第一篇：會(huì)議公司會(huì)議組織策劃接待會(huì)議流程

會(huì)議策劃組織

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1、確定會(huì)議是否必要。能否通過(guò)其他方式使會(huì)議準(zhǔn)備解決的問(wèn)題更有效地獲得解決？

2、確定會(huì)議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會(huì)議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動(dòng)方案？

3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會(huì)議目的有關(guān)的項(xiàng)目。依重要程度進(jìn)行項(xiàng)目排序。把有關(guān)項(xiàng)目歸并為一組.限定每個(gè)項(xiàng)目的商議時(shí)間。

4、收集所有與會(huì)議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。如果太長(zhǎng)、太多，將其要點(diǎn)摘錄出來(lái)。

5、會(huì)前將會(huì)議議事日程和整理好的文件在與會(huì)人中間傳閱。

6、根據(jù)要討論的問(wèn)題限定與會(huì)人員。

7、在正式開(kāi)會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡(jiǎn)要告訴大家。

二、會(huì)議期間控制

1、敘述會(huì)議的目的。

2、核對(duì)并記錄與會(huì)者。

3、根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會(huì)者的意見(jiàn)。

4、給每一個(gè)人表述自己意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。

5、控制討論過(guò)程。如果發(fā)生與論題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。

6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見(jiàn)解時(shí)，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。

7、堅(jiān)持預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。

8、在每個(gè)項(xiàng)目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。

9、在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會(huì)議。

10、確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。

三、會(huì)后工作

1、在與會(huì)和未與會(huì)的人中間傳閱會(huì)議記錄。會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會(huì)議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動(dòng)的責(zé)任人姓名、時(shí)間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會(huì)議的日期和時(shí)間。

2、根據(jù)會(huì)議，對(duì)執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

會(huì)議接待流程23條

會(huì)前工作：

1、與會(huì)議主辦者洽談。

2、向會(huì)議主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。

3、邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所。

4、與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。

5、與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。

6、確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。

7、在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。

8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）

會(huì)中工作：

9、機(jī)場(chǎng)、碼頭、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。

10、會(huì)議酒店現(xiàn)場(chǎng)：會(huì)議秘書分發(fā)會(huì)議資料，來(lái)客接待。

11、會(huì)議秘書協(xié)助會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)的會(huì)務(wù)服務(wù)。

12、會(huì)議秘書在會(huì)議接待（報(bào)到）處協(xié)助會(huì)務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會(huì)議禮品及房間派送水果等會(huì)務(wù)工作。

13、確認(rèn)用餐時(shí)間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

14、提前確認(rèn)會(huì)議代表（客戶）的娛樂(lè)項(xiàng)目、娛樂(lè)場(chǎng)所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。

15、確認(rèn)旅游公司為該會(huì)議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購(gòu)、娛安排事宜（日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排）。

16、確認(rèn)并保障會(huì)議期間會(huì)場(chǎng)防盜、消防等安全工作、參會(huì)代表的人、財(cái)、物等安全工作。

17、確認(rèn)特殊客人（含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等）的安排及接待工作。

18、協(xié)調(diào)會(huì)議期間的交通工具的安排。

19、代辦會(huì)議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。

會(huì)后工作：

20、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。

21、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。

22、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。

23、歡送代表工作。

第二篇：會(huì)議接待流程

會(huì)議接待流程

基本信息

? 中文名稱 會(huì)議接待流程

? 外文名稱

Conference reception process ? 提供

由主辦單位提供

? 設(shè)備

桌椅、名牌、音響設(shè)備

1會(huì)議資料準(zhǔn)備 4人員安排 7會(huì)議報(bào)到 目錄 2設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備 5發(fā)票的開(kāi)據(jù) 8會(huì)議期間

3會(huì)前準(zhǔn)備工作 6會(huì)議接站 9會(huì)議結(jié)束工作

會(huì)議資料準(zhǔn)備

1:會(huì)議資料:由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)

人數(shù)印刷。

2:會(huì)議資料(主辦單位提供)3:領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿(主辦單位提供)4:《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。5:項(xiàng)目執(zhí)行情況資料(主辦單位提供)6:展板所屬圖片(主辦單位提供)7:廣告牌設(shè)計(jì)稿 8:歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo) 9:會(huì)議禮品(按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備)10:會(huì)議代表證

設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1.桌椅、名牌(現(xiàn)代高檔會(huì)議室用桌面智能終端取代傳統(tǒng)名牌)、茶水

桌椅是最基本的設(shè)備，可以根據(jù)會(huì)議的需要擺成圓桌型或報(bào)告型，如果參加會(huì)議的人數(shù)較多，一般應(yīng)采用報(bào)告型，不需要準(zhǔn)備座位牌，如果參加會(huì)議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì)人員方便就座。但是為了提高會(huì)議的檔次及滿足現(xiàn)代會(huì)議的需要，一般采用能重復(fù)使用的桌面智能終端，推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程，真正體現(xiàn)綠色會(huì)議，智能會(huì)議的需要。

會(huì)議上的茶水飲料最好準(zhǔn)備礦泉水，因?yàn)槊總€(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。2.簽到簿、名冊(cè)、會(huì)議議程

簽到簿的作用是幫助了解到會(huì)人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì)議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì)議組織者根據(jù)簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊(cè)可以方便會(huì)議的主席和與會(huì)人員盡快地掌握各位參加會(huì)議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。3.黑板、白板、筆

在有的場(chǎng)合，與會(huì)人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。4.各種視聽(tīng)器材

現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設(shè)備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì)議前，必須先檢查各種設(shè)備是否能正常使用，如果要用幻燈機(jī)，則需要提前做好幻燈片。錄音機(jī)和攝像機(jī)能夠把會(huì)議的過(guò)程和內(nèi)容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì)議的結(jié)論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準(zhǔn)備一臺(tái)小型的影印機(jī)或打印機(jī)。5.資料、樣品

如果會(huì)議屬于業(yè)務(wù)匯報(bào)或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結(jié)合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì)深刻得多。6.會(huì)標(biāo)、背景板、展板

會(huì)標(biāo)一般指會(huì)議名稱和會(huì)議標(biāo)語(yǔ)橫幅。

為強(qiáng)化會(huì)議效果，許多會(huì)議將會(huì)標(biāo)美化、渲染為會(huì)議背景板(采用噴繪畫面)，特別是一些特殊的如黨代會(huì)等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會(huì)議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。但采用噴繪寫真畫面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫真畫面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì)議分為，對(duì)與會(huì)者，尤其是主席臺(tái)就坐人員身體健康不利。

會(huì)前準(zhǔn)備工作

1:根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(會(huì)標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排)按部落實(shí)到位。2:據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。

4:提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5:與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全 隱患的發(fā)生。

6:醫(yī)療保障，配備醫(yī)療人員，解決突發(fā)事件。提前購(gòu)買常備藥品，種類包括:感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O(shè)備包括:體溫表、聽(tīng)診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫(yī)。7:在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。四:會(huì)議其它費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算

