第一篇：黨政機關(guān)公文的格式區(qū)別及常見錯誤

黨政機關(guān)公文的格式區(qū)別及常見錯誤

一、黨政機關(guān)公文種類和格式的區(qū)別

黨的機關(guān)依照?中國共產(chǎn)黨公文處理條例?（以下簡稱?條例?）和?公文主題詞表?，國家行政機關(guān)依照?國家行政機關(guān)公文處理辦法?（以下簡稱?辦法?）和?國家行政機關(guān)公文格式?（GB/T9704—1999，以下簡稱?國標?）和?國務(wù)院公文主題詞表?進行公文處理工作

（一）文種的區(qū)別。黨的機關(guān)有14個主要文種，行政機關(guān)只有13個文種，其中“決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要”等9個文種相同，黨的機關(guān)有“決議、指示、公報、條例、規(guī)定”等5個獨特文種，行政機關(guān)有“命令、公告、通告、議案” 等4個獨特文種（注1）。

“意見”和“會議紀要”等文種使用的區(qū)別。一般情況下，行政機關(guān)公文獨立使用“意見”和“會議紀要”文種，黨的機關(guān)公文有時獨立使用“意見”和“會議紀要”，有時將其文種與“通知”文種合并使用（注2）。

（二）秘密等級標識位臵的區(qū)別。?辦法?規(guī)定：秘密等級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，?條例?規(guī)定：公文序號頂格標識在版心左上角第1行，公文秘密等級頂格標識在公

— 1 — 文序號下方（版心左上角第2行）。兩者所處的位臵截然不同。（注3）。

（三）緊急程度級別的區(qū)別。對緊急公文的標識，?條例?規(guī)定應(yīng)當分別標明“特急”、“加急”，而?辦法?規(guī)定應(yīng)當分別標明“特急”、“急件”，略有區(qū)別；對緊急電報的標識，?條例?規(guī)定應(yīng)當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”，而?辦法?規(guī)定應(yīng)當分別標明“特急”、“加急”、“平急”，行政公文的緊急程度無“特提”級別（注4）。

（四）版頭和發(fā)文機關(guān)標識稱謂和格式的區(qū)別。公文的紅色反線以上部分，黨的機關(guān)稱為“版頭”，行政機關(guān)稱為“發(fā)文機關(guān)標識”。?條例?規(guī)定黨的機關(guān)及其組成部門的公文版頭格式，由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的規(guī)定與?辦法?的規(guī)定基本一致；?條例?中規(guī)定的?中國共產(chǎn)黨x x委員會（x x）?版頭格式，用括號內(nèi)打印文種名稱代替“文件”二字，例如“中國共產(chǎn)黨河南省委員會文件”、“中國共產(chǎn)黨x x廳黨組（報告）”，而行政機關(guān)的公文無此規(guī)定和用法。黨政機關(guān)及其組成部門的上行文版頭（發(fā)文機關(guān)標識）尺寸的區(qū)別：黨的機關(guān)及其組成部門的上行文與下（平）行文版頭尺寸完全一致；行政機關(guān)的上行文和下（平）行文的版面尺寸不一致，上行文的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣80mm，下（平）行文的發(fā)文

— 2 — 機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣25mm（注5）。

（五）簽發(fā)人姓名排列位臵的區(qū)別。兩個黨的機關(guān)聯(lián)合上報的公文，簽發(fā)人姓名位居一行，主辦機關(guān)的簽發(fā)人姓名居前，協(xié)辦機關(guān)的簽發(fā)人姓名居后，三個及其以上黨的機關(guān)聯(lián)合上報公文的簽發(fā)人姓名的排列順序是先左右、后上下；兩個以上行政機關(guān)聯(lián)合上報的公文，簽發(fā)人姓名各占一行，上下排列，主辦機關(guān)的簽發(fā)人姓名居第1行，協(xié)辦機關(guān)的簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦機關(guān)簽發(fā)人之下按照發(fā)文機關(guān)依次排列（注7）。

（六）紅色版線的區(qū)別。黨的機關(guān)公文的紅色版線中間印制一顆紅色五角星，而行政機關(guān)公文的紅色版線是一條紅色直線（注8）。

（七）公文標題的區(qū)別。黨的機關(guān)印發(fā)規(guī)章類公文時，公文的標題中經(jīng)常使用書名號等標點符號，?辦法?規(guī)定：行政機關(guān)公文標題中除法規(guī)、規(guī)章和書籍名稱加書名號外，一般不用標點符號（注9）。

（八）轉(zhuǎn)發(fā)公文的格式區(qū)別。黨的機關(guān)及其辦公室轉(zhuǎn)發(fā)下級或其他機關(guān)公文時，時常將其他機關(guān)的公文標題全文照轉(zhuǎn)，外加書名號，放臵公文的標題之中，將被轉(zhuǎn)發(fā)公文的機關(guān)名稱作為標題內(nèi)容，居公文標題之首或其中，用二號宋體字，被轉(zhuǎn)發(fā)公文發(fā)文日期的數(shù)字用阿拉伯數(shù)碼，居標題之下的括號內(nèi)，居中排列或

— 3 — 居正文之后；行政機關(guān)及其辦公室轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)或其他機關(guān)或部門的公文時，要求將其標題內(nèi)容擇要作為公文標題的事由，被轉(zhuǎn)發(fā)公文的機關(guān)和部門的名稱不作為標題內(nèi)容，將其放臵標題之下一行，用三號仿宋體字，居中排列；發(fā)文單位名稱與其發(fā)文日期位居之標題之下一行，外加圓括號，居中排列（注10）。

（九）印制主送機關(guān)名稱的區(qū)別。黨的機關(guān)公文“決定”和“意見”等文種不印制主送機關(guān)名稱；行政機關(guān)公文的“決定”和“意見”文種有的印制主送機關(guān)名稱（注11）。

（十）正文格式的區(qū)別。黨的機關(guān)使用表彰決定和表彰通報文種時，習慣將被表彰的單位名稱和個人名單作為附件處理，行政機關(guān)則將其作為正文處理（注12）。

（十一）結(jié)構(gòu)層次序號排列順序格式的區(qū)別。?辦法?規(guī)定：公文結(jié)構(gòu)層次序號的第一層為“

一、”、第二層為“

（一）”、第三層為“1.”、第四層為“（1）”；黨的機關(guān)公文結(jié)構(gòu)層次序號的第一層為“

一、”、第二層為“

（一）”、第三層為“

1、”、第四層為“（1）”，第三層的序號“1”后的標點符號用“、”號，與行政機關(guān)的規(guī)定不一致。另外，黨的機關(guān)公文“意見”和“決定”等文種的結(jié)構(gòu)層次序號中第一層平行排列，與行政公文的結(jié)構(gòu)層次序號一致，有的第二層次前后序號連續(xù)排列，例如：“

一、1.”、“

二、5.”、“

三、9.”（注13）。

（十二）附件說明和附件使用數(shù)字的區(qū)別。黨的機關(guān)公文的附件說明和附件的數(shù)字有時用漢字標識，例如“附件一”，而行政機關(guān)公文的附件說明和附件的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標識，例如“附件1”。

