第一篇：會(huì)議組織與活動(dòng)策劃（精選）

《會(huì)議組織與活動(dòng)》實(shí)訓(xùn)課程教學(xué)大綱

課程名稱：會(huì)議組織與活動(dòng)實(shí)訓(xùn)課程性質(zhì)：職業(yè)實(shí)訓(xùn)課 總 學(xué) 時(shí)：24學(xué)時(shí)，其中（理論：10學(xué)時(shí)； 實(shí)踐：14學(xué)時(shí)）學(xué)分：2學(xué)分 適用專業(yè)：2011級(jí)法律文秘1、2、3班開課單位：法律系 先修課程：秘書綜合實(shí)務(wù)

一、課程性質(zhì)、目的《會(huì)議組織與活動(dòng)實(shí)訓(xùn)》是一門研究秘書業(yè)務(wù)活動(dòng)及其規(guī)律的綜合應(yīng)用學(xué)科，是為秘書專業(yè)開設(shè)的專業(yè)課。其目的是使學(xué)生能夠在今后的實(shí)際工作中明確秘書工作的基本理論，了解秘書工作的基本任務(wù)和內(nèi)容，為從事秘書工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過本課程的教學(xué)，使學(xué)生掌握秘書實(shí)務(wù)的基本理論、基本知識(shí)和基本技能，熟知秘書工作各個(gè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容、程序和方法，培養(yǎng)和提高分析與解決文秘業(yè)務(wù)問題的能力，為畢業(yè)后適應(yīng)和勝任浙江中小企業(yè)秘書工作奠定良好的基礎(chǔ)。

二、課程主要知識(shí)點(diǎn)及基本要求

（基本要求分掌握、理解、了解、會(huì)用等4個(gè)層次編寫）

三、教學(xué)內(nèi)容及學(xué)時(shí)分配

（此部分不能按照某一部具體教材編寫，應(yīng)根據(jù)課程的主要知識(shí)點(diǎn)編寫，同時(shí)應(yīng)給出教學(xué)基本要求、知識(shí)點(diǎn)的重點(diǎn)和難點(diǎn)內(nèi)容）

四、課程考核及成績(jī)?cè)u(píng)定

（課程考核分考試和考查2種，應(yīng)與教學(xué)計(jì)劃一致；成績(jī)?cè)u(píng)定：純理論課程一般卷面90%，平時(shí)與作業(yè)10%；理論+實(shí)踐課程一般卷面80%，平時(shí)、作業(yè)和實(shí)踐20%）

五、推薦教材和教學(xué)參考書

教材：《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

參考書：《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

《》，ⅹⅹ編著，ⅹⅹ出版社，年。

第二篇：會(huì)議組織與服務(wù)

會(huì)議組織與服務(wù)

一、名詞解析：

會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織有計(jì)劃的商議活動(dòng)。

會(huì)議主體是指主要策劃、組織會(huì)議的人員，包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協(xié)辦單位等。

會(huì)議客體即參加會(huì)議的對(duì)象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。

會(huì)議策劃就是為了使會(huì)議取得預(yù)期的目的，而進(jìn)行構(gòu)思、設(shè)計(jì)，選擇出合理可行的方案的過程。

會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的安排順序，它主要是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題按討論、審議和表決的次序編排起來并固定下來，反映議題的主次、輕重、先后。會(huì)議議程起著維持會(huì)議秩序的作用。

會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。

閉幕詞是黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位舉行隆重會(huì)議閉幕時(shí)，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議所作的總結(jié)性講話。

會(huì)議報(bào)告一般指領(lǐng)導(dǎo)人代表機(jī)關(guān)或組織依法律規(guī)定或慣例向權(quán)力機(jī)構(gòu)或有關(guān)代表會(huì)議所做的工作匯報(bào)。

會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。

會(huì)議引導(dǎo)是指會(huì)議活動(dòng)期間會(huì)務(wù)工作人員為與會(huì)者指引會(huì)場(chǎng)、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會(huì)者問詢的路線、方向和具體的位置。

會(huì)議記錄是如實(shí)記錄會(huì)議的基本情況、會(huì)議中的報(bào)告、會(huì)議上的講話、發(fā)言和決議等內(nèi)容的一種應(yīng)用文體，是一種重要的事務(wù)文書。

二、填空

1、會(huì)議的特征目的性、組織計(jì)劃性、群體溝通性、交流方式多樣性。

2、會(huì)議活動(dòng)的基本要素：人員、名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、方式、結(jié)果

3、會(huì)議的名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位，以及會(huì)議的時(shí)間、屆次、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模等等。

4、會(huì)議時(shí)間是指會(huì)議的召開時(shí)間和會(huì)期兩方面。

5、會(huì)議結(jié)果，即會(huì)議結(jié)束時(shí)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的情況。會(huì)議結(jié)果通?？梢酝ㄟ^會(huì)議決議、合同、條約、協(xié)定、聲明等文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以直接傳達(dá)。

6、會(huì)議的主要方式有現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)、座談會(huì)、觀摩會(huì)、報(bào)告會(huì)、調(diào)查會(huì)、電話會(huì)等。會(huì)議方式就是為了提高會(huì)議效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)而采取的各種形式或手段。

7、會(huì)議的工作原則：必要性、高效性、目標(biāo)性、嚴(yán)肅性、節(jié)儉性。

8會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則：科學(xué)合理、總量控制、確保重點(diǎn)、精打細(xì)算、留有余地。

9、會(huì)議通知的內(nèi)容：包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。正文主要包括會(huì)議的背景、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象等事項(xiàng)。

10、開幕詞是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在會(huì)議開始時(shí)，由會(huì)議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人向大會(huì)所做的重要講話。

11、講話稿是領(lǐng)導(dǎo)人在開會(huì)中所作的講話的稿件，表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)會(huì)議的指示和關(guān)心，往往是會(huì)議的補(bǔ)充報(bào)告。

12、準(zhǔn)備會(huì)議用品與設(shè)備的要求：制定計(jì)劃、落實(shí)專人負(fù)責(zé)、實(shí)用并節(jié)約成本。

13、會(huì)議證件是會(huì)議舉行期間供與會(huì)人員與工作人員以及其他相關(guān)人員佩戴使用的證件。包括出席證、列席證、旁聽證、來賓證（或嘉賓證）、記者證、工作證、隨從證、保安證、配偶證、簽到證等。

14、會(huì)議簽到的方式：薄式簽到、表式簽到、電子簽到機(jī)簽到、會(huì)議秘書人員代為簽到、簽到卡簽到、名片簽到、座次表簽到。

15、會(huì)議簽到的要求：認(rèn)真準(zhǔn)備、有序組織、及時(shí)統(tǒng)計(jì)、準(zhǔn)確無誤

16、會(huì)議記錄的種類：按詳細(xì)程度分：詳細(xì)記錄、摘要記錄；召開形式分：報(bào)告式會(huì)議記錄、座談會(huì)式會(huì)議記錄、決議式會(huì)議記錄。