1:代表證2:廣告牌3:展板4:用車5:宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)6:水果7:紀(jì)念品8:資料打印、復(fù)印9:照相、攝像10:其它 人員安排

1:根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員(至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室)2:會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù) 3:攝影組:根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員

4:車輛小組:根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如:專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見(jiàn)等活動(dòng)的車輛。

5:旅游接待小組:根據(jù)參加考察人數(shù)安排每車一位優(yōu)秀導(dǎo)游，負(fù)責(zé)代表的服務(wù) 6:生活小組:此小組負(fù)責(zé)會(huì)議用餐的時(shí)間、人數(shù)及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì)議期間的生活服務(wù)

發(fā)票的開(kāi)據(jù)

在會(huì)議前通知上注明由我方承辦、會(huì)議期間我方根據(jù)代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

會(huì)議接站

會(huì)議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場(chǎng)設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處?；疖囌净蛘唢w機(jī)場(chǎng)設(shè)一塊醒目接站牌。

會(huì)議報(bào)到

1:在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”

2:報(bào)到登記時(shí)，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號(hào)碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號(hào)、考察線路等。

3:提醒代表貴重品免費(fèi)寄存總臺(tái)、保管好個(gè)人財(cái)物，耐心、細(xì)致地解說(shuō)會(huì)議報(bào)到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。

4:根據(jù)會(huì)務(wù)組要求傳達(dá)通知、指示，準(zhǔn)確發(fā)放會(huì)議資料、紀(jì)念品、餐券、考察乘車券 5:代表報(bào)到后，由行李員引導(dǎo)入住，同時(shí)辦理行李寄存 6:當(dāng)天打印會(huì)議通訊錄并與會(huì)務(wù)老師校對(duì)，及時(shí)發(fā)給代表 7:會(huì)務(wù)組24小時(shí)有專職會(huì)議，隨時(shí)接待安排參會(huì)代表

會(huì)議期間

1:要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)

2:準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì)議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，確保會(huì)議正常進(jìn)行

3:會(huì)議室布置情況落實(shí)

4:安排好旅游選種、落實(shí)返程機(jī)、車票的登記

5:及時(shí)統(tǒng)計(jì)票務(wù)預(yù)訂情況、考察人數(shù)、行程立即同旅行社計(jì)調(diào)反饋 6:與酒店公司財(cái)務(wù)人員協(xié)調(diào)好票據(jù)的開(kāi)取

7:準(zhǔn)備統(tǒng)計(jì)返程的人數(shù)、時(shí)間、日期、確定代表返程

會(huì)議結(jié)束工作

1:會(huì)議結(jié)算

1:我向會(huì)務(wù)給出書面報(bào)告，交會(huì)務(wù)組審核。并列《會(huì)議結(jié)算清單》，包括此會(huì)議的實(shí)際人數(shù)、天數(shù)、實(shí)際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、考察人數(shù)及會(huì)議期間其它費(fèi)用開(kāi)支，我方承諾快捷、準(zhǔn)確無(wú)誤 2:向會(huì)務(wù)組提供所需發(fā)票 3:返還會(huì)務(wù)組附加的會(huì)議利潤(rùn) 2:會(huì)議返程

1:根據(jù)代表返程機(jī)、車票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程 2:可根據(jù)會(huì)務(wù)組需要派專人、專車、提供滿意的送站服務(wù)，并向會(huì)務(wù)組贈(zèng)送麗江特色精美禮品

第三篇：會(huì)議接待流程

會(huì)議接待流程

會(huì)前準(zhǔn)備工作

1、接到會(huì)議通知單后確認(rèn)出席會(huì)議的人數(shù)，會(huì)議類型、名稱，主辦單位，會(huì)議日程安排，會(huì)議的賓主身份，會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議的特殊要求及與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣。

2、調(diào)配人員、分工負(fù)責(zé)。會(huì)前，會(huì)議主管要向參加會(huì)議服務(wù)的所有人員介紹會(huì)議基本情況，說(shuō)明服務(wù)中的要求和注意事項(xiàng)，進(jìn)行明確分工。使所有服務(wù)員都清楚地知道工作的整體安排和自己所負(fù)責(zé)的工作，按照分工各自進(jìn)行準(zhǔn)備工作。

3、確認(rèn)會(huì)議廳內(nèi)各種用具和設(shè)施符合會(huì)議通知單要求（簽到臺(tái)/椅、簽到簿/筆、簽到臺(tái)高插花、會(huì)議桌、椅/椅套、臺(tái)布、臺(tái)裙、臺(tái)卡、水杯/礦水、紙杯墊/杯蓋、蓋杯/茶葉、暖水壺、煙缸、毛巾/毛巾碟、紙/筆、銀盆、皮墊、糖、鮮花和綠色植物）

4、確認(rèn)會(huì)議設(shè)備就位及清潔無(wú)污，如：舞臺(tái)、講臺(tái)/講臺(tái)礦水及杯具、講臺(tái)花、激光筆、白板（紅/藍(lán)/黑3色馬克筆）、投影屏幕、寫字板。調(diào)試好相關(guān)設(shè)備如：話筒、多媒體投影儀、音響、空調(diào)（22-24度，可靈活控制）、燈光開(kāi)啟（無(wú)瞎燈，可自由調(diào)節(jié)）

5、核對(duì)會(huì)議橫幅&指示牌內(nèi)容、時(shí)間同會(huì)議通知相符并放置指定位置。

6、對(duì)會(huì)場(chǎng)人數(shù)、臺(tái)型及要求進(jìn)行最后確認(rèn)，也可根據(jù)客人要求現(xiàn)場(chǎng)改動(dòng)?？腿爽F(xiàn)場(chǎng)布置提出合理改動(dòng)要求時(shí)，服務(wù)人員要積極主動(dòng)配合?？腿瞬紙?chǎng)時(shí)提醒客人有損公司設(shè)施的粘貼物一律禁止使用（如：雙面膠、釘子等）

7、檢查會(huì)場(chǎng)整體是否符合會(huì)議擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)：臺(tái)面要整潔，臺(tái)布、椅套、臺(tái)裙要挺括無(wú)皺，各種用具干凈、齊全，擺放符合擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)議擺臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)： ①茶水具 a.茶具要求: 第一，挑選茶具要注意選擇花紋、式樣、顏色、型號(hào)配套的茶具。第二，茶具不得有破損，必須干凈，每套茶杯下面要有墊盤。第三，茶杯要按會(huì)議人數(shù)配放，每人一套。還要準(zhǔn)備適量備用杯。b.水具要求

