第一篇：輸送帶的分類標(biāo)準(zhǔn)與使用注意事項(xiàng)

輸送帶的分類標(biāo)準(zhǔn)與使用注意事項(xiàng)

中國輥業(yè)網(wǎng)除提供大量花輥、軋輥、托輥、膠輥供求信息外，還匯聚了托輥技術(shù)、托輥企業(yè)新聞等最新資訊，下面是輸送帶的分類標(biāo)準(zhǔn)與使用注意事項(xiàng)一文，希望對(duì)托輥企業(yè)有所幫助。

一、輸送帶按使用的行業(yè)可以分為：

汽車行業(yè)專用輸送帶、蓄電池專用輸送帶、速凍食品專用輸送帶、休閑食品專用輸送帶、水產(chǎn)行業(yè)專用輸送帶、輪胎行業(yè)專用輸送帶、物流行業(yè)專用輸送帶、化工行業(yè)專用輸送帶、冷凍食品專用輸送帶、食品輸送帶、微波輸送帶、爬坡輸送帶、大理石輸送帶、瓦楞紙輸送帶、包裝行業(yè)專用輸送帶、娛樂設(shè)施專用輸送帶、液體食品專用輸送帶、果蔬專用輸送帶、蔬菜專用輸送帶、肉類專用輸送帶、礦山專用輸送帶、水泥廠專用輸送帶、服裝廠專用輸送帶、玻璃廠專用輸送帶、注塑行業(yè)專用輸送帶等自動(dòng)化生產(chǎn)線。

二、按輸送帶使用用途可以分為：

防油輸送帶、防滑輸送帶、爬坡輸送帶、防酸堿輸送防熱輸送帶、防寒輸送帶、防燃輸送帶、防腐蝕輸送帶、防潮輸送帶、防低溫輸送帶、防高溫輸送帶、耐油輸送帶、耐熱輸送帶、耐寒輸送帶、耐低溫輸送帶、耐高溫輸送帶、耐酸堿輸送帶、阻燃輸送帶。

三、輸送帶按材質(zhì)可以分為：

PVC輸送帶、PU輸送帶、聚乙烯輸送帶、塑料鏈板輸送帶、模塊網(wǎng)輸送帶、聚丙烯輸送帶、尼龍輸送帶、鐵氟龍輸送帶、不銹鋼輸送帶。

四、輸送帶按照耐熱程度分為：

1、耐熱輸送帶：TI型耐不大于100度、T2型耐不大于125度、T3型耐不大于150度

2、耐高溫輸送帶：耐溫能力不大于200度

3、耐燒灼輸送帶（金屬網(wǎng)芯輸送帶）：耐溫200-500度

了解了輸送帶按不同的行業(yè)的分類，同樣也要注意輸送帶使用注意事項(xiàng)。

隨著輸送帶在工業(yè)生產(chǎn)中的普及，多品種、高性能、輕量化、多功能、長壽命是生產(chǎn)商關(guān)注的幾個(gè)方面。在工業(yè)生產(chǎn)中，正確的使用輸送帶顯得尤其重要，輸送帶在使用中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1.避免托輥被物料覆蓋，造成回轉(zhuǎn)不靈，防止漏料卡于滾筒與膠帶之間，注意輸送帶活動(dòng)部分的潤滑，但不得油污輸送帶；

2.防止輸送帶負(fù)荷啟動(dòng)；

3.輸送帶發(fā)生跑偏，應(yīng)及時(shí)采取措施糾正；

4.發(fā)現(xiàn)輸送帶局部破損時(shí)，應(yīng)用人造棉及時(shí)修補(bǔ)，以免擴(kuò)大；

5.避免輸送帶遭受機(jī)架，支柱或塊狀物料的阻滯，防止碰破扯裂。

第二篇：Java路徑的分類與使用注意事項(xiàng)

Java路徑的分類與使用注意事項(xiàng) 閱讀次數(shù): 63次 發(fā)布時(shí)間: 2011-01-05 10:23:21發(fā)布人: wanzhuanIT

來源: 網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)載

Java路徑簡單的分可以分為兩種：絕對(duì)路徑和相對(duì)路徑。下面介紹有關(guān)Java路徑分類的一些細(xì)節(jié)，以及使用Java路徑時(shí)需要注意的問題。

具體而言，Java路徑又分為四種：

一、URI形式的絕對(duì)資源路徑如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/aaa.b URL是URI的特例。URL的前綴/協(xié)議，必須是Java認(rèn)識(shí)的。URL可以打開資源，而URI則不行。URL和URI對(duì)象可以互相轉(zhuǎn)換，使用各自的toURI(),toURL()方法即可。

二、本地系統(tǒng)的絕對(duì)路徑 D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/aaa.b Java.io包中的類，需要使用這種形式的參數(shù)。但是，它們一般也提供了URI類型的參數(shù)，而URI類型的參數(shù)，接受的是URI樣式的String。因此，通過URI轉(zhuǎn)換，還是可以把URI樣式的絕對(duì)路徑用在java.io包中的類中。

三、相對(duì)于classpath的相對(duì)路徑如：相對(duì)于 file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/這個(gè)路徑的相對(duì)路徑。其中，bin是本項(xiàng)目的classpath。所有的Java源文件編譯后的.class文件復(fù)制到這個(gè)目錄中。

四、相對(duì)于當(dāng)前用戶目錄的相對(duì)路徑就是相對(duì)于System.getProperty(“user.dir”)返回的路徑。對(duì)于一般項(xiàng)目，這是項(xiàng)目的根路徑。對(duì)于JavaEE服務(wù)器，這可能是服務(wù)器的某個(gè)路徑。這個(gè)并沒有統(tǒng)一的規(guī)范。所以，絕對(duì)不要使用“相對(duì)于當(dāng)前用戶目錄的相對(duì)路徑”。

然而：默認(rèn)情況下，java.io 包中的類總是根據(jù)當(dāng)前用戶目錄來分析相對(duì)路徑名。此目錄由系統(tǒng)屬性 user.dir 指定，通常是 Java 虛擬機(jī)的調(diào)用目錄。

這就是說，在使用java.io包中的類時(shí)，最好不要使用相對(duì)路徑。否則，雖然在J2SE應(yīng)用程序中可能還算正常，但是到了J2EE程序中，一定會(huì)出問題。而且這個(gè)路徑，在不同的服務(wù)器中都是不同的。相對(duì)路徑最佳實(shí)踐推薦使用相對(duì)于當(dāng)前classpath的相對(duì)路徑因此，我們?cè)谑褂孟鄬?duì)路徑時(shí)，應(yīng)當(dāng)使用相對(duì)于當(dāng)前classpath的相對(duì)路徑。

ClassLoader類的getResource(String name),getResourceAsStream(String name)等方法，使用相對(duì)于當(dāng)前項(xiàng)目的classpath的相對(duì)路徑來查找資源。讀取屬性文件常用到的ResourceBundle類的getBundle(String path)也是如此。通過查看ClassLoader類及其相關(guān)類的源代碼，我發(fā)現(xiàn)，它實(shí)際上還是使用了URI形式的絕對(duì)路徑。通過得到當(dāng)前classpath的URI形式的絕對(duì)路徑，構(gòu)建了相對(duì)路徑的URI形式的絕對(duì)路徑。(這個(gè)實(shí)際上是猜想，因?yàn)镴DK內(nèi)部調(diào)用了SUN的源代碼，而這些代碼不屬于JDK，不是開源的。)相對(duì)路徑本質(zhì)上還是絕對(duì)路徑因此，歸根結(jié)底，Java本質(zhì)上只能使用絕對(duì)路徑來尋找資源。所

有的相對(duì)路徑尋找資源的方法，都不過是一些便利方法。不過是API在底層幫助我們構(gòu)建了絕對(duì)路徑，從而找到資源的。得到classpath和當(dāng)前類的絕對(duì)路徑的一些方法 下面是一些得到classpath和當(dāng)前類的絕對(duì)路徑的一些方法。

Java路徑：你可能需要使用其中的一些方法來得到你需要的資源的絕對(duì)路徑。

1，F(xiàn)ileTest.class.getResource(“")得到的是當(dāng)前類FileTest.class文件的URI目錄。不包括自己。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/com/test/

2，F(xiàn)ileTest.class.getResource(”/“)得到的是當(dāng)前的classpath的絕對(duì)URI路徑。如：

file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/

3，Thread.currentThread().getContextClassLoader().getResource(”“)得到的也是當(dāng)前ClassPath的絕對(duì)URI路徑。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/

4，F(xiàn)ileTest.class.getClassLoader().getResource(”“)得到的也是當(dāng)前ClassPath的絕對(duì)URI路徑。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/

5，ClassLoader.getSystemResource(”“)得到的也是當(dāng)前ClassPath的絕對(duì)URI路徑。如：file:/D:/java/eclipse32/workspace/jbpmtest3/bin/ 我推薦使用

Thread.currentThread().getContextClassLoader().getResource(”“)來得到當(dāng)前的classpath的絕對(duì)路徑的URI表示法。Web應(yīng)用程序中資源的尋址 上文中說過，當(dāng)前用戶目錄，即相對(duì)于

System.getProperty(”user.dir“)返回的路徑。

對(duì)于JavaEE服務(wù)器，這可能是服務(wù)器的某個(gè)路徑，這個(gè)并沒有統(tǒng)一的規(guī)范。

而不是我們發(fā)布的Web應(yīng)用程序的根目錄。

這樣，在Web應(yīng)用程序中，我們絕對(duì)不能使用相對(duì)于當(dāng)前用戶目錄的相對(duì)路徑。

在Web應(yīng)用程序中，我們一般通過ServletContext.getRealPath(”/“)方法得到Web應(yīng)用程序的根目錄的絕對(duì)路徑。這樣，我們只需要提供相對(duì)于Web應(yīng)用程序根目錄的路徑，就可以構(gòu)建出定位資源的絕對(duì)路徑。這是我們開發(fā)Web應(yīng)用程序時(shí)一般所采取的策略。

通用的相對(duì)路徑解決辦法 Java中各種相對(duì)路徑非常多，不容易使用，非常容易出錯(cuò)。因此，我編寫了一個(gè)便利方法，幫助更容易的解決相對(duì)路徑問題。

Web應(yīng)用程序中使用JavaSE運(yùn)行的資源尋址問題在JavaSE程序中，我們一般使用classpath來作為存放資源的目的地。但是，在Web應(yīng)用程序中，我們一般使用classpath外面的WEB-INF及其子目錄作為資源文件的存放地。在Web應(yīng)用程序中，我們一般通過ServletContext.getRealPath(”/“)方法得到Web應(yīng)用程序的根目錄的絕對(duì)路徑。這樣，我們只需要提供相對(duì)于Web應(yīng)用程序根目錄的路徑，就可以構(gòu)建出定位資源的絕對(duì)路徑。

Web應(yīng)用程序，可以作為Web應(yīng)用程序進(jìn)行發(fā)布和運(yùn)行。

但是，我們也常常會(huì)以JavaSE的方式來運(yùn)行Web應(yīng)用程序的某個(gè)類的main方法。

或者，使用JUnit測(cè)試。這都需要使用JavaSE的方式來運(yùn)行。

這樣，我們就無法使用ServletContext.getRealPath(”/")方法得到Web應(yīng)用程序的根目錄的絕對(duì)路徑。

而JDK提供的ClassLoader類，它的getResource(String name),getResourceAsStream(String name)等方法，使用相對(duì)于當(dāng)前項(xiàng)目的classpath的相對(duì)路徑來查找資源。讀取屬性文件常用到的ResourceBundle類的getBundle(String path)也是如此。它們都只能使用相對(duì)路徑來讀取classpath下的資源，無法定位到classpath外面的資源。Classpath外配置文件讀取問題如，我們使用測(cè)試驅(qū)動(dòng)開發(fā)的方法，開發(fā)Spring、Hibernate、iBatis等使用配置文件的Web應(yīng)用程序，就會(huì)遇到問題。盡管Spring自己提供了FileSystem(也就是相對(duì)于user,dir目錄)來讀取Web配置文件的方法，但是終究不是很方便。而且與Web程序中的代碼使用方式不一致。至于Hibernate，iBatis就更麻煩了。只有把配置文件移到classpath下，否則根本不可能使用測(cè)試驅(qū)動(dòng)開發(fā)。