17、會(huì)議記錄的格式和內(nèi)容：格式分為標(biāo)題、首部、主體和尾部四塊。內(nèi)容包括會(huì)議描述（會(huì)議類型、時(shí)間、日期、地點(diǎn)）、與會(huì)者姓名、會(huì)議過程和主席、記錄員簽名。

18、會(huì)議信息通常表現(xiàn)為會(huì)議通知、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議報(bào)道，以及會(huì)議的傳達(dá)提綱、要點(diǎn)等形式。

19、會(huì)議信息的收集要本著“準(zhǔn)確、及時(shí)、全面、適用”的原則，通過會(huì)議的正式報(bào)告、研討會(huì)上的討論發(fā)言、與會(huì)者的議案以及會(huì)下的廣泛交談，隨時(shí)獲取有價(jià)值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)者參考或供會(huì)議交流。

20、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào): 具有“簡(jiǎn)、真、新、快”的特點(diǎn)。

三、畫圖

會(huì)場(chǎng)的布置形式：分散式，相對(duì)式，半圍式，全圍式

四，簡(jiǎn)答題

1、會(huì)議的作用：

1、集思廣益、科學(xué)決策的作用 2.發(fā)揚(yáng)民主、動(dòng)員群眾、宣傳教育的作用

3.傳達(dá)信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思 路的作用 4.協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進(jìn)生產(chǎn)、推動(dòng)工作的作用 5.國(guó)際交流、跨文化的溝通作用。

2、會(huì)議的種類：1.按會(huì)議的規(guī)模劃分：小型會(huì)議、中型會(huì) 議、大型會(huì)議、特大型會(huì)2.按會(huì)議內(nèi)容劃分：綜合性會(huì)議、專題性會(huì)議。3.按會(huì)議的性質(zhì)劃分：決策性會(huì)議（代表性會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)）、非決策性會(huì)議日常辦公會(huì)議、咨詢性會(huì)議、總結(jié)交流會(huì)、洽談?wù)勁行詴?huì)議、進(jìn)修培訓(xùn)會(huì)、慶典性會(huì)議、商品展示和推介性會(huì)議）。4.按會(huì)議所跨的地域范圍劃分：國(guó)際性會(huì)議、全國(guó)性會(huì)議、地區(qū)性會(huì)議、部門性會(huì)議。5.按會(huì)議的目的劃分：說明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問題會(huì)議、溝通協(xié)調(diào)會(huì)議、創(chuàng)意會(huì)議。6.按會(huì)議的形式劃分：圓桌會(huì)議、公開討論會(huì)議、代表人會(huì)議、演講型討論會(huì)、小組討論會(huì)、議會(huì)型討論、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電信會(huì)議。7.按會(huì)議的職級(jí)劃分：股東會(huì)議、董事會(huì)、高級(jí)管理人員會(huì)議、中層管理人員會(huì)議、職工大會(huì)、部門會(huì)議。

3、通常出現(xiàn)下列情況時(shí)，需要及時(shí)開會(huì)

1、遇到危機(jī)突發(fā)事件，足以使目前工作停滯，需

要及時(shí)集體協(xié)商、處理；

2、一項(xiàng)決定或一項(xiàng)管理辦法的推出，非經(jīng)會(huì)議的形式不能產(chǎn)生法定效力；

3、事情較為緊急，有關(guān)人員采取逐層、分頭商議的辦法已經(jīng)不通；

4、采取會(huì)議的形式是將特定情況（內(nèi)容）向有關(guān)人員了解或告知的最快捷的方式；

5、需要統(tǒng)一思想，在思想領(lǐng)域已經(jīng)已經(jīng)引發(fā)爭(zhēng)執(zhí)，不能很好的貫徹工作，工作人員已無心工作。

4、會(huì)議效率不高的主要原因：

1、時(shí)間上的安排、使用不合理；

2、地點(diǎn)上的安排、使用不

合理；

3、開會(huì)對(duì)象選擇不夠精確；

4、主持人的能力較弱，不能控制會(huì)場(chǎng)；

5、開會(huì)的原因和目的不明確。

5、維護(hù)和保持狐疑嚴(yán)肅性和權(quán)威性的做法：

1、明確會(huì)議的議題、目的；

2、制定完善的會(huì)

議計(jì)劃、組織機(jī)構(gòu)；

3、準(zhǔn)備充分；

4、落實(shí)會(huì)議議程。

6、會(huì)議可以節(jié)儉的具體方面：

1、控制會(huì)議時(shí)間；

2、控制會(huì)議規(guī)模；

3、開支要精打細(xì)算；

4、目的務(wù)求明確。

7、會(huì)議籌劃者的主要任務(wù)：

1、制訂計(jì)劃，確定必須要做的事項(xiàng)以滿足會(huì)議的需要，并達(dá)

到會(huì)議預(yù)定的目標(biāo)；

2、制定會(huì)議議程；

3、了解可供使用的場(chǎng)所和設(shè)施情況；

4、選擇或提議合適的場(chǎng)所；

5、安排交通事宜；

6、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作人員的活動(dòng)；

7、招收、培訓(xùn)會(huì)務(wù)人員和廣告人員；

8、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算安排有關(guān)工作；

9、確定各項(xiàng)工作的時(shí)間安排；

10、視察選定的場(chǎng)所和設(shè)施；

11、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽(運(yùn)輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司)；

12、確定印刷公司；

13、安排食品、飲料有關(guān)事宜；

14、同會(huì)議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系。

15、其它

8、會(huì)議策劃的主要內(nèi)容歸納為“五個(gè)W，一個(gè)H、B、O”。（1）“Why”：即為什么開會(huì)，會(huì)議目標(biāo)是什么。（2）“Who”：就是指參加會(huì)議的人是“誰(shuí)”，即會(huì)議的組織者與參與者。（3）“What”：是指“什么”類型的會(huì)議。（4）“When”：是指“什么時(shí)候”舉行會(huì)議。（5）“Where”：是指在“什么地方”開會(huì)。（6）“How”：是指會(huì)議將“怎樣”進(jìn)行。

（7）“Budget”：是指會(huì)議預(yù)算的策劃。（8）“Others”：其他工作，主要是指會(huì)務(wù)工作的策劃。

9、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措途徑：（1）行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥（2）主辦者分擔(dān)（3）與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)

用（4）社會(huì)贊助（5）轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)。

10、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的的構(gòu)成（1）交通費(fèi)用（2）會(huì)議室費(fèi)用（3）住宿費(fèi)用（4）餐飲費(fèi)用（5）