第一，不用不保溫的暖水瓶。

第二，暖水瓶一般3～4名與會(huì)人員配備1個(gè)。

第三，如果與會(huì)人數(shù)較多，或會(huì)場(chǎng)服務(wù)不方便，可適當(dāng)增加一些暖水瓶。c.茶葉

第一，袋裝茶葉，每個(gè)杯子配放一袋，并有適量的備用茶。第二，散裝茶葉可事先放入杯中，待賓客就坐后直接沖泡開(kāi)水。②簽到桌及文具用品

a.在大廳門口處或會(huì)議室入口處準(zhǔn)備好簽到桌、筆、紙或簿。b.如會(huì)議要求配備信紙、便箋、圓珠筆或紅藍(lán)鉛筆等，要每人一份整齊地?cái)[放在會(huì)議桌上。③水果飲料

根據(jù)會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)，有時(shí)還要備有不同的飲料和水果。水果要經(jīng)過(guò)挑選，事先洗凈、裝盤、擺放整齊。

各項(xiàng)用品均應(yīng)在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備妥當(dāng)。

8、V.I.P.會(huì)議要確認(rèn)V.I.P接待廳準(zhǔn)備妥當(dāng)、落實(shí)廳內(nèi)沙發(fā)、茶幾、鮮花及綠色植物擺放。檢查煙缸/火柴、蓋杯（茶葉泡好，杯具不可有缺口，茶葉無(wú)雜質(zhì)）、燈光照明、空調(diào)、電視機(jī)、頻道設(shè)置、遙控器、毛巾等物品及用具符合標(biāo)準(zhǔn)。

9、茶歇區(qū)域放置合理，檢查茶歇擺放標(biāo)準(zhǔn)。

10、確認(rèn)衣帽寄存安排就緒（核對(duì)衣帽牌號(hào)、衣架數(shù)量）

11、檢查“會(huì)議進(jìn)行中”提示牌是否吊掛在指定位置。

12、通知服務(wù)中心派人清掃公用衛(wèi)生間，并派專人職守。

13、會(huì)議開(kāi)始前三十分鐘需把會(huì)議室擺臺(tái)再次檢查一遍，包括開(kāi)空調(diào)，開(kāi)燈，檢查話筒，投影等，如有茶歇也須提前與供應(yīng)方核對(duì)。

14、每個(gè)會(huì)議開(kāi)始前會(huì)議主管應(yīng)和會(huì)議主持人進(jìn)行一次整個(gè)會(huì)議細(xì)節(jié)的梳理，包括所需設(shè)備核實(shí)及臺(tái)型的再次確認(rèn)。并檢查會(huì)議指示牌是否正確擺放，內(nèi)容是否正確。

會(huì)議迎候服務(wù)（會(huì)議開(kāi)始前30分鐘門口迎候）

1、精神飽滿，微笑有禮在門口迎候客人，配合會(huì)務(wù)組人員的工作，請(qǐng)賓客簽到、發(fā)放資料、引領(lǐng)賓客就坐。

2、會(huì)議廳入口大門開(kāi)啟，客人集中進(jìn)入時(shí)注意分流指引客人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

3、V.I.P.會(huì)議在專梯出口處、休息室門口各安排兩名迎賓員，由項(xiàng)目經(jīng)理、會(huì)議主管分別迎候。

會(huì)議服務(wù)程序

1、服務(wù)人員主動(dòng)詢問(wèn)主辦方或負(fù)責(zé)人會(huì)議廳內(nèi)燈光需求、背景音樂(lè)要求、確認(rèn)會(huì)議人數(shù)、確認(rèn)茶歇時(shí)間，做到心中有數(shù)。

2、當(dāng)客人來(lái)到會(huì)議廳時(shí)，禮貌熱情地向客人問(wèn)好，指引入座。

3、詢問(wèn)客人是否需要衣帽服務(wù)，提供寄存服務(wù)時(shí)提示客人手機(jī)、錢包等貴重物品不要放在衣服內(nèi)，箱、包類物品到指定寄存處存放。

4、服務(wù)人員再次確認(rèn)話筒是否開(kāi)啟狀態(tài)（以防其他原因關(guān)閉），尤其主席臺(tái)需特別關(guān)注。

5、V.I.P.會(huì)議客人，迎賓員熱情引入V.I.P接待廳（如認(rèn)識(shí)可稱呼領(lǐng)導(dǎo)姓名），同時(shí)提供衣帽服務(wù)。

6、先到達(dá)的客人入座后，提供茶水服務(wù)。主席臺(tái)客人入座，要提供拉椅服務(wù)，緊接著斟倒茶水。

7、V.I.P.客人出V.I.P廳步入會(huì)場(chǎng)時(shí)，迎賓員指引帶入會(huì)場(chǎng)（行進(jìn)時(shí)保持2米左右間距）。

8、服務(wù)人員根據(jù)會(huì)議進(jìn)程，進(jìn)行燈光調(diào)節(jié)，確保燈光達(dá)到會(huì)議要求。

9、客人入座后開(kāi)始沖泡茶水，會(huì)議開(kāi)始后十分鐘進(jìn)行第二次茶水的補(bǔ)充，以后每間隔20-30分鐘左右為客人斟添茶水、更換煙缸，服務(wù)動(dòng)作要輕、穩(wěn)，按上茶服務(wù)規(guī)范進(jìn)行，特殊情況按客人要求服務(wù)。（如：培訓(xùn)會(huì)議茶歇時(shí)進(jìn)場(chǎng)斟添茶水）

10、服務(wù)人員根據(jù)客人指定茶歇時(shí)間提前燒煮茶和咖啡，擺放點(diǎn)心、水果等食品。

11、根據(jù)會(huì)議進(jìn)程主動(dòng)提供話筒傳遞服務(wù)。

12、服務(wù)人員時(shí)刻關(guān)注會(huì)議客人動(dòng)態(tài)及需求，分辨會(huì)議客人，防止其它不相關(guān)人員對(duì)會(huì)議客人的干擾，尤其對(duì)于在走廊吸煙及大聲喧嘩的客人要?jiǎng)褡?、引?dǎo)，尤其是會(huì)議主管要加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理。

13、會(huì)議期間服務(wù)人員站于會(huì)議廳門口主動(dòng)為進(jìn)出門客人拉/關(guān)大門。

14、服務(wù)人員要保持主動(dòng)服務(wù)，加強(qiáng)同客人間溝通和交流，滿足客人需求。

15、會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)（如：臺(tái)椅等），添補(bǔ)和更換各種用品（如：蓋杯/茶葉、水杯/礦水、紙、糖等）。

16、茶歇服務(wù)要注意及時(shí)添加飲品、食品，客人用完后立即收拾，恢復(fù)整潔。

會(huì)議結(jié)束服務(wù)

1、打開(kāi)會(huì)議廳大門，引領(lǐng)主席臺(tái)客人到梯口。

2、主動(dòng)詢問(wèn)主辦方有否需要幫助，聯(lián)系服務(wù)中心替客人將物品清場(chǎng)。

3、服務(wù)人員應(yīng)站立門口，微笑向客人道別。V.I.P.客人需事先安排專梯等候（30分鐘前通知待命），迎賓或項(xiàng)目經(jīng)理或會(huì)議主管送達(dá)梯口道別。

