第一篇：文書檔案掃描管理系統(tǒng)說明書

鼎華文書檔案掃描管理系統(tǒng)軟件

說明書

一、軟件背景與應(yīng)用前景

在我們的日常工作中，我們往往需要將一些紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)化成電子版的文書檔案，這其中的原因有幾大點：

一、紙質(zhì)檔案更占物理空間；

二、紙質(zhì)檔案不易保存；

三、紙質(zhì)檔案不易傳輸；

四、人工的將紙質(zhì)檔案輸入到電腦上制作成電子版太耗費人力物力。

這時，鼎華文書檔案掃描管理系統(tǒng)軟件應(yīng)運而生，我們課通過掃描設(shè)備將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)化成電腦上的電子版，然后可對掃描完成的文書檔案進行歸檔、整理、收錄、保存等一系列的操作。

在目前來說，我們的這項技術(shù)是最為實用和快捷的，并且成本低廉，適合所有的企業(yè)和個人實用，前景良好。

二、文書檔案掃描管理系統(tǒng)一、流程圖

三、系統(tǒng)的操作說明

一、文檔云端集中管理

鼎華文書掃描管理系統(tǒng)，將文檔集中安全存儲在文檔服務(wù)器上，建立一套以服務(wù)器為中心的文檔組織、使用、協(xié)作、監(jiān)管機制，并支持文檔的安全和流程管控，讓企業(yè)文檔管理更方便、更高效、更安全、更規(guī)范。

二、個人網(wǎng)盤和公共文檔

每個用戶在服務(wù)器上分配一個個人網(wǎng)盤，可以相互共享文檔；公司的公共文檔，可分多個欄目來組織，通過權(quán)限來控制用戶的使用。

三、文件夾

管理文檔的基本單位，文件夾支持任意層級，提供文件夾結(jié)構(gòu)模版。說明: 1)便捷的文件夾操作欄；

2)快捷的文件上傳、在線編寫、新建文件夾按鈕； 3)標簽組提供多維度、多層次的文檔分類檢索機制； 4)搜索文件夾內(nèi)的文件；

5)記錄文件夾所有文件的操作歷史（上傳、下載、刪除等操作）

四、文檔

強大的文件管理，包括上傳、下載、修改、權(quán)限管理、保密管理及評注訂閱等

說明: 1).控制文件的各種權(quán)限、進行外部編輯等 2)保密文件，未授權(quán)用戶無法進行查看； 3).文件版本上傳和附件上傳；

4).文件版本管理。提供獲取歷史版本功能、支持版本差異比較、刪除歷史版本及定版功能； 5).記錄文件的所有操作記錄（上傳、下載、刪除等操作）

五、文檔在線查看

無需安裝任何插件，系統(tǒng)除支持文檔預(yù)覽外，也支持圖紙、壓縮包在線預(yù)覽，支持音頻、視頻的在線播放；

說明: 1)PDF在線翻頁預(yù)覽；

2).表格文檔在線預(yù)覽； 3).圖紙在線預(yù)覽； 4).視頻在線播放； 5).音頻在線播放

六、文檔搜索

支持中英文全文搜索，直接搜索常見文檔(包括CAD圖紙)中的文字.基于位置、時間、人員、包含文字、標簽等多條件組合搜索。配合OCR組件，可對識別圖片中的文字進行搜索

七、文檔云端創(chuàng)建

直接創(chuàng)建各種格式的文檔，也可選擇公司內(nèi)部的文檔模版進行創(chuàng)建。直接支持HTML、Markdown、reST等格式化文檔的在線編寫。

八、文檔在線編輯

提供在線編輯功能，實現(xiàn)文檔編輯和桌面編輯器(如word、Excel等)的無縫集成。編輯完成后，外部編輯器會自動在后臺將文件上傳到服務(wù)器

九、自定義屬性(元數(shù)據(jù))

