第一篇：圖書檔案管理過程中的文件材料歸檔措施分析研究

圖書檔案管理過程中的文件材料歸檔措施分析研究

摘要：圖書檔案管理關系到圖書館的發(fā)展未來，圖書館要想發(fā)展就必須要加強其檔案管理。對此，本文分析研究認為，加強圖書館的檔案管理一是要建立健全圖書檔案管理的歸檔制度，堅持按歸檔制度檢查指導圖書文件材料的形成、積累、整理與歸檔。二是要圖書檔案管理要堅持實行“三納入”、“四步走”把好“三關”，通過這些措施分析，進一步加強圖書檔案的管理，使圖書館能夠更好地向著服務于社會和人民的方向發(fā)展。

關鍵詞：圖書檔案管理圖書管理檔案管理文件歸檔圖書檔案

圖書館的檔案管理要要不斷地加強，這樣才能夠更好地服務和服從于社會主義現(xiàn)代化建設?；诖?，本文從以下兩個方面進行了分析研究。

一、建立健全圖書檔案管理的歸檔制度

俗話說得好，沒有規(guī)矩不成方圓。同樣的道理，在圖書檔案管理過程中沒有健全切實可行的圖書檔案文件材料的形成歸檔制度，那么圖書管理的歸檔制度就沒有保障。只有將文件材料歸檔工作作為本機關或企事業(yè)單位的制度之一，頒發(fā)實施、監(jiān)督檢查才有章可循，才有約束力。當前，個別單位和部門之間還缺少健全的文件材料的形成歸檔制度，文書部門、業(yè)務部門及其人員不知道向圖書檔案管理部門上交什么，什么時間歸檔；檔案部門不知道文書部門、業(yè)務部門應形成什么，所以不知道收什么，心中沒有數(shù)，監(jiān)督、檢查、指導跟不上，這些教訓應該吸取。為了盡快改變這種狀況、必須建立起符合本單位實際情況的各種門類和載體的圖書案卷類目、歸檔范圍、保管期限等相關的表格，以保證應當歸檔的圖書資料齊全歸檔。

要堅持按歸檔制度檢查指導圖書文件材料的形成、積累、整理與歸檔。有的文書、業(yè)務部門的文秘人員和兼職檔案員。善于運用自身職能的便利條件，對于文件材料的形成、積累采取一收、二卡、三掛鉤的方法進行對圖書檔案的管理，這樣一來取得了良好的效果。一收是指堅持平時清，平時跟蹤有關領導和業(yè)務人員催要應當歸檔的文件進行歸檔的文件材料，利用節(jié)假日，保密檢查重點突擊收集文件材料；二卡是在有關部門通過文書部門打印材料時，文書部門應當立即在材料份額上預算出歸檔的材料，在圖書文件打倒完畢后進行蓋章時，應當把歸檔的圖書文件材料直接卡下來；三掛鉤，即文書、業(yè)務部門通過介紹信等事宜，獲悉有關人員外出開會、參觀學習、調查或者說指導考察等活動相關信息后，便于他們主動進行掛鉤，請他們把外出公務活動中形成的有關材料，帶回歸檔，他們回來后就及時進行登記，收回檔案卷類目進行對號入座，填好圖書檔案的文件處理單，再分發(fā)到有關部門進行辦理，并由文書人員或者兼職檔案管理人員出具已經交付的證明材料。

二、圖書檔案管理要堅持實行“三納入”、“四步走”把好“三關”

