第一篇：貨代流程總結(jié)

1、首先客人本周會(huì)給你一個(gè)出貨計(jì)劃，委托書(shū)的形式或者郵件，告訴你,你該給他訂哪天的船到什么目的地什么箱型交貨（運(yùn)輸）方式

2、然后，根據(jù)不同的船公司填寫(xiě)委托書(shū)給船公司

3、船公司把委托號(hào)給你，你把委托號(hào)給客戶（客服）

4、如果是貨代派車(chē)，你應(yīng)該聯(lián)系客人什么時(shí)間去工廠裝貨（一般都有裝貨日期的），并自己安排時(shí)間讓車(chē)隊(duì)去場(chǎng)站背箱，并給車(chē)隊(duì)發(fā)派車(chē)通知。

注:派車(chē)通知內(nèi)容顯示為船名/航次/提單號(hào)/目的地/背箱時(shí)間(可以讓車(chē)隊(duì)自己安排這個(gè))/背箱場(chǎng)站/去工廠時(shí)間/返回場(chǎng)站時(shí)間(截港前2小時(shí))

如果是客人自己派車(chē),你應(yīng)該讓客人至少在截港前4個(gè)小時(shí)到達(dá)場(chǎng)站(正常是2個(gè)小時(shí)前)因?yàn)樗约核拓?到了場(chǎng)站還要往里裝貨，所以這個(gè)時(shí)間一定要把握準(zhǔn)確!寧可早點(diǎn)不能晚點(diǎn)有些船是沒(méi)有加急時(shí)間的!千萬(wàn)注意!

5、然后等者客人給你發(fā)箱單發(fā)票。注意時(shí)間，箱號(hào)要及時(shí)給船公司。南通到上海的駁船需要一天的時(shí)間，要有充足的時(shí)間準(zhǔn)備。

1、貨主與貨代建立貨運(yùn)代理關(guān)系

2、貨代填寫(xiě)托運(yùn)單及時(shí)訂艙（跟班輪公司訂艙）

3、訂艙后貨代將有關(guān)訂艙信息通知貨主

4、訂艙成功后，貨代申請(qǐng)用箱，取得EIR（設(shè)備交接單）

5、貨主自拉自送時(shí)，先從貨代處取得EIR，然后提空箱，裝箱后將重箱集港

6、貨代提空箱至貨主指定地點(diǎn)裝箱，并將重箱集港

7、貨主將貨物送到貨代的CFS，貨代提空箱在CFS裝箱后將重箱集港

注：5、6、7只能任選其一

8、貨主委托貨代辦理報(bào)關(guān)、報(bào)檢，辦妥手續(xù)后，將單證交給貨代現(xiàn)場(chǎng)

9、貨主也可自行報(bào)關(guān)并將單證交貨代現(xiàn)場(chǎng)

10、貨代現(xiàn)場(chǎng)將單證交碼頭堆場(chǎng)

11、碼頭堆場(chǎng)制定裝船計(jì)劃，經(jīng)船公司確認(rèn)后裝船

12、貨物裝船后，貨代現(xiàn)場(chǎng)獲得D/R13、貨代憑D/R到船方簽單部門(mén)換取B/L14、貨代將B/L交貨主

第二篇：貨代操作流程

、接單部分

接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)，一般要求接單必須快捷、高效，在第一時(shí)間內(nèi)用最短時(shí)間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。

接單人員一般要求自接到委托書(shū)后15分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。

（注）對(duì)于部分無(wú)法短時(shí)間內(nèi)確認(rèn)的信息，依然必須及時(shí)安排并予以跟蹤，如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)，先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理，以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。

1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求（客服或者接單員）

（1）接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容。

客戶發(fā)來(lái)的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此：

托運(yùn)人/發(fā)貨人、船公司/船期、起運(yùn)港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、運(yùn)價(jià)條款與運(yùn)價(jià)、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。

（2）接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。（客服或者接單員）

普通服務(wù)要求一般包括是否需要：到/預(yù)付訂艙、拖車(chē)/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)等。

到/預(yù)付訂艙確認(rèn)即對(duì)（1）內(nèi)容的確認(rèn)；

對(duì)于拖車(chē)/內(nèi)裝、商檢和報(bào)關(guān)的服務(wù)要求，必須同時(shí)確認(rèn)貨物和單證備齊時(shí)間、服務(wù)要求時(shí)間等，注明在客戶訂艙單上。

特殊服務(wù)要求一般包括是否需要：普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。

對(duì)于特殊服務(wù)要求，必須得到部門(mén)主管和/或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排