用戶可以自定義文檔的屬性、更完整的描述文檔

十、文檔分享和討論

替代笨重的郵件，直接可以對文檔進行分享和討論.可分享到公司內(nèi)外人員，使用內(nèi)部消息、郵件、短信進行通知。

十一、文檔發(fā)布

三種文檔發(fā)布狀態(tài): 編寫、待審、發(fā)布。一旦發(fā)布，禁止對文檔的修改，實現(xiàn)文檔保護。

十二、文檔關(guān)聯(lián)流程

系統(tǒng)提供一組文檔關(guān)聯(lián)的流程，如審批、借閱、分發(fā)、收回、廢止、回顧等，通過流程實現(xiàn)文檔管理的規(guī)范化。流程可以靈活定制。

十三、個人工作臺: 個人的工作中心

以個人為中心，組織系統(tǒng)內(nèi)容。不用離開個人工作臺，快速定位需要的內(nèi)容。

說明: 1).個人工作臺—消息；

2).個人工作臺—文檔，包括待我審核的文件、最近提交和共享的文件； 3).個人工作臺—收藏；

十四、文件夾和文檔授權(quán)

提供精細、易用的權(quán)限控制，可進行授權(quán)委托管理、權(quán)限繼承、成組授權(quán)、和7級查看人機制

說明: 1).7級查看，控制預(yù)覽、添加、編輯、移動、復(fù)制、下載等權(quán)限；

2).可針對某個部門、某個崗位進行成組授權(quán)，； 3）.禁止某人權(quán)限

十四、操作歷史

每一個文檔的所有操作都會記錄進操作歷史，方便進行安全檢查.同時，刪除的文檔，在這里可以還原。

十五、系統(tǒng)安全策略

系統(tǒng)管理員更加靈活的設(shè)置系統(tǒng)安全策略： 1)公司外訪問禁止下載 2)屏蔽系統(tǒng)外發(fā)功能 3)技術(shù)資料，僅僅在技術(shù)部門的網(wǎng)段可以訪問

十六、桌面防泄密 – 離線文檔安全管控

文檔下載到桌面后，仍然可以進行安全管控，原理如下：

十七、開放API：連接各種軟件和設(shè)備

鼎華提供FTP、WebDAV等標準文檔訪問接口，并支持IMAP郵件附件的讀取，和掃描儀、傳真等設(shè)備直接連接，并可和企業(yè)OA、ERP、CRM、項目管理軟件集成，直接將易度和各種文檔來源進行連接。

十八、全終端全平臺終端隨時隨地訪問

支持各種瀏覽器，支持Mac、Windows客戶端，支持各種只能手機和平板電腦的訪問。不論你在哪里，都可以快速訪問易度文檔管理。

第二篇：文書檔案

一、文書檔案 1）上級來文。凡上級機關(guān)對本單位發(fā)出的文件，并屬于本單位主要只能活動的，都應(yīng)歸檔。

（2）本機關(guān)文件。凡本機關(guān)形成的，反映本機關(guān)工作職能活動和基本情況，并且在今后工作中還需要查考的文件，均應(yīng)歸檔。

（3）下級來文。凡下級機關(guān)報送來的有關(guān)方針政策性的、請示性的或反映重要活動、全面工作的文件，應(yīng)當(dāng)歸檔。如有關(guān)重要問題的請示、備案材料，重要的或以上的工作報告、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。

（4）平級或非隸屬機關(guān)來文。平級機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。

（5）關(guān)于各種稿本的歸檔范圍。在擬制文件過程中形成的各種文件稿本，應(yīng)視其具體情況而定。對于人代會、黨代會歷次修改稿件，應(yīng)歸檔。

2、不歸檔的范圍

（1）重份文件；（2）無查考利用價值的事務(wù)件、臨時性文件；（3）未經(jīng)簽發(fā)的文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（定稿除外），鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負責(zé)人簽字的最后定稿除外）；（4）無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問一般性問題、提出一般建議或意見的人民來信；（5）單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；

（6）本單位負責(zé)人兼任外機關(guān)職務(wù)形成的文件材料；（7）為參考目的從各方面搜集的文件材料；（8）參加非主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料:（9）下級機關(guān)送來的不應(yīng)抄報或不必備案的文字材料；(10)上級機關(guān)任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料；(11)越級和非隸屬機關(guān)抄送的一般的、不需辦理的文件材料；