第三篇：標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)如何使用及使用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)注意事項(xiàng)

標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)如何使用及使用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)注意事項(xiàng) 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的特點(diǎn)與性質(zhì)

(1)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)可用于校準(zhǔn)儀器。分析儀器的校準(zhǔn)是獲得準(zhǔn)確的測(cè)定結(jié)果的關(guān)鍵步驟。儀器分析幾乎全是相對(duì)分析，絕對(duì)準(zhǔn)確度無法確定，而標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)可以校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)儀器。

(2)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)用于評(píng)價(jià)分析方法的準(zhǔn)確度。選擇濃度水平、準(zhǔn)確度水平。

(3)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)當(dāng)作工作標(biāo)準(zhǔn)使用，制作標(biāo)準(zhǔn)曲線。儀器分析大多是通過工作曲線來建立物理量與被測(cè)組分濃度之間的線性關(guān)系。分析人員習(xí)慣于用自己配制的標(biāo)準(zhǔn)溶液做工作曲線。若采用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)做工作曲線，不但能使分析結(jié)果成立在同一基礎(chǔ)上，還能提高工作效率。

(4)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)作為質(zhì)控標(biāo)樣。若標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的分析結(jié)果與標(biāo)準(zhǔn)值一致，表明分析測(cè)定過程處于質(zhì)量控制之中，從而說明未知樣品的測(cè)定結(jié)果是可靠的。

(5)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)還可用于分析化學(xué)質(zhì)量保證工作。分析質(zhì)量保證責(zé)任人可以用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)考核、評(píng)價(jià)化驗(yàn)人員和整個(gè)分析實(shí)驗(yàn)室的工作質(zhì)量。具體作法是：用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)做質(zhì)量控制圖，長期監(jiān)視測(cè)量過程是否處于控制之中。

使用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)應(yīng)注意：

(1)選用標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的基體組成與被測(cè)試樣接近。這樣可以消除基體效應(yīng)引起的系統(tǒng)誤差。但如果沒有與被測(cè)試樣的基體組成相近的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)，也可以選用與被測(cè)組分含量相當(dāng)?shù)钠渌w的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)

(2)要注意標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)有效期。許多標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)都規(guī)定了有效期，使用時(shí)應(yīng)檢查生產(chǎn)日期和有效期，當(dāng)然由于保存不當(dāng)，而使標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)變質(zhì)，就不能再使用了。

(3)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的化學(xué)成分應(yīng)盡可能地與被測(cè)樣品相同

(4)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)一般應(yīng)存放在干燥、陰涼的環(huán)境中，用密封性好的容器貯存。具體貯存方法應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)證書上規(guī)定的執(zhí)行。否則，可能由于物理、化學(xué)和生物等作用的影響，使得標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)發(fā)生變化，引起標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)失效。

第四篇：辦公用品的分類與使用

辦公用品的分類與使用

一、日常用具

1.日常用具的定義

日常用具指企業(yè)日常工作及業(yè)務(wù)操作所使用的家具、工具、器具等。例如規(guī)尺、剪刀、裁紙刀、訂書機(jī)等文具，電子計(jì)算器、算盤、計(jì)算機(jī)、筆記本電腦等辦公設(shè)備。

2.日常用具的配備及使用要求

(1)為使圖表等文件制作快速且漂亮，所使用的文具包括規(guī)尺、樣板、剪刀、裁紙機(jī)、繪圖用具等。

(2)文書化也有謄寫、打印、印刷、修改文書的工作。平時(shí)，就要使用文字處理機(jī)、微機(jī)、桌面印刷機(jī)等辦公設(shè)備。

(3)制作文書也需要復(fù)印。復(fù)印室需要復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、文件打孔機(jī)、三孔機(jī)、裁紙機(jī)、垃圾箱等日常用具。需要大量印刷時(shí)，應(yīng)該使用附帶排序功能的高速復(fù)印機(jī)。有的復(fù)印機(jī)可進(jìn)行彩色復(fù)印。碎紙機(jī)是切碎文書用的。機(jī)密文件復(fù)印錯(cuò)誤或需要銷毀機(jī)密文件時(shí)，可放人碎紙機(jī)切碎。

(4)文件打孔機(jī)和三孔機(jī)等是使用活頁封面裝訂紙張時(shí)給紙張打孔用的。(5)裁紙機(jī)用來裁斷復(fù)數(shù)文書的一頁頁的復(fù)印件。

(6)日常辦公工作除文書化外還有計(jì)算。企業(yè)所做的銷售分析、投資分析、經(jīng)營計(jì)劃的制作、技術(shù)設(shè)計(jì)等都需要快速準(zhǔn)確的計(jì)算。計(jì)算用具為電子計(jì)算器。作為長時(shí)間使用的業(yè)務(wù)用計(jì)算用具，一般使用具備所必需的位數(shù)和計(jì)算功能稍大的電子計(jì)算器。

(7)如果是電子計(jì)算器無法進(jìn)行的高難度計(jì)算，或者數(shù)據(jù)量較多，或者需要制作生產(chǎn)計(jì)劃的數(shù)值表格時(shí)，可使用微機(jī)。微機(jī)需要具備以下幾種功能的軟件，如數(shù)據(jù)保管功能、制表功能、科技計(jì)算功能、統(tǒng)計(jì)計(jì)算功能等業(yè)務(wù)所必需的功能。

(8)日常業(yè)務(wù)中包括通信業(yè)務(wù)。通信工作使用電話、終端傳真機(jī)等通信電子設(shè)備。使用時(shí)通過電話總機(jī)、內(nèi)線、外線雙方都可實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)送功能，如按鍵式電話，即使人不在也可以轉(zhuǎn)送到移動(dòng)點(diǎn)或所到達(dá)的地方。

(9)會(huì)計(jì)和教育培訓(xùn)等需要投影機(jī)、電視、VTR等日常用具。為提高信息傳達(dá)的效率，有時(shí)需要給語言配上適當(dāng)?shù)膭?dòng)態(tài)畫面、靜止畫面或插圖等圖像。開會(huì)時(shí)則使用語言和投影機(jī)進(jìn)行說明。

二、辦公設(shè)施附件

1.辦公設(shè)施附件的定義

辦公設(shè)施附件指的是為設(shè)施配置的物品。設(shè)施指辦公室、會(huì)議室、招待室、圖書室、培訓(xùn)室、復(fù)印室、電腦房、展示廳等等。辦公室內(nèi)最基本的辦公設(shè)施附件，有桌椅、文件框等，此外還有信箱、雜志架、布告牌、衣柜、掛外套的衣架等。

2.辦公設(shè)施附件的配備及使用要求

(1)辦公桌需要每人一臺(tái)。辦公桌大多為鋼板制品且附帶有抽屜。結(jié)束工作回家時(shí)，桌子不要放置任何東西。特別是不要將機(jī)密文件及重要文件等留在桌上。

會(huì)議室及接待室等處使用涂有沉色的大桌子。桌子上附帶有抽屜及擺放物品用的擱板等。OA設(shè)備使用較多的事務(wù)所在位置工作站時(shí)選用便于工作的辦公桌。

一般工作站所使用的桌子有的呈L字型。這可便于事務(wù)工作與OA設(shè)備的操作同時(shí)進(jìn)行。

(2)椅子也有各種各樣的。椅子關(guān)系到事務(wù)工作的坐姿，能左右事務(wù)工作者的疲勞程度。可選用可以上下調(diào)節(jié)座高的并改變靠背角度的辦公用椅。(3)為了提高辦公室事務(wù)工作的效率，需要放置文件柜。將文件放入做成桌子抽屜的文件柜時(shí)，需將文件縱向堆疊、文件的脊部橫放。放入拉門式文件柜時(shí)，同書架一樣，需讓文件背部豎放。拉門式文件柜與書架一樣保管活頁封面及文件等都比較方便。抽屜式文件柜保管文件夾比較方便。企業(yè)需要置備兩種不同方式的文件柜。需要置備個(gè)人辦公專用和放置企業(yè)公用文件夾的文件柜。

(4)辦公室里應(yīng)有放置郵件及傳閱資料等的信箱。信箱為抽屜式的收放箱。為防止夜間機(jī)密泄露，信箱應(yīng)有暗鎖。

(5)放置雜志架以供閱覽報(bào)紙、雜志用。雜志架上通常放置最新一期的雜志及報(bào)紙，舊雜志、舊報(bào)紙則被放在書架上。

(6)辦公室所必需的辦公設(shè)施附件要有供員工保管衣物的衣柜、掛外套的衣架、放傘的傘架、供應(yīng)茶水或其他飲料的供給熱水設(shè)備，丟棄垃圾的垃圾箱等。在選擇這些用品時(shí)，應(yīng)選擇實(shí)用的。

(7)會(huì)議室、培訓(xùn)用的教室、放映幻燈片或投影的工作室需要白板、黑板等會(huì)議用的辦公設(shè)施附件，麥克風(fēng)及錄像機(jī)等音像放映設(shè)備，聽眾用桌椅，講演用的衣架等等。新型會(huì)議室、培訓(xùn)用教室等處大多使用白板。

聽眾用桌椅須采用可以使聽眾在會(huì)議或培訓(xùn)期間保持心情舒暢、精神集中的樣式。若使用接待室里的柔軟的椅子，可能會(huì)使其緊張感松弛，坐姿不端正，會(huì)造成精神無法集中。

(8)復(fù)印室需要放置分類整理復(fù)印紙的保管箱，將文書用訂書機(jī)裝訂并整理的工作臺(tái)、保管原件及復(fù)印件的擱板、復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)工具、藥品柜、大垃圾箱等等。這些東西最好是物美價(jià)廉的。

三、易耗品

1.易耗品的定義

易耗品指的是會(huì)因使用而減少的物品。比如，辦公用的鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮等筆記工具；公司信紙、方格紙、活頁紙、復(fù)印紙、傳票、留言條等紙張；筆記本、賬簿、軟盤等OA易耗品；文件夾及活頁封面歸檔用具等等。

2.易耗品管理要求

為提高事務(wù)工作的效率，并削減事務(wù)工作的成本，必須經(jīng)常保管一定品質(zhì)、適量的易耗品。其要求及類別如下：

(1)預(yù)先估計(jì)單位時(shí)間的事務(wù)工作需要花費(fèi)多少費(fèi)用，以便準(zhǔn)備易耗品時(shí)可以設(shè)法削減費(fèi)用。

(2)事務(wù)工作需要花費(fèi)的費(fèi)用有業(yè)務(wù)員的勞務(wù)費(fèi)、建筑物、辦公設(shè)施附件及日常用具的使用費(fèi)，相當(dāng)于易耗品的消費(fèi)量的那部分金額等。

(3)企業(yè)所使用的易耗品中有與文書化相關(guān)的東西。例如筆記用具包括鉛筆、鋼筆、圓珠筆、簽字筆、記號(hào)筆、黑板用粉筆、白板用水性萬能墨水筆以及用于會(huì)議用活動(dòng)掛圖的油性萬能墨水筆等。還有繪圖鉛筆、有色鉛筆等。(4)文書化用紙采用信紙大小的或畫線的A4、B5紙。畫圖或制作圖表時(shí)使用印有方格的紙張。會(huì)議使用無花紋的模造紙或印有方格的活動(dòng)掛圖。

