行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡(jiǎn)單的條理化、系統(tǒng)化的工作。B A.數(shù)量統(tǒng)計(jì) B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)要求，對(duì)歸檔案卷進(jìn)行必要的、認(rèn)真的整理或加工作。D A.統(tǒng)計(jì) B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫(kù)房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫(kù) B.科技檔案房 C.圖書(shū)資料庫(kù) D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語(yǔ)言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書(shū)本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機(jī)讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用，是檔案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價(jià)值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術(shù)因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時(shí)間因素 E.人物因素

10.同紙質(zhì)文檔相比，電子檔案利用的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)是（）。ABCD A.復(fù)用性好 B.服務(wù)形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強(qiáng) E.儲(chǔ)存性強(qiáng)

三、問(wèn)答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進(jìn)行整理？

2.請(qǐng)簡(jiǎn)述檔案檢索的內(nèi)容。

3.請(qǐng)簡(jiǎn)述檔案參考資料有哪些特點(diǎn)。

4.請(qǐng)簡(jiǎn)述人事檔案的特點(diǎn)及作用。

5．試述電子文檔管理的內(nèi)容和原則。

6．試述文書(shū)與檔案計(jì)算機(jī)輔助管理的特點(diǎn)。

平時(shí)作業(yè)四

技能測(cè)試題

一、將下列文件組成兩卷，說(shuō)明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個(gè)案卷標(biāo)題。

1．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作的函

2．中央廣播電視大學(xué)關(guān)于××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作的復(fù)函

3．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作情況的調(diào)查報(bào)告

4．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請(qǐng)求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問(wèn)題的復(fù)函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關(guān)于繼續(xù)進(jìn)行開(kāi)放教育試點(diǎn)工作的往來(lái)文件4、5組成一卷；

按通訊者、內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與××省財(cái)政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問(wèn)題的往來(lái)文件

二、將下列文件組成兩卷，說(shuō)明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個(gè)案卷標(biāo)題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚(yú)圈總體經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關(guān)于召開(kāi)全省外事工會(huì)會(huì)議的通知

3．某省外事辦公室關(guān)于召開(kāi)全省外事工會(huì)會(huì)議的請(qǐng)示

4．某省人民政府關(guān)于召開(kāi)全省外事工會(huì)會(huì)議的批復(fù)

5．某省人民政府就鲅魚(yú)圈月亮灣商業(yè)區(qū)建設(shè)問(wèn)題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚(yú)圈金融事業(yè)建設(shè)問(wèn)題給××市人民政府的指示

第三篇：文書(shū)檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過(guò)程中的中心環(huán)節(jié)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國(guó)家檔案局令第8號(hào)發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考利用價(jià)值的文件材料。

同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的不需貫徹執(zhí)行的文件。

[單選]

4、以下哪個(gè)不是收文登記的形式？(2分)

簿冊(cè)式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個(gè)方面。(2分)

向上、向下

對(duì)內(nèi)、對(duì)外

發(fā)函、電聯(lián)

[單選]

6、以件為單位進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側(cè)

右上側(cè)

左側(cè) [單選]

7、編制頁(yè)碼時(shí)，凡沒(méi)有頁(yè)碼（單頁(yè)除外）的，需要補(bǔ)充編制頁(yè)碼，再（）計(jì)算頁(yè)數(shù)。(2分)

繼續(xù)

合并

重新

[單選]

8、以下哪個(gè)不是文件的載體？(2分)

竹簡(jiǎn)

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項(xiàng)不是必須著錄的內(nèi)容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時(shí)應(yīng)注意(2分)

題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時(shí)，要將主題詞錄入；

文件題名應(yīng)根據(jù)文件實(shí)際內(nèi)容和成分重新擬寫(xiě)；

“任免”通知等公文的標(biāo)題要把所有人員錄入進(jìn)去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫(kù)房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫(xiě)備考表

編號(hào)

[單選]

13、《檔案目錄》封面項(xiàng)目不包括：(2分)

全宗名稱

責(zé)任者

全宗號(hào) [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統(tǒng)一放入（）。(2分)