旅游費(fèi)用（6）設(shè)備視聽費(fèi)用（7）宴請(qǐng)及演出費(fèi)用（8）培訓(xùn)費(fèi)或講演費(fèi)（9）預(yù)計(jì)外支出。

11、會(huì)議議程、日程和程序的關(guān)系：會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序都是關(guān)于會(huì)議活動(dòng)

先后順序的安排。它們之間的區(qū)別在于：

會(huì)議議程是整個(gè)會(huì)議活動(dòng)順序的總體安排，但不包括會(huì)議期間的輔助活動(dòng)，其特點(diǎn)是概括、明了；

會(huì)議日程是將各項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)(包括輔助活動(dòng))落實(shí)到單位時(shí)間，凡會(huì)期滿一天的會(huì)議都應(yīng)當(dāng)制定會(huì)議日程；

會(huì)議程序則是一次具體會(huì)議活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟，是會(huì)期較短、議題較少并且較為靈活的會(huì)議只需制定一份會(huì)議議程即可。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等一事為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。

12、會(huì)議通知的內(nèi)容：包括標(biāo)題、通知對(duì)象、正文、落款與日期四大項(xiàng)。正文主要包括

會(huì)議的背景、議題、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象等事項(xiàng)。

13、會(huì)前需準(zhǔn)備的會(huì)議材料種類：（1）會(huì)議的指導(dǎo)文件如上級(jí)下發(fā)的政策性和工作部署

性文件、上級(jí)指示文書、本次開會(huì)起因文書等。（2）會(huì)議的主題文件。如領(lǐng)導(dǎo)人講話稿、代表發(fā)言材料、經(jīng)驗(yàn)介紹材料等。（3）會(huì)議程序文件。包括議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序等。（4）會(huì)議參考文件。如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、與會(huì)代表來信和各類來訪等的書面材料。（5）會(huì)議管理文件。包括會(huì)議通知、開會(huì)須知、議事規(guī)則、證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理等。

14、講話稿的寫法，就內(nèi)容來講，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1、肯定會(huì)議的重要性；

2、評(píng)價(jià)過

去的工作；

3、點(diǎn)出當(dāng)前值得注意的問題；

4、指明今后的方向和目標(biāo)；

5、評(píng)價(jià)會(huì)議中心議題；

6、提出原則性的意見，向大會(huì)提出希望。

7、就形式來講應(yīng)分標(biāo)題、正文、結(jié)尾三部分。

15、會(huì)議報(bào)告的內(nèi)容主要包括：（1）標(biāo)題：可采用正、副標(biāo)題的形式(正標(biāo)題概括報(bào)告的中心內(nèi)容，副標(biāo)題標(biāo)出會(huì)議名稱，作者名稱置于其下)；或?qū)憺椤啊痢痢猎凇痢凉ぷ鲿?huì)議上所做的報(bào)告”。（2）成文日期：用圓括號(hào)標(biāo)于標(biāo)題之下(如作者單列，則標(biāo)于作者之下)。（3）稱謂：“各位代表”、“同志們”等。（4）正文：闡述會(huì)議的性質(zhì)、任務(wù)、意義；

總結(jié)過去的工作，提出當(dāng)前及今后的任務(wù)與方法措施，以及提請(qǐng)會(huì)議討論的問題并附自己的初步意見；通常以發(fā)出號(hào)召結(jié)束全文。

16、準(zhǔn)備會(huì)議材料的要求：1．秘書草擬會(huì)議所需要的文件目錄，向領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，開始

準(zhǔn)備。2．認(rèn)真校對(duì)會(huì)議文件3．按照與會(huì)人員名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋，在文件袋上填上與會(huì)者的姓名，并注明“會(huì)議文件”等字樣。將所有的資料統(tǒng)一放在文件袋中，發(fā)放給與會(huì)人員。分裝文件要認(rèn)真、細(xì)致，不能出現(xiàn)漏裝或重裝的情況。4．分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。5．一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會(huì)后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄或清退要求的說明。

17、準(zhǔn)備會(huì)議物品和設(shè)施：會(huì)議用品和設(shè)施的種類

1.常用文具。如筆、墨、紙、簿冊(cè)等常用文具。2.印刷設(shè)備。如打字機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。3.會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施。如桌椅、照明電器、通風(fēng)機(jī)、衛(wèi)生用具、安全通道、消防設(shè)施等等。4.會(huì)場(chǎng)裝飾用品。如花卉、旗幟、會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、標(biāo)語(yǔ)口號(hào)。5.視聽器材。如麥克風(fēng)、幻燈機(jī)、投影儀、黑(白)板、電子書寫板、攝像機(jī)、錄音機(jī)、磁帶、軟盤、光盤、同聲翻譯系統(tǒng)等等。6.通訊設(shè)施。如傳真機(jī)、電話機(jī)、電視機(jī)、計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的通訊網(wǎng)絡(luò)設(shè)施。7.交通工具。如大巴、小轎車等接送與會(huì)者的車輛。7.生活衛(wèi)生用品。如茶歇等。9.專門用品。如獎(jiǎng)品、證書、紀(jì)念品、投票箱等。

18、會(huì)議證件的作用：（1）表明會(huì)議期間各種人員的身份，便于接待和會(huì)場(chǎng)的管理。（2）

便于代表之間的相互辨認(rèn)和聯(lián)系、交流。（3）憑證出入會(huì)場(chǎng)，保證會(huì)議安全。（4）便于統(tǒng)計(jì)出席人數(shù)。（5）給與會(huì)者留作紀(jì)念。

19、會(huì)議證件上的內(nèi)容：1．會(huì)議名稱，必須寫全稱。2．會(huì)徽。3．姓名。4．照片。

5．證件種類，6．組別或代表團(tuán)名稱。7．證件編號(hào)，8．會(huì)議日期

20、證件設(shè)計(jì)注意事項(xiàng)：

1、內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼(先生、女

士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

2、在設(shè)計(jì)上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會(huì)者的不同身份。

3、重要的大型會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。為了便于辨認(rèn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)各種人員的身份，同一會(huì)議的不同證件應(yīng)當(dāng)用不同的顏色和字體相區(qū)別。

4、姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)適用美觀大方。

5、姓名卡片在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放，并在主席臺(tái)等必要的地方放置臺(tái)簽式姓名卡片。

6、會(huì)議證件的設(shè)計(jì)格調(diào)要與會(huì)議的性質(zhì)和氣氛相適應(yīng)。例如，慶祝會(huì)、代表大會(huì)的代表證可以采用紅色襯底，以體現(xiàn)喜慶的氣氛，學(xué)術(shù)性會(huì)議可以采用藍(lán)色襯底。