(5)公司內(nèi)部聯(lián)絡(luò)或各種申報(bào)需準(zhǔn)備格式固定的專用紙張，例如交通費(fèi)的支付申請(qǐng)書之類。

(6)筆記本按不同主題分別制作，因此可以使用不同大小的筆記本，用來記錄會(huì)議或培訓(xùn)等的內(nèi)容。

(7)企業(yè)內(nèi)簡單聯(lián)絡(luò)使用留言條。留言條還包括電話留言等專用紙。

(8)整理文書或在會(huì)議上對(duì)議題進(jìn)行分類時(shí)，經(jīng)常使用的是拍紙。拍紙可以貼在其他物品上，又很容易撕下來，整理時(shí)使用很方便。

(9)發(fā)送文書可使用公司內(nèi)部信封和公司外部信封。信封有橫寫式、豎寫式、大小不等，顏色各一。公司外部信封有社交用和貿(mào)易用兩大類。公司內(nèi)部應(yīng)有郵件專用信封。

(10)復(fù)印紙有A4、B4、B5、信紙大小的以及帶有3孔的復(fù)印機(jī)。

(11)文件夾、活頁封面、透明文件袋、隔斷用紙等是用于保管文書的易耗品。

(12)磁盤也可視為易耗品，使用文字處理機(jī)或微機(jī)制作的文書保存在磁盤上。

(13)橡皮、修正液、修正紙帶等是用于訂正文書的易耗品。修正液用于修改圓珠筆的文字，修正紙帶用于擦去用萬能墨水筆寫在橫寫式紙上的文字。

(14)裝訂時(shí)使用的訂書訂、魚尾夾、回形針、糨糊、膠帶紙等是用于對(duì)文書進(jìn)行分類的易耗品。頁數(shù)較少的文書用小號(hào)訂書釘裝訂，報(bào)告書等數(shù)十頁的文書用大號(hào)訂書訂，更大的則用魚尾夾裝訂。對(duì)文書進(jìn)行隔離時(shí)使用回形針。

要將文書貼在襯底或其他文書上時(shí)使用糨糊或膠帶紙。

四、辦公設(shè)備

1.打字機(jī) 打字機(jī)是辦公室中用得很廣泛的一種機(jī)器，有許多種式樣和型號(hào)。從手動(dòng)的、電動(dòng)的到電子的，有的帶記憶功能，有的可進(jìn)行文章編輯。打字機(jī)的使用能大大提高書寫的工作效率。

2.傳真機(jī)

傳真機(jī)是專為和自動(dòng)文本處理機(jī)一起使用而設(shè)計(jì)的國際電子通訊網(wǎng)絡(luò)，因而無須把數(shù)字信號(hào)轉(zhuǎn)換為穿孔帶的形式。

通常被稱作“傳真”的傳真電報(bào)設(shè)備，使用電話傳輸，在若干秒鐘之內(nèi)，將任何形式的印刷、打印或手抄材料、繪圖、圖表和照片從一個(gè)地方傳輸?shù)搅硪粋€(gè)地方。它能將文件復(fù)制品完全準(zhǔn)確地傳送到任何距離，既有電話的速度，又具有辦公室內(nèi)復(fù)印機(jī)的復(fù)印功能。

傳真電報(bào)與電傳相比，一個(gè)突出特點(diǎn)是，輸入端的材料無須打印，而且復(fù)雜和詳盡的定貨單可以完全準(zhǔn)確地發(fā)送出去。

3.電傳機(jī)

用電傳機(jī)電傳給用戶提供快速的書面通信手段，既有電話的速度，又有書面文字的權(quán)威性。配備電傳設(shè)備的用戶收發(fā)雙方都可以得到一份打印的電文副本。這對(duì)很多商業(yè)業(yè)務(wù)是十分理想的。它使外語更加容易地翻譯成書面語言。

此外，下班后電傳機(jī)還能接收信息。它能傳遞電子計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)。如用戶電報(bào)電傳機(jī)的操作程序如下：

(1)操作人員撥打?qū)Ψ诫妭魈?hào)碼。

(2)對(duì)方的應(yīng)答電碼(用一個(gè)縮寫的名字)必須顯示在電傳機(jī)上以后才采取下一步驟。

(3)操作人員打字輸入他自己的應(yīng)答電碼。

(4)操作人員打出電文或把儲(chǔ)存在存儲(chǔ)器中的信息發(fā)送出去。(5)操作人員重復(fù)他的應(yīng)答號(hào)碼。

(6)對(duì)方的應(yīng)接電碼應(yīng)再次出現(xiàn)在電傳機(jī)上以證實(shí)全部信息已發(fā)送完畢。

4.復(fù)印機(jī)

用復(fù)印機(jī)印刷原件副本的最大優(yōu)點(diǎn)之一，是通過該法能夠獲得一份在復(fù)制過程中不出文字錯(cuò)誤的原件副本。該機(jī)器是電動(dòng)的，而且對(duì)需要用作復(fù)印的原件不需要做什么特殊準(zhǔn)備。通常一次復(fù)印的份數(shù)是無限量的，而且印刷質(zhì)量也不會(huì)逐漸下降，改動(dòng)或改錯(cuò)工作可以毫無困難地進(jìn)行。

(1)復(fù)印的基本方法

復(fù)印機(jī)根據(jù)使用的光敏材料不同，用紙不同，顯影方式(干法或濕法)不同，分為氧化鋅復(fù)印機(jī)、硒靜電復(fù)印機(jī)以及硫化復(fù)印機(jī)等。但在設(shè)計(jì)原理上，幾乎都是通過控制電路的繼電器、微動(dòng)開關(guān)、光源、馬達(dá)等部件將充電、曝光、顯影、轉(zhuǎn)印、定影一直到復(fù)印品的整個(gè)過程，有機(jī)地組織成為一個(gè)自動(dòng)化過程。

由于感光材料不同、組織結(jié)構(gòu)不同、性能不同，構(gòu)成了各種類型的復(fù)印機(jī)。但它們復(fù)印的操作方法一般都是相同的：

①原稿的放置利用復(fù)印機(jī)的頂蓋，需復(fù)印的原稿一面面向下緊貼在玻璃板上，并根據(jù)稿臺(tái)上的定位標(biāo)尺，把原稿放在正確的位置上，然后把原稿壓板輕輕放下，壓在原稿上。

②將復(fù)印紙放入供紙盤。復(fù)印紙的規(guī)格尺寸根據(jù)原稿的尺寸而定，復(fù)印紙要成疊放入供紙盤之內(nèi)，應(yīng)使復(fù)印紙松散，使紙張互相分開。復(fù)印紙一定要平整，否則容易出現(xiàn)紙路故障。

③按開機(jī)鍵，接通整體電源。此時(shí)機(jī)內(nèi)定影器開始加熱。

④調(diào)節(jié)定影溫度。當(dāng)復(fù)印紙較厚、室溫較低時(shí)，可調(diào)高定影溫度。當(dāng)復(fù)印紙較薄，室溫較高時(shí)，可調(diào)低定影溫度。

⑤調(diào)好復(fù)印數(shù)。將預(yù)印計(jì)數(shù)旋鈕轉(zhuǎn)到所需復(fù)印張數(shù)的位置上。⑥復(fù)印。當(dāng)復(fù)印機(jī)預(yù)熱達(dá)到溫度后，“待機(jī)”指標(biāo)燈滅，“復(fù)印”指示燈亮，此時(shí)可按“復(fù)印”鍵，開始復(fù)印。

⑦調(diào)光圈和色粉量。根據(jù)第一次復(fù)印品的反差和墨色濃淡情況，調(diào)節(jié)復(fù)印機(jī)的光縫或光圈大小和色粉置的多少。

⑧關(guān)機(jī)。復(fù)印結(jié)束后，等最后一張復(fù)印品送進(jìn)接紙盤，按“停機(jī)”鍵。待定影器冷卻，即可關(guān)掉電源開關(guān)。

⑨工作過程。復(fù)印機(jī)的工作過程則可分為充電、曝光、顯影、轉(zhuǎn)印、定影、消電和消刷幾部分。

(2)特殊文件的復(fù)印方法

①增大反差法

在文書處理過程中，往往有許多文件已不是原始打印件。

這些文件有鋼筆、鉛筆、圓珠筆的字跡符號(hào)。紅藍(lán)鉛筆和硬質(zhì)鉛筆的字跡較淺，復(fù)印后效果較差。復(fù)印這類文件可以采用增大復(fù)印曝光量的辦法來彌補(bǔ)，以增大黑白反差。原稿如已是復(fù)制品，也常采用上述辦法復(fù)印。

②輕壓法

當(dāng)原稿是書本或立體物時(shí)，就需用手輕輕按住，使要復(fù)印的一頁緊貼玻璃板，否則會(huì)影響成像的清晰度，使復(fù)印品局部影像模糊。

③用紙襯托法

當(dāng)原稿兩面都有字，而且又比較薄時(shí)，反面的字就會(huì)出現(xiàn)在復(fù)印品上，這時(shí)可在原稿的背面放一張與原稿字跡顏色相同的紙。

如原稿兩面都是白底黑字時(shí)，通常放上一張中性顏色的紙，原稿兩面都是白底藍(lán)字，通常就放一張藍(lán)色的紙。

④夾紙復(fù)印或剪貼復(fù)印法。

在復(fù)印無法拆開的厚本文件或書籍時(shí)，往往會(huì)有一條很空的黑痕留在復(fù)印件上，甚至還可能印上旁邊另一行字。這時(shí)要在兩頁間夾一張厚白紙，遮住暫不印的一頁及中縫。若仍不能達(dá)到要求，也可以采用二次復(fù)印，最后剪貼再復(fù)印的方法。

⑤減少曝光量法

在復(fù)印彩色圖片、照片、選票、會(huì)議證以及年代久遠(yuǎn)的歷史檔案材料時(shí)，字跡或圖像與紙張的反差較少，復(fù)印后容易發(fā)黑，通?？梢圆捎脺p少曝光量的方法。

⑥部分復(fù)印法

當(dāng)復(fù)印文件原稿超出復(fù)印機(jī)稿臺(tái)的范圍時(shí)，可以將原稿分成若干部分復(fù)印，每一部分都多印一些，復(fù)印完畢，將重疊部分剪去或遮去，然后粘好。

⑦多次循環(huán)法 為便于處理和保存文件，需將大幅原稿縮印成小幅復(fù)印件時(shí)，可以采用多次縮印的方法，直到達(dá)到要求為止。

(3)復(fù)印機(jī)的保養(yǎng)與維修

復(fù)印機(jī)在使用前，應(yīng)詳細(xì)閱讀該復(fù)印機(jī)的說明書，并對(duì)該復(fù)印機(jī)各部件進(jìn)行認(rèn)真的檢查，搞清楚所使用的復(fù)印機(jī)的型號(hào)、功能，各種按鈕和指示燈的作用，紙張紙格等等，并且在操作時(shí)，嚴(yán)格按照說明書上的操作程序進(jìn)行操作。復(fù)印機(jī)要經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)，以保證復(fù)印效果和延長使用壽命。對(duì)復(fù)印機(jī)的基本要求如下：

