第一篇：創(chuàng)建檔案對文件歸檔的沖突和應對措施

創(chuàng)建檔案對文件歸檔的沖突和應對措施

作為中職衛(wèi)校，經常要開展有關創(chuàng)建迎檢工作，整理大量創(chuàng)建檔案，迎接上級機關的檢查驗收。但同時也對文件歸檔工作造成了沖突，本文就創(chuàng)建檔案對文件歸檔工作的沖突和應對措施進行探究。創(chuàng)建檔案的分類和特點

1.1 上級對中職衛(wèi)校的年度責任目標考核。每年度上級單位對學校下達的工作責任目標、黨建目標等，是對全年業(yè)績的整體考評，關系到本單位在系統(tǒng)的排名和成績。特點是每年必查，檢查時間一般安排在年底或翌年三四月份。但檔案整理工作一般于年初開展，由于這些迎檢工作沒結束，很多文件原件需要備查無法歸檔，延遲了文件收集時間，對文件歸檔工作造成一定的影響。

1.2 關系學校辦學的評估工作。省教育廳、省衛(wèi)生廳下達的教學質量評估、專業(yè)設置認定等工作，特點是時間跨度大，材料范圍廣、數量多。需要近一年的籌備時間和近三年的材料，往往檢查完第二年還要復評，時間跨度兩年多，創(chuàng)建檔案達到幾百盒。

1.3 關系學校榮譽的創(chuàng)建迎檢工作。如文明單位、園林單位、平安建設先進單位等對學校打開知名度有助推作用的各種創(chuàng)建工作，主要特點是迎檢時間不定，創(chuàng)建檔案時間跨度大，對文件歸檔工作也造成不小的沖突。創(chuàng)建檔案對歸檔文件整理的沖突

2.1 創(chuàng)建檔案的性質對文件歸檔工作的沖突。創(chuàng)建檔案具有應對性和臨時性的性質。應對性是指由于學校平時對有些業(yè)務工作應形成的文字材料重視不夠，在對照評估指標體系時，發(fā)現(xiàn)許多工作沒有留下文字材料或有些工作根本就沒開展。為了順利通過評估，不得不投入大量的人力、財力進行補充、加工、拼湊，使文字材料的真實性和原始性受到影響。臨時性是指檢查過后，創(chuàng)建檔案缺乏相關制度對創(chuàng)建檔案的歸屬和管理進行規(guī)范，影響了創(chuàng)建檔案的及時完整歸檔。

2.2 創(chuàng)建檔案的標準對歸檔文件整理工作的沖突。創(chuàng)建檔案都是按照評估標準進行整理的，不是真正意義上的檔案，根據《河南省檔案局〈歸檔文件整理規(guī)則實施細則〉》，歸檔文件應采用“保管期限―年度―組織機構”或“保管期限―年度―問題”等復式分類法進行分類。因此，創(chuàng)建檔案需要按照檔案管理程序重新分類整理才能轉化為文書檔案。

2.3 創(chuàng)建檔案的保管對歸檔文件整理工作的沖突。創(chuàng)建檔案是學校業(yè)績的綜合展示，具有重要的歸檔價值，但創(chuàng)建檔案往往為增加分值，投入一定財力對形式進行包裝，采用統(tǒng)一文件盒、統(tǒng)一盒標、內容全部裝訂成書等形式，檢查后作為經驗范本進行陳列，在較長一段時間內不能按期歸檔，影響了文件歸檔工作的完整性。將創(chuàng)建檔案與檔案管理工作有機結合，促進檔案管理規(guī)范化建設

3.1 抓好創(chuàng)建材料原始積累，保障歸檔文件的質量。在各項創(chuàng)建工作中要拉升標桿，提升工作質量，抓好各項工作的落實，加強原始資料的積累，對材料的質量進行嚴格把關，為成功創(chuàng)建打下良好的基礎，推動檔案工作規(guī)范化建設再上新臺階。

3.2 實行備份制，保障創(chuàng)建材料及時歸檔。為避免創(chuàng)建檔案中文件原件不能及時歸檔，應將創(chuàng)建檔案中的原件進行復印備份，復印件用于裝訂或利用，原件備查，迎檢結束后，把迎檢材料盒轉入陳列室供展示，原件移交檔案室正常歸檔。