7、涉外會(huì)議證件可用中文和外文兩種文字，外文排在中文下方。

21、會(huì)場(chǎng)布置的意義：會(huì)場(chǎng)布置是否合理，對(duì)于會(huì)議的成功與否具有很大的影響。會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)和大小是否合適，設(shè)施是否齊全，會(huì)場(chǎng)的布局是否合理，會(huì)場(chǎng)營(yíng)造的氣氛是否與會(huì)議主題內(nèi)容一致，對(duì)會(huì)議效果會(huì)產(chǎn)生直接的影響。所以，組織會(huì)議的秘書人員必須重視會(huì)場(chǎng)的布置。

22、會(huì)場(chǎng)布置的內(nèi)容：1.會(huì)場(chǎng)布置的形式：相對(duì)式、全圍式、半圍式、分散式2.安

排會(huì)議座次：橫排法、豎排法、左右排列法3.布置環(huán)境：色調(diào)、燈光、花卉、旗幟、標(biāo)語(yǔ)、氣味等。4.布置主席臺(tái)：主席臺(tái)座位、講臺(tái)、話筒、休息室、主席臺(tái)背景（會(huì)標(biāo)、會(huì)徽等）

23、會(huì)議接站、報(bào)到、簽到、引導(dǎo)工作的重要性：1.接站是跨地區(qū)、全國(guó)性和國(guó)際性

會(huì)議活動(dòng)接待工作的第一道環(huán)節(jié)。2.報(bào)到是會(huì)議秘書部門掌握與會(huì)人員準(zhǔn)確到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。3.簽到能保證會(huì)議順利進(jìn)行，按時(shí)召開；準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)，掌握與會(huì)人員情況。4.引導(dǎo)有利于會(huì)場(chǎng)內(nèi)外正常秩序的建立。

24、會(huì)議接站的工作：接站是跨地區(qū)、全國(guó)性和國(guó)際性會(huì)議活動(dòng)接待工作的第一道環(huán)節(jié)。

會(huì)議接站的工作主要有以下工作：

（1）確定迎接規(guī)格（2）做好接站準(zhǔn)備（3）豎立接待標(biāo)志（4）掌握抵達(dá)情況（5）介紹賓主雙方（6）安排與會(huì)人員上車

25、會(huì)議報(bào)到是針對(duì)需要集中住宿的大中型會(huì)議而言的，與會(huì)者報(bào)到時(shí)，秘書人員要做

好以下工作：

（1）查驗(yàn)證件，確認(rèn)與會(huì)者的參會(huì)資格。（2）請(qǐng)與會(huì)人填寫會(huì)議登記表。（3）分發(fā)會(huì)議文件、證件、文件袋等會(huì)議用品。（4）預(yù)收會(huì)務(wù)費(fèi)、食宿費(fèi)、資料費(fèi)等費(fèi)用，當(dāng)場(chǎng)開具收據(jù)。（5）安排與會(huì)者住宿。（6）制作會(huì)議通訊錄的依據(jù)，會(huì)議結(jié)束前發(fā)給與會(huì)人員。

26、會(huì)議簽到有以下作用：（1）便于統(tǒng)計(jì)實(shí)到人數(shù)，以確定法定性會(huì)議的有效性。（2）

檢查缺席情況，以便及時(shí)通知有關(guān)人員到會(huì)，或通知缺席對(duì)象另行補(bǔ)會(huì)。（3）慶典儀式、紀(jì)念性和追悼性會(huì)議活動(dòng)的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀(jì)念。（4）與會(huì)者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會(huì)議活動(dòng)的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會(huì)議上，簽到還是一種法律行為。

27、報(bào)道和簽到的聯(lián)系與區(qū)別：聯(lián)系：都是指與會(huì)者到達(dá)會(huì)場(chǎng)時(shí)應(yīng)辦理的手續(xù)。會(huì)期較

短的會(huì)議，一般只辦理簽到；會(huì)期較長(zhǎng)，并且需要集中接待的會(huì)議，與會(huì)者不僅要簽到，還有辦理報(bào)道手續(xù)。區(qū)別：報(bào)道是指與會(huì)者到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)時(shí)辦理的登記注冊(cè)手續(xù)，但不代表每一項(xiàng)活動(dòng)和會(huì)議都參加；簽到則是與會(huì)者參與了本次會(huì)議或活動(dòng)。

28、會(huì)議記錄的作用：會(huì)議記錄是記載會(huì)議基本情況的文字材料，是日后工作中可供查

考的憑證。它可以為檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會(huì)議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，不僅直接影響著據(jù)此形成的有關(guān)公文（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)）的質(zhì)量，而且會(huì)影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì)議記錄工作。

29、做好會(huì)議記錄準(zhǔn)備工作：

1、準(zhǔn)備足夠的鋼筆、圓珠筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

2、準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶或錄音筆來補(bǔ)充手工記錄。

3、要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和事實(shí)時(shí)隨時(shí)使用。

4、提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，了解與會(huì)人員的座位圖，便于識(shí)別會(huì)議上的發(fā)言者。

5、在利用錄音機(jī)（筆）的同時(shí)，必須手工記錄，可以防止錄音機(jī)中途出故障。

30、會(huì)議記錄的重點(diǎn)：

1、會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；

2、會(huì)議

討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

3、權(quán)威人士或代表人物的言論；

4、會(huì)議開

始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

5、會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；

6、對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

31、會(huì)議記錄的方法：（1）根據(jù)需要，采取詳記和略記相結(jié)合的方法。（2）漏記之處，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音磁帶修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做出簡(jiǎn)要的解釋。（3）與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

32、獲取會(huì)議信息的渠道：

1、各種會(huì)議記錄，如主席團(tuán)會(huì)議記錄、團(tuán)長(zhǎng)會(huì)議記錄、分

組會(huì)議記錄等。

2、召集各團(tuán)組聯(lián)絡(luò)員碰頭會(huì)，匯總情況。

3、收集代表的提案、發(fā)言稿、書面建議等。

4、統(tǒng)計(jì)分析與會(huì)者的簽到、報(bào)到信息。

33、會(huì)議期間安排旅游、娛樂活動(dòng)的意義：任何一個(gè)成功的會(huì)議都需要有休閑活動(dòng)安排，一方面使會(huì)議有張有弛，促進(jìn)會(huì)議成功；另一方面，為與會(huì)者增加溝通的機(jī)會(huì)，加強(qiáng)交流。