（十三）發(fā)文機關(guān)署名的區(qū)別。?條例?規(guī)定黨的公文一般都應(yīng)當印制發(fā)文機關(guān)名稱，兩個以上黨的機關(guān)聯(lián)合印發(fā)公文，發(fā)文機關(guān)名稱居右，上下依次排印，而?國標?規(guī)定，單一發(fā)文機關(guān)或兩個行政機關(guān)聯(lián)合印發(fā)公文不署發(fā)文機關(guān)名稱；三個以上行政機關(guān)聯(lián)合印發(fā)公文的機關(guān)名稱（可用簡稱），居中平行排?。ㄗ?4）。

（十四）成文日期的使用數(shù)字和位臵的區(qū)別。黨政機關(guān)公文成文日期的數(shù)字、位臵均不相同。黨的機關(guān)公文的成文日期的數(shù)字使用阿拉伯數(shù)碼，居右空2字，例如：“2003年10月26日”；行政機關(guān)公文的成文日期的數(shù)字必須使用漢字，居右空4字，例如：“二○○三年十月二十六日”（注15）。

（十五）印章位臵和使用方式的區(qū)別。?條例?規(guī)定：印制有特定版頭的黨的機關(guān)普發(fā)性公文無須蓋章；而?辦法?規(guī)定：行政機關(guān)公文除 “會議紀要” 和以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋印章。（注16）。

（十六）附注內(nèi)容的區(qū)別。黨的機關(guān)公文的附注內(nèi)容一般用

— 5 — 于注明公文的印發(fā)和傳達范圍，而行政機關(guān)公文的請示文種使用附注，其內(nèi)容一般用于注明發(fā)文機關(guān)經(jīng)辦人的姓名及聯(lián)系電話（注17）。

（十七）關(guān)于公文空白頁面處理的區(qū)別。黨的機關(guān)公文遇到無正文的頁面習慣標注 “此頁無正文”，而?國標?規(guī)定：公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決（注18）。

（十八）主題詞體系結(jié)構(gòu)和標引方法的異同。黨政機關(guān)公文主題詞體系結(jié)構(gòu)完全不同，但是標引原則有些是相似的。其區(qū)別主要有5處：

一是體系結(jié)構(gòu)不同，行政機關(guān)公文的主題詞表由類別詞、類屬詞和附表組成，黨的機關(guān)公文主題詞表由范疇表、字順表、附表組成。

二是詞量差別大，使用的難易程度不同，國務(wù)院公文主題詞表?僅收錄1049個詞，且標注方法簡單，且易于掌握；黨的機關(guān)?公文主題詞表?收錄的詞多達5116條詞，還分為范疇表、字順表，體系結(jié)構(gòu)及詞間關(guān)系十分復(fù)雜，標引難度大。

三是黨政機關(guān)要求1件公文的主題詞數(shù)量不同，行政機關(guān)公文的主題詞除類別詞外一般不超過5個，黨的機關(guān)公文的主題詞

— 6 — 數(shù)量一般不超過10個。

四是黨的公文標引自由詞時應(yīng)同時標引相應(yīng)的上位主題詞，單個主題詞不能反映公文主題概念時，優(yōu)先選用最密切、最鄰近的兩個或幾個主題詞進行交叉組配、限定組配、不能越級組配，而行政機關(guān)公文主題詞直接選用最恰當、最接近主題概念的主題詞即可。

五是標引公文主題詞時，表現(xiàn)公文內(nèi)容的詞在前，表現(xiàn)公文形式的詞在后；反映公文中心主題的詞在前，反映公文各部分內(nèi)容的詞在后，自由詞排在反映內(nèi)容的詞之后。上述規(guī)定與行政機關(guān)公文主題詞標引方法比較接近。黨政機關(guān)公文主題詞的附表，均是組織機構(gòu)和地區(qū)詞，內(nèi)容基本相同（注19）。

（十九）公文用紙幅面規(guī)格的區(qū)別。黨的機關(guān)規(guī)定，公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型，每頁20行，每行25字；也可采用國際標準A4型；?辦法?規(guī)定行政機關(guān)公文用紙幅面規(guī)格一般使用A4型，每頁22行，每行28字（使用16開、B5型紙，每頁20行，每行25字），兩者的用紙幅面規(guī)格和版面設(shè)臵的要求不同。（注20）。

（二十）公文使用字體、字號的區(qū)別。黨的機關(guān)公文，發(fā)文字號及簽發(fā)人姓名、抄送單位、印發(fā)機關(guān)名稱和印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等內(nèi)容多用小三號仿宋或楷體字，正文的一級標題用黑體

— 7 — 字，二級標題用楷體字。行政機關(guān)公文的簽發(fā)人的姓名用3號楷體字，一級標題用黑體字，二級標題及上述其他內(nèi)容均用仿宋體字。

（二十一）行文關(guān)系的區(qū)別。?條例?規(guī)定：除辦公廳（室）以外的黨委其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。?中共x x部文件?、?中共x x部（**）?用于發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項、向上級機關(guān)報告、請示工作；

而?辦法?規(guī)定：除辦公廳（室）以外的政府部門未經(jīng)同級政府同意不能對下級政府行文，兩者存在明顯區(qū)別（注6）。

（二十二）紙質(zhì)公文與電子公文的區(qū)別。有的部委的電子公文格式與紙質(zhì)公文格式不完全相同；省政府的電子公文格式與紙質(zhì)公文格式完全相同（版記必須放臵雙頁）。

（二十三）行政公文與業(yè)務(wù)的區(qū)別。

1.行政公文與業(yè)務(wù)語氣的區(qū)別。對同一件事提出建議，如果行政公文是上行文，業(yè)務(wù)公文是下行文，語氣要有區(qū)別，不能照抄照搬。

2.行政公文與業(yè)務(wù)公文主題詞的區(qū)別。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位應(yīng)當注意：上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)規(guī)定的業(yè)務(wù)文書的主題詞與本級政府黨政機關(guān)的主題詞均有區(qū)別，避免混同。

（二十四）不同的業(yè)務(wù)公文引文標注條款的區(qū)別。

— 8 — 1.征求意見類、告知類、移送處理類的審計業(yè)務(wù)文書的引文，不僅應(yīng)標注條款項目，還要標注具體內(nèi)容。

2.結(jié)論性業(yè)務(wù)文書的引文，僅標注條款項目即可。

（二十五）黨政機關(guān)公文文種和格式區(qū)別的注釋。

注1：參見?條例?第七條和?辦法?第九條的內(nèi)容。

注2：參見豫辦?2003?17號文件。

注3：參見?條例?第八條第（四）、（五）項和?國標?8.1.2項的內(nèi)容。

注4：參見?條例?第八條第（四）項和?辦法?第十條第（二）項的內(nèi)容。

注5：參見?條例?第十條第（一）、（二）項和?國標?8.1.4項的內(nèi)容。

注6：參見?條例?第八條第（四）項和?辦法?第十五、十七條的內(nèi)容。

注7：參見?國標?8.1.6項的內(nèi)容。

注8：參見?國標?8.1.5項的內(nèi)容。

注9：參見?辦法?第十條第（六）項和?中共中央辦公廳印發(fā)?關(guān)于深入開展農(nóng)村黨的建設(shè)“三級聯(lián)創(chuàng)”活動的意見?的通知?（中辦發(fā)?2003? 26 號）、?國務(wù)院關(guān)于印發(fā)深入農(nóng)村信用社改革試點方案的通知?（國發(fā)?2003?15號）標題的內(nèi)