(12)外機關(guān)送來的征求意見的文件未定稿。

第三篇：文書檔案

淺析高校文書檔案管理

大學(xué)四年在協(xié)助老師工作的過程中，我深切地體會到學(xué)校文書檔案管理的重要性，同時也看到了學(xué)校文書檔案管理中存在著一系列的缺陷和不足，下面就來談?wù)勎业目捶ā?/p>

文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，也是由通用文書轉(zhuǎn)化部分檔案的習(xí)慣稱謂。文書工作是對文件的全部生命周期進行處理的一個完整的運動過程，是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案是文件材料的歸宿，是文書工作的延續(xù)和發(fā)展。文書檔案既是一個單位過去發(fā)展歷程的縮影，又是現(xiàn)在文書檔案管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個行政工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

高校體系機構(gòu)龐雜，隨著學(xué)校辦學(xué)年限延長，學(xué)校文書檔案的數(shù)量也會越來越多，內(nèi)容也會越來越復(fù)雜。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。文書檔案是現(xiàn)代化信息高速發(fā)展中不可缺少的信息資源，只有規(guī)范化、科學(xué)化、標準化的管理，才能保證文件材料的齊全、完整，更好地發(fā)揮檔案的重要作用，為學(xué)校的各項工作及師生員工服務(wù).在日常工作中，雖然文書處理工作與檔案工作具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的前身和源泉，檔案是文書的歸宿，兩者密不可分.文書工作不僅直接影響公文的質(zhì)量，也直接關(guān)系到文書檔案的質(zhì)量，做好文書工作是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎(chǔ).高校文書檔案管理，是整個檔案管理工作的重要組成部分，它不僅直接影響到學(xué)校整體檔案管理的質(zhì)量，也體現(xiàn)了學(xué)校檔案管理的水平。

一、高校文書檔案工作存在的問題

（一）文書檔案立卷質(zhì)量不高。高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動中所形成的有保存價值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。高校文書檔案原始資料的質(zhì)量缺陷大致為：文書檔案歸檔時常常出現(xiàn)公文制發(fā)不規(guī)范、齊全、格式不完整、原稿不齊全（公文修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)批示的原稿更具存檔價值，但歸檔時，常常只有定稿，缺原稿或修改稿）、缺附件和附件不規(guī)范、正文和附件的名稱不一致、缺批復(fù)、缺日期、少作者；在修改文件或批注時，將字寫在左邊，不留裝訂線；修改用圓珠筆、鉛筆；文件字跡褪色、模糊（有些歸檔材料是傳真件，接收時字跡就模糊不清，很難看清內(nèi)容）、擴散，紙張規(guī)格大小不一等現(xiàn)象。出現(xiàn)這些問題的主要原因是：大多數(shù)從事文書工作人員檔案意識也比較淡薄且缺乏文書檔案管理方面知識，不夠重視對文書檔案管理方面的知識的學(xué)習(xí)和了解。

（二）檔案材料歸檔措施不到位。近年來，隨著科技進步的加快，高校辦公自動化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進行留底保存，很難達到長久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。

（三）管理工作人員積極性不高。有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認為沒有保存的必要，認為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（四）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。高校雖然多數(shù)購買了網(wǎng)絡(luò)化檔案管理軟件，但由于辦公一體化、管理人員不足等原因，檔案管理軟件有些還未做到在各部門普及使用。

（五）人員配備不夠合理。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計算機應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調(diào)離的不在少數(shù)。因此多數(shù)高校檔案室目前長期處于缺人或人員配備不夠合理狀態(tài)。

二、提高檔案管理效率的對策

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質(zhì)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性

檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

增強激勵機制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

（三）加強高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接

文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標準化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。

（四）做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯誤傾向 辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會發(fā)展的必然趨勢。由于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的 普遍應(yīng)用以及推廣，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要歸檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺，建設(shè)一個全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時讓這個系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認識，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進取，與時俱進。