34、會(huì)議期間陪同服務(wù)的意義：

1、表達(dá)尊重和友好

2、便于溝通和交流

3、提供方便

和保障。

35、會(huì)議餐飲主要作用有：

（1）禮儀作用。如東道主舉行歡迎宴會(huì)、客人答謝宴會(huì)等。（2）溝通作用。賓主雙方利用宴會(huì)的場(chǎng)合和機(jī)會(huì)，溝通信息、交換意見、商談工作、發(fā)表演講，是當(dāng)前宴會(huì)活動(dòng)的一個(gè)重要特點(diǎn)。（3）招待慶賀作用。（4）融洽感情作用。

36、宴會(huì)的準(zhǔn)備

1、：確定宴請(qǐng)對(duì)象

2、確定邀請(qǐng)范圍

3、確定宴會(huì)規(guī)格和形式

4、確定

宴會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)

5、確定主持人和致辭人

6、發(fā)出邀請(qǐng)

7、擬定菜單

8、宴會(huì)廳的布置

9、合理安排桌次和座次。

37、會(huì)議交通服務(wù)的意義：會(huì)議交通服務(wù)是對(duì)會(huì)議車輛進(jìn)行科學(xué)調(diào)配以保證會(huì)議用車的工作。它直接關(guān)系到與會(huì)人員的集體活動(dòng)、會(huì)議組織的工作需要、特殊用車的批準(zhǔn)使用，應(yīng)引起會(huì)議工作人員的高度重視，否則就不能保證重點(diǎn)，滿足需要，可能貽誤會(huì)議的正?；顒?dòng)，甚至造成開不成會(huì)的嚴(yán)重后果。

38、會(huì)議交通服務(wù)的主要內(nèi)容：

1、籌齊會(huì)議用車

2、擬定會(huì)議用車制度和紀(jì)律

3、合理

調(diào)度會(huì)議用車

4、確保會(huì)議進(jìn)程按計(jì)劃實(shí)施

5、對(duì)駕駛?cè)藛T的管理

6、對(duì)車輛的維修

7、保養(yǎng)及汽油供應(yīng)

8、意外事故的應(yīng)急處理措施等。

39、送別會(huì)議代表的主要內(nèi)容：（1）結(jié)清會(huì)務(wù)費(fèi)用：餐費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等。（2）分

發(fā)回程票：火車票、機(jī)票、船票等。（3）安排車輛送站：小面包車、普通中巴、大巴、旅游客車等。（4）安排領(lǐng)導(dǎo)、專人送客：握手告別，臉呈微笑送至大門外、電梯口或車門口。

40、會(huì)議文件的內(nèi)容：會(huì)議文件包括會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議正式文件和

參閱文件、會(huì)議總結(jié)等。主要工作包括以下幾項(xiàng)：1.整理分發(fā)會(huì)議記錄。2.形成大會(huì)決議、簡(jiǎn)報(bào)或紀(jì)要3.寫總結(jié)向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況4.收全會(huì)議材料，匯編會(huì)議文件，并分類、立卷、歸檔（四點(diǎn)）

41、會(huì)議評(píng)估的常用方法：1．定量和定性評(píng)估方法2．問卷調(diào)查評(píng)估方法 3．資料的收集與處理方法 4．資料的分析方法。

第三篇：會(huì)議組織與管理

導(dǎo)航

通過學(xué)習(xí)，你將能夠： ● 了解和正確認(rèn)知會(huì)議；

● 掌握保障會(huì)議成功舉辦的準(zhǔn)備工作； ● 了解大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃情況。

會(huì)議組織與活動(dòng)管理

一、會(huì)議的正確認(rèn)知

1.會(huì)議的現(xiàn)狀

研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時(shí)間在開會(huì)，而會(huì)議議題達(dá)成一致和通過認(rèn)可的卻很少。由于會(huì)議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計(jì)劃內(nèi)的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關(guān)會(huì)議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會(huì)，大會(huì)接小會(huì)，神經(jīng)快崩潰；上午有早會(huì)，下午有午會(huì)，下班不能走，還要開晚會(huì)；每周開周會(huì)，每月有月會(huì)，隨時(shí)檢討會(huì)，年底是年會(huì)?！?/p>

大多數(shù)企業(yè)認(rèn)為，通過會(huì)議的效率和會(huì)后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全球每天要舉行數(shù)百萬(wàn)次會(huì)議，例如英國(guó)每天有4000000小時(shí)被用于會(huì)議；美國(guó)平均每天舉行1100萬(wàn)次會(huì)議；經(jīng)理們花費(fèi)在會(huì)議上的時(shí)間占工作時(shí)間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評(píng)論》通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每個(gè)主管每天用于正式會(huì)議的時(shí)間為3.5小時(shí)，非正式會(huì)議的時(shí)間為1小時(shí)。

通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會(huì)議較多，部門員工不僅要出席會(huì)議、組織會(huì)議，更多的時(shí)間是策劃和安排會(huì)議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會(huì)于中國(guó)好比是騎自行車，全球數(shù)量最多，水平卻極差?！币虼耍髽I(yè)要想提高會(huì)議的成功率，很大程度上取決于成功的會(huì)前組織、籌劃和安排。

2.會(huì)議的重要性

會(huì)議的召開非常重要，大多數(shù)企業(yè)都是通過會(huì)議決定其基本走向，認(rèn)為召開會(huì)議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會(huì)議中制定和貫徹，通過會(huì)議可以解決和處理問題，但是由于會(huì)議水平有限，導(dǎo)致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費(fèi)在開會(huì)上的時(shí)間越來越多，召開會(huì)議的頻率也越來越高。

3.會(huì)議的定義

會(huì)議是由三個(gè)或三個(gè)以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對(duì)面的多向溝通。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了視頻會(huì)議，例如QQ群會(huì)議、MSN會(huì)議、甚至通過Skype也可以開會(huì)。然而視頻會(huì)議相比面對(duì)面會(huì)議具有特殊的要求，視頻會(huì)議需要大量的數(shù)據(jù)流、指定的會(huì)議地點(diǎn)且不能夠隨意更改、嚴(yán)格的會(huì)議時(shí)間和超強(qiáng)技術(shù)手段的支撐。

4.會(huì)議的作用

會(huì)議的作用主要包括：

第一，會(huì)議能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息； 第二，匯聚信息；

第三，解決問題，當(dāng)今會(huì)議不僅在提供信息方面出現(xiàn)問題，更是解決現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)的問題，通過會(huì)議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；

第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓(xùn)，也都是通過會(huì)議的形式傳遞； 第五，會(huì)議還可以為企業(yè)傳達(dá)指示、政策制度和精神；

第六，會(huì)議會(huì)為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領(lǐng)導(dǎo)往往通過盡可能多的召開會(huì)議，鞏固其在團(tuán)隊(duì)成員心目中的地位和作用。