3.3 增強檔案規(guī)范化意識，保障檔案工作機制。各項創(chuàng)建工作關系到中職衛(wèi)校的長遠發(fā)展，既是挑戰(zhàn)也是機遇，應以此為契機，建立健全檔案管理機制，提高管理效能。一是要提高檔案管理層次。校領導要高度重視，將檔案工作納入到學校全局工作中，建立健全檔案管理機制，各部門要強化責任意識，把創(chuàng)建工作同檔案管理工作緊密結合起來。二是加強檔案人員隊伍建設。要對參與創(chuàng)建人員進行歸檔知識培訓，進一步增強檔案管理意識和大局意識，提高工作質量。三是加強跟蹤指導。檔案部門要主動參與到創(chuàng)建工作中，對創(chuàng)建檔案管理情況進行跟蹤指導，對存在問題進行及時糾正，對重要材料及時進行收集和保管，確保創(chuàng)建檔案的完整及時歸檔，為學校的發(fā)展作出應有的貢獻。

第二篇：學校文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

學校文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

一、辦 公 室

(一)黨支部工作 本校黨支部計劃、總結、會議紀要、會議記錄、黨內大事記、黨內統(tǒng)計年報表、黨員花名冊 永久 本校黨支部機構成立、撤并、印章啟用的報告、通知 永久 本校黨的組織建設、發(fā)展計劃、黨支部換屆改選、黨內干部任免、入黨轉正的通知、批復、決定、報告、計劃、總結、組織介紹信及存根 永久 4 本校黨支部思想建設、組織建設、創(chuàng)“四好”班子建設等工作計劃、總結、匯報及統(tǒng)計表 30年 5 黨費收繳情況 10年

6本校有關人員受到各類違規(guī)違紀警告（不含警告）以上處分（含申訴、控告）的決定、結論、綜合性報告、調查材料 永久 本校有關人員收到各類違規(guī)違紀警告處分（含申訴、控告）的決定、結論、綜合性報告、調查材料 30年 本校對相關人員違紀違規(guī)通報批評等文件資料 30年

9本校紀檢組形成的紀檢監(jiān)察工作的通知、報告、匯報、計劃、總結 30年 本校紀檢監(jiān)察工作會議的通知、領導講話、會議記錄等文件資料 30年 11 上級（同級）機關頒發(fā)的黨務紀檢監(jiān)察工作的普發(fā)性需要執(zhí)行的文件材料 10年 本校在黨務、紀檢監(jiān)察工作、活動中形成的沒有批復、批示的請示、報告 10年

(二)群團組織、教代會工作 本校工會、教工支部團、婦委會、教代會計劃、總結、統(tǒng)計表 30年 2 本校工會、教工支部團、婦委會、教代會機構設置、啟用印章、換屆選舉、干部任免和批準加入工會、共青團、婦委會、教代會組織的通知、報告、批復、會議記錄、會員、團員名冊、組織關系介紹信及存根 永久

3本校工會、教工支部團、婦委會、教代會開展各種文體活動、募捐活動的文件資料和照片、錄音錄像材料 10年 工會、教代會會費、團費收繳等文件資料 10年 本校工會、教工團支部、婦委會、教代會工作活動的情況反映、工作簡報 10年 上級（同級）機關頒發(fā)的群團組織、教代會工作活動的普發(fā)性需要執(zhí)行的文件資料 10年 本校工會、教工團支部、婦委會、教代會工作、活動中形成的無批復的報告、請示、函 10年

（四）人事政工工作 本校機構設置（韓內部機構）、機構撤并、名稱變更、組織簡則、人員編制、印信啟用（作廢）的通知、請示、報告、批復 永久 本校人事工作、學校事務保險、醫(yī)療保險工作的總結、制度、方案及成立、調整各種領導小組的通知 30年 本校人事任免、職工錄用、轉正、聘任、調資、定級、工齡、工資、福利、津貼、補貼、停薪留職、辭職、解聘、離退休、死亡、撫恤問題的通知、請示、報告、批復、函 永久 本校認識考核、職稱評審、聘用工作文件資料 永久 本校教職工調動工作的通知、報告、函、復函、行政、工資介紹信及存根 永久 本校干部職工名冊、人事勞資、綜合統(tǒng)計年報表 永久 本校榮獲縣級（含縣級）以上各類表彰、獎勵的先進單位、好動模范、先進工作者的通知、通報、決定 永久 本校受縣級以下各類表彰、獎勵的先進單位、先進工作者的通知、通報、決定 30年

9本校表彰本機關內部各類先進科室、先進個人的通知、通報、決定 30年 10 本校在精神文明建設工作中形成的通知、意見、辦法、計劃、總結 30年 上級（同級）機關頒發(fā)的機構、人事政工、獎勵、處分、勞資、福利、津貼、補貼、機關事務保險、醫(yī)療保險等普發(fā)性需要執(zhí)行的文件資料 10年 12 本校在機構、人事政工工作中形成的無批復的報告、請示、函 10年