①復(fù)印機(jī)在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，如遇意外情況應(yīng)立即關(guān)掉總開關(guān)，使盤機(jī)停止工作。②復(fù)印機(jī)在復(fù)印五千次以后，應(yīng)進(jìn)行一次全面的清潔和維修工作。③每天復(fù)印工作完成后，要進(jìn)行清潔工作。

a.每天復(fù)印完成后，要用干凈的布或脫脂棉輕輕擦去稿臺(tái)玻璃板上的灰塵和指紋。

b.玻璃板上的污物可以用脫脂紗布蘸乙醚擦去。

c.如果橡皮壓板上有污物，可以用脫脂棉蘸清潔劑擦拭干凈。④注意保養(yǎng)好光敏鼓(板)：

a.在裝配或卸下光敏鼓(板)時(shí)，要求輕拿輕放，否則劃傷和紙紋都會(huì)反映到復(fù)印品上。

b.在安裝光敏鼓時(shí)，要檢查鼓和軸是否同心，防止其表面受損。

c.擦洗光敏鼓時(shí)可用脫脂棉輕輕擦去粉塵，再用脫脂棉蘸乙醚或丙酮擦拭。d.擦光敏鼓時(shí)應(yīng)朝一個(gè)方向，直到棉花上沒有黑色為止。⑤要經(jīng)常清洗復(fù)印機(jī)，包括復(fù)印機(jī)的屏蔽殼和電極絲。⑥要定期清除吸塵箱粉管內(nèi)的粉末和盛粉盒中的墨粉。

⑦鏡頭、反光鏡上有灰塵或其他污物，可用氣球吹去，若吹不掉，可用鏡頭紙或用脫脂砂布蘸3:1的酒精乙醚混合液擦拭。

⑧應(yīng)經(jīng)常檢查清潔刮板或清潔毛刷是否老化、變硬，以免損傷光敏鼓。

⑨復(fù)印機(jī)不宜在潮濕、不通風(fēng)、灰塵大及溫度高的環(huán)境下工作。⑩用復(fù)印機(jī)復(fù)印時(shí)，最好使用標(biāo)準(zhǔn)復(fù)印紙，不要隨便使用其他紙張，尤其是過薄或過厚的紙張，以免發(fā)生卡紙或損壞機(jī)器。

靜電復(fù)印機(jī)的操作雖簡單，但使用維護(hù)就相對(duì)困難。這要求操作者不僅要懂得靜電復(fù)印基本原理，而且要注意積累日常工作經(jīng)驗(yàn)，做好復(fù)印機(jī)的使用和維護(hù)工作。

5.電子計(jì)算機(jī)

(1)電腦在工作中的用途

①漢字的文書處理主要是利用微型計(jì)算機(jī)(或終端設(shè)備)、文字處理機(jī)等設(shè)備進(jìn)行公文起草、修改、排版、印刷等。

②打印輸出有：打印機(jī)打印輸出、激光打印輸出、激光照排系統(tǒng)輸出等，既快速又方便。

③計(jì)算機(jī)信息檢索是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有效存儲(chǔ)和快速查找的能力發(fā)展起來的一種計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。這種系統(tǒng)是信息檢索使用的硬件資源、系統(tǒng)軟件和檢索軟件的總合。它能存儲(chǔ)大量的信息，并對(duì)信息條目進(jìn)行分類、編目或編制索引。它可以根據(jù)用戶要求從已存儲(chǔ)的信息集合中抽取出特定的信息，并且有插入、修改和刪除某些信息的能力。計(jì)算機(jī)信息檢索系統(tǒng)可分為：一次性信息檢索系統(tǒng)和二次性信息檢索系統(tǒng)。

④電子郵件正在各類辦公室逐步得到應(yīng)用。它是一種用電子技術(shù)傳送聲音、圖像、數(shù)字、文字或其他混型信息技術(shù)，它包括簡單的電話機(jī)、傳真機(jī)到復(fù)雜的計(jì)算機(jī)網(wǎng)。

⑤發(fā)展高密度存儲(chǔ)技術(shù)也是辦公室自動(dòng)化的重要內(nèi)容，將各種文件、資料、檔案等信息存儲(chǔ)在盡可能小的空間內(nèi)，由計(jì)算機(jī)進(jìn)行高速檢索。以高密度、大容量磁盤存儲(chǔ)器為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫是計(jì)算機(jī)信息檢索系統(tǒng)應(yīng)用最廣的技術(shù)?？捎糜谛畔⒋鎯?chǔ)的介質(zhì)磁帶、微縮膠卷等。

⑥遠(yuǎn)程通信會(huì)議也是辦公室自動(dòng)化常用的技術(shù)。位于不同地點(diǎn)的人可以通過長途電話或計(jì)算機(jī)網(wǎng)舉行會(huì)議。遠(yuǎn)程通信會(huì)議包括交換行政和技術(shù)情報(bào)的行政會(huì)議、記者招待會(huì)、遠(yuǎn)程疾病診斷或會(huì)診、遠(yuǎn)程教學(xué)等。

(2)計(jì)算機(jī)病毒防范

目前世界上已知的計(jì)算機(jī)病毒已達(dá)數(shù)千種之多，并且還在不斷增加。對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的侵?jǐn)_，已經(jīng)找到了一些防范措施，主要有以下幾種：

①提高警惕。計(jì)算機(jī)用戶應(yīng)盡量使用原裝軟件而不用復(fù)制軟件。不要與別人交換軟件，也不要讓外人在自己的計(jì)算機(jī)上用其自帶的軟盤進(jìn)行操作。對(duì)于配備有計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的機(jī)房，不能輕易讓外人出入，如因維修確需外人進(jìn)入機(jī)房時(shí)，事先要采取安全措施，現(xiàn)場(chǎng)必須始終有人陪同。

②加強(qiáng)法制。對(duì)于“埋設(shè)”病毒和病毒散布者嚴(yán)加懲處。現(xiàn)在，美國已有48個(gè)州通過了禁止故意破壞計(jì)算機(jī)的法律，這對(duì)病毒散布者起到一定震懾和遏制作用。

③使用“計(jì)算機(jī)疫苗”的基本原理。在病毒最易藏匿的某些計(jì)算機(jī)軟件控制部位設(shè)下保護(hù)性程序。當(dāng)有來源不明的信息企業(yè)通過這些部位時(shí)，“疫苗”便會(huì)出來阻擋，同時(shí)發(fā)出警告信號(hào)，以提醒“計(jì)算機(jī)用戶注意”。

④清除病毒。計(jì)算機(jī)一旦受到病毒侵害，可以運(yùn)用一種特殊的“審查程序”來找出病毒之所在，然后加以消除。最簡便的消除方法就是把計(jì)算機(jī)關(guān)掉，以清除所有資料信息，然后再重新建立資料信息庫，但要注意，在重新建立資料信息庫時(shí)一定要使用原廠出品的新軟盤，并且在新軟盤使用之前要先掃描一遍，看其中是否有來歷不明的信號(hào)。

6.電話機(jī)輔助工具

(1)交換臺(tái)

交換臺(tái)用于接收所有來話呼叫并通過內(nèi)部通信開關(guān)和信號(hào)將其轉(zhuǎn)送各總經(jīng)辦或其他部門。

(2)電話應(yīng)答機(jī)

接電話人不在時(shí)，可使用電話應(yīng)答機(jī)接電話，即把電話應(yīng)答機(jī)和電話接通，以便能不斷回答電話呼叫并提供錄音服務(wù)。每個(gè)打來電話的人都可以聽到預(yù)先錄好的歡迎，把信息錄下來的說明。接受到的電話內(nèi)容可由錄音機(jī)錄下來寫在留言紙上，交給有關(guān)工作人員看。

7.口授錄音設(shè)備

口授錄音設(shè)備指各種記錄講話的錄音機(jī)器。它可以記錄下任何信息，并且通過回放錄音，在打字機(jī)上將口授內(nèi)容復(fù)制下來。使用錄音機(jī)器，可以節(jié)省口授人、記錄人的時(shí)間，而且通過錄音打字或記錄整理，避免了速記工作，既省事又省力。

8.信封啟口機(jī)

信封啟口機(jī)有兩種：一種靠壓桿操縱，像一臺(tái)切紙機(jī)似的；另一種是自動(dòng)啟信機(jī)用手或電力操縱。自動(dòng)啟信機(jī)使用方法是，將信封放入機(jī)內(nèi)，由傳送帶一一送到切割部位。信封的上沿切掉后，自動(dòng)退出機(jī)器，掉到接收箱內(nèi)，自動(dòng)啟信機(jī)一般適用于數(shù)量較多的信件。

9.信封封口機(jī)

信封封口機(jī)可濕潤信封口上的膠水，封好信封口。信封可自動(dòng)送入封口機(jī)。使用封口機(jī)可將大量信件封口，而且封得很牢。

10.信件折疊機(jī) 如有大量信函、發(fā)票、聲明、價(jià)目表等待發(fā)郵件需要及時(shí)折疊，可使用信件折疊機(jī)。

信件折疊機(jī)通常是自動(dòng)的，可自動(dòng)將信件送入，折疊好，并堆放整齊。只需調(diào)整標(biāo)尺上的一個(gè)旋鈕，就可改變折疊的部位，將信件單折或雙折。折好的信件會(huì)自動(dòng)彈出，經(jīng)一活動(dòng)的傳動(dòng)系統(tǒng)，按嚴(yán)格的順序堆積好。該機(jī)還可以在需要撕掉一部分的函件上打出一條可撕的孔來。還要用輪式切刀切掉信件的多余部分。．

11.蓋郵資已付印記的自動(dòng)郵資蓋印機(jī)

如用自動(dòng)郵資蓋印機(jī)，就不用再貼郵票，只需在信封上印上已付郵資的戳記即可(用戶應(yīng)向郵局預(yù)付部分信用郵資款)。自動(dòng)郵資蓋印機(jī)可用于任何郵件，包括國內(nèi)平信、明信片、掛號(hào)信、包裝以及發(fā)往國外的信。這種蓋印機(jī)的操作方法如下：

將轉(zhuǎn)輪或旋鈕調(diào)到所需郵資數(shù)字上，當(dāng)郵件經(jīng)過蓋印機(jī)時(shí)，標(biāo)明發(fā)信時(shí)間、郵局和郵資的圖章就會(huì)印在郵件上。

12.訂書機(jī)

訂書機(jī)是用來訂文件的小機(jī)器。電動(dòng)訂書機(jī)速度快一些，因?yàn)槲募环湃?，釘子就?huì)自動(dòng)訂好。

長柄訂書機(jī)，長約一英尺，用來訂雜志、手冊(cè)等折疊式文件的中間部分。使用訂書機(jī)應(yīng)選用性能好的，這樣能使工作順利不費(fèi)勁。實(shí)驗(yàn)證明，用大頭針或曲別針裝訂文件需7秒鐘，而用訂書機(jī)只需3秒鐘。第二節(jié) 辦公用品的采購管理

一、采購前的準(zhǔn)備

辦公用品通過購入置辦。購置辦公用品時(shí)必須首先決定購買何物和從何處購買的問題。作為辦公用品負(fù)責(zé)人，必須選擇最適合的辦公用品和最合適的購貨處。

1.掌握辦公用品的有關(guān)知識(shí)。

2.充分理解各個(gè)部門對(duì)辦公用品的要求。

3.辦公用品負(fù)責(zé)人需要將企業(yè)全體共同使用的辦公用品和特定部門用于特殊目的的辦公用品分開，將采購部全體共同使用的物件作為主要目標(biāo)和中心。4.特定部門用于特殊目的的辦公用品，則在需要時(shí)向特定部門詢問所必需的重要物件。