5.會(huì)議的影響

會(huì)議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負(fù)面影響，會(huì)議不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)提供信息、解決問題，同時(shí)會(huì)議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效率的會(huì)議，還會(huì)帶來很多負(fù)面影響，在人員、成本、時(shí)間精力以及效率和品質(zhì)方面產(chǎn)生會(huì)議的波紋效應(yīng)。

所謂波紋效應(yīng)，是指兩個(gè)決策層將處理不了的問題，單獨(dú)拿出召集中層開會(huì)討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個(gè)更好的解決辦法，導(dǎo)致影響范圍越來越大、所花時(shí)間越來越長(zhǎng)，如同水中泛起的波紋一樣。

6.會(huì)議的頻率

不同會(huì)議召開的頻率不同：固定的部門會(huì)議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會(huì)議或員工大會(huì)的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會(huì)每三個(gè)月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會(huì)議要隨時(shí)召開。

7.會(huì)議的規(guī)模

根據(jù)會(huì)議的功能不同，會(huì)議人數(shù)有嚴(yán)格的限制。制定決策的會(huì)議，例如年底的務(wù)虛會(huì)是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關(guān)制度和戰(zhàn)略目標(biāo)召開的會(huì)議，一般人數(shù)比較少，限制在50人以內(nèi)，因?yàn)槿藬?shù)越少越容易達(dá)成共識(shí)；問題解決式的會(huì)議，人數(shù)不應(yīng)超過10個(gè)；培訓(xùn)式的會(huì)議，一般建議培訓(xùn)時(shí)是小班30個(gè)人以內(nèi)效果非常好；正式報(bào)告會(huì)議，比如員工大會(huì)進(jìn)行宣傳貫徹政策時(shí)人數(shù)越多越好。

8.會(huì)議的結(jié)構(gòu)

會(huì)議結(jié)構(gòu)與事務(wù)發(fā)生的結(jié)構(gòu)一樣，經(jīng)歷事前、事中和事后三個(gè)過程。事前

事前主要是會(huì)議的計(jì)劃、籌備和安排階段。

事中

事中是會(huì)議的召開階段，分為開場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、達(dá)成共識(shí)和結(jié)束會(huì)議。會(huì)議開場(chǎng)由主持人詳細(xì)介紹會(huì)議情況；擴(kuò)展是按照會(huì)議議題的順序逐一進(jìn)行討論的過程；回收是對(duì)每一個(gè)議題經(jīng)討論達(dá)成一致的結(jié)果，最后達(dá)成共識(shí)結(jié)束會(huì)議。

事后

事后則是會(huì)議的追蹤和反饋階段，許多會(huì)議的失敗和低效，是缺乏事后的追蹤和反饋。一般每次會(huì)議的結(jié)束一定是下次會(huì)議的開始，因此追蹤反饋通過會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。

9.會(huì)議的成本

會(huì)議的成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本。

時(shí)間成本

會(huì)議的時(shí)間成本是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，可以輕松計(jì)算。

直接會(huì)議成本

直接會(huì)議成本包括場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費(fèi)的成本。

效率損失成本

效率損失成本是由于開會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來的隱形損失。

會(huì)議的成本帶給會(huì)議籌劃者一個(gè)啟示：站在生意人的角度決定某些會(huì)議召開的必要性。

二、成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作

一個(gè)成功的會(huì)議在召開前需要做許多方面的準(zhǔn)備，其中包含會(huì)議政策、會(huì)議程序、會(huì)議文化和場(chǎng)外工夫的準(zhǔn)備。

1.會(huì)議政策

會(huì)議政策包含：

第一，尋找解決會(huì)議的其他方法； 第二，會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制； 第三，了解會(huì)議的目的； 第四，選擇適合的參會(huì)人員； 第五，合理安排會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；

第六，會(huì)議議題要到位，討論議題的順序要合理；

第七，強(qiáng)調(diào)該合起來召開的會(huì)議不分別召開，絕對(duì)不必召開的會(huì)議堅(jiān)決取消。一般企業(yè)在進(jìn)行會(huì)議籌劃前，需要考慮有無其他解決會(huì)議議題的方法，如果不開會(huì)可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進(jìn)行溝通，例如調(diào)研、問卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進(jìn)行溝通。

會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制是指將負(fù)責(zé)落實(shí)、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實(shí)到位。通常情況下，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)機(jī)制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實(shí)執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會(huì)議之前要達(dá)到的會(huì)議目的和功能，一般來說，會(huì)議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓(xùn)練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會(huì)人員。而且會(huì)議中只有選擇合適的參會(huì)人員，才能夠達(dá)到會(huì)議的預(yù)期效果。

2.會(huì)議程序

企業(yè)在安排會(huì)議程序時(shí)，需要注意會(huì)議的主題與目標(biāo)、會(huì)議形式、具體議程、參會(huì)人員、召開時(shí)間與地點(diǎn)、預(yù)期結(jié)論、會(huì)議文件準(zhǔn)備和發(fā)放及工作分配落實(shí)等方面內(nèi)容。

會(huì)議的主題、目標(biāo)、形式

會(huì)議的目標(biāo)和主題要清晰，考慮會(huì)議的形式要合理。

咨詢式會(huì)議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會(huì)議；責(zé)任交付式會(huì)議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報(bào)式會(huì)議，公司或部門的參會(huì)者提報(bào)需要討論的提案或議題，然后進(jìn)行開場(chǎng)、擴(kuò)展、回收、結(jié)束和總結(jié)。

會(huì)議具體議程

談?wù)摃?huì)議議程時(shí)經(jīng)常會(huì)談到議題、議程和日程。議題。議題是要議論的話題或主題。

議程。議程是將議題按一定的排放順序以及時(shí)間順序安排。

日程。日程是整個(gè)議題的討論順序和整體的時(shí)間安排，包括一天中將所做事項(xiàng)列出詳細(xì)的表格。

許多會(huì)議不僅討論一個(gè)議題，更多時(shí)候?yàn)樘岣邥?huì)議效率可能討論很多議題，然而不同議題有一定的順序安排，需要遵循一定的原則。

議題排位順序的原則 議題排位順序的原則主要包括：

第一，排放議題時(shí)遵循由重到輕的原則，重要的議題安排在前；

第二，討論議題時(shí)遵循先易后難的原則，將容易的議題放在會(huì)議開始進(jìn)行討論； 第三，敏感尖銳問題要放在會(huì)議最后階段討論，比如銷售政策和制度、人事安排和任免及獎(jiǎng)金薪酬的發(fā)放和確定等敏感問題，如果事先討論這些敏感尖銳的問題，容易產(chǎn)生與會(huì)人員的爭(zhēng)論和矛盾，導(dǎo)致會(huì)議氛圍受到影響和破壞而無法使得會(huì)議延續(xù)；