總之，文書檔案管理工作是高等學(xué)校管理工作的重要組成部分，它既是提高管理工作效率和質(zhì)量的必要條件，也是維護高校歷史真實面貌的一項重要工作，作為擔(dān)負著承上啟下職責(zé)的學(xué)校各職能部門，尤其要處理好文書和檔案的關(guān)系。

第四篇：文書檔案與管理范文

文書工作通常也叫文書處理工作，主要是指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。行文規(guī)則：各機關(guān)在公文擬制過程中所必修遵循的原則擬辦：對收到的文件提出初步處理意見，供領(lǐng)導(dǎo)審核和批示時參考。一般由辦公室主任負責(zé)。批辦：指單位領(lǐng)導(dǎo)對收文如何辦理提出的最終的批示意見和要求。領(lǐng)導(dǎo)進行批辦的結(jié)果體現(xiàn)為批示的意見。收文承辦：根據(jù)來文要求或領(lǐng)導(dǎo)意見，按文件內(nèi)容要求進行具體實施、或另起草文件、或?qū)砦倪M行翻印和轉(zhuǎn)發(fā)等的工作。簽發(fā)指機關(guān)單位主管領(lǐng)導(dǎo)對審核過的文稿進行最后的審定并簽署印發(fā)，文件據(jù)此生效。檔案：指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務(wù)。歸檔：指文書部門或業(yè)務(wù)部門將辦理完畢、有保存價值的文件整理之后，逐年移交給檔案室集中保管的工作。歸檔文件整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序劃的過程。

1.文書、文件、公文的聯(lián)系與區(qū)別，文件與檔案的聯(lián)系、文書工作與檔案的聯(lián)系。（1）①共同點：內(nèi)容上都反映了人們的社會活動，都是在處理事務(wù)過程中形成的憑證性工具，都有一定的格式規(guī)范。②區(qū)別：

A.文書與文件是同義的，只是在習(xí)慣用法上有差別。B.文書：一般用于表達集合概念，不用于表達某一份文字材料。如文書處理、文書部門、文書工作、文書材料。而不會說“這份文書”、“XX號文書”、“市政府文書”。文件一詞既指單份文件，也指集合概念。

如市政府文件、中央1號文件，文件處理、文件材料。不會說文件部門、文件工作等。C.公文不包括私人文件、私人文書。D.當(dāng)僅指“公務(wù)文書”時，文書、文件、公文三者可通用。（2）①文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。②文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。③文書工作是檔案的工作的基礎(chǔ)。④檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展。

2.公文的特點是什么？公文按辦理時限、行文方向、機密程度可分為哪些類別？（1）公文特點1由法定作者制發(fā)2具有法定的權(quán)威性和時效性3公文具有特定的格式4特定的處理程序（2）分類

按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文；按機密程度分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文；按行文方向分為上行文、平行文和下行文。

3.公文的稿本名稱有哪些？交擬時秘書人員應(yīng)注意哪些事項？（1）公文的稿本名稱(試行本、暫行本、修訂本)（2）注意事項：①領(lǐng)會發(fā)文目的，為什么要起草這份公文。即領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。②把握主題思想，即主要寫什么內(nèi)容。③明確行文對象，從而確定行文方向、選擇文種及公文用語等。④明確行文的時間要求。

4.文書工作的主要任務(wù)是什么？收文、發(fā)文處理的程序包括哪些環(huán)節(jié)？1）文書工作的主要任務(wù)發(fā)文的擬制、收文辦理、發(fā)文辦理，文件辦理過程和辦畢的管理。還包括印信管理與使用、打證明、電話接聽等工作。2）收文處理的環(huán)節(jié)：簽收、啟封、審核、收文登記、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦與注辦、立卷或歸檔或銷毀。3）發(fā)文處理程序：交擬、起草、會商、審核、簽發(fā)、發(fā)文登記、膳印和校對、用印和簽署、核發(fā)、傳遞、立卷或銷毀或歸檔