圖書檔案管理中相關規(guī)定明確指出：“各單位應當把科學技術材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產、基建等計劃當中，并且還要列入有關部門和有關人員的職責范圍之中”。根據(jù)這一條的規(guī)定，結合圖書檔案管理工作的實踐，第一，要將文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作納入本單位歸檔程序當中。比如說，納入公文的處理程序、基建程序、生產程序以及科研程序等，明確規(guī)定各種程序應該積累的文件材料。使文件材料的形成、積累、立卷、歸檔工作程序化、制度化。第二，要納入工作計劃。即各機關、企事業(yè)單位在制訂工作計劃時，均將文件材料的形成、積累、整理和歸檔等各項工作納入其中，作為計劃的基本內容之一，提出數(shù)量要求與質量要求，并安排相應的時間，由文書部門、業(yè)務部門的有關人員將形成的文件材料按時積累，整理歸檔。第三，要納入有關人員的崗位責任制。即把文件材料的形成、積累、整理、歸檔納入有關人員的崗位責任制，明確與各方面有關業(yè)務部門和業(yè)務人員（文書人員、辦案人員、業(yè)務部門的各有關領導者）各自在自己的工作崗位所應當承擔的文件材料形成、積累、歸檔的任務。務將這種責任制度化，并定期進行考核，以增強有關人員的責任感，便于對他們進行監(jiān)督、檢查和指導工作。

所謂“四同步”，是指各機關企事業(yè)單位要實行工作與圖書檔案建檔同步管理。即下達任務與提出文件形成歸檔要求同步；檢查工作進度與檢查文件材料的形成、積累、整理、歸檔情況同步；驗收、鑒定科技成果、與驗收、鑒定文件材料同步；上報登記和評審獎勵科技成果，全優(yōu)工程、優(yōu)質產品與檔案部門出具證明材料同步。通過“三納入”和“四同步”，達到文件材料形成、積累、歸檔的“八有”。即：領導上有議程，計劃上有位置，工作上有安排，經費上有保證，制度上有規(guī)定，組織上有措施，職責上有分工，管理上有考核。與此同時，還必須把住以下三個“關口”。

第一，要把好鑒定關和驗收關。根據(jù)圖書檔案管理的相關規(guī)定和內容，對科研成果、產品、工程設備安裝或者說其他項目進行鑒定、驗收時，須有圖書科技檔案管理部門參加，檢查應當歸檔的科技文件是否齊全，而對于文件材料不完整、不準確的項目，則不予驗收。這個規(guī)定精神，不僅適用科技文件材料形成歸檔的監(jiān)督和檢查，而且也適用于其他內容的文件材料所借鑒。當某項任務完成以后，某一案件辦結完畢、某一項課題總結鑒定之前，就要匯集大量的文件材料，此時承辦的業(yè)務部門、業(yè)務人員要緊緊跟上，圖書檔案管理部門也要參加對圖書文件材料的鑒定和驗收。文件材料不齊全、不完整，說明任務未按照計劃全部完成，成果也不能全部兌現(xiàn)，這不能算全部完成任務，成果不能鑒定驗收，圖書檔案管理部門不能在鑒定驗收的資料欄上簽字。

第二，要把好上報成果關。根據(jù)國家相關部門的規(guī)定，圖書檔案管理上報的成果必須有完整準確的文件材料移交給本單位的圖書檔案管理部門。經過檢查合格以后，由圖書檔案管理部門進行簽字蓋章，這樣才可以登記申報成果，否則成果登記部門則不予處理或者不給辦理申請上報成果的手續(xù)。各級圖書檔案管理部門和圖書檔案管理人員要堅持原則，出以公心。對于材料不合格的未進行歸檔處理的，則不能私自進行簽字蓋章，欺騙成果鑒定部門。同時要求各級領導也不得利用職權，強行要求圖書檔案管理人員進行蓋章。

第三，要把好“晉職升級”關。各類業(yè)務人員的職級晉升、業(yè)務考核的主要依據(jù)之一，就是圖書文件材料，要對于業(yè)務人員的職級晉升時有個依據(jù)，因此要強化其歸檔意識。

（作者簡介：杜乙春，吉林省鎮(zhèn)賚縣圖書館，研究方向：圖書管理。）

第二篇：電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

2007-01-15 09:28范圍

本標準規(guī)定了在公務活動中，具有長期保存價值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。

本標準適用于國家機關、社會團體、企事業(yè)單位等辦公自動化過程中產生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標準。2 引用標準（略）定義

本標準采用下列定義。

3.1 電子文件 Electronic Records

能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數(shù)字代碼序列。

3.2 電子檔案 Electronic Archives

具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)

3.3 邏輯歸檔 Logical Filing

指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

3.4 物理歸檔 Physical Filing

指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程?？倓t

4.1 電子文件形成單位指定專門機構或人員負責對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,保證管理工作的連續(xù)性。