（五）行政事務管理工作 本校辦公室工作計劃、總結 30年 2 本校工作計劃、總結、行政會、校長辦公會會議記錄、大事記、組織機構沿革、各類統(tǒng)計年報表、匯總表 永久 本校以下的（含下級學校報送的和以下的）工作計劃、總結、各類綜合統(tǒng)計報表 10年 本校在目標管理、考核工作形成的通知、報告、批復、辦法、總結、目標責任書 30年 上級（同級）機關在目標管理考核工作形成的普發(fā)性需要執(zhí)行的文件資料 10年 上級機關、上級領導檢查、視察本校工作時形成的文件及照片、錄音錄像材料

（1）由省級以上領導人參加的 永久（2）其他的 30年 本校組織的外出學習考察、接待來訪工作形成的考察報告、會議記錄、照片、錄音錄像等文件資料 30年 本校行政管理工作制度、規(guī)程、辦法規(guī)定等 永久

9本校行政管理工作中形成的簡報、情況反映、工作信息等文件材料 10年 10 本校在處理人民來信來訪工作中形成的文件材料

（1）由校長及以上領導具體批示內容和處理結果的意見、結論 永久（2）有其他處理結果的意見、結論 30年 11 本校對人大、政協(xié)提案的答復 永久 本校在政務公開、保密、社會治安綜合治理、安全、消防、防汛、人口與計劃生育、愛國衛(wèi)生、綠化、雙擁、紅白理事等工作中形成的計劃、總結、通知、辦法、規(guī)定、統(tǒng)計表等30年 非本校主要職能工作、活動需要貫徹執(zhí)行的普發(fā)性行政事務工作的文件材料 10年 本校在行政事務工作中形成的無批復的報告、請示、函 10年

二、政教處

（一）德育工作 教導處工作計劃、總結 30年 學校德育工作計劃、總結、活動方案、效果、經驗 30年 3 學校常規(guī)教育的辦法、規(guī)定、通知 30年 4 重要的典型主題班會活動方案、記錄及經驗總結 30年 5 小學會工作計劃、總結、會議記錄 10年 6 學生會干部名冊 10年 7 升掛國旗記錄 10年 學生社會調查、節(jié)假日活動的一般性材料 10年 廣播宣傳稿件、黑板報、墻報、?？牡怯浕蚪y(tǒng)計表 10年 10 檢查教室統(tǒng)計表布置情況、清潔衛(wèi)生的紀錄 10年 11 班務工作計劃、總結 10年 對學生違規(guī)違紀警告（不含警告）以上處分的決定、結論、綜合性報告、調查材料 永久

13對學生違規(guī)違紀警告處分的決定、結論、綜合性報告、調查材料 30年 14 對學生違規(guī)違紀通報批評、本人檢討等材料 10年

（二）校團委工作 學校團、隊工作計劃、總結、統(tǒng)計表 30年 2 學校團委、少先隊大隊委改選的請示、批示 30年 3 團支部、少先隊中隊改選的請示、批復 10年 4 團、隊主題活動的方案、總結 30年 5 團委、少先隊大隊委的會議記錄 30年 6 新團員和組織關系轉移的登記冊 30年 7 學校團員、隊員及學生干部名冊 30年

（三）體育工作 體育教學、學生鍛煉達標的計劃、總結、通知 30年 2 各類運動會的計劃、總結、規(guī)定、統(tǒng)計表 30年 3 學生體育達標測驗表 10年

三、教務處

（一）教學工作 教學工作計劃、總結 30年 初、高中畢業(yè)生會考、中考、高考成績統(tǒng)計表及升學去向 永久 3 高中畢業(yè)生會考、中考、高考成績冊 30年 學生參加科學競賽結果的通知、簡報及證書復印件 30年 5 各學科教師教學工作計劃、總結 30年 6 檢查教師教案、批改作業(yè)情況的登記、統(tǒng)計 10年 7 教師教學“六認真”檢查情況登記表 10年 8 各年級學科半期、期末考試成績統(tǒng)計表 10年

（二）教研工作 教科室、教研組學年工作計劃 30年 上級教研室有關管理的通知、規(guī)定、辦法、決定 30年 3 教師教學、教改、教研工作的經驗、方案、論文等 30年 4 重要的公開課、研究課、觀摩課的教案、登記表 30年 5 教研室編發(fā)的簡報 10年 教研組長會、年級組會、單課任課教師會的通知、記錄 10年 7 半學期、期末考試成績統(tǒng)計數據 30年 8 教學、教研工作的一般事務性文件材料 10年