2、運(yùn)價(jià)核對(duì)、確認(rèn)（客服或者接單員）

客服人員收到訂艙單后，必須對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。

(1)對(duì)來(lái)自銷(xiāo)售部的業(yè)務(wù)，須與銷(xiāo)售員核對(duì)運(yùn)價(jià)和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確，并由銷(xiāo)售員在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙。

(注)特殊情況可先口頭與銷(xiāo)售員確認(rèn), 待銷(xiāo)售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)

(2)對(duì)于公司業(yè)務(wù)，須與市場(chǎng)相關(guān)人員或航線主管人員及時(shí)確認(rèn)后再安排訂艙。

3、艙位確認(rèn)（客服或者接單員）

根據(jù)客戶委托，確認(rèn)反饋符合要求的艙位。

二、訂艙部分

一般要求預(yù)定開(kāi)航日7天前必須安排訂艙，對(duì)可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭(zhēng)取頭批訂艙，旺季時(shí)候根據(jù)市場(chǎng)情況適當(dāng)提前；

一般要求在預(yù)定開(kāi)航日5工作日前完成訂艙，對(duì)于該時(shí)間限制以?xún)?nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙，最遲一個(gè)工作日內(nèi)完成訂艙。

1、新建委托(訂艙操作員)

訂艙操作員必須及時(shí)在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)、新建業(yè)務(wù)檔案，輸入業(yè)務(wù)有

關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此：業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次（如可能）、開(kāi)航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量，以及代理（如需要）等。

2、訂艙過(guò)程（訂艙操作員）

訂艙過(guò)程包括以下環(huán)節(jié)：膳制與發(fā)送訂艙單、訂艙號(hào)或提單號(hào)確認(rèn)、預(yù)配和報(bào)關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場(chǎng)站收據(jù)制作等，任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。

訂艙完畢后，應(yīng)及時(shí)將配艙信息輸入操作系統(tǒng)，輸入時(shí)應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱(chēng)、訂艙號(hào)或者海單號(hào)、船名航次、開(kāi)船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi)/運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對(duì)。

3、艙位通知（訂艙操作員）

無(wú)論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù)，訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時(shí)間通知客戶，確保上面的訂艙號(hào)與船名航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。

如有問(wèn)題，積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問(wèn)題。

三、拖車(chē)/內(nèi)裝（調(diào)度）

客戶委托的拖車(chē)、內(nèi)裝和/或者報(bào)關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和

市場(chǎng)環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對(duì)于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險(xiǎn)。

1、拖車(chē)安排

(1)得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認(rèn)后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的拖車(chē)時(shí)間時(shí)間；如同客戶具體情況有

沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)

(3)安排拖車(chē)前，根據(jù)前期約定的拖車(chē)服務(wù)時(shí)間要求，提前2工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn)

(4)同客戶確認(rèn)時(shí)間要求后，在同一工作日及時(shí)把信息通知拖車(chē)行進(jìn)行服務(wù)要求

預(yù)約

(5)向拖車(chē)行委托時(shí)間，一般最遲必須在提供拖車(chē)服務(wù)時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括拖車(chē)行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn)）；

對(duì)于特種箱業(yè)務(wù)，必須同船公司確認(rèn)空箱狀況，必要情況下通知船公司提箱時(shí)間。

(6)安排拖車(chē)時(shí)，需向拖車(chē)行發(fā)出書(shū)面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等

(7)必要情況下，應(yīng)要求拖車(chē)行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

(9)其他注意事項(xiàng)

在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場(chǎng)，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書(shū)面確認(rèn)并登記

對(duì)于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)，需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車(chē)的前期費(fèi)用。若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等，需立即通知客戶，要求其書(shū)面確認(rèn)并登記

2、內(nèi)裝安排

(1)得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認(rèn)后方能安排

（2）根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況，前瞻判斷合適的裝箱時(shí)間，如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)

(3)根據(jù)前期約定的到貨時(shí)間，提前1工作日與客戶再次核實(shí)送貨時(shí)間和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間

(4)向倉(cāng)庫(kù)做內(nèi)裝委托，需向倉(cāng)庫(kù)發(fā)出書(shū)面委托。

清晰顯示配船信息（包括船公司、船名航次、訂艙號(hào)/提單號(hào)、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等）、裝柜時(shí)間、貨物數(shù)據(jù)（包括件數(shù)、毛重、體積）、協(xié)議費(fèi)用等

(5)向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)間，一般最遲必須在預(yù)約貨物裝箱時(shí)間的前一工作日的中午之前，并在當(dāng)日下午4點(diǎn)前確認(rèn)安排（包括倉(cāng)庫(kù)是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn)）