4.2 電子文件形成部門負責電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

4.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

4.4 檔案部門應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保證電子檔案的質量。

4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。

4.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

4.7 具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時,必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔。電子文件的收集與積累

5.1 收集范圍

電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國家關于文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行外，還應包括相關的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

5.2 收集積累要求

5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保

留。當正式文件是紙質的,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

5.2.2 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，應在彼此間建立準確、可靠的標識關系。

5.2.3 在“無紙化”辦公或事務處理系統(tǒng)中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質文件或縮微品保留。

5.2.4 用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。

5.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮算法,收集時應轉換成統(tǒng)一格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。

5.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應注意其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。

5.2.7 用視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件,收集時應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

5.2.8 用音頻設備獲得的文件,應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。

5.2.9 由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

5.2.10 通用軟件產生的電子文件,應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件，原則上應轉換成通用型電子文件；如不能轉換，則收集時必須連同專用軟件一并收集。

5.2.11 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。

5.3 收集、積累方法

5.3.1 及時接照要求制作電子文件備份。

5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見附錄A

5.3.3 電子文件登記表應與電子文件同時保存。

5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

5.3.5 電子文件性質代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。

5.3.6 電子文件類別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。6 電子文件的整理

6.1 電子文件的整理,應按、機構、問題、保管期限、密級等因素相對集中。

6.2 電子文件應填寫電子文件登記表，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

6.3 歸檔電子文件應以盤為單位填寫登記表首頁，以份為單位填寫續(xù)頁，見附錄B。電子文件的歸檔

應定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上。

7.1 歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍,參照國家關于文件歸檔的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的支持軟件和相關數(shù)據(jù)。

7.2 歸檔時間

邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔應按照紙質文件的規(guī)定定期完成。

7.3 檢測

在進行電子文件歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.4 歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關于文件鑒定的有關規(guī)定執(zhí)行,鑒定結果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。

7.4.1 有效性和完整性鑒定

歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

7.4.2 保管期限的劃分

電子文件保管期限的劃分,參照國家關于文件保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。

7.5 歸檔要求

7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標識進行，將管理權從網絡上移交檔案部門。其歸檔工作，除存儲格式和位置不變外，其它均應參照國家文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行。

7.5.2 把帶有歸檔標識的電子文件集中,拷貝至耐久性的載體上,一式三套，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

7.5.3 本標準推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作歸檔電子文件長期保存的載體。

7.5.4 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內填寫檔號、題名、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應設置成禁寫操作的狀態(tài)。

7.5.5 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。

7.5.6 需要長期保存的電子文件；應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一類型載體上,如果采用專用軟件,應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。

7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后,在其形成部門保留時間至少1年。

7.5.8 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案館等檔案保管部門，作為電子檔案進行集中保管。

8.1 檢驗

8.1.1 檔案保管部門應配備滿足對電子文件進行讀取處理的設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。

8.1.2 檢驗項目

8.1.2.1 載體有無劃痕，是否清潔。

8.1.2.2 有無病毒。

8.1.2.3 核實電子檔案的完整性、有效性和審核手續(xù)。

8.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

8.1.3 將檢驗結果填入電子檔案接收檢驗登記表，見附錄C。檢驗不合格的，應退回形成單位，重新制作。

8.2 移交手續(xù)

驗收合格后，檔案保管部門應填寫電子檔案接收檢驗登記表，見附錄C，并簽字蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。

8.3 保管要求

電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

8.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。

8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對濕度選定范圍：35℃-45℃。

8.3.3 存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

8.4 有效性保證

8.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關的設備更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

8.4.2 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

8.4.3 磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

8.4.4 定期檢驗結果應填入 電子檔案管理登記表，見附錄D。

8.5 利用

8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經批準任何單位或人員不得擅自復制電子文件。

8.5.2 利用時使用拷貝件。

8.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網的方式利用時，必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。

8.6 電子檔案的鑒定銷毀

8.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。

8.6.2 電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。

8.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除的載體上，須連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。