二、購入辦公用品的要求

1.辦公用品負(fù)責(zé)人根據(jù)辦公用品知識(shí)決定購入的辦公用品

(1)對(duì)市場(chǎng)上的辦公用品進(jìn)行調(diào)查，把握其性能、功能及價(jià)格。(2)然后選擇最適合企業(yè)的物件。

(3)辦公用品負(fù)責(zé)人需要經(jīng)常對(duì)新產(chǎn)品加以注意，以便尋找符合組織要求的物品。

(4)需要經(jīng)常接觸辦公用品供應(yīng)商以取得商品目錄，或者經(jīng)常出入展覽會(huì)場(chǎng)等。

(5)一旦發(fā)現(xiàn)好的辦公用品便介紹給企業(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人以促其使用。

2.辦公用品負(fù)責(zé)人提出購買要求，由購貨負(fù)責(zé)人訂貨

(1)購貨負(fù)責(zé)人就購貨處價(jià)格及交貨期進(jìn)行協(xié)商。(2)購貨處的選擇由提出購買要求的辦公用品負(fù)責(zé)人決定，或者由購貨部門決定。

(3)同一物品存在多處購貨處時(shí)，大多由購貨部門決定購貨處。(4)辦公用品負(fù)責(zé)人在制作購買計(jì)劃時(shí)，必須決定購入數(shù)量與交貨期。(5)若購入數(shù)量過多，作為存貨積壓的東西會(huì)增多，從而導(dǎo)致資金無法被有效地運(yùn)用。

(6)購入數(shù)量過少會(huì)造成庫存中斷，使業(yè)務(wù)停止。

(7)決定購入數(shù)量和交貨期的依據(jù)是辦公用品的需要計(jì)劃和該的預(yù)算。(8)易耗品的供給工作應(yīng)做到下一批物品在存貨將盡前購入并到貨。

(9)存貨沒有的日期只需用現(xiàn)在的存貨量除以每日計(jì)劃需要量即可算出。(10)要向訂貨處提出待物品快要用完時(shí)馬上交貨的要求。(11)訂貨是可通過每日計(jì)劃需要量乘以訂貨間隔天數(shù)算出。第三節(jié) 辦公用品的發(fā)放使用與分配管理

一、辦公用品的發(fā)放

對(duì)辦公用品的發(fā)放管理，要建立正常的發(fā)放和使用制度。要嚴(yán)格掌握辦公用品的發(fā)放范圍，根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行發(fā)放，避免浪費(fèi)。對(duì)經(jīng)費(fèi)已經(jīng)超支的部門，要限制領(lǐng)用。在辦公用品領(lǐng)取和發(fā)放工作中，保管員要堅(jiān)守工作崗位，服務(wù)要熱情周到。對(duì)不符合領(lǐng)取規(guī)定的，要做好解釋工作，使之能夠理解。

二、辦公用品的使用

辦公用品的使用，一般應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的原則。

1.經(jīng)濟(jì)化原則

經(jīng)濟(jì)化原則，要求工作人員消耗辦公用品的數(shù)量，必須和其工作成就的價(jià)值等值，如果不等值，消耗量大于價(jià)值量，則造成辦公用品和經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)，違反了節(jié)約的原則。

2.制度化原則

制度化原則，是指要從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，公開制定辦公用品的使用原則與方法，嚴(yán)格執(zhí)行，絕對(duì)遵守，形成穩(wěn)定的制度。

屬于工作人員按慣例需用的辦公用品，實(shí)行定期定量的發(fā)放，各使用人自行領(lǐng)用并實(shí)施登記。屬于工作人員非慣例使用的物品，應(yīng)填報(bào)領(lǐng)物單或借用單，由主管人員審核批準(zhǔn)，交保管人發(fā)放。領(lǐng)物單表格中應(yīng)包括物品名稱，請(qǐng)發(fā)數(shù)量、實(shí)發(fā)數(shù)量、用途、批準(zhǔn)者、審核者和領(lǐng)物者等項(xiàng)目。保管人發(fā)放時(shí)，應(yīng)備簿登記，每月統(tǒng)計(jì)一次，送主管人員查閱，使其了解企業(yè)辦公用品消耗情況，改進(jìn)工作。3.有效化原則

有效化原則，是指行政工作中直接消耗的辦公用品，雖然不能任意浪費(fèi)，也不應(yīng)一概簡縮，只要使用得當(dāng)，即使花費(fèi)多也不能吝惜，以使辦公用品發(fā)揮出最大作用。

企業(yè)所需的辦公用品種類繁多，用量較大，對(duì)其進(jìn)行管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，要注意協(xié)調(diào)采購、保管和使用的關(guān)系，采購要保證及時(shí)供應(yīng)，又不能積壓浪費(fèi)。因此，購置前要了解辦公用品的使用情況，同時(shí)檢查庫存，找出各種物料的最佳庫存量。使用時(shí)，要對(duì)庫存情況、行政經(jīng)費(fèi)實(shí)力以及市場(chǎng)供應(yīng)心中有數(shù)，以免辦公用品使用中有浪費(fèi)或中斷供應(yīng)的現(xiàn)象。所以，采購部門、保管部門要緊密聯(lián)系，互通信息，共同做好辦公用品的管理工作。

4.標(biāo)準(zhǔn)化原則

標(biāo)準(zhǔn)化原則，是指為了把有效原則和經(jīng)濟(jì)化原則統(tǒng)一起來，應(yīng)力求辦公用品的使用合乎辦公的特殊需要，并和辦公地點(diǎn)、建筑等相適應(yīng)。

三、辦公用品的分配

1.分配的責(zé)任人

辦公用品的分配由辦公用品負(fù)責(zé)人從其管理的保管庫配用給各部門。

2.分配的方法與要求

(1)配用的辦公用品被放在各部門的辦公用品保管柜。

(2)各部門的辦公用品負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人的要求，從辦公用品保管庫中支給辦公用品。

(3)物品為廉價(jià)的易耗品且大量使用時(shí)，負(fù)責(zé)人可根據(jù)所需從保管柜中任意采取。比如，復(fù)印紙等就放在復(fù)印室的擱板上，負(fù)責(zé)人可隨意使用。

(4)磁盤等昂貴的東西則由部門辦公用品負(fù)責(zé)人放入帶鎖文件柜等保管箱進(jìn)行保管，按工作要求配用。

(5)物資負(fù)責(zé)人算出各部門及人員辦公用品使用量，同時(shí)與平均使用量進(jìn)行比較并實(shí)行統(tǒng)一管理，可以達(dá)到削減的目的。

(6)辦公用品使用量在與預(yù)算比較后實(shí)行統(tǒng)一管理。

①為避免辦公用品的總體費(fèi)用超過預(yù)算，辦公用品需要按計(jì)劃進(jìn)行消費(fèi)。②即將超過預(yù)算時(shí)，應(yīng)向各有關(guān)人員發(fā)出指示，提醒其節(jié)約使用辦公用品。(7)部門辦公用品負(fù)責(zé)人應(yīng)以提高負(fù)責(zé)人的工作效率為原則供給辦公用品。(8)對(duì)辦公用品進(jìn)行整理、整頓后加以保管并實(shí)行管理，以便隨時(shí)迅速提供，辦公用品的保管箱為文件柜及帶抽屜的收放箱等。

(9)大規(guī)模辦公用品保管在帶鎖的專用保管庫。保管庫可對(duì)辦公用品進(jìn)行整頓后加以保管。

(10)一般辦公用品負(fù)責(zé)人可以自由分配廉價(jià)且大量的易耗品?；匦吾槨⑾鹌ぜ般U筆之類無需記錄。

(11)部門辦公用品負(fù)責(zé)人需要定期整理散亂的物品，按規(guī)定的形式擺放整齊并且調(diào)查這些辦公用品的余額。

(12)存貨即將不足時(shí)，需向企業(yè)總體的辦公用品負(fù)責(zé)人申請(qǐng)配用辦公用品。(13)部門辦公用品負(fù)責(zé)人，任務(wù)在于整頓辦公用品并及時(shí)要求分配辦公用品。

(14)昂貴辦公用品的配用基本上按計(jì)劃進(jìn)行。例如：

①對(duì)磁盤等使用業(yè)務(wù)范圍及使用量作出計(jì)劃并按計(jì)劃配用。②由何人因何工作配用給何人等要記在臺(tái)賬上。

③為不致丟失配用的辦公用品，可將其保管于帶鎖的保管場(chǎng)所。(15)歸屬于總務(wù)部門等處的辦公用品負(fù)責(zé)人按照部門辦公用品負(fù)責(zé)人提出的配用要求來配用辦公用品。

①辦公用品負(fù)責(zé)人從購貨處購入辦公用品。②然后，負(fù)責(zé)人配用給部門辦公用品負(fù)責(zé)人。③辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行收授。第四節(jié) 辦公用品保管與維護(hù)管理

一、辦公用品保管與維護(hù)的目的

辦公用品的保管與維護(hù)，主要指辦公用品的登記、收藏、分配、使用責(zé)任的簽認(rèn)以及盤點(diǎn)、交換和養(yǎng)護(hù)等，目的是保持辦公用品的效能。

二、辦公用品保管要求

1.保管

(1)辦公用品的保管一般要設(shè)專門的庫房和專人進(jìn)行管理。

(2)保管員對(duì)采購員購入的辦公用品，按照規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，認(rèn)真驗(yàn)收、登記、上賬、入庫、精心保管。庫房內(nèi)的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。

(3)要經(jīng)常檢查庫房內(nèi)的物品，防止損壞、變質(zhì)、變形，并對(duì)存貨量進(jìn)行整理、整頓以使其得到有效利用，以及進(jìn)行修理以使其經(jīng)常處于使用狀態(tài)等。

(4)在保管工作中，要及時(shí)登記保管賬卡，定期(季度或半年)清理庫存，做到賬物相符。

(5)保管員還要根據(jù)庫存和需求情況，定期提出采購計(jì)劃。在做計(jì)劃時(shí)，要注意防止物資的積壓，努力壓縮庫存，做到節(jié)約資金。

(6)對(duì)庫房還要注意加強(qiáng)安全防范工作，經(jīng)常進(jìn)行安全檢查，防止各種意外事故的發(fā)生。

2.提高辦公用品的利用率

提高辦公用品的利用率是辦公用品負(fù)責(zé)人的責(zé)任。辦公用品的利用率，是指辦公用品的利用量與可能利用的存貨量之比。提高辦公用品的利用率可使企業(yè)用少量資金進(jìn)行經(jīng)營活動(dòng)的設(shè)想成為可能：

(1)為提高企業(yè)總體辦公用品的利用率，辦公用品負(fù)責(zé)人需要準(zhǔn)備利用率高的物資，減少利用率低的辦公用品。

(2)為提高辦公用品的利用率就必須防止辦公用品的丟失破損，除企業(yè)的使用目的以外不作他用。

(3)必須確認(rèn)辦公用品沒有丟失和破損。

三、保管與維護(hù)的具體工作

1.盤點(diǎn)

為確認(rèn)其使用符合企業(yè)的目的，可以對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)：(1)盤點(diǎn)是調(diào)查易耗辦公用品的存貨量。

(2)可在特定時(shí)日使用辦公用品一覽表對(duì)存貨量進(jìn)行檢查。

(3)在工作人員自由拿取辦公用品的地方把握存貨數(shù)值。與過去的存貨實(shí)際業(yè)績比較，若數(shù)值過小，則需要調(diào)查大量分配的原因所在。

(4)若辦公用品是由辦公用品負(fù)責(zé)人進(jìn)行配用的，則將存貨量與賬簿上的存貨量作比較。

(5)辦公用品負(fù)責(zé)人將辦公用品的收支記在臺(tái)賬上，并努力使其與實(shí)際的存貨量保持一致。

(6)辦公用品若為日常用具和辦公設(shè)施附件，則盤點(diǎn)時(shí)需要調(diào)查辦公用品所在和破壞狀況，并且明確辦公用品的管理負(fù)責(zé)人、使用部門等。