（三）教務工作 教育、教學工作管理的規(guī)定、通知 30年 2 學生人數及變化情況統(tǒng)計表 永久 3 高、初中新生錄取花名冊 永久 4 高、初中新生分班花名冊 10年 5 教師教學情況調查表 10年 6 教師教學情況考核表 10年 課程設置、教師任課安排登記表 10年 8 教務工作日志 10年 9 高校反饋的畢業(yè)生信息 10年 高中畢業(yè)會考（補考）、高考報名冊、畢業(yè)證發(fā)放登記表 永久

（四）學籍 初、高中畢業(yè)班學生學籍簿 永久 2初、高中畢業(yè)班學生畢業(yè)證存根 永久

四、總務財務部門

（一）學校資產、財務工作 本校在房產、土地所有權、使用確認權和產權糾紛、固定資產投資、資產評估等的審批、管理、驗收、國有資產管理（如：房屋、土地產權、重要設施設備和資金的登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等）中形成的文件資料 永久 2 本校辦公設備、用品、機動車等的采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等和機動車轉讓、保險、事故等文件資料 30年 本校辦公設備、用品、低質易耗品登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等文件資料 10年 本校在基本建設工程項目中形成的文件、照片、錄象等 永久 5 本校在房屋裝修、基建維修工程中形成的文件資料 10年 6 本校職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議、和有關手續(xù) 永久 7 本校職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則、職工住房情況統(tǒng)計、調查表、職工住房申請 30年 本校與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（1）與產權、經濟、基建等相關的具有長遠利用價值的 永久（2）其他十年以上的（含10年）30年（3）其他十年以下的 10年 9 本校財務收支預算報告、批復 永久 本校財務工作計劃、財務管理的各項規(guī)章制度、開支標準 30年 11 本校在財務預算資金、賬戶、物價、審計、統(tǒng)計等的管理辦法、規(guī)定及下達、下?lián)?、追加、申請各項經費、繳納(減免)稅費的請示、通知、批復 30年 上級（同級）機關頒發(fā)的財務預算、資金、資產、賬務、物價、審計、統(tǒng)計管理普法性需要執(zhí)行的文件材料10年 本校在財務、資產、資金、物價、審計工作中形成的無批復的、批示的請示、報告、函 10年 本校會計決算報表 永久 15 本校會計季度、月報表 5年 16 本校現(xiàn)今、銀行存款日記賬 25年 17 本校會計總賬、分類明細賬 15年 18 本校會計憑證 15年

（二）可行性研究、任務書

（1）項目建設書批復、可行性研究報告項目評估 永久（2）環(huán)境預測、調查報告、設計、計劃責任書 永久 2設計基礎材料

（1）工程質地、水文質地、勘察設計、勘察報告、地質圖勘察記錄、化驗、實驗報告、重要土、巖樣及報告 永久

（2）地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄 永久

（3）水文氣象、地震等其他設計基礎材料 永久 3設計文件

（1）初步設計、技術設計、技術秘密材料、專利文件 永久（2）關鍵技術實驗、總體規(guī)劃設計、設計評價、鑒定及審批 永久（3）設計計算書 30年（4）施工圖設計 10年 4工程管理文件

（1）征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書 永久（2）承包合同、協(xié)議書、招標、投標、租賃文件、施工執(zhí)照 永久（3）環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等文件、水、暖、店、煤氣供應協(xié)議書 永久 5施工文件（1）土建施工文件

① 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要 10年 ② 原材料及構件出廠證明、質量鑒定 30年 ③ 建筑材料實驗報告 30年

④ 設計變更、工程更改、洽商單、材料代用核定審批 永久 ⑤ 施工定位測量、地質勘察 永久

⑥ 土、巖實驗報告、基礎處理、基礎工程施工圖 永久

⑦ 隱蔽工程驗收記錄、工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告 永久

⑧ 分項、分部單位工程質量檢查評定 30年 ⑨ 交工驗收證明 30年

⑩ 竣工報告、竣工驗收報告 永久（2）設備及管線安裝施工文件

① 開工投工、工程技術要求、技術交底、圖紙會審記錄 10年 ② 設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批 30年 ③ 焊接測驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄 30年 ④ 隱蔽工程檢查驗收記錄、強度、密閉性實驗報告 30年 ⑤ 設備調試記錄 10年

⑥ 施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定、事故處理報告 30年 ⑦ 系統(tǒng)調試、實驗記錄 30年 ⑧ 線管清洗、通水、消毒記錄 10年