8.7 統(tǒng)計

檔案保管部門應及時按對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第三篇：文件歸檔管理制度

檔案工作崗位責任制

一、分管檔案工作的局領導職責

1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。

2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

3、關心檔案工作和檔案室的建設與發(fā)展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協(xié)調發(fā)展。

二、局檔案員職責

1、貫徹實施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。

2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。

3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。

5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

6、按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案。

三、分管檔案工作的各處（室）領導職責

1、配備具有較好政治業(yè)務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩(wěn)定。

2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。

3、組織本單位人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。

5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

四、各處、室專（兼）職檔案人員職責

1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主動接收局檔案員的業(yè)務指導和督促檢查，按規(guī)定時間向檔案室移交。

6、積極參加業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。

7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。

8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。文件、材料收集歸檔制度

一、收集歸檔范圍

本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應按規(guī)定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。

(一)本級文件

1、各種代表會議、工作會議、專業(yè)會議、各級干部會議的會議記錄、會議紀要。

2、工作計劃、規(guī)定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。

3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。

4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。

5、各項決定、決議、規(guī)定、標準、規(guī)范、條例、辦法、制度、守則、要求。

6、各級領導的報告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。

7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。

8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數(shù)據(jù)、憑證。

9、反映本機關、本地區(qū)重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。

10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。

11、年鑒、大事記、基礎數(shù)字匯編、基本情況綜合。

12、本機關制發(fā)的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。

14、已故人員資料。

15、重要的人民來信及處理材料。

16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。

17、本機關(包括上報和下批)干部任免、呈批表、調配培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統(tǒng)計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。

(二)上級文件材料

1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區(qū)工作或問題的決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。

2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機關、本地區(qū)時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。

3、上級發(fā)給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。

4、上級報刊刊載有關本機關、本地區(qū)情況的文章。

(三)同級文件材料

1、有關單位與本機關聯(lián)合召開會議，共同進行工作，協(xié)作查處案件或問題共同署名的文件材料。

2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協(xié)議。

3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。

4、有關單位發(fā)來的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。(四)下級文件材料

1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。

2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規(guī)性的備案文件。

3、重要的名冊、登記表。

4、大事記、基本情況匯編、基礎數(shù)字匯編。

二、歸檔份數(shù)

文書檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。

三、歸檔時間和方法

(一)凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。

(二)凡各部門發(fā)出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。

(三)一項工作已完成時(包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等)，由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。

(四)外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。

(五)工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年一月底前交文書檔案歸檔。

(六)每年的二月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。

四、歸檔要求

(一)應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。

(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。

(三)歸檔文件材料注意：檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

(四)歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。

(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。

(六)凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

檔案鑒定制度

１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。

２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發(fā)展觀點。

３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。

４、檔案鑒定工作，必須有組織、有領導地進行，一般應有領導、專業(yè)人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。

５、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。

６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度

為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續(xù)。

2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。

3、機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。

4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人 批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。

5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。

6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責任。檔案保密管理制度

一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。

二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。

三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。

四、利用絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經批準的，嚴禁提供利用。

五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。

六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。

七、發(fā)現(xiàn)有關泄密事件，應立即報告，及時追查。

八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。

九、不允許將機密文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。

十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。檔案復制制度

1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業(yè)務部門負責人同意；復制機密檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。

2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。

3、復制后要及時進行登記。檔案統(tǒng)計制度

１、檔案統(tǒng)計工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對象，以表格、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、發(fā)展過程及其一般規(guī)律性的工作。

２、統(tǒng)計作用。檔案統(tǒng)計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據(jù)。

３、統(tǒng)計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統(tǒng)計和其他專門統(tǒng)計。

４、統(tǒng)計任務。對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調查、統(tǒng)計分析、提供資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。

５、統(tǒng)計對象。對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計和檔案事業(yè)的組織與管理現(xiàn)狀的統(tǒng)計。

６、統(tǒng)計方法。檔案統(tǒng)計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現(xiàn)象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。