(6)向倉(cāng)庫(kù)委托時(shí)，必要情況下應(yīng)注明提空柜的時(shí)間要求

(7)跟蹤到貨物情況

(8)跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港

四、報(bào)關(guān)部分（操作員）

(1)得到相關(guān)銷(xiāo)售或者客服確認(rèn)后方能安排

(2)根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況，前瞻判斷合適的報(bào)關(guān)時(shí)間。如同客戶具體情況有沖突，必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(xiǎn)

(3)最遲在同客戶約定報(bào)關(guān)日期的前一工作日，再次同客戶確認(rèn)報(bào)關(guān)資料的發(fā)送情況

(4)收到報(bào)關(guān)資料后的第一時(shí)間對(duì)報(bào)關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審，有問(wèn)題立即處理

(5)在約定的報(bào)關(guān)日期前一工作日下班前，把完整的報(bào)關(guān)資料送報(bào)關(guān)行

(6)對(duì)于報(bào)關(guān)資料，要求復(fù)印留底；對(duì)于重要報(bào)關(guān)資料如核銷(xiāo)單等，必須在做登

記

(7)跟蹤反饋報(bào)關(guān)結(jié)果

五、文件部分

1、提單確認(rèn)(文件員)

(1)提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送

提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送要及時(shí)，一般預(yù)定開(kāi)航日2個(gè)工作日前必須發(fā)送

(2)催促提單確認(rèn)件

一般預(yù)定開(kāi)航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認(rèn)件

第三篇：貨代操作流程

首先操作接到客戶的訂艙委托書(shū)，然后在把訂艙委托書(shū)錄入自己公司的電腦，換成自己公司格式的委托書(shū)傳給貨電腦發(fā)給船公司或上級(jí)貨代。（也有些小的貨代就直接把接來(lái)的委托直接傳給船公司或上級(jí)貨代）

船公司接受訂艙后，確認(rèn)價(jià)格和艙位無(wú)誤，會(huì)給貨代傳調(diào)箱單（提箱單）或發(fā)放箱指令。如果訂艙時(shí)需要什么單證，也都要提供給船公司，如非危保函，MSDS，化工鑒定，等等。

貨代公司收到調(diào)箱單（提箱單）后，如果安排工廠裝箱，則會(huì)把調(diào)箱單傳給車(chē)隊(duì)。如果安排碼頭或堆場(chǎng)裝箱，則把調(diào)箱單傳給碼頭或堆場(chǎng)。然后裝貨后再找車(chē)隊(duì)或堆場(chǎng)要箱號(hào)。

有了準(zhǔn)確的件數(shù)，重量，箱號(hào)了，則把客戶提供的報(bào)關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)到報(bào)關(guān)行，提前轉(zhuǎn)也可以。報(bào)關(guān)單據(jù)包括：核銷(xiāo)單，發(fā)票，箱單，合同，報(bào)關(guān)委托書(shū)，通關(guān)單，許可證，等等。等報(bào)關(guān)結(jié)束后，由報(bào)關(guān)行將場(chǎng)站收據(jù)交到碼頭。（以后再將海關(guān)退回的核銷(xiāo)單返給貨代，再返給客戶。）

有了箱號(hào)以后，貨代也要及時(shí)把箱號(hào)報(bào)給船公司。然后再跟客戶確認(rèn)準(zhǔn)確的提單樣本。再將正確的提單樣本發(fā)給船公司，開(kāi)船后由船公司出具提單。貨代向船公司取回提單，再寄給客戶

大致就這些把 在錦程訂艙的網(wǎng)站看見(jiàn)過(guò) 憑記憶轉(zhuǎn)述給你

第四篇：貨代操作員流程

貨代操作員/客服工作流程

一、訂艙

1.客戶向我司訂艙的;

2.客戶發(fā)來(lái)的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此;

①托運(yùn)人/發(fā)貨人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起運(yùn)港 ④目的港/中轉(zhuǎn)港 ⑤貨名 ⑥柜型、柜量 ⑦運(yùn)價(jià) ⑧托運(yùn)人的簽字、蓋章;

3.客服人員收到訂艙單后，須與SALES核對(duì)運(yùn)價(jià)是否正確，并由SALES在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認(rèn), 待SALES返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn))。向訂艙時(shí)，需先在各船公司專(zhuān)用臺(tái)帳上自編S/O號(hào);