— 9 — 容。

注10：參見?中共中央辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)?中共中央組織部關(guān)于基層黨組織和共產(chǎn)黨員在防治非典型肺炎工作中發(fā)揮作用情況的報告?的通知?（中辦發(fā)?2003?20號）、?國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)中央編辦等部門關(guān)于車輛購臵稅費改革人員劃轉(zhuǎn)安臵意見的通知?（國辦發(fā)?2002?4號）的標題和轉(zhuǎn)發(fā)格式。

注11：參見?中共中央關(guān)于完善社會主義市場經(jīng)濟體制若干問題的決定?（中發(fā)?2003?12號）和?國務(wù)院關(guān)于全面推進農(nóng)村稅費改革試點工作的意見?（國發(fā)?2003?12號）、?國務(wù)院關(guān)于改革現(xiàn)行出口退稅機制的決定?（國發(fā)?2003?24號）主送機關(guān)的格式。

注12：參見?國務(wù)院關(guān)于2002年度國家科學(xué)技術(shù)獎勵的決定?（國發(fā)?2003?4號）和?中共河南省委關(guān)于表彰思想政治工作先進單位和思想政治工作優(yōu)秀工作者的決定?（豫文?2003?66號）正文和附件的格式。

注13：參見豫辦?2000?17號文件第七項第九款的規(guī)定、中辦發(fā)?2001?21號文的內(nèi)容。

注14：參見?國標?8.2.6.1項的內(nèi)容。

注15：參見?國標?8.2.5項的內(nèi)容。

注16：參見?條例?第八條第（十三）項和?辦法?第十

— 10 — 第（九）項、?國標?8.2.6項的內(nèi)容。

注17：參見?中共中央關(guān)于完善社會主義市場經(jīng)濟體制若干問題的決定?（中發(fā)?2003?12號）和?河南省人民政府關(guān)于解決春荒災(zāi)民生活救濟款的請示?（豫政文?2002?17號）附注的內(nèi)容。

注18：參見?國標?8.2.6.3項的內(nèi)容。

注19：黨的機關(guān)?公文主題詞表標引說明?和?國務(wù)院公文主題詞表的標引說明?。

注20：參見?條例?第九條和?國標?5.1與7.1項的內(nèi)容。

二、黨的機關(guān)公文的常見錯誤

（一）版頭存在的問題

1.公文標識與代字不一致

2.版頭字體、位臵不規(guī)范

（二）公文代字不規(guī)范

1．有的將年份外的六角方括號“??”誤用四角方括號“[ ]”

2．公文代字距版線的距離不規(guī)范。

3．簽發(fā)人位臵、字體不規(guī)范。

（三）標題錯誤

1．標題距紅色版線的距離不規(guī)范

— 11 — 2．標題詞語斷行；

3．介詞殘缺；

4.介詞重復(fù)。

（四）公文的主送單位名稱不規(guī)范，主送單位誤印成被審單位的內(nèi)設(shè)部門名稱

（五）層次錯誤

1．段首未按規(guī)定空2字

2．同一個公文的層次序號前后使用不一致；

（六）文書中數(shù)字使用錯誤

1.文字表述不規(guī)范：

2．計量單位使用不規(guī)范

（七）正文的錯誤

1．缺少關(guān)鍵語

2．無轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容、3.正文的字號、字型錯誤，未使用3號仿宋體字。

4．正文的一級二級標題加黑。

5．標題落地

（七）引文錯誤

1.引文漏注明文號。

2．引文的代字誤用[ ]

（八）“附件說明”和“附件”標注錯誤

1.漏標“附件說明”和“附件”；

2.有的“附件說明”和“附件”標識名稱不一致；

3.有的將“附件一.”誤標識為“附件1”

4．附件的字體誤用仿宋體字

（九）頁面設(shè)臵錯誤

版面不規(guī)范，B5紙每頁20行，每行25字；A4紙每頁22行，每行28字。正常情況下每頁的行數(shù)、每行的字數(shù)不一致。

（十）印發(fā)單位名稱位臵不規(guī)范

（十一）成文日期的錯誤

1．該用阿拉伯數(shù)字而誤用漢字。如將成文日期“2007年9月1日”誤寫為“二○○七年九月一日”；

2．成文日期位臵錯誤，縱向偏上或偏下、橫向偏左或偏右。

（十二）印章錯誤

1.上行文缺印章、下行文誤加印章

2.印章位臵不規(guī)范

（十三）主題詞不規(guī)范

1.用詞不規(guī)范

2．字體加黑不規(guī)范

3．缺少類別詞、類別詞不規(guī)范

（十四）抄送單位錯誤

1.抄送單位名稱不規(guī)范；

2.句號而未用句號。

3.抄送本單位的內(nèi)設(shè)部門和領(lǐng)導(dǎo)。

4.抄送抄報單位不分。

（十五）“附件”錯誤

1.誤裝訂在版記之后；

2.雙面印制的業(yè)務(wù)文書，版記未裝訂在最后一面。

（十六）版記的錯誤

1.反線與文字的距離不規(guī)范，有的誤用下劃線或無版記

2.雙面印制的公文，版記位于單頁碼

3．誤將主送單位放臵版記之中

（十七）頁碼的錯誤

1.缺頁碼

2．公文的最后一面版記位臵無正文誤印頁碼或有正文未印頁碼；

3.雙面印制的文中橫表，單頁碼未標識在左下角，表頭未在訂口一邊，雙頁碼未標識在左上角，表頭未在切口一邊。

4．頁碼的字號、橫線、距離不規(guī)范

5．頁碼漏印橫線

— 14 — 6．頁碼位臵不規(guī)范

（十八）印制質(zhì)量問題：文字不清、油污、折頁。

（十九）裝訂錯誤：重頁、漏頁、空頁、頁碼位臵顛倒、頂部裝訂、版記裝訂于封三位臵。

（二十）文字不精練

三、行政機關(guān)公文的常見錯誤

（一）文件內(nèi)容方面存在的問題

按照?國家行政機關(guān)公文處理辦法?（國發(fā)?2000?23號，以下簡稱?辦法?）發(fā)文辦理規(guī)定，草擬公文應(yīng)當做到符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。但有些文件內(nèi)容與政策規(guī)定不符。

（二)行文關(guān)系方面存在的問題

1．報送渠道不規(guī)范

按照?辦法?關(guān)于各種公文適用范圍的規(guī)定，上行公文（請示、報告）應(yīng)當主送上級機關(guān)，而不是上級機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。如果辦理上級機關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)可以自行處臵的事項，可以直接向有關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)行文，但應(yīng)當使用函。有些報告、請示的主送單位打印上級機關(guān)的辦公廳或其他內(nèi)設(shè)機構(gòu)，或以本機關(guān)辦公室的名義向上級機關(guān)的辦公廳請示、報告單位的工作。