第四，討論議題還可以按照時(shí)間的緊急程度先急后緩，也可以按照議題的相關(guān)性安排，例如某個(gè)議題需要某些人參與則提前討論，然后可以離開會(huì)場(chǎng)，剩下尖銳的問題再小范圍討論。人的選擇需要遵循的原則

任何會(huì)議無論是會(huì)議的主題和內(nèi)容如何，人員的選擇要遵照三個(gè)原則：

第一，知情人必須到場(chǎng)原則，了解事情的具體起因、發(fā)生經(jīng)過和結(jié)果的人必須到場(chǎng)； 第二，決策人必須到場(chǎng)原則，決策人不到場(chǎng)，往往導(dǎo)致企業(yè)會(huì)議經(jīng)常是議題決而不議、議而不決；

第三，重大關(guān)系人必須到場(chǎng)原則，重大關(guān)系人是具體的執(zhí)行者，不僅需要知情還需要具體的落實(shí)和展開工作。

會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)選擇

關(guān)于會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)的選取也有一定的要求。

時(shí)間。影響重要會(huì)議的時(shí)間因素，首先是決策人的時(shí)間必須要保證，其次避開公司重要活動(dòng)或慶典，最后避開放假和收假時(shí)間。

地點(diǎn)。會(huì)議地點(diǎn)選取一定關(guān)乎到會(huì)議的整體討論議題、規(guī)格和涉及的人員，會(huì)議談?wù)摰膯栴}非常保密而且不愿受到干擾，因此，小型會(huì)議在公司內(nèi)部的辦公室，或者大型公司的會(huì)議室召開即可；而大型會(huì)議則可能需要選擇外部的一些會(huì)議中心。

會(huì)議座次安排

會(huì)議召開時(shí)，座次的安排同樣有講究，如果會(huì)議的召開或宴請(qǐng)中沒設(shè)群眾席，則右邊永遠(yuǎn)是尊位；相反如果設(shè)有群眾席則左邊為尊位，主席臺(tái)是以左為上。

圖1 會(huì)議座次安排（奇數(shù)）

圖2 會(huì)議座次安排（偶數(shù)）

當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)居中，2號(hào)在1號(hào)左手邊，3號(hào)排右手邊，其他依次排列，如圖1所示；當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，座次安排如圖2所示。

會(huì)議可能的結(jié)論

會(huì)議可能形成的結(jié)論比較多，一般是由會(huì)議紀(jì)要來記錄。

會(huì)議文件準(zhǔn)備

會(huì)議所需文件的內(nèi)容更多，比如會(huì)議通知、事前事中事后的一些文字內(nèi)容，因此文件準(zhǔn)備和發(fā)放工作同樣不容忽視。

3.會(huì)議文化

會(huì)議文化包括會(huì)前各種各樣會(huì)議資源的準(zhǔn)備、管理過程中對(duì)事中的監(jiān)控、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品的產(chǎn)出和團(tuán)隊(duì)的氛圍、士氣、會(huì)議紀(jì)要（記錄）、效率目標(biāo)。

4.場(chǎng)外工夫

場(chǎng)外工夫是指成功的會(huì)議形成的是一個(gè)不斷“PDCA”的過程，即溝通、協(xié)調(diào)、精心的過程。高效的會(huì)議特點(diǎn)是“會(huì)而有議，議而有決，決而能行，行必有果”；相對(duì)應(yīng)低效會(huì)議的特點(diǎn)有“會(huì)而不議，議而不行，行而不決，決未必有果”

要點(diǎn)提示

保證會(huì)議成功的準(zhǔn)備工作包括： ① 會(huì)議政策； ② 會(huì)議程序； ③ 會(huì)議文化； ④ 場(chǎng)外工夫。

三、大型會(huì)議活動(dòng)的組織和策劃 一般常用的大型會(huì)議有簽字儀式、慶典活動(dòng)和新聞發(fā)布會(huì)。

1.簽字儀式

簽字儀式是特殊類型的會(huì)議形式，主要是人員的準(zhǔn)備和禮儀的準(zhǔn)備。

人員準(zhǔn)備

人員準(zhǔn)備是指簽字人、助理簽字人、嘉賓、主持人、群眾和媒體的確定。

禮儀準(zhǔn)本

禮儀準(zhǔn)備往往由簽字、交換文本和合影三個(gè)環(huán)節(jié)組成。如果簽字儀式有外方參加，禮儀的準(zhǔn)備則需要增加考慮國(guó)旗的懸掛及座次的安排。

2.慶典活動(dòng)

慶典更多的時(shí)候需要考慮主持人、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)、致辭人和群眾，慶典一般要安排大型的文藝演出和參觀游覽活動(dòng)。例如，公司在成立五年、十年或五十年時(shí)，一般都會(huì)有大型的慶典，首先選擇主持人，然后剪彩，之后是文藝演出階段，最后組織相關(guān)人員游覽參觀和購(gòu)買禮品。

3.新聞發(fā)布會(huì)

隨著溝通信息越來越透明，新聞發(fā)布會(huì)這種會(huì)議形式，也越來越多被認(rèn)可，不僅是政府機(jī)關(guān)而且企業(yè)也能夠召開。

新聞發(fā)布會(huì)的關(guān)鍵是人選和文稿的準(zhǔn)備：

人選

人選主要是主持人、信息披露人和媒體記者的確認(rèn)。

文稿

文稿包括硬文稿和軟文稿，需要提前準(zhǔn)備，然后跟記者溝通，使其按照準(zhǔn)備好的文稿內(nèi)容進(jìn)行播報(bào)和播放

第四篇：組織會(huì)議活動(dòng)類

組織會(huì)議活動(dòng)類

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”合理的規(guī)劃將幫助自己順利完成此類工作，因此

第一要制定方案比如活動(dòng)主題、方式、時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、費(fèi)用預(yù)算、程序安排等。

第二對(duì)方案的論證，征求各方意見，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，由領(lǐng)導(dǎo)定奪。第三按照計(jì)劃實(shí)施，人員分組分工，任務(wù)的分配等。

第四注意計(jì)劃執(zhí)行過程中及時(shí)溝通各方情況進(jìn)行協(xié)調(diào)，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)原方案中的問題并糾正。

第五對(duì)整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行回顧，并總結(jié)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，形成的文件進(jìn)行存檔?；卮鹜戤?/p>

第五篇：如何組織會(huì)議活動(dòng)

會(huì)前準(zhǔn)備

在領(lǐng)導(dǎo)確定了會(huì)議諸要素以后，頂尖秘書就應(yīng)著手做準(zhǔn)備工作了。會(huì)前準(zhǔn)備很重要，不允許有絲毫的疏漏差錯(cuò)。會(huì)前準(zhǔn)備充分是會(huì)議成功的保證。