4.訂艙單發(fā)出后，客服人員應(yīng)主動(dòng)向船公司確認(rèn)艙位，并將船公司傳回的訂艙確認(rèn)單第一時(shí)間傳給客戶，訂艙確認(rèn)上面的訂艙號(hào)與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆;

5.訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將資料輸入電腦，具體步驟如下：

①新建委托，輸入托運(yùn)人、貨名、船公司、船名、航次、開(kāi)航日期、裝港、目的港、箱型箱量;

②工作號(hào)，并按各業(yè)務(wù)員創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號(hào)，比如“客戶服務(wù)”以KF開(kāi)頭;③輸入費(fèi)用明細(xì)-主要是應(yīng)收費(fèi)用;

④訂艙確認(rèn)，輸入訂艙號(hào)。輸入電腦時(shí)，應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱(chēng)、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開(kāi)船日期。

6.操作臺(tái)帳應(yīng)該認(rèn)真、完整地填寫(xiě)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①托運(yùn)人應(yīng)與訂艙單上的托運(yùn)人一致，并寫(xiě)清電話、傳真、及聯(lián)系人;②費(fèi)用明細(xì)應(yīng)仔細(xì)填寫(xiě)，“應(yīng)收”為向客戶收取費(fèi)用;“應(yīng)付”為由我公司支付的費(fèi)用;運(yùn)費(fèi)到付的需填寫(xiě)在“到付”欄，各種費(fèi)用應(yīng)分項(xiàng)列明;向客戶收取的費(fèi)用為ALL IN時(shí)，須注明包含哪些費(fèi)用;免文件、電放費(fèi)用的需由公司領(lǐng)導(dǎo)在臺(tái)帳上簽字確認(rèn);

③需由我司目的港代理代收運(yùn)費(fèi)的，須在臺(tái)帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領(lǐng)

導(dǎo)確認(rèn));

④客戶需倒簽、順簽、預(yù)借提單的，須由SALES在臺(tái)帳上特殊事項(xiàng)一欄注明申請(qǐng)，由操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn);

⑤訂艙號(hào)、訂艙日期、船名、開(kāi)船日期要完整填寫(xiě);

⑥客服人員應(yīng)在臺(tái)帳上相應(yīng)位置簽字。

7.客服按業(yè)務(wù)員設(shè)立登記臺(tái)帳，客服需在訂艙當(dāng)日內(nèi)將客戶名稱(chēng)、訂艙號(hào)、船名、航次、目的港、箱量及業(yè)務(wù)編號(hào)登記在臺(tái)帳上，以便統(tǒng)計(jì)查詢(xún)。

二、拖車(chē)、報(bào)關(guān)

1.出書(shū)面申請(qǐng)，公司批準(zhǔn)后方能安排;

2.安排拖車(chē)前，需與工廠或SALES聯(lián)系確認(rèn)裝柜時(shí)間及地點(diǎn);

3.安排拖車(chē)時(shí)，需向拖車(chē)行發(fā)出書(shū)面委托，寫(xiě)明裝柜時(shí)間、裝柜地點(diǎn)、協(xié)議價(jià)格、S/O NBR、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話等，并在拖車(chē)登記臺(tái)帳上登記以訂艙確認(rèn)后，根據(jù)客戶的要求安排拖車(chē)與報(bào)關(guān)。需嚴(yán)格按照公司公布的拖車(chē)行、報(bào)關(guān)行列表及相應(yīng)價(jià) 格進(jìn)行安排。對(duì)個(gè)別重要客戶有特殊要求的，需提下資料：客戶名稱(chēng)、拖車(chē)行、柜型柜量、起止地點(diǎn)及費(fèi)用等;

4.應(yīng)至少提前半天時(shí)間向拖車(chē)行下委托，以便拖車(chē)行有時(shí)間打單、安排;

5.委托后，客服應(yīng)要求拖車(chē)行提供司機(jī)姓名，手機(jī)號(hào)碼、柜號(hào)，并報(bào)給工廠;

6.客服應(yīng)叮囑車(chē)行按要求時(shí)間抵達(dá)裝貨地點(diǎn)，否則由此引起的押車(chē)費(fèi)等損失由車(chē)行承擔(dān);

7.一般貿(mào)易在深圳清關(guān)的可不需司機(jī)本，若是轉(zhuǎn)關(guān)的貨柜一定要求車(chē)行帶司機(jī)本前往，可委托車(chē)行代辦轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù);

8.安排凍柜拖車(chē)須至少提前一天通知船公司提柜時(shí)間，是否需要預(yù)冷，及通風(fēng)口開(kāi)啟情況，以便船公司通知碼頭做PTI檢驗(yàn)及相應(yīng)安排;