2.“請示”主送上級機關(guān)并領(lǐng)導(dǎo)個人

按照?辦法?的規(guī)定，“請示”一般只寫一個主送機關(guān)。除

— 15 — 上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”、和“報告”。但有些單位將“請示”主送上級機關(guān)并署領(lǐng)導(dǎo)個人。

3.在主送給上級機關(guān)的同時，又抄送給某內(nèi)設(shè)機構(gòu)

按照公文處理工作有關(guān)規(guī)定，公文發(fā)送給一個單位后，都由收文單位的辦公廳（室）負責分發(fā)給本單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和業(yè)務(wù)主管部門，發(fā)文單位不應(yīng)再多頭抄送給收文單位的領(lǐng)導(dǎo)人或內(nèi)設(shè)機構(gòu)。但有些單位在主送給上級機關(guān)的同時，又抄送給某內(nèi)設(shè)機構(gòu)。

(三)行文規(guī)則方面存在的問題

1.“報告”在行文規(guī)則方面存在的問題

按照公文處理工作有關(guān)規(guī)定，向上級機關(guān)報告事項，應(yīng)用上行文格式；須有主送單位，注明簽發(fā)人姓名；報告不得夾帶請示事項；下行文不應(yīng)署簽發(fā)人姓名，不能用上行文格式。但有些單位用下行文格式印制報告；報告無主送單位，無簽發(fā)人；在報告中夾帶請示事項，結(jié)尾出現(xiàn)“請閱示”字樣，混淆了與“請示”的用語規(guī)范；有些下行文使用上行文格式。

2.“請示”在行文規(guī)則方面存在的問題

按照公文處理有關(guān)規(guī)定，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話；公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加

— 16 — 圓括號標識在成文時間下一行；文件結(jié)尾應(yīng)當使用“請批示”等規(guī)范的請示用語。但有些單位用下行文格式印制請示；有些沒有以附注注明聯(lián)系人姓名及電話；有些雖然標注了聯(lián)系人和聯(lián)系方式，但附注位臵不規(guī)范；有些文件結(jié)尾沒有使用“請批示”等規(guī)范的請示用語；還有在請示中“以上請示，如無不妥，請求批準”一句為結(jié)束語后，又接著寫了一段文字也是不對的。

（四）公文要素方面存在的問題

1．公文份數(shù)序號

按照保密要求，機密級以上秘密公文應(yīng)在每份文件上標明份數(shù)序號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第１行。具體執(zhí)行中出現(xiàn)報告是機密等級，卻未標明份數(shù)序號的情況。

2.發(fā)文字號

發(fā)文字號中的年度括號應(yīng)使用“??”，序號不編虛位，不加“第”字。但有些文件中發(fā)文字號中的年度括號卻使用“（）”或“[ ]”、還有編虛位、發(fā)文字號錯誤現(xiàn)象。

3.簽發(fā)人

國家標準規(guī)定：上報的公文標識的“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，后標全角冒號，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。有些文件中“簽發(fā)人”未用3號仿宋體字；有的將“簽發(fā)人”標識為“簽發(fā)”；

— 17 — 有的未用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

4.公文標題

?辦法?規(guī)定，公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。行政公文標題中的文種部分，必須與國家規(guī)定的13個法定文種一致。有的單位以“報告”文種報送業(yè)務(wù)或其他事項時，往往在標題中的文種部分出現(xiàn)?……的業(yè)務(wù)調(diào)查報告?、?……的專項報告?、?……的專項分析報告?等提法，形成文種不規(guī)范現(xiàn)象。應(yīng)當統(tǒng)一表述為?……**調(diào)查的報告?、?……（某專門事項）的報告?。還有的文件標題末尾將“請示”寫作“申請”，將“通知”寫作“方案”，將“報告”寫作“匯報”。有些文件公文標題中濫用標點符號。

5.主送機關(guān)

?辦法?規(guī)定，主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。但有些單位將主送單位“上級機關(guān)”寫為“國家上級機關(guān)”；有些簡報、信息在正文前打印了主送單位，不符合簡報的行文格式。

6.公文正文

?辦法?規(guī)定，正文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”,第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，文

— 18 — 章各部分同等層次段落的標題體例應(yīng)當統(tǒng)一；公文中多次出現(xiàn)某單位的名稱時，應(yīng)當首先引用其全稱，同時標注其規(guī)范簡稱，然后均使用規(guī)范簡稱。

有些文件段落序號不連貫、缺序號、序號不符合“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”的層次規(guī)范，尤其是第三層序號數(shù)字后面常常用“、”，而沒有用“．”；同一文件內(nèi)層次序號用法不統(tǒng)一；頁之間文字不銜接、出現(xiàn)斷行、缺頁；正文內(nèi)對同一審計對象先后使用了多種不同稱謂。

7.附件

國家標準規(guī)定：公文如有附件，正文后應(yīng)標識“附件”；附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號；附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，頁碼連續(xù)編排；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致；公文附件如果是表格，仍標識為“附件”，而不能將所附表格標識為“附表”或“表”。

有些文件帶附件，但沒有在正文結(jié)尾處作附件說明；有的附件說明與附件的實際排序、標題內(nèi)容不一致；有些文件附件稱謂比較混亂，有的寫作“附”，有的寫作“附表”；附件標識的序號阿拉伯數(shù)字與漢字混用。

有些附件與正文印在同一頁，不符合附件與正文分頁印制的規(guī)范；有些附件沒有與正文統(tǒng)一編排頁碼；有些表格排版裝訂時

— 19 — 朝向不規(guī)范；有些文件僅在左上角訂一釘；有些文件附件與正文脫離且正文無附件說明。

8.成文時間

成文日期應(yīng)當用漢字將年、月、日標全。誤將“○”寫為“零”英文“O”或數(shù)字“0”。

9.印章

?辦法?規(guī)定，公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。在實際運用中，出現(xiàn)聯(lián)合上報的公文，發(fā)文機關(guān)都加蓋了印章。

按照公文排版規(guī)定，印章須與正文安排在同一頁內(nèi)，印章所在頁不得出現(xiàn)“此頁無正文”字樣；印章上邊緣與正文結(jié)尾行之間不得超過一行字的間隔。如果印章與正文在同一頁安排不下時，應(yīng)當增加或減少正文最后一兩頁的字間距、行間距，以使印章與正文同頁，即在此種情況下正文最后一兩頁可不受每頁22行、每行28個字的排版規(guī)范限制。

9.版記應(yīng)當位于文件封底，最后一個要素應(yīng)當臵于版面最后一行。有的文件沒有版記，有的版記沒有位于封底。

（五）排版規(guī)格與印制裝訂方面存在的問題

1.排版規(guī)格

— 20 — 國家標準規(guī)定，公文紙張規(guī)格為A4型紙，一份公文紙張規(guī)格應(yīng)當保持一致（有些表格例外）。正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。但有些單位的文件A4型與16開紙張混用，文件封面與正文紙張規(guī)格不同；排版有的每面為20行或21行、每行有的26個或29個漢字。還有的行距過大或過小。