⑨ 管線標高、位置、坡度測量記錄、中間交工驗收記錄證明、工程質量評定 30年

⑩ 竣工報告、竣工驗收報告 30年（3）電氣、儀表安裝文件

① 開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審 10年

② 設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批 30年 ③ 調試、鑒定記錄 30年 ④ 性能測試和校核 30年

⑤ 施工安裝記錄、質量檢查評定、事故處理報告 30年 ⑥ 操作聯(lián)動試驗 10年 ⑦ 電氣裝置交接記錄 10年

⑧ 中間交工驗收記錄、工程質量評定 30年 ⑨ 竣工報告、竣工驗收報告 30年 6竣工報告

（1）項目竣工驗收報告 永久（2）全部竣工圖 永久（3）項目質量評審材料 永久（4）工程現(xiàn)場聲像材料 永久（5）竣工驗收會議決議文件 永久

五、保衛(wèi)科

1社會治安綜合治理和安全工作計劃、總結及統(tǒng)計報表 30年 2消防工作的計劃、、總結及統(tǒng)計報表 30年

3社會治安綜合治理、消防工作會議和檢查工作的記錄 10年 4綜治、消防工作的規(guī)章制度 30年 5重大治安案件的綜合材料 30年 6綜治、消防工作責任書、協(xié)議 10年 7保衛(wèi)工作日記 10年

第三篇：文件材料歸檔和不歸檔

文件材料歸檔和不歸檔 范圍及保存期限表

一、歸檔范圍及保管期限

（一）文書檔案

1、黨群工作類

1.1黨（組）總支、支委會會議記錄 1.2黨總支、支部成立、換屆選舉材料 1.3黨員花名冊、統(tǒng)計表 1.4黨總支、計劃、總結、黨員大會 1.5黨員教育、管理（吸收黨員、黨員轉正文件等）1.6組織關系介紹信及存根 1.7黨、團、工等方面獎懲

縣級以上的縣級以下的 301.8政治學習、黨費繳納情況 101.9團支部工作計劃、總結、匯報 1.10團員花名冊、統(tǒng)計表 1.11團員入團、團干任免 1.12工會換屆、選舉材料、工作報告 1.13工會開展活動的材料 102、行政管理類

2.1行政辦公會、處務會會議記錄

永久永久永久 永久 永久永久永久 年 年 永久永久永久 永久年 永久

2.2計劃、總結 永久 2.3本機關大事記、組織沿革 永久 2.4職工花名冊 永久 2.5上級機關視察、檢查本機關工作形成的

匯報、講話等重要文件材料 30年 2.6本機關制發(fā)的（包括與其它機關聯(lián)合制發(fā)的）文件材料

方針政策性的、重要業(yè)務問題的 永久

一般問題的 30年

事務性有參考價值的 10年

2.7本機關機構設置、撤并、名稱更改、工作條例、人員編制

啟用印章文件材料 永久 2.8干部任免的文件材料

本機關領導、本機關對直屬單位領導人的任免的文件材料 永久

本機關內設機構負責人的任免材料 永久 2.9本機關勞動模范、先進工作者等文件材料

縣級（含）以上的 永久

縣級以上的 30年 2.10本機關對有關人員的處分材料 受到警告（不含）以上處分的 永久

受到警告處分的 30年 2.11干部職工錄用、轉正、調資、離退休、職務、職稱、聘任、復轉、辭職、辭退、撫恤、死亡等文件材料

永久 2.12本機關職工調動的行政、工資介紹信及存根 永久

2.13本機關房產、土地所有權和使用權的文件材料

永久

2.14本機關財產、物資、檔案等交接憑證

重要的 永久 一般的 10年 2.15本機關與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料 重要的 永久

一般的 10年 2.16本機關物資、設備采購的審批、招投標及轉讓、事故處理等文件材料 30年

2．17機關之間協(xié)商工作的往來文件材料 10年

同級機關和非隸屬機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但

要貫徹執(zhí)行的文件材料 10年2.18本機關處理人民來信來訪的文件材料

2.18．1有上級機關或本機關領導人重要批示和處理結果的 永久

2.18．2其它有重要處理結果的30年 2.19本機關處理人民代表建議和提案的文件材料

重要的 30年

一般的 10年 2.20本機關的請示與上級機關的批復

方針政策性的、重要的 永久 一般事務性的 30年 2.19各部門報送的總結、報告、統(tǒng)計報表 和以上的總結、統(tǒng)計報表、重大問題的專題報告 30年 一般專題的報告和備案的 10年 2.21本機關各種專題活動形成的文件材料