4、衣帽服務(wù)人員核對(duì)客人牌號(hào)后，迅速交遞客人衣帽，做到準(zhǔn)確，無(wú)誤。

5、會(huì)議主管和服務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)檢查一遍會(huì)場(chǎng)，看是否有遺留物品等，設(shè)施設(shè)備有否損壞，如有問(wèn)題及時(shí)與會(huì)務(wù)組聯(lián)系并做好記錄。

6、找合適機(jī)會(huì)詢問(wèn)主辦方意見(jiàn)或建議。

7、感謝客人光臨，送別客人。

8、將客人意見(jiàn)或建議進(jìn)行書面記錄。

9、通知服務(wù)中心派人清掃會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)、桌椅歸位，撤下會(huì)議所用物品。

10、將會(huì)議用具，設(shè)備整理好歸倉(cāng)，關(guān)閉空調(diào)，照明設(shè)施，電源設(shè)施，門窗鎖好，會(huì)議廳鑰匙交指定存放處。

第四篇：會(huì)議接待流程

會(huì)議接待流程

會(huì)議接待流程可分成:會(huì)議前/會(huì)議中/會(huì)議后

1、會(huì)議前準(zhǔn)備：

1、會(huì)場(chǎng)信息：

1）、與主辦方確認(rèn)會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議舉辦日期會(huì)議舉辦場(chǎng)地、會(huì)議日程、與會(huì)材料。

2）、發(fā)送會(huì)議通知短信，安排酒店叫早服務(wù)。

2、會(huì)場(chǎng)預(yù)定：

1）、外場(chǎng)會(huì)議，與主辦方確認(rèn)會(huì)議規(guī)模（小中大型）、會(huì)議場(chǎng)地名稱、會(huì)議室房間、會(huì)議室面積、會(huì)議室臺(tái)型（包括U形、回形式、座談式、課桌式、圓桌式、劇院式、禮堂式）、會(huì)議容納人數(shù)（20-600人不等），會(huì)議室是否配有固定（懸掛）投影儀、移動(dòng)（支架）投影儀。另外是否需要會(huì)議配套服務(wù)貴賓室接待、茶歇室餐飲。根據(jù)主辦方具體要求預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地。

2）、內(nèi)場(chǎng)會(huì)議，與主辦方（中國(guó)移動(dòng)）確定會(huì)議中心樓層、會(huì)議室房間號(hào)、會(huì)議室面積和容納人數(shù)，設(shè)施設(shè)備型號(hào)數(shù)量品種是否齊全，會(huì)議大堂、通道、會(huì)議室、洗手間標(biāo)識(shí)是否清晰，會(huì)議室旁是否配有貴賓休息室和茶歇間，會(huì)議室會(huì)議物資物料的品種和數(shù)量多少。根據(jù)主辦方公司規(guī)定流程辦理預(yù)定會(huì)議中心場(chǎng)地。

3）、預(yù)定會(huì)議中心方法，第一：大小要適中。第二：地點(diǎn)要合理。超過(guò)一天的會(huì)議，定在參會(huì)人員住宿較近一些。第三：附屬設(shè)施要齊全。第四：要有停車場(chǎng)。

4）、下預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地確認(rèn)單，與主辦方確定最終預(yù)定（詳細(xì)見(jiàn)附件1）。

3、會(huì)場(chǎng)布局：

大型會(huì)議：（200--1000人）

1）、會(huì)場(chǎng)大門口外：根據(jù)客人需要設(shè)拱門、空飄。根據(jù)客人需要設(shè)固定字幕或游動(dòng)字幕。

2）、會(huì)場(chǎng)大堂：設(shè)立會(huì)議簽到處，根據(jù)客人需要提供臺(tái)布、臺(tái)裙、工作椅、臺(tái)花、賜名片盒、禮品臺(tái)等物品。

3）、會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立引導(dǎo)指示牌，通道兩邊擺放綠色植物，地上鋪紅地毯。

4）、主席臺(tái)：設(shè)背景幕（或背景板或LED屏），主席**擺放鮮花，頂額掛會(huì)議橫幅，根據(jù)會(huì)議需要設(shè)立式講臺(tái)或課桌式講臺(tái)，準(zhǔn)備有線麥克和無(wú)線麥克。根據(jù)會(huì)議需要搭建地臺(tái)鋪紅地毯，安排燈光音響設(shè)備。另外會(huì)場(chǎng)四周擺放綠植花卉與主席臺(tái)互應(yīng)美觀整潔。

5）、臺(tái)形：根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺(tái)型，課桌式臺(tái)面按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)擺放茶具、茶墊、信紙和筆、礦泉水、紙巾等。課桌式臺(tái)型鋪綠色或白色桌布，圍臺(tái)裙。圓桌式臺(tái)型桌面另外擺放水果和茶點(diǎn)，桌面鋪白色臺(tái)布，椅子套白色椅套。另外按客人提供人數(shù)擺放席卡，300人以上會(huì)議前四排預(yù)留空位。

6）、貴賓室和茶歇間：根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)和客人需求預(yù)定，房間內(nèi)擺設(shè)鮮花盆景、基本設(shè)施設(shè)備齊全、環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔、茶飲物品供應(yīng)豐富。

中型會(huì)議：（50--200人）

1）、會(huì)場(chǎng)大門口外：懸掛會(huì)議條幅

2）、會(huì)場(chǎng)大堂：設(shè)立會(huì)議接待處，接待臺(tái)鋪綠色或紅色臺(tái)布，并釘好臺(tái)裙。設(shè)立指示牌，安排工作人員提供迎送、領(lǐng)引、問(wèn)詢服務(wù)。

3）、會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立指示牌，安排會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員做好迎送。

4）、主席臺(tái)，設(shè)背景幕（或背景板或LED屏），主席臺(tái)設(shè)立式講臺(tái)或課桌式講臺(tái)，擺放鮮花，準(zhǔn)備有線麥克和無(wú)線麥克、根據(jù)會(huì)議需要準(zhǔn)備投影儀、白板等。另外會(huì)場(chǎng)四周擺放綠植花卉與主席臺(tái)互應(yīng)美觀整潔。

5）、臺(tái)形：根據(jù)客人需要按劇場(chǎng)式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺(tái)裙，課桌式臺(tái)形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

小型會(huì)議：50人以下

1）、會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立致歡迎詞的迎賓水牌。

2）、臺(tái)形：根據(jù)客人需要按回形或U形擺放，懸掛會(huì)議條幅，準(zhǔn)備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具。

3）、綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會(huì)場(chǎng)四周，整齊對(duì)稱，無(wú)灰塵、無(wú)黃葉，根據(jù)客人需求和會(huì)議層次，回形中心處也可擺放鮮花。