2.印刷、裝訂

國家標準規(guī)定，公文雙面印刷，頁碼套正，左側(cè)裝訂，不掉頁。頁碼用4號半角阿拉伯數(shù)碼標識，臵于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。一份文件應(yīng)統(tǒng)一順次編排頁碼。

有些單位的公文為單面印刷，有的還在左上角裝訂；有的公文頁碼標識的位臵不對，有的沒有一字線或一字線字號不規(guī)范；有些公文空白頁和空白頁以后的頁標識了頁碼；轉(zhuǎn)發(fā)幾份文件的通知，全文未統(tǒng)一順次編排頁碼，而是被轉(zhuǎn)發(fā)的幾份文件頁碼自成體系。

3.標題字號

國家標準規(guī)定：公文標題用2號小標宋體字，臵于紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，— 21 — 排列對稱，間距恰當。公文一級小標題字型使用長城小標宋體或黑體。

有些單位的公文標題使用仿宋體或黑體；字號使用小二號或者三號；字體被加粗；與紅色反線之間未空出兩個行距。公文一級小標題字型沒有使用長城小標宋體或黑體，而是與正文其他部分一樣使用仿宋體或仿宋體加粗。

（六）數(shù)字及標點符號方面存在的問題

1.數(shù)字。?辦法?規(guī)定，公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。但使用過程中有應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字卻用漢字、數(shù)字寫法不規(guī)范等現(xiàn)象存在。

數(shù)字精確到某一單位的個位數(shù)時，其小數(shù)點后數(shù)字的省略表述“余”字應(yīng)臵于單位詞之后。另外，同一份文件里對同事項的阿拉伯數(shù)字保留小數(shù)位應(yīng)統(tǒng)一。數(shù)字、年份不能回行。

2.標點符號。國家標準中關(guān)于標點符號用法和出版物上數(shù)字用法規(guī)定：句子內(nèi)部并列詞語之間用頓號；兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)，數(shù)字之間不得用頓號。

有些文件在對有關(guān)部委所屬二、三級單位進行審計的表述

— 22 — 中，將其寫作“二三級單位”，“二三”之間缺少頓號，使得兩個預(yù)算級次與概數(shù)的概念相混淆；“

二、三十個”，屬于相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)，中間不應(yīng)用頓號隔開。

如使用書名號，其內(nèi)應(yīng)寫全稱。例如：?會計法?，如用書名號就寫全稱?中華人民共和國會計法?，如用“會計法”，則不應(yīng)加書名號。

波折號長度應(yīng)為兩個漢字寬度，但是有的文件里只有一個漢字的寬度，容易與“一”字混淆。

（七）文字方面存在的問題

文字方面存在用詞重復(fù)、概念交叉、詞語不搭配現(xiàn)象；有些單位行文用語口頭化，導(dǎo)致概念不準確或不規(guī)范現(xiàn)象在公文中出現(xiàn)；有些出現(xiàn)錯字、別字、用詞不當現(xiàn)象。

第二篇：黨政機關(guān)公文的區(qū)別

黨政機關(guān)公文管理規(guī)范的區(qū)別

中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳主管全國黨的機關(guān)和國家行政機關(guān)公文處理工作。為使全國黨政機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，中共中央辦公廳1996年5月印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（以下簡稱《條例》）；國務(wù)院2000年頒布了《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）。此前，還制訂了《國家行政機關(guān)公文格式》（GB/T9704—1999）?！稐l例》和《辦法》在堅持公文處理實事求是、精簡、高效、及時、準確、安全等原則的基礎(chǔ)上，又根據(jù)黨政工作各自的特點和規(guī)律，在 公文種類、公文格式、行文規(guī)則等方面的規(guī)定有所區(qū)別。

一、文種的區(qū)別：《條例》規(guī)定，適用于黨的機關(guān)工作需要的有14個主要文種；《辦法》規(guī)定，適用于行政機關(guān)工作需要的有13個文種。其中，“決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要”等9個文種黨政機關(guān)都適用。黨的機關(guān)有“決議、指示、公報、條例、規(guī)定”等5個文種特有文種；行政機關(guān)有“命令、公告、通告、議案”等4個特有文種。

弄清楚文種上的區(qū)別，以避免黨的機關(guān)和行政機關(guān)在行文中使用文種的錯誤。

二、公文版頭的區(qū)別

公文紅色反線以上部分《條例》稱版頭?！掇k法》稱發(fā)文機關(guān)標識。均由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。

但在公文實踐中，黨的機關(guān)公文版頭的設(shè)計又與發(fā)文形式相聯(lián)系，不同的發(fā)文形式，版頭設(shè)計及適用的范圍不同。如河南省委辦公廳《關(guān)于加強公文處理規(guī)范化工作的意見》（豫辦發(fā)[2004]）規(guī)定，版頭由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”或者括號標明文種組成。黨的機關(guān)對外發(fā)文有6種形式：《中共xx市委文件》（xx發(fā)）、《中國共產(chǎn)黨xx市委員會（文種）》（xx文）、《中共xx市委辦公廳（市）文件》（xx辦）、《中共xx市委辦公廳（室）（文種）》（xx辦文）、《中共xx部文件》、《中共xx部（文種）》、《中共xx黨組（文種）》。

國家行政機關(guān)的公文沒有這樣詳細的規(guī)定，均使用《xx市政府文件》標識。

此外，黨的機關(guān)上行文與下行文、平行文的版頭尺寸完全一致；而行政機關(guān)的上行文與下行文、平行文的版頭尺寸不一致，需按照《國家行政機關(guān)公文格式》加以區(qū)別。

四、公文生效標識的區(qū)別

公文生效標識包括落款、文件形成日期、用印。

落款即發(fā)文機關(guān)署名?！稐l例》規(guī)定，應(yīng)當用全稱或規(guī)范化的簡稱，位于正文的右下方。《辦法》規(guī)定，單一機關(guān)制發(fā)的公文及兩個機關(guān)的聯(lián)合行文，只在版頭上標識出發(fā)文機關(guān)，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱；只有在三個以上機關(guān)聯(lián)合行文時，為防止出現(xiàn)空白印章，在落款處署名聯(lián)合發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

成文日期，黨政機關(guān)公文規(guī)定均需標出。但黨的機關(guān)要求用阿拉伯數(shù)字標識（如2004年6月16日），而政府機關(guān)要求用漢字將年、月、日標識（如二00四年六月十六日）。

印章?！稐l例》規(guī)定，黨的機關(guān)印制有特定版頭的普發(fā)性公文及會議紀要無須蓋章；《辦法》規(guī)定，行政機關(guān)公文除會議紀要及以電報形式發(fā)出的以外，均應(yīng)加蓋公章，并對印章的位置、排列均作詳細規(guī)定。

五、主題詞標識的區(qū)別

主題詞是揭示公文主題概念，反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化的詞。《條例》和《辦法》規(guī)定：黨政機關(guān)的公文均應(yīng)按照《公文主題詞表》及上級機關(guān)的要求標注主題詞。