(7)為方便盤點(diǎn)，必須在各辦公用品上貼上管理序號(hào)。

2.整理

為了有效靈活利用辦公用品就需要對(duì)辦公用品進(jìn)行整理：

(1)部門辦公用品負(fù)責(zé)人必須使辦公用品處于隨時(shí)可供使用的狀態(tài)。(2)將使用與不使用的辦公用品分開，并將不使用的辦公用品可向上返還到特定場(chǎng)所。

(3)將物品放到該放的地方，并且擺放時(shí)要注意今后便于拿取。(4)辦公用品的維護(hù)管理需要確立及早發(fā)現(xiàn)故障、進(jìn)行修理的體制： ①要從使用者手中確實(shí)收取辦公用品的使用報(bào)告，時(shí)常把握有關(guān)辦公用品的信息。

②要制定一定的修理制度，以便發(fā)現(xiàn)故障時(shí)按故障程度及時(shí)與有關(guān)人員聯(lián)系。

③當(dāng)工作人員開始使用辦公用品后，若初次發(fā)現(xiàn)辦公用品有故障，要與辦公用品負(fù)責(zé)人聯(lián)系。由辦公用品負(fù)責(zé)人決定對(duì)工作影響最小的對(duì)策：

a.可使用代替品。

b.或由辦公用品負(fù)責(zé)人修理。c.或由生產(chǎn)廠家的修理負(fù)責(zé)人修理。d.或交由修理業(yè)者修理。

e.或者廢棄。

④對(duì)于可能給工業(yè)造成重大影響的，需要定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)以免發(fā)生故障。

⑤若有必要可事先準(zhǔn)備代替品。

為了工作人員有效利用辦公用品，特殊的用品必要時(shí)可由辦公用品負(fù)責(zé)人指導(dǎo)其辦公用品的使用方法。管 理 工 具 1

公司事務(wù)用品管理規(guī)定

第一章 購買

第一條 主管

為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有事務(wù)用品的購買，都由事務(wù)用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

第二條 訂購數(shù)量

根據(jù)事務(wù)用品庫存量情況以及消耗水平，向主管科長報(bào)告，確定訂購數(shù)量。如果事務(wù)用印刷制品需要調(diào)整格式的話，或者未來某種事務(wù)用品的需求量將發(fā)生變化的話，也一并向主管科長提出。

調(diào)整印刷制品格式，必須由使用部門以文書形式提出正式申請(qǐng)，經(jīng)企劃部門審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量；然后，去專門商店采購，選購價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。第三條 采購方法

如果事務(wù)用品庫存不多，或者有關(guān)部門提出特殊需求，在這種情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買，或者訂購的方式。

第四條 訂購單各部門申請(qǐng)的事務(wù)用品中，如果包含著需要訂購的事務(wù)用品的話，申請(qǐng)部門還必須另填一份訂購單，經(jīng)事務(wù)用品管理部門確認(rèn)后，直接向有關(guān)商店訂購。

事務(wù)用品管理部門，必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進(jìn)度控制卡”，寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)，以及向何商店訂購等等。

第五條 追蹤

按訂購單以及訂購進(jìn)度控制卡，檢查所訂購事務(wù)用品在預(yù)定日期送到與否，實(shí)施追蹤。

第六條 接貨

所訂購事務(wù)用品送到后，按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，如果沒問題，就在送貨單上加蓋印章，表示收到。

進(jìn)而，在訂購進(jìn)度控制卡上作好登記，寫明到貨日期、數(shù)量等等。第七條 支付 收到事務(wù)用品后，對(duì)照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡，開具支付傳票，經(jīng)主管科長簽字蓋章，作好登記，轉(zhuǎn)交出納科負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。

第八條 分發(fā)

事務(wù)用品原則上由總公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各分事業(yè)單位和部門。如果有特殊情況，允許各營業(yè)所或分廠、分店，在提出“事務(wù)用品購買申請(qǐng)書”的前提下，就近采購。

在這種情況下，事務(wù)用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核，并且把審核結(jié)果連同申請(qǐng)書一起交付監(jiān)督檢查部門保存，以作為日后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。

第二章 申請(qǐng)與分發(fā)領(lǐng)用

第九條 申請(qǐng)手續(xù)

各科的申請(qǐng)書必須一式兩份，一份用于分發(fā)事務(wù)用品；另一份用于分發(fā)領(lǐng)用事務(wù)用品臺(tái)賬登記。在申請(qǐng)書上寫明所要物品、數(shù)量與單價(jià)金額。

第十條 分發(fā)手續(xù)(1)接到各分事業(yè)單位的申請(qǐng)書（兩份）之后，進(jìn)行核對(duì)，并在申請(qǐng)受理冊(cè)上作好登記，寫上申請(qǐng)日期、申請(qǐng)單位、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量；再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送科。

(2)發(fā)送科進(jìn)行核對(duì)后，把申請(qǐng)所要全部用品備齊、打包，通過郵局寄給分事業(yè)單位。

(3)用品寄出后作好登記，寫明寄送日期、品名與數(shù)量等。一份申請(qǐng)書連同用品發(fā)出通知書，轉(zhuǎn)交用品管理科記賬存檔；另一份作為用品分發(fā)通知，連同寄出包裹一起返回各分事業(yè)單位。

第十一條 報(bào)廢處理

對(duì)決定報(bào)廢的事務(wù)用品，要作好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理有關(guān)事項(xiàng)。

第三章 保管

第十二條 填寫臺(tái)賬

所有入庫事務(wù)用品，都必須一一填寫臺(tái)賬（卡片）。第十三條 保管

必須清楚地掌握事務(wù)用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃；必要時(shí)要實(shí)行防蟲等保全措施。

第十四條 盤存

事務(wù)用品倉庫一年盤點(diǎn)兩次（6月與12月）。盤點(diǎn)工作由科長負(fù)責(zé)；盤點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整臺(tái)賬，使兩者一致。

第十五條 印刷品與紙張管理

印刷制品與各種用紙的管理，按照盤存的臺(tái)賬為基準(zhǔn)，領(lǐng)發(fā)多少，隨時(shí)記賬，進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。一旦某批消耗品用完，即寫成書面報(bào)告遞交主管。

第十六條 持有量調(diào)查

必須對(duì)總公司各部科所擁有的事務(wù)用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品，作出調(diào)查。調(diào)查方式是，每月5日就前一月領(lǐng)用量、使用量以及余量（未用量），作出統(tǒng)計(jì)，向上報(bào)告。

事務(wù)用品管理科對(duì)報(bào)告進(jìn)行核對(duì)，檢查各部科所報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，是否與倉庫的各部科領(lǐng)用臺(tái)賬中的記錄相一致。最后把各報(bào)告分部科進(jìn)行編輯保存。

第四章 監(jiān)督與調(diào)查

第十七條 調(diào)查科職責(zé)(1)對(duì)總公司各科室進(jìn)行調(diào)查。①核對(duì)用品領(lǐng)用傳票與用品臺(tái)賬。②核對(duì)用品申請(qǐng)書與實(shí)際使用情況。③核對(duì)用品領(lǐng)用臺(tái)賬與實(shí)際用品臺(tái)賬。(2)對(duì)分事業(yè)單位調(diào)查（同前）。第十八條 部長職責(zé)

(1)核對(duì)收支傳票與用品實(shí)物臺(tái)賬。(2)核對(duì)支付傳票與送貨單據(jù)。第十九條 科長職責(zé)(1)核對(duì)各類科目收支臺(tái)賬。(2)檢查各類科目實(shí)物臺(tái)賬。管 理 工 具 2

公司事務(wù)消耗品管理規(guī)定

第一條 事務(wù)消耗品是指文具、紙張、賬本及其他印刷物品。由于這些物品多用于企業(yè)事務(wù)運(yùn)營，所以稱作事務(wù)消耗品，另外，這些物品經(jīng)常使用并消費(fèi)掉，價(jià)值較低，屬于低值易耗品。

第二條 事務(wù)消耗品在任何情況下只能粗略管理，只能在總體上大致規(guī)定一年×萬元總額；各部門及有關(guān)人員必須自律，避免浪費(fèi)。為此，制定本規(guī)定，對(duì)事務(wù)消耗品進(jìn)行管理。

第三條 事務(wù)消耗品的購買與管理，由工程科負(fù)責(zé)，下設(shè)保管員處理領(lǐng)用事務(wù)；各主管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格把關(guān)。

第四條 工程科必須把握事務(wù)消耗品在正常情況下，每月平均消耗量，以及各種消耗品的市場(chǎng)價(jià)格、消耗品的最佳采購日期。在此基礎(chǔ)上，確定采購量與采購時(shí)間，以最小的采購量，滿足日常事務(wù)運(yùn)營在消耗品上的基本需求。

第五條 對(duì)于特殊場(chǎng)合所用的特殊事務(wù)用品，使用部門必須先提出書面申請(qǐng)，工程科據(jù)此進(jìn)行必要的調(diào)查后準(zhǔn)予采購。如果一次采購價(jià)格總額超過×萬元，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，有時(shí)必須請(qǐng)示總裁。

第六條 在訂制各種賬票時(shí)，如果需要改動(dòng)原格式，或者重新設(shè)計(jì)新格式，使用部門的主管必須起草正式文件或方案，若有相關(guān)部門，則需要一式多份，送交工程科，并附上委托訂制或訂購申請(qǐng)單。

在這種情況下，工程科必須在其責(zé)權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審核，包括審核新格式是否合適，訂購數(shù)量是否合適，以及新格式的適用性與時(shí)效性等等。如果通過審核，還必須就是否由本公司自行復(fù)制或復(fù)印，還是委托外部進(jìn)行印刷等問題，與申請(qǐng)部門進(jìn)行進(jìn)一步協(xié)商。

如果總額超過×百元，或者事關(guān)重要或重大，有必要請(qǐng)示部門經(jīng)理、乃至總裁作出抉擇。

第七條 向事務(wù)科領(lǐng)取事務(wù)消耗品時(shí)，必須填寫“申請(qǐng)書”，寫明申請(qǐng)年月日，使用場(chǎng)所（部科名稱）以及物品名稱與數(shù)量。同時(shí)申請(qǐng)者以及主管必須加蓋印章或簽字。即便是一支鉛筆也必須填寫“申請(qǐng)書”，否則不予領(lǐng)用。另外，特殊事務(wù)消耗品的申請(qǐng)，必須填寫用途。

第八條 局部使用或特殊用途的賬簿傳票的訂購與領(lǐng)用，統(tǒng)一由工程科調(diào)控與管理。使用部門或申請(qǐng)者必須按特殊的程序提出申請(qǐng)。

第九條 工程科必須在填寫事務(wù)消耗品購進(jìn)登記簿的基礎(chǔ)上，對(duì)照各申請(qǐng)采購傳票，在每月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，向部門經(jīng)理作出報(bào)告。

管 理 工 具 3

公司文具用品管理辦法

第一條 為使辦公文具用品管理合理化，滿足工作需求又節(jié)省費(fèi)用，特制定本辦法。

第二條 本辦法將辦公文具分為消耗品、管制消耗品及管制品三類，分列如下：

消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、便條紙、信紙、橡皮、夾子、印油、圓珠筆、釘書釘?shù)取?/p>

管制消耗品：簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、電池、橫格紙等。管制品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、大型削筆器、算盤、鋼筆、打碼機(jī)、日期章、計(jì)算器、米尺、印泥、印臺(tái)等。

第三條 文具用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種。“個(gè)人領(lǐng)用”是應(yīng)由個(gè)人使用保管的用品，如鉛筆、膠水、橡皮、米尺……。“部門領(lǐng)用”是本單位共同使用的用品，如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)……。