6.哪些文件需要簽收？傳閱文件不要“橫傳”，應(yīng)由文書人員“中轉(zhuǎn)”。（1）簽收的范圍1機要部門送來的密件和急件都要進行簽收；2郵局（或快遞公司）送來的掛號件等；3外單位派人直接送來的重要文件。擬辦和批辦有什么區(qū)別？擬辦人：辦公室主任 擬辦的作用：對收文如何處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)批辦時參考 批辦人： 單位領(lǐng)導(dǎo) 批辦的作用：是對收文如何處理作出的權(quán)威性的最后決定。（3）擬辦、批辦中文書人員的職責(zé)是什么？①呈送：根據(jù)文件重要程度送擬辦和批辦②保密：要對擬辦和批辦的一件保密，特別是人事敏感問題。③檢查：檢查擬辦批辦人員有無署名和簽上時間，督促及時辦理④送達：根據(jù)擬辦、批辦意見，將收文送有關(guān)部門和人員落實辦理并督促辦理（4收文登記的范圍和不登記范圍：上級指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；下級機關(guān)的請示性、報告性文件；帶有密級的文件 特別注意帳外文件B.不登記范圍：公開的出版物；一般性的各類簡報；事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請柬等；注明領(lǐng)導(dǎo)親啟的文件（5）文件傳閱的方式有哪些分送傳閱：即將需傳閱的文件直接送給閱讀人員。最常用，可讓閱讀者看得比較仔細，但比較費時。集中傳閱：把領(lǐng)導(dǎo)等閱讀人員集中起來，利用開會時間等進行閱讀，也較常用。設(shè)立閱文室，即將需要傳閱的文件放在專門設(shè)立一個閱文室。

7.文件轉(zhuǎn)化為檔案需具備哪些條件？我國最早的檔案是甲骨檔案，產(chǎn)生于殷商時代。（1）文件必須完畢，即完成了文書處理程序； 2）文件需對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值;3）文件需按照一定的規(guī)律保存起來，即把文件按照一定的程序和條理集中保管起來。8.檔案按內(nèi)容和形成時間分，可分別分為哪些類別？按檔案內(nèi)容分：文書檔案和專門檔案。按檔案形成時間分：建國前檔案和建國后檔案。建國前檔案又稱為歷史檔案—舊政權(quán)檔案和革命歷史檔案

9.檔案的基本價值包括哪些？檔案作用的發(fā)揮有哪些規(guī)律？1）檔案的基本價值-憑證作用：檔案的憑證作用由檔案內(nèi)容和形式的所決定的，俗話說“口說無憑，立字為證”，就是對檔案憑證價值的充分肯定。參考作用：檔案作為過去各項社會活動的真實記錄，為現(xiàn)實和今后各項社會活動的開展提供了參考借鑒的豐富資料?！扒笆虏煌?，后事之師”、“前車之覆，后車之鑒”、“察往知今”等都說明了檔案的參考價值。2）檔案作用的發(fā)揮規(guī)律1檔案作用范圍的遞增律（擴展律）：檔案的作用范圍隨著時間的推移而不斷擴大。2檔案機密程度的遞減律3檔案作用發(fā)揮的條件 10.檔案工作包括哪8個環(huán)節(jié)？檔案工作的原則是什么？維護檔案的安全：①檔案的物質(zhì)安全，盡量延長檔案壽命。②檔案的政治安全，即檔案信息安全，檔案內(nèi)容不失密。（1）檔案工作的環(huán)節(jié)-檔案實體管理工作：收集、整理、鑒定、保管檔案信息管理工作：統(tǒng)計、檢索、編研、利用（2）檔案工作的原則①統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理②維護檔案的完整與安全③便于檔案的利用