第三篇：公文寫作常見錯誤

盡管國務(wù)院、國電公司的《公文處理辦法》及國家標準《公文格式》對公文的種類、格式、行文規(guī)則等都作了明確規(guī)定，在我們一些電力企業(yè)尤其是基層部門，寫作公文還經(jīng)常存在各種各樣的錯誤。究其原因，主要有：①對上述規(guī)定、標準不熟悉，也沒有好好學(xué)習，基本上是個門外漢;②對最新的規(guī)定、標準不了解，仍然沿用舊的、不規(guī)范的寫法;③寫作態(tài)度不夠認真，沒有嚴格按照規(guī)定、標準的要求去做;④文字表達能力較差，又沒有反復(fù)推敲認真修改。明確了錯誤原因，就可以根據(jù)自已的具體情況，有的放矢地加以解決，避免寫作錯誤的產(chǎn)生。

下面，對公文寫作中一些常見錯誤及其改正辦法作一簡要介紹：

一、文種不明

即從公文的標題上看不出屬于哪種公文。例如“關(guān)于接待德國×××公司總裁訪問的事”這一標題，就沒有表明是“函”，是“請示”，還是“通知”;而《國家行政機關(guān)公文處理辦法》明確規(guī)定：“公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)?！庇秩纭皡R報電力標準化工作”這一標題，不僅沒有文種，連題意也不清。應(yīng)該根據(jù)這份文件的內(nèi)容與目的，或者把它改為公文類的“××××(發(fā)文單位)關(guān)于電力標準化工作的報告”，或者改為事務(wù)類的“××××(發(fā)文單位)電力標準化工作總結(jié)”。

二、生造文種

一種情況是把性質(zhì)、用法不同的文種混為一體，拼湊在一起，不倫不類，例如“關(guān)于×××的請示報告”;另一種情況是把某些事務(wù)文書或規(guī)章制度類文書當作機關(guān)公文那樣直接行文，例如把“計劃”、“安排”、“總結(jié)”、“制度”、“細則”等直接作為公文印發(fā)。

第一種情況容易改正，只要根據(jù)公文內(nèi)容確定一個文種，把另一個刪去即可。第二種情況則應(yīng)這樣處理：如果這些事務(wù)類、規(guī)章制度類文書要像正式公文那樣行文，下行的可以采用“通知”文種，用以下方式行文：

(1)規(guī)章制度類文書以“印發(fā)”形式行文。如××省電力有限公司《關(guān)于印發(fā)〈××省電力有限公司公文處理規(guī)則〉的通知》，把發(fā)布的規(guī)則作為通知的附件，一起行文。(又，《國家電力公司公文處理辦法》第十六條規(guī)定：“公司內(nèi)部規(guī)章制度，以‘國電內(nèi)規(guī)’字號印發(fā)，由法律事務(wù)部審核編號?！睋?jù)此，規(guī)章制度類文書也可以不用“通知”文種而直接行文，但字號及審核編號部門應(yīng)按規(guī)定。)

(2)事務(wù)文書以“轉(zhuǎn)發(fā)”或“批轉(zhuǎn)”的形式行文(上級、同級或不相隸屬單位的用“轉(zhuǎn)發(fā)”，下級單位上報的則用“批轉(zhuǎn)”)。如《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××電業(yè)局1999年工作計劃的通知》，將《1999年工作計劃》作為通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“報告”行文，把要報送的事務(wù)文書、規(guī)章制度類文書作為附件。

三、錯用文種

錯用文種的情況更為常見，大致有以下幾種：

(1)把“請示”誤為“報告”。例如《關(guān)于××電廠國有資產(chǎn)評估立項的報告》，其內(nèi)容是申請對現(xiàn)有國有資產(chǎn)進行評估立項，應(yīng)使用“請示”，卻誤用為“報告”。

(2)濫用“通知”。即把本該用“決定”、“規(guī)定”、“辦法”、“通報”的誤為“通知”。

(3)濫用“請示”。有些單位向同級單位或者有關(guān)業(yè)務(wù)部門提出某些請求批準或辦理的事項時，不用本該使用的平行文種“函”，特地用“請示”這一上行文種，認為這樣做是尊重對方，好辦事。這種做法破壞了行文規(guī)則，必須改正。

(4)“批復(fù)”誤用為“通知”或“函”。對下級的“請示”，必須用“批復(fù)”這一文種作答復(fù)，但有的公文卻寫成《關(guān)于批復(fù)××××的通知(或函)》，應(yīng)改為《關(guān)于××××的批復(fù)》。

(5)“函”誤用為“批復(fù)”。某些業(yè)務(wù)主管部門在答復(fù)不相隸屬單位請求審批的有關(guān)事項時，本該用平行文“函”，卻寫成《關(guān)于×××(單位)×××(事項)的批復(fù)》。

(6)誤用處分事項公文文種?！皼Q定”和“通報”均可用于處分事項。處分“決定”是行政處分的正式文件，要裝入被處分人的檔案;批評性“通報”主要起教育警醒作用，不裝入檔案。批評性“通報”可以帶附件(即關(guān)于事件或事故的調(diào)查報告)，處分“決定”不能帶。處分“決定”一般讓有關(guān)人員知曉即可;批評性“通報”要發(fā)送到下屬各單位，甚至要抄送有關(guān)的不相隸屬的單位。因此，應(yīng)該根據(jù)處分事項具體情況正確選用，以避免誤用文種。

四、越級行文

《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“一般不得越級請示和報告”。因此，除了特別緊急的情況，上行文都應(yīng)按隸屬關(guān)系向上一級機關(guān)(單位)行文，逐級上報。即使因特珠情況必須越級行文，也應(yīng)同時抄送被越過的上級機關(guān)(單位)。但是在有些基層單位，所寫的公文還經(jīng)常出現(xiàn)越級上報的問題，必須堅決糾正。

五、格式不全

公文格式中規(guī)定的各個組成部分，有許多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具體寫作中，該標識的要素沒有標識，就是格式不全(如缺少發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、附件、成文日期、主題詞等)。糾正這類錯誤的唯一辦法就是認真檢查，看到底有哪些部分該寫而沒寫，然后將殘缺的部分補寫上去。

六、發(fā)文字號混亂

發(fā)文字號應(yīng)當包括發(fā)文機關(guān)(單位)代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識;年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔 〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。發(fā)文字號混亂的表現(xiàn)主要有：項目不完整;年份用中文數(shù)碼標識或只標兩位數(shù)，不用六角括號而用圓括號“()”、方括號“[ ]”括入;序號加“第”字或編虛位。對這類錯誤，要根據(jù)具體情況一一改正。

七、標題不準確

具體表現(xiàn)在：公文標題沒有準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，有時甚至題不對文;標題太長，甚至超過了50字;有的則過簡，致使題意不清;標題中隨意使用標點符號，而實際上按規(guī)定“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章加書名號外，一般不用標點符號”;長標題的排布不合理不美觀，沒有做到回行時詞意完整，排列對稱，間距恰當。所有這些公文寫作中常見的標題方面錯誤，必須根據(jù)規(guī)范要求予以改正。