9.如客戶要求凍柜需代發(fā)電機(jī)的，應(yīng)安排有帶發(fā)電機(jī)的拖車(chē)公司拖柜;

10.在客戶自己安排送散貨過(guò)來(lái)的情況下，可委托各碼頭的貨運(yùn)站辦理卸車(chē)、裝箱、還柜等事項(xiàng)。鹽田港可委托鹽鐵服，蛇口、赤灣可委托赤灣倉(cāng)儲(chǔ);

11.在給貨運(yùn)站的委托書(shū)中需注明提空柜時(shí)間，可事先與客戶確認(rèn)貨到站時(shí)間以便決定是通知倉(cāng)庫(kù)事先提取空

柜，還是等貨到后再提，避免產(chǎn)生還空費(fèi)用;

12.安排報(bào)關(guān)時(shí)，需將退稅聯(lián)等重要報(bào)關(guān)文件在報(bào)關(guān)臺(tái)帳上作登記，由報(bào)關(guān)行簽收。在收到由報(bào)關(guān)行退回的退稅聯(lián)后，應(yīng)立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并做好交接紀(jì)錄。

三、其他

1.如由我司安排拖車(chē)、報(bào)關(guān)的，客服人員應(yīng)在船公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場(chǎng)，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書(shū)面確認(rèn)，并在臺(tái)帳上登記;

2.客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書(shū)面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料;

3.客服收到財(cái)務(wù)打印出來(lái)的DEBIT NOTE，與電腦資料核對(duì)無(wú)誤后，立即傳真給客戶?？蛻粜栝_(kāi)稅務(wù)發(fā)票的，須由客戶發(fā)書(shū)面?zhèn)髡妫瑢?xiě)明發(fā)票抬頭及金額、幣種;

4.對(duì)由客戶自拖自報(bào)的，客服人員須至少于結(jié)關(guān)前一天與客戶確認(rèn)是否已做柜。如已做柜，將箱號(hào)登記在臺(tái)帳上，即可將臺(tái)帳立即交文件組;

5.對(duì)由我司安排拖車(chē)報(bào)關(guān)的，客服在與報(bào)關(guān)行確認(rèn)放行后，即可將臺(tái)帳交文件組。

文件

1.文件組收到船公司的LOADING LIST 后，與臺(tái)帳核對(duì)，已經(jīng)裝上船的，應(yīng)立即向客戶催要補(bǔ)料。

2.文件組需核對(duì)船公司的LOADING LIST 及費(fèi)用清單，如有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租的，而客服尚未確認(rèn)的，應(yīng)立即通知客戶，要求其書(shū)面確認(rèn)，并在臺(tái)帳上登記。

3.文件員根據(jù)客戶提供的補(bǔ)料，先與客戶核對(duì)清楚后再向船公司提供補(bǔ)料，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)將提單資料核對(duì)清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā)HB/L或MB/L。

4.提單的繕制應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等;②提單表面應(yīng)清潔，避免過(guò)多涂改，一份提單最多不可超過(guò)3個(gè)更正章。一些重要的項(xiàng)目，比如船名/航次、卸港、箱號(hào)等不可更改;

③應(yīng)要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯(lián)系人;

④客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容(比如船級(jí)社、船齡的要求)應(yīng)與相關(guān)船公司核實(shí)確認(rèn);

⑤如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過(guò)三天，長(zhǎng)航線不超過(guò)七天，在收到客戶保函后，交操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，必要時(shí)可要求客戶提供信用證核對(duì)方可簽發(fā);

⑥外代提單不允許預(yù)借。

5.使用我司目的港代理收運(yùn)費(fèi)或代放貨物時(shí)，應(yīng)注意：

①出我司HB/L給客戶，HB/L上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運(yùn)費(fèi)的金額，DELIVERY AGENT 為我司代理;

②OB/L上面SHIPPER為我司，CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理，其它資料與HB/L相同，將OB/L電放給我司代理;

③事先明確我司與客戶及船公司的運(yùn)費(fèi)支付條款(預(yù)付或到付);

④制作CHARGES SETTLEMENT，列明貨物相關(guān)信息及要求代理收取的費(fèi)用，支付給船公司的費(fèi)用，代理費(fèi)及應(yīng)退給我司的費(fèi)用;

⑤制作放貨通知書(shū)，通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放，然后與OB/L COPY件、HB/L COPY件，OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 于船開(kāi)后盡早一起傳給代理;