4、設(shè)施設(shè)備的調(diào)試：

1）、燈光：小型會(huì)議大堂簽到處、會(huì)場(chǎng)入口處通道、會(huì)議室的照明亮度、開(kāi)關(guān)是否正常。另大型會(huì)議舞臺(tái)專用射燈（智能數(shù)字燈光控制臺(tái)、機(jī)械追光燈、光束電腦搖頭燈、LED染色PAR等）的調(diào)試。

2）、音響：會(huì)議室內(nèi)音頻設(shè)備（音箱、調(diào)音臺(tái)、功放、效果器、壓限器、分頻器、均衡器、信放器、數(shù)字硅箱、PAR（Parabolic Aluminised Reflector）由專業(yè)設(shè)備技術(shù)人員運(yùn)行調(diào)試，無(wú)限麥克風(fēng)和座式話筒是否音量有無(wú)雜音和回音。

3）、網(wǎng)絡(luò)通信：無(wú)線網(wǎng)絡(luò)覆蓋面積要大，網(wǎng)速是否通暢快速。移動(dòng)通訊覆蓋范圍廣，是否有干擾物阻礙信號(hào)。

4）、空調(diào)：夏季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得低于26℃，冬季室內(nèi)空調(diào)溫度設(shè)置不得高于20℃。一般情況下，空調(diào)運(yùn)行期間禁止開(kāi)窗。

5）、投影儀的幕布是否升降正常，投影儀設(shè)備是否正常開(kāi)機(jī)和播放，投射文件內(nèi)容亮度、字體大小、清晰度是否適當(dāng)。

6）、電腦排插和手機(jī)充電器是否準(zhǔn)備充足，檢查是否可正常通電。

7）、電腦中的會(huì)議PPT文件是否正常打開(kāi)，瀏覽演示內(nèi)容是否順暢。

8）、供應(yīng)茶水的燒水箱和壺、煮咖啡的咖啡機(jī)電器功能是否使用運(yùn)行。

5、物資物料準(zhǔn)備：

1）、與主辦方確認(rèn)會(huì)議指南、會(huì)議PPT文件、會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會(huì)議主持人串詞、與會(huì)材料（開(kāi)會(huì)信紙和筆）、會(huì)議臺(tái)卡是否制作完成，領(lǐng)取時(shí)間和地點(diǎn)及聯(lián)系人。

2）、會(huì)議主題橫幅、海報(bào)、X展架、會(huì)議背景板噴繪、舞臺(tái)地臺(tái)和地毯、主席臺(tái)、簽到處和通道引導(dǎo)指示牌、綠色植物、臺(tái)花、禮品是否制作出來(lái)時(shí)間和安裝完成情況。

3）、會(huì)議茶歇物料準(zhǔn)備：咖啡、小食、水果、點(diǎn)心、礦泉水。份量上午按總?cè)藬?shù)40%定，下午按總?cè)藬?shù)定。茶葉品種預(yù)備正常三種，另主辦方特定茶葉，領(lǐng)取時(shí)間和地點(diǎn)及聯(lián)系人?？Х绕贩N預(yù)備即溶咖啡和粉磨咖啡。

4）、會(huì)議茶具和茶歇餐具規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、數(shù)量，以與參會(huì)人員級(jí)別來(lái)定。另主辦方要求特定茶杯，安排好領(lǐng)取時(shí)間和地點(diǎn)及聯(lián)系人。

6、會(huì)場(chǎng)服務(wù)準(zhǔn)備：

1）、確定會(huì)議室引導(dǎo)接待人員、會(huì)議主持人、茶水服務(wù)人員、攝影、攝像的人員名單和到位時(shí)間。

2）、確定會(huì)場(chǎng)環(huán)境檢查，會(huì)議大堂門口、簽到處、通道、會(huì)議室、洗手間、貴賓室、茶歇室的地面、墻面、角落衛(wèi)生干凈情況，桌椅和設(shè)施設(shè)備擺放整潔情況。

3）、確定工作人員服裝和發(fā)型要求，禮儀規(guī)范的培訓(xùn)和模擬。

4）、確定在預(yù)定時(shí)間安排預(yù)定車輛，接待參會(huì)人員抵達(dá)指定會(huì)議中心。

2、會(huì)議中流程：

1、迎賓接待工作： 1）、提前安排好會(huì)場(chǎng)車位并有專人負(fù)責(zé)指引車輛入位。

2）、普通會(huì)議由接待人員提前會(huì)場(chǎng)大堂做引領(lǐng)工作。級(jí)別會(huì)議提前設(shè)專人控制好專用電梯，由項(xiàng)目經(jīng)理陪協(xié)助主辦方公關(guān)接待負(fù)責(zé)人在大堂迎候貴賓的到來(lái)并將客人引領(lǐng)到會(huì)議地點(diǎn)。為陪同人員安排休息室并提供茶水服務(wù)。

3）、當(dāng)客人來(lái)到會(huì)議室時(shí)，禮貌熱情地向客人問(wèn)好，請(qǐng)客人進(jìn)入會(huì)議室拉椅讓座。先到達(dá)的客人入座以后，提供茶水服務(wù)，會(huì)議人數(shù)到齊后，送上小毛巾。

4）、會(huì)議中通常每十五分為客人添加茶水、更換煙缸等，特殊情況可按客人要求服務(wù)。

5）、會(huì)議期間服務(wù)員站于會(huì)議室門口直至?xí)h結(jié)束。

6）、會(huì)議中間休息，要盡快整理會(huì)場(chǎng)，補(bǔ)充和更換各種用品。

7）、會(huì)議攝影攝像安排

8）、會(huì)議間歇茶點(diǎn)供應(yīng)

2、會(huì)議進(jìn)程控制：

頒獎(jiǎng)議程

頒獎(jiǎng)前1）、落實(shí)主持人妝容服飾是否準(zhǔn)備好，主持人頒獎(jiǎng)串詞和上臺(tái)時(shí)間是否記熟。2）、禮儀小姐妝容服飾和禮儀規(guī)范（表情、舉止、話語(yǔ)）是否符合要求，引導(dǎo)頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)獎(jiǎng)嘉賓上場(chǎng)路線和時(shí)間是否記熟。3）、燈光音響技術(shù)人員，對(duì)主持人、頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)獎(jiǎng)嘉賓的上場(chǎng)和表演節(jié)目的內(nèi)容進(jìn)行打燈效果和背景音樂(lè)氛圍方案的操作時(shí)間順序是否掌握和調(diào)節(jié)好。4）、表演節(jié)目名單和內(nèi)容編排方案是否合理無(wú)變動(dòng)，彩排是否進(jìn)行順利。

頒布中1）對(duì)頒獎(jiǎng)進(jìn)程每一步環(huán)節(jié)時(shí)間和項(xiàng)目正常運(yùn)行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應(yīng)急處理。2）正式頒獎(jiǎng)時(shí)應(yīng)注意地方，禮儀小姐準(zhǔn)確將頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)上臺(tái)和下臺(tái)指定地點(diǎn)，燈光效果和背景音樂(lè)氛圍匹配準(zhǔn)確無(wú)誤。