八、主送單位不規(guī)范

主送單位應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，左側(cè)頂格標起;若主送單位較多，標到行末后回行也應(yīng)頂格;各單位名稱中間用頓號，最后—個單位名稱后標全角冒號;若涉及多方面機關(guān)單位，同級的按黨、政、軍、群的順序排列。公文寫作中主送單位標識上的錯誤主要有：單位名稱不規(guī)范;各單位排列順序混亂;多行排列時在單位名稱處斷開，而不是書寫至行末才回行;回行不頂格。對這些錯誤的標識方法，應(yīng)注意糾正。

九、抄送單位不規(guī)范

抄送單位的名稱及多單位排列順序與主送單位相同，這兩方面的錯誤與改正方法也同上所述。但標識時應(yīng)左空1字，回行時要與冒號后的抄送單位(即空4字而非空1字處)對齊，各單位間用逗號隔開，最后一個單位后標句號。這四點不同于主送單位的標識方法，常見的標識錯誤也往往在此，應(yīng)予改正。此外，不少單位的公文仍沿用過去的“對上用‘抄報’，對下用‘抄送’”的標識法，這也是不規(guī)范的，須統(tǒng)一改為“抄送”。

十、成文日期不規(guī)范

最常見的錯誤有：用阿拉伯數(shù)碼標識，“o”誤標為“0”或“零”，年份不用全稱，標識位置不規(guī)范等等。應(yīng)根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》(見本書附錄三)的相關(guān)規(guī)定認真改正。

十一、序號、數(shù)字、計量單位不規(guī)范

公文中的序號按規(guī)定分四個層次[“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”]，若層次較少可省略“(一)”而直接用“1.”作為第二層次。公文中的數(shù)字，除成文日期外一般要用阿拉伯數(shù)碼標識(詳見本書附錄

三、附錄八兩個國家標準)。公文中要使用法定計量單位，計量單位名稱原則上采用中文，且全文前后要統(tǒng)一。所有這些規(guī)定，許多基層單位制發(fā)的公文都施行得不夠好，應(yīng)引起重視，以規(guī)范公文寫作。

第四篇：公文常見錯誤分析

文秘和辦公室工作學(xué)習資料

（第13期）

張家口市人口計生委辦公室2005年7月31日

公文常見錯誤分析

一、生造文種

《辦法》所確定的公文文種共有13類14種，除此之外，均不可直接行文，但可作為“印發(fā)”、“頒發(fā)”、“通知”的“附件”行文。例如，《關(guān)于××市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定》、《關(guān)于使用社會保障卡有關(guān)問題的說明》等，這里的“操作規(guī)定”、“說明”均不應(yīng)作為文種使用，可以改成《××關(guān)于印發(fā)市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費分期繳費的具體操作規(guī)定的通知》、《××關(guān)于印發(fā)使用社會保障卡有關(guān)問題的說明的通知》，不能作為文種使用的還有“條例”、“規(guī)定”、“辦法”、“總結(jié)”、“計劃”等，有的甚至把“安排”、“要點”、“細則”這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯誤的。

二、混用文種

常見的是把相近的“請示”和“報告”兩種文種張冠李戴。例如：《××關(guān)于批準成立××學(xué)會的報告》，《××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告》。兩個標題內(nèi)容十分明確，就是要求上級解決問題，應(yīng)該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關(guān) 1

匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問”的，這類報告，只要把情況匯報、反映清楚即可，目的是讓上級和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請示是“向上級機關(guān)請求指示、批準”的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時也存在“請示”和“函”混用?！掇k法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項是用函。可是有些單位當有求于對方（不相隸屬單位）時卻用請示。

三、規(guī)矩格式亂

《格式》中就公文的格式、標準都作出了明確的規(guī)定。在具體行文中常見錯誤有：

1.排版規(guī)格不當。公文標題應(yīng)在紅色反線下空２行，用２號小標宋體字，正文用３號仿宋體字，一般每面排２２行，每行排２８個字。而在實際操作中往往上各行其是，嚴重影響了公文的嚴肅性。

2.發(fā)文號標注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在，一是錯用括號。如，×政建（2003）240號；二是用虛數(shù)。如×政辦〔2003〕005號；三是字體字號不標準?！陡袷健芬?guī)定：發(fā)文字號，用３號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即１不編為００１），不加 “第”字。特別對于字號和字體，有的小于3號；有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。

3.標題濫用符號?！掇k法》第三章公文格式第十條第六款中明確規(guī)定“公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號”。但是在實際中，濫用符號的例子屢見不鮮。如“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府《關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知》的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局《關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知》的通知”，以上兩例中的“《》”符號都不應(yīng)該使用，應(yīng)改為：關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×市政府關(guān)于強化非典型肺炎防治工作責任制的緊急通知的通知”、“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)×局關(guān)于實行在網(wǎng)上公示建筑企業(yè)不良行為的通知的通知”，4.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不規(guī)則。《辦法》規(guī)定：結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。但是目前有些單位一些公文序數(shù)數(shù)詞仍然存在使用不規(guī)則的情況，要注意《辦法》規(guī)定的序數(shù)數(shù)詞的寫法，其中“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓和點號。

5.引用文號格式不對?！掇k法》規(guī)定：“引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號?！蹦壳埃行﹩挝粚@一規(guī)定沒有掌握好。如，“據(jù)×辦〔2003〕12號文《關(guān)于××××××的通知》”，其引用文號的方法就是不符合規(guī)定的，正確的引用方式應(yīng)為據(jù)《關(guān)于××××××通知》（×辦〔2003〕12號）。

6.成文時間標志不清。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署制發(fā)機關(guān)名稱，只標識成文時間，用漢字將年、月、日標全；“零”

寫為“０”，并且右空４字，但在實際寫作中樣式更是花樣百出，有的成文日期甚至早于簽發(fā)日期。

7.“抄報”現(xiàn)象依然存在。在行政公文實際中，一些單位對上級單位抄送文件時仍然沿用“抄報”一詞，這是要注意的。目前，行政公文無論是對上級還是對下級抄送，概用“抄送”一詞。關(guān)于這，《辦法》中有多出相關(guān)表述，第十七條規(guī)定“應(yīng)當抄送被越過的上級機關(guān)”等，它表示行政公文不再使用“抄報”一詞。

8.附件標注不符合規(guī)定。附件是公文的有機組成部分，《辦法》對附件有明確的要求，但有些公文出現(xiàn)附件和正文之間的間隔或大或小，附件頂格標識、附件序號使用漢語數(shù)字標識，附件名稱后加標點符號等毛病。特別是附件跟附注區(qū)分不清，在印發(fā)文件時不管是附件還是附注全當作附件，導(dǎo)致關(guān)系的確認錯誤。

9.蓋印不規(guī)范。印章是公文制發(fā)機關(guān)對公文生效負責的憑證，必須按規(guī)定正確使用。但不規(guī)范現(xiàn)象常見于一些文件中：如印章歪斜、不清晰、排列不齊；印章間相交或相切，相距超過3mm；聯(lián)合行文單位印章順序混亂，或一排超過3個，或左右距公文紙邊距離不合標準等。