會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算

開會(huì)需要?jiǎng)佑萌肆?、物力、?cái)力，又往往占用一些工作、生產(chǎn)時(shí)間。為了使開會(huì)與日常工作、生產(chǎn)互相結(jié)合、促進(jìn)，而不是互相沖突、抵耗，會(huì)議必須要有計(jì)劃。開會(huì)也是一種投入與產(chǎn)出，盡管投人往往是有形的，產(chǎn)出往往是無形的，但總是以最少的投人爭(zhēng)取最大的產(chǎn)出。因此，會(huì)議應(yīng)該計(jì)算成本，作出預(yù)算，包括在會(huì)議計(jì)劃之中。

(1)會(huì)議計(jì)劃。

會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的目的和任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，即會(huì)議六要素的具體化。

其次會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動(dòng)?！?/p>

再次決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。

會(huì)議計(jì)劃由秘書制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計(jì)劃執(zhí)行。

機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部的小型會(huì)議也應(yīng)有計(jì)劃，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門的會(huì)議至少應(yīng)提前一星期報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計(jì)劃地參加部門會(huì)議，有利于全局工作的順利開展。

(2)會(huì)議成本預(yù)算。

有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。會(huì)議成本包括兩部分：

①“顯性成本”。

即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來的，又是直接消費(fèi)的。

②“隱性成本”。

即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。它的含義是這樣的：一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的8倍，參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備，會(huì)后又有用于思考、回憶的時(shí)間，所以還要乘以2。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本=X+2J×N×T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間(小時(shí))。

所以，召開一個(gè)百人左右、跨地區(qū)的、會(huì)期3至5天的中型會(huì)議，其會(huì)議成本總數(shù)將達(dá)到幾萬(wàn)元甚至幾十萬(wàn)元。有些國(guó)家、有些大企業(yè)每次開會(huì)總把會(huì)議成本預(yù)算表貼在會(huì)議室的門口，讓每個(gè)與會(huì)者一進(jìn)門就知道這次會(huì)議要花費(fèi)多少代價(jià)，從而共同努力提高會(huì)議的效率。因此，一些目標(biāo)、效果不十分明顯的會(huì)議應(yīng)當(dāng)少開或不開。頂尖秘書雖無決定權(quán)，但應(yīng)有清醒的頭腦、正確的態(tài)度?？梢蕴岢鲎约旱囊庖?。

文件準(zhǔn)備較重要的會(huì)議頂尖秘書都需要事先準(zhǔn)備文件

會(huì)議文件有兩大類：

一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料。如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計(jì)劃。以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。這類文件有些在會(huì)議結(jié)束后不能讓與會(huì)人員帶走，秘書應(yīng)做好回收工作。

另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件。如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定、會(huì)議紀(jì)要、閉幕詞、會(huì)議總結(jié)等。其中，開幕詞、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)?，其他文件則在會(huì)議過程中或會(huì)議結(jié)束時(shí)形成。

這類文件可以讓與會(huì)人員帶走，作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá)、貫徹之用。

(1)開幕詞。

開幕詞是會(huì)議開始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡(jiǎn)短。內(nèi)容大體包括三方面：

①對(duì)來賓和與會(huì)人員表示歡迎。

②對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡(jiǎn)要介紹。

③預(yù)祝會(huì)議成功。

(2)工作報(bào)告。

工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)的回顧與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃、預(yù)算、部署或展望。工作報(bào)告既要全面，又要重點(diǎn)突出。篇幅一般較長(zhǎng)，幾千字到幾萬(wàn)字不等，視內(nèi)容而定。

(3)發(fā)言稿。

這里指的是除工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報(bào)告那樣面面俱到，而應(yīng)是背景介紹，或是財(cái)政開支，或是人事管理，或是專業(yè)背景，或是會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))關(guān)心的其他問題。等等。有些會(huì)議對(duì)發(fā)言時(shí)間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長(zhǎng)。發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。

(4)其他會(huì)議文書。

除此三文件之外，頂尖秘書還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。

(5)會(huì)議文件的準(zhǔn)備程序。

一般先由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、目標(biāo)的要求確定要點(diǎn)，授意給秘書。頂尖秘書按照領(lǐng)導(dǎo)授意，收集資料，寫成初稿，呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱。領(lǐng)導(dǎo)審閱后提出意見，交回給秘書修改，或是自己修改。頂尖。秘書修改后再次呈給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā)。秘書或文員將簽發(fā)的文稿打印、裝訂成正式文件。其程序如下：

會(huì)議準(zhǔn)備

對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室有方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形等。會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無主次之分。大中型會(huì)議則安排在會(huì)議廳，扇形會(huì)議廳比長(zhǎng)方形的效果要好。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌面。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺(tái)不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。研討會(huì)、座談會(huì)可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會(huì)者原桌發(fā)言和多向交流。會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過大，不如偏小。會(huì)場(chǎng)過大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會(huì)議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。

工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會(huì)議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。

(2)主席臺(tái)席位。

重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。

第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。

會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器 的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

(4）其他準(zhǔn)備。

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。

會(huì)議議程、程序的擬定

(1)議程。

會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。若有多個(gè)議題，頂尖秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。

(2)程序。

會(huì)議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目，如宣布會(huì)議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會(huì)議結(jié)束等。把第一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。

(3)日程表與作息時(shí)間表。

會(huì)期超過一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。

①日程表。

即將會(huì)議的全部?jī)?nèi)容(包括參觀和文娛活動(dòng))分解安排在會(huì)期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時(shí)數(shù)(幾點(diǎn)至幾點(diǎn))內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)，制成表格。

②作息時(shí)間表。

即將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時(shí)令特征等因素。

會(huì)議議程、程序、日程表、作息時(shí)間表的擬定，體現(xiàn)出會(huì)議準(zhǔn)備的充分和計(jì)劃的嚴(yán)密，可以使與會(huì)人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù)，使會(huì)議有條不紊地進(jìn)行，這是會(huì)議(出處:中國(guó)會(huì)展教育網(wǎng))成功的必要保證。

會(huì)議通知的發(fā)送

會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)

信。

會(huì)議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：

①會(huì)議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期，地點(diǎn)(會(huì)址)。

②會(huì)議名稱和主要議題。

③參加對(duì)象。

④須作什么準(zhǔn)備。

⑤報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等。

⑥召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。

邀請(qǐng)性會(huì)議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附加回執(zhí)。

回執(zhí)中需有下列內(nèi)容：

①受邀請(qǐng)者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。

②是否參加會(huì)議。

③預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn)。

④提交論文題目或資料名稱。

⑤回程車船機(jī)票登記等。

會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或請(qǐng)柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

附回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對(duì)方遺忘