第四條 消耗品可依據(jù)年領(lǐng)用量，經(jīng)驗(yàn)估算等設(shè)定領(lǐng)用限制基數(shù)，并可隨部門或人員工作性質(zhì)的改變適時(shí)調(diào)整。

第五條 管制消耗品應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊換新，但純消耗品（如橫格紙）不在此列。

第六條 管制品應(yīng)由各使用單位造冊(cè)登記，建立保管人和移交手續(xù)，如有損壞，可以舊品換新品，如遺失應(yīng)由責(zé)任人或部門自購賠償。

第七條 每月25日由各部門提出“文具用品請(qǐng)領(lǐng)單”交管理部統(tǒng)一采購，次月1日發(fā)放。但請(qǐng)領(lǐng)管制性文具不以上述時(shí)間為限。

第八條 由管理部為每單位設(shè)立“文具用品領(lǐng)用記錄卡”統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，于領(lǐng)用文具時(shí)分別登記，以控制文具消耗。

第九條 文具是為公務(wù)活動(dòng)提供，嚴(yán)禁取回家私用。

第十條 文具由管理部向文具批發(fā)商采購。有采購不易或耗用量大者，可酌予庫存。特殊文具經(jīng)管理部同意，可由使用單位自行采購。

第十一條 新進(jìn)人員到職時(shí)由各單位向管理部提出“文具申請(qǐng)單”領(lǐng)文具，并列入領(lǐng)用卡。人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余文具及列管文具一并繳交管理部。

第十二條 印刷品（如信紙、信封、表格……）除特殊用項(xiàng)者外，其印刷、保管均由管理部承擔(dān)。管 理 工 具 4

公司辦公用品發(fā)放制度

第一條 公司各處、室應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。

第二條 各處、室指定專人管理辦公用品。

第三條 各處、室于每月28日前將下月所需辦公用品計(jì)劃報(bào)辦公室。辦公室于每月6日前一次性發(fā)放各處、室所需辦公用品。

第四條 采購人員根據(jù)計(jì)劃需要采購、進(jìn)貨、保證供應(yīng)。

第五條 辦公用品入庫和發(fā)放應(yīng)及時(shí)記賬，做到賬物相符。

第六條 任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品庫房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫房要做到類別清楚、碼放整齊。

第七條 加強(qiáng)管理和消防工作，防止失盜、失火。管 理 工 具 5

申購辦公設(shè)備工作規(guī)范

一、辦公設(shè)備日常管理的要點(diǎn)

1.根據(jù)部門現(xiàn)有人員數(shù)量、業(yè)務(wù)量及性質(zhì)、現(xiàn)有同類資產(chǎn)數(shù)量及使用情況，判斷所提出申購請(qǐng)求是否合理，并為主管審批提供參考意見。

2.跟蹤采購過程，保證采購的正確性和到貨的及時(shí)性。

3.所有領(lǐng)用的物品(包括申購和調(diào)撥物品)，都應(yīng)及時(shí)錄入“辦公設(shè)備管理”數(shù)據(jù)庫，對(duì)于固定資產(chǎn)類還應(yīng)妥善保存“固定資產(chǎn)卡片”底聯(lián)。

4.要對(duì)辦公設(shè)備的存放地點(diǎn)及存放方式進(jìn)行不定期的檢查，避免出現(xiàn)火災(zāi)、盜竊等事故。

5.對(duì)于貴重資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移行為需判斷是否必要、合理，并將實(shí)物與原始記錄相核對(duì)，保證其配置完整、狀態(tài)良好。

6.檢查“資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表”填寫是否完整、是否經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)。妥善保存紙面的轉(zhuǎn)移表，并在“辦公設(shè)備管理”數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行相應(yīng)地更改。7.對(duì)于閑置資產(chǎn)，應(yīng)主動(dòng)退庫，以便調(diào)撥使用，提高資產(chǎn)利用率。8.辦理資產(chǎn)清退手續(xù)之前，應(yīng)首先核對(duì)原始記錄，找齊所有配件。對(duì)于丟失、損壞的現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)報(bào)相關(guān)部門處理。退庫后，妥善保存原始憑證，并在數(shù)據(jù)庫中做相應(yīng)地修改。

二、根據(jù)需求，申購辦公設(shè)備

1.公司現(xiàn)有的申購種類

一般(非生產(chǎn)物料)申購、框架采購、自行采購、應(yīng)急庫存申購。2.“編碼查詢”數(shù)據(jù)庫的操作(略)3.填寫非生產(chǎn)物料申購電子流時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)

(1)如果申購物品有項(xiàng)目編碼，不要改變各欄目內(nèi)的原值。(2)若無項(xiàng)目編碼，直接填寫項(xiàng)目描述，保持該項(xiàng)目編碼為“無”。(3)如果要求交貨地點(diǎn)不是申購人辦公地點(diǎn)，請(qǐng)務(wù)必在備注欄注明交貨地點(diǎn)。

(4)辦公設(shè)備非生產(chǎn)申購的主要流程(申購人)填單—(部門計(jì)劃員)匯總—(部門主管)審核—(計(jì)劃處)計(jì)劃審核—(采購部)分單—(采購員)認(rèn)證—(申購人/計(jì)劃員)確認(rèn)—(計(jì)劃員)生產(chǎn)PR—(采購員)生產(chǎn)PO—(庫房)到貨

三、跟蹤申購請(qǐng)求的執(zhí)行情況

1.辦公設(shè)備申購的監(jiān)控點(diǎn)

填寫單據(jù)、申購匯總、認(rèn)證跟蹤、到貨查詢。2.申購問題反饋/投訴方法

行政采購中心特成立了“投訴受理中心”，并設(shè)立了“投訴熱線”和“投訴電子郵箱”。受理中心受理人：×××(ID：×××)；投訴熱線：888×××；投訴電子郵箱：行政采購中心、采購文件投入處，E-mail：××@.××。管 理 工 具 6

領(lǐng)用辦公設(shè)備工作規(guī)范

一、及時(shí)查詢到貨信息

到貨查詢一般可查詢“收貨管理系統(tǒng)”電子流，其中的“到貨公告內(nèi)容”內(nèi)可查詢到近期到貨公告、領(lǐng)貨信息以及應(yīng)急物品庫存信息。

二、領(lǐng)取及發(fā)放辦公設(shè)備

1.領(lǐng)貨主要流程

(秘書)查詢到貨—(秘書)填寫相關(guān)單據(jù)—(秘書)簽字確認(rèn)—(申購人)憑單領(lǐng)貨。

2.領(lǐng)貨操作的主要監(jiān)控點(diǎn)(1)定期查看到貨信息。(2)正確填寫相關(guān)單據(jù)。(3)相關(guān)人員簽字確認(rèn)。(4)親自領(lǐng)取，委托代領(lǐng)。(5)領(lǐng)用核對(duì)，問題反饋。(6)及時(shí)錄入資產(chǎn)臺(tái)賬。

3.非生產(chǎn)申購電子流申購的辦公用計(jì)算機(jī)提貨注意事項(xiàng)通過非生產(chǎn)申購電子流申購的辦公用計(jì)算機(jī)、便攜機(jī)、工作站、服務(wù)器、軟件等物品，在收貨過程中由行政部核對(duì)物品包裝標(biāo)識(shí)和送貨單的一致性，沒有經(jīng)過開箱通電驗(yàn)收，因此請(qǐng)?zhí)嶝浫嗽谔嶝洉r(shí)須注意以下事項(xiàng)：

(1)到庫房提貨時(shí)提貨人必須在現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)物品數(shù)量及附屬物品的正確性，因提貨人未開箱清點(diǎn)導(dǎo)致少貨時(shí)，責(zé)任由提貨人自負(fù)。特殊情況如屬批量性申購，原包裝物品可不進(jìn)行開箱驗(yàn)收，提貨后再組織使用人開箱驗(yàn)收，并將驗(yàn)收異常反饋行政部發(fā)貨人員。

(2)如行政部組織供應(yīng)商或自己送貨到申購部門時(shí)，收貨部門資產(chǎn)管理員須在收貨后3個(gè)工作日內(nèi)組織使用人按照提貨單的配置進(jìn)行配置和性能驗(yàn)收，并將驗(yàn)收異常郵件反饋行政部發(fā)貨人員。

4.公司行政用電腦驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)

(1)包裝箱外觀檢查：外包裝箱無嚴(yán)重破損；上下封口沒有被開啟過的跡象。

(2)封箱膠帶檢查：封箱膠帶無破損或被撕開痕跡。(3)主機(jī)箱的檢查：主機(jī)后的激光防偽標(biāo)簽無破損或被撕開痕跡，螺釘齊全。如用戶在領(lǐng)用電腦時(shí)，發(fā)現(xiàn)包裝箱封箱膠帶有破損或被開啟過痕跡，請(qǐng)不要自行打開包裝，而應(yīng)通知相關(guān)人員，待工作人員前來判斷。

三、建立資產(chǎn)臺(tái)賬，及時(shí)更新數(shù)據(jù)

固定資產(chǎn)卡片回收應(yīng)注意：

1.資產(chǎn)使用部門領(lǐng)用資產(chǎn)后，必須于5個(gè)工作日內(nèi)將固定資產(chǎn)卡片填寫完整投遞給資產(chǎn)核算處。

2.如果領(lǐng)用部門未能在5個(gè)工作日內(nèi)填寫好固定資產(chǎn)卡片，則資產(chǎn)核算處以郵件形式通知提貨人和資產(chǎn)管理員后暫以資產(chǎn)管理員為資產(chǎn)使用人做賬務(wù)處理，待收到固定資產(chǎn)卡片或資產(chǎn)轉(zhuǎn)移表后再辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。

3.各部門的資產(chǎn)管理員需及時(shí)了解資產(chǎn)的使用狀況，填寫固定資產(chǎn)卡片，確保資產(chǎn)及時(shí)入賬。管 理 工 具 7

辦公設(shè)備日常管理工作規(guī)范

一、常用辦公設(shè)備的日常使用

1.打印機(jī)的使用

(1)打印機(jī)常見故障處理方法 ①卡紙

卡紙—打印機(jī)經(jīng)常見出現(xiàn)的問題就是卡紙，出現(xiàn)卡紙后不妨按下面兩種方法檢查打印機(jī)：

在正常使用的情況下，使用合格的紙張，激光打印機(jī)是不容易卡紙的。但是，公司提倡重復(fù)用紙，往往要求打印紙正反兩面都要使用，這樣就很容易造成卡紙，而且公司的打印機(jī)打印負(fù)荷都較重，如果長時(shí)間使用，而不清潔打印機(jī)，這樣，打印機(jī)內(nèi)積累的碳粉越來越多，不光是容易造成卡紙，而且還易損壞打印機(jī)。當(dāng)發(fā)生卡紙時(shí)，可先取出硒鼓，觀察紙卡在什么地方，然后嘗試著將其取出，卡紙大部分發(fā)生在激光打印機(jī)加熱組件部分(即出紙的地方)，可以用手將打印機(jī)后部的綠色的扳摯向上按，然后慢慢取出卡紙，千萬不可用蠻力去撕，這樣很容易損壞定影膜，而且留在打印機(jī)里的紙更不易取出。

另一種情況是紙張總是停在固定的位置，故障現(xiàn)象和卡紙一樣，但紙張并未被卡住，可輕易取出，這可能是紙張傳感器故障造成的，需維修相應(yīng)的傳感器。

②打印機(jī)與電腦不能連接

可能是打印電纜沒有正確的連接，檢查打印電纜連接是否牢固；也可能是帶電插拔燒壞了激光打印機(jī)的電路板或者是計(jì)算機(jī)的并口，千萬不可帶電插拔打印機(jī)電纜，這樣很容易燒壞激光打印機(jī)的電路板，這種情況通常稱為人為損壞，需由個(gè)人承擔(dān)維修費(fèi)用。