11.檔案工作的機構(gòu)有哪些？檔案館、檔案局、檔案室.主要管理本單位檔案并主要為本單位服務(wù)，是檔案室與檔案館的最主要區(qū)別。

12.什么是歸檔范圍？一個企業(yè)的歸檔范圍主要包括哪些？1）歸檔范圍：指一個單位收到或形成的所有文件材料中需要歸檔的有哪些2）企業(yè)歸檔范圍-反映本企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料；具有憑證價值的文件材料，如合同、談判記錄等；本企業(yè)需要貫徹執(zhí)行或具有重要參考價值的收文；下級報送的重要材料。無論來自上級還是同級或下級單位，只要與本企業(yè)工作有直接關(guān)系的，都應(yīng)納入歸檔范圍。登載于上級簡報、新聞媒體（網(wǎng)站、報紙、電視等）上的本企業(yè)需執(zhí)行，或反映本企業(yè)工作活動的材料。如通過簡報、新聞媒體發(fā)布的指導(dǎo)性文件、有關(guān)本企業(yè)工作活動的記述、獎勵、表揚或批評等。

13.文書檔案一般在形成后的第二年6月底前歸檔并移交檔案室。檔案室收集檔案的主要途徑是文件歸檔。14.文件之間的聯(lián)系有哪些？（1）文件在來源方面的聯(lián)系——文件之間的首要聯(lián)系

同一單位形成的檔案不能分散。因為文件都是由一定的機關(guān)單位及其內(nèi)部機構(gòu)形成的，形成文件的單位，構(gòu)成了文件來源方面的聯(lián)系。

2文件在時間方面的聯(lián)系-人們的工作活動都有一定的過程和階段，不同時期形成不同的檔案文件，使文件間具有自然的時間聯(lián)系。文件整理歸檔工作一般都分進行。（3）文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系-文件是在工作活動過程中形成的，文件都記錄了一定的工作活動內(nèi)容。關(guān)于同一工作活動的文件必然有著緊密的聯(lián)系。整理時把內(nèi)容相關(guān)的文件材料集中放在一起，便于今后按問題查閱檔案，也符合人們的查閱習(xí)慣。

如上級到本單位檢查工作，必會形成：檢查通知、接待方案、工作匯報、會議記錄、新聞稿、照片等，這些材料因檢查而形成，不同形式的文件材料內(nèi)容上共同反映了檢查活動的過程與結(jié)果。（4）文件在形式方面的聯(lián)系：形式指文件的種類、名稱、載體和記錄方式等。特殊載體的檔案應(yīng)當(dāng)單獨保存，便于保管利用優(yōu)先于保持檔案文件之間的聯(lián)系。

15.歸檔文件整理工作包括哪6個主要步驟？歸檔文件的固定排列順序。步驟：裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒 固定排列順序：正本、定稿；正文、附件；原件、復(fù)制件；請示、批復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文；中文本、其它文本。

16.歸檔文件的檔號包括哪幾部分？全宗號、、保管期限、件號

會填寫歸檔章、歸檔文件目錄，會對歸檔文件進行分類。

17.17.檔案分類的步驟。第一步：文件按形成分開；第二步：同一的文件按內(nèi)容或機構(gòu)分類；第三步：同一內(nèi)容或機構(gòu)的文件按不同的保管期限分開；如果文件數(shù)量較多，可先按機構(gòu)分開，再按問題分開。18.歸檔文件的排列方法。（1）不同的文件分別排列。（2）不同保管期限的文件分別排列。（3）同一、同一保管期限的文件：①同一事由的文件按時間先后順序排列在一起。②不同事由的文件，一般按事由重要程度排列，重要的排在前。③成套文件集中排列。如一次會議、一項活動中形成的文件應(yīng)重要程度結(jié)合時間順序排列在一起。

第五篇：酒店管理系統(tǒng)說明書

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第一步:將您的光碟放入光驅(qū),將碟上的２個數(shù)據(jù)包拷貝到電腦上,并解壓數(shù)據(jù)包!

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第三步:在解壓出來的ssvpn文件包里有個client文件，請雙擊打開，把里面的內(nèi)容全部復(fù)制，右鍵右下角的紅色電腦圖標（如果是黃色圖標，請右鍵先斷開）點擊編輯配置文件，用剛才復(fù)制的文件覆蓋里面所有的內(nèi)容！保存！

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