開(kāi)始

辦結(jié)

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來(lái)源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機(jī)構(gòu)分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內(nèi)容針對(duì)作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結(jié)

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要；

XX單位關(guān)于舉辦培訓(xùn)班經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示；

XX公司信息簡(jiǎn)報(bào)。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進(jìn)行排列的方法是：(2分)

時(shí)間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

[單選]

21、（）是對(duì)收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復(fù)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個(gè)標(biāo)題不符合案卷標(biāo)題的格式？(2分)

XX局黨組會(huì)議記錄

XX企業(yè)關(guān)于2003年財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

XX地區(qū)來(lái)往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側(cè)。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進(jìn)館單位編制的管理號(hào)，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號(hào)

目錄號(hào)

案卷號(hào)

[單選]

26、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對(duì)外發(fā)文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規(guī)定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結(jié)構(gòu)則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級(jí)

發(fā)文字號(hào)

公文標(biāo)題

[單選]

29、（）是指已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對(duì)發(fā)文進(jìn)行最后審定的決策性環(huán)節(jié)。(2分)

簽發(fā)

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規(guī)律組織成一個(gè)或若干個(gè)案卷，以保持文件之間的在內(nèi)容、時(shí)間、名稱等方面的聯(lián)系，主要方法有：（）(2分)

內(nèi)容組合法

文件名稱組合法

工作活動(dòng)組合法

問(wèn)復(fù)文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時(shí)常用的分類方法有：（）(2分)

—機(jī)構(gòu)—保管期限

—問(wèn)題—保管期限

—文號(hào)—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時(shí)（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為30年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為10年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書(shū)檔案保管期限表的基本內(nèi)容包括：(2分)

類目

序號(hào)

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號(hào)

分

分機(jī)構(gòu)

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項(xiàng)目有：(2分)

文件題名

責(zé)任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見(jiàn)的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個(gè)人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號(hào)章時(shí)，保管期限一欄可以填寫(xiě)：(2分)

全稱

簡(jiǎn)稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時(shí)應(yīng)注意：(2分)

有副題名的應(yīng)錄入；

文件提名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動(dòng)；

頁(yè)數(shù)為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁(yè)面總數(shù)；

著錄“任免通知”時(shí)可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時(shí)間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過(guò)程中，單頁(yè)文件可不打頁(yè)碼。(2分)

對(duì)

錯(cuò) [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質(zhì)文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

43、企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

44、歸檔時(shí)間是指文件承辦部門或業(yè)務(wù)部門將規(guī)范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時(shí)間，移交歸檔的時(shí)間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對(duì)

錯(cuò) [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

47、小于十六開(kāi)紙的文件要托裱。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

48、排序的系統(tǒng)科學(xué)是體現(xiàn)歸檔文件整理內(nèi)在質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]

49、檔號(hào)章是文件歸檔的標(biāo)志，用于體現(xiàn)每一“件”的檔號(hào)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)、移交、檢查的重要依據(jù)。(2分)

對(duì)

錯(cuò)

第四篇：文書(shū)檔案管理

文書(shū)檔案管理

⒈文書(shū)的作用：①指導(dǎo)作用②規(guī)范作用③聯(lián)系作用④記載憑證作用。

⒉文書(shū)的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫(xiě)制作過(guò)程中必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，主要包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等方面的內(nèi)容。⒋認(rèn)清行文關(guān)系：行文關(guān)系是指各級(jí)各類之間因文件往來(lái)而構(gòu)成的關(guān)系。各個(gè)不同組織之間構(gòu)成不同的組織關(guān)系。目前我國(guó)各級(jí)各類組織的關(guān)系主要有四種類型：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系與不相隸屬關(guān)系。

⒌明確行文方向：行文關(guān)系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來(lái)看，下行文可采取逐級(jí)行文、多級(jí)行文和直達(dá)行文等方式；上行文除采取逐級(jí)行文、多級(jí)行文，還可采取越級(jí)行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發(fā)、審核。⒏制文環(huán)節(jié)：草擬、審核、會(huì)商與會(huì)簽、簽發(fā)。