⑥對(duì)代理有向我司退代理費(fèi)的，應(yīng)在臺(tái)帳上注明，并輸入電腦。

6.繕制美線提單時(shí)，應(yīng)注意：

①HB/L與OB/L的繕制可參考第5項(xiàng);

②OB/L上注明我司與船公司的S/C號(hào)，但HB/L上不得顯示該S/C號(hào);③核對(duì)貨名、價(jià)格、中轉(zhuǎn)港，必須與合約中規(guī)定的一致。

7.將與客戶核對(duì)無(wú)誤后所處的正本提單并提單交接單交財(cái)務(wù)，以便財(cái)務(wù)在收妥運(yùn)費(fèi)后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

8.將提單號(hào)、提單日期填在臺(tái)帳上，并將文件費(fèi)、電放費(fèi)、拖車(chē)費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)、超堆費(fèi)、改船費(fèi)、改單費(fèi)等貨物在港期間發(fā)生的費(fèi)用輸入電腦，核對(duì)無(wú)誤后通知財(cái)務(wù)。

9.將臺(tái)帳、提單、與代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)復(fù)印交財(cái)務(wù)簽收。

10.費(fèi)用通知財(cái)務(wù)后不可繕自更改，特殊情況可填寫(xiě)費(fèi)用更改單，列明更改費(fèi)用項(xiàng)目、金額、更改原因，由操作部經(jīng)理簽字，再交財(cái)務(wù)部。但需注意以下幾點(diǎn)：

①海運(yùn)費(fèi)的更改需由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意;

②改船費(fèi)、超堆費(fèi)等雜費(fèi)需在通知財(cái)務(wù)前輸入清楚;

③因漏輸、錯(cuò)輸費(fèi)用造成公司損失的，按公司相關(guān)規(guī)定給予責(zé)任人處罰。

11.將臺(tái)帳分船公司按月份存檔。

第五篇：貨代單證操作流程

貨代單證操作流程

1.接受到客戶的訂艙委托書(shū)，按照客戶的要求的船期和箱型去船公司訂艙。等船公司出了箱號(hào)以后，給客戶出入貨通知（寫(xiě)明船名航次，提單號(hào)，場(chǎng)站地址和聯(lián)系人，注明客戶在什么時(shí)間以?xún)?nèi)把貨物運(yùn)至場(chǎng)站）。

如果客戶要求貨代找車(chē)，請(qǐng)聯(lián)系好車(chē)隊(duì)，并和客戶確認(rèn)好陸運(yùn)的價(jià)格，把入貨通知傳真給車(chē)隊(duì)的師傅，安排好時(shí)間，請(qǐng)車(chē)隊(duì)師傅去港口背向去客戶工廠裝貨。2.報(bào)關(guān)：要求客戶提供正本的報(bào)關(guān)委托和核銷(xiāo)單，箱單，發(fā)票，與客戶核實(shí)好商品的品名，HS編碼，企業(yè)在海關(guān)所錄入的10位數(shù)編碼，貨物件重尺等規(guī)格。3.報(bào)檢，要求客戶提供正本的報(bào)檢委托，箱單，發(fā)票，和銷(xiāo)售合同書(shū)，等客戶工廠驗(yàn)貨后出通關(guān)單。安排通關(guān) 4.在開(kāi)船以前和客戶確認(rèn)提單。

5.在船開(kāi)以后給客戶傳真費(fèi)用明細(xì)，讓客戶確認(rèn)回傳

6.要求客戶付款買(mǎi)單。有的客戶買(mǎi)單的時(shí)間比較急，請(qǐng)和客戶溝通好時(shí)間，防止影響客戶的交單~ 操 作 規(guī) 范 一.訂艙

1.業(yè)務(wù)將資料明確填寫(xiě)在業(yè)務(wù)作業(yè)單上后交給操作主管，由主管進(jìn)行登記。主管再將單證派發(fā)給各操作員手中。資料要求業(yè)務(wù)填寫(xiě)數(shù)據(jù)明確（除浮動(dòng)部分），不得擅自更改，在開(kāi)船前確定費(fèi)用。

2.如果艙位、價(jià)格方面出現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)反饋給主管及業(yè)務(wù)員。3.在艙位緊張的時(shí)候,可向船東先預(yù)定艙位。二.請(qǐng)派

1.接到船東放箱后,及時(shí)傳真給拖車(chē)請(qǐng)派,冷凍柜要提前聯(lián)絡(luò)柜檢單。2.在請(qǐng)派單上體現(xiàn)的到柜時(shí)間要比客人要求的提前半個(gè)小時(shí)。3.如果是長(zhǎng)途的客人,必須向客人提供司機(jī)的手機(jī)號(hào)碼以便聯(lián)絡(luò)。