重要的 30年 一般的 10年

3、業(yè)務工作類

3.1上級機關頒發(fā)的文件材料

直屬上級機關頒發(fā)的，屬本機關主管業(yè)務的和非直屬上級機關頒發(fā)的針對本機關主管業(yè)務并要執(zhí)行的重要文件材料 30年

直屬上級機關頒發(fā)的屬本機關主管業(yè)務并要執(zhí)行 的一般文件材料 10年 3.2本機關在主管業(yè)務工作中形成的文件材料 重要業(yè)務問題的 永久

一般業(yè)務問題的 10年 3.3本機關業(yè)務計劃、規(guī)劃

和以上的 永久 3.5本機關編輯的反映主要職能活動的出版物定稿和樣本 永久 3．6行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料

3．6．1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等 永久 3．6． 2執(zhí)法活動中情況匯總、通報、整改通知等 永久 3．6．3行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料

重要的 永久

有效期在20年以下的 30年 3．6．4．行政管理工作中形成備案文件材料 10年

3．6．5行政處罰、處分、復議、賠償等工作中形成的文件材料

重要的 永久

一般的 30年

（二）專業(yè)檔案

1、運政管理類 1.1從業(yè)資格證檔案材料 長期 1.2出租車檔案材料 長期 1.3貨車檔案材料 長期 1.4搬運裝卸企業(yè)檔案材料 長期 1.5汽車維修企業(yè)檔案材料 長期

（三）科技檔案

1、科研類

1.1上級機關下達的科研項目 永久 1.2本單位科研規(guī)劃 永久 1.3本單位科研工作計劃、總結（的）永久 1.4技術會議文件（包括記錄、決議等）

重要的 長期

一般的 短期 1.5反映本單位科研活動的各種照片、錄像、錄音材料

重要的 長期

一般的 短期 1.6選題報告、研究計劃、方案論證及有關審批文件 永久 1.7協(xié)議書或合同

重要的 長期

一般的 短期 1.8試驗階段的原始記錄、數據分析、總結報告、鑒定書或評審證書驗收合格證明等有關文件 永久 1.9科研過程中有關來往文書

重要的 長期

一般的 短期 1.10科研成果在推廣過程中形成的評論、建議、意見等文件

重要的 長期 一般的 短期

2、基建類 2.1工程立項報告、批復 長期 2.2地質勘察報告 永久 2.3規(guī)劃許可證、建筑許可證、土地使用證、房屋所有權證 長期 2.4征用土地文件 永久 2.5施工圖 長期 2.6施工文件

施工合同、施工執(zhí)照、建筑材料出廠證明、試驗報告、設計變更、材料代用核定審批、隱蔽工程記錄、交工驗收證明、竣工驗收報告、竣工圖 長期

開工報告、技術交底、圖紙會審紀要 短期 2.7建筑物大修記錄等材料 長期

3、設備類 3.1專用設備

購置專用設備報告、批復、隨設備資料、維修記錄 長期 3.2辦公設備

設備開箱資料 長期

維修記錄、使用臺帳目錄 短期

（四）會計檔案

1、憑證類 十五年

2、帳簿類 十五年

3、現(xiàn)金、銀行日記帳 二十五年

4、報表類 永久

5、其它類 十五年

（五）聲像檔案

1、錄音類（同照片類）長期

2、錄像類（同照片類）長期

3、照片類（按問題）

3.1上級領導視察、調研的 3.2業(yè)務管理活動的 3.3本單位其他工作活動的3.4本單位榮獲上級機關授予獎品、證書的3.5職工文體活動的

（七）榮譽實物檔案

1、牌匾類

1.1省級及省級以上頒發(fā)的 1.2市級頒發(fā)的

2、證書類

2.1省級及省級以上頒發(fā)的 2.2市級頒發(fā)的

3、獎杯類

3.1省級及省級以上頒發(fā)的 3.2市級頒發(fā)的 4其它類

長期 長期

短期 長期 長期 永久 長期 永久 長期 永久 長期 長期

二、不歸檔文件材料的范圍

（一）上級機關的文件材料

1、上級機關普發(fā)供參閱不辦的文件材料；

2、上級機關任免，獎懲非本處工作人員的文件；

3、上級機關征求意見未定稿的文件。

（二）本處文件材料

1、重份文件；

2、無查考利用價值的事務性，臨時性文件；

3、未經會議討論，未經領導查閱，簽發(fā)的未生效的文件，電報等草稿；

4、無特殊保存價值的信封、一般表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信；

5、機關內部互相抄送的文件材料，不應履行公文的行文，介紹信等；

6、本處負責人兼任外機關職務形成的與本處無關的文件材料；

（三）同級機關和非隸屬機關的文件材料

1、參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無參考價值的文件材料；

2、非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料。

（四）下級機關的文件材料

1、下級機關送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報或不必要的文件材料；

2、越級抄送的一般的，不需要辦理的文件材料；

3、下級機關抄報備案的一般性文件材料。

說明：為配合各機關編制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，我們這套材料僅供大家參考，切忌照搬照套。