７、按期統(tǒng)計。平時必須積極收集資料，做好單項的統(tǒng)計；半年必須做好各項工作的初步統(tǒng)計；年終必須進行全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計。８、專人統(tǒng)計。配備統(tǒng)計人員，熟悉統(tǒng)計業(yè)務；掌握統(tǒng)計資料，數(shù)字統(tǒng)計連貫；準確統(tǒng)計數(shù)字，按時統(tǒng)計上報。檔案庫房管理制度

１、檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。２、按專業(yè)類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。

３、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密）工作，確保檔案完整安全。

４、加強庫房基礎設施建設，逐步購臵先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。

５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－６０％之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。６、庫房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。

７、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續(xù)；檔案外借，要認真清點，履行批準手續(xù)，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。檔案銷毀制度

１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。

２、檔案銷毀，必須按照國家規(guī)定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。３、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。

４、檔案銷毀，必須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。

５、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。６、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。企業(yè)檔案管理制度

第一章

總則

第一條為了加強公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為 公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和（總公司辦公制度》有關規(guī)定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司（下稱各單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

第四條 公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。

第二章

歸檔范圍

第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等）均屬歸檔范圍。

第六條上級機關文件材料應歸檔的有。

（一）上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料；

（二）黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

（三）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。

（四）其他文件材料。第七條公司文件材料應歸檔的有。

（一）公司頒發(fā)的（包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

（二）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件；

（三）公司及各部門的工作計劃、總結、報告；

（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；

（五）公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；

（六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（七）反映公司經營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產開發(fā)、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業(yè)務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（八）公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）；

（九）公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；

（十）公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等；

（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

（十三）公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；

（十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表；

（十五）公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；

（十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；

（十六）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（十八）公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

（十九）公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證；

（二十）公司購臵大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：

（一）同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本公司經營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件；

（二）有關業(yè)務機關檢查本公司工作形成的重要文件；

（三）同級機關和非隸屬機關與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

第三章 立卷歸檔要求

第九條公司各單位應在每年3月底以前將上辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。

第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

（一）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復印件）、章程、項目人員任兔文件，有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。

（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（三）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（四）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（五）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

（七）本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

第四章 檔案保管期限

第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

第十四條確定公司檔案保管期限的原則

（一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（三）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

第五章 檔案的鑒定與銷毀

第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章 檔案的借閱

第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。

第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。

第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。

第七章 罰 則

第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發(fā)現(xiàn)，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例）進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

第八章 附則

第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

第三十二公司以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

第四篇：文件歸檔規(guī)定

文件歸檔規(guī)定

一、歸檔文件整理的意義：

一是歸檔文件編號后，能方便排架管理。二是歸檔案文件經分類、編號后，能按、問題、保管期限、卷、件等進行檔案的統(tǒng)計。三是歸檔文件劃分保管期限后，檔案的鑒定、銷毀工作更加方便。四是歸檔文件裝訂、裝盒后，能放置灰塵及庫內熱量、水分很快的滲透到檔案文件材料中，從而能對檔案進行較好的保護。五是歸檔文件分類、編號后，在利用檔案時，檔案的存取更加方便。如果不能對零散的歸檔文件進行整理，檔案管理便無從談起。

二、整理方式：應選擇分散整理，即有文書處理和業(yè)務部門分別整理各自形成的歸檔文件。這樣做的優(yōu)點是：能發(fā)揮文書和業(yè)務部門熟悉本職工作及文件材料辦理過程的長處；文書和業(yè)務人員易在整理歸檔你過程中找到散失的文件材料。

三、檔案管理的四大步驟：

1、收集：明確歸檔文件材料與不歸檔文件材料具體范圍，即對文件材料的歸檔價值進行鑒定。

2、整理：依次為裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六大環(huán)節(jié)。需要歸檔人員熟悉本單位的工作職能與要業(yè)務。對檔案的具體保管期限進行準確鑒定。

3、排架：方便利用、銷毀。

4、編寫歸檔文件整理說明。

四、檔案管理分類方法

1、-機構-保管期限分類法。這種方法適用于單位較大、內設機構較穩(wěn)定、歸檔文件數(shù)量較多的立檔單位。優(yōu)點是按這種分類方法排列檔案時，檔案柜架不必留空位，避免庫房的倒架。一般單位可采用此方法。