4.如果一個(gè)工廠同時(shí)裝幾個(gè)貨柜的，要傳真給工廠船名航次，提單號(hào)，港口及柜號(hào)。

5.和工廠保持聯(lián)絡(luò)到柜時(shí)間,若未及時(shí)到柜的,要及時(shí)查明原因。

6.在裝柜過(guò)程中產(chǎn)生額外費(fèi)用的,在確認(rèn)無(wú)法申請(qǐng)后，要告知業(yè)務(wù)員。由業(yè)務(wù)員決定如何向客人收取。三.單證

1.客人提供資料后,應(yīng)立即制作有我公司格式的提單樣單給客人確認(rèn)，以客人的OK件再和船東確認(rèn)提單。

2.操作員必須根據(jù)OK件先和船東核對(duì)提單無(wú)誤后再發(fā)給客人。發(fā)到其他公司的傳真應(yīng)一一確認(rèn)是否收到。

3.操作員在向外勤分配單證時(shí),要告知單證的輕重緩急。單證必須在幾點(diǎn)送達(dá)，如果因特殊原因，不能按時(shí)送達(dá)的，交給主管進(jìn)行調(diào)整。

備注：二程（中轉(zhuǎn)）船期的跟蹤及反饋，如果遇到特殊情況應(yīng)及時(shí)應(yīng)對(duì)。每個(gè)月各家船公司的船期更改也要及時(shí)反饋。四.費(fèi)用結(jié)算

1.操作員在確認(rèn)此票裝船后,根據(jù)船東的費(fèi)用單,在開(kāi)船后一天之內(nèi)請(qǐng)款,經(jīng)過(guò)主管審核無(wú)誤后,交給財(cái)務(wù)。船公司運(yùn)價(jià)盡量由商務(wù)部掌握，由操作主管與船公司相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通價(jià)格事宜。2.因冷凍柜的制冷費(fèi)用問(wèn)題,操作員要及時(shí)向相關(guān)的拖車(chē)公司索要費(fèi)用以便核對(duì)。

3.操作員在開(kāi)船后一天之內(nèi)要把DEBIT NOTE和我司的貨代提單發(fā)送給代理。4.除了和我公司有月結(jié)協(xié)議的客人,其他客人一律要所有費(fèi)用結(jié)算清楚后退還核銷(xiāo)單。

5.操作在下班之前要把第二天早上付款的請(qǐng)款單交給主管。為第二天的操作爭(zhēng)取時(shí)間。

貨代單證的具體操作流程（海運(yùn)）

走海運(yùn)時(shí), 把貨及invoice, packing list ,booking 交到forwarder倉(cāng)庫(kù),還要拿走一份入倉(cāng)單, 請(qǐng)問(wèn)之后要怎樣, 入倉(cāng)單有什么用? 是否還要換什么數(shù)據(jù)提供給客戶?

打制訂艙單

1.訂艙單用下貨紙根據(jù)貨主提供的委托單制作。需要填制的項(xiàng)目有：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY、POR、MARKS＆NOS、QUANTITY、DESCRIPTION OF GOODS、GROSS WEIGHT IN KILOS、MEASUREMENT、TOTAL。

2.打制完上述內(nèi)容后，注明運(yùn)輸條款。在訂艙單的右上角打上代理人的電話、傳真，并加蓋代理人方章，送至配載的船公司。

1.單證必須齊全。

貨主必須提供的單據(jù)有：合同副本（售貨確認(rèn)書(shū)、形式發(fā)票）、正本裝箱單至少一份、正本發(fā)票至少一份、正本出口收匯核銷(xiāo)單，出口貨物如需海關(guān)監(jiān)管條件還必須提供相應(yīng)證件。

2.如果貨主提供的單據(jù)已繕制好，可以從以下方面審核：

A、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的尺碼、重量是否一致。

B、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的金額以及幣種是否一致（合同金額不小于發(fā)票金額）。

C、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的發(fā)票號(hào)是否一致。

D、合同、委托與裝箱單、發(fā)票上顯示的合同號(hào)是否一致。

E、正本單據(jù)不許有任何涂改。

F、合同不能是手寫(xiě)，否則用打字機(jī)重新繕制。

3.如果貨主提供的單據(jù)空白，可按下列項(xiàng)目繕制：

A、裝箱單主要填制的內(nèi)容為麥頭、發(fā)票號(hào)碼、合同號(hào)、裝貨港、卸貨港、品名、規(guī)格、數(shù)量、毛重、凈重。

B、發(fā)票主要填制的內(nèi)容為嘜頭、合同號(hào)、發(fā)票號(hào)、裝貨港、卸貨港、貨物描述、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)。