頒獎(jiǎng)后1）會(huì)議和用餐均在同一場(chǎng)地時(shí)，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺(tái)。2）根據(jù)客人需求和會(huì)議層次來(lái)定，領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員的后續(xù)活動(dòng)。連續(xù)召開(kāi)兩天及兩天以上的會(huì)議，工作人員要及時(shí)主動(dòng)了解客人意見(jiàn)與需求，及時(shí)協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

簽約議程

簽約前1）、落實(shí)主持人、禮儀小姐、燈光音響技術(shù)人員情況同上，2）、落實(shí)簽約臺(tái)物料（包括簽約桌椅及配套布藝、簽約本和筆、臺(tái)卡和臺(tái)花、酒水準(zhǔn)備是否齊全。

簽約中1)、參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時(shí)步入簽字儀式現(xiàn)場(chǎng)；2)、簽約者在簽約**入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊(duì)于各自簽約者的座位之后；、3)、雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側(cè)；4)、簽約儀式開(kāi)始后，助簽人員翻開(kāi)文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對(duì)方助簽人員，交換對(duì)方的文本再簽字；5)、雙方保存的協(xié)議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時(shí)握手致意、祝賀，雙方站立人員同時(shí)鼓掌；、6)、協(xié)議文本交換后，服務(wù)人員用托盤端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛；

簽約后1)、簽約儀式結(jié)束后，雙方可共同接受媒體采訪。2）、退場(chǎng)時(shí)，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開(kāi)。3）、會(huì)議和用餐均在同一場(chǎng)地時(shí)，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺(tái)。4）、根據(jù)客人需求和會(huì)議層次來(lái)安排領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員的后續(xù)活動(dòng)。連續(xù)召開(kāi)兩天及兩天以上的會(huì)議，工作人員要及時(shí)主動(dòng)了解客人意見(jiàn)與需求，及時(shí)協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

宴會(huì)議程

宴會(huì)前1）、落實(shí)舞臺(tái)搭建是否按設(shè)計(jì)圖稿效果安裝完成，酒席擺臺(tái)是否按領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓級(jí)別座次編排。2）、宴席物資清點(diǎn)包括餐具、茶具、水果、酒水、香煙、小食是否備齊。宴會(huì)中1）、對(duì)宴會(huì)進(jìn)場(chǎng)迎賓、開(kāi)場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)講話、中場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)敬酒、表演節(jié)目及游戲互動(dòng)、客人退場(chǎng)的每一步環(huán)節(jié)時(shí)間和項(xiàng)目正常運(yùn)行的監(jiān)督控制，以及突發(fā)事件應(yīng)急處理。2）、對(duì)宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)菜品上菜程序、茶酒水供應(yīng)程序，巡查服務(wù)實(shí)施情況，對(duì)服務(wù)不周全地方即時(shí)改進(jìn)。

宴會(huì)后1）、指引領(lǐng)導(dǎo)從專用通道撤離宴會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，安排車輛送回酒店。2）根據(jù)客人需求和會(huì)議層次來(lái)安排領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員的后續(xù)活動(dòng)。

3、會(huì)議后流程：

1、做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會(huì)后要照相，就應(yīng)提前將場(chǎng)地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。

2、會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。

3、全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作，包括清理會(huì)議文件（根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料）、物資物料（自備的會(huì)議用具、會(huì)議剩余完整食品、禮品、宣傳品等）。

4、組織活動(dòng)會(huì)議結(jié)束后，有時(shí)還會(huì)安排一些活動(dòng)。如聯(lián)歡會(huì)、會(huì)餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分

擔(dān)的工作，以保證活動(dòng)計(jì)劃的順利實(shí)施。

5、送別根據(jù)情況安排好與會(huì)者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

第五篇：會(huì)議組織流程

會(huì)議組織流程圖
相關(guān)負(fù)責(zé)人 綜合部 參會(huì)人員

確定會(huì)議主題

安排議事日程

確定參會(huì)人選

安排會(huì)議場(chǎng)所

發(fā)布會(huì)議信息 確定參加

主持會(huì)議 準(zhǔn)備參會(huì)材料

形成決議 整理會(huì)議記錄

審批 下發(fā)會(huì)議紀(jì)要 執(zhí)行

信息存檔

一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作 會(huì)議分為：大、中、小 大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表 中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主 小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表 如何組織大型的會(huì)議呢？ 絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂(lè)、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：、前期的籌備：
1.1 會(huì)前通知： 有 2 大工作：一是通知，二是反饋 1.1.2 先說(shuō)通知，方式有： 書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議； 口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒(méi)有通知到呀?。┧?，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記 錄、查閱?！昂媚X子不如個(gè)爛筆頭！” 1.1.3 準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料： 設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）會(huì)議日程安排表 鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。橫幅（會(huì)議的題目，大約提前 3-5 天制作）1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：

1、主持人

2、講話人

3、發(fā)言人是誰(shuí)？

4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)？ 一定要書面的第一、第二、三、四…… 時(shí)間……某某作什么…某某做什么…… 如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托 講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們 再排查！排查內(nèi)容：

1、發(fā)言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行 選好后再安排召集所有發(fā)言人開(kāi)會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、

發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！1.3 會(huì)場(chǎng)的布置 1.3.1 會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2 主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的 衛(wèi)生、椅子

一、公司級(jí)會(huì)議的組織工作

會(huì)議分為：大、中、小

大型會(huì)議一般較少，以年終總結(jié)會(huì)議為代表

中型會(huì)議以競(jìng)崗、辦公會(huì)議等為主

小型會(huì)議最多，以領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議為代表

如何組織大型的會(huì)議呢？

絕大多數(shù)是在會(huì)前的工作：會(huì)議的前期，參加會(huì)議的人都會(huì)關(guān)注會(huì)場(chǎng)環(huán)境、溫度、燈光、音樂(lè)、位次等等，所以，會(huì)議前要做很多的工作。

1、前期的籌備：

1.1 會(huì)前通知：

有2大工作：一是通知，二是反饋

1.1.2 先說(shuō)通知，方式有：

書面：一般是大的、時(shí)間長(zhǎng)、參加人員多的會(huì)議；

口頭：小型的、小范圍的會(huì)議。

內(nèi)容：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容、要求（筆記等）

???注意：通知時(shí)要：通知、再落實(shí)（跟蹤到底）

如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒(méi)有通知到呀！））所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設(shè)立記錄本，及時(shí)記錄、查閱。“好腦子不如個(gè)爛筆頭！”