2、-問題-保管期限分類法。適用于單位較小、內設機構不穩(wěn)定、分工不明確、沒有內設機構或內設機構少、同一機構歸檔文件少的立檔單位。優(yōu)點是檔案柜架不必留空位，避免庫房的倒架。不適用機構分類法的單位，一般可采用此方法。

3、-保管期限分類法。這種分類方法適用于內設機構少、歸檔文件數(shù)量少的小單位或基層單位。優(yōu)點是操作方便，便于檔案的管理，缺點是不能集中同一機構或問題的歸檔文件。

五、文件歸類的一般規(guī)定：

1、內容原則。記住要根據(jù)歸檔文件的內容及其所反映的活動領域歸類。如反映的是某個內設機構職能的歸檔文件應歸入該機構。、一致性和規(guī)律性原則。即在一個立檔單位歸檔方法應一致，即便歸錯了類，也要將其他相同文件軌道一個類，以便在利用檔案時，查全這類歸檔文件。

3、綜合性文件應歸入綜合類（按問題分類的類目）或綜合機構類（按機構分類的類目），專門性文件應歸入業(yè)務類。

4、涉及到兩個 以上機構或問題的文件，如有側重，應將其分入主要問題的類目中；如無側重，則歸入綜合類（按問題分類的類目）或綜合機構類（按機構分類的類目）

5、優(yōu)先歸入本專業(yè)類。如一份文件包含本專業(yè)和其他專業(yè)的內容，可將其歸入本單位的本專業(yè)有關類目。

6、歸類的優(yōu)先順序：有最合適的類就歸入該類，無最合適的類則考慮入相關類（即靠類歸類）；無相關類，則考慮歸入“其他”類；無“其他”類則考慮歸入綜合類。如同一類歸檔文件多，又無專門類時，可考慮增加類目。

第五篇：實驗室資料歸檔及檔案管理

實驗室資料歸檔及檔案管理

實驗室工作檔案是實驗技術人員、管理人員從事科學研究和實驗管理所留下來的歷史記錄和經驗總結，是進行實驗室科學管理、決策的重要依據(jù)；是科研質量評估的重要依據(jù)。為加強我院實驗室建設、完善實驗室的規(guī)范化管理、加強實驗室工作檔案的管理、提高檔案管理水平，提高科研水平，特制定本制度。

一、實驗室工作檔案管理的對象

實驗室檔案是指在我院實驗室工作中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種形式的材料。包括有關法規(guī)文件、管理制度、重要技術資料(含實驗室發(fā)展情況與大型精密貴重設備資料)等均需分類建立實驗室工作檔案。

二、實驗室工作立卷歸檔的內容

1、實驗室及設備管理工作法規(guī)、制度文件卷(1)國家及國家部委有關實驗室工作的法規(guī)文件。(2)學院有關實驗室發(fā)展建設與改革等文件。

(3)實驗室建制審批(含實驗室建立、合并、調整、撤消等)文件。(4)實驗室管理(包括本實驗室制定)的各項規(guī)章制度。(5)實驗室建設發(fā)展規(guī)劃。

(6)實驗室工作總結及實驗室內工作人員考核表等。

2、以我院名義向上級部門定期或不定期報出的實驗室工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)卷。(1)實驗室基本情況類

①實驗室基本情況(各實驗分室名稱、地點、面積)。②實驗室任務及人員情況傳送數(shù)據(jù)與報表。③實驗項目傳送數(shù)據(jù)與報表。

④專職實驗室工作人員傳送數(shù)據(jù)與報表。(2)設備管理類

①我院各實驗室科研儀器設備傳送數(shù)據(jù)與報表(單價800元以上設備)。②我院各實驗室科研儀器設備增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表。③低值耐用品、低值易耗品的資料。

④儀器設備固定資產卡片；儀器設備及低值耐庸品的總臺件數(shù)及金額、固定資產帳卡、隨機技術手冊；儀器設備的運行、維護保養(yǎng)、維修、報廢等原始記錄。⑤大型精密貴重儀器設備技術檔案。