③硒鼓的使用問題

打印的字跡很淡，一般是打印機(jī)硒鼓已快用完，該換鼓了。所有的紙張均在相隔7～8厘米左右出現(xiàn)相同的黑點(diǎn)或黑線，硒鼓表面被損壞或介質(zhì)疲勞達(dá)到使用壽命，必須更換硒鼓。

(2)小錦囊 節(jié)省碳粉的方法—在打印機(jī)的屬性中選擇：有些打印機(jī)硬件配置中有一頁打多頁的功能，在屬性中可以選擇。另外，打印Freelance文檔時(shí)，采用“黑白調(diào)色板”比“彩色調(diào)色板”(位置在頁面下方的工具欄內(nèi)，點(diǎn)中“黑白調(diào)色板”即可)的打印速度會(huì)快很多，也較節(jié)省碳粉。

2.傳真機(jī)的使用(1)公司主要應(yīng)用的型號(hào) Canon、Panasonic等。(2)使用方法

首先將傳真件內(nèi)容面面向傳真機(jī)擺放入傳真機(jī)送紙口，然后拿起聽筒，像撥電話般撥出傳真號(hào)碼：先聽到如同電話的等待音，接著當(dāng)有規(guī)則的“雜音”傳出后，即可按“發(fā)送”按鈕發(fā)送；對(duì)方有人接聽，請(qǐng)告之需發(fā)送傳真請(qǐng)對(duì)方給信號(hào)，當(dāng)有規(guī)則的“雜音”傳出后即可按“發(fā)送”按鈕，傳真完畢傳真機(jī)會(huì)提示“transmiting ok”。其他操作詳見操作指導(dǎo)書。

(3)一般故障—卡紙的處理

按傳真機(jī)機(jī)面兩旁的按鈕，打開傳真機(jī)機(jī)蓋，取出卡紙，不能排除的故障請(qǐng)打電話維修。

(4)使用注意事項(xiàng) 及時(shí)放紙及更換硒鼓，定期清潔維護(hù)。(5)錦囊

傳真機(jī)也可以用來復(fù)印(但要控制數(shù)量，一般不超過三張)，只要連續(xù)按兩下“發(fā)送”鍵就可以。

3.復(fù)印機(jī)的使用(1)公司主要應(yīng)用的型號(hào)

Cannon NP3050、Cannon NP6241/4050等(只有清楚機(jī)型，才可以正確申購相應(yīng)的碳粉)。

(2)操作注意事項(xiàng)

①復(fù)印機(jī)必須預(yù)熱5～8分鐘，才可以使用。②打開復(fù)印機(jī)蓋門、關(guān)回時(shí)力氣不要過大。

③復(fù)印時(shí)，如原稿上的涂改液未干，或有膠水，須干了后再復(fù)印。④給紙盒加紙時(shí)，先把紙打散，避免出現(xiàn)卡紙及帶白紙的現(xiàn)象。⑤不要使用受潮的紙張復(fù)印，避免造成復(fù)印不清晰。⑥除正式合同及特殊說明外，請(qǐng)盡量雙面復(fù)印。⑦用完之后要復(fù)位，并按暫停健以節(jié)省能源。(3)常見故障—卡紙的處理 卡紙后，查看復(fù)印機(jī)提示的卡紙部位，首先打開機(jī)箱正面箱蓋，扳下左右兩個(gè)螺桿臂，看底部是否存有卡紙，然后打開左右兩箱門，檢查入/出紙口部位是否存有卡紙(有時(shí)卡紙還可能堵在存紙盤處，需仔細(xì)檢查)，將卡紙拿出，然后依次將兩螺桿復(fù)位，先閉合左右兩箱門，再閉合正面箱蓋，復(fù)印機(jī)恢復(fù)正常工作。

(4)小錦囊

雙面復(fù)印的設(shè)置(頭對(duì)頭，尾對(duì)尾)。4.投影儀的使用(1)公司目前主要類型

EPSON EMP系列、LPF—4200、LPF—4300。(2)數(shù)投的使用

具體請(qǐng)參見各類型號(hào)數(shù)投的說明書。特別說明的是：與臺(tái)式電腦主機(jī)相聯(lián)，顯示器不工作，圖像直接投影出來；與便攜電腦相聯(lián)，便攜機(jī)顯示屏及投影圖像可同時(shí)顯示。

(3)常見問題—一切連接好后沒有圖像出現(xiàn)的處理(以LPF-4200為例)①檢查信號(hào)線是否連接好。

②選擇“input selector button”按鍵使信號(hào)線的連接與按鍵選擇一致。

③如果是便攜電腦，可選擇“Fn+F4”切換圖象(但不同的便攜其圖像切換的按鍵不同，比如還有可能是Fn+F5、Fn+F2等，可隨意試一下)。

(4)使用中注意事項(xiàng)

①關(guān)閉數(shù)投時(shí)應(yīng)先關(guān)閉控制面板上的電源開關(guān)，再關(guān)閉背板上的電源開關(guān)。

②對(duì)于EPSON-EMP500系列的數(shù)投，只有控制面板上有電源開關(guān)，關(guān)閉電源后要待散熱后(風(fēng)扇停止工作后)再切斷電源裝箱。

二、及時(shí)處理資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、清退、報(bào)廢

1.“5S”的定義

整理、整頓、清潔、清掃、修養(yǎng)。2.“5S”在實(shí)際工作中的不良表現(xiàn)(1)辦公室布置不當(dāng)。(2)工作人員儀容或穿著不整。(3)機(jī)器設(shè)備擺放不當(dāng)。(4)文檔管理混亂。(5)機(jī)器設(shè)備保養(yǎng)不良。(6)辦公用品隨意擺放。(7)工作人員座位或坐姿不當(dāng)。3.“5S”的管理特點(diǎn) 循序漸進(jìn)、全員參與。4.“5S”管理的效能

提升企業(yè)形象、提升員工歸屬感、減少浪費(fèi)、保障安全、提高工作效率、保障產(chǎn)品質(zhì)量。

5.辦理調(diào)撥辦公設(shè)備手續(xù)注意事項(xiàng)(1)固定資產(chǎn)卡片須使用人親筆填寫。

(2)自調(diào)撥審批通過之日起7天內(nèi)應(yīng)從庫房提走貨物，超期則不予以保留，將重新安排調(diào)撥。

三、維護(hù)各類辦公設(shè)備的正常使用狀態(tài)

1.辦公設(shè)備維修服務(wù)

應(yīng)該清楚各類辦公設(shè)備的維修服務(wù)電話及地址，一旦有故障出現(xiàn)，即可電話通知上門服務(wù)。

2.定期盤點(diǎn)，根據(jù)公司要求處理盤點(diǎn)結(jié)果(1)《公司固定資產(chǎn)盤點(diǎn)流程》。(2)辦公設(shè)備盤點(diǎn)主要監(jiān)控點(diǎn)。(3)提前準(zhǔn)備原始臺(tái)賬。(4)詳細(xì)清查，不漏不重。(5)賬物核對(duì)，判斷盈虧。(6)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)反饋。管 理 工 具 8

辦公設(shè)備管理及費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容

一、概述

辦公設(shè)備管理及費(fèi)用報(bào)銷主要講述了在日常行政工作中如何規(guī)范、高效地處理這兩類業(yè)務(wù)，并提供如何有效管理的思路。

簡單地說，辦公設(shè)備管理工作主要圍繞辦公設(shè)備的日常申購、管理和使用的工作過程。介紹了相關(guān)的規(guī)章制度和經(jīng)驗(yàn)之談，而費(fèi)用報(bào)銷工作則主要圍繞報(bào)銷環(huán)節(jié)中的填單、審單、單據(jù)報(bào)銷和后續(xù)跟蹤的過程，對(duì)其涉及的公司管理制度文件和流程文件及一些注意事項(xiàng)作了介紹。

下面請(qǐng)先了解一下標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容，在本文的第三點(diǎn)，將把標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容中涉及的必備知識(shí)一一向大家作詳細(xì)介紹。

二、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容

1.根據(jù)需求申購辦公設(shè)備(1)監(jiān)控各辦公設(shè)備的日常使用情況。(2)根據(jù)需求，申購辦公設(shè)備。(3)跟蹤申購請(qǐng)求的執(zhí)行情況。2.領(lǐng)用辦公設(shè)備，建立資產(chǎn)臺(tái)賬(1)及時(shí)查詢到貨信息。(2)領(lǐng)取及發(fā)放辦公設(shè)備。(3)建立資產(chǎn)臺(tái)賬，及時(shí)更新數(shù)據(jù)。3.辦公設(shè)備的日常使用、管理及盤點(diǎn)(1)常用辦公設(shè)備的日常使用。(2)及時(shí)處理資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移、清退、報(bào)廢。(3)維護(hù)各類辦公設(shè)備的正常使用狀態(tài)。(4)定期盤點(diǎn)，根據(jù)公司要求處理盤點(diǎn)結(jié)果。4.報(bào)銷管理

(1)及時(shí)、準(zhǔn)確地處理部門費(fèi)用及差旅費(fèi)報(bào)銷。(2)跟蹤報(bào)銷結(jié)果、處理報(bào)銷異常。

三、必備知識(shí)范圍

第五篇：微機(jī)室使用注意事項(xiàng)

微機(jī)室使用注意事項(xiàng)

為保證計(jì)算機(jī)教學(xué)工作順利進(jìn)行，保障微機(jī)室機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，敬請(qǐng)各位教師向?qū)W生宣讀各項(xiàng)規(guī)定，安排相關(guān)工作。

1.根據(jù)教研室要求，由值班人員按時(shí)開門，任課教師如有臨時(shí)調(diào)課要求，請(qǐng)?zhí)崆案嬷蛋嗳藛T。

2.任課教師請(qǐng)認(rèn)真填寫機(jī)房使用記錄，安排學(xué)生按座次表就坐（請(qǐng)安排學(xué)生集中就坐）；各班應(yīng)設(shè)一名安全責(zé)任員，負(fù)責(zé)本班的衛(wèi)生和安全。

3.學(xué)生應(yīng)保持微機(jī)室的清潔衛(wèi)生。不準(zhǔn)在教室內(nèi)用餐或吃零食，不準(zhǔn)隨處丟垃圾，不準(zhǔn)隨地吐痰，不準(zhǔn)在機(jī)器上亂涂亂畫，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，報(bào)學(xué)生科給予處分。

4.學(xué)生不準(zhǔn)在機(jī)器上連接U盤、移動(dòng)硬盤、手機(jī)等移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予沒收處理。

5.學(xué)生不準(zhǔn)在微機(jī)室使用萬能充、暖手寶等違規(guī)用電設(shè)備，違者沒收用電器并報(bào)學(xué)生科給予處分。

6.未經(jīng)教師批準(zhǔn)，學(xué)生決不允許私自移動(dòng)、拆卸機(jī)器，違者報(bào)學(xué)生科，并交保衛(wèi)科嚴(yán)肅處理。

7.教師需提醒學(xué)生監(jiān)控系統(tǒng)正在運(yùn)行，學(xué)生務(wù)必認(rèn)真學(xué)習(xí)，不得做與學(xué)習(xí)無關(guān)的事情。

8.下課時(shí)，請(qǐng)任課教師檢查設(shè)備，務(wù)必關(guān)閉總電源，關(guān)閉門窗后再離開，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或丟失，請(qǐng)及時(shí)告知實(shí)驗(yàn)與網(wǎng)絡(luò)管理中心。

實(shí)驗(yàn)與網(wǎng)絡(luò)管理中心