1.1.3準(zhǔn)備會(huì)議需要的資料：

設(shè)立接待處，一般在進(jìn)場(chǎng)入門處，講演稿（不做保密的可以為與會(huì)代表每人一份）

會(huì)議日程安排表

鉛筆和紙（或是其他本筆，這些可以和禮物等一同給與會(huì)代表）

簽到表，一般小型的技術(shù)性會(huì)議，如果是社會(huì)性大會(huì)議，可以不用。

橫幅（會(huì)議的題目，大約提前3-5天制作）

1.2 會(huì)議的日程：中型以上會(huì)議：

1、主持人

2、講話人

3、發(fā)言人是誰(shuí)？

4、發(fā)獎(jiǎng)人是誰(shuí)？

一定要書面的第一、第二、三、四……

時(shí)間……某某作什么…某某做什么……

如對(duì)主持人有特別的要求（如公司領(lǐng)導(dǎo)的特殊要求），也可以委托

講話人：總經(jīng)理或其他分管領(lǐng)導(dǎo)主持。

另外，要對(duì)演講稿進(jìn)行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報(bào)、修改、上報(bào)……一直到最后的確認(rèn)，必須我們什么，特別是大會(huì)、年會(huì)等。

如有發(fā)言人必須要挑選、是門店的必須與店長(zhǎng)或其上級(jí)主管溝通、推薦后，我們?cè)倥挪椋?/p>

排查內(nèi)容：

1、發(fā)言稿件

2、儀容要求

3、聲音

4、是否能行

選好后再安排召集所有發(fā)言人開(kāi)會(huì)，提出要求、干什么、什么事、代表誰(shuí)發(fā)言、發(fā)言從那些角度寫、應(yīng)該寫什么、什么時(shí)間稿子上報(bào)審核——稿件必須要審核！

1.3會(huì)場(chǎng)的布置

1.3.1會(huì)（徽）標(biāo)：（必須要體現(xiàn)出本次會(huì)議的內(nèi)容）、1.3.2主席臺(tái)的安排：誰(shuí)？、幾個(gè)人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生、椅子、凳子、是否購(gòu)用？怎樣安排？是多個(gè)分店（部門）的來(lái)的，除主管和中層外，其他要分區(qū)坐（座），一個(gè)團(tuán)隊(duì)一個(gè)區(qū)域。

1.3.3給與會(huì)代表的資料提前擺放的桌子的相應(yīng)位置。

1.3.4懸掛橫幅

1.3.5非常重要的會(huì)議，請(qǐng)速記員。

1.3.6國(guó)際性會(huì)議，準(zhǔn)備同音翻譯。

1.4現(xiàn)場(chǎng)的安排：要求參會(huì)者提前10分鐘入場(chǎng)，1、在入口處安排服務(wù)人員，明確、清楚的告訴每位進(jìn)場(chǎng)的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競(jìng)崗的人坐在那里？旁聽(tīng)的人坐那里？

2、安排誰(shuí)服務(wù)？應(yīng)該注意什么？

3、燈光、音響、話筒、空調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試的人員，會(huì)場(chǎng)都要作好安排?。ㄔO(shè)備最好準(zhǔn)備2套以上）

4、如果發(fā)放獎(jiǎng)品：要提前準(zhǔn)備好，先發(fā)的放在上面，后發(fā)的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準(zhǔn)備的禮儀人員是否設(shè)置好上臺(tái)的時(shí)間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會(huì)前是否進(jìn)行過(guò)演練？

二、會(huì)議中：

問(wèn)題往往出現(xiàn)在會(huì)議中！

如：空調(diào)的溫度問(wèn)題（作為主導(dǎo)會(huì)議方必須全程關(guān)注，溫度是否過(guò)高、過(guò)低），會(huì)場(chǎng)的空調(diào)在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因?yàn)闇囟葧?huì)往上走，導(dǎo)致原空調(diào)失效），這些必須在會(huì)議前進(jìn)行安排，可以提前進(jìn)行降溫或升溫！

出入口的門窗注意關(guān)閉，安排人員全程負(fù)責(zé)！

因?yàn)槌赡耆俗钊菀资艿酵饨绲母蓴_！所以，溫度非常重要！

案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領(lǐng)帶，聽(tīng)課的人都著夏裝，結(jié)果，未結(jié)束，人員就走掉一般！效果非常差！

——如果人在特冷或特?zé)岬沫h(huán)境下一段時(shí)間，人就不能聚精會(huì)神！切記！

服務(wù)人員：

1、著裝（因?yàn)槌v話人之外，服務(wù)人員是唯一走動(dòng)的人，唯一關(guān)注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動(dòng)時(shí)注意不能發(fā)出聲響。

2、動(dòng)作要輕、慢、柔、避免快、重！

沖水不能沖著對(duì)方，針對(duì)沖水的動(dòng)作，要進(jìn)行分解：要拿起杯子，不要對(duì)著領(lǐng)導(dǎo)沖水，不要擋住領(lǐng)導(dǎo)形象，不能直接在桌面上沖等。

給主席臺(tái)上公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)倒水的順序按進(jìn)入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)（如市長(zhǎng)或更高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)）就要先給領(lǐng)導(dǎo)沖。

沖水的服務(wù)人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會(huì)場(chǎng)參與者的目光主持人也要避免少走動(dòng)，如有特急的事情，可以通過(guò)寫紙條的形式來(lái)傳遞。

上面是會(huì)議的組織及注意事項(xiàng)，有些部分內(nèi)容培訓(xùn)中也適用。

下面說(shuō)一下培訓(xùn)：

一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應(yīng)避免直接放置在地上，這能反映出企業(yè)服務(wù)細(xì)節(jié)的水平！

二、前期的工作：

1、調(diào)研

2、確定培訓(xùn)公司

3、與培訓(xùn)公司溝通 溝通是一個(gè)詳細(xì)的過(guò)程：1）老師是誰(shuí)？幾位？幾點(diǎn)到？怎樣到？2）課程的安排：6小時(shí)還是7小時(shí)？還是7.5個(gè)小時(shí)(一般在6—7個(gè)小時(shí))，課程從幾點(diǎn)開(kāi)始？上午幾個(gè)小時(shí)？下午幾個(gè)？中間怎樣安排休息？休息多長(zhǎng)時(shí)間？休息幾次？3）講師來(lái)時(shí)：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環(huán)節(jié)要向上級(jí)主管匯報(bào)）

第二天講課的內(nèi)容是那些？有什么疑惑？誤區(qū)是什么？

座談：如果安排座談（交流）有誰(shuí)來(lái)參加？怎樣座談組織？

服務(wù)意識(shí)：講師的飲食習(xí)慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區(qū)?。ò阉腥俗鳛橐粋€(gè)人來(lái)對(duì)待是錯(cuò)誤的?。?/p>

講師必須要尊重！

有的講師習(xí)慣在授課時(shí)喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準(zhǔn)備好，如果和咖啡，我們要根據(jù)其身份來(lái)選擇不同檔次的咖啡