單價5萬元以上大型精密儀器設備的檔案管理，應包括每臺儀器設備申購時的可行性論證報告、申購報告、領導批復；訂貨合同、開箱記錄及裝箱單、安裝調試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及其履歷本、設備說明書、技術資料及全套隨機文件；使用、維修、故障、事故記錄和儀器設備的報損報廢等資料(其中使用說明書和技術資料經校檔案室建檔后可由實驗室借用保管)。大型設備管理人員名單、技術檔案和開機使用記錄。大型精密儀器設備在有效期時，完成課題數(shù)，取得的成果、功能的開發(fā)等。

⑥我院各實驗室科研精密貴重儀器設備使用情況數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表(單臺／套價為20萬元及其以上之設備)。(3)實驗室任務類

①實驗室任務指標及完成情況統(tǒng)計資料。

②本實驗室承擔的實驗課程名稱、科研計劃、實驗報告。

③科研任務形成的文件材料(項目數(shù)、類別、經費、實驗技術開發(fā)項目、成果資料)。④在社會服務中形成的文件材料。

⑤承擔各種培訓班、短訓班的實驗教學任務或測試、加工工作的內容、培訓對象等材料。(4)實驗室管理類

①實驗室建設類：經我院批準的本實驗室建設規(guī)劃；本實驗室工作計劃、總結；反映本實驗室歷史沿革、現(xiàn)實規(guī)模、用房面積、環(huán)境條件等有關管理性文件；實驗室用房及環(huán)境條件的各種技術資料。

②實驗室環(huán)境條件的增擴與實驗室改革方案文件；實驗室工作的評估；實驗室管理方面的重要實施細則；實驗室主任工作守則與工作人員崗位責任制等。③實驗室經費及使用情況。(5)實驗室隊伍建設類

①實驗室各類工作人員情況表(姓名、性別、年齡、職稱、專業(yè)分工、獎懲、培訓等基本情況及其變更情況)。②實驗技術人員考核情況。

③本實驗室技術人員崗位職責及分工細則。④實驗技術人員工作日志、記錄材料。

⑤實驗室人員在科學研究、技術開發(fā)等方面的全部技術文件資料(包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況)、項目數(shù)及其工作量。

三、實驗室工作檔案的收集

1、實驗室工作人員每天應記錄實驗室的儀器設備運行情況，年底將記錄歸檔備查。

2、每個實驗室應有設備儀器維修記錄，實驗室應有水電及動力維修記錄，年底將各種維修記錄存檔。

3、實驗室工作人員應做工作日志，年底將工作日志歸檔。

4、實驗室安全員每月應進行一次安全檢查記錄存檔。

5、年末應對實驗人數(shù)，實驗項目和設備使用率做統(tǒng)計，將統(tǒng)計結果存檔。

6、實驗室每年應對每位工作人員進行考核，工作人員考核表應歸檔備查。

四、實驗室工作檔案的管理

1、實驗室指定專人負責實驗室工作檔案材料的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。同時接受我院檔案部門和實驗室主管部門的領導、監(jiān)督與檢查。

2、每位實驗室工作人員都有責任認真主動作好材料的收集和整理工作，并及時提供給實驗室檔案管理人。實驗室工作人員及時將自己工作中形成的原件材料交給實驗室檔案管理人，實驗室留復印件歸檔。

3、實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期、與設備共存三種。

4、儀器設備的有關資料應與設備共存，即保存至設備報廢之日為止。

5、除上條資料外，其它資料均應長期保存。

6、嚴格檔案的查閱與管理

(1)實驗室辦公室負責職能范圍內有關實驗室工作檔案管理。

(2)各實驗室每應按要求按時上報有關歸檔資料，個人不得長期保存作為私有；(3)單位或個人因工作需要查閱或借用有關檔案資料者，均按研究院檔案管理的有關規(guī)定辦理查閱或借用手續(xù)并按時歸還。

(4)檔案資料原則上應保留原件，特殊情況經主管領導批準后可使用復印件。

7、檔案管理員的工作要相對穩(wěn)定，如工作變動應做好交接工作。如實驗室撤消或合并，應及時作好工作檔案的移交工作，以保持檔案的完整和連續(xù)性。