第五篇：行政機關(guān)公文格式常見錯誤（定稿）

行政機關(guān)公文格式常見錯誤

一、公文眉首常見錯誤

1、公文的眉首是指公文首頁紅色反線（包含）以上的各個要素，它是由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號以及簽發(fā)人等構(gòu)成。公文的眉首看起來很簡單，內(nèi)容也不多，但由于對1999年新《辦法》不夠熟悉，在實際工作中，公文眉首的格式上仍存在一些問題，其中出現(xiàn)問題較多的當數(shù)“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”、“發(fā)文字號”三處。

舊《辦法》的公文格式規(guī)定“秘密等級”、“緊急程度”標識于公文首頁左上角的相應(yīng)位置，“發(fā)文字號”中的“年份”要用方括號“[]”括入；而新《辦法》的公文格式中則明確規(guī)定了“秘密等級和保密期限”、“緊急程度”要標識于公文首頁右上角，“發(fā)文字號”中的“年份”必須用六角括號“〔〕”括入。例如，現(xiàn)在有不少的單位由于受舊《辦法》的影響，而將公文的“發(fā)文字號”寫成“×××[2001]1號”，這是不規(guī)范的，應(yīng)改為“×××〔2001〕1號”。同時注意：序號用虛位（即1編為001），不加“第”字

2、文件版式

《標準》規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25毫米，對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。目前較普遍的問題是 ：上行公文版式不規(guī)范。對于上行公文，《標準》要求發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80毫米。上行公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人居右空1字。較普遍的問題是上行文不用“上行文版式”，或未標識簽發(fā)人。

二、公文主體常見錯誤

公文的主體包括紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各個要素，它由“公文標題”、“主送機關(guān)”、“公文正文”、“附件”、“成文時間”和“附注”等構(gòu)成。這一部分是公文的主體部分，也是寫作中最容易出錯、錯誤較多的地方，主要表現(xiàn)在：、文種。文種是公文標題中最重要的要素，每一個文種都體現(xiàn)著一種嚴格的權(quán)限，對文種應(yīng)根據(jù)公文所涉及的內(nèi)容、文種的范圍、發(fā)文機關(guān)的權(quán)限和隸屬關(guān)系以及發(fā)文的目的和要求等進行選擇，切不可混淆使用。但在實際的工作中，卻出現(xiàn)了一些錯誤選擇文種的現(xiàn)象。首先，仍按舊《辦法》的規(guī)定選用文種。新《辦法》撤消了“指示”文種，而增加了“意見”文種。目前，有不少單位未將“意見”作為一個單獨的文種使用，如“××關(guān)于印發(fā)《關(guān)于嚴格XX秩序的意見》的通知”，應(yīng)該改為“××關(guān)于嚴格XX秩序的意見”。其次，文種的混用現(xiàn)象嚴重。由于某些文種行文方向相同而且文種又很相近，造成了文種的錯選，比如，“請示”和“報告”、“請示”和“函”以及“公告”和“通告”等文種就經(jīng)常被混用，有的該用“報告”的用“請示”，該用“請示”的用“報告”，甚至“請示報告”同時使用；有的按舊《辦法》的規(guī)定將“公告”和“通告”作為同一類文種來使用，新《辦法》對二者有了明確的界定；有的單位為了辦事順利，向不相隸屬的有關(guān)主管部門請求批準時，故意將“函”用成“請示”，如“××縣××局關(guān)于追加2000辦公經(jīng)費的請示”（給縣財政局），應(yīng)改為“××縣××局關(guān)于追加2000辦公經(jīng)費的函”。再次，有少數(shù)生造文種的現(xiàn)象。使用規(guī)范的文種，是公文與非公文相區(qū)別的最顯著的特征之一。但在實際的公文寫作中，卻出現(xiàn)了少數(shù)使用黨和國家公文法規(guī)規(guī)定以外的文種，諸如“匯報”、“批示”等，這些生造文種的現(xiàn)象，影響了公文的規(guī)范性、嚴肅性和權(quán)威性，應(yīng)按照黨和國家公文法規(guī)規(guī)定的文種使用，決不能亂起“名稱”，生造文種。如“××關(guān)于XX工作情況的匯報”，將“匯報”作為公文文種來使用，極不規(guī)范，應(yīng)改為“報告”。

2、標題。公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。目前公文標題存在問題較多，將稍

后粘出專帖。

3、主送機關(guān)。由于行文規(guī)則和行文關(guān)系模糊，造成主送機關(guān)不明確。新《辦法》規(guī)定“主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱”、“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告”，從而使整個行文規(guī)則更加嚴密，更加具體。但在實際工作中，部門行文往往因行文關(guān)系的混亂而造成主送機關(guān)的不明確，影響了辦文的效率。

主送機關(guān)應(yīng)當明確，否則文件發(fā)出后，究竟由誰來主辦不清楚，從而造成辦文的推諉。上行文時，主送機關(guān)只能有一個。尤其像我們工商這樣的垂直管理部門，上行文時只能明確一個主送機關(guān)，但要同時抄送另一個上級機關(guān)。

4、公文成文日期。公文成文的日期，新《辦法》明確指出“以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準”、“電報以發(fā)出日期為準”。由于不重視這一點，很多公文成文的日期是用擬稿者擬稿的日期，或用印發(fā)日期作為成文日期，從而使公文的時效性受到了影響，甚至嚴重影響到文件的貫徹執(zhí)行。會議集體作出的決定，其成文日期是以會議決定的日期，還是領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準，新《辦法》仍未明確。另外，《標準》規(guī)定公文成文時間應(yīng)用漢字將年、月、日標全。常見錯誤是成文時間采用阿拉伯數(shù)字，有的國家行政機關(guān)公文成文時間將Ο寫成零。

6、空白處處理。新《辦法》規(guī)定：“當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識'此頁無正文'的方法解決”，再如印章使用的規(guī)定、“請示”文件應(yīng)當在“附注”處注明聯(lián)系人的姓名和電話等等，這些地方都要求我們在實際的公文寫作中要特別注意，以避免出現(xiàn)錯誤。

7、公文生成標志?！稑藴省芬?guī)定，單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間，成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm-4mm，端正、居中壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓線在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。而目前的常見錯誤是：單一機關(guān)制發(fā)公文在落款處加署發(fā)文機關(guān)名稱的現(xiàn)象十分普遍；加蓋印章隨意性強。有的蓋歪了或甚至蓋倒了；蓋章位置不正確。當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌聲r，本應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決而使印章與正文處于一面。而有的行政機關(guān)經(jīng)常采用標識“此頁無正文”的方式解決。

三、公文版記常見錯誤

公文版記由主題詞、抄送機關(guān)和制文機關(guān)名稱和日期組成，位于公文最后一頁，版記的最后一個要素位于最后一行。在這一部分中，最容易出現(xiàn)錯誤的就是主題詞了（稍后用專帖說明）。另外在以下幾處也容易出錯：

1、抄送機關(guān)標識不規(guī)范或仍有抄報字樣。

3、印發(fā)時間未用阿拉伯數(shù)碼標識。

此外，在公文版記部分，新《辦法》已經(jīng)取消了“份數(shù)”“起草人”“校對人”等項，但仍有不少的單位在公文中標識“份數(shù)”。