市檔案局業(yè)務科

二00八年三月

第四篇：電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了公司信息化建設需要，規(guī)范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據參考作用，特制定本辦法。

第二條 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

第四條 電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

第五條 明確規(guī)定歸檔時間、歸檔內容、相關軟件、版本、數據類型、格式，以保證電子檔案的質量。

第六條 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

第七條 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

第八條 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并 1

歸檔。

第九條 基本術語解釋

（一）電子文件：是指在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存

儲于磁帶、磁盤（硬盤、移動硬盤等）、光盤（DVD、VCD）等載體，依賴計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子文件的歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

（四）電子文件的真實性：指對電子文件的內容、結構和背景信

息進行鑒定后，確認其與形成的原始狀況一致。

（五）電子文件的完整性：指電子文件的內容、結構、背景信息

和元數據等無缺損。

（六）電子文件的有效性：指電子文件應具備可理解性和可被利

用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果等信息。

（八）元數據：指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格

式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數據。

第二章 電子文件的收集與積累

第十條 各部門在主要職能活動中產生的電子文件，凡是屬于歸

檔范圍和有參考價值的均應收集歸檔。

第十一條 收集積累的電子文件類型，即收集范圍。

（一）電子文件稿本

電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子

文件，記錄了文件的最后修改結果，有重要憑證、依據價值，收集時

需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責任者。

（2）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作

完畢，能行使其文件的職能，其標識應以正式文件文號注明。

主要收集積累正式版本的電子文件。

（二）電子文件信息類型

要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結文件、程序文件和數據庫文件。

1、文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格

文件等，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以Word、Excel、RTF、TXT為通用格式。

2、圖像文件：指用掃描儀、數碼相機等外部設備獲得的靜態(tài)圖

像文件。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換為通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收

集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

3、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數據信息。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數據。

4、影像文件：指用數碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件。對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

5、聲音文件：指用音頻設備獲得并經計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

6、超媒體鏈接文件：指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。

7、數據庫文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。數據庫文件以DBF、XLS文件為通用格式。

8、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件等。

對用專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。

第十二條收集積累要求

（一）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件

應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

（二）保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。

（三）對產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質件保留。

第十三條 收集、積累方法

（一）及時按照要求制作電子文件備份。

（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

（三）電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

（四）電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

第四章 電子文件的歸檔

第十四條 電子文件歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照公司制定的文書檔案歸檔范圍。此外，還應將各部門形成的有重要參考利用價值的數據庫文件和相關軟件、超媒體鏈接文件（WEB網頁）、數字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等電子文件收集積累歸檔。

第十五條 電子文件歸檔

（一）各部門電子文件承辦人將定稿的正式電子文件向檔案管理

部門歸檔時，應填寫《歸檔電子文件表》，與電子文件同移交給檔案管理部門歸檔。

（二）對存儲在載體（磁帶、光盤）的電子文檔向檔案管理部門存檔時，應在載體上標注文件的內容、類別、日期等。

（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應存儲相應的查看軟件。

第十六條 電子文件的鑒定

（一）電子文件的鑒定工作，包括對電子文件真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級等。各部門要對歸檔的電子文件要進行文件真實性、完整性、有效性檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施。

（二）電子文件檢驗合格的分別由移交部門和接收部門填寫《歸檔電子文件表》，雙方簽字，登記表一式兩份，一份由電子文件形成部門保管，一份由交檔案管理部門保管。

第五章 電子檔案的保管

第十七條 歸檔電子文件移交到檔案部門后，要及時進行備份。檔案部門要對歸檔的電子文件制作至少兩份，一套保管，一套用于查閱。

第十八條 檔案部門對接收入的電子檔案要定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復、補救措施。

第十九條 保管的歸檔電子文件要采用專門的保護技術手段。歸檔電子文件載體要注意防磁、防光、防塵、有害氣體等，并注意溫度和濕度控制，防止強磁干擾。

第五篇：檔案村級文件材料歸檔整理辦法

村級文件材料歸檔整理辦法

按照國家、省、市檔案局文件精神，進一步規(guī)范村級文件材料，保證村級文件材料的齊全完整，便于提供利用，現(xiàn)規(guī)定村級檔案整理方法（整理步驟）。