⒐制發(fā)環(huán)節(jié)：標(biāo)注文件管理信息、復(fù)核、排版、校對(duì)、繕印、用印、登記、分發(fā)。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設(shè)。⑶文件整理是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。

⒒全宗是指一個(gè)法人或自然人在社會(huì)活動(dòng)中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復(fù)制件⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⑥報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)（本）⑦來(lái)文與復(fù)文⑵文件修整①修裱破損文件②復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號(hào)①件號(hào)?室編件號(hào)?編號(hào)項(xiàng)目 ②編號(hào)項(xiàng)目?必備項(xiàng)目：全宗號(hào)、、保管期限、件號(hào)?選擇項(xiàng)目—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）項(xiàng)?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號(hào)②責(zé)任者③文號(hào)④題名⑤日期⑥頁(yè)數(shù)⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對(duì)檔案真?zhèn)魏蜋n案價(jià)值的鑒定，實(shí)際業(yè)務(wù)工作多是后者。所以，檔案界通常所說(shuō)的檔案鑒定，是對(duì)檔案價(jià)值的鑒定。⒕鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)：鑒定檔案價(jià)值時(shí)使用最廣泛的基本標(biāo)準(zhǔn)是文件內(nèi)容、文件的形成者、文件的形成時(shí)間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書(shū)檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對(duì)地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點(diǎn)：⑴專業(yè)技術(shù)性⑵成套性⑶動(dòng)態(tài)性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。載體材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，不得有污損、受潮、破裂等現(xiàn)象。文件材料應(yīng)采用耐用性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，否則必須復(fù)印。文件材料應(yīng)字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。大圖紙應(yīng)折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實(shí)性、全面性、動(dòng)態(tài)性和保密性的特點(diǎn)。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統(tǒng)一般包含文件管理、檔案管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)模塊。

23.在現(xiàn)代，文書(shū)有兩種含義。第一種指物，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書(shū)寫(xiě)材料上表達(dá)思想意圖的一種書(shū)面記錄。第二種指人，是對(duì)各級(jí)各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書(shū)包括私務(wù)文書(shū)和公務(wù)文書(shū)。24.檔案室國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點(diǎn)：一是檔案來(lái)源廣泛。二是檔案內(nèi)容具有社會(huì)實(shí)踐性。三是檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價(jià)值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書(shū)與檔案的關(guān)系：文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的延續(xù)。文書(shū)是檔案的主要來(lái)源之一，檔案則是文書(shū)的主要?dú)w宿，所謂“今日之文書(shū)，明日之檔案”就是這個(gè)意思。27.參謀咨詢：⑴認(rèn)識(shí)檔案咨詢服務(wù)的類型。①按內(nèi)容性質(zhì)，可將檔案咨詢分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書(shū)面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務(wù)的步驟。①接受咨詢問(wèn)題。②分析咨詢問(wèn)題。③查找檔案材料。④答復(fù)檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認(rèn)識(shí)檔案展覽的類型。⑴按展覽的時(shí)間劃分。①長(zhǎng)期陳列②臨時(shí)展覽。Ⅱ案展出的內(nèi)容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網(wǎng)上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設(shè)計(jì)格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務(wù)①選址適當(dāng)②分區(qū)合理③設(shè)備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。⑵了解檔案外借服務(wù)①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續(xù)借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內(nèi)容⑴存儲(chǔ)階段的主要內(nèi)容。①著錄標(biāo)引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內(nèi)容①確定查找內(nèi)容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標(biāo)引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書(shū)本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機(jī)讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個(gè)全宗的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。②以一個(gè)檔案館的全部檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。③以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。④以全國(guó)或某一地區(qū)若干個(gè)檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對(duì)象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內(nèi)容與成分。

第五篇：文書(shū)檔案管理

文書(shū)檔案工作之我見(jiàn)

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書(shū)和檔案檔案管理人員的歷史責(zé)任。通過(guò)一年的學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)踐談?wù)剬?duì)做好文書(shū)和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書(shū)檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干 出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書(shū)和檔案工作不是主要的部門，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)

揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

3、改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書(shū)檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢(shì)在必行。以件為單位組卷并輔助以計(jì)算機(jī)管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值文件的優(yōu)勢(shì)就是顯而易見(jiàn)的。這種立卷方式在鑒定時(shí)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問(wèn)題。另外，利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書(shū)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)。

文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野、優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的文檔管理工作。一是通過(guò)各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書(shū)學(xué)》和國(guó)家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個(gè)文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2、文書(shū)管理人員應(yīng)該認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到以下十點(diǎn)：

一．做好上級(jí)文件的接收、打印、分類、登記工作，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱。嚴(yán)格執(zhí)行文件傳閱制度，需傳閱文件做到及時(shí)呈送和催收。按照檔案管理的規(guī)定，定時(shí)做好文書(shū)檔案歸檔立卷工作，隨時(shí)備用查閱。

二．負(fù)責(zé)黨政部門的文件、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)告、報(bào)表、信函的打印、復(fù)印。凡交付打印的文件、材料，按順序及時(shí)登記打印。急件要隨到隨打。保證打印文件、材料的質(zhì)量。

三．負(fù)責(zé)向校區(qū)內(nèi)各部門發(fā)送文件、材料；取送報(bào)刊信件并負(fù)責(zé)分發(fā)。負(fù)責(zé)

到校外等單位取送文件、材料和復(fù)印文件、材料等。接轉(zhuǎn)電話，下達(dá)校內(nèi)臨時(shí)性通知等。

四．負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)通信專網(wǎng)傳輸政府公文的接收，切實(shí)落實(shí)電子公文接收工作管理制度，加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，確保電子公文接收辦理的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

五．及時(shí)收集、催要校內(nèi)各組室、各部門應(yīng)該存檔的材料，立檔備用備查。做好建立綜合檔案室的準(zhǔn)備工作，待條件成熟盡快建起綜合檔案室。

六．負(fù)責(zé)升旗、集會(huì)等集體活動(dòng)的出勤檢查；與辦公室其他人員共同做好平日教職工的出勤抽查統(tǒng)計(jì)工作；做好教職工月工作量津貼和學(xué)?？己诵б妾?jiǎng)的計(jì)算統(tǒng)計(jì)工作。

七．保管學(xué)校禮品及行政辦公室公共財(cái)產(chǎn)；保管辦公用品并負(fù)責(zé)分發(fā)等。與其他人員共同做好檔案室、接待室、會(huì)議室、領(lǐng)導(dǎo)辦公室的管理、清潔衛(wèi)生及整理工作，樹(shù)立良好的服務(wù)意識(shí)。

八．做好校外來(lái)訪人員的接待工作。

九．負(fù)責(zé)節(jié)假日辦公室值班，接收、呈報(bào)文件。

十．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3、強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。

首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書(shū)檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

4、確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)樣知識(shí)。文書(shū)和檔案工作融會(huì)了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識(shí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。

四、做好文書(shū)檔案收集工作是檔案管理的關(guān)鍵

（一）具體到一個(gè)立檔單位，保證文書(shū)檔案收集工作的方法是制定文書(shū)檔案歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。集工作包括三方面內(nèi)容：一是對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對(duì)歷史檔案的接收和征集工作。

1、歸檔范圍

（1）確定歸檔范圍需考慮三個(gè)因素

A機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)

B文辦理完畢

C有查考利用價(jià)值

(2)內(nèi)容

A級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文

B級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料

C級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文

D級(jí)或不相隸書(shū)機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?/p>

（3）注意問(wèn)題：

A合辦理的公文；

B 本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí)

C 本機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文如計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄

2、歸檔時(shí)間一般在第二年6月底之前

3、歸檔要求

A類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)

B卷封面填寫(xiě)、卷內(nèi)文件排列、編頁(yè)、目錄及備考；

C 案卷要系統(tǒng)排列，交接時(shí)履行手續(xù)；

D 字跡材料要符合耐久性要求；

E 公文必須是正式的生效的公文

（二）嚴(yán)格按歸檔制度規(guī)定進(jìn)行接收。收集工作是文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書(shū)檔案管理的質(zhì)量。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。齊全完整是指歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)等方面都保持齊全完整。質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書(shū)寫(xiě)材料方面要利于文件的長(zhǎng)期保存。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映單位的主要職能。