主持人：從始至終要注重：一旦出現(xiàn)問(wèn)題，第一個(gè)快速反應(yīng)的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要??！在一節(jié)課程結(jié)束時(shí)，要先示意大家鼓掌。還應(yīng)注意在中間休息快到時(shí)間的時(shí)候要主持：“請(qǐng)外面（室外）的人員回到位子上來(lái)，課程（會(huì)議馬上開(kāi)始）”。

在中間結(jié)束時(shí)主持人要先帶動(dòng)鼓掌，再主持感謝詞！

主持人：在介紹時(shí)，應(yīng)先拋出幾個(gè)現(xiàn)在存在的問(wèn)題，我們?yōu)槭裁匆嘤?xùn)，培訓(xùn)的目的是什么？然后再重點(diǎn)介紹老師。

中午或晚上的就餐：選擇對(duì)應(yīng)的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？

組織會(huì)議的時(shí)候不可能是一個(gè)部門全部完成，是需要其他部門來(lái)協(xié)調(diào)的，但必須有一個(gè)部門主導(dǎo)，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協(xié)調(diào)、互助，主導(dǎo)的部門主管必須作到細(xì)致、周到。

事先要考慮問(wèn)題，如果出現(xiàn)怎么辦？

其他的一些問(wèn)題：

1、在會(huì)議（培訓(xùn)）課見(jiàn)休息的時(shí)候，參會(huì)人不能按時(shí)返回怎么辦？

答：這需要我們?cè)谄綍r(shí)的會(huì)議中留意這些問(wèn)題，要注意會(huì)議中的這些問(wèn)題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？

方法：

1、制定會(huì)議管理制度

2、下一次會(huì)議時(shí)提前強(qiáng)調(diào)

例如：手機(jī)鈴聲的問(wèn)題和中間休息不能按時(shí)返回是一樣的，在主持時(shí)提前強(qiáng)調(diào)要記錄好，對(duì)于到晚的如何處理？對(duì)手機(jī)鈴聲如何處理？對(duì)于一而再出現(xiàn)的問(wèn)題，也可以強(qiáng)調(diào)，如果不按規(guī)定，我們對(duì)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)或在下課時(shí)讓其上臺(tái)表演節(jié)目。如果還不行那就直接納入個(gè)人的考核

不要強(qiáng)調(diào)了的事情還犯，就是要改正！

注意：會(huì)議前最好進(jìn)行點(diǎn)名，我們可以了解到人數(shù)、實(shí)際人數(shù)、未到人數(shù)、未到的原因

2、中間休息的時(shí)間可否放音樂(lè)？

答：當(dāng)然可以，但要注意幾個(gè)問(wèn)題

1、播放時(shí)要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂(lè)，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場(chǎng)景的歌曲

2、聲音一定不能太吵，因?yàn)殚_(kāi)會(huì)大腦都容易類，在下一節(jié)會(huì)議時(shí)會(huì)產(chǎn)生疲勞感

3、在快開(kāi)始前1-2分鐘關(guān)掉音樂(lè)，一般這是大家入座的通知，這時(shí)主持人要上臺(tái)組織大家入座。

3、如何作好與老師之間的禮儀或者說(shuō)尺度？

答：在講師來(lái)之前要先了解講師的資歷、職務(wù)，然后有對(duì)應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)或部門進(jìn)行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預(yù)定，是否有早餐？如果沒(méi)有，怎樣安排并告知客人？

另外，在課間、在路上，我們都要進(jìn)行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時(shí)候，我們只需要一個(gè)電話、一句話就可以解決的要馬上辦理

4、對(duì)于會(huì)場(chǎng)中有電話鈴聲、接打電話的問(wèn)題如何解決？

答：在會(huì)議中、授課中，參會(huì)者有人直接接打電話，能反映出一個(gè)企業(yè)的管理水平和個(gè)人的素質(zhì)，我們要求大家在會(huì)議中把手機(jī)調(diào)整到靜音狀態(tài)，而不強(qiáng)行說(shuō)必須關(guān)機(jī)（極特殊情況除外），因?yàn)槲覀兪瞧髽I(yè)，以經(jīng)營(yíng)為主，不是黨政部門，如果是公司領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管或者非常重要的事情（人物）打來(lái)電話，可以選擇到會(huì)場(chǎng)外面接打。

在前面我們也談到，如何會(huì)議中的手機(jī)鈴聲或其他違紀(jì)的一直是某幾個(gè)人，那么我們可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)說(shuō)：“在前幾次的會(huì)議時(shí)我們一再?gòu)?qiáng)調(diào)……但還是出現(xiàn)了……（幾種現(xiàn)象），那么各店、各部門的負(fù)責(zé)人看一下是誰(shuí)的手機(jī)響了？這樣，我們請(qǐng)他們到前臺(tái)來(lái)表演個(gè)節(jié)目或者……”

或者：“……圓滿結(jié)束，但還有問(wèn)題……那些部門……希望下一次不要出現(xiàn)類似的問(wèn)題”

5、對(duì)會(huì)議中的溫度如何進(jìn)行控制和把握？

答：對(duì)于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個(gè)大學(xué)問(wèn)。老師來(lái)之前我們要作好交流，我們當(dāng)?shù)氐臏囟扔卸嗌伲坷蠋煹姆検欠衽c參會(huì)人員的服飾及溫度相符？會(huì)議中是否溫度過(guò)高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風(fēng)扇、電暖氣）

6、倒（沖）水的過(guò)程中還要注意什么問(wèn)題？

答：

1、整個(gè)會(huì)議的過(guò)程中要保證有飲用水。

2、要保證每一個(gè)人都有水喝，但不要試圖在沖水時(shí)每一個(gè)都去沖。

3、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、主席臺(tái)、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會(huì)者不一定照顧到。

7、關(guān)于課間與老師交流時(shí)要注意什么？

答：課間要主動(dòng)與老師交流，應(yīng)針對(duì)工作中的問(wèn)題、老師講課不理解的問(wèn)題進(jìn)行，但要注意幾點(diǎn)：

1、看老師的勞累程度

2、整個(gè)會(huì)議中是否留有單獨(dú)交流的時(shí)間

另外，我們公司培訓(xùn)制度中也有規(guī)定，在外參加公開(kāi)課程時(shí)，要將我們的同時(shí)盡量分開(kāi)住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國(guó)內(nèi)的大公司或和同性質(zhì)的大公司的高管安排在一起，因?yàn)槊恳淮螀⒓油庥?xùn)就必須帶著問(wèn)題，在吃飯的時(shí)候，我們也提倡分開(kāi)來(lái)座，大家在一起，有很多交流的機(jī)會(huì)。

案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個(gè)課程，因?yàn)槔蠋煂?duì)我們企業(yè)的培訓(xùn)比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結(jié)果在中間休息的時(shí)候，我還沒(méi)有站起來(lái)就有很多企業(yè)的老總過(guò)來(lái)交流、咨詢、換名片，當(dāng)時(shí)我就很受啟發(fā)。