一、區(qū)分

按照市局統(tǒng)一要求，我縣村級文件材料歸檔采用“保管期限-”分類方法。將收集來的各種文件材料按不同區(qū)分開來（一個一堆）。

二、劃分保管期限

在每個內文件材料劃分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限內排列順序，排序過程中應遵循三個結合。即：級別、重要程度、時間。

四、整理

永久：裝袋，以件為單位，每件一袋（定期：可不裝袋，用線裝訂）。然后去掉金屬物，破損的進行裱糊。需說明，請示與批復，草稿與正文為一件，一次會議為一件。

六、蓋歸檔章：蓋在每件文件首頁右上角的空白處。

全宗號：檔案局給的固定號

：此件文件的年代

件號：即此件所在的順序號

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填寫目錄

件號：即此件所在的順序號

責任者：文件的作者，即文件的制作機關，部門或個人

文號：文件的字號，制作文件機關的發(fā)文號。如法政發(fā)

[2006]24號就是文號

題名：文件的標題

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.頁號：文件的頁數

備考：需要說明的地方。

八、裝盒：填寫備考表，盒內有需要說明的地方

九、脊背蓋章

全宗號：檔案局給的固定號

：此盒文件針對的年代

保管期限：此盒文件針對的保管期限（永久、30年）

起止件號（室）：此盒文件共有多少件，從幾至幾件。

例：1-25，說明此盒共有25件，即從1至25.法庫縣行政村文件材料收集歸檔范圍

1、村民委員會選派結果報告單；永久

2、本村關于黨（團）員名冊，培養(yǎng)和發(fā)展新黨（團）、黨員轉

正等材料；永久

3、協(xié)議、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各種補貼、發(fā)放明細、匯總表；永久

5、黨支部、村委會會議記錄；永久

6、審批、統(tǒng)計表（）；永久

7、本村土地證書、區(qū)域示意圖；永久

8、參合人員注銷登記表；永久

9、新增參合人員登記表；永久

10、注銷參合農民基本信息；永久

11、本村協(xié)查結果反饋聯(lián)簽單；永久

12、低保發(fā)放明細表；永久

13、殘疾人自然狀況登記表；永久

14、遷入、遷出介紹信、分戶、落戶等存根；永久

15、戶卡、土地賬；永久

16、本村會計交接書；永久

17、本村村委會分工，三年任期目標等方面材料；永久

18、本村的干部名冊；永久

19、法院、鄉(xiāng)鎮(zhèn)法律服務所關于本村民事、經濟、裁定、判決

等材料；永久

20、本村村史、歷史沿革、大事記、家譜、族譜。歷任村領導的資料；永久

21、本村關于文化活動設施、村級圖書資料、村級文藝團體、民間藝人、手工技能、保護與開發(fā)等文件材料；永久

22、民兵、征兵、預備役軍人登記表、民兵花名冊、審批表等

文件；永久

23、本村干部任期屆滿或離任審計，資產審計材料；永久

24、本村農民受益分配表冊；永久

25、本村關于集體及村民債權債務及其清理化解情況材料永久

26、本村招商引資形成的材料；永久

27、本村外出務工人員相關材料；永久

28、本村林權登記申請，林權登記證發(fā)放表；永久

29、自留山，家庭承包集體預留林地臺賬；永久

1、省、市、縣委縣政府減輕農民負擔的各種材料30年

2、加強村級管理規(guī)定30年

3、鄉(xiāng)鎮(zhèn)對村里下發(fā)的各種材料30年

4、本村各種季報表30年

5、本村選民名單30年

6、承包各種合同、協(xié)議（30年以下的）30年

7、本村關于護林防火、村規(guī)民約等材料30年

8、本村婦女工作會議記錄、培訓、競賽活動等材料30年

9、本村文明家庭各種活動的文件材料30年

10、本村司法調解工作會議記錄30年

11、本村綜合治理、治安保衛(wèi)、安全生產等協(xié)議書文件材料 30年

12、本村計劃生育總結、計劃、宣傳教育、統(tǒng)計、登記臺賬等材料30年

13、本村專業(yè)戶、科技示范戶、典型戶情況調查材料30年

14、本村土特產品情況的材料30年

15、本村高齡老人生活補助的規(guī)定、名單30年

16、廉政建設、黨員教育等材料30年