（三）建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集

1、將文件材料的形成積累納入有關(guān)部門和人員的責(zé)任制。

2、建立外出開(kāi)會(huì)人員帶回材料歸檔制度。

3、保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度

(四）明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整

1、公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集。

2、于各種會(huì)議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書(shū)人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

3、位的綜合性文件，如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等應(yīng)由文書(shū)人員負(fù)責(zé)收集。一般指不走收發(fā)文程序的文件。

4、各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交。

五、加強(qiáng)入檔文件的管理，確保入選檔案的使用價(jià)值

1、改革現(xiàn)行文書(shū)檔案保管期限表，便于鑒定操作。當(dāng)前鑒定工件依據(jù)的《文書(shū)檔案保管期限表》存在諸多對(duì)鑒定工作不利之處，應(yīng)進(jìn)行必要的改革。一是調(diào)整不合理的保管期限，如原保管期限表中，組織關(guān)系介紹信、下級(jí)報(bào)送文件、上級(jí)下發(fā)文件、提案類等文件，保管期限劃分偏高，進(jìn)館后多數(shù)無(wú)人問(wèn)津，占據(jù)了庫(kù)房，又為鑒定工作增添了負(fù)擔(dān)。二是從檔案館角度制定文書(shū)檔案保管期限表。如果僅從一個(gè)單位角度劃定保管期限，必然會(huì)導(dǎo)致檔案館各全宗檔案的重復(fù)，影響檔案鑒定工作。如干部任免、各類審批表、下級(jí)單位報(bào)送的以上的報(bào)表等，涉及單位都要移交進(jìn)館。這些問(wèn)題如不在立卷劃定保管期限時(shí)解決，進(jìn)館后依靠檔案館鑒定剔除，難度相當(dāng)大。三是保管期限劃定盡量明確。只有短期、長(zhǎng)期、永久界定保管期限，在鑒定時(shí)不易掌握。如長(zhǎng)期為１６-５０年，跨越如此之大，令鑒定人員無(wú)所適從。

2、注重進(jìn)館質(zhì)量，少一些無(wú)價(jià)值檔案進(jìn)館。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對(duì)案卷進(jìn)行的檢查。在這三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。因此為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時(shí)監(jiān)督立卷人員改正問(wèn)題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無(wú)長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)館之前。

3、在檔案館設(shè)立鑒定機(jī)構(gòu)，由專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)鑒定工作。主要是對(duì)館藏到期檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制定鑒定計(jì)劃；對(duì)雖未到期但實(shí)踐證明已無(wú)利用價(jià)值的檔案進(jìn)行調(diào)查、分析，提出鑒定意見(jiàn)，保證檔案館鑒定工作有條不紊地進(jìn)行。

4、對(duì)文書(shū)檔案堅(jiān)定定之后，還要進(jìn)行嚴(yán)格的復(fù)審。到期檔案的復(fù)審工作是對(duì)入選文書(shū)做最后的確認(rèn)，應(yīng)本著檔案鑒定銷毀原則即貫徹“審查從細(xì)，留存從寬”的原則，按照本單位制訂的保管期限表進(jìn)行。還要運(yùn)用正確的方法，采取直接鑒定法，以案卷（件）為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁(yè)的進(jìn)行審查鑒定。

5、復(fù)審之后還要對(duì)不合格文件進(jìn)行銷毀。檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成，對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷毀。文書(shū)檔案銷毀工作應(yīng)該遵循以下程序：

a、組成鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。

b、對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊(cè)，填寫(xiě)檔案銷毀清冊(cè)審批表。c、鑒定小組組長(zhǎng)在檔案銷毀審批表上簽署意見(jiàn)。

d、將銷毀檔案運(yùn)送到指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并指定兩名同志負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

e、監(jiān)銷人員在銷毀檔案前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)審批表上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位主管領(lǐng)導(dǎo)。

f、將銷毀清冊(cè)歸檔保存。

行政081王燕