轉(zhuǎn)報(bào)關(guān)單據(jù)

接到船公司集港通知后，取回下貨紙。在集港前一天下午3時(shí)前，電話同港務(wù)局貨運(yùn)科做集港計(jì)劃，制下貨小條（一式三聯(lián)）。

A、轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行的單據(jù)有，裝箱單、發(fā)票、合同、委托報(bào)關(guān)協(xié)議、報(bào)關(guān)單、下貨紙、聯(lián)系單（一式兩聯(lián)）、海關(guān)監(jiān)管條件涉及的證件，上述單據(jù)各1份。

B、編號(hào)為1、2、3的單據(jù)必須由貨主提供。

C、委托報(bào)關(guān)協(xié)議（副本也可以），用規(guī)定格式加蓋出口單位公章，填上相應(yīng)內(nèi)容。

D、下貨紙。在前述訂艙單的基礎(chǔ)上，在相應(yīng)的位置補(bǔ)充船名、航次、提單號(hào)，貨物描述需用中文加以標(biāo)識(shí)，報(bào)關(guān)只需

提供裝貨單收貨單留底聯(lián)，每一聯(lián)的右上角都應(yīng)加蓋代理人方章。下貨紙裝貨單應(yīng)蓋有該條船船代的簽章。

E、聯(lián)系單。聯(lián)系單是代理人與報(bào)關(guān)行聯(lián)系的單據(jù)，上面列明代理人轉(zhuǎn)給報(bào)關(guān)行何種單據(jù)及份數(shù)，將單據(jù)轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行前，應(yīng)填好一式兩聯(lián)的聯(lián)系單，單據(jù)轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行后，其中一聯(lián)應(yīng)有報(bào)關(guān)行相關(guān)人員的簽字，以備存檔。

F、合同、裝箱單、發(fā)票、報(bào)關(guān)單、許可證、商檢證轉(zhuǎn)至報(bào)關(guān)行前應(yīng)有留底。

確認(rèn)提單

A、繕制提單前應(yīng)注意貨主有無(wú)特殊要求，一般情況下，貨主都會(huì)在委托中注明。

B、如要求在提單中顯示“SHIPPED ON BOARD”簽單時(shí)，應(yīng)注意上、下簽章（其中之一應(yīng)簽在SHIPPED ON BOARD 旁邊）。

C、如果涉及倒簽、預(yù)借，應(yīng)事先與船公司確認(rèn)好是否能接受，如果可以接受，應(yīng)填制好保函傳真給貨主，讓其加蓋公章，返回后再由代理人提供給相關(guān)船公司。

意見(jiàn)如下：

A.如貨代代理報(bào)關(guān)或接受委托報(bào)關(guān)，則需提供正本出口收匯核銷(xiāo)單，否則，貨代則不需要貨主的出口收匯核銷(xiāo)單。

B.發(fā)票的金額可以大于合同的金額。因?yàn)檫M(jìn)出口合同中普遍存在溢短裝條款，除非合同中無(wú)此條款或客戶L/C中明確規(guī)定如實(shí)際走貨金額大于合同金額則拒付。

3.船公司一般不做拼箱貨,是由專(zhuān)門(mén)的拼箱公司操作,將各個(gè)貨主的貨物拼在一個(gè)柜再向船司定艙.拼箱公司和船司定艙是以CY-CY的條款,而貨主與拼箱公司定的是“CFS-CFS”“LCL-LCL”條款.船司只出具一套提單給拼箱公司,不會(huì)出具多套以“CFS-CFS”條款的提單給直接客人,拼箱公司再簽發(fā)自己公司的貨代單給客人.故拼箱貨無(wú)船東單可言,只能默認(rèn)拼箱公司所簽發(fā)的提單為船東單。拼箱公司的提單上所載的目的港代理一般是該公司自己的代理，而不是船公司的。

出船運(yùn)貨代的單證操作流程

首先、你要帶好這些單據(jù)到海關(guān)和商檢局蓋章，信用證和其他正本單據(jù)是由銀行給你，然后到船公司提貨一般這些貨物都在海關(guān)的監(jiān)管倉(cāng)庫(kù)中，最后在核銷(xiāo)外匯具體的貨物有不同的監(jiān)管要求你可以先到當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)和商檢詢(xún)問(wèn).